[fr] moreq2 french annexes

8/14/2019 [FR] MoReq2 French Annexes

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Direction des Archives de France

Exigences typespour la matrise

de larchivage lectroniqueMise jour et extension 2008 Spcifications MoReq2

Traduction franaise de Marie-Anne Chabin

Titre original :Model Requirements for the Management of Electronic Records

Update and Extension 2008 MoReq2 Specification

Ces spcifications ont t prpares

pour la Commission europenne par Serco Consulting et finances par le programme IDABC


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Les spcifications MoReq2 sont consultables sous forme lectronique sur :

http://www.DLM-Network.org

http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy

La prsente traduction est disponible en ligne sur le site de ladirection des Archives de France. Samise en forme, dans la collection lectronique desmanuels et guides pratiques des Archives de France,a t assure par Pierre Fourni, chef du dpartement des publics. Les liens hypertextes ne sont pastous actifs dans la premire version mise en ligne le 9 dcembre 2008 : ils seront activs dans lessemaines venir.

Les traductions en diffrentes langues devraient prochainement tre publies.

Le texte est galement disponible sous forme papier lOffice des publications officielles desCommunauts europennes, en tant que supplment VIII de lINSAR.

First published in English as

Model Requirements for the Management of Electronic Records : Update and Extension 2008 MoReq2 Specification

by the Office for Official Publications of the European Communities

European Communities, 2008

Reproduction autorise, sauf des fins commerciales, moyennant mention de la source.

Mention lgale : le copyright de cette publication appartient aux Communauts europennes. LaCommission europenne ne garantit pas lexactitude des informations contenues dans ce document, et

dcline toute responsabilit de lutilisation qui pourra en tre faite. Les Communauts europenneset/ou leurs institutions ni personne agissant en leur nom ne pourront tre tenues responsables daucundommage dcoulant de lutilisation de cette publication.

French translation Direction des Archives de France, 2008

ISBN : 978-2-86000-335-3

En application du Code de la proprit intellectuelle (articles L 122-4 et L 122-5), toute reproductionou traduction intgrale ou partielle faite sans le consentement de la direction des Archives de France et

de lauteur ou de ses ayants droit ou ayants cause est illicite. Par consquent, les copies ou lesreproductions du prsent ouvrage sont strictement rserves lusage priv du copiste. Sous rserve quesoient indiqus clairement le nom de lauteur, celui de la direction des Archives de France et la source,

la reprsentation ou la reproduction dextraits du prsent ouvrage des fins exclusives dillustrationdans le cadre de lenseignement et de la recherche sont autorises ds lors que le public auquel cettereprsentation ou cette reproduction est destine est compos majoritairement dlves, dtudiants,denseignants ou de chercheurs directement concerns et que lutilisation de cette reprsentation ou

cette reproduction ne donne lieu aucune exploitation commerciale.

En couverture :

Salle des serveurs du ministre de la Culture et de la Communication

Direction des Archives de France, photographie Franois Carlet-Soulages, 2007.

Publi en ligne le 9 dcembre 2008 (version 1).
http://www.dlm-network.org/http://ec.europa.eu/transparency/archival_policyhttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/publications/manuels/http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/publications/manuels/http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/publications/manuels/http://ec.europa.eu/transparency/archival_policyhttp://www.dlm-network.org/


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Exigences types pour la matrise de larchivage lectronique Spcifications MoReq2 2008

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Direction des Archives de FranceVersion franaise deModel Requirements for the Management of Electronic Records. MoReq2 Specification - 2008

Annexe 1 Publications derfrence

Ces spcifications ont t labores en rfrence aux spcifications et publications suivantes :

Rf Nom et Propritaire de la source URL ou prcisions sur la publication

[1] Mtadonnes du Dublin Core, Version 1.1 :description de rfrence

http://dublincore.org/documents/dces/

[2] Exigences fonctionnelles pour larchivagelectronique (Archives nationales deGrande-Bretagne)

http://www. nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/default.htm

[3] Guide pratique pour ladmissibilit lgaleet la valeur juridique de linformationstocke lectroniquement (Institutbritannique de normalisation)

Publi par lInstitut britannique de normalisation (www.bsi-global.com) sous le nom BSI BIP 0008

[4] La conservation de lintgrit desdocuments archivs lectroniquement(Projet UBC-MAS) (Universit de Colombiebritannique)

http://www.interpares.org

[5] Standard 5015.2 Conception des logicielsdarchivage lectronique (Dpartementde la Dfense, USA)

http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/

[6] Archives nationales dAustralie Spcifications fonctionnelles pour leslogiciels darchivage lectronique Projetsoumis commentaires

Ce projet de document nest plus accessible. Un documentsimilaire est disponible surhttp://www.naa.gov.au/Images/ERMSspecifications_tcm2-1007.pdf

[7] Archives nationales de Norvge NOARK-4Systme darchivage norvgien Version 4 Partie 1 Description fonctionnelle etspcifications

http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-4/english.html

[8] Exigences fonctionnelles pour laprservation des archives lectroniques. http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/functional_requir

ements.pdf [9] Projet InterPARES 2 Base de donnes

terminologiquehttp://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cf.m

[10] Guide du DLM Forum http://dlmforum.typepad.com/gdlines.pdf
http://dublincore.org/documents/dces/http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/default.htmhttp://www.bsi-global.com/http://www.bsi-global.com/http://www.bsi-global.com/http://www.interpares.org/http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/http://www.naa.gov.au/Images/ERMSspecifications_tcm2-1007.pdfhttp://www.naa.gov.au/Images/ERMSspecifications_tcm2-1007.pdfhttp://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-4/english.htmlhttp://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-4/english.htmlhttp://www.nationalarchives.gov.uk/documents/functional_requirements.pdfhttp://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfmhttp://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfmhttp://dlmforum.typepad.com/gdlines.pdfhttp://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfmhttp://www.nationalarchives.gov.uk/documents/functional_requirements.pdfhttp://www.nationalarchives.gov.uk/documents/functional_requirements.pdfhttp://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-4/english.htmlhttp://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-4/english.htmlhttp://www.naa.gov.au/Images/ERMSspecifications_tcm2-1007.pdfhttp://www.naa.gov.au/Images/ERMSspecifications_tcm2-1007.pdfhttp://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/http://www.interpares.org/http://www.bsi-global.com/http://www.bsi-global.com/http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/default.htmhttp://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/default.htmhttp://dublincore.org/documents/dces/


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Annexe 2 laboration de cesSpcifications

Gnralits

Les spcifications MoReq2 ont t labores pour la Commission europenne par une quipe de SercoConsulting (ex-Cornwell Management Consultants plc), base au Royaume-Uni. MoReq2 sappuie sur unrapport dtude dtaill produit par le DLM Forum.

Lquipe projet de Serco tait compose de consultants spcialiss qui ont rdig les spcifications,dune quipe de direction de projet, dun secrtariat et dun Comit ditorial constitu dexperts en

records management de divers pays dEurope et dAmrique du Nord (voir annexe 4). Le dernier projet delensemble du document a t relu par un relecteur semi-indpendant.

La documentation de test a t produite par une quipe de la socit Imbus AG.

Les exigences ont fait lobjet de plusieurs niveaux de relecture.

Dans un premier temps, les membres de lquipe de rdaction ont chang leurs travaux de relecture.Puis le projet de spcifications a t soumis un processus de relecture par des pairs reprsentant un largepanel dacteurs de la communaut de larchivage et du records management. Ce panel a t divis en : Panel dinstitutions archivistiques ; Panel dexperts ; Panel dutilisateurs ; Panel de fournisseurs.

Certaines versions du projet ont galement t relues par le Comit ditorial MoReq2. Le Comit arencontr lquipe de rdaction deux reprises, apportant une aide et une orientation prcieuse ; par lasuite, ses membres ont complt leurs commentaires par courriel.

Une version intermdiaire puis une seconde ont t soumises lapprobation de la Commissioneuropenne. Ces documents ont t relus au nom de la Commission par un comit de lecture du DLM Forumconstitu dexperts reprsentants les principaux tats membres de lUnion.

Lorganisation de lquipe projet est schmatise dans la figure A2.1 ; voir lannexe 4 pour le dtail desmembres.


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Directeur de projetCommission DLM Forum

Equipe derdaction

Relecteursemi-indpendant

Secrtariat Equipe de direction

Equipe de test

Paneld'experts

Comit ditorial

Paneld'institutions

Paneld'utilisateurs

Panel defournisseurs

panel de relecteurs

Figure A2.1

Une rencontre dinitialisation du projet sest tenue Londres avec lquipe de rdaction et le Comitditorial. Elle a permis de valider le protocole de travail et divers principes, et didentifier des rfrences-cls. Elle a t suivie de recherches dbouchant sur lidentification de rfrences pertinentes prsentes lannexe 1.

Un examen dtaill de ces rfrences a t men pour sassurer que les spcifications incluaient toutesles exigences pertinentes.

Le texte original de MoReq a t import dans un outil logiciel (Telelogic DOORS), spcialis dans lagestion des exigences et des modifications. Loutil a t utilis par lquipe de rdaction pour grer lesversions changes entre les membres de lquipe et pour tracer et intgrer les commentaires desrelecteurs. Le document a t organis pour reflter la structure du rapport dtude de MoReq2 de faon maintenir le lien avec le MoReq original.

Au fur et mesure de lachvement des chapitres, le texte a t publi sur le site web de MoReq2. Tousles relecteurs du panel taient alors avertis et sollicits pour apporter leurs contributions via un formulairede commentaires importables dans le logiciel DOORS pour prise en compte par lquipe de rdaction.

Aprs la publication selon cette voie de la majorit des chapitres, une version presque complte dudocument a t consolide et diffuse au Comit ditorial pour analyse des points majeurs en prvision dela seconde rencontre du Comit.

