fristift-forsøg i fyens stift...fristift-forsøg i fyens stift fyens stift har fået status af...
TRANSCRIPT
Fristift-forsøgi Fyens Stift
Fyens Stift har fået status af fristift, og detbetyder, at provstier, menighedsråd ogpræster har mulighed for at deltage i enrække forsøg, der handler om at løseopgaver på en lettere eller bedre måde,eller måske bare en måde, der passerbedre til os i Fyens Stift.
De fleste forsøg løber i perioden fra den 1.januar 2019 til den 31. december 2020.Herefter bliver forsøgene evalueret, og detbesluttes, om forsøgene skal stoppe,fortsætte eller gøres permanente.
I dette katalog beskrives hvert enkelt af de17 forsøg, og I kan læse, hvordan I skalgribe det an, hvis I ønsker at deltage i eteller flere forsøg.
2
Oversigt over forsøgene
Forsøg 1 Alternativt regnskabssystem til kvartalsrapporterForsøg 2 Lempelse af budgetprocedurenForsøg 3 Ændring af revisionsordningen tilvirksomhedsrevisionForsøg 4 Ændret procedure ved byggesagerForsøg 5 Bindende konsulentrunderForsøg 6 Enklere og billigere mulighed for at sælge mindreejendommeForsøg 7 Dispensation fra samarbejdsreglerne imenighedsrådeneForsøg 8 Suppleanters status i menighedsrådeneForsøg 9 Tidsbegrænsede aftaler om konsulentbistandForsøg 10 Provstikonsulent, der tillige har ansættelse i FyensStiftForsøg 11 Fælles vikarsatser for kirkefunktionærer indenforet provstiForsøg 12 Fælles lønpolitik for kirkefunktionærer inden for etprovstiForsøg 13 Ny/anderledes APV-form for præsterForsøg 14 Ændret underretning ved præsteansættelser, såpræsten kan underrette sit menighedsråd før alle andreForsøg 15 At give mulighed for at udtage liste i prioriteretrækkefølge til prøveprædiken på orienteringsmødet iforbindelse med præsteansættelseForsøg 16 Liturgiske frisogneForsøg 17 Gudstjenestefrekvens
Hvis I ønsker sparring eller yderligere oplysninger, er I altid velkomne tilat henvende jer til Fyens Stift [email protected] telefon 66 12 30 24.Spørg efter kontorchef Asger Gewecke.
3
Forsøg 1 Alternativt regnskabs-system til kvartalsrapporter
Forsøgsbeskrivelse
Hvad gør et provsti, der ønsker at deltage?
Forsøget går ud på at forenkle regnskabssystemet. Det erønsket, at sognets økonomiske forhold skal blive forståeligeog tilgængelige for alle menighedsrådsmedlemmer, såbeslutninger kan træffes på oplyst grundlag.
Baggrunden er, at magten over økonomien i etmenighedsråd i øjeblikket ofte samles hos nogle fåmenighedsrådsmedlemmer med viden om økonomi ellerhos en regnskabsfører uden for menighedsrådene, fordi de- uden at ville det - får ”patent” på økonomien.
Det ønskværdige er en klar præcisering af den disponiblekassebeholdning, og at menighedsrådene kan aflæse, hvadmidlerne er blevet anvendt til, samt at der ikvartalsrapporterne kommer til at indgå en status på defrie midler.
Forsøget gennemføres i samarbejde med et udvalg affynske provstier i første omgang Kerteminde provsti.
Kontakt kontorchef Asger Gewecke, Fyens [email protected]
4
Forsøget går ud at forenkle budgetproceduren uden atmenighedsrådene taber overblikket.
Baggrunden er, at budgetproceduren i øjeblikket er tung ogarbejdskrævende for menighedsrådene. Forsøget skalafdække, om det kan lade sig gøre at gennemføre enbudgetprocedure uden en foreløbig udmelding afdriftsramme og uden at menighedsrådene udarbejderbudgetbidrag.
