förstudie för implementering av affärssystemet oracles ...579118/fulltext01.pdf · förstudie...

Förstudie för implementering av affärssystemet Oracles

tidrapporteringsmodul OTL (Oracle Time and Labor)

Feasibility Study for Implementation of the Oracle System Module OTL (Oracle Time and Labor)

Ida JohanssonMaria Örnjäger

Examensarbete inom teknik och management, grundnivåKandidat

Degree Project in Engineering and Management, First Level

Stockholm, Sweden 2012Kurs IK120X, 15hp

TRITA-ICT-EX-2012:153

Förstudie för implementering av

tidrapporteringsmodulen Oracle OTL

Förstudie för implementering av affärssystemet Oracles

tidrapporteringsmodul OTL (Oracle time and labor)

Kravhantering och GAP analys för tidrapporteringsprocess i Oracle EBS R12

Ida Johansson, Maria Örnjäger

Kungliga Tekniska Högskolan



2012-08-29 i

SAMMANFATTNING Detta är en rapport för vårt examensarbete som har genomförts som en avslutning på vår kandidatutbildning Affärssystem vid Kungliga Tekniska Högskolan (KTH). Arbetet är utfört i samarbete med företaget Navigate Consulting Business Solutions AB (Navigate). De har sin främsta expertis inom Oracle E-Business Suite och har sedan tidigare valt att implementera Oracle EBS R12 i sin verksamhet. De tänkta modulerna är Huvudbok(GL), Leverantörsreskontra(AP), Kundreskontra(AR), Projektmodul(PA), Inköp och CRM. För ett konsultföretag som Navigate är det särskilt viktigt att ha en enkel och fungerande tidrapportering. Vi fick därför i uppdrag att förse Navigate med ett beslutsunderlag för att de ska kunna avgöra om Oracle Time & Labor (OTL) är ett lämpligt tidrapporteringssystem för deras verksamhet.

För att uppnå arbetets syfte och mål beslutade vi att följa en utvecklingsmetod med fem olika faser. Faser med arbetssteg som genererade olika dokument, som gav oss tillräcklig information för att strukturera upp hela företaget och lättare skapa en klar bild över organisationen och dess struktur. Utifrån detta kunde vi arbeta fram ett kravdokument och sedan mappa dessa krav mot OTL. Detta resulterade i en GAP analys där man kan läsa vilka krav som hanteras utav OTL samt eventuella lösningar till de krav som ej hanteras.

Resultatet av detta arbete presenteras i processkartor, en kravspecifikation, ett användningsfallsdokument samt en GAP analys.

Nyckelord: Tidrapportering, processmodellering, kravhantering, användningsfall, GAP analys, OTL



2012-08-29 ii

ABSTRACT This is a report for our thesis that was conducted as a conclusion of our bachelor degree in Business engineering at the Royal Institute of Technology (KTH). The work is done in cooperation with the firm Navigate Consulting Business Solutions AB.

They have their leading expertise in Oracle E-Business Suite and has previously chosen to implement Oracle EBS R12. The modules that are planned to be implemented are general ledger (GL), accounts payable (AP), accounts receivable (AR), project module (PA), purchases, and CRM. For a consulting company like Navigate, it is particularly important to have a simple and effective time reporting process. We were therefore asked to provide new tabs with a decision-making process to determine if Oracle Time & Labor (OTL) is a useful time tracking system for their business.

In order to achieve the company´s aim and objective we decided to follow a development method with five different phases. The phases included a set of work steps that generated various documents, which gave us enough information to structure the entire company and helped us to create a clear picture of the organization and its structure. From this, we could work out a requirements document and then map those requirements to OTL. This resulted in a gap analysis where you can read the requirements that are handled by OTL and possible solutions to the requirements that OTL doesn´t handle.

The result of this work is presented in process maps, a requirement specification, an use case documents, and a GAP analysis.

Keywords: Time reporting, process modeling, requirements management, use case, GAP analysis, OTL.



2012-08-29 iii

FÖRORD Denna rapport är skriven för att redovisa vårt examensarbete som har genomförts som en avslutning på vår kandidatutbildning Affärssystem vid Kungliga Tekniska Högskolan (KTH). Arbetet är utfört i samarbete med företaget Navigate Consulting Business Solutions AB.

Först och främst vill vi tacka företaget Navigate och dess medarbetare för allt stöd och värdefull kunskap som hjälpt oss att nå det slutliga resultatet. Ett särskilt tack vill vi ge till uppdragsgivare Mats Eriksson som gav oss förtroendet och som gjorde detta projekt möjligt. Vi vill även rikta ett stort tack till Peter Johansson och Heléne Wenster för stort engagemang och vägledning under hela examensarbetet.

Vi vill även tacka vår examinator Anders Sjögren vid KTH för att ha givit oss inspiration och som bistått med goda råd under arbetets gång.

Slutligen vill vi tacka Nikki Chau för ett fantastiskt bra och roligt samarbete som förgyllde kämpiga dagar.

Arbetet har varit mycket stimulerande och lärorikt och har gett oss värdefulla erfarenheter som vi kommer ha stor användning av i vårt framtida arbete.

Stockholm, augusti 2012

Ida Johansson & Maria Örnjäger



2012-08-29 iv

Innehållsförteckning

Sammanfattning ................................................................................................................................. i

Abstract ................................................................................................................................................ ii

Förord .................................................................................................................................................. iii

Terminologi ....................................................................................................................................... vi

1. Inledning .................................................................................................................................... 1

1.1 Bakgrund .......................................................................................................................................... 1

1.1.1 Navigate Consulting Business Solutions ........................................................................ 1

1.2 Övergripande syfte ....................................................................................................................... 2

1.3 Målformulering .............................................................................................................................. 2

1.4 Begränsningar ................................................................................................................................ 2

1.5 Författarens bidrag ....................................................................................................................... 2

2. Teori ............................................................................................................................................ 3

2.1 Oracle E-Business Suite (EBS) ................................................................................................. 3

2.1.1 Oracle Time and Labor (OTL) ............................................................................................. 3

2.2 Kravhantering ................................................................................................................................. 3

2.3 OUM (Oracle Unified Method).................................................................................................. 5

2.3.1 GAP analys .................................................................................................................................. 5

3. Metod .................................................................................................................................................. 7

3.1 Utvecklingsmetod ......................................................................................................................... 7

3.2.1 Elicitering .................................................................................................................................... 8

3.2.2 Analys ......................................................................................................................................... 13

3.2.3 Specifikation ............................................................................................................................ 21

3.2.4 Management ............................................................................................................................ 22

3.2.5 Antaganden & beroenden ................................................................................................... 22

4 Resultat ..................................................................................................................................... 23



2012-08-29 v

4.1 Verksamhetsbeskrivning ......................................................................................................... 23

4.2 GAP analys ...................................................................................................................................... 24

4.3 Lösningsförslag ............................................................................................................................ 29

5 Diskussion & Analys............................................................................................................. 32

6 Slutsats ...................................................................................................................................... 35

7 Referenser ............................................................................................................................... 36

8 Bilagor ....................................................................................................................................... 39



2012-08-29 vi

TERMINOLOGI

EBS E-Business Suite

OTL Oracle Time & Labor

PRM Project resource management

AP Accounting payables

AR Accounting receivables

GL General ledger

OUM Oracle Unified Method

Admin Administratör

Elicitering Den process och de aktiviteter som bidrar till att upptäcka och ta fram alla krav som finns inom detta projekts utveckling.

As is Syftar till modeller över hur verksamheten ser ut i dagsläget

To be Syftar till modeller över hur det önskade läget av verksamheten ser ut

Peer review En teknik inom validering där en mindre grupp intressenter samlas för att granska kravdokument för att hitta fel och förbättra kvaliteten

GAP analys En metod där man mappar företagets krav mot funktionaliteter i ett system.



2012-08-29 1

1. INLEDNING Detta examensarbete har genomförts som en avslutning på vår kandidatutbildning Affärssystem vid Kungliga Tekniska Högskolan (KTH). Arbetet är utfört i samarbete med det svenska företaget Navigate Consulting Business Solutions AB (Navigate). Vi fick i uppdrag att göra en förstudie och undersöka lämpligheten i att installera systemet Oracle E-Business Suite för tidredovisning, därmed skulle fokus vara på modulen Oracle Time & Labor (OTL).

1.1 BAKGRUND Idag använder sig Navigate av manuella processer vid tidrapportering. Eftersom att Navigate ständigt växer börjar det bli svårt att hantera allt pappersarbete. Mycket onödig tid går också åt när konsulterna ska tidrapportera manuellt, tid som istället kan läggas på effektiv arbetstid.

För ett konsultföretag som Navigate är det särskilt viktigt att ha en enkel och fungerande tidrapportering. Det är inte bara för konsultens egen del, lön som ska betalas ut, som det är av hög betydelse utan även för kunden som ska debiteras. Att skicka ut felaktiga eller försenade fakturor kommer leda till minskat förtroende och missnöje hos kund. Detta skulle kunna innebära stora konsekvenser och leda till att företaget rentutav tappar en kund. Vi fick därför i uppdrag att förse Navigate med ett beslutsunderlag för att de ska kunna avgöra om Oracle Time & Labor (OTL) är ett lämpligt tidrapporteringssystem för deras verksamhet.

Navigate har sedan tidigare beslutat att implementera Oracle EBS R12 som affärssystem i sin verksamhet. Moduler som de har valt att använda är Huvudbok(GL), Leverantörsreskontra(AP), Kundreskontra(AR), Projektmodul(PA), Inköp och CRM. Arbetet kommer därmed gå ut på en granskning av tidrapporteringsmodulen OTL.

1.1.1 NAVIGATE CONSULTING BUSINESS SOLUTIONS Navigate är ett konsultföretag som startade sin verksamhet 2003 och arbetar med att driva och genomför affärssystemsprojekt. Företaget erbjuder konsulttjänster genom hela affärssystemets livscykel, såsom val av lösning, implementering och förvaltning. Bland Navigates kunder finner man företag som Skanska, SEB, Com Hem och Apoteket AB. Deras främsta expertis finns inom affärssystemet Oracle E-Business Suite men företaget har även erfarenhet och kompetens inom Microsoft Dynamics och Oracle Database. De är officiella partners till både Oracle och Microsoft. För närvarande har företaget 17 anställda fördelade på två kontor i Sverige, Stockholm och Göteborg. Navigate hade år 2010 en nettoomsättning på 18.3 miljoner kronor och vinsten för samma år hamnade på 2.0 miljoner kronor. [1]



2012-08-29 2

1.2 ÖVERGRIPANDE SYFTE Syftet med detta arbete var att förse Navigate Consulting med ett underlag för att de skulle kunna avgöra om OTL är lämpligt tidrapporteringssystem för deras verksamhet.

1.3 MÅLFORMULERING Arbetets mål var att förse Navigate med information inför valet av system för tidregistrering. Det system som vi har granskat är Oracle EBS R12, modulen OTL.

Under arbetet har vi utfört följande aktiviteter:

Verksamhetsbeskrivning som inkluderar processbeskrivning av Navigates tidrapportering, intressentprofil samt intressentkategorisering.

Analys och förankring av Navigates krav på tidredovisningssystem. GAP analys mellan Navigates krav och OTL´s funktionalitet.

1.4 BEGRÄNSNINGAR Projektet begränsades till att ta fram och analysera funktionella såväl som icke funktionella krav samt att utföra en GAP analys. Fokus låg på Navigates tidrapporteringsprocess.

1.5 FÖRFATTARENS BIDRAG Dokument som har erhållits av Navigate är dokumentationsmall för GAP analys (AN.010 – Map business requirements).



2012-08-29 3

2. TEORI Följande kapitel behandlar den bakgrundsteori som är relevant för arbetet.

2.1 ORACLE E-BUSINESS SUITE (EBS) Vi har under projektet arbetat med Oracle E-Business Suite 12.1.1. Oracle E-Business Suite R12 är en integrerad och komplett svit av applikationer där man som företag kan implementera antingen en modul, flera moduler eller en komplett svit. Genom att E-Business Suite R12 tillhandahåller färdiga funktioner för hela företaget kan större fokus läggas på utvecklingen av affärsverksamheten. Den ger en god insikt i företaget, hjälper att skydda och dra nytta av befintliga investeringar samt öka värdet av applikationerna och utvecklas mot nästa generations affärssystem.

Oracles filosofi bakom E-Business Suite R12 är bland annat att det ska finnas ett stöd för modulär utbyggnad av skräddarsydda affärsflöden, främja lågkostnads integration med serviceinriktad och standardbaserad arkitektur samt att man kan skapa en global definition som gör att alla i hela världen får tillgång till samma uppgifter. Det betyder att E-Business Suite R12 är sig lik i hela världen, att det inte skiljer sig åt mellan olika länder. En heltäckande uppsättning av affärssystem som är integrerat på en enda datamodell. [2]

2.1.1 ORACLE TIME AND LABOR (OTL) OTL är en tidrapporteringsmodul och tillhör Human Resource Management System (HRSM) som är en nyckelkomponent i EBS. OTL är ett en webbaserad lösning som har till sitt syfte att minimera kostnader associerade med tid och närvaro registrering genom att helt automatisera denna process. OTL kan integreras med flera andra moduler som Oracle Human Resources (HR), Oracle Internet Expenses, Oracle Project Resource Management, Oracle Payroll, Oracle Projects, Oracle Enterprise Asset Management and Oracle Procurement som kan ta del av denna information.[3]

2.2 KRAVHANTERING Innan design och implementering av ett system kan genomföras måste det finnas en förståelse över vad syftet med systemet är. Vad ska systemet göra? Ur detta växer det fram olika funktionaliteter som systemet skall kunna hantera, dessa funktionaliteter är de som benämns som krav. Med intressenternas behov i fokus arbetar man fram en skriftlig dokumentation över de krav som eliciteras. Värdet av en korrekt och väl genomarbetad kravspecifikation är stort då felaktiga och tvetydiga krav försvårar och blir mer kostsamt för kunden.[4] För att undvika detta kan man använda sig av ett iterativt arbetssätt.[5]



2012-08-29 4

Funktionella krav fångar upp den önskade funktionaliteten, vad systemet förväntas att klara av.[5] Det vill säga tjänster som systemet bör tillhandahålla. De icke funktionella kraven specificerar egenskaper och begränsningar, kapacitet, tillförlitlighet, tillgänglighet, användbarhet, säkerhet och design.[6] Dessa krav ska kunna testas och vara mätbara.[4]



2012-08-29 5

2.3 OUM (ORACLE UNIFIED METHOD) OUM är Oracles standard baserade metod som tillhandahåller ett omfattande projektramverk och material som stödjer Oracles växande fokus på företagens IT strategier, arkitektur och förvaltning.

Fördelar med OUM är att den fokuserar mycket på att definiera verksamheten och dess behov för att lättare kunna skapa verksamhetsprocessmodeller. Oracle hävdar att med OUM kommer man kunna spara mycket tid eftersom informationstekniker och metodutvecklare med lång erfarenhet har kryddat metoden med sina kunskaper som projektdeltagare kan dra nytta av.

Projekten kommer erhålla högre kvalitet eftersom man jobbar iterativt, vilket betyder att man testar under hela projektets livscykel istället för att endast göra det i slutet. Det kommer även gynnas ekonomiskt eftersom den använder sig av en ”Work breakdown structure” som endast tillåter att man använder sig av nödvändiga aktiviteter. OUM´s organiserade, definierade styrsystem hjälper till att hitta kritiska projekts behov och kommer att minska projektriskerna genom att man använder sig av iterativ implementering. OUM stödjer teknologier som tjänsteorienterad arkitektur(SOA), verksamhets integration och Business Intelligence (BI). OUM har en inbyggd flexibilitet där man kombinerar aktiviteter på olika sätt så att de kan tillämpas på många olika utvecklings- och implementationsprojekt, där GAP analys är en del av det. [7]

2.3.1 GAP ANALYS Inom informationsteknik är GAP analys oftast en studie som definierar skillnaden mellan vad vi behöver och vad som är tillgängligt. Ett gap beskriver utrymmet mellan där vi är och vart vi vill vara.[8] Det finns inga riktiga standardmallar för GAP analys utan många företag utformar sina egna mallar. Oracles mall för GAP analys tillhör OUM (Oracles Unified Method) och används vid implementerings projekt. Vid mappning av krav är det vanligt att man använder sig utav samma projektgrupp som vid framtagning utav processer och krav.

GAP analysen är en uppsättning av aktiviteter som oftast behandlas i ett försäljningsstadium av ett projekt och fortsätter i den inledande fasen. Resultatet av ett genomförande resulterar i följande:

En bestämmelse av hur systemfunktioner kan användas för att uppfylla de framtagna kraven.

En beskrivning av "lösningar" som kan användas för att de gap som identifierats. Identifiering av eventuella anpassningar som behövs för att kunna tillfredsställa

kraven.



