garis panduan mengenai penggunaan dan pengurusan … · 2020. 10. 21. · garis panduan mengenai...
TRANSCRIPT
-
GARIS PANDUAN MENGENAI
PENGGUNAAN DAN PENGURUSAN
KOMPUTER
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UiTM)
KEDAH
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UITM) KEDAH
KEMASKINI OGOS 2014
-
i
ISI KANDUNGAN PERKARA MUKASURAT ISI KANDUNGAN
i
1. PENGENALAN
1
2. TUJUAN
1
3. SKOP
1
4. PERATURAN PENGGUNAAN KOMPUTER
4.1 PENGGUNAAN PERKAKASAN
2
4.2 PENGGUNAAN PERISIAN
2
4.3 PENGURUSAN SISTEM KOMPUTER
3
4.4 PENGGUNAAN INTERNET DAN E-MEL RASMI
4
4.5 PENGURUSAN KESELAMATAN
4.5.1 KESELAMATAN PERKAKASAN
4
4.5.2 KESELAMATAN PERISIAN
5
5. PENUTUP
5
6. LAMPIRAN
LAMPIRAN A : MENYUSUN SEMULA FAIL DALAM DISK (DEFRAGMENTATION) Untuk Sistem Operasi Windows 7
Untuk Sistem Operasi Windows Vista
Untuk Sistem Operasi Windows XP
iii
vi
ix
LAMPIRAN B : MEMBERSIHKAN DISK (DISK CLEANUP) Untuk Sistem Operasi Windows 7
Untuk Sistem Operasi Windows Vista
Untuk Sistem Operasi Windows XP
xii
xv
xviii
LAMPIRAN C : MEMADAM MAKLUMAT YANG DISIMPAN SEMASA MELAYARI INTERNET (DELETE BROWSING HISTORY)
Untuk Sistem Operasi Windows 7
Untuk Sistem Operasi Windows Vista
Untuk Sistem Operasi Windows XP
xxii
xxv
xxvii
-
Garis Panduan Mengenai Penggunaan Dan Pengurusan Komputer Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah
1
1. PENGENALAN
Garis panduan ini adalah untuk memberikan panduan yang khusus kepada semua pegawai dan
kakitangan Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah mengenai tanggungjawab mereka sewaktu
mengguna, mengendali dan menyimpan rekod-rekod di dalam komputer. Ia juga mengariskan
beberapa etika yang perlu dipatuhi ketika menggunakan kemudahan komputer di dalam Universiti
Teknologi MARA (UiTM) Kedah.
2. TUJUAN
Tujuan panduan penggunaan dan pengurusan komputer ini adalah untuk memastikan bahawa:
2.1 Semua pegawai dan kakitangan Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah maklum tentang
adanya panduan dan peraturan terhadap penggunaan komputer;
2.2 Kemudahan komputer digunakan selaras dengan panduan dan peraturan yang ditetapkan;
2.3 Para pengguna kemudahan komputer sedar akan tanggungjawab mereka di dalam
pengurusan rekod-rekod di dalam komputer tersebut; dan
2.4 Dapat meminimakan sebarang permasalahan kepada kemudahan komputer Universiti
Teknologi MARA (UiTM) Kedah.
3. SKOP
Peraturan penggunaan dan pengurusan komputer ini meliputi:
3.1 Semua kemudahan komputer yang disediakan oleh Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah;
dan
3.2 Semua pegawai dan kakitangan Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah.
4. PERATURAN PENGGUNAAN DAN PENGURUSAN KOMPUTER
Peraturan penggunaan dan pengurusan komputer di Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah
terbahagi kepada 5 kategori iaitu Penggunaan Perkakasan, Penggunaan Perisian, Pengurusan
Sistem Komputer, Penggunaan Internet dan E-mel Rasmi, dan Pengurusan Keselamatan. Peraturan-
peraturan yang dikemukakan ini hendaklah dipatuhi sepenuhnya agar satu penggunaan yang
sistematik, efisyen dan berwibawa dapat dilaksanakan secara menyeluruh.
-
Garis Panduan Mengenai Penggunaan Dan Pengurusan Komputer Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah
2
4.1 PENGGUNAAN PERKAKASAN
4.1.1 Anda adalah bertanggungjawab dalam menentukan perkakasan komputer seperti
CPU, monitor, papan kekunci, tetikus, Pengawal Voltan Automatik (AVR) dan wayar
sambungan (extension wire) adalah dalam keadaan baik.
