for continuously improvement at kalla...

1

KAIZEN SYSTEM GUIDANCE

2018

FOR CONTINUOUSLY IMPROVEMENT

AT KALLA GROUP

QUALITY SYSTEM – QS & SCM DIVISION

CORPORATE STRATEGIC DEVELOPMENT DIRECTORATE

2

DAFTAR ISI

I. Apakah Kaizen System itu? ............................................................................................................................ 4

II. Kaizen System, Performa Karyawan, dan Perusahaan ............................................................................... 4

III. Apakah Jenis-Jenis Penerapan Kaizen System di Kalla Group? ................................................................ 5

IV. Struktur Organisasi Kaizen System ............................................................................................................... 7

V. Struktur Komite Juri Kaizen System ............................................................................................................. 8

VI. Bagaimana Melakukan Kaizen System Tersebut ...................................................................................... 10

A. Metode PDCA Delapan Langkah ........................................................................................................ 10

B. Tujuh Alat/Seven Tools of Quality yang dapat digunakan ............................................................. 10

C. Penyampaian Ide Improvement .......................................................................................................... 14

VII. Teknik Penyelesaian Masalah & Ide Inovasi.............................................................................................. 14

VIII. Mekanisme Penilaian Kaizen System ......................................................................................................... 18

A. Kriteria Penilaian IP ............................................................................................................................... 18

B. Kriteria Penilaian SGP ........................................................................................................................... 19

C. Kriteria Penilaian GP ............................................................................................................................. 21

D. Kategori Penilaian ................................................................................................................................. 24

1. Kategori Penilaian dan Time Schedule Internal Sub-Holding ............................................... 24

2. Kategori Penilaian Kalla Excellence Day ................................................................................... 24

E. Mekanisme Penilaian Kaizen (Internal Sub-Holding/SBU) .............................................................. 26

1. Fase Pengendalian/Review Project (Project Controlling) ....................................................... 26

2. Genba ............................................................................................................................................. 27

3. Penilaian Tahap Akhir / Final Presentation (IP, SGP dan GP)................................................ 28

F. Mekanisme Penilaian Kalla Excellence Day ........................................................................................ 29

1. Genba ............................................................................................................................................. 29

2. Penilaian Tahap Akhir (Presentasi Final) .................................................................................. 29

G. Penilaian Total Kaizen System ............................................................................................................. 30

IX. Net Quality Income (NQI) ............................................................................................................................ 31

X. Kategori Pemenang dan Bentuk Apresiasi ................................................................................................ 33

Lampiran A - Form Registrasi & Pengajuan Judul IP/SGP/GP ............................................................. 35

Lampiran B.1 - Form Penilaian Project ..................................................................................................... 39

Lampiran B. 2 - Genba Kaizen Implementation ...................................................................................... 47

Lampiran C. 1 – Contoh Template Presentasi Pelaporan SGP & GP..................................................... 48

Lampiran C. 2 – Contoh Template Presentasi Pelaporan IP .................................................................. 50

Lampiran D – Net Quality Income ............................................................................................................. 49

Lampiran E – Format Quality Management System ............................................................................... 52

4

BUKU PETUNJUK PENYUSUNAN LAPORAN PENYELESAIAN

IDE PERBAIKAN BERDASARKAN METODE KAIZEN SYSTEM

I. Apakah Kaizen System itu?

Kaizen System atau Program Perbaikan Berkelanjutan adalah sebuah sistem yang dibentuk

untuk mendorong ide kreatif dan pemecahan masalah menggunakan Kaizen Skill (Problem

Solving Skill) dengan metode pengembangan yang fokus pada penggalian akar masalah pada

proses yang telah ada melalui langkah-langkah yang tepat, berlangsung secara konsisten dan

berkesinambungan.

Tujuan dari Kaizen System adalah:

• Mendorong improvement/inovasi yang diperlukan dalam mendukung pencapaian sasaran

perusahaan

• Mendorong peningkatan kualitas, baik kualitas personal maupun kualitas hasil kerja

• Menjadi tempat mengembangkan dan menggali potensi diri

• Membangun budaya kerja yang peka terhadap masalah dan potensi masalah di

lingkungan kerjanya

II. Kaizen System, Performa Karyawan, dan Perusahaan

Pada lingkup Kalla Group, Kaizen System belum terimplementasi secara menyeluruh di seluruh

anak perusahaan Kalla Group. Berdasarkan data yang ada di tahun 2017 jumlah karyawan yang

turut berpartisapasi hanya sekitar 30% dari jumlah total karyawan di Kalla Group. Oleh karena

itu, perlunya untuk meningkatkan awareness seluruh karyawan mengenai pentingnya untuk

berkontribusi dalam program perbaikan berkelanjutan ini. Hal ini dikarenakan sangat banyak

keuntungan yang bisa diperoleh oleh karyawan dan perusahaan apabila dapat

mengimplementasikan Program Kaizen System ini secara baik, antara lain :

Perbaikan dapat berkontribusi terhadap peningkatan performa perusahaan

Percepatan lead time pada suatu proses

Cost reduction pada kegiatan operasional dan supporting

Penerapan standardisasi baru telah teruji melalui proses kaizen

Sinergi yang lebih baik antar bagian kerja melalui project yang dikerjakan bersama

Efisiensi dan efektivitas proses yang dapat menghasilkan produk kerja yang berkualitas

5

GAMBAR 1 - Skema Implementasi Improvement Kalla Group

Pada tahun 2018 tahapan implementasi Kaizen System meliputi :

Peningkatan participant improvement minimal 70% dari jumlah karyawan

Jumlah registrasi project minimal 15 project di seluruh divisi

Fokus pada Net Quality Income

Implementasi breakthrough project

Pelaksanaan kompetisi berjenjang di SBU, Sub-Holding hingga level Holding

Tahapan Implementasi Kaizen System ini selaras dengan scorecard di area internal business

process yaitu “implementasi best practice dalam process & quality management di Kalla Group”.

Hal ini terkait langsung dengan KPI Kalla Group yaitu Rp Net Quality Income dengan target Rp

25 M dari seluruh SBU Kalla Group.

Gambar 2 KPI Kalla Group

III. Apakah Jenis-Jenis Penerapan Kaizen System di Kalla Group?

Kaizen System terdiri atas 3 jenis problem solving project, digambarkan sebagai berikut:

1. Individual Project (IP) adalah suatu sistem yang menampung dan mengimplementasikan

saran (usulan) tertulis dari pekerja (terdiri 1 orang). Saran ini merupakan hasil pemikiran

maupun percobaan sehingga implementasinya dapat membantu kelancaran/percepatan

proses kerja atau meningkatkan pre-Kaizen lingkungan kerja berupa 5S/5R.

6

Gambar 3 Hirarki Kaizen System Project 2018

2. Small Group Project (SGP) adalah sekelompok pekerja (terdiri lebih dari 1 orang dan

maksimal 5 orang termasuk leader) pada unit kerja (Department) yang sama yang bertemu

secara berkala mengupayakan pengendalian mutu dengan cara mengidentifikasi,

menganalisa, dan mencari pemecahan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan pada unit

kerjanya tersebut dengan menggunakan teknik problem solver secara berkesinambungan.

3. Group Project (GP) merupakan sekelompok pekerja yang terdiri atas orang-orang pada

unit kerja berbeda, yang membutuhkan sinergi dengan bagian lain untuk meningkatkan

hasil kerjanya, menyangkut lebih dari satu bagian/lintas departemen (posisi department

head). Misal: “Meningkatkan performa services melalui utilisasi database pelanggan”, maka

untuk mengatasi permasalahan tersebut tidaklah cukup jika hanya dari bagian services

yang menanganinya, perlu juga melibatkan bagian Procurement, ICT, Sales, dan bagian

lainnya.

4. Business Unit Project (BUP) merupakan sekelompok pekerja yang terdiri atas orang-

orang pada unit kerja berbeda (menyangkut lebih dari satu bagian/lintas divisi dengan

level posisi division head) dalam satu perusahaan yang membuat perbaikan terhadap

portofolio bisnis perusahaan dan fokus hasil project berdampak langsung kepada customer.

