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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 12 novembre 2004 © Réseau CRCF - Ministère de l'Éducation nationale - http://crcf.ac-grenoble.fr Centre de ressources comptabilité finance Lycée Emmanuel Mounier 6 avenue Marcelin Berthelot 38029 Grenoble CEDEX 2 site web : http://crcf.ac-grenoble.fr/ FICHE RESSOURCE GESTION COMMERCIALE LIGNE 100 Version 11 Par VANDERMOERE. Francis, Professeur au Lycée B. de Laffemas 26000 VALENCE SOMMAIRE FICHE RESSOURCE SAGE : gestion commerciale 100 version 11 ......................................................................... 3 1. PRESENTATION GENERALE DE LA GESTION COMMERCIALE 100 ....................................................... 3 2. RECOMMANDATIONS PEDAGOGIQUES ................................................................................................ 3 Première étape : création des catégories comptables associées à la gestion commerciale ............................. 3 Deuxième étape : création d’un dépôt de stockage ....................................................................................... 4 Troisième étape : création des catégories de clients ou categories tarifaires ................................................... 4 Quatrième étape : création des familles d’articles .......................................................................................... 4 Cinquième étape : création des articles ....................................................................................................... 4 Sixième étape : reprise des stocks initiaux................................................................................................... 4 3. CREER UN DOSSIER ............................................................................................................................. 4 1 - METTRE EN OEUVRE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 .................................................... 4 2 - LA FENETRE PRINCIPALE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 version 11 ............................. 5 3 - LA BARRE VERTICALE DE LA FENETRE PRINCIPALE .................................................................... 5 4 - MASQUER LA BARRE VERTICALE .................................................................................................. 7 5 - CREATION D’ UN NOUVEAU DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE ............................................ 7 4. LES ETAPES DE CREATION D’UN DOSSIER ....................................................................................... 12 1 - POUR OUVRIR UN DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE EXISTANT ........................................ 12 2 - CREER DES CATEGORIES COMPTABLES ASSOCIEES A LA GESTION COMMERCIALE ............. 12 3 - AFFECTER DES JOURNAUX COMPTABLES A LA GESTION COMMERCIALE .............................. 14 4 - CREER UN DEPOT DE STOCKAGE ............................................................................................... 17 5 - CREER DE CATEGORIES TARIFAIRES ........................................................................................ 18 6 - CREER DES FAMILLES D’ARTICLES ............................................................................................. 19 7 - CREER DES COEFFICIENTS OU DES REMISES PAR FAMILLE D’ARTICLES ................................ 20 8 - CREER DES ARTICLES ................................................................................................................. 22 9 - REPRENDRE LES STOCKS INITIAUX ............................................................................................ 24 5. LES TRAITEMENTS .............................................................................................................................. 27 LES OPERATIONS SUR LES ACHATS .............................................................................................. 27 1 - DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU FOURNISSEUR : TRAITER LES ACHATS ...................... 27 1.1. création d’un bon de commande ................................................................................................... 28 1.2. Transformer un bon de commande en bon de livraison .................................................................. 32 1.3. Transformer un bon de livraison en facture d’achat ........................................................................ 33 1.4. règler une facture d’achat ............................................................................................................. 34 2 - CREER DIRECTEMENT UNE FACTURE D’ACHAT ......................................................................... 35 3 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC ESCOMPTE ................................................................... 38 4 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC PORT OU EMBALLAGE ................................................. 38 5 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC ACOMPTE ..................................................................... 39 6 - AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE D’ACHAT EXISTANTE .............. 40 7 - CALCUL ET IMPRESSION D’UNE FACTURE D’ACHAT ................................................................. 41 8 - CREER UN NOUVEAU FOURNISSEUR EN COURS DE SAISIE ...................................................... 45

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 12 novembre 2004

© Réseau CRCF - Ministère de l'Éducation nationale - http://crcf.ac-grenoble.fr

Centre de ressources comptabilité finance

Lycée Emmanuel Mounier 6 avenue Marcelin Berthelot – 38029 Grenoble CEDEX 2

site web : http://crcf.ac-grenoble.fr/

FICHE RESSOURCE GESTION COMMERCIALE LIGNE 100 Version 11

Par VANDERMOERE. Francis, Professeur au Lycée B. de Laffemas 26000 VALENCE

SOMMAIRE FICHE RESSOURCE SAGE : gestion commerciale 100 version 11 ......................................................................... 3

1. PRESENTATION GENERALE DE LA GESTION COMMERCIALE 100 ....................................................... 3 2. RECOMMANDATIONS PEDAGOGIQUES ................................................................................................ 3

Première étape : création des catégories comptables associées à la gestion commerciale ............................. 3 Deuxième étape : création d’un dépôt de stockage ....................................................................................... 4 Troisième étape : création des catégories de clients ou categories tarifaires ................................................... 4 Quatrième étape : création des familles d’articles.......................................................................................... 4 Cinquième étape : création des articles ....................................................................................................... 4 Sixième étape : reprise des stocks initiaux................................................................................................... 4

3. CREER UN DOSSIER ............................................................................................................................. 4 1 - METTRE EN OEUVRE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 .................................................... 4 2 - LA FENETRE PRINCIPALE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 version 11 ............................. 5 3 - LA BARRE VERTICALE DE LA FENETRE PRINCIPALE .................................................................... 5 4 - MASQUER LA BARRE VERTICALE .................................................................................................. 7 5 - CREATION D’ UN NOUVEAU DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE ............................................ 7

4. LES ETAPES DE CREATION D’UN DOSSIER ....................................................................................... 12 1 - POUR OUVRIR UN DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE EXISTANT ........................................ 12 2 - CREER DES CATEGORIES COMPTABLES ASSOCIEES A LA GESTION COMMERCIALE............. 12 3 - AFFECTER DES JOURNAUX COMPTABLES A LA GESTION COMMERCIALE .............................. 14 4 - CREER UN DEPOT DE STOCKAGE ............................................................................................... 17 5 - CREER DE CATEGORIES TARIFAIRES ........................................................................................ 18 6 - CREER DES FAMILLES D’ARTICLES ............................................................................................. 19 7 - CREER DES COEFFICIENTS OU DES REMISES PAR FAMILLE D’ARTICLES ................................ 20 8 - CREER DES ARTICLES ................................................................................................................. 22 9 - REPRENDRE LES STOCKS INITIAUX ............................................................................................ 24

5. LES TRAITEMENTS.............................................................................................................................. 27 LES OPERATIONS SUR LES ACHATS .............................................................................................. 27

1 - DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU FOURNISSEUR : TRAITER LES ACHATS ...................... 27 1.1. création d’un bon de commande................................................................................................... 28 1.2. Transformer un bon de commande en bon de livraison .................................................................. 32 1.3. Transformer un bon de livraison en facture d’achat ........................................................................ 33 1.4. règler une facture d’achat............................................................................................................. 34

2 - CREER DIRECTEMENT UNE FACTURE D’ACHAT ......................................................................... 35 3 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC ESCOMPTE ................................................................... 38 4 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC PORT OU EMBALLAGE ................................................. 38 5 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC ACOMPTE ..................................................................... 39 6 - AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE D’ACHAT EXISTANTE .............. 40 7 - CALCUL ET IMPRESSION D’UNE FACTURE D’ACHAT ................................................................. 41 8 - CREER UN NOUVEAU FOURNISSEUR EN COURS DE SAISIE ...................................................... 45

Page 2: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 22 novembre 2004

9 - CREER UN NOUVEAU ARTICLE EN COURS DE SAISIE ................................................................ 46 10 - LES FACTURES D’AVOIR SUR ACHATS ........................................................................................ 48

10.1. Les retours de marchandises .................................................................................................... 48 10.2. Les factures d’avoir .................................................................................................................. 54

11 - RECTIFIER UNE ERREUR SUR UN DOCUMENT D’ACHAT (BON DE COMMANDE, DE LIVRAISON , FACTURE) ............................................................................................................................................... 59 12 - RECTIFIER UNE ERREUR LORS DE LA TRANSFORMATION D’UN DOCUMENT D’ACHAT ............ 59 13 - REGLER UN FOURNISSEUR (plusieurs factures) ............................................................................ 59 14 - EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS FOURNISSEURS ........................................................ 63

LES OPERATIONS SUR LES VENTES .............................................................................................. 64 1. DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU CLIENT : TRAITER LES VENTES .................................. 64

1.1. création d’un bon de commande ................................................................................................... 65 1.2. Transformer un bon de commande en bon de livraison .................................................................. 69 1.3. Transformer un bon de livraison en facture de vente ...................................................................... 70 1.4. règler une facture de vente........................................................................................................... 70

2. CREATION D’UNE FACTURE DE VENTE AVEC OU SANS REMISE, AVEC ou SANS ESCOMPTE . 71 3. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC PORT OU EMBALLAGE .............................................. 74 4. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC ACOMPTE ................................................................... 75 5. IMPRESSION D’UNE FACTURE DE VENTE ................................................................................... 76 6. AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE DE VENTE EXISTANTE ............ 79 7. CREER UN NOUVEAU CLIENT EN COURS DE SAISIE .................................................................. 80 8. LES FACTURES D’AVOIR SUR VENTES ........................................................................................ 82

