garis panduan pelaksanaan ekosistem kondusif sektor...
TRANSCRIPT
HOSPITAL QUEEN ELIZABETH II
Garis Panduan Pelaksanaan
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)
Hospital Queen Elizabeth II
"Ke Arah Persekitaran Selamat, Sistematik dan Produktif"
Fail Rujukan : HQEII(SB)100-7/7 Disediakan oleh : Jawatankuasa Induk EKSA HQE II Versi 1/2017 : 07 Mac 2017
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
i 07 Mac 2017
KANDUNGAN Prakata iv Tujuan 1 BAHAGIAN 1: PENGENALAN KEPADA EKOSISTEM KONDUSIF 1 SEKTOR AWAM (EKSA) 1.1 Latar belakang EKSA 1 1.2 Konsep EKSA 2 1.3 Ke arah pelaksanaan EKSA 3 BAHAGIAN 2: PELAKSANAAN EKSA HQE II 4 2.1 Jawatankuasa Induk EKSA 4 2.2 Tugas dan Tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan EKSA HQE II 5 2.3 JawatankuasaPeringkat Zon-Zon EKSA HQEII 7 2.4 Pewujudan Zon-Zon EKSA HQEII 9 2.5 Pelan Lokasi Zon-Zon EKSA HQEII 13 2.6 Sudut EKSA HQEII 23 BAHAGIAN 3: PELAKSANAAN EKSA 24 3.1 Visi EKSA HQEII 24 3.2 Misi EKSA HQEII 24 3.3 Polisi EKSA HQEII 24 3.4 Objektif EKSA HQEII 24 3.5 Strategi EKSA HQEII 24 3.6 Logo EKSA HQEII 25 3.7 Slogan EKSA HQEII 25 3.8 Keperluan Fail EKSA HQEII 25 3.9 Kriteria Audit EKSA HQEII 26 3.10 Kitaran Plan Do Check and Act (PDCA) 31 BAHAGIAN 4: TATACARA AMALAN EKSA 32 4.1 KOMPONEN A – KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 32 4.2 KOMPONEN B – RUANG KERJA / PEJABAT 34
4.2.1 Ruang Kerja / Bilik Pegawai 34 4.2.2 Bilik Fail / Dokumen 35 4.2.3 Hiasan Dalaman Bilik 36 4.2.4 Ruang Kerja Terperingkat 36 4.2.5 Ruang Kaunter 37 4.2.6 Bilik Help Desk / Call Centre 37 4.2.7 Lantai 37 4.2.8 Dinding / Partition Pegawai 37 4.2.9 Siling 37
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
ii 07 Mac 2017
4.2.10 Lampu & Soket 37 4.2.11 Meja 38 4.2.12 Kerusi 38 4.2.13 Pengurusan Laci & Alat Tulis 38 4.2.14 Peti Sejuk 38 4.2.15 Pelabelan 38 4.2.16 Komputer & Pencetak 39 4.2.17 Papan Tanda / Petunjuk 39 4.2.18 Amalan Hijau / Go Green 39
4.3 KOMPONEN C – TEMPAT UMUM 40
4.3.1 Bilik Mesyuarat / Ruang Perbincangan / Bilik Latihan 40 4.3.2 Perpustakaan / Pusat Sumber 40 4.3.3 Surau / Ruang Solat 40 4.3.4 Wad Pesakit 41 4.3.5 Pantri 41 4.3.6 Gimnasium 41 4.3.7 Tandas 42 4.3.8 Lobi 42 4.3.9 Kaunter Khidmat Pelanggan 43 4.3.10 Laluan Utama / Laluan Awam 43
4.4 KOMPONEN D – KESELAMATAN PERSEKITARAN 44 4.4.1 Langkah-Langkah Keselamatan 44 4.4.2 Peralatan Pencegah Kebakaran 44 4.4.3 Pendawaian / Kabel 44 4.4.4 Laluan / Tangga Kecemasan 45 4.4.5 Pelan Tindakan Kecemasan 45 4.4.6 Pengurusan Kunci 45 4.4.7 Keselamatan Stor 45 4.5 KOMPONEN E – KAWASAN PERSEKITARAN 46 4.5.1 Tempat Meletak Kenderaan 46 4.5.2 Kawasan Persekitaran Hospital 46 4.5.3 Pondok Pengawal 46 4.5.4 Papan Tanda / Petunjuk 46 4.5.5 Media / Bahan Pameran 47
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
iii 07 Mac 2017
4.6 KOMPONEN F – TEMPAT KHUSUS (HOSPITAL) 47 4.6.1 Klinik Pakar / Bilik Konsultasi / Bilik Fisioterapi 47 4.6.2 Farmasi 47 4.6.3 Bilik Pegawai 47 4.6.4 Bilik Rawatan / Bilik Prosedur 47 4.6.5 Bilik / Rak Kad Rawatan 48 4.6.6 Bilik Makmal 48 4.6.7 Bilik Pemandu 48 4.6.8 Bilik Mayat 48 4.6.9 Dapur / Tempat Memasak 48 4.6.10 Bilik Percetakan / Dokumentasi 49
4.6.11 Stor / Tempat Penyimpanan 49 4.6.12 Simpanan Barang Di Stor 49 4.6.13 Simpanan Barang Toxic 50 BAHAGIAN 5: AUDIT DALAM EKSA 52 4.1 Tatacara Audit Dalam EKSA 52 4.2 Kriteria Audit 52 BAHA GIAN 6: PENUTUP 52 BAHAGIAN 7: LAMPIRAN
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
iv 07 Mac 2017
PRAKATA
Assalamualaikum, Salam Kegemilangan dan Salam Sehati sejiwa Hospital Queen Elizabeth II (HQE II) telah mengambil inisiatif untuk menambahbaik pelaksanaan Amalan 5S yang kini dijenamakan semula kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Langkah ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi-agensi sektor awam melalui penyediaan persekitaran budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga agensi sektor awam. Penjenamaan semula ini dilaksanakan dengan tujuan untuk membolehkan agensi kerajaan meningkatkan imej korporat, menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Amalan Hijau di samping menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak-pihak yang berkepentingan. Selain itu, penjenamaaan semula ini membolehkan pelaksanaannya yang lebih meluas di agensi-agensi Kerajaan serta memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian organisasi/agensi Kerajaan. Model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi Kriteria Generik dan Kriteria Khusus membantu warga agensi bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang kondusif, selesa dan selamat. Panduan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) ini merupakan satu kaedah bagi melaksanakan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun. Pelaksanaan EKSA secara menyeluruh akan meningkatkan tahap pengurusan dan penyelenggaraan pejabat ke arah yang lebih baik di samping dapat mengurangkan pembaziran. Komitmen dan penglibatan warga agensi merupakan kunci kepada peningkatan kualiti dan produktiviti agensi selain dapat membentuk disiplin diri yang baik dan semangat kerja berpasukan yang tinggi. Yang Benar (DR. HJ. RAZAK BIN TAMBIA.D.K) Pengarah Hospital Hospital Queen Elizabeth II KOTA KINABALU
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
1 07 Mac 2017
TUJUAN
Panduan ini disediakan sebagai rujukan warga HQE II dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Melalui panduan ini, diperjelaskan ialah konsep EKSA secara umum, panduan asas pelaksanaan EKSA kepada semua warga HQE II, kaedah pelaksanaan audit yang diguna pakai serta usaha-usaha pengekalan amalan pelaksanaan EKSA. BAHAGIAN 1:
PENGENALAN KEPADA EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
1.1 Latar belakang EKSA EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 oleh MAMPU sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan dengan agensi sektor awam di Malaysia. Langkah penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan agensi sektor awam. Garis panduan ini diharap dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran pejabat di HQE II supaya dapat mewujudkan persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif.
EKSA diperkenalkan berasaskan dengan Amalan 5S ini menekankan kepada lima amalan utama iaitu sisih, susun, sentiasa amal, seragam dan sapu.
•Aktiviti sisih merupakan pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.SISIH
•Peralatan disusun dengan teratur, kemas, berkesan dan selamat supaya mudah dicapai.SUSUN
•Sentiasa amal ialah usaha mengekalkan empat amalan 5S, iaitu sisih, susun, sapu dan seragam di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di jabatan/agensi masing-masing.