Lors de cette runion, Londres, un consensus a t trouv entre les membres sur la majorit des points

soulevs. Le document a alors t rvis la lumire de cette validation.La nouvelle version de MoReq2 a t livre au directeur de projet de la CE et aux membres du DLM

Forum pour relecture. Lvaluation officielle de cette version intermdiaire a t remise Serco et discutelors dune rencontre de projet Bruxelles.

Lquipe de rdaction a pris en compte tous les commentaires reus, tant des relecteurs officiels que delensemble des panellistes. Ils ont alors t intgrs ou exclus en fonction de leur pertinence. Ce processus at svre et itratif dans la mesure o de nombreux commentaires taient incompatibles ou hors du champ


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de MoReq2. Il faut cependant souligner la grande qualit des commentaires, conduisant une rvisionimportante du document.

Cela a conduit la publication du Projet n 2, document quasiment complet, soumis aux commentairesdes panellistes. Ceux-ci ont t pris en compte, intgrs ou rejets comme prcdemment.

Le document final a t livr au directeur de projet de la CE et aux membres du DLM Forum pourrelecture en octobre 2007. Aprs rception des commentaires de la CE, une version finale de MoReq2 a tprpare et relue par un relecteur semi-indpendant avant publication en janvier 2008.


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Annexe 3 Utilisation de cesSpcifications au format

lectronique

Ces spcifications ont t labores pour pouvoir tre utilises au format lectronique, au moyen deMicrosoft Word 2003.

Lavantage principal du format lectronique est de pouvoir plus facilement adapter les spcifications.

Les exigences (chapitres 3 11) se prsentent sous forme de tableaux, avec une exigence par ligne, ainsique le montre la figure A3.1.

Rf. Test 13.1.1 O

NUMRO EXIGENCE TESTABILIT

Exigence Le SAE doit fournir

Figure A3.1

Les tableaux comportent trois colonnes : Rf : numro dordre de lexigence. Il est cr automatiquement par Word, en utilisant le style en-

tte . En consquence, si des chapitres, sections ou exigences sont ajouts ou retirs, la numrotationchange automatiquement. Exigence :

texte de lexigence. Il contient systmatiquement le verbe doit (pour indiquer le caractreobligatoire) ou devrait (pour indiquer le caractre facultatif) ;

largumentaire. Il est toujoursen italique et donne des exemples ou un complment dexplication. Test : chaque exigence est suivie dun attribut de testabilit, appel test . Il indique sil est possible

ou non de tester la conformit lexigence. Les valeurs possibles de lattribut test sont lessuivantes :

O (oui) Lexigence peut tre teste. Par exemple : Le SAE doit permettre au moins trois niveauxhirarchiques dans le plan de classement . Le test consiste crer une hirarchie de trois niveaux.

N (non) Lexigence ne peut pas tre rellement teste. Par exemple : Le SAE doit supporter leplan de classement mtier de lorganisation . Ceci ne peut tre test en gnral.

P (partiel) Lexigence peut tre teste mais le test ne peut tre que partiel, ou alors elle nest pastestable mais un dfaut de conformit peut apparatre. Par exemple : Le SAE ne devrait pas limiterle nombre de niveaux dans la hirarchie . Il nest pas possible de tester labsence de limite.Cependant, lexigence est considre comme partiellement testable, par exemple en faisant le test


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sur un grand nombre de niveaux ; il est possible quon atteigne alors une limite du nombre deniveaux, indiquant que le SAE nest pas conforme lexigence.

Si des chapitres, sections ou exigences sont supprims, Word remplacera les rfrences croises (le caschant) par un message derreur. On les trouvera en cherchant le mot erreur dans le texte.

Par dfaut, les bords du tableau ne sont pas visibles. On peut les faire apparatre par la commande Afficher le quadrillage .


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DLM Forum

Le DLM Forum a constitu un comit de lecture pour relire le document au nom de la Commissioneuropenne.

M. Richard Blake Royaume-UniMme Dolores Carnicer Arribas EspagneM. Olivier de Solan FranceDr Andrea Hnger AllemagneMme Paivi Happonen FinlandeM. Toivo Jullinen EstonieM. Gran Kristiansson SudeM. Ian Macf.arlane Royaume-UniM. Atle Skjekkeland ScretariatM. Joe kofljanec SlovenieM. Malcolm Todd (chair) Royaume-UniM. Martin Waldron Royaume-Uni

Panel de relecteurs

Lquipe Projet est trs reconnaissante aux personnes et socits suivantes qui ont aimablement acceptde consacrer du temps pour participer au travail de relecture et de validation. Cette contribution de qualit MoReq2 a permis que les spcifications rpondent aux besoins du plus grand nombre dutilisateurs.M. Francisco Barbedo Panel Institutions

archivistiquesInstitut des Archives nationales/Torre do

Tombo, PortugalMr. Jan Dalsten Srensen Panel Institutions

archivistiquesArchives nationales danoises

Mme Inta Feldmane Panel Institutionsarchivistiques Archives nationales de Malte

M. Hkan Lvblad Panel Institutionsarchivistiques

Riksarkivet/Archives nationales, Sude

Mr. Michal Wanner Panel Institutionsarchivistiques

Dpartement des Archives administratives etdu Records Management, RpubliqueTchque

M. Sergey Afanasiev Panel Experts Association des Records Managers, RussieMme Phdra Clouner Panel Experts document@work, BelgiqueM. Michiel Gen Panel Experts ARMA International, BelgiqueMme Kimberley Barata Panel Utilisateurs Archives parlementaires, Royaume-Uni

Mme Kathy Bashaar Panel Utilisateurs PNC Bank, USAM. Daniel J Beard Panel Utilisateurs Xerox Corp, USAMme Alissa Burger Panel Utilisateurs Socit du Chemin de fer, Information et

Records Management, AustralieM. Barry Cahill Panel Utilisateurs Nova Scotia Archives & Records Managemen

Dpartement du Tourisme, de la Cultureet du Patrimoine, Canada


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M. Llus-Esteve Casellas Serra Panel Utilisateurs Province de Grone. SGDAP, EspagneM. Alejandro Delgado Gmez Panel Utilisateurs Service des Archives et des Bibliothques de

la Province de Carthagne, Archivesmunicipales de Parque de Artilleria,Espagne

M. Paul Dodgson Panel Utilisateurs Conseil du Comt de Leicestershire,Royaume-Uni

Mme Susan Em Panel Utilisateurs Socit Royale de Pharmacie de Grande-Bretagne

Mme Trish Fallen Panel Utilisateurs Information Management Practitioner,Australie

Mme Lucia Filimon Stefan Panel Utilisateurs Centre commun de recherche de laCommission europenne, Italie

Mme Fiorella Foscarini Panel Utilisateurs Banque Centrale Europenne, AllemagneMme Alison Gibney Panel Utilisateurs Cimtech, Royaume-UniM. Stefan Gradmann Panel Utilisateurs Universit de Hambourg, Allemagne

Mme Frances Grey Panel Utilisateurs Archives parlementaires, Royaume-UniM. Harold C Heard Jr. Panel Utilisateurs Citigroup, USAMme Sarah Higgins Panel Utilisateurs Digital Curation Centre, Universit

dEdimbourg, Royaume-UniMrs Caroline Ives Panel Utilisateurs Conseil de la ville de Salford, Royaume-UniM. Philip Jones Panel Utilisateurs Conseil du Comt de Staffordshire, Royaume-

UniM. Ben Kettell Panel Utilisateurs Cactus Tecnologia, EspagneMme Natasha Khramtsovsky Panel Utilisateurs Electronic Office Systems, RussieM. Stewart Kirkup Panel Utilisateurs Conseil du Comt de Derbyshire, Royaume-

Uni

M. Pivi Laakso Panel Utilisateurs Agence nationale de Mdicine, FinlandeMme Jessica Lila Panel Utilisateurs USAM. Stephen Macintosh Panel Utilisateurs Cour fdrale dAustralieMme Snia Oliveras Artau Panel Utilisateurs Province de Grone. SGDAP, EspagneM. Matt OMara Panel UtilisateursM. Adam Pope Panel Utilisateurs Information Handy Man, Royaume-UniMme Barbara Reed Panel Utilisateurs Recordkeeping Innovation, AustralieDr David Reeve Panel Utilisateurs Conseil du Comt du Dorset, Royaume-UniMme Maria Reixach Urcola Panel Utilisateurs Province de Grone. SGDAP, EspagneM. Jordi Serra Serra Panel Utilisateurs Gnralit de Catalogne, EspagneMme Deirdre Sharp Panel Utilisateurs Conseil du Comt de Norfolk, Royaume-UniM. Alan Shipman Panel Utilisateurs Group 5 Training, Royaume-UniMme Marija imunovi Panel Utilisateurs Cour Suprme de la Rpublique de CroatieM. Sundeep Vaid Panel Utilisateurs Fond international pour le Dveloppement

agricole, ItalieM. Peter Van Garderen Panel Utilisateurs Artefactual Systems, CanadaM. Willem Vannester Panel Utilisateurs Archives municipales dAnvers, Belgique


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M. Grard Weisz Panel Utilisateurs Sirius Systems, FranceM. Martin Bartonitz Panel Fournisseurs SAPERION, AllemagneM. Solomon Barron Panel Fournisseurs IBM, UKM. Martin Bould Panel Fournisseurs ErgoGroup AS, Norvge

M. Reynolds Cahoon Panel Fournisseurs Lockheed Martin, USAM. Ian Capon Panel Fournisseurs Open Text Corporation, Royaume-UniM. Simon Cole Panel Fournisseurs Meridio, Royaume-UniM. Jon Garde Panel Fournisseurs Objective Corporation, Royaume-UniM. Graham Hadingham Panel Fournisseurs FileNet, Royaume-UniM. Joachim Haessler Panel Fournisseurs Haessler Information, AllemagneMme Tamara Hoagland Panel Fournisseurs EDRM Solutions, USAM. Mike Huberty Panel Fournisseurs Lockheed Martin, Royaume-UniM. Chris Hughes Panel Fournisseurs Tower Software, Royaume-UniDr Gregor Joeris Panel Fournisseurs SER Solutions Deutschland, AllemagneM. Volker John Panel Fournisseurs SAPERION, AllemagneDr Annegret Kampe Panel Fournisseurs Docuware, AllemagneMme Mary Kelly Panel Fournisseurs IBM, Royaume-UniM. Andy King Panel Fournisseurs Getronics, Royaume-UniMme Karen McKenzie Panel Fournisseurs UK SoftwareM. Chris Palmer Panel Fournisseurs CA, Royaume-UniMme Shaheen Ramdiane Panel Fournisseurs Open Text CorporationM. Miroslav irl Panel Fournisseurs ICZ, Rpublique TchqueM. Andrew Snowden Panel Fournisseurs Fujitsu, Royaume-UniM. Dan Taillefer Panel Fournisseurs EMC, CanadaM. Nigel Wood Panel Fournisseurs Fabasoft, Royaume-Uni

Marques

Toutes les marques cites dans ces spcifications sont connues. Les produits propritaires ne sont citsqu titre illustratif ; leur prsence ne constitue en aucun cas une caution. De mme, labsence dautresproduits ne signifie aucunement une critique de ces produits.


