gestion documental 1
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Consulta e InvestigacionTRANSCRIPT
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CONSULTA E INVESTIGACION
OSCAR JAVIER MORENO IBARRA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA, DOCUMENTACION Y
ARACHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL I
BOGOTA D.C.
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CONSULTA E INVESTIGACION
OSCAR JAVIER MORENO IBARRA
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
TUTOR
PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA, DOCUMENTACION Y
ARACHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL I
BOGOTA D.C.
TABLA DE CONTENIDO
1 – Introducción
2 – Definiciones
2.1 – Definición de Archivo
2.2 – Definición de Documento
2.3 – Definición de Documento de Archivo
3 – Derecho de los Ciudadanos sobre la privacidad de los Documentos
3.1 – Historias Clínicas.
4 – Ley General de Archivos
5 – Ley General de Archivos – Titulo V Gestión Documental art. 21
6 – Gestión Documental
7 – Objetivos de un Programa de Gestión Documental
8 – Aspectos de un Programa de Gestión Documental
9 – Conceptualización de un Programa de Gestión Documental
10 – Tablas de Retención Documental
INTRODUCCION
El siguiente trabajo tiene como objetivo comprender la importancia de los Programas de Gestión
Documental, para la organización de la información de las diferentes entidades; por lo cual es
necesario recordar definiciones que nos darán bases suficientes para el entendimiento del tema
propuesto, con el fin de aplicarlo a nuestros diferentes puestos de trabajo como profesionales
de la información
El Programa de Gestión Documental plantea la necesidad de clarificar los conceptos básicos y
técnicos, familiarizándolos para crear el grado de importancia requerido para innovar y trabajar
sobre las bases solidas emitidas por al Archivo General de la Nación.
A continuación haremos un recorrido por varios elementos que conforman el PGD y dará una
posición más clara para a implementación de métodos que beneficien nuestro proceso de
aprendizaje.
El archivo es un lugar donde se ordenan, guardan,
prestan y custodia un grupo de documentos generados
por una persona, entidad o empresa, producidos en el
ejercicio de las funciones para servir como testimonio e
información, siendo parte del servicio de de la Gestión
Administrativa, la información, la investigación y la
cultura. El concepto de archivo tiene tres formas de
verse como: contenido documental, como institución y como lugar de conservación.
Es todo elemento de conocimiento o fuente de
información registrada materialmente susceptible de
ser utilizada para consulta, estudio o prueba. Es un
testimonio físico de un acto o hecho realizado en el
ejercicio de las funciones de una empresa o persona.
Es un soporte físico que presenta información
Se considera documento de archivo todo aquel
que sea producto de la imaginación, fuentes
narrativas, informativas y científicas que den fe de
un hecho y que prueba o justifica la certeza o
verdad de una cosa; es de suma importancia que
este tenga relación con la entidad productora y
como ha llegado al archivo, resaltando la relación
con el conjunto de documental seriado.
ACUERDO 056 de 2000
(05 de julio)
Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la Consulta” del capítulo V,
"ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO", DEL REGLAMENTO GENERAL DE
ARCHIVOS.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el
Decreto 1777 de 1990 y,
CONSIDERANDO
Que el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia establece que: "Todas las
personas tienen el derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que
establezca la ley".
Que la Sentencia de La Corte Constitucional T-443 de octubre 12 de 1994 señala los
deberes de las entidades que manejan archivos, la importancia de estos como garantes
de los derechos fundamentales, las obligaciones por parte de los ciudadanos respecto
de la información suministrada y reitera que: "el uso de los documentos públicos, se
debe hacer respetando fielmente su contenido y el contexto en el cual se produjo y sin
propósito de crear confusión o desorientación".
Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la
Nación y en su literal b) preceptúa: "Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios
para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la
Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la
Junta Directiva".
Que el artículo 8º del Decreto 1777 establece las funciones de la Junta Directiva del
Archivo General de la Nación. Ahora Consejo Directivo- en virtud del Decreto 1126 de
1999, y en su literal a) dispone:"Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística
a nivel nacional".
Que hace necesario establecer los requisitos y normas para la consulta de los
documentos públicos y las obligaciones del Investigador.
ACUERDA
ARTÍCULO PRIMERO.- ACCESO A LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS: En
concordancia con el artículo 74 de la Constitución Política "Todas las personas tienen el
derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley".
PARÁGRAFO: ACCESO A LA INFORMACIÓN: Toda persona interesada en obtener la
información que reposa en los archivos, deberá identificarse y cumplir lo establecido en
el respectivo reglamento, para tener acceso a la misma.
ARTÍCULO SEGUNDO.- CONSULTA DE DOCUEMENTOS Y ARCHIVOS: La consulta
de expedientes o documentos que reposan en las oficinas públicas se permitirá en día s
y horas laborales, con la presencia del funcionario o servidor responsable de aquellos.
ARTÍCULO TERCERO.- CONSULTA DE LOS ARCHIVOS CON FINES DE
INVESTIGACIÓN HISTÓRICA: Para la consulta de los documentos históricos se debe
obtener carnet de investigador, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:
Carta de presentación, preferiblemente institucional o, en su defecto, de carácter
personal, indicando el interés específico en el campo de la investigación.
Fotocopia simple del documento de identidad.
Diligenciamiento del formato de registro, el cual será suministrado gratuitamente,
por el archivo respectivo.
Dos fotografías tamaño cédula (una para el formato de registro y otra para el
carnet).
ARTÍCULO CUARTO.- EXPEDICIÓN DE CARNET: La expedición del carnet no tiene
costo alguno, pero su reposición por pérdida ocasionará el pago de un salario mínimo
diario. Su renovación se hará cada dos años, a solicitud del peticionario.
PARÁGRAFO. DATOS MÍNIMOS QUE DEBE CONTENER EL CARNET DE
INVESTIGADOR.
Nombre del Archivo
Encabezado de manera visible: INVESTIGADOR
Número consecutivo de registro
Nombre y apellidos
Tipo y número del documento de identificación. En el caso de usuarios
extranjeros, indicar el País.
Fechas de expedición y vencimiento
Firma autorizada
Al reverso, el carnet debe contemplar las siguientes advertencias:
El usuario se compromete a cumplir con el reglamento de servicio y consulta.
La reposición del carnet por pérdida tendrá un costo de un salario mínimo diario.
ARTÍCULO QUINTO.- FORMATO DE REGISTRO: En los archivos históricos se llevará
un Registro con los datos del investigador y deberá mantenerse actualizado en bases
de datos, en formato CDS/Isis (de dominio público), soporte que será suministrado por
el Archivo General de la Nación con el fin de garantizar el intercambio de información
entre los diferentes archivos históricos del país.
Los datos que debe contener este formato registro, serán los siguientes:
Nombre y Apellidos
Nacionalidad
Documento de Identidad
Profesión
Entidad para la cual trabaja
Domicilio permanente
Dirección Temporal
Teléfono, Fax E-mail
Ciudad/ País
Descripción breve del Proyecto de Investigación
Señalamiento de las obligaciones del Investigador en lo referente a:
Cumplir las normas y reglamentos de la institución
Responder por el buen tratamiento de los documentos y elementos que se le
suministren.
Entregar al Archivo una copia de la publicación.
Dar los créditos correspondientes y/o responder por los derechos que se deriven
de la reproducción de materiales gráficos con fines comerciales.
En las publicaciones que resulten de la consulta de los documentos del archivo,
el investigador deberá citar la fuente exacta de la cual fue extraía la información
Fecha de diligenciamiento del formato registro
Firma
PARÁGRAFO: Los usuarios deberán cumplir con el Reglamento General de Archivos y
el Reglamento particular de cada entidad.
ARTÍCULO SEXTO.- COPIAS DE DOCUMENTOS: Toda persona tiene derecho a que
se le expidan copias de los documentos que reposan en los archivos, siempre y cuando
la reproducción no afecte al documento original. En todo caso el solicitante pagará los
costos de reproducción de acuerdo a las tarifas señaladas por cada entidad.
PARÁGRAFO: No habrá restricción a la información contenida en los documentos ç,
salvo los casos que establezca la ley.
ARTÍCULO SÉPTIMO: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.
Teniendo en cuenta la privacidad de los documentos, relaciono datos sobre la
confidencialidad de la historia clinica
LEGALIDAD E HISTORIA CLÍNICA
Variadas son las facetas médicas y jurídicas que conlleva el crear, usar y custodiar la
historia clínica en los ámbitos sanitarios. Unos, se relacionan con la pertenencia,
utilización, objetivos y acceso; otros, relacionados con su custodia, conservación y
durabilidad: y, los últimos relacionados directamente con los datos contenidos.