SENTIASA AMAL
•Seragam bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya.SERAGAM
•Sapu dilakukan untuk memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan.
SAPU
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
2 07 Mac 2017
Rajah 1: Amalan 5S Sektor Awam
1.2 Konsep EKSA EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam sektor awam sejak tahun 2010. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambahbaik selain penambahan beberapa elemen baharu. EKSA membolehkan agensi kerajaan meningkatkan imej korporat di samping menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Go Green. Di samping itu amalan EKSA juga diharap dapat menyemarakkan lagi aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan (stakeholders). Dalam masa yang sama persekitaran kerja yang kondusif dapat diwujudkan. Lima elemen baharu yang diperkenalkan dalam EKSA ialah imej korporat, kreativiti dan inovasi, Go Green, persekitaran kondusif dan kepelbagaian agensi. Imej korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif. Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA menggalakkan warga agensi membudayakan elemen kreativiti dan inovasi dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Persekitaran sektor awam yang sering kali berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga agensi digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif lagi selamat. Penekanan turut diberikan pada aspek Go Green di pejabat dengan melaksanakan program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan dalam menggunakan tenaga ke arah penjimatan sumber. Aktiviti Go Green diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan warga agensi ke arah penggunaan sumber secara optimum. Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi sektor awam. Amalan EKSA menggalakkan agensi sektor awam memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan yang mesra pelanggan dan elemen delighting the customers. Bagi pelanggan Orang Kurang Upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan untuk memberi keselesaan semasa berurusan. EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan one size fits all yang dipraktikkan sebelum ini didapati kurang mencakupi keperluan kepelbagaian agensi kerajaan pada masa kini.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
3 07 Mac 2017
1.3 Ke arah pelaksanaan EKSA
Pelaksanaan EKSA yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan secara sistematik dan praktikal. EKSA berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan Standard MS ISO 9000 dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. EKSA yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat jabatan secara keseluruhannya. Justeru, EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan pengurusan yang mantap merangkumi perkara seperti yang berikut:
a. Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan menetapkan pelan tindakan pelaksanaan yang jelas;
b. Mewujudkan sektor/zon kerja; c. Mengadakan program latihan; dan d. Pelancaran EKSA jabatan/agensi.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
4 07 Mac 2017
2. PELAKSANAAN EKSA
2.1 JAWATANKUASA INDUK EKSA HQE II
PENYELARAS CiK Yee Tsai Siew
SETIAUSAHA/URUS SETIA
KJ Judy @ Ermayanie Abdullah
JAWATANKUASA LATIHAN
Pn. Inah @ Hadinah Basinau
Pn. Rukiah Yahya
JAWATANKUASA PROMOSI
En. Loh Tuck Wai
Pn. Margaret Joseph
Pn. Marscela Edenne Talu
JAWATANKUASA AUDIT DALAM
En. Andrew Suali
En. Micheal Palalun 2. En. Michael Palalun
TIM PENYELARAS II Pn. Melisia Johan Ng
PENGERUSI Pn. Vivian Joseph Abi
PENGERUSI Pn. Vivian Joseph Abi
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
5 07 Mac 2017
2.2 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENGURUSAN
EKSA HQE II
Menentukan halatuju keseluruhan pelaksanaan EKSA di HQE II. Membentuk pelan pelaksanaan EKSA di HQE II. Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan. Menetapkan polisi, peraturan serta garis panduan. Mengenalpasti ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua kumpulan. Menetapkan sistem ganjaran. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan jawatankuasa audit
dalam. Mengawal kemajuan program dengan pembentukan standard yang sesuai
berkaitan kebersihan, keselamatan, keselasaan dan kondusif.
1. PENGERUSI
Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA HQE II. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA di HQE II. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA di HQE II. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan ahli
jawatankuasa yang lain. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.
2. PENYELARAS
Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA HQE II bila mana Pengerusi tidak dapat hadir.
Hadir sama dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA HQE II. Membantu Pengerusi menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA
di HQE II. Membantu Pengerusi membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA di HQE
II. Membantu Pengerusi mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan
bantuan ahli jawatankuasa yang lain. Membantu Pengerusi memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh
amalan terbaik.
3. FASILITATOR
Memberikan khidmat nasihat berkaitan pelaksanaan EKSA di HQE II. Membantu Jawatankuasa Pengurusan EKSA dalam setiap tugas. Memastikan perjalanan sistem EKSA seperti yang dirancang. Mendapatkan sokongan dan pengiktirafan dari pihak pengurusan atasan. Membantu membekal data-data terkini berkaitan dengan EKSA. Mengawasi dan mengadakan perbincangan serta galakan kepada kumpulan
EKSA setiap masa.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
6 07 Mac 2017
6. JK PROMOSI
Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA untuk tempoh setahun.
Mengenalpasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan amalan EKSA.
Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti
promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam
kalangan warga kepada Jawatankuasa Pengurusan EKSA HQE II.
7. JK AUDIT DALAM
Menyediakan kriteria senarai semak audit dalam EKSA yang bersesuaiandari masa ke semasa mengikut keperluan.
Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA. Mencadangkan penambanbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang
dikenalpasti semasa proses audit Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu. Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA.
Menyelaraskan program EKSA di HQE II. Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA HQE II. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA di HQE II. Menyimpan dan mengurus dokumentasi rekod utama dan minit berkaitan
dengan pelaksanaan EKSA di HQE II. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta memastikan
keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi. Membantu menyelaras dalam menentukan pembahagian zon.
5. JK. LATIHAN
Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi.
Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA.
Menganalisa keberkesanan bagi setiap aktiviti latihan yang dijalankan. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA
secukupnya.
4. SETIAUSAHA / URUSETIA
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
7 07 Mac 2017
JUARA ZON
KETUA ZON
SETIAUSAHA
JAWATANKUASA
KECIL
JAWATANKUASA
KECIL PROMOSI
JAWATANKUASA
KECIL LATIHAN
AHLI AHLI AHLI
Peranan dan tanggungjawab bagi Juara, Ketua Zon dan ahli-ahlinya adalah seperti berikut:
KETUA ZON
EN. YOCOBUS S. YOHANIS
KETUA ZON ARAS LAPAN En. Jerang Anak Denggek
KETUA ZON ARAS SEMBILAN Pn. Zalinah Binti Jernih
2.3 JAWATANKUASA EKSA PERINGKAT ZON - ZON HQE II
KETUA ZON ARAS BASEMENT
En. Dosuil Lakasa
KETUA ZON ARAS BAWAH
Pn. Yih Ai Chin
KETUA ZON ARAS SATU
En. Sezali bin Hussin
KETUA ZON ARAS DUA
KJ Ida Gosibin
KETUA ZON ARAS TIGA
Pn. Hamidah
Hussin
KETUA ZON ARAS LIMA
KJ Jamiah Dahlan
KETUA ZON ARAS ENAM
KJ. Sophia M. Nasir
KETUA ZON ARAS TUJUH
KJ Mary Padtong
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
8 07 Mac 2017
Bertanggungjawab menyelaras, melaksana dan melapor program dan aktiviti
EKSA di peringkat Bahagian / Aras mengikut arahan yang ditetapkan. Memastikan Bahagian / Aras mempunyai Struktur Jawatankuasa Pelaksana
EKSA Bahagian / Aras dan mengemukakan kepada Urus Setia (Unit Inovasi). Menyediakan pelan zon Amalan EKSA Bahagian/Aras dan mengemukakan
kepada Urus Setia (Unit Inovasi). Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA Bahagian / Aras
secara berkala dan mengemukakan laporan kepada Urus Setia (Unit Inovasi) sebulan sekali mengikut tarikh yang telah ditetapkan.
Menjadi Ketua Auditee Bahagian / Aras dalam Audit Dalam / Audit Luar. Memastikan setiap Warga Bahagian / Aras mengikuti, melaksana dan mematuhi
kaedah pelaksanaan EKSA. Mengambil tindakan yang sewajarnya ke atas Warga Bahagian/Aras yang gagal
mematuhi pelaksanaan EKSA. Menghadiri Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA HQE II mengikut
jadual yang ditetapkan atau keperluan dari semasa ke semasa. Melaporkan pelaksanaan ketua-ketua zon kepada Jawatankuasa EKSA HQE II.
