formation gestion des subventions npnru version …

FORMATION GESTION DES SUBVENTIONS NPNRU Version mai 2018

1

Formation AGORA DDT

SOMMAIRE

1.  Introduction p3 2.  Objectifs de la formation p4 3.  Les phases d’engagement et de demande de paiement p5 4.  L’outillage financier transitoire NPNRU p9 Ø  Présentation p9 Ø  Les demandes de subventions par le MO p11 Ø  La vérification des demandes par la DDT p12 Ø  Les différents profils p14 5. Fiches Mémo pour l’exécution financière des opérations du NPNRU p16

6. Exercices et corrigés

7. Glossaire p113

2

1. Introduction

•  La demande de subvention ou d’autorisation de prêt bonifié peut être déposée à compter de la signature de la convention pluriannuelle et dès que le MO est en mesure de justifier du jalon de démarrage opérationnel

•  Le MO dispose de 18 mois à compter de la fin d’année

prévisionnelle de lancement de l’opération pour déposer sa demande de subvention et/ou de prêt bonifié (sauf cas particuliers, visé dans le Réglement financier, au titre 2 article 23)

•  Lors des phases de programmation, d’engagement et de paiement,

dans l’attente du SIRU, l’outillage transitoire doit être utilisé par les maîtres d’ouvrage et les délégations territoriales de l’ANRU (cf note DG sur l’outillage transitoire des opérations du NPNRU du 23 décembre 2016 )

Formation AGORA DDT

3

2. Objectifs de la formation

Formation AGORA DDT

n Connaître le workflow des engagements et des paiements du NPNRU

n Savoir saisir et instruire à partir de l’outillage financier une demande de subvention et une demande de paiement

n Se familiariser avec l’outillage financier NPNRU et ses fonctionnalités

4

3. Les phases d’engagement et de paiement

Phase 1 •  DG ANRU

Ouverture annuelle des AE / CP > 2 enveloppes distinctes et non fongibles : quartiers d’intérêt national / quartiers d’intérêt régional

Phase 2 •  MO •  Elaboration des

demandes de subvention (FAT/DAS DAP)

•  Elaboration des demandes de paiement (FNA)

Phase 3 •  DT •  Instruction DAS

DAP/FAT/FNA •  Engagement

(DAS DAP/FAT) •  Ordonnancement

(FNA)

Phase 4 •  Agence

comptable •  Vérification •  Paiement via

l’applicatif financier

•  Retour du paiement

MO,DT,AC:Consulta1on–Contrôles–Tests–

MO,DT:RetourarrièreDT,AC:Suspension

Formation AGORA DDT Edi1ons

5

L’engagement juridique du financement d’une opération sous forme de subvention est constitué par la décision attributive de subvention (DAS) Le DT peut accorder une décision attributive de prêts (DAP) en vue de la mobilisation et du versement de prêts par Action Logement 1. Le MO formalise sa demande auprès du DT dans une Fiche analytique et technique décisionnelle (FATd), en complétant ou modifiant la FAT prévisionnelle (FATp) établie au moment de la signature du document contractuel

•  La FAT est un outil normé de suivi physique et financier modélisant le calcul du financement de l’ANRU, selon les conditions règlementaires applicables à chacune des natures d’opération

2. Le Délégué Territorial (DT), ordonnateur délégué vérifie la recevabilité de la demande de subvention et/ou d’autorisation de prêts. •  La notification de la DAS et/ou DAP par le DT formalise l’engagement de l’ANRU de

financer l’opération conformément aux dispositions actées dans la convention

3. Les phases d’engagement et de paiement 3.1 La phase d’engagement

6

Après notification par le DT d’une DAS et/ou DAP, le MO peut demander le versement d’un ou plusieurs acomptes successifs puis du solde 1. Le MO formalise sa demande de paiement en conformité avec la DAS notifiée, dans une Fiche navette de paiement (FNA)

2. Le DT vérifie/contrôle les demandes de subvention et de paiement :

n  Si la demande est recevable, le DT liquide et ordonnance les demandes de paiement à

l’Agent comptable n  Si la demande est irrecevable, le DT transmet la notification de rejet au MO

3. Les phases d’engagement et de paiement 3.2 Les demandes de paiement

7

Délaid’instruc1onréglementaire

Demande de solde

Demande de 1er acompte

•  FAT décisionnelle •  DAS

Demande d’acompte

suivant

•  Demande de paiement de n acomptes (FNA)

Demande de solde

•  FAT de clôture

Formation AGORA DDT

3. Les phases d’engagement et de paiement

8

La DAS est associée à la demande de paiement qui

est matérialisée par la FNA

Formation AGORA DDT

4. L’outillage financier transitoire NPNRU 4.1 Présentation

Pour les opérations faisant l’objet d’un financement de l’ANRU, plusieurs outils financiers doivent être utilisés par les MO et les DDT au stade des demandes de subvention et des demandes de paiement Cet outillage comprend des « Fichiers FAT Excel » et des fonctionnalités dédiées au sein de l’application AGORA qui permettent de calculer le financement de l’ANRU pour chaque opération Ces outils sont normés et intègrent des données qui sont incontournables pour le calcul des aides de l’ANRU 9

Formation AGORA DDT 10

4. L’outillage financier transitoire NPNRU 4.1 Présentation

Le fichier Fat Excel permet de : > Présenter l’opération physique, ses objectifs et caractéristiques, son calendrier de réalisation, ses modalités opérationnelles spécifiques et ses modalités spécifiques de financement > Calculer le financement de l’ANRU sur un format détaillé > Décliner le plan de financement décisionnel ou de clôture

