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Former à la gestion de projet d’archivage/de records management électronique ?

Aurélien Conraux

Bibliothèque nationale de France

BnF-ADM-2011-009527-01

AAF – 4 février 2011

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Un établissement public, avec pour missions Collecter le dépôt légal (livres, revues et Internet français) Devenir une Bibliothèque numérique encyclopédique Être tête du réseau national pour le catalogage et la numérisation, la R&D Coopérer aux projets européens et internationaux

Collections 14 millions de livres et imprimés, 250 000 manuscrits 40 millions d’estampes, photographies, partitions musicales, monnaies et médailles, cartes et plans 1 million de documents audiovisuels et multimédia 12 milliards de fichiers web (dépôt légal de l’Internet français)

1 million de lecteurs par an, 200 000 entrées dans les expositions

Personnel 3 grandes directions, environ 50 départements 2500 agents, plusieurs dizaines de métiers, des centaines d’experts

…dont 1 200 producteurs réguliers de documents administratifs et scientifiques

7 sites, dont 3 hors de Paris

La Bibliothèque nationale de France

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Les données de la BnF

Le “Catalogue”(toute la chaîne de

gestion des collections)

•Acquisitions•Catalogage•Magasins•Conservation•Communication

Ressources humaines

(HRAccess)

Gestion budgétaire et

financière(Sirep@net)

Gestion des temps et activités

(GTA)

Documents techniques•plans•photographies

Documents bureautiques

“Lotus”

Reproductions et commercialisation

Sites Intranet et Internet

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Magasins virtuels (Gallica, Europeana, données audiovisuelles, etc.)

Annuaire LDAP : métadonnées

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Résultats du programme « RM »

541 182173

1073801

111

5674

170

7326

128

14839

1154

25743

3820

55873

5720

70663

6267

83609

6804

96604

16415

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

45000

50000

55000

60000

65000

70000

75000

80000

85000

90000

95000

100000

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

Créations annuelles dans les bases de production documentaire(inclu la migration en novembre de 8000 dossiers d'autorité auteurs)

Documents

Dossiers

Synthèse de la provenance des documents

Documents V44772813%

Imports7147620%

Scanners10663

3%

Courriels4922013%

Documents V6186574

51%

Activité dans les bases de production documentaire (nb de lectures)Statistiques détaillées depuis le 15 mai 2009 (V2)

158950

129408

119250

160878

151093 149957

4943142800 42137

50700

42652 42468 4561351271 49880

126660132134

161131

144138142545143295

130621133166

138007

131948

96957

117767

138640

51330444774634239649398294279240795

317033593738995

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

80000

90000

100000

110000

120000

130000

140000

150000

160000

170000

juin

-09

juil-

09

Aou

t-20

09

sept

-09

oct-

09

nov-

09

déc-

09

janv

-10

févr

-10

mar

s-10

avr-

10

mai

-10

juin

-10

juil-

10

aout

201

0

sept

-10

oct-

10

nov-

10

déc-

10

Documents

Dossiers

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50 % des bons projets échouent ! Une perte de sponsor Des projets concurrents Un objectif sans rapport à l’actualité L’arrêt du projet après le déploiement L’absence d’adhésion des utilisateurs

…tuent un projet sur 2

…ou font perdre 2 années

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Permettre la réussite

Relativiser l’approche « par les normes » Constituer une équipe projet « star »

Développer une stratégie à long terme Appliquer des tactiques d’ajustement (consolider les

points forts, chasser les maillons faibles)

Archiviste

Vétéran des métiers

Juriste

Direction

Informaticien

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Les formations Courtes

AAF, ADBS, SIAF (direction des Archives) Consultants

Longues INP (conservateurs) Ecole des chartes, Masters archivistiques CNAM, Fedisa / Mines, MSIT HEC / Mines

Les retours d’expérience critiques BnF …

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8www.bnf.fr >Professionnels > Formations et journées professionnelles > Formations et visites > Records management électronique et e-archivage pérenne

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Former un chef de projet, c’est rentable ! Par rapport au coût total du projet

Par rapport aux enjeux pour l’organisme

Par rapport aux risques de blocage d’un projet mal piloté