gestión administrativa - icbf.gov.co · - a través de la profesional s&so se debe realizar...
TRANSCRIPT
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO
REGIONAL
ACTA DE COMITÉ ESTRATEGIO REGIONAL No. 020
Hora: 9:00 am Fecha: 5 de Septiembre de 2014
Lugar: Dirección.
Dependencia que convoca
Dirección Regional
Proceso: Gestión Financiera
Objetivo: Seguimiento a la Ejecución Presupuestal y Procesos contractuales.
Agenda:
1. Seguimiento compromisos Acta Anterior. 2. Aprobación Solicitud Modificación a los compromisos presupuestales. 3. Saldos disponibles de apropiación. 4. Cancelación, liberación o reducción de compromisos presupuestales. 5. Seguimiento a Obligaciones y pagos 6. Proposiciones y varios.
- Pagos de tasas compensatorias. - Liquidación convenio marcos, Sistema Nacional de BF. - Socialización de convenios maternos infantil con las E.S.E. - Socialización Análisis comparativo ejecución certificados de disponibilidad y saldos
de apropiación con corte al mes de agosto suscrito por el Coordinador Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera.
Desarrollo:
1. REVISIÓN Y SEGUIMIENTO A COMPROMISOS DE ACTAS ANTERIORES: Acta No. 018 del 25 de Agosto 2014 se presentaron 57 compromisos, de los cuales 21 compromisos son vigentes.
Revisados en CER 36
Cumplidos 29 80%
No Cumplidos 7 20%
Incumplimiento de compromisos por Coordinadores de Grupo y Centros Zonales.
COORDINADORES DE GRUPO No.
COORDINADORES CENTROS ZONALES No.
ASISTENCIA TECNICA 0
FLORENCIA 1 3
ADMINISTRATIVA 2
FLORENCIA 2 3
FINANCIERA 0
PTO RICO 3
JURIDICA 1
BELEN 2
PLANEACION&SISTEMAS 0
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO
REGIONAL
No. Compromiso Responsables Nueva Fecha
Motivo Reprogramación
Comp. No. 10 del Acta No. 018 Registrar en ISOLUCION, nuevo análisis de causas y plan de actividades en acciones correctivas que tienen pendiente respuesta a la solicitud de reformulación: Gestión Administrativa: (4146, 4143, 4161, 4167) Gestión Humana (4119 y 4159), Gestión de Nutrición AC 4150, Gestión Tecnológica AC
4168.
Coordinadoras Grupos
Administrativo, Asistencia Técnica y
Planeación y Sistemas
6/09/2014
REPROGRAMAR: Grupo Administrativo.
Comp. No. 12 del Acta No. 018 Remitir a pagaduría, las cuentas para pago del mes de Septiembre de 2014, conforme a la programación del PAC del recurso 11, 16, 21 y 27.
Coordinadores Centros Zonales
10/09/2014
REPROGRAMAR: Centros Zonales
Comp. No. 22 del Acta No. 018 Remitir al grupo de Asistencia
Técnica informe de cumplimiento
por parte de las EAS de
Desvinculación de los NN que
aparecen en concurrencia en el
aplicativo cuéntame
Coordinadores Centro Zonales
15/09/2014
REPROGRAMAR: Centros Zonales
Comp. No. 28 del Acta No. 018 Remitir al Grupo de Asistencia Técnica archivo de Excel con Número de Ficha Catastral de las casas en las que funcionan los HCB del municipio de Florencia, para exoneración del impuesto predial.
Coordinadores Centros Zonales
6/09/2014
REPROGRAMAR: Centro Zonal Florencia 1
Comp. No. 30 del Acta No. 018 Remitir al grupo de asistencia
técnica el anexo 57 de Bienestarina.
Coordinadores Centro Zonales
12/09/2014
REPROGRAMAR: Centros Zonales Florencia 2 y Puerto Rico.
Comp. No. 40 del Acta No. 018 Iniciar proceso de Publicación de avisos para el remate de la motocicleta.
Coordinador del Grupo Jurídico
15/09/2014
REPROGRAMAR: Coordinador Grupo Jurídico.
Comp. No. 52 del Acta No. 018 Hacer entrega de las canecas de
consumo para ser reutilizados en
los Hogares Comunitarios de la
Regional.
Coordinadora Grupo
Administrativo
15/09/2014
REPROGRAMAR: Grupo Administrativo.
