gara cnipa per un servizio di contabilità analitica...

Gara CNIPA per un servizio di contabilità analitica, controllo

strategico e controllo di gestione erogati in modalità ASP..

Roma, 24 maggio 2006Roma, 24 maggio 2006Gianluigi Gianluigi RaissRaiss

AREA IPAC AREA IPAC -- Ufficio Pianificazione e RazionalizzazioneUfficio Pianificazione e Razionalizzazione

Area IPAC – Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 2

Temi trattatiTemi trattati

Finalità, ambito dell’iniziativa e destinatariGruppo di lavoro interamministrazioniLa gara per selezionare il Prestatore del servizioContenuti del servizioI massimali Aspetti economiciVerifiche e collaudiGoverno del contratto e ruolo del CNIPA

AGENDAAGENDA

Finalità, ambito dell’iniziativa e destinatari


Finalità dell’iniziativaFinalità dell’iniziativa

L’iniziativa si propone di mettere a disposizione della Pubblica Amministrazione, tramite un contratto quadro stipulato dal CNIPA, un servizio erogato in modalità ASP (Application Service Provider) di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione.La finalità è quella di evitare la proliferazione e duplicazione nella P.A. di sistemi di controllo, molto costosi e spesso sotto-utilizzati e di conseguire maggiore efficienza operativa, sicurezza, economicità nella gestione di tali sistemi, anche per le economie di scala ottenibili.L’iniziativa rientra tra quelle di razionalizzazione della spesa ICT della P.A., definite dal CNIPA in uno specifico programma di interventi, come richiesto dal dPCM 31 maggio 2005 n. 157 e dal comma 192 della legge finanziaria 2005.


Ambito di interventoAmbito di intervento

L’iniziativa rappresenta la prima fase, transitoria, della realizzazione di strumenti a supporto della catena dei sistemi contabili della P.A.


Flusso della catena dei sistemi contabiliFlusso della catena dei sistemi contabili

BANCAD’ITALIA

SI

RGS

RGS

TITOLI DI SPESA

SI

COFI

MIN.RILIEVI

REGISTRAZIONI

MOD

IN TEG

CESPITI

CONTABILITA’GENERALE

RESIDUI

TITOLI ESITATI

CONTABILITA’FORNITORI

. DATI EXTRACONTABILI

. COSTI DIRETTI INPUTABILI

. COSTI INDIRETTI DA RIPARTIRE

PER CENTRO DI COSTOPER NATURAPER DESTINAZIONE

FATTURE

Gestione ordiniacquisto e magazzino

ORDINI DIACQUISTO

BOLLECONSEGNA

FATTURE

PAGAMENTI

CONTABILITA’ANALITICA

CONTROLLODI GESTIONE

CONTROLLODIREZIONALE

SECIN

DIRETTIVAMINISTRO

PIANI ESECUTIVIDI AZIONE

Analisi degliscostamenti

AZIONECORRETTIVA

SIRGS: sistema informatico RGS che gestisce il bilancio pubblico come insieme delle contabilità finanziariedi tutte le amministrazioni ed interfaccia il servizio di tesoreria dello Stato (Banca d’Italia)SICOFI: contabilità finanziaria pubblica che gestisce tutti i titoli di spesa: budget, decreti d’impegno, ordini dipagamento, ordini di accreditamento, etc…..MOD INTEG.: modulo cui è affidata l’integrazione tra il sistema di contabilità finanziaria e quella di contabilitàgeneraleContabilità generale: contabilità economico-patrimoniale civilisticaContabilità analitica: contabilità per centro di costo, natura e destinazioneControllo di gestione: sintesi dei dati provenienti dalla contabilità analitica, strumento che insieme ai pianiesecutivi d’azione ed alle direttive del Ministro consente il controllo direzionale e l’analisi degli scostamenti