De entre los distintos aspectos implicados en la relación entre informática e historia
clínica no son los de naturaleza legal los que revisten mayor importancia práctica de
cara a garantizar que la utilización de la primera no lesione la esfera personal del
individuo, delimitada por el derecho a su intimidad y a la reserva de toda la información
relacionada con su salud. Esta afirmación (válida aun cuando deba reconocerse la
gravedad de las consecuencias legales que pueden derivarse de la vulneración de
dicha esfera personal) resulta obligada a la vista del distanciamiento que en esta
materia se muestra entre el Derecho y la propia realidad social regulada por él, y
conduce asimismo a destacar el papel relevante que en este campo debe asignarse a
los principios y criterios de carácter ético y deontológico.
Las normas legales constituyen sin duda un obligado marco de referencia, pero
evidencian desde un primer momento su insuficiencia; en primer lugar debido a que las
mismas, bien sean por su falta de previsión o anacronismo, bien porque la realidad
siempre se adelanta a la Ley (más aún en ámbitos especialmente afectados por el
desarrollo tecnológico), no pueden ofrecer respuesta concreta y anticipada a la multitud
de dudas o cuestiones que la propia realidad plantea; y en segundo lugar, sobre todo,
porque el Derecho por sí solo no ofrece garantías efectivas para que el uso de la
informática sea respetuoso con la protección de la esfera íntima del individuo.
En relación con este último punto, y como habrá ocasión de comentar, las normas
legales contemplan fundamentalmente mecanismos de tipo sancionador o
indemnizatorio que, en el mejor de los casos, tienden a reparar el daño causado una
vez que éste ha sido efectivo, pero que sólo desde esta perspectiva represora o
coactiva (necesaria pero insuficiente) contribuyen a evitar que la lesión a los derechos
de los particulares se produzca. Si a ello se añade la dificultad intrínseca que reviste la
aplicación de algunas de estas medidas reparadoras, se comprende bien que esta
insuficiencia legal que se comenta dote de mayor relevancia práctica a los mecanismos
o procedimientos de garantía y autorregulación desarrollados (bajo principios éticos y
deontológicos) en el propio ámbito de la informática como modo de garantizar el uso
correcto de la misma y, en la medida de lo posible, de evitar de antemano (como es
deseable) que la intimidad de la persona pueda verse lesionada.
Bajo estas consideraciones (que de algún modo anticipan lo que pudieran ser sus
conclusiones se desarrolla este breve estudio, a través del examen de tres grandes
apartados: la referencia al marco legal vigente en la materia; el planteamiento y
propuestas de solución a algunas de las cuestiones legales que plantea la relación
entre la informática y la historia clínica; y por último el análisis de los medios de
protección o garantía diseñados en la normativa actual.
MARCO LEGAL
La Ley General de Sanidad, de 25 de abril de 1986, constituye el texto legal básico en
la regulación del derecho a la protección de la salud constitucionalmente reconocido y,
por tanto, es también primera y obligada referencia para el examen del tratamiento legal
de la historia clínica. Dos son los preceptos que interesa destacar de la misma.
En primer lugar, dentro de la relación de derechos reconocidos por su artículo 10 a los
usuarios de los servicios sanitarios, el apartado 11 de aquél contempla un derecho del
paciente "a que quede constancia por escrito de todo su proceso". Esta configuración
como derecho subjetivo de la persona, necesaria en cuanto refuerza la obligatoriedad
de lo que hoy entendemos como historia clínica, es sin embargo insuficiente y puede
generar juicios a mí entender incorrectos sobre algunas de las cuestiones que
posteriormente serán objeto de examen.
Completa esta regulación, aportando una visión más general de la materia, el artículo
61 de la Ley General de Sanidad que recoge diversos principios básicos en la
ordenación de la historia clínica: principio de historia clínica única, al menos, dentro del
ámbito de cada institución asistencial; acceso a la misma por parte de los usuarios y de
los facultativos implicados directamente en el diagnóstico y tratamiento del paciente;
disponibilidad de la historia para el ejercicio de funciones de inspección médica o para
fines científicos; y garantía del derecho a la intimidad personal y familiar del enfermo,
mediante el deber de secreto que se impone a todo aquel que en virtud de sus
competencias acceda al conocimiento de la historia clínica y a través de las medidas
precisas que la Ley obliga a adoptar a los poderes públicos.
Este último precepto constituye buena muestra de lo que antes afirmábamos; no define
la ley de modo exhaustivo quién debe considerarse como sujeto autorizado para
acceder a la historia clínica, sino que se limita aquélla a establecer un principio general
restrictivo cuya plasmación en la práctica exige la adopción de medidas y cautelas,
fundamentalmente de tipo técnico y organizativo, para garantizar que la divulgación de
la historia clínica se limite a los fines señalados y respete de este modo el derecho a la
intimidad del paciente.
La regulación contenida en la Ley General de Sanidad muestra ya al día de hoy un
cierto anacronismo evidenciado por la falta de cualquier tipo de mención al posible
tratamiento informatizado de los datos de carácter sanitario del paciente, defecto que no
obstante se justifica por la fecha de su promulgación y que queda subsanado en parte
con la aprobación de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, reguladora del
tratamiento automatizado de los datos de carácter personal. Signo de la modernidad de
esta última norma en la materia que nos ocupa son las referencias específicas que al
ámbito sanitario efectúa la misma, y entre las que interesa destacarías que se señalan
a continuación:
Conviene mencionar, en primer lugar, el artículo 8 de la Ley por cuanto contiene una
habilitación en favor de las instituciones, centros y profesionales sanitarios (tanto del
ámbito público como privado) para proceder al tratamiento automatizado de los datos le
carácter personal relativos a la salud de las personas que acudan o vayan a ser
tratados en los mismos, sin perjuicio de la aplicación de las normas de la propia ley
sobre cesión de aquellos datos. La referencia que dicho precepto efectúa a distintas
normas de la Ley General de Sanidad, de la Ley del Medicamento y de la Ley Orgánica
de Medidas Especiales en materia de Salud Pública debe entenderse hecha a los
principios y límites contenidos en dichas leyes que regulan la utilización de los datos de
carácter sanitario.
Reviste interés asimismo la consideración de los datos relativos a la salud de las
personas como datos sensibles o especialmente protegidos (art. 7 de la Ley Orgánica),
a los que la regulación dota de un grado de protección mayor.
Por otro lado, el artículo 11.2.f), dando muestra de la especial consideración que para el
legislador merece la problemática suscitada en el ámbito sanitario, exceptúa el
consentimiento legalmente exigido para la validez de la cesión de los datos de carácter
personal objeto de tratamiento automatizado en los supuestos en que la cesión de
datos relativos a la salud de la persona sea necesaria para solucionar una urgencia que
requiera el acceso a un fichero automatizado o para realizar los estudios
epidemiológicos conforme a lo dispuesto en el art. 8 de la Ley General de Sanidad.
El carácter actual de la Ley Orgánica queda también puesto de manifiesto en su art. 33
al contemplar el intercambio internacional de datos de carácter médico entre
profesionales o instituciones sanitarias con fines terapéuticos o de investigación
epidemiológica, a los efectos de excluir dicho movimiento internacional de datos de los
límites y requisitos establecidos en el artículo precedente.
Aún cuando son principalmente las señaladas las normas específicas de la Ley
Orgánica 5/1 992 referidas al sector sanitario, no debe obviarse la relevancia que
adquieren otros preceptos o principios generales de la Ley en el ámbito de la
informatización de la historia clínica, como son los contenidos en los arts. 9, sobre la
obligación genérica del responsable del fichero de adoptar las medidas de seguridad de
los datos, 6, que contiene el principio general del consentimiento del afectado para la
recogida de datos de carácter personal, y 12 a 17, reguladores de los derechos de
acceso, rectificación y cancelación reconocidos con carácter general a los interesados
cuyos datos sean objeto de tratamiento informatizado.
En relación con este marco legal debe darse respuesta a los conflictos, dudas o
cuestiones que suscita el tratamiento automatizado de la información sanitaria, cuyo
estudio se desarrolla a continuación.
ALGUNAS CUESTIONES LEGALES
De las cuestiones que son objeto de examen debe señalarse que algunas de ellas se
suscitan en relación con la historia clínica al margen o con independencia de su
tratamiento informatizado, si bien en alguno casos la regulación dada a éste por la Ley
Orgánica 5/1992 contribuye a perfilar la solución adecuada en términos jurídicos; por el
contrario, otros debates son específicos de la informatización de la historia clínica.
Acerca de la titularidad de la historia clínica.
A pesar que en no pocas ocasiones se levanta un encendido debate sobre este
extremo, no cabe, en mi opinión, considerar el problema en términos de propiedad de la
historia clínica, y en este sentido no puede afirmarse propiamente que el centro
sanitario, el facultativo ni el paciente sean titulares o dueños de la misma.
