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FABRICA DE SOLUCIONES GBS. La Solución de GBS para Comercializadoras y Puntos de Venta P.O.S. ___________________________________________________________________________________________

GBS. Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga Calle 64 45-16 Int.102. (7)6475596 01-8000-114270 www.migbs.com E-mail: [email protected]

Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga, Junio de 2009 Señores: [NOMBRE DE LA EMPRESA] Atte. [DIRIGIDO A] E. S. M.

REFERENCIA: ¿Sabe Usted cómo AUMENTAN su PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD las Empresas COMERCIALIZADORAS y Puntos de Venta P.O.S más importantes del Oriente Colombiano?

Estimado(a) Empresario(a):

• ¿Sabe usted cómo Organizar y Controlar su Negocio, Aumentar la Productividad y Competitividad frente a los Tratados de Libre Comercio, Aumentar sus Ingresos y Disminuir sus Costos?

• ¿Sabe usted cómo identificar, atraer y mantener para siempre a los mejores clientes? • ¿Sabe cómo AHORRAR hasta el 95% del tiempo en su gestión contable y

administrativa, con el Software Contable y Gerencial más usado por las Empresas del Sector COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE VENTA P.O.S en el Oriente Colombiano?

Las empresas líderes como Comercializadora Mayorista ALHUM, Importadores MarkoRegalos, Industrias Caney a nivel nacional en Bucaramanga, Valledupar, Cartagena, Yopal, Comercial de Pieles y más de dos mil quinientas empresas en Colombia, como la suya, ya dieron el primer paso: IMPLEMENTARON EL SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE Y GERENCIAL.

Nosotros, en GBS, La Casa Colombiana de Software, durante 20 años hemos ayudado a empresas como la suya en la implementación exitosa de sus sistemas de Información contable y Gerencial. Hoy, con el apoyo de IBM y Microsoft, nos complacemos en presentar a ustedes nuestro exclusivo software para empresas del Sector COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE VENTA: "GBS"

GBS es el primer software optimizado para AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD DE LAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIALIZADOREA Y PUNTOS DE VENTA, certificado con el logo "Microsoft Diseñado para Windows XP" y es usado por las más importantes de su sector, pero también por EL PARQUE NEOMUNDO y las empresas más PRODUCTIVAS Y COMPETITIVAS en el Oriente Colombiano.



Y USTED, EMPRESARIO(A):

¿YA TIENE EL CONTROL DE SU NEGOCIO?

Si usted desea saber qué tan organizado y controlado tiene su negocio, le invito a realizar el siguiente autodiagnóstico:

1. ¿Sabe cuánto valen sus inventarios? ¿Cuáles son los productos que más rotan? 2. ¿Cuánto valen sus pérdidas mensuales por falta de organización de Inventario? 3. ¿Sabe usted si sus clientes que más le compran son realmente los que más utilidades le

generan? 4. ¿Sabe usted cuál es el máximo porcentaje de descuento por pronto pago que puede

darle a sus clientes para reducir su Cartera? 5. ¿Cuál es su necesidad de capital de trabajo mensual para los próximos 12 meses? 6. ¿Cuánto tiempo emplea usted para hacer las facturas mensuales? 7. ¿Cuántos días se demora en empezar a recaudar?

Si usted no sabe las respuestas, entonces:

¿Quién TIENE EL CONTROL DE SU NEGOCIO? Le gustaría:

1. ¿Contar con un sistema que le permita organizar y controlar todas las áreas del negocio?,

2. ¿Y que además el sistema le lleve la Contabilidad automática?,

3. ¿Y QUE PUEDA VER SU CONTABILIDAD EN WORD, EXCEL, O COMPARTIR

LA INFORMACION CON CLIENTES, PROVEEDORES, VENDEDORES Y EMPLEADOS MEDIANTE INTERNET Y CORREO ELECTRONICO?

Nosotros, en GBS, contamos con la gente, la experiencia, la tecnología y el respaldo de los líderes de la industria para ayudarle en la organización y el control de su negocio.



