Formation à l’utilisation professionnelle de Calames

Programme

• Prise en main de l’interface• Créer un document EAD• Voir et éditer les notices • Autres fonctionnalités de l’interface

(copier/couper, exporter, rechercher…)• Enrichir : autorités IdRef, liens, bonnes

pratiques EAD• Valider et publier• Lier/Inclure• L’interface publique

Rappel

Un parcours d’introduction aux formations Calames est disponible sur la plateforme de formations à distance de l’ABES, à l’adresse suivante :

http://tornade.abes.fr/moodle/course/view.php?id=9

Parcours complété par un questionnaire EAD (leçon 4).

4

Prise en main de l’interface

Travail en ligne

• Interface de catalogage dans le navigateur : www.calames.abes.fr/prod

• XMetal + développements ABES

– On peut travailler de partout, pour peu que l’on ait accès à Internet via le navigateur Internet Explorer (versions 6 et suivantes) et un poste correctement configuré

– Procédure plus ou moins directe selon l’environnement (selon mises à jour d’IE, Firewall…)

– Explications : http://www.calames.abes.fr/prod/CalamesLogin.aspx

• Nécessaire d’installer les droits du plugin XMetal et de l’outil de catalogage en étant administrateur du poste

• Activer l’ActiveX XMAX et la licence XMetalhttp://documentation.abes.fr/aidecalames/manuel/

premiere_connexion.html

Première connexion

Deux bases

Base de production (« Database Calames ») • Données publiées sur www.calames.abes.fr

Base de formation (« Database Formation »)• pour la formation ou les premiers pas dans le

travail courant • les données publiées sont visibles et interrogeables

via une interface de consultation « secrète » : www.calames.abes.fr/pub/formation.aspx

Produisez et publiez dès que possible en base de production

• Évite des migrations de données fastidieuses• Facilite la génération des statistiques

Présentation de l’interface

• A gauche, arborescence des fichiers EAD

• A droite, plugin XMetal :• zone d’édition (partie centrale)• liste des attributs et éléments (tout à droite)

• En haut de la zone d’édition : menu XMetal, boutons d’enregistrement et de liens aux autorités IdRef, lien vers l’aide au catalogage

Arborescence

Edition Listes

XMetal

Affichage avec ou sans balises(pas d’affichage du code source)

Par défaut, seulement mes docs

Redimensionner les trois volets

• Arborescence (gauche)• Cacher• Agrandir/diminuer

• Editeur (centre)• Agrandir/diminuer

• Listes des attributs et éléments (droite)• Cacher

Déplier l’arborescence

• Cliquer pour déplier• A partir de <dsc>, on déplie de <c> en <c>

Menu contextuel (premier niveau) : la racine de l’arborescence

A partir d'un clic droit sur Documents EAD, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles.

Menu contextuel (second niveau) : la racine des documents EAD

A partir d'un clic droit sur la racine de chaque document, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles.

Menu contextuel (troisième niveau) : les nœuds EAD

• Tous les autres niveaux sont des nœuds de documents EAD.

• Il suffit d’effectuer un clic gauche sur chaque nœud pour afficher les nœuds inférieurs.

• A partir du niveau <dsc>, on ne peut déplier que des composants <c> (si le signe + l’indique)

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Créer un nouveau document EAD

Quand créer un nouveau document EAD ?

Un fonds = une instance EAD sauf dans certains contextes, et/ou lorsque le fonds n’atteint pas une taille significative ne pas créer une instance spécifique pour un manuscrit isolé

Fichiers EAD à créer pour des raisons techniques et/ou intellectuelles

Nécessité d’information de haut niveau spécifiques (<author>, etc.) Fichiers « maîtres », destinés à inclure d’autres fichiers Fichiers EAD dépassant les 3 Mo : à scinder en plusieurs instances liées

Créer un nouveau document EAD

Clic-droit à la racine « Documents EAD »

Créer un nouveau document EAD

• Créations ex nihilo (ou presque)• Partir d’un document vide• Partir d’un document-modèle (par import)

• Charger un document EAD déjà complété

• Après une rétroconversion• Doit être conforme aux règles Calames • Attention aux id de <c> ! (cf. infra)

Créer un nouveau document EAD

• Copier un fichier d’une base vers l’autre :

• Clic droit sur le fichier en base de formation • « Exporter » au format natif (EAD)• Enregistrer le fichier (par ex. sur le bureau)• Charger ce document en base de production

• Attention : les propriétés de fichiers (numérotation, liaisons / inclusions…) sont propres à chacune des deux bases et ne sont pas exportables. Seul le contenu XML-EAD est exporté.

