gestion de tiempos y costos. objetivos justificar la necesidad e importancia de la gestión de...
TRANSCRIPT
GESTION DE TIEMPOS Y
COSTOS
OBJETIVOS
• Justificar la necesidad e importancia de la Gestión de Tiempos en Proyectos•Estimar la duración de cada actividad•Elaborar Programaciones de Proyectos• Calcular la ruta crítica•Justificar la necesidad e importancia de la Gestión de Costos•Identificar las etapas en el proceso de gestión de costos
OBJETIVOS
• Controlar los desvíos presupuestarios• Asegurar que el proyecto concluya dentro del
presupuesto aprobado
METODOLOGIA
• Enfoque teórico – práctico
• Interactividad entre participantes y profesor
• Debates y resolución de casos prácticos en equipos de trabajo
C O N T E N ID O S – G estió n d e T iem p o s
Procesos de gestión de tiempos
Definir actividades
Secuenciar actividades
Estimar duración de actividades
Programación de redes
Ruta crítica
Restricción de recursos
Control de cambios
IN T E G R A C IO N D E L P R O Y E C T O OrganigramaQUE-CUANDO-PORQUE COMO
Criterios Técnicos PLAN DEL
PROYECTO
V
Objetivos Alcance Especificaciones
QUIEN
COMO
CUANTO
EDT
QUE
Asignar Responsabilidades
Subtareas
PRESUPUESTO Personal Materiales Equipamiento
Redes
CUANDO
7
G E S T IO N D E T IE M P O S
• PROPOSITO
– llevar a cabo los procesos necesarios para que el Proyecto sea completado en el tiempo requerido
• APLICACIÓN – estos procesos interactúan con el resto de los
procesos del desarrollo y monitoreo del Proyecto
• TECNICAS
– Diagramas de Hitos
– Redes
• PERT (Program Evaluation Review Technique)
• CPM (Critical Path Method)
– Diagramas de Barras o Gantt
8
M E T O D O S G R A F IC O S
• VENTAJAS
– Establecer la línea base para controlar el avance del Proyecto
– Guía para determinar los requerimientos de: Personal, Materiales, Equipos y Capital
– Facilitar la interdependencias entre actividades
– Permitir análisis “¿qué pasa si....?
– Visualizar la ruta crítica
9
E T A P A S D E L A G E S T IO N D E T IE M P O S
Definir Actividades
Gestión de
Tiempos
Controlar el cronograma
Secuenciar Actividades
Estimar la Duraciones
Desarrollar el cronograma
• Dependencias entre actividades
• Estimar el tiempo necesario para completar las actividades individuales
• Establecer principio y fin de cada actividad, analizando su secuencia duración y recursos necesarios
D E F IN IC IO N D E A C T IV ID A D E S
• I N PUTS
– Línea base del a lcance – Factores am bientales de la em presa – Activos de los procesos de la organ ización
Definir las
Actividades
• H ER R AM I EN TAS Y TECN I CAS
– D espliegue de Activ idades - Plan ificación gradual
– Plantillas - Juicios de expertos
• O UTPUT
– Lista de Activ idades
– Atributos de la activ idad
– Lista de hitos
1 1
D E F IN IC IO N D E A C T IV ID A D E S
Actividad : tienen un principio y fi n claram ente defi nido. U tilizan uno o m ás recursos, en form a exclusiva o com partida
ES: fecha más temprana para comenzar
LS: fecha mas tardía para comenzar
Actividad
EF: fecha más temprana de finalización LF: fecha mas tardía de finalización
1 2
S E C U E N C IA D E A C T IV ID A D E S
• I N PUTS
– Lista de Activ idades
– Atributos de la Actividad – Lista de hitos – Declaración del Alcance del Proyecto – Activos de los Procesos de la Organización
Secuencia Actividades
• H ER R AM I EN TAS Y TECN I CAS
– M étodos de D iagram ación por Precedencia (PD M )
– D eterm inación de D ependencias
– Aplicación de Adelantos y R etrasos - Plantillas de R ed del Cronogram a
• O UTPUT
– D iagram a de R ed del Cronogram a del Proyecto
– Actualizaciones a los D ocum entos del Proyecto
S E C U E N C IA D E A C T IV ID A D E S
• SECU EN CI AS O BLI G AD AS
• SECUEN CI AS ELEGI D AS
• DEPEN D EN CI AS EXTER N AS
1 4
CRONOGRAMA DE HITOS
• Hito
• Es un suceso o acontecimiento crítico para el proyecto
• No tiene duración
• Ejemplo: fecha para probar dispositivos
S E C U E N C IA D E A C T IV ID A D E S
AON (Actividad en el Nodo): las actividades se representan con nodos y las flechas muestran las relaciones de precedencia
b e
d
f 1 6
E S T IM A C IO N D E L A D U R A C IO N
• I N PUTS
– Lista de activ idades
– R equerim iento de recursos
– Dispon ibilidad de recursos
– Lim itaciones y Supuestos
Estimación de
Duraciones
• H ER R AM I EN TAS Y TECN I CAS
– J u icio de expertos
– Analogía con otros Proyectos
– Sim ulación
• O UTPUTS
– Estim ación duración de activ idades
– Supuestos aplicados a la estim ación
– Actualización de la ED T
E S T IM A C IO N D E L A D U R A C IÓ N
• CPM => utiliza una única duración en base a información histórica.
