format sop apotik

7/25/2019 Format SOP Apotik

1/41

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi

LAMPIRAN 2 Alur Pelayanan Perbekalan Instalasi Farmasi

LAMPIRAN 3 Alur Pelayanan Sub Instalasi Perbekalan

LAMPIRAN 4 Alur Pelayanan Sub Instalasi Administrasi

LAMPIRAN 5 Alur Pelayanan Sub Instalasi Pelayanan

LAMPIRAN 6 Mekanisme Pelayanan Resep Rawat Inap

LAMPIRAN 7 Jalur Pendistribusian Obat/Alkes Pakai Habis Instalasi

Farmasi

LAMPIRAN 8 Prosedur Pelayanan Resep Apotek Poliklinik

LAMPIRAN 9 Prosedur Pelayanan Resep Apotek IRD

LAMPIRAN 10 Alur Pengadaan arang

LAMPIRAN 11 Alur Penerimaan arang

LAMPIRAN 12 Alur Penyimpanan arang Farmasi

LAMPIRAN 13 !onto" lanko Da#tar Permintaan Penggunaan a"an

Farmasi

LAMPIRAN 14 uku Penerimaan Dan Pemakaian a"an Farmasi

LAMPIRAN 15 $artu Stok


2/41

ALUR PELAYANAN PERBEKALAN INSTALASI FARMASI

% pur&"asing

Perencnn

Pen!"n

Pener#$n

M%ne&

A"$#n#'(r'#

Pe)*nn

Penc((n

Pe)+%rn

Pen"#'(r#,-'#n

Pen*#$+nn


3/41

Perencanaan

Perencanaan meliputi kegiatan untuk menentukan jenis perbekalan farmasidan jumlah yang diperlukan untuk periode pengadaan yang akan datang. Tujuan

dari perencanaan untuk menghindari keterlambatan penyediaan barang,

kekosongan dan kekurangan barang yang menjadi kebutuhan masing-masing

ruangan, dan perbekalan farmasi yang menumpuk di gudang dapat dihindari.

Perencanaan untuk periode yang akan datang dilakukan oleh Bagian

perencanaan didasarkan pada data penggunaan periode sebelumnya dengan

menggunakan metode kombinasi metode pareto abc dengan max min stok level.

Pedoman dalam membuat perencanaan adalah Formularium Rumah akit,

anggaran yang tersedia, data penggunaan periode lalu, rencana pengembangan,

persediaan barang di gudang.

!erdasarkan usulan permintaan dari masing-masing ruangan, Bagian

perencanaan membuat perencanaan tahunan tentang jumlah kebutuhan dan

perkiraan anggaran, kemudian diserahkan ke bagian pengadaan dalam bentuk

P! "urat Permintaan !arang#, dengan persetujuan $epala %nstalasi Farmasi

R&'. !erdasarkan persetujuan $epala !idang Pelayanan Penunjang R

&niversitas 'asanuddin, dan mengetahui (irektur Pelayanan Penunjang diberikan

persetujuan dalam bentuk (P) "(okumen Permintaan !arang# dan dana akan

dialokasikan setiap tiga bulan.

Penganggaran

Penganggaran adalah seluruh kegiatan dan usaha untuk merumuskan dan

menentukan secara rinci kebutuhan dalam skala standar "skala mata uang#.

umber dana yang dimiliki oleh R&' dalam pengelolaan perbekalan farmasi di

rumah sakit, antara lain*

+. )nggaran dari &niversitas 'asanuddin, digunakan untuk pengadaan perbekalan

farmasi kebutuhan rutin, seperti obat dan alkes, dialokasikan triulan.

Penganggaran dilakukan satu tahun sebelumnya berdasarkan

pemakaianpengeluaran tahun lalu dan permintaan usulan permintaan barang baru

!agian perencanaan membuat rincian kebutuhan barang habis pakai medik.


4/41

Rincian kebutuhan bahan habis pakai medis dan obat

RKBU

DPA RKA

RKA RS

DPA

Rincian distribusi

Rincian distribusi dengan persetujuan $epala %nstalasi Farmasi R&' diserahkan

kepada panitia anggaran rumah sakit dalam bentuk R$) R "Rencana $egiatan

)nggaran Rumah sakit# yang kemudian diserahkan kepada &niversitas

'asanuddin dalam bentuk R$) "Rencana $egiatan )nggaran# dengan

persetujuan (irektur R&'. !erdasarkan persetujuan &niversitas 'asanuddin,

diberikan persetujuan dalam bentuk (P) "(okumen Pelaksanaan )nggaran#, dan

dana akan dialokasikan setiap tiga bulan. Persetujuan yang diberikan dalam

bentuk (P) kemudian dilakukan penyesuaian terhadap usulan permintaan.

iklus penganggaran di &nit ogistik /edik dapat dilihat pada 0ambar

Gambar iklus penganggaran di &nit ogistik /edik

Pengadaan ( Purchasing )


5/41

Pengadaan perbekalan farmasi merupakan usaha dan kegiatan untuk

memenuhi kebutuhan operasional medik yang telah ditetapkan di dalam fungsi

perencanaan dan penganggaran. $ebutuhan operasional meliputi obat dan

perbekalan farmasi lainnya untuk menunjang kegiatan pelayanan di rumah sakit.