8. JUARA ZON
9. KETUA ZON
Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan. Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA. Merancang aktiviti kumpulan. Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada juara
zon. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar. Melaksanakan setiap arahan yang telah diputuskan di peringkat Pengurusan
dan Bahagian. Memastikan amalan EKSA dilaksana dan dipatuhi sepenuhnya di zon masing-
masing.
10. AHLI-AHLI ZON
Menghadiri mesyuarat yang diadakan dan mengadakan catatan ringkas. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif. Bekerjasama dalam kumpulan. Bertanggungjawab untuk memperbaiki tempat kerja sepanjang masa. Mewujudkan suasana harmoni dalam kalangan ahli.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
9 07 Mac 2017
Pembahagian zon EKSA bertujuan untuk mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA. Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan EKSA dengan kerjasama penyelaras dan fasilitator EKSA akan menentukan zon yang bersesuaian. Pembahagian zon dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi zon bagi memudahkan rujukan.
Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon ialah:
a. Susun atur keseluruhan kawasan dan pembahagian kepada zon-zon
mengikut aras.
b. Menentukan nama bagi setiap zon berdasarkan nilai-nilai murni.
c. Penentuan zon adalah berdasarkan fungsi.
d. Mewujudkan sudut dan dokumentasi EKSA dengan mempamerkan
struktur Jawatankuasa Pelaksana EKSA Peringkat Zon dengan mengambil
kira hala tuju EKSA agensi.
Nama Zon dan warna yang ditentukan pada setiap aras HQE II adalah seperti berikut:
Aras Zon Ketua Zon
Aras Bawah Tanah Efficiency En. Dosuil Lakasa
Aras Bawah Loyalty Pn. Yih Ai Chin
Aras 1 Integrity En. Sezali B. Hussin
Aras 2 Zest Pn. Ida Gosibin
Aras 3 Ambitious Pn. Hamidah Hussin
Aras 5 Bravery Pn. Jamiah Dahlan
Aras 6 Enthusiast Pn. Sophia Martha Nasir
Aras 7 Trustworthy Pn. Mary Padtong
Aras 8 Honesty En. Jerang Anak Denggek
Aras 9 Tenacity Pn. Zalinah Binti Jernih
2.4 PENGWUJUDAN ZON - ZON HQE II
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
10 07 Mac 2017
1. ARAS BASEMEN
BIL JABATAN/UNIT/BAHAGIAN/KLINIK NAMA KETUA
1 Jab. Patologi
En. Dosuil Lakasa
2 Unit Forensik
3 Unit Sterile Supply Centre
4 Jab. Dietetik & Sajian
5 Unit Stor Farmasi
6 SedafiatHospital Support Service
7 Jabatan Transfusi Perubatan
2. ARAS BAWAH 8 Unit Pengangkutan/Ambulan
Pn. Yih Ai Chin
9 Jabatan Kecemasan & Trauma
10 Jabatan Pengimejan Diagnostik
11 Unit Fisioterapi (Anggota)
12 Unit Farmasi Pesakit Luar Pakar
13 Unit Hasil
14 Unit Klinik Anggota
15 Kaunter Informasi/Wheel Chair
16 Unit Stor Surgikal Farmasi
17 Unit TPN Farmasi
18 Unit Bilik Kontrol / Unit Informasi
19 Auditorium & Bilik-Bilik Seminar
3. ARAS 1
20 Pejabat Pengarah
En. Sezali bin Hussin
21 Jabatan Pengurusan
22 Unit Kejururawatan
23 Unit Rekod Perubatan
24 Klinik Ortopedik
25 Unit Kerja Sosial Perubatan
26 Unit Kawalan Infeksi
27 Unit Pen. Pegawai Perubatan
28 Unit Kualiti
29 Unit Pra-Bungkus
30 Unit Teknologi dan Komunikasi
31 Unit Keselamatan
32 Stor CSSU
33 Unit Radiologi
34 Surau
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
11 07 Mac 2017
4. ARAS 2
BIL JABATAN/UNIT/BAHAGIAN/KLINIK NAMA KETUA
35 Unit Rawatan Rapi
Pn. Ida Gosibin
36 Medical HDU
37 Neuro HDU
38 Dewan Bedah
39 Day Care OT
40 Day Care Ward
41 Pain Clinic
42 Unit Haemodialisis
43 Wad Pead Kardiak (PCW)
44 Jabatan Perubatan Transfusi
5. ARAS 3
45 Klinik Breast and Endocrine
Pn. Hamidah Hussin
46 Wad Pesakit Bayaran Penuh
47 Wad Perubatan Perempuan
48 Unit Diabetis Resource center
49 Unit Pemulihan Carakerja
50 Medical Extension / General Medical
51 Endokrine Medical Clinic
6. ARAS 5
52 Klinik Kardiologi
Pn. Jamiah Dahlan
53 Klinik Pead Kardiologi
54 NICL
55 Clinical Research Center (CRC)
56 Male Medical Wad
7. ARAS 6
57 Wad Ortopedik Lelaki Pn. Sophia M. Nasir
58 Wad Ortopedik Perempuan
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
12 07 Mac 2017
8. ARAS 7
BIL JABATAN/UNIT/BAHAGIAN/KLINIK NAMA KETUA
59 Wad Pembedahan Lelaki
Pn. Mary Padtong
60 Wad Pembedahan Perempuan
61 Wad Kardiak Rehabilitasi / CRW
62 Wad Kardiak Thorasik / CTW
63 Ward Neurosurgeri
9. ARAS 8
JABATAN/UNIT/BAHAGIAN/KLINIK NAMA KETUA
64 Jabatan Ortodontik
En. Jerang Anak Denggek
65 Unit Kesihatan Awam
66 Unit Psikologi & Kaunseling
67 Unit Promosi Kesihatan
68 Klinik Kardiotorasik
69 Klinik Neurosurgeri
70 Jabatan Kardiak Aneasthesia Perfusi
71 Unit Rawatan Rapi Koronori
72 Unit Rawatan Rapi Kardiothorasik
73 Unit Makmal Intensif Kardiak
74 Dewan Bedah Kardiak
75 Klinik Diet
10. ARAS 9
JABATAN/UNIT/BAHAGIAN/KLINIK NAMA KETUA
76 Bilik On-Call Pakar
Pn. Zalinah Binti Jernih 77 Bilik On-Call MO
78 Ruangan Terbuka
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
13 07 Mac 2017
ZON BASEMEN
2.5 PELAN LANTAI ZON - ZON HQE II
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
14 07 Mac 2017
ZON ARAS BAWAH
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
15 07 Mac 2017
ZON ARAS SATU
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
16 07 Mac 2017
ZON ARAS DUA
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
17 07 Mac 2017
ZON ARAS TIGA
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
18 07 Mac 2017
ZON ARAS LIMA
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
19 07 Mac 2017
ZON ARAS ENAM
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
20 07 Mac 2017
ZON ARAS TUJUH
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
21 07 Mac 2017
ZON ARAS LAPAN
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
22 07 Mac 2017
ZON ARAS SEMBILAN
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
23 07 Mac 2017
2.6.1 Sudut EKSA setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
2.6.1.1 Nama Zon
2.6.1.2 Polisi ,Objektif,Visi &Misi EKSA (5S)
2.6.1.3 Carta Gantt (Catatan: peringkat zon sahaja)
2.6.1.4 Pelan Lantai (Catatan: peringkat zon sahaja)
2.6.1.5 Carta Organisasi Induk (Catatan: peringkat JK Pelaksana sahaja)
2.6.1.6 Rekod aktiviti (Catatan: Pamerkan gambar sebelum & selepas
pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA (5S) di zon tersebut serta lengkap
bertarikh)
2.6.1.7 Logo EKSA (5S)
2.6.1.8 Slogan EKSA (5S)
2.6.1.9 Maklumat berkaitan EKSA (5S) (Catatan: untuk tujuan promosi.
Informasi yang dipamer melibatkan makluman / gambar bagi aktiviti
seperti Gotong royong, Anugerah / Penghargaan dan slot Buletin EKSA
(5S))
2.6.1.10 Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan
Menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan) atau
secara maya.
2.6.1.11 Tarikh kemaskini Sudut EKSA / 5S dipamerkan.
2.6.1.12 Bagi sub-zon yang berminat mengadakan sudut khas bagi
mempamerkan aktiviti EKSA/5S termasuk gambar sebelum dan
selepas, gotong royong, anugerah, maka sudut tersebut boleh
dinamakan sebagai Sudut Informasi EKSA.