• PERT => el tiempo de cada actividad se considera como una variable aleatoria derivada de una distribución de probabilidad Beta.
a m b Duración
El tiem po optim ista (a) El tiem po m ás probable (m ) E l tiem po pesim ista (b)
1 8
E S T IM A C IO N D E L A D U R A C IÓ N - P E R T
• M edia
et =
a + 4 m + b
6
• Varianza para cada activ idad
2
• Tiem po esperado de term inación de todo el proyecto
Te = Σ tiem pos en la ruta crítica
• Varianza en la ruta σ 2
=
• D esviación estándar
Σ (Varianzas en la ruta crítica)
D IS T R IB U C IO N D E F R E C U E N C IA S
te
68%
te = media desviación estándar
95%
99%
E S T IM A C IO N D E L A D U R A C IÓ N
• CALCULO SEGÚN PERT
2, 3,4 4, 7,10 3,5,7 1 2 3 4
Dur =3 Dur =7 Dur =5
= = =
Duración Total = 3 + 7 + 5 = 15
Total = = 1,25
Probabilidad Resultado Rango 68% 15+-1,25 13,75 ; 16,25 95% 15+-2,50 12,50 ; 17,50 99% 15+-3,75 11,25 ; 18,75
21
Ej. Estimación de la duración
P R O G R A M A C IO N
Programación
• I N PUTS
– D iagram a de Activ idades
– Estim ación duración activ idades
– R equerim ientos y descripc ión de recursos
– Calendarios
– Lim itaciones y supuestos
– Prioridades o dem oras
• H ER R AM I EN TAS Y TECN I CAS
– CPM / PER T
– Crash ing: acortam iento vs costo
– Fast- traking: activ idades en form a paralela
– N ivelación de recursos
– Softw ares de Project M anagem ent
• O UTPUTS
– Program a del Proyecto
R E D E S - E jem p lo H o sp ita l
N o m b r e
1 – A
2 – B
3 – C
4 – D
5 – E
6 – F
7 – G
8 – H
9 – I
1 0 – J
1 1 - K
A ct iv id a d
S e le c c io n a r p e r s o n a l
S e le c c io n a r lu g a r
S e le c c io n a r e q u ip o s
R e a l iz a r p la n o s
In s ta la r s e rv ic io s
E n tr e v is ta r p e r so n a l
C o m p ra r e q u ip o s
C o n s tru ir h o s p i ta l
In s ta la r in fo rm á tic a
In s ta la r e q u ip o s
C a p a c i ta r p e r s o n a l
D u r a c ió n
1 2
9
1 0
1 0
2 4
1 0
3 5
4 0
1 5
4
6
P r e d e c e s o r a
-
-
1
2
2
1
3
4
1
5 , 7 , 8
6 , 9 , 1 0
2 3
N O D O S -F E C H A S T E M P R A N A S
Fecha temprana de comienzo ES D espués de finalizar actividad A (12d)
Actividad (seleccionar equipos)
Fecha temprana de finalización
12 C 22 EF
10
Duración de la actividad dE
2 4
Ej. Red AON - Hospital
N O D O
Fecha temprana de comienzo ES
Fecha Tardía
Actividad
12 C 22
14 10 24
Fecha temprana de finalización EF
Fecha Tardía de Finalización
de Comienzo LS
Duración de la actividad LF dE
2 5
R U T A C R IT IC A
Microsoft Project
Hospital
2 7
Ej. Nivelación de recursos
DISPONIBILIDAD DE RECURSOS
DIA 1 2 3 4 5PROYECTOCOMPRAS MATERIALES 4 4REPARAR MUEBLES 4 4 4EQUIPAR LABORATORIO 4 4 4TOTAL 4 12 8 8 0DISPONIBILIDAD 8 8 8 8 8DIFERENCIA 4 -4 0 0 8
Ej. Disponibilidad de recursos
Las actividades del día 2 no son viables debido a la restriciónde recursos
C O N T R O L D E C A M B IO S
Control Cambios Programa
• I N PUTS
– Program a del Proyecto