4.1.2 Anda adalah bertanggungjawab dalam menentukan persekitaran perkakasan
komputer dalam keadaan selamat seperti tidak terdedah kepada haba yang
keterlaluan, tidak berkeadaan basah atau berair dan berminyak, tidak di tempat
berhabuk, tidak menambah beban berlebihan di atas perkakasan komputer
seperti meletakkan fail atau buku yang berlebihan ke atas CPU atau monitor.
4.1.3 Anda hendaklah memastikan semua komputer, AVR dan suis utama serta soket
penyambungan elektrik ditutup selepas waktu pejabat atau setelah tidak
digunakan lagi.
4.1.4 Anda dinasihatkan supaya tidak selalu atau kerap memindah lokasi perkakasan
komputer. Ini adalah untuk mengelakkan daripada getaran dan kesan terkena
hentakan (tidak sengaja) pada perkakasan komputer yang boleh memendekkan
jangka hayat perkakasan komputer tersebut.
4.1.5 Anda adalah dilarang menggunakan kemudahan komputer dan perkakasan komputer
di luar waktu pejabat. Walau bagaimanapun anda boleh menggunakan kemudahan
tersebut di luar waktu pejabat jika mendapat Pengesahan Kerja dari Ketua Bahagian/
Ketua Unit.
4.1.6 Bagi komputer riba, anda adalah diamanahkan untuk memastikan komputer riba
tidak jatuh, terhempas atau mengalami gegaran yang keterlaluan.
4.2 PENGGUNAAN PERISIAN
4.2.1 Anda adalah bertanggungjawab dalam menentukan komputer menggunakan perisian
yang sah sahaja. Anda dilarang memasang atau memasukkan perisian tidak sah
atau ‘cetak rompak’ ke dalam komputer sama ada melalui floppy disk atau
CD/DVD-ROM atau memindah turun dari Internet atau mana-mana media tanpa
kebenaran dari Unit Teknologi Maklumat (UTM). Perisian yang sah boleh
diinstalasi oleh Juruteknik Komputer.
-
Garis Panduan Mengenai Penggunaan Dan Pengurusan Komputer Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah
3
4.2.2 Anda dilarang sama sekali memindah turun (download) fail dari Internet atau
mana-mana program yang memerlukan penggunaan memori besar serta
mempengaruhi kepantasan rangkaian dan jangka hayat komputer.
4.2.3 Anda adalah dilarang menggunakan komputer untuk tujuan pemasangan video
CD atau DVD atau muzik atau permainan komputer dan aktiviti-aktiviti yang tidak
berkaitan dengan urusan pejabat pada bila-bila masa.
4.2.4 Anda adalah dilarang menggunakan komputer untuk tujuan komunikasi peribadi
dan aktiviti-aktiviti yang tidak berkaitan dengan urusan pejabat pada bila-bila masa.
4.3 PENGURUSAN SISTEM KOMPUTER
4.3.1 Anda digalakkan untuk melaksanakan penyelenggaraan komputer sekurang-
kurangnya sebulan sekali untuk memastikan prestasi komputer sentiasa berada
pada tahap yang optimum dengan:
4.3.2 Menyusun semula kedudukan fail dalam disk dengan kaedah ‘Defragmentation’
untuk memastikan kedudukan fail sentiasa berada dalam keadaan yang mudah
diambil oleh sistem (sila rujuk lampiran B).
4.3.3 Membersihkan disk dengan kaedah ‘Disk Cleanup’ untuk memadamkan fail yang
tidak diperlukan oleh sistem komputer (sila rujuk lampiran C).
4.3.4 Memadam maklumat yang disimpan semasa melayari Internet dengan kaedah
‘Delete Browsing History’ (sila rujuk lampiran D).
4.3.5 Anda dilarang untuk mengubah sebarang konfigurasi sedia ada dalam komputer.
Anda perlu memaklumkan kepada Juruteknik Komputer sekiranya sistem komputer
mengeluarkan sebarang mesej asing.
4.3.6 Anda perlu menyimpan semua dokumen di dalam folder dan diletakkan di dalam
Local Disk (D:) untuk memudahkan proses penyelenggaraan sekiranya komputer perlu
di format.
4.3.7 Anda tidak digalakkan untuk menyimpan dokumen di Desktop dan menggunakan
interaktif ‘wallpaper’ kerana ia akan melambatkan operasi sistem komputer.