2.6 SUDUT EKSA
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
24 07 Mac 2017
3.1. Visi Mewujudkan suasana kerja yang kondusif, selamat dan sistematikdi HQE II. 3.2 Misi HQE IImencapai mutu perkhidmatan cemerlang yang berteraskan persekitaran kerja
yang berkualiti dan kondusif.
3.3. Polisi HQE II komited dalam amalan EKSA dengan mewujudkan suasana dan persekitaran yang selesa dan bersistematik agar menghasilkan perkhidmatan berkualiti dan cemerlang
3.4. Objektif
3.4.1 Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang kondusif
3.4.2 Mewujudkan semangat kerja berpasukan
3.4.3 Mewujudkan kesedaran mengenai kepentingan dan faedah
EKSA/5S di kalangan warga kerja
3.4.4 Memenuhi kepuasan pelanggan
3.4.5 Memupuk semangat kesedaran dan menerapkan nilai-nilai murni
dalam perkhidmatan
3.5 Strategi
3.5.1 Menerapkan amalan EKSA bagi menghasilkan persekitaran tempat
kerja menarik, kemas dan teratur.
3.5.2 Warga dinamik sentiasa berdisiplin dan menjadikan budaya EKSA
sebagai budaya kerja.
3.5.3 Taklimat amalan EKSA kepada pengurusan dan anggota jabatan.
3.5.4 Penubuhan jawatan kuasa amalan EKSA jabatan.
3.5.5 Ceramah / Latihan untuk warga kerja EKSA.
3.5.6 Pemantauan yang berterusan dalam menerapkan budaya kerja
EKSA.
3.5.7 Mengadakan gotong royong.
3.5.8 Melakukan aktiviti Sisih / Susun / Sapu / Seragam / Sentiasa amal.
3. Pelaksanaan EKSA
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
25 07 Mac 2017
3.6 Logo
3.7 Slogan
"Ke Arah Persekitaran Selamat, Sistematik dan Produktif" 3.8 Keperluan Fail
Dokumentasi pelaksanaan EKSA / 5S perlu disediakan di peringkat Pelaksana, Pemandu
(Audit / Promosi / Latihan) dan Zon.
Keperluan dalam Fail EKSA adalah seperti berikut:
BIL TAJUK
BAHAGIAN KANDUNGAN FAIL YANG BERKAITAN
1 PENGENALAN Polisi, Objektif dan Garis
Panduan EKSA (fizikal atau maya)
Fail Induk, Jawatankuasa Pemandu
2 CARTA
ORGANISASI Carta Organisasi Induk / aras
masing-masing Fail Induk, Jawatankuasa
Pemandu dan aras
3 PELAN LANTAI Pelan Lantai keseluruhan /
aras masing-masing Fail Induk dan aras sahaja
4 CARTA
PERBATUAN
Carta Perbatuan Induk / JK pemandu / aras masing-
masing
Fail Induk, JK Pemandu dan aras
5 MINIT
MESYUARAT
Minit mesyuarat yang disimpan mengikut peringkat
jawatankuasa masing- masing
Fail Induk, Jawatankuasa Pemandu dan aras
6 GAMBAR AKTIVITI
Gambar yang diambil mempamerkan suasana aktiviti EKSA, Tarikh gambar diambil
perlu dipamerkan bersama
Fail Induk, Jawatankuasa Pemandu dan aras
7 GAMBAR SEBELUM
DAN SELEPAS
Gambar yang diambil mempamerkan suasana aktiviti EKSA, Tarikh gambar diambil
perlu dipamerkan bersama
Fail Induk dan aras sahaja
8 AUDIT Kriteria dan keputusan audit
(seperti di bawah) Fail Induk, Jawatankuasa
Pemandu dan aras
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
26 07 Mac 2017
3.9 Kriteria Audit Kriteria audit adalah merujuk kepada kriteria EKSA terkini yang telah dikeluarkan dan terbahagi kepada dua komponen iaitu Komponen A dan Komponen B 3.9.1 Komponen A
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
27 07 Mac 2017
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
28 07 Mac 2017
3.9.2 Komponen B
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
29 07 Mac 2017
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
30 07 Mac 2017
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
31 07 Mac 2017
3.10 Kitaran Plan Do Check and Act (PDCA)
Melaksanakan cadangan penambahbaikan
Mengekalkan dengan sentiasa amal
Penghargaan kepada warga kerja
Persijilan EKSA Pertandingan keceriaan
Carta perbatuan Lawatan Latihan Senarai semak EKSA Sedia contoh EKSA Ruang kerja Ruang am Ruang khusus
Menjalankan audit dalam Melaksanakan soal selidik
kesedaran EKSA
Melaksanakan aktiviti sisih, susun, sapu, dan seragam
Susunan dokumen Ruang kerja Ruang Am
ACT PLAN
CHECK DO
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
32 07 Mac 2017
Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA ini terbahagi kepada 6 komponen utama
merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di hospital ini.
Komponen A : Keperluan Utama Pelaksanaan
Komponen B : Ruang Tempat Kerja / Pejabat
Komponen C : Tempat Umum
Komponen D : Keselamatan Persekitaran
Komponen E : Kawasan Persekitaran Fasiliti
Komponen F : Tempat Khusus (Hospital)
KOMPONEN A : KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
4.1 Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan
4.1.1 Keperluan utama pelaksanaan EKSA (5S) meliputi 20 pecahan komponen yang
merujuk tanggungjawab jawatankuasa serta skop aktiviti yang
dipertanggungjawabkan di bawah jawatankuasa tersebut.
4.1.2 Hubungan antara komponen, tanggungjawab dan aktiviti dihuraikan secara ringkas seperti di bawah:
SUB
KOMPONEN TANGGUNGJAWAB AKTIVITI
A1 JK Pelaksana Menyediakan Manual atau Garispanduan selaras
dengan Polisi EKSA (5S) hospital
A2 JK Pelaksana (melalui
penyelaras)
Menyebarkan Manual/ Garispanduan serta Polisi
EKSA (5S) dan memastikan semua wargakerja
memahaminya
A3 JK Pelaksana (melalui
JK Audit)
Memastikan Amalan EKSA (5S) dipatuhi dan
diimplimentasi oleh semua wargakerja
A4
Sekretariat (JK
Pelaksana)
Setiausaha (JK
Latihan,Promosi &
Audit dan JK Zon)
Memastikan Dokumentasi dalam Fail EKSA (5S)
disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini
A5 JK Pelaksana
Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA (5S)
seperti manual / garispanduan yang dibangunkan oleh
hospital
4. TATACARA AMALAN EKSA
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
33 07 Mac 2017
SUB
KOMPONEN TANGGUNGJAWAB AKTIVITI
A6 Ketua Zon
Menyedia dan memaparkan Sudut EKSA ditempat
yang strategik (secara fizikal) dan mengandungi
beberapa perkara yang wajib dipaparkan
A7
JK Pelaksana Ketua
Zon
Membentuk dan melantik Jawatankuasa EKSA yang
terdiri sekurang-kurangnya 3 Jawatankuasa seperti
berikut
i. JK Latihan
ii. JK Promosi
iii. JK Audit
A8
JK Pelaksana JK
Latihan, Promosi dan
Audit JK Zon
Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA
secara berkala seperti:
i. Menyedia dan kemaskini Carta Gantt
ii. Menyebar Maklumat Latihan, Promosi dan Audit
iii. Melaksana program EKSA
A9 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai
Penaung/Penasihat EKSA
A10 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti EKSA
seperti program kesedaran dan lawatan
A11
Penyelaras JK
Pelaksana Ketua JK
Latihan Ketua JK
Promosi Ketua JK
Audit Ketua Zon
Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti
EKSA dalam Mesyuarat Pengurusan Hospital/
Mesyuarat JK Pelaksana EKSA/Mesyuarat lain yang
berkaitan
A12 JK Audit
Melaksanakan Audit dalaman / pematuhan sama ada
oleh JK Audit dalaman atau agensi luar secara
berterusan sekurang-kurangnya 2 kali setahun
A13 JK Audit Menyebarkan hasil/laporan Audit dalaman untuk
makluman dan tindakan susulan wargakerja hospital
A14 JK Audit
Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada
MAMPU selepas setahun menerima persijilan (hanya
untuk persijilan semula)
A15
JK Promosi
(Pelaksana) dengan
bantuan JK Audit
(Pelaksana)
Melaksanakan Program Pengiktirafan di peringkat
Jabatan seperti berikut
i. Anugerah Zon terbaik
ii. Anugerah Bilik terbaik
iii. Anugerah Bahagian terbaik
iv. Anugerah Workstation terbaik
v. Anugerah Tandas terbaik
vi. Hasil kreativiti dan inovasi terbaik
vii. Anugerah Go Green terbaik
A16 JK Pelaksana dengan
bantuan Fasilitator
Menerima pengiktirafan dan ditanda aras samaada
pada peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan
atau lain-lain
A17 JK Promosi Menyebar dan memaklumkan mengenai program
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
34 07 Mac 2017
4.2.1 Ruang Kerja / Bilik Pegawai
4.2.1.1 Lantai ruang kerja / bilik pegawai sentiasa dalam keadaan bersih, selamat dan tidak licin, tidak berlubang / pecah atau rosak dan tong sampah disediakan.
