fylkeskommune kontrollutvalget › wp-content › uploads › komsek › 2016 › 05 ›...

KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76; e-post: [email protected]

MØTEINNKALLING DATO: 1.11.2017 TID: 10.00 STED: Fylkets Hus - Setra De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE_______________________________________________________________ Sak nr. Sakstittel 032/17 Referatsaker 033/17 Orientering fra revisor034/17 Selskapskontroll Museet Midt IKS035/17 Evaluering av perioden Steinkjer 25.10.2017 Ida Bruheim Derås (leder)

Liv Tronstad Kontrollsjef 90038551 / 93692526

NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget

SAK 032/17 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 01.11.2017 Liv Tronstad 032/17 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak: Referatene tas til orientering. Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt1 Trøndelag fylkeskommune Protokoll AU -fellesnemda 26.09.17

http://opengov.cloudapp.net/Meetings/trfk/File/Details/202678.PDF?fileName=Protokoll%

2 Konsek Trøndelag IKS Status VGO3 KomSek Trøndelag IKS Kommentarer til Driftsrapport 2 pr 30/9-2017

for kontroll og tilsyn

4 Hordaland fylkeskommune Forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena (NDLA) - Del II – Revisjonsrapport

Eget vedlegg

5 Møre og Romsdal fylkeskommune, kontrollutvalgssekretariatet

Varsel om selskapskontroll/gjennomgang. Vegamot

Eget vedlegg

6 Fylkestinget i Trøndelag fylkeskommune

Fylkestingets møte 18. oktober 2017 - sakliste

Steinkjer 25.10.2017 Liv Tronstad Kontrollsjef


SAK 033/17 ORIENTERING FRA REVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 1.11.2017 Liv Tronstad 033/17 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor vil gi en orientering om den pågående regnskaparevisjonen, og hvordan revisjonen av statens vegvesen vil bli for 2017. Dersom revisors orientering kommer inn på informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om dette, og møte må lukkes, jf. koml. § 31 nr 2, og fvl. § 13. Steinkjer 25.10.2017 Liv Tronstad kontrollsjef


SAK 034/17 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL – MUSEET MIDT

Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapport Selskapskontroll – Museet Midt IKS. 2. Rapporten sendes deltakende kommuner i konsoliderte museer i Museet Midt IKS til

orientering 3. Rapporten oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak:

1. Fylkestinget tar rapport Selskapskontroll – Museet Midt IKS til orientering. 2. Fylkestinget i Nord-Trøndelag Fylkeskommune ber om at Fylkestinget i Trøndelag

Fylkeskommune får en skriftlig tilbakemelding innen 01.04.2018 på hvordan anbefalingene er fulgt opp og hvordan disse er tenkt fulgt opp fremover.

Vedlegg

1. KomRev Trøndelag IKS - Selskapskontroll Museet Midt IKS Ikke trykte vedlegg

1. Plan for selskapskontroll 2016-2017 2. Selskapskontroll Stiklestad Nasjonale kultursenter AS (SNK), FT sak 19/17

Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper gjennom eierskapskontroll og ev. forvaltningsrevisjon (selskapskontroll). Plan for selskapskontroll 2016-2017 er vedtatt av fylkestinget i møte den 28.04.16 sak 15/16, der bl.a. selskapskontroll av Museet Midt IKS er prioritert. Prosjektplanen er vedtatt av kontrollutvalget den 01.03.17, sak 010/17. Kontrollutvalget har prioritert følgende to problemstillinger: Eierskapskontroll:

Utøver Nord-Trøndelag fylkeskommune eierskapet i Museet Midt IKS i tråd med fylkestingets vedtak og etablerte normer for god eierstyring?

Forvaltningsrevisjon:

I hvilken grad bidrar organiseringen og arbeidet etter museumsreformen til å oppfylle målene for den konsoliderte enheten Museet Midt IKS? Følgende tema skal belyses: • Bakgrunnen for konsolideringen og interessentenes synspunkter på


Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalg 1.11.17 Liv Tronstad 034/17 411-1701-5,3Fylkestinget

konsolideringen i dag • Finansiering • Fordeling av midler internt i museet • Forholdet mellom driftsstyre og eierstyre • Felles administrasjon – økonomi/personal • Faglig samarbeid og utvikling

Dette er de samme problemstillingene som ble vurdert i selskapskontroll i SNK. Denne rapporten ble behandlet i juni i år. Rapporten Selskapskontroll Museet Midt forelå den 20. oktober 2017. Rapporten har vært på høring til eier og selskapet. Høringssvar fra selskapet har medførte endringer i rapporten. Problemstillingene er belyst på grunnlag av informasjon som er fremkommet ved dokumentanalyse, intervju og skriftlige spørsmål. Der det har vært naturlig har revisor sammenlignet funn i Museet Midt og SNK. Eierstyring Revisors konklusjon og anbefaling i kap. 2.5 viser at fylkeskommunen følger KS sine anbefalinger når det gjelder:

opplæring av folkevalgt oppnevning av eierrepresentant utarbeidelse av eiermelding

Revisor anbefaler at fylkeskommunen følger KS sine anbefalinger og tar tak i følgende:

Videreutvikle eiermeldingen Påse at selskapsavtalen behandles i tråd med IKS-loven Etablere formaliserte eiermøter Etablere valgkomite og utarbeide retningslinjer for denne

Forvaltningsrevisjon Revisors konklusjon og anbefaling i kap 3.5 viser at organisering og arbeidet etter museumsreformen kun delvis har bidratt til å oppfylle målene for det konsoliderte museet. Museet Midt har et forbedringspotensial når det gjelder:

Å utnytte potensialet for faglig samarbeid mellom museene, og derigjennom bidra til økt kvalitet på arbeidet og mer effektiv ressursutnyttelse.

Arbeidet med sikring og bevaring av gjenstander, gjennom å sikre tilfredsstillende deponi for samlingene.

Å etablere enighet og felles forståelse om fordelingsnøkkelen for tilskudd. Å sikre at alle eierkommuner/eierstyrer signerer samarbeidsavtalen med Museet Midt

som regulerer forhold knyttet til roller, ansvar og økonomi Sammenligning av funn i Museet Midt og SNK.

Både SNK og Museet Midt har uutnyttet potensiale for faglig samarbeid på tvers av avdelingene.

Når det gjelder frivillighet og lagringssituasjonen er situasjonen for de to konsoliderte enhetene relativt lik.

I SNK er alle avtaler med eierstyrene på plass, og fordelingsnøkkelen for tilskudd følges. Dette er ikke tilfelle i Museet Midt.

Museene skiller seg fra hverandre ved at det ene er organisert som et aksjeselskap og det andre som et interkommunalt selskap.

I Museet Midt IKS er alle kommunene med bemannede avdelinger medeiere i selskapet. Dette er ikke tilfellet for SNK AS. Likevel opplever begge selskapene utfordringer i dialogen mellom driftsselskap og eierselskap, og problemstillinger knyttet til hvor mye eier av samlingene skal kunne bestemme av driften.

Museet Midt og SNK har også ulikt forhold til de ubemannede museene.

I Museet Midt er kommunene med ubemannede museer med som deleiere i selskapet, og betjenes av en egen avdeling i det konsoliderte museet.

I sørdelen av fylket har kommuner med ubemannet museum en tjenesteleveranseavtale med SNK.

Revisors inntrykk er at de ubemannede museene i Namdalen ivaretas svært godt gjennom avdeling Bygdesamlingers arbeid, og at medeierskapet muligens ivaretar kommunenes behov på en bedre måte enn gjennom tjenesteleveranseavtaler

Revisor har gitt et grundig og godt sammendrag fremst i rapporten. Vurdering Selskapskontroll er et viktig virkemiddel for å føre kontroll med fylkeskommunens forvaltning av sine interesser i selskaper. Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon gir et innblikk i selskapet og de resultater som oppnås. Selskapskontroll gir videre en uavhengig tilbakemelding til fylkestinget om selskapets arbeid og hvordan fylkestingets vedtak blir fulgt opp. Rapporten konkluderer med at fylkeskommunen har forbedringspotensial i utøvelsen av sitt eierskap. Rapporten viser også at organiseringen og arbeidet etter museumsreformen bare delvis har bidratt til å oppfylle målene for det konsoliderte museet. Denne rapporten sammen med selskapskontroll av SNK vil være et godt grunnlag for det videre museumsarbeid i Trøndelag Fylkeskommune. Saksbehandler anbefaler at kontrollutvalget slutter seg til rapporten og at den oversendes fylkestinget til behandling. Ved fylkestingets behandling av selskapskontroll Stiklestad Nasjonale kultursenter AS, sak 19/17 ba fylkestinget om at Fylkestinget i Trøndelag Fylkeskommune får en skriftlig tilbakemelding innen 01.04.2018 på hvordan anbefalingene er fulgt opp og hvordan disse er tenkt fulgt opp fremover. Det er naturlig at tilsvarende vedtak blir gjort for denne rapporten. Rapporten bør videre oversendes de øvrige deltakerkommunene i Museet Midt til orientering.

Steinkjer 25.10.2017 Liv Tronstad Kontrollsjef

NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE

OKTOBER 2017

SELSKAPSKONTROLL

MUSEET MIDT IKS Eierstyring Organisering og arbeid etter konsolidering

KomRev Trøndelag IKS

Selskapskontroll Museet Midt IKS 1

FORORD Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm, jfr. kommuneloven § 77 nr. 5. KomRev Trøndelag IKS har gjennomført denne selskapskontrollen på oppdrag fra kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune. Prosjektet omfatter både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Museet Midt IKS, og er gjennomført i perioden april til september 2017. Revisor har vurdert egen uavhengighet overfor Museet Midt IKS og eier Nord-Trøndelag fylkeskommune, samt de øvrige eierne1 jf. kommuneloven § 79 og § 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Revisjonsteamet har bestått av prosjektleder Marte Bjørnelv, prosjektmedarbeider Sunniva Tusvik Sæter og kvalitetssikrer Unni Romstad. Vi takker alle som har bidratt med informasjon i prosjektet. En oversikt over tidligere gjennomførte prosjekter fra KomRev Trøndelag IKS finner du på vår hjemmeside www.krt.no. Stjørdal/Steinkjer, 20.10.2017

Marte Bjørnelv Sunniva Tusvik Sæter Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Prosjektmedarbeider

