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ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

cucruren tICCRLACiON orPORTC Instituto DistrItal dejas Artes

GESTIÓN PARA LA APROPIACIÓN DE LAS PRÁCTICAS ARTÍSTICAS

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE FESTIVALES

Código: 1MI-GAPA-PD-01 Fecha: 20/12/2014 Versión: 2 Página: 1 de 23

OBJETIVO: Contribuir al fortalecimiento de las dimensiones de formación, circulación y creación de los(as) artistas musicales de la ciudad de Bogotá y garantizar a la ciudadanía el acceso a una oferta musical de calidad. ALCANCE: Inicia desde la concertación con el sector hasta la evaluación de cada festival. RESPONSABLE (S): Subdirección de las Artes - Gerencia de Música NORMATIVIDAD: CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991: Art 7; Ad 70; Art 355. DECRETO 777 DE 1992: Por el cual se reglamentan la celebración de los contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política. DECRETO 1403 DE 1992: Por el cual se modifica el Decreto 0777 de 1992: inciso 2o del artículo 1; para celebración de los convenios de asociación. LEY 397 DE 1997: Por la cual se desarrollan los artículos 70, 71 y 72 y demás artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural, fomentos y estímulos a la cultura, se crea el Ministerio de la Cultura y se trasladan algunas dependencias. ACUERDO 489 DE 2012 "Por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C. Bogotá Humana". POLÍTICAS CULTURALES DISTRITALES 2004-2016. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: AMPLIACIÓN DEL OBJETIVO: Los Festivales al Parque son proyectos culturales que permiten a ciudadanos y ciudadanas de todos los estratos sociales, edades, nivel educativo y sectores poblacionales, congregarse en los parques y espacios al aire libre, para disfrutar de las diferentes expresiones musicales. Los Festivales al Parque fueron creados por el Instituto Distrital de Cultura y Turismo, ahora Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, a través de su programa de Estímulos a las áreas artísticas. A partir de 2011 y a raíz de la creación del IDARTES, son convocados y coordinados por la Gerencia de Música de ésta entidad. Los parques son asumidos como escenarios culturales y los festivales, como ejercicios de circulación de las agrupaciones artísticas, a través de los cuales se construyen espacios de encuentro y convivencia que por demás contribuyen con las acciones de apropiación del espacio público y al ejercicio afirmativo de derechos. Los Festivales al Parque son espacios que garantizan el ejercicio de los derechos culturales, gracias a que en estos es posible disfrutar de manifestaciones artísticas y expresar individual y colectivamente, prácticas sociales, códigos de comportamiento y posiciones frente al mundo. En este sentido los festivales se desarrollan en cuatro componentes: componente Artístico, componente académico, componente de emprendimiento y componente de bienestar y una línea estratégica de memoria. El componente artístico de los festivales se define mediante dos estrategias: la convocatoria pública que realiza IDARTES para seleccionar las agrupaciones distritales de cada uno de los festivales, y la selección y contratación de artistas invitados (distritales,

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GESTIÓN PARA LA APROPIACIÓN DE LAS PRÁCTICAS ARTÍSTICAS Código: 1MI-GAPA-PD-01 Fecha: 20/12/2014

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CULTURA RCORCACION y OLPORTC Instituto DIstrltal de les Artes

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE FESTIVALES Versión: 2 Página: 2 de 23

nacionales e internacionales) así como de los encargados de las actividades académicas y de emprendimiento.

AMPLIACIÓN DEL ALCANCE: Anualmente se realiza un proceso selección de agrupaciones distritales a través de la convocatoria pública y la evaluación de los jurados competentes. De la misma manera se realiza el diseño, concertación y planeación en torno a los componentes artístico, académico, emprendimiento, circulación, bienestar y la línea de memoria de cada Festival. A partir de los consensos con los comités asesores se define el énfasis de cada Festival y posibles alianzas y convenios. Con el fin de articular, sintetizar y concretar el concepto, las líneas de acción y los cronogramas de trabajo del Festival, se produce un documento de planeación que dé cuenta de las actividades y los tiempos a desarrollar durante el año para el cumplimiento del Festival en sus diferentes etapas. Cabe resaltar que este documento, incluye otras propuestas que desde el equipo de festivales se realicen previamente. Finalmente se realiza un proceso de análisis, reflexión y recomendaciones para cada uno de los festivales, que inicia con el proceso de revisión financiera, revisión de la preproducción y producción técnica y logística, programación artística, académica y de emprendimiento y las alianzas obtenidas durante los mismos.