Tujuan dilakukannya pengadaan untuk memperoleh perbekalan farmasi dengan

harga yang layak, kualitas yang baik, pengiriman barang yang terjamin dan tepat

aktu, proses yang lancar, serta hemat tenaga dan aktu.

&saha dan kegiatan yang dilakukan oleh fungsi pengadaan berkaitan

dengan pembelian "purchasing#. (P) yang telah disetujui dijadikan R)!

"Rencana )nggaran !elanja# oleh &nit ogistik /edik kemudian dikirim ke

PPT$ "Pejabat Pelaksana Teknis $egiatan# !idang Penunjang /edik untuk

diteruskan ke panitia pengadaan. Panitia pengadaan memproses pengadaan sampai

keluarnya P$.

Pengadaan perbekalan farmasi meliputi obat yaitu obat lokal dan general

anestesy, antiseptik dan desinfektan, obat strategic dan emergency, serta obat

umum dan pelengkap, alat kesehatan meliputi alat kesehatan umum untuk

keperluan operasi dan alat kesehatan keperluan pembedahan. Tahapan dalam

melakukan pengadaan yaitu* R)! dikirim ke $epala !idang Penunjang /edik

dan selanjutnya dikirim ke panitia pengadaan1 kemudian panitia pengadaan

melakukan pengadaan barang dengan menggunakan 2 cara yang terdiri dari*

+. Pengadaan 34 juta rupiah "pemesanan langsung# ditujukan untuk barang-

barang yang kebutuhannya mendesak dan harus segera dipenuhi.

Pengadaan ini dilakukan secara langsung melalui surat pesanan ke rekanan

dengan aktu respon maksimal 5 hari. (ana yang digunakan untuk

pengadaan secara langsung tidak boleh melebihi 678 dari total (P).

6. Pengadaan 4-+77 juta rupiah "penunjukan langsung# ditujukan untuk

barang-barang yang dibutuhkan dalam aktu relatif cepat tetapi tidak

mendesak, seperti alat kesehatan. Pengadaan ini dilakukan dengan sistem

penunjukkan yang aktu responsnya minimal 6+ hari.

2. Pengadaan di atas 477 juta rupiah "tender terbuka# ditujukan untuk barang-

barang yang selalu dibutuhkan rumah sakit dan masih ada persediaan


6/41

barang yang cukup sampai barang yang diadakan datang. Pengadaan ini

dilakukan dengan sistem tender yang aktu responsnya minimal 9: hari.

Penerimaan

!arang-barang pesanan yang diterima di !agian ogistik /edik kemudian

diperiksa bersama-sama oleh Pemeriksa !arang "PP!#, Penanggungjaab

0udang Farmasi dan pihak rekananpengantar barang sesuai dengan urat

Pesanan "P#. !ila barang yang tercantum dalam surat pesanan "P# atau surat

perintah kerja "P$# telah sesuai dengan spesifikasi barang "tanggal kadaluarsa,

merek, macam atau jenis, jumlah dan harga# maka surat tanda terima barang

"TT!# akan ditandatangani oleh PP! lalu PP! akan membuat berita acara

pemeriksaan barang dan penyimpan barang medik membuat berita acara

penerimaan perbekalan farmasi. (i samping itu pencatatan juga dilakukan pada

buku penerimaan barang dan kartu barang keluar. !ukti penerimaan barang ini

merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penyimpan barang.

Penyimpanan

Penyimpanan perbekalan farmasi di gudang harus memenuhi beberapa

kriteria, antara lain meliputi keamanan, tertib administrasi, dan memenuhi

persyaratan secara farmasetis ditinjau dari sifat fisika dan sifat kimia bahan, yang

harus disesuaikan dengan kondisi penyimpanan yang dibutuhkan. Penyimpanan

harus disesuaikan dengan penggolongan perbekalan farmasi, tujuannya untuk

memudahkan pengaasan.

Penataan perbekalan farmasi di gudang farmasi disusun berdasarkan

)lfabetis, sedangkan penyimpanan alat-alat kesehatan berdasarkan jenis dan

alfabetis.