Créer un nouveau document EAD

• Fonction « Importer »

• Clic droit sur un fichier : « Gestion »« Importer »

• Permet de remplacer le contenu EAD tout en conservant les propriétés du fichier (intitulé, identifiant système…)

• Attention à l’encodage des caractères et à la compatibilité du fichier à importer

Noms des instances EAD

• Identifiant de fichier…• donné par le système (ordre de création)• base pour les URL

http://www.calames.abes.fr/pub/ms/FileId-93• ne pas modifier cette clé système !

• … suivi d’un « intitulé libre » donné par le catalogueur• toujours commencer par le RCR Calamesex. : 751059808_076_Fonds_Tzara 751059803_ENS_CAPHES_Taton

• Chaque fichier fait partie d’un groupe de droits (=logins autorisés à modifier ce fichier)

<repository><corpname>

• <repository> contient des informations sur l’établissement dépositaire du fonds au niveau <archdesc>

• La balise <corpname> contient :– le nom de l’établissement sous forme usuelle ;– un attribut AUTHFILENUMBER, dont la valeur est le numéro RCR

Cet attribut est indispensable à la publication du fichier– un attribut SOURCE, dont la valeur est

« Répertoire_des_Centres_de_Ressources  »– un attribut NORMAL, dont la valeur est le nom de l’institution sous une forme

normalisée.

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TP 1Créer un nouveau document

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Voir et éditer un document EAD

Voir / éditer à différents niveaux

Afficher les fragments

• Pour afficher un fragment : clic-droit + « voir »• L’affichage par défaut ne présente pas les balises• Les boutons Enregistrer et Autorités sont cachés

Je peux voir mais pas modifier les fichiers des autres établissements

Le mode Édition

• Pour modifier un fragment, il faut :• faire un clic-droit + « éditer »• effectuer les modifications dans XMetal• enregistrer

• Editer ≠ publier • contrairement à WinIBW (Sudoc) par ex.• instances et composants sont (beaucoup) plus

nombreux dans la base de production que dans l‘interface publique

Verrouillage des notices en édition

• Un fragment en cours d’édition• peut être affiché par les autres catalogueurs …• … mais pas édité par eux

• Pour déverrouiller le fragment qu’on éditait

• il suffit de cliquer ailleurs• ! Message d’alerte pour éviter de perdre son

travail

Habillage des balises EAD

Info-bulle contextuelle

Éditer dans XMetal

• Pour ajouter ou modifier un attribut EAD

Rédiger dans la liste des attributs ouy sélectionner une valeur :

• Pour ajouter un élément EAD Cliquer dans la liste des éléments :

Attention !!

Le système propose tous les éléments EAD officiels…

…même les éléments déconseillés ou interdits

Aides à la saisie

• En l’absence de renseignement de leurs attributs, certains éléments sont soulignés :

• les <persname>, <corpname> et <famname> sans attribut @role

• les <unitid> sans attribut @type• les <title> sans attribut @role (sujet ou titre)• les <unitdate> sans @normal• les <genreform> sans @type ou sans @normal

• Eléments + attributs• saisie des codes et libellés de langue et d’écriture dans

l'élément <language>• lien aux autorités Sudoc (via IdRef)

Édition partielle

• Le système propose une « édition partielle »

• si le fragment à modifier est très important• sinon, risque d’erreur à l’enregistrement

» mais pas à l’affichage: lenteur uniquement» Question de réseau, de poste informatique…