A. COMPONENTES: COMPONENTE ACADÉMICO: Actividades que apuntan a la cualificación y actualización del sector musical y especialmente de las agrupaciones participantes en los festivales y sus públicos. El componente se adelanta articuladamente con instituciones formativas o culturales de la ciudad, vinculando artistas, investigadores y destacados personajes de la industria de la música en cada uno de los géneros convocados, con el propósito de fortalecer los niveles técnicos y de producción de los grupos distritales, a través de foros, talleres, clínicas, entre otros. Igualmente se generan escenarios de discusión y reflexión en torno a las problemáticas y estados del ámbito musical, con el apoyo de entidades distritales y académicas. COMPONENTE DE EMPRENDIMIENTO: Para el fortalecimiento de los procesos comerciales asociados a las agrupaciones y organizaciones participantes en los festivales, a través de espacios de ventas de productos y servicios, cualificación de agentes y espacios de encuentro entre agentes del sector. COMPONENTE ARTÍSTICO: Este se nutre de grupos bogotanos seleccionados a través de la convocatoria pública y de agrupaciones invitadas nacionales e internacionales, que por su alto nivel y reconocida trayectoria, permiten ofrecer a la ciudad eventos de muy alto nivel artístico. COMPONENTE DE BIENESTAR PARA PÚBLICO EN GENERAL: Actividades y espacios que se diseñan en cada festival para el aprovechamiento y disfrute de los parques y plazas. Así mismo, concibe las experiencias que le permitirán a la ciudadanía la apropiación del espacio público.

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CULTURA REEREACJON Y DEPORTE Instituto Distrital datas Artes




LINEA DE MEMORIA: Es la línea estratégica que pretende generar productos impresos, audiovisualesfonográficos, que den cuenta del impacto histórico, social y artístico de los festivales al parque.

B. ACTIVIDADES DE GESTIÓN: Totalidad de las actividades interdependientes que se realizan para alcanzar el propósito de los festivales. COMITÉ ASESOR: Grupo de personas idóneas y conocedoras de cada uno de los eslabones de la cadena productiva de la música, en el género particular de cada festival, quienes asesoran sobre las líneas de acción de los festivales al parque. ALIANZAS ESTRATÉGICAS: Gestiones realizadas con empresas públicas y privadas, entidades de formación, ongs y otras iniciativas que permiten el fortalecimiento de actividades y componentes de los festivales, ya sea través del apoyo económico, insumos o activaciones de marca. CAMPAÑAS: Asociación con entidades o instituciones que activan campañas hacia la ciudadanía tales como "cuidado del agua", "consumo consciente", "sexo seguro", "respeto a la mujer", "reciclaje de residuos tecnológicos".

C. PROCESOS TRANSVERSALES PROCESO TRANSVERSAL DE PRODUCCIÓN: Sistema transversal de sub-procesos y procedimientos que buscan garantizar las condiciones técnicas, logísticas y de infraestructura para la realización de cada festival. PROCESOS TRANSVERSALES DE COMUNICACIONES: Sistema transversal de sub-procesos y procedimientos que buscan garantizar la divulgación y comunicación de los festivales a través de impresos, free press, entrevistas, redes sociales y demás estrategias comunicativas. PROCESOS COMPARTIDOS CON OTRAS GERENCIAS ARTÍSTICAS: Presencia de otros lenguajes artísticos en los festivales, en colaboración con otras gerencias: Bailarines de salsa en el Festival salsa al Parque, graffiti y break dance en Hip hop al parque, agrupaciones de danza folclórica en Colombia al parque, maratones de fotografía y videos en Rock al Parque. ARTICULACIÓN CON OFICINA DE CONVOCATORIAS: Para la realización de los concursos a través de los cuales se seleccionan las agrupaciones distritales.

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CULTURA fiCCRCACION orPoraTC Instituto DIstraal da las Arias

GESTIÓN PARA LA APROPIACIÓN DE LAS PRÁCTICAS ARTISTICAS



No DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA RESPONSABLE PRODUCTO O REGISTRO

PUNTO DE CONTROL DEPENDENCIA CARGO

PROCESO DE CONVOCATORIAS

1

AJUSTAR CARTILLA DE FESTIVALES PARA LA SELECCIÓN DE AGRUPACIONES DISTRITALES Realizar un análisis de los términos de convocatoria para cada uno de los festivales teniendo en cuenta, los resultados del año anterior, la dinámica de los sectores y los requerimientos internos de la entidad.

Gerencia de Música

Equipo Creación

Equipo

Gerencia Música

Convocatorias

Borrador Cartilla N.A

2

PUBLICAR CARTILLA DE FESTIVALES Editar la cartilla de la convocatoria con las observaciones realizadas por el equipo de los festivales al Parque.

Área de Convocatorias

Profesional Convocatorias Cartilla Festival X

3 LANZAR CONVOCATORIA Realizar la publicidad de la convocatoria a través de la página web del IDARTES.


Oficina de Comunicaciones

Profesional Convocatorias

Profesional Oficina Comunicaciones

Página Web X

4

PROGRAMAR AUDICIONES Y DELIBERACIONES CON JURADOS PARA LA SELECCIÓN DE AGRUPACIONES DISTRITALES Establecer un cronograma sobre los tiempos dados a las audiciones acorde con las propuestas recibidas.