1 Namsos, Vikna, Namsskogan, Grong, Overhalla, Nærøy, Fosnes og Lierne kommuner.



0. SAMMENDRAG Bestilling KomRev Trøndelag IKS har på bestilling fra kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune gjennomført en selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Museet Midt IKS. Selskapskontrollen er todelt. Den første delen er en eierskapskontroll, der vi undersøker om Nord-Trøndelag fylkeskommune utøver eierskapet i Museet Midt i tråd med fylkestingets vedtak og KS’ normer for god eierstyring. Den andre delen er en forvaltningsrevisjon, der vi undersøker i hvilken grad organiseringen og arbeidet etter museumsreformen bidrar til å oppfylle målene2 for det konsoliderte museet Museet Midt. Museumsreformen fra tidlig 2000-tall var en statlig initiert reform, der målet var å redusere antall museumsenheter i Norge. Museet Midt IKS var opprinnelig et samarbeid mellom Namsos og Vikna kommuner. Driftsselskapet ble etablert 01.01.2004 under navnet Namdal Fylkesmuseum BA, og omgjort til et interkommunalt selskap (IKS) i 2007. Museet endret navn til Museet Midt IKS 01.01.20093. Nord-Trøndelag fylkeskommune gikk inn som eier i selskapet fra 01.01.2010, gjennom at Fylkesgalleriet i Nord-Trøndelag ble konsolidert inn i Museet Midt. Nord-Trøndelag fylkeskommune eier i dag 25 % av Museet Midt. Gjennomføring Undersøkelsen er gjennomført i henhold til NKRFs4 standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001, og med utgangspunkt i NKRFs veileder for gjennomføring av selskapskontroll. Prosjektet er gjennomført i perioden april til september 2017. Rapporten bygger på opplysninger fra dokumentanalyse, intervju og skriftlige spørsmål. Eierstyring Revisors gjennomgang viser at fylkeskommunen følger anbefalingene fra KS når det gjelder opplæring av folkevalgte og oppnevning av eierrepresentant, samt fylkestingets vedtak om innholdet i eiermeldingen. Gjennomgangen viser imidlertid at fylkeskommunen på enkelte punkter ikke utøver eierskapet i Museet Midt i tråd med etablerte normer for god eierstyring. Revisor anbefaler at fylkeskommunen tar tak i følgende forhold:

2 Målene vi tar utgangspunkt i er presentert og utledet til målbare revisjonskriterier i kapittel 4.2. 3 Informasjon hentet fra www.museetmidt.no/om-museet-midt-iks, 29.03.2017. 4 Norges Kommunerevisorforbund, www.nkrf.no.



Fylkeskommunens eiermelding kan videreutvikles, blant annet med en grundigere presentasjon av de enkelte selskapene i tråd med KS’ anbefalinger. Eiermeldingen har også potensiale til å si noe mer om eierstrategi, samt om selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet og etikk, slik KS anbefaler. Eiermeldingen bør også oppdateres slik at fylkeskommunens eierandel i selskapet opplyses korrekt.

Selskapsavtalen for Museet Midt IKS ble ikke justert i forbindelse med

inntreden av nye deltakerkommuner i 2010 og 2012. De justerte selskapsavtalene signert representantskapets medlemmer i 2014 og 2016 er ikke behandlet i fylkestinget i tråd med bestemmelsene i IKS-loven § 4 og selskapsavtalen § 11. Endringer i selskapets deltakere ble først meldt til Foretaksregisteret i mars 2017.

Det gjennomføres ikke formaliserte eiermøter i Museet Midt IKS i tråd med

anbefalingene fra KS. Slik revisor ser det kan eiermøter være en viktig arena for informasjon og diskusjon mellom selskap og eier og eierne i mellom, uten at det treffes formelle beslutninger.

Det er ikke nedfelt bruk av valgkomité i selskapsavtalen for Museet Midt IKS. Det kan likevel se ut som om en valgkomité har vært i funksjon ved de siste to valgene til styret. Revisor mener eierne bør vurdere å nedfelle bestemmelse om bruk av valgkomité i selskapsavtalen. I tråd med anbefalingene fra KS bør valgkomiteen sammensettes slik at den reflekterer eierandelene, og det bør utarbeides retningslinjer som regulerer valgkomiteens arbeid.

Organisering og arbeid etter konsolideringen Revisors konklusjon er at organiseringen og arbeidet etter museumsreformen kun delvis har bidratt til å oppfylle målene for det konsoliderte museet Museet Midt. Konklusjonen bygger på følgende hovedfunn:

For å lykkes, bør det konsoliderte museet ha en forutsigbar finansiering basert på forpliktende samarbeid mellom stat, fylkeskommune og kommuner. Som økonomisk forutsetning for museumsreformen skulle den offentlige driftsfinansieringen være et ansvar delt mellom statlig og regionalt/lokalt nivå i en 60-40-fordeling5, hvor det lokale nivået var forpliktet til å yte minst 40 prosent av det samlede driftstilskuddet. Revisors gjennomgang viser at fordelingsnøkkelen mellom stat, fylkeskommune og kommune (60/24/16) når det gjelder tilskudd ikke følges opp.

5 Ordningen med 60/40-fordeling er ikke til hinder for at regionalt og lokalt nivå kan yte tilskudd ut over fordelingsnøkkelen uten at staten er forpliktet til tilsvarende økning, men en statlig økning forutsetter en oppfølging fra regionalt/lokalt nivå.



Fordelingen stat-fylke-kommuner er pr. i dag 50-41-9 prosent. Årsaken til skjevfordelingen ligger i historiske forhold, ved at fylkeskommunen tidligere fullfinansierte Kunstmuseet. Kommunene Vikna og Namsos ønsker ikke å øke sin andel, og ser heller ikke behov for det, i og med at fylkeskommunen dekker opp slik at bevilgningene til sammen blir 100 %. Revisors vurdering er at det er en uforutsigbarhet i finansieringen ved at fylkeskommunen yter større andel av det konsoliderte museets samlede tilskudd enn fordelingsnøkkelen tilsier, uten at dette er nedfelt i formaliserte avtaler. Dette blir viktig i forbindelse med overgangen til nye Trøndelag fylkeskommune. Kommunene med ubemannede museer, finansierer Avdeling Bygdesamlinger gjennom et forutsigbart beløp pr. år.

Museet Midt har kun overtatt driften ved de museene som er konsolidert. Eierskapet ligger fortsatt hos eierstyrene i de enkelte museene. Gjennom avtalene som ble inngått ved konsolideringen, er eierstyrenes og driftsstyrets ansvar tydelig etablert. Eierselskapene har etter konsolideringen ikke egen økonomi, men kun en rådgivende rolle overfor driftsselskapet. Alle eierne foruten Vikna kommune ved sitt kommunale foretak (KF) har signert en slik avtale. Årsaken til at Vikna ikke har signert bunner i uenigheter om ansvar, roller og økonomi. Revisor mener dette er en uheldig situasjon for Museet Midt, og oppfordrer partene til å finne en løsning slik at forpliktende avtale kan inngås.

I konsolideringen av museene gjennom museumsreformen var det et siktemål å hente ut synergier gjennom samarbeid mellom fagfolk fra forskjellige museer. Revisors gjennomgang viser at organiseringen av, og arbeidet i, Museet Midt har bidratt til styrking av den faglige virksomheten. Ved at administrative oppgaver er flyttet ut av avdelingene, har det frigjort noe tid til drift og faglig fokus i avdelingene. Museet har i dag ikke tilstrekkelig kapasitet innen bygningsvern.

Revisors gjennomgang viser at det har vært en økning i antall årsverk i Museet Midt i perioden 2010 til 2016. Både Kystmuseet og Kunstmuseet er styrket betydelig, og to distriktskonservatorer er ansatt.

På grunn av at økonomien i det konsoliderte museet er relativt stram, er revisors inntrykk at det ikke i særlig grad er rom for utviklingsprosjekter utenom ordinær drift. Museet har begrenset kapasitet til å drive forskning. Museet Midt har etter konsolideringen styrket seg når det gjelder formidling, gjennom ansettelse av museumspedagog og satsing på skoleopplegg. Museet har også jobbet med fornying, blant annet gjennom Kunstmuseets flyktningprosjekt. Når det gjelder forvaltning av gjenstander, har Museet Midt en plan for



samlingsforvaltning fra 2012. Denne beskriver godt utfordringer og mål, men bør oppdateres.

Flere av avdelingene i Museet Midt deltar i nasjonale nettverk, i tråd med

intensjonene i museumsreformen, men aktiviteten i disse varierer.

Alle museene har gjennom konsolideringen fått tilgang til et bredere kompetansemiljø. Revisor ser imidlertid at Museet Midt har et uutnyttet potensial når det gjelder faglig samarbeid på tvers av avdelingene. Det er i dag fortsatt relativt tette skott mellom avdelingene. Det er etablert fagseksjoner på tvers av avdelingene, men ikke alle disse er like aktive. Det kan også se ut til at det går et skille mellom museene i Namsos og Kystmuseet, ved at museene i Namsos i større grad samarbeider med hverandre. Et tettere faglig samarbeid på tvers ville kunne styrket den faglige virksomheten i den konsoliderte enheten ytterligere.

En av årsakene til at potensialet for samarbeid og mer effektiv ressursutnyttelse

ikke er hentet ut, kan blant annet skyldes at avdelingsledermøter ikke har blitt gjennomført i tråd med intensjonene. Ny direktør har varslet at praksis nå endres.

Ny direktør har satt fokus på tiltak som setter avdelingslederne i stand til å ha

god økonomistyring, som tilgang til økonomisk rapportering gjennom året. Revisor mener det er svært viktig å få dette på plass. Det at avdelingslederne ikke opplever at de har innblikk i avdelingens økonomi gjennom året, kan ha konsekvenser for faglig satsing og fokus på forskning.

Den interne fordelingen av midler mellom avdelingene i det konsoliderte

museet er forutsigbar, da fordelingsnøkkelen fortsatt er slik at avdelingene beholder det kommunale tilskuddet de hadde på konsolideringstidspunktet. Revisor mener selskapet på sikt bør drøfte muligheten for en mer fleksibel fordeling, basert på årlige prioriteringer og bruk av ansattes kompetanse på tvers av avdelingene.

Revisors gjennomgang viser at kommunene med ubemannede museer, i tråd

med intensjonene, er styrket på museumsområdet etter at de gikk inn som medeiere i Museet Midt i 2012. Årsaken til dette er den faglige bistanden kommunene får fra avdeling Bygdesamlinger, som har to distriktskonservatorer som kun jobber opp mot kommunene med ubemannede museer. Tilbakemeldinger til revisor, og avdeling Bygdesamlingers egen evalueringsrapport fra 2015, viser at kommunene er godt fornøyde med avdelingens arbeid og tjenestene man får igjen for å være med i Museet Midt.