Quedo a la espera de una respuesta que de seguro será positiva y le invito a revisar la presente propuesta que se ajusta a sus necesidades y presupuesto Sinceramente. LUZ DARY ARÉVALO GALVÁN

Gerente General

E-mail: [email protected]

Móvil: 317-426-9429 GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS – GBS – Fabricante del Software “GBS” Bogotá Barranquilla Bucaramanga Calle 64 45-16 Interior 102 Bucaramanga, Colombia E-mail: [email protected] Web: www.migbs.com

Telefax: (7) 647 55 96

01-8000-11-4270.



GBS PRESENTA EL PRIMER SOFTWARE PARA EL CONTROL DEL NEGOCIO CON CALIDAD CERTIFICADA Y RESPALDO DE LOS LIDERES DE LA INDUSTRIA Nuestro software GBS cuenta con certificaciones de calidad técnica otorgada por Microsoft y más de mil quinientas empresas lo usan y recomiendan ampliamente desde 1989. Microsoft recomienda el software GBS por su alta calidad e Integración Total con Office en www.microsoft.com/latam/unidos., pues GBS es el UNICO software que le permite fácilmente ver la información contable y gerencial directamente en Word, Excel, y además, enviarla por Email o Fax. Una Solución de Negocios a la medida de sus necesidades. Nuestra propuesta es la solución para la implementación del Sistema de Información que su empresa necesita para mejorar su productividad, contribuyendo al éxito en la Gestión Empresarial, pues conocemos sus necesidades, contamos con la experiencia y el recurso humano para éste proyecto específico, en el cual proveeremos la consultoría, capacitación permanente y el soporte presencial, telefónico/fax, así como exclusivos servicios de HelpDesk a través de Internet, con actualizaciones gratuitas durante un año, lo cual nos permite garantizar el cumplimiento de los requisitos y la satisfacción de sus necesidades mediante nuestra propuesta. GBS SOLUCIONA los 9 principales dolores y necesidades de las EMPRESAS MiPymes DEL SECTOR COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE VENTA COLOMBIANO. Nuestra solución parte de tener en cuenta las necesidades reales del Distribuidor y se ha diseñado para satisfacer el 100% de esas necesidades y dolores de cabeza. En esta sección de la propuesta, se enumera la lista de los principales retos que afrontan los Distribuidores de Informática Pymes en Latinoamérica de acuerdo con un estudio realizado por la multinacional Microsoft. Así mismo, y considerando que las Pymes pueden y deben mejorar su productividad de negocios para ser más competitivas, presentamos una propuesta para lograr superar estos retos con el uso intensivo de la tecnología. ¡LA TECNOLOGIA ES UTIL!. Entendiendo la UTILIDAD DE LA TECNOLOGIA podemos crear una ventaja competitiva para asegurar el éxito en el nuevo escenario global. RETO NUMERO 1: LA EMPRESA MiPyme DEL SECTOR COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE VENTA COLOMBIANO no tiene un control real de su Negocio



SOLUCION: GBS está diseñado para que usted tome el Control de su negocio desde el principio, pues integra todas las áreas del negocio, permitiéndole tomar decisiones con información confiable y oportuna, pero lo mejor de todo, es que usted no requiere conocimientos contables pues la toma de decisiones se hace en un ambiente 100% visual con gráficas tipo Excel.

RETO NUMERO 2: LA EMPRESA MiPyme DEL SECTOR COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE VENTA COLOMBIANO necesita integrar toda la información del negocio en un Sistema de Información para la gestión del negocios. SOLUCION: GBS es un Sistema de Información Totalmente Integrado. Cada módulo se integra naturalmente con todas las áreas del Negocio. Por ejemplo, al realizar el proceso de venta, el inventario se actualiza automáticamente, al igual que sus Cuentas por Cobrar, pero además, el Sistema genera las imputaciones contables automáticamente, de manera que su Contabilidad siempre estará al día. GBS se integra no solamente entre sí con cada uno de sus módulos, sino que su integración va más allá: se integra con Microsoft Office, Correo Electrónico e Internet para facilitar la toma de decisiones por parte de usuarios no experimentados y para compartir la información con clientes, proveedores y empleados.

