food truck - brunch truck geep41

Gerenciamento de Aquisições em ProjetosGerenciamento de Aquisições em Projetos

São PauloT FGVSP00 GEEP T41Turma: FGVSP00-GEEP-T41

A nossa empresa é de consultoria nós prestaremos a consultoria para aA nossa empresa é de consultoria, nós prestaremos a consultoria para a elaboração de um food truck para dois sócios.

O nome do projeto é Brunch Truck

EquipeAlberto Toshio Yamaguchi Raphael Moreira BuenoAlberto Toshio Yamaguchi p

Carlos Alberto de Oliveira Samuel Ribeiro

Eduardo Pan Maiani Balloni Márcia Tanaka

INTRODUÇÃO

T d i d d l ó i d f d k B hTendo em vista a crescente demanda pelo negócio de food trucks, o BrunchTruck traz um novo conceito em food truck, que busca através da combinação de opçõesde cafés, sucos, pães, lanches leves, doces e sobremesas geladas, atender as pessoasque buscam uma refeição diferenciada, rápida e com qualidade.que buscam uma refeição diferenciada, rápida e com qualidade.

O estabelecimento está estrategicamente localizado na região do Butantã,onde há grande fluxo de pessoas que trabalham e estudam na região, podendo servir até80 refeições ao dia, sem contabilizar a possibilidade de realização de eventos

t di á i T t d i b i t d i ti t j ãextraordinários. Trata-se de um negocio com baixo custo de investimento, com projeçãode retorno de aproximadamente 3,5 anos, com faturamento anual em torno de R$330.000,00.

OBJETIVOS

M t f d t k d l h á id dá i ti “B h” éMontar um food truck de lanches rápidos e saudáveis tipo “Brunch” que é umarefeição que combina café-da manhã com o almoço, em um veículo tipo Van (FiatDucato), com uma área de 4 m2, com prazo de implantação e suporte totalizandoaproximadamente 12 (doze) meses a partir da aprovação do projeto.p ( ) p p ç p j

