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GESTÃO INTEGRADA DE PROJETOS ESTRATÉGICOS
Moisés Marques - 2014
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2
Aula 4 - Gestão integrada de projetos estratégicos
Por que gerenciar projetos?
Como obter a integração entre projetos/açõesestratégicas; indicadores de gestão e áreas deconhecimento?
Conectando estratégias e projetos
Áreas de conhecimento da Gestão de Projetos
Por que é necessária a integração?
Integrando projetos e processos na gestão pública
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3
Mapa Estratégico (BSC)
Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo n
Estrutura Organiza-
cional
Ger. de Ação Ger. de Projeto
Ser um governo reconhecido pela população, por
conseguir efetivamente mudar a vida dos munícipes,
com políticas públicas inovadoras, criativas
e participativas. Obter o almejado equilíbrio fiscal
Modelo de
Negócio
Ação Estrat. I
Ação Estrat. II
Ação Estrat. n
Proj. AE I.1
Proj. AE I.2
Proj. AE I.n
Business Case AE I.1
Business Case AE I.2
Business Case AE I.n
Fluxo de Caixa Projetado e Alinhamento com o Orçamento
Indicadores Estratégicos - BSC
Indicadores de Qualidade dos
Projetos
Status
Perspectiva Financeira
I5
I4
PF3
I3
I2
PF2
ROE
Aumentar a receita tributária
Meta2017
Meta 2013ÍndiceIndicador
PMOVisão
Conexão entre Estratégia e Projetos
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4
Cenários e Estratégia
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5
PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO
EXECUÇÃO
LIDERANÇA
CONTROLE
REQUISITOS FUNDAMENTAIS
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6
PRINCIPAIS BARREIRAS PARA A IMPLEMENTAÇÃO DA ESTRATÉGIA
Fonte: Adaptado de Matiolli – FIA/USP
A maioria das empresasfalha ao implementar a
Estratégia
Barreira da VisãoSomente 5% dosFuncionáriosEntendem a Estratégia
Barreira da Administração85% dos executivos gastammenos do que uma hora pormês discutindo estratégia
Barreira dos Recursos60% das organizações nãoamarram o orçamento à
Estratégia
Barreira das PessoasSomente 25% dos gerentestêm incentivos ligados à
Estratégia
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OS PRINCÍPIOS PARA UMA BOA IMPLEMENTAÇÃO DA ESTRATÉGIA
• Liderança
• Operacionalização daEstratégia
• Desdobramento emações com indicadores
• Alinhamento dePessoas com aEstratégia
• Estratégia comoprocesso contínuo
COMUNICAR
FORMULAR
IMPLEMENTAR
AVALIAR
Fonte: Adaptado de Matiolli – FIA/USP
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PERGUNTAS CLÁSSICAS PARA PLANEJAR
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9
5W / 2 H (Check List)
• Who? (Quem vai fazer?; Quem vai comprar?)[Responsabilidade/Foco]
• When? (Para quando se espera a finalização? Quando seespera o ROI?) [Cronograma/Tempo/Prazo]
• What? (O que exatamente vai ser feito?) [Etapas]• Where? (Onde vai se fazer? Onde vai se vender?) [Local]• Why? (Por que vai se fazer?) [Justificativa/Objetivo]
• How? (Como vai ser feito?) [Método]• How Much? (Quanto vai custar? Quanto se espera de
retorno?) [Custo]
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10
5W / 2 H
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Fase IVisão
Estratégica
Como fazer ?Aonde estamos e o que queremos ser ?
• Situação Atual
• Modelos organizacionais e melhores práticas
• Criação de Valor
• Valores dos Cidadãos
• Necessidades dos cidadãos vs. Possibilidades de ofertas de políticas públicas
• Discutir alternativas e definir a Visão Estratégica da Organização
• Modelo de localização e gap do potencial de atuação
• Modelo de Organização
• Projetos a serem implementados
• Business Case do Plano de Ação
• Indicadores de Desempenho do Plano de Ação
• Balanced Scorecard (BSC)
O que e por que fazer?