– I nform es de R esu ltados
– R equerim ientos de Cam bios
• H ER R AM I EN TAS Y TECN I CAS
– Sistem a de Contro l de cam bios
– M edición de R esu ltados
– Planeam iento Adicional
– Softw are para Pro ject M anagem ent
• O UTPUTS
– Actualizaciones del Progra m a
– Acciones Correctivas
– Lecciones Aprendidas
2 9
C O N C L U S IO N
ADMINISTRACION EFICINTE DEL
TIEMPO
CONTROL DE DESVIOS EN
TIEMPO Y FORMA
PROYECTOS
EXITOSOS
3 0
GESTION DE COSTOS
CONTENIDOS
• Técnicas para elaborar presupuestos de costos
• Estimación de costos
• Control de desvíos presupuestarios
• Aplicar mecanismos de corrección a los desvíos del proyecto
E T A P A S D E L A G E S T IO N D E C O S T O S
Planeamiento de
Recursos
Gestión de
Costos
Estimación de Costos
Presupuesto de
Costos
Control de
Costos
• Calcular costos de cada recurso
•Asignación / Distribución del costo total a cada tarea del Proyecto
•Control de cambios al Presupuesto del Proyecto
3 3
P L A N E A M IE N T O D E R E C U R S O S Planeamiento
de Recursos
• INSUMOS
– Definición del alcance
– EDT
– Descripción de recursos
– Información histórica
• HERRAMIENTAS
– Juicios de expertos
– Identificación de Alternativas
• RESULTADOS
– Necesidades de recursos
• Tipo y cantidades de cada recurso
– Personas = > gestión de R R H H
– M ateria les = > gestión de Abastecim iento
3 4
P L A N E A M IE N T O D E R E C U R S O S
TI PO S DE COSTO S
• PER SO N AL – ASESO R ES – ESPEC I ALI STAS
– Sueldos + Cargas Socia les
– H oras Consu ltoría
– H oras Especia listas
– Costo contrato
• EQ U I PO S – M AQ U I N AR I A
– Costo H ora Uso
– Costo alqu iler
– Am ortización (% según el uso)
• M ATER I ALES
– Cotizaciones
– Precios publicados en revistas especializadas
– Catálogos
– Costos de adqu isición
– Costos de m antenim iento en inventario 3 5
P L A N E A M IE N T O D E R E C U R S O S
TI PO S DE COSTO S
• ED I FI C I OS
– Alqu iler
– Proyecto y D irección
– Vigilancia
– Servicios
• M antenim iento
• Com edor
• EN ER G I A Y CO M BU STI BLES
• LEG AL
– Patentes
– M arcas
– R oyalties
• TASAS E I M PU ESTO S
• SEG UR O S
3 6
E S T IM A C IO N D E C O S T O S
Estimación de Costos
• INSUMOS
– Requerimiento de Recursos
– Información histórica
– Duración de actividades
– Plan de Cuentas
• HERRAMIENTAS
– Modelos Econométricos
– Estimación desde la base (bottom-up)
– Estimación Analógica
– Softwares
• RESULTADO
– Costo más probable de los recursos
– Plan de Gestión de Costos => variaciones
3 7
E S T IM A C IO N D E C O S T O S
Para estim aciones en pre- factibilidad
Utiliza inform ación h istórica
a. T écnica de factores com binados
b. R egresión
3 8
E S T IM A C IO N D E C O S T O S
FACTORES COMBINADOS
• Método simple para la estimación de costos
• Combina estándares con valores reales.
• Se aplica en situaciones donde existe un componente de costos muy pertinente y otros poco significativos.