Une fois le fichier FAT Excel complété pour chaque opération financée par l’ANRU, il convient de reporter une partie de ces données dans l’application AGORA L’application Agora permet d’élaborer le TF et les demandes de subventions et les demandes de paiement, après signature de la convention

10

4. L’outillage financier transitoire NPNRU 4.2 Les demandes de subventions et de paiement par le MO

Formation AGORA DDT

n  Le MO élabore la demande de subvention et/ou d’autorisation de prêt à partir d’une FAT décisionnelle ou de clôture Excel détaillée, reporte les éléments simplifiés dans la FAT élémentaire AGORA et valide la demande de DAS et/ou DAP dans l’application après signature des documents

–  Tant que le MO n’a pas validé dans AGORA, il peut modifier sa

demande –  Après la validation, la FAT/DAS n’est plus accessible en profil MO

n  Le MO saisit, et valide la FNA dans AGORA –  Tant que le MO n’a pas validé, il peut modifier sa demande –  Pour valider la FNA, le MO doit avoir validé la demande de DAS/DAP

n  Après la validation, le dossier n’est plus accessible en profil MO

11

4. L’outillage financier transitoire NPNRU 4.2 La vérification des demandes par la DDT

n  La DDT vérifie la conformité entre la FAT décisionnelle ou de clôture Excel et la FAT élémentaire AGORA et valide la DAS/DAP dans AGORA –  La DDT peut modifier directement la saisie du MO –  La DDT peut suspendre la DAS/DAP

–  Après la validation, la FAT/DAS n’est plus accessible par la DDT

n  La DDT vérifie, et valide la FNA –  La DDT peut modifier directement la saisie du MO –  La DDT peut suspendre la FNA –  Pour valider la FNA, la DDT doit avoir validé la demande de DAS et/ou DAP –  Après la validation, le dossier n’est plus accessible par la DDT

Formation AGORA DDT

12

4. L’outillage financier transitoire NPNRU

•  Le circuit papier reste adossé au circuit informatique

•  La validation se fait après la signature des documents papier

•  Le passage des étapes du workflow est conditionné par l’envoi du dossier papier

Les DAS/DAP et

FNA sont des documents issus

d’Excel et d’Agora Les dossiers sont validés dans Agora par chaque acteur

du workflow

Formation AGORA DDT

13

4. L’outillage financier transitoire NPNRU 4.3 Les différents profils

Formation AGORA DDT

14

INSTM

•  Saisie pour le MO par la DDT

ACMO

•  Saisie •  Contrôle •  Modification

•  Visa de la demande de paiement

•  Interface paiement

•  Validation

INST Nomina1f AC

Mise en place des habilitations nominatives pour la validation des

actes de gestion à partir du 1er janvier 2017

Accès à la base de formation

n  La connexion se fait par le lien suivant :

Formation AGORA DDT

•

•

URL pour la formation : https://projetsform.anru.fr/ Profils utilisés : INSTMxx, INSTxx, nominatif. Mot de passe : Formation

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5. Fiches Mémo pour l’exécution financière du NPNRU

Présentation de l’outillage financier pour l’exécution financière du NPNRU

Fiche 1

Fiche 2

Fiche 3

Fiche 4

Présentation des fichiers FAT Excel

Présentation de l’application AGORA

Page d’accueil AGORA

Rechercher un projet : rechercher le tableau financier

p18

p31

p34

p35

FAT décisionnelle modificative / Demande de premier acompte

Fiche 5

Fiche 6

Fiche 7

Fiche 8

Fiche 9

Fiche 10

Fiche 11

Fiche 12

Elaborer la FAT décisionnelle

Vérifier la FATD et la DAS

Suspendre une instruction DAS

Répondre à une suspension d’instruction DAS

Elaborer la demande de paiement du premier acompte

Vérifier / valider la demande de paiement du premier acompte

Suspendre l’instruction FNA

Répondre à une suspension d’instruction FNA

p38

p50

p55

p57

p60

p66

p69

p71

16

5. Fiches Mémo pour l’exécution financière du NPNRU

Demande d’acomptes suivants

Fiche 13

Fiche 14

Demande d’acomptes suivants : Elaborer la FNA

Demande d’acomptes suivants : Examiner / Valider la FNA

p72

p77

Demande de solde

Fiche 15

Fiche 16

Fiche 17

Elaborer la FAT de Clôture

Elaborer la FNA de solde

Vérifier / Valider la demande de paiement du solde

p80

p90

p93

Suivi AE / CP Fiche 18

Fiche 19

Tableaux de suivi des crédits de paiement (CP)

Tableaux de suivi des autorisations d’engagement (AE)

p101

p103

Créer / Modifier un maître d’ouvrage

Fiche 20

Fiche 21

Ajout / Mise à jour MO : Créer un MO

Ajout / Mise à jour MO : Modifier un MO

p105

p107

17


1.  Les fichiers FAT Excel par nature d’opération sont téléchargeables sur l’extranet de l’ANRU via le lien : https://www.anruscope.fr/les-programmes/NPNRU/cadre/

2.  Cliquer sur « FAT Excel NPNRU »

FICHE MEMO 1

1

2

Un fichier FAT Excel par nature d’opération

Les FAT Excel à utiliser par les MO sont impérativement celles téléchargeables sur l’extranet

de l’ANRU

18

18

FICHE MEMO 1

15 fichiers FAT EXCEL : 1 fichier FAT par nature d’opération Ce fichier FAT Excel sera utilisé tout au long du processus financier. Les données seront actualisées et complétées selon l’état d’avancement de l’opération