Der udmeldes ikke foreløbig driftsramme. Der udarbejdesikke budgetbidrag, men menighedsrådene udfylder bilag 5og 6 i økonomiportalen med evt. ekstraordinære ønsker tildrift og anlæg.
Budgettet udarbejdes efter 15. september, nårmenighedsrådet har fået den endelige driftsramme.Forsøget er iværksat i Kerteminde Provsti.
Forsøg 2: Lempelse afbudgetproceduren
Forsøgsbeskrivelse
Hvad gør et provsti, der ønsker at deltage?
Kontakt kontorchef Asger Gewecke, Fyens [email protected]
5
Kontakt kontorchef Asger Gewecke, Fyens [email protected]
Hvad gør et provsti, der ønsker at deltage?
Forsøget går ud på at forenkle revisionen og øge læringen iforbindelse med revision af menighedsrådenes ogprovstiudvalgenes regnskaber.
Baggrunden for forsøget er, at revisionsprocessen iøjeblikket foregår på godkendte regnskaber. Det resultereri mange revisionspåtegninger, hvilket er frustrerende forrådene. Ønsket er mere retvisende regnskaber samt atbogholdere, kasserere og menighedsråd lærer noget afrevisionen.
Der laves en aftale med revisor om, at der gennemføres enforeløbig og stedlig revision. Aftalen er gældende for etprovsti eller et menighedsråd, der tilvælger ordningen.
Forsøgsbeskrivelse
Forsøg 3: Ændring af revisions-ordningen til virksomhedsrevision
6
Forsøg 4:Ændret procedure ved byggesager
Kontakt kontorchef Asger Gewecke, Fyens [email protected]
Hvad gør et menighedsråd eller etprovstiudvalg, der ønsker at deltage?
Forsøgsbeskrivelse
Forsøget går ud på at forenkle sagsbehandlingen vedbyggesager, så der kun gøres brug af specialkonsulenter, nårdet er påkrævet.
Baggrunden er et ønske om at bruge konsulenterne mereansvarligt og også et ønske om en generelt korteresagsbehandlingstid for menighedsrådene.
De byggesager, der bliver en del af forsøget, sendes somnormalt til høring hos den kongelige bygningsinspektør ogNationalmuseet. Disse to konsulenter kan så anmode stiftetom, at specialkonsulenterne inddrages. I enkelte sager kandet betyde en mindre forlængelse af sagsbehandlingen, menpå sigt forventes det at betyde besparelser og korteresagsbehandlingstid for menighedsrådene.
7
Forsøg 4:Ændret procedure ved byggesager
Kontakt kontorchef Asger Gewecke, Fyens [email protected]
Hvad gør et menighedsråd eller etprovstiudvalg, der ønsker at deltage?
Forsøgsbeskrivelse
Forsøget går ud på at forenkle sagsbehandlingen vedbyggesager, så der kun gøres brug af specialkonsulenter, nårdet er påkrævet.
Baggrunden er et ønske om at bruge konsulenterne mereansvarligt og også et ønske om en generelt korteresagsbehandlingstid for menighedsrådene.
De byggesager, der bliver en del af forsøget, sendes somnormalt til høring hos den kongelige bygningsinspektør ogNationalmuseet. Disse to konsulenter kan så anmode stiftetom, at specialkonsulenterne inddrages. I enkelte sager kandet betyde en mindre forlængelse af sagsbehandlingen, menpå sigt forventes det at betyde besparelser og korteresagsbehandlingstid for menighedsrådene.
Kontakt kontorchef Asger Gewecke, Fyens [email protected]
Hvad gør et menighedsråd, der ønsker atdeltage?
Forsøget går ud på at forenkle sagsbehandlingen ved debyggesager, der kræver stiftets godkendelse. Det sker ved,at man laver bindende konsulentrunder, hvor stiftetsafgørelse bliver truffet på stedet.
Baggrunden for forsøget er, at byggesagsbehandling kanopleves tung og krævende for et menighedsråd. Detgælder især menighedsråd, som kun har få sager, og hvorder er langt imellem dem.