El tratamiento legal dado a la historia clínica por la Ley General de Sanidad ofrece
suficientes criterios para situar este debate en sus justos términos. De aquél se deduce,
en primer lugar, la necesidad legal de que exista historia clínica, a la que debe referirse
sin duda la preceptiva constancia por escrito del proceso a que se refiere el antes citado
art. 10.11 de la Ley. E igualmente incuestionable es el derecho de acceso a la misma
reconocido al paciente (señalado expresamente en el art. 61 de aquélla) y a los propios
facultativos que intervienen en el diagnóstico o tratamiento del mismo (expresado en el
mismo precepto, pero en último término consecuencia lógica ineludible de la propia
existencia y finalidad de la historia clínica).
En este sentido, no cabe afirmar que el paciente sea propietario de la historia clínica, en
la medida en que no pueden reconocérsele facultades de disposición sobre ella en
cuanto a su misma existencia o a su contenido. Planteado desde la óptica que
probablemente mayor repercusión legal suscita en la práctica, piénsese en que, por
ejemplo, el paciente no puede sustraer o modificar la totalidad o parte del contenido de
la historia clínica que va a constituir un elemento clave de valoración y enjuiciamiento
ante una hipotética reclamación por daños derivados de la asistencia prestada a aquél;
del mismo modo que tampoco puede el centro sanitario o el profesional llevar a cabo
dicha alteración sin incurrir en graves responsabilidades legales.
De todo ello puede concluirse que la historia clínica como tal debe existir y mantenerse
en el centro sanitario, sin perjuicio de que, en virtud del derecho de acceso a la misma
que se le reconoce, el paciente pueda conocer todos o cualquiera de los documentos e
informes de los que consta e incluso obtener copia de los mismos (criterio éste último
que coincide, en el ámbito de las instituciones sanitarias públicas, con el derecho que
se reconoce a todo ciudadano en relación con los expedientes administrativos en que
sea parte interesada).
Estas conclusiones, que a mi juicio se desprendían ya del propio texto legal, se han
visto confirmadas por la regulación contenida en el Real Decreto 63/1995, de 20 de
enero, regulador de las prestaciones sanitarias del Sistema Nacional de Salud, cuyo
anexo 1, en su apartado 5, recoge como derecho del usuario en el ámbito de la
información y documentación sanitaria el de recibir, a petición suya, un ejemplar de su
historia clínica o de determinados datos contenidos en la misma, sin perjuicio de la
obligación de su conservación en el centro sanitario.
Además de este último derecho, el paciente tiene obviamente el derecho a exigir el
debido respeto a la confidencialidad de la información contenida en su historia clínica,
como faceta del derecho más general a la salva-guarda de su intimidad personal. Pero
que aquél no ostenta la titularidad de la historia, entendida como plena capacidad de
disposición sobre la misma, se confirma a la luz de la regulación de los derechos de
rectificación o cancelación de datos que regula la Ley Orgánica 5/1 992.
De entre los distintos aspectos implicados en la relación entre informática e historia
clínica no son los de naturaleza legal los que revisten mayor importancia práctica de
cara a garantizar que la utilización de la primera no lesione la esfera personal del
individuo, delimitada por el derecho a su intimidad y a la reserva de toda la información
relacionada con su salud. Esta afirmación (válida aun cuando deba reconocerse la
gravedad de las consecuencias legales que pueden derivarse de la vulneración de
dicha esfera personal) resulta obligada a la vista del distanciamiento que en esta
materia se muestra entre el Derecho y la propia realidad social regulada por él, y
conduce asimismo a destacar el papel relevante que en este campo debe asignarse a
los principios y criterios de carácter ético y deontológico.
MARCO LEGAL
La Ley General de Sanidad, de 25 de abril de 1986, constituye el texto legal básico en
la regulación del Derecho a la Protección de la Salud constitucionalmente reconocido y,
por tanto, es también primera y obligada referencia para el examen del tratamiento legal
de la historia clínica. Dos son los preceptos que interesa destacar de la misma.
En primer lugar, dentro de la relación de derechos reconocidos por su artículo Ib a los
usuarios de los servicios sanitarios, el apartado 11 de aquél contempla un derecho del
paciente "a que quede constancia por escrito de todo su proceso" Esta configuración
como derecho subjetivo de la persona, necesaria en cuanto refuerza la obligatoriedad
de lo que hoy entendemos como historia clínica, es sin embargo insuficiente y puede
generar juicios a mi entender incorrectos sobre algunas de las cuestiones que
posteriormente serán objeto de examen.
Completa esta regulación, aportando una visión más general de la materia, el artículo
61 de la Ley General de Sanidad que recoge diversos principios básicos en la
ordenación de la historia clínica: Principio de historia clínica única, al menos, dentro del
ámbito de cada institución asistencial: acceso a la misma por parte de los usuarios y de
los facultativos implicados directamente en el diagnóstico y tratamiento del paciente:
disponibilidad de la historia para el ejercicio de funciones de inspección médica o para
fines científicos:
Y garantía del derecho a la intimidad personal y familiar del enfermo, mediante el deber
de secreto que se impone a todo aquel que en virtud de sus competencias acceda al
conocimiento de la historia clínica y a través de las medidas precisas que la Ley obliga
a adoptar a los poderes públicos. Conviene mencionar, el artículo 8 de la Ley por
cuanto contiene una habilitación en favor de las instituciones, centros y profesionales
sanitarios (tanto del ámbito público como privado) para proceder al tratamiento
automatizado de los datos de carácter personal relativos a la salud de las personas que
acudan o vayan a ser tratados en los mismos, sin perjuicio de la aplicación de las
normas de la propia ley sobre cesión de aquellos datos. La referencia que dicho
precepto efectúa a distintas normas de la Ley General de Sanidad, de la Ley del
Medicamento y de la Ley Orgánica de Medidas especiales en materia de Salud Pública
debe entenderse hecha a los principios y límites contenidos en dichas leyes que
regulan la utilización de los datos de carácter sanitario.
ALGUNAS CUESTIONES LEGALES
De las cuestiones que son objeto de examen debe señalarse que algunas de ellas se
suscitan en relación con la historia clínica al margen o con independencia de su
tratamiento informatizado, si bien en alguno casos la regulación dada a éste por la Ley
Orgánica 5/1992 contribuye a perfilar la solución adecuada en términos jurídicos: por el
contrario, otros debates son específicos de la informatización de la historia clínica.
Acerca de la titularidad de la historia clínica.
A pesar que en no pocas ocasiones se levanta un encendido debate sobre éste
extremo, no cabe, en mi opinión, considerar el problema en términos de propiedad de la
historia clínica, y en este sentido no puede afirmarse propiamente que el centro
sanitario, el facultativo ni el paciente sean titulares o dueños de la misma.
El tratamiento legal dado a la historia clínica por la Ley General de Sanidad ofrece
suficientes criterios para situar este debate en sus justos términos. De aquél se deduce,
en primer lugar, la necesidad legal de que exista historia clínica, a la que debe referirse
sin duda la preceptiva constancia por escrito del proceso a que se refiere el antes citado
art. 10.11 de la Ley. E igualmente incuestionable es el derecho de acceso a la misma
reconocido al paciente (señalado expresamente en el art. 61 de aquélla) y a los propios
facultativos que intervienen en el diagnóstico o tratamiento del mismo (expresado en el
mismo precepto, pero en último término consecuencia lógica ineludible de la propia
existencia y finalidad de la historia clínica).
De todo ello puede concluirse que la historia clínica como tal debe existir y mantenerse
en el centro sanitario, sin perjuicio de que, en virtud del derecho de acceso a la misma
que se le reconoce, el paciente pueda conocer todos o cualquiera de los documentos e
informes de los que consta e incluso obtener copia de los mismos (criterio éste último
que coincide, en el ámbito de las instituciones sanitarias públicas, con el derecho que
se reconoce a todo ciudadano en relación con los expedientes administrativos en que
sea parte interesada).
Estas conclusiones, que a mi juicio se desprendían ya del propio texto legal, se han
visto confirmadas por la regulación contenida en el Real Decreto 63/1 995, de 20 de
enero, regulador de las prestaciones sanitarias del Sistema Nacional de Salud, cuyo
anexo 1, en su apartado 5, recoge como derecho del usuario en el ámbito de la
información y documentación sanitaria el de recibir, a petición suya, un ejemplar de su
historia clínica o de determinados datos contenidos en la misma, sin perjuicio de la
obligación de su conservación en el centro sanitario.