19


19

- Notice - Cons ignes p ra t iques à respecter dans l’utilisation du fichier FAT Excel : consignes d e f o r m a t , d e s a i s i e , d ’enreg is t rement e t de nommage de fichiers Précise le contenu de chaque onglet e t le processus d’utilisation du fichier FAT Excel pour l’ensemble des acteurs

FICHE MEMO 1

20

Les onglets du fichier FAT Excel 1/9

20

Notice

La saisie de la FAT décisionnelle alimente de façon automatique tout ou partie des onglets suivants : -  3 - Fiche opération -  6 – Transfert AGORA (DAS-DAP) -  7 – Relogement (pour les opérations nécessitant le suivi du plan de relogement) -  8 – Calcul de l’avancement réalisation

Le report automatique des données

FICHE MEMO 1

21


21

Notice Notice

FICHE MEMO 1

Les onglets du fichier FAT Excel

22

Présentation des fichiers FAT Excel Les onglets du fichier FAT Excel 1/9

22

Notice

La saisie dans les onglets est assistée par une légende de couleurs (décrite dans la notice) qui indique : -  les champs de saisie ou en sélection, -  les champs incrémentés de façon automatiques mais modifiables, -  les champs incrémentés de façon automatiques et non modifiables

Notice

FICHE MEMO 1


- Règles - Modalités de financement de l’ANRU applicable à la nature d’opération : calcul de l’assiette de financement, taux de financement, é v e n t u e l l e s m o d u l a t i o n s , conditions d’éligibilité Sources règlementaires utiles Il est recommandé de prendre connaissance de ces règles avant d’entreprendre la saisie détaillée du fichier FAT Excel

23


Règles

- Saisie FAT - La fiche analytique et technique pour décision attributive de subvention détaille les caractéristiques physiques et financières de l’opération et permet de calculer le financement de l’Agence Au stade de l’exécution financière, la FATd devra être actualisée par le MO et obligatoirement jointe à l’appui de sa demande de financement

FICHE MEMO 1


24


24

Saisie FAT

- Fiche opération - La fiche opération constitue un document de référence pour le suivi physique et financier de l’opération

FICHE MEMO 1

25


25

Fiche opération

FICHE MEMO 1

- Transfert Agora (DAS-DAP)-

26

Aucune donnée à saisir Cet onglet comprend les données synthétiques de la FAT décisionnelle et le plan de financement décisionnel de l’opération permettant d’élaborer la demande de f i n a n c e m e n t d a n s l’application AGORA Le MO devra élaborer sa demande de financement dans l’application AGORA à partir des données de cet onglet


26

4-Transfert Agora (DAS-DAP)

Transfert Agora (DAS-DAP)

FICHE MEMO 1

- Relogement -

27

Au stade de la phase de paiement et de clôture : - renseigner les données de relogement issues de l’application RIME (outil de suivi du relogement) - Onglet présent pour les natures d’opération : demolition de LLS, recyclage de copropriétés dégradées, recyclage de l’habitat ancien dégradé, requalification de LLS et les actions de portage massif en copropriétés dégradées, relogement avec minoration de loyer


27

7-Relogement Relogement

FICHE MEMO 1

- Calcul avancement interne -

28


Cet onglet est utilisé pour calculer l’avancement ou la réalisation définitive des moyens internes pour les operations d’ingénierie

28

8a-Calcul avancement interne

Calcul avancement interne

FICHE MEMO 1

29


Cet onglet comporte les éléments à reporter dans l’application AGORA pour effectuer la demande de paiement des acomptes Le maître d’ouvrage devra saisir e t va l ider sa demande de financement dans l’application AGORA dans la FNA)

- Calcul avancement réalisation -

29

8-Calcul avancement réalisation

Calcul avancement réalisation

FICHE MEMO 1

- Liste pièces justificatives-

30

Liste des pièces à fournir par le MO à chaque étape financière : la demande de financement, les demandes d’acomptes et de solde Une liste commune à toutes les natures d’opération et une liste adaptée à chaque nature d’opération Le dossier doit comprendre impérativement toutes les pièces indiquées dans le Fichier FAT Excel Les pièces peuvent être jointes dans AGORA (dossier dématérialisé). Toutefois, c’est le dépôt du dossier papier et la validation du dossier dans AGORA qui font foi


30

Liste pièces justificatives

1.  Se connecter au site extranet de l’ANRU www.anruscope.fr/espace-ressources/Portail-Applicatif-ANRU/

2.  Cliquer sur « AGORA PNRU NPNRU»

FICHE MEMO 2

31

31

Présentation de l’application AGORA Connexion

1

2

3. Saisir identifiant et mot de passe

4. Cliquer sur OK

FICHE MEMO 2

3 4

32

32

Présentation de l’application AGORA Connexion

1. Cliquer sur « déconnexion » FICHE MEMO 2

• Le bouton est présent sur toutes les pages et permet de se déconnecter de l’application.

• Il est conseillé de toujours se déconnecter avant de quitter l’application ou de fermer le navigateur.

• La déconnexion permet de fermer « proprement » la session de travail et de garantir qu’aucune autre personne ne pourra utiliser vos droits sur l’application.

