fortalecimiento de las microempresas a travÉs de...
TRANSCRIPT
FORTALECIMIENTO DE LAS MICROEMPRESAS A TRAVÉS DE PROPUESTAS Y RECOMENDACIONES PARA UN FUNCIONAMIENTO
EFECTIVO (COMERCIO E INDUSTRIA)
CARLOS ANDRÉS TRUJILLO PAZ
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SANTIAGO DE CALI 2007
FORTALECIMIENTO DE LAS MICROEMPRESAS A TRAVÉS DE PROPUESTAS Y RECOMENDACIONES PARA UN FUNCIONAMIENTO
EFECTIVO (COMERCIO E INDUSTRIA)
CARLOS ANDRES TRUJILLO PAZ
Trabajo de grado para optar al título de Administrador de Empresas
Director JOAQUÍN GUEVARA
Administrador de Empresas
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SANTIAGO DE CALI 2007
Nota de aceptacion: Aprobado por el Comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad Autónoma de Occidente para optar al título de Administrador de empresas.
JOAQUÍN GUEVARA
__________________________________ Director Trabajo de Grado
ANA MARÍA PLATA __________________________________
Jurado
ISAAC FUENMAYOR
__________________________________ Jurado
Santiago de Cali, 06 de noviembre de 2007.
El siguiente proyecto esta dedicado a Dios que es el que me permite la vida y salud para realizar las cosas de la mejor manera y a mis padres que son la razón de mi vida y que gracias a ellos tuve la oportunidad de realizar una carrera universitaria de una forma exitosa y me siento motivado por ellos para seguir creciendo como persona.
AGRADECIMIENTOS De una manera muy cordial le doy el agradecimiento a toda la comunidad de la
Universidad Autónoma de Occidente, ya que durante el tiempo me brindaron su apoyo para cumplir con mis metas propuestas.
Gracias al docente Joaquín Guevara que me colaboró, ya que es el director de
este proyecto y la asesora Marly Girón, además en general a la Fundación Carvajal que me dieron la oportunidad de llevar acabo este proceso.
CONTENIDO
Pág.
RESUMEN 10 INTRODUCCIÓN 11 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 12 1.1 FORMULACION DEL PROBLEMA 12 2. OBJETIVOS 13 2.1 OBJETIVO GENERAL 13 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 13 3. JUSTIFICACION 14 4. MARCO REFERENCIAL 15 4.1 MARCO TEORICO 15 4.2 MARCO CONCEPTUAL 15 4.3 MARCO CONTEXTUAL 16 5. METODOLOGIA 20 5.1 TIPO DE INVESTIGACION 20 5.2 DISEÑO METODOLÓGICO 20 6. DESARROLLO DEL PROYECTO 21 6.1 INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA 21 6.2 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL 21 6.3 ÁREA ORGANIZACIONAL Y DE PERSONAL 21
6.4 ÁREA DE MERCADEO 22 6.5 ÁREA CONTABLE 24 7. PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LAS EMPRESAS 26 7.1 EN EL ÁREA ORGANIZACIONAL Y DE PERSONAL 26 7.2 EN EL ÁREA DE COSTOS 26 7.3 EN EL ÁREA CONTABLE 26 7.4 EN EL ÁREA DE MERCADEO 26 8. EJECUCIÓN Y PROPUESTAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA RAPITIENDA FAMILIAR EL VALLADO 27 8.1 ÁREA ORGANIZACIONAL Y DE PERSONAL 27 8.2 MANUAL DE FUNCIONES 27 8.3 ÁREA DE COSTOS 27 8.4 ÁREA CONTABLE 32 8.4.1 Estado de Resultados 33 8.4.2 Balance Final 34 8.4.3 Análisis Financiero 34 8.5 ÁREA DE MERCADEO 35 9. CONCLUSIONES 37 10. RECOMENDACIONES 38 BIBLIOGRAFÍA 39
LISTA DE CUADROS
Pág. Cuadro 1. Margen de contribución para la rapitienda 28 Cuadro 2. Los productos menores de 25% 28 Cuadro 3. Gastos Administrativos 30 Cuadro 4. Pronóstico de Ventas 31 Cuadro 5. Estado de Ganancias o Pérdidas 31 Cuadro 6. Inventario de Activos Fijos 32 Cuadro 7. Balance Inicial 32 Cuadro 8. Consolidado del mes (15 días) 33 Cuadro 9. Estado de Resultados 33 Cuadro 10. Balance Final 34 Cuadro 11. Análisis Financiero 34
LISTA DE FIGURAS
Pág. Figura 1. Diagnóstico del área de Mercadeo 23 Figura 2. Diagnóstico del área Contable y Financiera 24 Figura 3. Volantes de publicidad de la Rapitienda El Vallado 35 Figura 4. Tarjeta de agradecimiento a Clientes de Rapitienda El Vallado 36
RESUMEN El presente proyecto de grado tiene como objetivo, fortalecer la situación actual de las microempresas asignadas por la Fundación Carvajal, y que constan de diferentes actividades económicas en este caso (comercio e industria). A partir del diplomado realizado en la Fundación Carvajal y los conocimientos adquiridos durante la carrera de Administración de Empresas, el investigador estará capacitado para realizar el proceso de asesorías para el mejoramiento de las microempresas, y así presentarle a los empresarios las mejores propuestas y recomendaciones que conllevan a que logren los mejores resultados y tengan una mejor calidad de vida y éxito empresarial. Por tanto el interés se centra en establecer un proceso a conciencia, reconociendo las actuales características y necesidades propias de los microempresarios, de manera que se permita promover un ambiente favorable, guiado bajo el concepto del mejoramiento, y que finalmente se refleje en el cumplimiento de los requerimientos de los clientes y la satisfacción de estos con los productos y servicios ofrecidos por la empresa. El principal objetivo y logro del proyecto fue el fortalecimiento de las microempresas a través de las propuestas para un funcionamiento efectivo, y el compromiso social adquirido como persona, para elaboración de este proceso que a su vez permite que uno como estudiante aplique de manera práctica los conceptos aprendidos en la universidad.