-
Garis Panduan Mengenai Penggunaan Dan Pengurusan Komputer Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah
4
4.4 PENGGUNAAN INTERNET DAN E-MEL RASMI
4.4.1 E-mel yang mempunyai nama domain kedah.uitm.edu.my adalah e-mel rasmi jabatan
dan ia hanyalah untuk tujuan rasmi sahaja.
4.4.2 Anda yang mempunyai kemudahan akaun e-mel dikehendaki untuk menyemak dan
mengemaskini email tersebut sekurang-kurangnya sekali sehari.
4.4.3 E-mel yang telah menghampiri saiz maksimum simpanan perlu dipadam untuk
membolehkan kemudahan e-mel dapat berfungsi dengan baik.
4.4.4 Anda tidak digalakkan mengirim e-mel yang mempunyai lampiran bersaiz besar
melebihi 2 Mb. Ini adalah untuk mengoptimumkan kadar kelajuan kiriman dan
membuka e-mel tersebut. Anda dinasihati supaya menggunakan format .zip atau
compress fail yang bersaiz besar sebelum membuat kiriman.
4.4.5 Sekiranya anda ingin menghantar emel kepada bilangan pengguna yang ramai (200
orang) dan saiz emel yang besar (melebihi 100 K), anda perlu menggunakan
aplikasi emel ‘For Your Information’. Pautan untuk ke aplikasi ‘For Your Information’
tersebut boleh diperolehi daripada Unit Teknologi Maklumat.
4.4.6 Anda tidak digalakkan untuk mengirim e-mel yang tidak berkaitan dengan tugas
rasmi kepada kumpulan pengguna yang tidak berkaitan kerana ruang e-mel yang
diberikan untuk setiap staf adalah terhad.
4.4.7 Anda ditegah daripada melayari laman web yang tidak berkaitan dengan tugas kerja.
4.5 PENGURUSAN KESELAMATAN
4.5.1 KESELAMATAN PERKAKASAN
4.5.1.1 Kemudahan komputer yang diamanahkan kepada anda yang terletak di dalam
bilik atau pejabat terdedah kepada ancaman yang menjejaskan
keselamatannya. Oleh itu, anda hendaklah sentiasa memastikan komputer
hendaklah diletakkan di tempat yang mempunyai kawalan fizikal yang selamat
daripada penceroboh atau sebarang bentuk capaian tidak sah.
-
Garis Panduan Mengenai Penggunaan Dan Pengurusan Komputer Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah
5
4.5.1.2 Apabila disedari sebarang kejadian kehilangan perkakasan komputer, anda
hendaklah dengan segera melaporkan kejadian tersebut kepada Pejabat
Polis Bantuan UiTM Kedah berserta butir-butir lengkap perkakasan yang
hilang.
4.5.2 KESELAMATAN PERISIAN
4.5.2.1 Virus komputer merupakan salah satu ancaman kepada keselamatan
perisian komputer yang tersebar luas. Antara langkah yang perlu anda
praktikkan supaya tidak mengalami ancaman virus ialah:
i) Memastikan pattern antivirus terkini diinstall dalam komputer anda.
ii) Mengimbas pen drive atau external hard disk menggunakan pakej
antivirus terlebih dahulu sebelum membukanya di komputer anda.
iii) Tidak muat-turun pakej atau aplikasi baru terutamanya dari sumber yang
tidak dapat dipastikan keselamatannya.
iv) Jangan muat-turun fail tertentu yang dikirimkan melalui e-mel
terutamanya fail yang boleh dilarikan seperti .vbs, .pl, .exe, atau apa
sahaja jenis fail yang berkemungkinan mengandungi virus.
4.5.2.2 Anda dinasihatkan supaya tidak meninggalkan komputer anda ketika sedang
menggunakan aplikasi atas talian kerana dibimbangi akan berlaku
pencerobohan. Pastikan anda telah keluar dari aplikasi tersebut apabila tidak
digunakan.
5. PENUTUP
Garis Panduan ini mengandungi amalan-amalan terbaik mengenai penggunaan dan pengurusan
komputer yang patut diikuti oleh semua kakitangan Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah. Garis
Panduan ini akan dikemaskini dari masa ke semasa selaras dengan perkembangan teknologi
maklumat.