• Le profil de l’utilisateur identifié est indiqué entre parenthèses près du bouton

Attention, AGORA se déconnecte

automatiquement au bout de 2 heures

d’inactivité

33

Présentation de l’application AGORA Déconnexion

1

1.  Bandeau des menus 2.  Chemin d’accès 3.  Tableau de bord des projets 4.  Type de programme 5.  Type de projet 6.  Type de projet

FICHE MEMO 3

Bandeau des menus: Menu permettant d’accéder aux différentes fonctionnalités

selon le profil 1

3

4

Liste des numéros de projets du Département de l’utilisateur

connecté. Cliquer sur le n° de projet pour ouvrir la fiche projet en

consultation

Localisation géographique des projets

Etat d’avancement du projet Accès à la liste des DAS du projet concerné

5

Sélectionner PNRU ou NPNRU

Sélectionner Convention, non

conventionné (OPI) ou protocole

Lien contextuel qui permet de revenir sur les pages précédentes

2

34

Page d’accueil AGORA

Rechercher un projet 1.  Cliquer sur « Rechercher un projet » 2.  Saisir / sélectionner des critères 3.  Cliquer sur « Lancer la recherche » 4.  Cliquer sur le code projet

Code projet : Exemple de champ renseigné pour rechercher un projet

Cliquer sur le code projet pour consulter la fiche projet, la liste des opérations et les TF

FICHE MEMO 4

INSTM INST

35

1

2

3

4

36

4

5. Accéder aux tableaux financiers 6. La fiche projet : Consulter les données générales

Détail sur les numéro, avenant, statut, type, ZUS, département, intitulé et calendrier du projet

Commentaires : date de signature de la convention et des avenants

Informations: dates

5

Identification du porteur de projet

6

Rechercher un projet FICHE MEMO 4

INSTM INST

Rechercher un projet

37

4

7. Liste des opérations du projet 8. Consulter les FATp/DAS/FATd et FATc

Numéro IDTOP Accès aux données FATp

Opération d’intérêt national (NPN) ou d’intérêt régional

(NPR)

Date prévisionnelle de démarrage de l’opération FATp

Famille d’opération correspondante

Intitulé de l’opération Date de fin prévisionnelle de l’opération FATp

Statut d’avancement de l’opération

Consultation des FATp, DAS, FATd et FATc du projet

7

8

FICHE MEMO 4

INSTM INST

Elaborer la FAT décisionnelle Excel

1.  Télécharger le Fichier FAT Excel sur l’extranet ANRU

2.  Dans l’onglet n°2- Saisie FAT, sélectionner « Fiche analytique et technique pour décision attributive de subvention (DAS) »

3.  Renseigner les différentes rubriques de la FAT (contrat, opération, maître d’ouvrage de l’opération, calendrier, etc)

FICHE MEMO 5

MO

38

INSTM

FICHE MEMO 5

38

2

3


4. Compléter la fiche descriptive de l’opération dans l’onglet n°3 « Fiche opération »

FICHE MEMO 5

2

4

39

INSTM

FICHE MEMO 5

39

5. Saisir le plan de financement dans l’onglet n°6 « Transfert Agora (DAS DAP) » et les éléments pour la demande de DAS

FICHE MEMO 6

5

40


Après avoir complété la FAT décisionnelle Excel, le MO doit se connecter dans l’application AGORA pour renseigner la FAT décisionnelle élémentaire, à partir des données agrégées de la FAT Excel et générer ainsi la demande de subvention et/ou la demande d’autorisation de prêt bonifié Action Logement dans AGORA

INSTM

FICHE MEMO 5

FICHE MEMO 25

1.  Cliquer sur « Gestion DAS » 2.  Saisir le N° de projet 3.  Cliquer sur « Rechercher » 4.  Cliquer sur « Demande directe AC1» 5.  Cliquer sur « Ok »

41

Elaborer la FAT décisionnelle AGORA

1

5

Possibilité de filtrer par famille

2 3

4

5

INSTM

FICHE MEMO 5

6. Reporter dans les onglets « caractéristiques de l’opération et calendrier », « coûts objets » et « plan de financement » de la FAT D AGORA les données obtenues dans l’onglet n°6 de la FAT D Excel « Transfert AGORA (DAS- DAP) signalées par un code de couleur vert

INSTM

FICHE MEMO 25

6. Ouvrir et saisir les onglets de la FATd modificative

OuvrirlesongletsdelaFATddehautenbas.

6

Les données saisies lors de la FAT prévisionnelles sont conservées

dans la FATd Vous pouvez modifier les données ou les réinitialiser via le bouton «

Réinitialiser »

42


FICHE MEMO 5

7. Ouvrir l’onglet « caractéristiques de l’opération et calendrier » de la FAT AGORA et reporter les données de la FAT Excel (onglet N°6)


FICHE MEMO 5

43

7

INSTM

8. Ouvrir l’onglet « coûts objets » de la FAT AGORA et reporter les données de la FAT Excel (onglet n°6)

Penser à activer le bouton

« Recalculer » après avoir reporté les

coûts et le taux de subvention


FICHE MEMO 5

44 44

8

INSTM


9

10

FICHE MEMO 5

45

9. Ouvrir l’onglet « Plan de financement » de la FAT AGORA et reporter les données de la FAT Excel (onglet n°6) 10. Saisir la date et le lieu dans le plan de financement AGORA

INSTM


11

FICHE MEMO 5

INSTM

46

11. Ouvrir l’onglet « Demande de DAS » et vérifier les données


12

13

INSTM

FICHE MEMO 5

47

12. Vérifier le numéro d’IDTOP de la FATD Excel (Onglet n°2) en correspondance avec celui de l’application AGORA, avant mise en signature 13. Télécharger le fichier Excel ainsi que les PJ exigibles listées dans l’onglet n°9 dans l’onglet « Pièces Jointes » de la FAT AGORA