11
INTRODUCCIÓN
En la actualidad el sector microempresarial cuenta con un reconocimiento representativo, que conlleva al crecimiento y desarrollo de nuestro país, y es importante que una organización como lo es la Fundación Carvajal presente un programa como lo es el desarrollo empresarial para las pequeñas y medianas empresas de los sectores del distrito de Agua Blanca, Ladera Montebello y San Fernando.
A partir del convenio realizado entre la Fundación Carvajal y la Universidad Autónoma de Occidente, el estudiante puede hacer parte de este proceso que consiste en realizar asesorías para los microempresarios en las diferentes áreas de las empresas para lograr un buen rendimiento y ayudar a que se genere utilidad que es lo que busca cada microempresario.
La descripción de las propuestas y recomendaciones en el presente trabajo, permiten que la microempresa de comercio ubicada en el distrito de aguablanca en la ciudad de Cali, conozca y aplique las actividades realizadas para permitir un mejor funcionamiento
12
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El microempresario es el que participa intensamente en las diferentes actividades, es el encargado de la gerencia, produce, vende, compra, entre otras. Es por eso que nos encontramos con muchas ineficiencias, que no permiten una ideal organización para un rendimiento efectivo. El microempresario no presenta ningún sistema contable, desconoce el punto de equilibrio y margen de contribución de la microempresa, no presenta estrategias de mercadeo y no tiene un manual de funciones establecido. Actualmente el sector microempresarial cuenta con un alto reconocimiento del mercado, con factores competitivos que los hacen diferentes a sus competidores, a demás del mayor objetivo que es generar rentabilidad para los propietarios. Sin embargo a nivel interno, se reconocen fallas en la gestión administrativa, estructura organizacional y de operación, lo cual disminuye el nivel de efectividad y excelencia en el desarrollo de las actividades diarias. Se observan carencias en la gestión y control de los procesos, la falta de mecanismos o instrumentos que permitan medir el cumplimiento de los objetivos ideales para tener éxito. Cabe destacar que los microempresarios son recursivos para la búsqueda de soluciones, es importante aclarar que presentan unos niveles altos de creatividad y originalidad, que son adquiridos por la experiencia, son muy pocos los que tienen una capacitación o un nivel de escolaridad alto, pero con la habilidad de la memoria, construida por la practica son una fuente de información importante para el proceso. 1.1 FORMULACION DEL PROBLEMA ¿Cómo implementar y ejecutar métodos de mejoramiento para las micro empresas, que les permita asegurar un funcionamiento óptimo?
13
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Fortalecer la situación actual en las diferentes áreas, de las microempresas para un funcionamiento efectivo.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS � Realizar una evaluación general en las diferentes áreas de las microempresas. � Estudiar las falencias que presentan las microempresas en cada una de sus áreas. � Elaborar un plan de acción para las microempresas. � Establecer propuestas de mejoramiento para las microempresas.
