gep2009 eq1 t10 hta proy web km key project
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KMKEY PROJEC
TEquipo 1:
Aguilar Palacios Lizbeth
Domínguez Santamaría Eder Jahassiel
Rivera Ochoa Julieta Farina
KMKEY PROJECT
KMKey Project es un software de gestión de proyectos donde cualquier
empresa de servicios puede disponer de toda la información necesaria para
desarrollar su negocio, desde la oferta hasta la entrega del proyecto.
KMKey Project es un software especialmente indicado para llevar el control
de proyectos de cualquier tipo: desarrollo de proyectos de ingeniería,
gestión de despachos de arquitectura, planificación seguimiento y control
de obras, proyectos en tecnologías de la información, gestión de
consultorías, ingeniería medioambiental... son algunas de las
funcionalidades que actualmente son trabajadas con KMKey Project.
Mediante KMKey Project podrá desarrollar sus proyectos y disponer, desde cualquier acceso Internet, de toda la información relevante organizada en cuatro ejes:
Tiempo Esfuerzo Información Economía
TIEMPO:
Planificación del proyecto. WBS. Flujos de
trabajo. Calendario.
Gráficos Gantt. Periodos de ejecución. Progreso.
Real frente previsto. Tareas fuera de plazo.
Avisos.
Enlace con MS Project para generar el flujo de
trabajo.
Patrones de trabajo para proyectos que siguen
un flujo de trabajo similar. Mejora continua.
ESFUERZO:
Humanos: perfiles de trabajo. Permisos.
Reservas de recursos. Partes de trabajo.
Horas/hombre valoradas. Accesos
restringidos.
Materiales: asignación de herramientas,
espacios. Control de disponibilidad.
INFORMACIÓN:
Documentos y archivos: Generación automática y
salida de informes en varios formatos: Open Office, MS
Office, PDF. Gestión documental asociada: versiones,
autores, reservas.
Agenda: base de datos de empresas y contactos.
Calendario actividades. Mailing. Notas y reuniones
Integración e-mail: Notificaciones a terceros vía mail
de acciones y tareas. Recepción automática de mails
Avisos por SMS: Para usuarios móbiles
Preparado para Sistemas de Gestión de calidad
(ISO 9001:2000 y otros)
ECONOMÍA:
Previsto: ofertas, presupuestos del proyecto
dividido por tareas y fases. Conceptos
contables configurables.
Real: facturación, entrada de facturas de
compra, gastos personales, horas valoradas,
gastos generales.
Comparativas: real frente a previstos,
informes, alarmas, porcentages. Cuentas de
explotación.
VISTA GENERAL:
Organización cartesiana de la información
KMKey Project está diseñado para poder acceder
a la información necesaria de forma sencilla e
intuitiva. Para mostrar en el CUERPO central de
la página la vista requerida bastará con
seleccionar el proyecto/tarea a la que pertenece
en el ÁRBOL DE PROYECTOS de la izquierda y la
función requerida en el TAB en la cabecera
horizontal.
KMKey Project divide la pantalla en tres áreas
principales:
Árbol de proyectos/tareas: siempre visible a la izquierda de la pantalla.
Mediante una convención habitual en Internet, podremos de forma intuitiva:
filtrar proyectos y tareas, plegar y desplegar agrupaciones, seleccionar
tareas o grupos etc...
Cabecera: siempre visible, permite acceder a funciones comunes
(preferencias, salir, búsqueda etc...) y a los TABS con las funcionalidades a
las que los permisos concedidos nos dan acceso. Estos TABS están divididos
en VISTAS y ACCIONES. Según la función principal sea mostrar la
información o trabajar con ella.
Cuerpo: parte principal y central de la página donde se muestra la
información o formularios seleccionados fijando el proyecto/tarea y
TAB/acción correspondiente.
PASO A PASOKMKey Project permite seguir el camino lógico en la vida de un proyecto
de forma sencilla e intuitiva. Desde que damos el proyecto de alta en el
sistema hasta que lo cerramos disponemos de las herramientas para
realizar un control y seguimiento preciso de la información relativa.
Descubra en esta sección como KMKey Project le acompaña a lo largo de la
vida del proyecto.
Paso 1: Definición
Paso 2: Equipo
Paso 3: Planificación
Paso 4: Gestión de la información
Paso 5: Control
En cada una de las secciones referidas a los pasos podremos encontrar, a
parte de una explicación sobre los objetivos y funcionalidades, un video
demostrativo sobre como trabaja la aplicación.
PASO 1: DEFINICIÓN Objetivo
Dar de alta el proyecto en el sistema e introducir sus características mas
relevantes (ficha técnica).
Camino
1) Nuevo: permite entrar un nuevo proyecto
2) Selección del patrón de trabajo: en lugar de comenzar desde cero a
introducir la información, KMKey Project permite heredar las características de
un tipo de proyecto predeterminado. De una lista de patrones previamente
configurados podremos escoger el que más se asemeje al proyecto en cuestión
y cargar de forma automática la mayoría de características necesarias:
estructura de tareas, duración, personas y permisos, archivos generables etc...
3) Introduzca título y datos relevantes: descripción, referencia, tipo, fecha
prevista de inicio etc... Estos campos son configurables por el propio usuario y
se podrá disponer de los necesarios.