Flusso base del controllo di gestioneFlusso base del controllo di gestione

SIRGS: sistema informatico RGS che gestisce il bilancio pubblico come insieme delle contabilità finanziarie di tutte le amministrazioni ed interfaccia il servizio di tesoreria dello Stato (Banca d’Italia)SICOGE: contabilità finanziaria pubblica che gestisce tutti i titoli di spesa: budget, decreti d’impegno, ordini di pagamento, ordini di accreditamento, etc…..MOD Estraz. Dati.: modulo cui è affidata l’estrazione dei dati dal sistema di contabilità finanziaria del SICOGE per il lorotrasferimento diretto In contabilità analitica con integrazione manuale dei dati mancantiContabilità analitica: contabilità per centro di costo, natura e destinazioneControllo di gestione: sintesi dei dati provenienti dalla contabilità analitica, strumento che insieme ai piani esecutivi d’azione ed alle direttive del Ministro consente il controllo direzionale e l’analisi degli scostamenti

TITOLI DI SPESA

RILIEVI

REGISTRAZIONI

AZIONECORRETTIVA

. DATI EXTRACONTABILI

. COSTI DIRETTI INPUTABILI

. COSTI INDIRETTI DA RIPARTIRE

PER CENTRO DI COSTOPER NATURAPER DESTINAZIONE

CONTABILITA’ANALITICA

SECIN

DIRETTIVAMINISTRO

PIANI ESECUTIVIDI AZIONE

ANALISI DEGLISCOSTAMENTI

Moduloinserimento

dati

ModuloEstrazione

dati

BANCA d’ITALIA

SIRGS

RGS

SICOGE

CONTROLLO DI

GESTIONE

CONTROLLO DIREZIONALE

Dati relativi al CdC, alla natura e

destinazione della spesa


Destinatari dell’iniziativaDestinatari dell’iniziativa

Comma 193 della legge 311/2004 - Le amministrazioni di cui all’art. 1 del d.L.vo 39/1993 sono tenute ad avvalersi degli applicativi e dei servizi predisposti dal CNIPA ai sensi del comma 192 della medesima Legge, salvo i casi in cui possano dimostrare, in sede di richiesta del parere di congruità tecnico economica di cui all’art. 8 del citato d.Lvo 39/1993, che la soluzione che intendono adottare, a parità di funzioni, risulti economicamente più vantaggiosa. Comma 195 L. 311/2004 - Le altre amministrazioni possono avvalersene, con modalità da definire in sede di Conferenza Unificata di cui all’art. 8 del d.lgs 28 agosto 1997, n. 281.

Gruppo di lavoro interamministrazioni


Gruppo di lavoro interamministrazioniGruppo di lavoro interamministrazioni

Per definire i requisiti del servizio il Presidente del CNIPA, su indicazione del Collegio del CNIPA, ha istituito un gruppo di lavoro interamministrazioni. Hanno partecipato al gruppo 8 amministrazioni:

Ministero dell’Interno, Ministero delle Comunicazioni, Ministero degli Affari Esteri, Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, Ministero dei Beni Culturali, Ministero delle Politiche Agricole, Ministero dell’Istruzione, Corte dei Conti.

La gara per individuare l’aggiudicatario del contratto

quadro


La garaLa gara

La gara è stata pubblicata dal CNIPA in forma di procedura ristretta (aggiudicazione all’offerta economicamente più vantaggiosa ex art. 83 d.Lvo163/2006) a dicembre 2006. La scadenza per la ricezione delle offerte è fine maggio 2007.Il CNIPA stipulerà un contratto quadro con l’aggiudicatario. Il contratto definisce le specifiche di realizzazione dei servizi e i massimali complessivi di impegno (per servizio).Le amministrazioni stipulano contratti esecutivi, con i quali definiscono i massimali di impegno che intendono fissare (per servizio) per le loro esigenze (nei limiti di quanto previsto dal contratto quadro).


La durata del contratto e l’importoLa durata del contratto e l’importo

La durata del contratto quadro è di 5 anni.La durata degli atti esecutivi dipende dalla data di adesione al contratto quadro. Non si potrà aderire oltre il 36mo mese dalla data di stipula del contratto quadro.

►L’importo complessivo a base d’asta per il contratto quadro è di 40 milioni di euro.