• Édition partielle d’un <c>• on peut tout modifier sauf les sous-<c>

• Édition partielle de tout autre nœud• on ne voit pas les nœuds inférieurs• on peut seulement modifier les attributs A éviter

35

TP 2 Editer dans XMetal

36

Autres fonctionnalités de l’interface

Chaque <c> a un identifiant (ne pas confondre <c @id> avec <unitid>)

• Cet id doit être unique à l’échelle de la base Calames• Cet id est la base de l’URL publique de chaque

composant Ex: http://www.calames.abes.fr/pub/ms/UNI170487

• Cet ID doit être unique et stable : privilégier les ID générés automatiquement par l’outil Calames

• Attention aux copier/coller effectués dans la fenêtre d’édition XMetal !

Attributs ID des composants <c> : donnée essentielle !

Copier/Couper/Coller dans XMetal

• 2 méthodes :

• clic-droit + cut|copy|paste• touches clavier (conseillé) :

» copier : Ctrl+C» couper : Ctrl+X» coller : Ctrl+V

Copier/Couper/Coller dans XMetal

• Attention aux ID de <c>• copier un <c> dans XMetal ne supprime pas les

IDSi je colle dans XMetal, à l’enregistrement,

le 2nd <c> est renommé ( risque d’URL instable)

Si je colle dans l’arbre, je crée un doublon

Pour déplacer, ne pas faire Copier + Supprimer. Utiliser Couper !

Ne pas mélanger Copier/Couper/Coller au niveau de l’arbre et de XMetal

Copier/coller dans l’arbre

• Clic droit au niveau de chaque nœud

• Copier et • coller dedans• coller après• coller avant

• Tout copier-coller d'un <c> supprime les ID (au moment du coller, un nouvel id est ajouté au <c>)

Couper/coller dans l’arbre

• Clic droit au niveau de chaque nœud

• Couper et • coller dedans• coller après• coller avant

• Tout couper-coller laisse les ID en l'état.

Couper/coller plusieurs <c> à la fois(dans l’arbre)

• Déplacer une série de <c> de même niveau• Couper depuis, puis• Couper jusque, puis• Coller

–Avant–Après–Dedans

• Les ID de <c> sont conservés

Créer un composant dans l’éditeur

• Insérer un nouveau <c> via la liste des éléments disponibles à partir

• de l’élément <dsc>• ou d’un <c> parent

• Copier-coller un <c> pré-existant• Dans ce cas, attention : toujours supprimer

l’identifiant du <c> copié avant enregistrement

Créer un composant dans l’arbre

• Créer un nouveau composant <c>• avant• après• dedans

par clic droit dans l’arbre de gauche

• Le seul élément qui puisse être créé au sein d’un <c> par le biais de l’arbre de gauche est un <c> « subordonné »

Copier/Couper/CollerAutres possibilités

• Copier à partir d’une source extérieure

• Attention aux ID de <c>

• Attention à l’encodage des caractères dans la source extérieure

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TP 3Couper, coller, créer

à partir de l’arbre

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Enrichir : les autorités et les liens

Des autorités pour quoi faire ?

• Permettre l'accès aux documents : retrouver– toutes les oeuvres d’un auteur quelle que soit la forme du

nom présente dans le document,– toutes les éditions d’une oeuvre quelle que soit la forme du

titre du document – tous les documents sur un même sujet

• Identifier l’entité décrite – contextualiser– lever les ambiguïtés (homonymes…)– pour servir le catalogue– sans pour autant rédiger une encyclopédie

Des autorités pour quoi faire ?

• Recenser les différents noms et les différentes formes du nom– Différents noms :

• Pseudonymes • Noms de mariage• Noms en religion…

– Différentes formes :• Formes hétérogènes : prénoms abrégés, astéronymes…• Formes étrangères

• Contrôler les points d’accès = fixer la forme de la vedette

• Depuis sept. 2011 : les formes rejetées des autorités Sudoc sont indexées dans Calames

Contenu des notices d’autorité

• Les variantes de forme du nom– Forme retenue– Forme(s) rejetée(s) Voir– Forme parallèle (forme “savante” / forme “courante”)

• Forme associée : liens vers d’autres entités Voir aussi

• Les notes : attention au “tout ou rien” !