14
3. JUSTIFICACION El convenio que existe entre la Fundación Carvajal y la Universidad Autonoma de Occidente permite que el estudiante participe en el proceso de asesorías para las microempresas del sector del distrito de agua blanca, zona rural en monte bello y San Fernando. Aplicando los conocimientos adquiridos durante la carrera universitaria y el diplomado con la Fundación Carvajal de formación de asesores para las Mypimes, con el fin de que los microempresarios puedan mejorar sus ingresos y logren un funcionamiento optimo en sus microempresas. La importancia y razón de este proyecto, se centra en el compromiso social que se adquiere para llevar a cabo las diferentes actividades, y es una forma de ver realmente como se debe aplicar en la práctica los conocimientos, para que los microempresarios obtengan un gran beneficio con el crecimiento de sus empresas y mejoren así su calidad de vida tanto personal como empresarial, contribuyendo con el desarrollo de la comunidad. Es importante participar en este proceso ya que le traerá a las microempresas muchas ventajas para tener una permanencia, crecimiento y reconocimiento en el mercado actual, y que de una forma organizada se de cuenta donde se puede mejorar continuamente para ser mas eficientes y se puedan destacar entre sus competidores, que no tengan este privilegio de participar en el proceso que ofrece la Fundación Carvajal . La sociedad actual es cada vez mas cambiante, dinámica y exigente, en la que solo logran sobrevivir y mantenerse aquellas empresas que centran sus intereses en brindar al consumidor y al mercado productos y servicios de excelente calidad acorde a sus necesidades actuales y futuras, reconociendo a sus clientes como el motor y elemento fundamental de su permanencia y aceptación dentro de este mercado cada vez mas competido, donde las empresas deberán no solo adaptarse a las necesidades y exigencias del consumidor si no lograr sobrepasar o exceder las expectativas de estos.
15
4. MARCO REFERENCIAL
4.1 MARCO TEORICO
Las microempresas se encuentran con requerimientos externos tales como estrategias de mercado, precio, calidad y competitividad. Es importante tener en cuenta el tema de la competitividad para las Mipymes, como requisito para mejorar la oferta de los productos y servicios, las microempresas se deben enfrentar al reto de mejorar para eliminar errores que hoy en día ponen en riesgo el funcionamiento de cualquier actividad comercial, teniendo en cuenta que son muchas que se encuentran compitiendo de forma cada vez más agresiva por lograr adquirir una porción del mercado y de ahí la importancia de contar con elementos diferenciadores generadores de valor que les permitan distinguirse y diferenciarse frente a sus competidores. Como consecuencia de enfrentarse a estas variables, una de las opciones para las empresas es la de acogerse al programa de Desarrollo Empresarial que les permitan desarrollar sus actividades y por medio de las cuales logren demostrar al mercado su capacidad de funcionamiento óptimo y excelente servicio.
Lograr adaptarse a los cambios es de vital importancia, ya que este mundo es cada vez más exigente y solo si se centra en crear, ofrecer productos y servicios acordes a las necesidades de los consumidores se progresara y se alcanzará el éxito total, teniendo una vida satisfecha. 4.2 MARCO CONCEPTUAL
Eficacia: Capacidad para alcanzar los resultados deseados. Eficiencia : Resultados logrados frente a recursos utilizados. Calidad: La percepción que tiene un cliente de un producto o servicio, que cumple con unos requisitos ya establecidos, y satisface unas necesidades. Cliente : Organización o persona que recibe un producto o servicio. Competencia: es la rivalidad entre empresas y otros proveedores por el dinero y lealtad de sus clientes. Microempresa: Es la unidad económica de producción manufacturera, comercial, o de prestación de servicios que opera en menor escala.
16
Microempresario: Es un actor social que vinculado a un sector económico genera empleo y valor, los beneficios que recibe por su participación son mínimos. Proveedor : Organización o persona que proporciona materiales o productos de entrada. Producto: Resultado final de un proceso. Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. 4.3 MARCO CONTEXTUAL Razón social: Rapitienda Familiar El Vallado. Actividad económica : Comercio. Empresario: Freddy García. Ubicación: carrera 41c #54ª 45 Vallado. Teléfono: 321 08 51. Antigüedad de la empresa : 8 años. Freddy García (propietario) después de haber participado en diferentes actividades económicas, tomo la decisión de crear su propio negocio, comenzando con un pequeño surtido, una nevera y algunas estanterías. El empresario es el encargado de la compra del surtido y el servicio al cliente, algunas veces recibe la ayuda de su esposa e hijos. En los próximos años espera ampliar aun mas su negocio teniendo la venta de ropa en el segundo piso. Es exigente con los productos que ofrece, en cuanto a la calidad, para ser competitivo y lograr éxito en las ventas, los precios son cómodos, algunas veces menor que el de la competencia que son tiendas que están alrededor. Las ventas las realiza a crédito y contado. En el área contable y financiero utiliza un cuaderno donde registra sus ventas diarias, gastos y abonos. Tiene asignados $30.000 diarios como salario, además del consumo familiar.