Kategori BUP masuk dalam breakthrough project, sehingga akan dibahas lebih lanjut dalam

Guidance Breakthrough Project.

5. Value Chain Project (VCP) merupakan sekelompok pekerja yang terdiri atas orang-orang

pada perusahaan berbeda (menyangkut bagian yang ada di lintas Sub-Holding/SBU dengan

level posisi minimal division head) yang membutuhkan sinergi dengan lintas perusahaan

sehingga dihasilkan produk atau bisnis baru. Kategori VCP masuk dalam breakthrough

project, sehingga akan dibahas lebih lanjut dalam Guidance Breakthrough Project.

Related Parties KPITrouble

Shooting

Focused

Appraisement

Area

Result In 2016 Plan in 2017

Cross Company CompanyBusiness

PortofolioNew Business Not Activated Yet Not Activated Yet

Within 1

CompanyCompany

Business

PortofolioBusiness Not Activated Yet Not Activated Yet

Cross

Department/

Branch

Division/

DepartmentOperation KPI

Unfinished in

2016 (HO)

Continued GP

2016

Intra

Department/

Branch

Department/

SectionOperation KPI

Activated in 2016

(HO)

Implemented in

Kalla Automotive

Individual Process Operation KPI ProcessActivated in 2016

(HO)

Implemented in

Kalla Automotive

Six Sigma

Re-Enginering

Business Process

(RBP)

Planning,

Organizing,

Actuating,

Controling

(POAC)

VCPValue Chain Project

BUPBusiness Unit Project

GPGroup Project

SGPSmall Group Project

IPIndividual Project

KAIZEN (VCP,BUP)

KA

IZEN

BREAKTHROUGH

7

IV. Struktur Organisasi Kaizen System

Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan pada Organisasi Kaizen System sebagai berikut:

Advisor

1. Menempatkan IP/SGP/GP sebagai salah satu aktivitas dibagiannya.

2. Menghargai faktor kemanusiaan.

3. Mempunyai kepekaan terhadap mutu, masalah, dan aktivitas improvement.

4. Memberikan pengarahan dan dukungan kepada IP/SGP/GP.

Facilitator

1. Membuat rencana mengajar, membimbing dan mengarahkan:

a. agar sasaran aktivitas tercapai

b. agar aktivitasnya semakin berkembang

2. Menciptakan suasana agar karyawan berpartisipasi secara sukarela dalam aktivitas

tersebut.

3. Memberikan pelatihan bagaimana membuat laporan akhir dan melakukan presentasi yang

baik.

4. Memberikan apresiasi dan dukungan atas hasil aktivitas.

5. Mengadakan hubungan dan penyesuaian dengan circle lain.

Leader

1. Meningkatkan kinerja melalui peningkatan pengetahuan dan skill dirinya sendiri serta

anggotanya melalui :

a. Evaluasi prestasi kelompok

GAMBAR 4 - Struktur Organisasi Kaizen

8

b. Evaluasi PDCA

2. Mengadakan training

3. Mengatasi masalah-masalah yang ada baik sistem maupun SDMnya.

4. Tanggapan terhadap sikon yang ada

5. Memberikan solusi (team building)

6. Try & error (strategi & kreativitas)

7. Aktivitas lain berkaitan sebagai pusat aktivitas tema, bertanggung jawab terhadap

keberhasilan tema sebagai berikut :

a. Menunjukkan sikap kepemimpinan.

b. Menguasai hal-hal yang berkaitan dengan tema yang dipilih.

c. Membuat rencana aktivitas, rencana meeting dengan circle leader.

d. Mengadakan komunikasi dengan circle leader, facilitator dan pimpinan.

Member

1. Rajin hadir.

2. Pro-aktif dalam meeting.

a. Berani mengeluarkan pendapat

b. Menghargai pendapat orang lain

3. Aktif dalam pengumpulan data, improvement, report dan aktivitas lain.

4. Berbagi ilmu, pengetahuan dan pengalaman.

Notulen

1. Membuat ringkasan hasil pertemuan.

2. Membagikan ringkasan hasil pertemuan kepada anggota.

3. Menyimpan dokumen yang ada hubungannya dengan aktivitas SGP/GP dengan rapi.

4. Mengingatkan leader hasil pertemuan terakhir, sebelum memulai meeting.

V. Struktur Komite Juri Kaizen System

Selain jabatan pada organisasi Kaizen System, diperlukan pula komite juri yang akan menilai

project yang akan dipresentasikan oleh seluruh karyawan yang terdaftar dalam kompetesi Kaizen

System di perusahaan masing-masing. Komite juri ini akan dibentuk melalui surat keputusan

management dengan kategori:

1. Juri Tetap (IP/SGP/GP)

2. Juri Final Presentation

3. Juri Tamu

4. Juri KED

5. Asisten Juri

9

Tugas dan tanggung jawab juri semua kategori adalah sebagai berikut :

1. Juri Tetap

Tim Juri Tetap adalah tim juri yang akan memberikan penilaian untuk seluruh Project

Improvement untuk kategori IP, SGP dan GP yang terdaftar dalam periode registrasi

Program Kaizen System 2018. Juri tetap akan menilai pada project controlling dan genba

serta merupakan manajemen Divisi/Department pelaksana Program Kaizen System 2018 dan

representasi dari fungsi Finance dan fungsi lainnya yang ditunjuk langsung oleh manajemen.

2. Juri Final Presentation

Juri Final Presentation adalah tim juri yang akan memberikan score secara langsung pada

sesi presentasi Final untuk seluruh project (IP, SGP, GP) yang lolos pada sesi Semi Final.

Team Juri terdiri atas Direksi SBU

3. Juri Tamu

Juri Tamu adalah tim juri yang dipilih untuk memberikan feedback dari sudut pandang lain

serta berada di luar dari fungsi tim kaizen yang akan mempresentasikan projectnya.

Komposisi juri tamu merupakan department/division head dari fungsi lain atau seseorang

yang ahli dan memahami materi project yang akan dinilai. Juri tamu akan memberikan

penilaian pada tahap seleksi Semi Final untuk seluruh project (IP,SGP,GP) yang terdaftar

dalam periode registrasi Program Kaizen System 2018.

4. Juri Kalla Exellence Day

Tim Juri KED adalah juri yang melaksanakan Genba dan memberikan penilaian pada Final

Presentation KED. Tim Juri terdiri dari Holding Kalla Group maupun profesional yang

ditunjuk dari instansi eksternal.

5. Asisten Juri

Asisten juri adalah tim panitia kaizen atau karyawan yang telah memiliki pengalaman dalam

pelaksanaan project kaizen minimal 2 (dua) tahun atau pernah menjadi juara kompetisi

kaizen internal atau eksternal. Asisten juri dapat menggantikan dan memperoleh delegasi

tugas dari juri tetap pada saat juri tetap berhalangan untuk hadir pada jadwal penjurian

untuk menjaga komposisi juri tetap sesuai dengan jumlah minimal terlaksananya proses

penjurian. Delegasi penjurian kepada asisten juri terkait segala hasil penjurian akan tetap

menjadi tanggung jawab juri.

Uraian tugas pokok dan tanggung jawab tim juri Kaizen System 2018 akan ditetapkan oleh top

management secara lebih detail pada SK Juri yang akan diterbitkan oleh masing-masing Sub-

Holding & SBU.

10

Kriteria Juri Kaizen

1. Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa

2. Jujur, adil dan objektif

3. Memahami konsep continous improvement dengan baik

4. Telah mengikuti pelatihan continous improvement, kaizen, six sigma dan atau training

improvement lainnya

5. Berpengalaman dalam membuat/menyusun risalah project improvement (pernah menjadi

member project min. 1 kali)

6. Level Manager-Up/Pernah menjadi leader project improvement dan memenangkan contest

improvement/Pernah menjadi juri project improvement minimal selama 2 (dua) tahun

VI. Bagaimana Melakukan Kaizen System Tersebut

Menyelesaikan masalah atau penuangan ide improvement dengan konsep Kaizen System

menggunakan metode PDCA dalam setiap kegiatan dan proses, karena dapat dilakukan

dengan sederhana dan mudah dalam pelaksanaannya.