• Les sources :– les sources justifient le contenu de la notice d’autorité – de plus, la première justifie l’existence de la notice d’autorité au

sein du catalogue

Un pop-up pour votre application

Tout se passe dans le navigateur :1. On travaille dans Calames2. On bascule dans l’application Autorités Sudoc

pour interroger ou saisir des données3. Après avoir sélectionné ou créé une autorité, on

clique pour lier à un point d’accès Calames4. A une balise d’indexation correspond un index

IdRef particulier5. On revient dans Calames avec les informations

utiles

Balises EAD et index de recherche correspondants

• <persname>

• <corpname>

• <famname>

• <geogname>

• <subject>

• <title>

• Index Nom de personne

• Index Nom de collectivité

• Index Famille

• Index Nom géographique

• Index Nom commun

• Index Titre

Mais PAS de correspondance entre <genreform> et les Autorités Sudoc.

Lier aux autorités : comment ?

• Surligner la chaîne de caractères à indexer

• Si l’on positionne le curseur d’édition au sein d’un élément d’indexation EAD : le bon index de recherche IdRef sera automatiquement présélectionné

• Cliquer sur l’icône verte « Autorités »

• Lancer la recherche et examiner les résultats

• Lier la bonne notice

Les balises correspondant à l’index sont ajoutées si les termes surlignés ne figurent pas déjà dans un élément d’indexation

Dans <controlaccess>, le nom balisé est remplacé par la forme normale

Lier aux autorités : résultats

• Trois attributs EAD sont renseignés après avoir lié un point d’accès à une autorité IdRef :

• @source = toujours « Sudoc »• @authfilenumber = identifiant (ppn) de l’autorité• @normal = forme normalisée du point d’accès• Attention : les attributs n’apparaissent qu’après avoir

quitté le point d’accès (affichage non dynamique)

Pas de résultat : créer une nouvelle notice

Possibilité de créer une nouvelle notice : uniquement après authentification dans IdRefChoisir le type de notice à créerEnregistrer, puis lier la notice

Les liens dans Calames

• Publication de liens :

– usages de l’attribut HREF (<archref>, <bibref>, <extref>)

– liens (hypertexte ou vignette) vers des reproductions numériques : éléments <dao> et <daogrp>

Ex. 1. Lien textuel vers un document numérisé

57

Ex. 2. plusieurs liens vers des reproductions numériques

58

Ex. 3. Vignette(s) et rebond vers un objet numérique

59

éléments <daogrp> et <daoloc> de rôles "vignette" et "rebond"

Les liens dans Calames : notices et images numérisées

• Solutions “classiques” : liens inscrits dans les métadonnées des notices– Mentions textuelles cliquables : balises <dao> (lien

unique), ou plusieurs <daoloc> de rôle « rebond » (plusieurs liens concernant un même composant <c>) (ex.)

– Vignettes cliquables : <daogrp> contenant un <daoloc> de rôle « rebond » et au moins un <daoloc> de rôle « vignette » (ex.)

• Solutions sans impacts sur les métadonnées :– Solutions API (ex. : Liber Floridus)– Solution d’appoint ABES : Calames Plus Images (exemples)

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TP 4Enrichir les notices de Calames

(autorités, liens)

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Exporter et publier

Exporter

Clic-droit au niveau de chaque document

Exporter un document EAD

• Exporter en EAD (*.xml): export natif (intégral), natif-C, natif filtre (fragments)

• Exporter dans d’autres formats• formats Marc• liste (.html ou .txt)

• Extraire un contrôle qualité• export visio_controle (.html)

Validerou contrôler la saisie a posteriori

• En exportant un fichier Calames avec le modèle Visio_Controle vous obtenez un document .html qui vous propose des informations pour contrôler et valider votre travail.

• L’utilisation de ce modèle d’exportation est vivement conseillée avant toute publication de fichier.