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Annexe 5 Correspondance avecdautres Modles

Cette annexe rsume comment le modle de mtadonnes dvelopp dans lannexe 9 peut tre reli : ISO 23081 Mtadonnes pour les documents archivs ; ISO 15836 Jeu de mtadonnes du Dublin Core.

ISO 23081 Mtadonnes des documents archivs

Les entits retenues par MoReq2 peuvent tre globalement relies leurs quivalents dans ISO 23081comme suit :

Entit MoReq2 Entit ISO 23081

Composant -Item

Document archiver ou archivTransaction

VolumeSous-dossierDossier

Dossier/classeur

Srie SriePlan de classement Archive- Archives

Ces correspondances sont forcment approximatives.Les mtadonnes du modle de MoReq2 ont toutes un intitul form de deux ou trois parties (voir

lannexe 9.6). Quand cela est possible, la seconde partie de lintitul est emprunte ISO 23081-2, maisplusieurs sont spcifiques MoReq2, comme lindique le tableau ci-dessous :

Groupe de mtadonnesdISO 23081 2

e partie de lintitul de MoReq2 Source

Identit identifiant_systme MoReq2auteur MoReq2classement ISO 23081

contre_signature MoReq2date MoReq2destinataire MoReq2destinataire_secondaire MoReq2expditeur MoReq2extrait ISO 23081

Description

identifiant_externe MoReq2


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Groupe de mtadonnesdISO 23081 2

e partie de lintitul de MoReq2 Source

lieu ISO 23081titre ISO 23081

type_document_archiv MoReq2rsum MoReq2acteur ISO 23081date ISO 23081description ISO 23081vnement_dclencheur ISO 23081dure MoReq2rappel MoReq2statut MoReq2

Gestion

volume MoReq2extrait MoReq2date ISO 23081gel MoReq2transfr_ou_dtruit ISO 23081

Traabilit

transfr_ MoReq2administrateur MoReq2inactif MoReq2langue ISO 23081statut MoReq2

Utilisation

environnement_technique ISO 23081acteur MoReq2sapplique__lacteur MoReq2sapplique__la_srie MoReq2

renvoie_ MoReq2gel_de_destruction MoReq2entit/acteur MoReq2a_comme_extrait MoReq2a_comme_profil MoReq2a_comme_utilisateur MoReq2est_fille_de MoReq2est_membre_de MoReq2est_extrait_de MoReq2est_mre_de MoReq2prcdent_code_classement_complet MoReq2

Liens

rgle_de_conservation/destruction MoReq2

Voir le complment de la correspondance entre MoReq2 et ISO 23081 en annexe9.


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ISO 15836 Mtadonnes du Dublin Core

Les mtadonnes dfinies par le Dublin Core peuvent tre mises relation avec le modle de MoReq2comme suit. Si le nom de la mtadonne est partiel, il dsigne toutes les mtadonnes commenant par lesmmes mots. Par exemple, Description. extrait dsigne : Description.extrait ; Description.extrait.mots-cls ; Description.extrait.motif_conversion.

Mtadonne du Dublin Core Mtadonne de MoReq2

Contributeur Description.expditeurCouverture -Crateur Description.auteurDate Description.date

DescriptionDescription.rsum.descriptionDescription.identifiant_externe.rfrence_interne

FormatUtilisation.environnement_technique.dimensionsUtilisation.environnement_technique.format_de_fichier

Identifiant IdentitLangue Utilisation.languediteur -Relation RelationDroits -Source -Sujet Description.rsum.mot-cl

Titre Description.titreType Description.type_de_document_archiv- Description.rsum.cadre_juridique

Description.rsum.motif_conversionDescription.destinataire_secondaireDescription.lieu.localisation_de_proximitDescription.lieu.localisation_normaleDescription.destinataireTraabilitGestionUtilisation.statutUtilisation.environnement_technique (voir ci-dessus)

Cependant ces correspondances sont forcment approximatives.

Dautres aspects de la correspondance entre MoReq2 et ISO 23081 figurent dans lannexe 9.


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Annexe 6 traitement des Dates

Le SAE est suppos traiter correctement toutes les dates : millnaires, sicles ou autres expressions dedatation. Cette annexe reprend les exigences pour le passage lan 2000 que lon pourra adapter, sincessaire, dautres types de dates. Ce point touche particulirement les systmes darchivagelectronique dont les mtadonnes peuvent comporter des dates pour les sicles passs ou futurs.

Ce qui suit est extrait, aprs autorisation, de BSI DISC PD2000-1:1998 A Dfinition des exigences deconformit lan 2000.

La conformit lan 2000 signifie quaucune performance ou fonctionnalit nest affecte par les datesavant, pendant et aprs lan 2000.

Notamment :

Rgle n 1 Aucune valeur de date courante ne devra interrompre le traitement. Rgle n 2 Les fonctionnalits bases sur des dates doivent fonctionner de la mme manire avant,

pendant et aprs lan 2000. Rgle n 3 Dans toutes les interfaces et outils de stockage, les sicles doivent tre exprims

explicitement ou au travers dalgorithmes ou de rgles clairs. Rgle n 4 Lanne 2000 doit tre reconnue comme une anne bissextile.


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Annexe 7 Normes et autresrecommandations

7.1 N ORMES

Cette annexe donne la liste des normes et autres textes de rfrence cits dans MoReq2 ou applicables larchivage lectronique.

Les normes cites visent spcifiquement les systmes darchivage lectronique ; les normes gnralistessur les matriels de stockage et les langages de bases de donnes ny figurent pas.

Il sagit de normes internationales, de droit ou de fait. Les normes nationales ne sont pas rfrences ici.Elles pourront tre ajoutes dans le chapitre zro par un tat membre. Seules les normes ayant un impactdirect sur la conception des systmes sont mentionnes ; les normes visant lorganisation et la gestion nesont pas incluses. Le plus souvent, cest le nom abrg de la norme (et non son titre complet) qui estindiqu pour faciliter la lecture.

FIPS 186-2 NIST Norme de signature lectronique(http://csrc.nist.gov/publications/PubsFIPS.html)

ISAAR(CPF) Norme internationale sur les notices dautorit archivistiques relatives auxcollectivits, aux personnes et aux familles (Conseil International desArchives)(http://www.ica.org/en/node/30231 )

ISAD(G) Norme gnrale et internationale de description archivistique.(www.ica.org/fr/node/30001)

IETF RFC 2821 Protocole Simple de Transfert de Courrier (SMTP1).(http://www.ietf.org/rfc/rfc2821.txt )

IETF RFC 2822 Format de message Internet.(http://www.ietf.org/rfc/rfc2822.txt )

ISO 216 Papiers manuscrits et certaines catgories dimprims -- Formats finis --Sries A et B.

ISO 639 Codes pour la reprsentation des noms de languesISO 2788 Principes directeurs pour ltablissement et le dveloppement de thsaurus

monolingues.

1 SMTP : Simple Mail Transfer Protocol
http://csrc.nist.gov/publications/PubsFIPS.htmlhttp://csrc.nist.gov/publications/PubsFIPS.htmlhttp://www.ica.org/en/node/30230http://www.ica.org/en/node/30230http://www.ica.org/fr/node/30001http://www.ica.org/fr/node/30001http://www.ietf.org/rfc/rfc2821.txthttp://www.ietf.org/rfc/rfc2821.txthttp://www.ietf.org/rfc/rfc2822.txthttp://www.ietf.org/rfc/rfc2822.txthttp://www.ietf.org/rfc/rfc2822.txthttp://www.ietf.org/rfc/rfc2821.txthttp://www.ica.org/fr/node/30001http://www.ica.org/en/node/30230http://csrc.nist.gov/publications/PubsFIPS.html


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ISO 5964 Principes directeurs pour ltablissement et le dveloppement de thesaurusmultilingues.

ISO 8601 Reprsentation numrique de la date et de lheure.ISO 9834-8 Interconnexion de systmes ouverts (OSI) -- Procdures oprationnelles pour

les organismes denregistrement de lOSI : Gnration et enregistrementdes identifiants uniques universels (UUID) et utilisation de ces identifiantscomme composants didentifiants dobjets ASN.1.(voir aussi ITU X.667).

ISO/TS 12033 Guide pour la slection des mthodes de compression dimage.ISO/TR 12037 Recommandations pour llimination des informations enregistres sur disque

optique WORM.ISO 12142 Mthodes de surveillance et dtablissement de compte rendu derreurs pour

la vrification des donnes stockes sur des disques optiques numriques.ISO/TR 12654 Recommandations relatives la gestion des systmes lectroniques

denregistrement, pour lenregistrement de documents ayant valeur depreuve, sur disque optique WORM.