RETO NÚMERO 3: LA EMPRESA MiPyme DEL SECTOR COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE VENTA COLOMBIANO necesita mejorar la calidad de la toma de decisiones SOLUCION:

El Sistema le permite mejorar la calidad de la toma de decisiones integrando su información contable y gerencial con Microsoft Excel: Usted puede ver toda la información de su Contabilidad en una hoja de datos de Excel que usted siempre ha utilizado para hacer sus propios análisis. Construya sus propios gráficos, realice análisis del tipo “Quá pasaría si…”, manipule sus propias tablas dinámicas y benefíciese de todo el poder de Microsoft Excel.



GBS es un Sistema de Información que brinda información confiable y oportuna para la toma de decisiones en todos los niveles de la Organización. En Contabilidad General es posible obtener el resumen de todas las áreas del negocio, mientras que en cada módulo complementario se pueden obtener los detalles en informes adaptables por el usuario. Por ejemplo, en Contabilidad podemos conocer el Informe Estado de Pérdidas o Ganancias del mes, o el Comparativo o Acumulado que muestra los ingresos de la empresa, pero en el módulo de Ventas, se puede obtener el detalle de Ventas por Vendedor, por cliente, por zona, por línea, por producto, etc., logrando el nivel de detalle que se desee. Para facilitar el proceso de toma de decisiones se incluyen Asistentes para ver la Información en gráficas de Excel y para exportar los informes a otras herramientas de Office que los usuarios ya conocen, con el fin de que ellos puedan hacer sus propios análisis complementarios, mejorando la calidad de la toma de decisiones.

RETO NÚMERO 4: LA EMPRESA MiPyme DEL SECTOR COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE VENTA COLOMBIANO necesita automatizar tareas del día a día (no están usando ni siquiera las funcionalidades más básicas del computador y de Microsoft Office para ser más productivos) SOLUCION: GBS es un Sistema de Información que automatiza todos los procesos de la empresa. Por ejemplo, al digitar las compras, el sistema cuenta con Asistentes que automáticamente cargan el Inventario, las Cuentas por Pagar y el módulo de Contabilidad General. Pero además, el sistema incluye poderosos asistentes que permiten AUTOMATIZAR las tareas de generación de facturas mensuales sin digitación, recaudos automáticos mediante código de barras, conciliación del Inventario físico con el Inventario del Sistema mediante Excel, Ajustes por Inflación en Contabilidad, Ajustes por Inflación en Inventarios, Cierres de Período con un clic, Cierres de año incluyendo comprobante de cierre y decenas de Asistentes que AUTOMATIZAN LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS DIARIAS, mejorando la productividad de negocios RETO NÚMERO 5: LA EMPRESA MiPyme DEL SECTOR COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE VENTA COLOMBIANO requiere atraer nuevos clientes y retener los actuales. Dificultades cerrando oportunidades de negocios y haciendo seguimiento a los compromisos adquiridos con clientes (Información de clientes dispersa en muchas partes) SOLUCION: GBS es un Sistema de Información que está orientado a facilitar la mejora en el servicio al cliente. Todo comienza con una base de datos muy completa que incluye la opción de



almacenar las fechas especiales de clientes, proveedores, empleados y accionistas, para tomar decisiones de mantener el contacto y el seguimiento de cumpleaños, fechas clave, etc. Es posible para cada cliente almacenar la fotografía digital y una hoja de vida personalizada con las preferencias, los gustos, los temas de interés, el tipo de productos que prefiere, las formas de pago, las promociones que le interesan, el vendedor que prefiere y en general, cualquier información relevante para la mejora del servicio al cliente. Además, el Sistema provee listados de mejores clientes ordenados por monto de sus compras, incluyendo la fecha de la última compra realizada, con el fin de tomar decisiones de bonificar a los clientes, ofrecerles una promoción especial, o simplemente escribirles una nota por ser “el cliente del mes”. Para identificar oportunidades de mejorar el servicio al cliente, se incluyen informes de ventas por cliente, por zona, por vendedor y detallados extractos de Cuentas por Cobrar que permiten analizar el comportamiento de las Compras y los Pagos realizados por los clientes desde que se ingresaron a la base de datos, hasta la fecha.