►Ogni amministrazione fisserà nell’atto esecutivo il proprio limite di spesa contrattuale, nell’ambito del massimale previsto dal contratto quadro.


I requisiti di I requisiti di prepre--qualificazionequalificazione

Fatturato nell’ultimo triennio pari a:12 milioni di euro (8 per servizi ASP, 3 per servizi

professionali di consulenza)Possesso della certificazione di qualità ISO 9001 per i seguenti settori di attività:

servizi nel settore ICT (settore SINCERT EAC 33)almeno uno dei due settori di attività:

servizi professionali di consulenza direzionale, servizi professionali di consulenza nel settore del controllo di gestione (Settore SINCERT EAC 35).

Le certificazioni devono essere possedute dal concorrente ovvero da un eventuale RTI nel suo complesso.


In sede di valutazione delle offerte è prevista la valutazione di un prototipo dimostrativo del servizio di controllo di gestione che i concorrenti devono installare su un PC allegato all’offerta tecnica.La configurazione del prototipo è uguale per tutti i Concorrenti (~50 parametrizzazioni da effettuare).Previste 3 valutazioni sul prototipo:

accertamento della presenza nel prototipo delle funzionalità richieste nel capitolato e del loro corretto funzionamento, nonché il possesso da parte delle funzionalità di alcune proprietà ritenute rilevanti;verifica che il prototipo superi con esito positivo un caso operativo di test;valutazione che le funzioni del prototipo possiedano alcuni requisiti qualitativi ritenuti rilevanti.

Prototipo dimostrativoPrototipo dimostrativo

Contenuti del servizio


Oggetto dell’appaltoOggetto dell’appalto

Il Capitolato (dettagliato ~ 80 pagine + 7 allegati) definisce come oggetto dell’appalto 7 servizi:

1) Servizio di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione, erogato in ASP.

2) Supporto allo start-up dell’esercizio delle attività di controllo da parte delle P.A. aderenti al contratto

3) Sviluppo soluzioni di interfaccia con altri servizi/sistemi4) Parametrizzazione del servizio di cui al punto 1)5) Assistenza alle P.A. nell’esercizio del loro modello

operativo di controllo6) Consulenza alle P.A. nella definizione del modello

operativo di controllo7) Formazione


Modello di prezzo dei serviziModello di prezzo dei servizi

Servizi a canone (trimestrale)1) Servizio di contab. analitica, contr. strateg. e contr. gest.

Servizi liquidati una tantum2) Servizio di supporto allo start-up

Servizi a consumo (liquidati su base trimestrale)3) Sviluppo interfacce con altri sistemi e servizi della P.A.

Driver: n° gg-pp consumati e FP sviluppati 4) Parametrizzazione servizi (esigenze comuni alle P.A.)

Driver: n° gg-pp consumati5) e 6) Assistenza & Consulenza

Driver: n° gg-pp consumati7) Formazione

Driver: n° edizioni di corsi attivate


Servizio erogato in modalità ASPServizio erogato in modalità ASP

1) Il servizio di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione, erogato in modalità ASP, mette a disposizione delle amministrazioni circa 90 funzioni base, in una configurazione di set-up molto ampia e flessibile. Il servizio è attivo Lun-Ven. (non festivi) 8.30-19 Il servizio comprende anche:

► Un servizio di Governance della fornitura.► Un Help Desk di 1° livello (Lun-Ven. 8.30-18.00

feriali).


Modello operativo di controlloModello operativo di controllo

Il modello operativo condiviso di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione è definito nell’Allegato 1 al Capitolato. Costituisce la base minima comune del servizio per le P.A. che aderiscono al contratto quadro. Nell’Allegato 2 al Capitolato sono definite le macro funzionalità che il servizio rende disponibili alle P.A. (circa 90, cui si potranno aggiungere le ulteriori proposte dai Concorrenti nelle Offerte tecniche).Nell’Allegato 3 è definita la configurazione di set-up del servizio, con la quale il servizio viene reso disponibile alle amministrazioni fin dall’avvio.La configurazione comprende quasi 90 parametrizzazioni e il pre-caricamento di circa 100 tabelle dati.