ISO 14721 Systmes de transfert des informations et donnes spatiales -- Systmeouvert darchivage dinformation -- Modle de rfrence (OAIS).ISO/IEC 15444 Systme de codage dimages JPEG 2000 : Images JPEG 2000 animes.ISO 15489 Records Management.ISO/TR 15801 Stockage lectronique dinformations -- Recommandations pour le maintien

de leur fidlit et de leur fiabilit.ISO 15836 Jeu de mtadonnes du Dublin Core.ISO 18492/TR Conservation long terme des informations contenues dans les documents

numriques.ISO 19005-1 Format de fichier des documents lectroniques pour une conservation long

terme -- Partie 1 : Utilisation du PDF 1.4 (PDF/A-1).

ISO 23081 Mtadonnes pour les documents archivsITU X.667 Gnration et enregistrement des identifiants uniques universels(UUID) etutilisation comme composants ASN.1.(http://www.itu.int/ITU-T/studygroups/com17/oid/X.667-E.pdf).

TIFF1 Format de fichier graphique bitmap.(http://partners.adobe.com/public/developer/tiff/index.html )

X.509 ITU-T Recommandation X.509 : Systme de traitement de linformation Interconnexion de systmes ouverts LAnnuaire : Cadre gnraldauthentification(http://www.itu.int/rec/T-REC-X.509-200003-I/en).

XKMS2 Spcification de validation et denregistrement de cl.(http://www.w3.org/TR/xkms/ ).

XML Langage de balisage extensible (XML) du W3C.(http://www.w3.org/TR/REC-xml/)

1 TIFF : Tagged Image File Format2 XKMS : XML Key Management Specifications
http://www.itu.int/ITU-T/studygroups/com17/oid/X.667-E.pdfhttp://www.itu.int/ITU-T/studygroups/com17/oid/X.667-E.pdfhttp://partners.adobe.com/public/developer/tiff/index.htmlhttp://partners.adobe.com/public/developer/tiff/index.htmlhttp://www.itu.int/rec/T-REC-X.509-200003-I/enhttp://www.itu.int/rec/T-REC-X.509-200003-I/enhttp://www.w3.org/TR/xkms/http://www.w3.org/TR/xkms/http://www.w3.org/TR/REC-xml/http://www.w3.org/TR/REC-xml/http://www.w3.org/TR/REC-xml/http://www.w3.org/TR/xkms/http://www.itu.int/rec/T-REC-X.509-200003-I/enhttp://partners.adobe.com/public/developer/tiff/index.htmlhttp://www.itu.int/ITU-T/studygroups/com17/oid/X.667-E.pdf


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7.2 A UTRES TEXTES DE REFERENCE

ISO/DIS 9241-171 Ergonomie de linteraction homme-systme -- Partie 171 : Lignes directricesrelatives laccessibilit aux logiciels.

ISO/TS 16071 Ergonomie de linteraction homme/systme -- Lignes directrices relatives laccessibilit aux interfaces homme/ordinateur (remplace par ISO 9241-171).

WfMC1 Terminologie & Glossaire du Consortium international de gestion de workflow.(http://www.wfmc.org/standards/referencemodel.htm )

1999/93/EC Directive 1999/93/CE sur un cadre communautaire pour les signatureslectroniques.(http://europa.eu/scadplus/leg/en/lvb/124118.htm )

Recommandationsdu DLM Forum

Guide des bonnes pratiques pour lutilisation de linformation lectronique. INSAR(European Archives News) Supplment III (1997). ISBN : 92-828-2285-0.(http://dlmforum.typepad.com/gdlines.pdf)

7.3 G UI DES ET RESSOURCES ACCESSIBLES

Ce chapitre indique les guides et ressources pour les dveloppeurs et acheteurs de SAE. Alors que lesautres annexes se limitent aux publications internationales ce chapitre comprend des informations doriginenationale, provenant de la communaut des fournisseurs. Cette documentation na pas t reconnue auniveau international. Elle pourrait tre ajoute dans une dition ultrieure de MoReq.

Pour les dveloppeursW3C Guide pour laccessibilit des contenus web (sites et applications)

(http://www.w3.org/WAI/) Centre daccs lInternet de lInstitut royal national pour les aveugles (RNIB2)

(http://www.rnib.org.uk/webaccesscentre )Centre daccs aux logiciels de lInstitut royal national pour les aveugles (RNIB)

(http://www.rnib.org.uk/softwareaccesscentre ) Centre daccessibilit et de capacit humaine dIBM

(http://www-03.ibm.com/able/guidelines/ )ISO/IEC 18019:2004 -- Lignes directrices pour la conception et la prparation de la documentation de

lutilisateur de logiciels dapplication (notamment le point 4.2.6). (remplace par ISO/IEC 26514.)ISO/IEC 26514:2008 -- Exigences pour les concepteurs et les dveloppeurs de la documentation de

lutilisateur (en cours de dveloppement)Pour les acheteurs

1 WfMC : Workflow Management Coalition2 RNIB : The Royal National Institute of the Blind.
http://www.wfmc.org/standards/referencemodel.htmhttp://www.wfmc.org/standards/referencemodel.htmhttp://europa.eu/scadplus/leg/en/lvb/124118.htmhttp://europa.eu/scadplus/leg/en/lvb/124118.htmhttp://dlmforum.typepad.com/gdlines.pdfhttp://dlmforum.typepad.com/gdlines.pdfhttp://www.w3.org/WAI/http://www.w3.org/WAI/http://www.rnib.org.uk/webaccesscentrehttp://www.rnib.org.uk/webaccesscentrehttp://www.rnib.org.uk/softwareaccesscentrehttp://www.rnib.org.uk/softwareaccesscentrehttp://www-03.ibm.com/able/guidelines/http://www-03.ibm.com/able/guidelines/http://www-03.ibm.com/able/guidelines/http://www.rnib.org.uk/softwareaccesscentrehttp://www.rnib.org.uk/webaccesscentrehttp://www.w3.org/WAI/http://dlmforum.typepad.com/gdlines.pdfhttp://europa.eu/scadplus/leg/en/lvb/124118.htmhttp://www.wfmc.org/standards/referencemodel.htm


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ACCENT Accessibilit des achats ICT: projet europen(http://www.verva.se/english/international-network/the-accent-project/ )

PAS 78:2006Guide de bonnes pratiques pour laccessibilit du web.(http://www.equalityhumanrights.com/en/publicationsandresources/Disability/Pages/Websiteaccessibilityguidance.aspx)

Centre daccs aux logiciels de lInstitut royal national pour les aveugles (RNIB)(http://www.rnib.org.uk/softwareaccesscentre )

7.4 G UIDES POUR LA CONSERVATION NUM ERIQUE

Projet InterPARES (http://www.interpares.org) Projet Conservation de laccs linformation numrique (PADI1) Bibliothque nationale dAustralie(http://www.nla.gov.au/padi/ )Archives nationales du Royaume-UniExigences fonctionnelles pour la prservation des documents archivs lectroniquement(http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/functional_requirements.pdf)

1 PADI: Preserving Access to Digital Information.
http://www.verva.se/english/international-network/the-accent-project/http://www.verva.se/english/international-network/the-accent-project/http://www.equalityhumanrights.com/en/publicationsandresources/Disability/Pages/Websiteaccessibilityguidance.aspxhttp://www.equalityhumanrights.com/en/publicationsandresources/Disability/Pages/Websiteaccessibilityguidance.aspxhttp://www.equalityhumanrights.com/en/publicationsandresources/Disability/Pages/Websiteaccessibilityguidance.aspxhttp://www.rnib.org.uk/softwareaccesscentrehttp://www.rnib.org.uk/softwareaccesscentrehttp://www.interpares.org/http://www.nla.gov.au/padi/http://www.nla.gov.au/padi/http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/functional_requirements.pdfhttp://www.nationalarchives.gov.uk/documents/functional_requirements.pdfhttp://www.nationalarchives.gov.uk/documents/functional_requirements.pdfhttp://www.nla.gov.au/padi/http://www.interpares.org/http://www.rnib.org.uk/softwareaccesscentrehttp://www.equalityhumanrights.com/en/publicationsandresources/Disability/Pages/Websiteaccessibilityguidance.aspxhttp://www.equalityhumanrights.com/en/publicationsandresources/Disability/Pages/Websiteaccessibilityguidance.aspxhttp://www.verva.se/english/international-network/the-accent-project/


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7.5 M ODELISATION DES RELATIONS ENTRE MOREQ 2 ET LESAUTRES TEXTES DE REFERENCE

Ce chapitre propose un schma montrant la relation des principales normes avec larchivage lectroniqueau sens du records management. Il se base sur un nouveau modle (figure A7.1) labor pour MoReq2.

Figure A7.1Ce modle montre les processus cls de larchivage lectronique. Le cercle gris, au centre, symbolise les

documents archivs. Les processus ( cration , capture , etc.) sont reprsents par des figures decouleur autour des documents archivs.

Le nombre de processus indiqus (granularit, niveau de dtail du modle) est arbitraire. Dautresmodlisations sont possibles, voire plus appropries selon le contexte ; celui-ci a t choisi pour y relier lesnormes. Les processus sont dfinis comme suit : Cration : non seulement la cration des documents archiver dans lentreprise/organisation mais aussi

leur rception en provenance de lextrieur Capture : enregistrement, classement et saisie des mtadonnes darchivage. Utilisation : recherche, reprage, consultation, restitution, conservation, rvision, etc. Conservation : ensemble des processus pour maintenir laccessibilit dans le temps. Administration : maintenance des contrles daccs et des rgles de destruction.

Lordre de prsentation des processus nest pas signifiant car ils peuvent intervenir diffrentes tapeset dans diffrents contextes.

RECORDSRECORDS


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Pour simplifier, la figure A7.2 montre comment les normes cls sappliquant larchivage lectroniquepeuvent tre relies ces processus.