14

INSTM

FICHE MEMO 5

Le montant de subvention et la date de la DAS sont

mémorisés dans le tableau récapitulatif

48

14. Vérifier l’onglet « Tableau récapitulatif »


15

Message d’information suite au test

16 17

FICHE MEMO 5

49

15. Cliquer sur « Tester » 16. Editer et signer la FAT décisionnelle Excel, la FAT décisionnelle AGORA, le plan de financement décisionnel, la fiche descriptive 17. Cliquer sur « Valider »

INSTM


11

1

2

INST Profil nominatif DT

FICHE MEMO 6

50

1. Rechercher l’opération 2. Cliquer sur « Modifier DAS » 3. Cliquer sur les onglets de la FATd pour les vérifier. Modifier les données si nécessaire 4. Contrôler la conformité entre la FAT Excel, la FAT élémentaire AGORA et les pièces justificatives

Vérifier la FATD et la DAS FICHE MEMO 6


5

51

5. Ouvrir l’onglet « Formulaire DAS » et saisir les informations demandées dans les champs « Nom du responsable d’opération », « Nom du représentant légal » , Calendrier »


Le bouton « Tester » doit être acAvéavant d’éditer le dossier papier pourmiseensignature.Il permet de vérifier la cohérence desdonnéesetdegénérerlesmessagesd’alerteoubloquants.

7 6 9 8

8

FICHE MEMO 6


52

6. Saisir, éditer la fiche de contrôle avant signature du DT 7. Cliquer sur « Tester » 8. Editer la FAT et la DAS et/ou DAP Pdf pour signature DT. La DAS et/ou DAP Pdf est à éditer à partir de l’onglet « Formulaire DAS » 9. Editer la notification DAS

Vérifier la FATD et la DAS FICHE MEMO 6

Saisir la date et le nom du signataire de la DAS avant de

valider

10


53

10. Saisir la date et le nom du signataire de la DAS


11

LavalidaAondansAGORAnedoit

intervenirqu’aprèssignaturedudossier

papier

FICHE MEMO 6


54

La DDT en tant qu’ordonnateur délégué est responsable de la conservation de toutes les PJ. Le dossier transmis à l’AC est un dossier de demande de paiement accompagné de la DAS/DAP et des PJ pour la demande de paiement

11. Cliquer sur « Valider » 12. Transmettre au MO la DAS et/ou DAP signée par le DT.


Si la demande de DAS transmise par le MO révèle des irrégularités ou n’est pas conforme, la DDT a la possibilité de suspendre l’instruction

1

2

FICHE MEMO 7


55

1.  Rechercher l’opération 2.  Cliquer sur « Suspension Instruction DAS »


3 4

5

6

FICHE MEMO 7


56

3. Ajouter un motif 4. Cliquer sur « Ajouter » 5. Possibilité d’ajouter des explications 6. Cliquer sur « Valider suspendre l’instruction »


LeMOdoitrépondreàlasuspensiond’instrucAonfaitepar

laDDTavantdemodifieretrevaliderlaDAS

1

INSTM

FICHE MEMO 8

57

1. Cliquer sur « Réponse Suspension Instruction»


Possibilitéd’aTacherdespiècesjointes

2

3

Champobligatoire

4

INSTM

FICHE MEMO 8

58

2. Saisir la réponse 3. Cliquer sur « Valider » 4. Cliquer sur « Ok »


Aprèsavoirréponduàlasuspensiond’instrucAonDAS,leMOpeut:−  ModifieretvaliderlademandedeDAS,−  Saisir la FNA. La FNA ne pourra êtrevalidéequelorsquelaDASauraétévalidéeINSTM

5

INSTM

FICHE MEMO 8

59

5. Cliquer sur « Modifier Demande de DASm » pour revalider la demande de DAS

Une fois la DAS et/ou DAP notifiée par le DT au MO, les demandes de paiement de subvention s’effectuent directement dans l’application AGORA à travers la saisie de la fiche navette de paiement (FNA) par le MO. Les onglets n°7 « relogement » et n°8 « calcul de l’avancement réalisation » doivent être renseignés en préalable dans le fichier FAT spécifique Excel pour certaines nature d’opération lorsque cela est mentionné dans la liste des pièces justificatives (onglet n°9)


FICHE MEMO 9

INSTM

60

5. Cliquer sur « Modifier Demande de DASm » pour revalider la demande de DAS


2

Cetongletn’estuAlisablequepoureffectuerdesdemandesd’acomptes

INSTM

FICHE MEMO 9

61

1. Pour les natures d’opérations concernées, renseigner le tableau de suivi du relogement (onglet N°7) de la FAT D Excel 2. Renseigner le tableau de calcul d’avancement (Onglet N°8 de la FAT Excel)

1

3

4

INSTM


FICHE MEMO 9

62

3. Rechercher l’opération 4. Cliquer sur « FNA à saisir »


5

INSTM

FICHE MEMO 9

63

5. Sélectionner le RIB

6

7

INSTM

FICHE MEMO 9


64

6. Reporter le montant des justificatifs d’avancement de l’onglet N°8 dans le pavé « Pièces justificatives de paiement sur la base de financement » de la FNA AGORA 7. Cliquer sur « recalculer »