Gerencia de Música

Equipo Creación Gerencia Música

Cronograma Audiciones X

5 GENERAR RESOLUCIÓN GANADORES(AS) Acorde con la evaluación de los jurados, se establecen los nombres de los ganadores.


Oficina Asesora Jurídica

Profesional Designado Resolución X

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CARGO DEPENDENCIA

2

DEFINIR LOS CONVENIOS DE ASOCIACIÓN CON LAS ENTIDADES ALIADAS PARA CADA FESTIVAL Teniendo en cuenta el trabajo que vienen adelantado diferentes organizaciones del sector cultural de la ciudad, se invita a algunas organizaciones (fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro) a presentar propuesta en aras de ser tenida en cuenta en el proceso de selección para realizar convenios de asociación y co-realizar uno o varios componentes de dichos festivales.

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CULTURA RECREAL ,r J Y DEPORTE Instituto DIststai iss Artes




RESPONSABLE PRODUCTO O PUNTO DE REGISTRO CONTROL No DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA

DISEÑO Y PLANEACIÓN DE LOS FESTIVALES REALIZAR REUNIONES CON MESA SECTORIAL AMPLIADA A través de mesas de trabajo y comités asesores se realiza una concertación con el sector y organizaciones para asegurar la pertinencia de las actividades que se van a realizar.

1 N.A.

X

Actas de Reunión Equipo Gerencia de Música

Gerencia Música

Director

REVISAR Y DEFINIR ACCIONES Y CRONOGRAMA DE LOS FESTIVALES En el comité operativo del convenio, se aprueban las acciones, cronograma y presupuestos de ejecución con respecto a la producción técnica, logística y los componentes artístico, académico y de emprendimiento.

Dirección

Subdirección de las Artes

Gerencia Música

Entidad aliada

Subdirector(a) de las Artes

Gerente y equipo administrativo de la

Gerencia

Responsable entidad aliada

3 N.A.

Actas de comité operativo con actividades,

cronograma y presupuestos

aprobados

Dirección


Gerencia Música

Invitación a varias entidades

Propuestas presentadas

Director


Gerente y equipo administrativo de la

Gerencia

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CULTORA RECREACIO N Y DEPORTE Instituto Distrital do las Artera..

GESTIÓN PARA LA APROPIACIÓN DE LAS PRACTICAS ARTÍSTICAS





4

REALIZAR LA CREACIÓN DE LA PROPUESTA GENERAL DE CADA FESTIVAL A partir de los lineamientos trazados en la reunión de comité operativo, se crea una propuesta para cada uno de los festivales a partir de un concepto para cada uno.


Gerencia Música

Entidad aliada

Subdirector(a) de las Artes ,

i Gerente Música Equipo Festivales


Acta de reunión y documento base X

5

REALIZAR LA CONFORMACIÓN DE LOS COMITÉS ASESORES Y COMITÉS TÉCNICO- OPERATIVOS DE CADA UNO DE LOS FESTIVALES Con base a la creación de la propuesta planteada desde las áreas misionales, se inicia el proceso de concertación con los Comités Asesores y Comités


Gerencia Música

Entidad Aliada


Gerente Música Equipo Festivales


Acta de reunión y N.A. documento base

Técnicos Operativos para todos los componentes de cada festival.

6

DEFINIR LAS LÍNEAS DE ACCIÓN DE LOS FESTIVALES Con la asesoría de cada uno de los Comités Asesores y operativos, se establecen las líneas finales y se procede a desarrollar cada uno de los componentes.


Gerencia Música

Entidad Aliada


Gerente Música Equipo Festivales


Acta de reunión y documento base NA.

7 DEFINIR ACTIVIDADES DE LOS COMPONENTES Se definen las actividades en cada uno de los componentes (Artístico, formación, emprendimiento,



Documento de lineamientos

N.A.

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Código: 1MI-GAPA-PD-01

Fecha: 20/12/2014 Versión: 2


CULTURA RCCHLAGICIN N' Lit POR L Instituto Distrital de las Artes


Página: 7 de 23



y bienestar que conforman el festival) Gerencia Música

Entidad aliada

Equipo Gerencia de Música


Actas de reunión

8

COORDINAR ESTRATEGIAS DE GESTIÓN Se coordinan estrategias de gestión para generar recursos para los festivales a través de convenios, alianzas estratégicas, entre otros, con el sector público o privado.

Dirección


Gerencia Música

Entidad aliada

Asesor(a) Dirección - Marketing y

Alianzas estratégicas




Documento Base X

COMPONENTE ARTÍSTICO

1

REALIZAR EL PROCESO DE SELECCIÓN DE LAS AGRUPACIONES DISTRITALES El desarrollo del componente de programación artística involucra a los ganadores de la convocatoria (Programa Distrital de Estímulos).