Figure A7.2

Nota bene : ce schma relationnel entre normes et processus est repris la fin du chapitre sous uneautre forme, sans lusage de couleurs.

Ce modle met en vidence la porte des normes de manire trs approximative laide de lignes decouleurs superposes aux processus. Chaque couleur reprsente une ou plusieurs normes. En gnral, lesnormes sont indiques sous leur nom courant (par ex : PDF/A, OAIS) plutt que sous leur nom complet (ISO19005, ISO 14721) ; voir la section 1 pour les titres complets. Noter que tout modle de ce type ne peut quedonner un aperu de la question il est matriellement impossible de montrer tous les dtails de toutes lesinteractions entre processus et normes ; les choix effectus sont forcment subjectifs.

Seules les normes considres comme les plus importantes apparaissent dans ce schma. Les critres deslection sont discrtionnaires.

Le modle est expliqu ci-aprs, notamment pour les normes touchant plusieurs processus ; suit une listedes normes concernant chaque processus.

ISO 15489 et MoReq2

ISO 15489 et MoReq2 couvrent lune et lautre tout le cycle de vie des documents archivs. Ellesencerclent donc lensemble des processus.

RECORDSRECORDS

ISO 12142

ISO 12033

Moreq2, ISO 15489

PDF/A

RFC 2821, 2822,TIFF, JPEG 2000,

ISO 216

ISO 12037

GUID

XML

Metadata:DC, ISAAR, ISO 23081,639, 2788, 5964, 8601

ISO 18492, OAIS

X.509, XKMS

PDF/A

ISO 15801, 12654X.509, XKMS

Metadonnes:

UUID


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Standard

C r a t i o n

C a p t u r e

U t i l i s a t i o n

C o n s e r v a t i o n

T r a n s f e r t

A

d m i n i s t r a t i o n

S t o c k a g e

D e s t r u c t i o n

ISO 12033 Imagerie lectronique -- Guide pour laslection des mthodes de compressiondimage.

ISO 12037 Imagerie lectronique --Recommandations pour llimination desinformations enregistres sur disqueoptique WORM.

ISO 12142 Imagerie lectronique -- Mthodes desurveillance et dtablissement decompte rendu derreurs pour lavrification des donnes stockes sur desdisques optiques numriques.

ISO 12654 Imagerie lectronique --Recommandations relatives la gestiondes systmes lectroniquesdenregistrement, pour lenregistrementde documents ayant valeur de preuve,sur disque optique WORM.

ISO 14721 Systme ouvert darchivagedinformation -- Modle de rfrence(OAIS).

ISO 15444 Systme de codage dimages JPEG 2000 :Images JPEG 2000 animes.

ISO 15489 Records Management.ISO 15801 Stockage lectronique dinformations --

Recommandations pour les informationsde valeur et leur fiabilit.

ISO 15836 Lensemble des lments demtadonnes Dublin Core.

ISO 18492 Conservation long terme dinformationdocument-base lectronique.

ISO 19005-1 Format de fichier des documentslectroniques pour une conservation long terme -- Partie 1 : Utilisation du PDF1.4 (PDF/A-1).

ISO 23081 Mtadonnes pour les enregistrementsITU X.667 Gnration et enregistrement des

identifiants uniques universels (UUID) etutilisation comme composants ASN.1

MoReq2 Mise jour et extension du Modledexigence pour lorganisation delarchivage lectronique

TIFF Format de fichier graphique bitmapX.509 ITU-T Recommandation X.509: Systme

de traitement de linformation Interconnexion de systmes ouverts LAnnuaire : Cadre gnraldauthentification


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Standard

C r a t i o n

C a p t u r e

U t i l i s a t i o n

C o n s e r v a t i o n

T r a n s f e r t

A

d m i n i s t r a t i o n

S t o c k a g e

D e s t r u c t i o n

XKMS Spcification de validation etdenregistrement de cl.

XML Langage de balisage extensible du W3C.


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Annexe 8 Changements parrapport MoReq

8.1 C HANGEMENTS NON COMPA TIBLES

Dans la rdaction de MoReq2, lobjectif a t de garantir dans la mesure du possible la compatibilitavec le MoReq original. La principale innovation est le rattachement direct dun document une srie sanspasser par un dossier (voir section 3.2). noter quun SAE pourrait tre configur sans cette option.

La possibilit de crer des sous-dossiers aussi bien que des volumes dans les dossiers est aussi unenouveaut (voir 3.3). Il sagit dune nouvelle exigence majeure mais qui ne doit pas provoquerdincompatibilit.

Les dfinitions de restitution et conversion ont t modifies par rapport MoReq. Voir leglossaire pour une dfinition plus complte des deux termes.

8.2 R ELATI ON ENTRE LES SECTIONS

La structure de MoReq2 reflte celle de MoReq, avec quelques changement et divers ajouts. Ci-dessous laconcordance les tables des matires de MoReq et MoReq21.

MoReq MoReq2Chap. Titre Chap. Titre

Prface Prface: MoReq21 Introduction 1 Introduction1.1 Historique 1.1 Historique1.2 Objectif et champ dapplication de ces

spcifications1.3 Objectif et champ dapplication de ces spcifications

1.3 Quest-ce quun SAE ? 1.4 Quest-ce quun SAE ?1.4 Quel usage pour ces spcifications? 1.5 Comment utiliser ces spcifications ?1.5 Points forts et limites de ces

spcifications1.7 Points forts et limites de ces spcifications

1 Note du traducteur : la concordance fait galement apparatre de lgres variantes dues une amlioration de latraduction alors que lexpression anglaise na pas t modifie dans MoReq2.


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MoReq MoReq2Chap. Titre Chap. Titre1.6 Utilisation de ces spcifications 1.9 Personnalisation des spcifications1.7 Organisation des spcifications 1.10 Organisation des spcifications1.8 Exigences obligatoires et souhaitables 1.12 Exigences obligatoires et souhaitables1.9 Proprit intellectuelle 1.6 Proprit intellectuelle2 Panorama des exigences dun SAE 2 Panorama des exigences dun SAE2.1 Terminologie fondamentale 2.1 Termes essentiels2.2 Concepts fondamentaux 2.2 Concepts fondamentaux2.3 Modle des relations entre entits 2.3 Modle des relations entre entits3 Plan de classement 3 Plan de classement et organisation des dossiers3.1 Configuration du plan de classement 3.1 Configurer le plan de classement3.2 Sries et dossiers 3.2 Sries et dossiers3.3 Sous-dossiers 3.3 Volumes et sous-dossiers3.4 Maintenance du plan de classement 3.4 Maintenance du plan de classement4 Contrles et scurit 4 Contrles et scurit

4.1 Accs 4.1 Accs4.2 Historique des vnements 4.2 Historique des vnements4.3 Sauvegarde et restauration 4.3 Sauvegarde et restauration4.4 Traabilit des mouvements Supprim (repris dans la section 10.1)4.5 Authenticit Supprim (repris dans le chapitre 2)4.6 Indices de scurit 10.13 Niveaux de scurit5 Conservation et sort final 5 Conservation et destruction5.1 Tableaux des dures de conservation 5.1 Rgles de conservation/destruction5.2 Rvision 5.2 Rvision du sort final5.3 Transfert, export et destruction 5.3 Transfert, export et destruction6 Capture des documents 6 Capture et dclaration des documents

6.1 Capture 6.1 Capture6.2 Import par lots 6.2 Import par lots6.3 Types de documents Supprim (repris dans la section 6.1)6.4 Gestion des messages lectroniques 6.3 Gestion des messages lectroniques7 Identification 7 Identification8 Recherche, reprage et restitution 8 Recherche, reprage et restitution8.1 Recherche et reprage 8.1 Recherche et reprage8.2 Restitution : affichage des documents 8.2 Restitution : affichage des documents8.3 Restitution : impression 8.3 Restitution : impression8.4 Restitution : autres cas 8.4 Restitution : autres cas9 Fonctions dadministration 9 Fonctions dadministration9.1 Administration gnrale 9.1 Administration gnrale9.2 Reporting et statistiques 9.2 Reporting9.3 Modification, suppression et dition

dextrait des documents archivs9.3 Modification, suppression et masquage des documents

archivs10 Autres fonctions 10 Modules optionnels10.1 Gestion et archivage des documents non

lectroniques10.1 Gestion des archives physiques (non lectroniques)

10.2 Conservation et sort final des dossiersmixtes

10.2 Destruction des archives physiques


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MoReq MoReq2Chap. Titre Chap. Titre10.3 GED 10.3 Gestion lectronique de documents et travail

collaboratif10.4 Workflow 10.4 Workflow10.5 Signature lectronique 10.7 Signature lectronique10.6 Chiffrement 10.8 Chiffrement10.7 Filigranes numriques, etc. 10.9 Gestion des droits numriques10.8 Interoprabilit et ouverture Supprim (repris dans les chapitres 5, 6 et 10.6)11 Exigences non fonctionnelles 11 Exigences non fonctionnelles11.1 Facilit dutilisation 11.1 Convivialit11.2 Performance et extensibilit 11.2 Performance et extensibilit11.3 Disponibilit du systme 11.3 Disponibilit du systme11.4 Normes techniques 11.4 Normes techniques11.5 Environnement lgislatif et

rglementaire11.5 Environnement lgislatif et rglementaire

11.6 Externalisation et recours des tiers 11.6 Externalisation des donnes et recours des tiers11.7 Conservation long terme et

obsolescence technologique11.7 Conservation long terme et obsolescence

technologique12 Les mtadonnes 12 Les mtadonnes12.1 Principes 12.1 Principes12.2 Organisation de la suite de ce chapitre Ann. 9.1 Introduction12.3 Mtadonnes du plan de classement Ann. 9.7.1 Plans de classement12.4 Mtadonnes des sries et dossiers Ann. 9.7.2 Sries, dossiers, sous-dossiers, volumes12.5 Mtadonnes des dossiers et sous-

dossiersAnn. 9.7.2 Sries, dossiers, sous-dossiers, volumes

12.6 Mtadonnes des sous-dossiers Ann. 9.7.2 Sries, dossiers, sous-dossiers, volumes12.7 Mtadonnes des documents Ann. 9.7.2 Sries, dossiers, sous-dossiers, volumes

