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CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL

Carrera 6ª No. 12-62. Teléfono: 3344080. Fax: 3410515. Internet: www.dafp.gov.co. E-mail: [email protected]. Bogotá D.C., Colombia

1

FORMATO

EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA OFICINA DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD: INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGÍA

DEPENDENCIA A EVALUAR: Oficina Asesora de Planeación

OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA:

Ejes Habilitadores: Metrología, bien público para la competitividad. Objetivo estratégico: Ampliar y consolidar a nivel nacional e internacional las capacidades metrológicas del INM y de los Institutos Designados (ID), para garantizar la comparabilidad de las mediciones realizadas en Colombia. Ejes Habilitadores: Metrología para el fomento de la productividad. Objetivo estratégico: Brindar herramientas que faciliten la diseminación de la trazabilidad y del conocimiento en metrología, para contribuir al aseguramiento de la calidad de los bienes y servicios que se desarrollan y comercializan en el país. Ejes Habilitadores: Investigación, desarrollo e innovación en metrología. Objetivo estratégico: Posicionar las actividades ciencia, tecnología e innovación en metrología que contribuyan a la competitividad, productividad y el bienestar de la población. Ejes Habilitadores: Habilitadores de gestión y desempeño institucional. Objetivo estratégico: Fortalecer la capacidad administrativa y de desempeño institucional para garantizar la eficiencia y calidad a los procesos de la entidad.

4. Compromisos asociados al cumplimiento del objetivo institucional

5. Medición de compromisos

5.1. Meta /producto

5.2. Resultado

5.3. Análisis de los resultados

Iniciativa: Lograr el posicionamiento en los grupos técnicos de trabajo a nivel internacional. Actividad No. 7: Representar al instituto ante el Grupo de Fuerza de Trabajo de Calidad (QSTF por sus siglas en inglés) del Sistema Interamericano de Metrología.

2 / Informe de comisión

2

Cumplida. Asistió Nubia Milena Rodríguez Roberto a LACOMET e IBMETRO.

Iniciativa: Obtener y mantener el reconocimiento de Capacidades de Medición y Calibración (CMC). Obtener y mantener el reconocimiento de Capacidades de Medición y

4 / Informe de evaluación por pares por

4 Cumplida.

http://www.dafp.gov.co/mailto:[email protected]



2

Calibración (CMC). Actividad No. 15: Atender las evaluaciones por pares del SIG.

magnitud

Iniciativa: Estudios de identificación de necesidades y brechas metrológicas elaborados. Actividad No. 19: Identificar los servicios de calibración ofertados por la entidad con soporte de Capacidades de Medición y Calibración (CMC) reconocidas.

1 / Reporte de servicios de calibración ofertados con soporte de CMC reconocidas (Archivo en Excel).

Cumplida.

Iniciativa: Estudios de identificación de necesidades y brechas metrológicas elaborados. Actividad No. 20: Actualizar estadísticas de servicios prestados por el INM.

1 / Informe de estadísticas

actualizadas a 2018

1 Cumplida.

Iniciativa: Proyectos I+D+i nuevos en desarrollo con otros institutos de metrología u otras organizaciones internacionales. Actividad No. 79: Desarrollar una propuesta para el protocolo aduanero para un tratamiento aduanero especial de patrones de medida.

1 / Documento propuesta de protocolo aduanero

1 Cumplida.

Iniciativa: Implementación de la Estrategia del Talento Humano. Actividad No. 83: Desarrollar mesas de trabajo con el personal interno para fortalecer el conocimiento de las normas técnicas.

15 / Listado de asistencia. Hoja de cálculo referencia cruzada de normas técnica

1 Cumplida.

Iniciativa: Implementación de la Estrategia del Talento Humano. Actividad No. 84: Realizar divulgación de la metodología de administración de riesgos.

1 / Listado de asistencia Presentación

1 Cumplida.

Iniciativa: Implementación de la Estrategia del Talento Humano. Actividad No. 85: Fortalecer el conocimiento del modelo MIPG.

1 / Listado de asistencia Presentación

1 Cumplida.

Iniciativa: Implementación de la Estrategia del Talento Humano. Actividad No. 86: Identificar avance en la implementación de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

3 / Informe de seguimiento del avance de implementación del MIPG

3 Cumplida.

Iniciativa: Herramientas (cursos, plantillas, aplicativos, entre otros) desarrolladas para incorporar en la gestión el almacenamiento de la información, el control y la evaluación continua.

8 / Plan de Auditoria

8 Cumplida.




3

Actividad No. 123: Formular y ejecutar el plan anual de auditorías internas

Informe de auditoria

Iniciativa: Herramientas (cursos, plantillas, aplicativos, entre otros) desarrolladas para incorporar en la gestión el almacenamiento de la información, el control y la evaluación continua. Actividad No. 124: Realizar divulgación al personal interno sobre conflicto de interés.

2 / Listado de asistencia y presentaciones

utilizadas

2 Cumplida.

Iniciativa: Herramientas (cursos, plantillas, aplicativos, entre otros) desarrolladas para incorporar en la gestión el almacenamiento de la información, el control y la evaluación continua. Actividad No. 125: Reportar a la Alta Dirección el seguimiento al cumplimiento de los planes de mejora, indicadores y riesgos

12 / Informe trimestral de seguimiento

12 Cumplida.

Iniciativa: Herramientas (cursos, plantillas, aplicativos, entre otros) desarrolladas para incorporar en la gestión el almacenamiento de la información, el control y la evaluación continua. Actividad No. 126: Reportar a la Alta Dirección del seguimiento a la planeación estratégica y del plan de acción

6 / Informe de seguimiento trimestral

6 Cumplida.

Iniciativa: Herramientas (cursos, plantillas, aplicativos, entre otros) desarrolladas para incorporar en la gestión el almacenamiento de la información, el control y la evaluación continua. Actividad No. 127: Formular los indicadores de proceso al nuevo modelo del mapa de procesos del Sistema Integrado de Gestión

22 / Hoja de vida de indicadores actualizada por proceso

22 Cumplida.

Iniciativa: Herramientas (cursos, plantillas, aplicativos, entre otros) desarrolladas para incorporar en la gestión el almacenamiento de la información, el control y la evaluación continua. Actividad No. 128: Construir las fichas de indicadores del

Plan Estratégico Institucional.

40 / Ficha de indicadores para las metas institucionales

40 Cumplida.

Iniciativa: Herramientas (cursos, plantillas, aplicativos, entre otros) desarrolladas para incorporar en la gestión el almacenamiento de la información, el control y la evaluación continua. Actividad No. 129: Presentar al CIGD el seguimiento a la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

3 / Acta de CIGD

3 Cumplida.




4

Iniciativa: Ejercicios de rendición de cuentas a las partes interesadas. Actividad No. 135: Desarrollar Jornada de rendición de cuentas.

Informe de la jornada de rendición de cuentas

1 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollo de jornadas de capacitación en el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano y sus componentes, mapa de riesgo de corrupción y Código de Integridad. Actividad No. 136: Desarrollar jornadas de sensibilización del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC)

Presentación y listado de asistencia a la jornadas de sensibilización del PAAC

2 Cumplida.

Iniciativa: Seguimiento a los mínimos de información general básica publicada en el sitio web, y en los sistemas de información del estado. Actividad No. 140: Realizar actualización de los servicios en el Sistema Único de Información y Trámites (SUIT).

Reporte de actualización de los servicios en el SUIT

5 Cumplida.

Iniciativa: Avance anual del plan de gestión ambiental. Actividad No. 145: Ejecutar las actividades del Plan de Gestión Ambiental.

Informe trimestral de cumplimiento de programas ambientales

4 Cumplida.

Iniciativa: Ejecutar eficazmente el presupuesto asignado.

Actividad No. 147: Reportar el estado de ejecución presupuestal de los proyectos de inversión

Reporte mensual de ejecución Listado de asistencia

11

Cumplida.

