gestão de documentos e informações - cases.ppt
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Gestão de Documentos e Gestão de Documentos e Informações - CasesInformações - Cases
Elizete Pereira SáElizete Pereira Sá
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Gestão Documental - Record ManagementLei 8.159/1991 - Política Nacional de Arquivos Públicos e PrivadosConjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. ISO 15489-1:2001Campo da administração responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recepção, manutenção e destinação de documentos, incluindo processos para capturar e preservar evidência de informação sobre as atividades e transações registradas.
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Metodologia de Gestão Documental
Conhecer Missão, Visão, Valores da Organização;Mapeamento e/ou conhecimento dos processos de trabalho e fluxos de informação;Identificação e avaliação dos documentos associados aos processos e atividades; Elaboração dos instrumentos e ferramentas de Gestão Documental:Política de Gestão Documental;Taxonomia, Plano de Classificação, Vocabulário Controlado; GlossárioTabela de Temporalidade Documental;Padrão Normativo. Capacitação e Sensibilização.
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FATORESCRÍTICOS
KPI’sINDICADORES
FLUXODE TRABALHO
LÍDER DO FLUXO DETRABALHO E PAPÉIS
OPORTUNIDADESPARA MELHORIASENTRADAS ESAÍDAS
FRONTEIRAS DOFLUXOOBJETIVODO FLUXO
DOCUMENTAÇÃOE ATRIBUTOSDO
FLUXO DE TRABALHO
Fluxograma ou Mapa do ProcessoAtributos do
Processo de Trabalho
Documentar os Processos de TrabalhoObjetivo
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Avaliação Documental
Tipo do Registro/Documento;
Taxonomia: Macroprocesso, processo, subprocesso,
tipologia;
Código de Classificação;
Descrição e Objetivo do Registro;
Natureza, Base Legal/Requisito, Nível de Acesso;
Órgão Gestor do Documento; Espécie do Documento;
Suporte; Método de organização e armazenamento;
Tempo de Retenção e Temporalidade dos Documentos;
Outros Metadados.
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Taxonomia
Métodos para indexar, classificar e facilitar o acesso à informação. Plano de Classificação; Vocabulário Controlado;Tesauros;Glossário.
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Taxonomia e Plano de ClassificaçãoPode ser elaborado a partir dos processos organizacionais. Recomenda-se na definição dos Processos organizacionais consultar o Process Classification Framework (PCF) da APQC – American Productivity & Quality Center.
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Gerir Logística de Insumos
Financiamento e Captação de
Recursos
Gestão Financeira
Recursos Humanos
Tecnologia da Informação
Gestão Administrativa
Contabilidade e Controladoria Meio Ambiente Segurança
FORNECEDORES
CLIENTES
ESTRATÉGIA E GESTÃO EMPRESARIAL
NEGÓCIO DE GERAÇÃO DE ENERGIA
SUPORTE AO NEGÓCIO DE GERAÇÃO DE ENERGIA
Planejamento de Operação e Manutenção
Investimento Engenharia e Projeto
Vendas de Energia
Relacionamento com Stakeholders
Gestão Jurídica
Governança Corporativa
Direcionamento Estratégico
Produção de Energia
Desenvolvimento de Negócios
Cadeia de Valor
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Plano de Classificação por Processo
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Tabela de Temporalidade e Critérios de Retenção
Instrumento resultante de avaliação documental que tem como objetivo definir os prazos de retenção e destinação dos documentos.
O que deverá ser retido ou guardado?
Como guardar?
Por quanto tempo deverá ser mantido?
De quem é a responsabilidade da guarda?
Onde será preservado?
Em que mídia o documento será preservado?
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Fonte: ECM na sua empresa (CENADEM, 2005)
Enterprise Content Management
ECM
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Padrão Normativo/Procedimento
Modelo de Gestão; Governança de Gestão Documental;Papéis e Responsabilidades;Processo de Trabalho e Indicadores; Avaliação Documental; Taxonomia e Plano de Classificação;Tabela de Temporalidade; Organização e Indexação;Organização de Diretórios, Subdiretórios e Pastas;Eliminação e Descarte dos Documentos; Segurança da Informação.