Penjabaran PDCA terdiri dari 8 Delapan Langkah Tujuh Alat (DELTA)

A. Metode PDCA Delapan Langkah

Gambar 5 Langkah - Langkah PDCA

1. Lima langkah pertama merupakan penjabaran dari "PLAN" atau Perencanaan.

2. Langkah keenam merupakan "DO" atau Pelaksanaan.

3. Langkah ketujuh merupakan "CHECK" sebagai langkah evaluasi atau pemeriksaan.

4. Langkah kedelapan merupakan penjabaran "ACTION" atau tindakan pelaksanaan

standardisasi dan rencana selanjutnya.

B. Tujuh Alat/Seven Tools of Quality yang dapat digunakan

1. Lembar Pemeriksaan (Check Sheet)

Check Sheet biasanya berbentuk formulir kertas dengan item-item yang diperlukan

8 Steps Problem Solving

1 2 34

5

6

7

8

PLAN

CHECK

ACTION

DO

1. Alasan Pemilihan Tema

2. Analisa Kondisi yang Ada

3. Penetapan Target

4. Analisa Sebab Akibat

5. Rencana Penanggulangan

6. Penanggulangan dan Pemeriksaan Hasil

7. Evaluasi Proses & Hasil

8. Standardisasi & Penentuan Tema Berikutnya

11

Gambar 7 Contoh Histogram

sudah dicantumkan dan disusun sedemikian rupa. Digunakan untuk

mengumpulkan data hasil pemeriksaan (pengecekan), disebut juga dengan Lembar

Pengumpul Data.

Tujuan penggunaan Check Sheet adalah sebagai alat untuk mengumpulkan data

dan informasi mengenai aspek dan kondisi tertentu yang diperlukan serta untuk

memudahkan proses pengumpulan dan analisa data. Hal-hal yang perlu

diperhatikan dalam membuat Check Sheet, antara lain:

Sasarannya harus jelas

Keterangan yang diperlukan memenuhi sasaran

Dapat diisi dengan mudah dan cepat

Dapat disimpulkan dengan cepat

2. Histogram

Histogram merupakan jenis grafik balok khusus yang menggambarkan penyebaran

data sebagai hasil satu macam pengukuran dari suatu kejadian atau proses, apakah

data tersebut keluar dari batas pengendalian atau tidak.

3. Diagram Pareto

Diagram Pareto merupakan suatu alat untuk melihat permasalahan yang paling tinggi

prioritasnya, digambarkan dalam sebuah diagram yang tersusun mulai data

Gambar 6 Contoh Pengisian Check Sheet

12

terbesar/terbanyak. Kegunaan Diagram Pareto adalah sebagai berikut :

Menunjukkan masalah utama/pokok masalah

Menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan

Menunjukkan perbandingan masalah sebelum dan sesudah perbaikan

4. Diagram Sebab Akibat (Fish Bone)

Fish Bone adalah diagram yang berfungsi untuk mengidentifikasi penyebab suatu

masalah. Karena fungsi tersebut, diagram Fish Bone sering juga disebut "Cause & Effect

Diagram". Pada diagram Fish Bone penyebab biasanya berupa suatu permasalahan

yang akan diperbaiki dan ditempatkan pada "kepala ikan". Penyebab dari masalah

kemudian diletakkan disepanjang "tulang", dan diklasifikasikan ke dalam tipe berbeda

sepanjang cabang. Penyebab masalah berikutnya dapat ditempatkan di samping sisi

cabang berikutnya. Penggunaan Analisis Sebab Akibat :

Untuk mengenal penyebab yang penting

Untuk memahami semua akibat dan penyebab

Untuk membandingkan prosedur kerja

Untuk menemukan pemecahan yang tepat

Untuk memecahkan hal apa yang harus diilakukan

Untuk mengembangkan proses

Gambar 8 Contoh Diagram Pareto

Gambar 9 Contoh Fish Bone

13

5. Diagram Pencar

Scatter Diagram digunakan untuk menyatakan hubungan antara sebab dan akibat,

adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah 2 variabel mempunyai

hubungan (korelasi) yang saling mempengaruhi atau tidak.

6. Stratifikasi (Pemisahan Masalah)

Stratifikasi adalah mengelompokkan data menjadi kelompok yang lebih homogen

(tunggal). Tujuannya adalah untuk menghindari salah interpretasi dalam membaca

suatu data sehingga persoalan menjadi lebih jelas/sederhana.

7. Peta Kendali

Peta Kendali untuk menunjukkan batas maksimum dan batas minimum daerah

pengendalian serta memperlihatkan perkembangan yang dinamis suatu

proses.

Gambar 10 Contoh Scatter Diagram

Gambar 11 Contoh Stratifikasi

Gambar 12 Chart Peta Kendali

14

C. Penyampaian Ide Improvement

Penyampaian Ide

Penyampaian ide improvement pertama kali dilakukan dengan mengirimkan

judul/tema improvement melalui sistem aplikasi (apabila telah ada) atau dengan

mengisi Form Registrasi yang dikirimkan oleh Panitia Kaizen System.

Pembuatan Materi Power Point (PPT)

Penyampaian ide IP, SGP dan GP dituliskan dalam bentuk power point sesuai

format materi yang ditentukan Panitia. Materi power point ini selanjutnya

dikirimkan melalui email kepada Panitia Kaizen System sesuai batas waktu yang

telah ditentukan. Pengiriman materi dapat dilakukan secara bertahap sesuai

dengan progress selesainya materi dan timeline yang telah ditentukan oleh panitia.

VII. Teknik Penyelesaian Masalah & Ide Inovasi

A. Matrix Langkah dan Penggunaan Teknik Dasar Kendali

No Langkah-Langkah Teknik Dasar

1 MENETAPKAN TEMA DAN SASARAN TEMA

1. Identifikasi masalah

2. Stratifikasi masalah

3. Menentukan prioritas masalah

4. Menentukan tema dan sasaran tema

5. Alasan penetapan masalah berdasarkan analisis

dan data historis

6. Tindakan darurat untuk mencegah meluasnya

masalah

7. Persetujuan atasan langsung

Diagram Pareto

Histogram

15

Peta Kendali

Alat yang sering digunakan : stratifikasi

brainstorming, pareto, grafik (pie, line, bar)

2 MENCARI FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB

1. Melakukan brainstorming

2. Pengelompokan penyebab

3. Menggambarkan dalam diagram sebab akibat

4. Mencari akar penyebab

Brainstorming

Stratifikasi

Diagram sebab akibat (Fishbone diagram)

3 MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN

1. Megumpulkan fakta dan akar penyebab

2. Menganalisis faktor-faktor penyebab

3. Menentukan urutan penyebab dominan

4. Menggambarkan diagram pareto penyebab

Diagram Pencar

Diagram Pareto

4 MERENCANAKAN PENANGGULANGAN DAN

SASARAN ANTARA

1. Penyusunan rencana penanggulangan

berdasarkan diagram pareto penyebab

dominan

2. Merencanakan penanggulangan berpedoman

pada 5W2H

5W2H

Why (mengapa) : Faktor penyebab

HOW (bagaimana) : Cara menanggulangi

WHAT (apa) : Sasaran antara

WHEN (kapan) : Batas waktu

WHO (siapa) : Penanggung Jawab

WHERE (dimana) : Tempat

16


HOW MUCH (berapa) : Biaya (bila ada)

5 PELAKSANAAN PENANGGULANGAN

1. Melaksanakan penanggulangan oleh masing-

masing pelaksana yang dikoordinir oleh

penanggung jawab

2. Monitoring hasil penanggulangan

Pelaporannya menggunakan Pedoman 4W2H

bila perlu gunakan foto/gambar untuk

memperjelas.