Iniciativa: Ejecutar eficazmente el presupuesto asignado. Actividad No. 148: Realizar seguimiento en el aplicativo Seguimiento a Proyectos de Inversión a la ejecución de los Proyectos de Inversión, en cadena valor: Producto, Financiero y de Gestión

Reportes consolidados de los Proyectos de Inversión, según registro del seguimiento en SPI

11

Cumplida.

TOTAL 100%

6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS

DE LA DEPENDENCIA:

La Ley 909 de 2004 la cual expide normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, establece en su artículo 39 que: “El Jefe de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades u organismos a los cuales se les aplica la presente ley, tendrá la obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin de que sean tomadas como criterio




5

para la evaluación de los empleados, aspecto sobre el cual hará seguimiento para verificar su estricto cumplimiento”. Así mismo, la Circular No. 04 de 2005 mediante la cual el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del orden nacional y territorial establece los lineamientos para la evaluación institucional por dependencias, en cumplimiento de la Ley 909 de 2004, indica que: “El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, para hacer la evaluación institucional a la gestión de las dependencias, deberá tener como referente: a) La planeación institucional enmarcada en la visión, misión y objetivos del organismo; b) Los objetivos institucionales por dependencia y sus compromisos relacionados; c) Los resultados de la ejecución por dependencias, de acuerdo a lo programado en la planeación institucional, contenidos en los informes de seguimiento de las Oficinas de Planeación o como resultado de las auditorías y/o visitas realizadas por las mismas Oficinas de Control Interno”. Con fundamento en la anterior normatividad, en la información de seguimiento realizada por la Oficina Asesora de Planeación y a la información reportada en la carpeta compartida X:\2019\110.195 PLANES\110.195.4 Plan de Acción Anual a 23 de enero de 2020, se procedió a realizar la presente evaluación. Por lo anterior, y dadas las funciones y responsabilidades que la ley otorga a las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, se establece que el resultado de la evaluación de los compromisos de la Oficina Asesora de Planeación es del 100% debido a que de veintidós (22) actividades programadas en la vigencia 2019 se cumplió con veintiuno (22).

7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL

INTERNO:

Tras la evaluación realizada se sugiere:

1. Dar una mayor difusión al plan relacionado con la transición de normas y el nivel de cumplimiento, así tanto funcionarios y contratistas conocerán el avance de dicha transición.

2. Los productos entregados pueden no mostrar la efectividad de la acción planteada, a modo de ejemplo se puede señalar la actividad 85: “Fortalecer el conocimiento del modelo MIPG”, y cuyo entregable es: “Listado de asistencia”; la simple asistencia a una capacitación no garantiza que se fortalezca el conocimiento. Se sugiere establecer la línea base de conocimiento antes de la capacitación y una evaluación posterior a la capacitación que permita evidenciar las debilidades de




6

conocimiento existentes con anterioridad y si en realidad sí se fortalece el conocimiento en MIPG.

3. En evaluación del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (Racionalización de

trámites) y del Plan de Acción se observaron actividades asociadas al CONPES 3957, así:

Racionalización de trámites CONPES 3957 Plan de Acción

“Establecer propuesta de protocolo del proceso de salida e ingreso de equipos (patrones de referencia e instrumentos de medición) a nivel internacional”

1.12. Diseñar y presentar una propuesta de protocolo para un tratamiento aduanero especial para patrones, instrumentos de medición, Materiales de Referencia Certificados e ítems de ensayo de aptitud, que permita asegurar y preservar su integridad y estabilidad 1.

“Desarrollar una propuesta para el protocolo aduanero para un tratamiento aduanero especial de patrones de medida”

Como se observa no son la misma actividad, una hace referencia a un protocolo del “proceso” de salida e ingreso de equipos a nivel internacional; la actividad del plan de acción establece desarrollar una propuesta para el protocolo aduanero para un tratamiento aduanero especial de patrones de medida y la actividad 1.12 del CONPES 3957 plantea una propuesta de protocolo para un tratamiento aduanero especial para patrones, instrumentos de medición, Materiales de Referencia Certificados e ítems de ensayo de aptitud, que permita asegurar y preservar su integridad y estabilidad. Observándose dos actividades diferentes a la establecida en el CONPES 3957. Se interpretó por parte de Control Interno que al presentar la justificación jurídica y técnica para el protocolo aduanero para un tratamiento aduanero especial de patrones de medida y una propuesta de protocolo para un tratamiento aduanero especial para patrones, instrumentos de medición, Materiales de Referencia Certificados e ítems de ensayo de aptitud, que permita asegurar y preservar su integridad y estabilidad, la actividad del plan de acción se enfocó en el cumplimiento de la actividad del CONPES 3957.

1 Pie de página No. 100 del CONPES 3957: “En el caso de los MRC importados, se tendrá en cuenta lo establecido en la norma internacional ISO/TR 11773, la cual contiene un inventario de problemas y recomendaciones relacionados con el transporte, importación y exportación de materiales de referencia no radiactivos”.




7

En desarrollo de la auditoria al proceso de Direccionamiento Estratégico y Planeación, se determinó una observación referente a la propuesta del protocolo aduanero y la acción diseñada por los responsables en el plan de mejoramiento fue “Entrega del Documento Propuesta de Protocolo Aduanero” para cumplir al 20 de febrero de 2020, en este orden de ideas y según la evidencia se recomienda realizar la debida modificación. Se recomienda tener presente que el CONPES en la página 61 establece, además: “Esta propuesta será presentada al Gobierno nacional a través del Comité de asuntos aduaneros, arancelarios y de comercio exterior para su aprobación, y se ejecutará durante el año 2019”.

4. Se brindan como soportes en Word sin firma sin tener certeza si es o no un

documento oficialmente expedido.

8. FECHA: 30 de enero de 2020

9. FIRMA: Original firmado Sandra Lucía López Pedreros Jefe de Control Interno




1

FORMATO



DEPENDENCIA A EVALUAR: Subdirección de Metrología Física

OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA: Eje habilitador: Metrología, bien público para la competitividad. Objetivo estratégico: Ampliar y consolidar a nivel nacional e internacional las capacidades metrológicas del INM y de los Institutos Designados (ID), para garantizar la comparabilidad de las mediciones realizadas en Colombia. Eje habilitador: Metrología para el fomento de la productividad. Objetivo estratégico: Brindar herramientas que faciliten la diseminación de la trazabilidad y del conocimiento en metrología, para contribuir al aseguramiento de la calidad de los bienes y servicios que se desarrollan y comercializan en el país. Eje habilitador: Metrología como soporte de la infraestructura de la calidad y el bienestar de la población. Objetivo estratégico: Articular a los diferentes actores de la Infraestructura de la Calidad (IC), con el propósito de facilitar la adopción de reglamentos técnicos y normas técnicas en materia metrológica. Eje habilitador: Investigación, desarrollo e innovación en metrología Objetivo estratégico: Posicionar las actividades ciencia, tecnología e innovación en metrología que contribuyan a la competitividad, productividad y el bienestar de la población.



5.1. Meta /producto

5.2. Resultado

5.3. Análisis de los resultados

Iniciativa: Lograr el posicionamiento en los grupos técnicos de trabajo a nivel internacional. Actividad No. 1: Participar en comparación internacional o estudios pilotos en magnitudes de metrología Física.

2 / Diagnóstico para la formulación del Draft o Protocolo de comparación

2

Cumplida.




2

Iniciativa: Obtener y mantener el reconocimiento de Capacidades de Medición y Calibración (CMC). Actividad No. 9: Publicación oficial de las Capacidades de Medición y Calibración de una magnitud física en el apéndice C, del Key Comparison Database - KCDB, del Bureau internacional de Pesas y medidas – BIPM.

