förfrågningsunderlag · anbudet skall vara bindande t o m 2016-02-19 ... 15/6 - 22/6 och 13/7 - 3...
TRANSCRIPT
Förfrågningsunderlag
2015-06-02
Upphandlande organisation Upphandling
Lunds kommun Schema/omsorgsschema för Lunds kommun
förskolor och skolor
Jeanna Linton-Wahlgren KS2015/0350
Sista anbudsdag: 2015-08-18
Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas
Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen
Texten kommer att ingå i avtalet
Texten ingår i kvalificeringen
Frågan besvaras av köparen
Symbolförklaring:
Texten innehåller sekretessbelagd information
Förfrågningsunderlag
1 Innehåll
1.1 Innehåll
Det här förfrågningsunderlaget innehåller följande delar:
1. Innehåll
2. Allmän information
3. Upphandlingsföreskrifter
4. Kvalificeringskrav
5. Anbudsutvärdering med följande delar:
5.1 Utvärderingsmetod
5.2 Allmän kravspecifikation
5.3 Funktionella ska-krav
5.4 Funktionella bör-krav
6. Avtal
Bilagor:
Funktions- och processbilder
Allmänna villkor
Utvärderingsunderlag
2 Allmän information
2.1 Beskrivning och volym
Lunds kommunala skolor och förskolor inbjuder intresserade marknadsaktörer att lämna
anbud på en digital tjänst för hantering av schema/omsorgschema inklusive
frånvaro/närvaro enligt förutsättningarna i det här dokumentet.
Det här är en av tre (3) upphandlingar som Lunds förskolor och skolor annonserar parallellt.
Upphandlingarna hör ihop så tillvida att de it-stöd som upphandlas kommer integreras och ha
ett informationsflöde mellan sig. De övriga två upphandlingarna rör funktioner för pedagogisk
planering, dokumentation, bedömning och uppföljning för grundskola och förskola respektive
gymnasieskolor och vuxenutbildning.
Sida 1 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
Det som i detta förfrågningsunderlag efterfrågas kommer att benämnas som Tjänsten.
Det är möjligt att anlita underleverantörer och samarbetspartners enligt beskrivna villkor i
det här dokumentet.
Omfattning:
Upphandlingen omfattar Lunds samtliga kommunala förskolor, skolor och vuxenutbildning
med följande cirka-volym:
Förskola: ca 1200 medarbetare och 11.000 barn
Grundskola: ca 2000 medarbetare och 11.000 elever
Gymnasieskola och vuxenutbildning: ca 1050 medarbetare och 9.000 elever
Tjänsten ska på olika sätt användas av medarbetare, elever och vårdnadshavare.
Vid anbudsutvärdering bedöms kvaliteten på offererade krav i förhållande till pris enligt den
utvärderingsmodell som beskrivs i underlaget. Lunds kommun strävar efter en funktionell,
kostnadseffektiv Tjänst och har satt ett maxpris för priset för Tjänsten fr.o.m. att Tjänsten
är fullt implementerad och i drift, samt ett krav på minsta poäng på bör-kraven för
kvalificering.
Maxpris: 65.000 kr/mån
Anbudspris = månadspris x 24 månader, eventuella införandekostnader samt utbildnings-
och konsultarvoden. Se mer under punkt 5.1 Utvärdering och i Bilaga Utvärderingsunderlag.
2.2 Upphandlande myndighet
Upphandlande myndighet är Lunds kommun.
Upphandlingen administreras av Upphandlingsenheten vid Lunds kommun.
2.3 Avtalets start
Avtalets start är 2015-10-01.
Tjänsten ska vara implementerad och i full drift senast 2015-12-30 (gäller ej de krav
beskrivna som möjliga att införa under 2016).
2.4 Avtalets slut
Avtalets slut är 2018-06-30.
2.5 Uppsägning och förlängning
Avtalet gäller fr.o.m. 2015-10-01 t.o.m. 2018-06-30.
Avtalet kan därefter förlängas upp till fem (5) år med ett (1) år i taget med oförändrade
villkor om Beställaren så begär. Avisering om förlängning ska ske senast 6 månader före
avtalstidens utgång.
2.6 Helt eller delat anbud
Anbud inlämnas för hela upphandlingen.
Sida 2 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
2.7 Accept av avtalsvillkor
Utöver avtalsmarkerade krav i förfrågningsunderlaget, ligger de avtalsvillkor beskrivna i
Kapitel 6 samt i Bilagan Allmänna villkor, till grund för avtal mellan beställaren och
anbudsgivaren. Anbudsgivaren är införstådd och accepterar förfrågningsunderlaget med
tillhörande avtalsvillkor.
Accepteras avtalsvillkoren? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
3 Upphandlingsföreskrifter
3.1 Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs enligt lagen om offentligt upphandling med användande av ett
Öppet förfarande
3.2 Sista dag för inlämnande av anbud
Anbudet skall vara Lunds Kommun, Upphandlingsenheten tillhanda senast 2015-08-18
3.3 Anbudets giltighetstid
Anbudet skall vara bindande t o m 2016-02-19
Accepteras anbudets giltighetstid (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
3.4 Elektroniskt anbud
Anbud skall lämnas elektroniskt genom www.tendsign.com (använd länk "Aktuella
annonser"). Support för hantering av upphandlingssystemet i vilket det elektroniska anbudet
lämnas ges av OPIC.com (013-4747520) Användandet av upphandlingssystemet är
kostnadsfritt för anbudslämnaren.
Endast elektroniska anbud accepteras.
Anbudsgivaren är införstådd med att endast elektroniska anbud
via OPIC TendSign accepteras (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
3.5 Frågor och kompletterande information under anbudstiden
Begäran om förtydligande, komplettering eller frågor skall vara ställda genom OPIC
Tendsigns anbudstjänst.
Anbudsgivare ombeds att tänka på att ställa sina frågor och begäran om förtydligande i så
god tid som möjligt. För frågor som ställs senare än åtta (8) dagar innan anbudstidens
utgång kan inte garanteras att svar hinner ges. Observera frågor kommer ej besvaras under
perioderna: 15/6 - 22/6 och 13/7 - 3/8.
Den upphandlande myndighetens eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlaget
lämnas alltid genom OPIC Tendsigns anbudstjänst.
Frågor avseende format och funktionalitet för att lämna anbud, adresseras direkt till OPIC
Tendsign anbudstjänst: [email protected].
Sida 3 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
3.6 Anbudets form och innehåll
Anbudet:
- Skall lämnas elektroniskt i systemet OPIC tendsign via webbplats www.tendsign.com
- Skall vara skrivet på svenska
Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven kommer detta att
tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte accepteras.
3.7 Alternativa anbud
Alternativa anbud accepteras ej.
3.8 Ikraftträdande
Bindande avtal föreligger först sedan ett avtal undertecknats av behörig representant för
båda parter.
3.9 Tilldelningsbesked och Kontaktperson
Tilldelningsbesked kommer att skickas ut via e-post efter det att tilldelningsbeslut är fattat.
I upphandlingssystmet OPIC tendsign registrerar anbudsgivaren en person som användare av
systemet och därmed också som kontaktperson för upphandlingen. Kommunikation under
upphandlingen, inkluderande tilldelningsbesked, sker till denna kontaktperson hos
leverantören. Den epostadress som i systemet är angiven för kontaktpersonen kommer att
användas. Leverantören uppmanas kontrollera att rätt epostadress är angiven och tillse att
denna epostadress bevakas löpande.
Anbudsgivaren är införstådd med att angiven kontaktperson
och e-postadress kommer att användas för all kommunikation
under hela upphandlingsprocessen? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
3.10 Sekretess
De upphandlande myndigheterna omfattas av de regler som sammanfattningsvis brukar
benämnas offentlighetsprincipen. Dessa regler finns bl a i Lag (SFS 2009:400) om
offentlighet och sekretess.
Allmänna handlingar är som huvudregel offentliga vilket innebär att allmänheten som önskar
ta del av dem får göra det. handlingar som rör offentlig upphandling är under den tid
upphandlingen pågår belagda med absolut sekretess tills dess tilldelningsbeslut är
meddelat.
Efter att avtal tecknats är anbudsgivarens möjligheter att erhålla sekretess för uppgifter i
anbudet mycket begränsade. Den anbudsgivare som av något skäl vill att vissa uppgifter i
anbudet skall sekretessbeläggas bör ange det i sitt anbud. Om någon begär att få ta del av
uppgifter i anbud kommer en sekretessprövning att göras vid varje enskilt tillfälle. Det är den
myndighet som ska lämna ut handlingarna som gör sekretessprövningen. Om en
upphandlande myndighet fattar beslut att sekretessbelägga uppgifter i ett anbud kan detta
beslut överklagas. Med anledning av kan inte några garantier lämnas att uppgifter i anbud
inte kommer att lämnas ut.
I det fall sekretess begärs skall begäran namnges sekretessbegäran och bifogas nedan.
I det fall sekretess begärs bifoga sekretessbegäran här. Bilagan
skall vara döpt sekretessbegäran. (Bifogat dokument)
4 Kvalificeringskrav
Sida 4 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
4.1 Krav på anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning
Anbudsgivare skall uppfylla samtliga ställda kvalificeringskrav för att kunna delta i
utvärderingen. Anbudsgivare skall uteslutas från deltagande i upphandling om någon av de
situationer som anges i 10:1 LOU föreligger. Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i
upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10:2-3 LOU eller 15:13 LOU
föreligger. Den upphandlande myndigheten kommer att göra erforderliga kontroller att
anbudsgivaren uppfyller ställda krav enligt 10 kap eller 15:13 LOU. För kontroll används i
första hand upplysning genom Creditsafe. Inga intyg behöver bifogas anbudet.
1. Skatter och sociala avgifter
Anbudsgivaren skall vara fri från skuld för svenska skatter och socialavgifter både hos
skattemyndigheten och hos kronofogdemyndigheten.Mindre skuld av typen fordonsskatt för
enstaka fordon kan accepteras. Den upphandlande myndigheten kontrollerar detta.
2. F-skatt
Leverantören ska vara registrerad för F-skatt. Den upphandlande myndigheten kontrollerar
detta.
3. Finansiell och ekonomisk ställning
Anbudsgivare skall ha en god och stabil ekonomi. Om anbudsgivare har sämre ranking än 40
hos Creditsafe finns möjlighet för anbudsgivare att på annat sätt styrka företagets
ekonomiska och finansiella ställning som motsvarar ställt krav. Vid lägre ranking än 40
kommer den upphandlande myndigheten att göra en individuell bedömning av företagets
kreditvärdighet. Denna bedömning kommer att både utgå från uppgifter kring de faktorer
som påverkar rankingen negativt och från övriga av anbudsgivaren inlämnade uppgifter.
