formation ligne 100 gestion commerciale

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 SEMINAIRE DE FORMATION DU 10 AU 15 AVRIL 2000  ABIDJAN - COTE D’IVOIRE  FORMATION SAGE SAARI LIGNE 100 GESTION COMMERCIALE 01 BP 1238 ABIDJAN 01 TEL 225 21 25 64 34 OSIRIS SUPPORT TECHNIQUE DE COURS

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SEMINAIRE DE FORMATIONDU 10 AU 15 AVRIL 2000

 ABIDJAN - COTE D’IVOIRE  

FORMATION SAGE SAARI

LIGNE 100

GESTION COMMERCIALE

01 BP 1238 ABIDJAN 01

TEL 225 21 25 64 34

OSIRIS

SUPPORT TECHNIQUE DE COURS

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SOMMAIRE Page 02

PREAMBULE  Page 03

PRESENTATION.DU LOGICIEL Page 04

SHEMA DU PROCESSUS DE CREATION DU FICHIER COMPTABLE  Page 05

SHEMA DES TACHES COMPTABLES Page 06

CREATION ET PARAMETRAGE DU FICHIER COMPTABLE. Page 07

INFORMATIONS / CHOIX DES OPTIONS. Page 13

.PLAN COMPTABLE GENERAL / ANALYTIQUE / REPORTING Page 16

PLAN ANALYTIQUE  Page 17

PLAN REPORTING  Page 19

RATTACHEMENT DES COMPTES REPORTING  Page 20

CREATION DU PLAN TIERS.CLIENTS Page 21

CREATION DU PLAN TIERS FOURNISSEURS  Page 22

CREATION DES TAUX DE TAXES. Page 23

CREATION DES CODES JOURNAUX. Page 24

SAISIE DES DOTATIONS BUDGETAIRES Page 25

SAISIE DES ECRITURES DANS LES JOURNAUX Page 26

SOMMAIRE 

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PREAMBULE

Pour ce séminaire de formation du groupe I.P.P.F, nous tenons à préciser que la

formation ne consistera pas à donner aux stagiaires un ensemble de méthodes

théoriques. Mais plutôt de les armer de compétences techniques nécessaires pour mener

à bien chacune de leurs activités.

Dans la constitution du jeu d’essai qui nous servira de simulation, nous avons

 bien voulu nous inspirer d’un cas réel de gestion d’une A.P.F 

Le cas retenu pour la circonstance sera celui de l’A.I.B.E.F de Côte d’Ivoire. 

Enfin, notre objectif est de faire de nos séminaristes de très bons administrateurs

capables d’assister à leurs tours leurs collègues. 

Pour y parvenir, nous avons voulu consigner dans le présent support technique les

différentes étapes et procédures de création et de mise en route d’une gestion d’une

A.P.F.

Espérant que le cadre de la formation constituera pour les séminaristes et les

consultants une plate forme d’échanges professionnels, nous vous en souhaitons une

très bonne utilisation.

OSIRIS,

Magloire TRA

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A°/ INTRODUCTION

Présentation du logiciel

Le logiciel COMPTABILITE 100 WINDOWS de SAGE SAARI est un logiciel conçu etspécialement adapté à la gestion des PME / PMI , tous secteurs d’activité confondus. Ce logiciel

 possède une interface utilisateur identique dans les environnements WINDOWS et MACINTOSH et

des fichiers compatibles dans ces deux environnements.

Forte d’une grande puissance fonctionnelle, la ligne 100 major automatise les taches les plus

complexes. Son extrême puissance de paramétrage lui permet de s’adapter à l’organisation et aux

spécificités de chaque secteur d’activité.

La COMPTABILITE 100 WINDOWS simplifie toutes vos taches grâce à de nombreux

automatismes. Elle prend en charge toute la structure comptable de l’entreprise. 

Un lien dynamique avec la gestion commerciale 100 et les immobilisations 100  permet la

récupération des données et le partage des informations en temps réel et optimise considérablement les

traitements.

