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Gestión de Riesgos en Proyectos
Luis Miguel Arroyo [email protected]
GRUPO VISIÓN PROSPECTIVA MÉXICO 2030
Mauricio Jessurun [email protected]
Julio, 2015
Gestión de Riesgos en Proyectos
¨La Dirección de Proyectos es la aplicación deconocimientos, habilidades, herramientas ytécnicas a las actividades del proyecto paracumplir con los requisitos del mismo.¨
Fuente: PMBOK 5ª Edición. Project Management Institute.
Gestión de Riesgos en Proyectos
GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Se logra mediante la aplicación enintegración adecuadas de los 47procesos de la Dirección deProyectos agrupados de maneralógica y categorizados en cincogrupos de procesos que son:
• Inicio• Planificación• Ejecución• Seguimiento y Control• Cierre
Fuente: PMBOK 5ª Edición. Project Management Institute.
Gestión de Riesgos en Proyectos
1. Administración de la Integración del
Proyecto
2. Administración de los Alcances del Proyecto
3. Administración del Programa del Proyecto
4. Administración del Costo del Proyecto
5. Administración de la Calidad del Proyecto
6. Administración de los Recursos Humanos del
Proyecto
7. Administración de los Recursos de
Comunicación del Proyecto
Áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos
8. Administración de los Riesgos del Proyecto
9. Administración de los Procesos de Procura
del Proyecto
10. Administración de los Interesados del Proyecto
11. Administración de los Procesos de Seguridad
del Proyecto
12. Administración de temas ambientales del Proyecto
13. Administración financiera del Proyecto
14. Administración de las Reclamaciones
Gestión de Riesgos en Proyectos
Fuente: PMBOK 5ª Edición. Project Management Institute + Construction Extension. .
Tecnología Integradora
Gestión de Riesgos en Proyectos
Herramientas Tecnológicas Utilizadas en los Procesos de la Gerencia de Proyecto
Menos Papel y Más Inteligencia y Colaboración
Gestión de Riesgos en Proyectos
Gestión de Riesgos en Proyectos
Gerencia de Proyecto
=
Conocimiento
+
Tecnología
¨La Dirección de Proyectos es laaplicación de conocimientos,habilidades, herramientas y técnicas alas actividades del proyecto paracumplir con los requisitos del mismo.¨
Áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyecto
Herramientas Tecnológicas Utilizadas en los Procesos de la Gerencia de Proyecto
Porque el Seguimiento y Control?
Gestión de Riesgos en Proyectos
La fórmula mágica
seguimiento = + confiabilidad
Gestión de Riesgos en Proyectos
En México necesitamos empresas que estén preparadas para brindarservicios de Gerencia de Proyecto.
Debemos capacitarnos y certificarnos en las metodologías que proponen lasmejores prácticas y ser expertos en las áreas de conocimiento de la Gerenciade Proyecto.
Debemos incorporar tecnología existente y desarrollar nuestra propiatecnología para cada área de conocimiento de la Gerencia de Proyecto queincluya los criterios y normatividad aplicables en México.
Ya lo estamos haciendo………
Presentación de Conceptos Generales y Procedimientos de Análisis de Riesgo
• Maximizar las oportunidades de mejorar el desempeño de losproyectos con base en la oportuna toma de decisiones.
• Minimizar las desviaciones por la ocurrencia de los riesgos asociadoscon eventos y actividades del proyecto.
• Proteger los objetivos del proyecto en tiempo, costo, calidad, etc.
OBJETIVOS ESPERADOS DEL ANÁLISIS DE RIESGO
ESQUEMA GENERAL
Presupuesto Original
Presupuesto Original
Severidad Riesgos
IdentificadosAcciones
Severidad Riesgos Residuales
Análisis de Riesgo
Co
sto
Pro
nó
stic
o O
rigi
nal
Co
sto
Pro
nó
stic
o A
ctu
al
Pres
up
ues
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on
tro
l
Ahorros
Rese
rvas
GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Guía del PMBOK® – Quinta Edición, Gráfico 3-1, p. 50
Las 10 áreas de conocimiento de la dirección de proyectos son:
1. Gestión de la Integración del Proyecto
2. Gestión del Alcance del Proyecto
3. Gestión del Tiempo del Proyecto
4. Gestión de los Costos del Proyecto
5. Gestión de la Calidad del Proyecto
6. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
7. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
8. Gestión de los Riesgos del Proyecto
9. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
10. Gestión de los Interesados del Proyecto
ÁREAS DE CONOCIMIENTO
• Riesgo es un evento incierto o condición que, tiene un efecto positivoo negativo sobre los objetivos del proyecto.