17
La empresa está registrada en cámara y comercio. Razón social : Panadería Delicias del Trigo Actividad económica : Industria y comercio. Empresario: Gilberto zapata. Ubicación: carrera 26 J Diagonal 72ª 32. Ricardo Balcazar. Teléfono: 663 33 09 Antigüedad de la empresa : 3 años. Gilberto zapata (propietario) después de haber trabajado varios años como panadero y pastelero decide crear su propia panadería por la necesidad de ser empresario y salir adelante. En el área organizacional y de personal, se planea la parte de la producción, simplemente mirando cuales fueron los productos que mas representativos fueron en sus ventas para realizar de nuevo el proceso. El empresario se encarga del servicio al cliente algunas veces, además de la compra del surtido y realiza las diligencias necesarias. En el momento cuenta con cinco empleados, dos para realizar el proceso de producción, dos para el servicio al cliente y una para el aseo. El personal que requiere lo consigue por medio de recomendaciones, el perfil requerido es que la persona sea responsable y con una muy buena disponibilidad, cumpliendo un horario y realizando un periodo de prueba. Los productos que ofrece son de buena calidad y con un precio un poco alto en algunos productos de panadería ya que cuentan con unas características que lo hacen diferente a la competencia y en cuanto los productos de tienda manejan precios normales. La empresa presenta una exhibición de los productos buena ya que les permite a los clientes tener buena visualización para realizar sus compras. La política de ventas es al contado. La empresa se encuentra registrada ante la cámara y comercio.
18
Razón social : Tienda Variedades Sánchez Actividad económica : Comercio Empresaria: Reina Mari Sánchez Ubicación: calle 72W # 28ª1-06 Poblado 2. Teléfono: 436 81 56. Antigüedad de la empresa : 1 año. Reina Mari (propietaria) trabajo varios años en una empresa y realizaba ventas a sus compañeros, siempre le gusto tener su propio negocio y es por eso que realizo un préstamo para crear su tienda. La empresaria es la encargada del servicio al cliente, compra del surtido y las actividades de la casa, en algunas ocasiones recibe ayuda de su hijo y el esposo. En los próximos años espera ver su negocio mas grande y rentable, ofreciendo productos de miscelánea y papelería sin descuidar su tienda. Los productos que ofrece son de buena calidad ya que maneja buenos proveedores y los precios son competitivos ya que alrededor de su negocio existen diferentes tiendas. Tiene bien exhibido sus productos para que los clientes puedan conocer todo lo que se ofrece y la empresaria es la encargada de informarles a sus clientes de la llegada de nuevos productos y su atención es muy formal. La empresa se encuentra registrada ante la cámara y comercio. Razón social: tienda A.N.J Actividad económica : Comercio. Empresaria : Maria Edulfa Salazar. Ubicación: calle 72 J 28 J 14 Poblado 1. Teléfono: 437 56 20. Antigüedad de la empresa : 4 años.
19
Maria creo su propio negocio con un préstamo que realizo y un dinero que recibió de la pensión de su esposo. La empresaria espera que para los próximos años su negocio tenga buena rentabilidad y crecer un poco mas, ella se encarga del servicio al cliente con la ayuda de su hija y esposo, también realiza la compra del surtido. Los productos que ofrece tienen buena presentación y de buena calidad sus proveedores son reconocidos y esto le permite competir con diferentes tiendas que se encuentran cercanas en el sector. En días especiales obsequia algunos regalos para sus clientes y realiza promociones y rifas esto le permite aumentar sus ventas y el número de clientes. Las ventas son a crédito y contado. Su empresa está registrada ante la cámara e industria y comercio.