2012-08-29 6

Lösningar till gap kan vara allt från enkla modifieringar till att man hittar alternativa vägar. Att tänka på vid framtagning av lösningar för gap är:

De alternativa lösningarna ska visas för verksamhetens önskade tillstånd snarare än det nuvarande behovet.

Föredra alltid att hitta alternativa vägar innan föreslå ett anpassat tillägg. När flera lösningar identifierats för ett gap bör man presentera den lösning som

stödjer verksamhetens mål snarare än en enskild avdelning.[9]

En GAP analys kan illustreras i ett spindeldiagram som enkelt visar skillnaden mellan det önskvärda läget och det faktiska nuläget. [10]



2012-08-29 7

3. METOD Följande kapitel redogör för den utvecklingsmetod som har använts samt hur vi har gått tillväga under arbetets gång.

3.1 UTVECKLINGSMETOD Vi visste att en välbeprövad metod skulle underlätta vårt arbete med att ta fram ett komplett och välarbetat kravdokument. Genom de litteraturstudier som vi gjorde visade sig olika författare hantera snarlika metoder men med olika benämningar. Baserat på egna erfarenheter valde vi att följa en utvecklingsmetod som Ellen Gottesdiener presenterar i sin bok The software Requirements [11]. Nedan (Se Figur 1) illustreras metodens olika faser för kravframtagning, dessa är Elicitering, Analys, Specifikation, Validering & Management.

Figur 1 Utvecklingsmodell tagen från Ellen Gottesdiener som vi följde som utvecklingsmetod.



2012-08-29 8

3.2 Genomförande

Vi har under arbetets gång följt olika kravhanteringsfaser, som alla har ett antal aktiviteter med syftet att vara till hjälp vid framtagningen av ett komplett kravdokument.

3.2.1 ELICITERING Vi inledde arbetet med eliciteringsfasen som har målet att identifiera alla möjliga källor som kan komma att ställa krav på samt påverkas av det nya tidrapporteringssystemet. Detta var relativt enkelt då Navigate är ett litet företag med ca 20 anställda. [12]

Datainsamling

Under datainsamlingen togs ett beslutade att använda en kombination av ett par väl utvalda tekniker, för att på bästa möjliga sätt få ut de behov och krav på systemet som de olika intressenterna har.

Vi valde dels att använda oss av intervjuer [13], då vi anser att det är ett bra sätt för oss att få en god översikt över verksamheten, samt att få ut önskvärda krav på det nya systemet. Det vi såg som en fördel med denna teknik är den flexibilitet som erbjuds, då vi har möjlighet att utforma den allt eftersom intervjun fortgår. Vi pratade med Navigates administratör, ledningsgrupp och konsulter. Då Navigate är ett konsultföretag fick vi ta hänsyn till att konsulterna inte alltid var tillgängliga och vi fick då använda oss av telefonintervjuer och mail. Vi hade även gruppmöten tillsammans med konsulter och ledningsgrupp där vi tillsammans kunde arbeta fram krav och modeller.

Vi använde oss av interna dokument och manualer som hjälpte oss att identifiera processer samt icke- och funktionella krav. Vi använde även olika manualer och data sheets kring E-business Suite och OTL som hjälpte oss vid mappning utav krav.

Identifiera källor

Vi påbörjade vår utredning av verksamheten med ett möte med uppdragsgivare och handledare på Navigate. Utifrån den verksamhetsinformation som samlats in kan man sedan enkelt modellera upp företaget i en organisationskarta (Se figur 2). Att få en klar bild över verksamheten underlättar hela kravhanteringsarbetet.



2012-08-29 9

Figur 2 Organisationskarta illustrerar verksamhetens olika enheter i en karta.

För att kunna avgöra vilka av de olika intressenterna som kommer att påverkas av det nya systemet bör man enligt Gottesdiener göra en intressentkategorisering (Se Tabell 1). [14] Genom att kategorisera de olika intressenterna fås en bra bild över de som kommer att ställa krav på systemet. Utifrån detta har vi även kartlagt de aktörer som interagerar med systemet samt de som har relevant kunskap gällande krav. Vi strukturerade vår intressentkategorisering enligt följande:

Tabell 1. Intressentkategorisering [15]

Kunder Användare Övriga

Sponsor Produkt-

Mästare

Direkta Indirekta Rådgivare Leverantörer

Lednings- grupp

Lednings- grupp

Konsulter

Admin

Lednings-grupp

Kunder

Lednings- grupp

Projektledare

Databas- administratör

Utvecklare

Styrelse

Underkonsult

Ledningsgrupp

AdminKonsult



2012-08-29 10

Kunder Kunder är de som ansvarar för godkännande av slutprodukten och är också de som betalar för den. Kunder består av följande subklasser:

Sponsorer Är de som bemyndigar och betalar för projektet.

Produktmästare

Produktmästare är de som ansvarar för att slutprodukten tillgodoser de behov som finns från de olika intressenterna.

Användare Användaren är de som på något sätt kommer i kontakt med systemet. Det finns två kategorier av användare, direkta och indirekta.

Direkta Direkta användare är de som på något sätt ska ge eller vill ha ut information från systemet dvs. de som direkt integrerar med systemet.

Indirekta Indirekta användare integrerar inte direkt med systemet utan kommer i kontakt med något som genereras av systemet som t.ex. fakturor och databaser.

Övriga

Under kategorin övriga benämns ofta de kunder som har något intresse för systemet eller besitter kunskap om det. Man delar in övriga i subklasserna rådgivare och leverantörer.

Rådgivare Rådgivare är de som innehåller relevant kunskap om produkten. Rådgivaren besitter oftast kunskaper om aktuella verksamhetsregler som måste tas till hänsyn vid en eventuell implementering.

Leverantörer Leverantörer i denna aspekt är de som utifrån kraven levererar slutprodukten.

[14]

Nu när vi hade klart vilka intressenter som skulle beröras av ett nytt tidrapporteringssystem var det även viktigt att ta reda på vilken slags relation de skulle ha till ett implementeringsprojekt. Nästa aktivitet blev därför att skapa en profil över vad som karaktäriserar de olika intressenterna (Se Tabell 2). [16] Eftersom Navigate själva tillhandahåller konsulter som utvecklare och databasadministratörer ingår dessa inom kategorin konsult. Detta underlättar processen med att ta ut de intressenter som



2012-08-29 11

är viktigast för utvecklingen av kravdokumenten samt att kunna se när och till vad vi skulle kunna använda oss av de olika intressenterna.

Vi beslutade att administratör, konsult och ledningsgrupp var de primära intressenterna. De fick under möten och intervjuer förklara vad de hade för intresse med att anskaffa ett nytt tidrapporteringssystem. Det var även viktigt för oss att få en uppfattning om det var något särskilt som de hoppades på att systemet skulle leverera. Här fick vi en första indikation på de krav och behov som de olika intressenterna hade samt vilka förväntningar de hade på det nya systemet.

Vi strukturerade vår intressentprofil enligt följande:

Tabell 2. Intressentprofil [17]

Intressent

Roll Ansvars- område

Intresse Framgångs- kriterier

Oros- faktorer

Lednings-grupp

Sponsor

Produkt-

mästare

Indirekt

Rådgivare

Betala för projektet.

Spara pengar.

Bättre kontroll.

Effektivisera och förenkla processer för de anställda.

Nöjda konsulter.

Minimera klagomål från kunder.

Rapporter på hur företaget går.

Dyra licenser.

Lång implementations-tid.

Dyr drift.

Konsult Direkt

Leverantör

Tid-rapportera i systemet.

Effektivare sätt att tidrapportera.

Bättre kontroll vid tidrapportering.

Minimera försenade tidrapporter.

Minimera fel vid löneutbetalning.

Förtroende hos kund.

Är beroende av att systemet är tillgängligt.

Får ej bli ett mer komplicerat sätt att tidrapportera på.

Admin Direkt Kontrollera tidrapporter.

Skapa fakturor.

Skapa löne-specifikationer.

Slippa dubbelarbete.

Effektivare arbetssätt.

Minimera fakturafel.

Minimera tidrapportsfel.

Minimera tid för faktura och tidrapportshantering.

Är bekväm vid nuvarande arbetssätt och mindre van vid datoranvändning.

Tillförlitelse till systemet.



2012-08-29 12

Roll: Den roll som intressenten tillhör (Direkt användare, Sponsor etc.)

Ansvar: Den övergripande roll intressenten har när det gäller projektet.

Intresse: Behovet, önskan och förväntningarna för produkten.

Framgångskriterier: Beskrivning på den förmågan systemet måste ha för att kunna anses som framgångsrikt.

Orosfaktorer: De begränsningar som kan försvåra projektet eller hämma intressenternas acceptans av systemet

[16]

Kravdokument

Vi skapade även ett första utkast av ett kravdokument som vi sedan har arbetat iterativt med under hela arbetets gång. Kravdokumentet, likt alla andra dokument som har genererats under arbetet, har varit öppna för kunden och möjliggjort detta arbetssätt.



2012-08-29 13

3.2.2 ANALYS Syftet med analysfasen var att ta fram olika kravmodeller för att stödja utvecklingen av de textuella beskrivningarna av kraven. De olika modellerna visualiserar kraven och har en viktig roll då de bildar en brygga mellan tekniska och affärsinriktade personer på företaget. Att använda både textuella beskrivningar och visualisering av kraven ger även en bredare förståelse för samtliga parter. [18]

Modellera verksamheten

För att lättare förstå hur systemet skulle stödja verksamhetsprocesser började vi med att modellera upp verksamheten.

Först skapade vi en relationskarta för att illustrera den information som utbyts mellan olika aktörer, kunder och externa enheter, både indata och utdata (Se Figur 3). Relationskartan hjälpte oss att se sammanhanget mellan de olika aktörerna samt identifiera eventuella processförbättringar. Relationskartan visar de direkta systemaktörerna och informationsflödet emellan dem. Dessa aktörer är de som huvudsakligen kommer att bli berörda vid en eventuell implementering av ett nytt tidsrapporteringssystem. [19]

Figur 3. Relationskarta visar in och utdata för aktörer, kunder och externa enheter i tidrapporteringsprocessen. Källa: [20]

Underkonsult

Konsult

Admin

Ledningsgrupp

Tidrapport

Ändringshantering

Ändrings-hantering

HistorikFaktura underlag

Ändringshantering

Ändrings-hantering

FakturaTidrapport

Kund

Sänd faktura

Ändringshantering

Godkänd fakturaunderlagLöne-specifikation

Fakturabetalning



2012-08-29 14

Med hjälp av relationskartan och dess flöden kunde vi lättare modellera upp de processer som ansågs relevanta för arbetet. [21]

Vi började med att kartlägga hur företaget tidrapporterar idag, vilket visade sig ske till största del manuellt. Processerna arbetades fram iterativt i samarbete med kunden där de olika intressenterna har fått förklara vad de har för arbetsuppgifter gällande tidrapportering.

Det finns en skillnad hur processen såg ut beroende på om det var en konsult eller underkonsult som tidrapporterade. När underkonsulter tidrapporterar blir Navigate fakturerade, administratören tar emot en faktura och tidsunderlag, medan en vanlig konsult skickar in en tidrapport samt ett fakturaunderlag. Det fakturaunderlag som konsulten skickar in ska sedan resultera i en faktura som, efter ett godkännande av ledningsgruppen, går ut till kund.

När as is processerna var godkända av kunden började vi med att kartlägga det önskade läget. I så stor mån som möjligt vill man att ledningsgruppen utesluts ur processen. Administratören får ett stort ansvar gällande ändringshantering. Här kunde vi även ta hjälp av den intressentprofil som vi tidigare framställt.

De processer som har identifierats och modellerats med hjälp av BPMN notation redovisas i bilaga 1. För att vi skulle få en bra kontroll över processerna gjorde vi även mer detaljerade processbeskrivningar som finns i bilaga 2.

Den processkarta som har varit särskilt viktig för vårt resultat är processen P_04, där vi har fokuserat på hur Navigate vill att tidrapporteringen för konsulten ska gå till i systemet. Processen P_04 är avsiktligen modellerad på en lägre detaljnivå än övriga processer. Med hjälp av denna process kunde vi identifiera ytterligare krav på systemet.

Definiera projektets omfattning

Som vi kan se i de framtagna processkartorna (se bilaga 1) finns det även aktiviteter för fakturering av kund. För att vi skulle undvika att ådra oss för utbredda krav var det viktigt för oss att komma överens med kunden om projektets omfattning.

Ett hjälpmedel för detta är att modellera upp hur flödet skulle se ut med EBS implementerat i ett kontextdiagram (Se Figur 4 & 5). Ett kontextdiagram illustrerar systemet i den tänkta miljön, även de externa enheter som på något sätt ger eller tar emot information eller material från systemet. Det verifierar de direkta och indirekta användarna som har identifierats i intressentkategoriseringen. [22] Kontextdiagrammet hjälpte oss att enkelt se vad systemet behöver ta emot för indata och tillhandahålla för utdata. Detta i sin tur resulterade i att vi, tillsammans med kunden, kunde identifiera ytterligare krav. Som ett exempel kunde vi minska belastning på ledningsgruppen genom en smidigare ändringshantering.



2012-08-29 15

Vi valde att modellera ur två olika perspektiv konsulten respektive underkonsulten för att få en tydligare bild.

Figur 4. Kontextdiagram I, illustrerar systemet i den tänkta miljön som på något sätt ger eller tar emot information eller material från systemet. Källa: [23]

Admin

EBS

LedningsgruppKonsult

Registrera timmar

Hämta tidrapport

Ändringshantering

Hämta status

Aktivera rapport

Ta emot felrapport Godkänn faktura

Hämtafakturaunderlag

Skapa faktura underlagGodkänd tidrapport



2012-08-29 16

Figur 5. Kontextdiagram II, samma som figur 4 fast för underkonsult i fokus. Källa: [23]

För att kunna bilda oss en uppfattning om hur produktmiljön som EBS skulle implementeras i såg ut räckte det inte med ett kontextdiagram. Vi valde att gå in på en mer detaljerad nivå för att kunna se hur de olika modulerna, som Navigate har valt att implementera, är integrerade med varandra (Se Figur 6). Det hade inte varit möjligt att fortsätta vårt arbete utan att ha en förståelse över vad Navigates visioner med det nya systemet var. Det vill säga hur det var tänkt att systemet skulle interagera moduler emellan samt med de olika aktörerna.

Admin

EBS

LedningsgruppUnderkonsult Faktura

Hämta underlag

Ändringshantering

Tidsunderlag

Felrapport

Ta emot tidsunderlag

Godkänn tidsunderlag

Ta emot felrapport

Godkänn faktura

Fakturabetalning



2012-08-29 17

Figur 6. Integrationskartan visar de moduler som Navigate sedan innan avsett att implementera.

Förklaring: Figur över hur de moduler som Navigate har tänkt implementera är integrerade med varandra.

Verksamhetsregler

I utformningen av krav var det viktigt att också ta hänsyn till verksamhetsregler. Verksamhetsreglerna sätter restriktioner på krav samt identifierar nya. Under möten tillsammans med ledningsgruppen har vi tillsammans kontrollerat kraven så att de följer de regler som råder. [24]

OTL

AP PA AR

GL



2012-08-29 18

Skapa detaljerad modell över användarkraven

För att få en mer detaljerad förståelse över hur aktörerna önskar utföra sina arbetsuppgifter i systemet har vi utvecklat ett användningsfallsdokument (se bilaga 3). Övergripande syfte med detta var att underlätta vårt arbete med att utvinna funktionella krav samt fungera som ett stöd för utvecklingen av GAP analysen. Det är även enligt Gottesdiener användbart för verifiering av de framställda kraven då användningsfall kan anses lättförståeliga till skillnad mot de textuella kravbeskrivningarna, i synnerhet när verifiering har förekommit över mailkontakt. [25]

Vi har arbetat fram användningsfallsbeskrivningarna utifrån krav, processer och kundernas önskemål om hur tidrapporteringen ska gå till. Varje användningsfall har en koppling till ett krav. Nedan är ett exempel på hur vi har valt att strukturera användningsfallen. Se Tabell 3). För att få mer passande användningsfall valde att göra en några modifieringar av Gottesdieners mall. Här illustreras hur aktören interagerar med systemet.



2012-08-29 19

Tabell 3. Utdrag av användningsfall. Källa: [26]

Användningsfall

Användningsfall ID A_09

Användningsfall namn Noteringar

Krav ID 012, Noteringar i tidrapport

Aktör Konsult

Förutsättningar Systemet skall vara aktivt, integrerat med projektmodulen. Aktören skall vara inloggad och behörig.