4.2.1.2 Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik. 4.2.1.3 Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja / pintu bilik
pegawai mengikut kesesuaian. 4.2.1.4 Satu tray surat (jika ada) dilabelkan masuk / keluar. 4.2.1.5 Kew.PA-7 : Senarai aset lokasi disediakan dan kemaskini. 4.2.1.6 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan kabinet fail, kabinet fail perlu
dilabelkan dengan kemas dan teratur. 4.2.1.7 Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan dan
sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan bersih. 4.2.1.8 Blazer / selendang boleh diletak dengan kemas di belakang kerusi (jika
tidak ada almari disediakan). 4.2.1.9 Wayar / kabel elektrik disusun kemas. 4.2.1.10 CPU dan pedestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur
dan seragam. 4.2.1.11 Komputer / laptop tidak berhabuk dan boleh digunakan. 4.2.1.12 Ruang penyimpanan kasut ditetapkan (sekiranya perlu). 4.2.1.13 Pegawai boleh mewujudkan satu sudut mini yang ditetapkan untuk
tapak hiasan. 4.2.1.14 Perhiasan hendaklah minimum dan selaras dengan imej korporat.
SUB
KOMPONEN TANGGUNGJAWAB AKTIVITI
(Pelaksana) pengiktirafan kepada semua warga hospital
i. Hebahan secara media elektronik-infoblast, portal
A18 JK Pelaksana JK Zon Melaksanakan inovasi yang boleh meningkatkan
produktiviti dan kualiti kerja anggota
A19
JK Zon dan dipantau
oleh JK Promosi
(Pelaksana)
Melaksanakan program kreativiti dan inovasi Contoh:
Kreativiti mengguna bahan terpakai
A20
JK Zon Sekretariat
(JK Pelaksana)
Setiausaha (JK Zon)
Melaksanakan program penjimatan tenaga seperti
contoh berikut:
i. Notis / Arahan penjimatan tenaga
ii. Penjimatan kertas
iii. Penjimatan Air
vi. Kempen Hijau dan kitar semula
4.2 KOMPONEN B : RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
35 07 Mac 2017
4.2.2 Bilik Fail / Dokumen 4.2.2.1 Fail-fail aktif disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa. 4.2.2.2 Fail disusun mengikut nombor siri / indeks yang ditetapkan di dalam
kabinet fail dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan. 4.2.2.3 Pelan susun atur/lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di
ruang yang mudah dilihat disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail
4.2.2.4 Bilik sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas 4.2.2.5 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya
menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.
4.2.2.6 Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri dail dan boleh dicapai dalam tempoh 30 saat (menggunakan formula kabinet, laci, dan poket, KLP).
4.2.2.7 Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh: kad daftar penggunaan dan kad keluar masuk fail.
4.2.2.8 Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.
4.2.2.9 Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.
4.2.2.10 Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan di tempat khas.
4.2.2.11 Kawalan mahluk / haiwan perosak dijalankan secara berjadual 4.2.2.12 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail. 4.2.2.13 Format pelabelan fail hendakalah mengandungi perkara berikut
mengikut kesesuaian jabatan
Tetulang Belakang Fail
Nombor fail
Logo Hospital Queen Elizabeth II
Tajuk fail
Singkatan nama HQE II, Jabatan / unit (Jika ada)
Nombor susunan fail
Muka depan fail mengandungi: Logo HQE II
Tajuk fail
Nama pegawai (sekiranya fail pegawai)
Nama Jabatan / unit
Alamat emel rasmi (sekiranya perlu)
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
36 07 Mac 2017
4.2.3 Hiasan Dalaman Bilik
4.2.3.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk
diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja
4.2.3.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan sebagainya)
4.2.3.3 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup TIDAK DIGALAKKAN. Jika digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi mengelak habuk terperangkap.
4.2.3.4 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan.
4.2.3.5 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.
4.2.4 Ruang Kerja Terperingkat 4.2.4.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan
Kerja Larangan 4.2.4.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu
dan selesa 4.2.4.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan
memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan)
4.2.4.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik / ownership) perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor untuk dihubungi hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan
4.2.5 Ruang Kaunter 4.2.5.1 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan
disusun supaya kelihatan kemas 4.2.5.2 Kaunter utama mempunyai Sistem Maklumbalas Pelanggan, Direktori
Pelanggan, Borang / Brosur berkaitan dan Bahan Bacaan untuk pelanggan
4.2.5.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai
4.2.5.4 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.
4.2.5.5 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini. (Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan)
4.2.5.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan.
4.2.5.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan. 4.2.5.8 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan Konsep Mesra Pelanggan
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
37 07 Mac 2017
4.2.6 Bilik Help Desk / Call Centre
4.2.6.1 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.
4.2.6.2 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai
4.2.6.3 Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada telefonis)
4.2.7 Lantai
4.2.7.1 Pastikan tong sampah disediakan, lantai selamat dan tidak licin, tiada kekotoran atau sampah sarap serta tidak berlubang / pecah atau rosak.
4.2.7.2 Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan dipatuhi 4.2.7.3 Inisiatif / tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan
direncanakan dengan segera, jika ada.
4.2.8 Dinding / Partition Pegawai 4.2.8.1 Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik. 4.2.8.2 Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan imej
korporat 4.2.8.3 Tanda nama penuh dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat kerja
masing- masing termasuk bilik pegawai 4.2.8.4 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan
teratur 4.2.8.5 Satu sudut mini dibenarkan di partition (optional) untuk hiasan. 4.2.8.6 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan
partition. 4.2.9 Siling
4.2.9.1 Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik 4.2.9.2 Label dan tunjuk arah yang bersesuaian disediakan 4.2.9.3 Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk pembaikan
segera perlu diambil.
4.2.10 Lampu dan soket 4.2.10.1 Pelan lampu / suis dipamerkan dengan dengan jelas dan mudah difahami 4.2.10.2 Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik 4.2.10.3 Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik 4.2.10.4 Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk pembaikan
segera perlu diambil.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
38 07 Mac 2017
4.2.11 Meja
4.2.11.1 Di bahagian bawah / tepi meja:
4.2.11.1.1 Wayar / kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape / cable casing.
4.2.11.1.2 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama
4.2.12 Kerusi
4.2.12.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan
4.2.12.2 Kot / selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari tidak disediakan)
4.2.13 Pengurusan Laci Alat Tulis
4.2.13.1 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang
laci boleh dilakukan seperti susunan berikut mengikut kesesuaian: 4.2.13.1.1 Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-
alat tulis dan disusun kemas 4.2.13.1.2 Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen
rasmi seperti diari, planner dan buku catatan 4.2.13.1.3 Laci bawah diguna bagi menempatkan alatan/barang
peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.
4.2.13.1.4 Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis, buku catatan dan dokumen rasmi
4.2.14 Peti Sejuk
4.2.14.1 Peti sejuk adalah berfungsi, bersih dan berada dalam dengan baik 4.2.14.2 Bagi peti sejuk domestik di pantri, item-item yang disimpan berada
dalam keadaan bersih, disusun kemas dan tidak bercampur aduk 4.2.14.3 Peti sejuk yang menyimpan bekalan ubat / sampel / reagen
mempunyai rekod suhu yang sentiasa dikemaskinikan sepanjang masa.