La comptabilité 100 WINDOWS possède:

UNE GESTION MULTISOCIETE.

UNE GESTION MULTIPLANS ANALYTIQUES.

 UNE GESTION BUDGETAIRE.

 UNE GESTION DES REGLEMENTS.

 UNE CONSULTATION COMPTABLE A TOUT MOMENT. UNE GESTION DES ABONNEMENTS.

Pour une utilisation optimale du logiciel, les aptitudes suivantes sont nécessaires :

 Avoir une formation comptable ou posséder des aptitudes comptables.

 La connaissance du système d’exploitation Windows, et des applications Bureautique WORD

ou EXCEL sera un véritable atout.

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B°) PROCESSUS DE CREATION ET DE PARAMETRAGED’UN FICHIER COMPTABLE. A.P.F 

SCHEMA 1 : CREATION ET PARAMETRAGE D’UN FICHIER COMPTABLE. 

CREATIONDU FICHIER COMPTABLED’UNE A.P.F 

(INFORMATIONS & OPTIONS)

CREATION

PLAN COMPTABLE

PLAN ANALYTIQUE

PLAN REPORTING

DE L’A.P.F 

CREATION

PLAN TIERS A.P.F

Clients

. Fournisseurs.

Salariés / Autres.

CREATION

. Taux de taxes

CREATION

Codes journaux

IMPUTATION

DES DOTATIONSBUDGETAIRES

ET SECTIONS

ANALYTIQUES

CREATION

Modèles.

Saisie.

Grille.

Règlement.

 Abonnement.  

OUTILS DE MAINTENANCEREPARATION ET. RECOPIE

DU FICHIER COMPTABLE

SAISIE DES ECRITURESDANS LES JOURNAUX

PUIS IMPUTATIONS

DANS LES JOURNAUX.

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C°) EXPLOITATION QUOTIDIENNE D’UN FICHIER COMPTABLE 

SCHEMA II 

SAISIE DANS LES

JOURNAUX

COMPTABLES

(Traitement / saisie journaux)

CLOTURE DES JOURNAUX

Traitement / clôture

Clic sur icôneClôture partielle ou

définitive (cadenas)

INTERROGATION DES COMPTES

GENERAUX

Faire,

Traitement /

Interrogation et

lettrage puis, taper n°de compte.

INTERROGATION COMPTES TIERS ET

ANALYTIQUES.

Traitement /

Interrogation tiers

uis ta er n° com te.

RAPPROCHEMENTS BANCAIRES

Faire,

Traitement / rapp.

automatique ou

manuel choisir le

 journal et la période.

ETAT REGLEMENTS TIERS

Traitement / règlement

tiers.

RAPPELS / RELEVES 

Traitement / rappel

relevé

RECHERCHE D’ECRITURES 

Traitement / recherched’écritures / taper

numéro pièce

MAINTENANCE

DU FICHIER

COMPTABLE. Faire,Démarrer /programme

Maintenance / fichier ouvrir

puis, Maintenancevérification.

Si autre message faire

FIN. 

ETATS 

COMPTABLES

JOURNAUXLa consultation desétats et gd livre se fait

Dans le menu état. 

SCHEMA DES

TACHES

COMPTABLES

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1°) CREATION DU FICHIER COMPTABLE

Pour créer le fichier comptable, c’est à dire une nouvelle société, entrer dans le programme de

la comptabilité par 2 clic rapides sur l’icône. Ou procéder par le menu démarrer  :

(DEMARRER  – PROGRAMME  – SAGE SAARI  – COMPTAB ILITE 100 -COMPTABILITE)

Ensuite faire :

Après la validation par ENREGISTRER , un tableau apparaît avec plusieurs volets.

Renseigner ce tableau et les différents volets qui sont: (Identification –  Ini tial isation Paramètres –  préférences ––  Ajustement et lettrage, options  ). 

FICHIER ,

NOUVEAU 

TAPER LE NOM DE

LA SOCIETE PUIS,

ENREGISTRER. 