1/ entregable de CMC publicadas

1 Cumplida.

Iniciativa: Obtener y mantener el reconocimiento de Capacidades de Medición y Calibración (CMC). Actividad No. 10: Gestionar ante el Sistema Interamericano de Metrología (SIM) el estado de la publicación de CMC

1 / Informe de estado de avance

1 Cumplida.

Iniciativa: Obtener y mantener el reconocimiento de Capacidades de Medición y Calibración (CMC). Actividad No. 11: Ejecutar las actividades del plan quinquenal, programa de trazabilidad y aseguramiento metrológico

3 / Informes de cumplimiento del plan anual de calibración

3 Cumplida.

Iniciativa: Obtener y mantener el reconocimiento de Capacidades de Medición y Calibración (CMC). Actividad No. 13: Evaluaciones por pares realizadas en magnitudes física para la presentación de CMC ante los QSTF

4 / Acta de cierre evaluación Par o Pre informe o informe

4 Cumplida.

Iniciativa: Obtener y mantener el reconocimiento de Capacidades de Medición y Calibración (CMC). Actividad No. 14: Realizar la transición documental técnica a la norma ISO/IEC 17025:2017 en laboratorios de metrología Física de acuerdo al cronograma de gestión del cambio establecido por la SMF

3 / Informe de cumplimiento al cronograma

3

Cumplida. No fue posible hacer comparación entre el cronograma y los documentos existentes. El informe indica que se finaliza en abril de 2020 y que se lleva un cumplimiento en las etapas de planificación tienen un 92% de avance junto con la etapa de implementación con un 49% de avance. Con respecto a la etapa de seguimiento y medición, 67% de avance. Así se espera un 100% de cumplimiento para el 30

de abril de 2020,

Iniciativa: Lograr la designación de institutos en magnitudes complementarias a las del INM. Actividad No. 17: Desarrollar actividades complementarias para la designación de laboratorios

2 / Informes de seguimiento

2 Cumplida.

Iniciativa: Identificar las necesidades y brechas en metrología en sectores productivos priorizados, como: industria del movimiento, de la química, de




3

la energía, de alimentos, de aseo, de la farmacéutica, de la construcción, y de plásticos y de pinturas. Actividad No. 18: Elaborar estudio de factibilidad de servicio en metrología Física seleccionado por sector económico.

2 / Informe diagnóstico documento de factibilidad

2

Cumplida.

Iniciativa: Fomentar la articulación entre partes interesadas para el desarrollo de la trazabilidad de las mediciones en el país y la transferencia en conocimiento en metrología. Actividad No. 26: Realizar reuniones los cuatro grupos técnicos de la SMF

2 / Listado de asistencia de los cuatro grupos técnicos

2

Cumplida.

Iniciativa: Fomentar la articulación entre partes interesadas para el desarrollo de la trazabilidad de las mediciones en el país y la transferencia en conocimiento en metrología.

Actividad No. 32: Elaborar y publicar guías de calibración y aseguramiento metrológico.

4 / Guías de calibración aprobada o publicada

4 Cumplida.

Iniciativa: Posicionar la cultura, formación y educación en metrología para la competitividad de los sectores productivos con énfasis en la industria y las regiones Actividad No. 36: Eventos o talleres dirigidos a la Red Colombiana de Metrología

4 / Presentación Lista de asistencia

4

Cumplida.

Iniciativa: Posicionar la cultura, formación y educación en metrología para la competitividad de los sectores productivos con énfasis en la industria y las regiones. Actividad No. 37: Preparar talleres o conferencias de divulgación en metrología Física

para las regiones

1 / Presentación Lista de asistencia

1 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar y transferir productos metrológicos a los laboratorios (incluyendo los acreditados), centros de investigación o sector productivo. Actividad No. 49: Brindar información a SIST (comunicaciones) del INM que soporte la implementación del plan estratégico de mercadeo para socialización de nuevos servicios en

3 / Documentos para difusión del servicio; Solicitud de publicación del

3

Incumplida. No hay soporte.




4

metrología Física lanzamiento del MR (comunicaciones); Pantallazo de la publicación.

Iniciativa: Desarrollar y transferir productos metrológicos a los laboratorios (incluyendo los acreditados), centros de investigación o sector productivo. Actividad No. 50: Generar protocolo de las comparaciones interlaboratorio programadas por SIST para magnitudes físicas

5 / Protocolos de

comparación entregados a SIST (Preliminar o finalizado)

5 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar y transferir productos metrológicos a los laboratorios (incluyendo los acreditados), centros de investigación o sector productivo. Actividad No. 52: Desarrollar y abrir nuevos servicios de calibración o sincronización en metrología Física

2 / Solicitud de apertura de servicio y solicitud asignación de tasas 2020

2

Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar y transferir productos metrológicos a los laboratorios (incluyendo los acreditados), centros de investigación o sector productivo. Actividad No. 55: Actualizar cursos en metrología Física

11 / Material de los cursos actualizados, elaborado (Ficha técnica y Presentación)

11 Cumplida.

Iniciativa: Fortalecer técnicamente a los actores del Subsistema Nacional de la Calidad (SICAL) en temas de metrología. Actividad No. 61: Participar en reuniones o emitir conceptos técnicos de los documentos de normalización o reglamentarios solicitados

10 / actas o conceptos emitidos

10 Cumplida.

Iniciativa: Fortalecer técnicamente a los actores del Subsistema Nacional de la Calidad (SICAL) en temas de metrología.

Actividad No. 65: Participar en capacitaciones del SICAL y otros entes lideres en calidad

1 / actas o certificados de asistencia

1 Cumplida.

Iniciativa: Generar conocimiento en metrología de acuerdo a las líneas de investigación de los grupos reconocidos por Colciencias Actividad No. 67: Generar, presentar o publicar artículos en Metrología Física

6 / Artículo científico sometido o Notificación aceptación o publicación

6

Cumplida.




5

Iniciativa: Generar conocimiento en metrología de acuerdo a las líneas de investigación de los grupos reconocidos por Colciencias. Actividad No. 68: Participar en eventos científicos e intercambios científicos.

2 / constancia de participación

2 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar proyectos I+D+i con institutos de metrología de otros países u organizaciones nacionales que respondan a necesidades de Colombia. Actividad No. 76: Participar en proyectos de I+D+i en los que se involucre las magnitudes en metrología Física


2

Cumplida. La actividad se cumple, la iniciativa se enfoca es con institutos de metrología de otros países u organizaciones nacionales que respondan a necesidades de Colombia

Iniciativa: Desarrollar proyectos I+D+i con institutos de metrología de otros países u organizaciones nacionales que respondan a necesidades de Colombia. Actividad No. 78: Gestionar y ejecutar Proyectos I+D+i con instituciones educativas

1/ Acto administrativo o carta y 2 informes de seguimiento

3 Cumplida.

TOTAL 95%

6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DEPENDENCIA:

La Ley 909 de 2004 la cual expide normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, establece en su artículo 39 que: “El Jefe de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades u organismos a los cuales se les aplica la presente ley, tendrá la obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin de que sean tomadas como criterio para la evaluación de los empleados, aspecto sobre el cual hará seguimiento para verificar su estricto cumplimiento”. Así mismo, la Circular No. 04 de 2005 mediante la cual el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del orden nacional y territorial establece los lineamientos para la evaluación institucional por dependencias, en cumplimiento de la Ley 909 de 2004, indica que: “El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, para hacer la evaluación institucional a la gestión de las dependencias, deberá tener como referente: a) La planeación institucional enmarcada en la visión, misión y objetivos del organismo; b) Los objetivos institucionales por dependencia y sus compromisos relacionados; c) Los resultados de la ejecución por dependencias, de acuerdo a lo programado en la planeación institucional, contenidos en




6

los informes de seguimiento de las Oficinas de Planeación o como resultado de las auditorías y/o visitas realizadas por las mismas Oficinas de Control Interno”. Con fundamento en la anterior normatividad, en la información de seguimiento realizada por la Oficina Asesora de Planeación y a la información reportada por la Subdirección de Metrología Física en la carpeta compartida X:\2019\110.195 PLANES\110.195.4 Plan de Acción Anual a 23 de enero de 2020, se procedió a realizar la presente evaluación. Por lo anterior, y dadas las funciones y responsabilidades que la ley otorga a las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, se establece que el resultado de la evaluación de los compromisos de la Subdirección de Metrología Física es del 95% debido a que de veintidós (22) actividades programadas en la vigencia 2019 se cumplió con veintiuno (21).