Gerencia de Música

Oficina de convocatorias

Equipo Festivales Equipo Creación

Responsable oficina convocatorias

Resoluciones N.A.

2 REALIZAR EL PROCESO DE CURADURÍA DE ARTISTAS INVITADOS DISTRITALES,

Gerencia de Música

Equipo Festivales Documento base, actas. N.A.

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GESTIÓN PARA LA APROPIACIÓN DE LAS PRÁCTICAS ARTÍSTICAS Código: 1MI-GAPA-PD-01 Fecha: 20/12/2014

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE FESTIVALES Versión: 2 Página: 8 de 23

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CULTURA RECREACIÓN y DEPORTE Instituto DIsaltal de las Artes



NACIONALES E INTERNACIONALES Se reciben las propuestas a través de los mecanismos establecidos para ello (físico o virtual). Luego se realiza un análisis de pertinencia, costos e impacto.

Entidad Aliada Responsable entidad aliada

3 CONCERTACIÓN ARTISTAS INVITADOS Interactuar con los artistas frente a las condiciones, precios y fechas acordadas de los posibles artistas y grupos invitados

Gerencia de Música

Entidad Aliada

Equipo Festivales al Parque y

Responsables de la Entidad Aliada

N.A

4

DISEÑO DE PARRILLA OFICIAL Construir la programación artística concertada para el festival

Gerencia de Música

Entidad Abada

Equipo Festivales al Parque y

responsables de la Entidad Aliada

Programación Concertada X

4

ENTREGA DE PARRILLA OFICIAL Se entrega la parrilla oficial a dirección, subdirección, producción y comunicaciones.

Gerencia de Música

Entidad Aliada

Equipo Festivales al Parque

Responsable Entidad Aliada

Programación aprobada X

COMPONENTE FORMACIÓN

1

DISEÑAR EL COMPONENTE DE PROGRAMACIÓN ACADÉMICA Se diseñan las actividades formativas (Artistas, investigadores y personajes destacados) en cada uno de los géneros convocados.

Gerencia Música

Entidad Aliada Responsable

Gerente Música

Equipo Formación

Entidad Aliada

Documentos base X

2 ENLISTAR OPCIONES TALLERISTAS Establecer los posibles talleristas respecto a sus perfiles.

Gerencia Música

Entidad Aliada

Equipo Formación

Responsable Listado N.A

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CULTURA RECREACIÓN Y OtIretn, Instituto Disidid' de las Aptos



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Entidad Aliada

3 NEGOCIACIÓN VERBAL Se establecen las tarifas y condiciones de los talleristas.

Gerencia Música

Entidad Aliada

Equipo Formación

Equipo Festivales


N.A N.A

4 GESTIONAR LUGARES DE TALLERES Verificar las condiciones del equipamiento con el que cuenta el lugar.

Gerencia Música

Entidad Aliada

Equipo Formación


N.A N.A

5 CONSTRUIR PROGRAMACIÓN ACADÉMICA Organizar lugares y horarios para publicar programación académica.

Gerencia Música

Entidad Aliada

Equipo Formación


Programación Académica X

ENVIAR CARTAS Realizar cartas de invitación a los Artistas,6 talleristas, bookers (representantes y/o negociadores de artistas).

Gerencia Música

Entidad Aliada

Equipo Formación


Cartas enviadas X

7 SOLICITUD REQUERIMIENTOS Se realiza los requerimientos técnicos, alimentación, transporte, hospedaje y otros aspectos.

Gerencia Música

Entidad Aliada

Equipo Formación


Sábanas técnicas y logísticas X

8 EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES QUE INTEGREN EL COMPONENTE Realización de las actividades programadas.

Gerencia Música

Entidad Aliada

Equipo Formación

Responsable

Registro fotográfico, asistencias

N.A.

Entidad Aliada

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cutyurtA nocnicniciOu y DEPORTE Instituto Distrital de les Artes






COMPONENTE EMPRENDIMIENTO

1

DISEÑAR EL COMPONENTE DE EMPRENDIMIENTO Diseñar actividades de fortalecimiento de procesos comerciales asociados a las agrupaciones y organizaciones participantes de cada festival. Propuesta de agentes invitados, diseño de invitaciones para los espacios de venta de bienes y servicios, espacios de asesoría a diferentes agentes.

Gerencia Música

Entidad Aliada

Equipo Circulación y Emprendimiento


Documentos base X

2

DISEÑAR CONCEPTO DEL ESPACIO DE EMPRENDIMIENTO EN CAMPO Definición de número de carpas de oferta de productos relacionados con la industria de la música y ubicación de las mismas en los parques donde se realizan los festivales

Gerencia Música

Área Producción

Entidad Aliada


Producción


Documento especificaciones y

estructura N.A

3

REALIZAR INVITACIÓN A través de invitación pública se convocan las personas que desean participar dentro del área de emprendimiento, para que presenten sus proyectos que deben incluir los miembros del equipo.