8.1. Les retours de marchandises ....................................................................................................... 82 8.2. Les factures d’avoir sur ventes ..................................................................................................... 84

9 - REGLER UNE FACTURE DE VENTE.............................................................................................. 88 10 - EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS CLIENTS ..................................................................... 89 11 - LES PROBLEMES DE STOCKS : stock insuffisant pour satisfaire une commande ............................. 91

6. COMPLEMENTS................................................................................................................................... 93 1. CREER DE CATEGORIES DE PRODUITS ...................................................................................... 93 2. CREER D’UNE NOMENCLATURE .................................................................................................. 94 3. INCLURE LA PHOTO D’UN ARTICLE ............................................................................................. 97 4. CREER UN REPRESENTANT ET SON POURCENTAGE DE COMMISSION .................................... 99 5. VERIFIER LES CATEGORIES COMPTABLES ET LEUR PLAN DE COMPTE ..................................102 6. AFFECTATION DE L’ARTICLE ESCOMPTE A LA CATEGORIE COMPTABLE ESCOMPTE .............103 7. SUPPRIMER UNE FAMILLE D’ARTICLES ......................................................................................105 8. SUPPRIMER UN ARTICLE ............................................................................................................105 9. SUPPRESSION OU MODIFICATION D’UNE LIGNE D’UN MOUVEMENT D’ENTREE ......................106 10. CREER UN PLAN DE COMPTE ATTACHES A UN ARTICLE ET A UNE CATEGORIE COMPTABLE 107 11. MODIFIER OU CREER UNE CATEGORIE TARIFAIRE SUR UN ARTICLE .....................................107 12. EDITER LES JOURNAUX DE FACTURE DE VENTE OU D’ACHAT ................................................108 13. TRANSFERER LES ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE .................................................110

Page 3: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 32 novembre 2004

FICHE RESSOURCE SAGE : GESTION COMMERCIALE 100 VERSION 11

1. PRESENTATION GENERALE DE LA GESTION COMMERCIALE 100 SAGE Gestion Commerciale 100 est un logiciel dédié à la gestion des ventes, achats et stocks d'articles. Il doit permettre le transfert en comptabilité des écritures comptables issues de la facturation et des règlements. Il assure :

GESTION DES ACHATS ET DES FOURNISSEURS

Gestion de la chaîne des achats : commandes, livraisons, factures, règlements, transfert des écritures d’achat

en comptabilité, retours et avoirs, réapprovisionnement, gestion des tarifs d’achat. GESTION DES VENTES ET DES CLIENTS

Gestion de la chaîne de facturation : devis, commandes, livraisons, factures, règlements, transfert des

écritures de vente en comptabilité, retours et avoirs, gestion des tarifs de vente. GESTION DES STOCKS

Gestion des entrées et des sorties de stock, saisie de l’inventaire.

Traitements dans le logiciel de gestion commerciale de sage ligne 100 Les opérations courantes d'Achats, Ventes, Livraisons, Facturations, Mise à jour des stocks, se font dans le menu

, (principalement avec le bouton AJOUTER du menu). Les divers documents (bons de commandes, de

livraisons, factures...), évoluent les uns vers les autres en cliquant sur le bouton TRANSFORMER . De même

un bouton VALORISER permet de calculer la valeur globale d'un document.

Les documents, (commandes, factures...), sont constitués d'un en-tête, dans lequel on détermine la date et le tiers concerné, (client ou fournisseur), et d'un corps de document, (avec une ligne par article contenant ses références, désignation, quantité, prix, remise...). Pour passer de la zone d'en-tête à la 1° ligne de corps, il faut avoir validé avec

la touche ENTREE la dernière zone renseignée dans l'en-tête de l’écran.

2. RECOMMANDATIONS PEDAGOGIQUES Il est nécessaire de respecter les étapes suivantes après la création ou l’ouverture du dossier pour pouvoir tenir une gestion commerciale et donc pour pouvoir créer un dossier exploitable par les étudiants ou les élèves. Seules les

étapes 3 et 6 (création de catégories de clients et reprise des stocks initiaux) ne sont pas obligatoires. Si vous souhaitez faire créer et paramétrer un dossier par vos étudiants ou vos élèves, vous devez au minimum respecter ces étapes après la création du dossier.

PREMIERE ETAPE : CREATION DES

CATEGORIES COMPTABLES

ASSOCIEES A LA GESTION

COMMERCIALE

Pour pouvoir transférer les opérations commerciales, il est nécessaire de créer des catégories comptables pour les achats, les ventes et les stocks et d’affecter un journal comptable aux achats, ventes et règlements. Dans le cas de la

librairie fournier, nous créons pour la catégorie comptable : - vente : ventes en France - achat : achats de bandes dessinées

- stock : stocks de bandes dessinées et pour les journaux comptables :

- ventes : code VTE

- achats : code ACH

Page 4: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 42 novembre 2004

- règlements ventes et achats : BQ1

DEUXIEME ETAPE : CREATION D’UN

DEPOT DE STOCKAGE

Il est nécessaire d’avoir au moins un lieu de stockage des marchandises ou des fournitures consommables. Il faut

donc créer un dépôt de stockage. Si l’entreprise possède plusieurs lieux de stockage, cela lui permettra de suivre les stocks des articles dans chaque lieu de stockage.

TROISIEME ETAPE : CREATION DES

CATEGORIES DE CLIENTS OU

CATEGORIES TARIFAIRES

Les clients peuvent être classés en plusieurs catégories à lesquelles on applique des tarifs ou barèmes différents suivant la famille d’article ; il est donc indispensable de créer des catégories tarifaires. Dans le cas de la librairie fournier, nous créons pour les catégories tarifaires suivantes :

- professionnel - particulier

QUATRIEME ETAPE : CREATION DES

FAMILLES D’ARTICLES

Une famille d’articles est un ensemble d’articles présentant des caractéristiques communes. Exemple : bandes dessinées. Il faut entendre par caractéristiques communes : les mêmes méthodes de valorisation des stocks, les mêmes catégories comptables , les mêmes conditions de ventes (remise ou coefficient); il faut donc créer des familles

d’articles. Dans le cas de la librairie fournier, nous créons la famille Bandes Dessinées avec les coefficients tarifaires appliqués sur le prix d’achat HT suivants :

- professionnel : coefficient 1 - particulier : coefficient 1,2

CINQUIEME ETAPE : CREATION DES

ARTICLES

Un article est une référence, achetée ou vendue, qui appartient OBLIGATOIREMENT à une famille, (une famille peut contenir un ou plusieurs articles, mais un article n'appartient qu'à une et une seule famille). Il faut entendre par

référence à la fois un produit physique, le port,, l’escompte, les rabais, les remises et les ristournes etc…. Si les articles présentent des comptabilisations différentes de la famille, il est nécessaire de leur créer un plan de compte en fonction de leur catégorie comptable. Il est donc nécessaire de créer une fiche par article

SIXIEME ETAPE : REPRISE DES

STOCKS INITIAUX

Il est nécessaire de reprendre lors de la création d’un nouveau dossier ou lors du paramétrage du dossier de

reprendre les stocks initiaux. Cela s’effectue dans le menu de la fenêtre principale. Ce

menu est réservé à la mise à jour MANUELLE uniquement des stocks, suite à une entrée ou une sortie sans document. Cette commande ne devrait être utilisée que dans les cas suivants : pour constater le stock initial sans qu’il y ait eu d’Achat, ou pour constater des sorties, (inexplicable) sans qu’il y ait eu Ventes.

3. CREER UN DOSSIER Vous avez à votre disposition pour vous aider dans l’utilisation de Sage Gestion Commerciale100 :

L’aide en ligne en cliquant sur l’icône :

1 - METTRE EN OEUVRE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100

- LANCER WINDOWS

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 52 novembre 2004

- DANS puis sélectionner , puis

2 - LA FENETRE PRINCIPALE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 VERSION 11

Lors de l’ouverture de Sage Gestion Commerciale 100 vous obtenez l’écran suivant :

Celle-ci se compose de 2 barres d’outils :

- Une barre horizontale classique identique à la version 10 (ou de celle de windows jusqu‘à la version

XP) - une barre verticale plus proche de l’interphase graphique windows XP

3 - LA BARRE VERTICALE DE LA FENETRE PRINCIPALE

En cliquant avec le bouton droit de la souris dans la barre verticale, vous pouvez modifier les paramètres de celle-ci :

- en cliquant sur , vous changez l’apparence des icônes :

La barre d’outils horizontale

La barre d’outils verticale ou barre verticale est composée :

- De groupes

Gestion de ventes

Gestion des achats

Gestion des articles et stocks

Paramètres comptables

Gestion avancée - de fonctions. Par exemple, pour la gestion des ventes :

Saisir un devis client

Saisir une commande client

Saisir un bon de livraison client

Saisir une facture client

Liste des documents de ventes

Saisir un règlement client

Liste des clients

Interroger un client

Il suffit de cliquer sur le bouton du groupe pour faire apparaître ses fonctions

Page 6: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 62 novembre 2004

- en cliquant sur , vous pouvez créer un groupe qui vous soit personnel :