En Resumen, LA EMPRESA MiPyme DEL SECTOR COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE VENTA COLOMBIANO NECESITA URGENTEMENTE: ¡Obtener mayor provecho a la tecnología! GBS y GBS le permiten mejorar su productividad y competitividad de negocios, mediante una solución para cada reto empresarial. Cada empresa una necesidad. Cada necesidad, una solución. Soluciones GBS. Esperamos que este sea el comienzo de una relación estratégica de negocios a largo plazo, basada en los principios de trabajo duro en equipo y compromiso por el éxito de las partes.



RESUMEN EJECUTIVO

La nuestra es una propuesta integral que comprende las áreas de Administración del Talento Humano, Software y Hardware, así como la asesoría y el entrenamiento al personal de su entidad para el uso de la nueva solución administrativa basada en la tecnología informática. En éste resumen de la propuesta me permito presentar un cuadro de costos, las condiciones comerciales de la oferta, garantías y algunas recomendaciones importantes para asegurar una implementación exitosa del Software Administrativo y Financiero. PLATAFORMA TECNOLOGICA. Estaciones de trabajo: Las características mínimas son máquinas basadas en Windows (WINDOWS XP PROFESSIONAL RECOMENDADO) con 256 MB en RAM, 750MHz o superior y 100 MB de disco duro disponible por cada módulo a instalar en la máquina Lenguaje de programación: Microsoft Visual FoxPro 9.0 EXPERIENCIA. Veinte años a nivel nacional. Ver Listado de clientes SERVICIOS DE VALOR AGREGADO. De acuerdo con la edición que usted adquiera de GBS, obtendrá un paquete de servicios de valor agregado que incluyen: Consultoría.

GBS provee la consultoría previa para la determinación de las necesidades del negocio en cada una de las áreas, las cuales formarán parte integral del Sistema de Información

Soporte Postventa. GBS ofrece servicio permanente a partir de la firma del contrato en forma telefónica/fax, E-mail, Helpdesk de Internet. Una vez terminado el periodo de montaje la entidad podrá recibir soporte telefónico ilimitado, soporte por Internet ilimitado y soporte remoto vía software especializado de HelpDesk.

Actualizaciones a nuevas versiones. Ofrecemos actualizaciones gratuitas en la misma plataforma a partir de la firma del contrato.

Contrato de extensión de la garantía. A partir del primer año de la firma del contrato, su entidad podrá suscribir un contrato de extensión de la garantía para el Sistema de Información. Este contrato extiende por un año el soporte postventa y actualizaciones a nuevas versiones.



Valor de la Asistencia y soporte. Invirtiendo el 10% del valor original del contrato de software incrementable en el IPC anual su entidad adquiere derecho a actualizaciones por un año, y si desea recibir servicio de soporte, la inversión es del 20%.

DESCRIPCION DE GBS EDICION

CTD

VALOR TOTAL

Capacitación. Curso de capacitación de 15 horas para el personal que se dedicará al manejo de GBS. LICENCIA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO GBS. Incluye

1



los módulos de: • Módulo Contabilidad General: Contabilidad integrada con los

módulos de Gestión Comercial y Punto de Ventas de la empresa.