Avdeling Bygdesamlinger kommuniserer åpent med eierkommunene, og fører timeregnskap. På den måten sikrer de at bistanden fordeles jevnt på kommunene og at alle får det de betaler for. Slik revisor ser det, er avdeling Bygdesamlinger en vellykket konstruksjon, og det er i denne delen av Museet Midt at konsolideringen har kommet lengst i form av samarbeid og utnyttelse av ressurser på tvers av kommuner.

Et av målene med museumsreformen var å bidra til gode sikrings- og

bevaringsforhold for museenes samlinger. Revisors gjennomgang viser at dette målet ikke er nådd fullt ut. Arbeidet med å etablere et fylkesdeponi på den gamle planteskolen på Stiklestad har stoppet opp. Status for lagring av museale gjenstander i Museet Midt i dag, er at gjenstander for det meste er godt sikret, men at det er et ønske om mer lagringsplass. Kunstmuseet har tidligere hatt svært kritikkverdige oppbevaringsforhold for kunstsamlingen, men dette er bedre i dag. Det gjenstår å få en løsning når det gjelder de store gjenstandene som var planlagt magasinert i et felles fylkesdeponi.

For museene som er konsolidert inn i Museet Midt, er det ingenting i revisors

gjennomgang som tyder på at frivilligheten knyttet til museene er svekket som følge av konsolideringen. Det varierer fra museum til museum hvor stor aktiviteten blant de frivillige er, men hovedinntrykket er at mange av museene engasjerer en stor andel frivillige som gjør en viktig innsats. Avdeling Bygdesamlinger bidrar til ivaretakelsen av lokalt engasjement og frivillighet ved de ubemannede museene, i tråd med intensjonene i museumsreformen.

Oppsummert viser revisors gjennomgang at Museet Midt har et forbedringspotensial når det gjelder:

Å utnytte potensialet for faglig samarbeid mellom museene, og derigjennom bidra til økt kvalitet på arbeidet og mer effektiv ressursutnyttelse.

Arbeidet med sikring og bevaring av gjenstander, gjennom å sikre tilfredsstillende deponi for samlingene.

Å etablere enighet og felles forståelse om fordelingsnøkkelen for tilskudd. Å sikre at alle eierkommuner/eierstyrer signerer samarbeidsavtalen med

Museet Midt som regulerer forhold knyttet til roller, ansvar og økonomi. Sammenlikning Museet Midt IKS og Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS En tilsvarende gjennomgang av Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK), som er det konsoliderte museet for sørdelen av Nord-Trøndelag, ble gjennomført tidligere i 2017. En sammenlikning av funn, viser at både SNK og Museet Midt har uutnyttet potensiale for faglig samarbeid på tvers av avdelingene. Også når det gjelder frivillighet og lagringsforhold er situasjonen for de to konsoliderte enhetene relativt



lik. I SNK er alle avtaler med eierstyrene på plass, og fordelingsnøkkelen for tilskudd følges. Dette er ikke tilfelle i Museet Midt. Museene skiller seg fra hverandre ved at det ene er organisert som et aksjeselskap og det andre som et interkommunalt selskap. I Museet Midt IKS er alle kommunene med bemannede avdelinger medeiere i selskapet. Dette er ikke tilfellet for SNK AS. Likevel opplever begge selskapene utfordringer i dialogen mellom driftsselskap og eierselskap, og problemstillinger knyttet til hvor mye eier av samlingene skal kunne bestemme av driften. Museet Midt og SNK har også ulikt forhold til de ubemannede museene. I Museet Midt er kommunene med ubemannede museer med som deleiere i selskapet, og betjenes av en egen avdeling i det konsoliderte museet. I sørdelen av fylket har kommuner med ubemannet museum en tjenesteleveranseavtale med SNK. Revisors inntrykk er at de ubemannede museene i Namdalen ivaretas svært godt gjennom avdeling Bygdesamlingers arbeid, og at medeierskapet muligens ivaretar kommunenes behov på en bedre måte enn gjennom tjenesteleveranseavtaler.



INNHOLDSFORTEGNELSE 0. Sammendrag ............................................................................................................. 2

1. Innledning .......................................................................................................... 10

1.1 Bestilling ...................................................................................................... 10

1.2 Bakgrunn ..................................................................................................... 10

1.3 Problemstillinger ......................................................................................... 12

1.4 Revisjonskriterier ........................................................................................ 12

1.5 Metodisk tilnærming og gjennomføring ...................................................... 12

2. Eierstyring .......................................................................................................... 15

2.1 Problemstilling ............................................................................................ 15


2.3 Data .............................................................................................................. 17

2.3.1 Eierstyring i et interkommunalt selskap ............................................... 17

2.3.2 Formål og valg av selskapsform .......................................................... 17

2.3.3 Forvaltning av eierskapet ..................................................................... 18

2.4 Vurdering ..................................................................................................... 22

2.5 Konklusjon og anbefalinger ........................................................................ 25

3. Organisering og arbeid etter konsolidering ........................................................ 26

3.1 Problemstilling ............................................................................................ 26


3.3 Data .............................................................................................................. 28

3.3.1 Konsolideringsprosessen ...................................................................... 28

3.3.2 Eierskap og driftsansvar - avtaler ......................................................... 31

3.3.3 Finansiering – offentlig driftstilskudd .................................................. 33

3.3.4 Intern organisering og felles administrasjon ........................................ 37

3.3.5 Faglig samarbeid og utvikling .............................................................. 42

3.3.6 Avdeling Bygdesamlinger – ubemannede museer ............................... 45

3.3.7 Lagringsforhold .................................................................................... 48

3.3.8 Frivillighet og lokalt engasjement ........................................................ 50

3.4 Vurdering ..................................................................................................... 51

3.4.1 Forutsigbar finansiering og forpliktende samarbeid? .......................... 51

3.4.2 Styrking av faglig virksomhet? ............................................................ 52

3.4.3 Bedre og mer effektiv ressursutnyttelse? ............................................. 53



3.4.4 Styrking av kommuner med ubemannede museer? ............................. 53

3.4.5 Gode sikrings- og bevaringsforhold for museenes samlinger? ............ 54

3.4.6 Ivaretakelse av frivillighet og lokalt engasjement? .............................. 54

3.5 Konklusjon og anbefalinger ........................................................................ 54

4. Høring ................................................................................................................ 57

Forkortelser brukt i rapporten: AS Aksjeselskap BA Selskap med begrenset ansvar IKS Interkommunalt selskap KF Kommunalt foretak KRUA Avdeling for kultur og regional utvikling, NTFK MiST Museene i Sør-Trøndelag MM Museet Midt IKS NFBA Namdal fylkesmuseum BA NTFK Nord-Trøndelag fylkeskommune SNK Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS



1. INNLEDNING 1.1 Bestilling I henhold til kommuneloven § 77 nr. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll. Den omfatter kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens eierinteresser, herunder å kontrollere om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger. Det kan også gjennomføres forvaltningsrevisjon6 i selskaper, hvor selve aktiviteten i selskapet kontrolleres7. På bakgrunn av Plan for selskapskontroll 2016-20178, bestilte kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune en selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Museet Midt IKS i sak 05/17. KomRev Trøndelag IKS leverte i april 2017 en rapport til Nord-Trøndelag fylkeskommune og Verdal kommune etter selskapskontroll i Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK). Dette prosjektet er en naturlig videreføring av selskapskontrollen i SNK. Kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune vedtok prosjektplan for prosjektet i sak 010/17, med følgende todelte formål for prosjektet:

o Kartlegge Nord-Trøndelag fylkeskommunes eierstyring av Museet Midt IKS, og undersøke hvorvidt den er i tråd med fylkestingets vedtak og etablerte normer for god eierstyring.

o Undersøke hvordan organiseringen av Museet Midt IKS fungerer, og peke på

eventuelle utfordringer knyttet til denne. 1.2 Bakgrunn Museet Midt IKS er det konsoliderte museet for norddelen av Nord-Trøndelag. Museet består av de bemannede avdelingene Kystmuseet i Nord-Trøndelag / Norveg, Norsk Sagbruksmuseum, Namdalsmuseet og Kunstmuseet Nord-Trøndelag. Museet består også av avdeling Bygdesamlinger, som har det museumsfaglige ansvaret for de ubemannede bygdesamlingene i kommunene Grong, Lierne, Namsskogan, Overhalla, Nærøy og Fosnes. Museet Midt IKS var opprinnelig et samarbeid mellom Namsos og Vikna kommuner. Driftsselskapet ble etablert 01.01.2004 under navnet Namdal Fylkesmuseum BA, og omgjort til et interkommunalt selskap (IKS) i 2007. Museet endret navn til Museet

6 Forvaltningsrevisjon innebærer å gjøre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. 7 Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv (revisjonsforskriften) § 7. 8 Planen ble behandlet i kontrollutvalget i sak 20/16, og i fylkestinget i sak 15/16.



Midt IKS 01.01.20099. Nord-Trøndelag fylkeskommune gikk inn som eier i selskapet fra 01.01.2010, gjennom at Fylkesgalleriet i Nord-Trøndelag ble konsolidert inn i Museet Midt. Nord-Trøndelag fylkeskommune eier i dag 25 % av Museet Midt. Kystmuseet i Nord-Trøndelag, Norveg, er det konsoliderte museets administrasjonssenter og ble åpnet i 2004. Museet Midt IKS hadde i 2016 101 ansatte fordelt på 41,62 årsverk10. Antallet selvstendige museer i Norge var tidligere svært stort, og i Stortingsmelding nr. 22 (1999–2000) «Kjelder til kunnskap og oppleving» ble det lagt frem forslag om en alternativ struktur. Den nasjonale museumsreformen ble iverksatt etter Stortingets vedtak i desember 2000. Hovedgrepet var en bedre strukturering av et selvbærende, fragmentert museumslandskap ved å slå sammen museer til større, konsoliderte enheter. I Stortingsmelding nr. 48 (2002–2003) «Kulturpolitikk fram mot 2014» var en av intensjonene å skape «eit mindre tal konsoliderte museum eller museumsnettverk, dvs. einingar med ei så sterk fagleg og økonomisk plattform at dei på ein meiningsfull måte kan inngå i eit samla nasjonalt nettverk» (St.meld. nr. 48 (2002– 2003): 178). Et hovedmål med museumsreformen var at en mer profesjonell ledelse av konsoliderte museer ville føre til en bedre utnyttelse av de samlede ressursene, noe som igjen skulle bidra til bedre faglig måloppnåelse. Norsk Kulturråd publiserte i 2013 rapporten «Organisering av museene», som viser at det har vært varierende entusiasme for museumskonsolideringen11. Noen mindre museer har i forkant av konsolidering uttrykt bekymring for å bli slått sammen med større museer og dermed miste sin stemme. Denne bekymringen viser seg også etter konsolidering, i form av misnøye over manglende gjennomslagskraft for ønsker og et ønske om alternative konsoliderings- eller tilknytningsformer. Museumskonsolideringen i Nord-Trøndelag var ikke en case i rapporten fra Kulturrådet. For Nord-Trøndelag sin del er det interessant at det konsoliderte museet i sørdelen av fylket – Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS - er organisert på annen måte enn Museet Midt IKS. SNK er organisert som et aksjeselskap med kun to eiere, selv om museet har bemannede enheter i flere kommuner. I Sør-Trøndelag er alle de store museene konsolidert i en felles enhet, Museene i Sør-Trøndelag AS (MiST). Spørsmålet her er om organiseringen og eierstrukturen kan sies å ha noen betydning for måloppnåelsen.