12.8 Mtadonnes des extraits de document Ann. 9.7.3 Extraits de documents archivs12.9 Mtadonnes concernant lutilisateur Ann. 9.7.8 Acteurs (Utilisateurs, Groupes et Profils)12.10 Mtadonnes concernant les profils Ann. 9.7.8 Acteurs (Utilisateurs, Groupes et Profils)12.11 Personnalisation des mtadonnes Ann. 9.9 Personnalisation des mtadonnes13 Modle de rfrence 13 Modle de rfrence13.1 Glossaire 13.1 Glossaire13.2 Modle des relations entre entits 13.2 Modle des relations entre entits13.3 Dtail du modle des relations entre

entits13.3 Description des relations entre entits

13.4 Modle de contrle daccs 13.4 Modle de contrle daccsANNEXES ANNEXES

Ann. 1 Publications de rfrence Ann. 1 Publications de rfrenceAnn. 2 Dveloppement de ces spcifications Ann. 2 Utilisation de ces spcifications au format

lectroniqueAnn. 3 Utilisation des spcifications sous forme

lectroniqueAnn. 3 Elaboration de ces spcifications

Ann. 4 Remerciements Ann. 4 Remerciements1 quipe projet Ann. 4.1 quipe projet

Ann. 4.2 Comit ditorial


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MoReq MoReq2Chap. Titre Chap. Titre2 Organismes ayant particip la

validationAnn. 4.3 DLM Forum

Ann. 4.4 Panel de relecteurs3 Marques Ann. 4.5 MarquesAnn. 5 Correspondance avec les autres modles Ann. 5 Correspondance avec les autres modles1 Correspondance avec le modle de

mtadonnes du Dublin CoreAnn. 5.2 ISO 15836 Mtadonnes du Dublin Core

2 Correspondance avec le modle demtadonnes de Pittsburgh

- -

Ann. 6 Traitement des dates Ann. 6 Traitement des datesAnn. 7 Normes et autres rfrences Ann. 7 Normes et autres recommandations1 Normes Ann. 7.1 Normes2 Autres rfrences Ann. 7.2 Autres textes de rfrence3 Accs Ann. 7.3 Guides et ressources accessibles4 Conservation long terme Ann. 7.4 Guides pour la conservation numrique


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Annexe 9 Modle demetadonnes

9.1 I NTRODUCTION

Lannexe 9 contient le modle de mtadonnes de MoReq2. Il est publi part pour faciliter la lectureen regard du texte principal et cause de sa longueur.

Cette annexe dcrit le modle de mtadonnes de MoReq2 qui est sensiblement diffrent de celui deMoReq. Cest pourquoi, il ny a pas de concordance entre les deux.

Le modle de mtadonnes de MoReq2 a deux objectifs assez proches : dfinir les mtadonnes ncessaires lchange des documents archivs entre systmes darchivage

sans perte de fonctionnalits indispensables pour MoReq2, en tenant compte des exceptions ci-dessous ; les dfinir avec suffisamment de prcision pour produire, dvelopper et utiliser un schma XML pour

MoReq2.

Ce modle de mtadonnes inclut les mtadonnes ncessaires au modle des droits daccs utilisateurs,avec toutefois les limites suivantes : les identits utilisateurs ne sont en gnral pas transposables dun systme lautre, et ne peuvent

donc tre valablement incluses ici ; il ny a pas de schma des diffrentes fonctions auxquelles laccs peut tre accord ou refus, puisque

quon ne pourrait lchanger entre systmes (il ninclut donc pas la matrice de contrle daccs de lasection 13.4) :

il ne modlise pas les niveaux de scurits et les autres exigences de la section 10.13, optionnelle.

Le modle de mtadonnes tant centr sur larchivage, il ninclut pas de mtadonnes pour lesdocuments qui ne sont pas archiver. Celles-ci pourront facilement tre ajoutes au modle, de prfrenceen ajoutant au noyau des mtadonnes darchivage des lments spcifiques aux documents de travail(notamment le contrle des versions ou lemprunt/restitution).

Le modle de mtadonnes se prsente comme un jeu de mtadonnes minimal. Il sagit desmtadonnes quun SAE doit pouvoir exporter, importer et traiter. Chaque mtadonne correspond ce

quon appelait nagure un champ , utilis pour contenir la valeur de la mtadonne. Le tableau ci-aprsdonne des exemples de mtadonnes et de valeurs possibles.


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Exemple de mtadonne Exemples de valeurs possiblesTitre Demande dautorisation XXX

ouRapport sur laccident YYY

ouPlainte au sujet de ZZZ

Identifiant N1128Aou3F2504E0-4F89-11D3-9A0C-0305E82C3301ou7QDBkvCA1+B9K/U0vrQx1A

Mots-cls Document archiv, Archives historiques, InformationouVoyage en avion

ouActivits de loisirs, sport, comptition, javelotTous les SAE ou presque peuvent tre configurs avec assez dlments pour supporter les mtadonnes

dcrites plus loin. Mais cela ne suffit pas. Il est indispensable que le SAE : utilise les mtadonnes pour permettre et supporter les fonctionnalits dfinies dans ces spcifications

(voir 12.2.2) ; inclut des moyens de validation, dhritage et de valeurs par dfaut au moment de la capture des

mtadonnes.

Ce modle ne va pas jusquau schma complet ou au profil dapplication pour les mtadonnes dun SAE.Un schma XML fait lobjet dun document annexe mais li celui-ci1.

9.2 H ISTORIQUE DES EVENEMENTS

Dans le cadre de ce modle, linformation dhistorique nest pas considre comme une mtadonne.

Cependant, lhistorique des vnements est utilis pour stocker les anciennes valeurs de mtadonnesmodifies. Par exemple, si un utilisateur change la valeur du titre de

Rapport sur laccident YYY

en

Rapport sur laccident WWW ;

1 A ce jour, le dveloppement dun schma XML pour MoReq2 est programm. Voirhttp://ec.europa.eu/transparency/archival_policy pour plus de dtail.


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seulement ; la norme dfinit donc davantage de mtadonnes que le modle de mtadonnes deMoReq2 ;

Le modle de mtadonnes dfini par ISO 15836 concerne la recherche dinformation. Certaines de cesmtadonnes conviennent larchivage, dautres sont moins adaptes ;

ISO 15836 ignore plusieurs concepts indispensables pour larchivage.ISO 23081 dfinit six types de mtadonnes, savoir : a) Mtadonnes pour le document archiv ; b) Mtadonnes pour les rgles mtiers ou les procdures et le cadre juridique ; c) Mtadonnes pour les acteurs ; d) Mtadonnes pour les activits et les processus mtiers ; e) Mtadonnes pour les processus darchivage ; f) Mtadonnes pour les mtadonnes.

Le modle de mtadonnes de MoReq2 recoupe les points a) et c), et partiellement e) et f).

ISO 23081 propose un schma partiel de ces six types de mtadonnes ; il est reproduit la figureA9.11, avec, en gris, les parties traites dans le modle de mtadonnes de MoReq2.

1 Source du schma (sans le gris) indique par ISO 23081Figure 2 de Archivage et Figure 3 de Contexte mtier, contenues dans Modles conceptuel et relationnel :larchivage dans les contextes mtier et socio-juridique (Conceptual and Relationship models: Records in Businessand Socio-legal Contexts), rapport du projet de recherche de lUniversit Monash (1998-1999) intitul Normes demtadonnes darchivage pour la gestion et laccs linformation long terme dans les environnements de travail des fins administratives, conomiques et socio-culturelles (Recordkeeping Metadata Standards for Managing andAccessing Information Resources in Networked Environments Over Time for Government, Commerce, Social andCultural Purposes), responsables du projet : Sue McKemmish, Ann Pedersen et Steve Stuckey.(http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/research/spirt/ reports.html.)


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Figure A9.1

On pourrait conclure quen ignorant tel ou tel type de mtadonnes dISO 23081, ce modle demtadonnes introduit potentiellement un risque de compromettre certaines exigences de larchivage.Largument vaudrait aussi pour tout systme darchivage qui ne capturerait pas lensemble desmtadonnes existantes relatives au cadre juridique, au processus, etc. Un modle de mtadonnes pluscomplet attnuerait ces risques ; par exemple ISO 23081-1 exige (point 9.3.1) que les mtadonnes

enregistres au moment de la capture : a)identifient le schma de mtadonnes ou le schma utilis dans lapplication mtier, b) capturent les rgles mtiers ou donnes de contrle qui encadrent la cration et la gestion des

documents, c) capturent les rgles mtiers ou donnes de contrle qui encadrent la cration et la gestion des

mtadonnes, d) capturent les rgles mtiers ou donnes de contrle qui encadrent les oprations darchivage, e) capturent les rgles mtiers ou donnes de contrle qui encadrent laccs et les droits daccs, f) documentent le cadre juridique ou rglementaire pour la cration et/ou la gestion des documents

archiver,

g) documentent le cadre juridique ou rglementaire pour la conservation, la scurit ou la destruction,et h) capturent les liens entre le cadre juridique ou rglementaire et les documents archivs ou les

processus darchivage correspondants .