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO
REGIONAL
2 Aprobación modificaciones al presupuesto.
Los coordinadores de Grupo y Centros Zonales no presentaron para este comité cancelación o liberación de compromisos presupuestales
3. Saldos disponibles de apropiación.
Analizados los saldos disponibles de apropiación se aprobó la devolución de los recursos al nivel nacional, relacionados a continuación.
Identificador Concepto Recurso Valor
C-320-107-1-0-102 Soporte a la Gestión del Proyecto- Apoyo en Contratación de Servicios
11 $955.517.oo
TOTAL $955.517.oo
4. Cancelación, liberación o reducción de compromisos presupuestales. Fue revisado y aprobado en CER, las solicitudes de modificación a los compromisos presupuestales del Centros Zonales Florencia 2 y Belén de los Andaquíes por valor de $1.572.576, así:
CZ
TIP
O M
OD
IFIC
TIP
O D
OC
NU
ME
RO
NOMBRE Y NUMERO
IDENTIFICADOR PRESUPUESTAL
NOMBRE MODALIDAD
VALOR MODIFICA
CION JUSTIFICACION
FLOR 2
RE
DU
CC
ION
RS 1183
C-320-1504-7-0-104
VICTIMA DE CONFLICTO
ARMADO
HOGAR GESTOR -
DESPLAZAMIENTO FORZADO
CON DISCAPACIDAD -
AUTO 006 DE 2009
$ 524.192
Cierre del Hogar Gestor a partir del 15/09/2014 por cumplimiento de la medida decretada a favor de la niña Kelly Johana Córdoba Tovar
FLOR 2
RE
DU
CC
ION
RS 1183
C-320-1504-7-0-103
VULNERABILIDAD O ADOPTABILIDAD
HOGAR GESTOR -
DISCAPACIDAD
$ 524.192
Cierre del Hogar Gestor a partir del 15/09/2014 por cumplimiento de la medida decretada a favor del niño Kevin Alexis Bermúdez Ramírez
FLOR 2
RE
DU
CC
ION
RS 1183 $ 524.192
Cierre del Hogar Gestor a partir del 15/09/2014 por cumplimiento de la medida decretada a favor de la niña Valery Sofía Artunduaga Villegas
$ 1.572.576
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO
REGIONAL
Análisis de Certificados de Disponibilidad con saldos sin usar Analizados los Certificados de Disponibilidad Presupuestal no se presentan saldos de CDPS para liberar. Los certificados existentes respaldan procesos contractuales, servicios públicos y comisiones de servicio. 5. Seguimiento a Obligaciones y Pagos
Efectuado el seguimiento al trámite de las cuentas para pago a la fecha el estado es el siguiente.
Modalidad Estado del trámite
Recuperación Nutricional 100%
Restablecimiento en la Administración de la Justicia 100%
Hogares Gestores 100%
Apoyo en Contratación de Servicios recurso 27 100%
Atención Modalidades Tradicionales 100%
Grupos Étnicos Sin trámite
Hogares Sustitutos Sin trámite
Generaciones con Bienestar Sin trámite
Familias con Bienestar Sin trámite
6. Proposiciones y varios
- Coordinador Jurídico, socializó el avance al seguimiento de los Pagos de tasas
compensatorias. - Liquidación convenio marcos, Sistema Nacional de BF. - Socialización de convenios maternos infantil con las EAS. - Socialización Análisis comparativo ejecución certificados de disponibilidad y saldos de
apropiación con corte al mes de agosto suscrito por el Coordinador Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera. remitido con fecha 8/9/2014, Asunto: ANALISIS COMPARATIVO
El cual contiene el análisis sobre los saldos de CDP y la Apropiación disponible que a nivel de cada Regional se registraban al 22 de Agosto y los que se registraron el cierre del mismo mes. Se puede observar la variación tanto específica como neta. En términos generales tanto los saldos de CDP como la Apropiación disponible disminuyeron.