• Definição dos “Clientes-Alvo” das políticas
• Estratégia de Canais, Atendimento e Serviços
• Situação atual do Modelo Operacional da Organização
• Oportunidades de melhoria do modelo de organização e do modelo operacional
• Melhores Práticas Operacionais
Est
raté
gia
de
Im
ple
me
nta
ção
Fase IIDirecionamento
Estratégico
Fase IIIPlano
de Ação
Etapas do Planejamento Estratégico
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� Abertura de novas escolas no novo modelo
� Redução de despesas supérfluas
� Foco nos segmentos de baixa renda e maior número de filhos
� Aumento das receitas e possibilidades de alternativas
Ser um município modelo em termos de políticas educacionais, facilitando a percepção de que há eficácia e eficiência nas políticas públicas....
Ser um município modelo em termos de políticas educacionais, facilitando a percepção de que há eficácia e eficiência nas políticas públicas....
Visão Definida
Suportes Estratégicos para a Visão Definida
Principais Linhas de Orientação para as Capacitações Necessárias à Organização
• Processos eficazes, ágeis e com baixo custo
• Estrutura eficiente orientada ao modelo organizacional
• Pessoas motivadas e desenvolvidas com base em competências, gerindo e gerando novas possibilidades
• Tecnologia como o diferencial competitivo, inovador e eficiente no tratamento das demandas
Visão conectada a processos
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Conectando Estratégias e Projetos
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PROJETOS
• O que é um projeto? É um conjunto de atividadestemporárias, realizadas em grupo, destinadas aproduzir um produto, serviço ou resultado únicos.
• O Gerenciamento de Projetos é a aplicação deconhecimentos, habilidades e técnicas para a execuçãode projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de umacompetência estratégica para organizações, permitindocom que elas unam os resultados dos projetos com osobjetivos do negócio – e, assim, melhor competir emseus mercados.
Fonte: PMBOK
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GESTÃO DE PROJETOS
Fonte: PMBOK
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16
A gestão integrada da implantação do Plano de Ação tem por objetivo controlar a execução dos diversosprojetos, monitorando a evolução dos Indicadores de Desempenho definidos para os Objetivos Estratégicos daOrganização
A gestão integrada da implantação do Plano de Ação tem por objetivo controlar a execução dos diversosprojetos, monitorando a evolução dos Indicadores de Desempenho definidos para os Objetivos Estratégicos daOrganização
Objetivos Estratégicos
Plano de Ação
Indicadores de
Desempenho
Status dos Projetos
Riscos
Recursos
Custos
Escopo
Prazos
Qualidade
Contratos
Comunicação
Gestão IntegradaGestão
Integrada
Gestão Integrada da Implantação do Plano de Ação
Alinhamento de Objetivo/Modelo de Organização/ Projetos
PI4
PF2
PF3
Manter a rentab. para o
acionista
Pers
pect
iva F
inance
ira
Pers
pect
iva d
e C
liente
s
Pers
pect
iva d
e P
roce
ssos
Inte
rnos
Pers
pect
iva I
novaçã
o &
Apre
ndiz
ado
Aumentar a
satisfação de
clientes
PC2
PC3
PC4
PP2
Otimizar process
os comerci
al
PP3
PI3
PI2
Ser eficiente na execução da
Visão Estratégica
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Obter a
melhoria do
nível
educacional....
Obter a
melhoria do
nível
educacional....
