gestão do tempo e foco
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FOCO A única coisa que pode trazer resultados
extraordinários para a sua vida
Curso
Gestão do Tempo e Prazos
Uma agora.... ou dois depois?
compartilhando conhecimento
Slides disponíveis emwww.slideshare.net/daniel.luz/presentations
Contato: (15) 9 9126 [email protected]
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Curso encante sua audiência – Professor Daniel de Carvalho LuzFone (15) 9126 5571
Para obter o melhor deste
curso…
Você deve ser honesto com você
mesmo – Impiedosamente
honesto.
Bibliografia sugerida
Se você persegue dois
coelhos ao mesmo tempo...Não vai pegar nenhum dos
dois.
_Provérbio Russo
As 4 Perguntas de Calloaway
Os Inprescindiveis têm uma noção clara do foco que devem ter para "encaixar" no grande esquema do mercado. Eles começam com algumas perguntas simples, de vital importância:
O que vou fazer melhor?O que é que gosto de fazer?O que nossos “clientes” valorizam?Onde é que esses três fatores se cruzam?
Simplicidade e Foco
As leis da simplicidade
John Maeda – Nipo AmericanoDesigner Gráfico, Cientista da Computação e Autor
ReduzaOrganizeTempoAprendaDiferençasContextoEmoçãoConfiançaFracassoO ponto
“Não temos como refazer o passado, mas o futuro está
à nossa disposição, para ganharmos ou perdermos.”
_LYNDON JOHNSON
Gestão do Tempo
Atividade não é produtividadePlanejar sem exagerarNão ficar esperando as urgênciasEvitar as distrações no meio do caminhoNegociar o que precisa ser entregue primeiroAprender a dizer não
“Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos.”
Gestão do Tempo
Tarefas diárias
Metas intermediárias
Metas de longo prazo
Visão Fotografia do futuro. Determine antes de tudo. Identifique o teu papel.
Metas: precisam ser EMAC
EspecíficaMensurável Atingível Compatível
1. Revise! 2. Liste! 3. Priorize! 4. Visualize!
As 6 mentiras sobre produtividade
Tudo tem a mesma Importância;
Multitarefa é uma boa coisa;
Basta ser disciplinado para ser
bem-sucedido;
A Força de vontade está sempre à
disposição;
Você pode alcançar uma vida
equilibrada;
Grande é ruim e deve ser temido.
O efeito dominó
“Toda grande mudança começa como dominós em
queda.”
_B. J. Thornton
O efeito dominó
Leeuwarden, Noruega13 de Novembro 2009Weijers Domino Productions4.491. 863 peças94.000 Joules545 Flexões de braço
Sucesso é construído sobre sucesso
Capacidade de realizar
Você pode fazer qualquer coisa...Mas não pode fazer tudo!
Multitarefas
“Fazer muita coisa ao mesmo tempo é
meramente a oportunidade de
estragar mais de uma coisa ao mesmo
tempo.”
_Steve UzzellEditor do National Geographic
magazine
O problema dos MULTITAREFEIROS
CLIFFORD NASSProfessor da Universidade Stanford
Aplicou testes a 262 MULTITAREFEIROS no verão
de 2009
Conclusão:“Os MULTITAREFEIROS eram
medíocres em tudo”
O custo da alternância de atividade
Pode haver até 28% de perda de produtividade
“O custo em termos de tempo extra gasto com a alternância de tarefas depende de quão complexas ou simples elas são”
_Dr. David Meyer
Os canais cerebrais
Conversar e andar;Ensinar um passageiro a pousar um DC 10;Atravessar um desfiladeiro sobre corda.
Principio do 80 / 20
O menor esforço leva aos maiores resultados!