Dettaglio configurazione setDettaglio configurazione set--up (1/2)up (1/2)

Contenuti configurazione di set-up:► Piano dei Conti (secondo specifiche manuale dei principi e delle

regole contabili RGS)► elenco di attività classificate secondo il modello SICO RGS► l’anagrafica delle basi quantitative da usare per il ribaltamento

dei costi ed il calcolo degli indicatori e la produzione di analisi statistiche

► classificazione funzionale per funzioni obiettivo delle amministrazioni (COFOG fino al 4° livello),

► anagrafica delle posizioni economiche dei diversi comparti P.A. ► voci di retribuzione per la trasformazione dei valori di spesa

delle retribuzioni in valori di costo► classificazione dei centri di costo per area geografica e tipologia

di unità organizzativa


Dettaglio configurazione setDettaglio configurazione set--up (2/2)up (2/2)

Configurazione di set-up (cont’)► anagrafica dei criteri di ribaltamento dei costi più comuni► categorie ed aliquote dei beni ammortizzabili (da manuale dei

principi e delle regole contabili RGS)► anagrafica delle regole di calcolo dei principali indicatori di efficienza

ed efficacia► i principali modelli di reports operativi, direzionali ed istituzionali► codici gestionali SIOPE e le voci della classificazione economica del

bilancio dello Stato► associazione tra voci retributive SPT (Service Personale Tesoro) e

voci di costo della retribuzione.Le P.A. per avviare l’operatività, dovranno completare la configurazione con gli elementi specifici del proprio modello operativo di controllo, centri di costo, ulteriori attività, prodotti, ulteriori basi quantitative, regole di ribaltamento, ulteriori modelli di reporting, ulteriori classificazioni.


Accesso al servizio Accesso al servizio

L’accesso al servizio è previsto attraverso un portaleweb, raggiungibile nella rete infranet SPC (www.controllogestioneasp.gov.it).Il portale presenta una home page nella quale viene chiesto agli utenti di selezionare il servizio con il quale vogliono operare (controllo di gestione o Governance) e quindi di identificarsi (inserendo userid e password) La home page del servizio scelto è personalizzabile (ad es. con il logo della P.A. che accede) e prevede una sezione sulla sinistra con un albero di navigazione per l’accesso diretto alle funzionalità disponibili.


Alimentazione Base Dati del Alimentazione Base Dati del CdGCdG

Base Dati

Controllo

di gestione

Base Datidi interfaccia

SICOGESICOGE

Estrazionemovimenti(impegni/mandati)

Import

movimenti

SICOGE

Base Dati

di appoggio

Acquisizione,trascodifica,

integrazione eraggruppamento

movimenti

Amministrazione n Servizio ASP per il Controllo di gestione

SPT

Import

anagrafiche

personale

Import etrascodificaretribuzioni personale

Volumi di produzione(es. Patenti)

Import etrascodificavolumi di

produzione

Rettifichee integrazioni

movimenti

Allocazione personalesu CdC di

appartenenza e assegnazione

Trasformazione valore

retribuzioni personale da spesa a costo

Funzioni di interfacciamento Funzioni di controllo di gestione


Servizio di Servizio di GovernanceGovernance

Il servizio permette alle amministrazioni di:scambiare in modo controllato comunicazioni con il Prestatore, al fine di attivare servizi, chiedere informazioni, inoltrare messaggi, chiudere richieste di servizio etc..monitorare lo stato di lavorazione delle richieste di servizio inoltrate,monitorare i livelli di servizio,monitorare i costi sostenuti e la quantità di risorse consumate rispetto ai massimali previsti,accedere e consultare documentazione relativa ai servizi oggetto del contratto.