WBS originalMontagem e

entrega de food truck operacionaltruck operacional

1. Aquisição do veículo

2. Customização do veículo

3. Gestão de Estoque

4. Marketing 5. Regulamentações 7. Teste e suporte6. Contratação de serviços

0. Gerenciamento do Projeto 8. Encerramento

1.1. Seleção do veículo

1.2. Compra do veículo

2.1. Seleção da empresa

2.2. Definição dos equipamentos

3.1. Seleção de fornecedores

3.2. Elaboração de plano de

abastecimento

4.2. Aquisição de cartões

4.1. Definição da pintura do veículo

5.1. Abertura de empresa

5.2. Obtenção de licença da vigilância

sanitária

6.1. Contratação de contador

6.2. Abertura de conta bancária de PJ

8.2. Lições aprendidas

8.1. Termo de Encerramento do

projeto

0.2 Monitoramento e controle

0.1 Planejamento

0.1.1. Plano de gerenciamento do

projeto

0.2.1. Relatórios de acompanhamento

7.2. Suporte a operação

7.1. Teste de pré‐operação e ajustes

1.3. Licenciamento e emplacamento do

veículo

2.4. Montagem do veículo

2.3. Definição do layout

3.3. Compra de estoque

3.4. Controle de qualidade



4.3. Propaganda em redes sociais

4.4. Cadastro em aplicativos

5.3. Obtenção de licença do corpo de

bombeiros

5.4. Obtenção da TPU

6.3. Aluguel de máquina de cartão

6.4. Aluguel de food park

0.1.2. Declaração de escopo

0.1.3. Matriz de rastreabilidade de

requisitos

0.2.2. Planilha de controle de custos

0.2.3. Relatórios de controle de qualidade

2.5. Compra de utensílios

2.6. Pintura do veículo

0.1.4. Orçamento

0.1.5. Cronograma

0.1.6. Plano de gerenciamento de

aquisições


qualidade

WBS revisadaMontagem e entrega de food truck operacional

1 A i i ã d 2 C t i ã d 3 G tã d 6 C t t ã d0 Gerenciamento do 1. Aquisição do veículo

2. Customização do veículo

3. Gestão de Estoque

4. Marketing 5. Regulamentações 7. Teste e suporte

1.1. Seleção do veículo

6. Contratação de serviços

2.1. Seleção da empresa

3.1. Seleção de fornecedores

4.1. Definição da pintura do veículo

5.1. Abertura de empresa

6.1. Contratação de contador

0. Gerenciamento do Projeto 8. Encerramento

8.1. Termo de Encerramento do

projeto

0.2 Monitoramento e controle

0.1 Planejamento7.1. Teste de pré‐operação e ajustes

1.2. Compra do veículo

1.3. Licenciamento e emplacamento do

veículo

2.2. Definição dos equipamentos

2.3. Definição do layout

3.2. Elaboração de plano de

abastecimento



4.2. Aquisição de cartões

4.3. Propaganda em redes sociais

5.2. Obtenção de licença da vigilância

sanitária

5.3. Obtenção de licença do corpo de

bombeiros

6.3. Aluguel de máquina de cartão

6.2. Abertura de conta bancária de PJ

8.2. Lições aprendidas

0.1.1. Plano de gerenciamento do

projeto

0.1.2. Declaração de escopo

0.2.1. Relatórios de acompanhamento

0.2.2. Planilha de controle de custos

7.2. Suporte a operação

8.3. Encerrar contratos

2.4. Montagem do veículo

2.5. Compra de



4.4. Cadastro em aplicativos

bombeiros

5.4. Obtenção da TPU

6.4. Aluguel de food park

0.1.4. Orçamento

0.1.3. Matriz de rastreabilidade de

requisitos

0.2.3. Relatórios de controle de qualidade

0.2.4. Administrar contratos utensílios

2.6. Pintura do veículo

0.1.6. Plano de d

ç

0.1.5. Cronograma

contratos

Legenda

gerenciamento de aquisições


qualidade

MakeBuy

Legenda

Critérios Make or Buy

1. Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe• Capacidade da equipe de absorver as atividades do pacote de trabalho

em um prazo razoável e com um mínimo de qualidade2 N id d d f i t i li d2. Necessidade de fornecimento especializado

• Necessidade de um fornecimento especializado devido a restrições de tecnologia, conhecimento e capacidade produtiva

3 Restrições de custo3. Restrições de custo• Restrição de custo, caso a atividade tenha um custo menor se for

executada por fornecedor ao invés da equipe4 Restrições de prazo4. Restrições de prazo

• Restrição de prazo do projeto, caso a atividade seja executada por um fornecedor em um tempo muito menor do que a equipe de projeto e isso seja necessário para o cumprimento das atividades dentro do prazoseja necessário para o cumprimento das atividades dentro do prazo planejado.

5. O core business da empresa• Verifica se as atividades fogem muito do core business da empresaVerifica se as atividades fogem muito do core business da empresa

Critérios Make or Buy

6. Compartilhamentos de riscos• Compartilhamento de riscos com outros fornecedores e diminuição do

risco do projeto como um todo7 P bl l i d d i f ã7. Problemas legais ou de segurança da informação

• Impedimento das execuções das atividades por parte da empresa por motivos legais ou de segurança da informação

8 Maior qualidade para o produto/serviço8. Maior qualidade para o produto/serviço• Caso a atividade possa ser executada pela equipe mas ao contratar um

fornecedor a qualidade seja muito superior sem impactos consideráveis em custoem custo

9. Necessidade de fornecimento pós-projeto• Caso as atividades sejam requeridas continuamente pelo cliente mesmo

após o término do projeto e a consultoria não possa prestar este serviçoapós o término do projeto e a consultoria não possa prestar este serviço continuamente