Principio do 80 / 20
Exemplo do principio 80 / 20Tempo 20% do nosso tempo produz 80% dos resultadosConselhos 20% das pessoas tomam 80% do nosso tempoProdutos 20% dos nossos produtos produzem 80% do
nosso lucroLeitura 20% do livro contém 80% do conteúdoTrabalho 20% do nosso trabalho nos proporciona 80% de
satisfaçãoOratória 20% de um discurso causa 80% do impactoDonativos 20% das pessoas doarão 80% do dinheiroPiquenique 20% das pessoas comerão 80% da comidaLiderança 20% das pessoas tomam 80% das decisões
Princípio do 80 / 20
O menor esforço leva aos maiores resultados!
Lista de tarefas:Posso fazerPosso fazer Posso fazerDevo fazerPosso fazerDevo fazerPosso fazerDevo fazerDevo fazerPosso fazer
Lista de sucesso:1. Devo fazer2. Devo fazer3. Devo fazer4. Devo fazer
Uma lista de tarefas se torna uma lista
de sucesso quando
você estabelece prioridades
Se tudo é urgente, nada é urgente!
O menor esforço leva aos maiores resultados!
Não importa com quantas tarefas você comece uma
lista, tem sempre como simplificá-la e
ficar com apenas uma.
Os 4 ladrões
1.Inabilidade de dizer “não”
2.Medo do caos
3.Maus hábitos de saúde
4.O ambiente não o apoia em seus
objetivos
Você administra bem o seu Tempo?
Há quem afirme que, hoje em dia, o recurso mais raro e cobiçado, não é mais o dinheiro, a energia ou até mesmo a água potável, é o tempo. Para muitas pessoas as vinte e quatro horas do dia já não são suficientes para dar conta de tantas demandas e exigências profissionais e pessoais. Parece até que não há mais tempo para a família, para o lazer e para os cuidados com a saúde. Administrar seu tempo com eficácia, isto é: aliar produtividade no trabalho com equilíbrio e qualidade de vida tornou-se um dos maiores desafios do homem moderno. Descubra agora se você administra bem o seu tempo. Leia atentamente as questões a seguir e assinale com um X aquelas que, em sentido genérico, refletirem seu comportamento frequente.
Total
Você costuma aceitar novas tarefas e responsabilidades mesmo quando sua agenda já esta lotada?1Você costuma chegar atrasado em compromissos e reuniões?2Você tem dificuldade em tomar decisões?3Você permite que telefonemas e colegas interrompam sua concentração a qualquer momento? 4Você costuma fazer várias coisas ao mesmo tempo deixando algumas delas freqüentemente inacabadas?5Você costuma ocupar boa parte do seu dia com crises e tarefas urgentes?6Você costuma fazer hora-extra, trabalhar depois do expediente ou levar serviço para casa? 7Sua mesa de trabalho e gavetas estão sempre bagunçadas, cheias de documentos e papéis? 8Você costuma dedicar boa parte do seu dia lendo e respondendo e-mails?9Você tem dificuldade em delegar tarefas rotineiras em casa ou no trabalho?10Você tem dificuldade para encontrar tempo livre para atividades de lazer, para um trabalho voluntário ou mesmo para rever os amigos? 11Você tem dificuldade para planejar férias, viagens ou a aquisição de um carro?12Você costuma participar de reuniões inúteis sem objetivos claramente definidos?13Você tem dificuldade em se concentrar na execução de tarefas desagradáveis ou projetos muito longos?Você tem a sensação de que os dias estão passando cada vez mais rápido e que não há nada que possa ser feito para reverter esta situação?
1415
Avalie seu resultado
Entre 11 a 15 questões
assinaladas
Sua relação com o tempo é muito
complicada. Você, provavelmente, tem
problemas de produtividade e, talvez, sofra de ansiedade ou
estresse.
Entre 06 a 10 questões
assinaladas
Você tem diversos hábitos e
comportamentos inadequados que prejudicam sua
produtividade e sua qualidade de vida.
Algumas correções de percurso seriam bem-
vindas.
Entre 01 a 05 questões
assinaladas
Muito bem! Você administra bem o seu
tempo e provavelmente
equilibra com eficácia suas demandas profissionais e
pessoais. Entretanto sempre há onde
melhorar.