HOW (bagaimana) : Cara menanggulangi

WHAT (apa) : Sasaran antara

WHEN (kapan) : Batas waktu

WHO (siapa) : Penanggung jawab

WHERE (dimana) : Tempat

HOW MUCH (berapa) : Biaya (bila ada)

6 MENGEVALUASI HASIL PENANGGULANGAN

1. Membandingkan hasil penanggulangan dengan

sasaran dampak terhadap QCDSMPE (Quality,

Cost, Delivery, Safety, Morale, Productivity,

Environment)

2. Membandingkan :

a. Sasaran antara yang dicapai terhadap

sasaran antara yang direncanakan

b. Diagram pareto penyebab sebelum dan

sesudah penanggulangan bila ada data

3. Membandingkan diagram pareto masalah

sebelum dan sesudah penanggulangan

Diagram Pareto

Histogram

Peta Kendali

7 STANDARISASI

1. Membuat usulan standar yang mencakup

standar masukan, proses, dan hasil

2. Standar masukan, proses, dan hasil harus dibuat

dalam bentuk dokumen kualitas sesuai dengan

Spesifikasi standarisasi baru :

Flowchart hasil

Penanggulangan

Prosedur kerja (SOP)

Instruksi kerja (WI)

17

Quality Management System (QMS) atau

sertifikasi manajemen sistem yang digunakan

pada perusahaan (contohnya: ISO)

3. Bila perlu tampilkan perubahan proses


Format Quality Management System (QMS)

mengacu pada lampiran

8 MENENTUKAN TEMA BERIKUTNYA

1. Menegaskan penyebab masalah yang belum

terpecahkan

2. Bila sasaran tema (sasaran akhir) telah tercapai

ditetapkan tema berikutnya

Masukkan dalam rencana berikutnya dan mulai

lagi dengan langkah No.1, memulai dengan

tema baru dengan persetujuan atasan

B. Kaitan antara siklus PDCA, DELTA dan Kaizen System

Langkah PDCA Uraian Kegiatan Tujuh Alat IP SGP GP

1 PLAN Menentukan tema

dan sasaran

Checksheet

Stratifikasi

Pareto

Peta Kendali

Histogram

YA YA YA

2 Mencari faktor

penyebab

Stratifikasi

Fishbone diagram

Diagram pencar

YA YA YA

3 Menentukan

penyebab utama

Checksheet

Stratifikasi

Pareto

Diagram pencar

YA YA YA

4 Membuat rencana

perbaikan dan

target

5W + 2H

YA YA YA

5 DO Melaksanakan

perbaikan

5W + 2H YA YA YA

6 CHECK Mengevaluasi

hasil perbaikan

Checksheet

Stratifikasi

Pareto

Diagram kendali

YA YA YA

18

Histogram

7 ACTION Standarisasi solusi - YA YA YA

8 Menentukan tema

berikutnya

Checksheet

Stratifikasi

Pareto

Diagram kendali

Histogram

- YA -

Teknik Pembuatan Materi Power Point Individual Project (IP), Small Group Project (SGP),

dan Group Project (GP) diuraikan lebih lanjut pada training Kaizen atau file terpisah.

VIII. Mekanisme Penilaian Kaizen System

A. Kriteria Penilaian IP

Indikator penilaian pada tahap Plan:

Analisa

Tingkat urgensi masalah yang diangkat

Tingkat kreatifitas solusi/konsepsi

Detail rencana yang akan dilakukan

Tingkat keaslian ide

Mutu persetujuan atasan

Indikator penilaian pada tahap Do:

Usaha yang dilakukan

Kemandirian dalam menyelesaikan permasalahan

Akurasi pengukuran dalam perbaikan

Indikator penilaian pada tahap Check:

Pencapaian target ditinjau dari panca mutu (Q/C/D/S/M)

Pengembangan kompetensi

Manfaat bagi pihak lain

Indikator penilaian pada tahap Action:

Standarisasi

Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil)

Standar baru aplikatif dan efektif

Kepastian Hasil

19

Metode yang menjamin pelaksanaan standar baru


Indikator penilaian pada Risalah:

Mutu Isi

Sistematika penulisan/alur step aktivitas

Penggunaan dan penggambaran tools

Penyajian

Kelengkapan Informasi

Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel)

Kesesuaian format risalah

Indikator penilaian pada Presentasi:

Kejelasan Presentasi

Penyajian presentasi terstruktur dan fokus

Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami

Bahan presentasi dan alat peraga mendukung

Waktu Presentasi

Waktu Presentasi 08-12 menit

Teknik Presentasi

Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu

Presentasi memiliki sifat khusus dan unik

B. Kriteria Penilaian SGP


Pemilihan tema dan Analisis Data

Problem merupakan permasalahan beberapa unit kerja

Data pendukung memadai

Sasaran yang jelas sesuai panca mutu (Q/C/D/S/M)

Prediksi resiko/masalah potensial yang timbul

Analisa Sebab Permasalahan Faktor-Faktor yang Berpengaruh

Ketajaman analisa sebab akibat secara kuantitatif

Bukti korelasi & penentuan penyebab dominan

20

Alternatif Penetapan Solusi

Analisa alternatif solusi dan resiko

Rencana pelaksanaan mencakup aspek 5W2H

Kontribusi anggota tim proporsional


Kemampuan Melaksanakan Pemecahan Masalah

Kemandirian dalam penyelesaian

Kemandirian dalam menyelesaikan permasalahan

Akurasi pengukuran dalam perbaikan

Pemantauan Progress Perbaikan/Peningkatan


Usaha dalam menyelesaikan masalah

Pengelolaan Dokumen

Penggunaan dokumen pendukung

Pencatatan progres perbaikan


Hasil Perbaikan ditinjau dari Panca Mutu

Prosentase pencapaian sasaran

Korelasi hasil vs aktivitas

Dampak (Efek Samping) Penanggulangan

Pengaruh ke problem utama

Pengaruh positif terhadap panca mutu

Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota

Solusi mengatasi dampak negatif


Standarisasi


Standard baru mudah dipahami

Dapat diaplikasikan di tempat lain

Komitmen Pelaksanaan Standard Baru

Sistem yang menjamin pelaksanaan standard baru

Peran atasan dalam implementasi standard baru

21

Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya

Mutu identifikasi dan analisa masalah baru

Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja



Mutu Isi



Penyajian









Waktu Presentasi


Kerjasama Tim



C. Kriteria Penilaian GP


Pemilihan tema dan Analisis Data

Problem merupakan permasalahan beberapa unit kerja

Data pendukung memadai

Sasaran yang jelas sesuai panca mutu (Q/C/D/S/M/P/E)

Prediksi resiko/masalah potensial yang tibul

Penetapan Sasaran Berdasarkan Panca Mutu (Q/C/D/S/M)

Sasaran yang jelas dan menantang

22

Analisis Sebab Akibat

Pembahasan potensial penyebab langsung

Mutu metode analisa sebab akibat

Sistematika penentuan penyebab dominan

Rencana Tindakan/Upaya yang Dilakukan

Rencana pelaksanaan & cakupan aspek 5W2H

Sistem dokumentasi dalam rencana pelaksanaan

Korelasi target antara di-tiap aktivitas dengan target utama

Mutu alternatif solusi yang ditemukan



Upaya Dalam Melaksanakan Perbaikan


Kesesuaian rencana dengan pelaksanaan

Kemampuan mencapai sasaran antara

Mutu usaha yang telah dilakukan

Pemantauan Progress Perbaikan dan Dokumentasi

Mutu sistem pemantauan proses

Konsistensi tindakan untuk mengatasi tiap masalah

Kelengkapan dan mutu data pendukung

Keterlibatan dan Partisipasi Anggota Group

Keterlibatan anggota dalam proses perbaikan

Pengetahuan anggota dalam aktivitas masing-masing


Hasil Perbaikan ditinjau dari Panca Mutu

Prosentase pencapaian sasaran

Korelasi hasil vs aktivitas

Dampak (Efek Samping) Penanggulangan

Pengaruh ke problem utama

Pengaruh positif terhadap panca mutu

Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota

Solusi mengatasi dampak negatif

23


Standarisasi


Standard baru mudah dipahami

Dapat diaplikasikan di tempat lain

Komitmen Pelaksanaan Standard Baru

Sistem yang menjamin pelaksanaan standard baru

Peran atasan dalam implementasi standard baru

Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya

Mutu identifikasi dan analisa masalah baru

Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja



Mutu Isi



Penyajian









Waktu Presentasi


Kerjasama Tim



24

D. Kategori Penilaian

1. Kategori Penilaian dan Time Schedule Internal Sub-Holding

a. Internal competition IP, SGP dan GP di setiap anak perusahaan diserahkan

kepada Sub-holding masing-masing untuk melaksanakan teknis

pelaksanaannya secara mandiri.

b. Setiap Sub-Holding dipersilahkan untuk mengatur time schedule secara

mandiri namun tetap mengacu kepada timeline kaizen program yang

ditetapkan oleh Kalla Group.

c. Project yang ada di internal sub-holding dapat mengikuti external

competition sesuai dengan rekomendasi Top Management disetiap sub-

holding atau penunjukan langsung dari Kalla Group.