Huvudflöde 1. Systemet visar startsida med alternativ. – Kontrollera status på tidrapport

– Hämta felrapport

– Skapa ny tidrapport –Välj befintlig tidrapport

2. Aktören väljer Skapa ny tidrapport.

3. Systemet hämtar ny tidrapport.

4. Aktören väljer tidsperiod.

5. Systemet hämtar projekt inom vald tidsperiod.

6. Aktören väljer aktuellt projekt.

7. Systemet hämtar valt projekt.

8. Aktören väljer aktivitet.

9. Systemet hämtar aktivitet.

10. Aktören fyller i egna noteringar i kommentarfält. Sparar.

11. Systemet sparar noteringar

Resultat Systemet skall visa kommentarfält och spara noteringar som aktören har fyllt i.



2012-08-29 20

Prioritera krav

Då detta arbete inte hade genererat så stort antal krav ansåg vi det var hanterbart att samla intressenter på Navigate och prioritera kraven enligt MoSCoW (skall, bör, kan). [27]



2012-08-29 21

3.2.3 SPECIFIKATION Under utvecklingsmetodens alla faser höll vi kraven dokumenterade och arbetade iterativt med att förfina dessa. Målet med specifikations fasen är enligt Gottesdiener att utveckla detta kravdokument och generera en specificerad förteckning över de funktionella– och icke funktionella kraven som vi tidigare har identifierat.

Dokumentation av funktionella– och icke funktionella krav

Alla krav som vi framställt från de olika kravmodellerna samt identifierat under möten med kund har sammanställts med textuella beskrivningar i ett och samma dokument, (se bilaga 4).

Vi har för varje krav angivit en aktör, en kortare beskrivning och utifrån den namngivit dem. Kraven är redovisade i tabellform enligt tabellen sedan (Se Tabell 4).

Tabell 4. Utdrag ur kravdokument.[28]

ID 001

Aktör Konsult

Namn Månadsvis/veckovis tidrapportering

Beskrivning Systemet skall kunna hantera månadsvis samt veckovis tidrapportering.

Prioritet Skall

Användningsfall A_01

GAP 1.1

Kraven har vi kopplat till ett GAP ID som skapats i GAP analysen. För varje krav som har en tillhörande användningsfallsbeskrivning har vi angett dess användningsfalls ID. Detta för att få en god spårbarhet mellan krav, användningsfall och GAP analys.

Verifiering av krav

När kravdokumentet var färdigsammanställt kontrollerade vi återigen att det inte fanns motsägelsefulla krav samt att alla krav var korrekt formulerade. Vi korrigerade felstavningar och ofullständiga krav och försäkrade oss om att vi hade definierat samtliga krav korrekt. Vi såg även till att inga dubbletter förekom i dokumentet. Kunden fick ta del av dokumentet för att verifiera att kraven var korrekta. [29]



2012-08-29 22

Validering

Syftet med att validera de identifierade kraven är att kontrollera att de är tillräckligt specificerade för att säkerställa kundens behov. [30] Det vill säga att vi ville kunna garantera att kravspecifikationen verkligen beskrev vad kunden ville ha ut av modulen OTL. Vi såg även över de icke funktionella kraven så att de gav en klar bild över den avsedda modulens kapacitet och karaktär. Skall-kraven validerades tidigt i projektet då dessa var de viktigaste att få korrekta. När ett krav ändrades kontrollerade vi att prioriteringen av kravet fortfarande var rätt. Vi säkerställde att kravdokumentet gav en heltäckande grund för att kunna fortsätta med design och testning.

Peer review

En metod som vi använde oss av kallas ”Peer review”. Det innebar att vi ordnade möten med vår kund där vi tillsammans verifierade de krav vi hade identifierat. Intressenterna fick under mötena kontrollera att dokumentationen verkligen beskrev det som de ville ha ut av systemet samt att kraven var kompletta, konsistenta och av hög kvalitet.[31]

3.2.4 MANAGEMENT Under hela projektet med kravframtagning har vi arbetat med ändringshantering. Detta i och med att kunden hade nya önskemål, nya krav identifierades och krav var tvungna att omdefinieras. Vi har varit noggranna med att kontinuerligt förnya och korrigera modeller och kravdokument. Kunden har alltid hållits uppdaterad genom avstämningsmöten, mail eller telefonkontakt. [32]

3.2.5 ANTAGANDEN & BEROENDEN Vi antar att alla konsulter har tillräckligt med goda kunskaper om att tidrapportera i OTL att detta inte kommer att utgöra några hinder för en eventuell implementering.



2012-08-29 23

4 RESULTAT I följande avsnitt följer vi upp mål och syfte och presenterar det resultat vi har kommit fram till.

Under avsnitt 1.2 och 1.3 har vi formulerat arbetets syfte och mål.

4.1 VERKSAMHETSBESKRIVNING Verksamhetsbeskrivning som inkluderar processbeskrivning av Navigates tidrapportering, intressentprofil samt intressentkategorisering.

Resultatet i en rapport är menat att reflektera de mål som har formulerats för arbetet. Men under arbetets gång har vi kommit till insikt hur delen verksamhetsbeskrivning fallit bort från vårt resultat och gått in mer under genomförande. Det är en del av vårt arbete som har hjälpt oss att identifiera intressenter inom Navigate och gett oss en förståelse för verksamhetens behov. Den utvecklingsmetod vi har valt att följa genererar information om verksamheten genom modeller och kravdokument. Vi har därför valt att presentera verksamhetsbeskrivningen under kapitlet genomförande, då det endast är en del för att hjälpa oss att komma fram till vårt faktiska resultat.



2012-08-29 24

4.2 GAP ANALYS Vi har arbetat utifrån de krav vi har tagit fram och med hjälp av självstudier samt möten med konsulter inom OTL lyckats lyfta fram krav som systemet både uppfyller och inte uppfyller. Detta arbete har resulterat i en GAP analys (se bilaga 5).

I dokumentet kan man läsa om hur/om Oracle EBS R12 hanterar de krav som kunden ställt eller den alternativa lösningen som erbjuds för att uppfylla kravet. I kommentarsfälten ges eventuell extra information som är nödvändig för kunden.

Utifrån GAP analys har vi identifierat gap för följande krav:

ID003 – Mobil tidrapportering

ID008 – Aktuellt projekt

ID018 – Påminnelse

ID019 – Påminnelse efter deadline

ID023 – Avstämning mot inköpsorder

ID025 – Godkännande

ID035 – Budgeterad tid anställd

ID050 – Webbaserat gränssnitt

ID054 – Hjälpfunktion



2012-08-29 25

Nedan har vi valt att på ett enkelt sätt illustrera hur kraven mappar mot systemet genom ett spindel-, cirkel- och stapeldiagram.

Vi valde att använda oss av ett spindeldiagram då vi ansåg att det skulle ge en enkel och överskådlig bild av hur varje krav mappar mot systemet. Vi influerades av det spindeldiagram som visas i artikeln ”Benchmarking and gap analysis: what is the next milestone?” [10] där de illustrerar en GAP analys över kundtillfredsställelse. Cirkeln har åtta ekrar som var och en står för varsin framgångsindikator.

Eftersom vi endast inriktat oss på en modul valde vi att göra ett spindeldiagram där vi för listar upp alla krav och visa till vilken grad var och en av dessa uppfylls av just OTL. (Se figur 7). Varje eker i spindeldiagrammet representerar ett krav. Vi ansåg att det skulle vara ett enkelt sätt att redovisa vårat resultat över hur systemet mappar mot de krav som Navigate ställt.

De krav som systemet uppfyller är grönmarkerade. Krav som systemet uppfyller, men på ett sätt som skiljer sig mot vad kunden har tänkt sig, är markerade i orange. Tillslut har vi kraven som systemet inte stödjer, de är rödmarkerade.



2012-08-29 26

Figur 7. Diagram I, visar hur varje krav mappar mot systemet.

0

5

10

15

20

001 002 003 004

005 006

007 008

009 010

011

012

013

014

015

016

017

018

019

020 021

022 023

024 025

026 027028 029

030 031 032 033

034 035

036 037

038 039

040

041

042

043

044

045

046

047

048

049 050

051 052

053 054

055 056 057 058 Hanteras av OTL

Finns lösning i OTL

Hanteras ej av OTL



2012-08-29 27

För att ge ytterligare en bild över hur väl systemet uppfyller kundens krav har vi tagit fram tabeller över procenten krav som systemet uppfyller, inte stödjer eller erbjuder en alternativ lösning för (Se figur 8).

Figur 8. Diagram II, visar procentuellt hur kraven mappar mot systemet av det totala antalet.

Då procent kan vara lite missvisande har vi även presenterat resultatet i ett stapeldiagram. (Se figur 9). Här ser vi klart och tydligt antalet krav inom varje kategori. Av de totalt 58 kraven, hanterar OTL 50 st av dessa, 6 st finns det en lösning till och 3 krav hanteras ej av OTL.

84,75%

10,17% 5,08%

Hanteras av OTL Lösning finns Hanteras ej av OTL



2012-08-29 28

Figur 9. Diagram III, visar hur många krav av de totala som hanteras, finns lösning till och ej hanteras av OTL.

50

6 3 0 5

10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60

Hanteras av OTL

Lösning finns

Hanteras ej av OTL



2012-08-29 29

4.3 LÖSNINGSFÖRSLAG Utifrån de självstudier som vi har genomfört samt möten OTL experter har vi kunnat arbeta fram lösningsförslag på de gap som vi identifierade i GAP analysen (se Tabell 5).

Ett av de 3 krav som OTL inte hanterar kommer stödjas i Oracle´s kommande affärssystem Fusion. De andra två är ”bör krav” och känns inte som avgörande krav för att få en fungerande tidrapportering.

Till de resterande kraven finns lösningar som vi tror kunden kommer att finna som godtagbara alternativ. I några av fallen kommer det krävas ytterligare implementationer till moduler som kunden kommer behöva ta ställning till.



2012-08-29 30

Tabell 5. Lösningsförslag. Källa: [33]

Krav ID Krav Lösning Prioritet

ID003 Systemet bör kunna hantera tidregistrering via smarta telefoner eller ipads.

OTL erbjuder ingen applikation för tidsregistrering via smarta telefoner eller iPads.

Man kommer däremot kunna tidregistrera i både i en webapplikation eller ett offline kalkylblad.

Konsulten kommer givetvis kunna ha åtkomst till webapplikationen genom sin smartphone eller ipad.

En tidregistreringsapplikation kommer att erbjudas i Oracle Fusion som är Oracle´s kommande release av affärssystem.

Bör

ID008 Systemet skall kunna föreslå det mest aktuella/troliga projektet att tidrapportera för.

OTL erbjuder inte en sådan funktion. Detta går däremot att lösas genom två alternativ:

Alt 1: Man kan välja att använda sig utav ”Senaste tidrapport”. Man laddar då den tidrapport man senast rapporterade i.

Alt 2: Man kan skapa en mall där de projekt man är kopplad till dyker upp. Detta kräver en integration med Project Resource Management. En sådan implementation är dock överflödig för ett litet företag som Navigate.

Bör

ID018/

ID019

Systemet skall kunna sända påminnelse för tidrapportering till konsult/ Systemet skall kunna sända påminnelse för tidrapportering till konsult efter deadline.

Här kan man istället använda sig utav funktionen “Missing Timecards”, där kan man välja datum där systemet ser över vilka tidrapporter som inte kommit in.

För ett litet företag som Navigate är det därför enkelt att kunna identifiera de tidrapporter som inte kommit in inom det önskade datumet. Utifrån listan som visas kan admin manuellt skicka ut en påminnelse till de

Skall



2012-08-29 31

konsulter som ännu inte skickat in sin tidrapport.

ID023 Systemet skall kunna hantera avstämning mellan redovisad tid och beställd inköpsorder.

Detta är möjligt med en integration med Service Procurement kommer att krävas.

Skall

ID025 Aktören skall kunna markera en dag, vecka, månad som godkänd.

OTL hanterar endast att man godkänner hela tidrapporter (veckovis eller månadsvis).

Bör

ID035 Systemet skall kunna visa status på budgeterad tid för varje anställd per projekt/aktivitet.

Det finns ingen synlig status på tidkortet över den budgeterade tiden. Om man vill undvika att konsulten registrerar tid över mer än den budgeterade tiden kan man lösa detta med time entry rules.

Bör

ID050 Webbaserat användargränssnitt skall kunna köras på; MS Internet Explorer 7.0 eller högre, Firefox 3.0 eller högre, Safari 4.0 eller högre.

Oracle EBS har bristande stöd för internet explorer 7.0, men stödjer de två senare versionerna. Oracle visar inga tecken på att sluta certifieras med de kommande versionerna av Internet explorer, Firefox och Safari.

Skall

ID053 Systemet skall hantera funktion med text som förklarar datafält i användargränssnittet som visas då man rör markören över det.

Oracle EBS har inte så mycket av den här funktionen men däremot finns det ett hjälpavsnitt som är kopplat till varje formulär/html-sida man är inne på. Detta skulle även kunna lösas med ett utvecklat tillägg.

Bör



2012-08-29 32

5 DISKUSSION & ANALYS

Syftet med detta projekt var att förse Navigate med ett beslutsunderlag för att de skulle kunna avgöra om OTL är ett lämpligt tidrapporteringssystem för deras verksamhet.

Idag är det många IT projekt som misslyckas på grund av bristfällig kravhantering. För att lyckas med kravhantering är det därför viktigt att verkligen förstå vad kunden vill ha ut av systemet. Även om vi har följt en metod som är fasindelad och kan ses som en enkelriktad vattenfallsmetod, så valde vi att kombinera detta med ett mer iterativt arbetssätt. Det är ett beslut vi tog just för att försäkra oss om att vi hela tiden var överens med kunden och förstått deras behov. Genom regelbundna möten med kunden där vi tillsammans gick igenom framtagna modeller och kravdokument har vi kunnat lyfta fram kundens synpunkter och fått svar på våra funderingar som funnits under arbetets gång.

Under elicitering fasen var det viktiga för oss var att först få en bild över hur företaget tidrapporterar i dagsläget och hur de ville tidrapportera i framtiden. Det var en utmaning i sig att utvinna krav från de möten vi hade med kunden och vi insåg tidigt hur stor inverkan det iterativa arbetssättet skulle ha på vårt resultat. Detta har varit särskilt hjälpsamt i formuleringen av krav, då kundens uppgifter inte alltid uppfattats helt korrekt från första början.

Under analysfasen märkte vi att processerna som vi modellerade visade sig vara till större hjälp vid framtagning av krav än vi tidigare trott. Men vi kunde även i efterhand inse att vissa modeller var lite överflödiga för vårt arbete. Här gäller det att tidigt noga identifiera vilka modeller som man faktiskt kommer ha nytta utav.

Det svåra under analysfasen var att bestämma hur vi skulle begränsa oss i vårt arbete. Då tidrapportering för ett konsultföretag t.ex. går hand i hand med fakturering så var det lätt att ta sig vatten över huvudet. Vi kunde då tillsammans med kunden och med hjälp av de modeller vi tagit fram bestämma var gränsen skulle sättas.

Arbetet beskrivet ovan resulterade i ett kravdokument som vi sedan kunde ha som utgångspunkt i utformning av användningsfallen. Det svåra med användningsfallen var att formulera dem utifrån hur kunden ville interagera med systemet. Det visade sig vara ett mycket tidskrävande moment, men det var här som vi verkligen fick förståelse för kundens krav. Vid formuleringen av användningsfall blev det även mer konkret för kunden hur systemet skulle se ut, och fler krav identifierades. Här gällde det för oss att inte låta kunden överskrida de gränser som vi tidigare satt.

Kraven som vi identifierade validerades och prioriterades noggrant tillsammans med kunden. Detta lärde oss hur viktig valideringsfasen är för att kunna säkerställa att man



2012-08-29 33

får ett komplett kravdokument. Kravens prioritering kommer att spela en stor roll när Navigate ska ta ett beslut om en framtida implementation.

Resultatet av detta arbete var en Gap analys och det var också den som var den största utmaningen med detta projekt, i och med att detta var ett främmande begrepp för oss. Det visade sig däremot vara en populär och framgångsrik metod som på ett enkelt sätt visualiserar hur väl systemet matchar verksamhetens krav. Här utgick vi ifrån kravdokumentet och användningsfallen för att kunna göra en jämförelse mot OTL´s funktionaliteter. Det största problemet med att mappa kraven mot OTL var den bristande kunskap vi hade om Oracle E-business Suite. Det resulterade i att mycket tid gick åt att leta information vilket inte alltid var helt enkelt. Eftersom många krav endast uppfylls när OTL är integrerat med andra moduler, då speciellt projektmodulen, behövdes kunskap om dessa också. Trots att det ibland var svårt att mappa kraven mot OTL tycker vi att det var en bra metod att arbeta med. Den visar svart på vitt vad systemet kan och inte kan hantera, på ett sätt så att även den som inte är insatt i analysen kan förstå.

Detta arbete har fått oss att inse värdet av att förstå kundens behov för att kunna säkerställa att slutprodukten verkligen ger det som kunden behöver och efterfrågar.