Il est vrai que les efforts exigs pour la mise en uvre complte de ce qui prcde sont normes, aumoins si on respecte le texte la lettre. Les utilisateurs de MoReq2 sont invits valuer le niveau de risquedans leur entreprise/organisation. Les risques peuvent tre rduits par la gestion de certaines mtadonnes

tmoignent de laconformit au

Activitsmtiers

Acteurs(personnes) Documentsarchivs

Cadre juridique

oriente

excutentsont traces

dans

crent

sont utiliss par

dfinit lescomptences des

excutent enregistre, gre,met disposition

Processusd'archivage


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(description des rgles mtiers et cadre juridique) en dehors du SAE. Pour les risques jugs inacceptables, onconsultera ISO 23081 sur les modalits dextension du modle de mtadonnes. Ceci dit, il apparat que,dans la majorit des SAE, les risques seront faibles et acceptables.

9.5 C ONVENTION DE PR ESENTATION

Pour des raisons de pure prsentation, les mtadonnes sont divises en plusieurs sections : La section 9.7.1 dfinit les mtadonnes pour les plans de classement ; La section 9.7.2 dfinit les mtadonnes pour les sries, dossiers, sous-dossiers, volumes et documents ; La section 9.7.3 dfinit les mtadonnes spcifiques aux extraits de documents archivs ; La section 9.7.4 dfinit les mtadonnes tmoins ; La section 9.7.5 dfinit les types de documents archivs ; La section 9.7.6 dfinit les composants ; La section 9.7.7 dfinit les mtadonnes pour les rgles de conservation/destruction ; La section 9.7.8 dfinit les mtadonnes pour les utilisateurs, groupes et profils ; La section 9.7.8 dfinit les mtadonnes pour la nouvelle relation entit/acteur (voir lexplication

au dbut de la section 9.7).

Pour chaque section, les mtadonnes sont prsentes dans lordre alphabtique1.

Les dfinitions de ces diffrentes mtadonnes sont suivies, dans la section 9.8, par deux concordances : une table qui relie chaque mtadonne lexigence concerne ; une liste des mtadonnes dans lordre numrique.

La section suivante (9.9) concerne les notes sur la personnalisation de ce modle.

Les titres de sections utiliss dans ces annexes ne visent pas crer une structure pour lesmtadonnes ; ils ont pour unique but de rduire la longueur du modle et les redondances. Les sectionsrenvoient la structure dfinie dans ISO 23081, comme lindique le tableau ci-aprs.

Section de MoReq2 Entit ISO 2308 19.7.1 Plans de classement Document archiv9.7.2 Sries, dossiers, sous-dossiers, volumes et documents Document archiv9.7.3 Extraits de documents archivs Document archiv9.7.4 Mtadonnes tmoins Document archiv

9.7.5 Types de documents archivs Document archiv9.7.6 Composants Document archiv9.7.7 Rgles de conservation/destruction Cadre juridique

1 Note du traducteur : du fait de la traduction, lordre alphabtique des noms de mtadonnes nest pas exactementle mme en franais mais lordre anglais a t maintenu pour faciliter la consultation du document en bilingue.


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Section de MoReq2 Entit ISO 2308 19.7.8 Acteurs (utilisateurs, groupes et profils) Personne (Acteurs)9.7.9 Entits/ Acteurs Personne (Acteurs) et documents

archivs

Les mtadonnes pour les sries, dossiers, sous-dossiers, volumes et documents sont regroupes dans unesection. De mme, les mtadonnes pour les utilisateurs, groupes et profils sont regroupes bien quellesdcrivent des notions diffrentes. Le but est dabrger et de faciliter la prsentation ; si les mtadonnesrelatives des concepts diffrents (sries, volumes, documents, etc.) taient prsentes sparment, lemodle serait plus de deux fois plus long et largement redondant et, partant, plus difficile comprendre, utiliser et grer.

Tout au long du texte, le mot entit est utilis pour dsigner toute srie, dossier, sous-dossier,volume ou document, selon le cas.

Chaque mtadonne est dfinie laide du tableau de la figure A9.2 :

Numro: Nom

Statut

Dfinition

Entit(s)

Acteur(s)

Alimentation

Source

Valeur pardfaut

Hritage

Conditionsd'utilisation

Commentaire

Exigences

utilisateur groupe

sous-dossier volume

profil

documentsrie

Occurrence

dossier

Figure A9.2

Le tableau est introduit par un titre compos dunnumro de rfrence et du nom de la mtadonne.Le numro de rfrence est unique, form de trois chiffres prcds de la lettre M (par exemple, M012). Ilpeut servir de rfrence la mtadonne. Ce nombre est un identifiant arbitraire ; les chiffres ne sont passignifiants. Le nom est construit selon la convention dcrite la section 9.6.

Chaque tableau dcrit une mtadonne. Linformation est variable selon les mtadonnes. Elle peutcomprendre : Statut : caractre obligatoire ou optionnel de la mtadonne pour la conformit MoReq2. Occurrence : indique si la mtadonne admet plus dune valeur (par exemple, la mtadonne titre

ne doit avoir quune valeur, mais lauteur peut tre pluriel. Il sagit de ce quon appelle techniquement


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la cardinalit ). Unique indique une seule valeur, multiple une ou plusieurs valeurs possibles.La valeur peut tre nulle si lexigence est optionnelle.

Dfinition : brve description de la mtadonne. Entit(s) :

(section 9.7.2 uniquement) : prcise quelle entit (srie, dossier, sous-dossier, volume etdocument) sapplique la mtadonne ; (section 9.7.8 uniquement) : prcise quels utilisateurs, groupes et profils, la mtadonne

sadresse. Le signe ( ) indique les lments concerns. Alimentation : prcise comment la ou les valeurs de cette mtadonne sont produites. Source : provenance de la mtadonne. Valeur par dfaut : valeur suggre par dfaut, pour aider les utilisateurs qui saisissent des

mtadonnes. En cas de capture automatique des mtadonnes, il ny a pas de valeur par dfaut, laquestion ne se posant pas.

Hritage : rgles pour lhritage des mtadonnes, lorsque lhritage est pertinent. Les exigencessappuyant sur lhritage sont notamment : 3.2.10, 5.1.11, 5.1.13, 12.2.10, 3.2.4 et 3.4.12. Cest unminimum; on peut dvelopper cet aspect dhritage.

Conditions dutilisation : conditions et rgles qui encadrent lutilisation et les valeurs de lamtadonne.

Commentaires : information complmentaire (pour certaines mtadonnes), par exemple pour lesvaleurs extractibles automatiquement des courriels ; len-tte du message est dcrit ici avec les nomsdes champs dfinis dans RFC 2822 (voir annexe 7).

Exigences : renvoi aux exigences de MoReq2 qui affectent la mtadonne. La liste des exigences nestpas systmatiquement complte.

Plusieurs mtadonnes ont des valeurs correspondant aux identifiants uniques des entits gres par leSAE. Ainsi, les mtadonnes dun volume contiennent les identifiants de tous les documents archivs dans ledossier. Le plus souvent, le modle prcise que ces valeurs correspondent des codes de classementcomplets. Ces codes sont prfrs aux identifiants systme dans la mesure o ils sont signifiants en cas detransfert entre systmes.

9.6 C ONVENTION DE NOMMAGE

Le nom des mtadonnes est unique au sein de chaque section du modle (par exemple dans la section9.7.2) mais pas ncessairement pour lensemble du modle.

Le nom dune mtadonne est constitu de deux ou trois parties : la premire partie renvoie un des groupes de mtadonnes dfinis par ISO 23081, partie 2, section 8,

soit : Identit Description Utilisation


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Gestion Traabilit Liens

la deuxime partie correspond la mtadonne au sein du groupe. Les noms ont t le plus possible

emprunts ISO 23081-2, mais plusieurs ont t labors pour MoReq2 ; la troisime partie (le cas chant) affine la seconde.

Les diffrentes parties du nom sont spares par un point (.). Les mots eux-mmes sont spars par untiret bas (_), par exemple : Description.classement.code_classement ; Relation.rgle_conservation/destruction.

9.7 M ETADONNEES

Cette section dtaille le modle de mtadonnes de MoReq2. En tte, une table des matires donne uneliste thmatique des mtadonnes pour faciliter la consultation.

La table des matires est suivie par les notices descriptives des mtadonnes, dans le format prcis lasection 9.5.

Ces notices sont suivies par une concordance qui relie les mtadonnes aux exigences qui affectent leursvaleurs.

Le modle de mtadonnes de MoReq2 comporte une mtadonne intitule Entit/Acteur . Cetteentit fictive a t cre pour des raisons techniques : elle symbolise les nombreuses relations entre lesentits et les personnes qui peuvent y accder.

Chaque utilisateur a les droits daccs X entits (sries, dossiers, sous-dossiers, volumes, documents).Chaque entit est lie aux droits daccs de Y acteurs. On peut exprimer cela au moyen dun nouveauconcept objet dnomm Entit/Acteur dans le modle avec une instance pour chaque paireEntit/Acteur reconnu dans le modle de contrle daccs.

Llment Entit/Acteur nest pas rel ; cest un artifice conu pour normaliser les mtadonnes. Ilmodlise les relations entre entits et acteurs. Autrement dit, chaque relation Entit/Acteur peut trevue comme la mtadonne des droits daccs dun acteur (utilisateur, groupe, profil) aux documentsarchivs dans une srie.

Cet lment peut tre schmatis ainsi que le montre la figure A9.3 (avec le mme formalisme que dansle modle des relations entre entits de la figure 13.3).


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Figure A9.3

Les mtadonnes Entit/acteur ne seront jamais utilises directement par les utilisateurs ou lesadministrateurs. Le SAE nen a pas vraiment besoin pour grer les accs ; elles servent communiquer lesdroits daccs en cas dexport ou dimport.