Anbudet kommer att diskvalificeras om företaget inte kan anses ha en god finansiell och
ekonomisk ställning. Ranking hos Creditsafe kontrolleras av den upphandlande
myndigheten.
Samma kvalificeringskrav tillämpas för utländska anbudsgivare. Om upplysning inte kan
hämtas via Creditsafe kommer den upphandlande myndigheten att begära likvärdiga intyg
från anbudsgivaren.
Uppfylls kraven på anbudsgivarens ekonomiska och finansiella
ställning? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.2 Underleverantör
Om Leverantören avser att anlita en underleverantör för att åberopa dennes ekonomiska,
tekniska och yrkesmässiga kapacitet för att fullgöra kontraktet, ska Leverantören kunna
uppvisa ett åtagande, t ex ett samarbetsavtal, som styrker att denne kommer att förfoga
över nödvändiga resurser.
Leverantören ansvarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete.
Avser Leverantören att under avtalstiden anlita underleverantör eller underkonsult för
utförandet av viss del av åtaganden enligt Avtalet, får detta ske först efter skriftligt
medgivande från Beställaren i varje särskilt fall. Underkonsulter och underleverantörer får
inte bytas ut utan Beställarens skriftliga medgivande. Dock skall Beställaren genom sin
underskrift av detta Avtal ansetts ha lämnat medgivande till de underleveranser av
tredjepartsprodukter och tjänster som uttryckligen framgår av detta Avtal.
Anlitande av underkonsult eller underleverantör befriar inte Leverantören från sina åtaganden
enligt Avtalet, utan Leverantören ansvarar fullt ut såsom för egen prestation för av
Sida 5 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
underkonsult utfört arbete eller av underleverantör levererade produkter etcetera.
Uppfylls krav avseende ansvar för eventuella
underleverantörer? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
Ange i fritextfältet om underleverantör kommer att utföra del
av uppdraget och i så fall vad. Om underleverantör/er kommer
att anlitas, redovisa företagets namn och organisationsnummer
samt samarbetsavtal. (Fritextsvar)
5 Anbudsutvärdering
5.1 Utvärderingsmetod
5.1.1 Utvärderingsmetod
Vår utvärdering fokuserar på kvalitet och innehåll, hur väl Tjänsten uppfyller våra krav utifrån
ett användbarhetsperspektiv (enkelt, ändamålsenligt, effektivt) och ger användarna ett
mervärde. Vi eftersträvar så bra funktionalitet till så bra pris som möjligt, därför har vi också
satt ett maxbelopp på anbudspriset samt en gräns för minsta möjliga poäng på bör-kraven
för kvalificering.
Grunden är att Tjänstens användargränssnitt ska vara utvecklat med användarens behov i
fokus, så att det uppfattas som enkelt att använda, effektivt och ändamålsenligt.
Användarna förväntar sig både en stabil, men innovativ och smart Tjänst som utgår från och
förenklar deras vardagssituation vid användandet, där de kan koncentrera sig på
arbetsuppgiften i stället för att lägga tid på att komma underfund med hur Tjänsten
fungerar. Som användare ska man helt enkelt få en bra känsla och en god relation till
Tjänsten. Användbarhet och tillgänglighet är alltså en viktig kvalitetsaspekt att ta hänsyn
till. Inte minst grafisk utformning, användarcentrerad design och igenkänningsfaktorn (jmf
med vanlig webbsida) är en viktig komponent i att förmedla denna känsla.
Utvärderingens delar:
1. Samtliga obligatoriska krav (ska-krav) måste vara uppfyllda för att gå vidare till
anbudsutvärdering.
2. Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga digital dokumentation (presentation i bilder,
film, demomiljö e.dyl.) som, t.ex. baserat på processbilderna i bilagan och/eller olika
användarscenarier (schemaläggare, ledning, elev, pedagog, vårdnadshavare), visar hur
Tjänsten uppfyller det som i text beskrivits i följande punkter i förfrågningsunderlaget: 5.2.5
Integration, 5.2.12, Design, struktur, grafisk profil och 5.2.16 Navigation (d.v.s. ska-krav
som kräver fritextsvar) samt av anbudsgivaren uppfyllda och beskrivna bör-krav.
Anbudsgivaren kan inte förutse Beställarens kunskaper kring offererad Tjänsts funktionalitet,
så det är viktigt att hänvisa till var och hur i den digitala dokumentationen det beskrivna
kravet uppfylls.
3. Lunds utvärderingsgrupp ska med hjälp av anbud och digital dokumentation kunna
bedöma om kraven uppfylls eller inte. Anser gruppen att uppfyllnad av kraven är otydligt
beskrivna, bedöms de som att de inte uppfylls. Om det i den digitala dokumentationen skulle
framkomma att ställda ska-krav inte uppfylls av anbudsgivaren, kommer anbudet att
förkastas.
Bedömning och poängsättning av bör-krav:
Lunds utvärderingsgrupp kommer att gå igenom den digitala dokumentationen för att
Sida 6 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
gemensamt bedöma bör-kraven enligt följande poängskala:
0 poäng = bör-krav uppfylls ej
5 poäng = uppfyller beskrivet bör-krav
8 poäng = uppfyller beskrivet bör-krav över förväntan
Över förväntan = funktionerna som beskrivs finns med och fungerar över förväntan, vilket
betyder att de ger ett mervärde utifrån det användbarhetsfokus vi har i upphandlingen
(enkelt, ändamålsenligt och effektivt).
Maxpoäng är: 320 poäng
Minpoäng för kvalificering: 160 poäng
Anbudspris:
Anbudspriset består av följande delar:
1. Offererad månadsavgift för Tjänsten (i full drift) x 24 månader. Maxpris: 65.000 kr/mån
(d.v.s. 1.560.000 kr för 2 år)
2. Eventuella kostnader, reducerad månadsavgift e.dyl, under såväl pilot/införandeperioden
(fr.o.m. avtalsstart 2015-10-01 t.o.m. 2015-12-31), som för perioden för eventuell
utveckling av bör-krav som inte behöver finnas på plats förrän under 2016. Totalsumman
för perioden summeras och räknas in i anbudspriset.
3. Leverantörens offererade arvode/dag för användarutbildning, utöver det användarstöd
och den utbildning som ingår i Tjänsten (se punkt 5.2.19). En användarutbildning för max 20
deltagare. Totalsumma för 1 utbildningsdag per skolområde/enhet (16 områden) summeras
och räknas in i anbudspriset.
4. Leverantörens offererade timarvode för konsultinsatser enligt Nivå 3 (se Bilaga Allmänna
villkor, punkt 12). En totalsumma för 40 timmars konsulttjänst summeras och räknas in i
anbudspriset.
Se skiss nedan samt Bilaga Utvärderingsunderlag för exempel på hur poäng och
anbudsvinnare räknas fram.
Medverkande vid anbudsutvärderingen kommer att vara från Lunds kommun: en
utvärderingsgrupp ledd av Johanna Karlén, samt upphandlare Emma Nilsson och Jeanna
Linton-Wahlgren.
Sida 7 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
5.1.2 Pris tjänst
Ange ersättning för Tjänsten i en månadsavgift i SEK.
Ersättningen gäller för samtliga offererade krav, inklusive uppfyllda bör-krav, i upphandlingen.
Ersättningen gäller för samtliga användare (personal, elever, vårdnadshavare) av Tjänsten
när den är fullt implementerad och i full drift.
Ange månadsavgift i SEK för Tjänsten (i full drift). (Fritextsvar)
5.1.3 Pris införande och utvecklingsperiod
Ange eventuella kostnader (reducerad månadsavgift, engångskostnader e.dyl.) i SEK som
gäller under pilot/införandeperioden, fr.o.m. avtalsstsart 2015-10-01 tills dess samtliga
offererade krav är i full drift.
Ange estimerat datum för när samtliga offererade och beskrivna krav kommer att finnas på
plats och vara i drift.
Ange eventuella kostnader i SEK som tillkommer under
införandeperioden, fr.o.m. avtalsstart 2015-10-01 tills dess
Tjänsten är i full drift. (Fritextsvar)
Ange estimerat datum för när samtliga offererade och
beskrivna krav är i drift. (Fritextsvar)
5.1.4 Pris utbildning
Ange arvode för användarutbildning i SEK för en heldag. Deltagarantal max 20 personer.
Ange arvode för användarutbildning i SEK för en heldag.
Deltagarantal max 20 personer. (Fritextsvar)
5.1.5 Pris konsulttjänster
Ange arvode för särskilda konsultinsatser (nivå 3 enligt Bilaga Allmänna villkor punkt 12) i
SEK per timme.
Sida 8 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
Ange arvode för särskilda konsultinsatser i SEK per timme.
(Fritextsvar)
5.2 Allmän kravspecifikation
5.2.1 Bakgrund
Lunds förskolor, skolor och vuxenutbildning har lång erfarenhet av digitala it-stöd och
upphandlar nu en Tjänst som ska vara ett effektivt och ändamålsenligt stöd när det gäller
schema- och frånvaro/närvaro-hantering. Det handlar om grundläggande och viktiga
funktioner i den pedagogiska vardagen för såväl medarbetare, elever som
vårdnadshavare. Här finns krav på verksamheten som myndighetsutövande, att t.ex.
säkerställa att frånvaron registreras och finns med på betyg.
Eftersom det rör sig om grundläggande funktioner ser Lunds skolor och förskolor flera
vinster med att använda samma Tjänst för samtliga skolformer. Som vårdnadshavare ska
man t.ex. inte behöva bekanta sig med flera olika it-system här, utan man ska via samma
app, webbapplikation, e-Tjänst etc. kunna ange omsorgstider, se barnets schema och
anmäla frånvaro, oavsett om man har barn i förskola, grundskola eller gymnasium.
It-stöd i den pedagogiska processen och pusselbiten schema
När det gäller it-verktyg som stöd i den pedagogiska processen, behöver Lunds skolor och
förskolor en gemensam bas med vissa grundfunktioner, varav några redan finns i befintliga
system, några upphandlas här och några parallellt med den här upphandlingen.
Grundfunktionerna ska kunna kompletteras med mer anpassade och flexibla verktyg för
pedagogiskt arbete inom respektive skolform.
