GESTO DOCUMENTAL NO PODER JUDICIRIO BSICO I

MDULO II

2 MARCO LEGAL DA GESTO DE DOCUMENTOS NO PODER

JUDICIRIO:

Ol!

Neste segundo mdulo, aps ter contato com os conceitos relacionados gesto

da informao arquivstica, voc ser introduzido no arcabouo legal existente sobre a

matria e aplicvel ao Poder Judicirio.

Nosso objetivo apresentar as disposies constitucionais, legais e constantes de

Resolues e Recomendaes do CNJ, sobre gesto documental no Poder Judicirio.

2.1 - Histrico:

No Brasil, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) o rgo central do

Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) e, vinculado ao Arquivo Nacional, tem por

finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e exercer orientao

normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

O CONARQ estabeleceu que os rgos do Poder Judicirio deveriam seguir as normas

de gesto documental emanadas do Conselho Nacional de Justia1.

O Conselho Nacional de Justia, por sua vez, foi institudo pela Emenda

Constitucional n 45/2004 como rgo do Poder Judicirio com ascendncia

administrativa sobre os demais rgos que compem os diversos segmentos desse mesmo

poder, possuindo competncia para expedir atos regulamentares ou recomendar

providncias, entre outras atribuies.

2.2- Legislao (CF, arts. 5, 22, 37 e 216, Lei n 8.159/1991, Lei n 9.605/1998, Lei

n 12.682/2012).

A partir disso e por intermdio da Portaria n. 616, de 10/09/2009, o CNJ instituiu

o Comit do Programa Nacional de Gesto Documental e Memria do Poder Judicirio

PRONAME com a misso de elaborar proposta de normatizao e edio de instrumentos

arquivsticos, tendo por escopo a implementao de poltica de gesto documental que

atenda s peculiaridades do Poder Judicirio Brasileiro, permitindo a integrao dos

tribunais, a padronizao dos processos de trabalho e a preservao e divulgao dos

documentos de valor histrico.

Com base na proposta apresentada pelo Comit, foi editada pelo CNJ a

Recomendao n 37, de 15/08/2011, alterada pela Recomendao n 46, de 17/12/2013,

que institui parmetros mnimos para que os programas de gesto documental do Poder

Judicirio possam ser institudos, possibilitando o descarte de documentos no mais

servveis ao exerccio de direitos e s instituies e, por outro lado, possibilitando revelar,

resgatar e preservar o patrimnio administrativo, histrico e cultural, que de guarda

permanente e compe o fundo arquivstico das instituies.

A Recomendao n 37/2011 e sua alterao pela Recomendao n 46/2013

guardam embasamento, entre outros, em dispositivos da CF ( arts. 5, XXXIII, 23, III, 37,

3, II, 215 e 216), da Lei n 8.159/91, da Lei n 9605/98 e da Lei n 12682/2012,

conforme ser examinado a seguir.

A CF/88 estabelece, no que interessa temtica da gesto documental:

(a) direito de acesso a informaes pessoais ou de interesse coletivo ou geral (art.

5, XXXIII);

(b) acesso a informaes correspondentes organizao do Estado (art. 37, 3,

II);

(c) competncia comum da Unio, dos Estados, do DF e dos Municpios na guarda

e proteo do patrimnio administrativo e cultural (art. 23, III);

(d) dever de gesto da documentao governamental e providncias para

franquear seu acesso (art. 216, 2);

(e) dever de promoo e proteo do patrimnio cultural brasileiro, por diversas

formas de acautelamento e preservao.

Com embasamento nas citadas disposies constitucionais e no regramento

constante da Lei n 8.159/1991, que institui a poltica nacional de arquivos pblicos e

privados, foi editada a Recomendao n 37/2011.

Sobre a Lei n 8.159/1991, importante salientar que, a partir de sua edio, o

dever do estado na gesto e proteo especial aos seus documentos se transforma numa

misso clara e protecionista, sendo que aos documentos de valor permanente so

atribudas as caractersticas de inalienabilidade e imprescritibilidade (arts. 1 e 10).

A importncia do acesso informao e da proteo do patrimnio arquivstico

consagrados na CF/88 e na Lei n 8.159/91 traz como corolrio lgico o princpio da

publicidade da documentao, cujo acesso deve ser disponibilizado a todos, ressalvados

os casos previstos na Lei de Acesso Informao e, para os processos judiciais, as

hipteses de segredo de justia e em legislao especfica de restrio de acesso.

dever do Estado garantir o pleno exerccio dos direitos culturais e o acesso s

fontes da cultura nacional. Ainda, os documentos dotados de valor histrico integram o

patrimnio cultural brasileiro.

Nesse sentido, cumpre Administrao Pblica, includa a do Poder Judicirio, a

gesto da documentao produzida no exerccio de suas funes e a adoo de

providncias para franquear sua consulta aos que dela necessitem em todo o ciclo de vida

do documento, ou seja, desde a fase corrente at o final do cumprimento da

temporalidade, com preservao de informaes essenciais ao exerccio de direitos,

inclusive o direito de certido, e integral preservao da documentao que seja de guarda

permanente.