Además de este último derecho, el paciente tiene obviamente el derecho a exigir el
debido respeto a la confidencialidad de la información contenida en su historia clínica,
como faceta del derecho más general a la salvaguarda de su intimidad personal. Pero
que aquél no ostenta la titularidad de la historia, entendida como plena capacidad de
disposición sobre la misma, se confirma a la luz de la regulación de los derechos de
rectificación o cancelación de datos que regula la Ley Orgánica 5/1 992.
Por su propia finalidad parece claro que la historia clínica no es susceptible de la
cancelación automática que contempla el art. 4.5 de éste último texto legal, lo que
conduce a entender que en ningún caso puede el paciente por su propia voluntad
imponerla destrucción o eliminación de su historial clínico.
A su vez, el derecho de rectificación o cancelación de determinados datos que consten
en la historia, que indudablemente debe ser también reconocido al paciente, será
admisible en los términos señalados en la propia Ley Orgánica 5/1 992 y en el Real
Decreto 1332/1994 de desarrollo de aquélla: esto es, únicamente cuando aquellos
datos sean inexactos, incompletos o inadecuados (entendido esto último en relación
con la propia finalidad de la historia clínica).
Fuera de estos casos, la historia clínica en cuanto a su existencia y contenido no es
disponible por el particular, y ello a pesar de que el art. 10.11 de la Ley General de
Sanidad, con una perspectiva insuficiente y generadora de confusión en este punto, le
den la consideración de derecho del usuario.
Y como consecuencia de todo ello, asimismo, debe entenderse que, en contra de la
regia general expresada por la Ley Orgánica 5/1 992, el tratamiento automatizado de la
historia clínica no requiere el previo consentimiento del afectado. A mi juicio, el ejercicio
de funciones propias de las Administraciones sanitarias (en el caso de instituciones y
centros sanitarios de titularidad pública o, en general, tratándose de prestación sanitaria
a cargo de un sistema público de protección social) o a existencia de una relación
negociar cuyo objeto es precisamente la prestación sanitaria (en el caso de entidades
de naturaleza privada en que el paciente acude a título particular) permite encuadrar el
tratamiento informatizado de la historia clínica dentro de las excepciones a la necesidad
de consentimiento del afectado que contempla el art. 6.2 de la Ley Orgánica 5/1 992.
El acceso a la historia clínica
Una de las cuestiones de mayor trascendencia, y al mismo tiempo dificultad, que
suscita a historia clínica y que se agrava con su tratamiento automatizado viene
constituida por la determinación de las personas que, además del propio paciente,
deben considerarse autorizadas para el acceso a la misma. Gran parte de esta
trascendencia deriva de las graves consecuencias legales que pueden deducirse en
función de que un sujeto se considere autorizado o no para el manejo o utilización de
datos personales como son los contenidos en la historia clínica.
Esta razón motiva el sentimiento de insatisfacción que puede generarse al contemplar
el tratamiento que a este punto da la normativa vigente.
La Ley Orgánica 5/1992 no aporta mayor solución a este problema, por cuanto se imita
a exigir que quede constancia del órgano (en el caso de las Administraciones Públicas)
o la persona en el caso de ficheros de titularidad privada) que tiene la consideración de
responsable del fichero: determinación que por sí sola no permite concretar
nominalmente la totalidad de personas que pueden utilizar o acceder, con fines más
amplios o más restringidos, a la historia clínica informatizada, si bien contribuye a
delimitar responsabilidades en caso de acceso o utilización no autorizada de aquélla.
De ahí que con razón se haya podido afirmar que el riesgo para la confidencialidad de
la información sanitaria resulta en gran medida de los modos de organización del
trabajo en régimen jerarquizado o de equipo actualmente imperantes en el ámbito de
las instituciones sanitarias, que por sí mismos han promovido las condiciones para que,
aun de modo en principio justificado, pueda tener acceso a los historiales clínicos un
mayor número de profesionales. Y por ello mismo, la efectividad de las garantías para
la intimidad del paciente va a depender en mayor grado de las medidas y criterios
técnicos y organizativos que se adopten para evitar que los datos de salud de las
personas puedan ser objeto de difusión más allá del círculo estrictamente necesario, y
no tanto de la amenaza de posibles responsabilidades declaradas en vía administrativa
o judicial.
En cualquier caso, sí parece claro que, como toda circunstancia potencialmente lesiva
para un derecho fundamental como es el de la intimidad personal y familiar, la
determinación de las personas autorizadas y la regularización de los procedimientos de
acceso a la información sanitaria contenida en las historias clínicas debe guiarse por un
principio restrictivo, conforme al cual se permita el acceso a aquellos profesionales para
los que sea estrictamente necesario, y además (para el supuesto de su tratamiento
informatizado) acompañado de la adopción de medidas, fundamentalmente técnicas,
que permitan dotar de un nivel de seguridad lo más amplio posible a los datos
contenidos en aquélla, según impone el art. 9 de la Ley Orgánica 5/19 92.
La sustitución de la historia clínica escrita
El desarrollo tecnológico en esta materia está ya planteando la posibilidad de que el
soporte informático sustituya íntegramente al documento escrito como modo de
constancia de los datos de paciente, lo que suscita el debate acerca de la legalidad o
no de dicha opción.
ciertamente no se cuestiona la informatización de los datos contenidos en las historias
clínicas adicionalmente a su constancia documental, puesto que para ello existe
habilitación legal expresa en el art. 8 de la Ley Orgánica 5/1 992 ya comentado.
Es la sustitución en los términos señalados lo que puede plantear alguna dificultad
interpretativa, que viene originada en primer lugar por los términos empleados en el art.
10.11 de la Ley General de Sanidad al exigir, como derecho del paciente, la "constancia
por escrito" de su proceso.
La probabilidad de que se entienda esta expresión como constancia necesaria en un
documento material es bastante alta a la vista del silencio que los textos legales
sustantivos y procesales que regulan los medios de prueba admisibles en Derecho
guardan en relación con medios técnicos de grabación y reproducción de datos,
anacronismo explicable por la fecha de promulgación de aquellas normas), y teniendo
en cuenta las reservas que por el mismo motivo muestran en ocasiones los órganos
judiciales de cara a admitir tales medios como forma de acreditar hechos sujetos a
controversia (de ello puede dar fe quien suscribe cuando, en un asunto de personal al
servicio de la Administración, pudo comprobar cómo el juzgador cuestionaba la validez
de los datos impresos que constaban en una base de datos informática como modo de
acreditar las retribuciones de un trabajador, por entender que el medio de prueba
idóneo a tal fin era la nómina considerada como documento material). Sin embargo,
este no es un problema exclusivo que afecte a la posible informatización de las historias
clínicas, sino que surge, incluso con mayor trascendencia legal, en otros ámbitos,
singularmente el de la contratación a través de medios electrónicos. Pero sí es cierto
que en este campo la redacción del art. 10.11 puede constituir un obstáculo añadido, en
la medida en que permita cuestionar a los órganos judiciales (que en definitiva son
quienes aplican el Derecho) la validez de datos no sustentados en un documento
escrito. En este punto es donde queda reflejado un cierto anacronismo de la Ley
General de Sanidad, que no obstante podría verse salvado por la aplicación del art. 8
de la Ley Orgánica 5/1992, si bien tenemos que admitir que éste último precepto
contiene, como se ha dicho, una habilitación expresa para el tratamiento automatizado
de las historias clínicas, pero no da respuesta directamente a la cuestión que ahora se
plantea, esto es, a la posibilidad de que el mismo sustituya plenamente a su
documentación por escrito.
En favor de una respuesta afirmativa a dicha cuestión se pronunciaría también una
interpretación acorde con el tratamiento que la materia recibe en otros ámbitos, no sólo
privados (como es el ya señalado de la contratación por medios electrónicos), sino
incluso públicos. En este sentido, merece especial mención, a título de ejemplo, la
previsión contenida en el art. 38.3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, reguladora
del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, que impone la instalación en soporte informático de todos los
registros generales o para recepción de escritos o comunicaciones que establezcan las
Administraciones Públicas.
Superado el escollo de interpretación que ofrece el art. 10.11 de la Ley General de
Sanidad, los problemas que plantea la utilización exclusiva del soporte informático para
la historia clínica no son distintos a los generados en los otros ámbitos que se citan. En
suma, el debate entraña una cuestión acerca de su validez como medio probatorio en
caso de conflicto, que previsiblemente en nuestro ámbito vendrá referido a cuestiones
de responsabilidad médico sanitaria; valor probatorio que en último extremo afecta a la
veracidad de la información contenida en la historia clínica y a la autoría de los informes
que obran en la misma.