SSSooommmmmmaaa iiirrr eee dddeee lllaaa ssseee ccc ttt iiiooonnn mmm ttt aaa dddooonnn nnn eee sss

9.7.1 Plans de classement

M046 Description.rsum.descriptionM045 Description.titreM044 Identit.identifiant_systme

9.7.2 Sries, dossiers, sous-dossiers, volumes, documents

M047 Description.rsum.descriptionM004 Description.rsum.mot-clM126 Description.rsum.motif_conversionM184 Description.auteur.adresse_lectroniqueM069 Description.auteur.nomM108 Description.classement.id_dossier_srielM011 Description.classement.code_classementM012 Description.classement.code_classement_completM158 Description.classement.nouveau_code_classement_completM185 Description.destinataire_secondaire.adresse_lectroniqueM067 Description.destinataire_secondaire.nomM065 Description.date

tmoignent de laconformit au

Activitsmtiers

Acteurs(personnes)

Documentsarchivs

Cadre juridique

oriente

excutentsont traces

dans

crent

sont utiliss par

dfinit lescomptences des

excutent enregistre, gre,met disposition

Processusd'archivage


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M195 Description.identifiant_externe.rfrence_systme_externeM070 Description.identifiant_externe.rfrence_interneM086 Description.lieu.localisation_proximitM122 Description.lieu.localisation_normaleM186 Description.destinataire.adresse_lectronique

M066 Description.destinataire.nomM187 Description.expditeur.adresse_lectroniqueM075 Description. expditeur.nomM003 Description.titreM089 Traabilit.rsum.motif_modification_mot-clM021 Traabilit.rsum.motif_reclassementM054 Traabilit.rsum.motif_rvisionM071 Traabilit.date.captureM093 Traabilit.date.retourM094 Traabilit.date.empruntM051 Traabilit.date.cltureM048 Traabilit.date.crationM120 Traabilit.date.dchiffrementM160 Traabilit.date.destructionM119 Traabilit.date.chiffrementM049 Traabilit.date.modificationM095 Traabilit.date.changement_localisationM050 Traabilit.date.ouvertureM088 Traabilit.date.rceptionM096 Traabilit.date.mise_en_rayonM159 Traabilit.date.dplacementM127 Traabilit.date.restitutionM055 Traabilit.date.rvisionM074 Traabilit.date.envoiM114 Traabilit.date.vrification_signature_lectroniqueM035 Traabilit.gel.acteurM134 Traabilit.gel.acteur_suspensionM034 Traabilit.gel.dateM102 Traabilit.gel.date_suspensionM135 Traabilit.gel.motifM136 Traabilit.suspension_gel.motifM138 Gestion.rsum.date_rvisionM053 Gestion.rsum.sort_finalM098 Gestion.date_retour_prvueM031 Gestion.statut_permanentM059 Gestion.volume.tailleM022 Gestion.volume.date_cltureM058 Gestion.volume.vnement_dclencheurM062 Gestion.volume.intervalleM020 Identit.identifiant_systmeM125 Identit.conversion_identifiant_systmeM190 Relation.acteur.auteurM191 Relation.acteur.destinataire_secondaire


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M141 Traabilit.date.destructionM133 Traabilit.date.transfertM156 Traabilit.date.reclassementM194 Traabilit.transfr_M139 Relation.acteur.destruction_ou_transfert_ou_reclassement

9.7.5 Types de documents archivs

M029 Description.rsumM028 Description.titreM027 Identit.identifiant_systmeM087 Relation.rgle_conservation/destruction

9.7.6 Composants

M131 Description.rsum.motif_restitutionM153 Description.classement.code_classementM154 Description.classement.code_classement_completM132 Traabilit.date.conversionM064 Identit.identifiant_systmeM130 Identit.conversion_identifiant_systmeM090 Relation.mention_dentit_mreM150 Relation.mention_de_conversionM151 Relation.converti_deM128 Utilisation.environnement_technique.format_fichierM196 Utilisation.environnement_technique.format_fichier_originalM129 Utilisation.environnement_technique.version_format_fichierM142 Utilisation.environnement_technique.version_format_fichier_original

9.7.7 Rgles de conservation/destruction, gels

M043 Description.rsum.descriptionM030 Description.cadre_juridique

M015 Description.rsum.motifM024 Description.titreM152 Gestion.dateM014 Gestion.action.sort_finalM013 Gestion.dure_conservationM037 Gestion.rappelM052 Gestion.vnement_dclencheur.typeM183 Gestion.vnement_dclencheur.vnement_extrieurM137 Identit.identifiant_systme.gelM008 Identit.identifiant_systme.rgle_conservation/destructionM197 Utilisation.statut.hritage

9.7.8 Acteurs (utilisateurs, groupes et profils)

M189 Description.adresse_lectroniqueM167 Description.titreM163 Identit.identifiant_systmeM171 Relation.entit_acteurM166 Relation.a_comme_profilM168 Relation.a_comme_utilisateurM165 Relation.est_membre_de


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M169 Utilisation.administrateurM170 Utilisation.inactif

9.7.9 Entits/Acteurs

M175 Identit.identifiant_systme

M177 Relation.sapplique__lacteurM176 Relation.sapplique__lentitM180 Utilisation.droits_daccsM181 Utilisation.droits_daccs.date_finM179 Utilisation.droits_daccs.date_dbut

9.8.1 Concordance Exigences / Mtadonnes

9.8.2 Liste numrique des mtadonnes


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9.7.1 Plans de classement

M046 Description.rsum.description

Statut Optionnel Occurrence UniqueDfinition Description du plan de classement.Alimentation Saisie manuelle au moment de la cration.Source Utilisateur.Valeur par dfaut Nant.Hritage Nant.Conditions dutilisation Modifiable par un administrateur ou un utilisateur ayant les droits.Commentaire Aucun.Exigences 3.1.3

M045 Description.titre

Statut Obligatoire Occurrence UniqueDfinition Nom du plan de classement.Alimentation Saisie manuelle au moment de la configuration.Source Utilisateur.Valeur par dfaut Nant.Hritage Nant.

Conditions dutilisation Modifiable uniquement par un administrateur.Commentaire Ce sera en gnral le nom de lunit ou du service responsable du plan de classement.Il ne devrait pas tre modifi, sinon par suite dune fusion ou dun changement denom de lorganisation.

Exigences 3.1.3

M044 Identit.identifiant_systme

Statut Obligatoire Occurrence UniqueDfinition Identifiant du plan de classement.Alimentation Gnr par le systme au moment de la configuration.Source Systme.Valeur par dfaut Nant.Hritage Nant.Conditions dutilisation Non modifiable.Commentaire Cet lment est ncessaire pour identifier les sries dun plan de classement si celui-

ci est fusionn ou utilis en parallle dun autre plan.Exigences 3.1.3


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9.7.2 Sries, dossiers, sous-dossiers, volumes,documents

M047 Description.rsum.description

Statut Optionnel Occurrence UniqueDfinition Description de lentit et de son contenu.Entit(s) srie dossier sous-dossier volume documentAlimentation Saisie manuelle lors de la cration de lentit.Source Utilisateur.Valeur par dfaut Nant.Hritage Nant.Conditions dutilisation Modifiable par les utilisateurs qui ont les droits.Commentaire Pour les sries et les dossiers, ces notices visent prciser lattention des

utilisateurs le contenu et/ou ce qui est exclu de la srie ou du dossier.Pour les courriels, la valeur peut tre capture dans le champ Commentaire deRFC 2822 ( ce jour, le cas est rare).

Exigences 3.1.10

M004 Description.rsum.mot-cl

Statut Optionnel Occurrence MultipleDfinition Mot-cl attribu lentit pour faciliter son reprage.Entit(s) srie dossier sous-dossier volume documentAlimentation Capture automatique par le SAE pour les courriels et pour les documents bureautiques

labors avec le modle appropri.

Saisie manuelle tout moment.Source Utilisateur.Valeur par dfaut Nant.Hritage Nant.Conditions dutilisation Modifiable.Commentaire Il est souhaitable que les mots-cls soient extraits ou valids laide dune liste

dautorit, mais ce nest pas obligatoire.Pour les courriels, les valeurs peuvent tre extraites, sil existe, du champ Mots-cls de RFC 2822 ; ce nest pas obligatoire si cela est incompatible avec lespratiques existantes.

Exigences 4.1.23, 4.1.22, 3.2.13, 3.2.14, 8.1.20


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M069 Description.auteur.nom

Statut Obligatoire Occurrence MultipleDfinition Nom(s) du ou des auteurs du document archiv.Entit(s) srie dossier sous-dossier volume documentAlimentation Capture automatique par le SAE ou saisie manuelle par un utilisateur en cas de

dclaration dun document larchivage.Source Document archiv ou utilisateur.Valeur par dfaut Valeur la plus rcente utilise pour cet lment (si elle ne figure pas dans le

document).Hritage Nant.Conditions dutilisation Modifiable.Commentaire Capture automatique par le SAE pour les courriels et pour les documents bureautiques

labors avec le modle appropri.Pour les courriels, la valeur peut tre extraite de la partie affichage nom duchamp De de RFC 2822, raison dune occurrence par bote de messagerie ; dfaut, on pourra utiliser la partie lieu ou adresse spc. .Saisie manuelle en cas dutilisation dun gabarit incompatible. Cette donne estrequise pour les documents entrants, sortants ou internes, mme si lexigence ci-dessous ne les concernent pas tous.Peut tre gale ou diffrente de ladresse lectronique de lexpditeur (M075).Voir aussi M190.

Exigences 6.1.18

M108 Description.classement.id_dossier_sriel

Statut Optionnel Occurrence UniqueDfinition Identifiant spcifique dun dossier sriel.Entit(s) srie dossier sous-dossier volume documentAlimentation Saisie manuelle par un administrateur ou un utilisateur ayant les droits ; ou capture

automatique par lapplication de gestion de dossiers ou le SAE.Source Application de gestion de dossiers ou utilisateur.Valeur par dfaut Nant.Hritage Nant.Conditions dutilisation Modifiable par un administrateur ou un utilisateur ayant les droits.

ventuellement, capture automatique par le SAE partir dun document bureautiquelabor avec le modle appropri.

Commentaire Aucun.Exigences 10.5.2, 10.5.6, 10.5.14


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300

Direction des Archives de Fran