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO
REGIONAL
VARIACION SALDOS CDP POR REGIONAL ANEXO No 1
MILLONES DE $
REGIONAL SALDO CDP A AGOSTO 22
SALDO CDP A AGOSTO 31
VARIACION
CAQUETA 172 187 15
VARIACION APROPIACION DISPONIBLE POR REGIONAL ANEXO No 4
MILLONES DE $
REGIONAL APROPIACION DISPONIBLE A
AGOSTO 22
APROPIACION DISPONIBLE A
AGOSTO 31 VARIACION
CAQUETA 782 730 -51 Indica que la meta es lograr una disminución de ambos conceptos de manera significativa buscando una óptima ejecución de los recursos para la presente Vigencia, para lo cual harán un nuevo análisis con corte al próximo 22 de Septiembre de 2014. Decisiones: - Se informa que a pesar de los diferentes requerimientos que se realizó al Centro Zonal
Florencia 2, nunca envió informe de las necesidades no cubiertas de Hogar Gestor para la vigencia 2015.
- Grupo Administrativo y Asistencia Técnica debe retomar nueva propuesta del recurso
disponible A-1-0-2-14 RENUMERACION SERVICIOS TECNICOS para enviar la Secretaria General.
- Invitación a los centros zonales para que registren en el aplicativo SIM toda la atención de víctimas y así para poder hacer seguimiento más detallado.
- Incluir en el informe de alertas de MSF el indicador de focalización el avance de datos de la inclusión de victimas de primera infancia, con base en la verificación de la información reportada por parte de cada Centro Zonal y remitir el informe.
- Por fallas en el aplicativo CUENTAME, se modifica fecha del compromiso No. 33 del Acta No. 018 “Realizar Cargue de información de la tercera toma del Sistema Seguimiento Nacional en el aplicativo CUENTAME” quedando para el 16/09/2014.
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO
REGIONAL
- La coordinadora del Grupo Administrativo, debe adelantar procedimiento correspondiente a
la Regional para la entrega de calidad de comodato del Inmueble ubicado en el municipio Morelia.
- A través de la profesional S&SO se debe realizar presentación de diapositivas para Ruta
de evacuación de emergencias de la Regional Caquetá.
- Los Coordinadores de Centros Zonales y de Asistencia Técnica deben remitir informes y demás soportes que se requiera para el trámite de liquidación de convenios MARCO municipal y departamental.
- Los Coordinadores de los centros zonales, deben remitir al Grupo Jurídico el trámite
suscripción de convenio Materno Infantil con las E.S.E. del departamento.
- Los Coordinadores Centros Zonales deben remitir mínimo con tres días de anticipación al Comité Estratégico Regional las Solicitudes de Modificaciones Presupuestales, con el fin que sea avalado por las diversas dependencias.
- En atención al correo de fecha de 6/08/2014 de asunto “REGISTRO DE TRASLADOS DE ATENCIÓN INTEGRAL EN SIM” remitido por Alejandro Zapata Velásquez Coordinador Financiero y Planeación de la Dirección de Primera Infancia, solicita realizar el registro en el sistema de información misional SIM de los recursos financieros requeridos por las regionales correspondiente a la nivelación del 2% de las modalidades CDI y H.I ya que algunos contratos se suscribieron en 2014 y el sistema no permite identificar los cupos que no se debían nivelar.
COMPROMISOS / TAREAS
No Macroprocesos Estratégicos Responsables Fechas
1
Remitir mensualmente al Grupo de planeación y Sistemas
Actas y listas de asistencia de GET para socialización de ajustes y/o novedades en documentación del SIGE.
Informe de reportes en Eureka y/o bitácoras de innovaciones registradas en el periodo, indicando nombre del proponente y título de la idea.
Mapas de riesgo, con reporte de resultados de actividades programadas para su mitigación durante el mes.
Coordinadores de Grupos y
Centros Zonales
17/09/2014
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO
REGIONAL
2
Remitir mensualmente al Grupo de Planeación y Sistemas, informe cualitativo y cuantitativo de la Ejecución de Metas Sociales y Financieras.
Coordinadores de Centros
Zonales 8/09/2014
3
Informar mensualmente el Porcentaje de Incumplimiento de los Compromisos adquiridos en el Comité Estratégico anterior, por parte de los Coordinadores de Grupo y Centros Zonales.
Coordinadora Grupo de
Planeación y Sistemas
17/09/2014
4
Realizar seguimiento al registro de ejecución del aplicativo PACCO a los Centros Zonales y Grupos por responsable.
Coordinadora Grupo de
Planeación y Sistemas
14/09/2014
5
Remitir al Grupo de Planeación y Sistemas, Ejecución del Plan de Acción del correspondiente al mes de Agosto.
Coordinadores de Centros Zonales.
06/10/2014
6
Realizar análisis de los reportes de Evaluación PACCO y solicitar los ajustes a los responsables del macroproceso.