8 9 10

INSTM


FICHE MEMO 9

65

8. Cliquer sur « Tester » 9. Editer la FNA pour signature 10. Cliquer sur « Valider » 11. Transmettre le dossier complet de demande de paiement: FNA, plan de relogement (selon opérations), tableau d’avancement réalisation et PJ exigibles

Vérifier/Valider la demande de paiement du premier acompte

1

2

FICHE MEMO 10


66

1.  Rechercher l’opération 2.  Cliquer sur « FNA à examiner »

Vérifier/valider la demande de paiement du premier acompte

4

FICHE MEMO 10


67

3. Contrôler la conformité entre la FNA et les PJ transmises 4. Sélectionner le RIB

Vérifier/valider la demande de paiement du premier acompte

FICHE MEMO 10

5 6

7 10 9 8

Valider après signature du dossier papier par le

DT. Après validation, l’INST n’a plus accès à

la FNA


68

5. Saisir la date de réception du dossier complet par le DT 6. Saisir le montant de justificatifs d’avancement retenus DT 7. Cliquer sur « Tester » 8. Cliquer sur « FNA Pdf » pour édition et signature du DT 9. Cliquer sur « fiche de contrôle », saisir les contrôles, l’éditer et la signer 10. Cliquer sur « Valider » puis sur « OK »

Suspendre l’instruction FNA

1

FICHE MEMO 11


69

1.  Cliquer sur « Suspension Instruction FNA »

Suspendre l’instruction FNA FICHE MEMO 11

23

4

5


70

2. Sélectionner un motif 3. Cliquer sur « Ajouter » 4. Saisir les explications 5. Cliquer sur « Valider suspendre l’instruction»

Répondre à une suspension d’instruction FNA

FICHE MEMO 12

INSTM 1

2

3

Après avoir validé la réponse à suspension, le MO devra

revalider la FNA

Possibilitéd’aMacherdes

PJ

71

1.  Cliquer sur « Réponse Suspension

Instruction » 2.  Saisir la réponse dans le champ dédié 3.  Cliquer sur « Valider »

71

Demande d’acomptes suivants Elaborer la FNA

1

2

INSTM

FICHE MEMO 13

72

1.  Cliquer sur « Demande d’acompte » 2.  Cliquer sur « Ok »

3

4


INSTM

FICHE MEMO 13

73

3. Dans l’onglet n°8 de la FAT Excel, saisir le N° d’acompte et la date de la demande 4. Reporter le montant cumulé des justificatifs d’avancement des périodes précédemment justifiées (montant cumulé des justificatifs d’avancement inscrit dans le tableau « Pièces justificatives de paiement sur la base de financement » de la FNA AGORA)

5


INSTM

FICHE MEMO 13

74

5. Reporter le montant cumulé des justificatifs d’avancement des périodes précédemment justifiées du tableau « Pièces justificatives de paiement sur la base de financement » de la FNA AGORA

6


INSTM

FICHE MEMO 13

7

6

75

6. Se connecter sur AGORA, se rendre sur la FNA 7. Reporter le montant des justificatifs d’avancement du tableau « Récapitulatif d’avancement » de l’onglet n°8 dans le pavé « Pièces justificatives de paiement sur la base de financement » de la FNA


INSTM

FICHE MEMO 13

8

Vérifier le montant de

l’acompte 2 à payer

910 11

12

76

8. Cliquer sur « Recalculer » 9. Cliquer sur « Tester » 10. Editer la FNA pour signature 11. Cliquer sur « Valider » 12 Cliquer sur « OK »

Demande d’acomptes suivants Examiner et valider la FNA

FICHE MEMO 14

1

2


77

1.  Rechercher l’opération 2.  Cliquer sur « FNA à Examiner »


Vérifier le RIB

4 5

6

FICHE MEMO 14


78

3. Contrôler la conformité entre la FNA et les pièces justificatives 4. Saisir la date de réception du dossier complet par le DT 5. Vérifier / modifier le montant justifié 6. Cliquer sur « Recalculer »


Lebouton«Tester»doitêtreacAvéavantd’éditerlaFNApourmiseensignature.Ilpermetdevérifierlacohérencedesdonnéesetdegénérerlesmessagesd’alerteoubloquants

789 10

Après validation par la DDT, la FNA passe au statut « à confirmer »

ValideraprèssignaturedudossierpapierparleDT.AprèsvalidaAon,laDDTn’aplusaccèsàla

FNA

FICHE MEMO 14


79

7. Cliquer sur « Tester » 8. Cliquer sur « FNA Pdf » pour édition et signature du DT 9. Cliquer sur « fiche de contrôle » et la saisir 10. Cliquer sur « Valider » puis sur « Ok »

Demande de solde Elaborer la FATc

INSTM

FICHE MEMO 15

2

4

80

1. Télécharger le Fichier FAT Excel sur l’extranet ANRU en cas de première demande ou modifier les données de la FATd 2. Dans l’onglet n°2- Saisie FAT, sélectionner « Fiche analytique et technique pour clôture d’opération et paiement du solde » 3. Compléter ou modifier les différentes rubriques de la FAT C (contrat, opération, maître d’ouvrage de l’opération, calendrier, etc) 4. Compléter la fiche descriptive de l’opération dans l’onglet n°3 « Fiche opération »


INSTM

FICHE MEMO 15

7

8

81

5. Se connecter à AGORA 6. Rechercher l’opération 7. Cliquer sur « Demande directe de solde » ou sur « Demande de solde » si l’opération a déjà fait l’objet de paiement 8. Cliquer sur « Ok »

