gestão de projetos: comunicação
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Comunicação
Caetano Lemos GonçalvesFernando Suzuki Caneiro
Lucas MachadoTiago Klein de Santana
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terça-feira, 20 de novembro de 12
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Comunicação
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Emissor Receptor
terça-feira, 20 de novembro de 12
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Comunicação
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Emissor
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Mensagem
Receptor
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Comunicação
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Codificação
Texto, fala, gesto
Emissor
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Mensagem
Receptor
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Comunicação
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canal de comunicação
Email, telefone, conversa, carta, reunião, relatório, memorando
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Codificação
Texto, fala, gesto
Emissor
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Mensagem
Receptor
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Comunicação
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canal de comunicação
Email, telefone, conversa, carta, reunião, relatório, memorando
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Codificação
Texto, fala, gesto
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Decodificação
Leitura, escuta, interpretação
Emissor
___
Mensagem
Receptor
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Comunicação
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canal de comunicação
Email, telefone, conversa, carta, reunião, relatório, memorando
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Codificação
Texto, fala, gesto
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Decodificação
Leitura, escuta, interpretação
Emissor
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Mensagem
Receptor
Mensagem
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Comunicação
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canal de comunicação
Email, telefone, conversa, carta, reunião, relatório, memorando
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Codificação
Texto, fala, gesto
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Decodificação
Leitura, escuta, interpretação
RuídoEmissor
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Mensagem
Receptor
Mensagem
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Comunicação
2
canal de comunicação
Email, telefone, conversa, carta, reunião, relatório, memorando
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Codificação
Texto, fala, gesto
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Decodificação
Leitura, escuta, interpretação
RuídoEmissor
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Mensagem
Receptor
Mensagem
___ABC ADG
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Dimensões da Comunicação
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Interna/Externa
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outro projeto
projeto
outro projeto
público
cliente
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Formal/Informal
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Aos funcionários da empresa.
M E M O R A N D O I N T E R N O S O B R E O P R O J E TO
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Para: Lucas Machado <[email protected]>, Lucas Machado <[email protected]>Responder A: CAPES - Coord. Candidaturas a Bolsas no Exterior <[email protected]>Informações da Capes sobre inscrição no programa Ciência sem Fronteiras
Aos funcionários da empresa.
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Aos funcionários da empresa.
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Vertical/Horizontal
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pleno pleno pleno
sênior sênior
gerentegerente
diretor
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Oficial/Não oficial
7
Aos funcionários da empresa.
I N F O R M A Ç Õ E S D O P R O J E TO
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Confidencial
Aos funcionários da empresa.
R E L AT Ó R I O O F I C I A L
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2007 2008 2009 2010
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Escrita/Oral
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Aos funcionários da empresa.
M E M O R A N D O I N T E R N O S O B R E O P R O J E TO
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Verbal/Não verbal
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:) :(
;) :p
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adipiscing, aliquet sed auctor, imperdiet arcu per diam dapibus libero duis. Enim eros in vel, volutpat nec el
pellentesque leo, temporibus scelerisque nec.
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Gerenciamento de comunicações em projetos
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Gerenciamento de Comunicações
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Gerenciamento de Comunicações
• Processos que permitem que as informações sejam precisamente geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira adequada.
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Gerenciamento de Comunicações
• Processos que permitem que as informações sejam precisamente geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira adequada.
• O gerente de projetos gasta a maior parte de seu tempo se comunicando.
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Gerenciamento de Comunicações
• Processos que permitem que as informações sejam precisamente geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira adequada.
• O gerente de projetos gasta a maior parte de seu tempo se comunicando.
• Comunicação com os membros das equipes e com partes interessadas - stakeholders.
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Habilidades do gerente
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Habilidades do gerente• Ouvir ativamente e de modo eficaz;
• Perguntar, investigando idéias e situações para garantir um melhor entendimento;
• Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz;
• Levantar fatos para identificar ou confirmar as informações;
• Definir e administrar as expectativas;
• Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma ação;
• Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes;
• Solucionar conflitos para evitar impactos negativos;
• Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes. 12
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Gerenciamento de comunicações em projetosVisão Geral
1. Identificar Stakeholders
2. Planejar Comunicações
3. Distribuir Informações
4. Gerenciar expectativas dos Stakeholders
5. Reportar Desempenho
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Gerenciamento de comunicações em projetosVisão Geral
1. Identificar Stakeholders
2. Planejar Comunicações
3. Distribuir Informações
4. Gerenciar expectativas dos Stakeholders
5. Reportar Desempenho
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Gerenciamento de comunicações em projetosVisão Geral
1. Identificar Stakeholders
2. Planejar Comunicações
3. Distribuir Informações
4. Gerenciar expectativas dos Stakeholders
5. Reportar Desempenho
entrada
entrada
entrada
entrada
entrada
saída
saída
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1. Identificar Stakeholders
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Entrada
• Termo de abertura do projeto
•Documentos de aquisição
• Fatores ambientais da empresaCultura, estrutura, padrões, regulamentações.