10.Necessidade de suporte de longo prazo a operação• Necessidade de suporte ou garantia de longo prazo por parte do clienteNecessidade de suporte ou garantia de longo prazo por parte do cliente

Mapa das Aquisições do projetoMapa das Aquisições do Projeto – Brunch Truck

Documento de Meio denº Item a ser Contratado EAP Vendor List Orçamento Prazo Critério Aplicado Documento de Aquisição

Meio de Divulgação

1 Compra do Veiculo 1.2. Fiat R$ 104.277,00 5dias

2 . Necessidade de Fornecimento Especializado / 5. O core business da

empresa/ 10. Necessidade de suporte de longo RFQ Solicitação via

email e tel, / p gprazo a operação

2 Licenciamento e Emplacamento 1.3. Despachante R$

512,00 5 dias 5. O core business da empresa RFQ Solicitação via email e tel

3 Montagem do Veiculo 2 4 Empresa X R$ 45 dias 2 . Necessidade de Fornecimento RFQ Solicitação via 3 Montagem do Veiculo 2.4. Empresa X 84.849,33 45 dias Especializado / RFQ email e tel

4 Compra de Utensílios 2.5.

Elvi Cozinhas Profissionais /

Mega Decoração /Loja do

R$ 4.658,50

imediato ou até 5 dias

8. Maior qualidade para o produto/serviço RFQ

Solicitação via email e tel

/Loja do Churrasco/Am

ericanas

dias

5 Pintura do Veiculo 2.6. Empresa de Customização

+ pintura e adesivagem

5 dias (Cust.)

2 . Necessidade de Fornecimento Especializado / RFQ Solicitação via

email e telAssaí

6 Compra de Estoque 3.3.

AtacadistaMakro

AtacadãoExtra

R$ 5.149,46 30 dias

8. Maior qualidade para o produto/serviço RFQ Solicitação via

email e tel

7 Aquisição de Cartões 4.2.Agencia de Marketing e Publicidade

R$ 500,00 30 dias

9. Necessidade de fornecimento pós‐projeto RFQ Solicitação via

email e tel

Mapa das Aquisições do Projeto – Brunch Truck

Mapa das Aquisições do projeto

nº Item a ser Contratado EAP Vendor List Orçamento Prazo Critério Aplicado Documento de Aquisição

Meio de Divulgação

8 Abertura de Empresa 5.1. Despachante R$ 800,00 5 dias 5 .O core business da Empresa / 8. Maior

qualidade para o produto/serviço RFQ Solicitação via email e tel

9 Obtenção da Licença de Vi ilâ i S i á i 5.2. Despachante R$ 500,00 35 dias 5 .O core business da Empresa / 8. Maior

lid d d / i RFQ Solicitação via il l9 Vigilância Sanitária 5.2. Despachante R$ 500,00 35 dias qualidade para o produto/serviço RFQ email e tel

10 Obtenção da Licença de Corpo de Bombeiros 5.3. Despachante R$ 270,00 35 dias 5 .O core business da Empresa 8. Maior


11 Obtenção da TPU 5.4. Despachante R$ 800,00 30 dias 5 .O core business da Empresa /8. Maior


$ O b i d /8 i S li i ã i12 Contratação de Contador 6.1. Contador R$ 800,00 a hora 5 .O core business da Empresa /8. Maior


13 Abertura de Conta Bancaria PJ 6.2. Banco R$

57,00 ao mês 5 .O core business da Empresa /8. Maior qualidade para o produto/serviço RFQ Solicitação via

email e tel

14 Aluguel de Maquina de 6 3 Redecard R$ mensal10. Necessidade de suporte de longo

prazo a operação RFQ Solicitação via 14 Cartão 6.3. Redecard 114,00 mensal prazo a operação RFQ email e tel