Forsøget tilrettelægges således, at stiftsøvrigheden iforbindelse med indkaldelse til konsulentrunden harforetaget en screening af sagerne. Stiftsøvrigheden oplyseri dagsordenen, at der er lagt op til et bindendekonsulentbesøg. Konsulenterne tillægges indsigelsesret,hvis de ikke mener, at sagen er fuldt oplyst.
I forsøget vil der være mulighed for fremrykkedekonsulentrunder, så konsulentrunder kan bruges alleredefra det tidspunkt, hvor provstiudvalget har godkendt enfinansieringsplan og inden menighedsrådet har brugt alt formange penge på arkitekter og andre rådgivere.
Forsøgsbeskrivelse
Forsøg 5:Bindende konsulentrunder
8
Kontakt kontorchef Asger Gewecke, Fyens [email protected]
Hvad gør et menighedsråd, der ønsker atdeltage?
Forsøg 6:Enklere og billigere mulighed for at
sælge mindre arealer
Forsøget går ud på, at et menighedsråd ved salg af mindrearealer ikke behøver at hente tilbud fra toejendomsmæglere, og rådet behøver heller ikke sælgearealet gennem en ejendomsmægler. (Sådan som det ellerser beskrevet i ”Cirkulære om fremgangsmåde ved salg affast ejendom under menighedsrådets bestyrelse”.)
Baggrunden for forsøget er, at det kan forekomme megettungt og omkostningskrævende at følge cirkulæretsbestemmelser, når et menighedsråd skal sælge små arealer.I visse tilfælde dækker salget ikke engang omkostninger tilejendomsmægler.
Forsøgsbeskrivelse
9
Forsøget går ud på, at to eller flere menighedsråd, derønsker at samarbejde om bestemte opgaver, ikke længerebehøver at udarbejde en vedtægt.Baggrunden for forsøget er et ønske om enkleresagsbehandling.
Et menighedsråd, der ønsker at indgå en samarbejdsaftalemed et eller flere andre menighedsråd, skal fortsat tagestilling til, hvad der samarbejdes om, hvem der deltager isamarbejdet, hvem der leder samarbejdet, økonomien isamarbejdet samt varigheden af samarbejdet. Dissepunkter skal behandles og indføres i hvert menighedsrådsprotokol, men der skal, hvis man deltager forsøget, ikkefremstilles en egentlig vedtægt med deltagernesunderskrift. Referaterne træder i stedet for vedtægten.Samme punkter skal der tages stilling til, hvis etprovstiudvalg eller et budgetsamråd behandler ensamarbejdsaftale.
Samarbejdsaftalen skal fortsat offentliggøres på FyensStifts hjemmeside.
Forsøgsbeskrivelse
Forsøg 7:Dispensation fra samarbejds-
reglerne i menighedsrådene
Kontakt kontorchef Asger Gewecke, Fyens [email protected]
Hvad gør et menighedsråd, der ønsker atdeltage i forsøget?
10
Forsøgsbeskrivelse
Forsøget går ud på, at suppleanter til menighedsråd kandeltage i alle menighedsrådsmøder på lige fod medfungerende medlemmer dog uden stemmeret, og atsuppleanterne kan medvirke på lige fod med fungerendemedlemmer for så vidt angår præsteansættelser – dog udenstemmeret.
Baggrunden for forsøget er, at nogle menighedsråd ønsker atsikre, at suppleanter til menighedsrådet får større indflydelsei rådet og er bedre forberedt, når de eventuelt skal indtrædei rådet.
Menighedsrådet sender en ansøgning til biskop TineLindhardt [email protected] med ønske om at deltage iforsøget.
Det er biskoppens udgangspunkt, at de menighedsråd, derønsker at deltage, kan være med i forsøget.
Hvad gør et menighedsråd, der ønsker atdeltage?
Forsøg 8: Suppleanters status imenighedsrådene
11
Man henvender sig til provstiet.
Forsøgsbeskrivelse
Forsøg 9: Tidsbegrænsede aftalerom konsulentbistand
Hvad gør et menighedsråd eller etprovstiudvalg, der ønsker at deltage?