¿QUÉ SIGNIFICA RIESGO DEL PROYECTO?
Guía del PMBOK® – Quinta Edición
¿QUÉ HACE QUE UN PROYECTO SEA DE ALTO RIESGO?
CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO:
• Grandes presupuestos
• Duraciones largas
• Equipos grandes y con funcionescruzadas
• Procesos poco claros y estructurapara el equipo del proyecto
• Objetivos en conflicto
• Requisitos complejos eintegración
• Uso de tecnologías poco usadas yde punta
FACTORES DEL ENTORNO DEL PROYECTO:
• Industrias de alto riesgo, es decir,energía nuclear, aeroespacial
• No existe un plan claro o definidopara el proceso de DP/riesgo
• No hay un propietario de losprocesos de DP/Riesgo
• No se cuenta con experiencia conlos riesgos específicos a esteentorno
TERMINOLOGÍA
Riesgo Una medida de incertidumbre. Asociado con la probabilidad y consecuencia de lograr o no lograr una meta definida del proyecto.
IncertidumbreLa ausencia de información para predecir eventos futuros. Grado en el cual los datos son confiables y/o están disponibles para ayudar en la predicción de eventos futuros.
Probabilidad La posibilidad de que un evento ocurra.
Impacto El efecto potencial sobre un objetivo del proyecto, ya sea positivo o negativo.
Evento de Riesgo
Una ocurrencia discreta que puede afectar al proyecto para bien o para mal.
Disparador Una indicación que un riesgo ha ocurrido o está a punto de ocurrir, también llamado síntoma de riesgo o señal de aviso.
Respuesta al Riesgo
Acciones y decisiones relacionadas con los pasos a tomar para evitar,
transferir, mitigar o aceptar el riesgo.
• Incrementa la probabilidad e impacto de los eventos positivos.
• Disminuye la probabilidad e impacto de los eventos adversos.
• Da aviso temprano sobre riesgos.
¿POR QUÉ GESTIONAR LOS RIESGOS?
GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO
Planificar la Gestión de Riesgos
Identificar los Riesgos
Calificar los Riesgos
Planificar la
Respuesta a los
Riesgos
Controlar los Riesgos
“El proceso de definir cómo realizar lasactividades de gestión de riesgos de unproyecto. Lo clave de este proceso es queasegura que el nivel, el tipo y la visibilidadde la gestión de riesgos son acordes tantocon los riesgos como la importancia delproyecto para la organización”.
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS
Planificar la Gestión de Riesgos
Guía del PMBOK® Quinta Edición, p. 313
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS
ENTRADAS
.1 Plan para la dirección del proyecto.2 Acta de constitución del proyecto.3 Registro de interesados.4 Factores ambientales de la empresa.5 Activos de los procesos de la organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Técnicas analíticas
.2 Juicio de expertos
.3 Reuniones
SALIDAS
.1 Plan de gestión de los riesgos
Guía del PMBOK® Quinta Edición, Gráfico 11 – 2 p. 313
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS
Plan de gestión de riesgos
• Describe cómo se organizarán y realizarán lasactividades de gestión de riesgos
IDENTIFICAR LOS RIESGOS
“Es el proceso por el cual se determinanlos riesgos que pueden afectar el proyectoy se documentan sus características”.
Identificar los Riesgos
Guía del PMBOK® Quinta Edición, p. 319
IDENTIFICAR LOS RIESGOS
ENTRADAS
.1 Plan de gestión de los riesgos
.2 Plan de gestión de los costos
.3 Plan de gestión del cronograma.4 Plan de gestión de la calidad.5 Plan de gestión de los recursos humanos.6 Línea de base del alcance.7 Estimación de costos de las actividades.8 Estimación de la duración de las actividades.9 Registro de interesados.10 Documentos del proyecto.11 Documentos de las adquisiciones.12 Factores ambientales de la empresa.13 Activos de los procesos de la organización
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
.1 Revisiones a la documentación.2 Técnicas de recopilación de información.3 Análisis con lista de verificación.4 Análisis de supuestos.5 Técnicas de diagramación .6 Análisis FODA.7 Juicio de Expertos
SALIDAS
.1 Registro de riesgos
Guía del PMBOK® Quinta Edición, ´Gráfico 11 – 5 p. 319
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL RIESGO
• Identificación de Riesgos
• Documentar Características• Objetivo
• Tipo
• Categoría
• Especialidad
• Causas
• Síntomas y Disparadores
IDENTIFICAR LOS RIESGOS
Guía del PMBOK® – Quinta Edición, p. 327
REGISTRO DE RIESGOS - IDENTIFICACIÓN
CALIFICAR LOS RIESGOS
Calificar los Riesgos
“Es el proceso que consiste en priorizarriesgos, evaluando y combinando laprobabilidad de ocurrencia e impacto dedichos riesgos”.