Gerencia Música

Entidad Aliada



Documento invitación pública N.A

4

SELECCIONAR EXPONENTES Escoger y evaluar las propuestas de emprendimiento presentadas por los diferentes participantes.

Gerencia Música

Entidad Aliada



Planilla de evaluación y acta

de resultados x

REUNIÓN SELECCIONADOS Equipo Circulación y X

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CULTURA nCCFICACI6N Y 13CPORTE Instituto Gastritis, de las Artes

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5 Realizar una reunión con los expositores seleccionados para la zona de emprendimiento.

Gerencia Música

Entidad Aliada

Emprendimiento


Acta de reunión

6

SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE COMPROBANTES DE PAGO DE CADA STAND Se recibe copia física o digital del comprobante de pago para oficializar la asignación de cada stand.

Gerencia Música

Entidad Aliada



Compilado de comprobantes X

7

DILIGENCIAR FORMATO PARA REALIZACIÓN DE ACREDITACIONES Y POSTERIOR ENTREGA A ENCARGADOS DE LOS STAND Realizar el formato de solicitud de acreditaciones a producción y entregarlas a los encargados de cada stand.

Gerencia Música

Área Producción

Entidad aliada


Equipo de producción


Listado de personas

acreditadas N:A

8 MONTAR INFRAESTRUCTURA STAND Acompañar el montaje de los stand de emprendimiento establecidos.

Gerencia Música

Área Producción

Entidad Aliada


Equipo de producción


N.A N.A

9 DISEÑO DE ACTIVIDADES DIRIGIDAS A LAS AGRUPACIONES

Gerencia Música

Entidad Aliada

Equipo Circulación y Emprendimiento Documento Base N.A

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CULTURA 1-LLORE...eION OCPORTL Instituto Disttltal de las Artes






Actividades de formación y entrenamiento de la agrupaciones para promocionar su producto artístico y enfrentar las negociaciones en ruedas de negocios, pitch (presentación condensada de la propuesta artística a varios programadores simultánemente) u otras estrategias programadas en el festival.


10

PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE ACCIONES DEL COMPONENTE Definición de programadores, representantes de festivales, medios de comunicación, sellos disqueros y otros circuladores de interés para las agrupaciones. Definición de espacios para la realización de las actividades.

Gerencia Música

Entidad Aliada



Cronograma y documento de

posibles alianzas y aliados

X

11

ACUERDOS DE PARTICIPACIÓN Los agentes realizan su actividad sin pago y los acuerdos se centran en los compromisos que cada uno adquiere con la circulación de los artistas al ser invitados al festival.

Gerencia Música

Entidad Aliada

Equipo Circulación y Cartas Emprendimiento Responsable Entidad Aliada

de compromiso e

invitación

12 SOLICITUD REQUERIMIENTOS Se realiza los requerimientos técnicos, alimentación, transporte, hospedaje y otros aspectos.

Gerencia Música

Entidad Aliada



Sábanas técnicas y logísticas X

13

EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES QUE INTEGREN EL COMPONENTE Realización de las actividades programadas.

Gerencia Música

Entidad Aliada


Responsable

Registro fotográfico N.A.

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CARGO [ DEPENDENCIA

NESTAR PARA PÚ BLICO EN GENERAL COMPONENTE DE BIE

3 FORMALIZACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACUERDOS Se realizan los procedimientos de formalización de

Asesor(a) Alianzas Estratégicas Dirección X

Contratos, documentos de

las alianzas,

DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA RESPONSABLE PRODUCTO O REGISTRO

PUNTO DE CONTROL

No

Entidad Aliada

DISEÑO CONCEPTO Y ENFOQUE COMPONENTE DE BIENESTAR

Se realiza reunión para determinar el enfoque, contenido y diseño del componente en términos de actividades y experiencias en el festival, así como distribución y diseño de espacios para la ciudadanía dentro del parque o plaza correspondiente.

GESTIÓN DE ALIANZAS Y ACUERDOS AL INTERIOR Y EXTERIOR DE LA ENTIDAD PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS DEL COMPONENTE Los equipos involucrados gestionan las alianzas necesarias para poder lograr las experiencias propuestas en el componente, así como el diseño de espacios de bienestar y su distribución: Entrega gratuita y degustaciones de productos a los asistentes y artistas (bebidas, gafas promocionales, camisetas, viseras...), concursos con premiación (de baile, de resistencia....) juegos y otras experiencias. Se rifan instrumentos etc.

