Gestión de

Tiempo

Nos pasamos todo el día pendiente de la hora… y sin embargo siempre nos falta

tiempo

Agenda

¿Qué es la gestión de tiempo?

¿Qué incluye la gestión de tiempo?

¿Por qué se realiza?

¿Cuáles son sus objetivos?

Herramientas

• Diagrama de Hitos• Diagrama de Gantt

No establezca metas poco realistas

Pero establezca metas

¿Qué es la Gestión de tiempo? Organiza el tiempo de tal forma que se pueda

gestionar todo lo que se maneja, surge o interfiere

en el trabajo a realizar.

¿Que incluye la gestión de tiempo?

Definir las actividades:

Identifica y documenta todo el trabajo que se planifica realizar, o sea, todas aquellas

actividades que se deben realizar para producir los diferentes productos entregables del

proyecto.

Secuenciar las actividades

  Identificación y documentación de todas las dependencias entre las actividades del

cronograma.

Estimar los recursos para cada actividad

Determina qué tipo de recurso se utilizará, la cantidad disponible y cuándo se puede

utilizar para realizar cada actividad del proyecto.

¿Que incluye la gestión de tiempo? Estimar la Duración de las Actividades:

Es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de periodos de trabajo

necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.

Desarrollar el Cronograma:

Es el proceso que consiste en analizar la secuencia de las actividades, su duración, los

requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del

proyecto.

Controlar el Cronograma:

Es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del

mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma.

Necesidad de establecer sistemas especiales para poder gestionar y

dirigir adecuadamente es decir:

Planificar

Organizar

Tomar decisiones

Dirigir el equipo humano

Controlar resultados

Sin embargo, todo ese conjunto de tareas de dirección ha de estar

concebido y estructurado de una forma adaptada a la naturaleza de las

actividades discontinuas, condición indispensable para tener éxito en la

Dirección de Proyectos .

¿Porque se realiza la gestión de tiempo?

¿Cuál es el objetivo de la gestión de tiempo?«Concluir el proyecto a tiempo, logrando el alcance del proyecto, en tiempo, costos y

calidad requerida por el cliente, sin rebasar los riesgos inherentes del proyecto».

Ejercicio 1De las opciones que aparecen a continuación ¿Cuál elegiría para la resolución del

siguiente caso?

1. Tomar la experiencia de proyectos anteriores.

2. Consultar las planificaciones y progresos de proyectos anteriores.

3. Convocar a una reunión a su equipo de trabajo para comunicarles el nuevo

proyecto que han ganado y a la vez consultar con la persona implicada en cada

actividad el tiempo que le tomaría realizarla.

Su equipo de proyecto tiene en estos momentos el desarrollo de un producto en puertas y debe ponerse a trabajar inmediatamente en la planificación para la realización del mismo esto incluye: actividades, duración, costos, recurso(humano-equipo)…. ¿Qué elementos tomaría de base para iniciar su trabajo?

Edt Implica identificar y documentar el trabajo que se planifica realizar.

Identificará los productos entregables al nivel mas bajo de la EDT (WBS)

paquetes de trabajo.

Proporciona una base para estimar, establecer el cronograma, ejecutar,

supervisar, y controlar el trabajo del proyecto.

Herramientas

Hito Actividad de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro

importante en el proyecto.

Son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado

con el proyecto.

Simbolizan un punto, un entregable, un momento en el proyecto.

Herramientas

En el cronograma de nuestro proyecto deberían existir varios

hitos que informen la fecha estimada en que pensamos

cumplirlos, y que luego en la ejecución compararemos con la

fecha real.

¿Cómo hacer un diagrama de hitos?

1. Cree una tabla la cual estará formada por dos columnas

2. En la primera columna agregue el encabezado HITO

3. En la segunda columna agregue el encabezado FECHA DE CUMPLIMIENTO

 HITO

 FECHA DE

CUMPLIMIENTO 

 Documentación Visión

9 de abril de 2014

  

Documento de Requerimientos

  

5 de mayo de 2014

Ejercicio 2

ANALICE Y RESPONDA LO SIGUIENTE:

¿Cuánto tiempo consume en el diagrama de actividades un Hito?

¿Un diagrama de Hitos puede ser un medio de comunicación?

__________

¿Porque?

Ejercicio 2

Ejercicio 2

De las opciones que se le presentan a continuación ¿Cuál erigiría para la solución del

siguiente caso?

a) Obtener el juicio de un experto en pruebas de sistema y descomponer el paquete

de trabajo “Prueba de Sistema” antes de ejecutar el desarrollo del sistema.

b) Descomponer el paquete de trabajo “Desarrollo del Sistema” ahora y

descomponer el paquete de trabajo “Pruebas de Sistema” luego.

c) Dividir el proyecto en múltiples fases de tal forma que las actividades de “Pruebas

de Sistema” vayan en la segunda fase del proyecto. Esto le permitirá planear las

pruebas del sistema luego de finalizar la primera fase.

d) Consultar su Plan de Dirección de Proyecto para determinar como proceder en

estas situaciones.

Diagrama de Gantt Una vez que se ha definido el alcance del proyecto e identificado sus

productos (entregables), entonces es necesario identificar las

actividades necesarias para lograr los objetivos del proyecto.

Permite identificar las actividades que debe ser ejecutadas para

entregar los productos del proyecto.

Cada actividad luego debe ser secuenciada y estimada en términos de

los recursos necesarios y su duración.

¿Secuenciar las actividades?

Identifique y documente la secuencia lógica de las

actividades que deben ser realizadas y establezca

una relación entre ellas

Es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones

entre las actividades del proyecto. La secuencia de actividades se

establece mediante relaciones lógicas.

¿Cómo secuenciar las actividades?• Utilice relaciones Tipos de Relaciones Fin – Comienzo. La actividad A debe de terminar para que la actividad B inicie

El Caso de Negocio debe estar terminada antes de iniciar el EDT.

Comienzo – Comienzo. La actividad A debe de iniciar en conjunto con la

actividad B

Anuncio de lanzamiento de aplicación en campaña publicitaria a través de Facebook y Twitter.

¿Cómo secuenciar las actividades?• Utilice relaciones Tipos de Relaciones

Fin - Fin La actividad A debe terminar en conjunto con el término de la actividad

B

Cierre de contratos para cerrar el proyecto.

Comienzo – Fin. La actividad A debe de iniciar antes del término de la actividad

B

El inicio del documento de Requerimientos antes de la entrega de documento de Visión

Ejercicio 3Construya el siguiente diagrama:

Ejercicio 3Se pide:a) Establecer la información base del proyecto(inicio – fin)b) Cambiar tiempo de trabajo (Semana Laboral – Feriados – Asueto)c) Vincular Tareas – Hitosd) Establecer tareas padres - hijas e) Establecer los tiempos de duraciónf) Vincular Tareas estableciendo las siguientes relaciones:

Para crear plan financiero local de oficina debe estar elegido Para determinar requerimientos de personal local de oficina debe

estar elegido Para diseñar el local plan financiero y requerimientos deben haber

finalizado Para construir local el diseño debe estar listo

a) Asignar los siguientes recursos

Etapa 1: Analista Financiero Marvin López $ 20 Etapa 2 -3 Arquitecto Hugo Perez $30 Etapa 4 Equipo de Construcción Carmen Sanchez M$30