20
5. METODOLOGIA 5.1 TIPO DE INVESTIGACION Por medio de la observación se identifica las acciones que se deben realizar para mejorar la situación actual con la que nos encontramos al momento de iniciar el proceso, creando un ambiente de cordialidad y confianza empleando los recursos necesarios. Finalmente se reúne toda la información adquirida en cada una de las áreas para realizar un plan de acción de la manera que permita corregir los diferentes problemas que se están presentando y así ayudar al rendimiento optimo de una forma organizada en las microempresas. 5.2 DISEÑO METODOLÓGICO Las etapas necesarias para lograr los objetivos son a través de las asesorías que se les ofrece a los microempresarios, el tiempo de cada asesoría es de 4 horas. Visita número uno: se lleva a cabo el reconocimiento de la microempresa, y se establece una relación personal con el microempresario, llevando a cabo una evaluación general de la empresa. Visita número dos: se realiza un diagnostico general del área organizacional y de personal, para detectar los problemas que se están presentando en la microempresa. (Asesoría administración y personal) Visita número tres: se lleva a cabo para que el empresario pueda tener un conocimiento en calcular sus costos y saber su punto de equilibrio, además se da cuenta con que margen de contribución esta trabajando. (Asesoría costos) Visita número cuatro: comprende tres actividades a saber, la elaboración del balance general, la organización del sistema simple de cuentas y analizar la información del balance. (Asesoría contable) Visita número cinco: exige mayor conocimiento de las variables externas que estén afectando el desempeño de la microempresa y así poderles brindar las mejores herramientas para corregir esas falencias. (Asesoría mercadeo) Visita número seis: se analiza la microempresa desde el punto de vista financiero, identificando los problemas que se estén presentando y así las oportunidades que pueda tener para su progreso. (Asesoría financiera)
21
6. DESARROLLO DEL PROYECTO 6.1 INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA La razón social de la microempresa es Rapitienda Familiar EL Vallado, la actividad económica a la que pertenece es comercio, la dirección es carrera 41C #54ª 45 barrio el vallado, teléfono 328 01 51, la antigüedad de la empresa es de 8 años y el representante legal es el señor Freddy García. Freddy García (propietario) comenzó su rapitienda con muy poco surtido de productos de tienda, una nevera y algunas estanterías, el capital con el que inicio fue de $1.000.000, los cambios que ha tenido su rapitienda han sido el aumento de los productos ofrecidos y refrigeradores. Freddy García tomo la decisión de crear su propio negocio después de haber participado en diferentes actividades económicas como la industria y servicio. Espera que en los próximos años ampliar su negocio realizando el segundo piso para poder ofrecer la venta de ropa y continuar con su rapitienda en el primer piso. 6.2 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL El primer procedimiento que se realizo a La Rapitienda Familiar El Vallado, fue el de realizar el diagnostico para obtener una información general sobre la empresa, el área administrativa, personal, mercadeo, contable y financiero. Así nos daremos cuenta de los diferentes potenciales y las falencias que presenta la empresa para poder analizar y presentar diferentes propuestas, recomendaciones que le ayuden al empresario a mejorar el funcionamiento óptimo de su empresa. No se tiene establecido un manual de funciones, además de su misión y visión. 6.3 ÁREA ORGANIZACIONAL Y DE PERSONAL Las actividades que se planean en la microempresa es la compra del surtido y la atención al cliente, se realiza dependiendo de los productos que hallan tenido mas representación en las ventas, Freddy García (propietario) es el que participa en el proceso de planeación, algunas veces recibe la ayuda de su esposa e hija. Las funciones de Freddy garcía son: realizar la compra de los productos para ofrecer en su negocio y la atención a los clientes además de realizar algunas diligencias necesarias.
22
6.4 ÁREA DE MERCADEO Los productos que se ofrecen en la rapitienda son: dulcería, carnes, abarrotes, los beneficios y ventajas es que son productos de muy buena calidad y con unos precios económicos a veces menor que el de la competencia que son algunas tiendas y el móvil que se encuentran alrededor de la rapitienda. No se tiene una meta de ventas mensual, además de que no se realiza ninguna actividad para aumentar el número de clientes y las ventas. La política de ventas es al contado y a crédito. Cuenta con 50 clientes que tienen crédito. (Ver Fig. 1. Diagnóstico del área de Mercadeo, página siguiente).
23
Figura 1. Diagnóstico del área de Mercadeo
24
6.5 ÁREA CONTABLE El empresario realiza los registros de sus ventas en un cuaderno, diariamente y tiene asignados $30.000 diarios como salario. La rapitienda esta registrada ante la cámara y comercio, la última vez que la renovó fue en el mes de julio del 2007. Figura 2. Diagnóstico del área Contable y Financiera
25
Continuación Figura 2. Diagnóstico área Contable y Financiera
26
7. PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LAS EMPRESAS 7.1 EN EL ÁREA ORGANIZACIONAL Y DE PERSONAL
� Crear la misión y visión de la microempresa. � Hacer un manual de funciones.
7.2 EN EL ÁREA DE COSTOS � Establecer un salario para el empresario. � Dar a conocer su punto de equilibrio. � Realizar un pronóstico de ventas. � Saber el margen de contribución con el que está trabajando el empresario. 7.3 EN EL ÁREA CONTABLE � Realizar inventarios. � Hacer el balance general. � Analizar los estados de resultados.