1 X

2 X

Documento Base- Propuesta y Acta

de acuerdos

Documento oficial de acuerdos con organizaciones

que se involucren en el proceso del

componente


Asesor(a) Dirección Alianzas

Estratégicas

Equipo Producción


Asesor(a) Dirección Alianzas

Estratégicas Equipo Festivales al

Parque

Equipo Producción


Gerencia de Música

Dirección

Área Producción

Entidad Aliada

Dirección

Gerencia de Música

Área Producción

Entidad Aliada

ALCALDiA MAYOR DE BOGOTÁ O C

OULTURA ruCCFICAcION Y DEPORTE Instituto DistrItal de las Artes




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ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D-C.

CULTURA R[CIRCACIÓN y 0[PORTE Instituto Distraer cle las Artes






cada una de las alianzas y se proceden a determinar compromisos .

Gerencia de Música

- Área Producción

Entidad Aliada


Equipo Producción


cronograma de actividades, actas de compromiso

PRE- PRODUCCIÓN DEL FESTIVAL

1

SOLICITUD INSUMOS DE ARTISTAS FESTIVAL Proceso de solicitud de insumos que harán posible 1 la producción del festival en términos técnicos, logísticos y de divulgación.

Gerencia de Música

Entidad Aliada

Equipo Festivales


Compilado de insumos por

grupo (Riders, rooming lists, direcciones para

transporte, crewlists,

solicitudes alimentación,

fotos, información redes sociales)

X

2

REALIZAR SÁBANAS DE REQUERIMIENTOS Detallar los aspectos correspondientes a las condiciones de hospedaje y transporte necesarios.

Gerencia de Música

Entidad Aliada

Equipo Festivales


Sábanas de Transporte y Hotel

3 REALIZAR SOLICITUDES Y REQUERIMIENTOS Realizar los formatos y requerimientos propios para

Gerencia de Música

Equipo Festivales Formato

Requerimientos Técnicos,

X

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CULTURA RECRTACION V DEPORTE Instituto Destrital de las Artes






solicitar lo relacionado a los aspectos técnicos, logísticos, acreditaciones, entre otros. Entidad Aliada


Logísticos y de Acreditaciones

SOLICITUD PERMISOS Y VISAS PARA INGRESO DE ARTISTAS INTERNACIONALES AL FESTIVAL Realizar compilado de información para proceso de inmigración de artistas, talleristas y otros agentes del sector provenientes del exterior, requeridas por Oficina de visas Cancillería

Gerencia de Música

Entidad Aliada

Dirección

Equipo Festivales

Responsables entidad aliada

Asesor(a) Dirección

Compilado de información para inmigración

artistas internacionales

X

5

ENTREGAR ACREDITACIONES, CATÁLOGOS Y AFICHES Organizar los paquetes de acreditaciones por agrupación con cordón y escarapela, así mismo se entrega los afiches y catálogos para los grupos

Gerencia de Música

Técnico Administrativo

Paquetes con acreditaciones,

afiches y catálogos

X

6

DEFINICIÓN DE NECESIDADES Y FUNCIONES EN CAMPO Reunión para definir funciones en campo de cada una de las personas involucradas de la Gerencia de Música y la Entidad Aliada. Determinación de recursos indispensables para la ejecución de las funciones asignadas a cada persona. (Implementos para la comunicación en campo, alimentación, transporte y espacios en área de producción)

Área Producción

Gerencia Música

Entidad Aliada

Equipo Producción



Actas de reunión X

7

COORDINAR LA OPERACIÓN DEL FESTIVAL Se realiza una reunión de planeación (quince días antes del festival) para organizar la producción técnica y logística. Consultar el procedimiento "Producción Técnica y Logística para Eventos Culturales y Artísticos"

Dirección


Director

Subdirector(a) de la artes

Actas de Comité de Programación N.A.

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Código: 1MI-GARA-PD-01

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ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ D•O

CULTURA fiCCREAC cm-yorac Instituto DIstrstal de las Artes


Página: 16 de 23



Área Producción

Gerencia Música

Equipo Producción

Equipo Gerencia de Música ,

PROCESO DE CONTRATACIÓN

1

NOTIFICACIÓN DE ARTISTAS DISTRITALES SELECIONADOS POR CONVOCATORIA Notificación de las agrupaciones ganadoras de la convocatoria ante la oficina de convocatorias,

Gerencia de Música

Oficina convocatorias

Equipo Festivales

Equipo convocatorias

Resolución de ganadores x

2

ASIGNAR PRESUPUESTO DEL CONVENIO PARA PAGO DE ARTISTAS INVITADOS Y OTROS COMPONENTES En el comité operativo del convenio se define y asigna el presupuesto para la parte de producción que se desarrolla dentro del convenio, para la programación artística, académica y para las actividades de emprendimiento.