Nomofóbico? Sou ou não sou?Você sabe o que é Nomofóbico? Nomofobia é a expressão usada para designar a sensação de angústia e ansiedade que surge quando alguém se encontra impossibilitado de se comunicar por estar fora da área de cobertura ou ainda sem seu aparelho celular ou outro telemóvel. Trata-se de um termo originado do inglês “no-mo” ou “no-mobile”, que significa sem telemóvel. Nomofóbico portanto é quem sofre de nomofobia.Descubra agora se você é nomofóbico. Leia atentamente as questões a seguir e assinale com um X aquelas que, em sentido genérico, refletirem seu comportamento frequente.
Total
Paro tudo que estou fazendo para atender meu celular.1Nunca deixo meu celular desligado ou descarregado.2Não carrego meu celular na bolsa, no bolso ou na mochila. Prefiro carregá-lo na mão para que eu possa atendê-lo imediatamente.3Interrompo minhas relações sexuais para atender meu celular. 4Nunca esqueço o celular em casa ou no trabalho; quando isso acontece, volto de onde estou para pegá-lo.5Quando perco ou esqueço meu celular em casa ou no trabalho sinto-me como se estive nu, incompleto.6Atendo o celular no banheiro.7Não importa o que estou fazendo jamais desligo o celular, quando muito ajusto o toque de chamada para a opção silencioso.8Atendo o celular durante minhas refeições inclusive quando estou acompanhado de amigos ou clientes.9Quando estou dormindo deixo meu celular sobre o criado mudo, ao lado da cama.10Quando viajo aciono o celular assim que saio do avião e ligo para casa ou para o trabalho apenas para dizer “oi, cheguei!”.11Fico pensando para quem vou ligar quando estou sozinho, desocupado ou entediado.12Sempre tenho um tempinho para admirar novos modelos de celulares nas vitrines ou na internet.13Mesmo que não seja necessário, mantenho meu celular ligado nos finais de semana e nas férias.Para não correr o risco de ficar com o celular descarregado mantenho vários carregadores de reserva em locais estratégicos.
1415
Avalie seu resultado
Entre 11 a 15 questões
assinaladas
Não há duvida. Você é, com certeza, um
nomofóbico.Procure um psicólogo
oucompre ações de
operadoras de telefoniamóvel.
Entre 06 a 10 questões
assinaladas
Nem tudo esta perdido.Você ainda tem
salvação.Ei! Desligue o celular e
preste atenção no texto!
Entre 01 a 05 questões
assinaladas
Muito bem! Ao que tudo
indica o celular é, para você, uma
possibilidade e não uma necessidade.
66diasÉ o tempo que, em média se leva
para consolidar um hábito!
Disciplina x hábito
Uma agora.... ou dois depois?
Dr. Walter Mischel, desde 1983 atua no
departamento de psicologia da
Universidade de Columbia
Foi reconhecido em 2011 com o Prêmio da
Universidade de Louisville por seus
estudos em autocontrol
e.
O experimento de Walter Mischel – 1037 crianças de 4 anos nascidas em 1970Em Dunedin na Nova Zelândia
Em 1981 começa o acompanhamento sistemático
Autoconhecimento
Saiba a quem você serve
Saiba o que você ama
Saiba quais são as raízes dos seus
sentimentos
Saiba o que dirige sua vida
Saiba no que você é bom
Saiba a que dedicar seu tempo
Saiba com quem você quer andar
Autoconhecimento
SOAR - Strengths, Opportunities, Aspirations and Objectives.
Forças Oportunidades
Aspirações Objetivos
Diagram adapted from “The Heart of Appreciative Strategy” by John Sutherland and Jacqueline Stavros and “Strategic Inquiry > Appreciative Intent: Inspiration to SOAR - A New Framework for Strategic Planning” by Jacqueline Stavros, David Cooperrider, D. Lynn Kelley, AI Practitioner, November 2003.
A vida acontece
Responsável1. Procura a realidade
O que está acontecendo?
2. Admite a realidadeÉ assim que vai ser.
3. AssumeSe for para ser, depende de
mim!