- en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le groupe, vous pouvez ou

- si vous ajoutez des fonctions en les sélectionnant, vous obtenez :

vous confirmez la fonction sélectionnée en cliquant sur le bouton

si vous ajoutez un raccourci, il faut lui indiquer le chemin et sélectionner le dossier comme dans l’exemple ci -

dessous en confirmant grâce à :

Vous pouvez donner un

nom à votre nouveau

groupe

Vous pouvez développer une branche en cliquant sur ou la

réduire en cliquant sur

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 72 novembre 2004

vous obtenez au final :

4 - MASQUER LA BARRE VERTICALE

Vous pouvez si vous le souhaitez masquer la barre verticale bien que celle-ci soit très pratique car elle regroupe toutes les opérations les plus courantes. Pour cela, il suffit de cliquer dans la barre verticale avec le bouton droit de la souris, vous obtenez :

en cliquant sur , celle-ci disparaîtra et vous obtenez uniquement la barre horizontale :

pour faire réapparaître la barre verticale, il suffit dans de la barre horizontale de cliquer sur

5 - CREATION D’ UN NOUVEAU DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE

Pour créer un nouveau dossier de Gestion Commerciale, il faut cliquer sur ,apparaît alors l’écran

suivant :

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 82 novembre 2004

En général, on ouvre un dossier Gestion Commerciale à partir d’un dossier comptable existant, on laisse donc l’option

cliquée par défaut, puis on clique sur . Vous obtenez l’écran suivant :

Vous cliquez sur vous obtenez l’écran suivant :

Permet de sélectionner le répertoire de

sauvegarde de votre fichier LIBRAIRIE_FOURNIER.mae, il s’agit généralement de votre répertoire personnel sur

le réseau local

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 92 novembre 2004

Après avoir recherché et mis en surbrillance votre fichier de comptabilité, vous cliquez sur , vous obtenez

l’écran suivant :

Vous pouvez, si vous vous êtes trompé revenir sur le nom et le répertoire en cliquant à nouveau sur et rectifier votre ou vos erreurs.

Vous cliquez sur pour ouvrir le dossier comptable, vous obtenez l’écran suivant :

Cet écran n’est autre que l’écran de saisie des coordonnées de l’entreprise. Vous cliquez sur . Vous

revenez à l’écran de création du fichier de Gestion Commerciale suivant :

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 102 novembre 2004

Vous cliquez sur . Vous revenez à l’écran de création du fichier Gestion Commerciale suivant :

Vous cliquez sur vous obtenez l’écran suivant :

Page 11: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 112 novembre 2004

Après avoir sélectionner le répertoire de sauvegarde et nommer votre fichier de Gestion commerciale, vous cliquez

sur , vous obtenez l’écran suivant :

Vous pouvez, si vous vous êtes trompé revenir sur le nom et le répertoire en cliquant à nouveau sur et

rectifier votre ou vos erreurs. Vous cliquez sur pour enregistrer définitivement votre nouveau dossier.

Vous arrivez sur la page principale de comme suit :

Vous tapez dans cette zone le nom de votre fichier de gestion commerciale ici

LIBRAIRIE_FOURNIER.gcm

Vérifier le chemin et le répertoire de création du

fichier de Gestion Commerciale

Page d’accueil de

Page 12: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 122 novembre 2004

4. LES ETAPES DE CREATION D’UN DOSSIER

1 - POUR OUVRIR UN DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE EXISTANT

Cliquez sur puis Vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez le répertoire ou le fichier dans lequel se trouve votre dossier de gestion commerciale

(Normalement celle-ci doit se trouver dans votre répertoire personnel sur le réseau local) puis

2 - CREER DES CATEGORIES COMPTABLES ASSOCIEES A LA GESTION COMMERCIALE

Pour créer des catégories comptables, obligatoires pour calculer la TVA ou lorsqu’on veut exporter les opérations commerciales vers le logiciel de comptabilité, il est nécessaire de créer les catégories comptables. Pour cela, il suffit

dans de sélectionner , l’écran obtenu est le suivant :

vous cliquez sur l’onglet apparaît alors l’écran suivant :

En cliquant sur cet

onglet vous pouvez créer les options par défaut du logiciel de

Gestion Commerciale

Page 13: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 132 novembre 2004

vous obtenez après avoir sélectionné , l’écran suivant :

vous sélectionnez et vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez

Vous sélectionnez

Page 14: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 142 novembre 2004

Vous tapez votre Catégorie Comptable soit « ventes en France » et vous validez votre création avec la touche

Entrée. Vous créez les autres Catégorie Comptable, Achat et stock. Vous fermez la boîte de dialogue en cliquant sur

.

3 - AFFECTER DES JOURNAUX COMPTABLES A LA GESTION COMMERCIALE

Vous pouvez indiquer si vous utilisez uniquement un seul journal de vente et un seul journal d’achat des journaux par

défaut. Pour cela, , il suffit dans de sélectionner , l’écran obtenu est le

suivant :

Zone de saisie de la Catégorie

Comptable

En cliquant sur cet onglet

vous pouvez choisir les journaux par défaut du logiciel de Gestion

Commerciale

Page 15: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 152 novembre 2004

vous cliquez sur l’onglet apparaît alors l’écran suivant :

Libellé ventes

Cette zone permet de paramétrer le libellé des écritures qui seront transférées en comptabilité lors de la mise à jour comptable des écritures de ventes.

L’insertion, dans le texte, du caractère @ suivi d’une lettre code permet d’insérer automatiquement une donnée. Ces codes sont les suivants :

@I : affiche l’intitulé du client ou du fournisseur,

@P : affiche le numéro de pièce de la facture, @R : affiche le contenu de la zone Référence de l’en-tête de pièce. @T : affiche le type du document : « Facture » si la valorisation est positive, « Avoir » si elle est négative.

Dans notre exemple, on saisira comme libellé ventes : @T n° @P @I. Libellé achats

Cette zone se paramètre de façon identique à celle des ventes. Après avoir paramétré les différentes rubriques, vous devez obtenir l’écran suivant :

Vous sélectionnez le journal

par défaut des achats ACH

et pour les ventes VTE

Vous entrez un libellé des ventes

et des achats pour le transfert en

comptabilité (voir ci-dessous)

Page 16: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 162 novembre 2004

Paramètres comptables par défaut des règlements

Cet encadré ainsi que le suivant réunissent toutes les options utilisées par la mise à jour comptable. Règlements ventes

Cette zone à liste déroulante saisissable permet de paramétrer le journal qui sera proposé par défaut lors des mises à jour comptables du domaine vente (il pourra cependant être modifié au moment de la passation comptable).

Elle affiche la liste des journaux de type Trésorerie existant dans le fichier comptable. Règlements achats

Cette zone à liste déroulante saisissable permet de paramétrer le journal qui sera proposé par défaut lors des mises à jour comptables du domaine achat (il pourra cependant être modifié au moment de la passation comptable).

Elle affiche la liste des journaux de type Trésorerie existant dans le fichier comptable. Un même journal peut être utilisé aussi bien pour les règlements ventes que les règlements achats.

Il est nécessaire de prévoir les différences de règlements. Pour cela, il est nécessaire de prévoir les comptes de différences de règlement :

il suffit dans de sélectionner , l’écran obtenu est le suivant :

vous cliquez sur l’onglet et dans l’écran de dialogue , vous cliquez sur l’onglet

apparaît alors l’écran suivant :

En cliquant sur cet onglet vous pouvez choisir les journaux par défaut du

logiciel de Gestion

Commerciale

Page 17: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 172 novembre 2004

4 - CREER UN DEPOT DE STOCKAGE

Pour créer un dépôt de stockage, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône pour créer votre premier dépôt de stockage, vous obtenez alors l’écran suivant :

En tapant le premier chiffre de la classe, vous

accèdez à la liste déroulante et vous sélectionnez le compte

adéquate

En général, les écarts de règlement figure

dans le journal des OD

Vous complétez les différentes rubriques comme dans cet écran

Ne pas oublier de cocher pour l’entrepôt qui

est le principal lieu de stockage

Page 18: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 182 novembre 2004

5 - CREER DE CATEGORIES TARIFAIRES

Les clients peuvent être classés en plusieurs catégories à lesquelles on applique des tarifs ou barèmes différents

suivant la famille d’article ; Il est possible créer plusieurs catégories de clients qui possèdent des tarifs différents. Pour

cela, il suffit dans de sélectionner , l’écran obtenu est le suivant :

vous cliquez sur l’onglet apparaît alors l’écran suivant :

vous obtenez après avoir sélectionné , l’écran suivant :

En cliquant sur cet onglet vous pouvez créer les options par

défaut du logiciel de

Gestion Commerciale

Vous sélectionnez

Page 19: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 192 novembre 2004

Vous créez les différentes catégories tarifaires (attention les taux de remise éventuels ou les coefficients seront saisis ultérieurement dans les familles d’articles)