Men det är viktigt att tänka på att det är intressenternas rutiner som kommer att förändras och automatiseras. Det är därför kritiskt att i förändringsprojekt fånga allas önskan och behov eftersom man omöjligt kan tillfredsställa varenda individ. Vi har även fått en förståelse av uttrycket “good enough” inom implementationsprojekt. Ibland kanske kunden vill ha mer av systemet än vad de egentligen behöver vilket kan resultera i längre implementationstider och större kostnader.

Författarna har tidigare under sin utbildning utfört ett projekt inom Oracle EBS och fick då en bild över hur omfattande systemet är. Detta medförde vissa förväntningar vilka visade sig stämma ganska bra överens med resultatet. Vi hade inställningen att systemet skulle hantera de krav som Navigate ställde vilket GAP analysen också visar. Men det var även intressant att hitta brister i ett världsledande system som Oracle, vissa gap till och med förvånade oss.

Ser man till resultaten är vi medvetna om att hänsyn måste tas till de avgränsningar vi har gjort, då vi endast har koncentrerat oss funktionsmässigt på vad kunden vill ha och vad OTL kan erbjuda. Vid ett framtida beslut kommer även andra faktorer att spela in så som kostnadsanalys etc.

Under GAP analysen fick vi upp ögonen för Fusion som är Oracle´s senaste affärssystem. Vi såg att detta system skulle lösa några av de GAP som vi identifierat. Det framstod även som ett väldigt modernt och hållbart affärssystem. Detta fick oss att fundera över om man skulle sätta sikte på Fusion istället för EBS R12.



2012-08-29 34

Samarbetet med Navigate har inte bara hjälpt oss att få tillämpa den teoretiska kunskap vi har inhämtat under vår utbildning. Vi har även fått ta del av hur ett konsultföretag inom IT branschen fungerar vilket kommer att vara till stor nytta i det framtida arbetet.

Vidare kan man läsa projektarbetet ”Prototypframställning för tidrapportering i Oracle E-Business Suite R12” av författaren Nikki Chau och som bygger på detta projekt. Där illustreras en prototyp över tidrapporteringsprocessen i Oracle EBS R12. Prototypframställning har blivit en allt vanligare metod och är ett bra komplement till vårt arbete. Där får kunden får en första bild på hur slutprodukten kommer att se ut, vilket är ett effektivt sätt för att minska missförstånd som är mycket vanligt förekommande inom kravhantering.



2012-08-29 35

6 SLUTSATS

Utifrån vårt arbete kan vi se att en implementation av OTL i Navigate är fullt möjlig. Systemet hanterar den största delen av kraven men för de gap som identifieras krävs det att Navigate tar ställning till de lösningförslag vi tagit fram.

Utöver de moduler som Navigate har för avsikt att implementera kommer ytterligare moduler behöva implementeras för att systemet skall kunna uppfylla samtliga krav.

Här kommer Navigate att få väga för och nackdelar med hur viktiga kraven är mot den tid och kostnad som tillkommer. I och med att Navigate redan har beslutat att införskaffa Oracle EBS R12, skulle en integration med OTL bli betydligt smidigare än om man skulle välja ett helt annat tidrapporteringssystem.

Vid ett beslut är det även viktigt att komma ihåg att Navigates anställda redan besitter kunskaper inom Oracle. Då tidrapportering ofta ses som ett väldigt tidsödande och besvärligt moment hos anställda ska man inte göra det svårare än nödvändigt. Vid val av ett annat system än vad de anställda är vana vid kan komma att resultera i missnöjdhet och kanske till och med försämrad tidrapportering. Det som kan vara värt att tänka på då är att försöka se till att anställda är informerade om företagets policy gällande tidrapportering, samt att se till att de har alternativt får kunskap inom tidrapporteringssystemet.

Men även om EBS R12 skulle vara ett lämpligt system för Navigate skulle vi rekommendera att de istället tittade närmare på Oracle Fusion som beräknas ankomma hösten 2012.1

1 Oracle Fusion affärssystem har inte släppts på marknaden än, detta är endast ett antagande från författarnas sida.



2012-08-29 36

7 REFERENSER

[1] Navigate Consulting Business Solutions AB, http://www.navigateconsulting.se/index.php?option=com_content&view=article&id=78&Itemid=53&lang=sv, Hämtad 2012-06-05

[2] Oracle, http://www.oracle.com/us/products/applications/036047.htm, Hämtad 2012-05-18

[3] Oracle Time and Labor, http://www.oracle.com/us/products/applications/057339.pdf, Hämtad 2012-05-18

[4] I. Sommerville, “Software engineering”, Pub. Harlow : Addison-Wesley, cop 2011

[5] Nationalencyklopedin, “Iterativ”, http://www.ne.se/iterativ, hämtad 2012-06-02

[6] D. Dalcher, “Successful IT projects / Darren Dalcher and Lindsey Brodie”. London : Thomsom Learnings cop. 2007

[7] Oracle, “Oracle Unified Method (OUM) Oracle Brief”, http://www.oracle.com/us/products/consulting/resource-library/oracle-unified-method-069204.pdf

[8] TeachTarget, “The difference between gap analysis and requirements analysis”, http://searchsoftwarequality.techtarget.com/answer/The-difference-between-gap-analysis-and-requirements-analysis , hämtad 2012-06-09

[9] Navigate Consulting Business Solutions AB. “AN.010 – Map business requirements”

[10] Gerald J. Balm, (1996), “Benchmarking and gap analysis: what is the next milestone?”, Benchmarking: An International Journal, Vol. 3 Iss:4pp- 28-33

[11] E. Gottesdiener, “The Software Requirements memory jogger”, GOAL/QPC 2005

[12] E. Gottesdiener, “The Software Requirements memory jogger”, GOAL/QPC 2005, s.43-46.



[15] E. Gottesdiener, “The Software Requirements memory jogger”, GOAL/QPC 2005, s.58.



2012-08-29 37













[28] I.F Alexander, Richard Stevens, “Writing Better Requirements”, Pub. Addison-Wesley Professional, cop 2002.






2012-08-29 38


[33] Oracle® Time and Labor Implementation and User Guide, http://docs.oracle.com/cd/B34956_01/current/acrobat/120hxtig.pdf, hämtad 2012-05-20.



2012-08-29 39

8 BILAGOR Bilaga 1 Processer

Bilaga 2 Processbeskrivning

Bilaga 3 Användningsfall

Bilaga 4 Kravdokument

Bilaga 5 GAP analys

Navigate Consulting

Konsult LedningsgruppAdmin1

Fyll

i tid

rapp

.mal

l

10Gr

ansk

a tid

rapp

ort

11Sk

icka

tid

rapp

ort

3Hä

mta

un

derla

g

4Gr

ansk

a un

derla

g

12Sk

apa

fakt

ura

5Än

drin

gsha

nter

ing

9Ta

em

ot

felra

ppor

t

13Go

dkän

n fa

ktur

a

14Sä

nd fa

ktur

a

7Ha

nter

a fe

lrapp

ort

6Ko

ntak

ta

kons

ult

2Sk

icka

in

tidra

pp./

fakt

.und

erla

g

AS IS

– P

_01

8Ko

ntak

ta

ledn

ings

-gr

upp

15U

ppfö

ljnin

g

Bila

ga1

Proc

esse

r

Underkonsult Navigate Consulting

Admin Ledningsgrupp1

Skic

ka in

tid

sund

erla

g +

fakt

ura

10Gr

ansk

a

11Sk

icka

tid

rapp

ort

2Hä

mta

un

derla

g

3Gr

ansk

a un

derla

g

12Sk

apa

fakt

ura

5Än

drin

gsha

nter

ing

13Go

dkän

n fa

ktur

a

14Sä

nd fa

ktur

a

9Ta

em

ot

felra

ppor

t

7Ha

nter

a fe

lrapp

ort

6Ko

ntak

ta

kons

ult

4N

y tim

tarif

f

8Ko

ntak

ta

ledn

ings

-gr

upp

15U

ppfö

ljnin

g

AS IS

– P

_02

Navigate Consulting

Admin LedningsgruppKonsult

2Hä

mta

un

derla

g

3Gr

ansk

a un

derla

g

7Ko

ntro

llera

fa

ktur

a

4Än

drin

gs-

hant

erin

g

8Go

dkän

n fa

ktur

a

9Sä

nd fa

ktur

a

1Ti

drap

port

era

1 Ti

drap

port

era

6N

y tim

tarif

f

5Ha

nter

a fe

lrapp

ort

10U

ppfö

ljnin

gTO B

E –

P_03

Navigate Consulting

Konsult

1Lo

gga

in

3 Välj

tidsp

erio

d

5Vä

lj ak

tuel

lt pr

ojek

t

7Re

gist

rera

tim

mar

13Ak

tiver

a ra

ppor

t för

go

dkän

nand

e

8Lä

gg in

no

terin

g

12Ko

ntro

llera

st

atus

på

tidra

ppor

t

10Hä

mta

fe

lrapp

ort

11Ko

rrig

era

tidra

ppor

t

14Av

sluta

tid-

rapp

orte

ring

2Sk

apa

ny

tidra

ppor

t

6Vä

lj ak

tivite

t

4Vä

lj be

fintli

g ra

ppor

t

9Sp

ara

tidra

ppor

t

TO B

E –

P_04

Bilaga 2 Processbeskrivning

Process: P_01

Nr Aktivitet Aktör AktivitetsbeskrivningNästföljandeaktivitet

1 Fyll i tidrapport Konsult Konsulten fyller i sina timmar i entidrapporteingsmall (Excelfil). Här ska detfinnas följande information: Fullständigtnamn och adress till konsulten. Referens

(projektnr, ..) och referensperson tillkunden. etc

2

2 Skicka in tidrapport Konsult Konsulten skickar in tidrapporten till admin. 3

3 Hämta underlag Admin Admin tar emot tidrapport ochfakturaunderlag.

4

4 Granska underlag Admin Admin granskar underlag och kontrolleraratt den ser korrekt ut.

5 alt. 12

5 Ändrings hantering Admin Admin gör ändringar i rapporten. Häridentifieras om ledningsgrupp eller konsult

måste kontaktas för korrektion avtidrapport.

6 alt. 8

6 Kontakta konsult Admin Admin kontaktar konsult via telefon ellermail om ändringar som måste göras.

7

7 Hantera felrapport Konsult Konsulten redigerar tidrapport. 2

8 Kontaktaledningsgrupp

Admin Admin kontaktar konsult via telefon ellermail om ändringar som måste göras.

9

9 Ta emot felrapport Ledningsgrupp Ledningsgruppen tar emot frågor kringstidrapporten (exempel är frågor gällande lön

och adresser).

10

10 Granska tidrapport Ledningsgrupp Ledningsgruppen granskar felrapporten. 11

11 Skicka tidrapport Ledningsgrupp Ledningsgruppen förser admin med nyauppgifter via telefon eller mail.

3

12 Skapa faktura Admin Admin skapar faktura utifrån godkäntunderlag och skickar faktura vidare till

ledingsgruppen för godkännande.

13

13 Godkänn faktura Ledningsgrupp Ledningsgruppen tar emot och godkännerfaktura.

14

14 Sänd faktura Admin Admin skickar iväg faktura till kund. 1515 Uppföljning Admin Kontrollera tidrapport mot avtalad tid,

attestering av tidrapport, skapa och sändalönespecifikation etc.

Process: P_02

Nr Aktivitet Aktör AktivitetsbeskrivningNästföljande

aktivitet1 Skicka in

tidsunderalg +faktura

Underkonsult Underkonsulten skickar intidrapport och faktura till admin

på Navigate Consulting

2

2 Hämta underlag Admin Admin tar emot tidrapport ochfakturaunderlag.

3

3 Granska underlag Admin Admin granskar tidrapporten såatt den ser korrekt ut.

4

4 Ny timtariff Admin Admin räknar om till ny timtariff. 5 alt. 12

5 Ändringshantering

Admin Admin gör ändringar i rapporten.Här identifieras om ledningsgruppeller konsult måste kontaktas för

korrektion av tidrapport.

6 alt. 8

6 Kontakta konsult Admin Admin kontaktar konsult viatelefon eller mail om ändringar

som måste göras.

7

7 Hanterafelrapport

Konsult Konsulten redigerar tidrapport. 1

8 Kontaktaledningsgrupp

Admin Admin kontaktar konsult viatelefon eller mail om ändringar

som måste göras..

9

9 Ta emotfelrapport

Ledningsgrupp Ledningsgruppen tar emot frågorkrings tidrapporten (exempel är

frågor gällande lön och adresser).

10

10 Granska Ledningsgrupp Ledningsgruppen granskarfelrapporten.

11

11 Skicka tidrapport Ledningsgrupp Ledningsgruppen förser adminmed nya uppgifter via telefon

eller mail.

2

12 Skapa faktura Admin Admin skapar faktura utifrångodkänt underlag och skickar

faktura vidare till ledingsgruppenför godkännande.

13

13 Godkänn faktura Ledningsgrupp Ledningsgruppen tar emot ochgodkänner faktura.

14

14 Sänd faktura Admin Admin skickar iväg faktura tillkund.

15

15 Uppföljning Admin Kontrollera tidrapport motavtalad tid, attestering av

tidrapport, skapa och sändalönespecifikation etc.

Process: P_03

Nr Aktivitet Aktör AktivitetsbeskrivningNästföljandeaktivitet

1 Tidrapportera(Subprocess)

Konsult Konsulten tidrapporterar. 2

2 Hämtaunderlag

Admin Admin hämtar underlag. 3

3 Granskaunderlag

Admin Admin granskar underlag.Kontroller att det ser

korrekt ut.

4, 6

4 Ändringshantering

Admin Alt 1: Admin gör ändringar irapporten. Alt 2:Admin

skickar felrapport tillKonsult. Alt 3: Adminskickar felrapport till

ledningsgrupp.

1, 5, 6

5 Hanterafelrapport

Ledningsgrupp Ledingsgruppen tar emotfelrapport från admin och

gör de ändringar sombehövs. Ledningsgruppen

skickar sedan vidarerapporten till admin.

2

6 Ny timtariff Admin Admin ändrar timtariff vidbehov

7

7 Kontrollerafaktura

Admin Admin kontrollerar denfaktura som systemet

automatiskt genererat.

8

8 Godkännfaktura

Ledningsgrupp Ledningsgruppengodkänner fakturan.

9

9 Sänd faktura Admin Admin skickar iväg fakturatill kund.

10

10 Uppföljning Admin Kontrollera tidrapport motavtalad tid, attestering av

tidrapport, skapa och sändalönespecifikation etc..

Process: P_04

Nr Aktivitet Aktör Aktivitetsbeskrivning Nästföljande aktivitet1 Logga in Konsult Konsulten loggar in i

systemet.2, 4 ,10 ,12

2 Skapa nytidrapport

Konsult Konsulten väljer att skapaen ny tidrapport.

3

3 Välj tidsperiod Konsult Konsulten väljer dentidsperiod som denne ska

tidrapportera inom.

5

4 Välj befintligrapport

Konsult Konsulten väljer att sökaefter befintligt tidrapport

eller skriva in manuelltden tidrapport han/honvill registrera in tid för.

5

5 Välj aktuelltprojekt

Konsult Konsulten väljer detprojekt som han/hon ska

tidrapportera för.

6

6 Välj aktivitet Konsult Konsulten väljer aktivitetsom han/hon villtidrapportera för.

7, 8

7 Registrera timmar Konsult Konsulten fyller i dearbetade timmarna och

väljer vilken lönearthan/hon vill använda sig

utav.

9

8 Lägg in notering KonsultKonsulten fyller i noteringmed relevant informationsom admin bör veta vidkontroll av tidrapport.

9

9 Spara tidrapport Konsult Konsult väljer att sparatidrapport.

13 alt 14

10 Hämta felrapport Konsult Konsulten hämtarfelrapport.

11

11 Korrigeratidrapport

Konsult Konsulten korrigerartidrapport.

13

12 Kontrollera statuspå tidrapport

Konsult Konsulten väljer att seöver status på sin

tidrapport.

13 alt. 14

13 Aktivera rapportför godkännande

Konsult Konsulten väljer attaktivera tidrapport för

godkännande

14

14 Avslutatidrapportering

Konsult Konsulten avslutar sitttidrapporterande genom

att logga ut.

Bilaga 3 Användningsfall Användningsfall Användningsfall ID A_01 Användningsfall namn Intervall för tidrapportering Krav ID 001, Månadsvis/veckovis tidrapportering Aktör Konsult Förutsättningar Systemet skall vara aktivt, integrerat med projektmodulen. Aktören skall

vara inloggad och behörig. Testas för vecka och månad Huvudflöde 1. Systemet visar startsida med alternativ:

– Kontrollera status på tidrapport – Hämta felrapport – Skapa ny tidrapport – Välj befintlig tidrapport 2. Aktören väljer Skapa ny tidrapport. 3. Systemet hämtar ny tidrapport. 4. Aktören väljer tidsperiod. 5. Systemet hämtar projekt inom vald tidsperiod. 6. Aktören väljer aktuellt projekt. 7. Systemet hämtar valt projekt. 8. Aktören väljer aktivitet. 9. Systemet hämtar aktivitet. 10. Aktören registrerar timmar. Sparar rapport. 11. Systemet sparar tidrapport. 12. Aktören aktiverar rapport för godkännande. 13. Systemet gör tidrapport tillgänglig för admin.