9 Informasjon hentet fra www.museetmidt.no/om-museet-midt-iks, 29.03.2017. 10 Årsberetning Museet Midt IKS 2016. 11 Knut Fossestøl, Eric Breit og Hanne Heen, Organisering av museene, 2013.



1.3 Problemstillinger Følgende problemstillinger er besvart i selskapskontrollen: Problemstilling 1 (eierskapskontroll): Utøver Nord-Trøndelag fylkeskommune eierskapet i Museet Midt IKS i tråd med fylkestingets vedtak og etablerte normer for god eierstyring? Problemstilling 2 (forvaltningsrevisjon): I hvilken grad bidrar organiseringen og arbeidet12 etter museumsreformen til å oppfylle målene for den konsoliderte enheten Museet Midt IKS? Følgende tema skal belyses:

Bakgrunnen for konsolideringen og interessentenes13 synspunkter på konsolideringen i dag

Finansiering Fordeling av midler internt i museet Forholdet mellom driftsstyre og eierstyre Felles administrasjon – økonomi/personal Faglig samarbeid og utvikling

1.4 Revisjonskriterier I eierskapskontrollen vurderer revisor fylkeskommunens praksis på bakgrunn av fylkestingsvedtak, samt anbefalinger om god eierstyring fra KS. I forvaltningsrevisjon skal det etableres revisjonskriterier med utgangspunkt i problemstillingen. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som praksis skal vurderes opp mot. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, og utledet fra, autoritative kilder innenfor det reviderte området. Revisjonskriteriene er utledet og operasjonalisert under de enkelte problemstillingene. 1.5 Metodisk tilnærming og gjennomføring Undersøkelsen er gjennomført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001, og med utgangspunkt i NKRFs veileder for gjennomføring av selskapskontroll. Prosjektet er gjennomført i perioden april til september 2017.

12 Problemstillingen er justert på ett punkt fra formuleringen i prosjektplanen. I tillegg til «organiseringen», blir det riktig å føye til «arbeidet» etter museumsreformen, for å dekke bestillingen fra kontrollutvalget. 13 Endret fra «museets» til «interessentenes» synspunkter på konsolideringen i dag.



I og med at Museet Midt IKS er 100 prosent offentlig eid, har revisor kunnet kreve alle de opplysninger vi fant nødvendige for å gjennomføre selskapskontrollen. Dette gjelder både fra styrende organer, direktør og selskapets valgte revisor. Museet Midts øvrige eiere står ikke som bestillere av prosjektet, men vi har likevel innhentet informasjon fra disse for å kunne svare på problemstillingen om måloppnåelse etter konsolidering. I rapporten vil revisor, der det er naturlig, ta inn informasjon fra selskapskontrollen i SNK for å kunne sammenlikne de to konsoliderte museumsenhetene i Nord-Trøndelag. Når det gjelder rapportens eierskapsdel, vil vi presentere et sammendrag av funn som ble gjort i forbindelse med selskapskontrollen i SNK. Sammendraget gjelder fylkeskommunens system for eierstyring generelt, supplert med spesifikke data og vurderinger for eierstyringen opp mot Museet Midt. Rapporten bygger på informasjon innhentet gjennom dokumentanalyse og intervju. Intervju Følgende er intervjuet i forbindelse med prosjektet:

Styreleder, Museet Midt Tidligere direktør, Museet Midt (fram til 31.07.2017) Ny direktør, Museet Midt (fra og med 01.08.2017) - også fungerende

avdelingsleder i Kunstmuseet Nord-Trøndelag Økonomiansvarlig, Museet Midt Administrasjonskonsulent, Museet Midt Avdelingslederne i Museet Midt

o Kystmuseet/Norveg o Namdalsmuseet o Norsk Sagbruksmuseum o Kunstmuseet Nord-Trøndelag (ny direktør)

Distriktskonservatorene i avdeling Bygdesamlinger Ordfører i Vikna kommune Ordfører i Namsos kommune Seniorrådgiver i avdeling for kultur og regional utvikling (KRUA), Nord-

Trøndelag fylkeskommune Funksjonsleder folk og samfunn, avdeling for kultur og regional utvikling

(KRUA) Nord-Trøndelag fylkeskommune Intervjuene ble gjennomført etter en intervjuguide. Informantene fikk ikke tilsendt denne på forhånd. Referat fra intervju er verifisert av informantene i etterkant for å rette opp eventuelle feil og misforståelser.



Skriftlige spørsmål Vi sendte skriftlige spørsmål til fylkesrådsleder, som er fylkeskommunens valgte eierrepresentant i Museet Midt IKS. Spørsmålene ble besvart pr. epost. Vi sendte også epost med skriftlige spørsmål til rådmann og ordfører i de seks kommunene som ble medeiere i Museet Midt IKS fra 2012: Overhalla, Lierne, Grong, Namsskogan, Fosnes og Nærøy14. Vi mottok svar fra Overhalla, Grong og Lierne kommuner. For å ha et sammenlikningsgrunnlag, sendte vi også epost med skriftlige spørsmål til ordfører og rådmann i kommunene i sørdelen av Nord-Trøndelag som kun har ubemannede museer: Frosta, Verran, Snåsa, Leksvik og Meråker. Disse kommunene har en avtale om tjenesteleveranse fra Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK). Vi mottok svar fra Verran og Snåsa. Vi har innhentet informasjon fra Museet Midts revisor, Namdal Revisjon AS. Dokumentgjennomgang Vi har fått oversendt skriftlig dokumentasjon fra Museet Midt IKS som dokumenterer utviklingen siden konsolideringen. Vi har også basert oss på materiale i eierskapsmeldinger og andre politiske saker. Referanselista viser hvilke skriftlige dokumenter vi har brukt som kilder. Samlet vurdering av datagrunnlag og metode Revisjonskriteriene i prosjektet er utarbeidet for å kunne si noe om effekten av museumskonsolideringen. Det er ikke nødvendigvis enkelt å måle Museet Midt på disse kriteriene, men det gir en mulighet til å si noe om tilstanden ut fra et bredt informasjonstilfang. Tre av seks kommuner med ubemannede museer svarte ikke på vår henvendelse, men vi mener likevel vi kan si noe om kommunenes holdninger ved å kombinere svarene vi fikk med avdeling Bygdesamlingers egen evalueringsrapport fra 2015 som vi har fått tilgang til. Vi mottok svar fra kun to av kommunene som har tjenesteavtale med SNK, og kan ut fra dette ikke si noe fullstendig om hvorvidt kommunene i sørdelen av fylket er fornøyd med denne avtalen. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang i dette prosjektet gir et tilstrekkelig grunnlag til å svare på problemstillingene.

14 I og med at ordfører i Nærøy er medlem av kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune, og dermed bestiller av denne rapporten, ble eposten til Nærøy kommune stilet til rådmann med kopi til ordfører.



2. EIERSTYRING Nord-Trøndelag fylkeskommune har en tredelt rolle på museumsområdet. Fylkeskommunen er:

Regional utviklingsaktør Tilskuddspart Medeier

I dette kapittelet beskriver vi fylkeskommunen som medeier i Museet Midt IKS, og det utgjør rapportens eierskapskontrolldel. Kapittelet bygger også på funn fra selskapskontrollen i SNK fra april 2017. 2.1 Problemstilling Utøver Nord-Trøndelag fylkeskommune eierskapet i Museet Midt IKS i tråd med fylkestingets vedtak og etablerte normer for god eierstyring? 2.2 Revisjonskriterier Betingelsene for folkevalgt styring og kontroll endres når virksomheter eller tjenester skilles ut og legges i selskaper. Lovfestede bestemmelser og vanlige normer for god selskapsstyring setter grenser for hvor mye kommunene som eier disse selskapene kan og bør involvere seg i selskapenes virksomhet. Fylkeskommunens eierstyring vurderes opp mot utvalgte kriterier hentet fra Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven)15, KS’ anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll16, samt fylkestingsvedtak. Lov om interkommunale selskaper: I henhold til IKS-loven § 4 skal det for interkommunalt selskap opprettes en skriftlig selskapsavtale. For de enkelte deltakere skal kommunestyret eller fylkestinget selv vedta avtalen. Endringer i selskapsavtalen som gjelder for eksempel endring av deltakere i selskapet skal skje på samme måte. I henhold til IKS-loven § 6 er det fylkestinget selv som oppnevner medlem(er) i representantskapet.

15 Lov om interkommunale selskaper 1999-01-29-6 16 http://www.ks.no/globalassets/ks-anbefalinger-eierstyring_digital.pdf



KS-anbefalinger: Anbefaling 1: Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte Fylkeskommunen bør som en del av sitt folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første seks månedene av valgperioden.

Anbefaling 4: Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Fylkestinget bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. En eierskapsmelding bør som minimum ha disse hovedpunktene; 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. 2. Politisk styringsgrunnlag gjennom kommunens prinsipper for eierstyring. 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder

styringsdokumentene. 5. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv.

Anbefaling 5: Utarbeidelse og revidering av styringsdokumenter Fylkeskommunen skal utarbeide og bør jevnlig revidere styringsdokumentene og avtalene som regulerer styringen av selskapet.

Anbefaling 6: Eiermøter KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med selskapet. Et eiermøte er et møte mellom representanter fra eier(ne), styret og daglig leder for selskapet.

Anbefaling 7: Eierorganets sammensetning og funksjon Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at fylkestinget oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av fylkestingets vedtak.

Anbefaling 10: Valgkomité og styreutnevnelser Ved valg av styrer til fylkeskommunalt eide selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomité.

Fylkestinget fattet i sak 10/59 vedtak om innholdet i eiermeldingen: Fylkestinget tar saken til orientering, men ber samtidig om at det i fremtidige

eierskapsmeldinger foretas en konkret gjennomgang av hvert enkelt selskaps formål, og at man vurderer hensiktsmessigheten av fylkeskommunens fremtidige eierskap i de enkelte selskapene.