GESTION COMERCIAL • Cuentas por Cobrar • Cuentas por Pagar • Inventarios • Facturación de Compras • Facturación de Ventas y POS • Módulo Administrador del Sistema: Definición de Usuarios,

Perfiles, Autorizaciones, Copias de Seguridad, Mantenimiento de la Base de Datos

• Módulo Generador de Reportes para Office: Permite exportar Informes a Word, Excel, PDF, HTML, BMP, GIF para ser modificados en otras aplicaciones y/o enviados por Email-Fax

CONDICIONES COMERCIALES DE LA OFERTA

Servicios:

SERVICIOS DE VALOR AGREGADO INCLUIDO Máximo número de empresas Número de Computadores en las misma red Número de Centros de Costos, Bodegas y Sucursales Tiempo en meses de actualizaciones gratuitas Tiempo en meses de soporte por Internet Tiempo en meses de soporte por Teléfono Tiempo en meses de soporte presencial

10 2

NO 12 6 6 4



Impuestos : Los precios NO incluyen el valor al impuesto IVA. Forma de pago: 50% a la firma del contrato y 50% a 30 días Descuento : 10% por pago total a la firma del Contrato



ANEXO: ORGANICE Y CONTROLE SU NEGOCIO CON GBS ORGANICE Y CONTROLE FACILMENTE SU NEGOCIO, TRABAJANDO EN UN AMBIENTE SIMILAR A WORD, EXCEL E INTEGRE SU SISTEMA CON MICROSOFT OFFICE:

MODERNICE Y AGILICE SU GESTION DE INFORMACION CON LA TECNOLOGIA DE EL CODIGO DE BARRAS

PC IBM 1234PC IBM 1234PC IBM 1234PC IBM 1234

IDENTIFIQUE PLENAMENTE SUS INVENTARIOS, CLIENTES Y EMPLEADOS CON FOTOGRAFIAS DIGITALES

AUTOMATICE LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS DIARIAS DE FORMA RAPIDA Y SENCILLA: Venda, facture, recaude, compre, reciba mercancías, compre, pague, gestiones sus inventarios, haga sus notas de contabilidad y automatice todas sus tareas administrativas diarias usando el Sistema. Pero lo mejor de todo es que el Sistema incluye asistentes para generar transacciones automáticamente cuando son recurrentes o repetitivas mediante plantillas muy fáciles de usar. ¡Permita que el Sistema trabaje por Usted!.

¡Usted ya sabe usar el Sistema! Ingrese datos, procese la información y obtenga todos los informes por pantalla, en cualquier impresora local o de la red, o mejor, exporte sus informes a Microsoft Office para acompañarlos de gráficas y personalizarlos de acuerdo con sus necesidades.

¡Sistema totalmente visual! Al facturar usted ve las fotos de sus productos. El cliente obtiene exactamente lo que está esperando. Permite digitalizar las fotografías de cada item del inventario para tener una mejor identificación de cada activo, cada cliente, cada empleado.

¡El Sistema es ideal para puntos de venta! Identificación de cada producto, activo fijo, terreno, edificación, vehículo, equipo de oficina y cualquier elemento del Inventario mediante código de barras.



INTEGRE TODA LA INFORMACION DEL NEGOCIO AUTOMATICAMENTE

CONOZCA EL ESTADO REAL DE LOS ACTIVOS Permite identificar por cédula/nit al responsable de cada item del inventario así como el proveedor, los términos del mantenimiento, garantías, pólizas de seguros, etc. Cada item está claramente identificado como ACTIVO, EN MANTENIMIENTO, DADO DE BAJA, EN REMATE, A DONAR o cualquier otro estado del mismo en el inventario. La ficha de la base de datos del Inventario tiene para cada item la información necesaria para el control real de los activos. Las entradas, salidas, ajustes directos, transferencias y cualquier novedad del inventario se realizan mediante comprobantes que forman parte del Kardex del Inventario. El Sistema valoriza automáticamente el inventario a partir de los movimientos del KARDEX, permitiendo conocer con exactitud el valor del inventario a una fecha determinada. HAGA UNA GERENCIA DE RELACION CON LOS CLIENTES: Conozca sus clientes, dónde están, sus gustos, preferencias, cuanto compran, que le deben

¡Haga cada tarea una única vez! Por ejemplo usted puede digitar su factura de ventas, imprimirla directamente en su formato autorizado por la DIAN y permitir que el Sistema actualice sus inventarios, cartera y genere el comprobante contable automático.