• Ativos de processos organizacionaisModelos, Lições aprendidas, experiência.
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Ferramentas e técnicas• Análise das partes interessadas:
• 1: Identificar as partes - Papéis, departamentos, interesses, conhecimentos, expectativas e influência;
• 2: Identificar o impacto/influência de cada parte - Por grau de poder e influência/interesse/impacto;
• 3: Avaliar como lidar com cada parte em cada situação, a fim de obter apoio e mitigar impactos negativos.
•Opinião especializada17
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Grade de poder/interesse
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Poder
Baixo
Alto
InteresseBaixo Alto
Manter satisfeito
Gerenciar fortemente
Monitorar (mínimo esforço)
Manter informado
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Saída
•Registro das partes interessadas - Informações de identificação e avaliação, classificação das partes.
•Estratégia para gerenciamento das partes interessadas:Stakeholder ➠ Interesses ➠ Impacto ➠ Estratégias
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2. Planejar Comunicações
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Entrada
•Registro das partes interessadas
•Estratégia para gerenciamento das partes interessadas
•Fatores ambientais da empresaCultura, estrutura, padrões, regulamentações.
•Ativos de processos organizacionaisModelos, Lições aprendidas, experiência.
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Ferramentas e técnicas
•Análise dos requisitos da comunicação - Levar as informações necessárias, da forma correta no tempo certo, com o impacto necessário.
• Tecnologia das comunicações - Urgência, disponibilidade, equipe, duração do projeto e ambiente.
•Modelo de comunicações - Clareza, feedback, ruído.
•Métodos de comunicação - Interativa, ativa e passiva.
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Saída
•Plano de gerenciamento das comunicações - Auxiliar ao plano de gerenciamento do projeto.
•Atualizações dos documentos do projeto
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3. DistribuirInformações
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Entrada
•Plano de gerenciamento do projeto
•Relatórios de desempenhoAndamento e desempenho do projeto. Devem ter o máximo de atualização e precisão possível.
•Ativos de processos organizacionaisModelos, Lições aprendidas, experiência.
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Ferramentas e técnicas
•Métodos de comunicaçãoReuniões, conferências, conversas, individuais e em grupo.
•Ferramentas de distribuição de informaçõesDocumentos impressos, emails, telefones, websites publicações, et cætera.
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Saída
•Constante atualização das partes interessadasA distribuição de informações ocorre em fluxo constante ao longo de todo o projeto.
•Atualizações em ativos de processos organizacionaisModelos, Lições aprendidas, experiência.
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4. Gerenciar expectativas dos Stakeholders
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Entrada•Registro das partes interessadas
•Estratégia para gerenciamento das partes interessadas
•Plano de gerenciamento do projeto
•Registro das Questões
•Registro das Mudanças
•Ativos de processos organizacionais29
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Ferramentas e técnicas
•Métodos de comunicação
•Habilidades interpessoaisConfiança, solução de conflitos, escuta ativa, superação da resistência à mudança.
•Habilidades de gerenciamentoNegociação, redação, apresentação, falar em público.
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Saída
•Atualizações em ativos de processos organizacionais
•Solicitações de mudanças
•Atualizações no plano de gerenciamento de projeto
•Atualizações nos documentos do projeto
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5. Reportar o desempenho
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Entrada• Plano de gerenciamento do projeto
• Informações sobre o desempenho do trabalhoAndamento das entregas, cronograma e custos.
•Medições de desempenho do trabalhoMétricas sobre as informações de desempenho.
• Previsões de orçamentosAlterações nas necessidades de recursos financeiros.
• Ativos de processos organizacionaisModelos, Lições aprendidas, experiência.
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Ferramentas e técnicas•Análise da variação - Diferença entre a linha de
base e o real.
•Métodos de previsão - Prever o desempenho futuro com base no desempenho real: Uso de séries temporais, causas, subjetividade, entre outros.
•Métodos de comunicação - Geralmente usada abordagem ativa.
•Sistemas de distribuição de informações - Softwares de apoio.
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Saída
•Relatórios de desempenho - Informações, gráficos, variações, análises, indicadores, mudanças, previsões.
•Atualizações em ativos de processos organizacionais
•Solicitações de mudanças - Ações corretivas e preventivas.
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Gerenciamento de comunicações em projetosVisão Geral
Gerenciamento de
Comuniçações
1. Identificar Stakeholders
2. Planejar Comunicações
3. Distribuir Informações
4. Gerenciar expectativas
dos Stakeholders
5. Reportar o desempenho
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37Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos, PMI-Rio, 2005
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Referências
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PMBOK®: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quarta edição, 2008. 337p.Uma Norma Nacional Americana ANSI/PMI 99-001-2008.
ALVES, Plínio de Melo. Gerenciamento da Comunicação em Projetos: Estudo de caso em uma empresa de Metais. [Minas Gerais] 2008.Monografia - UFJF/Faculdade de Engenharia.
Editora Mundo. Planejamento de Comunicações em Projetos. Revista MPM Prática. Novembro de 2005.
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Obrigado!Dúvidas?
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