Servizio di Servizio di StartStart--UpUp

2) Servizio di supporto alle P.A. nello start-up dell’uso del servizio ASP. Include un insieme di risorse (uguale per ogni P.A) per aiutare le P.A. a partire in tempi brevi con l’esercizio delle attività operative di controllo:

► formazione per circa 60 persone sull’uso del servizio;► risorse professionali per supportare l’avvio delle

operazioni (60 g-p di consulenza);► attivazione delle interfacce e primo caricamento delle

anagrafiche del personale e del valore delle retribuzioni da SPT e dei dati (impegni e mandati) da SI.CO.GE.


Altri serviziAltri servizi

3) Sviluppo soluzioni software di interfaccia con altri sistemi, servizi e basi dati interni e/o esterni alle P.A. per automatizzare l’acquisizione di dati da tali fonti. Servizio attivabile dal CNIPA o dalle singole P.A., a seconda si tratti di fonti di interesse generale o specifico.4) Parametrizzazione dei servizi per adeguarli ad esigenze comuni alle P.A. (servizio attivabile dal CNIPA). 5) Assistenza alle P.A. nell’esercizio del loro modello operativo di controllo (include le parametrizzazioni).6) Consulenza metodologica ed organizzativa sui temi del controllo.7) Formazione sui servizi oggetto dell’appalto.


Avvio dei serviziAvvio dei servizi

L’avvio del servizio è subordinato all’esito positivo di una verifica preliminare effettuata dal CNIPA.Il Prestatore deve dare al CNIPA la disponibilità alla verifica entro i 20 gg lavorativi successivi alla data di stipula del contratto quadro. Partenza servizio (dopo la verifica con esito positivo): entro 15 gg lavorativi successivi alla data di sottoscrizione di un atto esecutivo.

I massimali di impegno previsti dal contratto quadro


I massimali I massimali –– Criteri di utilizzoCriteri di utilizzo

Per tutti i servizi sono definiti nel Contratto Quadro dei massimali di risorse utilizzabili, in termini di: oggetti di controllo da gestire, utenze da attivare, risorse professionali da fornire, punti funzione da sviluppare, edizioni di corsi da tenere. I massimali sono riferiti all’intero contratto quadro e non prevedono dei minimi garantiti per la singola amministrazione, né per il fornitore.Le amministrazioni definiscono i loro specifici fabbisogni in un atto esecutivo (nei limiti dei suddetti massimali). Nel piano dei fabbisogni le amministrazioni definiscono anche una pianificazione pluriennale (fino alla scadenza dell’atto) del consumo dei massimali “prenotati”.


I massimali (1/3)I massimali (1/3)

Oggetti di controllo gestibili2.200 centri di costo5.000 attività8.000 prodotti240.000 anagrafiche del personale

Utenze attivabili

Attivabili 3.750 utenze per l’insieme delle P.A.


Capitolato Tecnico Capitolato Tecnico –– I massimali (2/3)I massimali (2/3)

Sviluppo soluzioni interfaccia con altri sistemiSviluppabili 2.900 PFUtilizzabili 450 g-p di risorse specialistiche

Parametrizzazione servizi (esigenze comuni P.A.)Utilizzabili 1.600 g-p di risorse specialistiche

Assistenza P.A. (amministrazione modello controllo.)Utilizzabili 16.000 g-p di risorse specialistiche

Circa 1 g-p l’anno di assistenza per ogni utenza attivabile, 2 FTE per P.A. l’anno (ipotesi 9-10 P.A.).


Capitolato Tecnico Capitolato Tecnico –– I massimali (3/3)I massimali (3/3)

Formazione

4 tipologie di corsi (Overview, Base, Avanzato, Governance) Max 100 edizioni complessivamenteMax 10 o 20 allievi per corso (secondo la tipologia)

Consulenza metodologica ed organizzativa

Utilizzabili 15.000 g-p di risorse specialistiche

Circa 1 g-p l’anno di consulenza per ogni utenza attivabile, 2 FTE per P.A. l’anno (ipotesi 9-10 P.A.).