INTERNO:

1. Para la Actividad No. 11: “Ejecutar las actividades del plan quinquenal, programa de trazabilidad y aseguramiento metrológico” se sugiere evaluar su comportamiento en el indicador respectivo y retirarlo del plan de acción. Se recomienda que los resultados de este seguimiento sean socializados ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño trimestralmente.

2. La actividad No. 76 se encuentra bajo la Iniciativa: “Desarrollar proyectos I+D+i

con institutos de metrología de otros países u organizaciones nacionales que respondan a necesidades de Colombia”, si bien se cumple la actividad, la iniciativa se enfoca es con institutos de metrología de otros países u organizaciones nacionales que respondan a necesidades de Colombia lo cual a criterio de Control Interno necesita de un mayor desarrollo.






1

FORMATO



DEPENDENCIA A EVALUAR: Secretaría General


Eje Habilitador: Habilitadores de gestión y desempeño institucional. Objetivos estratégicos: Fortalecer la capacidad administrativa y de desempeño institucional para garantizar la eficiencia y calidad a los procesos de la entidad y Gestionar de manera eficaz la información a las partes interesadas y al interior de la entidad.

4. Compromisos asociados al cumplimiento

del objetivo institucional


5.1. Meta /producto

5.2. Resultad

o 5.3. Análisis de los resultados

Iniciativa: Disponer del Talento Humano con liderazgo que cubra las necesidades de la entidad Actividad No. 89: Elaborar Plan Estratégico de Talento Humano, según lo establecido por el DAFP

1 / Plan Estratégico

1 Cumplida.

Iniciativa: Disponer del Talento Humano con liderazgo que cubra las necesidades de la entidad Actividad No. 90: Realizar actividades programadas en el Plan Estratégico de Talento Humano.

4/ Informe describiendo la realización de las actividades programadas y el avance de cumplimiento y soportes

4 Cumplida.

Iniciativa: Disponer del Talento Humano con liderazgo que cubra las necesidades de la entidad Actividad No. 91: Realizar un diagnóstico de la situación del talento humano de acuerdo con lo establecido en el CONPES 3957 Política Nacional de Laboratorios: Prioridades para mejorar el cumplimiento de estándares de calidad

1 / Documento de diagnóstico de TH según contratación de estudio de cargas

1 Cumplida.

Iniciativa: Disponer del Talento Humano con liderazgo que cubra las necesidades de la entidad

1 / Plan de Bienestar

1 Cumplida.




2

Actividad No. 92: Formular el Plan de Bienestar Laboral e Incentivos

Laboral e Incentivos

Iniciativa: Disponer del Talento Humano con liderazgo que cubra las necesidades de la entidad Actividad No. 93: Propuesta del Modelo de Gestión del Conocimiento para el INM

1 / Propuesta 1 Cumplida.

Iniciativa: Disponer del Talento Humano con liderazgo que cubra las necesidades de la entidad Actividad No. 94: Realizar 3 campañas de socialización y apropiación valores institucionales

3 / Evidencias de campañas realizadas

3 Cumplida.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 96: Implementar el aplicativo kaptus de nómina y Talento Humano

2 / Informes de avance sobre la implementación del aplicativo de nómina y talento humano con soportes de implementación

2 Cumplida.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 97: Identificar las necesidades para la intervención de tecnologías de la información y las comunicaciones

1 / Documento de diagnóstico

1 Cumplida.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 98: Implementar el programa de intervención de TIC

1/ Plan de trabajo

2 / Informe de seguimiento

3 Cumplida.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 99: Identificar las necesidades para la intervención de tecnologías de la información a los procesos operativos

1 / Documento de diagnóstico

1 Cumplida.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 100: Implementar el Plan de intervención de TIC en los procesos.

1 / Plan de Trabajo (Meta: 15% de los procesos) 2 / Informe de avance

4

Incumplida. El documento cargado se denomina: “plan proyecto de implementacion BPM”, faltan los procesos de capacitación y calibraciones.




3

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 101: Continuar con la

implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información-MSPI

1 / Plan de trabajo (Meta: 30% de implementación) 4 / Informe de seguimiento implementación

MSPI con el anexo-Instrumento diligenciado

5

Incumplida. El entregable era Plan de trabajo y 4 informes e instrumento diligenciado. Solo se suministró un instrumento diligenciado, aunque se registra el pantallazo en el último informe no es posible validar cuales fueron las

respuestas que llevaron a la calificación de 84. Debieron entregarse los instrumentos diligenciados.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 102: Implementar la infraestructura tecnológica requerida para la oferta institucional del servicio de "Hora legal Premium".

1 / Plan de trabajo 1

4 / Informe de

avance

5 Cumplida.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 103: Implementar el Módulo de

Actos Administrativos y Circulares en el aplicativo SURDO (incluido la documentación), de acuerdo con requerimientos institucionales

1/ Plan de trabajo

4 / Informe

trimestrales de avances

5 Cumplida.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 104: Implementar Política de Gobierno Digital.

1 / Plan de Acción-

(Autodiagnóstico)

4 / Informe trimestral

5

Incumplida. El informe se denomina: “ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA DE GOBIERNO DIGITAL”. En el informe se establece: “En conclusión, Seguridad y Provacidad de la Información, presenta un avance, tal y como lo evidencia el gráfico con porcentajes de penetración y activación superiores al 49,5%”.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 105: Implementar Política de Transparencia y Acceso a la Información.

1 / Plan de Acción-

(Autodiagnóstico)


5

Incumplida. Si bien se cumple con los informes se observa que el informe indica: “Al 30 de septiembre 2019, se puede informar que El Plan de Acción 2019 definido por el Grupo de Sistemas de Información y Redes, tendiente a la implementacion de la Política de Transparencia y Acceso a la Información,




4

comprende básicamente las actividades relacionadas con: i- Gestión de activos de información y ii- la Política de Seguridad y Privacidad, sobre esta temática es que se genera el presente informe”. Donde a la fecha por ejemplo los activos de

información no se encuentran actualizados.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 106: Implementar Política de Seguridad Digital

1 / Plan de Acción


5

Incumplida. Si bien se presentarón informes, no se implementó la Politica de Seguridad Digital, la cual fue aprobada en CIGD de abril de 2019 que según informe se establece esta implementada en un documento perteneciente a la vigencia 2018, situación que no corresponde a la efectiva implementación.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la

información y las comunicaciones. Actividad No. 107: Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –PETI Actualizar y presentar nueva versión de PETI-2019-2022

1 / Documento PETI-2019-

2022 aprobado

3 / Reporte de avance

4 Cumplida.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 108: Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –PETI Fortalecer y personalizar el sistema de gestión, control y seguimiento administrativo (Módulos MinCIT).