Validerou contrôler la saisie a posteriori

Métadonnées

Analyse statistique

Validerou contrôler la saisie a posteriori

Boîte à outils: problèmes identifiés

Structure du fichier

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Publier

Clic-droit sur un document ou un composant <c>

Publier

• = rendre les notices visibles et interrogeables sur le Web

• publication• immédiate ou différée• complète ou partielle

Résultat de la publication

• Lire les « traces »

Erreurs à la publication

• Erreur si ID de <c> en doublon• Clic droit « Gestion » « Détection Doublons »• Les traces indiquent la cote et l’ID des <c>

doublons

• Erreur si le RCR n’est pas mentionné dans

/ead/archdesc/did/repository/corpname/@authfilenumber

72

1

3

2

Supprimer Clic-droit au niveau de chaque document

• Irréversible !

• « Dépublier » avant de supprimer !

Sinon, le document reste interrogeable etconsultable dans l’interface publique

74

TP 5 Publier

75

Lier / Inclure

Clic-droit au niveau de chaque document

Lier et inclurePourquoi ?

• Donner à voir dans l’interface publique plusieurs fichiers EAD comme si il n’y avait qu’un fichier.

• Attention : les fichiers doivent relever du même RCR (id de la bibliothèque)

Lier des documents EAD

Document B lié au document A=

Le dernier c01 de A apparaît juste avant le premier c01 de B

archdesc

c01

archdesc (non visible)

c01

Lier – exemple

Comment lier ?

Il faut déclarer la liaison (dans les propriétés du fichier) puis publier à nouveau

80

Inclure un document dans un autre

Document B inclus dans le document A (qui a trois c01), en position 4=

Le <archdesc> de B apparaît juste après le dernier c01 de A (comme si c’était un quatrième c01)

archdesc

c01 archdesc

c01

81

Inclure un document dans un autre

Inclure deux fichiers A et B dans un document maître vide M

ex : Sorbonne

archdesc

c01

archdesc

c01

archdesc

Inclure

Lier et inclure

On peut combiner la liaison et l’inclusion

ex : Institut dans Calames

archdesc

c01

archdesc

c01

archdesc

84

TP 6 Lier, inclure

85

Calames : L’interface publique

Principes essentiels

• Publication et liaison

• Héritage…

• … et infanticide

• Feuilletage des index

• Nouveautés Calames

Liaison, Inclusion

• Si un établissement a plusieurs fichiers EAD, il faut qu’ils soient organisés par liaison et/ou inclusion en une seule et unique arborescence

• Sinon, où mène l’accès direct ?• seulement au dernier fichier publié

Héritage

• Les points d’accès sont hérités des parents vers les enfants

• c sujet = pomme– c sujet = poire, pomme

• c sujet = kiwi, poire, pomme

Héritage

• Les dates et les langues sont héritées des parents vers les enfants

• c date = 1900-1930– c date = 1915

• c date = 1915

On ne cumule ni les dates, ni les langues– Si un c a une date, le système s’en contente– Sinon, il cherche la première au-dessus

Infanticide

• Si une requête renvoie un composant et ses enfants, la liste des résultats n’indique que le parent

• Évite le bruit–Notamment le bruit généré par l’héritage

Feuilletage des index

92

Ecrire à l’établissement responsable

Exemple d’un fil de commentaires

Exemple d’un compte « établissement »

Profil

Gestion d’images

Commentaires

Calames PlusAnnoter les notices

92

93

Prévisualisation (vignettes)

Visionneuse : navigation (bandes de défilement), zoom…

(AuthentificationCalames)

Visualiser des images liées aux notices Calames

Nouveautés 2013

• Indexation des types de documents (1er type de <genreform>)– Indexation héritée– facettes dans les résultats, filtres en recherche avancée– affichage sous formes d’icônes

• Index « techniques » et « genres, formes et fonctions » en recherche avancée

• Filtre « documents numérisés »

Nouveaux index de recherche

genreform type="type de document"

genreform type=« technique »

Genreform type=« genre,

forme et fonction »