Es, por tanto, el propio desarrollo tecnológico el que deberá proporcionar los medios
para evitar, o al menos limitar al máximo, las posibilidades de alteración del contenido
de la historia clínica informatizada o la alteración de la identidad de su autor o autores;
si bien admitiendo de antemano que tales garantías nunca pueden ser plenas, del
mismo modo que tampoco lo son respecto de los documentos escritos, que también
pueden ser modificados fraudulentamente en su contenido o en su firma.
La admisión, cada vez más frecuente, por parte de los órganos judiciales de medios de
prueba que tienen difícil encaje en los tradicionalmente reconocidos por las leyes, como
es el caso de los medios de reproducción de imagen y de sonido (difícilmente
catalogables como medios de prueba documental o de otro tipo), debe llevar también
progresivamente a una solución favorable a la admisión de la historia clínica
informatizada en sustitución del documento escrito.
No obstante, la situación actual, caracterizada por el silencio de la Ley sobre este punto
y la persistencia de ciertos recelos por parte de los órganos judiciales para admitir
medios de prueba distintos de los expresamente admitidos por las leyes, obliga a
adoptar la necesaria cautela en este ámbito, sobre todo teniendo en cuenta que los
conflictos que sobre esta cuestión puedan plantearse serán, en la mayoría de los casos,
de notable entidad por estar involucrados aspectos de responsabilidad de los
profesionales y centros sanitarios. Cautela que además resulta más necesaria en
relación con actuaciones de especial trascendencia legal, como son singularmente la
expresión del consentimiento informado por parte del paciente o la emisión de aquellos
informes que vayan a facilitarse a éste.
La situación justifica por sí sola, en cualquier caso, la petición que desde otros ámbitos
se ha hecho a fin de, modificando la normativa en vigor, dotar de regulación legal
específica a las normas de utilización y validez de los medios informáticos.
Plazos para la conservación de la Información clínica
La duda respecto al tiempo durante el que debe conservarse la Información contenida
en la historia clínica pierde trascendencia respecto del soporte informático, no así
respecto de la documentación escrita que en la actualidad con no poca frecuencia
plantea dificultades reales de almacenamiento. Por ello, el problema práctico que
representa se relativiza en gran medida en caso de dar respuesta afirmativa a la
cuestión planteada en el apartado precedente.
A diferencia de lo que sucede en otros sectores de actividad, la normativa sanitaria no
da respuesta directa a este interrogante y su silencio (al no autorizar la posible
destrucción de historiales clínicos a partir de determinada fecha) parece sustentar un
principio general de conservación indefinida de las historias.
En cualquier caso, y con independencia del debate teórico, lo cierto es que desde una
perspectiva práctica la, conclusión en favor del mantenimiento, si no ilimitado, si al
menos prolongado de la información contenida en las historias clínicas viene respalda
por la posibilidad real de que pueda plantearse conflictos legales (que exijan para su
resolución contar con historia como elemento de prueba en fechas muy posteriores a
las que tuvo lugar la actuación profesional sanitaria de la que derivan; lo cual reviste
especial importancia a la vista del criterio de los Tribunales que en tales casos impone
al profesional o institución sanitaria el deber de colaborar en la prueba de los hechos
mediante, entre otras, la aportación de la historia posteriores a clínica del paciente,
deber cuyo incumplimiento puede originar al menos una presunción de la existencia de
responsabilidad.
La proliferación de vías de reclamación distintas para la exigencia de responsabilidad
sanitaria (prácticamente en todos los órdenes jurisdiccionales: penal, civil, contencioso-
administrativa yo y laboral), en parte limitada con la e nueva Ley reguladora de la
jurisdicción contencioso-administrativa, ha determinado la aplicación asimismo de
diversos plazos de prescripción (esto es, plazos dentro de los que necesariamente
deben entablarse una reclamación de responsabilidad si no quiere verse desestimada
por extemporaneidad), que, sin entrar a detalle de cuestiones que son eminentemente
técnico jurídicas, abarcan desde un año hasta incluso los quince años (para el caso de
responsabilidad civil derivada de un hecho calificado como delito o falta), que se
computan además, no desde la fecha de la actuación médico sanitaria, sino desde el
momento en que son definitivas las secuelas en que se traduce el presunto resultado
dañoso.
Estas razones abogan, en principio, por una conservación indefinida de las historias
clínicas. Ahora bien, no se contradice con ello la posibilidad, a partir de un determinado
momento (en todo caso, por encima de los plazos de prescripción señalados), de
conservar aquellos documentos e informes relevantes en el proceso asistencial,
eliminando aquella otra documentación, normalmente voluminosa, (piénsese, por
Ejemplo, en los partes diarios de evolución), sustituyéndola por la elaboración de un
informe que resuma las incidencias reseñables.
Excepciones al deber de secreto.
El derecho del paciente a la confidencialidad de la información sanitaria relativa a su
proceso, caracterizado como derecho fundamental en cuanto expresión al derecho a la
intimidad personal del sujeto, no está, sin embargo, exento de límites o excepciones,
del mismo modo que sucede con cualquier otro derecho reconocido por el
ordenamiento jurídico que, por definición, nunca es absoluto, sino que encuentra su
límite en la protección de otros derechos o intereses legítimos.
Este aspecto queda reflejado en la propia regulación legal de la historia clínica, que
contempla diversos supuestos en los que el carácter reservado de la información
contenida en aquélla cede ante determinados supuestos o fines.
Este es el caso de las situaciones de urgencia que exijan, para su resolución, el acceso
a información clínica, supuesto al que se refiere el antes citado art. 11 de la Ley
Orgánica 5/1992 para exceptuar la necesidad de consentimiento del afectado. La
previsión legal contempla, en suma, una expresión del estado de necesidad cuya
apreciación en cada caso exigirá la ponderación de los intereses enfrentados (riesgo
que trata de evitarse frente a la lesión a la confidencialidad de la información clínica) en
una labor no siempre fácil y cuya fiscalización corresponderá en último lugar a los
órganos judiciales.
Asimismo, como tal excepción al deber de secreto cabe considerar en alguna medida la
posible utilización de la información contenida en las historias clínicas con fines
científicos o para la realización de estudios epidemiológicos, conforme al art. 61 de la
Ley General de Sanidad. La regulación de las enfermedades de declaración obligatoria,
afectada por el Real Decreto 2210/1 995, de 28 de diciembre, por el que se crea la Red
Nacional de Vigilancia Epidemiológica, constituye ejemplo de la excepción señalada, en
todo caso relativa en la medida en que la información esté más o menos
individualizada.
El ejercicio legítimo de las funciones de inspección y control atribuidas legalmente a las
Administraciones sanitarias justifica, a su vez, la excepción prevista en el propio art. 61
de la Ley General de Sanidad, en cuanto dispone el acceso a la historia clínica para las
actuaciones de inspección médica.
En cualquier caso, y con independencia del debate teórico. lo cierto es que desde una
perspectiva práctica la conclusión en favor del mantenimiento, si no ilimitado, sí al
menos prolongado de la información contenida en las historias clínicas viene
respaldada por la posibilidad real de que puedan plantearse conflictos legales en fechas
muy las que tuvo lugar la actuación profesional o sanitaria de la que derivan.
La previsión expresa en la Ley de todos los supuestos que han sido citados no elimina,
desde luego, cualquier duda que puede suscitarse en la práctica. Es frecuente
cuestionar, por ejemplo, la legitimidad o no de la vulneración de la confidencialidad de
la historia clínica con objeto de facilitar información a familiares o allegados para los que
pueda derivarse algún riesgo como consecuencia del estado de salud del paciente (por
ejemplo, tratándose de determinadas enfermedades graves de naturaleza contagiosa).
En estos casos, no cabe, a mi juicio, descartar la existencia de una verdadera
excepción al deber de secreto, si bien su aplicación (dado el carácter fundamental del
derecho a la intimidad afectado> debe ser necesariamente excepcional y rigurosa,
limitándose a aquellos casos en que el riesgo sea real e inminente (no sólo hipotético o
futuro), manifiesto (por existir constancia de las prácticas que impliquen riesgo de
contagio) y asumido por el propio paciente sin conocimiento y consentimiento por parte
de los terceros potencialmente afectados. No obstante, difícilmente cabe exigir al
profesional sanitario un juicio o valoración como los que se comentan (con un contenido
eminentemente jurídico> cuando las propias normas legales o el criterio de los Jueces y
Tribunales no ofrecen de antemano una solución clara al problema; lo que desde un
punto de vista práctico aconseja en tales supuestos (necesariamente excepcionales) el
recurso a la decisión judicial como modo de salvaguardar la posición del profesional
que ha de decidir.
Es frecuente cuestionar, por ejemplo, la legitimidad o no de la vulneración de la
confidencialidad de la historia clínica con objeto de facilitar información a familiares o
allegados para los que pueda derivarse algún riesgo como consecuencia del estado de
salud del paciente.