1 / Plan de trabajo

4 / Informe de

Módulos implementados (8 módulos

implementados)

5

Incumplida. Si bien se cumple con los informes, en el último de estos y cargado en la carpeta compartida el 14 de enero de 2020, se establece que el cumplimiento es:

1. Módulo Almacén: Avance del 80%. 2. Módulo SID: Avance del 90%. 3. Módulo Talento Humano: Avance del 70%. 4. Módulo Plan Anual de Adquisiciones: Avance del 70%. Es decir que no se implementaron 8 módulos, 4 muestran avance y sin avance: Módulo de Contratos,




5

Módulo de Contratistas y Módulo de Seguimiento Ejecución Presupuestal.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Actividad No. 109: Seguridad y Privacidad de la Información Gestionar aprobación y hacer seguimiento a la implementación del Plan de tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad de la información

1 / Plan de Tratamiento de

riesgos de seguridad y

privacidad de la información

aprobado por SG -

1 Cumplida.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 110: Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información Seguimiento a implementación de controles de los riesgos digitales y riesgos de seguridad de la

información.


4

Incumplida. Si bien se presentan informes, se presenta en la página web documento en Excel que no cumple los criterios de la Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas del DAFP. En la página Web se observó documento en el Plan de Gobierno Digital denominado Anexo-Matriz de Riesgos Institucional ajustada, el cual no cumple con los requerimientos de la guía.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 111: Plan de Seguridad y Privacidad de la Información Seguimiento implementación del Plan de Seguridad y Privacidad de la Información, detallando la información crítica que apalanca los objetivos misionales.

1 / Plan de Seguridad y

privacidad de la información

aprobado por SG


4

Incumplida. Si bien existen informes de seguimiento estos no hacen referencia al tema de información crítica que apalanca los objetivos misiones.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 112: Brindar apoyo tecnológico requerido para la implementación del Proyecto "Más y Mejores Empresas".

2 / Reporte de seguimiento

2 Cumplida.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 113: Atender los requerimientos de orden tecnológicos del Software Solución, Kactus y de la RCM


4 Cumplida.

http://www.dafp.gov.co/mailto:[email protected]://www.inm.gov.co/instituto-nacional-de-metrologia-de-colombia/planeacion/plan-de-gobierno-digital/matrizriesgos/http://www.inm.gov.co/instituto-nacional-de-metrologia-de-colombia/planeacion/plan-de-gobierno-digital/matrizriesgos/



6

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Actividad No. 114: Apoyar la construcción del repositorio de memoria institucional.

3 / Reporte de seguimiento

3 Cumplida.

Iniciativa: Fortalecer la gestión documental al interior de la entidad. Actividad No. 115: Elaborar el Plan Institucional de Archivo – PINAR.

Plan PINAR

aprobado 1 Cumplida.

Iniciativa: Fortalecer la gestión documental al interior de la entidad. Actividad No. 116: Desarrollar las actividades del Plan Institucional de Archivo.

3 / Informe de seguimiento al

plan 3

Cumplida.

Iniciativa: Fortalecer la gestión documental al interior de la entidad. Actividad No. 117: Acciones para implementar la

estrategia de divulgación de gestión documental con cubrimiento a más del 90% de los colaboradores en cada entidad: Capacitar funcionarios y contratistas de la entidad.

2 / Informe de la cobertura y

eficacia de las capacitaciones

2

Incumplida. Se anexa informe donde se establece el indicador de eficacia donde se indica:

La efectividad fue del 100%

Iniciativa: Fortalecer la gestión documental al interior de la entidad. Actividad No. 118: Realizar seguimiento a la ejecución del presupuesto de funcionamiento asignado a gastos generales

12/ Hoja de cálculo con el detalle de la

desagregación presupuestal de funcionamiento

(Gastos generales).

12

Cumplida. No se remite hojas de cálculo sino PDF (1 sola hoja de cálculo). No se evidencia seguimiento.

Iniciativa: Fortalecer la gestión documental al interior de la entidad.

Actividad No. 119: Integrar los mantenimientos de la infraestructura y equipos propiedad del INM.

1 / Documento 1 Cumplida.

Iniciativa: Fortalecer la gestión documental al interior de la entidad. Actividad No. 120: Austeridad: Seguimiento de la Directiva Presidencial 9 de 2018 y en el Art. 81 de la Ley 1940 de 2018

11 / Reporte de austeridad

12 Cumplida.

Iniciativa: Fortalecer la gestión documental al 4 / Reporte de 4 Incumplida. El informe indica:




7

interior de la entidad. Actividad No. 121: Uso de herramientas tecnológicas para la gestión de ingresos, egresos y reintegros de los activos de la entidad.

uso “En opinión del profesional con funciones de almacenista se encuentra en fase de pre-producción del aplicativo por las actividades que se encuentran pendientes y son relacionadas en este informe”, es decir que aún no se usa la

herramienta tecnológica esta en pre producción.

Iniciativa: Promover la cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación. Actividad No. 132: Revisar y Actualizar Manuales y Procedimientos del área de gestión financiera.

1 / Procedimientos actualizados y aprobados por SIG

1 Cumplida.

Iniciativa: Promover la cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación. Actividad No. 133: Socializar el Manual de Políticas Contables.

1 / Listado de asistencia

1 Cumplida.

Iniciativa: Promover la cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación. Actividad No. 134: Seguimiento de la implementación del Manual de Políticas Contables

3 / Estados Financieros Mensuales

3 Cumplida.

Iniciativa: Impulsar el desarrollo de la política de transparencia, acceso a la información y lucha contra la corrupción. Actividad No. 137: Diseñar Plan de sensibilización sobre importancia de la ley 1712

1 / Plan diseñado

1 Cumplida.

Iniciativa: Impulsar el desarrollo de la política de transparencia, acceso a la información y lucha contra la corrupción. Actividad No. 138: Implementación de Plan de

sensibilización sobre importancia de la ley 1712

2 / Reporte de avance

3 Cumplida.

Iniciativa: Impulsar el desarrollo de la política de transparencia, acceso a la información y lucha contra la corrupción. Actividad No. 139: Fortalecimiento en el uso del herramienta tecnológica para el seguimiento del PAAC

Levantamiento de información - 1 Actualización aplicativo - 1 Manuales de la herramienta

4 Cumplida.




8

aprobados - 1 Taller de socialización herramienta -1

Iniciativa: Impulsar el desarrollo de la política de transparencia, acceso a la información y lucha contra la corrupción. Actividad No. 141: Publicación de todos los trámites que se adelanten.

10 / Reporte de

trámites realizados

11

Cumplida. (Hace referencia a los

procesos contractuales no a trámites).

Iniciativa: Impulsar el desarrollo de la política de transparencia, acceso a la información y lucha contra la corrupción. Actividad No. 142: Apropiación del uso de la plataforma Secop II para la gestión jurídica contractual del INM

3 / Informes de implementación

4 Cumplida.

Iniciativa: Impulsar el desarrollo de la política de transparencia, acceso a la información y lucha contra la corrupción. Actividad No. 143: Actualizar en el SIG el proceso de Contratación y Adquisición de Bienes y servicios

3 / procedimientos del proceso de Contratación y Adquisición de Bienes y servicios aprobados en el SIG

3 Cumplida.

Iniciativa: Impulsar el desarrollo de la política de transparencia, acceso a la información y lucha contra la corrupción. Actividad No. 144: Solicitar a todas las áreas a través de correo electrónico mantener publicada y actualizada en la página web del INM, la información necesaria en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, Decreto 103 de 2015 y Resolución MinTIC 3564 de 2015, según esquema de publicación de información establecido.

3 / Reporte de cumplimiento de ajustes basados en Lista de chequeo

4 Cumplida.

Iniciativa: Promover la sostenibilidad ambiental, la seguridad y salud en el trabajo Actividad No. 146: Realizar las actividades programadas en el Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Informe

describiendo la realización de las actividades programadas y el avance de cumplimiento

100 Cumplida.

Iniciativa: Ejecutar eficazmente el presupuesto asignado Actividad No. 149: Seguimiento al presupuesto

10 / Reporte Financiero

11 Cumplida.




9

de funcionamiento e Inversión .

