forli' cesena 3 dicembre 2013 tecnologia - giacomo barbieri

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati

Tour IFAC 2013/2014 – Tecnologia per lo Studio

Forlì – 3 dicembre 20131

Modulo 5

Tecnologia ed E-Business

Giacomo BarbieriPartner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti

IDSC Srl - Servizi in evoluzione per una professione che cambia

[email protected]

www.barbieri.it

LinkedIN: it.linkedin.com/in/giacomobarbieri

Twitter: @dott_barbieri

mailto:[email protected]

http://www.barbieri.it/

http://it.linkedin.com/in/giacomobarbieri



https://twitter.com/dott_barbieri

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Programmare gli

investimenti in IT per il

2014

Il sistema IT di uno studio deve garantire

affidabilità

prestazioniattraverso la massima semplicità

Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»

Quello che c’è deve servire a qualcosa

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Siamo in grado di

controllare la

tecnologia e le

novità che

introduciamo o

rischiamo di

esserne

ostaggio?

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Siamo soddisfatti di come stiamo già

gestendo le singole aree applicative?

Partenza obbligata sono le persone che

dovranno usare gli strumenti, altrimenti

potremmo arrivare ad una soluzione ideale

ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà

Di quali aspetti si lamentano?

tenere traccia delle anomalie!

Che cosa non sarebbero assolutamente in

grado di usare?

Come valorizzare i giovani?

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Di cosa non si può fare a meno?

Flessibilità/versatilità/elasticità

Scalabilità

Sicurezza

Protezione

Manutenibilità

Semplicità

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Di quali applicazioni

ha bisogno uno Studio?

gestionale specifico da

commercialista

produttività personale

collaborazione

archiviazione/classificazione/ricerca

banca dati

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Le scelte strategiche

Quale dei vari software «guida» la filiera? (ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del

progetto?)

A quale software affidiamo organizzazione

del lavoro, consuntivazione, fatturazione?

In quale modulo risiedono i dati critici per

la gestione dello studio? Anagrafiche,

elenco pratiche, modelli, archivi

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



I buoni propositi

finite le

dichiarazioni

questa volta

cambiamo il

software

gestionale !

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



«finite le dichiarazioni questa volta

cambiamo il software gestionale!»

Perché?

costa

troppo

non fa

quello che

ci serve

non è nella

nuvolanon

interagisce

coi clienti

È lento, è

vecchio

È troppo

complicato

gli

aggiornamenti

tardano

l’assistenza

fa acqua

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



sarebbe il

31 dicembre e

non l’abbiamo

ancora

cambiato…

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



… e perché non l’abbiamo

cambiato?

Come mai?

Avevamo poi

deciso di

cambiarlo?

E cosa state

aspettando,

di grazia?

Costano

troppo

Fanno le

stesse cose

La nuvola

è un

rischio

I miei clienti

non sono

pronti

È già il

31???

I call center

sono tutti

uguali

E imparare

tutto da capo?

A che pro?

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Il software gestionale

Tutti i maggiori applicativi da commercialisti stanno integrando funzionalità per il controllo di gestione, la collaborazione, l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni paragonabili ai software specializzati?

I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie valgono la maggiore integrazione con il gestionale?

Quali elementi soffrono di più questa scelta? Agenda, contatti e collaborazione

Come capire quando è ora di cambiare?

Come gestire la transizione?

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



La produttività personale

Outlook: generazione di azioni partendo da un

messaggio, sincronizzazione tra dispositivi

differenti, PEC, integrazione con i social

network

Word: stampa unione, indici/sommario,

revisioni

Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo

dei dati, formattazione condizionale

Access: analisi dati

Powerpoint

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Strumenti per la collaborazione