Présence de <dao> ou <daogroup>

Nouveautés : liste des résultats

96

Liste des résultats : une nouvelle facette

Type du document signalé par une icône dans la

notice

97

Bonnes pratiques

Bonnes pratiques EAD et travail en réseau

• Manuel de catalogage du réseau Calames (depuis 2009) – … complété par un « Dictionnaire Calames des

balises EAD »– Recommandations spécifiques : <genreform>,

reproductions numériques, description des non-manuscrits…

• Mise en ligne du Guide national des bonnes pratiques EAD en bibliothèques : début 2013

Tout EAD n’est pas implémentéà dessein

• Certains éléments ne sont ni affichés ni indexés

• Exemple : <abstract>, <table>, …

• Certains attributs ne sont pas pris en compte

• Exemple : audience="internal" (utiliser les commentaires XML le cas échéant)

Bonnes pratiques EAD : quelques points de vigilance

• Elément <repository> de haut niveau

• Description physique <physdesc> (sous-éléments / texte libre) et normalisation typographique

• Usages de l’élément d’indexation <genreform> et description des « non-manuscrits »

• Bouton « contacter la bibliothèque »

Travail en réseau

• Les règles de « bon usage » sont produites collectivement

• Discussions et entraide sur la liste calames@listes.abes.fr

• L’indexation et l’affichage des éléments/attributs EAD sont définis collectivement

» Tout n’est pas affiché ni indexé par défaut !!» Tout ce qui est tu est déconseillé !!

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Alertes et astuces

Chercher dans la base

• Chercher• Full Text sur tous les fichiers publiés uniquement

• Trouver• Liste des résultats

• Situer• « Synchroniser » pour situerle résultat dans la hiérarchie deSon fichier

• Trouve et remplace, dans le menu « Edition »• Du texte encodé, pas les attributs, ni les balises elles-mêmes• Pour trouver/remplacer une balise : Sélectionne ou Change l’élément

Astuce : chercher/remplacer dans une page

Astuce : annuler des modifications

• Dans l’éditeur XMetal, on peut annuler les dernières modifications : CTRL + Z ou Annuler

• sauf si on a enregistré• Retour arrière du navigateur

Risque d’éjection de l’application si le curseur n’est plusdans la fenêtre d’édition

Astuce : Rafraîchir l’arborescence

Clic Droit + « Déplier (rafraîchir la liste) »

Mais pas en édition !

Pour réactualiser la hiérarchie de l’arbre

à tout niveau

contre certains bugs d’affichage / édition

Si une erreur intervient au moment de l’enregistrement (nœud trop gros, coupure réseau…), vous pouvez récupérer le nœud en question dans les fichiers temporaires de votre ordinateur : C:\Documents and Settings\{votre nom d’utilisateur}\Local Settings\Temp\fragment.txt

(sous Windows 7 : C:\Utilisateurs\{votre nom d’utilisateur}\AppData\Local\Temp\fragment.txt)

Astuce : une sauvegardeen cas de problème en cours d’édition

Alerte : gare aux bugs !

• Exemple : instabilité de la fonction « Couper/Coller plusieurs à la fois » Cas particulier à éviter :

Ne pas faire :. couper l’ensemble {c2 + c3}. le coller après c11 (ou c12)

car dans ce cas c2 et c3 seront collés dans un ordre inverse à celui d’origine.

• N’hésitez pas à signaler tout dysfonctionnement non encore répertorié

Les signets du catalogueur Calames

• Manuel de catalogage du réseau Calames : http://documentation.abes.fr/aidecalames/ManuelDeCatalogage.pdf

• Dictionnaire Calames des balises EAD : http://documentation.abes.fr/aidecalames/DictionnaireEADCalames.pdf

• Aide et manuel de l’outil de catalogage : http://documentation.abes.fr/aidecalames/accueil/index.html

• Guichet d’assistance de l’ABES (rubrique Calames pro) : https://stp.abes.fr/node/3?origine=calamesPro

• J.e-cours disponibles sur la plateforme d’autoformation : moodle.abes.fr

• Liste de diffusion du réseau Calames : calames@listes.abes.fr• Alias de l’équipe Calames : manuscrits@abes.fr