Guía del PMBOK® Quinta Edición, p. 328
ANALIZAR LOS RIESGOS
ENTRADAS
.1 Plan de gestión de los riesgos.2 Línea base del alcance.3 Registro de riesgos.4 Factores ambientales de la empresa.5 Activos de los procesos de la organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Evaluación de probabilidad e impacto de los riesgos.2 Matriz de probabilidad e impacto.3 Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos.4 Categorización de riesgos.5 Evaluación de la urgencia de los riesgos .6 Juicio de expertos
SALIDAS
.1 Actualizaciones a los documentos del proyecto
Guía del PMBOK® Quinta Edición, Gráfica 11 – 8 p. 328
• Todos los riesgos de un proyecto se caracterizan por los siguientes tres elementos:
• Evento de riesgo.
• ¿ Qué puede suceder ?
• Probabilidad del riesgo.
• ¿ Cuál es la probabilidad de que ocurra el evento?
• Cantidad en riesgo.
• El impacto de las consecuencias
ELEMENTOS DEL RIESGO
Severidad del riesgo = probabilidad x cantidad en riesgo
EVALUACIÓN CUALITATIVA DE IMPACTO
OBJETIVO
DEL
PROYECTO
MUY BAJO 0,05 BAJO 0,1 MODERADO 0,2 ALTO 0,4 MUY ALTO 0,8
COSTOSInremento de Costo
Insignificante
Incremento de Costo
<5%
Incremento de Costo del 5-
10%
Incremento de Costo del 10-
20%
Incremento de Costo
>20%
PLAZORetraso insignificante en
programa
Retraso en Programa
<5%
Retraso del 5-10% en el
proyecto
Retraso del 10-20% en el
proyecto
Retraso en el proyecto
>20%
ALCANCEReducción en alcance
apenas perceptible
Afecta a Áreas
secundarias
Afecta a Áreas principales
del proyecto
Reducción en alcance
inaceptable para el cliente
Elemento final del
proyecto inútil, sin
funcionalidad
CALIDADReducción en alcance
apenas perceptible
Afecta a elementos
con muy altas
exigencias
Reducción que requiere
aprobación del cliente
Reducción inaceptable para
el cliente
Elemento final del
proyecto inútil, sin
funcionalidad
MATRIZ PI – AMENAZAS Y OPORTUNIDADES
MUY ALTA 0.90 0.00 0.05 0.09 0.18 0.36 0.72 0.72 0.36 0.18 0.09 0.05 0.00 0.90
ALTA 0.70 0.00 0.04 0.07 0.14 0.28 0.56 0.56 0.28 0.14 0.07 0.04 0.00 0.70
MEDIA 0.50 0.00 0.03 0.05 0.10 0.20 0.40 0.40 0.20 0.10 0.05 0.03 0.00 0.50
BAJA 0.30 0.00 0.02 0.03 0.06 0.12 0.24 0.24 0.12 0.06 0.03 0.02 0.00 0.30
MUY BAJA 0.10 0.00 0.01 0.01 0.02 0.04 0.08 0.08 0.04 0.02 0.01 0.01 0.00 0.10
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.05 0.10 0.20 0.40 0.80 0.80 0.40 0.20 0.10 0.05 0.00
NULO BAJO MEDIO ALTO SERIO CRITICO CRITICO SERIO ALTO MEDIO BAJO NULO
IMPACTO
PR
OB
AB
ILID
AD
AMENAZAS OPORTUNIDADES
• Preguntas estructuradas para evaluar:• Probabilidad
• Impacto por objetivo del proyecto
• Evaluación independiente de probabilidad (P) e impacto (I)
• Calcular (P x I) o determinar gráficamente los resultados para generar una calificación o severidad del riesgo
• Usar la severidad para ordenar los eventos de riesgo para el desarrollo de respuestas
RESUMEN: EVALUACIÓN CUALITATIVA DEL RIESGO
• Probabilidad
• Impacto
• Severidad
• Prioridad
REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
REGISTRO DE RIESGOS
Riesgo Original Cualitativo
REGISTRO DE RIESGOS
Riesgo Original Monetario
PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS
“Es el proceso por el cual se desarrollanopciones y acciones para mejorar lasoportunidades y reducir las amenazas alos objetivos del proyecto”.