Penyimpanannya antara lain*


7/41

+. Perbekalan farmasi yang memerlukan penyimpanan dalam kondisi khusus

diletakkan dalam ruangan yang dilengkapi dengan pengatur suhu dan kelembaban

udara, yaitu di dalam lemari es dengan suhu 6-;7F= "First Expired First Out# dan

F%F= "First In First Out% elanjutnya, farmasis bertugas dalam pengendalian

dan pengaasan. Pengendalian dilakukan terhadap material dan administrasi.

/aterial dalam hal ini meliputi mutu barang "dilihat secara fisik, stabilitas dan

aktu kadaluarsa#, spesifikasi "bentuk sediaan, merek, potensi, dan kemasan#,

serta kuantitas "jumlah barang#. Pengaasan dilakukan untuk mengantisipasi

terjadinya kesalahan, diantaranya meliputi *

a. pencatatan yang up to date baik secara manual di kartu stok maupun

secara on'linedi komputer.

b. pengecekan melalui stok opname setiap ; bulan sekali dan pemeriksaan

insidentil "sampling# utamanya untuk obat kelompok ) "yang memiliki

nilai tertinggi, yakni meski jumlahnya kecil namun harganya tergolong

mahal#

c. pengkajian terhadap resep yang masuk, dimana pasien &mum harus

mengacu pada formularium yang ada.

6. Pelayanan dalam hal farmasi klinis meliputi*

a. %kut (isitebersama dipimpin dokter koord. %


21/41

f. !ila ditemukan masalah mengenai terapi, komunikasikan dengan

dokter jaga %


22/41

Pelayanan Farmasi di I-$ Bedah

$. Pelayanan Perbekalan Farmasi I-$ Bedah

Pelayanan perbekalan farmasi di %RC) !edah dilaksanakan melalui &PF.

B. $lur Pelayanan Farmasi I-$ Bedah

Pada %RC) !edah pelayanan distribusi perbekalan farmasi dilaksanakan

dengan sistem #nit Dose Dispensing "&((#, )ard Floor Stock "EF# dan

Individual Prescription.

a. Unit Dose Dispensing(*!!)

istem &(( adalah penyediaan obat dalam dosis terbagi untuk

kebutuhan pasien sehari. =bat pasien di ruang %RC) !edah disiapkan

pada jam kerja "7:.77-+9.77# oleh )sisten )poteker. =bat disiapkan

dalam kemasan satu kali pakai dan diberi etiket yang berbeda arnanya

sesuai dengan jam pemberiannya. >tiket arna merah untuk obat yang

diberikan pada pagi hari "7;.77#, etiket arna hijau untuk pemberian

obat pada siang hari "+9.77#, etiket arna kuning untuk obat yang

diberikan pada malam hari "66.77#. =bat-obat yang diberikan di luar

jam-jam tersebut diberi etiket arna putih.

b. Ward Floor Stock(F")

c.Individual Prescription

)lur pengadaan perbekalan farmasi pada &PF %RC) !edah didapat dari

)potekgudang. )pabila terjadi kekosongan stok obat pada )potek maka

&PF langsung melayangkan surat permintaan kepada gudang farmasi.

kema alur pengadaan barang di %RC) !edah dapat dilihat pada gambar


23/41

G

Stok Kos

S

=bat-obat yang tidak terpakai oleh pasien dapat dilakukan retur kepada

instalasi farmasi rumah sakit. ?ika memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan

maka pasien dapat menerima pengembalian biaya yang dikeluarkan dari obat yang

tidak terpakai tersebut.