6 - CREER DES FAMILLES D’ARTICLES

Pour créer des familles d’articles, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner ou

vous pouvez dans la barre verticale cliquer sur , l’écran obtenu est

alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône pour créer votre première famille d’articles, vous obtenez alors l’écran suivant : il est nécessaire de respecter un certain nombre d’étape indiqué par un numéro

Vous complétez la zone Intitulé et vous validez votre saisie avec la touche Entrée

Vous pouvez choisir des tarifs différentiels à appliquer sur le prix HT ou TTC

Page 20: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 202 novembre 2004

Remarque : il est indispensable pour créer une famille d’articles de respecter les étapes 1 à 4. Vous devez obtenir cet écran :

7 - CREER DES COEFFICIENTS OU DES REMISES PAR FAMILLE D’ARTICLES

Pour créer un taux de remise et le coefficient qui permettra de déterminer le prix de vente d’une famille d’article, il faut sélectionner la famille d’articles concernée :

1 - Vous entrez le premier code famille ici BD

2 - Vous entrez l’intitulé de la famille ici Bandes Dessinées

3 - Vous choisissez la méthode de suivi de stock ici CMUP pour la famille Bandes Dessinées

4 - Vous choisissez la première catégorie comptable concernant la famille Bandes

dessinées ici Ventes en France puis vous remplissez le cadre en dessous

5 - Vous tapez les premiers chiffres du compte général de ventes soit ici 707 puis

vous sélectionnez avec la liste déroulante le compte 70710000 et vous validez avec

la touche Entrée 7 - Vous vous positionnez sur code taxe 1 puis dans la liste déroulante vous sélectionnez le code taxe V05 et vous validez votre choix avec la

touche Entrée. Vous pouvez ensuite passer à la seconde catégorie comptable soit ici achats de bandes dessinées et vous recommencez à partir

de l’étape 5 et ainsi de suite

Page 21: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 212 novembre 2004

puis dans l’écran principal de la famille d’articles :

vous sélectionnez l’onglet , vous complétez les lignes des catégories tarifaires comme dans l’exemple ci -

dessous en cliquant deux fois sur la ligne sélectionnée :

vous cliquez sur pour valider vos saisies et vous passez à la catégorie suivantes

Cet onglet permet d’introduire les

taux de remise et les coeffIcients à appliquer par catégories tarifaires

Deux cliques rapides permettent de faire apparaître la boîte de dialogue qui suffit de compléter

Vous introduisez le taux de remise

Vous introduisez le coefficient

Page 22: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 222 novembre 2004

8 - CREER DES ARTICLES

Pour créer un article, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner l’écran

obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône pour créer votre premier article, ou vous pouvez dans la barre verticale

cliquer sur vous obtenez alors l’écran suivant :

le fait d’inscrire le va valider votre saisie de la référence comme dans l’exemple ci-dessous :

Vous complétez les

différentes zones

Page 23: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 232 novembre 2004

le fait de cliquer sur un onglet quelconque va effectuer le calcul des prix de vente comme dans l’exemple ci -dessous :

il est nécessaire ensuite d’indiquer pour chaque le fournisseur habituel grâce à l’onglet et de compléter

l’écran qui est apparu :

pour compléter la zone , il suffit de cliquer sur l’icône après vous êtes positionné dans la zone

fournisseurs avec la souris , vous obtenez alors l’écran suivant :

Votre référence a été validée

Les catégories tarifaires sont

apparues

Il faut compléter cette zone fournisseur en se positionnant dans

cette zone

Page 24: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 242 novembre 2004

puis vous cliquez sur l’onglet , apparaît l’écran suivant :

9 - REPRENDRE LES STOCKS INITIAUX

Il est nécessaire de reprendre les stocks initiaux des articles. Pour cela, il suffit dans de la fenêtre

principale de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous choisissez le fournisseur grâce à la liste

déroulante Attention le fournisseur doit exister sinon il faut le créer au préalable

Il s’agit de la référence du

fournisseur et non la vôtre

Vous sélectionnez le lieu de stockage

Vous entrez les stocks mini et maxi que

vous validez avec la touche Entrée

Vous entrez le taux de remise

Vous devez absolument saisir le prix d’achat HT et non comme ici le prix TTC

Page 25: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 252 novembre 2004

vous cliquez sur l’icône ou dans la barre verticale , , vous

obtenez l’écran suivant :

puis, vous validez avec , vous obtenez alors l’écran suivant :

vous validez la référence avec la touche Entrée de façon à pouvoir remplir la première ligne comme dans l’écran ci - dessous :

Vous laissez cocher

Vous changez la date et vous indiquez 01/01/04

Vous inscrivez la référence de l’entrée ici stock initial

Page 26: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 262 novembre 2004

vous faites apparaître la liste des articles grâce à la touche F4 comme dans l’écran ci -dessous :

après avoir sélectionner le premier article ici ALIX001, vous faites ,vous pouvez alors compléter la quantité

du stock initial de l’article ici 30 et vous validez votre saisie avec la touche Entrée, vous devez obtenir l’écran ci-dessous :

En vous positionnant sur cette zone et appuyant sur la touche F4 vous voyez

apparaître la liste des articles

Il suffit de sélectionner l’article dans la liste

Page 27: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 272 novembre 2004

Vous validez votre saisie avec la touche Entrée, vous devez obtenir l’écran ci-dessous :

vous pouvez entrer les autres lignes des stocks initiaux des articles

5. LES TRAITEMENTS

LES OPERATIONS SUR LES ACHATS

1 - DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU FOURNISSEUR : TRAITER LES ACHATS

Pour traiter les achats, il faut se positionner dans de la fenêtre principale , puis sélectionner

l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,

, vous obtenez l’écran suivant :

Page 28: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 282 novembre 2004

1.1. CREATION D’UN BON DE COMMANDE

En cliquant sur , ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,

on obtient l’écran suivant :

après avoir sélectionné le fournisseur vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran suivant qu’il

suffit de compléter :

Vous cochez

Vous indiquez la date de la commande

Vous indiquez le numéro du bon

Vous sélectionnez le fournisseur

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

Vous indiquez la date de livraison souhaitée

Page 29: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 292 novembre 2004

Vous sélectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur , avec la touche TAB, vous vous

positionnez sur et vous entrez le bon prix d’achat (attention dans notre exemple le prix affiché est le prix

TTC) si nécessaire, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous positionnez sur et vous entrez la

bonne quantité. Vous validez votre ligne avec la touche Entrée Vous obtenez alors l’écran suivant :

le logiciel peut vous demander de recalculer le prix de revient :

vous répondez , vous entrez les lignes suivantes si nécessaire, vous cliquez sur et vous

obtenez la valorisation de votre bon de commande :

vous fermez l’écran en cliquant sur

Le bouton vous permet de choisir un modèle de bon de commande et de l’imprimer. Vous obtenez l’écran

suivant et il est nécessaire de retrouver le bon document dans le bon répertoire :

Page 30: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 302 novembre 2004

après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

lorsque est sélectionné vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors

l’écran suivant :

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans :

C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat

Vous sélectionnez

Page 31: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 312 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué

Page 32: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 322 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de commande. Vous pouvez quitter l’aperçu en

cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le bon de commande.

1.2. TRANSFORMER UN BON DE COMMANDE EN BON DE LIVRAISON Pour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit après avoir sélectionné le bon de commande

comme dans l’écran ci-dessous :

de cliquer sur l’icône , vous obtenez l’écran suivant :

il suffit de cliquer sur le bouton , l’écran suivant apparaît :

vous cliquez sur , et l’écran suivant vous indique que le document d’achat a changé :

Ne pas oublier de changer la

date

Ne pas oublier de

changer le numéro

Page 33: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 332 novembre 2004

1.3. TRANSFORMER UN BON DE LIVRAISON EN FACTURE D’ACHAT

Pour transformer un bon de livraison en facture, il suffit après avoir sélectionné le bon de livraison comme dans l’écran ci-dessous :

de cliquer sur l’icône , vous obtenez l’écran suivant :

il suffit de cliquer sur le bouton , l’écran suivant apparaît :

Bon de livraison à la place de Bon de Commande

Page 34: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 342 novembre 2004

vous cliquez sur , et l’écran suivant vous indique que le document d’achat a changé :

1.4. REGLER UNE FACTURE D’ACHAT ATTENTION : lorsque vous avez réglée une facture, il est impossible de modifier la facture ou son règlement.