4.2.15 Pelabelan
4.2.15.1 Pelabelan peralatan, ruangan bilik kerja haruslah seragam mengikut
kesesuaian zon, saiz peralatan, saiz ruang dan fungsi sesuatu ruang
atau peralatan
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
39 07 Mac 2017
4.2.16 Komputer dan Pencetak
4.2.16.1 Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak
berhabuk dan sedia untuk diguna
4.2.16.2 Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-ciri
keselamatan.
4.2.16.3 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down)
4.2.16.4 Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan
4.2.17 Papan Tanda / Petunjuk
Papan tanda dan petunjuk hendaklah:
4.2.17.1 Diletakkan di lokasi penting seperti pengurusan, bilik ketua jabatan, pintu
keluar dan tandas.
4.2.17.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih
4.2.17.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami
4.2.17.4 Mudah dilihat
4.2.17.5 Berkonsep imej korporat Jabatan
4.2.18 Amalan Hijau/Go Green 4.2.18.1 Melaksanakan program penjimatan tenaga / sumber sekurang-
kurangnya 3 daripada senarai di bawah:
Notis/arahan penjimatan tenaga
Penggunaan lampu/peralatan jimat tenaga
Penetapan suhu optimum
Penjimatan kertas
Penjimatan air
Kempen hijau 4.2.18.2 Melaksanakan program kitar semula. 4.2.18.3 Adalah digalakkan untuk menyediakan analisis penjimatan seperti kos,
masa, tenaga pekerja dan ruang.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
40 07 Mac 2017
4.3KOMPONEN C – TEMPAT UMUM
4.3.1 Bilik Mesyuarat / Auditorium / Bilik-Bilik Seminar
4.3.1.1 Bilik mesyuarat / perbincangan / latihan sentiasa bersih dan kemas
4.3.1.2 Semua peralatan bilik seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer
dan projektor berada dalam keadaan baik.
4.3.1.3 Pelan lantai bilik disediakan.
4.3.1.4 Peralatan mempunyai sistem inventori (Kew.PA-7) yang sistematik.
4.3.1.5 Papan putih dibersihkan selepas digunakan.
4.3.1.6 Kerusi diletakkan kembali ke tempat asalnya selepas digunakan.
4.3.1.7 Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan
kekemasan bilik mesyuarat / perbincangan / latihan.
4.3.1.8 Barang-barang elektronik seperti LCD Projector, mikrofon dan suis
ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat / perbincangan /
latihan
4.3.2 Perpustakaan/Pusat Sumber
4.3.1.1 Perpustakaan / pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih, kemas dan teratur.
4.3.1.2 Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan.
4.3.1.3 Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan.
4.3.1.4 Peralatan / kemudahan yang disediakan berkeadaan baik. 4.3.1.5 Kemudahan tanda arah / maklumat keterangan dan petunjuk
disediakan dan mudah dilihat.
4.3.3 Surau / Ruang Solat
4.3.3.1 Surau / bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.
4.3.3.2 Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.
4.3.3.3 Menyediakan kemudahan seperti Al-Quran, bahan bacaan, telekung,
sejadah dan selipar.
4.3.3.4 Semua kemudahan sentiasa disusun kemas dan teratur di dalam
alamri / kabinet / rak yang disediakan.
4.3.3.5 Telekung disediakan tempat sangkut yang sesuai agar kelihatan
kemas.
4.3.3.6 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus dan
memantau kebersihan surau / bilik solat.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
41 07 Mac 2017
4.3.5 Wad Pesakit
Wad Pesakit merangkumi semua wad dalam hospital, unit rawatan rapi dan unit
rawatan harian.
4.3.5.1 Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan. 4.3.5.2 Semua peralatan berada dalam keadaan baik, bersih dan tersusun. 4.3.5.3 Setiap katil dipaparkan dengan nama pesakit dan nombor katil. 4.3.5.4 Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat. 4.3.5.5 Tatacara penggunaan peralatan dipaparkan. 4.3.5.6 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) di dalam semua bilik
dipaparkan
4.3.6 Pantri 4.3.6.1 Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas, serta bebas
daripada sebarang serangga / makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan.
4.3.6.2 Semua peralatan / perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan.
4.3.6.3 Perkakas / alatan yang disimpan di dalam kabinet / almari / rak dilabelkan dengan nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian.
4.3.6.4 Perkakas / alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek elektrik dan water dispenser boleh disediakan di pantri.
4.3.6.5 Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan. 4.3.6.6 Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa
makanan. 4.3.6.7 Meja makan sebolehnya dialas dan berkeadaan bersih. 4.3.6.8 Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam
bekas bertutup. 4.3.6.9 Suis peralatan elektrik ditutup setelah digunakan. 4.3.6.10 Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan
kekemasan pantri.
4.3.7 Gimnasium 4.3.7.1 Peralatan gimnasium disusun dengan kemas dan teratur serta
mengambil kira ciri-ciri keselamatan. 4.3.7.2 Peralatan senaman diselenggara mengikut jadual. 4.3.7.3 Jadual penggunaan gimnasium boleh diwujudkan dan dipamerkan di
kawasan yang mudah dilihat untuk kemudahan pengguna. 4.3.7.4 Rekod penggunaan gimnasium boleh diwujudkan (Contoh: Buku
Rekod Pengguna) 4.3.7.5 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau
kebersihan gimnasium
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
42 07 Mac 2017
4.3.8 Tandas
4.3.8.1 Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai, dinding sentiasa dalam
keadaan bersih dan kering serta berbau yang menyenangkan.
4.3.8.2 Peralatan / kelengkapan yang perlu ada secukupnya dalam tandas
adalah seperti berikut:
Tong Sampah / Tong Sampah Sanitari
Cermin Muka
Kertas Tisu
Cecair Pencuci
4.3.8.3 Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik.
4.3.8.4 Sinki dan mangkuk tandas sentiasa berkeadaan bersih, tidak
tersumbat dan paip air berfungsi dengan baik.
4.3.8.5 Memastikan pengudaraan tandas adalah baik.
4.3.8.6 Memastikan tandas OKU dan berfungsi dengan baik (sekiranya ada).
4.3.8.7 Arahan/kaedah penggunaan peralatan di dalam tandas dipamerkan
dengan jelas (mengikut kesesuaian).
4.3.8.8 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau
kebersihan tandas.
4.3.8.9 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering
4.3.8.10 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan
sentiasa ada sabun
4.3.8.11 Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan
4.3.8.12 Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang kurang
menyenangkan
4.3.8.13 Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan yang baik
4.3.8.14 Pegawai bertanggungjawab (pemilik / ownership) perlulah dilantik
bagi menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor
untuk dihubungi)
4.3.9 Lobi
4.3.9.1 Persekitaran lobi sentiasa bersih, kemas dan ceria
4.3.9.2 Semua peralatan di lobi sentiasa disusun, kemas dan berkeadaan
baik
4.3.9.3 Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang
halangan seperti barang / peralatan yang boleh mengganggu
ruang laluan.
4.3.9.4 Maklumat seperti pelan strategik / visi / misi / piagam pelanggan
dan maklumat korporat lain sentiasa perlu dikemaskini dan
dipaparkan ditempat yang mudah dilihat.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
43 07 Mac 2017
4.3.10 Kaunter Khidmat Pelanggan
4.3.10.1 Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun.
4.3.10.2 Kemudahan tanda arah / petunjuk dipamerkan dengan jelas di
kawasan yang mudah dilihat.
4.3.10.3 Kaunter utama perlu menyediakan perkara berikut:
Borang-borang / Brosur berkaitan
Direktori pelanggan
4.3.10.4 Bahan bacaan disediakan untuk pelanggan.
4.3.10.5 Ruang Menunggu:
Tempat duduk disediakan diruang menunggu untuk kemudahan
pelanggan/tetamu luar
Peralatan / kemudahan / perabot diruang menunggu disusun
dengan teratur dan berada dalam keadaan baik
Ruang menunggu tetamu perlu sentiasa bersih, kemas dan ceria
Usaha-usaha “delighting the customer” seperti mewujudkan
persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan ada
disediakan
Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra
pelanggan
4.3.11 Laluan Utama / Laluan Awam
4.3.11.1 Lantai sentiasa berkeadaan baik, bersih dan tiada sisa buangan yang
diletak di sepanjang laluan.