Parallellt med upphandling av schema och frånvaro, sker en upphandling gällande it-stöd för
Pedagogisk Planering, Dokumentation/Bedömning och Uppföljning. I kombination med dessa
olika it-stöd, kommer Lunds skolor och förskolor att använda molntjänsterna Office365
Education (fortsättningsvis kallat O365) och Google Apps for Education (fortsättningsvis
kallat GAFE), där t.ex. kalenderfunktionerna finns. Kalendern är på många sätt navet till det
som händer på dagarna. I kalendern ska såväl schema som andra aktiviteter synas. Allt ska
gå att samla i en kalender som ska gå att prenumerera på.
Eftersom Tjänsten som upphandlas här kommer vara en avgörande del i
förskolornas/skolornas olika it-stöd är det viktigt att den "pratar" med övriga system som
används och då t.ex. när det gäller allt från konto- och användarhantering till
kalendersynkronisering och att enkelt kunna hämta underlag för statistik och rapporter.
Se skiss (blåa boxar) längre ner över vilka delar det är som är fokus för den här
upphandlingen (schema/omsorgsschema) och för parallellupphandlingarna (Pedagogisk
planering, Dokumentation, Bedömning, Uppföljning).
Förskola och fritids - omsorgsschema, planerad/faktisk närvaro
Lunds förskolor har idag ingen digital hantering av vare sig omsorgsschema eller frånvaro.
Detsamma gäller fritids. Här är det viktigt med en bra e-Tjänst där vårdnadshavarna kan
ange omsorgsbehovet för sitt barn, gärna sammankopplat till eTjänst där kontakt- och
inkomstuppgifter anges, vilket idag delvis kan ske via vårt skoladministrativa system
Procapita. Här finns alltså en del att utreda gällande vilka vägar och verktyg som är de bästa.
Därför ser vi införandet av omsorgsschema och frånvaro för förskola och fritids som ett
utvecklingsprojekt och de funktionella krav vi har behöver inte finnas på plats till avtalsstart,
men ska utvecklas inom ett år.
Modersmål och fakturering
Lunds Modersmålscentrum har en situation idag där fakturering sker till hemskolan, så en
Sida 9 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
faktureringsfunktion behöver vara kopplad till schema, frånvaro (faktisk närvaro). Idag finns
en specialtjänst på plats som inte fungerar helt tillfredsställande, men här är eventuella
förändringar på gång när det gäller faktureringssätt.
Framtida utveckling - resursbokning
Lunds förskolor och skolor ser också utvecklingsmöjligheter när det gäller schematjänsten
och det är att koppla på en resursbokningsfunktion, vilket efterfrågas av många och som vi
idag inte har någon bra Tjänst för. Att kunna boka lokaler, lärare och andra gemensamma
resurser baserat på vilka som är lediga efter lagt schema, att kunna boka dessa digitalt
skulle underlätta mycket.
Är anbudsgivaren införstådd med bakgrundsbeskrivningen och
vilka övergripande funktioner som eftersöks i upphandlingen?
(Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.2 Mål - ett sammanhållet it-stöd i vardagen
Lunds skolor och förskolor har som mål att skapa en sammanhållen portal och bas med
grundläggande och gemensamma funktioner. Tillsammans med en flexibilitet i användandet
av övriga it-stöd som används i den vardagliga pedagogiska processen hoppas vi skapa en
stabil, tillgänglig och ändamålsenlig it-miljö för våra barn, elever, vårdnadshavare och
medarbetare. En it-miljö som erbjuder verktyg för såväl myndighetsutövande som kreativt
skapande.
Tjänsten kommer att ingå som en viktig pusselbit i den målbild och de behov som beskrivs i
våra underlag, varav ett exempel ur elevperspektiv syns nedan (för pedagog-
vårdnadshavare- och rektorsperspektiv, se Behovsspecifikation 0.2:
Sida 10 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
www.lund.se/Digitala-skolsystem-i-Lund/Folj-vart-arbete/Dokumentation/Behovsspecifikatio
n-ver-02/).
När vi visionerar om "En sammanhållen portal" och hur Tjänsten är en del av den, innebär
det för oss t.ex.:
1. En ingång för personal, elever och vårdnadshavare
Varken elever, personal eller vårdnadshavare ska behöva leta efter grundläggande funktioner
eller ha flera olika inloggningar till eller inom de system som erbjuds, varav Tjänsten är en av
flera. Skolportalen är den gemensamma vägen in till verksamheternas olika it-stöd och här
ska man enkelt hitta det man söker och vill göra (frånvaroanmäla, se sitt schema eller
matsedeln, hitta senaste omdömet osv.). Skolportalens ingång är via Lunds befintliga miljö,
lund.se, och är ett separat utvecklingsprojekt som pågår parallellt med den här
upphandlingen och som ställer krav på att Tjänsten följer standardprotokoll, SAML2.0,
öppna API, RSS-flöden, gadgets/widgets o.s.v. Vi har en Single Sign On lösning och är
medlemmar i Skolfederation, vilket ställer krav på att leverantören/leverantörerna är
medlemmar och använder den teknik som krävs.
2. Individanpassning
Användarna ska se och ha tillgång till det som är relevant för dem, inget annat. En sorts ”min
sida” som fungerar oavsett enhet (mobil, dator, lärplatta) med olika sorters aviseringar att
ställa in efter behov. Användaren ska själv enkelt kunna lägga in de applikationer, hämta de
flöden han/hon själv vill på sin sida. Det förutsätter ett väl fungerande behörighetssystem
och integration mellan de olika system som finns/kommer att finnas.
3. Anpassning till den it-miljö, de integrationer och system vi har idag
Vi behöver integrationer till våra övriga system, för närvarande t.ex: Procapita (barn- och
elevregister), Office365 (e-post) och Qlickview (BI-stöd). När det gäller pedagogisk
planering, dokumentation, bedömning och uppföljning har vi pågående upphandlingar
parallellt med den här. Oavsett vilka andra system vi har, så ska det gå att, efter behov,
skapa ett fungerande informationsflöde mellan dem, antingen via den integrationsmotor
Lund använder (FIM) eller direkt från system till system. Vi behöver Leverantörer som följer
branschstandard, använder öppna API:er och erbjuder system där vi som informationsägare
kan komma åt systemens data för att skapa de informationsflöden som behövs.
4. Ett sammanhållet flöde i det pedagogiska arbetet
Tjänsten ska vara ett bra stöd i den pedagogiska processen när det gäller schema- och
frånvaro/närvarohantering. Det innebär t.ex. att man som elev, vårdnadshavare, pedagog
och ledning lätt ska hitta relevant schema, lätt kunna registrera och se frånvaro/närvaro, ta
ut statistik och rapporter för vidare bearbetning. Schemat ska kunna kopplas samman med
kalendrar och tillgängliggöras på webbsidor. I samverkan med övriga it-verktyg och
samarbetsytor för pedagogiskt genomförande (t.ex. O365/GAFE), ska Tjänsten vara en del i
ett sammanhållet flöde i det pedagogiska arbetet. Det här förutsätter att bakomliggande
stora och viktiga arbete med t.ex. tjänstefördelning och schemaläggning kan ske enkelt och
smidigt tack vare Tjänsten!
5. Minska personalens administrativa börda
Vi har och kommer att fortsätta att ha flera olika it-stöd i verksamheten, vilket ställer krav
på funktionella överlappningar mellan dem utan manuella steg. Som användare ska man
enkelt kunna manövrera mellan olika system, man ska t.ex. inte behöva logga in flera
gånger (såvida inte det data man ska använda kräver säker inloggning) eller skriva ner
uppgifter vid sidan om för att sedan registrera dem i nästa system.
6. Vidareutveckling
När behoven förändras, ska såväl skolportal som de it-stöd som finns samlade (varav
Sida 11 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
Tjänsten är en) vara så pass flexibla att vi kan lägga till och ta bort funktioner. Lunds skolor
och förskolor vill vara aktivt delaktiga i förändringar och utveckling.
7. Plattformsoberoende och mobilt
Lunds skolor och förskolor använder sig av en mängd olika enheter med olika
operativsystem (Mac, PC, hybriddatorer, Chromebooks, mobiler, lärplattor m.m.) och såväl
skolportal som Tjänst bör fungera oavsett enhet, operativ, webbläsare och oavsett tid, rum
och plats.
8. Sökbart
Det måste vara enkelt att söka efter innehåll i skolportal och Tjänst, inte bara på filnamn,
utan på innehåll och i fritext. Att söka som de flesta är vana vid att söka idag, genom att
börja skriva in ett ord och sedan kommer förslag och söksvar upp.
9. Användarupplevelse – användbarhet
Användarupplevelsen är a och o. Vi behöver en kombination av enkelhet med så få klick som
möjligt och möjligheten för användaren att själv anpassa sina verktyg efter smak och tycke.
Vi eftersträvar igenkänningsfaktorn både när det gäller i jämförelse med hur ”vanliga”
webbsidor fungerar och i förhållande till Lunds grafiska profil. Hellre enkelt och avskalat med
möjligheter att själv påverka, än ett färgsprakande bygge.
Användbarhet är helt avgörande för att användarna lätt ska kunna ta till sig Tjänsten. Design
av användargränssnittet ska göra det konsekvent, lätt att förstå och enkelt att navigera i.
Användargrupper ska känna sig hemma och kunna hitta den information de söker direkt,
oberoende av om de är vana eller ovana användare och om de har funktionsnedsättningar.
Vi ser fram emot anbud från leverantörer med ev. underleverantörer och/eller
samarbetspartners som kan hjälpa oss att nå vår målbild med de krav och behov vi har
enligt ovan (och i resterande del av förfrågningsunderlaget). Vi välkomnar innovativa,
kreativa och nytänkande lösningar för att nå steget längre, förbi nuet och mot
morgondagens digitala lösningar!
Är anbudsgivaren införstådd i beskrivningen av Lunds målbild?
(Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Sida 12 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
Nej
5.2.3 Beskrivning av Lunds kommuns IT-miljö
Lunds it-miljö är en Windowsmiljö, men det finns en teknisk mångfald i skolan med cirka
5000 PC-datorer på gymnasiet (1-1), 3500 PC- och Mac-datorer på grundskolan (1-1 i år
7-9), 500 PC-datorer på förskolan samt närmare 2500 iPads, varav ca 500 på förskolan.
När det gäller Mac (ca 1400 st) är de inte managerade, så det finns olika versioner av OSX,
webbläsare m.m. Linux är representerat som operativ, men endast i ett fåtal enheter.