Ateno: Em reforo ao chamamento constitucional e legal preservao do

patrimnio histrico e cultural, foi editada a Lei n 9.605/1998, que dispe sobre sanes

penais e administrativas aplicveis em caso de destruio, inutilizao ou deteriorao de

arquivos e registros que sejam de guarda permanente.

No apenas a legislao sofreu evoluo na proteo e disponibilizao de

informaes, mas tambm a tecnologia aplicada ao processamento dessas informaes.

As primeiras iniciativas do processo eletrnico tiveram base na Lei n

10.259/2001, que disciplinou a instituio dos Juizados Especiais Federais. A partir da

Lei n 11.419/2006 admite-se a gerao do processo de forma eletrnica para todos os

ritos e competncias.

No tocante Lei n 12.682/2012, que dispe sobre elaborao e arquivamento de

documentos em meios eletromagnticos, preciso dizer que mesmo aps a digitalizao,

os originais devem ser mantidos pelo prazo estabelecido na legislao, visto que houve

veto aos dispositivos que autorizavam o descarte. Ressalta-se que documentos de valor

permanente so inalienveis e imprescritveis, e devero ser integralmente preservados.

Quanto aos demais, somente podero ser objeto de descarte quando decorridos os prazos

estabelecidos por meio de legislao pertinente.

SAIBA MAIS:

Recomenda-se a leitura da Resoluo n 31, de 28/04/10, do Conselho Nacional

de Arquivos (CONARQ), que veicula recomendaes para a digitalizao de documentos

arquivsticos permanentes.

2.3- Lei de Acesso Informao (Lei n 12.527/2011)

Publicada em 18/11/2011, a Lei n 12.527 (Lei de Acesso Informao Pblica

LAI), alterou os arts. 22 a 24 da j referida Lei n 8.159/1991, revogou a Lei n

11.111/2005 e foi editada para regulamentar o direito de acesso a informaes, previsto

na CF/88 nos ttulos referentes a direitos e garantias fundamentais (inciso XXXIII di art.

5), organizao do estado (art.37, 3,II) e ordem social (art. 216, 2).

A lei determina que os rgos e entidades do poder pblico, inclusive do Poder

Judicirio, devero assegurar, na forma do art. 6:

(a) A gesto transparente da informao, propiciando amplo acesso a ela e a sua

divulgao;

(b) A proteo da informao, garantindo sua disponibilidade, autenticidade e

integridade;

(c) A proteo da informao sigilosa e da informao pessoal, observada a sua

disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrio de acesso.

Tratando-se de informao contida em processo judicial, a LAI restringe o acesso

em hipteses legais de sigilo e segredo de justia, conforme seu art. 22. Por outro lado,

resta garantido o acesso informao necessria tutela judicial ou administrativa de

direitos fundamentais (art. 21).

Ao contrrio da cultura do sigilo, a LAI determina a transparncia da

administrao pblica e o controle social das aes do governo, impondo estudos para

fixao de critrios identificadores e classificatrios das informaes sigilosas. Deixa

clara, ainda, a necessidade de implementao de politicas de gesto documental, aptas a

propiciar seu efetivo cumprimento, aspecto que interessa gesto dos documentos do

Judicirio, aqui tratada.

2.4- Resolues CNJ 91/2009 (MoReq-Jus) e 46/2007 (Tabelas Processuais

Unificadas do Poder Judicirio classes, assuntos e movimentao processual)

As tabelas processuais unificadas para o Poder Judicirio (Resoluo n 46 do

CNJ, de 18 de dezembro de 2007) foram construdas para uniformizao e sistematizao

das tabelas bsicas de classes, assuntos, movimentos e fases processuais, utilizadas no

Poder Judicirio. A partir da Recomendao n 37/2011 passaram a concentrar tambm

as informaes sobre os prazos de preservao e eliminao dos processos, adquirindo

nova perspectiva de eficincia em favor da gesto de nossas informaes.

A adoo dos registros digitais e o surgimento do processo eletrnico so

resultado inevitvel da evoluo dos processos de trabalho. Essa evoluo se fez

acompanhada de crescentes volumes de processamento e de novos desafios relacionados

s tcnicas de produo e preservao da documentao judicial e administrativa do Poder

Judicirio.

Para fazer frente a tal desafio, a exemplo do que existe em outros pases e reas

profissionais, o CNJ editou a Resoluo n 91, de 29 de setembro de 2009, que instituiu

o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto de Processos e

Documentos do Poder Judicirio, o MoReq-Jus.