-
ii
LAMPIRAN A :
MENYUSUN SEMULA FAIL DALAM DISK
(DEFRAGMENTATION)
-
iii
Untuk Sistem Operasi Windows 7
BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH
1
Skrin 1: Desktop
1. Tutup semua
aplikasi dan
dokumen.
2. Klik kanan pada
ikon Computer.
3. Pilih Open.
2
Skrin 2: Computer
1. Klik kanan pada
Local Disk (C:).
2. Pilih Properties.
-
iv
3
Skrin 3: Local Disk (C:)
Properties
1. Klik pada tab Tools.
2. Pada ruangan
Defragmentation,
klik butang
Defragment Now...
4
Skrin 4: Disk
Defragmenter
1. Klik partition yang
ingin di defrag.
2. Klik butang Analyze
disk untuk
mengetahui sama
ada partition
tersebut
memerlukan proses
defragmentasi.
-
v
5
Skrin 5: Disk
Defragmenter
1. Klik pada butang
Defragment disk
6
Skrin 6: Disk
Defragmenter
1. Skrin menunjukkan
sistem sedang
dalam proses
defragmentasi.
-
vi
Untuk Sistem Operasi Windows Vista
BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH
1
Skrin 1: Desktop
4. Tutup semua aplikasi
dan dokumen.
5. Klik kanan pada ikon
Computer.
6. Pilih Open.
2
Skrin 2: Computer
3. Klik kanan pada Local
Disk (C:).
4. Pilih Properties.
-
vii
3
Skrin 3: Local Disk (C:)
Properties
3. Klik pada tab Tools.
4. Pada ruangan
Defragmentation, klik
butang Defragment
Now...
4
Skrin 4: Disk
Defragmenter
2. Klik pada butang
Defragment now....
-
viii
5
Skrin 5: Disk
Defragmenter:
Defragment Now...
1. Tandakan pada
ruangan yang
berkenaan.
2. Klik butang OK.
6
Skrin 6: Skrin Disk
Defragmenter
1. Skrin menunjukkan
sistem sedang dalam
proses
defragmentasi.
2. Klik butang Cancel
defragmentation
untuk menamatkan
proses
defragmentasi.
-
ix
Untuk Sistem Operasi Windows XP
BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH
1
Skrin 1: Desktop
1. Tutup semua aplikasi
dan dokumen.
2. Klik kanan pada ikon My
Computer.
3. Pilih Open.
2
Skrin 2: My Computer
1. Klik kanan pada Local
Disk (C:).
2. Pilih Properties.
-
x
3
Skrin 3: Local Disk (C:)
Properties
1. Klik pada tab Tools.
2. Pada ruangan
Defragmentation, klik
butang Defragment
Now...
4
Skrin 4: Disk Defragmenter
1. Sila pilih volume untuk
defragment.
2. Klik pada butang
Defragment.
5
Skrin 5: Skrin Disk
Defragmenter
Skrin menunjukkan sistem
sedang dalam proses
defragmentasi.
-
xi
LAMPIRAN B :
MEMBERSIHKAN DISK
(DISK CLEANUP)
-
xii
Untuk Sistem Operasi Windows 7
BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH-LANGKAH
1.
Skrin 1: Desktop
1. Untuk membuka
aplikasi, klik:
i. Start
ii. All Programs
iii. Accessories
iv. System Tools
v. Disk CleanUp
-
xiii
4.
Skrin 2: Disk Cleanup :
Drive Selection
1. Pilih Drive yang akan
dibersihkan.
2. Kemudian, klik butang
OK.
5.
Skrin 3: Disk Cleanup
Skrin menunjukkan sistem
sedang mengimbas fail-fail
yang akan dipadam.
6.
Skrin 4: Disk Cleanup for
(C:)
1. Pada ruangan Files to
delete:, tandakan pada
kotak yang berkenaan.
2. Klik butang OK.
-
xiv
7.
Skrin 5: Disk Cleanup
1. Klik butang Delete
Files.
8.
Skrin 6: Disk Cleanup
Skrin menunjukkan sistem
sedang dalam proses
memadam fail.
-
xv
Untuk Sistem Operasi Windows Vista
BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH-LANGKAH
1.
Skrin 1: Desktop
2. Klik kanan pada ikon
Computer.
3. Pilih Open.
2.
Skrin 2: Computer
1. Klik kanan pada Local
Disk (C:)
2. Pilih Properties.
-
xvi
3.