GAMBAR 13 - Time schedule program Kaizen System kalla group

2. Kategori Penilaian Kalla Excellence Day

a. Setiap perusahaan berhak mengikuti Kalla Excellence Day sesuai dengn

rasio keikutsertaan participant improvement di perusahaan tersebut.

Dengan ketentuan sebagai berikut :

Apabila suatu perusahaan mencapai 50% participant improvement:

maka perusahaan tersebut berhak mengirimkan 1 (satu) project


maka perusahaan tersebut berhak mengirimkan 2 (dua) project

25


maka perusahaan tersebut berhak mengirimkan 3 (tiga) project

Project yang diikutsertakan pada KED diperbolehkan dalam bentuk IP,

SGP, atau GP sesuai dengan persetujuan top management di Sub-Holding

atau SBU terkait. Prosentasi ini berlaku untuk perusahaan dengan jumlah

karyawan 0 – 500. Apabila karyawan >500 maka slot akan diakumulasikan.

Contoh karyawan dengan jumlah participant 1000 :

50% participant : 2 slot project



GAMBAR 14 - Pembagian Holding, Sub-Holding, dan SBU

b. Pembagian kategori penilaian adalah sebagai berikut :

Quality, kategori perbaikan fokus pada kualitas produk atau proses

Cost, kategori perbaikan fokus pada dampak biaya yang timbul

Ho

ldin

g

Kalla OTO

Hadji Kalla

KARS

BJU

BLT

Kalla

Konperty

Bumi Karsa

Baruga

BSB

BSU

KIK

HSI

KES

KKI

BMS

26

Delivery, kategori perbaikan fokus pada waktu pengiriman/waktu

proses pengerjaan

Safety, kategori perbaikan fokus pada keselamatan dan kesehatan

kerja

Morale, kategori perbaikan fokus pada perilaku

Productivity, kategori perbaikan fokus pada optimalisasi hasil kerja

Environment, kategori perbaikan fokus pada area kerja

Best of the best IP, kategori ini akan diberikan kepada Individual

Project terbaik

Best of the best SGP, kategori ini akan diberikan kepada Small Group

Project terbaik

Best of the best GP, kategori ini akan diberikan kepada Group Project

terbaik

Kategori best of the best hanya akan diberikan apabila terdapat minimal

dua project yang teregistrasi dalam satu kategori project yang sama

c. Peserta IP, SGP dan GP yang terpilih sebagai Pemenang (Best of The

Best) di Kalla Excellence Day akan direkomendasikan untuk mengikuti

external competition yang disetujui oleh Board of Directors. Penentuan

akhir untuk Peserta yang akan dikirimkan ke external competition akan

diseleksi kembali sesuai kriteria penilaian dan bobot external competition

yang akan diikuti.

E. Mekanisme Penilaian Kaizen (Internal Sub-Holding/SBU)

1. Fase Pengendalian/Review Project (Project Controlling)

Tahapan ini disebut project controlling. Fase ini dapat dilakukan beberapa kali

sesuai dengan kebutuhan implementasi kaizen di setiap perusahaan. Seluruh

kategori project sebaiknya melewati fase project controlling baik dalam bentuk

penjurian langsung atau pemberian feedback melalui sistem aplikasi atau

email. Fase project controlling dapat dibagi menjadi :

a. Pengendalian project tahap awal (project controlling 1), presentasi tahap

awal bertujuan untuk melakukan fungsi kontrol dan monitoring sejauh

27

mana progress improvement berjalan dan kesesuaian dengan struktur

atau skema 8 step Kaizen sehingga belum ada pemberian nilai terhadap

project. Untuk kategori SGP dan GP materi kaizen dipresentasikan kepada

juri tetap. Khusus untuk IP, pelaksanaan project controlling 1 dilakukan

oleh panitia pelaksana kaizen (yang telah memperoleh SK sebagai asisten

juri) di Sub-Holding/SBU masing-masing melalui feedback langsung,

melalui email atau melalui sistem aplikasi (apabila telah ada).

b. Pengendalian project tahap kedua (project controlling 2), berupa

presentasi seleksi dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu (cross department

head) bertujuan untuk melakukan penilaian terhadap project

improvement yang telah dilaksanakan.

Dalam fase project controling, jumlah pelaksanaannya diatur oleh masing-

masing Sub Holding.

Adapun yang perlu di perhatikan saat project controlling adalah sebagai

berikut:

Penyerahan Materi Presentasi kepada Panitia sesuai batas waktu sebelum

pelaksanaan project controlling yang telah ditentukan

Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil

improvement

Setiap Juri Tetap atau asisten juri akan memberikan feedback berupa

masukan, saran, dan kritik membangun

Apabila pada saat pelaksanaan project controlling juri berhalangan hadir,

maka dapat digantikan oleh asisten juri. Adapun segala bentuk penilaian

asisten juri akan menjadi tanggung jawab juri yang diwakilkan

Presentasi 2 dilakukan dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu

Juri memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia

2. Genba

Genba atau tinjauan langsung lapangan ini dilakukan oleh perwakilan panitia

pelaksana kaizen program dan perwakilan juri tetap. Genba ini bertujuan

untuk melakukan validasi langsung terhadap implementasi produk

28

improvement yang telah dibuat oleh tim. Genba dapat dilakukan untuk semua

kategori project dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Adapun tahapan pelaksanaan Genba mencakup point-point berikut :

Panitia pelaksana mengirimkan surat terkait jadwal pelaksanaan genba

kepada tim terkait

Juri Tetap akan melakukan genba (genchi genbutsu) pada area kerja

Peserta untuk memastikan pelaksanaan hasil/proses Kaizen dengan

melakukan Audit Kaizen Implementation

Tim dipersilahkan mempersiapkan materi hardcopy presentasi dan produk

kaizen yang siap untuk ditinjau langsung


Panitia akan mengumumkan team yang akan mengikuti Presentasi Final

setelah seluruh nilai project controlling dan genba lengkap

Penentuan IP, SGP dan GP yang masuk kedalam tahap Final Presentation

dilakukan oleh Panitia berdasarkan akumulasi nilai hasil Genba dan Final

Project Controling 2.

3. Penilaian Tahap Akhir / Final Presentation (IP, SGP dan GP)

Presentasi Akhir SGP dan GP akan dilakukan dihadapan Juri Final Presentation

(BOD SBU). Khusus untuk presentasi akhir IP akan dilakukan dihadapan Juri

Tetap tiap SBU. Adapun tahapan pelaksanaan final presentation mencakup

point-point berikut:

Penyerahan Materi Presentasi (revisi) kepada Panitia sesuai batas waktu

pengumpulan materi presentasi akhir

Presentasi akhir dilakukan dihadapan Juri Final Presentation


improvement

Juri Final Presentation tidak memberikan feedback kepada Peserta

Juri Final Presentation akan memberikan penilaian melalui Papan Score,

yang langsung akan dicatat oleh Panitia

29

Setiap Peserta akan mendapatkan score total yang merupakan akumulasi

score yang diberikan oleh para Juri Final Presentation

Penentuan pemenang dilakukan oleh panitia berdasarkan akumulasi nilai dari

penilaian seluruh juri pada Final Presentation.