Lärarna använder antingen:
· våra interna plattformsdatorer (ca 6000 PC) med BK5-installation = Windows7 + IE10
eller
· Mac (ca 800 st) och iPads som inte är managerade, men där vi har ett pågående projekt
för VPP- och MDM-lösning.
Eleverna använder antingen:
· våra interna PC-plattformsdatorer (ca 2000 st) med Elevinstallation = Windows7 +
IE9/IE10 och eventuellt vad eleverna själva installerar,
· inte managerade PC-datorer (ej installerade av it-avdelningen och ej med i AD, ca 5000 st)
med Windows7 + IE8 – IE11 samt eventuellt vad eleverna själva installerar eller
· iPads och Mac, som inte är managerade (ca 2500 st), men där vi har ett pågående projekt
för VPP- och MDM-lösning.
Vi har en katalogtjänst AD på insidan med ADFS på utsidan. ADFS är kopplad till
Skolfederation och koppling till Bank-id kommer troligen att ske under 2015. Sirius är idag
Lunds e-Legitimationsleverantör.
FIM (Microsoft Forefront Identity Manager) används för att synkronisera konton för elever,
lärarna, klasser, grupper, behörigheter mellan katalogtjänsten, interna skolsystem och de
externa skolsystemen (t.ex. Tjänsten som kravställs i denna upphandling).
När det gäller e-post har vi idag Office365 för @utb.lund.se (elever, pedagoger) och
on-prem @lund.se (övrig personal). Detta kommer under 2015 att förändras för
pedagogerna till en hybrid Office365 där både @utb.lund.se och @lund.se ingår.
Procapita (leverantör Tieto) är vårt skoladministrativa system/barn- och elevregister för
samtliga skolformer.
Novaschem är det system vi för närvarande använder för schemahantering inom
grundskola, gymnasium och vuxenutbildningen.
Skola24 används för närvarande som frånvarosystem för grundskola, gymnasium och
vuxenutbildning.
its learning och Unikum används för närvarande för funktioner kring det pedagogiska
genomförandet inklusive planering, dokumentation, omdöme/bedömning. Funktioner som
delvis upphandlas parallellt med den här upphandlingen.
W3D3 är vårt system för Digitala dokument och ärendehantering.
BOOK-IT/FreeLib är bibliotekssystem där det på vissa håll även registreras läromedel.
När det gäller Lunds intranät är det under utveckling och anpassning. Grunden är EpiServer
och det framtida målet är att all personalinformation ska gå via intranätet.
Sida 13 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
Qlikview och Stratsys kommer att användas som verktyg för ledningsstöd och möjlighet att
hämta statistik/summering av resultat, elever som riskerar att inte nå målen eller dylikt, från
Lösningen för vidare bearbetning i Qlikview ska finnas.
För kursutvärdering inom gymnasieskolan använder ett par skolor idag UTV5, men här pågår
en direktupphandling för att kunna utöka användandet av kursutvärdering till övriga skolor.
Se även skiss nedan över våra system, systemberoenden och informationsflöden.
Är anbudsgivaren införstådd med bakgrundsbeskrivningen av
Lunds it-miljö? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.4 Informationsäkerhetklassning
En informationssäkerhetsklassning och risk- och sårbarhetsanalys är gjord inför
denna upphandling. Utöver klassificeringsnivån så kravställer Lunds kommun en Tjänst med
extern drift. Det här ställer krav på att Leverantören är insatt i de krav och riktlinjer som
finns, i t.ex. ISO 27002:2014. Leverantören ska bl.a. ha ett regelverk
för informationssäkerhet i sin organisation.
Leverantören ska också utse en driftsansvarig och en informationssäkerhetsansvarig person
som kontaktpunkt för Beställaren när det gäller avtal, drift och säkerhet samt ansvar att
följa upp lagring, behandling, överföring av information, att det sker i enlighet med
avtal samt relevanta lagar och förordningar.
Leverantören är införstådd med ISO 27002:2014 och kan
leverera en Lösning som tillgodoser de åtgärder som krävs och
krav som finns gällande informationssäkerhet. (Ja/Nej svar)
Sida 14 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
Kravgräns Ja
Nej
5.2.5 Integration
Alla objekt i Tjänsten ska gå att synkronisera (skapa, läsa, uppdatera, radera) mot våra
interna verksamhetssystem med standardprotokoll. Exempel på objekt som ska
synkroniseras är: användarkonto, klasser, skolor, grupper. Användare med skyddade
personuppgifter och tillfälliga personnummer ska också gå att hantera enligt de krav vi har.
Indata:
Tjänsten ska matas med data från våra interna verksamhetssystem. Vi har en FIM on-prem
som är vår centrala motor för all synkronisering för användarrelaterad data.
1. Administrativa åtgärder som görs i Tjänsten ska även kunna skötas genom systemets API
så att all daglig administration kan automatiseras.
2. Alla objekt i systemet ska kunna gå att synkronisera (skapa, läsa, uppdatera, radera)
genom API. Exempel (men inte fullständig lista) på objekt som ska kunna synkroniseras är:
användare, skolor, klasser, grupper.
3. API:t ska använda ett (1) av följande protokoll: WCF eller WS. Flera protokoll kan
accepteras, men behöver stämmas av i så fall.
Utdata:
1. Aktiviteter och händelser/notiser på data som Tjänsten hanterar ska kunna hämtas och
synkroniseras på individnivå med standard API och pushas med standardprotokoll till 3:e part
system.
2. All data ska kunna hämtas med standard API i öppna format för vidare bearbetning i andra
system, t.ex. för statistik/rapporter (BI-stöd).
E-post:
1. Tjänsten ska förhålla sig till Lunds e-postsystem, t.ex. är det önskvärt att
notiser/meddelande som skickas från Tjänsten har lund.se som avsändare.
Kalender
Målet är att all kalenderaktivitet för individen ska kunna samlas i Office365- och
GAFE-kalendern.
1. Schema från offererad Tjänst ska kunna presenteras och synkroniseras i O365- och
GAFE-kalendern.
2. Elevers individuella schema får inte vara sök- och läsbara för andra än eleven själv.
e-Tjänster:
Definition av e-Tjänst: http://www.rikstermbanken.se/rtb/visaTermpost.html?id=180624
I de fall Tjänsten levererar e-tjänster gäller följande:
1. Användaren autentiserar sig med sina ordinarie användaruppgifterna, men om behov
uppstår ska autentisering kunna hanteras med säker inloggning (två-faktorsinloggning,
e-Legitimation).
2. Det ska gå att direktlänka till specifika e-tjänster i Lösningen så att vi kan lägga upp
e-Tjänsterna i vår e-Tjänsteportal.
3. Alla e-tjänster som Lösningen tillhandahåller ska kunna användas genom ett API.
4. Öppna ärenden för en individ ska kunna hämtas med API.
Arkivering och gallring:
Sida 15 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
Data i Tjänsten ska kunna tas ut för leverans in i ett av kommunen hanterat digitalt arkiv
enligt OAIS-modellen
1. Information ska kunna sparas i Tjänsten till dess gallring och arkivering ska ske enligt
dokumenthanteringsplaner för respektive förvaltning.
2. Tjänsten ska ha stöd för regelstyrd selektiv gallring av information utan hjälp av
Leverantören.
3. Det ska vara möjligt att flytta information ur Tjänsten. Export av information ska kunna
ske utan omfattande åtgärder och vid valfri tidpunkt för och av användaren
själv.
4. Dokument (även scannade) ska kunna tas ut i PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005) och i raster
format TIFF Grupp 4.
5. Om informationen innehåller data med kopplade dokument ska kopplingen vara kvar även
efter uttag.
6. Det ska vara möjligt att ta bort överflödig information innan information flyttas ur
Tjänsten.
7. Det ska vara möjligt att knyta metadata till informationen.
8. Det ska vara möjligt att permanent ta bort information ur Tjänsten (gallra).
Uppfylls kraven på integration? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
Beskriv kortfattat hur kraven på integration uppfylls. Hänvisa
till var i den digitala dokumentationen detta tydliggörs.
(Fritextsvar)
5.2.6 Kontohantering, autentisering, behörighetshantering
1. Tjänstens behörighetskontrollsystem ska stödja ”Single Sign On” enligt specifikationen
SAML 2.0 (Security Assertion Markup Language) och vara integrerat med Lunds
identitetshanteringssystem ur vilket användarens identitet, autentiseringsmetod, grupper och
roller ska kunna hämtas.
2. Tjänsten ska stödja skolfederation.se (se webbplats
www.skolfederation.se/teknisk-information).
3. Användare av Tjänsten ska kunna identifieras och autentiseras via Lunds ID-portal (SAML2
baserad) innan åtkomst medges.
4. Användarattribut (som används t.ex för rollbaserad behörighetshantering i systemet) ska
kunna synkroniseras med standard API från vårt AD /FIM.
5. Åtkomst till varje del av Tjänsten, inklusive skriv- och läsrättigheter till information, ska
kunna styras med hjälp av ett anpassningsbart rollbaserat behörighetskontrollsystem. Nivån
av åtkomst ska även kunna styras på basis av använd autentiseringsmetod (stark
autentisering, engångslösenord, etc.).
6. Interna användare ska kunna använda samma kontouppgifter som man har i Lunds
interna katalogtjänst för inloggning till Tjänsten.
7. Hantering av lösenord och lösenordsåterställning för interna användare m.m. ska kunna
ske genom vår plattform.
8. Externa användare, t.ex. vårdnadshavare kommer autentiseras genom Lunds IDp med
t.ex. e-Legitimation eller BankID. Vid första inloggningen ska vårdnadshavaren verifiera sina
Sida 16 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
uppgifter och ge sitt samtycke till registrering av konto. Information om samtycket ska
synas väl, vara tydligt formulerat samt ifyllt som default.
9. Behörighetsgrupper och roller ska kunna skapas, läsas, uppdateras och raderas genom
API.
10. Användare ska kunna läggas in och tas bort i behörighetsgrupper/roller genom API.
11. Kopplingen mellan vårdnadshavare och barnet/barnen ska kunna skapas, läsas,
uppdateras och raderas genom API.
Uppfylls kraven på kontohantering, autentisering och
behörighetshantering? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.7 Dataskydd
Användarinformation som läggs in i systemet ska vara förenligt med de PuL-krav som finns.
Ingen känslig användarinformation ska läggas in. Synkroniseringsnyckel ska ej vara baserad
på personnummer.