Forsøget går ud på, at menighedsråd og provstiudvalgsammen får mulighed for at tilkøbe konsulentbistand til atløfte dele af det økonomiske ansvar og tilsyn, uden at debehøver at udarbejde en samarbejdsaftale.
Baggrunden er, at det nogle steder har virket som enhæmsko, at man skulle udarbejde en samarbejdsaftale.Ønsket er at stimulere anvendelse af konsulentbistand tiltidsbegrænsede og formålsbestemte projekter til gavn forden folkekirkelige økonomistyring.
Eksempler kunne være, at man antager konsulentbistandtil beregning af den korrekte momsprocent i de enkeltekirkekasser, konsulentbistand til genberegning afkirkegårdstakster, konsulentbistand til fællesindkøbsordning eller konsulentbistand til efterprøvning aftilbud på anlægsarbejder og større anskaffelser.
12
Kontakt kontorchef Asger Gewecke, Fyens [email protected]
Forsøgsbeskrivelse
Hvad gør et provsti, der ønsker at deltage?
Forsøg 10: Provstikonsulent, dertillige har ansættelse i Fyens Stift
Forsøget går ud på, at en af Fyens Stifts medarbejdere medkendskab til løn- og personaleforhold ansættes på deltid i etprovsti som provstikonsulent.
Baggrunden er et ønske fra et provsti i stiftet om en sådanordning. Ordningen skal sikre en høj faglighed samtensartethed og gennemsigtighed ipersonaleadministrationen. Desuden bliverpersonalekonsulentordningen mindre sårbar ved sygdom ogbarsel.
Forsøget er allerede iværksat ét sted, idet Svendborg Provstiog Fyens Stift har indgået en aftale om, at SvendborgProvsti ansætter én af stiftets medarbejdere på deltid.Forudsætningen for, at man kan deltage i forsøget, er, at derer taget stilling til habilitetsspørgsmålet. Personhabilitetenindebærer, at en medarbejder, der er ansat i både provsti ogstift ikke kan deltage i niveau 2 forhandlinger. Det erendvidere en forudsætning, at der er skarpe skel mellemmedarbejderens involvering i provstiet og de øvrigestiftsmedarbejderes involvering.
13
Hvad gør et menighedsråd, der ønsker atdeltage?
Man henvender sig til provstiet. Provstiudvalget udfylder enforsøgsskabelon og en forsøgsramme, der sendes tilbiskoppen, som er bemyndiget til at godkende forsøget.Forsøgsskabelonen rekvireres hos Fyens [email protected] eller på Kirkeministeriets hjemmeside.
Provstiudvalget udarbejder herefter et forslag til aflønningaf vikarer indenfor hvert ansættelsesområde.
Forsøg 11: Fælles vikarsatserindenfor et provsti
Forsøget går ud på, at provstiudvalget fastsætter fællesvikartakster for de deltagende menighedsråds vikaransatte.
Baggrunden er, at det kan være vanskeligt formenighedsråd at indgå aftaler om aflønning af vikarer. Detskyldes, at der ikke er indgået centrale aftaler omvikarsatser, og at der ikke er tilgængeligt materiale, hvorman kan gøre sig bekendt med niveauet for vikaraflønning iområdet. Vikarsatser er ofte meget forskellige fra pastorattil pastorat, og menighedsråd kan spilles ud mod hinanden,når aftaler skal indgås, med lønglidning til følge.Forsøget tilsigter ensartethed i aflønning af vikarer oggennemsigtighed i løndannelsen.
Forsøget er en del af Kirkeministeriets forsøgslovgivning”Forsøg i Folkekirken” og udbydes under ”forsøgsramme 6”Læs mere om disse muligheder for forsøg her https://forsogifolkekirken.dk/
Forsøgsbeskrivelse
14
Forsøg 12: Fælles lønpolitik indenfor et provsti
Forsøget går ud på, at der først udarbejdes en lønstatistikfor alle de ansatte i et provsti, og herefter indgås der ensamarbejdsaftale om koordineret lønforhandling.