Aspetti economiciAspetti economici


Massimale a base d’astaMassimale a base d’asta

Massimale a base d’asta: 40 milioni di euroLe offerte economiche devono essere predisposte dai Concorrenti in forma di prezzi unitari assegnati alle seguenti componenti di prezzo:

Oggetti di controllo da gestire, per tipologiaUtenze da attivareRisorse professionali da fornire, per tipologiaEdizioni di corsi da erogare, per tipologiaPunti funzione da sviluppare

Utilizzando questi prezzi unitari, e delle formule predefinite nello schema di Offerta economica, si determinano i prezzi complessivi dei singoli servizi e dell’intera fornitura.


Peso economico dei vari serviziPeso economico dei vari servizi

Stima della incidenza percentuale delle componenti della fornitura nella composizione del prezzo a massimale dell’appalto:

Servizio ASP – 45% sul costo totale dell’appaltoServizio di start up – 2%Sviluppo interfacce con altri servizi P.A. – 3%Parametrizzazione (esigenze comuni) – 2%Assistenza & Consulenza – 47%Formazione – 1%


Determinazione del canone ASPDeterminazione del canone ASP

Criteri di determinazione del canone del servizio ASP.Il canone (trimestrale) si compone di 2 quote.

Una quota fissa, uguale per tutte le P.A. Una quota variabile per ogni amministrazione, il cui importo è correlato a due driver di prezzo:

il numero di oggetti di controllo gestiti (Anagrafiche -Centri di costo - Prodotti - Attività),il numero di utenze attive.

La quota fissa è determinata nell’offerta economica ed è indipendente dalla quota variabile, dal numero di P.A. che aderiscono al contratto e dalla data di adesione.

Verifiche e collaudi in corso d’opera.


Verifiche e collaudiVerifiche e collaudi

Verifiche e collaudi previsti nel contratto:Verifica preliminare sull’allestimento del servizio ASP, propedeutica alla stipula dei contratti esecutivi (effettuata dal CNIPA).Collaudo sulle soluzioni software per l’interfacciamento con altri servizi e sistemi della P.A. (effettuata dal CNIPA).Verifica di accettazione trimestrale del servizio ASP (effettuata dall’Amministrazione, che utilizza anche dati forniti dal monitoraggio CNIPA).Verifica sui risultati delle attività di consulenza, a termine attività (effettuata dall’Amministrazione sui rapporti del fornitore).


Livelli di servizioLivelli di servizio

Definiti nel Capitolato circa 30 livelli di servizio. Per i servizi ASP sono previsti LdS relativi a prestazioni, disponibilità, affidabilità.Per i servizi a richiesta sono previsti LdS relativi ai risultati raggiunti ed alla qualità delle risorse professionali impiegate.Monitoraggio a cura del CNIPA per tutte le P.A.Attraverso il servizio di Governance vengono resi disponibili alle amministrazioni e al CNIPA:►Ticket di servizio aperti e chiusi►Livelli di servizio conseguiti►Documentazione prodotta dal Prestatore►Reports statistici e riepiloghi di spese sostenute

Governo del contratto e ruolo del CNIPA.


Governo della fornitura Governo della fornitura

Ogni amministrazione aderente, il CNIPA e il Prestatore individuano un responsabile del contratto, con compiti di interfaccia per la gestione delle richieste di servizio e di verifica e validazione dei risultati dei servizi.Questi soggetti partecipano ad un comitato di coordinamento del contratto quadro, con compiti di individuazione delle esigenze comuni alle P.A. (al fine della attivazione dei servizi di interfacciamento e parametrizzazione) e di supervisione alla evoluzione del contratto quadro.Il CNIPA attiva i servizi di interesse comune previsti dal Capitolato, su input del Comitato, ed effettua il monitoraggio del contratto quadro e degli atti esecutivi.


Governo della fornitura Governo della fornitura –– Schema generaleSchema generale

Gestione servizi

Responsabile CNIPA del contratto quadro

Struttura di coordinamento

CNIPA AMMINISTRAZIONI PROVIDER

Resp.Amm.ne

Resp.Provider

DelegatoCNIPA

Amministrazione 1

Resp.Amm.ne

Resp.Provider

DelegatoCNIPA

Amministrazione 2

Resp.Amm.ne

Resp.Provider

DelegatoCNIPA

Amministrazione n

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