7.4 EN EL ÁREA DE MERCADEO � Estudiar la competencia. � Realizar estrategias para aumentar las ventas y el número de clientes. � Hacer una buena distribución de la capacidad instalada
27
8. EJECUCIÓN Y PROPUESTAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA RAPITIENDA FAMILIAR EL VALLADO
8.1 ÁREA ORGANIZACIONAL Y DE PERSONAL Se realizó la misión, visión y manual de funciones aunque este ultimo fue de forma sencilla ya que es el propietario Freddy García quien se encarga de realizar la compra, venta y servicio al cliente en la rapitienda. � Misión. La rapitienda familiar el vallado esta dedicada a la venta de productos de la canasta familiar que cubren las necesidades básicas, como lo son la alimentación y la higiene; nos caracterizamos por contar con una gran variedad y calidad de los productos, además de unos precios favorables. � Visión. En los próximos años la rapitienda familiar El Vallado espera ampliar su capacidad, construyendo en el segundo piso para realizar la venta de ropa y continuar ofreciendo gran variedad de productos que suplen la necesidad de alimentación e higiene y de alta calidad. 8.2 MANUAL DE FUNCIONES Descripción del Cargo: Realizar la venta y compra de los productos ofrecidos en la rapitienda, algunas diligencias necesarias, de una manera responsable. Nombre del cargo: Administrador. (Propietario) Funciones a realizar: Comprar los productos para ofrecer.
Realizar la atención a los clientes. Condiciones de trabajo: El lugar es cómodo y seguro para el cumplimiento de las funciones para una prestación del servicio formal. 8.3 ÁREA DE COSTOS Se realizo un estudio de costos para saber cuales eran los productos más representativos en sus ventas y se estableció el margen de contribución de la rapitienda, además de sus costos fijos y variables.
28
Cuadro 1. Margen de contribución para la rapitienda
PRODUCTO PRECIO DE PRECIO DE MARGEN DE MARGEN DE
No VENTA COMPRA CONTRIBUCION CONTRIBUCION
EN $ EN %
1 CARNE PULPA $ 5.600 $ 5.100 $ 500 8,93%
2 COSTILLA $ 2.800 $ 2.300 $ 500 17,86%
3 CARNE SEGUNDA $ 4.800 $ 4.300 $ 500 10,42%
4 PAPA PARDA $ 300 $ 270 $ 30 10,00%
5 TOMATE CHONTO $ 1.000 $ 800 $ 200 20,00%
6 PLATANO $ 450 $ 370 $ 80 17,78%
7 FRUTA $ 1.000 $ 800 $ 200 20,00%
8 AZUCAR $ 650 $ 520 $ 130 20,00%
9 FRIJOL $ 1.850 $ 1.550 $ 300 16,22%
10 CAFÉ $ 6.400 $ 5.680 $ 720 11,25%
11 ARROZ $ 850 $ 770 $ 80 9,41%
12 PAPEL HIGIENICO $ 1.000 $ 750 $ 250 25,00%
13 JABON FAB $ 2.600 $ 2.300 $ 300 11,54%
14 FAB 1/2 $ 1.300 $ 950 $ 350 26,92%
15 GASEOSA LITRO $ 1.500 $ 1.260 $ 240 16,00%
16 AGUARDIENTE $ 17.000 $ 15.000 $ 2.000 11,76%
17 HUEVO $ 250 $ 210 $ 40 16,00%
18 PAN $ 300 $ 250 $ 50 16,67%
19 NUTRECAN $ 1.950 $ 1.640 $ 310 15,90%
20 ACEITE $ 4.300 $ 3.850 $ 450 10,47%
TOTALES $ 7.230 Cuadro 2. Los productos menores de 25%
MAYORES O IGUALES 25% MENORES 25%
No PRODUCTO % PRODUCTO % No
1 CARNE PULPA 8,93% 1
2 COSTILLA 17,86% 2
3 CARNE SEGUNDA 10,42% 3
4 PAPA PARDA 10,00% 4
5 TOMATE CHONTO 20,00% 5
6 PLATANO 17,78% 6
7 FRUTA 20,00% 7
8 AZUCAR 20,00% 8
9 FRIJOL 16,22% 9
10 CAFÉ 11,25% 10
11 ARROZ 9,41% 11
29
Continuación Cuadro 2. Los productos menores de 25%
12 PAPEL HIGIENICO 25,00% 12
13 JABON FAB 11,54% 13
14
FAB 1/2 26,92% 14
15 GASEOSA LITRO 16,00% 15
16
AGUARDIENTE 11,76% 16
17 HUEVO 16,00% 17
18 PAN 16,67% 18
19
NUTRECAN 15,90% 19
20 ACEITE 10,47% 20
TOTAL 51,92% TOTAL 260,19%
51,92% ÷
2 = 25,96%
TOTAL MAYORES O IGUALES AL 25%
NUMERO DE PRODUCTOS
MAYORES O IGUALES AL
25%
PROMEDIO