Votre fichier comptable vient d’être crée.  

Il vous appartient de modifier la date

de l’exercice si nécessaire et choisir la

longueur des comptes puis, OK.

ENSUITE TAPER LES INFORMATIONS

RELATIVES A LA SOCIETE CREEE.

EXERCICE 7/1

 CREATION D’UNE NOUVELLE SOCIETE 

 Raison sociale A.I.B.E.F CI

 Début d’exercice  01 01 00

 Fin d’exercice  31 12 00

 Longueur compte général 0 Flottante 3 à 13

 Longueur compte analytique 0 Flottante 3 à 13

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APRES VALIDATION DE LA DATE ET LONGUEUR DE COMPTE,

Un tableau apparaît avec plusieurs volets.

1- VOLET IDENTIFICATIONCe volet nous permet de renseigner notre société.

EXERCICE 8/1

Identification

 Raison sociale A.I.B.E.F COTE D’IVOIRE

 Activité ASSISTANCE FAMILIALE

 Adresse TREICHVILLE ABIDJAN

Complément

C.P / Ville BP 5315

 Région/ Pays CEDEAO ABIDJAN COTE D’IVOIRE 

Commentaire

 N° de SIRET CC 8905849

 NAF (APE)

Téléphone  225 22 25 64 34

Télécommunications  225 21 35 30 98 N° d’identificant RC 18978

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2- VOLET INITIALISATION

EXERCICE 9/1

 Intitulé FRANC CFA

Unité CFA

 Format des montants ### ### ### ###

Disposer le format par rangée

de 3.

Faire Alt Gr + 3

Supprimer les décimales

Choisir Axe analytique

Unité monétaire

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3- VOLET PARAMETRES

Prévoir le délaimaximum de

règlement

accordé aux

clients

Affecter dans cette

zone le code du

Journal des A

nouveaux

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4- VOLET PREFERENCES

Affectation analytique Cette option nous permet de définir le type d’af fectation pendant la saisie dans les journaux

comptables. Manuelle / Automatique / Après confirmation

Choisir manuelle.

Ouverture de compte en saisi.

Cette option nous permet de créer un compte pendant la saisie dans les journaux comptables.

Case à cocher.

EXERCICE 11/1

Cocher OUVERTURE COMPTE EN SAISIE

Cocher SUPPRESSION APRES VALIDATION

 Affectation analytique MANUELLE

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5- VOLET AJUSTEMENT ET LETTRAGE

Prévoir modèle de saisie

Code Journal

Modèle approprié

Modèle approprié

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La définition des paramètres de départ et la constitution d’une  banque de données se fait dans l’option :

Options ( Fichier  - à propos de… - Options)

 prévoir :

 Champs statistiques : Ils sont définis sur deux niveaux N: un premier servant à l’enregistrement des intitulés des

champs et un deuxième servant à leur énumération. Le nombre d’intitulés de champs est limité à 10 mais celui des

énumérés est illimité.

Les champs statistiques sont utilisés : Dans les comptes de tiers, dans le volet Complément, pour leur affectation à l’un de

ces champs,

Exple : Si je désire faire des statistiques par REGION. A un niveau 1, je prévois le champ (REGION) puis, à un

niveau 2 je prévois les différentes régions (NORD , SUD , EST, OUEST).

 Code risque: Cette option permet d’enregistrer les codes risque qui seront associés à chaque client.

Un code risque reflète la solvabilité ou l’insolvabilité potentielle d’un client. 

10 codes risque peuvent être enregistrés, chacun étant associé à une action. Chaque client se verra

appliqué l’action du code risque qui lui est rattaché. 

 Devise : Cette option permet d'enregistrer les données relatives aux devises utilisées lors des

transactions avec vos clients et fournisseurs (la devise de chaque tiers est enregistrée sur sa fiche).