El Sistema integra automáticamente todas las áreas del negocio a partir de interfaces contables que se adaptan a cualquier tipo de negocio. Por ejemplo, a partir de la factura de ventas, el Sistema descarga el Inventario, genera el registro en Cuentas por Cobrar (si la venta es a crédito) y además, Genera Automáticamente el Comprobante de Contabilidad. ¡Eso es Integración total!



TOME LAS MEJORES DECISIONES DE NEGOCIOS CON INFORMACION GERENCIAL CONFIABLE Y OPORTUNA…

TOME LAS MEJORES DECISIONES DE NEGOCIOS INFORMADAS El Sistema le permite obtener cientos de Informes, Listados y Consultas predeterminados que usted puede personalizar y parametrizar, es decir, usted decide qué información quiere ver, cómo la quiere ver y sobre todo, con la opción de Filtrar o seleccionar los rangos de fechas, de clientes, documentos, zonas o cualquier otra cosa variable para la selección de información clave para su negocio.

NOVEDAD IMPORTANTE: El Sistema ahora incluye un nuevo módulo Generador de Reportes Integrado con OFFICE e Internet

La ficha de la base de datos de Clientes tiene toda la información necesaria para atraer, tener y mantener para siempre a los mejores clientes.

Por ejemplo, Usted puede saber cuáles han sido las compras realizadas por el Cliente “PEDRO PEREZ” de la línea de productos “LINEA IMPORTADA”, durante los últimos cinco años. Pregúntele al Sistema. ¡El Sistema le Responde!

El Sistema le permite mejorar la calidad de la toma de decisiones integrando su información contable y gerencial con Microsoft Excel: Usted puede ver toda la información de su Contabilidad en una hoja de datos de Excel que usted siempre ha utilizado para hacer sus propios análisis. Construya sus propios gráficos, realice análisis del tipo “Quá pasaría si…”, manipule sus propias tablas dinámicas y benefíciese de todo el poder de Microsoft Excel.



Listado de Clientes Sistematizados con GBS:

EMPRESA CONTACTO TELEFONO AÑO IMPLEMENT

Neomundo Concejo de Bucaramanga Asamblea Departamental del Cesar Servicios públicos de Chipatá Hospital de Florián Hospital de Vélez IPS Saluddar Drogueria Maria Reina Coohilados del Fonce Comercializadora El Agricultor Comercializadora de papel -Alhum Importadora Marko regalos Calzado Gisella

Beatriz Puyana Armando Fontecha Oscar Palmeras José Guillermo Ariza Ana Ariza Edna Ruth Ovalle Martha C. Estupiñan Jhon Ariza Ing, Gustavo Jiménez Claudia Liliana Osorio Marisol León Adriana Vega Martha Estupiñan

6317317 6322727 095-5743370 7565494 7266328 7565795 6432418 6424284 7243544 6531340 6344679 6432243 6413229

Bucaramanga (2007) Bucaramanga (2001) Valledupar (2006) Chipatá (2004) Florián (2005) Vélez (2006) Bucaramanga (2006) Bucaramanga (2005) San Gil (2002) Girón (2006) Bmanga, Bogotá (2005) Bucaramanga (2006) Bucaramanga (2006)

Ahora usted puede preparar su Informe para ser analizado en una Hoja de EXCEL, hacer sus propios cálculos agregar columnas, gráficas y todo el poder de análisis de EXCEL: ¡Este es un sueño hecho realidad!, y lo mejor de todo: Sin afectar la información de su base de datos pues se está operando con una imagen de los datos. Después de hechos sus análisis, guarde el archivo para su uso posterior o para distribuirlo vía e-mail o fax.



Autocenter Refrigeración del Sur Calzado Lapell Suministros Diesel Industrias Caney

Rocio Racines Mery García Yolanda Meneses Gustavo Santamaria Rosalba Capacho

6301500 6781005 6716171 6457482 6327895

Bucaramanga (2000) Bucaramanga, San Gil Bucaramanga (2004) Bmanga, Cartagena, Medellín Bmanga, Cgena, Yopal

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