Iniciativa: Ejecutar eficazmente el presupuesto asignado. Actividad No. 150: Seguimiento PAC PAC Solicitado / PAC Asignado

10 / Correos electrónicos solicitando el PAC cada mes

11 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar mecanismos de interacción de doble vía con las partes interesadas Actividad No. 153: Realizar encuesta que permitan un diagnóstico y seguimiento del servicio al ciudadano de la entidad, que permita conocer oportunidades de mejoras.

1 / Informe de la encuesta realizada y propuesta de implementación para las posibilidades de mejora que han sido identificadas. Adjuntar soportes

1 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar mecanismos de interacción de doble vía con las partes interesadas. Actividad No. 154: Utilizar mecanismos (encuestas, foros, grupos focales, buzón de sugerencias) mediante los cuales se puede

recolectar la información que servirá como insumo para la caracterización de los ciudadanos, usuarios o grupos de interés.

2 / Informe de Caracterización de los ciudadanos, usuarios o

grupos de interés

5 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar mecanismos de interacción de doble vía con las partes interesadas. Actividad No. 155: Construcción y aprobación en el CIGD del Plan Estratégico de Comunicaciones - PEC 2019-2022

1/ Plan aprobado

1 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar mecanismos de interacción de doble vía con las partes interesadas. Actividad No. 156: Implementar del Plan Estratégico de Comunicaciones PEC para la vigencia 2019


3 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar mecanismos de interacción

de doble vía con las partes interesadas. Actividad No. 157: Actualizar documento del proceso de comunicaciones en el SIG

1 / Documento

actualizado del proceso de comunicaciones en el SIG

1 Cumplida.

TOTAL 80%




10


La Ley 909 de 2004 la cual expide normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, establece en su artículo 39 que: “El Jefe de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades u organismos a los cuales se les aplica la presente ley, tendrá la obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin de que sean tomadas como criterio para la evaluación de los empleados, aspecto sobre el cual hará seguimiento para verificar su estricto cumplimiento”. Así mismo, la Circular No. 04 de 2005 mediante la cual el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del orden nacional y territorial establece los lineamientos para la evaluación institucional por dependencias, en cumplimiento de la Ley 909 de 2004, indica que: “El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, para hacer la evaluación institucional a la gestión de las dependencias, deberá tener como referente: a) La planeación institucional enmarcada en la visión, misión y objetivos del organismo; b) Los objetivos institucionales por dependencia y sus compromisos relacionados; c) Los resultados de la ejecución por dependencias, de acuerdo a lo programado en la planeación institucional, contenidos en los informes de seguimiento de las Oficinas de Planeación o como resultado de las auditorías y/o visitas realizadas por las mismas Oficinas de Control Interno”. Con fundamento en la anterior normatividad, en la información de seguimiento realizada por la Oficina Asesora de Planeación y a la información reportada por Secretaría General en la carpeta compartida X:\2019\110.195 PLANES\110.195.4 Plan de Acción Anual a 23 de enero de 2020, se procedió a realizar la presente evaluación. Por lo anterior, y dadas las funciones y responsabilidades que la ley otorga a las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, establece el resultado de la evaluación de los compromisos de la Secretaría General es del 80% debido a que de cincuenta (50) actividades programadas en la vigencia 2019 se cumplió con cuarenta (40).


INTERNO:

1. El Instituto Nacional de Metrología suscribió Plan de Mejoramiento con la

Contraloría General de la República el 22 de junio de 2018, tras auditoria para evaluar el cumplimiento de los principios, fundamentos y lineamientos de la




11

estrategia del Gobierno en Línea, que en la actualidad se denomina Política de Gobierno Digital. La mayoría de las acciones incumplidas en el plan de acción corresponden a esta política y que por ende no ha llevado al cumplimiento de dicho plan y del Plan de Mejoramiento.

El estado de cumplimiento del plan de mejoramiento a la fecha de expedición de esta evaluación es:

Se sugiere adoptar las acciones pertinentes y dar cumplimiento a la política de gobierno digital.

2. Se desarrollaron las actividades en el PINAR, sin embargo, no logran todas las

metas planteadas para la presente vigencia, así:

“Digitalizar la documentación del archivo central en su totalidad” se cumplió tan solo el 16,68%, respecto al 24% para cumplir en el 2019.

“Procedimiento para la disposición final de los documentos”, no ha sido actualizado

en la carpeta SIG T.

3. “Actualizar los procedimientos y documentos del proceso”, No se encuentran publicados en la carpeta SIG T los procedimientos: A-03-P-05 Préstamo y consulta de documentos, A-03-P-06 Actualización de Tablas de Retención Documental y A-03-P-07 Pérdida y reconstrucción de documentos. Se observan publicados tanto en SIG T y SIG los documentos A -03-P-01, A -03-P-02, A -03-P-03 y A -03-P-04 con fecha de publicación 2016.

“Intervenir, identificar y clasificar la documentación proveniente de la SIC” se

cumplió en un 72.38%.




12

Se recomienda adoptar un análisis de causa de este incumplimiento y establecer las respectivas acciones para lograr cumplir las metas y no regazar los resultados para otras vigencias.

3. Se logró una efectividad en las capacitaciones de gestión documental pero la

actividad era para implementar la estrategia de divulgación de gestión documental con cubrimiento a más del 90% de los colaboradores en cada entidad (entregable medir la cobertura y eficacia) que solo logró aproximadamente el 68% de cobertura. Se sugiere establecer la línea base de conocimiento antes de la capacitación y una evaluación posterior a la capacitación que permita evidenciar las debilidades de conocimiento existentes con anterioridad.






1

FORMATO

EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA

OFICINA DE CONTROL INTERNO


DEPENDENCIA A EVALUAR: Subdirección de Innovación y Servicios Tecnológicos.


Eje habilitador: Metrología, bien público para la competitividad Objetivo estratégico: Ampliar y consolidar a nivel nacional e internacional las capacidades metrológicas del INM y de los Institutos Designados (ID), para garantizar la comparabilidad de las mediciones realizadas en Colombia Eje habilitador: Metrología para el fomento de la productividad Objetivo estratégico: Brindar herramientas que faciliten la diseminación de la trazabilidad y del conocimiento en metrología, para contribuir al aseguramiento de la calidad de los bienes y servicios que se desarrollan y comercializan en el país. Eje habilitador: Metrología como soporte de la infraestructura de la calidad y el bienestar de la población Objetivo estratégico: Articular a los diferentes actores de la Infraestructura de la Calidad (IC), con el propósito de facilitar la adopción de reglamentos técnicos y normas técnicas en materia metrológica Eje habilitador: Investigación, desarrollo e innovación en metrología Objetivo estratégico: Posicionar las actividades ciencia, tecnología e innovación en metrología que contribuyan a la competitividad, productividad y el bienestar de la población Eje habilitador: Habilitadores de gestión y desempeño institucional Objetivos estratégicos: Fortalecer la capacidad administrativa y de desempeño institucional para garantizar la eficiencia y calidad a los procesos de la entidad y gestionar de manera eficaz la información a las partes interesadas y al interior de la entidad



5.1. Meta /producto 5.2. Resultado 5.3. Análisis de los resultados

Iniciativa: Lograr el posicionamiento en los grupos




2

técnicos de trabajo a nivel internacional. Actividad No. 6: Gestionar la vinculación del GSATEA-SIST al MGW13 (Estadística e incertidumbre)

2 / Acta del CIGD aprobado la gestión a realizar Postulación del INM al SIM

2 Cumplida.

Iniciativa: Obtener y mantener el reconocimiento de Capacidades de Medición y Calibración (CMC). Actividad No. 12: Identificar necesidades para la aplicación de la estadísticas en el aseguramiento metrológico en los laboratorios del INM

1 / Informe de consolidación de necesidades de área estadística (incluye: Presentación y listado de asistencia de la socialización)