Coordinadora Grupo de
Planeación y Sistemas
10/09/2014
7
Registrar en ISOLUCION, nuevo análisis de causas y plan de actividades en acciones correctivas que tienen pendiente respuesta a la solicitud de reformulación: Gestión Administrativa: (4143, 4167) Gestión Humana (4119 y 4159).
Coordinadoras Grupos
Administrativo
6/09/2014
8
Realizar registro del presupuesto en el Aplicativo SIM, correspondiente a la Nivelación del 2% de las modalidades CDI y H.I
Coordinadora Grupo de
Planeación y Sistemas
26/09/2014
No Gestión Financiera Responsables Fechas
9
Remitir a pagaduría, las cuentas para pago del mes de Septiembre de 2014, conforme a la programación del PAC del recurso 11, 16, 21 y 27.
Coordinadores Centros Zonales
10/09/2014
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO
REGIONAL
No Macroprocesos Misionales Responsables Fechas
10
Reportar al Grupo de Asistencia Técnica, informe mensual del Avance de trasferencia Sistema Educativo de los niños y niñas de Primera Infancia que ingresaron a los Programas del ICBF a Diciembre 2013 y avances en la ruta 2015.
Coordinadores Centros Zonales
15/09/2014
11
Remitir al Grupo de Asistencia Técnica Base de datos de NN atendidos en programas de Primera Infancia, clasificados por VICTIMAS que son registrados en el SIM.
Coordinadores Centros Zonales
16/09/2014
12
Remitir al Grupo de Asistencia Técnica informe de avance de la búsqueda activa de los NN incluidos en la Base de Datos de UNIDOS y que no están siendo atendidos en los programas del ICBF.
Coordinadores de Centros
Zonales 16/09/2014
13
Remitir al Grupo de Asistencia Técnica actas de reunión de los Coordinadores de Unidades de Servicio con el ANSPE por municipio celebradas durante el mes de agosto
Coordinadores de Centros
Zonales 15/09/2014
14
Remitir a los Coordinadores de Modalidades de Atención Integral (CDI – HI – FAMILIA) la lista de potenciales de usuarios ANSPE; por municipio y sector para ser ingresados a listas de espera
Coordinadores de Centros
Zonales 20/09/2014
15
Remitir oficio a la Secretaría de Educación Departamental y municipal con el listado de NN que no están en el SIMAT, pero que si están matriculados como resultado de nuestra búsqueda hasta lograr su inclusión.
Coordinadores de Centros
Zonales
15/09/2014
16
Remitir al grupo de Asistencia Técnica informe de
cumplimiento por parte de las EAS de
Desvinculación de los NN que aparecen en
concurrencia en el aplicativo cuéntame
Coordinadores Centro Zonales
15/09/2014
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO
REGIONAL
17
Remitir mensualmente al Grupo de Asistencia Técnica, novedades de retiro y vinculación de las Madres comunitarias, incluyendo el cumplimiento de la formalización laboral (Afiliación a salud, pensión, ARL y Caja de Compensación Familiar) y la estratificación de servicios públicos.
Coordinadores Centros Zonales
6/10/2014
18
Presentar mensualmente al Grupo de Asistencia Técnica, soportes de la conformación de las Veedurías conformadas por los padres de familia usuarios para el programa HCB.
Coordinadores Centros Zonales
6/10/2014
19
Remitir mensualmente al Grupo de Asistencia Técnica, en medio magnético y por municipio, evidencias donde conste que la madre comunitaria participa del proceso de compra y distribución de alimentos.
Coordinadores Centros Zonales
15/09/2014
20
Registrar actuaciones en el SIM de los niños, niñas y adolescentes que aparecen reportados en los indicadores de Protección.
Coordinadores Centros Zonales
15/09/2014
21
Remitir al Grupo de Asistencia Técnica archivo de Excel con Número de Ficha Catastral de las casas en las que funcionan los HCB del municipio de Florencia, para exoneración del impuesto predial.
Coordinadora Centro Zonal Florencia 1
6/09/2014
22
Brindar asistencia técnica la construcción de política
pública para los municipios San Vicente, Solita,
Puerto Rico y el Doncello.
Coordinadores Centros Zonales
Florencia 2 y Puerto Rico
30/09/2014
23 Remitir al grupo de asistencia técnica el anexo 57 de
Bienestarina.