For nogle menighedsråd vil det være en lettelse, at der er enfælles løndannelse, og den største lettelse vil måskeforekomme, hvis man har en fælles forhandler for provstiet,der varetager forhandlingerne evt. indenfor et givet mandat.Dette er dog ikke en forudsætning for at deltage i forsøget.
Forsøget tilsigter, at menighedsrådene lettes, at lønglidningundgås, og at der skabes en ensartet lønpolitik i et provsti.
Forsøget er en del af Kirkeministeriets forsøgslovgivning”Forsøg i Folkekirken” og udbydes under ”forsøgsramme 6”Læs mere om disse muligheder for forsøg her https://forsogifolkekirken.dk/
Forsøgsbeskrivelse
Man henvender sig til provstiet. Provstiudvalget udfylder enforsøgsskabelon og en forsøgsramme, der sendes tilbiskoppen, som er bemyndiget til at godkende forsøget.
Forsøgsskabelonen rekvireres hos Fyens Stift [email protected] på kirkeministeriets hjemmeside.
Hvad gør et menighedsråd eller etprovstiudvalg, der ønsker at deltage?
15
Forsøgsbeskrivelse
Når Arbejdspladsvurderingen (APV) for præster ergennemført i efteråret 2018, ønskes der et forsøg, hvor eteller to provstier evaluerer APV’en og på den baggrundkommer med forslag til forbedringer af APV systemet.Efterfølgende gennemfører provstiet/provstierne et forsøgmed den nye APV.
Baggrunden for forsøget er, at nogle oplever, at detnuværende APV værktøj ”skyder gråspurve med kanoner”og alligevel ikke afdækker væsentlige problemfelter, samtat APV’en besvares af for få og ikke skaber det optimalegrundlag for at arbejde med og løse arbejdsmiljørelateredeproblemstillinger.
Håbet er, at forsøget skal føre frem til bedre arbejdsmiljø,mere kvalificeret afdækning af problemfelter, større grad afoperationalitet i efterbehandlingen af APV, størregennemsigtighed for de deltagende præster/provster oghele arbejdsmiljøorganisationen, viden og accept af denmåde APV gennemføres på og bruges, større accept af APVsom fælles værktøj samt større viden hos præster ogprovster om eksisterende øvrige værktøjer, når detkommer til arbejdsmiljøproblemstillinger.
Forsøg 13: Ny/anderledes APV-form for præster
Hvad gør et provsti, som ønsker at deltage?
Når APV’en er gennemført i slutningen af 2018, drøfter denlokale arbejdsmiljøgruppe (arbejdsmiljørepræsentant ogprovst) med inddragelse af tillidsrepræsentanten, om manønsker at deltage i forsøget. Ønsker man det, retteshenvendelse til Fyens Stift [email protected].
16
Forsøg 14:Ændret underretning ved
præsteansættelser, så præsten kanunderrette sit menighedsråd før alleandre
Forsøget går ud på, at en præst, der får nyt embede fårmulighed for at underrette det menighedsråd, som hun ellerhan flytter fra, før ansættelsen bliver officiel.Baggrunden for forsøget er et ønske om, at præsten kanforlade sit embede på en god måde.Fyens Stift får i forsøgsperioden besked om udnævnelser afpræster. Fyens Stift underretter herefter præsten, som får3-4 dage til selv at underrette sit menighedsråd før FyensStift underretter de øvrige, der skal underrettes om enpræsteansættelse.
Forsøgsbeskrivelse
Hvad gør et menighedsråd, som ønsker atdeltage?
Fyens Stift vil i forsøgsperioden på eget initiativ informereom forsøget i forbindelse med stillingsopslag. Forsøgetgennemføres ved alle ansættelser i Fyens Stift iforsøgsperioden.
17
Forsøgsbeskrivelse
På det orienterende møde før ansættelsen aftales det med biskoppen, atman deltager i forsøget.
Forsøg 15:At give mulighed for at udtage
liste i prioriteret rækkefølge tilprøveprædiken på orienteringsmødet iforbindelse med præsteansættelse
Hvad gør et menighedsråd, som ønsker atdeltage i forsøget?