O Moreq-Jus contempla um conjunto de 343 requisitos para adoo nos sistemas

informatizados do Poder Judicirio. Os requisitos funcionais definem funes e

estruturam o sistema, dotando-o de capacidade para gerenciar acervos arquivsticos. J

os no-funcionais so afetos segurana, confiabilidade e desempenho do software,

aplicando-se tanto aos sistemas legados (atualmente em uso), quanto para os sistemas

novos (a serem adquiridos ou desenvolvidos) de gesto de documentos e processos da

rea judicial e administrativa.

Concluindo, aplicam-se gesto de documentos no Poder Judicirio as diretrizes

bsicas do Programa Nacional de Gesto Documental, institudo pelo Conselho Nacional

de Justia CNJ, por meio da Recomendao n 37/2011.

A justificativa para isso reside na peculiaridade da documentao produzida pelo

Poder Judicirio em sua atividade fim, que no guarda comparativo com demais

atividades exercidas por outras instituies pblicas, j que produzidas em exerccio de

um dos poderes da Repblica, no anlogo a qualquer outra atuao estatal. Assim,

divergem os pilares de guarda permanente e da estrutura da temporalidade, que foram

estruturados com ateno especfica ao que distingue essa atuao.

Quanto ao mais, os requisitos de gesto e os instrumentos de atuao guardam

similitude com os aplicveis em outras instituies pblicas, com observncia dos

regramentos do CONARQ acerca da matria.

Releva salientar que se a documentao produzida no Poder Judicirio no for

tratada a partir de critrios cientficos, estar fadada ao perecimento, inclusive natural, e

impossibilidade de acesso e disponibilizao.

Assim, o exerccio da prpria cidadania fundamenta a gesto documental no Poder

Judicirio e as tcnicas apresentadas neste curso possibilitam o conhecimento do Proname

e a disseminao da ideia de atuao em relao a documentos dotados de natureza

pblica, especialmente os arquivados, com olhos postos na sua plena utilizao atual e

tambm das geraes futuras.

2.5- Recomendao 37/CNJ: noes bsicas:

A j citada Recomendao n 37, de 15 de agosto de 2011, estabelece um conjunto

de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao

e arquivamento de documentos institucionais e recebidos pelas instituies do Judicirio,

no exerccio de suas atividades jurisdicionais e administrativas, independente do suporte

em que a informao est registrada.

Com isso, a gesto documental destinada a garantir acesso, e tambm a

preservao, que est baseada nos seguintes pilares: corte cronolgico; pr-seleo por

classe, assunto ou provimento; trabalho das Comisses Permanentes de Avaliao e Plano

Amostral.

No obstante a necessidade de administrao de diversos e volumosos acervos, o

resultado imediato deste esforo o resgate e a divulgao da memria do judicirio,

inobstante a necessidade de administrao dos diversos e volumosos acervos, bem como

da transformao dos depsitos de processos em arquivos eficientes e acessveis, mesmo

que a mdio e longo prazo.

Por outro lado, acumular documentos e processos destitudos de valor

informativo, probatrio ou histrico destinar recursos pblicos sem a devida

contrapartida, isto , no usar o recurso financeiro de forma devida. Tambm importante

lembrar que o descarte mecanismo legtimo, institudo a partir de regras procedimentais

rigorosas, que contemplam tambm o respeito ao meio ambiente (vedada a hiptese de

incinerao) e a previso de destinao social do material descartado.

Lembre-se que documento produzido pelo poder pblico patrimnio pblico,

portanto pertence sociedade, devendo o Estado assegurar sua proteo e responsabilizar

quem concorrer para sua destruio.

No mdulo seguinte deste curso, ser feita a anlise mais pormenorizada dos

instrumentos de gesto institudos na Recomendao n 37/2011 do Conselho Nacional

de Justia.

Resumo:

A partir do regramento constitucional sobre o acesso informao e a preservao

do patrimnio histrico e cultural foram apresentadas as disposies legais e normativas

relacionadas aplicao dos conceitos e princpios arquivsticos (abordados no mdulo

I) durante todo o ciclo de vida dos documentos do Poder Judicirio nacional.

Agora, voc dever se familiarizar com as principais normativas lendo a

Recomendao n 37/2011 e alteraes da Recomendao n 46/2013 disponvel no link:

http://www.cnj.jus.br/atos-administrativos/atos-da-presidencia/322-recomendacoes-do-

conselho/15447-recomendacao-n-37-de-15-de-agosto-de-2011 .

Textos obrigatrios:

DE SORDI, Neide. MOREQ-JUS uma contribuio do Centro de Estudos Judicirios preservao da informao jurdica digital. Revista CEJ. Braslia: CEJ, Ano XV, p.

49-59, julho/2011. Disponvel em:

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HENDGES, Carla Evelise Justino; SLIWKA, Ingrid Schroder. O direito constitucional

informao, a Lei 12.527/2011 e a gesto documental no Poder Judicirio. Revista

Autos & Baixas, Porto Alegre, v. 1, n. 1, 2013. Disponvel em:

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