2.3 Data 2.3.1 Eierstyring i et interkommunalt selskap I et interkommunalt selskap er representantskapet selskapets øverste organ. Gjennom representantskapet utøver eierne den øverste myndigheten i selskapet. Her kan eierne gjennom vedtak fastsette rammer for selskapet. Det er representantskapet som velger styret. Selskapet ledes av styret og daglig leder. Styret har det overordnede ansvaret for at selskapet drives i samsvar med eiernes formål og innenfor rammen av lovverket. Styret har også en viktig funksjon for å sikre strategisk planlegging for selskapet. Daglig leder skal forholde seg til de pålegg og retningslinjer som styret har gitt. Prosessen for å avklare og iverksette fylkeskommunens syn i vesentlige saker som angår Museet Midt IKS vil være følgende:

1. Fylkesrådet forbereder og fremmer forslag i saker vedrørende fylkeskommunale eierinteresser i eksterne selskaper17.

2. Fylkestinget drøfter saker og fatter vedtak på vegne av fylkeskommunen som eier (med alminnelig/simpelt flertall av avgitte stemmer)18. Fylkestinget velger selv eierrepresentant til representantskapet19.

3. Den valgte eierrepresentanten representerer fylkeskommunen som eier i representantskapet20.

4. Representantskapet er selskapets øverste myndighet og behandler selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan og andre saker som etter loven eller selskapsavtalen skal behandles i representantskapet21

5. Styret har ansvaret for forvaltningen av selskapet, og fører tilsyn med den daglige ledelsen22.

6. Direktør står for den daglige ledelse av selskapets virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt23.

2.3.2 Formål og valg av selskapsform Museet Midts formål er å drive museal virksomhet i Namdalen24. Dette utføres gjennom felles drift av museene i de deltakende kommuner samt annen virksomhet som naturlig hører til, blant annet ved å

- Være kompetansesenter for de deltakende kommunene i museumsfaglige spørsmål

17 Reglement for fylkestinget punkt 1.3. 18 Fylkesrådet forbereder og fremmer forslag i saker vedr. fylkeskommunale eierinteresser i eksterne selskaper, jf. Reglement for fylkestinget punkt 1.2. 19 Lov om interkommunale selskaper § 6. 20 Ansvaret for oppfølging av eierskapet i aksjeselskaper er tillagt fylkesrådet etter delegasjon fra fylkestinget, mens ansvaret for oppfølging av interkommunale selskap er tillagt fylkestinget, jf. § 3 i Reglement for fylkesrådet. 21 Lov om interkommunale selskaper § 7. 22 Lov om interkommunale selskaper § 13. 23 Lov om interkommunale selskaper § 14. 24 Selskapsavtale signert februar 2017.



- Sørge for at lokale museum, samlinger, kulturminner og tradisjoner blir ivaretatt

- Sikre og videreutvikle medvirkning og engasjement fra lokale medspillere - Arbeide aktivt ved formidling av nasjonal, regional og lokale historie ved

utstillinger og publikasjoner, også i samarbeid med lokale organisasjoner, institusjoner og personer

- Drive og legge til rette for kunnskapsutvikling, forskning og formidling - Arbeide ut fra handlingsplaner lokalt, regionalt og nasjonalt, herunder

etablering og drift av nye enheter - Ta vare på bygninger, gjenstander, bygningsmiljø og anlegg etter nærmere

avtale med deltakerkommunene - Etter avtale med de deltakende kommunene påta seg oppgaver innen

kulturminnevern - Sikre at museumsreformen i Namdalen når faglige og organisasjonspolitiske

mål Den første konstruksjonen av konsolidert museum i Namdalen, Namdal Fylkesmuseum BA25, var gjennom sin selskapsform lite forpliktende. Ifølge seniorrådgiver KRUA ga staten beskjed om at tilknytningen mellom museene ble for «løs», og et interkommunalt selskap ble etablert. Selskapet skiftet navn til Museet Midt IKS i 2009. Ifølge seniorrådgiver KRUA var det i utgangspunktet et ønske om å etablere Museet Midt som et aksjeselskap (AS). Det ble imidlertid signalisert fra Finansdepartementet at Vikna kommune i så fall måtte betale tilbake moms fra byggingen av Norveg. Vikna kommune valgte å legge Norveg i et kommunalt foretak (KF), og det konsoliderte museet Museet Midt ble organisert som interkommunalt selskap. 2.3.3 Forvaltning av eierskapet Fylkestinget har det øverste tilsynet med fylkeskommunale interesser i eksterne selskaper. Fylkesrådet skal på fylkestingets vegne ivareta fylkeskommunale eierinteresser i eksterne selskaper. Opplæring Selskapsorganisering og eierstyring var en del av den obligatoriske folkevalgtopplæringen som ble gjennomført for fylkestinget i oktober 2015. Fylkeskommunens største selskap på det tidspunktet, Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk AS (NTE) ble brukt som case i opplæringen. Eiermeldinger Fylkestinget har siden 2010 årlig behandlet eiermelding for fylkeskommunens eierinteresser i selskaper. I 2010 konkretiserte fylkestinget i vedtaks form hva

25 BA – selskap med begrenset ansvar.



eiermeldingen skulle omfatte. Sist eiermelding ble lagt fram i fylkestinget i oktober 201626. Eiermeldingen er en orientering til fylkestinget om fylkeskommunens eierskap, og omfatter både aksjeselskaper, interkommunale selskaper og andre selskaper. Saken består av et saksframlegg med tre vedlegg. I saken beskrives innledningsvis fylkeskommunens eierpolicy, og hvilke motiv som bør legges til grunn for å vurdere fylkeskommunalt eierskap. Disse motivene er:

1. Samfunnsmessig/sektorpolitisk styring. Kan være strategisk viktige regional-, samferdsels-, nærings-, arbeidsmarkeds-, utdannings-, kulturpolitiske begrunnelser.

2. Situasjonsbestemt begrunnelse. Kan være å bidra til risikoavlastning for

private aktører gjennom for eksempel å tilføre tilstrekkelig egenkapital eller å legitimere bedriften. Uten begrunnelse i disse to punktene er det ikke ønskelig med fylkeskommunalt eierskap.

I eiermeldingen foretar fylkesrådet en gjennomgang av hensiktsmessigheten av fylkeskommunens eierskap for å kunne si noe om hvorvidt eierskapet bør videreføres eller ikke. Dette gjøres for de ulike selskapstypene under ett. Museet Midt IKS hører her under gruppen selskaper benevnt som kulturbygg/kulturselskaper, og fylkesrådet foreslår å videreføre eierskapet i alle disse selskapene. Saken gir også en orientering om prosessen med salg av eierposter som ble vedtatt av fylkestinget i 2008 og i 2011. Som vedlegg til saken følger en kort omtale av alle selskaper og formålet med disse. I eiermeldingen for 2016 heter det at en grundigere gjennomgang av eierskapet gjøres i forbindelse med ny eierskapsstrategi for Trøndelag fra 2018. I eiermeldingen for 2016 står det opplyst at Nord-Trøndelag fylkeskommune eier 33,33 % av Museet Midt IKS. Fra 2012 har fylkeskommunens eierandel vært 25 %. Styringsdokumenter Fylkestinget i Nord-Trøndelag vedtok i sak 09/91 å gå inn som medeier i selskapet Museet Midt IKS fra 01.01.2010. Det ble deretter jobbet med en konsolideringsavtale, og fylkestinget godkjente avtalen mellom Museet Midt og fylkeskommunen i sak 10/53. Etter stiftelsen av Museet Midt i 2007, tilsier revisors opplysninger at selskapsavtalen har blitt revidert to ganger, i henholdsvis 2014 og i 2016. Alle selskapsavtalene har følgende bestemmelse (§11): «Representantskapet kan ikke vedta endringer i denne

26 Sak 69/16



selskapsavtale, idet slik endring forutsetter samtykke fra samtlige deltakende kommuner.». I representantskapsmøtet i 2014 ble det i sak 5/14 behandlet sak om «godkjenning av justert selskapsavtale for Museet Midt». I saken er det referert til at det i ekstraordinært representantskapsmøte i desember 2013 ble vedtatt endringer i enkelte punkter i selskapsavtalen, og at vedtatte endringer er innarbeidet i det framlagte forslaget til justert selskapsavtale. I saken fattet representantskapet i Museet Midt følgende vedtak: «Representantskapet godkjenner justert selskapsavtale for Museet Midt IKS. Dokumentet sendes ut til den enkelte kommune for underskrift.» Avtalen er signert alle eierrepresentantene. Revisor kan imidlertid ikke finne at den reviderte selskapsavtalen fra 2014 er behandlet i fylkestinget. Representantskapet fikk, i henhold til protokollen fra representantskapsmøtet i juni 2016, i sak 5/16 framlagt revidert utgave av selskapsavtalen. I protokollen refereres det til at kommentarer etter en juridisk vurdering av avtalen ble lagt fram, og representantskapet kom med endringsforslag til flere av punktene i avtalen. Revisor kan ikke se at vedtaket om endring kommer klart fram av protokollen. Heller ikke den justerte avtalen fra 2016 er behandlet i fylkestinget, men kun signert av eierrepresentantene i februar 2017. Revisor kan heller ikke finne at de justerte selskapsavtalene signert i 2014 og 2017 er behandlet i kommunestyrene i de andre eierkommunene i Museet Midt IKS. Museet Midts egen revisor, Namdal Revisjon, skrev i februar 2016 et nummerert brev27 til selskapet der det ble påpekt at selskapsavtalen ikke var justert i forhold til de endringene som hadde skjedd på eiersiden i selskapet, da Nord-Trøndelag fylkeskommune og andre kommuner kom inn som eiere i selskapet. Namdal Revisjon opplyser at innholdet i brevet tidligere var kommunisert muntlig til ledelsen ved Museet Midt, og også tatt opp skriftlig i epost til styreleder og tidligere direktør i oktober 2014. Det er registrert én endring av deltakere i Museet Midt IKS i Foretaksregisteret, datert 02.03.2017. Gjennom denne endringen er fylkeskommunen og de siste seks kommunene i Namdalen registrert som eiere i museet. Eierrepresentant I henhold til IKS-loven er det fylkestinget selv som oppnevner medlem(er) i representantskapet (jf. § 6). Representantskapet velges for fire år av gangen. Etter

27 Revisorloven §5-4 krever at visse forhold skal kommuniseres i nummerert brev. Dette gjelder forhold som kan føre til ansvar for medlem av styret, representantskapet eller daglig leder.



inntreden i Museet Midt IKS, har fylkestinget oppnevnt følgende medlemmer med varamedlem:

2009: Sak 09/91 – Alf Daniel Moen, vara Anne Marit Mevassvik 2011: Sak 11/79 – Ingvild Kjerkol, vara Anne Marit Mevassvik 2013: Sak 64/13 – Anne Marit Mevassvik, vara ikke valgt 2013: Sak 67/13 – Suppleringsvalg vara Terje Sørvik 2015: Sak 62/15 – Anne Marit Mevassvik, vara Terje Sørvik

Ifølge protokollene fra representantskapsmøtene i perioden 2011-2017 har følgende møtt fra Nord-Trøndelag fylkeskommune: 2011: Alf Daniel Moen 2012: Ingvild Kjerkol 2013: Terje Sørvik (samt representant for administrasjonen) 2014: Terje Sørvik 2015: Terje Sørvik 2016: Jorunn Lilleslett (fra administrasjonen) 2017: Jorunn Lilleslett (fra administrasjonen) Protokollene viser at det hvert år i perioden 2013-2017 er vara som har møtt i representantskapsmøtet. I representantskapsmøtene i 2016 og 2017 møtte ikke fylkeskommunen med valgt eierrepresentant, men en ansatt i fylkeskommunens administrasjon. Denne har status som observatør i representantskapsmøtet. Ifølge fylkesrådsleder skyldes dette kollisjoner med andre oppdrag. Fylkesrådsleder opplyser at man hadde kontakt med de andre større eierne i Museet Midt i forkant av disse representantskapsmøtene. I tillegg til den årlige eiermeldingen, har fylkestinget gitt føringer for eierskapet i Museet Midt gjennom de vedtak som ble gjort i forbindelse med konsolideringen. I tillegg ligger Museumsstrategien for Nord-Trøndelag fra 2010 i bunnen. Rapportering til fylkestinget skjer gjennom eierskapsmeldingen som legges fram til debatt hver høst. Eiermøter Når det gjelder oppfølging av selskapet fra eiersiden ut over deltakelse i representantskapsmøter, opplyser fylkesrådsleder at styreleder og direktør i Museet Midt møter fylkesrådet med jevne mellomrom. I tillegg er det uformell dialog ved behov. Det gjennomføres ikke formaliserte eiermøter.



Valgkomité og styreutnevnelser I henhold til selskapsavtalen, skal styret i Museet Midt bestå av minst 5 medlemmer, hvorav ett medlem skal velges av og blant de ansatte i selskapet. Styret skal sammensettes av medlemmer som både har lokal forankring og personer med kompetanse innenfor virksomhetens forskjellige strategiområder (museumsfaglig, finansielt mv.). Styret velges ordinært for en periode på to år (§12). Selskapsavtalen har ikke bestemmelser om kjønnsbalanse i styret. I interkommunale selskap med seks til åtte medlemmer, er kravet at hvert kjønn skal være representert med minst tre (jfr. aksjeloven § 20-6 nr. 3). Styret i Museet Midt IKS som ble valgt av representantskapet i mai 2017, består av 4 menn og 4 kvinner. Selskapsavtalen har ikke bestemmelser om bruk av valgkomité. Ifølge fylkesrådsleder er det ingen formell valgkomité som jobber fram kandidater til styret i Museet Midt, men eierne har konsultasjoner i forkant av valg. En gjennomgang av protokoller fra representantskapsmøtene i perioden 2013-2017, viser at det ved styrevalgene i 2016 og 2017 er protokollført at valgkomité har bestått av ordførerne i Namsos og Vikna, samt varaordfører i Grong kommune. Ifølge fylkesrådsleder foretas det evalueringer av styret, men ikke på en formalisert måte. I henhold til § 12 i selskapsavtalen skal selskapets styre bestå av minst 5 medlemmer, hvorav et medlem valgt av og blant de ansatte i selskapet. Styret i Museet Midt har etter generalforsamling i 2017 hatt følgende sammensetning:

Styreleder: Alf Daniel Moen Nestleder: Kirsten Joveig Gartland Styremedlem: Dordi Haugen Styremedlem: Laila Elisabeth Olsen Styremedlem: Marit Dille Styremedlem: Carl Sitter Geving Styremedlem: Petter Sørholt Styremedlem: Kjell Roger Eikeset (ansattvalgt) Observatør: Nina Grindvik Sæternes

2.4 Vurdering Opplæring Ifølge KS-anbefalingene om god eierstyring bør fylkeskommunen som en del av sitt folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første seks månedene av valgperioden. Revisors gjennomgang viser at Nord-Trøndelag fylkeskommune har



opplæring i tråd med denne anbefalingen gjennom den obligatoriske folkevalgtopplæringen i konstituerende fylkesting etter valget i 2015. Eiermeldinger KS anbefaler at fylkestinget hvert år bør fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Revisors gjennomgang viser at fylkestinget hver høst behandler eiermelding. Innholdet i denne er i tråd med bestillingen fra fylkestinget i sak 10/59, ved at det foretas en gjennomgang av hvert enkelt selskaps formål og hensiktsmessigheten av fylkeskommunens eierskap vurderes. Slik revisor ser det, hadde det også kunne vært formålstjenlig med en grundigere presentasjon av selskapene fylkeskommunen har eierinteresser i. Aktuelle opplysninger i tillegg til de som står der i dag, kan blant annet være økonomiske nøkkeltall og en omtale av viktige forhold i selskapet i året som har gått, samt hvem som representerer fylkeskommunen i generalforsamling. Eiermeldingen har også potensiale til å si noe mer om eierstrategi, samt om selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet og etikk, slik KS anbefaler. Revisor vil også påpeke at det i siste eiermelding fra 2016 står at fylkeskommunen eier 33,33 % i Museet Midt IKS. Dette er ikke korrekt, da fylkeskommunen fra og med 2012 har en eierandel på 25 %. Eiermeldingen bør derfor oppdateres på dette punktet. Styringsdokumenter KS anbefaler at eier skal utarbeide og jevnlig revidere styringsdokumentene og avtalene som regulerer styringen av selskapet. Selskapsavtalen mellom eierne i Museet Midt IKS regulerer styringen av selskapet. Etter Nord-Trøndelag fylkeskommunes inntreden i selskapet i 2010, og ytterligere 6 kommuners inntreden i 2012, ble ikke justert selskapsavtale behandlet i representantskapet før i 2014. På tross av at IKS-loven § 4, og § 11 i selskapsavtalen for Museet Midt, bestemmer at det er fylkestinget/kommunestyret selv som skal vedta selskapsavtalen, kan ikke revisor se at verken fylkestinget i Nord-Trøndelag eller kommunestyrene i de andre eierkommunene har behandlet selskapsavtalen som vedtakssak. Endringer i selskapets deltakere fra 2012 ble ikke meldt til Foretaksregisteret før i mars 2017, etter behandling av ny justering av selskapsavtalen i representantskapet i juni 2016. Revisor vil understreke viktigheten av at slike endringer meldes Foretaksregisteret uten ugrunnet opphold. Prosedyre ved innlemming av flere deltakere i et interkommunalt selskap ville være at representantskapet gir sin tilslutning til eventuelt foreslåtte endringer i



selskapsavtalen, herunder punktet om hvem som er deltakere, og oversender saken til deltakerkommunene til behandling, og anbefaler at kommunestyre/fylkesting godkjenner den endrede selskapsavtalen. Slik revisor ser det, burde dette vært gjort både i forbindelse med Nord-Trøndelag fylkeskommunes inntreden i Museet Midt fra 2010 og de seks kommunene i Namdalens inntreden fra 2012. For Nord-Trøndelag fylkeskommunes del ville normal prosedyre vært at selskapsavtalen først ble behandlet i fylkesrådet, som deretter innstilte til fylkestinget som fattet endelig vedtak. Eierrepresentant Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at fylkestinget oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av fylkestingets vedtak. I lov om IKS om oppnevning av medlem av representantskap heter det at kommunestyret/fylkestinget selv oppnevner medlem og varamedlem. Revisors gjennomgang viser at medlem og varamedlem i representantskapet i Museet Midt er oppnevnt av fylkestinget. Revisors gjennomgang viser også at Nord-Trøndelag fylkeskommune kun møtte med en ansatt fra administrasjonen som observatør i representantskapsmøtene i 2016 og 2017, og ikke et valgt medlem med stemmerett. Revisor har forståelse for at det kan oppstå møtekollisjoner, men vil likevel understreke betydningen av at eierrepresentant møter i representantskapet, som er selskapets øverste myndighetsorgan. Eiermøter KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med selskapet. Et eiermøte er et møte mellom eier, styret og daglig leder for selskapet. Noen ganger har eierne behov for å diskutere strategier seg imellom uten å treffe formelle beslutninger, og dette bør kunne gjøres uten å måtte innkalle til møte i representantskapet. Et eiermøte er ikke lovregulert og er en uformell arena hvor det ikke skal treffes vedtak. Eiermøtene er uforpliktende for eierne og for selskapet. Når det gjelder Museet Midt viser revisors gjennomgang at det ikke gjennomføres formaliserte eiermøter. Det er dialog mellom fylkesrådet og styreleder og direktør i Museet Midt. Valgkomité og styreutnevnelser KS anbefaler at det ved valg av styrer til fylkeskommunalt eide selskaper bør vedtektsfestes bruk av valgkomité. Det er ikke bestemmelse om bruk av valgkomité i selskapsavtalen for Museet Midt, men ut fra protokollene fra representantskapsmøtene i 2016 og 2017 ser det ut som om det er etablert valgkomité for disse valgene bestående av ordførerne i Namsos og Vikna, samt varaordfører i Grong.



2.5 Konklusjon og anbefalinger Revisors gjennomgang viser at fylkeskommunen følger anbefalingene fra KS når det gjelder opplæring av folkevalgte og oppnevning av eierrepresentant, samt fylkestingets vedtak om innholdet i eiermeldingen. Gjennomgangen viser imidlertid at fylkeskommunen på enkelte punkter ikke utøver eierskapet i Museet Midt i tråd med etablerte normer for god eierstyring. Revisor anbefaler at fylkeskommunen tar tak i følgende forhold:

Fylkeskommunens eiermelding kan videreutvikles, blant annet med en grundigere presentasjon av de enkelte selskapene i tråd med KS’ anbefalinger. Eiermeldingen har også potensiale til å si noe mer om eierstrategi, samt om selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet og etikk, slik KS anbefaler. Eiermeldingen bør også oppdateres slik at fylkeskommunens eierandel i selskapet opplyses korrekt.

Selskapsavtalen for Museet Midt IKS ble ikke justert i forbindelse med

inntreden av nye deltakerkommuner i 2010 og 2012. De justerte selskapsavtalene signert representantskapets medlemmer i 2014 og 2016 er ikke behandlet i fylkestinget i tråd med bestemmelsene i IKS-loven § 4 og selskapsavtalen § 11. Endringer i selskapets deltakere ble først meldt til Foretaksregisteret i mars 2017.