15 Aluguel de Food Park 6.4 Food Park Butantã

R$ 3.000,00 mensal 9. Necessidade de fornecimento pós‐

projeto RFQ Solicitação via email e tel

RR - Registro de RiscosMomento de resposta ao

Evento de Risco Resposta ao RiscoMomento de resposta ao

risco

Não entrega do veículo no prazo combinado

Verificar disponibilidade com a concessionáriaPlanejar tempo adicional para compra acima do combinadoTentar iniciar o processo de compra o quanto antes possível

PLANPQSEL

Nã di ibilid d d i t E ifi i t lt tiNão disponibilidade dos equipamentos especificados

Especificar equipamentos alternativosPreferência por equipamentos largamente utilizados ESP

Atraso na obtenção de licenças

Planejar um tempo maior para a obtençãoPlanejar solicitação para ser executada o quanto antes possível PLAN

PQAtraso na obtenção de licenças Buscar auxílio especializado de despachantes/contadorRevisar os documentos necessários afim de evitar atrasos por solicitação de mais informações

PQADM

Planejar um tempo maior do que o tempo disponibilizado aos fornecedores PLAN

Atraso na customização do veículo

aos fornecedoresVerificar a disponibilidade de entrega com os fornecedoresIncluir cláusulas de multa por atraso na entregaBuscar projetos com menos complexidadeEfetuar acompanhamento quinzenal do andamento da

t i ã

PLANPQSELCONTADM

customização

Aumento do custo devido a inflação

Incluir critério de seleção de fornecedores por forma de pagamentoRevisar o orçamento e incluir impactos de inflaçãoRevisar cláusulas contratuais e condições de pagamento

PLANSELCONT

Dar preferência a contratos de preço global

DT – Declaração de TrabalhoProjeto: food truck (tipo brunch truck)Projeto: food truck (tipo brunch truck)Pacote de Trabalho Buy: item 2.4 – Montagem do veículoEscopo: montagem do baú do veículo, com instalação elétrica, hidráulica, montagem dos equipamentos de cozinha, armários, painéis solares e g q p pequipamentos de segurança contra incêndio.

1- Funções Requeridas Quantidade de equipamentos de cozinha; Layout do veículo; Quantidade de mobília utilizada; Equipamentos de fornecimento de energia elétrica, armazenamento de

água e dispositivos de segurança;

2 I ã Q lid d2 - Inspeção e Qualidade A contratante deverá ter acesso ao veículo durante a montagem do

mesmo mediante agendamento com no mínimo 1 semana de antecedência Nestas visitas a contratante irá verificar o andamento daantecedência. Nestas visitas a contratante irá verificar o andamento da montagem a qualidade e a conformidade do serviço.

DT – Declaração de Trabalho3 - Treinamento No momento da entrega, a empresa montadora deverá prover uma sessão

de no mínimo 1 hora com algum funcionário experiente para explicar o funcionamento de todos os equipamentos instalados.

4 - Suporte A contratada deverá ter serviço de manutenção disponível para a

contratante e o contrato deste serviço será opcional após transcorrido o período de garantia;

5 G ti5 - Garantia Os equipamentos deverão ter garantia de no mínimo 1 ano a contar a partir

da retirada do veículo.

6 - Prazo e local de entrega O trabalho da montagem deverá ser concluído em até 6 meses após a

entrega do veículo na empresa e a retirada será feita pela contratante noentrega do veículo na empresa e a retirada será feita pela contratante no mesmo local onde o veículo foi entregue.

Critérios Eliminatórios

1. Histórico de reclamações (Procon, Reclame Aqui, Serasa);

2. Certidão negativa de débitos;

3. Execução do serviço estar dentro da Grande São Paulo;

4. Habilitação jurídica;

5. Estar apto a entregar o serviço no prazo máximo de 6 meses;

6. Ter realizado no mínimo 6 projetos com sucesso nos últimos 2 anos.

Critérios Classificatórios

1. Preço (total e a composição de valores) e/ou condições de pagamento;

2. Prazo para entrega do serviço;p g ç

3. Qualidade dos equipamentos que serão oferecidos;

4. Referências de outros clientes;

5. Certificações;

6. Porte da empresa;

7. Sustentabilidade;

8. Disponibilidade para início da execução da atividade;

9. Qualificação do corpo técnico do fornecedor.

Sistema de Pontuação

ID CRITÉRIOS PESO(%)