Gerencia de Música

Entidad Aliada



N.A N.A

3

COMUNICACIÓN CON ARTISTAS, TALLERISTAS Y OTROS AGENTES DEL SECTOR QUE PARTICIPAN EN LOS FESTIVALES (programadores, comunicadores etc...) Realizar la comunicación con los artistas, talleristasy otros agentes nacionales e internacionales concertando las condiciones propuestas y términos de negociación.

Gerencia de Música

Entidad Aliada


Responsable Entidad Aliada N.A N.A

4 ENVIAR INVITACIONES Gerencia de Equipo Festivales al Invitaciones N.A

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CULTURA laCCRCACIÓN y DEPORTZ Instituto Di:Mit:21 de las Artes






Se envía un oficio de invitación con las condiciones previamente concertadas con los artistas y/o talleristas nacionales e internacionales

Música

Entidad Aliada

Parque


5

ACUERDOS DE NEGOCIACIONES VIO PAGOS Se acuerdan las formas de pago u otro tipo de negociaciones tales como alianzas, intercambios u otro tipo de aportes con talleristas y/o agentes del sector.

Gerencia de Música

Entidad Aliada

Equipo formación circulación


Comunicaciones N:A

6

FIRMAR CONTRATOS Con base en las condiciones acordadas con los artistas se establecen las cláusulas del contrato para la firma del mismo.

Gerencia de Música

Entidad Aliada

Equipo Festivales Parque


Contrato asignado N.A

7

REALIZAR LOS PAGOS CORRESPONDIENTES Las agrupaciones ganadoras de la convocatoria se pagan directamente por IDARTES una vez realizada la presentación y certificada por la gerencia de música. Las agrupaciones y otras actividades contratadas por el convenio se pagan de acuerdo a las negociaciones. Nunca la totalidad antes de la presentación.

Gerencia de Música

Oficina de convocatorias

Entidad Aliada

Equipo de la Gerencia

Equipo convocatorias


pagos x

PROCESO DE COMUNICACIONES

1

CONCERTACIÓN IMAGEN DE FESTIVAL Se realiza reunión en la que se socializa la identidad y concepto del festival, se comparten imágenes de referencia y se construyen propuestas de línea gráfica.

Gerencia de Música

Entidad Aliada



Imágenes de referencia de

oficina de comunicaciones y

Gerencia de

X

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CULTURA le yte-isside DEPortit Instituto DIstrital de las Artes




No DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA RESPONSABLE PUNTO DE PRODUCTO O REGISTRO CONTROL DEPENDENCIA CARGO

Oficina de Comunicaciones Equipo de Diseño

Oficina de Comunicaciones

Música

Documento Base de Imagen y Concepto de

Festival

Acta de la reunión

2

ELABORAR MATERIAL IMPRESO Y DE DIVULGACIÓN Gestionar la realización del material publicitario (afiches, catálogos, volantes, redes sociales, mapa de ubicación y pendones).

Área de Comunicaciones

Gerencia de Música

Periodista Festivales

Diseñador


Piezas Publicitarias

Festival X

3

DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y LA PROGRAMACIÓN ARTÍSTICA Y ACADÉMICA DEL FESTIVAL Se realiza una difusión masiva de los festivales con el fin de fortalecer los procesos de apropiación de las prácticas artísticas y culturales en la ciudad. Dentro de este proceso se realizan las piezas publicitarias necesarias, un plan de medios y ruedas de prensa.

Gerencia Música

Área de Comunicaciones

Internet)

Gerente Música

Asesor Comunicaciones

Catálogos, afiches, volantes, encoles, campaña

radio,medios impresos e

de medios (televisión, X

TRABAJO EN CAMPO

1

REUNIR EQUIPO TÉCNICO Y LOGÍSTICO Verificar en campo que todos los(as) involucrados(as) están al frente de lo designado en reunión realizada en etapa de pre-producción.

Gerencia de Musica

Área Producción


Producción

N A N.A

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ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.0

GULTUNAlaCCRLACIÓN Y DI L Instituto DIstrital ch= ta, Arte,






Resolver dudas y detalles de último minuto. Entidad Aliada Responsable

Entidad Aliada

2

SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO A ASPECTOS LOGÍSTICOS Supervisar el correcto funcionamiento de los camerinos, alimentación, transportes, hoteles, personal de acompañamiento y demás aspectos necesarios en campo para el desarrollo de la programación establecida.

Área Producción

Gerencia de Música

Entidad Aliada

Equipo Producción



N.A N.A

3

EJECUTAR LA ACTIVIDAD Se ejecuta el festival y es necesario hacer una supervisión de la producción técnica y logística que garantice la calidad del espectáculo, el uso eficiente de los recursos, y las condiciones necesarias para la operación del festival. Consultar el procedimiento "Producción Técnica y Logística para Eventos Culturales y Artísticos".