Skrin 3: Local Disk (C:)
Properties
1. Klik pada tab General.
2. Klik pada butang Disk
Cleanup.
4.
Skrin 4: Disk Cleanup
Options
3. Pilih antara 2 jenis fail.
4. Klik pada pilihan
tersebut.
5.
Skrin 5: Disk Cleanup
Skrin menunjukkan sistem
sedang mengimbas fail-fail
yang akan dipadam.
-
xvii
6.
Skrin 6: Disk Cleanup for
(C:)
3. Pada ruangan Files to
delete, tandakan pada
kotak yang berkenaan.
4. Klik butang OK.
7.
Skrin 7: Disk Cleanup
2. Klik butang Delete Files.
8.
Skrin 8: Disk Cleanup
Skrin menunjukkan sistem
sedang dalam proses
memadam fail.
-
xviii
Untuk Sistem Operasi Windows XP
BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH-LANGKAH
1.
Skrin 1: Desktop
1. Klik kanan pada ikon My
Computer.
2. Pilih Open.
2.
Skrin 2: My Computer
1. Klik kanan pada Local
Disk (C:)
2. Pilih Properties.
-
xix
3.
Skrin 3: Local Disk (C:)
Properties
1. Klik pada tab General.
2. Klik pada butang Disk
Cleanup.
4.
Skrin 4: Disk Cleanup
Skrin menunjukkan sistem
sedang mengimbas fail-fail
yang akan dipadam.
-
xx
5.
Skrin 5: Disk Cleanup for
(C:)
1. Pada ruangan Files to
delete, tandakan pada
kotak yang berkenaan.
2. Klik butang OK.
6.
Skrin 6: Disk Cleanup for
(C:)
1. Klik butang Yes.
7.
Skrin 7: Disk Cleanup
Skrin menunjukkan sistem
sedang dalam proses
memadam fail.
-
xxi
LAMPIRAN C :
MEMADAM MAKLUMAT YANG DISIMPAN
SEMASA MELAYARI INTERNET
(DELETE BROWSING HISTORY)
-
xxii
Untuk Sistem Operasi Windows 7
PAPARAN SKRIN LANGKAH
1.
Skrin 1: Desktop
1. Klik kanan pada
ikon Internet
Explorer.
2. Pilih Open.
2.
Skrin 2: Windows
Internet Explorer
1. Klik pada tab
Tools.
2. Pilih Internet
Options.
-
xxiii
3.
Skrin 3: Internet
Options
1. Klik pada tab
General.
2. Pada ruangan
Browsing
history, klik
butang
Delete....
-
xxiv
4.
Skrin 4: Delete
Browsing History
1. Tandakan pada
kotak yang
dikehendaki.
2. Kemudian klik
butang Delete.
5.
Skrin 5:Delete
Browsing History
Skrin menunjukkan
fail-fail sedang
dalam proses
pemadaman.
-
xxv
Untuk Sistem Operasi Windows Vista
PAPARAN SKRIN LANGKAH
1.
Skrin 1: Desktop
3. Klik kanan pada Internet
Explorer.
4. Pilih Properties.
2.
Skrin 2: Internet Properties
3. Klik pada tab General.
4. Pada ruangan Browsing
History, klik butang
Delete....
-
xxvi
3.
Skrin 3: Delete Browsing
History
3. Klik butang Delete all....
4.
Skrin 4: Delete Browsing
History
1. Tandakan kotak Also
delete files setting
stored by add-ons.
2. Klik butang Yes.
5.
Skrin 5:Delete Browsing
History
Skrin menunjukkan fail-fail
sedang dalam proses
pemadaman.
-
xxvii
Untuk Sistem Operasi Windows XP
BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH
1.
Skrin 1: Desktop
1. Klik kanan pada Internet
Explorer.
2. Pilih Internet Properties.
2.
Skrin 2: Internet Properties
1. Klik pada tab General.
2. Pada ruangan
Temporary Internet
Files, klik pada butang
Delete Cookies....
-
xxviii
3.
Skrin 3: Delete Cookies
1. Klik butang Ok.
4
Skrin 4: Internet Properties
1. Klik pada tab General.
2. Pada ruangan
Temporary Internet Files
klik pada butang Delete
Files....
5.
Skrin 5: Delete Files
1. Tandakan kotak Delete
all offline content.
2. Klik butang Ok.