Uppfylls kraven på dataskydd? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.8 Indatavalidering
Tjänsten ska stödja indatavalidering så att felaktiga inmatningar kan förhindras och att
användaren själv hjälps till rätt inmatning(t.ex. mobilnummer, e-postadresser, namn)
Uppfylls krav på indatavalidering? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.9 Klientåtkomst
Användarna av Tjänsten kommer att bestå av användare med olika behov, förväntningar
och olika nivå av digital vana. Tjänsten ska tillmötesgå allt från den ovana användaren till den
mycket vana samt användare med olika funktionsnedsättningar. Användarna kommer också
använda olika enheter (dator, lärplattor, smarta telefoner etc.) för att ta del av vissa
funktioner så som t.ex. visa schema och göra frånvaroanmälningar i Tjänsten. Leverantören
ska följa klientutvecklingen så att merparten av alla användare kan använda Tjänsten. Med
merparten menar vi att klientapplikationer/plattformar med mer än ett visst antal användare
ska fungera. Gränsen definierar vi olika för webbläsare och appåtkomst och vi baserar
kraven på data från statcounter.
Generella krav:
1. Webbläsaråtkomst: de funktioner i Tjänsten som tillgängliggörs genom webbgränssnitt
som nås via webbläsare ska göra så oavsett klientoperativsystem inklusive mobila
plattformar.
2. Appåtkomst: för andra gränssnitt än webbgränssnitt (native appar m.m.) ska
funktionaliteten som dessa appar levererar även vara tillgänglig i webbgränssnittet.
3. Tjänsten ska så långt som det är möjligt följa WCAG 2.0 enligt
http://www.w3.org/Translations/WCAG20-sv/.
Sida 17 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
Webbläsaråtkomst
1. Tjänsten ska anpassas kontinuerligt så att nya webbläsare som får mer än 1,5 %
användning under de senaste 3 månader enligt
http://gs.statcounter.com/#all-browser_version_partially_combined-SE-monthly-201503-2
01505-bar (notera att denna länk ger en fast tidsperiod som behöver justeras med tiden).
2. Tjänsten ska anpassas kontinuerligt så att senaste major webbläsarversion samt näst
senaste major webbläsarversion fungerar. För mobila enheter (där den inbyggda
webbläsarversionen ofta är kopplad till OS) betyder detta kravet att senaste samt näst
senaste major OS version ska fungera.
I dagsläget betyder ovanstående att följande krav gäller för webbläsaråtkomst;
Chrome 41.0+ (senaste stable major-1)
IE 9+ (2,12% användning enligt statcounter)
Firefox 37+ (senaste stable major– 1)
OSX Safari 7.1+ (senaste stable major– 1)
Iphone: Safari för IOS7+ (senaste major OS – 1 regel)
Android: Default browser för Android 3.0+ (senaste major OS – 1)
3. Tjänsten ska kunna användas utan att externa plug-ins behöver installeras i webbläsaren.
Appåtkomst
Om appar offereras gäller följande krav:
1. Tjänsten ska anpassas kontinuerligt så att appar fungerar på enheter med mer en 10%
användning under de senaste 3 månader enligt
http://gs.statcounter.com/#mobile+tablet-os-SE-monthly-201503-201505-bar (notera att
denna länk ger en fast tidsperiod som behöver justeras med tiden).
2. Tjänsten ska anpassas kontinuerligt så att appar fungerar på enheter med senaste samt
näst senaste major OS version installerade.
I dagsläget betyder ovanstående att följande krav gäller för appåtkomst;
Iphone: IOS7+ (senaste major OS – 1)
Android: Android 3.0+ (senaste major OS – 1)
Uppfylls kravet på klientåtkomst? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.10 Sökfunktion
1. Allt innehåll och material (dokument i olika filformat) i Tjänsten ska vara sökbart
2. Tjänsten levererar en yta där sökresultaten presenteras.
3. Om det ingår andra system (via underleverantör) i offererad Tjänst, ska Tjänsten innehålla
en huvudsökyta som ska kunna göra innehåll och material från eventuella övriga system
sökbart, inklusive individualiserat innehåll och behörighetsfiltrering av de andra systemens
innehåll.
4. Leverantör av huvudsökytan ansvarar för integrationerna för de olika systemens
indexering.
5. Sökresultaten ska kunna filtreras på kategorier/aspekt m.m.
6. Innehåll som kräver åtkomstbehörighet ska vara sökbart och sökträffar ska
behörighetsfiltreras innan sökresultatet presenteras för användaren
Uppfylls krav på sökfunktion? (Ja/Nej svar)
Sida 18 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
Kravgräns Ja
Nej
Beskriv kortfattat hur kraven på sökfunktion uppfylls. Hänvisa
till var i den digitala dokumentationen det tydliggörs.
(Fritextsvar)
5.2.11 Administratörsfunktioner
Systemförvaltarnas och eventuella skoladministratörers administration av Tjänsten ska vara
minimal eftersom användarkonton, grupper, klasser etc. skapas, läses, uppdateras och
raderas per automatik. Fokus för systemförvaltare ska vara på innehåll, att ge stöd och råd i
användandet av Tjänsten
1. Administratörsrättigheter ska finnas i olika nivåer (kommunadministratör,
skoladministratör t.ex.) och med olika lämpliga behörigheter beroende på nivå (skapa,
radera, återskapa konton etc).
2. Administratörsvyn ska vara grafiskt enkel där man tydligt ser vilka olika funktioner man
har rättighet att arbeta med och de ska vara kompletterade med hjälpmanualer, FAQ och
övrigt lämpligt stödmaterial.
3. Det ska gå att söka efter användarkonton på olika nivåer, i olika grupper och det ska gå
att se om kontot skapats manuellt eller inte. Kontohanteringen ska vara spårbar.
4. Det ska gå att söka upp användarkonto utifrån olika parametrar (t ex roll, namn, grupp,
klass, år) och markera flera konto samtidigt samt koppla dem till en eller flera olika
funktioner samtidigt.
5. Det ska gå att ställa in vilka behörigheter en skoladministratör ska ha.
Uppfylls krav på administratörsfunktioner (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.12 Design, struktur och grafisk profil
1. Viktigt är ett visst mått av enhetlighet inom kommunen – en röd tråd. Som användare
ska man känna igen att man befinner sig på en skola/förskola i Lunds kommun. En
vårdnadshavare med barn i olika skolformer, ska kunna känna igen sig oavsett om det är
förskolans eller skolans tjänst de befinner sig i. Således krävs ett visst mått av anpassning till
Lunds grafiska profil, att man där det behövs, kan hämta in Lunds profil, skolor/förskolors
logotyp etc.
2. Utseende och design inne i Tjänsten ska gå att anpassa utifrån såväl användarnas behov
och de olika enheternas (skolor, förskolor). Olika funktioner ska kunna lyftas fram baserat
på just den enhetens behov.
3. Tjänsten ska vara intuitiv och lätt att förstå med en tydlig och konsekvent struktur.
Designen av användargränssnittet ska vara inbjudande, nytänkande och kreativ med en
balans mellan layout, text och struktur. Det är viktigt att designen är tydlig och har en
pedagogisk grafik som guidar besökaren genom de moment som ska utföras. Vidare måste
gränssnittet ge en bra helhetsupplevelse.
Uppfylls krav på design, struktur och grafisk profil? (Ja/Nej
svar)
Kravgräns Ja
Sida 19 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
Nej
Beskriv kortfattat hur Tjänsten uppfyller kraven kring Design,
struktur och grafisk profil. Hänvisa till var i den digitala
dokumentationen detta tydliggörs. (Fritextsvar)
5.2.13 Användargränssnittets flexibilitet
Användargränssnittet ska ha en responsiv design, vara fullt användbart och läsbart
vid förstoring, fungera i olika skärmbredder och vid områden som innehåller text, ska
bredden anpassas efter fönsterstorlek.
Uppfylls kraven på användargränssnittets flexibilitet? (Ja/Nej
svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.14 Presentation av användargränssnitt
Endast funktioner som användare har tillgång till ska synas i användargränssnittet.
Uppfylls kravet på användargränssnitt? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.15 Användningen av ramar
Frame och Frameset ska inte användas. Om särskilda skäl föreligger får iframes användas.
Syftet med varje iframe ska vara beskrivet i attributet title.
Uppfylls kravet på ramar? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.16 Navigation
1. När det gäller navigation i Tjänsten, så ska den vara logisk och intuitiv med hög
igenkänningsfaktor (jmf ”vanlig webbsida”). Det innebär t.ex. att gränssnittet ska kunna
styras valfritt med mus, tangentbord och pekskärm. Tabbordningen ska vara logisk,
klickbara ytor tillräckligt stora och nya fönster ska inte öppnas utan att användaren initierat
det.
2. Genvägar och snabbkommandon ska finnas för att möjliggöra snabbare navigering via
tangentbordet.
3. Vid automatiska händelser eller tidsgränser ska användaren förvarnas om detta och det
ska finnas en möjlighet att förlänga tidsintervallet.
Uppfylls kraven gällande Navigation? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
Beskriv kortfattat hur kraven på navigation uppfylls. Hänvisa till
var i den digitala dokumentationen det tydliggörs. (Fritextsvar)
5.2.17 Utskrifter
Dokument som skrivs ut på skärmen eller på skrivare ska vara utformade så att de vid
behov kan vara identifierbara (exempelvis användarnamn, tid, system/funktion, innehåll).
Utöver detta ska de vara tydliga (kontrast, layout och läsbarhet).
Sida 20 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
I de fall då dokument av olika slag skapas inom Tjänstens egna ramar, ska de gå att skriva
ut från olika enheter (dator, lärplatta) och i olika format (pdf, tabeller etc).
Användaren skall kunna välja att skriva ut flera filer samtidigt.
Uppfylls kravet på utskrifter? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.18 Språk
1. Användargränssnittet ska vara på svenska, men gå att ställa in på engelska.
2. Information i Tjänsten ska kunna matas in och presenteras på flera olika språk, inklusive
språk med olika teckenuppsättningar.
3. Användning av befintliga webbverktyg för maskinöversättning av information från svenska
till andra språk ska vara möjlig.
Uppfylls kraven på språk? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
Beskriv kortfattat hur kravet på olika språk uppfylls. Hänvisa till
var i den digitala dokumentationen det tydliggörs. (Fritextsvar)
5.2.19 Användarstöd och utbildning
1. Tjänsten ska i grunden vara självinstruerande och med olika möjligheter till hjälp
till självhjälp, t.ex. med förklarande hjälptexter direkt i användargränssnittet e.dyl.