Dirección


Gerencia Música

Área Producción

Comunicaciones

Entidad Aliada

Director


Gerente Música

Producción

Asesor(a) Comunicaciones


Registro audiovisual N.A.

REVISIÓN FESTIVAL

1 REALIZAR LA CORRECTA GESTIÓN DOCUMENTO DE LA LÍNEA DE MEMORIA Los festivales generan documentos como libros

Dirección

Gerencia Música

Director general

Gerencia de Música

Material de memoria que se

genere en el N.A.

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CULTURA RCCFEEng- it̂ri N DEPORTC Instituto Distrital de las ArtlIS

GESTIÓN PARA LA APROPIACIÓN DE LAS PRACTICAS ARTÍSTICAS Código: 1MI-GAPA-PD-01 Fecha: 20/12/2014 Versión: 2 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE FESTIVALES Página: 20 de 23



conmemorativos, compilados musicales y catálogos, entre otros, que aportan a la memoria colectiva de la ciudad y la documentación de los eventos al parque.

Comunicaciones Asesor(a) Comunicaciones

Asesor(a) Publicaciones -

Dirección

festival respectivo gerstionado

correctamente

2 REALIZAR EVALUACIÓN DE LOS FESTIVALES Se evalúan todos los procesos y resultados del festival y se proyectan acciones de mejora.

Dirección


Gerencia Música

Área Producción

Comunicaciones

Entidad Aliada

Director

Subdirector(a) de las artes


Equipo Producción

Equipo Comunicaciones


Informes de Gestión de

festivales X

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

Cal-LORA raccorn, n'y, ULPORTC Instituto DiStrItal de las Artes




POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

1. Cada festival debe contar con los siguientes recursos, para su realización:

Recursos Humanos Recursos Técnicos Recursos Administrativos Recursos Financieros

2. Se requiere celebrar convenios de asociación con entidades aliadas, con el fin de diseñar conjuntamente los procesos de gestión y la realización de los festivales.

3. Es necesario contar con espacios de concertación con cada uno de los sectores artísticos y profesionales de la ciudad, en torno a cada uno de los festivales.

4. Se requiere conformar un comité asesor que participará en el diseño de los parámetros de definición y enfoques de cada uno de los festivales.

5. Para la realización de un festival es necesario definir variables demográficas (edad, sexo), variables geográficas (estructura de la población, medios de transporte y comunicación accesibles) y las variables psicográficas (hábitos y estilos de vida, intereses, medios de información utilizados).

6. La programación artística de los festivales al parque, se alimentan en cuatro insumos creativos:

Agrupaciones ganadoras de convocatorias Agrupaciones Invitadas Distritales Agrupaciones Nacionales Agrupaciones Invitadas Internacionales

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ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ DO-

CULTURA RCCRGACION Y DCpORTE Instituto DistrItal de las Anos



Código: 1M I-GAPA-PD-01

Fecha: 20/12/2014 Versión: 2 Página: 22 de 23

7. En el marco de la Política Pública, los festivales ponen en marcha cuatro componentes y una línea estratégicas que promueven el crecimiento y la cualificación del sector musical de la ciudad:

Componente Artístico Componente Académico Componente Emprendimiento Componente de Bienestar Línea de Memoria

8. Los festivales tienen su eje de ejecución en los parques o plazas. No obstante, uno de los intereses es la descentralización de los mismos, llevando la oferta musical a salas, teatros, bibliotecas, universidades y espacios alternos.

9. Los festivales propenden por la libertad de expresión, la participación democrática, el desarrollo de los derechos humanos, la equidad, tolerancia y el respeto a la diferencia, el mejoramiento a la calidad de vida y del fomento a las capacidades creativas individuales y colectivas.

lo. Los grupos bogotanos que se programan año tras año en los festivales, llegan como resultado de un proceso de selección y como un reconocimiento a la calidad de su trabajo artístico.

ANEXOS:

HISTÓRICO DE CAMBIOS Versión Fecha de Emisión Cambios realizados

1 Mayo 2012 Emisión Inicial 2 Diciembre 2014 Se realizan mejoras de acuerdo con la Guía de Diseño de Documentos, de igual forma se realiza

actualización del proceso, teniendo en cuenta la dinámica de los festivales, la evaluación de ediciones pasadas, procesos no mencionados en el documento y procesos que puedan dar mejoría a la ejecución actual del mismo.

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ALCALDiA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

CULTURA RCCRE,C,ON N ur..ne Instituto DiStrdal de las Alte,




Revisó:

k ny PenaNgu

Oficina Planeación Pro sional Universitario Yidinet

(-4

Validó:

és Suárez Gerenté Música

Aprobó:

L do is Ferna Jefe Oficina Ase

ejía Castro a de Planeación

Fecha Aprobación: 19/12/2014

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gestiÓn para la apropiaciÓn de código: 1mi-gapa-pd-01 … · procedimiento gestiÓn de...

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