Alternativt flöde 1. Systemet visar startsida med alternativ. – Kontrollera status på tidrapport – Hämta felrapport – Skapa ny tidrapport – Välj befintlig tidrapport 2. Aktören väljer Skapa ny tidrapport. 3. Systemet hämtar ny tidrapport. 4. Aktören väljer tidsperiod. 5. Systemet hämtar projekt inom vald tidsperiod. 6. Aktören väljer aktuellt projekt. 7. Systemet hämtar valt projekt. 8. Aktören väljer aktivitet. 9. Systemet hämtar aktivitet. 10. Aktören registrerar timmar. Sparar rapport. 11. Systemet sparar tidrapport. 12. Aktören aktiverar rapport för godkännande. 13. Systemet gör tidrapport tillgänglig för admin.

Resultat Systemet aktiverar rapporten för godkännande och gör tidrapport tillgänglig för admin.

Användningsfall Användningsfall ID A_02 Användningsfall namn Tidrapportering via webb Krav ID 002, Tidrapportering via webb Aktör Konsult Förutsättningar Systemet skall vara aktivt, integrerat med projektmodulen. Aktören skall

vara inloggad och behörig. Huvudflöde 1. Systemet visar startsida med alternativ.


Alternativt flöde 1. Systemet visar startsida med alternativ – Kontrollera status på tidrapport – Hämta felrapport – Skapa ny tidrapport – Välj befintlig tidrapport 2. Aktören väljer Skapa ny tidrapport. 3. Systemet hämtar ny tidrapport. 4. Aktören väljer tidsperiod. 5. Systemet hämtar projekt inom vald tidsperiod. 6. Aktören väljer aktuellt projekt. 7. Systemet hämtar valt projekt. 8. Aktören väljer aktivitet. 9. Systemet hämtar aktivitet. 10. Aktören registrerar timmar. Sparar rapport. 11. Systemet sparar tidrapport. 12. Aktören avslutar tidrapportering. 13. Systemet gör tidrapport tillgänglig för admin.


Användningsfall Användningsfall ID A_03 Användningsfall namn Tidrapportering projektnivå Krav ID 005, Projektnivå Aktör Konsult Trigger Konsult har valt att skapa ny tidrapport alt. öppna befintlig rapport samt

valt tidsperiod. Förutsättningar Systemet skall vara aktivt, integrerat med projektmodulen. Aktören skall

vara inloggad och behörig. Huvudflöde 1. Systemet visar startsida med alternativ:

– Kontrollera status på tidrapport – Hämta felrapport – Skapa ny tidrapport – Välj befintlig tidrapport 2. Aktören väljer Skapa ny tidrapport. 3. Systemet hämtar ny tidrapport. 4. Aktören väljer tidsperiod. 5. Systemet hämtar projekt inom vald tidsperiod. 6. Aktören väljer aktuellt projekt. 7. Systemet hämtar valt projekt. 8. Aktören registrerar timmar. Sparar rapport. 9. Systemet sparar tidrapport

Resultat Systemet sparar tidrapporten på projektnivå.

Användningsfall Användningsfall ID A_04 Användningsfall namn Tidrapportering befintliga projekt Krav ID 006, Befintliga projekt Aktör Konsult Trigger Konsult har valt att skapa ny tidrapport alt. öppna befintlig rapport samt

valt tidsperiod. Förutsättningar Systemet skall vara aktivt, integrerat med projektmodulen. Aktören skall


– Kontrollera status på tidrapport – Hämta felrapport – Skapa ny tidrapport – Välj befintlig tidrapport 2. Aktören väljer Skapa ny tidrapport. 3. Systemet hämtar ny tidrapport. 4. Aktören väljer tidsperiod. 5. Systemet hämtar projekt inom vald tidsperiod. 6. Aktören väljer aktuellt projekt. 7. Systemet hämtar valt projekt.

Resultat Systemet skall endast visa befintliga projekt som finns inom ramarna för den valda tidsperioden.

Användningsfall Användningsfall ID A_05 Användningsfall namn Tidregistrering på olika projekt Krav ID 007, Tidrapportering på olika projekt Aktör Konsult Förutsättningar Systemet skall vara aktivt, integrerat med projektmodulen. Aktören skall


– Kontrollera status på tidrapport – Hämta felrapport – Skapa ny tidrapport – Väl befintlig tidrapport 2. Aktören väljer Skapa ny tidrapport. 3. Systemet hämtar ny tidrapport. 4. Aktören väljer tidsperiod. 5. Systemet hämtar projekt inom vald tidsperiod. 6. Aktören välj projekt X. 7. Systemet hämtar valt projekt. 8. Aktören väljer aktivitet. 9. Systemet hämtar aktivitet. 10. Aktören registrerar timmar. Välj Spara. 11. Systemet sparar. 11. Välj projekt Y. 7. Systemet hämtar valt projekt. 8. Aktören väljer aktivitet. 9. Systemet hämtar aktivitet. 10. Aktören registrerar timmar. Välj Spara. 11. Systemet sparar tidrapport.

Resultat Systemet sparar tidrapporten.

Användningsfall Användningsfall ID A_06 Användningsfall namn Föreslå projekt Krav ID 008, Aktuellt projekt Aktör Konsult Förutsättningar Systemet skall vara aktivt, integrerat med projektmodulen. Aktören skall


– Kontrollera status på tidrapport – Hämta felrapport – Skapa ny tidrapport – Välj befintlig tidrapport 2. Aktören väljer Skapa ny tidrapport. 3. Systemet hämtar ny tidrapport. 4. Aktören väljer tidsperiod. 5. Systemet visar värdelista över projekt

Resultat Systemet skall visa en värdelista över projekt med det mest aktuella projektet överst.

Användningsfall Användningsfall ID A_07 Användningsfall namn Tidregistrering på aktivitetsnivå Krav ID 009, Aktivitetsnivå Aktör Konsult Förutsättningar Systemet skall vara aktivt, integrerat med projektmodulen. Aktören skall


– Kontrollera status på tidrapport – Hämta felrapport – Skapa ny tidrapport – Välj befintlig tidrapport 2. Aktören väljer Skapa ny tidrapport. 3. Systemet hämtar ny tidrapport. 4. Aktören väljer tidsperiod. 5. Systemet hämtar projekt inom vald tidsperiod. 6. Aktören väljer aktuellt projekt. 7. Systemet hämtar valt projekt. 8. Aktören väljer aktivitet. 9. Systemet hämtar aktivitet. 10. Aktören registrerar timmar. Sparar rapport. 11. Systemet sparar tidrapport.

Resultat Systemet sparar tidrapporten på aktivitetsnivå.

Användningsfall Användningsfall ID A_08 Användningsfall namn Tidsregistrering på förutbestämda aktiviteter Krav ID 010, Förutbestämda aktiviteter Aktör Konsult Trigger Konsult har valt att skapa ny tidrapport alt. öppna befintlig rapport samt

valt tidsperiod och projekt. Förutsättningar Systemet skall vara aktivt, integrerat med projektmodulen. Aktören skall


– Kontrollera status på tidrapport – Hämta felrapport – Skapa ny tidrapport – Välj befintlig tidrapport 2. Aktören väljer Skapa ny tidrapport. 3. Systemet hämtar ny tidrapport. 4. Aktören väljer tidsperiod. 5. Systemet hämtar projekt inom vald tidsperiod. 6. Aktören väljer aktuellt projekt. 7. Systemet hämtar valt projekt. 8. Aktören väljer aktivitet. 9. Systemet hämtar aktivitet.

Resultat Systemet skall endast visa förutbestämda aktiviteter som finns inom ramarna för den valda tidsperioden och projektet.

Användningsfall Användningsfall ID A_09 Användningsfall namn Noteringar Krav ID 012, Noteringar i tidrapport Aktör Konsult Förutsättningar Systemet skall vara aktivt, integrerat med projektmodulen. Aktören skall


– Kontrollera status på tidrapport – Hämta felrapport – Skapa ny tidrapport –Välj befintlig tidrapport 2. Aktören väljer Skapa ny tidrapport. 3. Systemet hämtar ny tidrapport. 4. Aktören väljer tidsperiod. 5. Systemet hämtar projekt inom vald tidsperiod. 6. Aktören väljer aktuellt projekt. 7. Systemet hämtar valt projekt. 8. Aktören väljer aktivitet. 9. Systemet hämtar aktivitet. 10. Aktören fyller i egna noteringar i kommentarfält. Sparar. 11. Systemet sparar noteringar

Resultat Systemet skall visa kommentarfält och spara noteringar som aktören har fyllt i.

Användningsfall Användningsfall ID A_10 Användningsfall namn Status på tidrapport Krav ID 013, Status Aktör Konsult, Admin Förutsättningar Systemet skall vara aktivt, integrerat med projektmodulen. Aktören skall

vara inloggad och behörig. Huvudflöde 1. Systemet visar status på tidrapport för de aktiva projekten. Alternativt flöde 1. Aktören väljer Sök tidrapport.

2. Systemet tar fram sökformulär. 3. Aktören fyller i information om önskad tidrapport. Väljer Sök. 4. Systemet hämtar tidrapport. 5. Aktören väljer Status. 6. Systemet hämtar status på tidrapport.

Resultat Systemet skall visa tidrapportens status.

Användningsfall Användningsfall ID A_11 Användningsfall namn Projektsökning Krav ID 014, Sökfunktion Aktör Konsult Förutsättningar Systemet skall vara aktivt och integrerat med projektmodulen. Aktören

skall vara inloggad och vara behörig. Huvudflöde 1. Aktören väljer Sök projekt.

2. Systemet tar fram sökformulär. 3. Aktören fyller i önskad variabel. Väljer Sök. 4. Systemet hämtar projekt som eftersökts.

Alternativt flöde 1. Aktören väljer tidsperiod. 2. Systemet tar fram sökformulär. 3. Aktören fyller i önskad variabel. Väljer Sök. 4. Systemet hämtar projekt inom vald tidsperiod.

Resultat Systemet skall visa projekt som eftersökts alt. aktuella projekt inom ramarna för den tidsperiod som valts

Användningsfall Användningsfall ID A_12 Användningsfall namn Tidrapport sökning Krav ID 015, Tidrapport sökfunktion Aktör Konsult, Admin, Ledningsgrupp Förutsättningar Systemet skall vara aktivt och integrerat med projektmodulen. Aktören

skall vara inloggad och vara behörig. Huvudflöde 1. Aktören väljer Sök tidrapport.

2. Systemet tar fram sökformulär. 3. Aktören fyller i önskad variabel. Väljer Sök. 4. Systemet hämtar tidrapport.

Resultat Systemet skall visa tidrapport som eftersökts inom ramarna för den sökvariabel som angivits.

Användningsfall Användningsfall ID A_13 Användningsfall namn Aktivera tidrapport Krav ID 016, Aktivera tidrapport Aktör Konsult Förutsättningar Systemet skall vara aktivt och integrerat med projektmodulen. Aktören

skall vara inloggad och behörig. Huvudflöde 1. Systemet visar startsida med alternativ.


Alternativt flöde 1. Systemet visar startsida med alternativ. – Kontrollera status på tidrapport – Hämta felrapport – Skapa ny tidrapport 2. Aktören väljer kontrollera status på tidrapport. 3. Systemet hämtar vald tidrapport. 4. Aktören väljer aktivera rapport. Systemet gör tidrapport tillgänglig för admin. 5. Systemet gör tidrapport tillgänglig för admin.


Användningsfall Användningsfall ID A_14 Användningsfall namn Neka ändringar av aktiverad rapport Krav ID 017, Aktiverad rapport Aktör Konsult Trigger Aktören skall ha godkänt en tidrapport. Förutsättningar Systemet skall vara aktivt och integrerat med projektmodulen. Aktören

skall vara inloggad och behörig. Huvudflöde 1. Aktören väljer Sök tidrapport.

2. Systemet tar fram sökformulär. 3. Aktören fyller i önskad variabel. Väljer Sök. 4. Systemet hämtar tidrapport. 5. Aktören väljer Korrigera tidrapport. 6. Systemet visar felmeddelande.

Resultat Systemet skall neka ändringar av en aktiverad tidrapport samt visa ett felmeddelande.

Användningsfall Användningsfall ID A_15 Användningsfall namn Tidrapportera med olika lönearter Krav ID 020, Löneart Aktör Konsult Förutsättningar Systemet skall vara aktivt och integrerat med projektmodulen. Aktören

skall vara inloggad och behörig. Huvudflöde 1. Systemet visar startsida med alternativ

– Kontrollera status på tidrapport – Hämta felrapport – Skapa ny tidrapport – Välj befintlig tidrapport 2. Aktören väljer Skapa ny tidrapport. 3. Systemet hämtar ny tidrapport. 4. Aktören väljer tidsperiod. 5. Systemet hämtar projekt inom vald tidsperiod. 6. Aktören väljer aktuellt projekt. 7. Systemet hämtar valt projekt. 8. Aktören väljer aktivitet. 9. Systemet hämtar aktivitet. 10. Aktören väljer löneart. 12. Systemet visar värdelista med förutbestämda lönearter. 13. Aktören väljer en löneart. 14. Systemet hämtar löneart. 10. Aktören registrerar timmar. Sparar rapport. 11. Systemet sparar tidrapport.

Resultat Systemet skall registrera och spara tidrapport där timmar är registrerade på olika lönearter.

Användningsfall Användningsfall ID A_16 Användningsfall namn Attestera tidrapport Krav ID 024, Attestering Aktör Konsult Trigger Aktör har aktiverat tidrapport för godkännande. Förutsättningar Systemet skall vara aktivt och integrerat med projektmodulen. Aktören

skall vara inloggad och behörig. Huvudflöde 1. Aktören väljer Öppna tidrapport.

2. Systemet hämtar tidrapport. 3. Aktören väljer vecka. 4. Systemet hämtar vald vecka. 4. Aktören väljer Godkänn vecka. 5. Systemet registrerar vecka som godkänd.

Resultat Systemet skall ge en konfirmation på att den valda tiden registreras som godkänd./ Systemet skall registrera den valda tiden som godkänd Skicka iväg notifiering till konsult?

Användningsfall Användningsfall ID A_17 Användningsfall namn Godkänn tidrapport Krav ID 025, Godkännande Aktör Admin Trigger Aktör har aktiverat tidrapport för godkännande. Förutsättningar Systemet skall vara aktivt och integrerat med projektmodulen. Aktören


2. Systemet hämtar tidrapport. 3. Aktören väljer dag. 4. Systemet hämtar vald dag. 4. Aktören väljer Godkänn dag. 5. Systemet godkänner vald dag.

Alternativt flöde Alt 1 1. Aktören väljer Öppna tidrapport. 2. Systemet hämtar tidrapport. 3. Aktören väljer vecka. 4. Systemet hämtar vald vecka. 4. Aktören väljer Godkänn vecka. 5. Systemet godkänner vald vecka. Alt 2 1. Aktören väljer Öppna tidrapport. 2. Systemet hämtar tidrapport. 3. Aktören väljer månad. 4. Systemet hämtar vald månad. 4. Aktören väljer Godkänn månad. 5. Systemet godkänner vald månad.

Resultat Systemet skall ge en konfirmation på att den valda tiden registreras som godkänd./ Systemet skall registrera den valda tiden som godkänd

Användningsfall Användningsfall ID A_18 Användningsfall namn Tidrapport meddelande Krav ID 026, Elektroniskt meddelande Aktör Konsult Trigger Tidrapport blivit avvisad alt. godkänd av admin. Förutsättningar Systemet skall vara aktivt och integrerat med projektmodulen. Aktören

skall vara inloggad och behörig. Huvudflöde 1. Aktören väljer Godkänn tidrapport.

2. Systemet tar fram formuläret Godkänd rapport – kommentar. 3. Aktören fyller i valfri notering. Väljer Spara. 4. Systemet registrerar godkänd rapport.

Alternativt flöde 1. Aktören väljer Avvisa tidrapport. 2. Systemet tar fram formuläret Avvisad rapport – kommentar. 3. Aktören fyller i valfri notering. Väljer Spara. 4. Systemet registrerar avvisad rapport.

Resultat Systemet konfirmerar att elektroniskt meddelande skickas till berörd person angående avvisad alt. godkänd tidrapport med kommentarer.

