GESTÃO DA INFORMAÇÃO

TECNOLOGIAS APLICADAS (GED)

E

É o processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações;

GESTÃO DA INFORMAÇÃO

www.novaims.unl.pt/lgi

Independente do formato ou meio em que se encontra(seja documentos físicos ou digitais).

Fazer com que as informações cheguem até as pessoas que necessitam delas para tomar decisões no momento certo.

Qual o objetivo?

DADOS vs INFORMAÇÃO: QUAL A DIFERENÇA?

O dado não possui significado relevante e não conduz a nenhumacompreensão. Representa algo que não tem sentido a princípio.

Portanto, não tem valor algum para embasar conclusões, muitomenos respaldar decisões.

A informação é a ordenação e organização dos dados de forma atransmitir significado e compreensão dentro de um determinadocontexto.

Seria o conjunto ou consolidação dos dados de forma a fundamentaro conhecimento.

DADOS vs INFORMAÇÃO

MANGA

Podemos tirar alguma informação desse dado?

Alguém pode até pré-conceitual:

"AH! MAS MANGA É UMA FRUTA". Mas quem pode afirmar?

Ninguém! O dado no exemplo pode, por ventura, estar ligado a

informação de que "A MANGA DA CAMISA É CURTA".

DADOS vs INFORMAÇÃO

Dado é o menor nível de abstração da informação, sendo o fato em sua

forma primária.

Os dados geram informação, que por sua vez fornece o conhecimento.

Perceba que o

que muda de

um conceito

para outro é o

nível de

abstração.

FOTO

FILMEVIDEO

AUDIO

PAPEL

EVIDENCIA CRIMINAL

DNA

TIPOS DE REGISTRO DE INFORMAÇÕES

MICRO FILME

IBM RAMAC 1956 – 5 MB

DISQUETE – 1971 a 1981

FITA MAGNÉTICA – *1930 1950

CD 1979

DVD 1996

BLU RAY 2010

ZIP DRIVE 1994

PEN DRIVE 2009

HD 1986HD WESTERN DIGITAL

REGISTRO DE INFORMAÇÕES EM MÍDIAS MAGNÉTICAS

TELEX - 1935EMAIL - 1968

EVOLUÇÃO DA TROCA DE INFORMAÇÃO

SMS – 1985. REDES SOCIAIS – 2003.

Carta – 2800 AC WhatsApp - 2009

EVOLUÇÃO DA TROCA DE INFORMAÇÃO

What's Up e significa;

E aí? Como vai? O que se passa?Carta era composta de envelope,

selo, documento escrito.

Hoje, se o retorno da mensagem

do WhatsApp levar minutos, já

ficamos ansiosos.

O retorno poderia levar

semanas ou meses.

ERA DO PAPERLESS Menos Papel

Estamos numa sociedade formal que documenta mais,porém reduzir o volume de papel.

Em um escritório de advocacia não é necessário ter a pastado cliente inteira, poderá ter o processo dele digitalizado.

Guardar documentos pelo prazo legal e não eternamente.

DOCUMENTO ANALÓGICO PARA DOCUMENTO DIGITAL

CERTIDÃO

É a versão digital da certidão impressa, sendo produzida e disponibilizada em meio eletrônico computacional tendo a mesma validade de uma certidão impressa, desde que Assinada Digitalmente com Certificado Digital padrão ICP-Brasil, regulamentada pela Medida Provisória 2.200-2 de 24 de agosto de 2001.

PRONTUÁRIO PRONTUÁRIO DIGITAL

CERTIDÃO DIGITAL

PROCESSOS JUDICIAIS

O Processo Judicial Eletrônico (PJe) foi lançadooficialmente em 21 de junho de 2011, pelo entãopresidente do CNJ, Cezar Peluso.

Desde 3 de fevereiro de 2014, o ConselhoNacional de Justiça (CNJ) está utilizandoexclusivamente o Processo Judicial Eletrônico(PJe) para o trâmite de novos processos.

Os processos em andamento também estãosendo migrados do sistema e-CNJ para o PJe.

DOCUMENTO ANALÓGICO PARA DOCUMENTO DIGITAL

NOTA FISCAL NOTA FISCAL ELETRÔNICA

Pela definição oficial brasileira, uma notafiscal eletrônica (NF-e) é "um documento deexistência apenas digital, emitido earmazenado eletronicamente, com o intuitode documentar uma operação de circulaçãode mercadorias ou uma prestação de serviços,ocorrida entre as partes".

DOCUMENTO ANALÓGICO PARA DOCUMENTO DIGITAL

CÉDULA ELEITORAL URNA ELETRÔNICADesde 1996

DOCUMENTO ANALÓGICO PARA DOCUMENTO DIGITAL

O QUE É UM DOCUMENTO? Documento - é toda a informação registrada em um suporte

material suscetível de ser utilizada para consulta.”(Conarq)Conarq - Conselho Nacional de Arquivos - projeto de lei que altera dispositivos da Lei n. 8.159,de 8 de janeiro de 1991, que estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados. EssaLei regulamenta a operacionalização dos serviços de gestão de documentos do poder públicodos arquivos privados também.