F. Mekanisme Penilaian Kalla Excellence Day

1. Genba

Genba atau tinjauan langsung lapangan ini dilakukan oleh perwakilan panitia

dan perwakilan juri KED. Genba ini bertujuan untuk melakukan validasi

langsung terhadap implementasi produk improvement yang telah dibuat oleh

tim. Adapun tahapan pelaksanaan Genba mencakup point-point berikut :

Panitia pelaksana mengirimkan surat terkait jadwal pelaksanaan genba

kepada tim terkait

Juri Tetap akan melakukan genba (genchi genbutsu) pada area kerja

Peserta untuk memastikan pelaksanaan hasil/proses Kaizen dengan

melakukan Audit Kaizen Implementation

Tim dipersilahkan mempersiapkan materi hardcopy presentasi dan produk

kaizen yang siap untuk ditinjau langsung


2. Penilaian Tahap Akhir (Presentasi Final)

Presentasi Akhir IP, SGP dan GP akan dilakukan dihadapan Juri Final

Presentation KED.

Penyerahan Materi Presentasi kepada Panitia sesuai batas waktu

pengumpulan materi Presentasi Final KED

Presentasi Final dilakukan dihadapan Juri Final Presentation KED


improvement

Juri Final Presentation KED memberikan feedback kepada Peserta berupa

kritik dan saran membangun terkait project

30

Setiap Peserta akan mendapatkan score total yang merupakan akumulasi

score yang diberikan oleh para Juri Final Presentation

Penentuan Pemenang IP, SGP dan GP dilakukan oleh Panitia berdasarkan

akumulasi nilai hasil Genba dan Final Presentation.

G. Penilaian Total Kaizen System

Langkah-langkah penilaian IP/SGP/GP sebagai berikut:

1. Berikan nilai dalam bentuk poin untuk setiap item kriteria penilaian yang ada

pada tabel penilaian IP/SGP/GP berdasarkan kesesuaian setiap item dengan

improvement yang dilakukan peserta dan bukti (evidence) yang ada selama

proses penilaian.

2. Membuat catatan-catatan sebagai bahan wawancara (jika diperlukan).

3. Menjumlahkan nilai item kriteria penilaian.

4. Menetapkan jenis penghargaan (awarding category) sesuai dengan kriteria

sebagai berikut :

Jenis Penghargaan Skor Akhir

Platinum Skor ≥ 900

Gold 750 ≤ Skor < 900

Silver 500 < Skor < 750

Bronze 400 < Skor ≤ 500

VIII.

Skor Penilaian IP/SGP/GP Platinum / Gold / Silver / Bronze

31

IX. Net Quality Income (NQI)

Net Quality Income adalah hasil yang didapat dari project improvement dengan

menggunakan rumus:

Manfaat Riil (Financial Benefit) – Biaya Project (Incremental Cost Only)

1. Manfaat Riil (Financial Benefit)

a. Penurunan Biaya Operasi adalah biaya berupa pengeluaran uang untuk

melaksanakan kegiatan pokok, yaitu berupa biaya penjualan dan administrasi

untuk memeroleh pendapatan, tidak termasuk pengeluaran yang telah

diperhitungkan dalam harga pokok penjualan dan penyusutan. Seperti

Penurunan Rework/Scrap, Biaya Overtime, Penghematan Material, Penurunan

Biaya Garansi/Klaim dll

b. Peningkatan Pendapatan adalah jumlah uang yang diterima oleh

perusahaan dari aktivitasnya, kebanyakan dari penjualan produk dan/atau jasa

kepada pelanggan. Seperti Peningkatan Kapasitas, Pendapatan Baru, New

Market, New Product dll.

c. Pendapatan Bunga atau Interested Earned adalah yaitu diterima atas

pinjaman uang yang diberikan kepada pihak lain. Seperti peningkatan

pendapatan Bunga, penurunan beban bunga dll

d. Aliran Kas adalah bagian dari aliran pemasukan dan pengeluaran kas yang

mengubah kondisi kas project atau perusahaan dalam setiap periode

pembukuan. Seperti Penurunan penggunaan fasilitas, penurunan tagihan (AR),

penurunan holding cost inventory.

2. Biaya Project (Incremental Cost Only)

a. Pengembangan Project adalah proses pengembangan kualitas project

berupa pengembangan kompetensi tim/karyawan, alat dan material yang

mendukung tercapainya sebuah project

b. Implementasi Project adalah pengaplikasian pengetahuan, keterampilan, alat

dan Teknik dalam aktivitas project untuk kebutuhan suatu project dalam

mencapai sebuah tujuan yang jelas, seperti Pelatihan, Sosialisasi, Peralatan dll

QCDSMPE adalah aspek kualitas yang meliputi:

1. Quality. Fokus pada perbaikan kualitas produk atau proses (aktivitas kerja)

32

Contoh Project:

a. Melakukan Improvement Non Conforming Product Menjadi Chocolate

Bar Premium

b. Meningkatkan Kualitas Kontrol & Evaluasi Key Performance Indicator (KPI)

Kalla Automotive

2. Cost. Fokus pada perbaikan dampak biaya yang timbul

Contoh Project:

a. Meningkatkan Revenue dan Menurunkan CD by Improving Schedule Parts

Sales Visit

b. Mengurangi biaya operasional pembelian kebutuhan rutin

3. Delivery. Fokus pada perbaikan waktu pengiriman/waktu proses pengerjaan

Contoh Project:

a. Mengurangi leadtime pemasangan ban jeep

b. Mengurangi lead time pengerjaan pengukuran wiring dengan

menggunakan kabel tester

4. Safety. Fokus pada perbaikan keselamatan dan kesehatan kerja

Contoh Project:

a. Mengurangi Resiko Deffect pada Unit Display Toyota

b. Membentuk Pilot Project Panitia Pembina Keselamatan & Kesehatan Kerja

(P2K3) PT. Hadji Kalla Cabang Urip

5. Morale. Fokus pada perbaikan perilaku

Contoh Project:

a. Meningkatkan motivasi kerja karyawan melalui program HC Champion

b. Meningkatkan kedisiplinan dalam menjalankan custumer retention

6. Productivity. Fokus pada optimalisasi hasil kerja

Contoh Project:

a. Meningkatkan pelayanan service dengan mengoptimalkan Manpower

yang ada

b. Meningkatkan efektivitas kerja penggantian absorber pada shock breaker

dengan alat PCS Portable

7. Environment. Fokus pada perbaikan area kerja

Contoh Project:

33

a. Melakukan Implementasi 5S pada Area Learning Center

b. Melaksanakan Rekayasa transportasi umum trans jogja "KALLA

TRANSPORT" dan perusda Yogyakarta "PT. Anindya Mitra Internasional

(AMI) di DIY

Hasil perhitungan Net Quality Income (NQI) setiap project harus mendapat

persetujuan dari atasan langsung, atasan tidak langsung dan Finance Department

X. Kategori Pemenang dan Bentuk Apresiasi

Perusahaan sangat mengapresiasi keikutsertaan setiap karyawan secara aktif dalam

Kaizen System baik dalam bentuk IP/SGP/GP. Apresiasi ini diberikan berupa reward

pemenang dalam bentuk nominal rupiah, medali, plakat, dan paket trip. Keikutsertaan

ini juga, baik secara individu maupun organisasi akan mempengaruhi secara langsung

penilaian kinerja tahunan dan menjadi pertimbangan dalam pemberian bonus tahunan.

Kaizen System juga dapat menjadi ajang untuk menunjukkan bakat dan potensi yang

dimiliki, yang seringkali tidak dapat terlihat secara maksimal pada proses kerja sehari-

hari.