Coordinadores Centro Zonales Florencia 2 y Puerto Rico
12/09/2014
24
Remitir avance de la Construcción de la Base de
Datos del 100% de los NN del programa DIA, por
puntos y por municipios de las áreas urbanas.
Coordinadores Centro Zonales 19/09/2014
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO
REGIONAL
25
Realizar cargue de información de la tercera toma
del Sistema Seguimiento Nacional en el aplicativo
CUENTAME.
Coordinadores Centro Zonales 16/09/2014
26
Remitir al Grupo de Asistencia Técnica los informes y demás soportes requeridos para el trámite de liquidación del convenio MARCO municipal y departamental.
Coordinadores Centro Zonales
y Asistencia Técnica
30/09/2014
No Gestión Jurídico y Gestión de Contratación Responsables Fechas
27
Presentar al Comité Estratégico informe mensual del cumplimiento de Tutelas, Fallos, Sanciones y Desacatos conforme al Memorando S2014-032751-0101enviado de la Sede Nacional.
Coordinador del Grupo Jurídico
17/09/2014
28
Entregar al Grupo Jurídico los 9 contratos pendientes por liquidar que termina a 31 de julio de 2014.
Coordinadores Centro Zonales
20/10/2014
29
Iniciar proceso de Publicación de avisos para el remate de la motocicleta.
Coordinador del Grupo Jurídico
15/09/2014
30
Enviar al Grupo Jurídico los trámites de Liquidación los contratos descritos en Matriz que fue remitida el día 25 de Agosto de 2014 por parte del coordinador del Grupo jurídico a todas las dependencias.
Coordinadora de Grupo
Administrativa 26/09/2014
31
Enviar las Acta de reunión de verificación del Articulo 50 Ley 789 de los contratos de aportes para dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento de la CGR.
Coordinadores Centro Zonales
26/09/2014
32
Remitir al Grupo Jurídico los trámites de reducción aprobados en Comité Estratégico Básico del 8/09/2014.
Coordinador Centro Zonal Florencia 2
17/09/2014
33
Remitir al Grupo Jurídico el trámite suscripción de convenio Materno Infantil con las E.S.E. del departamento.
Coordinadores Centro Zonales.
19/09/2014
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO
REGIONAL
No Gestión Humana y Gestión Administrativa Responsables Fechas
34
Organizar los archivos correspondientes a la totalidad de las Series y Subseries Documentales establecidas el nuevas Tablas de Retención Documental Versión 2012 y reportar la volumetría organizada, en la Matriz del Indicador “Organización de Archivos de Gestión 2014” correspondiente al mes de Septiembre 2014.
Coordinadores Centros Zonales
20/09/2014
35
Reiterar consulta a la Sede Nacional sobre la destinación de las planillas de los diferentes programas del ICBF de las vigencias existentes de los Centros Zonales, para informar decisión al CER.
Coordinadora Grupo
Administrativo
18/09/2014
36
Reportar al Grupo Administrativo el listado de los bienes muebles que se requiere dar de baja de los entregados en calidad de Comodato a los operadores.
Coordinadores Centros Zonales
17/09/2014
37
Hacer entrega de las canecas de consumo para ser
reutilizados en los Hogares Comunitarios de la
Regional.
Coordinadora Grupo
Administrativo
15/09/2014
38
Enviar reporte al Grupo Administrativo de la correspondencia entregada con retraso por parte de 472, a los Centros Zonales Puerto Rico y Belén, para hacer requerimiento al contratista 472.
Coordinadoras Centros Zonales
Puerto Rico y Belén.
10/09/2014
39
La profesional S&SO de la Regional debe realizar presentación de diapositivas para Ruta de evacuación de emergencias.
Coordinadora Grupo
Administrativo
12/09/2014
40
Enviar a la Secretaria General la nueva propuesta del recurso Apropiación Disponible RENUMERACION SERVICIOS TECNICOS y SOPORTE A LA GESTION DEL PROYECTO APOYO EN CONTRATACION DE SERVICIOS Recursos 16 y 27
Coordinadora Grupo
Administrativo y Asistencia Técnica.
12/09/2014
41
Adelantar el procedimiento correspondiente a la Regional para la entrega de calidad de comodato del Inmueble ubicado en el municipio Morelia. Fecha 15/09/2014
Coordinadora Grupo
Administrativo 15/09/2014
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO
REGIONAL