Det gjennomføres ikke formaliserte eiermøter i Museet Midt IKS i tråd med

anbefalingene fra KS. Slik revisor ser det kan eiermøter være en viktig arena for informasjon og diskusjon mellom selskap og eier og eierne i mellom, uten at det treffes formelle beslutninger.

Det er ikke nedfelt bruk av valgkomité i selskapsavtalen for Museet Midt IKS. Det kan likevel se ut som om en valgkomité har vært i funksjon ved de siste to valgene til styret. Revisor mener eierne bør vurdere å nedfelle bestemmelse om bruk av valgkomité i selskapsavtalen. I tråd med anbefalingene fra KS bør valgkomiteen sammensettes slik at den reflekterer eierandelene, og det bør utarbeides retningslinjer som regulerer valgkomiteens arbeid.



3. ORGANISERING OG ARBEID ETTER KONSOLIDERING Dette kapittelet omhandler organisering av det konsoliderte museet Museet Midt IKS etter museumsreformen og arbeidet med samordning på tvers for å nå målene i reformen, og utgjør forvaltningsrevisjonsdelen av denne rapporten. 3.1 Problemstilling I hvilken grad bidrar organiseringen og arbeidet etter museumsreformen til å oppfylle målene for det konsoliderte museet Museet Midt IKS? 3.2 Revisjonskriterier I St. meld. nr. 22 (1999-2000) Kjelder til kunnskap og oppleving, heter det at det gjennom museumsreformen legges opp til «ein modell for organisering og samordning som kan gje betre utnytting av alt føreliggjande ressursar og optimal bruk av nye innsatsar» (s. 8). I St.meld. nr. 48 (2002–2003) Kulturpolitikk fram mot 2014, er intensjonen med museumsreformen oppsummert på følgende måte:

«Siktemålet er å få til ei institusjonell opprydding, slik at ein i kvart fylke vert sitjande att med eit mindre tal konsoliderte museum eller museumsnettverk, dvs. einingar med ei så sterk fagleg og økonomisk plattform at dei på ein meiningsfull måte kan inngå i eit samla nasjonalt nettverk. Tanken er ikkje å sentralisera, og det er lagt vekt på at lokale museum skal bestå som formidlingsarenaer innanfor ein konsolidert fagleg og institusjonell struktur. Oppsummert er dei retningsgjevande prinsippa å bevara og styrkja lokalt engasjement og deltaking i kulturvernet, å tryggja fagleg kompetanse på regionalt nivå og å samordna musea i eit nasjonalt nettverk.» (s. 178).

I St.meld. nr. 49 (2008-2009) Framtidas museum, foreslås følgende hovedmål for museumssektoren – de 4 F-ene:

Forvaltning: Museenes samlinger skal sikres og bevares best mulig for ettertiden og gjøres tilgjengelig for publikum og for forskning. Viktige delmål vil være gode sikrings- og bevaringsforhold samt prioritering og koordinering av samlingene.

Forskning: Forskning og kunnskapsutvikling ved museene er et nødvendig faglig grunnlag for innsamling, dokumentasjon og formidling. Et delmål vil være økt forskningssamarbeid, både i museumsnettverket og mellom museene og forskningsmiljøer i kunnskapssektoren.

Formidling: Museene skal nå publikum med kunnskap og opplevelse og være tilgjengelig for alle. Det innebærer målrettet tilrettelegging for ulike grupper og aktuell formidling som fremmer kritisk refleksjon og skapende innsikt.



Fornying: Gjennom faglig utvikling, nytenking og profesjonalisering, skal museene være oppdaterte og aktuelle i alle deler av sin virksomhet, være solide institusjoner og ha en aktiv samfunnsrolle. Et delmål vil være å utvikle digital forvaltning og formidling.

I Framtidas museum (boks 10.1) understreket28 styreleder ved Helgeland Museum at et nytt museumslandskap gir nye muligheter. Men, for at disse mulighetene skal kunne tas vare på, må et knippe forutsetninger ligge til grunn:

Museene må ha kompetente medarbeidere og gi gode muligheter for faglig utvikling.

Museene må drives profesjonelt og det må legges vekt på styring, hensiktsmessig organisering og kompetent ledelse.

Museene må ha lokal og regional legitimitet og være godt grunnfestet hos eiere og lokalbefolkning.

Museene må ha en forutsigbar finansiering basert på forpliktende samarbeid mellom stat, fylkeskommune og kommuner.

Museene må ha hensiktsmessige anlegg for samlingsforvaltning og formidling. Museene må i større grad delta i faglige museumsnettverk.

I Nord-Trøndelag fylkeskommunes museumsstrategiske plattform fra 2010 står følgende (s. 47):

«Det vil i vidare konsolideringsarbeid vere viktig å ivareta dei små musea sine viktige rollar knytt til lokal identitet og kunnskapsarena med ansvar for å bevare og formidle den spesifikt lokale kunnskapen. I Nord-Trøndelag sitt museumslandskap vil ein også framover ha ei breidde av store og små museum med ulik styrke. Det er likevel viktig å sjå på alle musea som likeverdige brikker for ivaretaking av regionen si samla historie.»

NTFKs museumsplan presenterer følgende om små museer, her forstått som ubemannede museer (s. 7 og 8):

«(...) Stiklestad Nasjonale Kultursenter og Museet Midt har, som del av avtaleverket kring museumskonsolideringa, inngått museumssamarbeid gjennom eigen avtale med dei små musea i kommunar som ikkje er del av museumskonsolideringane. Gjennom samarbeidsavtalane skal dei konsoliderte einingane årleg yte bistand til formidling, vedlikehald og utvikling ved dei små musea i fylket. Bistanden skal vere i eit omfang som tilsvarer det tilskotet som før museumsreforma kom frå stat og fylkeskommune til museumsdrift i kommunane som til no ikkje har valt å gå inn i museumskonsolideringane.»

I konsolideringsavtalen mellom Museet Midt IKS og Nord-Trøndelag fylkeskommune fra 2010 (FT-sak 10/53) heter det at:

28 På et seminar i regi av Kulturdepartementet, 22.06.2009



Museet Midt IKS forplikter seg til å utvikle dagens fagmiljø og styrke samarbeidet internt og med de andre fagmiljøene som angår Fylkesgalleriet i Nord-Trøndelag (punkt 5).

Det primære målet med museumsreformen var å skape sterkere museumsfaglige institusjoner. Organiseringen av det konsoliderte museet etter museumsreformen skulle bidra til at alle samarbeidende museer ble bedre rustet til å løse oppgavene innenfor en konsolidert enhet enn utenfor. Oppsummert, og på bakgrunn av ovennevnte kilder, kan vi si at organiseringen og arbeidet etter konsolideringen skal bidra til:

Forutsigbar finansiering basert på forpliktende samarbeid mellom stat, fylkeskommune og kommuner.

Styrking av den faglige virksomheten, herunder åpne for utviklingsprosjekter i større grad og økt fokus på forskning.

Samarbeid og bedre ressursutnyttelse på tvers av avdelingene. At de ubemannede museene årlig får bistand fra konsoliderte enheter til

formidling, vedlikehold og utvikling. Gode sikrings- og bevaringsforhold for museenes samlinger. Ivaretakelse av lokalt engasjement og frivillighet.

3.3 Data 3.3.1 Konsolideringsprosessen Statlig initiert reform Museumsreformen fra tidlig 2000-tall var en statlig initiert reform, der målet var å redusere antall museumsenheter i Norge. Konsolideringen skulle bidra til å etablere faglig sterke enheter og målet var å heve kvaliteten på museene. Det var ikke et mål å spare penger. En av føringene fra staten var at det skulle etableres én til tre museumsenheter pr. fylke. Deltakelse i konsolideringsprosessen var langt på veg en forutsetning fra myndighetenes side for å få del i offentlige overføringer til museumssektoren. Føringene var også:

– Museer som slås sammen til en konsolidert enhet, skal utgjøre en felles enhet med ett driftsstyre, én daglig leder og én arbeidsgiver for alle ansatte.

– Det forelå ikke noe krav om overdragelse av eiendomsrett til samlinger. Fylkeskommunens rolle i konsolideringsprosessen Gjennom museumsreformen fikk fylkeskommunene som regionale utviklingsaktører ansvar for å gjennomføre konsolideringen av museene, og i ettertid også videreutvikle museumsområdet gjennom sin regionale kulturpolitikk – inkludert framtidens konsolideringer.



I St.meld. nr. 48 (2002–2003) ble det skissert to modeller for konsolidering. Den ene innebar videre utvikling av én enkelt, stor og etablert, institusjon. Den andre innebar at flere eller alle museer i en region ble slått sammen til en ny institusjon. I Namdalen ble det besluttet å gå for sistnevnte modell, ved at alle de mindre kommunene i Namdalen, foruten Namdalseid, etablerte et selskap med begrenset ansvar i 200429. Namsos og Vikna kommuner var ikke med som eiere i Namdal Fylkesmuseum BA, men derimot museumslaget som eier Namdalsmuseet og det kommunale foretaket Kystmuseet i Nord-Trøndelag, Woxengs samlinger KF i Vikna. I BA-et var alt ansvar for drift lagt til de ulike museene, mens den sentrale organiseringen kun hadde ansvar for lønn og personalforvaltning. Tidligere direktør karakteriserer konsolideringen av museene i Namdalen som en krevende prosess. I 2007 ble selskapet, etter påtrykk fra staten som anså BA som en for løs sammenslutning, omgjort til et interkommunalt selskap (IKS) med kun Vikna og Namsos kommuner som eiere. Det var først som IKS at felles økonomi kom på plass, samt ansvar for all drift av de bemannede museene. Selskapet skiftet navn fra Namdal fylkesmuseum IKS til Museet Midt IKS i 2009. Norsk Sagbruksmuseum ble konsolidert inn i Museet Midt 01.03.2008. Fylkesgalleriet ble konsolidert inn 01.01.2010, og gjennom dette ble Nord-Trøndelag fylkeskommune medeier i Museet Midt IKS30. I 2012 gikk kommuner i Namdalen med ubemannede museer inn som medeiere i Museet Midt IKS. Dette var kommunene Nærøy, Namsskogan, Overhalla, Fosnes, Lierne og Grong. Geografisk, ikke tematisk konsolidering Da museene i Nord-Trøndelag ble konsolidert, ble resultatet en geografisk konsolidering fremfor en tematisk konsolidering. Fylkeskommunen arbeidet med en tredje konsolidert enhet i Nord-Trøndelag – bestående av Fylkesgalleriet og Nils Aas Kulturverksted. Nord-Trøndelag fylkeskommune fikk ikke godkjenning fra staten om å etablere et eget kunstmuseum. I 2010 gikk i stedet Nils Aas Kunstverksted inn i det konsoliderte museet Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK), og Fylkesgalleriet inn i det konsoliderte museet Museet Midt. Fylkeskommunen kom slik inn på eiersiden i Museet Midt. Museet Midt IKS består i dag av følgende avdelinger: 29 NFBA var et andelslag med åpent medlemskap for museer og kommuner i Namdalen og med begrenset ansvar. NFBA besto i 2004 av 11 medlemsmuseer og kommuner. 30 FT-sak 10/53



Kystmuseet i Nord-Trøndelag/Norveg, som er Museet Midts administrasjonssted31 og ligger i Rørvik i Vikna kommune. Kystmuseet er fordelt på følgende lokaliteter:

o Kystkultursenteret Norveg o Handelsgården Berggården o Det fredede kulturmiljøet; fiskeværet Sør-Gjæslingan og Vågsenget, et

gårdsanlegg på Mellom-Vikna

Kunstmuseet Nord-Trøndelag (tidligere Fylkesgalleriet), som ligger i Kulturhuset i Namsos. Kunstmuseet viser samtidskunst og utstillinger av den faste samlingen, som består av ca. 2000 kunstverk i ulike teknikker.