E S T IM A C IO N D E C O S T O S
REGRESION SIMPLE Costos futuros = fc (Costos históricos) Regresión lineal: y = a + b x M étodo de los M ín im os cuadrados ordinarios CT = CF + CV . q
R e g r e s i o n
CT ($)
q 4 0
Ej. Tortero SA
P R E S U P U E S T O D E C O S T O S
Presupuesto de
Costos
• INPUTS
– Estimación de Costos
– EDT
– Programación del Proyecto
• HERRAMIENTAS
– Estimación desde la base (bottom-up)
– Estimación Analógica
– Softwares
• OUTPUT
– Presupuesto de Costos
4 1
P R E S U P U E S T O D E C O S T O S
Planificación del Alcance Estrategia
Planeamiento del
Definición del Alcance
EDT
Definición de Actividades
Secuencia de Actividades
Desarrollo de Programación
Estimación de Duración
Planeamiento de Recursos
Estimación de Costos PRESUPUESTO
4 2
P R E S U P U E S T O D E C O S T O S
• Presupuesto por período para medir y monitorear los resultados de costos del Proyecto
Rubro
RRHH
Mater
Total
Mes 1
Mes 2
Mes 3
Mes 4
Mes 6
• Se acumulan los costos estimados por períodos y se representan con
curvas “S”
Línea de Base de Control (Baseline)
Períodos [mes] 4 3
C O N T R O L D E C O S T O S
Control de
Costos
• PROPOSITO
– Determinar VARIACIONES
– Administrar CAMBIOS cuando ocurran
• LINEAMIENTOS DE ACCION
– Asegurarse que los cambios se registren con precisión
– Verificar que no se efectúen cambios inapropiados, incorrectos o no autorizados
– Comunicar apropiadamente los cambios
– Búsqueda de las razones de las variaciones
C O N T R O L D E C O S T O S
Control de
Costos
• INSUMOS
– Presupuesto de Costos
– Informes de resultados
– Requerimientos de Cambio
• HERRAMIENTAS
– Técnicas de Medición de Resultados
– Procedimientos de Control de Cambios
• RESULTADOS
– Revisión de Costos
– Actualización del Presupuesto
– Acciones correctivas
– Estimación de costos a terminación
– Lecciones Aprendidas 4 5
C O N T R O L P R E S U P U E S T A R IO
1) Definir Proyecto y Tareas (EDT)
2) Calcular costo de cada tarea
3) Definir momento en que egresan los fondos
4) Presupuesto acumulado = Línea base
Costo Presupuestado 1 2 3 4 5 6 TOTAL Diseño 1.500 1.500 3.000 Construcción 2.000 2.000 2.000 6.000 Pruebas 1.000 1.000
TOTAL 1.500 1.500 2.000 2.000 2.000 1.000 10.000 Cto. acumulado 1.500 3.000 5.000 7.000 9.000 10.000 % acumulado 15% 30% 50% 70% 90% 100%
4 6
C O N T R O L P R E S U P U E S T A R IO
5) Calcular Costo Real
6) Comparar Costo Real vs Presupuestado
Costo Real 1 2 3 4 5 6 TOTAL 1. Diseño 1.000 1.000 2.000 2. Construcción 2.000 4.000 6.000 3. Pruebas
TOTAL 1.000 1.000 2.000 4.000 8.000 Cto. acumulado 1.000 2.000 4.000 8.000
% acumulado 10% 20% 40% 80%
Cto. Acumulado presup 1.500 3.000 5.000 7.000 9.000 10.000
4 7
C O N T R O L P R E S U P U E S T A R IO
7) Calcular Valor Trabajado
¾ Que % del Proyecto se ha terminado en c/ etapa?
¾ Lo reporta el responsable de c/ área => Subjetivo!
¾ Problema: ser demasiado optimistas al inicio
% de Terminacion 1 2 3 4 5 6 Presup 1. Diseño 60% 100% 100% 100% 3.000 2. Construcción 20% 50% 6.000 3. Pruebas 1.000
Valor del T rabajo 1 2 3 4 5 6 TO T AL
1. D iseño 1 .800 3 .000 3 .000 3 .000 2 . C onstrucc ión 1 .200 3 .000 3 . P ruebas
Total acumulado 1.800 3.000 4.200 6.000
% acu m ulado 18% 30% 42% 60%
% acum. presupuestado 15% 30% 50% 70% 90% 100% 4 9
D E S E M P E Ñ O D E L C O S T O
Control de C ostos
80 %
60 %
40 %
20 %
0%
70%
80%
60%
Al finalizar el m es 4:
Presupuesto: $7.000
Costo real: $8 .000
Trabajado: $6 .000
Debería gastar Gastado Trabajado
I ndice de desem peño del costo = I DC
I DC = Valor Trabajado / Costo Real = 0 ,75
Si I DC> 1 = > Bueno ; Si I DC< 1 = > A larm a!
Por cada $ gastado se trabaja un 75% = > I neficiencia
Variación del Costo = Val Trabajo - Costo Real = - 2 .000
D E S E M P E Ñ O D E L A A G E N D A
Control de A genda
80 %
60 %
40 %
20 %
0%
70%
80%
60%
Al finalizar el m es 4:
Presupuesto: $7.000
Costo real: $8 .000
Trabajado: $6 .000
Debería gastar Gastado Trabajado
I ndice de desem peño de agenda = I DA
I DA = Valor Trabajado / Presupuesto = 0 ,86
Si I DA> 1 = > O K ; Si I DC< 1 = > Alarm a de atraso!
Var. de Agenda = Val Trabajado - Presupuesto = -1 .000
5 1
Ej. Análisis del valor ganado - Supermercado
CONCLUSION
CONTROL
PRESUPUESTARIO
CORREGIR DESVIOS A TIEMPO
PROYECTOS
EXITOSOS
Trabajo vs Realidad => Desvíos de $$
Trabajo vs Presupuesto => Desvíos de agenda
5 3