Otra excepción incuestionable, a pesar de que sobre ella guarde silencio la Ley General
de Sanidad, viene constituida por la necesaria disponibilidad de la historia clínica en
favor de los órganos judiciales; excepción expresamente prevista en la Ley Orgánica
5/1992, que la amplía también, como excepción a la necesidad de consentimiento del
afectado para la cesión de sus datos personales, a los supuestos en que el destinatario
de la información sea, además de los Jueces y Tribunales, el Defensor del Pueblo o el
Ministerio Fiscal en el ejercicio de las funciones que tienen atribuidas.
Son bastantes los casos en que los órganos judiciales requieren la puesta a disposición
íntegra del historial clínico sin discernir qué tipo de información o documentos son
relevantes para resolver la controversia judicial.
Respecto de esta última excepción los problemas se plantean no en cuanto a la
posibilidad teórica de que los historiales clínicos puedan ser requeridos por Juzgados y
Tribunales, sino en relación a la forma con que, con excesiva frecuencia, se reclaman
los mismos en la práctica. Concretamente, son bastantes los casos en que los órganos
judiciales requieren la puesta a disposición íntegra del historial clínico (bien es cierto
que por el hábito de aceptar como medio de prueba lo que a su vez solícita cualquiera
de las partes), sin discernir qué tipo de información o documentos son relevantes para
resolver la controversia judicial. Es indudable que entre las medidas necesarias para
garantizar el mayor grado posible de protección del derecho a la intimidad personal se
encuentra el deber de diligencia con que los órganos judiciales deben examinar y
admitir como medio de prueba todo tipo de información sanitaria de un determinado
sujeto, limitando la misma a la estrictamente indispensable para enjuiciar y resolver el
litigio.
Ahora bien, tampoco cabe duda de que, cualquiera que sea la forma en que los
órganos judiciales cumplan con esa función, la actuación de los profesionales e
instituciones sanitarias no puede ser otra que la de poner a disposición de aquellos la
información clínica que le sea requerida, solicitando a lo sumo aclaración cuando
existan dudas respecto a la documentación pedida o manifestando sus reservas sobre
la idoneidad de la misma como medio de prueba. En todo caso, el fundamento del
deber de secreto que se examina radica en la protección de la Intimidad personal del
paciente, y no en la defensa del profesional sanitario; lo que impide a éste negar por
este motivo la entrega de aquella información clínica que le sea solicitada por los
órganos judiciales.
LA PROTECCIÓN DE LA CONFIDENCIALIDAD
Como se apuntaba anteriormente, los medios de garantía o protección que establece la
Ley en este ámbito son básicamente de tipo sancionador e indemnizatorio, y por ello
mismo, en gran medida insuficientes para garantizar un uso de la informática no lesivo
para la esfera personal del individuo; conclusión a la que no obsta la gravedad de las
posibles consecuencias legales en que puede traducirse la aplicación de aquellas
medidas.
El examen de estos mecanismos de protección debe comenzar por el estudio del
tratamiento penal dado a la materia, en la medida en que las consecuencias penales
son las de mayor entidad prevista en el ordenamiento jurídico frente a las conductas
consideradas asimismo más graves (calificables por ello como delito o falta).
En este punto debe resaltarse la importante modificación llevada a cabo por el vigente
Código Penal (aprobado por Ley Orgánica 10/1995. de 23 de noviembre), cuyo sentido
último es el de un reforzamiento extremo de la protección penal otorgada a los
derechos a la intimidad y a la propia imagen de las personas.
Frente a la situación anterior, que es por la consideración como infracción penal
únicamente de la vulneración del secreto profesional por parte de abogados y
procuradores. funcionarios públicos y empleados al servicio de empresas o
establecimientos el Código Penal en vigor tipifica como delito la conducta consistente,
en general, en apoderarse, utilizar o modificar, en perjuicio de tercero, todo tipo de
datos reservados de carácter personal o familiar, cualquiera que sea el tipo de archivo,
fichero, registro o soporte en que consten; y asimismo, asimila a tal conducta delictiva el
simple acceso no autorizado por cualquier medio a los citados archivos o registros o su
alteración o utilización en perjuicio de tercero (sea o no titular de los datos).
La actuación de los profesionales e instituciones sanitarias no puede ser otra que la de
ponerse a disposición de aquellos la información clínica que le sea requerida,
solicitando a lo sumo aclaración cuando existan dudas respecto a la documentación
pedida o manifestando sus reservas sobre la idoneidad de la misma como medio de
prueba.
Se comprenderá ahora la trascendencia que tiene la determinación de quién sea
persona autorizada para el acceso a una historia clínica (con independencia de su
tratamiento autorizado o no) a la vista de la relevancia penal otorgada al simple acceso
no autorizado; circunstancia ésta, a su vez, que revela las dificultades de aplicación del
precepto penal por requerir para ello la remisión a normas muchas veces no jurídicas
(esto es, no concretadas en disposiciones legales o reglamentarias), sino impuestas por
criterios o protocolos de organización y funcionamiento internos.
Sobre la conducta básica señalada, el Código Penal especifica otra serie de
circunstancias que agravan el tipo delictivo, como son específicamente la difusión,
revelación o cesión de los datos a terceros, la comisión de aquellas conductas por parte
de las personas encargadas o responsables de los ficheros o registros (agravado a su
vez si hay difusión o cesión de los datos), la afectación a datos especialmente sensibles
(entre ellos específicamente los de salud), la realización de tales conductas con fines
lucrativos y su realización por parte de autoridad o funcionario público (concepto en el
que tradicionalmente la jurisprudencia de la Sala de lo Penal del Tribunal Supremo ha
considerado comprendidos a los profesionales sanitarios al servicio de las
Administraciones Públicas, con independencia de su régimen jurídico estatutario y no
estrictamente funcionarial).
La regulación se completa con la regulación expresa de un delito de revelación de
secretos ajenos conocidos por razón del oficio o relación laboral, y con la tipificación del
delito de vulneración del secreto profesional; distinción entre ambas figuras que no será
siempre fácil a la vista de la indefinición legal respecto a los colectivos o profesionales
para los que existe un deber de secreto profesional en sentido estricto, aún cuando en
el caso de las profesiones sanitarias (singularmente la médica y de enfermería) no
plantee dudas por la previsión expresa de tal deber en las normas deontológicas
correspondientes.
La normativa penal expuesta constituye, sin duda, una medida sancionadora de notoria
gravedad para los supuestos de vulneración del deber de confidencialidad que recae
sobre todo profesional que tenga acceso a los datos consignados en la historia clínica.
No obstante, cabe suscitar ciertas dudas respecto del alcance real que pueda tener la
aplicación de la misma; reservas que vienen motivadas, en primer lugar, por la
consideración de que los delitos examinados son en todo caso delitos dolosos, esto es,
que únicamente pueden ser cometidos cuando la conducta en qué consisten (acceso,
revelación, divulgación, etc.) se realice de modo voluntario y consciente, no por simple
descuido o imprudencia; lo que de entrada deja fuera del ámbito penal a todos aquellos
casos en que pueda existir una divulgación de datos de carácter personal causada por
pérdida o extravío de la historia clínica debido a falta de cuidado o defectos
organizativos.
La normativa penal expuesta constituye. Sin duda, una medida sancionadora de notoria
gravedad para los supuestos de vulneración del deber de confidencialidad que recae
sobre todo profesional que tenga acceso a los datos consignados en la historia clínica.
Sin embargo, la limitación mayor a la aplicación del régimen penal señalado resulta del
carácter necesariamente personal de las responsabilidades reguladas en el Código
Penal. Como reacción frente a las conductas más gravemente lesivas al orden social, la
normativa penal sanciona exclusivamente aquellas actuaciones que sean directamente
imputables a una persona determinada (su autor), lo que exige como presupuesto
ineludible para su aplicación la perfecta identificación de la persona o personas que
incurran en la conducta calificada como delito o falta. De esta manera, tampoco habrá
lugar a la aplicación de las normas penales examinadas en aquellos casos en que, aun
habiendo constancia de que ha existido infracción de las normas sobre confidencialidad
de los datos personales, no pueda llegarse al conocimiento exacto de los autores. Las
dificultades de prueba en este punto pueden limitar, sin duda, la virtualidad del régimen
de protección penal que con indudable rigor ha introducido el Código Penal vigente.
Exista o no sanción penal, la vulneración del derecho a la intimidad de la persona (en
este caso por divulgación de los datos contenidos en su historial clínico) puede
conllevar siempre una consecuencia de tipo indemnizatorio. La intimidad personal
constituye un derecho fundamental de la persona que, aún cuando no tiene en principio
un contenido económico, puede generar la obligación de indemnizar (en términos
económicos, siempre difícilmente evaluables tratándose de derechos de la persona)
como consecuencia del daño moral que entraña la intromisión ilegítima en la esfera
íntima o privada.