4.3.11.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika
ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak
menghalang laluan
4.3.11.3 Peralatan yang diletak di laluan utama / umum hendaklah disusun
dengan baik supaya tidak mengganggu laluan perjalanan
4.3.11.4 Papan Notis yang diletak di sepanjang laluan hendaklah sentiasa
diselenggera dan memastikan maklumat yang disediakan sentiasa
dikemaskini.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
44 07 Mac 2017
4.4KOMPONEN D - KESELAMATAN PERSEKITARAN
4.4.1 Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat: 4.4.1.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan
yang tidak diperlukan 4.4.1.2 Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup
dan tidak dihalang 4.4.1.3 Pendawaian elektrik, telefon, dan komputer dalam keadaan kemas,
teratur dan tidak berserabut. 4.4.1.4 Pendawaian tambahan boleh dibuat setelah mendapat kebenaran. 4.4.1.5 Tiada aktiviti memasak dilakukan dimana-mana ruang kecuali pantri. 4.4.1.6 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas
(contoh: Dilarang Merokok, tanda KELUAR) 4.4.1.7 Tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh: barang-barang pra
pelupusan 4.4.1.8 Aktiviti merokok TIDAK dibenarkan di persekitaran dalaman 4.4.1.9 Alat Pemadam Api mestilah berfungsi, mempunyai jadual
penyelenggaran, mempunyai tatacara penggunaan, berkeadaan bersih dan diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai.
4.4.1.10 Sebarang peralatan yang didapati rosak hendaklah dilaporkan dan diselengara dengan segera.
4.4.1.11 Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi:
Arahan keselamatan
Latihan Pengungsian bangunan (fire drill)
Tanda Amaran
Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul
4.4.2 Peralatan Pencegahan Kebakaran 4.4.2.1 Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut:
Dibuat penyelenggaraan berkala.
Mempunyai tatacara penggunaan.
Berkeadaan bersih.
Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai.
Disediakan pegawai yang menyelia berserta nombor telefon pegawai yang berkaitan.
4.4.3 Pendawaian/Kabel 4.4.3.1 Memastikan pendawaian elektrik / telefon / kabel / komputer / mesin /
peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selama 4.4.3.2 Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang
digunakan 4.4.3.3 Pendawaian tambahan tanpa tauliah yang boleh mendatangkan
bahaya seperti litar pintas dan sebagainya adalah tidak dibenarkan.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
45 07 Mac 2017
4.4.4 Laluan/Tangga Kecemasan 4.4.4.1 Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup 4.4.4.2 Memaparkan tanda arah keluar dengan jelas 4.4.4.3 Tangga laluan kecemasan tidak dihalang dengan sebarang objek /
alatan / bahan yang boleh mengganggu laluan kecemasan 4.4.4.4 Tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan dengan jelas dan mudah
dilihat.
4.4.5 Pelan Tindakan Kecemasan 4.4.5.1 Penyediaan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:
Arahan keselamatan
Latihan pengungsian bangunan
Tanda amaran
Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul
Tanda arahan laluan ekcemasan 4.4.5.2 Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan
baik dan tiada halangan.
4.4.6 Pengurusan Kunci 4.4.6.1 Memastikan anak kunci dilabel / ditanda dan memenuhi tatacara
keselamatan.
4.4.6.2 Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang
selamat.
4.4.6.3 Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai
bertanggungjawab.
4.4.6.4 Menyediakan buku log peminjaman kunci dan kemas kini
4.4.7 Keselamatan Stor 4.4.7.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:
Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba
Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan
Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir 4.4.7.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (Contoh: System Water Sprinkler dan
Hose Reel) 4.4.7.3 Pencahayaan yang mencukupi.
4.4.7.4 Tanda amaran seperti DILARANG MEROKOK dan MUDAH
TERBAKAR dipamerkan dengan jelas.
4.4.7.5 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
46 07 Mac 2017
4.5. KOMPONEN E - Kawasan Persekitaran
4.5.1 T empat Meletak Kenderaan 4.5.1.1 Tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja dan pelawat
4.5.1.2 Tanda / garisan antara lot-lot dan tunjuk arah laluan pelawat disediakan
dengan jelas
4.5.1.3 Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih
4.5.2 Kawasan Persekitaran Hospital
4.5.2.1 Lampu jalan berfungsi
4.5.2.2 Jalan di kawasan persekitaran hospital berkeadaan baik
dan selamat
4.5.2.3 Tanaman dan pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak
atau mati di sekitar kawasan
4.5.2.4 Kawasan persekitaran hendaklah dipastikan bersih
4.5.2.5 Tong dan bakul sampah yang disediakan dalam keadaan
baik dan bersih
4.5.2.6 Pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik
4.5.3 Pondok Pengawal
4.5.3.1 Pondok pengawal mestilah dalam keadaan baik dan bersih
4.5.3.2 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra pelanggan
(sopan, mesra dan sedia membantu)
4.5.4 Papan Tanda / Petunjuk
4.5.4.1 Papan tanda dan petunjuk hendaklah: 4.5.4.1.1 Diletakkan di lokasi penting seperti pengurusan, bilik ketua
jabatan, pintu keluar dan tandas. 4.5.4.1.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa
bersih 4.5.4.1.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami 4.5.4.1.4 Mudah dilihat 4.5.4.1.5 Berkonsep imej korporat Jabatan
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
47 07 Mac 2017
4.5.5 Media / Bahan Pameran 4.5.5.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis
atau papan kenyataan di seluruh jabatan / unit perlu berada dalam
keadaan baik, tidak berdebu, bersih dan perlu sentiasa dikemaskini.
4.5.5.2 Penampilan media dan bahan pameran yang dipamerkan perlu
berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur.
4.5.5.3 Penghasilan bahan pameran yang kreatif adalah digalakkan supaya
dapat menarik perhatian pelanggan.
4.6 KOMPONEN F – TEMPAT KHUSUS (HOSPITAL)
4.6.1 Klinik Pakar / Bilik Konsultasi / Bilik Fisioterapi 4.6.1.1 Semua peralatan berada dalam keadaan baik. 4.6.1.2 Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat. 4.6.1.3 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA7) dipapar dalam semua bilik.
4.6.2 Farmasi
4.6.2.1 Semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun. 4.6.2.2 Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat. 4.6.2.3 Ubat-ubatan disusun dan dilabel dengan jelas, baik dan teratur. 4.6.2.4 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA7) dipapar dalam semua bilik .
4.6.3 Bilik Pegawai
4.6.3.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk work station) adalah
juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian. 4.6.3.2 Dokumen dan fail diletakkan di tempat yang sepatutnya 4.6.3.3 Hiasan perlu berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti. 4.6.3.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah bersih, kemas
dan teratur dengan memastikan tiada habuk yang terperangkap.
4.6.4 Bilik Rawatan / Bilik Prosedur 4.6.4.1 Semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun. 4.6.4.2 Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat. 4.6.4.3 Tatacara penggunaan peralatan dipapar dengan jelas. 4.6.4.4 Tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal, domestik dan
peralatan tajam, ada disediakan dengan lengkap. 4.6.4.5 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA7) dipaparkan dalam semua bilik. 4.6.4.6 Senarai ubat troli kecemasan ada dan lengkap 4.6.4.7 Semua simpanan ubat berkeadaan baik dan belum luput tarikh.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
48 07 Mac 2017
4.6.5 Bilik / Rak Kad Rawatan 4.6.5.1 Pelan Lantai dipaparkan di ruang yang mudah dilihat 4.6.5.2 Persekitaran bilik adalah bersih, tidak berdebu dan tersusun dengan
kemas 4.6.5.3 Semua peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur,
baik dan kemas 4.6.5.4 Kad rawatan disusun dengan kemas dengan teknik susunan yang
berkesan bagi memudahkan carian/ capaian 4.6.5.5 Senarai indeks dan nombor kad disediakan 4.6.5.6 Etika dan peraturan penggunaan bilik kad rawatan dipaparkan
dengan jelas untuk dipatuhi oleh warga kerja hospital
4.6.6 Bilik Makmal 4.6.6.1 Pelan lantai dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami 4.6.6.2 Persekitaran bilik makmal bersih, kemas dan selamat 4.6.6.3 Semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun 4.6.6.4 Tatacara penggunaan peralatan dipaparkan 4.6.6.5 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA7) dipapar dalam semua bilik 4.6.6.6 Tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal, domestik dan
alatan tajam, ada disediakan dengan lengkap
4.6.7 Bilik Pemandu 4.6.7.1 Pelan lantai dipaparkan di ruang yang mudah dilihat 4.6.7.2 Senarai inventori (KEW-PA7) dipaparkan 4.6.7.3 Meja kerja sentiasa kemas, bersih dan peralatan disusun
dengan baik 4.6.7.4 Perhiasan boleh diadakan dengan kadar yang minima dan
bersesuaian dengan imej korporat
4.6.8 Bilik Mayat 4.6.8.1 Semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun.
4.6.8.2 Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.