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Grâce à ces informations, le programme convertit automatiquement les montants saisis sur les

 journaux. Si votre activité nécessite une gestion des devises, enregistrez les informations suivantes :

Intitulé :

Saisie obligatoire du libellé de la devise (31 caractères alphanumériques) qui apparaîtra sur la liste de

sélection lors de la saisie des fiches tiers et en saisie des journaux.

 Informations libres : Cette option permet d’ajouter des informations complémentaires personnalisées sur les fiches des comptes généraux, des comptes de tiers, des sections analytiques et

des écritures générales.

Si des informations libres sont paramétrées pour un fichier, un volet de saisie supplémentaire

apparaîtra pour la commande considérée (Plan comptable, Plan analytique ou Plan tiers du menu

STRUCTURE et Saisie des journaux du menu TRAITEMENT) : Information libre.

Les informations libres pourront être utilisées comme critère de sélection :

 Modes de règlement : Le programme permet de saisir jusqu'à 30 modes de règlement.

Ces informations seront utilisées dans les comptes de tiers pour préciser leur mode habituel de

règlement.

 Nature de compte :Cette option permet de définir, pour chaque nature de compte, une fourchette de numéros de comptes.

Ainsi, en création de compte, le programme affecte automatiquement la nature du compte en fonction

de son numéro.

 Niveau d’analyse : Les niveaux d'analyse seront utilisés pour les sections analytiques, et surtout

 pour les états analytiques. Ils permettent d’introduire une classification des dépenses indépendante des

 plans et sections analytiques.

Vous pouvez ainsi introduire une notion nouvelle qui permet des sélections sur dix centres de coûts

auxquels vous aurez rattaché certaines sections analytiques.

Vous pouvez saisir 10 niveaux d'analyse et leur intitulé peut comprendre jusqu’à 35 caractèresalphanumériques.

EXPLEVotre établissement dispose de trois ateliers de production. Chacun d’eux fait l’objet, dans votre

 plan analytique, d’un certain nombre de comptes pour évaluer avec précision leurs charges de

fonctionnement.

En particulier, vous avez déterminé certaines sections analytiques pour qu’elles reflètent les charges

relevant de l’approvisionnement, de la commercialisation et de la distribution.  

Si vous voulez, en fin d’exercice, pouvoir éditer un état vous montrant clairement la part que

représente chacun des trois ateliers dans ces dépenses d’approvisionnement, de commercialisation et

d’administration, vous pouvez alors créer trois Niveaux d'analyse à ce nom et les affecter aux sections

analytiques correspondantes. Il vous suffira alors d’éditer l’état après une présélection sur le niveau de

coût souhaité.

 Organisation : Les options de ce titre s'articulent sur deux niveaux. Elles permettent de paramétrer lecaractère obligatoire et l’affichage des informations des différentes fenêtres du menu TRAITEMENT.

 Pays : Cette option vous permet d’enregistrer les différents pays avec lesquels vous commercez. Lorsde la mise en place du plan tiers, vous pourrez associer à chaque compte de tiers, l’un des pays

enregistrés ici.

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 Période de rappel : Les périodes de rappel correspondent à des commentaires, liés à un certain

nombre de jours de retard de paiement du client.

Lors de l'édition des Relances clients, le programme imprimera le commentaire associé au retard de

 paiement. 10 périodes peuvent être enregistrées. Vous pouvez définir 3 périodes correspondant aux

retards de paiement suivants : Relance de 0 à 30 jours de retard / Contentieux de 31 à 60 jours .

Poursuites de 61 à 90 jours de retard

Si un règlement à moins de 30 jours de retard, l'édition fera apparaître la mention "Relance" dans lacolonne Commentaire.

 Type tiers : Les types de tiers sont utilisés lors de la création des comptes de tiers. Ils permettent lacréation automatique des comptes généraux (lorsqu'ils n'existent pas) rattachés à chaque compte de

tiers ou le rattachement compte général / compte de tiers. 