PF2
PF3
Manter a
receita média
Pers
pect
iva F
inance
ira
Pers
pect
iva d
e C
liente
s
Pers
pect
iva d
e P
roce
ssos
Inte
rnos
Pers
pect
iva I
novaçã
o &
Apre
ndiz
ado
Aumentar a
satisfação dos
cidadãos
PC2
PC3
PC4
PP2
Otimizar
processos
para
munícipes
PP3
PI4
PI3
PI2
Ser eficiente na
execução da Visão
Estratégica
Objetivos Estratégicos conectados à Visão (BSC)
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PC3
Status
Perspectiva Financeira
I5
I4
PF3
I3
I2
PF2
Receita Anual
Manter a receita média
Meta2018
Meta 2014ÍndiceIndicador Status
Perspectiva de clientes
I3
I2
Recl. à Ouvidoria
Aumentar a satisfação de cidadãos
Meta2018
Meta 2014ÍndiceIndicador
Perspectiva de Processos Internos
Status
I4
I3
Tempo de LicençaI2
Otimizar processos de atendimento
Meta2018
Meta 2014ÍndiceIndicador
Perspectiva de Inovação e Aprendizado
I4
I2
Status
Desvio de metas
Ser eficiente na execução da Visão Estratégica
Meta2018
Meta 2014ÍndiceIndicador
Indicadores Estratégicos – BSC
PI2
PC2
PC4
I4
PP2
PP3 I3
PI3
PI4
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Mapa Estratégico Setorial
Melhorar
Agregar
Segmentar agências
MaximizarAumentar a Margem de Contribuição
Ampliar
Adequar
Aumentar
Reduzir
Aumentar a Satisfação de Clientes
Aumentar
Otimizar Processos Comerciais
DisporAtrair e Desenvolver
Aumentar Ampliar
Maximizar
Maximizar
MaximizarAprimorar
Desenvolver Competências Gerenciais
Desenvolver Competências
PerspectivaFinanceira4
PerspectivaClientes6
PerspectivaProcessos10
PerspectivaAprendizado6
26 Objetivos Estratégicos
Melhorar
Desenvolver Competências Dispor
Controlar
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20
PROJETOS: PLANOS DE AÇÃO
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21
PROJETOS: ÁREAS DE CONHECIMENTO
Fonte: PMBOK
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A METODOLOGIA
Fonte: PMBOK
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23
PROJETOS: GESTÃO DA QUALIDADE
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24
Resumo do Indicador de Qualidade dos Projetos
XPTO PREFEITURA
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25
Termos de Abertura e Encerramento
XPTOXPTO
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MsProject
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Ferramentas de Apoio – Banco de dados das Ações
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Alterações e Aceitação de Produtos
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Pontos de Atenção e Riscos Potenciais
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Matrizes de Comunicação e Recursos
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Matriz de Responsabilidades
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Fluxo Financeiro – Business Case
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Selo PE e Controle de selos
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Sistema de Gerenciamento dos Projetos
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35
Ação Pontuação Total
Ação I17
Ação II18
Ação III22
Ação IV 16
Ação V 12
Ação VI 15
Ação VII 15
Ação n 14
Pontuação
0 2 3 41
Matriz de prioridades vs. objetivos
Como hierarquizar as ações?
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FOCO
na
Estratégia
Grande vantagem
“...será vencedor quem souber como manobrar tanto as forças superiores como as inferiores.”
(Visão/Modelo Organizacional)
“... Será vencedor aquele cujo exército estiver animado do mesmo espírito em todos os postos.”
(Objetivos/Foco)
“Manobrar um exército é vantajoso; manobrar uma multidão indisciplinada, perigoso demais.”
(Metodologia de Gestão/PMO)
“... no campo de batalha, a palavra falada não vai muito longe; daí a instituição de gongos e
tambores” (Comunicação/BSC)
(Sun Tzu)
Estratégia conectada a objetivos, que se
desdobram em ações, que por sua vez são
articuladas por projetos, que, por fim, são
medidos pelo alcance de indicadores de BSC
(Metas) e de PMO (Qualidade)
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37
POR QUE OS INDICADORES IMPORTAM?
- A intervenção na realidade social exige instrumentosadequados para acompanhamento, monitoramento eavaliação
- A formulação, implementação e controle dos resultados daspolíticas públicas podem ser aprimorados pela avaliação deindicadores, principalmente aqueles de validade universal
- Exemplo: Necessidade de que a política de combate àdengue seja revista, pois o volume (número de pessoas deuma determinada população) e a proporção (total dosinfectados em relação à população total) de infectados vemaumentando
- Necessidade de compatibilizar objetivos de curto, médio ede longo prazos, em diferentes perspectivas, sob umamesma visão
- Indicadores viabilizam o planejamento público