4.6.8.3 Suhu peti penyimpanan mayat direkod dan dikemaskini.
4.6.8.4 Mayat disimpan dengan teratur (Islam / Bukan Islam).
4.6.9 Dapur / Tempat Memasak 4.6.9.1 Pelan lantai dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami.
4.6.9.2 Persekitaran dapur / tempat memasak bersih, kemas dan selamat.
4.6.9.3 Semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun.
4.6.9.4 Suhu peti sejuk direkodkan dan dikemaskinikan sepanjang masa.
4.6.9.5 Senarai eset alih kerajaan (KEW-PA7) dipaparkan dalam semua bilik
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
49 07 Mac 2017
4.6.10 Bilik Percetakan / Dokumentasi 4.6.10.1 Lantai bilik perlu sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu, tidak
terdapat lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai.
4.6.10.2 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan
dilabelkan dengan nama atau simbol alatan.
4.6.10.3 Peralatan dan bahan kerja disusun dengan teratur dilabelkan dengan
nama alatan serta disimpan di tempat pemakiran atau almari yang telah
disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan semula.
4.6.10.4 Tatacara penggunaan peralatan dipaparkan dengan jelas dan mudah
difahami.
4.6.10.5 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti / barangan /
perkhidmatan (Contoh: label barang siap,barang dalam proses, rosak,
pelupusan dan lain-lain)
4.6.10.6 Mesin diletakkan di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak
menghalang pergerakan proses kerja.
4.6.10.7 Mesin perlu sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,
berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan
jangkah hayat mesin.
4.6.10.8 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untukk pemantauan
mesin
4.6.10.9 Tiada barang diletakkan diatas atau di bawah mesin, terutamanya
bahan yang berbentuk cecair.
4.6.10.10 Tanda berhati-hati (Contoh: AWAS) perlu diletakkan pada bahagian yang merbahaya sebagai tanda peringatan kepada pekerja lain.
4.6.10.11 Tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian 4.6.10.12 Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan
4.6.10.13 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau
dilupuskan
4.6.10.14 Tanda PENEMPATAN SEMENTARA perlu dipaparkan berhampiran
dengan mesin / peralatan yang rosak.
4.6.10.15 Senarai Item Rosak juga perlu dipaparkan dan diletakkan berhampiran
dengan barang tersebut. Maklumat seperti tarikh aduan kerosakan,
nombor aduan serta jenis tindakan perlu dinyatakan dalam senarai
tersebut.
4.6.11 Stor / Tempat Penyimpanan 4.6.11.1 Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas supaya tidak
menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan. 4.6.11.2 Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan diwujudkan dan
dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
50 07 Mac 2017
4.6.11.3 Tanda amaran DILARANG MASUK (tanpa kebenaran pegawai bertanggungjawab) dipamerkan dengan jelas.
4.6.11.4 Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang dari stor dipatuhi oleh warga kerja.
4.6.11.5 Stok disusun mengikut tanda / label / abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah first in first out (FIFO), first expired first out (FEFO).
4.6.11.6 Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.
4.6.11.7 Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk kepada prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa (contoh: bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang-barang toksik disimpan dengan kemas dan menggunakan peralatan sepatutnya termasuk peralatan sokongan).
4.6.11.8 Kaedah / sistem merekod yang sesuai diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok (menyediakan Kew.PS yang kemas kini).
4.6.11.9 Alat pemadam api bersijil yang berkuatkuasa berkeadaan baik dan ditempatkan di dalam stor.
4.6.11.10 Kawalan makhluk / haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual. 4.6.11.11 Sistem rekod inventori disediakan adalah jelas dan teratur untuk
memudahkan barang tersebut diambil / dicari. 4.6.11.12 Tidak terdapat sampah / sisa / bahan yang tidak diperlukan di dalam
stor.
4.6.12 Simpanan Barang di Stor
4.6.12.1 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada seperti berikut:
4.6.12.1.1 Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang
seperti bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya. Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad-abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali.
4.6.12.1.2 Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor. (Contoh: Liquid Paper – Seksyen B, Rak Nombor 2, Para B dan Kotak Nombor 2)
4.6.12.1.3 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat.
4.6.12.1.4 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis barang yang sama
4.6.12.1.5 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas.
4.6.12.1.6 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
51 07 Mac 2017
4.6.12.7 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab.
4.6.12.8 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian).
4.6.12.9 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.
4.6.12.10 Penanda aras minima disediakan bagi semua barang di dalam stor.
4.6.12.11 Bagi item seperti ubat, reagan dan item yang mempunyai spesifikasi suhu penyimpanan, suhu peti sejuk mesti direkodkan dan dikemaskini manakala suhu bilik dipantau sepanjang masa.
4.6.13 Simpanan Barang Toxic
4.6.13.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel.
4.6.13.2 Peralatan seperti rak / pallet / alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan barangan toxic perlu digunakan dengan sebaiknya
4.6.13.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan tidak digunakan lagi.
4.6.13.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang toxic berkeadaan baik.
4.6.13.5 Mempunyai tanda arah / label / abjad bagi setiap barangan siap. 4.6.13.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran. 4.6.13.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2017 Hospital Queen Elizabeth II
52 07 Mac 2017
BAHAGIAN 5 : AUDIT DALAM EKSA
Audit Dalam EKSA adalah sebagai penilaian kendiri pelaksanaan amalan EKSA di HQE
II. Audit Dalam perlu dilakukan secara berkala untuk memastikan setiap zon membuat
penambahbaikan secara berterusan dan seterusnya menerapkan amalan baik EKSA
dalam melaksanakan tugas.
5.1Tatacara Audit Dalam EKSA
5.1.1 Membentuk ahli jawatankuasa audit untuk melaksanakan Audit Dalam EKSA
5.1.2 Menentukan kekerapan aktiviti audit 5.1.3 Melatih auditor untuk memastikan pelaksanaan audit dijalankan dengan
cekap dan berkesan 5.1.4 Melaksanakan audit seperti yang dijadualkan 5.1.5 Pengerusi Jawatankuasa Audit EKSA hendaklah memaklumkan
penemuan audit kepada Pengerusi Jawatankuasa Induk EKSA HQE II dan kepada semua warga HQE II
5.2Kriteria Audit
Kriteria audit yang digunakan adalah berdasarkan kepada kriteria pemarkahan penilaian
EKSA HQE II, seperti yang terdapat dalam Senarai Kriteria Audit dalam Garis Panduan
EKSA HQE II.
BAHAGIAN 6: PENUTUP Garis Panduan EKSA HQE II ini disediakan untuk memberi panduan kepada warga HQE II dalam pengurusan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan tersusun serta selamat. Melalui EKSA, warga HQE II secara dapat membina disiplin dan etika kerja yang baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti. Amalan EKSA juga menggalakan semangat kerja berpasukan, tolong-menolong serta meningkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. Sehubungan itu, amalan EKSA akan meningkatkan imej korporat HQE II. Oleh itu, diharapkan panduan ini akan dapat membantu warga HQE II melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui EKSA dan membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi satu amalan. Buku panduan ini akan sentiasa dikemaskini mengikut keperluan semasa pelaksanaan amalan EKSA jabatan. Panduan ini boleh diakses secara maya melalui laman sesawang www.hqe2.moh.gov.my sebagai usaha jabatan ini untuk menyokong langkah-langkah penjimatan dan amalan Go Green.