Exercice 15/1

a)  Définir un champ satistique

REGIONA l’intérieur de région les différents régions: 

-   NORD

-  SUD

-  EST

-  OUEST

 b)  Mode de règlement

Créer: Chèque –  espèces –  Traite –  Virement

c) 

 Nature des comptes

Clients (41 à 4122 ) Fournisseurs (40 à 422 )

Charges (60 à 69 ) Produits (70 à 79 )

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6°) SAISIE DU PLAN COMPTABLE, PLAN ANALYTIQUE, PLAN REPORTING.

1-Saisie du plan comptable:   Pour saisir le plan comptable :

Répéter la même manipulation pour créer chaque nouveau compte.

Cliquer sur STRUCTURE,

PLAN COMPTABLE

Un cadre apparaît, pointer le curseur à

l’intérieur de ce cadre puis, CLIQUER

SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS. Cliquer sur AJOUTER UN

NOUVEL ELEMENT 

Le nouvel élément

est une fiche de

compte à remplir.Ensuite fermer la

fenêtre.

Numéro I nti tulé Numéro    Intitulé 

60550 Fourniture de bureau 62220 Loyer

60410 Fourniture clinique 41110 Collectif clients

60430 Produits d’entretien  40110 Collectif fournisseurs

62420 Entretien matériels de bureau 52110 Banque

62810 Téléphone 57100 Caisse

63720 Location de main d’œuvre  44310 TVA sur ventes

66000 Frais du personnel

62580 Assurances contenu bâtiment

62510 Assurances maladies

62410 Entretien bâtiment

Exercice16/1

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2- Saisie du plan analytique : Pour créer les sections analytiques, créer le plan analytique, dans

FICHIER, A PROPOS DE…, OPTIONS  , PLAN ANAL YTIQUE .

Répéter la même manipulation pour créer chaque nouveau compte analytique.

Exercice17/1. Créer les axes analytiques qui sont les projets:

Projet 92/2

Projet 95/2Projet 97/2

Projet 98/2

Cliquer sur STRUCTURE,,

PLAN ANALYTIQUE

Un cadre apparaît, pointer le curseur à

l’intérieur de ce cadre puis, CLIQUER

SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS. Cliquer sur AJOUTER UN

NOUVEL ELEMENT. 

Le nouvel élément

est une fiche de

compte à remplir.

Ensuite fermer la

fenêtre.

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Exercice18/1

 Numéro Intitulé

 BA 351 Clinique Adjamé

 BM 351 Financement MSP

 BU 351 Financement revenus locaux

 BM 352 Clinique de Treichville

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1-Saisie du plan reporti ng:   Pour saisir le plan reporting :

Répéter la même manipulation pour créer chaque nouveau compte.

Après la création des comptes reporting, les rattacher aux comptes généraux ; Ce qui aura pour

conséquence d’établir une liaison directe entre les deux comptes crées. 

Exercice18/1

Exercice 19/1

13020 Outcome 

25400 Income 

Cliquer sur STRUCTURE,

PLAN REPORTING

Un cadre apparaît, pointer le curseur àl’intérieur de ce cadre puis, CLIQUER

SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS. Cliquer sur AJOUTER UN

NOUVEL ELEMENT 

Le nouvel élémentest une fiche de

compte à remplir.

Ensuite fermer la

fenêtre.

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Exercice 20/1

Exercice 20/1

Rattacher les comptes reporting aux comptes généraux

COMPTE

REPORTING IPPF

A LIER AU COMPTE

GENERAL

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7- CREATION DES COMPTES TIERS 

1°) Création des comptes cl ients : pour saisir les comptes clients il est nécessaire de définir :

La structure des comptes qui peut être numérique, alpha numérique ou alphabétique.

Exple de compte numérique  4111210 TRAMAG -CIExple de compte alpha- numérique 4111TRAM TRAMAG -CI 

Exple de compte alphabétique TRAMAG TRAMAG -CI

Prévoir un compte collectif dans le plan comptable général auquel il faut rattacher les

différents types de clients. Il convient de rappeler que les clients peuvent être gérés en multi-collectifs

Exple :4111000  Collectif clients ordinaires (à ce compte, seront rattachés tous les clients ordinaires).