Les données saisies lors de la FAT décisionnelle sont conservées dans

la FAT C. Vous pouvez modifier les données ou

les réinitialiser via le bouton "Réinitialiser »

Ouvrir les onglets de la FATC de haut

en bas

6


INSTM

FICHE MEMO 15

82

6. Reporter les données obtenues dans l’onglet n°6 –Transfert AGORA (DAS) et signalées par un code couleur vert dans la FAT de clôture élémentaire AGORA

7


FICHE MEMO 15

83

7. Ouvrir l’onglet « caractéristiques de l’opération et calendrier » de la FAT AGORA et reporter les données de la FAT Excel (onglet n°6)

INSTM

Penser à activer le bouton

« Recalculer » après avoir reporté les

coûts et le taux de subvention

8


FICHE MEMO 15

84

8. Ouvrir l’onglet « coûts objets » de la FAT AGORA et reporter les données de la FAT Excel (onglet n°6)

INSTM

9


FICHE MEMO 15

85

9. Ouvrir l’onglet « Plan de financement » de la FAT AGORA et reporter les données de la FAT Excel (onglet n°6) 10. Saisir la date et le lieu dans le plan de financement

INSTM

11

Vérifierl’assieTe,letauxetlemontantdesubvenAonANRU


INSTM

FICHE MEMO 15

86

11. Ouvrir l’onglet « Subvention FATC » et vérifier les données

12

13


INSTM

FICHE MEMO 15

87

12. Vérifier le numéro d’IDTOP de la FATc Excel (Onglet n°2) en correspondance avec celui de l’application AGORA avant mise en signature 13. Télécharger le fichier Excel ainsi que les PJ exigibles listées dans l’onglet n°9 dans l’onglet « Pièces Jointes » de la FAT AGORA

14

Le tableau récapitulatif permet au MO de contrôler le solde disponible de l’opération financière

Il est impossible de valider une demande de solde avec un montant de subvention supérieur à celui de la DAS

Le montant de subvention et la date de la

FATc sont mémorisés

dans le tableau

récapitulatif


INSTM

FICHE MEMO 15

88

14. Vérifier l’onglet « Tableau récapitulatif »

15 16 17

Le bouton « Tester » doit être acAvé avantd’éditer le dossier papier pour mise ensignature.Il permet de vérifier la cohérence desdonnéeset de générer les messages d’alerte

oubloquants.LavalidaAondansAGORAnedoit

intervenirqu’aprèssignaturedudossierpapier.AprèsvalidaAondansAGORA,leMOn’aplusaccèsàlaFATc.


FICHE MEMO 15

INSTM

89

15. Cliquer sur « Tester » 16. Editer et signer la FAT de clôture Excel, la FAT de clôture AGORA, le plan de financement définitif, la fiche descriptive 17. Cliquer sur « Valider » puis sur OK

Demande de solde Elaborer la FNA de solde

INSTM

FICHE MEMO 16

20

19

90

18. Dans la FAT Excel et pour les natures d’opération concernées, renseigner le tableau de suivi de relogement (onglet n°7) et onget n°8 19. Dans AGORA : rechercher l’opération 20. Cliquer sur « FNA à saisir »


INSTM

Le total des justificatifs d’avancement doit

correspondre à l’assiette de la subvention de

clôture

21

22

23

FICHE MEMO 16

91

21. Sélectionner le RIB 22. Saisir le montant de justificatifs d’avancement 23. Cliquer sur « Recalculer »


INSTM

FICHE MEMO 16

24 25 26

92

24. Cliquer sur « Tester » 25. Editer et signer la FNA 26. Cliquer sur « Valider » 27. Transmettre le dossier complet de

demande de solde, comprenant la FATC Excel, la FATC AGORA, le plan de financement définitif, la fiche descriptive, le plan de relogement, le tableau d’avancement réalisation, la FNA et les PJ exigibles


Vérifier/Valider la demande de paiement du solde

1

2

FICHE MEMO 17


93

1.  Rechercher l’opération 2.  Cliquer sur « Modifier FATC »



FICHE MEMO 17


3

94

3. Ouvrir tous les onglets de la FATC et contrôler la conformité entre la FATC Excel, la FATC AGORA



FICHE MEMO 17

La date du jour et le nom du dernier signataire sont

renseignés par défaut. Saisir la date de signature par le DT avant de valider

dans AGORA

4

5 6

7

95

4. Cliquer sur l’onglet « Subvention FATC pour générer le formulaire subvention FATC 5. Saisir, éditer la fiche de contrôle avant signature du DT 6. Editer la FATC pour signature DT 7. Saisir la date de signature DT avant de valider




Si la demande est conforme:

FICHE MEMO 17

8 9 10 11


96

8. Saisir la fiche de contrôle 9. Si la demande est conforme : cliquer sur « Tester », 10. Editer et signer les documents 11. Cliquer sur « Valider »



Si la demande n’est pas conforme:

FICHE MEMO 17

11

12


97

11. Si la demande n’est pas conforme : revenir sur la liste des DAS 12. Cliquer sur « Suspension d’instruction DAS » (cf Fiche Mémo N°7)


FICHE MEMO 17

13

14


98

13. Après validation de la FAT C par INST, retourner sur la liste des DAS 14. Cliquer sur « FNA à examiner » pour vérifier la demande de paiement