Exista o no sanción penal, la vulneración del derecho a la intimidad de la persona (en
este caso por divulgación de los datos contenidos en su historial clínico) puede
conllevar siempre una consecuencia de tipo indemnizatorio.
En este sentido, las posibles reclamaciones de tipo indemnizatorio por la revelación de
datos contenidos en las historias clínicas (sean o no objeto de tratamiento
informatizado) no constituyen sino un supuesto o modalidad específica de la hoy tan en
boga responsabilidad sanitaria. Sea cual sea la vía utilizada (civil, contenciosa o social,
con la incidencia que en esta materia tiene la nueva Ley reguladora de la jurisdicción
contencioso-administrativa, la consecuencia derivada de una reclamación de este tipo
es básicamente de naturaleza económica, si bien en estos supuestos no existen las
limitaciones antes señaladas respecto a la aplicación de la normativa penal.
En efecto, el daño en este caso es indemnizable tanto si responde a una conducta
deliberada de su autor, como si la divulgación de los datos de carácter privado obedece
a defectos organizativos o a conductas imprudentes por parte de los responsables de la
custodia del historial clínico. E igualmente, no es necesario para generar esta
responsabilidad la perfecta identificación del autor o autores, sino que en último
extremo puede ser el propio centro o institución (ya sea público o privado) quien
responda de los daños causados a la intimidad de los pacientes, a lo que debe
contribuir la necesaria determinación del responsable del fichero que impone la Ley
Orgánica 5/1992 para la creación de ficheros para el tratamiento automatizado de datos
de carácter personal.
Persiste, sin embargo, la dificultad de evaluar la entidad del daño moral consistente en
la revelación o divulgación de datos de salud de la persona, dificultad derivada de las
diversas circunstancias en que debe basarse tal apreciación. No es éste un problema
especifico de la confidencialidad de los datos sanitarios, sino que constituye una
limitación general aplicable a la protección del derecho a la intimidad personal y familiar,
según resulta de la regulación contenida en la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo.
Sobre Protección Civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la
propia imagen, que queda delimitada (art. 2.11 "por los usos sociales atendiendo al
ámbito que, por sus propios actos mantenga cada persona reservado para sí misma o
para su familia". La divulgación de los datos relativos a la salud de la persona constituye
en todo caso una intromisión ilegítima en su esfera privada, pero su relevancia va a
depender, por ejemplo, del tipo de información a que afecte o de la existencia de un
interés informativo por razón del carácter público de la persona; y esta diferencia se
refleja lógicamente en la traducción económica en qué consiste la indemnización.
Persiste, sin embargo, la dificultad de evaluar la entidad del daño moral consistente en
la revelación o divulgación de datos de salud de la persona, dificultad derivada de las
diversas circunstancias en que debe basarse tal apreciación.
Probablemente esta razón motive el que, aún sin las limitaciones propias de la
regulación penal, no sean frecuentes reclamaciones de este tipo por vulneración del
deber de confidencialidad, salvo que se produzca en circunstancias extremas y con
consecuencias perjudiciales graves como las que concurren en el supuesto examinado
por la sentencia de la Sala Primera del Tribunal Supremo de 27 de enero de 1997
(extravío de historial clínico de un paciente afectado de VIH que da lugar a la
divulgación de su enfermedad en el ámbito laboral y escolar).
Las responsabilidades de tipo penal o civil (más bien patrimonial en sentido amplio) no
agotan, sin embargo, las posibles consecuencias derivadas del incumplimiento del
deber de secreto que recae sobre quienes acceden a datos de carácter personal,
específicamente los sanitarios. El esquema debe completarse con la mención de las
posibles responsabilidades de tipo disciplinario (esto es, las que pueden adoptarse en
el seno de la relación laboral o funcionarial de las personas que trabajan en el centro o
institución), de tipo corporativo (la vulneración del secreto profesional constituye una
infracción de las normas deontológicas así contemplada expresamente para el personal
médico y de enfermería) y de tipo administrativo. Estas últimas sanciones son,
básicamente, las contenidas en la normativa sanitaria en la medida en que la Ley
General de Sanidad permite sancionar el incumplimiento de sus previsiones, entre las
que se encuentra el reconocimiento del derechos de los pacientes) y, sobre todo, las
establecidas en el régimen sancionador dispuesto por la Ley Orgánica 5/1992 (arts. 42
y siguientes), que contempla fundamentalmente la infracción de las normas y
prescripciones de la propia Ley. El estudio detallado de estas otras posibles
responsabilidades escapa, sin embargo, del objeto de un trabajo como el presente.
La divulgación de los datos relativos a la salud de la persona constituye en todo caso
una intromisión ilegítima en su esfera privada, pero su relevancia va a depender, por
ejemplo, del tipo de información a que afecte o de la existencia de un interés informativo
por razón del carácter público de la persona.
La Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos.
El congreso colombiano Decreta:
TITULO I
OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENETRALES.
Articulo 1 – Objeto: la presente ley tiene objeto de establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del estado.
Artículo 2 – Ámbito de Aplicación: la presente ley comprende a la Administración
Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumple funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
Artículo 3 – Definiciones: para efectos de esta ley se hace una definición de los
conceptos técnicos:
Archivo.
Archivo Público.
Archivo privado de interés público.
Archivo total.
Documento de archivo.
Función archivística.
Gestión Documental.
Patrimonio Documental.
Soporte Documental.
Tabla de Retención Documental.
Documento original.
Artículo 4 – Los principios generales: son los principios generales que rigen la función
archivística:
Fines de los Archivos.
Importancia de los Archivos.
Institucionalidad e Instrumentalizad.
Responsabilidad.
Dirección y coordinación de la función Archivística.
Administración y acceso.
Racionalidad.
Modernización.
Función de los Archivos.
Manejo y aprovechamiento de los archivos.
Interpretación.
TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES.
Artículo 5 – El Sistema Nacional de Archivos:
Conjunto de instituciones articuladas entre sí que normalizan los procesos archivísticos.
Integran el Sistema Nacional de Archivos.
Desarrollo bajo principios de unidad, normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación y concurrencia y subsidiaridad.
Modernización y homogenización de la metodología de la función archivística y cooperación e integración de los archivos.
Proyectos y programas archivísticos.
El Archivo General de la Nación orientara y coordinara el Sistema Nacional de Archivos.
Artículo 6 – De los planes y programas: las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con funciones, llevaran a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollaran acciones de asistencia técnica, ejecución, control seguimiento y coordinación.
TITULO III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
Articulo 7 – archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia; se clasifican en:
Archivo General de la Nación.
Archivo General del Departamento.
Archivo General del Municipio.
Archivo General del Distrito.
PARAGRAFO: El Archivo General de la Nación tendrá funciones señaladas en la ley 80
de 1989 en el decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.
Artículo 8 – Archivos territoriales: desde el punto de vista territorial se clasifican en:
Archivo de Entidades del Orden Nacional
Archivo de Entidades del Orden Departamental
Archivo de Entidades del Orden Distrital.
Archivo de Entidades del Orden Metropolitano.
Archivo de Entidades del Orden Municipal.
Archivo de Entidades del Orden Local.
Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley.
Archivos de los territorios Indígenas que se crearan cuando la ley los desarrolle.
Artículo 9 – Archivos según la organización del estado:
Archivos de la rama ejecutiva
Archivos de la rama legislativa
Archivos de la rama judicial
Archivos de los organismos de control
Archivos de los organismos autónomos
Articulo 10 – Obligatoriedad de la creación de archivos: la creación de archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley así como los archivos de los organismos de control y los organismos autónomos será de carácter obligatorio.
TITULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Articulo 11 – Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.
Artículo 12 – Responsabilidad.
Artículo 13 – Instalaciones para los archivos.
Articulo 14 – propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.
Articulo 15 – Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.
Articulo 16 – Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las
entidades públicas.
Articulo 17 – Responsabilidad general de los funcionarios de archivo.
Articulo 18 – Capacitación para los funcionarios de archivo.
Artículo 19 – Soporte documental:
Organización archivística de los documentos.
Realización de estudios técnicos para la toma de decisión.
Articulo 20 – supresión, fusión o privatización de entidades Públicas.
TITULO V
GESTION DE DOCUMENTOS
Artículo 21 – Programas de Gestión Documental.
Artículo 22 – Procesos Archivísticos.
Artículo 23 – Formación de Archivos:
Archivos de Gestión.
Archivo Central.
Archivo Histórico
Articulo 24 – Obligatoriedad de las tablas de retención.
Articulo25 – De los documentos contables, notariales y otros.