Documento de arquivo - documento produzido e/ou recebido porpessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquerque seja o suporte, e dotado de organicidade.

Organicidade: relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrência das atividadesda entidade que o acumulou.

Arquivo - conjunto de documentos produzidos e acumulados porum órgão ou entidade, pessoa ou família, no desempenho de suasatividades, independente da natureza ou suporte.

Consiste em capturar documentos transformando-os

em formatos digitais, arquivando de maneira

conveniente, com alto grau de compactação e

gerando índices eficazes para uma pesquisa.

O GED organiza e controla informações eletrônicas

ou em papel. Aplicativos de procura e chamada

permitem que o usuário tenha acesso à informação

desejada em segundos, não importando onde esteja

armazenada.

GED

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

• LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968Regula a microfilmagem de documentos oficiais...

• DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, ...

• MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001Institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências. Certificação Digital – Assinatura Digital

• RESOLUÇÃO CFM Nº 1.639/2002CONSELHO FEDERAL DE MEDICINAAprova as "Normas Técnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Prontuário Médico", dispõe sobre tempo de guarda dos prontuários, estabelece critérios para certificação dos sistemas de informação e dá outras providências.Art. 4º - Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários médicos em suporte de papel.

LEGISLAÇÃO

REISPEITAR A TEMPORARIDADE DOS DOCUMENTOS

Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo depermanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, poisexistem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados àsáreas contábil, fiscal, financeira e pessoal.

Organização do arquivo.

SOLUÇÕES DE GED

SOLUÇÕES DE GEDArquivo físico organizado, mas o GED traz agilidade na

visualização dos documentos que estão no formato digital.

Documentos em papel estão

sujeitos a todos os tipos de

ocorrências, como incêndios e

inundações.

Risco de re-arquivar em local

errado.

O controle dos documentos de

posse dos interessados é precário e

na maioria das vezes fica esquecido

nas gavetas dos mesmos.

A segurança no acesso aos

documentos se limita a portas e

arquivos trancados com chaves e

cadeados.

Risco de perda de parte ou de todo

o documento durante consulta.

SEGURANÇA

RISCO DE DESTRUIÇÃO POR QUEIMA DE ARQUIVOS

IMPORTÂNCIA DO GED

IMPORTÂNCIA DO GEDRISCO DE DESTRUIÇÃO POR INUNDAÇÃO

APLICAÇÃO DE GED

Documentação administrativa/financeira/contábil/RH

Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000, etc

Plantas de engenharia

Documentos e processos de tribunais

Documentos em geral de instituições de ensino

Gerenciamento de contratos em geral

Prontuários de pacientes em hospitais

Resultados de exames laboratoriais

Documentos de escritório de modo geral: word, excel, powerpoint,

fax, e-mail e outros

ESTATÍSTICA DO PROBLEMA

Gera-se em média 19 cópias de cada documento.

Profissionais gastam 5 a 15% de seu tempo lendo documentos, mas gastam 50% do tempo procurando-os.

7,5% de todos os documentos são perdidos, 5% são arquivados de forma errada.

Gasta-se 400 horas por ano procurando documentos perdidos.

Gasta-se R$1,00 em mão de obra por cada documento arquivado.

Gasta-se R$32,00 com mão de obra procurando, de forma errada, cada documento arquivado.

01 GB comporta em média 15.000 páginas;

04 GB comporta em média 60.000 páginas;

01 Pen Driver 4 GB custa em média = R$ 20,00.

Arquivo de Ferro

Comporta em média 10.000 páginas;

Ocupa em média 1 m ;

Custa em média R$ 300,00.

REDUZIR CUSTOS

BENEFÍCIOS ESPERADOS COM O GED

2

ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DE UM SCANNER DE MESA

ADS-2500WE

Velocidade máxima de digitalização(A4)

Simples: Até 24 ppmDuplex: Até 48 ppm

Resolução Até 600 dpi

Capacidade máxima de papel±

Até 50 folhas

Função “Digitalizar para”

Digitalizar para nuvem, pendriveUSB2, smartphone ou tablet

Android™, servidor de e-mail, FTP, rede, PC , Imagem, E-mail e Arquivo.

Colorido Duplex 16 ppm

Colorido Duplex 18 ppm

Colorido Duplex 24 ppm

Colorido Duplex 60 ppm

MULTIFUNCIONAIS

Imprime Color, Digitaliza, Copia e envia fax.

Imprime PB, Digitaliza, Copia.