Användningsfall Användningsfall ID A_19 Användningsfall namn Korrigering av tidrapport Krav ID 029, Korrigera tidrapport Aktör Konsult Trigger Tidrapport har blivit avvisad. Förutsättningar Systemet skall vara aktivt och integrerat med projektmodulen. Aktören

skall vara inloggad och behörig. Huvudflöde 1. Aktören väljer Hämta felrapport.

2. Systemet tar fram felrapport. 3. Aktören väljer Korrigera tidrapport. Gör ändringar, välj Spara. 4. Systemet sparar ändringar. 5. Aktören aktiverar rapport för godkännande. 6. Systemet gör tidrapport tillgänglig för admin.

Resultat Systemet konfirmerar att tidrapporten har korrigerats och gör den nya versionen tillgänglig för admin.

Användningsfall Användningsfall ID A_20 Användningsfall namn Tidrapport Krav ID 030, Korrigera godkänd tidrapport Aktör Admin, konsult Trigger Konsult har aktiverat tidrapporten för godkännande. Admin har godkänt

tidrapporten. Förutsättningar Systemet skall vara aktivt och integrerat med projektmodulen. Aktören

skall vara inloggad och behörig. Huvudflöde 1. Aktören väljer Korrigera rapport. Gör ändringar, välj Spara.

2. Systemet sparar ändringar. Alternativt flöde 1. Aktören väljer Hämta felrapport.

2. Systemet tar fram felrapport. 3. Aktören väljer Korrigera tidrapport. Gör ändringar, välj Spara. 4. Systemet sparar ändringar. 5. Aktören aktiverar rapport för godkännande. 6. Systemet gör tidrapport tillgänglig för admin.

Resultat Systemet konfirmerar att tidrapporten har korrigerats och gör den nya versionen tillgänglig för admin.

Användningsfall Användningsfall ID A_21 Användningsfall namn Öppna/ stäng perioder. Krav ID 031, Perioder Aktör Admin Förutsättningar Systemet skall vara aktivt, aktören skall vara inloggad och behörig. Huvudflöde 1. Aktören väljer Öppna period.

2. Systemet visar formulär Öppna/stäng period. 3. Aktören väljer period och Öppna. Välj Spara. 4. Systemet öppnar perioden och sparar ändringar.

Alternativt flöde 1. Aktören väljer Stäng period. 2. Systemet visar formulär Öppna/stäng period. 3. Aktören väljer period och Stäng. Välj Spara. 4. Systemet stänger perioden och sparar ändringar.

Resultat Systemet öppnar/stänger period.

Användningsfall Användningsfall ID A_22 Användningsfall namn Avvisa tidrapport Krav ID 036, Avvisa tidrapport Aktör Admin Trigger Det finns felaktigheter i tidrapport som skickats in för godkännande. Förutsättningar Systemet skall vara aktivt och integrerat med projektmodulen. Aktören


2. Systemet hämtar tidrapport. 3. Aktören väljer Avvisa tidrapport. 4. Systemet avvisar rapport.

Resultat Systemet ger en konfirmation på att tidsrapport blivit avvisad.

Användningsfall Användningsfall ID A_23 Användningsfall namn Notering vid avvisad rapport Krav ID 037, Notering avvisad tidrapport Aktör Admin Trigger Det finns felaktigheter i tidrapport som skickats in för godkännande. Förutsättningar Systemet skall vara aktivt och integrerat med projektmodulen. Aktören


2. Systemet hämtar tidrapport. 3. Aktören väljer Avvisa tidrapport och skriver en notering i kommentarfältet. 4. Systemet sparar notering och registrerar rapporten som avvisad.

Resultat Systemet registrerar tidrapporten som avvisad. Systemet skickar noteringen till konsulten.

Användningsfall Användningsfall ID A_24 Användningsfall namn Tillåt försenad tidrapport Krav ID 039, Tillåt försenad tidrapport Aktör Konsult Trigger Tidrapporten aktiveras för godkännande efter tidrapporteringsperiod. Förutsättningar Systemet skall vara aktivt och integrerat med projektmodulen. Aktören

skall vara inloggad och behörig. Huvudflöde 1. Systemet visar startsida med alternativ.


Alternativt flöde 1. Systemet visar startsida med alternativ. – Kontrollera status på tidrapport – Hämta felrapport – Skapa ny tidrapport – Välj befintlig tidrapport 2. Aktören väljer kontrollera status på tidrapport. 3. Systemet hämtar vald tidrapport. 4. Aktören väljer aktivera rapport för godkännande. 5. Systemet gör tidrapport tillgänglig för admin.

Resultat Systemet skall ge en konfirmation på att rapporten är sparad och göra den tillgänglig för admin.

Bilaga 4 Kravdokument Funktionella krav ID 001 Aktör Konsult Namn Månadsvis/veckovis tidrapportering Beskrivning Systemet skall kunna hantera månadsvis samt

veckovis tidrapportering. Prioritet Skall Use Case A_01 GAP 1.1

ID 002 Aktör Konsult Namn Tidrapportering via webb Beskrivning Systemet skall kunna hantera tidrapportering via

webben. Prioritet Skall Use Case A_02 GAP 1.2

ID 003 Aktör Konsult Namn Mobil tidrapportering Beskrivning Systemet bör kunna hantera tidregistrering via

smarta telefoner eller iPads Prioritet Bör GAP 1.3

ID 004 Aktör Konsult Namn Almanacka Beskrivning Det bör finnas koppling till almanacka Prioritet Bör GAP 1.4

ID 005 Aktör Konsult Namn Projektnivå Beskrivning Systemet skall kunna hantera att tid läggs på

projektnivå Prioritet Skall Use Case A_03 GAP 1.5

ID 006 Aktör Konsult Namn Befintliga projekt Beskrivning Systemet skall endast tillåta tidrapportering på

befintliga projekt. Kommentar Gäller endast befintliga projekt som är kopplade

till aktören. Prioritet Skall Use Case A_04 GAP 1.6

ID 007 Aktör Konsult Namn Tidrapportering på olika projekt Beskrivning Systemet skall kunna hantera att tid läggs på

olika projekt under samma dag. Prioritet Skall Use Case A_05 GAP 1.7

ID 008 Aktör Konsult Namn Aktuellt projekt Beskrivning Systemet bör kunna föreslå det mest

aktuella/troliga projekt att tidrapportera för. Prioritet Bör Use Case A_06 GAP 1.8

ID 009 Aktör Konsult Namn Aktivitetsnivå Beskrivning Systemet skall kunna hantera att tid läggs på

aktivitetsnivå Prioritet Skall Use Case A_07 GAP 1.9

ID 010 Aktör Konsult Namn Förutbestämda aktiviteter Beskrivning Tid skall endast kunna läggas på förutbestämda

kostnadsställen Prioritet Skall Use Case A_08 GAP 1.10

ID 011 Aktör Konsult Namn Period som avser projekt Beskrivning Aktören skall endast kunna tidrapportera på den

period som projektet avser. Prioritet Skall GAP 1.11

ID 012 Aktör Konsult Namn Noteringar i tidrapport Beskrivning Aktören skall kunna göra egna noteringar i

tidrapporten. Prioritet Skall Use Case A_09 GAP 1.12

ID 013 Aktör Konsult Namn Status Beskrivning Aktören skall kunna se status för tidrapport Prioritet Skall Use Case A_10 GAP 1.13

ID 014 Aktör Konsult Namn Sökfunktion Beskrivning Aktören skall kunna söka efter projekt Prioritet Skall Use Case A_11 GAP 1.14

ID 015 Aktör Admin, Konsult Namn Tidrapport sökfunktion Beskrivning Aktören skall kunna söka efter aktuella och

gamla tidrapporter Kommentar Tidsperiod, Projekt, Aktivitet, Namn.. Prioritet Skall Use Case A_12 GAP 1.15

ID 016 Aktör Konsult Namn Aktivera tidrapport Beskrivning Aktören skall kunna aktivera tidrapporten för

godkännande Prioritet Skall Use Case A_13 GAP 1.16

ID 017 Aktör Konsult Namn Aktiverad rapport Beskrivning Aktören skall ej kunna ändra tid i en tidrapport

som har aktiverats för godkännande. Prioritet Skall Use Case A_14 GAP 1.17

ID 018 Aktör Konsult Namn Påminnelse Beskrivning Systemet skall kunna sända påminnelse för

tidrapportering till konsult Prioritet Skall GAP 1.18

ID 019 Aktör Konsult Namn Påminnelse efter deadline Beskrivning Systemet skall kunna sända påminnelse för

tidrapportering till konsult efter deadline Prioritet Skall GAP 1.19

ID 020 Aktör Konsult Namn Löneart Beskrivning Systemet skall kunna hantera att aktör kan

tidrapportera för olika lönearter Prioritet Skall Kommentar Exempel på lönearter är OB, semester, frånvaro

etc. Use Case A_15 GAP 1.20

ID 021 Aktör Ledningsgrupp Namn Frånvaro Beskrivning Systemet skall tillåta tidrapportering av annan

person än den som tidrapporten avser. Prioritet Skall Kommentar Skulle det uppstå en situation där man inte kan

tidrapportera, t.ex. vid sjukdom, skall tidrapportering kunna göras av närmsta chef.

GAP 1.21

ID 022 Aktör Admin, Avdelningschef Namn Rapport över tid Beskrivning Aktören skall ha tillgång till rapport över nedlagd

tid Prioritet Skall GAP 1.22

ID 023 Aktör Admin Namn Avstämning mot inköpsorder Beskrivning Systemet skall kunna hantera avstämning mellan

redovisad tid och beställd inköpsorder. Kommentar Aktören skall kunna göra en avstämning mellan

underkonsulters registrerade tid och den beställda inköpsordern (timmar).

Prioritet Skall GAP 1.23

ID 024 Aktör Admin, Projektledare Namn Attestering Beskrivning Aktören skall kunna attestera tidrapport Prioritet Skall Use Case A_16 GAP 1.24

ID 025 Aktör Admin Namn Godkännande Beskrivning Aktören skall kunna markera en dag, vecka eller

månad som godkänd Prioritet Bör Use Case A_17 GAP 1.25

ID 026 Aktör Admin Namn Elektroniskt meddelande Beskrivning Systemet skall kunna hantera att elektroniskt

meddelande sänds till den berörda personen vid avvisad eller godkänd tidrapport.

Prioritet Skall Kommentar Förklaring: Ett meddelande ska skickas så att

konsulten kan läsa notisen när han loggar in i systemet.

Use Case A_18 GAP 1.26

ID 027 Aktör Admin Namn Rapportuppföljning Beskrivning Aktören skall kunna göra rapportuppföljning per

konsults avtal och nedlagd tid/kostnad. Prioritet Skall GAP 1.27

ID 028 Aktör Ledningsgrupp Namn Regler Beskrivning Systemet skall kunna hantera regler kopplade till

projekt/aktivitet. Prioritet Skall Kommentar T.ex. gräns på maximalt antal registrerade

timmar per projekt/aktivitet. GAP 1.28

ID 029 Aktör Admin, Konsult Namn Korrigera tidrapport Beskrivning Aktören skall kunna korrigera tidrapport som

blivit avvisad Prioritet Skall Use Case A_19 GAP 1.29

ID 030 Aktör Admin Namn Korrigera godkänd tidrapport Beskrivning Aktören skall kunna korrigera en godkänd men ej

bokförd tidrapport Prioritet Skall Use Case A_20 GAP 1.30

ID 031 Aktör Admin Namn Perioder Beskrivning Aktören skall kunna öppna/stänga

tidrapporteringsperioder Prioritet Skall Use Case A_21 GAP 1.31

ID 032 Aktör Ledningsgrupp Namn Attestering av tidrapport Beskrivning Tidrapporter skall attesteras av minst två

personer Prioritet Skall GAP 1.32

ID 033 Aktör Admin Namn Resultatenhet Beskrivning Aktören skall kunna koppla ihop användare med

en resultatenhet Prioritet Skall GAP 1.33

ID 034 Aktör Konsult, Ledningsgrupp Namn Budgeterad tid Beskrivning Systemet skall kunna visa status på budgeterad

tid för varje projekt/aktivitet Prioritet Bör GAP 1.34

ID 035 Aktör Konsult, Ledningsgrupp Namn Budgeterad tid anställd Beskrivning Systemet skall kunna visa status på budgeterad

tid för varje anställd per projekt/aktivitet Prioritet Bör GAP 1.35

ID 036 Aktör Admin Namn Avvisa tidrapport Beskrivning Aktören skall kunna avvisa en tidrapport Prioritet Skall Use Case A_22 GAP 1.36

ID 037 Aktör Admin Namn Notering avvisad tidrapport Beskrivning Aktören skall kunna göra noteringar när en

tidrapport avvisas Prioritet Bör Use Case A_23 GAP 1.37 ID 038 Aktör Admin Namn Påminnelse för godkännande Beskrivning Systemet skall kunna sända påminnelse för

godkännande av tidrapport Prioritet Bör GAP 1.38

ID 039 Aktör Konsult Namn Tillåt försenad tidrapport Beskrivning System skall kunna hantera att tidrapporter

skickas in försent Prioritet Skall Use Case A_24 GAP 1.39

ID 040 Aktör Admin Namn Notifiering för försenade tidrapporter Beskrivning System skall automatiskt kunna generera en

värdelista över tidrapporter som ej är inskickade i tid till admin

Kommentar Admin ska få en lista på tidrapporter som inte har skickats in i tid.

Prioritet Bör GAP 1.40

ID 041 Aktör Admin Namn Faktura Beskrivning System skall automatiskt kunna generera fakturor

(AR), per projekt/aktivitet baserat på registrerade timmar


Icke funktionella ID 042 Namn Integration mot projektmodul Beskrivning Tidrapporteringsmodulen skall kunna integreras

mot projektmodulen Prioritet Skall GAP 1.42

ID 043 Namn Tillgänglighet Beskrivning Systemet skall vara tillgängligt 24h om dygnet Prioritet Skall GAP 1.43

ID 044 Namn Integration mot projektmodul Beskrivning Systemet skall lagra användarspecifika

inställningar centralt, skall ej vara beroende av vart användaren befinner sig


ID 045 Namn Audit trail Beskrivning Systemet skall kunna stödja en Audit

trail/spårbarhetsfunktion Kommentar Samtliga ändringar och registreringar skall

loggas med, användare, inloggningsställe och tidpunkt


ID 046 Namn MS Excel kompatibilitet Beskrivning Systemet skall kunna hantera att exportera

tidrapporter till MS Excel kompatibla format Prioritet Skall GAP 1.46

ID 047 Namn Tidsenhet Beskrivning Systemet skall kunna hantera tidsenheten timmar

och % Prioritet Skall GAP 1.47

ID 048 Namn Historik Beskrivning Systemet skall kunna hantera att historik sparas i

10 år Prioritet Skall GAP 1.48

ID 049 Namn Plattform Beskrivning Användargränssnitt skall kunna köras på följande

klientplattformar; Windows XP, Vista, Windows 7, MacOS X, Linux


ID 050 Namn Webbaserat gränssnitt Beskrivning Webbaserat användargränssnitt skall kunna köras

på: MS Internet Explorer 7.0 eller högre, Firefox 3.0 eller högre, Safari 4.0 eller högre


ID 051 Namn Valideringar Beskrivning Alla valideringar mot projekt och timmar skall

ske med realtidsintegrationer Prioritet Skall GAP 1.51

ID 052 Namn Säkerhet Beskrivning Systemet skall kunna hantera lösenordsregler Prioritet Bör GAP 1.52

ID 053 Namn Användargränssnitt Beskrivning Systemet skall hantera funktion med text som

förklarar datafält i användargränssnittet som visas då man rör markören över det


ID 054 Namn Hjälpfunktion Beskrivning Det skall finnas en hjälpfunktion med förklarande

texter om funktioner Prioritet Bör GAP 1.54

ID 055 Namn Roller Beskrivning Systemet skall stödja olika roller/behörigheter Kommentar Olika åtkomst till information, funktionalitet,

behörighet att uppdatera information. Prioritet Skall GAP 1.55

ID 056 Namn Backup Beskrivning Backup skall kunna göras utan att tillgång till

systemet påverkas Prioritet Bör GAP 1.56

ID 057 Namn XML Beskrivning Systemet skall kunna importera och exportera

XML filer Prioritet Skall GAP 1.57

ID 058 Namn Timkostnad Beskrivning Systemet skall kunna hantera att timkostnad

direkt belastar berört projekts aktivitet Prioritet Skall GAP 1.58

Num

ber

(Eng)

Kommen

tar

Navigate:

KravID/Req

uireme

ntID(Eng)

Ansvarig,

avstäm

ning:

Krav

Requ

iremen

t(En

g)Use

Case

OracleMap

ping(Eng)

OracleScop

efor

Implem

entatio

nMust/C

ould

(Eng)

Requ

estedby

(Eng)

Kommen

tar(Sv)

Commen

ts(Eng)

1.1

ID00

1Ida/Maria

System

etskallkun

nahantera

veckovis/månadsvis

tidrapp

orterin

g.