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CASE
Gerenciamento Eletrônico de Informações e Documentos no Tribunal de Contas dos Municípios
Foco: Gerenciamento Eletrônico de Informações e Documentos (GED) e Gestão por Processo.
Entregas do Projeto:Workshop Gestão Eletrônica de Documentos;Gestão do Projeto com metodologia do PMI;Desenho dos processos das áreas fins e administrativas do TCM-BA;Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação; Avaliação do GED e Especificação com Requisitos da Tecnologia ECM; Manual de Padronização de Documentos.
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CASE
Gestão Documental alinhada com GC na Global Participações em Energia
Foco: Gestão do Conhecimento ExplícitoEntregas do Projeto:
Diagnóstico;Elaboração da Cadeia de Valor e desenho dos fluxos dos Processos; Diretrizes e Procedimentos de Gestão Documental;Diretrizes para Elaboração de Instrumentos de Comunicação;Diretrizes para Elaboração de Documentos Normativos;Emissão, Revisão, Acompanhamento da Documentação de Engenharia;Estruturação dos Diretórios;Workshop - Gestão do Conhecimento
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CASE
Gestão Documental e Implantação do GED na Portal FFoco: Construção de uma ferramenta interna de GEDEntregas do Projeto:
Identificação dos Processos Organizacionais;Elaboração do Taxonomia e Plano de Classificação;Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental;Construção de uma solução interna de GED; Capacitação no Sistema e orientação quanto à organização dos documentos físicos e eletrônicos.
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CASE
Gestão por Processo alinhada com Gestão Documental na Câmara de Comercialização de Energia Elétrica - CCEE
Foco: Governança e Modelo de GestãoEntregas do Projeto:
Plano do Projeto;Diagnóstico com Proposição de Melhorias e Indicadores; Plano Diretor; Política de Gestão Documental; Governança da Gestão Documental; Taxonomia Corporativa; Tabela de Temporalidade Documental;Treinamento e Sensibilização das Equipes.
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CASE
Gestão de Registros e Documentos na MCEFoco: Avaliação e orientação quanto as ferramentas:
SPCO Sistema de Planejamento e Controle Operacional e By You
Entregas:Avaliação e Critérios de Retenção dos Registros; Plano de Classificação; Avaliação e orientação das Ferramentas;Capacitação e Treinamento.
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Gestão do Conhecimento Gestão do Conhecimento
É a disciplina que integra e organiza políticas, práticas, ferramentas de gestão e tecnológicas tendo como balizador os processos de criação, organização, disseminação, compartilhamento, utilização e proteção dos conhecimentos para gerar resultados para a organização e benefícios para colaboradores e partes interessadas.
Fonte: Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento SBGC
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Práticas de Gestão de ConhecimentoPráticas de Gestão de Conhecimento
Criação Organização
Compartilhamento e Disseminação
Utilização Proteção
InovaçãoMemória
OrganizacionalComunidades de
PráticasResolução de
Problemas Segurança da
InformaçãoParcerias com
Universidades e Centros de Pesquisa
Gestão Documental Boas Práticas
Gestão por Processo
Código de Conduta
Contratação de Consultoria
Portal Corporativo Redes SociaisReutilização de
SoluçõesRegistro de Marcas
e PatentesBenchmarking e
visitas as empresas
Intranet BlogsMelhoria de Produtos e Serviços
Contrato de Sigilo
Pesquisa e Desenvolvimento
ECM/GED Portal CorporativoPráticas de
Diminuição de Retrabalho
Educação e Universidade Corporativa
Educação Corporativa
Programa de Idéias
Aprendizagem Organizacional
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Memória OrganizacionalMemória Organizacional
Organiza, preserva e disponibiliza o acervo de conhecimentos explícitos da organização;
Representa o repositório de informações da organização;
É uma ferramenta de comunicação;
Contribui para que a organização compartilhe os seus valores com a sociedade.
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Gestão Documental e Memória Organizacional
Quem sabe o quê internamente?Por quais experiências e lições aprendidas as equipes passaram?Quem pode colaborar?Quais conhecimentos podem ser reutilizados? Evita retrabalho; Ajuda reutilização de soluções; Evita repetição de erros; Compartilhamento do conhecimento; Apoio na multiplicação da aprendizagem; Prática de uma organização de aprendizagem