1 Preço e/ou condições de pagamento 202

3

Prazo para entrega do serviço

Qualidade dos equipamentos que serão oferecidos15

204

5

Referências de outros clientes

Certificações10

56

7

Porte da empresa

Sustentabilidade5

58

9

Disponibilidade para início da execução da atividade

Qualificação do corpo técnico do fornecedor15

5

Total da Pontuação 100

Divulgar ou não divulgar?

Na fase inicial, os critérios não serão divulgados para evitarmos que as propostas recebidas sejam adaptadas somente com o intuito de serempropostas recebidas sejam adaptadas somente com o intuito de serem classificadas no processo. Todas as propostas serão analisadas em vista de buscar o melhor de cada uma delas e solicitar modificações dos fornecedores, nivelando as propostasnivelando as propostas.

Após a seleção, classificação e aprovação da proposta final e firmado o t t O ité i lhid ã di l d f d (contrato. Os critérios escolhidos serão divulgados aos fornecedores (o

ganhador e os perdedores) de maneira a dar transparência aos fornecedores em relação aos critérios utilizados e manter um bom relacionamento ao dar satisfações com todos elessatisfações com todos eles.

Documentos de aquisição adotadosRFP composta por:RFP composta por:

Carta introdutória – Esse não será bem um documento formal, será

apenas o conteúdo do corpo do email que será enviado aos fornecedores

no qual será anexado a declaração de trabalho.

Declaração de trabalho – Conterá os requerimentos principais tais como

dimensão, modelo do veículo, equipamentos mínimos esperados, etc.

Esse documento será a base para os fornecedores prepararem as

propostas técnicas comerciais.

RFI composta por:Emails solicitando informações específicas como detalhes de projetos passados,

certidões negativas ou quaiquer outros esclarecimentos Não terá um templatecertidões negativas ou quaiquer outros esclarecimentos. Não terá um template

específico.

Meio adotado para envio de convite

Primeiramente será feito um contato telefônico com os fornecedores para

entender a disponibilidade dos mesmos e já aplicar alguns critérios de

eliminação.

Após o contato telefônico, serão enviados emails com a carta introdutória (não

será um documento separado, o conteúdo da mesma irá dentro do corpo do

)email) e a declaração de trabalho anexas, solicitandos as propostas técnicas

comerciais.

Tipos de contratos escolhidosO tipo de contrato escolhido é um misto de preço global e custo por administração p p ç g p ç

(Contrato de Preço Fixo com Remuneração de Incentivo):

Preço global - devido a complexidade do contrato, existem serviços e produtos ç g p ç p

inclusos no contrato. Além do mais, existe um risco inflacionário alto no atual

momento que pode ser mitigado ao transferi-lo ao fornecedor.

Custo por administração - devido a grande preocupação com o cronograma e

a criticidade deste pacote de trabalho, será combinado com o fornecedor uma

recompensa (adiantamento de pagamento ou uma porcentagem adicional)

caso o fornecedor adiante a entrega do veículo e uma multa por dia de atraso.

Alterações no escopo do contrato deverão ser tratados por aditivos que serão negociados separadamente mas que implicarão da revisão do contrato principal

l ã lt lt t d d t d tem relação as recompensas e multas resultantes da data de entrega.