Pour constater le règlement d’un fournisseur, il suffit de se positionner dans de la fenêtre principale puis de

sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,

l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône et vous obtenez alors l’écran suivant :

Ne pas oublier de changer la

date

Vous sélectionnez

la facture que

nous avons réglée

Ne pas oublier de changer le numéro

Page 35: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 352 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors :

vous cliquez sur le bouton , vous obtenez :

puis vous cliquez sur , votre règlement est enregistré ; pour le vérifier vous pouvez éditer le journal des

règlements

2 - CREER DIRECTEMENT UNE FACTURE D’ACHAT

La création d’une facture d’achat repose sur au minimum 4 étapes Première étape : créer une facture

Pour créer une facture d’achat, il faut se positionner dans de la fenêtre principale de sélectionner

l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous complétez en fonction des renseignements

concernant le règlement

Page 36: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 362 novembre 2004

vous cliquez sur l’icône , vous obtenez l’écran suivant :

Deuxième étape : créer l’en-tête de la facture

En cliquant sur , ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,

,on obtient l’écran suivant :

Vous cochez

Vous indiquez la date de la facture

Vous indiquez le numéro de la facture

Vous sélectionnez le fournisseur

Vous indiquez la date de livraison

Page 37: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 372 novembre 2004

Troisième étape : créer le corps de la facture après avoir sélectionné le fournisseur vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran suivant qu’il

suffit de compléter :

Vous sélectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur , avec la touche TAB, vous vous

positionnez sur et vous entrez le bon prix d’achat, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous

positionnez sur et vous entrez la bonne quantité, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous

positionnez sur et vous entrez le taux de remise si nécessaire. Vous validez votre ligne avec la touche Entrée

Quatrième étape : créer le pied de facture

Vous obtenez alors l’écran suivant :

vous cliquez sur et vous obtenez la valorisation de votre facture :

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

Page 38: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 382 novembre 2004

3 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC ESCOMPTE

Pour créer un document d’achat avec escompte (généralement une facture), il suffit d’entrer le taux d’escompte lors

de la valorisation du document comme dans l’exemple ci-dessous :

après avoir validé avec la touche Entrée, vous obtenez la valorisation définitive de votre facture d’achat comme dans

l’écran ci-dessous :

Il est alors possible en cliquant sur l’icône d’imprimer la facture d’achat. Vous pouvez créer les factures suivantes

en cliquant directement sur le l’icône et vous êtes revenu à la première étape.

4 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC PORT OU EMBALLAGE

Pour créer un document d’achat (préparation de commande, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec port ou emballages, il faut saisir le port et les emballages comme étant des articles comme dans l’exemple c -dessous :

Vous entrez le taux

d’escompte et vous validez avec la touche

Entrée

Vous pouvez vérifier que les

totaux sont justes

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 392 novembre 2004

Vous devez obtenir une saisie semblable à celle-ci

5 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC ACOMPTE

Pour créer un document d’achat (préparation de commande, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec

acompte, il suffit de cliquer sur l’icône , vous obtenez l’écran ci-après :

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

Vous entrez la valeur du port ou de l’emballage consigné

Page 40: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 402 novembre 2004

vous validez l’acompte grâce à la touche Entrée. Vous quittez l’écran précédent en cliquant sur l’icône .

6 - AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE D’ACHAT EXISTANTE

Pour ajouter une remise supplémentaire obtenue à notre fournisseur sur un article, il suffit dans de la

fenêtre principale de sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale

, l’écran obtenu est alors le suivant :

vous sélectionnez la facture sur laquelle figure l’article dont le fournisseur nous a accordé une remise puis vous

cliquez sur l’icône , vous obtenez l’écran suivant :

vous sélectionnez l’article et vous entrez le taux de remise :

Vous entrez la date de l’acompte

Vous entrez le montant

Page 41: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 412 novembre 2004

vous validez le taux de remise avec la touche Entrée, la boîte de dialogue suivant apparaît :

vous répondez et vous obtenez l’écran suivant :

le calcul avec remise a été effectué

7 - CALCUL ET IMPRESSION D’UNE FACTURE D’ACHAT

Il est souvent nécessaire pour une entreprise de vérifier les factures reçues. Pour cela, la gestion commerciale de

SAGE autorise le calcul et éventuellement l’impression d’une facture d’achat. Si l’on souhaite effectuer le calcul d’une

facture d’achat, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner ou vous pouvez

directement dans la barre verticale , ,l’écran obtenu est alors le

suivant :

vous sélectionnez la facture en cliquant deux fois sur la ligne de la facture à calculer. L’écran obtenu est alors le

suivant :

Page 42: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 422 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton , le logiciel valorise la facture, il est alors facile de vérifier avec la facture reçue du

fournisseur :

L’impression d’une facture d’achat doit être peu courante car en général, une entreprise se contente de comptabiliser les factures reçues. Si l’on souhaite effectuer quand même cette impression, il suffit après avoir vérifié le calcul de cliquer sur , l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur , l’écran est alors le suivant :

Page 43: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 432 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton , apparaît alors l’écran suivant :

après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans :

C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat

Page 44: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 442 novembre 2004

lorsque est sélectionné vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors l’écran

suivant :

vous cliquez sur le bouton , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué

Page 45: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 452 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer la facture. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur

ou agrandir l’aperçu en cliquant sur la facture.

8 - CREER UN NOUVEAU FOURNISSEUR EN COURS DE SAISIE

Pour créer un nouveau fournisseur lors du traitement d’un achat, il suffit lorsque l’on constate son absence dans la liste des fournisseurs de taper son nom comme dans l’exemple ci-dessous :

Après avoir saisi les divers renseignements du document d’achat (date de livraison, référence etc….) au moment de

la validation apparaît l’écran suivant :

vous cliquez sur le bouton , vous pouvez alors saisir les renseignements concernant le fournisseur comme

dans l’écran ci-dessous :

Vous pouvez compléter l’onglet

Page 46: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 462 novembre 2004

en cliquant sur , vous pouvez commencer la saisie des articles achetés, livrés ou commandés.

9 - CREER UN NOUVEAU ARTICLE EN COURS DE SAISIE

Pour créer un nouvel article lors du traitement d’un achat, il suffit lorsque l’on constate son absence dans la liste des

articles de cliquer sur comme dans l’exemple ci-dessous :

vous obtenez :

vous devez obtenir l’écran suivant :

Vous complétez les différentes zones

Page 47: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 472 novembre 2004

vous devez compléter l’onglet :

ainsi que l’onglet :

Page 48: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 482 novembre 2004

10 - LES FACTURES D’AVOIR SUR ACHATS

10.1. LES RETOURS DE MARCHANDISES

Pour créer une facture d’avoir concernant un retour de marchandises, il suffit dans de la fenêtre principale

de sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,

sélectionner la facture d’achat qui fait l’objet d’un retour :

ici, il s’agit de la facture XXHA1,vous ouvrez la facture puis vous cliquez sur l’icône et vous obtenez l’écran

suivant :

Vous cliquez sur l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous cochez

Vous indiquez le numéro du bon de retour ainsi

que la date

Page 49: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 492 novembre 2004

vous fermez la facture principale en cliquant sur et vous obtenez :

vous sélectionnez et ouvrez le bon de retour que vous modifiez en fonction de votre retour de marchandises :

vous validez avec la touche Entrée l’en-tête du bon de retour puis vous remplissez le corps du bon de retour comme dans l’écran ci-après :

Vous indiquez la date de la facture d’avoir

Vous indiquez le numéro de la facture

Vous sélectionnez le fournisseur

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 502 novembre 2004

vous validez la ligne avec la touche Entrée. Vous pouvez rajouter un texte complémentaire en cliquant sur le bouton

:

vous cliquez sur , vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton , le logiciel valorise le bon de retour, il

est alors facile de vérifier avec la facture d’avoir reçue du fournisseur :

L’impression du bon de retour se fait en cliquant sur le bouton , apparaît alors l’écran suivant :

Vous entrez votre

commentaire

Page 51: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 512 novembre 2004

après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

lorsque est sélectionné vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors

l’écran suivant :

Vous sélectionnez

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans :

C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat

Page 52: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 522 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué

Page 53: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 532 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de retour. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant

sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le bon de retour.

REMARQUE : Un bon de retour n’est pas une facture d’avoir ; il est donc nécessaire de transformer le bon de retour en facture

d’avoir. Pour cela, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner ou vous

pouvez directement dans la barre verticale , l’écran obtenu est

alors le suivant :

Page 54: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 542 novembre 2004

vous sélectionnez le bon de retour en cliquant deux fois sur la ligne, l’écran est alors le suivant :

vous cliquez sur le bouton , vous obtenez l’écran suivant :

vous confirmez la transformation en cliquant sur . Vous pouvez ensuite l’imprimer si vous le souhaitez.