MAYORES O
IGUALES AL
25%
25,96% +
260,19% = 286,15%
PROMEDIO MAYORES O IGUALES AL 25% TOTAL MENORES DEL 25% TOTAL
MARGENES
286,15% ÷
19 =
15,06%
TOTAL MARGENES
Sueldo Del Empresario: $900.000
NUMERO DE PRODUCTOS
MENORES DEL 25% + 1
MARGEN DE CONTRIBUCION
30
Cuadro 3. Gastos Administrativos
Gastos Administrativos
SUELDOS DE ADMINISTRACION
PRESTACIONES SOCIALES
APORTES PARAFISCALES
SUELDO EMPRESARIO $ 900.000 50%
DEPRECIACION MUEBLES Y ENSERES $ 51.625 3%
DEPRECIACION EQUIPO DE COMPUTO
DEPRECIACION VEHICULOS
TRANSPORTE DE LA MERCANCIA $ 46.000 3%
GASTOS DE PAPELERIA
GASTOS DE PROPAGANDA
MANTENIMIENTO VEHICULO
ARRENDAMIENTO DEL LOCAL
SERVICIOS PUBLICOS $ 320.000 18%
TELEFONO
CELULAR
INTERNET
GASTOS FINANCIEROS
CAFETERIA
ASEO
IMPUESTOS $ 25.000 1%
VIGILANCIA
EMPAQUES $ 80.000 4%
INTERESES $ 380.000 21%
TOTAL GASTOS DE ADMINISTRACION $ 1.802.625
OTROS INGRESOS
CELULAR $ 140.000
ARRIENDOS
RECICLAJE
MAQUINITAS
CHANCE
TOTAL OTROS INGRESOS $ 140.000 8%
VALOR NETO DE GASTOS DE LA TIENDA $ 1.662.625
31
Punto de equilibrio del mes : $ 11.039.541 Punto de equilibrio diario: $ 367.985 Cuadro 4. Pronóstico de Ventas
PRONOSTICO DE VENTAS L M M J V S D ALTO 1 1 1 MEDIO 1 1 1
BAJO 1
3 X $ 500.000 = $ 1.500.000
DIAS ALTOS VENTA DIA ALTO
3 X $ 446.000 = $ 1.338.000
DIAS MEDIOS VENTA DIA MEDIO
1 X $ 300.000 = $ 300.000
DIAS BAJOS VENTA DIA BAJO
TOTAL VENTAS SEMANALES $ 3.138.000
TOTAL VENTAS SEMANALES ÷ 7 DIAS $ 448.286
(PROMEDIO VENTAS POR DIA)
PROMEDIO VENTAS DIARIAS x 30 DIAS $ 13.448.571
(VENTA DEL MES) Cuadro 5. Estado de Ganancias o Pérdidas
VENTAS MENSUALES $ 13.448.571
MARGEN CONTRIBUCION
PROMEDIO DE LA TIENDA X 15,06%
MARGEN CONTRIBUCION
EN PESOS = $ 2.025.440
GASTOS FIJOS DEL MES - $ 1.662.625
UTILIDAD O PERDIDA DEL MES = $ 362.815
32
8.4 ÁREA CONTABLE Se realizó un inventario de activos fijos, el inventario de mercancías se hizo de una forma estimada por el microempresario, además se estableció el libro diario de tiendas para registrar las diferentes entradas y salidas de dinero en la rapitienda. Se hizo un balance inicial y final a 15 días, analizando algunas razones financieras. Cuadro 6. Inventario de Activos Fijos
Muebles y Enseres NOMBRE DEL ACTIVO CANTIDAD VALOR COMERCIAL VALOR TOTAL
(A) DE LA UNIDAD (B) (AXB)
ESTANTERIA METALICA 6 $ 100.000 $ 600.000
MODULOS 2 $ 300.000 $ 600.000
VITRINA 1 $ 100.000 $ 100.000
CONGELADOR VERTICAL 1 $ 500.000 $ 500.000
VITRINA DUPLEX PANORAMICA 1 $ 3.500.000 $ 3.500.000
BALANZA ELECTRONICA 1 $ 350.000 $ 350.000
BALANZA COLGANTE 1 $ 70.000 $ 70.000
EXHIBIDOR DE VERDURAS 1 $ 150.000 $ 150.000
EXHIBIDOR EN ALAMBRE 2 $ 100.000 $ 200.000
CANASTAS PLASTICAS 25 $ 5.000 $ 125.000 CANASTAS GASEOSA 20 $ 5.000 $ 100.000
VITRINA DE PARED 1 $ 250.000 $ 250.000 VITRINA ESPECIAL 1 $ 350.000 $ 350.000
TOTAL $ 6.195.000
Cuadro 7. Balance Inicial
33
Cuadro 8. Consolidado del mes (15 días)
8.4.1 Estado de Resultados Nombre de la tienda: Rapitienda Familiar El Vallado Periodo de : 19 octubre 2007 Hasta : 3 noviembre 2007 Cuadro 9. Estado de Resultados
SUELDO TENDERO DEL MES
Gastos personales 450.000
Sueldo en consumo 239.350
TOTAL SUELDO MES 689.350
34
8.4.2 Balance Final Cuadro 10. Balance Final
8.4.3 Análisis Financiero Cuadro 11. Análisis Financiero
Liquidez Corriente
1,29601875 Esta razón muestra lo que tiene la empresa en activos corrientes con respecto a lo que debe en activos corrientes. Lo ideal es que no debe dar menos de $1. Tengo $1.29 por cada peso que debo en pasivos corrientes.