2. Det ska finnas en meny för ”hjälp” där hjälpen är kontextbaserad och med möjlighet
att söka i samt en sökbar FAQ
3. Användarstöd genom t.ex. film, bild, manualer och webbseminarium ska
finnas lättillgängligt kontinuerligt, uppdaterat och kostnadsfritt för alla användare och roller
(elever, personal, vårdnadshavare, skolansvariga).
4. Utbildningar och genomgångar som finns i Tjänsten ska vara konstruerade på ett
sätt som leder till kollegialt lärande och learning by doing. Det ska finnas självstudiekurser
som på ett pedagogiskt och lättillgängligt sätt beskriver de huvudsakliga funktionerna, hur
de används och även ger tips och råd. Kurserna nås enkelt via t.ex. ”hjälp” eller
motsvarande.
5. I samband med införandet av Tjänsten ska utbildning ingå för centrala systemförvaltare (2
st) samt för verksamhetsområdenas/skolområdenas schemaläggare (2-3/område = 30-40
pers).
6. Utbildning för övriga förskole- och skolansvariga och nya schemaläggare ska erbjudas till
ett fast pris. Pris för utbildning bifogas anbudet och räknas in i det totala anbudspriset.
Uppfylls krav på användarstöd och utbildning? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.20 Information om förändringar och driftstörningar
Det ska finnas en funktion för att förvarna och informera samtliga användare
Sida 21 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
om uppdateringar, driftstörning och driftavbrott, såväl planerade som oplanerade.
Stora uppdateringar och förändringar i Tjänsten som påverkar användarna avsevärt
ska meddelas Systemförvaltarna i god tid så att vi i samarbete på bästa sätt
förbereder verksamheten. Uppdateringar och förändringar bör inte ske under kritisk
verksamhetstid.
Mindre uppdateringar och förändringar i Tjänsten ska informeras direkt till
användarna. Information som kompletteras med instruktioner och hjälpmaterial.
Uppfylls krav på information om förändringar och
driftstörningar? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.21 Införande
En gemensam plan för införande av Tjänsten ska göras tillsammans med systemförvaltare
och andra berörda i Lunds kommun. Båda parter ska ha utsedda projektledare som
tillsammans tar fram en projektplan och leder införandet av Tjänsten. I införandeplanen ska
det ingå en tidsplan för arbetet som ska vara klart för skolornas del senast december 2015
och för förskolor och fritidsverksamhet under 2016. Införandeplanen bör vara klar och
godkänd av båda parter en (1) månad efter avtalsstart. I planen ingår t.ex. att sätta upp en
demomiljö för utbildning, att få nödvändiga integrationer på plats, att (om behov finns) i
samarbete med nuvarande Leverantörer kunna föra över eventuell data samt övriga
kommunikations- och utbildningsaktiviteter för att skapa de bästa förutsättningarna för ett
bra införande!
Kompetenser som ska kunna erbjudas från leverantörens sida är:
- Projekt- och förändringsledning
- Teknisk kompetens (integrationer, programmering, utveckling, support etc)
- It-arkitektur
- Pedagogisk kompetens
Uppfylls kravet på gemensam införandeplan? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
Uppfylls kravet att Tjänsten ska vara på plats senast i
december 2015 för skolorna och under 2016 för förskolor och
fritidshem? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.22 Samverkan leverantör och beställare
För att på ett tidseffektivt och bra sätt införa Tjänsten och säkerställa fortsatt användande
och kvalitet, krävs ett bra samarbete och samverkan mellan Leverantör och Beställare. En
kontinuerlig dialog och kommunikation mellan av Leverantören utsedda kontaktpersoner och
systemförvaltare/systemägare är en förutsättning. Det ska finnas utsedda personer hos
Leverantören för Lunds ansvariga att vända sig till och en förankrad plan för dialog och
kommunikation kring t.ex. fortbildning, utveckling och annat som skapar förutsättningar för
såväl Lund som leverantör att ligga "steget före" och arbeta proaktivt istället för reaktivt.
Se även Avtal, punkt 6 och Bilagan Allmänna villkor för kontaktpersoner, ansvar och
åtaganden m.m.
Sida 22 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
Uppfylls kravet på samverkan leverantör och beställare?
(Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2.23 Utvecklingsprojekt tillsammans med Lund
Pågående och kommande projekt där Leverantören kommer vara mer eller mindre
involverade:
1. Skapandet av en kommungemensam Skolportal
2. Införandet av O365 och GAFE på skolor och förskolor
3. PTS innovationstävling "Förenkla för föräldrar". Certec, avdelningen för
rehabiliteringsteknik på Lunds tekniska högskola, är en av vinnarna i PTS innovationstävling
"Förenkla för föräldrar" och Lunds skolors IKT-team är delaktiga i projektet, eftersom det
handlar om att utveckla ett it-stöd som integreras i övriga it-stöd skola och förskola
använder. Läs mer här:
http://www.pts.se/sv/Bransch/Internet/Anvandbarhet-och-tillganglighet-/Innovation-i-host/
Utlysningar/Forenkla-for-foraldrar/
Se även Bilagan Allmänna villkor gällande Anpassningar och förändringar samt Utveckling.
Leverantören kan vara delaktiga i de utvecklingsprojekt som
beskrivs. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.3 Funktionella ska-krav för Tjänsten
5.3.1 Övergripande funktions- och bakgrundsbeskrivning
Lunds skolor och förskolor upphandlar en digital Tjänst som ska vara ett stöd i delar av den
pedagogiska processen. De delar som handlar om schema- och
frånvaro/närvarohantering.
Ett tillgängligt schema är på flera sätt en av grunderna i den pedagogiska vardagen. Ett
schema måste vara pålitligt och uppdaterat. Det ska vara enkelt att arbeta med funktioner
som tjänstefördelning och schemaläggning, med möjlighet till samarbete enheter
emellan. Det ska finnas en koppling till frånvaro- och närvarorapportering, där man enkelt
ska kunna summera frånvaro kopplat till valbara parametrar, få ut statistik för vidare
bearbetning i andra system, göra uppföljningar av planerad respektive faktisk närvaro
osv.
Självklart ska schemat gå att publicera och presentera på webbsidor och i kalendrar.
Funktioner för vårdnadshavare att ange omsorgstider och för förskola och fritidshem att
planera bemanning, följa upp faktisk och planerad närvaro kommer också att
behövas inom snar framtid (under 2016).
Se Bilaga Funktions- och processbilder för skisser över de olika processerna,
systemberoenden och önskade informationsflöden
Är anbudsgivaren införstådd med ovanstående
funktionsbeskrivning? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Sida 23 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
Nej
5.3.2 Övergripande ska-krav
Nedan de övergripande ska-kraven verksamheten har på funktionalitet gällande
tjänstefördelning, schemahantering och frånvaro/närvaro. Bör-kraven beskrivs under rubrik
5.4.2
1. Det ska finnas funktioner i Tjänsten så att man enkelt och effektivt kan arbeta med
tjänstefördelning.
2. Det ska finnas funktioner i Tjänsten så att man enkelt och effektivt kan arbeta med
schemahantering.
3. Det ska finnas funktioner i Tjänsten som gör att man enkelt och effektivt kan arbeta med
frånvaro/närvaro kopplat till schema och skoladministrativt system (för närvarande
Procapita).
Uppfylls de Övergripande ska-kraven? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.3.3 Tjänstefördelning, ska-krav
Nedan de mer specifika ska-kraven verksamheten har på funktionalitet gällande
tjänstefördelning. Bör-kraven beskrivs under rubrik 5.4.3.
1. Tjänstefördelning ska kunna läsas in via excel-fil enligt specifika och valda parametrar
Uppfylls kravet gällande Tjänstefördelning? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.3.4 Schemaläggning, ska-krav
Nedan de mer specifika ska-kraven verksamheten har på funktionalitet gällande
schemaläggning. Bör-kraven beskrivs under rubrik 5.4.4.
1. Det ska finnas funktioner för att lägga in olika villkor som styr tillgängliga resurser.
Villkoren ska kunna vara både tvingande och prioriterande och kunna ignoreras vid behov.
2. Grunddata som enheter, klasser, grupper, lärare, tjänstgöringsgrad, ämnen, kurser etc.
ska kunna läggas in såväl manuellt som hämtas automatiskt från relevant system (t.ex.
Procapita).
3. Det ska vara möjligt att schemalägga på individ-, grupp- och klassnivå.
4. Det ska vara möjligt att manuellt ignorera generella prioriteringar/villkor.
5. Det ska finnas funktioner för att lägga upp läsårstider och perioder.
6. Man ska kunna skapa samlingsschema, dvs flera klasser, elever, lärare, salar, ämnen och
grupper ska kunna visas samtidigt i vilka kombinationer som helst.
Publicera schema:
7. Det ska finnas en funktion för att enkelt publicera/integrera schemafilerna för visning för
elever, vårdnadshavare, lärare, administrativ personal och dyl. på webbsida.
Sida 24 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
8. Schemavisningen ska vara plattformsoberoende, d.v.s fungera oavsett operativ,
webbläsare etc. Se kraven beskrivna under punkt 5.2.9 Klientåtkomst.
9. Schemat ska ha koppling till frånvaro, d.v.s. att frånvarorapporteringen ska baseras på
schemafilen.
Uppfylls kraven gällande schemaläggning? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.4 Funktionella bör-krav för Tjänsten
5.4.1 Bakgrundsbeskrivning bör-krav
I det här avsnittet beskrivs de bör-krav verksamheten har på Tjänsten. Bör-kraven kommer
att utvärderas och poängsättas enligt beskriven utvärderingsmetod under punkten 5.1
Anbudsgivaren ska i underlaget beskriva om och hur bör-kraven uppfylls, samt till anbudet
bifoga digital dokumentation (presentation i bilder, film, demomiljö e.dyl.) som tydligt visar
hur Tjänsten uppfyller kraven.
Anbudsgivaren kan inte förutse Beställarens kunskaper kring offererad Tjänsts funktionalitet,
så det är viktigt att hänvisa till var i den digitala dokumentationen kraven beskrivs och hur de
uppfylls.
Anbudsgivaren är införstådd i ovanstående beskrivning. (Ja/Nej
svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.4.2 Övergripande bör-krav
Utöver övergripande ska-krav, beskrivna i punkt 5.3.2, finns följande bör-krav som kommer
att utvärderas och poängsättas:
1. Det bör finnas möjligheter att använda Tjänsten som resursbokningssystem för att boka
lokaler, gemensamma utrymmen.
2. Det bör finnas funktioner för samverkan kring olika resurser mellan skolenheter; salar,
grupper, lärare, elever etc bör vara möjlig.
