gestión del tiempo eficaz (asoc dnt)
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Gestionar el TiempoTRANSCRIPT
01/04/2015
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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO
Resultados: de 120 a 150 puntos : usas eficazmente el tiempo.
de 85 a 119 puntos: manejas tu tiempo con una
eficacia relativa por lo que deberás fijarte en las cuestiones en que has fallado para tratar de mejorar y estar muy atento a los ladrones de tiempo.
Menos de 85 puntos: gestionas mal tu tiempo, los
ladrones del tiempo te han ganado la batalla.
ASPECTOS QUE CREO QUE DEBO MEJORAR PARA GESTIONAR MEJOR MI TIEMPO
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¿Gestionar el tiempo?
60 segundos en un minuto
60 minutos en una hora
24 horas en un día
Y 168 horas en una semana…
Personas tan significadas como OBAMA tienen el mismo
tiempo que tu, es decir…
El tiempo ni se ahorra ni se almacena.
No se trata de cuánto tenemos…
sino de cómo lo utilizamos.
La única forma de
acabar con la
IMPRODUCTIVIDAD,
es …
OPTIMIZAR,
CONTROLAR Y
GESTIONAR
NUESTRO TIEMPO EN
EL TRABAJO
Dinámica Grupal.
¿Cuáles son ladrones del tiempo?
¿Cómo os afectan?
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Los ladrones del tiempo.
- No planificar
- No priorizar
- Las interrupciones
- No centrarse
- No delegar
- No saber decir que NO
- El teléfono
- Reuniones interminables e inútiles
- Todo es urgente
- La dilación de las tareas
La Agenda
- Planificar
- Organizar
- Priorizar
- Recordar
No necesitamos recordar nada, la agenda lo hará por nosotros.
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PRIORIZACIÓN DE TAREAS:
- Importantes. Han de hacerse las primeras. Suelen ser tareas urgentes e importantes. He de hacerlas hoy.
- Normal. Las debería de hacer hoy.
- Baja. Las podría hacer hoy si tengo tiempo.
Ordenamos Tareas: asignando un número a cada tarea. Este número me indicará el momento en que haré cada tarea.
DILACIÓN Acción deliberada de dejar las cosas para mañana.
Cómo superarla...
1) Reconocimiento del problema: escribe todas las excusas y
justificaciones para darte cuenta.
2) Piensa en positivo para darle la vuelta: cuanto antes empiece,
antes acabo…
3) Establece objetivos claros
4) Prioriza las tareas
5) Organiza tu agenda
6) Compromiso con tus tareas y plazos
7) Premia tu rendimiento
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Una hora de
planificación ahorra tres de ejecución y produce
mejores resultados
Decide qué vas a hacer
es planificar … y decidir cuándo hacerlo
es programar
Planificar ya es una tarea que consume tiempo … no olvides
planificarla ;)
Largo Plazo
Mes > Año
Medio Plazo
Semana > Mes
Corto Plazo
Día > Semana
- Piedras Grandes.
- Piedras Pequeñas.
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edibles
lcanzables
etadores
emporales
specíficos
Que sea muy manejable
No más de 10-15 tareas
Tareas simples < 2 h
Tenerla siempre accesible
Elaboración diaria
Deja algún hueco para imprevistos, descansos, etc.
Prioriza, primero lo primero
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Paso 1.- Registrar todas las
actividades previstas a lo largo
de la jornada.
Paso 2.- Registrar todas las
actividades ejecutadas a lo
largo de la jornada.
Paso 3.- Establecer
Categorías de actividades.
Paso 4.- Contabilizar las
horas dedicadas a cada
categoría …
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El teléfono no deja de sonar.
Me interrumpen continuamente.
Me hacen asistir a reuniones interminables e inútiles.
Me cambian continuamente mis prioridades.
Todo lo que me piden es urgente, para ayer.
No tengo quién me eche una mano y si quiero algo que salga bien,
lo tengo que hacer yo mismo.
Todo el mundo, desde la familia y los amigos, el perro, hasta el
vecino del quinto, pretende que le dedique mi tiempo…
Tarea sin
interrupciones
Tarea con interrupción
de 5 minutos
1 hora
1 hora + 5 minutos + X
minutos de recuperación de
la concentración
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o Analice el % de tiempo que dedica a
interrupciones
o Analiza cuando suceden con mayor
frecuencia
o Planifíquelas como una actividad más
prevista en su agenda
o Anticípese a los posibles interruptores
o Informe de los momentos menos
propicios para las interrupciones
o Sepa decir que no
Llamadas Salientes
Mejor en determinados momentos.
Por escrito todo lo que quieras decir.
Tener al alcance de la mano todos los
documentos pertinentes.
Lo primero: diga quién es, con quién
quiere hablar, y sobre qué asunto.
Transcriba las informaciones recogidas.
Llamadas Entrantes
Filtre las llamadas y asegúrese de que
quien recibe la llamada sepa gestionarlas
correctamente.
Sepa, antes de contestar, quién lo llama
y para qué.
No reciba ninguna llamada estando en
una reunión ni en sitios ruidosos.
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Limite el número de participantes.
Prepare el orden del día.
Elija el mejor momento para convocar una reunión.
Organice su reunión con suficiente antelación.
Respete y haga respetar el horario previsto.
Redacte o haga redactar una breve reseña.
Haga llegar esa relación a todas las personas
interesadas.
Utilice un sistema de clasificación práctico.
Ponga periódicamente en orden sus carpetas y
archivadores
Tire/borre los documentos inútiles de forma
regular.
Revise si es necesario su sistema de clasificación.
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ANALISIS EN PAPEL.
Tomar una hoja de papel y un lápiz y trazar un mapa mental.
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¿Conoces qué actividades producen los resultados más importantes?
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Crea un plan diario
Te ayudará a focalizar tus objetivos.
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Cada tarea a su tiempo
detallar que la tarea X debe ser finalizada antes de tal hora.
Intenta comprometerte con estos horarios
Utiliza un calendario
Para descubrir en qué estamos invirtiendo nuestro tiempo "productivo".
Organiza tus tareas
Además del calendario, necesitas un sistema para organizar tus tareas.
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Conoce tus fechas límite
Trabaja en función de las fechas de entrega.
Aprende a decir NO
Comprométete a ser puntual
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Respeta un horario
Un reloj siempre a la vista
Recordatorios 15 minutos antes
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Evita la multitarea
Evita las distracciones
Controla el tiempo
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Prioriza
Agrupa tareas similares
Lidiar con los ladrones de tiempo
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Descansa
Asociacion DNT
@AsociacionDNT
Tel: 616.211.362
OS DESEAMOS UNA VIDA LLENA DE OPORTUNIDADES,
FELICIDAD Y ÉXITOS.