Thesystem

mustb

eableto

hand

leweekly/m

onthlytim

esheet.

A_01

OK

Youcande

finerecurringtim

epe

riods

tode

term

inethefreq

uency

oftim

ecarden

tryandapproval.In

theRe

curringTimePe

riodwindo

w,

youcanselectanyof

the

pred

efined

payrollperiodtype

s(suchas

Weekly,bi

weekly,

mon

thly)o

ryou

cancreate

your

ownpe

riodby

usingtheDu

ratio

ninDa

ys(suchas

3days,7

days,12

days).Youcande

fineas

many

recurringtim

epe

riods

asyou

requ

ire.

Must

Consultant

Veckorappo

rteringkanrekomen

deras

förlättare

uppföljningsamtsmidigare

vidarefakturering.

Weeklyrepo

rtsc

anbe

recommen

dedfor

easie

rtrackingandmorefle

xible

invoicing.

1.2

ID00

2Ida/Maria

System

etskallkun

nahantera

tidrapp

orterin

gviaweb

ben.

Thesystem

mustb

eableto

managetim

erepo

rtingviathe

web

.

A_02

OK

Workerscanen

terthe

irtim

ethroughaconfigurable,w

ebbased

timeen

tryscreen

,ora

noffline

spreadsheetthatthe

ycanlater

upload.

Must

Consultant

1.3

ID00

3Ida/Maria

System

etskallkun

nahantera

tidregistrerin

gviasm

arta

telefone

relleriPads.

Thesystem

shou

ldbe

ableto

managetim

eregistratio

nvia

smartpho

neso

riPads.

GAP

Shou

ldCo

nsultant

Kommer

attvaratillgängligti

Oracle

Fusio

nWillbe

availableintheOracleFusio

n

1.4

ID00

4Ida/Maria

Detb

örfin

nask

opplingtill

almanacka.

Thereshou

ldbe

conn

ectio

nto

acalend

ar.

OK

Usin

gaho

liday

calend

ar,you

can:

•De

term

inepaidandun

paid

holidays.Thisistheon

lyarea

inthe

system

torecord

thisinform

ation.

•Au

tomaticallygene

rate

(autogen

erate)

ade

tailtim

een

try

lineite

mwith

thecorrectn

umbe

rof

hours.

Shou

ldAd

min

1.5

ID00

5Ida/Maria

System

etskallkun

nahantera

atttidläggsp

åprojektnivå.

Thesystem

mustm

anagethat

timeisplaced

onprojectlevel.

A_03

OK

OracleTime&Labo

rintegrates

with

OracleProjectsto

validate

timeagainstchargeableprojects,

tasksa

ndexpe

nditu

retype

sand

tocheckfor

transactioncontrolsthat

youmay

have

implem

ented.

Youcan

configurewhich

inform

ationis

displayedto

your

usersfor

charging

time,andyou

cancreate

templates

with

this

inform

ationto

ease

entryand

ensure

accuracy.

Must

Consultant

Projektskapaso

chde

fineras

iOracle

projects.

Projectsarecreatedandde

fined

inOracleprojects.

1.6

ID00

6Ida/Maria

System

etskallend

asttillåta

tillåta

tidrapp

orterin

gpå

befin

tliga

projekt.

Timerepo

rtingshallonlybe

allowed

onexistingprojects.

A_04

OK

SeO6

Must

Consultant

R6S6

1.7

ID00

7Ida/Maria

System

etskallkun

nahantera

atttidläggsp

åolikaprojekt

unde

rsam

madag.

Thesystem

mustm

anagethat

timeisspen

tonvario

usprojectsdu

ringon

eday.

A_05

OK

Adding

ane

wrowisasim

plemass

edit.

Inessenceyouselectaseto

ftim

ecards

intheTimekeepe

rWindo

wandyoupe

rform

thesame

editon

allthe

cards,that

is,you

addan

additio

nalrow

ofinform

ationto

each

mem

bero

fthe

set.

Must

Consultant

Bila

ga 5

GA

P an

alys

1.8

ID00

8Ida/Maria

System

etbö

rkun

naföreslå

det

mesta

ktue

lla/troligaprojektet

atttidrapp

ortera

för.

Thesystem

shou

ldsuggestthe

mostrelevant/

possibleproject

torepo

rttim

efor.

A_06

GAP

Youcancreate

atim

ecardtemplate

anduseitfrom

perio

dto

perio

d,mod

ifying

onlytheinform

ationthat

has

changed.

With

thetemplate

functio

nality,youhave

thecapabilityto

automatically

gene

rate

atim

ecardfrom

your

worksche

dule,from

thelasttim

ecardyoucreated,or

from

asche

dulestored

inOracle

ProjectsRe

source

Managem

ent.

Shou

ldCo

nsultant

System

etstöd

erinte

ensådan

funktio

n.De

tkan

däremot

lösasm

edsätten

beskriv

etiO

racleScop

efor

Implem

entatio

n.

Thesystem

does

notsup

portsuch

afunctio

n.Itcanho

wever

besolved

bythe

metho

dsde

scrib

edintheOracleScop

eforImplem

entatio

n.

1.9

ID00

9Ida/Maria

System

etskallkun

nahantera

atttid

läggspå

aktiv

itetsnivå.

Thesystem

shallm

anage

that

timeisplaced

onactiv

itylevel.

A_07

OK

SeO6

Must

Consultant

Projekto

chaktiv

iteterskapaso

chde

finierasi

Oracleprojects.

Projectsandactiv

ities

arecreatedand

defin

edinOracleprojects.

1.10

ID01

0Ida/Maria

Tidskallend

astk

unna

registrerasp

åförutbestämda

kostnadsställen.

Timeshallonlybe

ableto

beregistered

onpred

etermined

costcenters.

A_08

OK

Youcande

rivetheapprop

riate

costingaccoun

tfrom

theHo

urs

Type

.You

couldcreate

alternate

names

toassociatetheelem

ent

RegulartotheCo

stAllocatio

nkeyfle

xfieldvalueGL

Acc1

andVa

catio

nto

GLAcc2.The

ntim

een

triesa

reautomaticallysent

tothe

approp

riate

costcenter

with

out

workersen

terin

gthis

inform

ationmanually.

Must

Consultant

1.11

ID01

1Ida/Maria

Aktörenskallend

astk

unna

tidrapp

ortera

påde

npe

riod

som

projekteta

vser.

Theop

erator

shou

ldon

lybe

ableto

register

time

onthede

fined

perio

dof

the

project.

OK

SeO6

Must

Consultant

Projekttidde

fineras

iOracleprojects.

Projecttim

eisde

fined

inOracleprojects.

1.12

ID01

2Ida/Maria

Aktörenskallkun

nagöra

egna

noterin

gari

tidrapp

orten.

TheOpe

ratorm

ustb

eable

tomakeno

tesinthetim

ecard.

A_09

OK

Data

such

asthefollowingis

availablefore

ntry

onthetim

ecard:

•Co

mmen

ts

Must

Consultant

Föra

ttgöra

egna

noterin

gark

anman

välja

"Cho

oseadditio

naldetail".

Tomakeyour

ownno

tes,youcanselect

"Cho

oseAd

ditio

naldetail".

1.13

ID01

3Ida/Maria

Aktörenskallkun

nase

status

förtidrapp

ort.

Theop

erator

mustb

eableto

seethestatus

ofthetim

ecard.

A_10

OK

Approversc

ansearch

for

timecards,viewtheirstatusa

ndcommen

tsinsummary,and

approveor

reject.You

can

rearrangethecolumns,rem

ove

fields,andaddne

wfie

lds.Users

canmakesomechanges

them

selves

byup

datin

gtheir

preferen

ces.Fore

xample,they

can

specify

howmanyrowsa

redisplayedon

thetim

ecard.

Must

Consultant

Statustype

r:Ap

proved

Angern

ären

tidrapp

ort

bearbe

tade

soch

godkände

s.Working

Represen

terard

innu

varand

etid

rapp

ort.

Cancelled

Angerattbe

hand

lingen

avtid

rapp

orta

vbröts.

Subm

itted

Angera

tttid

rapp

ort

sparades

ochväntar

pågodkännand

e.Re

jected

Angerd

ube

höverför

att

korrigeraettfelochskicka

omrapp

ortengodkännand

e.

Type

ofstatus:

Approved

Indicatesthe

timecardwas

processedandapproved

.Working

–Re

presen

tsyour

curren

ttim

ecard.

Cancelled

Indicatesthe

timecard

processin

gwas

stop

ped.

Subm

itted

Indicatesthe

timecardwas

savedandispe

ndingapproval.

Rejected

Indicatesy

oune

edto

correct

anerrora

ndresubm

itthetim

ecardfor

approval.

1.14

ID01

4Ida/Maria

Aktörenskallkun

nasöka

efter

projekt.

Theop

erator

shallbeable

tosearch

forp

rojects.

A_11

OK

InOTL

youcansearch

byProject

Num

bera

ndProjectN

ame.

Must

Consultant

Konsultenkanvälja

attm

anue

lltskriv

aprojektnam

nete

llerv

älja

sökfun

ktione

nföra

ttsöka

uppde

t.

Theconsultant

may

choo

seto

manually

type

theprojectn

ameor

selectthe

search

functio

nto

look

itup

.

1.15

ID01

5Ida/Maria

Aktörenskallkun

nasöka

efter

aktuellaochgamla

tidrapp

orter.

Theop

erator

shallbeableto

search

forcurrent

orold

timecards.

A_12

OK

Userscan:

•Search

fora

ndview

existingand

previous

timecards

Must

Admin/

Consultant

Sökningark

ant.e

x.görasp

ånamn,

projektnam

nellerp

rojektnu

mmer.

Searches

canfore

xamplebe

madeon

name,projectn

ameor

projektnum

ber.

1.16

ID01

6Ida/Maria

Aktörenskallkun

naaktiv

era

tidrapp

ortenförg

odkänn

ande

.Theop

erator

mustb

eable

toactiv

atethetim

ecardfor

approval.

A_13

OK

Oncetim

een

triesa

recomplete,

youcansubm

itthetim

ecard,and

theapprovalprocessw

illproceed

asde

term

ined

with

intheassig

ned

preferen

ces.

Must

Consultant

1.17

ID01

7Ida/Maria

Aktörenskaejkunn

aändratid

ientid

rapp

otsom

har

aktiv

eratsför

godkännand

e.

Theop

erator

shallnot

beable

tochange

thetim

eof

arepo

rtthat

hasb

eenen

abledfor

approval.

A_14

OK

Must

Consultant

Sådana

inställningark

angörasi

OTL

preferen

ces.

Thesesettings

canbe

madeinOTL

preferen

ces.

1.18

ID01

8Ida/Maria

System

etskallkunn

asänd

apåminne

lseförtidrapp

orterin

gtillkon

sult.

Thesystem

shallbeableto

send

areminde

rfor

time

repo

rtingto

aconsultant.

GAP

Must

Consultant

System

etstöd

jerintenågonsådan

funktio

n.Du

kaniställeta

nvända

digav

funktio

nen"M

issingTimerepo

rt"s

omlistard

eaktörersom

inte

harskickat

intid

rapp

orteninom

valdadatum.

Thesystem

does

notsup

port

such

functio

n.Youcaninsteadusethe

functio

n"M

issingTimerepo

rt"that

illlisto

peratorsthat

have

notsub

mitted

timeshe

etbe

tweenselected

dates.

ID01

9Ida/Maria

System

etskallkun

nasänd

apåminne

lseförtidrapp

orterin

gtillkon

sultefterd

eadline.

Thesystem

shallbeableto

send

areminde

rsfortim

erepo

rtingto

theconsultant

afterd

eadline.

GAP

Must

Consultant

R20

S20

1.19

ID02

0Ida/Maria

System

etskallkun

nahantera

atta

ktör

kantid

rapp

ortera

för

olikalöne

arter.

Thesystem

mustb

eableto

hand

lethat

theop

erator

can

repo

rttim

eford

ifferen

twage

species.

A_15

OK

Data

such

asthefollowingis

availablefore

ntry

onthetim

ecard:

*(Expe

nditu

re)T

ype

•Elem

ento

rHou

rsType

Must

Consultant

1.20

ID02

1Ida/Maria

System

etskalltillåta

tidrapp

orterin

gav

annan

person

ände

nsom

tidrapp

ortenavser.

Thesystem

shallallowtim

erepo

rtingby

someo

neothe

rthan

which

thetim

ecard

relatesto.

OK

Line

managersc

ancreate,edita

ndsubm

ittim

ecards

fora

nworker,

basedup

onthe

employeesa

ssigne

dpreferen

ces:

themanager

isactin

gon

behalfof

theworker.

Thisfunctio

nallowsm

anagersto

record

timecards

fora

bsen

tworkers,orw

orkerswho

may

notb

eavailableto

enterthe

irtim

ebe

fore

theretrievalcut

off

date.

Must

Managem

entteam

1.21

ID02

2Ida/Maria

Aktörenskallhatillgångtill

rapp

ortö

vern

edlagd

tid.

Theop

erator

musth

aveaccess

tothetim

ecard.

OK

Supe

rviso

rtim

eshe

etdashbo

ard:

AsaSupe

rviso

r,youcanview

the

status

ofyour

employees’tim

ecard

status

online.Thishe

lpsy

ouin

ensurin

gyour

directso

ranyon

eun

derthe

directsc

anbo

oktim

epe

riodically.You

canapprovethe

timecards

that

arepe

nding

approvalandgene

rate

TimecardStatus

DetailRe

ports.

Must

Managem

entteam/

Admin

OracleProjectM

anagem

ent

OracleProjectM

anagem

ent

1.22

ID02

3Ida/Maria

System

etskallkun

nahantera

avstäm

ning

mellanredo

visad

tidochbe

ställdinköpsorde

r.

Thesystem

shallbecapableof

reconciliationbe

tweenthe

repo

rted

timeandorde

red

purchase

orde

rs.

OK

OracleTime&Labo

rintegrates

with

OracleProcurem

enta

ndto

validatetim

eagainstp

urchase

orde

rsandpu

rchase

orde

rlines

specificto

contingent

workersin

your

organizatio

n.

Must

Admin

Kanhanteras

med

Service

Procurem

ent.En

integrationtillService

procurem

entk

rävs.

Canbe

hand

ledwith

Service

Procurem

ent.An

integrationto

service

procurem

entisreq

uired.

1.23

ID02

4Ida/Maria

Aktörenskallkun

naattestera

tidrapp

ort.

Ope

ratorsmustb

eableto

Approvetim

ecard.

A_16

OK

Approversc

ansearch

for

timecards,viewtheirstatusa

ndcommen

tsinsummary,and

jt

Must

Admin/P

rojectManager

1.24

ID02

5Ida/Maria

Aktörenskallkun

namarkera

endag,vecka,månad

som

godkänd.

Theop

erator

mustb

eableto

approveaday,weekor

mon

th.A_

17GA

PShou

ldAd

min

Godkännand

ekanen

dastgörasp

åhe

latid

rapp

orter.

Approvalcanon

lybe

madeon

entire

timecards.

1.25

ID02

6Ida/Maria

System

etskallkun

nahantera

atte

ttelektron

iskt

med

deland

esänd

stillde

nbe

rördape

rson

envidavisa

dellerg

odkänd

tidrapp

ort.

Electron

icno

ticeshallbesent

tothepe

rson

concerne

dto

therejected

,ora

ccep

ted

timecard.

A_18

OK

Whe

natim

ecardisapproved

the

system

willgene

rate

aOracle

notificationor/and

anEm

ailtothe

employee.W

henatim

ecardis

rejected

itwillgene

rate

anEmail

andan

Oracleno

tificationto

the

employee.w

iththerejection

reason

.

Must

Admin

Föra

ttun

derlä

ttakontrollkantim

een

tryrulessättasu

pp.N

äraktörenska

skicka

inrapp

ortenförg

odkänn

ande

stäm

mer

system

etav

mot

reglerna

och

skickarfelmed

elande

omnågotinte

skullestäm

ma.

Inorde

rtofacilitatecontrol,tim

een

try

rulestobe

establish

ed.W

henthe

operator

shallsub

mittherepo

rtfor

approvalconsisten

tsystem

oftherules

andsend

errorm

essagesifsom

ething

isrig

ht.

1.26

ID02

7Ida/Maria

Aktörenskallkun

nagöra

rapp

ortupp

följningpe

rkonsultsavtaloch

nedlagd

tid/kostnad.

Ope

ratorsmustb

eableto

makerepo

rtfollow

uppe

rconsultant

contractandthe

timespen

t/costs.

OK

Procurem

ent

Must

Admin

1.27

ID02

8Ida/Maria

System

etskallhantera

regler

kopp

lade

tillprojekt/aktivite

t.Term

sassociatedwith

the

project/

activ

itymusta

pply.