FICHE MEMO 17


99

15. Contrôler la conformité entre la FNA et les PJ transmises

15


FICHE MEMO 17

16 17

18 19 20 21


100

16. Saisir la date de réception du dossier complet par le DT 17. Saisir le montant de justificatifs d’avancement retenus DT 18. Cliquer sur « Tester » 19. Editer la FNA 20 Cliquer sur « fiche de contrôle », saisir les contrôles 21. Cliquer sur « Valider » après signature par le DT 22. Transmettre le dossier de demande de paiement (FNA en original co-signée, PJ avec le dossier de subvention correspondant à l’Agence Comptable)

Tableaux suivi CP 1.  Cliquer sur «Tableaux suivi CP» 2.  Cliquer sur « Voir le détail » FICHE

MEMO 18

1

2

101


Tableaux suivi CP FICHE MEMO

18

102


Tableaux suivi AE 1.  Cliquer sur «Tableaux suivi AE» 2.  Cliquer sur « Voir le détail » FICHE

MEMO 19

1

2

103


Tableaux suivi AE FICHE MEMO

19

104


Ajout / Mise à jour MO Créer un MO

1.  Cliquer sur «Ajout/MAJ Tiers-MO» 2.  Cliquer sur « Ajouter un nouveau MO » FICHE

MEMO 20

105

INSTM INST

1

2

3 4

6 7

8

5

Ajout / Mise à jour MO Créer un MO

3. Saisir les informations d’identification 4. Sélectionner le motif « Ajout d’un MO » 5. Télécharger les PJ en format Pdf 6. Cliquer sur « Enregistrer » 7. Cliquer sur « Valider » 8. Cliquer sur « Ok »

Les champsétoilés sontobligatoires

FICHE MEMO

20

106

INSTM INST

Ajout / Mise à jour MO Modifier un MO

1. Cliquer sur « Ajout/MAJ Tiers-MO » 2. Sélectionner le MO à modifier 3. Cliquer sur « Consulter/Modifier» FICHE

MEMO 21

1

1

3

Possibilitédefiltrer

1

107

INSTM INST

Ajout / Mise à jour MO Modifier un MO

4. Saisir les informations à modifier 5. Sélectionner le motif 6. Télécharger les PJ 7. Cliquer sur « Enregistrer » 8. Cliquer sur « Valider » 9. Cliquer sur « Ok »

FICHE MEMO 21

4 5

6

7 8

9

108

INSTM INST

Informations pour ajout/mise à jour MO

Maître d’ouvrage Commentaires No de Siret Ce n° de 14 caractères figure sur l’avis SIRENE

Actif depuis le (jj/mm/aaaa) C’est la date figurant dans le Champ « Etat » de l’avis de situation au répertoire SIRENE

Nom - Raison sociale renseigner le nom-raison sociale de l’avis SIRENE

Libellé commercial renseigner le libellé commercial de l’avis SIRENE

Type d’entité Sélectionner entité publique/entité privée

Adresse renseigner l’adresse complète de l’avis SIRENE

Adresse (2) Facultatif

Code postal renseigner le Code Postal de l’avis SIRENE

Ville renseigner la Ville de l’avis SIRENE

Département Pré renseigné à partir du code postal

No INSEE - Commune sélectionner dans le menu déroulant le No INSEE - Commune de l’avis SIRENE ou indiquer « non défini »

Catégorie CJ Pré renseigné automatiquement à partir du Code CJ

FICHE MEMO 21

109

INSTM INST

Maître d’ouvrage Commentaires Demande de modification faite par : Champs renseigné

automatiquement : adresse mail de l’utilisateur

Date de la demande de modification Renseigné automatiquement à la date du jour

Justificatifs Documentsàtélécharger:ExtraitK-bisAvisdesituaAonSIRENE(disponiblesurlesitedel’INSEE)PVd’assembléeentérinantlechangement

AchaquevalidaAonparleMOouleDTd’unedemandedemodificaAonoudecréaAon,unmaild’informaAonestautomaAquementenvoyéàl’Agencecomptable,aveccopieMOouDT.AlavalidaAondelademandeparl’Agencecomptable,unmaildeconfirmaAonestautomaAquementenvoyéauMOetauDT. L’actualisaAondesdonnéesdansAgora:L’idenAficaAondumaitred’ouvrageestautomaAquementmiseàjoursurtouslesdocumentsrelaAfsauxopéraAonsencours:Tableaufinancier,FAT/DAS,FNAL’historiquedesidenAficaAonsdumaîtred’ouvrageestlistédanslaFNApourchaquepaiement. NB:lesDASsoldéesconserventl’idenAfiantdumaîtred’ouvrageacAfaumomentdusolde.

FICHE MEMO 21

Informations pour ajout/mise à jour MO

110

INSTM INST

6. Exercices

111

Formation AGORA DDT

112

8. Glossaire 1/2

Formation AGORA DDT

n  PP : porteur de projet n  DT : Délégué territorial de l’Agence n  DDT : Direction Départementale des Territoires n  MO : Maître d’ouvrage n  TF : Tableau financier ou maquette financière n  FATp : Fiche analytique et technique prévisionnelle n  FATD : Fiche analytique et technique décisionnelle n  FATC : Fiche analytique et technique de clôture n  DASM : Décision attributive de subvention modificative

113

8. Glossaire 2/2

Formation AGORA DDT

n  FNA : Fiche navette de paiement n  PLF : Plan de financement n  OPC : opération conventionnée n  CAPAS : capacité attributive de subvention n  AC : Agence comptable n  DS2A : Direction de la Stratégie et de l’Accompagnement des

Acteurs n  DO : Direction opérationnelle n  DAFSI: Direction Administrative Financière et des Systèmes

d’Information n  DSI : Direction des services informatiques

114