4. Encontra soluçãoO que posso fazer?
5. Bota a mão na massa
Ok, vamos agir!
Vítima1. Evita a realidadeNão faça perguntas.
2. Briga com a realidadeÉ assim que vejo as coisas.
3. Culpa os outrosSe as pessoas fizessem seu trabalho!
4. Inventa desculpasNão é minha função.
5. Espera e torce para mudarSe for para ser assim, será!
1. Eles sabem o que é importante2. Eles planejam o seu dia3. Eles são capazes de retomar ao
caminho muito rápido4. Eles conhecem a prioridade e
zelam delas5. Eles são solucionadores de
problemas6. Eles se munem de ferramentas7. Eles concentram foco como o
laser8. Eles são muito organizados9. Eles são disciplinados10.Eles aprendem continuamente
10 características de pessoas altamente produtivas
Tarefas Diárias1. Imprescindíveis2. Necessárias3. Opcional
URGENTE OU IMPORTANTE?IMPORTANTEAtividade que contribui para atingir objetivos pessoais ou profissionais.Acrescenta valor e resultado.
URGENTEAtividade que demanda atenção imediata.
"O que é importante raramente é urgente,e o que é urgente raramente é importante”Eisenhower (Presidente dos EUA durante a 2a Guerra Mundial)
Urgência e prazos
Urgente équando se aproxima o fim
do prazo.
todo estímulo que reclamapor nossa atenção.
Nem tudo que é urgente é importante.Portanto, nem tudo
“é para ontem”.
Urgência e prazos
Urgente é quando se aproxima
o fim do prazo.
Dois tipos de prazo:
1. Prazo fatal2. Prazo de início
A matriz do tempo
Compreenda as corese os quadrantes gerados a partir
do cruzamento entre importância e
urgência.
Memorize a localização e a denominação
dos quatro quadrantes.
A matriz do tempo
O Urgente x Importante
Q1 Q2
Q3 Q4
Urgente
Impo
rtan
te
A produtividade está nos quadrantes 1 e 2 O quadrante 3 é o “apagar incêndio”
O quadrante 4 é a perda de tempo
Não urgente
Não
impo
rtan
te
O segredo para demolir o
“mito da falta de tempo” é...
Viver acima da linha! Reduza QIIIElimine QIV
A matriz do tempo
Professor Daniel Luz 2014
Vamos refletir?
Big rocks: primeiro o mais importante
Me diz o que você faria...se só te restasse um dia?Pense em algo realmente
importante(mas não urgente)
que gostaria de fazer na próxima semana.
Big rocks são as coisas que realmente importam na vida.
Matriz de Priorização - GUT
Nota Gravidade Urgência Tendência
5 Extremamente grave Extremamente urgente Se não for resolvido, piora imediatamente
4 Muito grave Muito urgente Vai piorar a curto prazo3 Grave Urgente Vai piorar a médio prazo2 Pouco grave Pouco urgente Vai piorar a longo prazo1 Sem gravidade Sem urgência Sem tendência de piorar
Matriz de Priorização ? G.U.T. ? para priorização de problemas Problemas G U T Total Priorização
• Atraso na entrega do fornecedor 4 4 3 11 2º• Alto gasto com materiais de escritório 2 2 1 5 4º• Baixo índice de recompra entre os clientes 5 4 4 13 1º• Problemas disciplinares entre vendedores 3 2 3 8 3º
PPROBABILIDADE
IIMPACTO
UURGÊNCIA
TTENDÊNCIA
GRAU DE EXPOSIÇÃO ORIENTAÇÃO PARA AÇÃO
Há indícios?Há precedentes? Quanto é provável
que aconteça?
Quantoisto afeta
meu negócio?Qual o impacto nos resultados?
Quanto tempo tenho
para atuar?
De que forma o fator tende a evoluir?
Se eu nada fizera situação
melhora ou piora?
O principal benefício do modelo de mensuração de riscos é a priorização das ações.
Analise de risco
IPUT