Prueba de Fuego 1,29601875
Esta razón es más exigente porque de todo lo que se posee en activo corriente se resta el valor de los inventarios, lo cual nos queda caja, bancos, cuentas por cobrar, quedando estos recursos que son más fácilmente convertibles en dinero. Debe dar $1 como mínimo. Tengo $1.29 en activos corrientes por cada peso que debo.
Razón de endeudamie
nto 46%
Es la razón que muestra el grado de endeudamiento que tiene el negocio y lo ideal es no pasar del 60%
Razón de autonomía
54% Es el grado de propiedad que corresponde al dueño del negocio expresado en porcentaje y lo ideal es no ser menor del 40%.
Rotación de cuentas por
cobrar 3,640650099
Es el número de días promedio que tarda en recuperar las cuentas por cobrar desde el día en que se fió. Debe dar muy cercano al tiempo que se da de crédito a los clientes.
Rotación de cuentas por
pagar de proveedores
Es el tiempo que se tarda la empresa en pagar las deudas de los proveedores desde el momento en que las fiaron. Lo ideal es muy cercano al tiempo que dan los proveedores.
Rotación de mercancías 0,259200539 Es el tiempo que se tarda en vender las mercancías desde el momento en
que las compra. Para una tienda lo ideal sería menor de 20 días.
35
8.5 ÁREA DE MERCADEO En el área de mercadeo se realizó el diseño de unos volantes para dar a conocer algunos de los productos que ofrece la Rapitienda Familiar el Vallado y la ubicación. Además se elaboró una tarjeta para agradecer a los clientes y formalizar la modalidad de crédito con los clientes. Figura 3. Volantes de publicidad de la Rapitienda El Vallado
36
Figura 4. Tarjeta de agradecimiento a Clientes de Rapitienda El Vallado
37
9. CONCLUSIONES
� Con la realización de este proyecto se logró mejorar el funcionamiento de la Rapitienda Familiar el Vallado, en sus diferentes áreas como: administración, mercadeo, contable, para cumplir satisfactoriamente con las exigencias de sus clientes.
� Durante la realización de la carrera universitaria se logran adquirir diferentes conocimientos teóricos, y en este proceso se puede ver como se aplican de una manera práctica.
� Participar en este proyecto fue de vital importancia, ya que se logro obtener experiencia de la forma como se realiza un asesoramiento a las microempresas.
� Se obtuvo un gran conocimiento de la forma como funciona y se puede realizar o crear un negocio propio, implementando los recursos necesarios para su buen rendimiento.
� Cuando se implementan nuevas estrategias en una microempresa, esta se ve enfrentada a diversos desafíos, como lo es el cambio, que se deben superar de una forma responsable, teniendo en cuenta que solo con los beneficios obtenidos por el esfuerzo realizado, se cumplirá satisfactoriamente los objetivos propuestos.
.
38
10. RECOMENDACIONES
Con el objetivo de mejorar el funcionamiento de la microempresa, ubicada en el sector del distrito de Aguablanca, se propone a los microempresarios diferentes propuestas y recomendaciones, partiendo de la elaboración de un plan de acción, requerido para el mejoramiento de sus microempresas, no obstante este es un proceso largo y continúo en el cual la aplicación de las propuestas desarrolladas se conviertan en la base para la organización de la microempresa y su funcionamiento efectivo para la prestación del servicio y calidad de los productos, ya que el mercado es cada vez mas exigente. Se recomienda registrar la contabilidad diaria en el libro asignado, teniendo en cuenta que así se podrá realizar los estados de resultado y saber el punto de equilibrio y el margen de contribución con el que se esta trabajando en la microempresa, además de realizar alguna estrategias de promoción para aumentar las ventas y el numero de clientes.
39
BIBLIOGRAFÍA CONSTANTINOS C., Markides. En la estrategia está el éxito. Colombia: Editorial Norma, 1988. 6, 33, 56 p. FUNDACIÓN CARVAJAL. Manual del Asesor. 2 ed. Cali, Colombia: Fundación Carvajal, 2006. 115 p. KOONZ, Harold. Elementos de Administración. 3 ed. México: McGraw Hill, 1987. 3, 85, 185, 423 p.