10.2. LES FACTURES D’AVOIR Pour créer une facture d’avoir concernant un rabais, une ristourne, une remise ou un escompte obtenu hors facture

de doit , il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner ou vous pouvez

directement dans la barre verticale , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez le Bon de

retour à transformer

Vous changez le numéro de la facture de retour

Vous indiquez la date de la facture de retour

Page 55: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 552 novembre 2004

vous cliquez sur l’icône et vous obtenez l’écran suivant :

l’écran obtenu est alors le suivant :

vous validez avec la touche Entrée l’en-tête du bon d’avoir financier puis vous remplissez le corps du bon d’avoir financier comme dans l’écran ci-après :

Vous cochez

Vous indiquez la date de la facture d’avoir

Vous indiquez le numéro de la facture

Vous sélectionnez le fournisseur

Page 56: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 562 novembre 2004

vous validez la ligne avec la touche Entrée. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton , le logiciel valorise le

bon de retour, il est alors facile de vérifier avec la facture d’avoir reçue du fournisseur :

L’impression du bon d’avoir financier se fait en cliquant sur le bouton , apparaît alors l’écran suivant :

Ne pas oublier de modifier le P.U HT en tapant

de la remise exceptionnelle

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

Page 57: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 572 novembre 2004

après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

lorsque est sélectionné vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors

l’écran suivant :

Vous sélectionnez

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans :

C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat

Page 58: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 582 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué

Page 59: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 592 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de retour. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant

sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le bon de retour. Vous devez transformer votre bon de retour en avoir

11 - RECTIFIER UNE ERREUR SUR UN DOCUMENT D’ACHAT (BON DE COMMANDE, DE

LIVRAISON , FACTURE)

Si l’erreur se situe dans une zone non grisée comme dans l’écran ci-dessous, il suffit de modifier les renseignements erronés en les sélectionnant :

sinon il faut supprimer la ligne d’article complètement ou éventuellement le document d’achat

12 - RECTIFIER UNE ERREUR LORS DE LA TRANSFORMATION D’UN DOCUMENT

D’ACHAT

Si l’erreur (date de livraison ou de facturation, numéro du document etc…) se situe lors de la transformation du document d’achat (exemple Bon de commande en Bon de livraison), il suffit de sélectionner le document à rectifier,

puis de cliquer sur apparaît alors la boîte de dialogue suivante :

en cliquant sur apparaît la proposition suivante que vous acceptez en cliquant sur

votre document de départ est recréé.

13 - REGLER UN FOURNISSEUR (PLUSIEURS FACTURES)

Pour constater le règlement d’un fournisseur, il suffit de se positionner dans de la fenêtre principale puis de

sélectionner et , ou vous pouvez directement dans la

barre verticale , l’écran obtenu est alors le suivant :

Page 60: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 602 novembre 2004

vous validez avec la touche Entrée, vous obtenez :

vous retrouvez les montants en cliquant sur , vous obtenez :

vous pouvez sélectionner les factures concernées par le règlement ici XXHA1 ET XXHA1R en validant avec la touche Entrée, vous obtenez :

Vous permet de sélectionner le fournisseur

ici DARGAUD

Il faut sélectionner et valider

avec la touche Entrée dans cette zone

Page 61: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 612 novembre 2004

vous pouvez cliquer sur , vous obtenez :

après avoir complété la ligne, vous validez avec la touche Entrée. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer

uniquement le règlement après l’avoir sélectionnée grâce au bouton , vous obtenez :

Vous complétez la ligne

notamment la date

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans :

C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Règlement Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Règlement

Page 62: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 622 novembre 2004

vous pouvez cliquer sur , et vous obtenez :

vous cliquez sur le bouton , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué

Page 63: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 632 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur

ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le document.

14 - EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS FOURNISSEURS

Pour éditer le journal des règlements Fournisseurs, il suffit de se positionner de la fenêtre principale puis de

sélectionner , l’écran est alors le suivant :

puis vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors :

vous cliquez sur le bouton , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez dans la liste

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué

Page 64: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 642 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur

ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le document.

LES OPERATIONS SUR LES VENTES

1. DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU CLIENT : TRAITER LES VENTES

Pour traiter les ventes, il faut se positionner dans de la fenêtre principale puis sélectionner

l’écran obtenu est alors le suivant :

Page 65: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 652 novembre 2004

vous cliquez sur l’icône ou vous pouvez directement dans la barre verticale , et vous

obtenez l’écran suivant :

1.1. CREATION D’UN BON DE COMMANDE

En cliquant sur , on obtient l’écran suivant :

après avoir sélectionné le client vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran suivant qu’il suffit de compléter :

Vous cochez

Vous indiquez la date de la commande

Vous indiquez le numéro du bon

Vous sélectionnez le client

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

Vous indiquez la date de livraison souhaitée

Page 66: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 662 novembre 2004

Vous sélectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur , avec la touche TAB, vous vous

positionnez sur et vous entrez la bonne quantité comme dans l’exemple ci-dessus. Vous validez votre

ligne avec la touche Entrée

Vous obtenez alors l’écran suivant :

vous cliquez sur et vous obtenez la valorisation du bon de commande :

vous pouvez revenir à l’écran précédent grâce à l’icône maintenant le bouton vous permet de choisir un

modèle de bon de commande et de l’imprimer. Vous obtenez l’écran suivant et il est nécessaire de retrouver le bon document dans le bon répertoire :

Vous pouvez éventuellement

indiquer ou modifier le taux de remise

Vous pouvez taper un taux d’escompte

Page 67: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 672 novembre 2004

après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

lorsque est sélectionné vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors

l’écran suivant :

Vous sélectionnez

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans :

C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente

Page 68: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 682 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué

Page 69: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 692 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de commande. Vous pouvez quitter l’aperçu en

cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le bon de commande.

1.2. TRANSFORMER UN BON DE COMMANDE EN BON DE LIVRAISON Pour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit après avoir sélectionné le bon de commande

comme dans l’écran ci-dessous :

de cliquer sur l’icône , vous obtenez l’écran suivant :

il suffit de cliquer sur le bouton , l’écran suivant apparaît :

vous cliquez sur , et l’écran suivant vous indique que le document de vente a changé :

Bon de livraison à la place de Bon de Commande

Ne pas oublier de changer la

date et le numéro de bon

Page 70: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 702 novembre 2004

1.3. TRANSFORMER UN BON DE LIVRAISON EN FACTURE DE VENTE

Pour transformer un bon de livraison en facture, il suffit après avoir sélectionné le bon de livraison comme dans l’écran ci-dessous :

de cliquer sur l’icône , vous obtenez l’écran suivant :

il suffit de cliquer sur le bouton , l’écran suivant apparaît :

vous cliquez sur , et l’écran suivant vous indique que le document d’achat a changé :

1.4. REGLER UNE FACTURE DE VENTE

Pour constater le règlement d’un client, il suffit de se positionner dans de la fenêtre principale puis de

sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

Ne pas oublier de changer la date et le numéro de la facture

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 712 novembre 2004

vous cliquez sur l’icône et vous obtenez alors l’écran suivant :

vous cliquez sur , vous obtenez :

vous cliquez sur , pour accéder au règlement :

vous validez votre règlement en cliquant sur

2. CREATION D’UNE FACTURE DE VENTE AVEC OU SANS REMISE, AVEC OU SANS

ESCOMPTE

La création d’une facture de vente repose sur au minimum 4 étapes Première étape : créer la facture

Vous sélectionnez

la facture que le client nous a réglée

Vous entrez le libellé du règlement et vous sélectionnez le mode de

règlement

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 722 novembre 2004

Pour créer une facture de vente, il faut se positionner dans de la fenêtre principale de sélectionner

l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône et vous obtenez l’écran suivant :

ou vous pouvez directement dans la barre verticale cliquer sur

Deuxième étape : créer l’en-tête de la facture

En cliquant sur , on obtient l’écran suivant :

Troisième étape : créer le corps de la facture après avoir sélectionné le fournisseur vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran suivant qu’il suffit de compléter :

Vous cochez

Vous indiquez la date de la facture

Vous indiquez le numéro de la facture

Vous sélectionnez le client

Vous indiquez la date de livraison

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 732 novembre 2004

Vous sélectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur , avec la touche TAB, vous vous

positionnez sur et vous entrez la bonne quantité. Vous validez votre ligne avec la touche Entrée

Quatrième étape : créer le pied de facture Vous obtenez alors l’écran suivant :

vous cliquez sur et vous obtenez la valorisation de votre facture :

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

Le taux de remise s’applique

automatiquement, vous le

changez si nécessaire

Page 74: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 742 novembre 2004

Il est alors possible en cliquant sur l’icône d’imprimer la facture de vente. Vous pouvez créer les factures suivantes

en cliquant directement sur le l’icône et vous êtes revenu à la première étape.

3. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC PORT OU EMBALLAGE

Pour créer un document de vente (devis, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec port, emballage ou tout

autre frais divers, il faut saisir le port et les emballages comme étant des articles comme dans l’exemple c -dessous :

Vous devez obtenir une saisie semblable à celle-ci

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

Vous entrez la valeur du port ou de l’emballage consigné

il suffit

d’entrer le taux d’escompte et

de valider avec la touche

Entrée

Page 75: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 752 novembre 2004

4. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC ACOMPTE

Pour créer un document de vente (devis, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec acompte, il suffit de

cliquer sur l’icône , vous obtenez l’écran ci-après :

vous validez l’acompte grâce à la touche Entrée. Vous quittez l’écran précédent en cliquant sur l’icône et vous

obtenez alors l’écran suivant :

Vous entrez la date

de l’acompte

Vous entrez le montant

Page 76: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 762 novembre 2004

Il est alors possible d’imprimer directement le document de vente

5. IMPRESSION D’UNE FACTURE DE VENTE

Pour imprimer une facture de vente, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner

ou vous pouvez directement dans la barre verticale cliquer sur

, l’écran obtenu est alors le suivant :

vous sélectionnez la facture en cliquant deux fois dessus. L’écran obtenu est alors le suivant :

Page 77: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 772 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton , apparaît alors l’écran suivant :

après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans :

C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente

Page 78: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 782 novembre 2004

lorsque est sélectionné vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors l’écran suivant :

vous cliquez sur le bouton , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué

Page 79: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 792 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer la facture. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur la facture.

6. AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE DE VENTE EXISTANTE

Pour ajouter une remise supplémentaire sur un article à un de vos clients, il suffit dans de la fenêtre

d’accueil de sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale

cliquer sur , l’écran obtenu est alors le suivant :

Page 80: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 802 novembre 2004

vous sélectionnez la facture sur laquelle figure l’article dont vous accordez une remise puis vous cliquez sur l’icône

, vous obtenez l’écran suivant :

vous sélectionnez l’article et vous entrez le taux de remise :

vous validez le taux de remise avec la touche Entrée. Le calcul avec remise a été effectué

7. CREER UN NOUVEAU CLIENT EN COURS DE SAISIE

Pour créer un nouveau client lors du traitement d’une vente, il suffit lorsque l’on constate son absence dans la liste des clients de taper son nom comme dans l’exemple ci-dessous :

Après avoir saisi les divers renseignements du document de vente (date de livraison, référence etc….) au moment de

la validation apparaît l’écran suivant :

Page 81: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 812 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton , vous pouvez alors saisir les renseignements concernant le client comme dans

l’écran ci-dessous :

Ne pas oublier d’affecter le représentant au client l’onglet .Vous devez affecter le client particulier à la

catégorie tarifaire correspondante. Pour cela, vous cliquez sur l’onglet , vous obtenez l’écran suivant :

En cliquant sur , vous pouvez commencer la saisie des articles achetés.

Vous sélectionnez avec la liste déroulante la

bonne catégorie tarifaire ici Professionels

Page 82: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 822 novembre 2004

8. LES FACTURES D’AVOIR SUR VENTES

8.1. LES RETOURS DE MARCHANDISES

Pour créer une facture d’avoir concernant un retour de marchandises, il suffit dans de la fenêtre d’accueil

de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône et vous obtenez l’écran suivant :

l’écran obtenu est alors le suivant :

vous validez avec la touche Entrée l’en-tête du bon d retour d’avoir puis vous remplissez le corps du bon de retour

comme dans l’écran ci-après :

Vous cochez

Vous indiquez la date de la facture d’avoir

Vous indiquez le numéro de la facture

Vous sélectionnez le client

Ne pas oublier de modifier le quantité

Ne pas oublier la remise

initiale

Vous sélectionnez la

facture concernée par le

retour de marchandises

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 832 novembre 2004

vous validez la ligne avec la touche Entrée. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton , le logiciel valorise le

bon de retour, il est alors facile de vérifier avec la facture d’avoir reçue du fournisseur :

Vous pouvez quitter la boîte de dialogue en cliquant sur .

REMARQUE : Un bon de retour n’est pas une facture d’avoir ; il est donc nécessaire de transformer le bon de retour en facture

d’avoir. Pour cela, il suffit dans de la fenêtre d’accueil de sélectionner ou vous pouvez

directement dans la barre verticale cliquer sur , l’écran obtenu est alors le suivant :

vous sélectionnez le bon de retour en cliquant deux fois sur la ligne, l’écran est alors le suivant :

vous cliquez sur le bouton , vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez le Bon de retour à transformer

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 842 novembre 2004

vous confirmez la transformation en cliquant sur . Vous pouvez ensuite l’imprimer si vous le souhaitez en le

sélectionnant dans la liste des factures.

8.2. LES FACTURES D’AVOIR SUR VENTES Pour créer une facture d’avoir concernant un rabais, une ristourne, une remise ou un escompte accordé hors facture

de doit, il suffit dans de la fenêtre d’accueil de sélectionner ou vous pouvez

directement dans la barre verticale cliquer sur , l’écran obtenu est

alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône et vous obtenez l’écran suivant :

Vous changez le numéro de la facture d’avoir

Vous indiquez la date de la facture d’avoir

Page 85: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 852 novembre 2004

l’écran obtenu est alors le suivant :

vous validez avec la touche Entrée l’en-tête du bon d’avoir financier puis vous remplissez le corps du bon d’avoir financier comme dans l’écran ci-après :

vous validez la ligne avec la touche Entrée. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton , le logiciel valorise le

bon de retour, il est alors facile de vérifier la facture d’avoir :

Vous cochez

Vous indiquez la date de la facture d’avoir

Vous indiquez le numéro de la facture

Vous sélectionnez le client

Ne pas oublier de modifier le P.U HT en tapant de la remise exceptionnelle

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

Page 86: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 862 novembre 2004

L’impression du bon d’avoir financier se fait en cliquant sur le bouton , apparaît alors l’écran suivant :

après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans :

C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente

Page 87: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 872 novembre 2004

lorsque est sélectionné vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors

l’écran suivant :

vous cliquez sur le bouton , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 882 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer l’avoir. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou

agrandir l’aperçu en cliquant sur l’avoir. REMARQUE : Un bon avoir financier n’est pas une facture d’avoir ; il est donc nécessaire de transformer le bon avoir financier en

facture d’avoir.

9 - REGLER UNE FACTURE DE VENTE

Pour constater le règlement d’un client, il suffit de se positionner dans de la fenêtre d’accueil puis de

sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale

cliquer sur , l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône et vous obtenez alors l’écran suivant :

vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors :

vous cliquez sur le bouton , vous obtenez :

Vous sélectionnez la facture qui nous

a été réglée

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 892 novembre 2004

puis vous cliquez sur , votre règlement est enregistré ; pour le vérifier vous pouvez éditer le journal des

règlements

10 - EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS CLIENTS

Pour éditer le journal des réglements Clients, il suffit de se positionner de la fenêtre d’accueil puis de

sélectionner , l’écran est alors le suivant :

puis vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors :

Vous complétez en fonction des renseignements concernant le règlement

Vous sélectionnez dans la liste

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 902 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué

Page 91: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 912 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur

ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le document.

11 - LES PROBLEMES DE STOCKS : STOCK INSUFFISANT POUR SATISFAIRE UNE COMMANDE

Il est possible lors d’une vente que le niveau du stock soit insuffisant ; vous avez alors un écran de ce type :

vous pouvez forcer la livraison et la commande auprès du fournisseur :

Pour traiter le réapprovisionnement, il faut se positionner dans de la fenêtre principale , puis sélectionner

ou vous pouvez directement dans la barre verticale cliquer sur

, l’écran obtenu est alors le suivant :

vous constatez qu’une ligne s’est rajoutée :

Stock réel : stock en magasin ici 60 Stock à terme : stock réel –

livraison en cours ici dans l’exemple 48 à M.CHALAMEL à livrer le 25/01 ; il est donc

possible de livrer la commande mais il sera nécessaire de passer un

réapprovisionnement auprès de notre fournisseur

Page 92: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 922 novembre 2004

vous sélectionnez la ligne et vous ouvrez la fenêtre suivante :

vous transformez votre préparation de commande en bon de commande en cliquant sur de façon à pouvoir

compléter correctement votre bon de commande :

vous cliquez sur , vous obtenez :

,

Normalement, le

logiciel a dû vous mettre le bon numéro de document

Page 93: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 932 novembre 2004

le logiciel vous calcule la quantité à commander avec le stock minimum : vérification stock initial = 60 quantité livrée = 36 reste à livrer = 48 donc quantité nécessaire 36 + 48 = 84 donc il en manque 84 – 60 = 24 plus la reconstitution du stock minimum 30 soit 24 + 30 = 54.

Vous pouvez donc cliquer sur , vous obtenez :

vous pouvez imprimer et envoyer votre bon de commande à votre fournisseur sans oublier de changer la date de livraison souhaitée.

6. COMPLEMENTS

1. CREER DE CATEGORIES DE PRODUITS

Les produits regroupés par famille d’articles peuvent faire l’objet ou non d’un suivi de gestion de stock, par exemple les prestations ou les travaux ne font pas l’objet d’une gestion de stock puisqu’il n’y a en pas. Il est possible de créer

plusieurs catégories de produits en fonction du fait qu’ils possèdent des suivis de stockage ou pour des raisons

d’analyse. Pour cela, il suffit dans de sélectionner , l’écran obtenu est le

suivant :

vous cliquez sur l’onglet apparaît alors l’écran suivant :

En cliquant sur cet

onglet vous pouvez créer les options par défaut du logiciel de

Gestion Commerciale

Page 94: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 942 novembre 2004

vous obtenez après avoir sélectionné , l’écran suivant :

Vous créez les différentes catégories de produits.

2. CREER D’UNE NOMENCLATURE

Un article peut être intégré au sein d'une composition, qu'on appellera alors nomenclature, (par exemple une parure est une nomenclature contenant plusieurs stylos en nombre variable : un bille,un plume ou un roller). Si certain article

entre dans la composition d’une nomenclature, il est nécessaire de créer une nomenclature qui sera en fait un article supplémentaire.