3. Funktioner som inte används och/eller inte finns med i Kravställningen, bör kunna kopplas
bort och inte vara synliga för användarna.
Beskriv kortfattat om och hur bör-kravet nr 1 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen detta
tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och hur bör-kravet nr 2 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen detta
tydliggörs. (Fritextsvar)
5.4.3 Tjänstefördelning, bör-krav
Utöver ska-krav, beskrivna i punkt 5.3.3 finns följande bör-krav som kommer att
utvärderas och poängsättas:
1. Tjänstefördelning bör gå att göra direkt i Tjänsten (i schemafilen t.ex.)
Sida 25 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
2. Tjänstefördelningen som är gjord i Tjänsten bör kunna ligga som grund för personalbudget
och fakturering (t.ex. modersmål)
3. Det bör finnas en funktion för att kunna stämma av tiden i tjänstefördelningen allt
eftersom lektioner/vistelsetider läggs ut, d.v.s man bör enkelt kunna arbeta med bemanning
och resursfördelning.
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 1 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 2 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 3 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
5.4.4 Schemaläggning, bör-krav
Utöver ska-krav beskrivna i punkt 5.3.4, finns följande bör-krav som kommer att
utvärderas och poängsättas:
1. Arbetet med schemaläggning bör vara plattformsoberoende, d.v.s. fungera oavsett enhet,
operativ, webbläsare etc.
2. Tjänsten bör kunna hantera behörighet på lärare och deras lärarlegitimation per
ämne. Dessa bör kunna importeras i bulk antingen automatiskt eller manuellt.
3. Tjänsten bör vara ett hjälpmedel i schemahanteringen genom att föreslå och tydligt visa
lediga positioner att använda vid schemaläggning samt varna då lektionsutlägg inte är möjlig
eller när tjänstefördelning, timplaner etc. inte stämmer med lagda positioner.
4. Det bör vara möjligt att göra avbokningar av specifika schemapositioner vid t.ex.
temadagar eller andra schemabrytande aktiviteter.
5. Det bör finnas funktioner för att arbeta samtidigt och parallellt med flera arbetsytor/vyer.
6. Schemafilen man arbetar med bör sparas per automatik med jämna mellanrum för att
minimera risken att förlora information.
7. Det bör vara möjligt att döpa positioner även efter att en integration har skett mot
elevregistret. Det ska också finnas fritextfält för noteringar/förklaringar.
8. Det bör finnas såväl titt- som redigerarvyer baserat på behörighet.
Samarbete:
9. Olika skolenheter bör kunna samarbeta i olika alternativt samma schemafiler, för t.ex.
delade resurser. Det bör vara valbart vilka ämnen, salar etc. som man ska kunna se och dela
på mellan enheterna.
10. Flera användare bör kunna arbeta i schemafilen samtidigt och det ska vara spårbart vem
som arbetar och när arbetet skett.
11. Under processen att gemensamt skapa en schemafil bör det finnas en funktion för att se
vilka olika versioner som finns och vem som har arbetat med vilka och när.
Sida 26 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
12. Det bör finnas en funktion för att låsa en specifik version av schemafilen.
Publicera:
13. Det bör finnas funktioner för att välja vad som ska visas på webbsidan och hur (elevers
schema får t.ex. inte vara sökbara).
14. Schemat bör kunna publiceras och finnas tillgängligt i en webbapplikation/app.
Notiser:
15. Det bör finnas funktioner för notiser till användarna vid förändringar av schema.
Funktioner som går att aktivera och avaktivera på skol- som på individnivå. Det bör vara
valbart vilka poster som ska kopplas samman med en notis.
Import, export, statistik, rapporter
16. Det bör finnas funktioner för enkel export av data, baserat på parametrar man som
användare väljer själv.
17. Export av data bör vara i ett format som gör det enkelt att importera i system som
QlickView och Procapita för vidare bearbetning.
För ytterligare krav gällande in- och utdata se punkt 5.2.5 Integration, samt kommande
SIS-standard TK450, AG9.
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 1 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 2 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 3 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 4 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 5 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 6 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 7 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 8 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 9 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 10 uppfylls
och hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Sida 27 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 11 uppfylls
och hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 12 uppfylls
och hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 13 uppfylls
och hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 14 uppfylls
och hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 15 uppfylls
och hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 16 uppfylls
och hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 17 uppfylls
och hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Leverantören planerar att följa kommande SIS-standard
TK450, AG9 (Fritextsvar)
5.4.5 Frånvaro/närvaro, bör-krav
När det gäller funktionalitet gällande frånvaro- och närvarohantering finns följande bör-krav:
1. Det bör finnas funktioner för enkel och ändamålsenlig digital frånvarohantering. Det bör
finnas funktioner för de olika moment som ingår i frånvarohanteringen: registrera och följa
upp frånvaro/närvaro, meddela ogiltig frånvaro samt hantera frånvaroanmälan.
2. Frånvaro bör kunna anmälas/registreras via telefon, webbsida och via
webbapplikation/app av personal, vårdnadshavare och myndig elev.
3. Som vårdnadshavare bör du få en vy där du enkelt kan välja vilket av dina barn som ska
frånvaroanmälas.
4. När en elev blir myndig bör eleven få ett meddelande för att kunna besluta om
vårdnadshavaren ska ha fortsatt tillgång till frånvarosystemet eller inte.
5. En vy där ansvarig pedagog tydligt ser anmäld frånvaro för aktuell klass/grupp och enkelt
kan registrera eventuell frånvaro bör finnas. En vy som bör finnas oavsett om pedagogen
väljer att registrera frånvaro via webbsida eller webbapplikation/app.
6. Notiser till elev och/eller vårdnadshavare bör gå ut vid oanmäld frånvaro. Det bör gå
att, på enhetsnivå, ställa in för vilka frånvaroanledningar och när notisen ska gå ut.
7. Det bör finnas funktion för varningsmeddelande om elevs frånvaro överstiger ett definierat
gränsvärde. Varningsmeddelande som bör gå till valbara berörda personer (elev,
vårdnadshavare, skolledning, mentor m.fl.). Varningsmeddelandet bör inte döljas i en
rapport, utan kunna visas i en egen presentationsvy.
8. Det bör finnas funktioner som aggregerar frånvaron på olika nivåer och inom olika typer
(giltig, ogiltig etc.)
Sida 28 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
9. Baserat på behörighet bör användaren kunna se frånvaron aggregerad och på mer
detaljerad nivå
10. Summerad frånvaro bör med enkel export föras över till det skoladministrativa systemet
Procapita för registrering i betyg.
11. Plattformsoberoende in- och utcheckningsfunktion för barn på förskola och fritidshem
bör finnas.
12. Det bör finnas en funktion för enkel uppföljning av planerad respektive faktisk närvaro.
En koppling mellan in- och utcheckningsfunktionen och omsorgschema, vårdnadshavarens
rapporterade vistelsetid för barnet/barnen.
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 1 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 2 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 3 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 4 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 5 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 6 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 7 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 8 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 9 uppfylls och
hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 10 uppfylls
och hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 11 uppfylls
och hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 12 uppfylls
och hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)
5.4.6 Resursbokning, bör-krav
När det gäller resursbokning finns följande bör-krav:
Sida 29 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
1. Resursbokning bör vara kopplat till schemafilen.
2. Resursbokningar bör kunna göras av de som får behörighet.
3. Det bör finnas en funktion som enkelt och överskådligt visar såväl upptagna som lediga
resurser att boka och det bör vara spårbart vem som bokat vad.
4. Vid bokning av resurser bör en bekräftelse skickas till den som bokat.
5. Det bör vara möjligt att lägga in gemensamma resurser och göra dem bokningsbara för
valda användare.
Beskriv kortfattat om och hur bör-krav nr 1 uppfylls. Hänvisa
till var i den digitala dokumentationen detta tydliggörs.
(Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och hur bör-krav nr 2 uppfylls. Hänvisa
till var i den digitala dokumentationen detta tydliggörs.
(Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och hur bör-krav nr 3 uppfylls. Hänvisa
till var i den digitala dokumentationen detta tydliggörs.
(Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och hur bör-krav nr 3 uppfylls. Hänvisa
till var i den digitala dokumentationen detta tydliggörs.
(Fritextsvar)
Beskriv kortfattat om och hur bör-krav nr 5 uppfylls. Hänvisa
till var i den digitala dokumentationen detta tydliggörs.
(Fritextsvar)
6 Avtal
6.1 Formalia
6.1.1 Avtalet
Avtalet som tecknas mellan Leverantör och Beställare består av avtalsgrundande delar i
detta förfrågningsunderlag samt Bilaga Allmänna villkor.
6.1.2 Avtalets parter
Detta avtal har upprättats mellan Beställaren och Leverantören, tillsammans benämnda
parterna.
6.1.3 Avtalets omfattning
Detta Avtal omfattar leverans av tjänst av xx (nedan kallat Tjänsten).
Avtalet avser en digital Tjänst för Lunds kommunala förskolor och grundskolor.
Omfattning:
Förskola: ca 1200 medarbetare och 11.000 barn
Grundskola: ca 2000 medarbetare och 11.000 elever
Gymnasieskola och vuxenutbildning: ca 1050 medarbetare och 9.000 elever
Tjänsten ska på olika sätt användas av medarbetare, elever och vårdnadshavare.
6.1.4 Avtalets undertecknande
Detta avtal har upprättats i två exemplar, varav parterna tagit var sitt.
Sida 30 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
6.2 Avtalstid
6.2.1 Avtalets start
Avtalets startdatum är 2015-10-01
6.2.2 Avtalets slut
Avtalet gäller till och med 2018-06-30
6.2.3 Förlängning
Avtalet gäller fr.o.m. 2015-10-01 t.o.m. 2018-06-30
Avtalet kan därefter förlängas upp till fem (5) år med ett (1) år i taget med oförändrade
villkor om Beställaren så begär. Avisering om förlängning ska ske senast 6 månader före
avtalstidens utgång.
6.3 Tjänsten
6.3.1 Allmänt om Tjänsten
I Tjänsten ingår följande funktioner (specificeras noggrannare vid avtalsskrivande):
- Schemahantering, inklusive tjänstefördelning, omsorgsschema
- Frånvaro- och närvarohantering
Tjänsten omfattar följande integrationer:
1. Integration via FIM för synkronisering av användardata (utreds i samband med införande)
2. Ev. ytterligare integration gentemot övriga verksamhetssystem i Lunds it-miljö
(specificeras noggrannare vid avtalsskrivande)
Tjänsten produceras i Leverantörens lokaler eller i lokaler hos underleverantör, som uppfyller
Leverantörens IT-policy.