PASÓ 2: EQUIPO Objetivo
Asignar las personas y grupos (empresas, departamentos, etc...) necesarios para la
ejecución del proyecto. Tanto usuarios con sus correspondientes permisos como
simples contactos con su información.
Camino
2.1) Grupos: KMKey Project permite crear agrupaciones de personas según las
necesidades del proyecto y la manera en que queremos ordenar la información.
Sedes, departamentos, empresas clientes, proveedores etc... son grupos que se
utilizan de forma habitual.
2.2) Contactos: las personas que de una forma u otra están relacionadas con las
actividades desarrolladas en el proyecto. Tanto las que participan de forma
directa como las que no. Se puede introducir la información que mas convenga
de ellas: teléfonos, e-mail, dirección, fecha de nacimiento etc... Los campos son
totalmente configurables.
2.2) Usuarios: de las personas que intervienen en el proyecto, algunas pueden
acceder al sistema y trabajar. Para ello debemos concederles unos permisos
predeterminados que podrán utilizar mediante la introducción de sus nombres de
usuario y contraseña.
PASÓ 3: PLANIFICACIÓN Objetivo
Definir el escenario previsto en el que se desarrollará el proyecto. Realizar una previsión en cuanto a
fechas, recursos necesarios y economía.
Camino
3.1) Planificación de fechas. Calendario: KMKey Project permite dividir el proyecto en tareas y
agrupaciones de tareas. Estas calculan las fechas en las que está previsto llevarlas a termino a partir
de la programación realizada en el "patrón de trabajo" escogido. Mediante diversas herramientas
podremos adaptar esta programación por defecto a la realidad de nuestro proyecto.
3.2) Recursos: el esfuerzo necesario para llevar a cabo cada una de las tareas es realizado por personas
(RRHH). Este puede ser estimado asignando a cualquiera de las tareas una previsión por perfil o
persona. Posteriormente utilizaremos este dato para comparar previsiones con lo sucedido en la
realidad.
3.3) Economía: bajo un árbol de conceptos contables designado por el usuario o heredado del patrón
podremos introducir una previsión del impacto económico que estimamos va a tener el proyecto. A
medida que este avanza iremos introduciendo la realidad económica y podremos comparar con las
previsiones.
PASÓ 4: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
Objetivo
Entrar y gestionar las diferentes "píldoras de información" asociadas a cada tarea y
proyecto para ser utilizadas en un entorno colaborativo de trabajo por los diferentes
usuarios autorizados. Elaborar y reflejar la información que va conformando la vida del
proyecto y que nos permitirá trabajar el día a día y posteriormente comparar con las
previsiones realizadas.
Camino
4.1) Notas: la edición y gestión de notas está enfocada a proporcionar más información
sobre la vida de las tareas a parte de las fechas de inicio y fin. Nos permite tener un
detalle más desarrollado de lo que ha ido sucediendo durante la vida del proyecto.
4.2) Documentos (archivos): una completa gestión documental nos permite subir o
generar archivos y hacer el seguimiento de autores y versiones. Los documentos son
compartidos por los usuarios con los permisos correspondientes. Se pueden buscar y
ordenar por diferentes criterios. Incluye una búsqueda por contenido indexado de forma
automática.
4.3) Correos electrónicos y notificaciones: desde una tarea podremos
comunicar cualquiera de las informaciones contenidas a otros miembros del
proyecto o externos. Se puede realizar mediante las notificaciones de que
dispone la propia aplicación o mediante correo electrónico, según solicite el
destinatario.
4.4) Horas de trabajo (esfuerzo): los diferentes usuarios que a la vez son
asignados como recursos pueden ir añadiendo las horas realizadas en cada
tarea y proyecto. Estas, pueden tener una implicación económica o no según
hayamos configurado. Se pueden seleccionar diferentes tipos de esfuerzos.
4.5) Conceptos económicos: bajo el prisma de un árbol contable diseñado por el
responsable del proyecto los diferentes usuarios podrán ir introduciendo los
conceptos contables a medida que estos se produzcan. Estos, podrán ser
definidos a priori y ordenados según su tipo: ventas, compras, gastos generales,
gastos particulares... Mediante esta información podremos disponer en
cualquier periodo la cuenta de explotación relativa a una tarea, proyecto o
grupo de proyectos.
PASÓ 5: CONTROL Objetivo
Obtener aquellas salidas de información que nos permitan evaluar la marcha del
proyecto en sus diferentes ejes básicos: fechas, esfuerzo y economía. Obtención
de las comparativas frente a previsiones.
Camino
5.1) Salidas por pantalla: diferentes pantallas proporcionan visteas resumen del
estado del proyecto: desde un gráfico Gantt a una cuenta de explotación. Ideal
para consultas habituales, nos permite un rápido análisis del estado del proyecto
en un periodo determinado.
5.2) Listados: KMKey project permite personalizar las salidas de información
específicas para cada tipo de proyecto. Después de filtrar la información objeto de
análisis podremos generar un informe (en los diferentes formatos mas habituales)
donde se la represente en un formato personalizad. Ideal para registros de calidad
y formatos normalizados por la norma.
EJEMPLO DECREACIÓN DE UN PROYECTO EN
KMKEY PROJECT