Vous sélectionnez

Vous complétez la zone Intitulé et vous validez votre saisie avec la

touche Entrée

Vous cochez la case Suivi en gestion

si la catégorie de produits doit être

suivi en gestion de stock

Page 95: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 952 novembre 2004

Pour créer une nomenclature, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner

l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône pour créer votre nomenclature article ou vous pouvez dans la barre verticale

cliquer sur , vous obtenez alors l’écran suivant :

puis vous cliquez sur l’onglet , vous obtenez alors l’écran suivant :

Vous complétez les

différentes zones

Page 96: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 962 novembre 2004

Vous sélectionnez dans la liste déroulante puis vous sélectionnez dans la liste déroulante de la

référence de l’article entrant dans la nomenclature et vous entrez la quantité comme dans l’exemple ci -dessous :

Finalement pour la parure FONTANGES TRIO NOIR, vous devez obtenir l’écran suivant pour la nomenclature :

Vous sélectionnez dans la

liste déroulante

Vous validez votre choix d’article et votre quantité

grâce à la touche Entrée

Page 97: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 972 novembre 2004

et pour l’écran :

vous pouvez si vous le souhaitez insérer une photo de la parure

3. INCLURE LA PHOTO D’UN ARTICLE

Pour inclure la photo d’un article, il suffit après avoir sélectionné l’article de cliquer sur l’onglet apparaît

l’écran suivant :

Page 98: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 982 novembre 2004

vous cliquez sur l’onglet apparaît l’écran suivant :

vous cliquez sur le bouton , l’écran suivant apparaît :

Page 99: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 992 novembre 2004

vous sélectionnez la photo de votre article ici parker_sonnet.jpg et vous cliquez sur , la photo est incluse

dans votre fiche article comme dans l’exemple ci-dessous :

vous procédez de la même façon pour les autres articles.

4. CREER UN REPRESENTANT ET SON POURCENTAGE DE COMMISSION

Pour créer ou ajouter un représentant, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner

l’écran obtenu est alors le suivant :

Icône qui permet de retrouver

le dossier images qui contient

les photos des articles

Page 100: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 100 2 novembre 2004

nous pouvons ajouter un nouveau représentant grâce à l’icône ou le modifier en cliquant deux fois sur la ligne à

modifier, nous obtenons :

Pour créer ou modifier une commission, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner

, puis l’écran obtenu est alors le suivant :

Il existe un représentant, en le sélectionnant et en appuyant sur la touche

entrée, vous pouvez

modifier ses coordonnées

Nous pouvons saisir ses coordonnées ou les modifier

Page 101: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 101 2 novembre 2004

nous pouvons ajouter une nouvelle commission grâce à l’icône ou la modifier en cliquant deux fois sur la ligne à

modifier, nous obtenons :

il suffit ensuite grâce à l’onglet de la fiche du représentant d’attribuer la commission comme dans

l’exemple ci-dessous :

Il existe dans l’exemple une

commission sur les

bandes dessinées

Nous entrons ou nous modifions le nom de la commission

Nous pouvons sélectionner grâce aux listes déroulantes :

- la famille - le représentant - l’objectif, le domaine, le

calcul, la base de calcul

Vous pouvez saisir dans cette zone le pourcentage de remise

par tranche maximum que peuvent accorder les représentants (vous validez

avec la touche Entrée)

Page 102: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 102 2 novembre 2004

5. VERIFIER LES CATEGORIES COMPTABLES ET LEUR PLAN DE COMPTE

Pour vérifier les catégories comptables et les comptes, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner

l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez rapidement deux fois sur l’article à vérifier et vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez la commission dans la liste déroulante que

vous validez avec la touche Entrée

Page 103: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 103 2 novembre 2004

Vous cliquez sur l’onglet , vous obtenez :

6. AFFECTATION DE L’ARTICLE ESCOMPTE A LA CATEGORIE COMPTABLE

ESCOMPTE

Lorsque les articles ont été créés, il peut être nécessaire d’affecter certains articles DIVERS comme l’ESCOMPTE à la catégorie comptable ESCOMPTE appelée dans le logiciel Article passerelle comptable. Pour cela, il suffit dans

de sélectionner , l’écran obtenu est le suivant :

Cette liste déroulante permet de vérifier les différentes

catégories comptables et les comptes associés

Comptes associés à la catégorie comptable

Page 104: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 104 2 novembre 2004

vous cliquez sur l’onglet et dans l’écran de dialogue , vous cliquez sur l’onglet

apparaît alors l’écran suivant :

vous devez obtenir l’écran suivant :

En cliquant sur cet onglet vous pouvez choisir les

paramètres Généraux par défaut du logiciel de

Gestion Commerciale

Vous cliquez sur la liste

déroulante et vous sélectionnez l’article ESCOMPTE (il faut

maintenir appuyer) en cas de fausse manœuvre, il faut

effacer et recommencer

Page 105: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 105 2 novembre 2004

7. SUPPRIMER UNE FAMILLE D’ARTICLES

Pour supprimer une famille d’articles, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner

l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez la famille d’articles à supprimer et vous cliquez sur l’icône pour supprimer celle-ci

8. SUPPRIMER UN ARTICLE

Pour supprimer un article, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

vous sélectionnez l’article à supprimer et vous cliquez sur l’icône la boîte de dialogue suivante apparaît :

vous confirmez la suppression en cliquant sur le bouton

Page 106: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 106 2 novembre 2004

9. SUPPRESSION OU MODIFICATION D’UNE LIGNE D’UN MOUVEMENT D’ENTREE

Pour supprimer ou modifier une ligne d’un mouvement d’entrée, il suffit dans de la fenêtre principale de

sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale cliquer

sur , l’écran obtenu est alors le suivant :

Après avoir sélectionné le mouvement, il suffit de cliquer sur l’icône vous obtenez l’écran suivant :

et vous sélectionnez la ligne à supprimer ou à modifier, puis si vous souhaitez la supprimer vous cliquez avec le

bouton de la souris ou avec l’icône , vous obtenez l’écran suivant :

vous confirmez la suppression avec la touche , si par contre vous souhaitez uniquement modifier la ligne,

il suffit de la sélectionner et de modifier les zones erronées comme dans l’écran ci -dessous :

Vous sélectionnez le document des stocks dans lequel vous souhaitez modifier une ligne

Page 107: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 107 2 novembre 2004

10. CREER UN PLAN DE COMPTE ATTACHES A UN ARTICLE ET A UNE CATEGORIE

COMPTABLE

Lorsqu’un article est rattaché à une famille d’articles qui ne possède pas de plan de comptes ou un plan de compte

différents, il est nécessaire de le créer. Pour cela, au moment de la création de l’article, il faut dans l’onglet de la fiche article compléter la partie suivante :

Pour le PORT par exemple nous obtenons l’écran suivant :

11. MODIFIER OU CREER UNE CATEGORIE TARIFAIRE SUR UN ARTICLE

Pour modifier ou pour créer des conditions particulières pour un article différent de la famille d’articles, il suffit dans

de la fenêtre principale de sélectionner puis de sélectionner l’article à modifier,l’écran

obtenu est alors le suivant :

Cette liste déroulante permet

de sélectionner les différentes catégories comptables et les comptes associés

Comptes associés à la catégorie

comptable

Ne pas oublier de

cocher pour le port

Page 108: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 108 2 novembre 2004

vous cliquez sur la ligne de la catégorie tarifaire ici Particuliers que vous souhaitez modifier ou créer, vous obtenez alors l’écran suivant :

le prix et le coefficient apparaissent comme dans l’écran ci-dessous :

12. EDITER LES JOURNAUX DE FACTURE DE VENTE OU D’ACHAT

Pour éditer le journal des Factures des ventes ou celui des Achats, il suffit de se positionner de la fenêtre

d’accueil puis de sélectionner , l’écran est alors le suivant :

Vous entrez le coefficient ici puis

vous fermez la boîte de dialogue

Page 109: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 109 2 novembre 2004

puis vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors :

vous cliquez sur le bouton , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez dans la liste le

journal que vous souhaitez éditer

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué

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FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 110 2 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur

ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le document.

13. TRANSFERER LES ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE

Pour transférer les factures et les règlements du dossier Gestion Commerciale vers le dossier Comptabilité, il suffit de

se positionner dans de la fenêtre d’accueil puis de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

Page 111: Fr Sage Gestion Commerciale Crcf_stg

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crc f_stg - 111 2 novembre 2004

Vous cliquez sur le bouton (mise à jour directe comptabilité) et le transfert s’effectue, vous pouvez vérifier que

le transfert s’est bien effectué en choisissant de la fenêtre d’accueil puis de sélectionner , cela

vous ouvre la comptabilité générale et vous pouvez ouvrir le journal correspondant.

Bien vérifier qu’il s’agit du bon dossier comptable

Vous sélectionnez soit :

Ne pas oublier de sélectionner le bon journal

Attention, il faut sélectionner la bonne catégorie

comptable avec le bon code journal