1 Cumplida.

Iniciativa: Identificar las necesidades y brechas en metrología en sectores productivos priorizados, como: industria del movimiento, de la química, de la energía, de alimentos, de aseo, de la farmacéutica, de la construcción,

y de plásticos y de pinturas. Actividad No. 22: Realizar estudios bajo la metodología de identificación de necesidades metrológicas

3 / Informes de identificación de necesidades metrológicas

3 Cumplida.

Iniciativa: Identificar las necesidades y brechas en metrología en sectores productivos priorizados, como: industria del movimiento, de la química, de la energía, de alimentos, de aseo, de la farmacéutica, de la construcción, y de plásticos y de pinturas. Actividad No. 23: Acompañar la

construcción de la metodología de priorización para el desarrollo de Capacidades de Medición y Calibración, Materiales de Referencia Certificados, Materiales de Referencia y Programas de Comparación Interlaboratorio

2 / Actas de reunión o listas de asistencia

2 Cumplida.

Iniciativa: Identificar las necesidades y brechas en metrología en sectores productivos

1 / Informe de acompañamiento

1 Cumplida.




3

priorizados, como: industria del movimiento, de la química, de la energía, de alimentos, de aseo, de la farmacéutica, de la construcción, y de plásticos y de pinturas. Actividad No. 24: Acompañar la aplicación de entrevistas para

identificación de necesidades en MR de química y física

Iniciativa: Identificar las necesidades y brechas en metrología en sectores productivos priorizados, como: industria del movimiento, de la química, de la energía, de alimentos, de aseo, de la farmacéutica, de la construcción, y de plásticos y de pinturas. Actividad No. 25: Desarrollar entrevistas para la identificación de necesidades en MR de química y física

1 / Informe de necesidades de MR

1 Cumplida.

Iniciativa: Fomentar la articulación entre partes interesadas para el desarrollo de la trazabilidad de las mediciones en el país y la transferencia en conocimiento en metrología. Actividad No. 28: Identificar fuentes de información para facilitar la identificación de capacidades y necesidades metrológicas de las partes interesadas por medio del intercambio de información

1 / Informe de fuentes de información, variables, requisitos de calidad de información para la caracterización de capacidades 1 / Informe de intercambio de información entre diferentes bases de datos

2 Cumplida.

Iniciativa: Fomentar la articulación entre partes

interesadas para el desarrollo de la trazabilidad de las mediciones en el país y la transferencia en conocimiento en metrología. Actividad No. 29: Ajustar documento de reestructura RCM

Documento propuesta

publicado en página web de la RCM (Consulta pública) Listado de asistencia de la socialización

1 Cumplida.

Iniciativa: Fomentar la articulación entre partes interesadas para el desarrollo de la

3 / Documentos aprobados en el SIG relacionados a la RCM

3 Cumplida.




4

trazabilidad de las mediciones en el país y la transferencia en conocimiento en metrología. Actividad No. 30: Generar y ajustar los documentos del SIG del INM relacionados con el funcionamiento de la RCM

Iniciativa: Fomentar la articulación entre partes interesadas para el desarrollo de la trazabilidad de las mediciones en el país y la transferencia en conocimiento en metrología. Actividad No. 31: Elaborar propuesta de procedimiento para la elaboración de guías de calibración y aseguramiento de la validez de las mediciones

1 / Procedimiento aprobado para las

guías 1 Cumplida.

Iniciativa: Posicionar la cultura, formación y educación en metrología para la competitividad

de los sectores productivos con énfasis en la industria y las regiones. Actividad No. 33: Elaborar estrategia de cultura, formación y educación

1 / Documento Estrategia aprobado

1 Cumplida.

Iniciativa: Posicionar la cultura, formación y educación en metrología para la competitividad de los sectores productivos con énfasis en la industria y las regiones. Actividad No. 34: Apoyar la Identificación de brechas de capital

humano para los laboratorios del país

1 / Plan de trabajo

2 / Informes de cumplimiento de

actividades del plan de trabajo

3 Cumplida.

Iniciativa: Posicionar la cultura, formación y educación en metrología para la competitividad de los sectores productivos con énfasis en la industria y las regiones. Actividad No. 35: Gestionar la

1 / Convenio firmado SENA-INM

2

Cumplida.




5

alianza con el SENA para transferencia de conocimiento

1 / Plan de trabajo

Iniciativa: Posicionar la cultura, formación y educación en metrología para la competitividad de los sectores productivos con énfasis en la industria y las regiones. Actividad No. 39: Desarrollo de talleres a partir de la identificación de necesidades metrológicas regionales (AT)

1 / Listas de asistencia 1 Cumplida.

Iniciativa: Posicionar la cultura, formación y educación en metrología para la competitividad de los sectores productivos con énfasis en la industria y las regiones. Actividad No. 40: Desarrollar actividades de divulgación: talleres y eventos, en el marco de la RCM

Solicitud de publicación de cada actividad de divulgación Listas de asistencia Informes de actividades de divulgación

5 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar y transferir productos metrológicos a los laboratorios (incluyendo los acreditados), centros de investigación o sector productivo. Actividad No. 42: Prestar servicios de asistencia técnica

4 / Informe de servicios realizados

4 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar y transferir productos metrológicos a los laboratorios (incluyendo los acreditados), centros de investigación o sector productivo. Actividad No. 43: Realizar un análisis comparativo del programa

de asistencia técnica en otros países

1 / Informe de análisis comparativo

1 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar y transferir productos metrológicos a los laboratorios (incluyendo los acreditados), centros de investigación o sector productivo. Actividad No. 51: Prestación de servicios de ensayos de aptitud

4 / Informe trimestral de servicios de

ensayos de aptitud 4 Cumplida.




6

Iniciativa: Desarrollar y transferir productos metrológicos a los laboratorios (incluyendo los acreditados), centros de investigación o sector productivo. Actividad No. 54: Gestionar los servicios de calibración

4 / Informe trimestral de servicios de

calibración prestados 4 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar y transferir productos metrológicos a los laboratorios (incluyendo los acreditados), centros de investigación o sector productivo. Actividad No. 57: Validar y ajustar el curso virtual piloto

1 / Informe de validación y ajustes

1 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar y transferir productos metrológicos a los laboratorios (incluyendo los acreditados), centros de investigación o sector productivo. Actividad No. 58 : Realizar

diagnóstico pedagógico y metodológico de los cursos de capacitación del INM

1 / Informe de diagnóstico y

recomendaciones para la creación de herramientas

pedagógicas

1 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar y transferir productos metrológicos a los laboratorios (incluyendo los acreditados), centros de investigación o sector productivo. Actividad No. 59: Rediseñar la metodología de los cursos de capacitación del INM (Servicio de capacitación)

1 / Modelo de Fichas técnicas para la actualización de los cursos de capacitación 1 / Fichas técnicas diligenciadas de los cursos intervenidos

2 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar y transferir productos metrológicos a los laboratorios (incluyendo los

acreditados), centros de investigación o sector productivo. Actividad No. 60: Desarrollar la programación anual del servicio capacitación

4 / Informes trimestrales

4 Cumplida.

Iniciativa: Fortalecer técnicamente a los actores del Subsistema Nacional de la Calidad (SICAL) en temas de metrología.

Lista de asistencia

Acta de reunión 1 Cumplida.




7

Actividad No. 62 : Participar en la reunión de la unidad sectorial de normalización

Iniciativa: Fortalecer técnicamente a los actores del Subsistema Nacional de la Calidad (SICAL) en temas de metrología. Actividad No. 64: Gestionar la creación de la unidad sectorial de normalización en temas de metrología

1 / Diligenciamiento de formularios

1 Cumplida.

Iniciativa: Generar conocimiento en metrología de acuerdo a las líneas de investigación de los grupos reconocidos por Colciencias. Actividad No. 72: Elaborar un plan de trabajo que especifique las actividades para que el INM obtenga los beneficios tributarios

2 / Plan de trabajo 2 Cumplida.