Digitaliza para:E-mail, Imagem, OCR, File, FTP, USB, Network Folder (CIFS -Windows® only), E-mail Server, SharePoint®, SSH Server (SFTP), Cloud (Web Connect)‡, EasyScan to Email

Digitaliza para:Arquivo, Imagem, OCR, E-mail, Servidor de e-mail, USB, FTP, FTP Seguro, Rede, Microsoft®, SharePoint®

SCANNERS

Controle de

QualidadeDigitalizaçãoPreparação Indexação Exportação

Disponibilização

Internet /Intranet

Disponibilização

CD/DVD

PEN DRIVER

ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Indexação

8729515110

JOÃO CARLOS

ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Resultado da Indexação usando COD. BARRAS ou OCR

8729515110

JOÃO CARLOS

NOME

Código de Barras

OCR do inglês OpticalCharacter Recognition

Reconhecimento Ótico de Caracteres.

JOÃO CARLOS

UTILIZANDO A MULTIFUNCIONAL PARA DIGITALIZAÇÃO

Display touchscreen colorido de 5"

No próprio painel da maquina, antes de digitalizar pode serselecionado o tipo de documento e digitar as informações nocampo correspondente a indexação.

ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Exportação

O QUE É ECM?ECM - Enterprise Content Management, é o meio formal pelo qual se organizam e arquivam os documentos e demais conteúdos ligados aos processos da empresa, e contempla as fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, limpeza, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento, relacionando os conteúdos com processos de negócio.

O ECM possibilita, por exemplo, a gestão das informações presentes em documentos tais como: e-mails, textos, imagens, vídeos, etc..

PARA QUE SERVE O ECM?

Então o ECM serve:

Aumentar a produtividade Reduzir o retrabalho Proteger as informações Aumentar a eficiência Reduzir custos

COMO APLICAR ECM NA EMPRESA

GED/ECM

ECM é formado por um conjunto de tecnologias, métodos e ferramentas, e uma delas é o GED.

Workflow: A sequência de passos necessários para automatizar processos,de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que estespossam ser transmitidos de uma pessoa para outra.

GED/WORKFLOW

GED

GED

MOBILIDADE DO SISTEMA GED

EMPRESA1

EMPRESA 1

EMPRESA 2

EMPRESA 3

EMPRESA 4

EMPRESA2

EMPRESA3

EMPRESA4

ESCRITÓRIO CONTABIL

ESCRITÓRIO CONTÁBIL

1 2 3 4

ENCAMINHANDO DOCUMENTOS VIA MOTOBOY

ARMAZENAMENTO FÍSICO

O encaminhamento levavaem média de 5 dias úteis

ARMAZENAMENTO FÍSICOEMPRESA

1

EMPRESA 1EMPRESA

2EMPRESA

3EMPRESA

4

ESCRITÓRIO CONTABIL

1 1

PESQUISA DE DOCUMENTOS PELO TELEFONE OU EMAIL

ESCRITÓRIO CONTÁBIL

EMPRESAS1 ao 4

EMPRESA2

EMPRESA3

EMPRESA4

ESCRITÓRIO CONTABIL

EMPRESA 1

EMPRESA 2

EMPRESA 3

EMPRESA 4

1

2

3

4

ENCAMINHAR DOCUMENTOS VIA SISTEMA GED

ESCRITÓRIO CONTÁBIL

ARMAZENAMENTO FÍSICO

Hoje é indexado pela Empresa, e o documento

físico não vai pro escritório contábil, tempo meio dia.

COOPERATIVA DE CRÉDITO

Proposto Cooperador

Gerente de Atendimento Análise da Proposta

Não

Setor de Malotes Unidade Administrativa

Não

ENCAMINHAR DOCUMENTOS VIA MALOTE

Abertura da conta levava em média de 3 a 4 dias úteis

COOPERATIVA DE CRÉDITO

Análise da Proposta Unidade Administrativa

ENCAMINHAR DOCUMENTOS PELO GED/WORKFLOW

Hoje o tempo da abertura da conta é menor do que 1 dia útil

Gerente de Atendimento

Proposto Cooperador VX VX

FIMSEGUEVOLTA VOLTA

Vendedor Digitaliza Documentos

Gerente AprovaCompra Fechada

REVENDA DE VEÍCULOSAPROVAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS PELO GED/WORKFLOW

VXSEGUE

Administrativo Financeiro

V

OK

Emite Nota

V

OK

Emplacamento

V

OK

VOLTA

Acessórios

VOK

O cliente recebe o Carro

QUEM SOMOSA Mega Suprimentos foi criada no ano

de 1995, visando atender ao mercadode suprimentos de cartuchos e tonersagregado ao serviço de assistência técnicapara impressoras na cidade de Santa Maria eregião tornando-se líder no segmento.

Com espírito empreendedor, que é acaracterística principal de nossa empresa noano de 2006 foi criada a divisão de Locação deImpressoras e Copiadoras, que atualmenteatende os estados do RS, SC e PR.

AlegreteCachoeirinha

FlorianópolisSanta Maria

Nossas bases técnicas:

Passo FundoPorto Alegre

Santo CristoSantana do Livramento

QUEM SOMOS

NOSSOS CLIENTES

Lauro BeckerConsultor Comercial

www.megaged.com.br

comercial2@megaged.com.br

(51) 98983439 - (51) 96947751

OBRIGADO!