1. Pemenang Best Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale, Productivity dan

Environment KED & Bentuk Apresiasi

Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:

1 Pemenang untuk setiap kategori, total apresiasi maing-masing sebesar Rp

2.000.000,-

Masing-masing Pemenang akan mendapatkan plakat dan sertifikat

2. Pemenang Best of The Best IP KED & Bentuk Apresiasi

Kategori ini akan dibuka jika ada 2 (dua) atau lebih Individual Project (IP) yang

mengikuti kontes KED. Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah

sebagai berikut:

1 Pemenang Best of the Best, apresiasi berupa uang tunai sebesar Rp 2.500.000,-

Pemenang akan mendapatkan piala bergilir

34

3. Pemenang Best of The Best SGP KED dan Bentuk Apresiasi

Kategori ini akan dibuka jika ada 2 (dua) atau lebih Small Group Project (SGP) yang


sebagai berikut:

1 Pemenang Best of the Best, apresiasi berupa uang tunai sebesar Rp

10.000.000,-


4. Pemenang Best of The Best GP KED dan Bentuk Apresiasi

Kategori ini akan dibuka jika ada 2 (dua) atau lebih Group Project (GP) yang


sebagai berikut:

1 Pemenang Best of the Best, apresiasi berupa uang tunai sebesar Rp

15.000.000,-


5. Pemenang Kategori Tambahan

Kategori ini diberikan kepada Best Presentation, Best Leader, Best Inovation, Best

Theme Selection, Best Rootcause Analysis, Best Booth, Best Supporter dan lain-lain

dengan jumlah apresiasi total sebesar Rp 8.500.000,-

6. Pemenang IP, SGP dan GP SBU dan Bentuk Apresiasi

Jumlah insentif maupun apresiasi untuk setiap kategori IP, SGP dan GP diatur oleh

masing-masing SBU

35

Lampiran A - Form Registrasi & Pengajuan Judul IP/SGP/GP

FORM REGISTRASI

Kaizen Improvement System

"Break The Limit to Gain Net Quality Income"Form 1

FORM REGISTRASI

Nama Lengkap :

NIK :

Email :

Jabatan :

Section :

Departemen :

Divisi :

Atasan Langsung :

Atasan Tidak Langsung :

Kaizen yang Diikuti : Individual Project (IP)

Small Group Project (SGP)

Group Project (GP)

Breakthrough Project (B-Project)

…. , …. 2018

(Atasan Tidak Langsung) (Atasan Langsung) (Nama Lengkap)

36

INDIVIDUAL PROJECT



FORM REGISTRASI INDIVIDUAL PROJECT (IP)

Nama Project :

Tujuan Project :

Tanggal Dimulai Project :

Estimasi Tanggal Berakhir Project :

Estimasi Update Project Berikutnya :

…. , …. 2018


37

SMALL GROUP PROJECT



FORM REGISTRASI SMALL GROUP PROJECT (SGP)

Nama Kelompok :

Ketua Kelompok

Nama Lengkap/NIK :

Anggota Kelompok

1 Nama Lengkap/NIK :





Nama Project :

Tujuan Project :




…. , …. 2018


38

GROUP PROJECT



FORM REGISTRASI GROUP PROJECT (GP)

Nama Kelompok :

Ketua Kelompok

Nama Lengkap/NIK/Departmen/Divisi :

Anggota Kelompok

1 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi :










Nama Project :

Tujuan Project :




…. , …. 2018


39

Lampiran B.1 - Form Penilaian Project

INDIVIDUAL PROJECT

No KRITERIA PENILAIAN IP

PENILAIAN SUB KRITERIA PENILAIAN

I PERENCANAAN (PLAN) NILAI MAKS

I.1 Analisa 200

a. Tingkat urgensi masalah yang diangkat 50

b. Tingkat kreatifitas solusi/konsepsi 50

c. Detail rencana yang akan dilakukan 40

d. Tingkat keaslian ide 40

e. Mutu persetujuan atasan 20

Total Perencanaan (PLAN) 200

II. PELAKSANAAN (DO)

a. Usaha yang dilakukan 70

b. Kemandirian dalam menyelesaikan permasalahan 65

c. Akurasi pengukuran dalam perbaikan 65

Total Pelaksanaan (DO) 200

III EVALUASI HASIL (CHECK)

a. Pencapaian target ditinjau dari mutu improvement (Q/C/D/S/M/P/E) 150

b. Pengembangan kompetensi 100

c. Manfaat bagi pihak lain 100

Total Evaluasi Hasil (CHECK) 350

IV TINDAK LANJUT (ACTION)