Namdalsmuseet, som ligger like ved Namsos sentrum. Museet ble stiftet i 1926 etter folkemuseumsmodellen som distriktsmuseum for hele Namdalen. I dag er museets hovedarbeidsfelt kulturhistorien for Midtre og Indre Namdal. Hovedvekten av samlingen er konsentrert om gammel bondekultur, skog- og utmarkshistorie og hospitalhistorie.

Norsk Sagbruksmuseum, som ligger like sør for Namsos. Norsk

sagbruksmuseum har bevart Spillum Dampsag og Høvleri, og er landets eneste bevarte, større dampsagbruk. Det er også et av femten teknisk-industrielle kulturminner av nasjonal betydning i Norge.

Avdeling Bygdesamlinger, med ansvar for Museet Midts virksomhet i seks

medlemskommuner i Namdalen32: Fosnes, Grong, Lierne, Namsskogan, Nærøy og Overhalla.

Utvidelse av det konsoliderte museet I hvert tilsagnsbrev fra Nord-Trøndelag fylkeskommune til Museet Midt, står det at museet skal jobbe for å få alle kommunene i Namdalen med i selskapet. Ifølge tidligere direktør har det vært jevnlig dialog med Leka kommune om inntreden i Museet Midt, uten at dette har lyktes. Ifølge tidligere direktør og seniorrådgiver KRUA er årsaken uenighet knyttet til størrelsen på inngangssummen. De andre Namdalskommunene som ikke er med i Museet Midt er Røyrvik, Flatanger og Høylandet. Røyrvik hadde et bemannet museum da den første konsoliderte konstruksjonen var på plass (BA-et). Ifølge seniorrådgiver KRUA hadde man håpet at alle kommunene i Namdalen skulle bli med i den konsoliderte enheten, og mener det er synd at man foreløpig ikke har lyktes med dette. 31 I stiftelsesdokumentet signert Vikna og Namsos kommuner om etablering av Namdal fylkesmuseum IKS i 2007, heter det at «(…) stifterne er enige om at selskapet skal ha forretningsadresse i Vikna kommune ved stiftelsen. Dette skal imidlertid vurderes på nytt innen 5 år». I justert selskapsavtale signert i 2017, er det slått fast i § 2 at «Selskapets forretningsadresse skal være i Vikna kommune». 32 All informasjon om medlemskommunenes virksomhet er hentet fra www.bygdesamlinger.no



Ifølge distriktskonservator 1 har det blitt diskutert om man skal arbeide mer aktivt mot Røyrvik. Namdalseid, i likhet med Leka og Bindal, er på vei inn i museet gjennom kommunesammenslåing med henholdsvis Namsos og Vikna. Disse kommunene, samt Fosnes og Nærøy, vil da ha en ubemannet enhet i en kommune med en bemannet enhet. Rock City i Namsos er under avvikling, og det foreligger ingen samarbeidsavtale mellom Rock City og Museet Midt. Ifølge ordfører i Namsos har Museet Midt ikke ønsket å innlemme Trønderrockmuseet i den konsoliderte enheten. Namsos kommune har, ifølge ordfører, derfor vært i dialog med Rockheim, og forsøker å få til et samarbeid her sammen med Nord-Trøndelag fylkeskommune og den kommende Trøndelag fylkeskommune. Ordfører i Namsos mener det er spesielt at Museet Midt IKS avviser Trønderrockmuseets museale verdi, samtidig som Rockheim anerkjenner den. Ordfører opplever at man som eier i dette tilfellet ikke har noe man skulle sagt. Direktør viser til at Museet Midt, sammen med fylkeskommunen, har gjort en vurdering av Trønderrockmuseet, hvor det ble avklart at det var mulig å innlemme museet inn i Museet Midt men at det måtte avklares driftsstøtte for en slik konsolidering. Det er ifølge direktør ikke forsvarlig for Museet Midt å ta på seg ansvaret for et slikt anlegg uten tilsvarende driftsstøtte. Direktør viser til samtaler med Namsos kommune i august 2017, der det ble konkludert med at kommunen vil komme tilbake til museet når driftsstøtten er avklart. 3.3.2 Eierskap og driftsansvar - avtaler Driftsansvar Gjennom konsolideringen av museene i Namdalen, ble driftsansvaret for de bemannede avdelingene overført til Museet Midt IKS. Konsolideringen innebar ikke en overføring av eiendomsretten til samlingene. De ubemannede museene har både eier- og driftsansvar for sitt museum. Bygninger, gjenstander og materiale i de bemannede museene i Museet Midt IKS eies av følgende:

- Norsk Sagbruksmuseum, Spillum Dampsag og Høvleri eies av Stiftelsen Spillum Dampsag og Høvleri.

- Namdalsmuseet eies av Namdal museumslag. - Kunstmuseet Nord-Trøndelag eies av Nord-Trøndelag fylkeskommune. - Kystmuseet i Nord-Trøndelag / Norveg eies av Vikna kommune v/ Kystmuseet

i Nord-Trøndelag Woxengs Samlinger KF eiendom. Namsos kommune er dermed medeier i Museet Midt IKS, men eier ingen museer. Eierstyrene skal ha en rådgivende og kontrollerende funksjon opp mot den konsoliderte enheten, og har ingen direkte påvirkning på driften av museet.



Avdelingslederne ved de bemannede museene skal være bindeleddet mellom styret i driftsselskapet og eierstyret. Manglende samarbeidsavtale med Vikna For de ubemannede museene er det inngått samarbeidsavtaler mellom Museet Midt IKS og de seks eierkommunene som beskriver museets faglige ansvar i forhold til de ubemannede museene. Når det gjelder de bemannede museene, reguleres ansvar for eierskap og drift i avtaler mellom Museet Midt og eierstyrene. Det foreligger underskrevne samarbeidsavtaler/konsolideringsavtaler med eierstyrene i Norsk Sagbruksmuseum og Namdalsmuseet, samt med Nord-Trøndelag fylkeskommune. Disse regulerer forhold knyttet til drift, eierskap og økonomiske forhold. Det foreligger ingen tilsvarende avtale mellom Museet Midt IKS og foretaket Kystmuseet i Nord-Trøndelag, Woxengs samlinger KF i Vikna kommune. Både styreleder og tidligere direktør i Museet Midt mener dette er problematisk, og i årsmeldingene for museet i årene 2014, 2015 og 2016 står det følgende: «Styret beklager sterkt at Vikna kommune bevisst har unnlatt å skrive under denne avtalen også i år». Tidligere direktør forteller at dette er en svært vanskelig sak for både styret, representantskapet og administrasjonen. Tidligere direktør har deltatt i mange møter, og saken har vært oppe i representantskapet flere ganger uten at den har funnet sin løsning. Det har også vært møter med representanter fra fylkeskommunen uten at det har ført fram. I representantskapsmøtet i 201533 ble den manglende avtalen mellom Museet Midt og Vikna kommune tatt opp. Ordfører i Vikna la fram et dokument hvor man fra kommunens side argumenterte for en tekst i selskapsavtalen som kan bety at det kreves et aktivt eierstyre. Det ble fra andre eiere stilt spørsmål om Vikna kommunes holdning avviker fra de føringer som fra statens side ble lagt i forbindelse med museumsreformen. Representantskapet vedtok å be Nord-Trøndelag fylkeskommune kalle inn Vikna kommune og Museet Midt til et møte, der en involverer en tredje part som kan belyse forholdet rundt konsolidering, eierskap og utøvelse av forvaltningsansvar innen museumssektoren. I henhold til vedtaket skulle avtalen mellom Vikna kommune og Museet Midt underskrives innen 1. oktober 2015. Det ble avholdt et møte i august 2015, men man kom ikke til enighet. Saken har, ut fra protokollene, ikke vært på dagsorden i representantskapsmøtene i 2016 og 2017. Det ble gjennomført et nytt møte mellom fylkeskommunen og Vikna kommune i april 2017, men man kom heller ikke her til enighet.

33 Sak 5/15



Seniorrådgiver KRUA mener det er svært problematisk at man ikke klarer å løse uenighetene i Vikna. Ifølge seniorrådgiver oppstod det uenigheter ganske raskt etter konsolideringen. Seniorrådgiver KRUA opplever at Vikna kommune har en oppfatning av at konsolideringen fungerer slik at driftsselskapet Museet Midt skal overta alle verdiene, og ønsker seg en kompensasjon for dette. Det er fra fylkeskommunens side viktig å understreke at eiendommene ikke skal inn i Museet Midt, kun driften. Styreleder opplever at det har vært noen utfordringer når det gjelder forståelse av roller og ansvar. Han fortalte at kommunene, særlig Vikna, ikke ønsket å gi fra seg styringen som ligger i å ha kontroll på personal og økonomi. Ifølge ordfører i Vikna burde kommunen på konsolideringstidspunktet vært tydeligere på hva man ville med Kystmuseets bygningsmasse. Ordfører mener situasjonen ville vært bedre dersom Vikna kommune hadde fått en eierandel i Museet Midt IKS basert på hvilke eiendeler de hadde med inn i konsolideringen. Han mener det ikke har noen hensikt å eie store deler av museet når kommunen ikke kan styre driften. Ordfører mener at Vikna kommune ikke kan gi fra seg bygningsmassen uten at Museet Midt kompenserer kommunen for dette. Ifølge ordfører i Vikna er årsaken til at kommunens foret

fylkeskommune kontrollutvalget › wp-content › uploads › komsek › 2016 › 05 ›...

Documents