Iniciativa: Generar conocimiento en metrología de acuerdo a las líneas de investigación de los grupos reconocidos por Colciencias. Actividad No. 73: Socializar e Implementar el proceso de I +D+ i en la entidad

1 / Presentación y listado de asistencia 3 / Informe de seguimiento a la implantación del proceso

4 Cumplida.

Iniciativa: Generar conocimiento en metrología de acuerdo a las líneas de investigación de los grupos reconocidos por Colciencias. Actividad No. 74: Apoyar el fortalecimiento del grupo de investigación transversal (SMF y SIST)

1 / Documento viabilidad del grupo de investigación SIST

1 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar proyectos I+D+i con institutos de metrología de otros países u organizaciones

nacionales que respondan a necesidades de Colombia. Actividad No. 77: Desarrollo del evento internacional de metrología 4.0

1 / Listas de asistencia

1 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar proyectos I+D+i con institutos de metrología de otros países u organizaciones nacionales que respondan a

1 / Proyecto formulado acorde con procedimientos I+D+i

1 Cumplida.




8

necesidades de Colombia. Actividad No. 81: Apoyo a la formulación de proyectos I+D+i

Iniciativa: Desarrollar herramientas informáticas para soportar las buenas prácticas de control de calidad de las mediciones. Actividad No. 82: Desarrollar aplicaciones de automatización para los laboratorios del INM

4 / Aplicaciones desarrolladas (cantidad 4) 5 / Aplicaciones registradas DNDA (cantidad 5)

9 Cumplida.

Iniciativa: Disponer del Talento Humano con liderazgo que cubra las necesidades de la entidad. Actividad No. 87: Fortalecer al personal técnico de los GTT y GTM (RCM) en el manejo de reuniones efectivas

1 / Lista de asistencia 1 Cumplida.

Iniciativa: Disponer del Talento Humano con liderazgo que cubra las necesidades de la entidad. Actividad No. 88: Fortalecer al personal técnico del INM que realiza los cursos de capacitación

1 / Lista de asistencia 1 Cumplida.

Iniciativa: Mejorar la articulación de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones Actividad No. 95: Identificar los requerimientos técnicos para el programa de administración de servicios del INM por Bussies Process Mananger (BPM)

Listas de asistencia Insumos para identificación requerimientos técnicos (documento)

1

Cumplida. Es de anotar que al ser la meta se entiende cumplida al ser lista de asistencia, pero no se observaron los insumos para identificación requerimientos técnicos (documento). Lo cargado es un documento que tiene como alcance: Este documento describe las actividades desarrolladas por SIST durante el primer trimestre del año 2019.

Iniciativa: Promover la cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación. Actividad No. 130: Actualizar los documentación del SIG para el proceso de gestión I+D+i

1 / Documentos aprobados por el comité CIGD Listado de asistencia de socialización Registros diligenciados*

1 Cumplida.




9

Iniciativa: Promover la cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación. Actividad No. 131: Ajustar los documentos del SIG relacionados a la prestaciones de servicios

1 / Documentos aprobados en el SIG

1 Incumplida.

Iniciativa: Desarrollar mecanismos de interacción de doble vía con las partes interesadas. Actividad No. 151 : Desarrollar las actividades de la estrategia de mercadeo

1 / Plan de trabajo 3 / Informe de la implementación de la estrategia de mercadeo

4 Cumplida.

Iniciativa: Desarrollar mecanismos de interacción de doble vía con las partes interesadas. Actividad No. 152: Elaborar documento de condiciones de

prestación de servicios del INM junto con al alta dirección

1 / Reporte de avance del documento de condiciones de prestación de servicios del INM

1 Cumplida.

TOTAL 97%


La Ley 909 de 2004 la cual expide normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, establece en su artículo 39 que: “El Jefe de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades u organismos a los cuales se les aplica la presente ley, tendrá la obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin de que sean tomadas como criterio para la evaluación de los empleados, aspecto sobre el cual hará seguimiento para verificar su estricto cumplimiento”. Así mismo, la Circular No. 04 de 2005 mediante la cual el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del orden nacional y territorial establece los lineamientos para la evaluación institucional por dependencias, en cumplimiento de la Ley 909 de 2004, indica que: “El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, para hacer la evaluación institucional a la gestión de las dependencias, deberá tener como referente: a) La planeación institucional enmarcada en




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la visión, misión y objetivos del organismo; b) Los objetivos institucionales por dependencia y sus compromisos relacionados; c) Los resultados de la ejecución por dependencias, de acuerdo a lo programado en la planeación institucional, contenidos en los informes de seguimiento de las Oficinas de Planeación o como resultado de las auditorías y/o visitas realizadas por las mismas Oficinas de Control Interno”. Con fundamento en la anterior normatividad, en la información de seguimiento realizada por la Oficina Asesora de Planeación y a la información reportada por la Subdirección de Innovación y Servicios Tecnológicos en la carpeta compartida X:\2019\110.195 PLANES\110.195.4 Plan de Acción Anual a 23 de enero de 2020, se procedió a realizar la presente evaluación. Por lo anterior, y dadas las funciones y responsabilidades que la ley otorga a las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, establece el resultado de la evaluación de los compromisos de la Oficina Asesora de Planeación es del 97% debido a que de treinta y ocho (38) actividades programadas en la vigencia 2019 se cumplió con treinta y siete (37).


INTERNO:

La Actividad No. 31 establece: “Elaborar propuesta de procedimiento para la elaboración de guías de calibración y aseguramiento de la validez de las mediciones”, estableciendo como meta y producto 1 / Procedimiento aprobado para las guías. En revisión del acta No. 04 de 2019 se observa que se aprobaron los siguientes documentos:

El código de la guía aprobado fue M-06-P-02. El documento que reposa en la carpeta SIG T no registra ese código ni en la caratula ni en el código del procedimiento, como se observa a continuación:




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Se recomienda a los dueños de proceso realizar control y reportar dichas inconsistencias a los responsables de calidad del INM.

En cuanto a la Actividad No. 42 se observa en los productos correspondientes a los dos últimos informes, que están elaborados de manera general y con poco nivel de detalle, a modo de ejemplo se indica: “Los soportes se encuentran ubicados en el SURDO y en el recurso compartido de Asistencia Técnica” y “El servicio de concepto de desempeño de la tecnología cuenta con 12 conceptos en ejecución que fueron solicitados por 5 empresas”; lo cual limita la información y no permite la efectiva toma de decisiones. Se observa que algunos informes que son evidencia de cumplimiento no establecen quien los expide o los elaboró, se recomienda que estos cuenten con la respectiva información para garantizar la expedición de información veraz y completa.






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FORMATO



DEPENDENCIA A EVALUAR: Subdirección de Metrología Química y Biomedicina


Eje habilitador: Metrología, bien público para la competitividad Objetivo estratégico: Ampliar y consolidar a nivel nacional e internacional las capacidades metrológicas del INM y de los Institutos Designados (ID), para garantizar la comparabilidad de las mediciones realizadas en Colombia. Eje habilitador: Metrología para el fomento de la productividad Objetivo estratégico: Brindar herramientas que faciliten la diseminación de la trazabilidad y del conocimiento en metrología, para contribuir al aseguramiento de la calidad de los bienes y servicios que se desarrollan y comercializan en el país Eje habilitador: Investigación, desarrollo e innovación en metrología Objetivo estratégico: Posicionar las actividades ciencia, tecnología e innovación en metrología que contribuyan a la competitividad, productividad y el bienestar de la población Eje habilitador: Habilitadores de gestión y desempeño institucional Objetivo estratégico: Fortalecer la capacidad administrativa y de desempeño institucional para garantizar la eficiencia y calidad a los procesos de la entidad



5.1. Meta /producto 5.2. Resultado 5.3. Análisis de los resultados

Iniciativa: Lograr

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