IV.1 Standarisasi 75

a. Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil) 50

b. Standar baru aplikatif dan efektif 25

IV.2 Kepastian Hasil 25

a. Metode yang menjamin pelaksanaan standar baru 15

b. Mutu persetujuan atasan 10

Total Tindak Lanjut (ACTION) 100

V RISALAH

V.1 Mutu Isi 20

a. Sistematika penulisan/alur step aktivitas 10

40

b. Penggunaan dan penggambaran tools 10

V.2 Penyajian 30

a. Kelengkapan Informasi 10

b. Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel) 10

c. Kesesuaian format risalah 10

Total RISALAH 50

VI PRESENTASI

VI.1 Kejelasan Presentasi 40

a. Penyajian presentasi terstruktur dan fokus 20

b. Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami 10

c. Bahan presentasi dan alat peraga mendukung 10

VI.2 Waktu Presentasi 20

Waktu Presentasi 08-12 menit 20

VI.3 Teknik Presentasi 40

a. Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu 15

b. Presentasi memiliki sifat khusus dan unik 25

Total Presentasi 100

Total Nilai Akhir 1000

41

SMALL GROUP PROJECT

No KRITERIA PENILAIAN SGP



I.1 Pemilihan Tema dan Analisis Data 75

a. Problem merupakan permasalahan beberapa unit kerja 20

b. Data pendukung memadai 20

c. Sasaran yang jelas sesuai mutu improvement (Q/C/D/S/M/P/E) 20

d. Prediksi resiko/masalah potensial yang timbul 10

I.2 Analisa Sebab Permasalahan Faktor-Faktor yang Berpengaruh 50

a. Ketajaman analisa sebab akibat secara kuantitatif 25

b. Bukti korelasi & penentuan penyebab dominan 25

I.3 Alternatif Penetapan Solusi 125

a. Analisa alternatif solusi dan resiko 90

b. Rencana pelaksanaan mencakup aspek 5W2H 25

c. Mutu persetujuan atasan 10



II.1 Kemampuan Melaksanakan Pemecahan Masalah 140

a. Kemandirian dalam penyelesaian 30

b. Usaha dalam menyelesaikan masalah 80

c. Kontribusi anggota tim proporsional 30

II.2 Pemantauan Progress Perbaikan/Peningkatan 30

a. Pemantauan Proses Pemecahan Masalah 15

b. Kesesuaian pelaksanaan dengan rencana 15

II.3 Pengelolaan Dokumen 30

a. Penggunaan dokumen pendukung 15

b. Pencatatan progres perbaikan 15



III.1 Hasil Perbaikan Ditinjau dari Panca Mutu 100

a. Prosentase pencapaian sasaran 60

b. Korelasi hasil vs aktivitas 40

42

III.2 Dampak (Efek Samping) Penanggulangan 150

a. Pengaruh ke problem utama 50

b. Pengaruh positif terhadap panca mutu 35

c. Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota 35

d. Solusi mengatasi dampak negatif 30

Total Evaluasi Hasil 250




b. Standar baru mudah dipahami 10

c. Dapat diaplikasikan di tempat lain 10

IV.2 Komitmen Pelaksanaan Standard Baru 30

a. System yang menjamin pelaksanaan standard baru 15

b. Peran atasan dalam implementasi standar baru 15

IV.3 Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya 35

a. Mutu identifikasi dan analisa masalah baru 10

b. Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja 15



V RISALAH

V.1 Mutu Isi 20



V.2 Penyajian 30




Total RISALAH 50

VI PRESENTASI





43



VI.3 Kerjasama Tim 40





44

GROUP PROJECT

No KRITERIA PENILAIAN GP



I.1 Pemilihan Tema dan Analisis Data 60

a. Mutu & kuantitas stratifikasi masalah 20

b. Lingkup/kapasitas group vs Tema 15


d. Prediksi resiko/masalah potensial yang timbul 10

I.2

Penetapan Sasaran Berdasarkan Mutu Improvement

(Q/C/D/S/M/P/E) 40

Sasaran yang jelas dan menantang 40

I.3 Analisis Sebab Akibat 100

a. Pembahasan potensial penyebab langsung 30

b. Mutu metode analisa sebab akibat 40

c. Sistematika penentuan penyebab dominan 30

I.4 Rencana Tindakan/Upaya yang Dilakukan 150

a. Rencana pelaksanaan & cakupan aspek 5W2H 35

b. Sistem dokumentasi dalam rencana pelaksanaan 35

c. Korelasi target antara di-tiap aktivitas dengan target utama 35

d. Mutu alternatif solusi yang ditemukan 35

e. Mutu persetujuan atasan 10



II.1 Upaya Dalam Melaksanakan Perbaikan 75

a. Kemandirian dalam penyelesaian 30

b. Kesesuaian rencana dengan pelaksanaan 10

c. Kemampuan mencapai sasaran antara 15

d. Mutu usaha yang telah dilakukan 20

II.2 Pemantauan Progress Perbaikan dan Dokumentasi 45

a. Mutu sistem pemantauan proses 15

b. Konsistensi tindakan untuk mengatasi tiap masalah 15

c. Kelengkapan dan mutu data pendukung 15

45

II.3 Keterlibatan dan Partisipasi Anggota Group 30

a. Keterlibatan anggota dalam proses perbaikan 15

b. Pengetahuan anggota dalam aktivitas masing-masing 15



III.1 Hasil Perbaikan Ditinjau dari Panca Mutu 100

a. Prosentase pencapaian sasaran 60

b. Korelasi hasil vs aktivitas 40

III.2 Dampak (Efek Samping) Penanggulangan 150

a. Pengaruh ke problem utama 50

b. Pengaruh positif terhadap panca mutu 35

c. Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota 35

d. Solusi mengatasi dampak negatif 30

Total Evaluasi Hasil 250




b. Standar baru mudah dipahami 10

c. Dapat diaplikasikan di tempat lain 10

IV.2 Komitmen Pelaksanaan Standard Baru 30

a. System yang menjamin pelaksanaan standard baru 15

b. Peran atasan dalam implementasi standar baru 15

IV.3 Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya 35

a. Mutu identifikasi dan analisa masalah baru 10

b. Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja 15



V RISALAH

V.1 Mutu Isi 20



V.2 Penyajian 30


46



Total RISALAH 50

VI PRESENTASI







VI.3 Kerjasama Tim 40





47

Lampiran B. 2 - Genba Kaizen Implementation

No Pertanyaan Respon (Jelaskan semua jawaban 'Tidak') Nilai Nilai Max

1 Apakah ide Kaizen bersumber dari Team? Y N 10

2 Apakah semua anggota team aktif bekerjasama mengerjakan project Kaizen? Y N 10

3 Apakah setiap member telah dibekali materi/pengetahuan mengenai Kaizen? Y N 10

4 Apakah pengukuran gap dan target valid? Y N 10

5 Apakah metode pengumpulan data dilakukan dengan benar dan terdokumentasi? Y N 10

6 Apakah project kaizen berjalan sesuai dengan rencana? Y N 10

7 Apakah progress project didokumentasi dengan baik? Y N 10

8 Apakah atasan langsung berperan dalam keberhasilan project kaizen? Y N 10

9 Apakah pehitungan Net Quality Income (NQI) tervalidasi oleh tim Finance? Y N 10

10 Apakah proses baru masih berlaku (atau lebih ditingkatkan)? Y N 10

11 Apakah proses baru didokumentasikan secara resmi (standarisasi)? Y N 10

12 Apakah anggota tim semua dilatih tentang proses baru? Y N 10

13 Apakah anggota tim di area kerja puas dengan kondisi pasca-kaizen? Y N 10

14 Apakah ada resistensi atau efek samping dari kaizen? Y N 10

15 Apakah positif persepsi umum terkait hasil kaizen? Y N 10

Jumlah 150

9-10 BS (Baik Sekali)

7-8 B (Baik)

4-6 C (Cukup)

1-3 K (Kurang)

Scoring Penilaian:

De

velo

pm

en

tIm

ple

me

nta

si

KRITERIA PENILAIAN GENBA

Kaizen Team:

Info

rmat

ion

Tema Kaizen:

Kaizen Leader:

Tanggal Genba:

Audit/Team Leader:

Audit Team Member:

Facilitator:

48

Lampiran C. 1 – Contoh Template Presentasi Pelaporan SGP & GP

50

Lampiran C. 2 – Contoh Template Presentasi Pelaporan IP

Keterangan :

Peserta IP dipersilahkan menggunakan format pelaporan 1 (satu) slide seperti contoh

di atas

Peserta IP juga diperbolehkan untuk melakukan modifikasi pada slide presentasi. Tidak

hanya menampilkan 1 slide, tetapi boleh menambahkan slide dengan jumlah

maksimal 5 (lima) slide, dengan batasan seluruh langkah – langkah pada contoh slide

di atas terpenuhi, yaitu :

1. Cek Kondisi dan Temukan Masalah

2. Identifikasi Penyebab

3. Ambil Tindakan Perbaikan

4. Sebelum Perbaikan

5. Sesudah Perbaikan

6. Improvement Selanjutnya

7. Tanda Tangan Persetujuan

1

2

3

4

5

6

7

51

Lampiran D – Net Quality Income

Tanggal:

Nama IP/SGP/GP ttd ttd ttd ttd

Judul/Tema

Kategori Safety Quality Cost Delivery Moral Productivity Environment

MANFAAT POTENSIAL (NON FINANCIAL BENEFIT) jelaskan manfaat potensial yang didapatkan (aspek QCDSMPE & Ergonomy)

MANFAAT RIIL (FINANCIAL BENEFIT)

1. PENURUNAN BIAYA OPERASI

1,1 Penurunan Rework/Scrap

1,2 Penurunan Biaya Overtime

1,3 Penghematan Material

1,4 Penurunan Biaya Garansi/Klaim

1,5 Lain-lain: ______________

2. PENINGKATAN PENDAPATAN

2,1 Peningkatan Kapasitas

2,1 Pendapatan Baru (riil)

3. PENDAPATAN BUNGA

3,1 Peningkatan pendapatan bunga

3,2 Penurunan beban bunga

4. ALIRAN KAS

4,1 Penurunan penggunaan fasilitas

4,2 Penurunan tagihan [A/R]

4,3 Penurunan holding cost inventory

A. TOTAL MANFAAT [ 1 + 2 + 3 + 4 ]

BIAYA PROYEK (Incremental cost only)

1. PENGEMBANGAN PROYEK

1,1 Man Hour Tim

1,2 Biaya pencetakan, material, dll

1,3 Lain-lain: _______________

2. IMPLEMENTASI PROYEK

2,1 Pelatihan

2,2 Sosialisasi

2,3 Peralatan, dll.

B. TOTAL BIAYA PROYEK [ 1 + 2 ]

NET QUALITY INCOME [A-B ]

RASIO MANFAAT/BIAYA [ B/A ]

FORM SUMMARY BENEFIT AKTIVITAS IMPROVEMENT

Atasan

Langsung

Atasan Tidak

Langsung

Finance

Department

Project

Leader

#DIV/0!

-Rp

-Rp

-Rp

52

Lampiran E – Format Quality Management System

Contoh Format Cover Pedoman Kerja

53

Contoh Format Daftar Isi Pedoman Kerja

55

Contoh Format Catatan Perubahan Pedoman Kerja

56

Contoh Format Daftar Penyusun dan Narasumber SKK Pedoman Kerja

57

Contoh Format Lampiran Approval Pedoman Kerja

58

Contoh Format Cover Prosedur Kerja

59

Contoh Format Daftar Isi Prosedur Kerja

60

Contoh Format Catatan Perubahan Prosedur Kerja

61

Contoh Format Daftar Penyusun dan Narasumber SKK Prosedur Kerja

62

Contoh Format Lampiran Approval Prosedur Kerja

63

Contoh Format Diagram Alir (Flow Chart) Prosedur Kerja

65

Contoh Format Cover Instruksi Kerja

66

Contoh Format Daftar Isi Instruksi Kerja

67

Contoh Format Catatan Perubahan Instruksi Kerja

68

Contoh Format Daftar Penyusun dan Narasumber SKK Instruksi Kerja

69

Contoh Format Lampiran Approval Instruksi Kerja

70

Contoh Format Diagram Alir (Flow Chart) Instruksi Kerja

for continuously improvement at kalla...

Documents