OK

Whe

naworkersaves

theirtim

een

tries,OracleTime&Labo

rchecks

them

againsta

nyrulesy

oude

fine,such

asalim

iton

total

hours.Youcande

finediffe

rent

rulesfor

each

application.

Must

Managem

entteam

T.ex.gräns

påmaxim

alantal

registrerade

timmar

per

projekt/aktiv

itet.

Fore

xample,lim

itthemaxim

umnu

mbe

rof

registered

hoursp

erproject/

activ

ity.

1.28

ID02

9Ida/Maria

Aktörenskallkun

nakorrigera

tidrapp

ortsom

blivitavvisad.

Timeshe

etthat

have

been

rejected

mustb

eableto

bemod

ified

.

A_19

OK

Must

Admin/C

onsulta

ntDe

ssainställningark

angörasi

OTL

inställningar.

Thesesettings

canbe

madeinOTL

preferen

ces.

1.29

ID03

0Ida/Maria

Aktörenskallkun

nakorrigera

engodkändmen

ejbo

kförd

tidrapp

ort.

Timeshe

etthat

have

been

approved

butn

otregistered

mustb

eable

tobe

corrected.

A_20

OK

Youcanalso

defin

ediffe

rent

time

entryrulesfor

subm

issionand

resubm

ission.For

exam

ple,youmight

wantthe

applicationto

approvethedata

initially,but

requ

irere

approvalon

lyifusers

subseq

uentlychange

their

timecards

Must

Admin

R30

S30

1.30

ID03

1Ida/Maria

Aktörenskallkun

naöp

nna/stänga

tidrapp

orterin

gspe

riode

r.

Ope

ratorsmustb

eableto

open

andclosetim

erepo

rting

perio

ds.

A_21

OK

OracleProjectsde

term

ines

the

curren

trep

ortin

gpe

riodbasedon

thepe

riodyouspecify

durin

gsetup

andthecalend

arthat

youuseto

view

projectp

erform

ance

repo

rts.

Must

Admin

1.31

ID03

2Ida/Maria

Tidrappo

rtskallattesterasa

vminsttvåpe

rson

er.

Timerepo

rtmustb

eapproved

byat

leasttwope

ople.

OK

Youassociatean

approvalstyle

with

each

employee

using

preferen

ces.Theapproval

style

defin

eswho

approves

the

employee'stim

ecards

fore

ach

recipien

tapp

lication.Theapprover

couldbe

anamed

individu

al,the

employee'ssupe

rviso

r,morethan

onepe

rson

inaworkflow,ora

nyothe

rrules

youde

fineusinga

form

ula.Youcande

finerecurring

timepe

riods

tode

term

inethe

freq

uencyof

timecarden

tryand

approval.

Must

Managem

entteam

1.32

ID03

3Ida/Maria

Aktörenskallkun

nakopp

laihop

använd

aretillen

resulta

tenh

et.

Theop

erator

shallbeableto

conn

ectu

serswith

aprofit

center.

OK

Must

Admin

Denn

akopp

linggörsiG

L.Thisconn

ectio

nisdo

neinGL

.

1.33

ID03

4Ida/Maria

System

etskallkun

navisa

status

påbu

dgeterad

tidför

varje

projekt/aktiv

itet.

Thesystem

shou

ldbe

ableto

displaythestatus

ofthe

budgeted

timefore

achproject

/activity

.

OK

ProjectM

anagersc

andrilldo

wnto

accessde

tailedinform

ationfor

theirp

rojectsu

singProjectH

ome,a

configurabledashbo

ardthat

provides

accessto

common

lyused

functio

ns.Project

Homealso

displays

keyproject

inform

ation

comprising

KeyPe

rformance

Indicators(KPIs),earne

dvalue

graphs,effo

rt,and

financialinform

ationon

cost,

revenu

eandprofita

bility.

Shou

ldCo

nsultant/M

anagem

ent

team

1.34

ID03

5Ida/Maria

System

etskallkun

navisa

status

påbu

dgeterad

tidför

varje

anställdpe

rprojekt/aktiv

itet.

Thesysten

shou

ldbe

ableto

displaythestatus

ofthe

budgeted

timefore

very

employee

fore

achproject/

activ

ity.

GAP

System

willsend

notificationwhe

ntheho

ursw

orkedwith

inatim

ecategory

perp

eriod,averaged

over

areferencepe

riod,exceed

apred

etermined

maxim

um.

Shou

ldCo

nsultant/M

anagem

ent

team

Detfinns

inte

ensynligstatus

påbu

dgeterad

tidpe

rprojekt

för

konsulten.Om

man

inte

villatt

konsultenskakunn

atid

rapp

ortera

för

mer

ände

nbu

dgeteradetid

engår

dettaattlösamed

timeen

tryrules.

Thereisno

tavisib

lestatus

onthe

timecardof

thebu

dgeted

tme.Ifyoudo

notw

antthe

consultant

torepo

rttim

eform

orethan

budgeted

time,thiscanbe

solved

with

timeen

tryrules.

1.35

ID03

6Ida/Maria

Aktörenskallkun

naavvisa

entid

rapp

ort.

Ope

ratorsmustb

eableto

rejectatim

ecard.

A_22

OK

Approversc

ansearch

fora

grou

pof

timecards,viewtheir statusa

ndcommen

tsin

Must

Admin

1.36

ID03

7Ida/Maria

Aktörenskakunn

agöra

noterin

gnäre

ntid

rapp

ortskall

avvisas.

Theop

erator

mustb

eableto

makeano

tewhe

natim

ecardis

rejected

.

A_23

OK

Ifatim

ecardisrejected

itwill

gene

rate

anEmailand

anOracle

notificationto

theem

ployee

with

therejectionreason

.

Shou

ldAd

min

När

duväljera

ttavvisa

entid

rapp

ort

kommer

system

etbe

aktörenatta

nge

enförklarin

g.

Whe

nyouchoo

seto

rejectatim

ecard,

thesystem

willasktheop

erator

toen

ter

anexplanation.

1.37

ID03

8Ida/Maria

System

etskallkun

nasänd

apåminne

lseförg

odkänn

ande

avtid

rapp

ort.

Thesystem

shallsen

da

notificationfora

pprovalofa

timercard.

OK

Youcanusethetim

eout

functio

nalityto

send

areminde

rto

thesupe

rviso

rifthe

timecardisin

hisq

ueue

forN

numbe

rofd

ays

with

outb

ein g

approved

.

Shou

ldAd

min

1.38

ID03

9Ida/Maria

System

etskallkun

nahantera

atttidrapp

orterskickas

införsen

t.

Thesystem

shallm

anage

delayedtim

erep

orts.

A_24

OK

Ifyou´re

usinglate

andchange

audityoucande

fineadditio

nal

validationrulestoen

sure

workers

entera

reason

forthe

change

orlate

timeen

try.(Reasoncode

)

Must

Consultant

Defin

iera

'reason

code

s.L(late)e

llerC

(change)

.De

finereason

code

s.L(late)o

rC(change).

1.39

ID04

0Ida/Maria

System

etskallautom

atisk

tkunn

agene

rera

envärdelista

över

tidrapp

ortersom

ejär

inskickade

itidtilladm

in.

Thesystem

mustb

eableto

automaticallygene

rate

avalue

listtoadminof

timecards

that

areno

tsub

mitted

intim

e.

OK

ThereisaMissingTimecardRe

port

that

listsworkerswho

have

missing

timecards

over

aspecified

perio

d.

Shou

ldAd

min

1.40

ID04

1Ida/Maria

System

etskallautom

atisk

kunn

agene

rera

fakturor

(AR),

perp

rojekt/aktivite

tbaserat

påregistrerade

timmar

.

Invoices

musta

utom

aticallybe

gene

rated(AR),per

project/

task

basedon

registered

hours.

OK

Controlling

AllowableProject

Actio

ns:

Managethebu

sinessp

rocesses

allowed

atvario

usstages

ofa

projectb

yde

finingthe

actio

nspe

rmitted

fora

given

projectstatus.

Theseactio

nsinclud

etheability

tocreate

andadjusttransactions,

gene

rate

revenu

e,gene

rate

invoices,and

capitalize

assets.

Shou

ldManagem

entteam/

Admin

Löpand

efaktureringfrån

projektm

odulen

.(Project

Managem

ent)

Regularinvoicing

from

projectm

odule.

(ProjectManagem

ent).

1.41

ID04

2Ida/Maria

Tidrappo

rteringsmod

ulen

skall

kunn

aintegreras

mot

projektm

odulen

.

Thetim

erepo

rtingmod

ule

mustb

eableto

beintegrated

with

theprojectm

odule.

OK

OracleTime&Labo

risintegrated

with

Oracle

Human

Resources(HR

),Oracle

Internet

Expe

nses,O

racleProject

Resource

Managem

ent,OraclePayroll,

OracleProjects,O

racleEnterprise

AssetM

anagem

ent

andOracleProcurem

ent.

Must

Admin

1.42

ID04

3Ida/Maria

System

etskallvaratillgängligt

24/7.

Thesystem

shallbeavailable

24/7.

OK

TheProgramsm

ayprovidelinks

toWeb

sites

andaccessto

conten

t,prod

ucts,and

services

from

third

parties.

Oracleisno

trespo

nsibleforthe

availabilityof,ora

nyconten

tprovided

on,third

partyWeb

sites.

Yoube

arall

risks

associated

with

theuseof

such

conten

t.

Must

1.43

ID04

4Ida/Maria

System

etskall lagra

använd

arspecifika

inställningar

centralt,

skallejvarabe

roen

deav

vartanvänd

aren

befin

ner

sig.

Thesystem

shallrecorduser

specificsettings

centrally,

shou

ldno

tbede

pend

entu

ser's

locatio

n.

OK

Shou

ld

1.44

ID04

5Ida/Maria

System

etskallstödjaen

Audit

trail/spårbarhe

tsfunktio

n.Thesystem

mustsup

portan

audittrail/traceability

functio

n.

OK

AuditT

railRe

port:

Asatim

eadministrator,thisrepo

rthe

lpsy

outo

trackchangesm

adeto

the

timecards,ind

icatewhatd

atawas

changedeach

time,which

user

has

lastup

dated

thetim

ede

tails

alon

gwith

date

andtim

estamp.Itfacilitates

the

repo

rtingrequ

iremen

tsen

forced

onsomeof

ourE

ngineerin

g&

Constructio

ncustom

ersfor

DefenseCo

ntractAu

ditA

gency

compliance.

Must

Managem

entteam

1.45

ID04

6Ida/Maria

System

etskallhantera

att

expo

rteratid

rapp

ortertillMS

Excelkom

patib

laform

at.

Timeshe

etmustb

eableto

beexpo

rted

toMSExcel

compatib

leform

at.

OK

Remoteusersc

ando

wnloada

timecardtemplateand/or

ade

fined

listo

fprojects(i.e.,as

aMicrosoftExcelspreadshe

et),en

ter

hoursw

hilediscon

nected

from

the

netw

ork,

andthen

upload

thisdata

whe

nthey

areon

line.

Must

Consultant

1.46

ID04

7Ida/Maria

System

etskallkun

nahantera

tidsenh

eten

timmar

och%.

Thesystem

mustb

eableto

hand

letheun

ittim

eho

ursa

nd%.

OK

Must

Admin

1.47

ID04

8Ida/Maria

System

etskallkun

ahanteraatt

historiksparas

i10år.

Historymustb

estored

upto

10years.

OK

Must

Managem

entteam

Ärde

tnöd

vänd

igtm

edhistorikfrån

tidrapp

ort?

Man

kansjä

lvvälja

näre

nrensningprogram

skallköras.

Isitne

cessaryto

storehistoricaldata

from

timecards?Youcancontrolw

hena

cleanu

pprogram

shallberun.

1.48

ID04

9Ida/Maria

Använd

argränssnittskallkun

nakörasp

åföljand

eklientplattformar;W

indo

wsX

P,Vista,Windo

ws7

,MacOSX,

Linu

x

Userinterface

shallbeableto

runon

thefollowingclient

platform

s:Windo

wsX

P,Vista,

Windo

ws7

,Mac

OSX,Linu

x

OK

Windo

wsV

istaServicePack

1(SP1

)or

ServicePack

2(SP2

)Windo

ws7

,Windo

ws7

ServicePack

1(32bit

or64

bit),M

acOSX10

.5,M

acOS

X10

.6,Linux

6.0

Must

1.49

ID05

0Ida/Maria

Web

baserat

använd

argränssnittskallkun

nakörasp

å;MSInternet

Explorer

7.0ellerh

ögre,Fire

fox3.0eller

högre,Safari4.0ellerh

ögre.

Web

baseduser

interfaceshall

beableto

runon

MSInternet

Explorer

7.0or

higher,Fire

fox

3.0or

higher,Safari4.0or

higher.

GAP

Internet

explorer

8and9,

Safari4

and5,

Firefox3

Must

Admin/C

onsulta

ntBristande

stöd

förInterne

texplorer7

Lackingsupp

ortfor

Internet

explorer

7

1.50

ID05

1Ida/Maria

Allavalideringarm

otprojekt

ochtim

mar

skallske

med

realtid

sintegratione

r.

Allvalidations

againstthe

projecta

ndtheho

urssho

uldbe

done

with

realtim

eintegrations.

OK

Must

Admin/C

onsulta

nt

1.51

ID05

2System

etkanhantera

löseno

rdsregler.

OK

Must

UserD

efineForm

bestäm

manär

löseno

rdup

phör

attg

älla.

Annars,ProfileOptions

därb

åde

längd,antalsiffror,hu

rmånga

login

försök,"case

sensitive"

UserD

efineForm

determ

iningwhe

nthe

passwordexpires.Otherwise

,Profile

Options

whe

rebo

ththelength,num

ber

ofdigits,how

manyloginattempts,"case

sensitive"

1.52

ID05

3System

etskallhantera

funktio

nmed

text

som

förklarard

atafälti

använd

argränssnittet

som

visasd

åman

rörm

arkören

över

det.

Textthat

explains

thedata

fieldsintheuser

interfacecan

bedisplayedwhe

nmovingthe

cursor

over

it.

GAP

Shou

ldOracleeB

Sharinteså

mycketa

vde

nhärfun

ktione

nmen

däremot

finns

det

etth

jälpavsnitt

som

ärkopp

lattillvarje

form

ulär/htm

lsidaman

ärinne

på.

OracleeB

Sdo

noth

avemuchof

this

feature,bu

tthe

reisaHe

lptopicthat

islinkedto

each

form

/htm

lpageyou're

on.

1.53

ID05

4De

tskallfin

nase

nhjälpfun

ktionmed

förklarand

etexter

omfunktio

ner.

Thereshou

ldbe

ahe

lpfunctio

nwith

explanatorytextso

nthe

functio

ns.

OK

Shou

ldR5

4S54

1.54

ID05

5Ida/Maria

System

etskallstödjaolika

roller/be

hörig

heter.

Theremustb

eseveralaccess

levels.

OK

Youcancreate

asmanysetsof

preferen

ces(calledpreferen

cebranches)inthe

preferen

cehierarchyas

you

requ

ire.The

nyoulinkthem

tope

opleby

creatin

geligibility

rules.

Youcanlinkto

locatio

ns,

organizatio

ns,grade

,job

s,po

sition,

payrolls,

allpeo

ple,

individu

alpe

ople,and

segm

entsof

thePe

opleGrou

pandSoftCo

ded

keyfle

xfields.

Must

Managem

entteam

1.55

ID05

6Ida/Maria

Backup

skallkun

nagörasu

tan

atttillgång

tillsystemet

påverkas.

Backup

canbe

done

with

out

accessto

thesystem

isaffected

.

Ok

Shou

ldOnlinebackup

Onlinebackup

1.57

ID05

7System

etskallkun

naim

portera

ochexpo

rteraXM

Lfiler.

Itshallbepo

ssibleto

impo

rtandexpo

rtXM

Lfiles.

OK

ProjectM

anager’sRe

portingPack

Take

controlovery

ourrep

ort

distrib

utionandconten

tbyusing

therepo

rtingpack.

Therepo

rtingpack

allowsu

sersto

send

prede

fined

orcustom

XML

repo

rtsv

iaem

ailtointerested

parties.

Must

ProjectM

anagem

ent

ProjectM

anagem

ent

1.56

ID05

8Ida/Maria

System

etskallhantera

att

timkostnaddirekt

belastar

berörtprojektsaktiv

itet.

Thesystem

mustm

anagethat

theho

urlyrate

chargesd

irectly

theaffected

projecta

ctivity

.

OK

Must

Admin

Dettasker

iprojektmod

ulen

men

först

närtidkortär

attesterat.

Thisisdo

neintheprojectm

odule,bu

ton

lywhe

nthetim

ecard

hasb

een

approved

.

förstudie för implementering av affärssystemet oracles ...579118/fulltext01.pdf · förstudie...

Documents