Forsøget går ud på at forenkle proceduren ved præsteansættelse oggøre ansættelsesprocessen kortere. Menighedsrådet laver fremover påorienteringsmødet en prioriteret liste med ansøgere, som kan indkaldestil prøveprædiken, hvis der bliver behov for det.
Baggrunden for forsøget er, at der ofte er ansøgere til præstestillinger,som trækker sig, fordi de har fået et andet embede. Det vil derfor værepraktisk, at provsten i de tilfælde, hvor en ansøger trækker sig fra enprøveprædiken, kan indkalde en anden ansøger til prøveprædiken udenat der først skal arrangeres et nyt orienterende møde.Forsøget kan gennemføres ved en tilføjelse til protokollen til detorienterende møde, som ser sådan ud:
Menighedsrådet pegede på følgende navne i prioriteret rækkefølge.1234567Rådet udtog nr. 1-3 til prøveprædiken og bemyndigede provsten til itilfælde af frafald blandt nr. 1-3 yderligere at kontakte til og medansøger nr. 5.
18
Man drøfter det i menighedsrådet. Evt. kan man i denforbindelse nedsætte en liturgi-arbejdsgruppe
Når man har en nogenlunde idé om, hvad man kunne tænkesig at arbejde med, kontakter man biskoppen, og der holdeset møde mellem biskoppen og menighedsrådet /denliturgiske arbejdsgruppe. På mødet aftales rammer, procesog forløb, herunder endelig godkendelse af forsøget,tidsperiode og evaluering.
Forudsætning for at få tilladelse til at blive liturgisk frisogn/pastorat er, at menighedsråd og sognets faste præst(præster) er enige om det, og at det besluttes på etmenighedsrådsmøde.
Forsøgsbeskrivelse
Hvad gør menighedsråd og præster, somønsker at deltage i forsøget?
Forsøg 16: Liturgiske frisogne
Forsøget går ud på, at sogne, der ønsker at lave mindreændringer i liturgi og ritualer ved søndagsgudstjenester, kanfå lov til det af biskoppen, og dermed blive liturgiskefrisogne.
Baggrunden for forsøget er et ønske om at udviklegudstjenestens liturgi – inden for aftalte rammer – så denpasser til det konkrete sogns ønsker.
19
Hvad gør et menighedsråd og præst, somønsker at deltage i forsøget?
Forsøget går ud på, at sogne og pastorater i Fyens stift kan få tilladelsetil at forsøge sig med, hvor ofte der skal holdes gudstjenester, oghvordan gudstjenesterne fordeles mellem et pastorats kirker.Baggrunden for forsøget er et ønske om i højere grad at give ansvaretfor gudstjenestelivet tilbage til præster og menighedsråd i samarbejdemed provsten ud fra den grundtanke, at gudstjenesten er den lokalesognekirkes åndedræt.
Det er en forudsætning for, at man kan få tilladelse at indgå i forsøget:
- at der mindst én gang om året holdes en samtale på etmenighedsrådsmøde om gudstjenestelivet og om hvorvidt antal og formfor gudstjenester fortsat svarer til det, der tjener gudstjenestelivet isognet/pastoratet bedst. I mødet deltager provsten.
- at der fortsat er jævnlig mulighed for, at man kan få sine børn døbtved en søndagsgudstjeneste i sognet/pastoratet
- at der tælles kirkegængere løbende som led i den efterfølgendeevaluering.
Forsøgsbeskrivelse
Præst og menighedsråd kontakter provsten for i fællesskab at drøfte,hvordan der kan skabes de bedst mulige rammer for det lokalegudstjenesteliv. Både hvordan status er aktuelt, og hvad man kunneforestille at ændre.
Herefter indgås en aftale med provsten om det videre forløb. Biskoppenorienteres skriftligt af provsten om indhold, rammer, forløb, plan forevaluering mv, og biskoppen deltager i evalueringen efter det første år.Provsten kan også inddrage biskoppen tidligere i processen, hvis detønskes.
Forsøg 17: Gudstjenestefrekvens