gestione agenda,

contatti,

scambio documenti,

condivisione processo di creazione

documenti

nello studio, con i clienti, con altri

professionisti, con la p.a., da remoto

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Nuovi strumenti da valutare

www.wetransfer.com

www.dropbox.com

www.evernote.com

www.teamviewer.com

www.webex.com

www.ifttt.com

www.wappwolf.com

http://www.wetransfer.com/

http://www.dropbox.com/

http://www.evernote.com/

http://www.teamviewer.com/

http://www.webex.com/

http://www.ifttt.com/

http://www.wappwolf.com/

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Esempio di uso di Dropbox

Elaborazione di una stima aziendale da

parte del perito nominato1. creo una nuova cartella specifica in Dropbox

2. condivido la cartella con il perito, che riceve un

messaggio automatico

3. comincio a caricare i documenti richiesti

4. inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo

traccia automatica delle revisioni

5. ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei

documenti viene aggiornato o aggiunto

6. i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella

loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati















l’azienda, sia da casa

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati















© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Archiviazione / ricerca

Capitalizzare la conoscenza dello Studio

Seguire il ciclo di vita di un documento

(workflow)

Raccolta dati dagli altri software

Pubblicazione di dati per gli altri software

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Banche dati

Sono ancora strumenti attuali?

Perché spendere in costosi abbonamenti

se gli utilizzatori preferiscono fare ricerche

su Google o wikipedia?

Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo

realmente usando?

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Architetture a confronto

Fisica / Virtuale /

Cloud

Quale è più adatta al nostro scopo?

Stiamo già usando prodotti cloud?

Lo scenario BYOD (Bring Your Own

Device) per gestire gli end-point

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Una proposta concreta

Fisica / Virtuale /

Cloudper gli end-point

(con ricorso al BYOD)

periferiche (stampanti, multifunzione, switch, connettività, server, storage di

rete)

per l’infrastruttura IT (server applicativi e desktop virtuali)

costo fisso da ammortizzare costo variabile

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Client Tipo

PROFESSIONISTA

mobilità

integrazione

ergonomia

archiviazione

sicurezza

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Client Tipo PROFESSIONISTA

mobilità

integrazione

ergonomia

archiviazione

sicurezza!

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Alcuni obiettivi spiccioli

validi per tuttiMinimizzare la ripetizione dei dati

Avere le informazioni che servono quando servono

Darsi delle regole di lavoro e condividerle

1) Condividere la rubrica telefonica (con sé stessi

sui vari dispositivi e con i colleghi)

2) Condividere l’agenda (dentro e fuori studio)

3) Condividere i modelli, le checklist e l’archivio

documenti

4) Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi sulle

pratiche)

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



A cosa prestare attenzione

in un progetto Cloud?•Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità

•Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli diversi (tipicamente la connettività…)

•Informativa adeguata al cliente per non incorrere in violazione del segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi

•Controlli sulla riservatezza più serrati

•Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di riservatezza e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita)

•Standardizzare i comportamenti!

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Riflessioni

Oggi si può fare a meno dell’infrastruttura

IT come tradizionalmente intesa?

Perché devo mantenere un server di posta

interno? Che vantaggio mi dà?

La versione online di Exchange costa

78€/anno per utente…

Come fare la scelta del gestionale?

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



In conclusione

conviene investire

in strumenti, in

software o in

conoscenza?

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Grazie dell’attenzione

[email protected]

@dott_barbieri

Via Riva di Reno 65 - 40122 Bologna

www.barbieri.it

mailto:[email protected]

http://www.barbieri.it/

© A

CE

F A

sso

cia

zio

ne

Cultu

rale

Eco

no

mia

e F

ina

nza

Rip

rod

uzio

ne

vie

tata

-T

utt

i i d

iritti ris

erv

ati



Il segreto professionale

Dareste mai ad un passante una busta

destinata ad un cliente affinché la faccia

giungere dall’altra parte della città?

E se sapeste che anche nella fortunata

ipotesi in cui la busta arrivi a destinazione,

ad ogni passaggio di mano ne è stata fatta

una copia integrale?

Eppure lo stiamo facendo ogni giorno…

forli' cesena 3 dicembre 2013 tecnologia - giacomo barbieri

Documents