Atitudes e Fiscalização

Atitudes

Cumprimento das cláusulas contratuais pela Contratante;p p

Realização de reuniões periódicas para garantir o cumprimento das cláusulas

contratuais pela Contratada;

Fiscalização

Realizar visita de inspeção na Contratada (com o Sponsor quando possível);

Exigir emissão de Relatório de Andamento (para os serviços que se fazem

necessário), com atualização de Status Report da atividade contratada;

Relatórios de controle de aquisiçãoAs Aquisições são controladas por meio dos relatório abaixo:q ç p

- RPS - Relatório de Progresso Semanal (por e-mail);

- Reuniões quinzenais presencial (Com referencia no RPS);q p ( )

O Relatório de Progresso contendo os seguinte campos:

- Situação Geral do Projeto;

- Avanço Físico (Realizado, Previsto, Status);

- Avanço Financeiro (Previsto, Realizado, IDC, Status);

- Trabalho planejado para o determinado período;

- Trabalho reportado/realizado;

- Trabalho planejado para o próximo período;

- Riscos e Problemas

- Participante e Assinatura de todos os participantes da reunião.

Relatórios de controle de aquisiçãoModelo Relatório de Progresso Semanal

Fluxograma de execução e controle de aquisiçõesGerenciamento de contrato de aquisição de customização do Brunch Truck

Monitoramento e controleExecução

PGP Aprovado

Envio de RFP aos fornecedores

Recebimento das propostas Contrato ok?

Solicitar mudança do contrato

S

N

Assinatura do contrato com sponsor e fornecedor

Conferir DT contras as propostas

Propostas ok?Envio de email ao

ganhador

Envio de email aos perdedores

informando que não serão contratados

Revisão do contratoReuniões/visita de acompanhamento no fornecedor

Solicitação de d

Solicitar aditivo de SSValidar e

documentar a l d

p

Reunião de esclarecimento de dúvidas com os fornecedores

Proposta aprovada?

N

gsolicitando contrato

S

mudança?

Entrega parcial concluída?

Efetuar pagamento referente a entrega

parcial

contrato

N

N

S Entrega total concluída?

N

S

N

Elaborar o boletim de medição e validar entrega

Entrega aceitaS

N

solicitação de mudança

Formalizar por email resultados das

reuniões

Revisar propostas?

Classificação das propostas

Aprovar proposta com o sponsor

NS

Elaboração e atualização de status report no

sharepoint

Reunião de apresentação de status com os sponsors

Processo de encerramento de

contrato

sponsors

Fluxograma de encerramento de aquisiçõesGerenciamento de contrato de aquisição de customização do Brunch Truck

Encerramento

Entrega total concluída

Elaboração de Escanear todas as documentações e

Validar entrega

Arquivamento do N

Emissão de termo de recebimento

definitivo junto ao

documento de lições aprendidas

documentações e guardar arquivos na

empresa

contrato em local combinado com

sponsor

Entrega ok? Solicitar correçõesN

S

Liberação de pagamento final

sponsor

‐ ContratoCronograma

Tirar fotos dos produto entregue

Revisão de documentação

Reunião de encerramento

‐ Cronograma‐ Atas de reunião

‐ Solicitações de mudança‐ Lições aprendidas

‐ Boletins de mediçãoRelatórios de acompanhamento‐ Fotos do produto entregue

produto entregue

Entrega aceita

Há alguma pendência?

N

Solicitar correções

SEncerramento do

contrato

PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições1. Objetivo

2. Premissas

3. Restrições

4. Critérios Make or Buy

5. WBS Revisada

6. Dicionário da WBS Revisada

7. Mapa de Aquisições

8. Matriz de Responsabilidades

9. Critérios de Escolha

1 Eli i tó i1. Eliminatórios

2. Classificatórios

3 Sistema de Pontuação3. Sistema de Pontuação

10.Tipos de Contrato

PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições11.Riscos

1. Avaliação Qualitativa

2. Registro dos Riscos

3. Estratégia de Repostas

12.Modelos de Documentos de Aquisições

1. Carta Introdutória

2. DT – Declaração de Trabalho

3. Contratos

4. RPS – Relatório de Progresso Semanal

13 Fl d P13.Fluxograma de Processos

1. Execução e Controle

2 Encerramento2. Encerramento

food truck - brunch truck geep41

Documents