Planificar la Respuesta a los Riesgos
Guía del PMBOK® Quinta Edición, p. 342
PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS
ENTRADAS
.1 Plan de gestión de los riesgos.2 Registro de riegos
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Estrategias para riesgos negativos o amenazas.2 Estrategias para riesgos positivos u oportunidades.3 Estrategias de respuesta a contingencias .4 Juicio de expertos
SALIDAS
.1 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto
Guía del PMBOK® Quinta Edición, Gráfico 11 – 18 p. 342
ESTRATEGIAS DE RESPUESTA A LOS RIESGOS
Evitar Cambiar el plan del proyecto para
eliminar
Transferir Asignar la responsabilidad a un tercero
Mitigar Reducir la probabilidad o impacto
Explotar Eliminar la incertidumbre haciendo que
suceda
Compartir Asignar propiedad a un tercero
Mejorar Modifica el tamaño al incrementar la
probabilidad y/o impacto positivo
Aceptar Aceptar y crear reservas de contingencia
o respuestas
Planes de Contingencia
Planificar la ejecución bajo ciertas
circunstancias o condiciones
predefinidas
Para riesgos
negativos o
amenazas
Para riesgos
positivos u
oportunidades
Tanto para amenazas como
para oportunidades
Adaptado de la Guía del PMBOK® – Quinta Edición, pp. 344-346
LA MITIGACIÓN DE LOS RIESGOS
0.09 0.27 0.45 0.63 0.81
0.07 0.21 0.35 0.49 0.63
0.05 0.15 0.25 0.35 0.45
0.03 0.09 0.15 0.21 0.27
0.01 0.03 0.05 0.07 0.09
Probabilidad
Matriz de Probabilidad e Impacto
(Calificación de Riesgo = Probabilidad x Impacto; Alto Riesgo> .25)
0.90
0.70
0.50
0.30
0.10
0.900.700.500.300.10
Impacto
Deben Reducir el Impacto y Probabilidad de los Riesgos
• Estrategias.
• Acciones y su Costo.
• Efectividad de Respuestas.
• Responsables.
• Riesgos Residuales.
• Reserva de Contingencia .
PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS
PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS -REGISTRO DE RIESGOS
PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS -REGISTRO DE RIESGOS
Riesgo Residual Cualitativo
PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS -REGISTRO DE RIESGOS
Riesgo Residual Monetario
ESQUEMA GENERAL
CONTROLAR LOS RIESGOS
Controlar los Riesgos
“El proceso de implementar planes derespuesta a los riesgos, rastrear losriesgos identificados, identificar nuevosriesgos, y evaluar la efectividad delproceso a través de la duración delproyecto”
Guía del PMBOK® - Quinta Edición, Glosario
CONTROLAR LOS RIESGOS
ENTRADAS
.1 Plan para la dirección del proyecto.2 Registros de riesgos.3 Datos de desempeño del trabajo.4 Informes de desempeño del trabajo
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Reevaluación de los Riesgos.2 Auditorías de los riesgos.3 Análisis de variación y de tendencias.4 Medición del desempeño técnico.5 Análisis de reservas.6 Reuniones
SALIDAS
.1 Información de desempeño del trabajo.2 Solicitudes de cambio.3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto.5 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Guía del PMBOK® Quinta Edición, Gráfico 11 – 20 p. 349
• Como resultado del monitoreo del proyecto se puede identificar:• Nuevos riesgos.
• La reevaluación de los riesgos actuales.
• El cierre de riesgos obsoletos.
• Deberá realizarse periódicamente.
REEVALUACIÓN DE LOS RIESGOS
Guía del PMBOK® Quinta Edición, p. 351
• Estado de las Acciones
• Estado de los Riesgos
CONTROLAR LOS RIESGOS
REGISTRO DE RIESGOS
¿PREGUNTAS Y COMENTARIOS?