Gambar "kema $lur Pengadaan Barang di I-$ Bedah


24/41

&PF ruangan %RC) !edah mempunyai alur prosedur yang menunjang

pelayanan farmasi kepada pasien. )lur ini dapat ditunjukkan oleh gambar *


25/41

Resep

AA

Memeriksa keengkapan resep

!engkap "idak engkap

Menghubungi keuarga pasien

Apoteker

Mengka#i penggunaan obat

"idak ada DRPs Ada DRPs

Menghubungi dokter

AAMen$iapkan obat%akes persediaan sehari

Pera&atMemberi obat%akes kepada pasien sesuai &aktu pemberian

$lur Pelayanan esep #K


26/41


27/41

ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI PERBEKALAN

Print out

Input $omputer

Input $omputer

Faktur ' SP

Apotek

Penyimpanan

(udang

agianPemeriksa

arang )PP*

Pengadaan)pur&"asing*

Peren&anaan

Pola Penyakit

Anggaran

SisaStok

Jumla"Pemakaian

idang Penun+ang

Pendistribusian


28/41

ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI ADMINISTRASI

SPAdministrasiSP

RekananPengadaan

Input

SP ' Faktur

Rekanan

SP ' Faktur

idangPenun+ang

SP ' Faktur

arang ' Faktur

Administrasi


29/41

ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI PELAYANAN

PelayananApotek

Penyimpanan

Pemeriksaan

Apotekarang 'Print Out

InputOrderarang

(udangInput A

Penyera"anarang


30/41

MEKANISME PELAYANAN RESEP IRD

Askes

R,S,P MAS-$ IRD

Pemba&aan Resep

$witansi

$witansi . -ang

Penyetoran

enda"ara

Arsip

Pen&atatan

Pelaporan

Input

Penyiapan

Administrasi

Pasien

Pengantaran

R/ -mum

Input SIM

PemberianHarga

Resep . $witansi


31/41

ALUR PENDISTRIBUSIAN BARAN. FARMASIINSTALASI FARMASI


32/41

PR/SEDUR PELAYANAN RESEP AP/TEK

Resep masuk

Pemba&aanResep

-mumukan umum

Jamkesmas/+amkesda

Penagi"anAskes Penagi"an

Penyiapan

Pen&atatan

Penyiapan Pemba&aan ulang

Pemba&aan ulang

Penyera"an

Penyera"an


33/41

Resep masuk

Pembacaan Resep

Pen$iapan%pengambian aat kesehatan

Penagihan

Pen$iapan obat

Pen$erahan

Pemba$aran

Aat pakai habis 'bat

Pembacaan Resep

Pembacaan uang

Pen$erahan

Kasir

PR/SEDUR PELAYANAN RESEP IRD


34/41


35/41

Perencanaan

Pengadaan % pemesanan

Rekanan

Panitia pemeriksa barangGudang armasi

Datar kebutuhan

SP

Datar kebutuhan

SP * aktur * barang

SP

Faktur * Barang

ALUR PENERIMAAN BARAN.


36/41

BARA+G FARMAS,

GUDA+G FARMAS,

'BA""AB!-"

BA.A+ .-M'D,A!,SA

A!K-S PAKA, .AB,S

/.-M,/A!,+ /A,R DA+ PADA"

/A,RA+,+FUS

ALUR PENYIMPANAN BARAN. FARMASI


37/41

/NT/ BLANK/ DAFTAR PERMINTAAN

PEN..UNAAN BAAN FARMASI

RUMA SAKITF/RM B2

DAFTAR PERMINTAAN PEN..UNAAN BAAN FARMASI

B!#n R-n!n K%"e B!#n

B-)n

D#'e(--# /)e M''r20

1 Ke+) R-n!n :2 Ke+) /PF :3 Se'# Pe)*nn; Pen-nn! Me"#' :

D#$#n( /)e 1 Ke+) In'( Fr$'# :2 Ke+) S-, In'( D#'(r#,-'# :

D#,er#n /)e S-n In'( D#'(r#,-'# :

D#(er#$ /)e :

((n< S-, In'( D#'(r#,-'# +-(#: < Se'# Pe)*nn;Pen-nn! Me"#'K-n#n!:< Yn! Me$#n( Mer: < K%%r" A"$#n#'(r'# In'( Fr$'##-:


38/41

BUKU PENERIMAAN DAN PEMAKAIAN BAAN FARMASI

O AMAOA0/A1A0

S0O!$A2A1-1A

MAS-$ J-M1AH PA$AI SISA $,0


39/41

KARTU ST/K

Artikel 3

Merek 3 Satuan 3

0(1 $,P,R1-A P,,RIMAA P,(,1-ARA SISA $,0


40/41

S(r-(-r /r!n#''# In'()'# Fr$'#

$oordinasi Administrasi

Apotek IRJ SIM dan Pelaporan

Distribusi

Peren&anaan

(udang Farmasi

$oordinator Perbekalan

Monitoring dan ,4aluasi

Administrasi -mumdan A0$

$epegawaian dan Diklat

Direktur Penun+angdan Sarana Medik

$epala Instalasi Farmasi$e ala SMF

$oordinator Pengadaan SIM Farmasidan $euangan

$oordinator Pelayanan danFarmasi $linik


41/41

B!#n +erencnn r$(

A'(r#"

B!#n Pener#$n Sr# =AYUNI

B!#n +en*#$+nn;!-"n! N-r"#n

B!#n Pe)*nn Fr#"

R#'

B!#n A"$#n#'(r'# M>

N-r?"#)

S#)

A'e' R$(

N#n#

A'(r#"

A'-rn'# )#n Fr#"

M>

N-r?"#)

S#)

@">) !

$euanganFarmasi$linik

$omite Farmasi dan Panitia

lain

format sop apotik

Documents