Övervakning av Tjänsten sker under Servicetid.
Leverantören ansvarar för att Tjänsten är tillförlitlig, vilket innebär att den
totala informationsmängden i Tjänsten, inklusive databasernas transaktionsloggar,
ska kunna återskapas.
Leverantören ska ha rutiner för backup samt rutiner för återställande av databaserna vid
inträffad informationsförlust. Leverantören ska alltid innan återställning av databaser från
backup samråda med Beställaren.
Svarstider:
Tjänsten ska vara dimensionerat för att uppnå följande Svarstider:
1. Under 2 sekunder från enter-tryckning till svar för minst 90 % för presentation av
information om t.ex.
…..skapa ny schemafil
…..skapa ny schemaposition
2. Under 4 sekunder från enter-tryckning till svar för rapportering där kontroll, beräkningar
eller databasläsning krävs, för följande transaktioner, t.ex.
….skapade schemafiler på klass- och individnivå
….frånvarosummering på klass- och individnivå
Sida 31 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
3. Under 5 sekunder från enter-tryckning till svar för rapportering där komplex kontroll,
beräkningar eller databasläsning krävs, för följande transaktioner.
4. Under 5 sekunder från enter-tryckning till svar för sammansatta aktiviteter där
flera personers uppgifter är inblandade och det sker kontroll, beräkningar eller databasläsning
krävs.
5. Under 5 sekunder från enter-tryckning till standardrapport.
Ingen garanterad svarstid för t.ex.
….i samband med utskrift av rapporter
….för rapporter som inte är standardrapporter
….för stora beräkningar, t ex resursjämförelser
….för start av Tjänsten
6.3.2 Tjänstens skalbarhet och flexibilitet
Tjänsten ska vara flexibel och skalbar med avseende på volym och antalet fysiska platser. I
det fallet att förändringen överstiger 20% (+/-) mot den uppskattade volymen och / eller 1
fysisk plats, ska Parterna genom förhandling överenskomma om nytt pris för aktuell volym.
Justerad avgift träder i kraft fr o m månaden efter avtalad förändring.
Leverantörens åtagande vad avser drift med avseende på omfattning innebär …(ifylles vid
avtalstecknande: beskriv volym på tjänst t ex körningar per tidsperiod, transaktioner,
användare etc)
Svarstider mäts av leverantören vid ….(ifylles vid avtalstecknande: beskriv var mätning sker
och vilka parametrar som mäts t.ex. extern anslutningspunkt…) och redovisas på begäran
för Beställaren.
6.3.3 Tjänstens servicenivå
Den avtalade servicenivån för Tjänsten är 5 (enligt nivå 1-6 beskrivna i Bilagan Allmänna
villkor punkt 10)
6.3.4 Brister i tillgänglighet/vite
Se Bilaga Allmänna villkor punkt 10.3.
6.4 Helpdesk och Support
6.4.1 Kundansvarig support
Leverantören ska ansvara för en supporttjänst för frågor från utsedda kontaktpersoner hos
Beställaren.
Kontaktperson hos Leverantören är ….,
telefonnummer ….
email …..
6.4.2 Helpdesk
Leverantören ska ansvara för en Helpdesk för felanmälan och utredningar av
frågeställningar från utsedda kontaktpersoner hos Beställaren. Tydliga kontaktuppgifter ska
finnas och olika kanaler kunna användas (telefon, e-post, webbportal) Fel som har prioritet 1
ska kunna felanmälas via telefon, men vanligtvis används webbportal och/eller e-post i
första hand.
Sida 32 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
Helpdesk nås via
…. företag
…. adress
Telefon: ….
Webb: ….
I första hand ska ….(webbportalen, email, telefon) användas vid kontakt med
Helpdesk. Fel Prioritet 1 kan felanmälas via telefon under Drifttid.
6.5 Ersättning
6.5.1 Ersättning för tjänsten
Ersättning för tjänsten anges i en månadsavgift i SEK, baserad på samtliga krav offererade i
upphandlingen och ska gälla för samtliga användare av Tjänsten (medarbetare, elever,
vårdnadshavare) fr.o.m. att Tjänsten är i full drift.
Särskild månadsavgift under eventuell pilotdrift, införande och utvecklande.
Pris / månad:...... SEK (enligt anbud)
6.5.2 Ersättning: engångsavgift införande
Engångsavgifter för införande av Tjänsten uppgår till …..SEK (enligt anbud).
6.5.3 Ersättning för utbildning
För utbildning, utöver den utbildning som ingår i samband med införandet, gäller följande
priser:
Pris / dag ……. SEK (enligt anbud).
6.5.4 Ersättning för särskilda konsultinsatser
För ersättning för särskilt överenskomna konsultinsatser utöver Leverantörens åtagande
enligt detta Avtal har Leverantören rätt till ersättning enligt
följande.
För konsultinsatser gäller följande timpriser:
Ersättning utgår med Nivå 3 med ….. SEK / tim (enligt anbud) enligt vad som framgår av
Allmänna villkor punkten 12.
6.5.5 Prisjustering
Månadsavgiften gäller under hela avtalsperioden (avtalsslut 2018-06-30) från att full
implementering och leveransavstämning av offererad tjänst skett. Under införandet fr.o.m.
avtalsstart gäller särskild månadsavgift.
Vid eventuell förlängning får priserna justeras en gång per år med 90% av den årliga
förändringen i TPI (tjänsteprisindex) för databehandlingstjänster. Basmånad är oktober
2014. I det fall då överenskommelse om justerade priser inte kan träffas av parterna, gäller
senast avtalade priser till dess ny överenskommelse träffats. Under eventuell uppsägningstid
gäller den senast träffade prisöverenskommelsen.
Sida 33 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
6.6 Ombud och kontaktpersoner
6.6.1 Ombud och kontaktpersoner
Beställaren och Leverantören ska vardera utse ombud för detta Avtal. Ombud äger
behörighet att på sin huvudmans vägnar och med bindande verkan före-träda honom i
frågor rörande detta Avtal.
Beställarens ombud är ….
Leverantörens ombud är …..
Beställaren och Leverantören ska utse kontaktpersoner som skall finnas tillgängliga inom de
tider som gäller för överenskommelsen och vara beslutsmässiga i operativa frågor.
Beställarens kontaktperson är ….
Leverantörens kontaktperson är ….
I olika sammanhang finns särskilda kontaktpersoner utsedda hos Beställaren och
Leverantören. Dessa kontaktpersoner ska vara namngivna och respektive Part har
skyldighet att skriftligen informera den andra Parten vilka kontaktpersoner som utsetts samt
för vilka uppdrag. Samma förfaringssätt ska användas om kontaktperson ändras.
6.7 Kommersiella villkor
6.7.1 Avtalets ikraftträdande
Avtalet träder ikraft först då bägge parter undertecknat avtalet
6.7.2 Viljeinriktning
Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser
som kan tänkas uppkomma till följd av en ständig utveckling och förändrade förhållanden.
Parterna strävar efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under
avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet
bygger på ömsesidigt förtroende mellan parterna.
6.7.3 Avtalstolkning
Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara
motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen
föranleder till annan, sinsemellan i följande ordning
1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal
2. Detta avtal inklusive bilagor (Allmänna villkor)
3. Eventuella skriftliga förtydliganden till förfrågningsunderlaget med bilagor
4. Förfrågningsunderlaget med bilagor
5. Eventuella skriftliga förtydliganden till leverantörens anbud i tidsordning
6. Leverantörens anbud
7. IT Företagens Avtal 90 version 2008
8. IT Företagens IT tjänster version 2008
6.7.4 Förändringar
Ändringar och tillägg till detta Avtal, inklusive eventuella bilagor, ska för att gälla mellan
Parterna anges i särskilt upprättat tillägg till detta Avtal, vilket ska vara undertecknat av
behörig företrädare för vardera Parten. Tillägget ska innehålla uppgift om hur ändringen eller
Sida 34 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
tillägget påverkar övriga delar av Avtalet.
6.7.5 Antidiskriminering
Säljaren skall i sin verksamhet i Sverige följa vid varje tillfälle i Sverige gällande
antidiskrimineringslagstiftning. Exempel på rättsregler som avses är:
- artikel 141 EU-fördraget
- 16 kap. 9 § brottsbalken
- Diskrimineringslag (2008:567)
Köparen anser att brott mot dessa lagar är väsentliga avtalsbrott och har rätt att häva
avtalet om en domstol eller annan myndighet i en dom eller beslut konstaterar
att Leverantören inte följt den vid varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning.
6.7.6 Särskilda villkor
På det sammanlagda fakturerade värdet exklusive moms för Lund kommun utbetalas 1 %
administrationsavgift. Administrationsavgiften utbetalas, inklusive moms, specificerad till
Lunds kommun, Upphandlingsenheten, Bankgiro 991-1355, betalning skall ske senast 30
juni för varje år som avtalet löper. Inbetalning skall markeras med "Bonus" och avtalsnamn,
d v s Digitala system för Lunds skolor och förskolor KS2014/0297 samt projektnummer
vilket tilldelas leverantören vid avtalsstart och innan inbetalning sker skall statistik och
information om inbetalning skickas till avtalsansvarig i Lunds kommun.
6.7.7 Dröjsmålsränta
Se Bilaga allmänna villkor punkt 14.8.
6.7.8 Elektronisk faktura
Faktura skall, om så efterfrågas, levereras som en elektronisk faktura i Swefakturaformat
och/eller SFTI scenario 6.1.
6.7.9 Administrativa avgifter
Se Bilaga Allmänna villkor punkt 14.8
6.7.10 Betalningsvillkor
Se Bilaga Allmänna villkor punkt 14.8
6.7.11 Faktura
Se Bilaga Allmänna villkor punkt 14.8
6.7.12 Mervärdesskatt
Se Bilaga Allmänna villkor punkt 14.8
6.7.13 Ansvar för skada
Se Bilaga Allmänna villkor punkt 15
6.7.14 Försäkring
Se Bilaga Allmänna villkor punkt 16
6.7.15 Befrielsegrund
Se Bilaga Allmänna villkor punkt 17
Sida 35 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350
6.7.16 Underleverantörer
Se Bilaga Allmänna villkor punkt 20
6.7.17 Förtida upphörande
Se Bilaga Allmänna villkor punkt 21
6.7.18 Överlåtelse av avtalet
Se Bilaga Allmänna villkor punkt 22
6.7.19 Tvistelösning
Se Bilaga Allmänna villkor punkt 25
Sida 36 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350