Artículo 26 – Inventario Documental.
TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 27 – Acceso y consulta de los documentos.
Articulo 28 – Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del
artículo 13 de la ley 57.
Artículo 29 – Restricciones por razones de conservación.
TITULO VII
SALIDAD DE DOCUMENTOS
Artículo 30 – Documentos administrativos.
Artículo 31 – Documentos históricos.
TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Artículo 32 – Visitas de inspección.
Artículo 33 – Órgano competente.
Artículo 34 – Normalizacion.
Artículo 35 - Prevención y sanción.
TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS
Artículo 36 – Archivo privado.
Artículo 37 – Asistencia a los archivos privados.
Artículo 38 – Registro de archivos.
Articulo 39 – Declaración de interés cultural de documentos privados.
Artículo 40 – Régimen de estímulos.
Artículo 41 – Prohibiciones.
Articulo 42 – Obligatoriedad de la clausula contractual.
Artículo 43 – Protocolos notariales.
TITULO X
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION.
Artículo 44 – Donaciones.
Artículo 45 – Adquisición y/o exploración.
TITULO XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Artículo 46 – Conservación de documentos.
Artículo 47 – Calidad de soportes.
Articulo 48 – Conservación de documentos en nuevos soportes.
Artículo 49 – Reproducción de documentos.
TITULO XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION
Artículo 50 – Estímulos.
TITULO XIII
DISPOSICIONES FINALES
Articulo 51 – Apoyo de los organismos de control.
Articulo 52 – Vigencias y derogatorias.
En su regulación la Ley 594 previo que el desarrollo tecnológico en las entidades es
desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben
aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información.
Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la
adopción y adaptación del programa.
“La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, articulo 21. Programas de
Gestión Documental, establece que: Las entidades públicas deberán elaborar programas de
gestión documental, pudiendo contemplar el uso de las nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”.
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes
a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Es una actividad que nació debido a la necesidad de
documentar, o fijar actos administrativos y transacciones
legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos como lenguaje
natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma,
elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la
transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos
individuales y colectivos.
Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a
los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales lo mismo que
la Normalizacion de los modelos y formatos para la producción documental.
Normalizar la utilización de materiales, soporte y equipos de calidad y que a la
vez preserven el cuidado del medio ambiente.
Lograr una acepta Normalizacion en los procedimientos para el recibo,
radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de
sistemas eficientes de correo y mensajería.
Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos
y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de
Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación,
preservación, conservación de la información y disposición final de los
documentos.
Facilitar la recuperación de la información forma rápida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean los verdaderos centros de información,
útiles para la administración e importantes para la cultura.
Para la elaboración de un Programa de Gestión Documental se deben considerar los
siguientes aspectos:
Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en
aspectos como la transparencia, la simplificación de los tramites y eficiencia de la
administración.
Económicos: análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de
costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la
racionalización de los recursos destinados para la gestión.
Archivísticos: considerados la base del programa se refiere a las consignadas
en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son
los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principio de procedencia
y de orden original.
La aplicación de un Programa de Gestión Documental permite un cremento exponencial
a la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información
además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se
conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. A
continuación relaciono algunas de las ventajas del PGD:
Reducción del tiempo de consulta de un documento.
Reducción de los costos de archivo.
Acceso concurrente a un documento.
Mejora de atención a clientes.
Conservación y administración adecuada de la información de la entidad.
Valoración de la memoria institucional de la entidad.
Control y administración de documentos
Excelentes flujos de trámites documentarios.
Crear óptimos centros de información.
Racionalización de producción documental.
Resaltar la importancia y el valor intangible de los documentos de una
entidad para el desarrollo de sus actividades.
“Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la
entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la
Nación así como las demás normas aplicables a la entidad”
Normas de un PGD EXPLICACION
1 Articulo 8 – “es obligación del estado y
de las personas proteger las riquezas
culturales y naturales de la nación”
Hace referencia a proteger las memorias institucionales de cada
entidad construyendo de forma paralela la de ciudad, velando y
administrando de forma adecuada cada uno de los documentos
que tenemos en nuestra custodia. Cada componente que implique
un valor incalculable para la nación deberá ser protegido para el
desarrollo social y económico de muestro país.
2 Articulo 27 – “ el estado garantiza las
libertades de enseñanza, aprendizaje,
investigación y cátedra”
Como profesionales de la información estaremos creando centros
de información adecuados para la consulta de cada usuario y
que puedan ejercer su derecho al conocimiento. El estado nos
brinda la oportunidad de acceder a la información de forma fácil
que nos ayuda en nuestro proceso formativo.
3 Articulo 74 – “todas las personas
tienen derecho a acceder a documentos
públicos salvo los casos que establezca
la ley”
Hace referencia a leer o datarse de información que se
encuentran confinadas en centros especializados a las cuales se
puede tener acceso siempre y cuando no sean utilizadas de
manera incorrecta, realizando la observación de que no toda la
información está disponible puesto que el conocimiento de la
misma generaría un desequilibrio en el desarrollo de alguna
actividad o acontecimiento.
4 Articulo 71 – “la búsqueda de
conocimiento y la expresión artística
son libres. Los planes de desarrollo
económico y social incluirán en fomento
a las ciencias y en general a la cultura”
Hace referencia que la nación apoyara toda actividad que está
encaminada al desarrollo cultural y científico de la sociedad
colombiana, dando libre paso a cada idea innovadora que
encause una ruta positiva para los habitantes de esta nación.
5 Circular AGN No. 2 de 1997 –
parámetros a tener en cuenta para la
implementación de nuevas tecnologías
en los archivos públicos.
Son las normas básicas a las que se debe regir cada modificación
tecnológica en base de la operación de los archivos públicos
mostrando ideas nuevas que optimicen los procesos archivísticos.
Es un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Acuerdo 39 del 2002
Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos de archivo de gestión, central e histórico de las entidades, estas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el acuerdo AGN.
La TRD, es una herramienta archivística que permite agrupar la documentación de acuerdo con las funciones propias de cada dependencia y establecer el tiempo de permanencia en cada fase de formación del archivo.
Primera Etapa
Investigación preliminar sobre la institución y sus fuentes documentales:
Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimiento.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que se producen y/o tramitan.
Segunda Etapa
Análisis e interpretación de la información recolectada:
Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimiento.
Identificar los valores primarios de la información, o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase del archivo, con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la entidad desde el momento en que se produce hasta su disposición final.
Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.
Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación: la selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrada en otras series a series cuyo valor informativo no exige su conservación total.
En todos los casos, la selección se aplicara bajo modalidad de muestreo y será el comité de archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje a conservar teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.
Tercera Etapa
Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación:
El jefe de archivo prepara la propuesta de Tablas de Retención Documental de la entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El comité de archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta.
Las secretarías generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de las más alta jerarquía de quienes dependan los
archivos remitirán a la estancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.
Cuarta Etapa
Aplicación:
Aprobadas las Tablas de Retención Documental, por la instancia competente el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la entidad, para garantizar su aplicación.
La unidad de archivo capacitara a todos los servidores públicos de la entidad para la aplicación de las TRD. Así mismo elaborara instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la representación de las transferencias documentales.
La organización de los documentos en las diferentes fases del archivo gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.
Las transferencias documentales primarias y segundarias se adelantaran teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente TRD, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación de material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la unidad de archivo de la entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la TRD se destruirán y se dejara constancia en acta que será suscrita por el presidente del comité del archivo y la dependencia respectiva.
Quinta Etapa
Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental:
La unidad de archivo de cada entidad establecerá el cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la TRD en las dependencias y n plan de mejoramiento en el corto plazo para atender las modificaciones suscritas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las TRD que surjan de la solicitud de seguimiento de la dependencia deberán ser evaluadas por la unidad de archivo de la entidad y aprobadas por el comité de archivo de la misma.
CONCLUSIONES
El programa de Gestión Documental es una actividad que nos ayuda con la
organización de los diferentes archivos que surgen a partir de las actividades que
ejecutan en ejercicio de sus funciones, cuenta con una serie de leyes y normas que
ayudan a estructurar de una forma adecuada, brindan las herramientas suficientes para
la buena práctica en custodia, manejo, practica y determinación final de la información.
Se resalta la importancia de las fuentes documentales de cada entidad como tesoro
invaluable y que sirve para la toma de decisiones.
A partir de la Ley 594 de 2000, los archivos han tomado otro rumbo, ahora son
valorados y base fundamental para la construcción de la memoria institucional, dejando
al usuario la información necesaria que llene sus expectativas ejerciendo su derecho a
la investigación, aprendizaje y adquisición de conocimientos.
BIBLIOGRAFIA
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6351
http://www.archivogeneral.gov.co