Exple :4112000  Collectif clients groupe (à ce compte, seront rattachés tous les clients du groupe).

Exercice 21/1

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2°) Création des comptes fournisseurs : pour saisir les comptes fournisseurs  il est

nécessaire de définir :La structure des comptes qui peut être numérique, alpha numérique,

alphabétique.

Exple de compte numérique  4011210 OSIRIS

Exple de compte alpha- numérique 4011OSIR OSIRIS 

Exple de compte alphabétique OSIRIS OSIRIS

Exple : 4011000 Collectif fournisseurs ordinaires (à ce compte, seront rattachés tous les fournisseurs ordinaires)

Exple : 4012000 Collectif fournisseurs groupe (à ce compte, seront rattachés tous les fournisseurs du groupe)

Prévoir un compte collectif dans le plan comptable général auquel il faut rattacher les différents

types de fournisseurs.

Les comptes tiers (clients ; fournisseurs et salariés) et leurs collectifs respectifs doivent être de type

détail.

La nature des comptes collectifs doit être précisée. C’est à dire : client, fournisseur ou salar ié. La création des comptes tiers n’est possible que dans la mesure ou ils sont rattachés à un collectif.

Répéter la même manipulation pour créer chaque nouveau compte.

Exercice 22/1

 NUMERO DECOMPTE INTITULE DU COMPTE OBSERVATIONS

411OSIR OSIRIS - SYSTEMES INFORMATIQUE

411AND ANDRE MOMINE

411CFA CFAO CI

411DIV DIVERS

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23

8°) TAUX DE TAXESLes taux de taxes sont les différents pourcentages de taxes et taxes parafiscales applicables aux

différentes transactions de l’entreprise. A chaque taux de taxe correspond un compte comptable. 

Exple : code libellé Pourcentage taxe compte comptable 

01 T.V.A sur ventes 20% 4431000002 A.S.D.I sur ventes 5% 44920000

Répéter la même manipulation pour créer tous les taux de taxes.

Exercice 23/1

 Intitulé de la taxe TVA sur ventes

 Numéro de compte de la taxe 44310

Taux de la taxe 20

Code de la taxe 01

Cliquer sur

STRUCTURE,

TAUX DE TAXES

Un cadre apparaît, pointer le

curseur à l’intérieur de ce

cadre puis, CLIQUER SUR

LE BOUTON DROIT DELA SOURIS. Cliquer sur

AJOUTER UN NOUVEL

ELEMENT. 

REMPLIR LA FICHE DU

TAUX DE TAXE.

FERMER LA FENETRE.

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9°) CREATION DES CODES JOURNAUX

La création des journaux comptables se fait dans les codes journaux.

Lorsque vous créez un journal, le programme vous crée 12 journaux indépendants pour les 12 mois de

l’exercice encours. Pour créer des journaux, faire la manipulation suivante :

 Répéter la même manipulation pour créer tous les autres codes journaux.

Pour les journaux de trésorerie rattacher toujours le compte de trésorerie correspondant.

Cliquer sur

STRUCTURE,

CODES JOURNAUX

Un cadre apparaît, pointer le

curseur à l’intérieur de ce

cadre puis, CLIQUER SUR

LE BOUTON DROIT DELA SOURIS. Cliquer sur

AJOUTER UN NOUVEL

ELEMENT. 

REMPLIR LA FICHE DU

CODE JOURNAL CREE.

Fermer la fenêtre.

Exercice 24/1

code Intitulé Journal Compte rattaché

VEN Ventes

ACH Achats

CAI Caisse 57100

BAN Banque 52100

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10 SAISIE DES DOTATIONS DANS LES SECTIONS ANALYTIQUES

Exercice25/1

Imputer les dotations budgétaires suivantes

Section analytique Dotations budgétaires

BA351 4 379872

BM351 134 149 089

BM352 8 665 234

BU352 64 936 785

BM353 83 226 906

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11 SAISIE D’ECR ITURES DANS LES JOURNAUX