gestión documental en la...
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Gestión Documental en la UC3M
Servicios para Alumnos (Oficina de Software Libre)
Centro de Atención a Usuarios
Servicio de Informática y Comunicaciones
Noviembre 2011
2
Índice
• Gestión Documental Empresarial
• Plataforma de Gestión Documental
• Gestión Documental en Servicios de la UC3M
– Gestión Documental en el SdIC
– Gestión Documental en otros servicios
• Futuras líneas de desarrollo y análisis de oportunidades
3
•Digitalización
•Indizado
Captura
•Documentos
•Colaboración
•Contenido Web
•Gestión de Registros
•Flujos de Trabajo
Gestión •Repositorios
•Tecnologías
Almacenamiento
•Archivo
Preservación •Transformación
•Seguridad
•Distribución
Entrega
Gestión Documental Empresarial
Gestión del conocimiento corporativo a través del soporte al ciclo de vida de los documentos
4
2 USO
1 GESTIÓN
0 ENTRADA
Flujo de documentos
5
Entrada
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ESCANEO
• Manual • Externo INDIZACIÓN
6
Gestión
DOCUMENTOS COLABORACIÓN CONTENIDO WEB FLUJOS DE TRABAJO
+ ALMACENAMIENTO
+ PRESERVACIÓN
7
PROCESOS CONVERSIÓN BÚSQUEDA SEGURIDAD INFORMES
Uso
8
Management
Gestión de
Registros Colaboración
Gestión
Contenido
Web
Archivo
Correo
Electrónico
Gestión de
Recursos
Digitales
Gestión de
Documentos
Gestión de
Imágenes
Flujos de
Trabajo
Plataforma de Gestión Documental
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Gestión de Documentos
• Capacidades – Almacenamiento, búsqueda, gestión contenido desde repositorio
central
– Contenido compartido, versionado, flujos de trabajo/aprobación
• Ventajas – Ahorro de tiempo, simplificación recuperación
– Mejora compartición conocimiento
• Características remarcables – Unidad de red compartida, WebDAV, FTP, Acceso Web, dipositivos
móviles (IOS y Android). Integración Ms Office
– Seguridad y permisos
– Cualquier contenido
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Colaboración
• Capacidades – Sitios colaborativos por equipo/proyecto/área
– Colaboración para gestión de proyectos
– Etiquetado y clasificación simples
• Ventajas – Facilita colaboración entre usuarios y equipos
– Interfaz simple, intuitiva y con baja curva de aprendizaje
• Características remarcables – Fácil implantación y adopción
– Preparado para servicios 2.0: Wiki, Blogs, Foros, Calendario, Listas de Datos, etc.
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Gestión de Registros
• Capacidades – Identifica, clasifica y preserva registros
– Recuperación de registros para auditoría; automatización expurgo
– Mantiene evidencia de contratos, certificados y contenido legal
• Ventajas – Soporte para auditoría
– Integridad mediante seguridad y roles
• Características remarcables – Altamente configurable
– Gestión de registros físicos y electrónicos
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Otros …
• Flujos de trabajo – Automatización de procesos y flujos de trabajo asociados al ciclo de
vida de los documentos
• Gestión de contenidos digitales – Gestión de contenido multimedia, extracción de metadatos,
previsualización
• Gestión de imágenes – Soporte a la digitalización de documentos, integración con escaneado
y OCR, indizado y recuperación a texto completo
– Integridad mediante seguridad y roles
• Integración correo electrónico – Acceso IMAP a documentos
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: SdIC
• Motivación – Gran volumen de información, en ocasiones sensible
– Carencia de un repositorio común, duplicidad de documentación
– Falta de políticas sobre estructura, nomenclatura y actuación
– Dificultades en la colaboración
• Objetivos. Implantar Gestión Documental para: – Mejorar la eficiencia del SdIC
– Gestionar el conocimiento corporativo como parte del capital intelectual del grupo
– Servir como piloto de implantación de la GD en la UC3M
– Sentar las bases para la adecuación a e-Administración
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: SdIC
Antecedentes
• Evaluación SWL Archivo General
• Evaluación SPA(OSL) y CAU
• Implantación piloto CAU
• Propuesta GD SdIC y UC3M
Análisis estado actual
• Entender necesidades
• Valorar GD actual
• Dimensionar recursos
Diseño de la Gestión Documental
• Diseñar solución
• Líneas maestras
• Estructura funcional
Implementación de la solución
• Implementar en plataforma
• Crear recursos de cada área
• Particularización recursos
Migración de documentos
• Migración distintas fuentes
Mantenimiento
• Mantenimiento plataforma
• Asesoramiento GD áreas
• Coordinación GD
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: SdIC
Descripción Coste
INFRAESTRUCTURA (50 usuarios concurrentes) (1)
Servidor Virtual Plataforma 400 €
Servidor Virtual Almacenamiento 400 €
Almacenamiento cabina (150GB Fibra) (2) 637 €
TOTAL 1.437 €
(1) Cuchilla licenciada + chásis: 13000 (máquina). (2) Estimado 1GB Fibra = 4,24€
Relación Fibra/SATA: 3/1
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Otros Servicios
Otros Servicios
Servicio de Recursos Humanos
Archivo General
OTRI
Servicio de Comunicación Institucional
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Recursos Humanos
• Gestión documental + archivo de gestión
• Criticidad
• Legislación: gestión, retención, etc.
• Volumen de documentación
• Requiere captura y migración
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Recursos Humanos
Descripción Coste (1)
INFRAESTRUCTURA (50 usuarios concurrentes) (2)
2 x Servidor Virtual Plataforma (TF) 800 € (3)
2 x Servidor Virtual Almacenamiento (TF) 800 € (3)
Almacenamiento cabina (500GB) (4) 1.413 €
TOTAL 3.013 €
(1) 4200 Expedientes, 40 páginas, 3MB página
(2) Cuchilla licenciada + chásis: 13000 (máquina). (3) Recomendado VMWare Fault Tolerance: 400€ Réplica en caliente
(4) 50% Fibra + 50% SATA. Estimado 1GB Fibra = 4,24€. Relación Fibra/SATA: 3/1
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Archivo General
• Calendarios de retención en función del tipo documental, cuadro de catalogación, etc.
• Criticidad
• Legislación: gestión, retención, preservación, etc.
• Volumen de documentación
• Requiere captura y migración
• La aplicación actual, 5.500€ anuales, deja de tener soporte en 2011.
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Archivo General
Descripción Coste (1)
INFRAESTRUCTURA (50 usuarios concurrentes) (2)
2 x Servidor Virtual Plataforma (FT) 800 € (3)
2 x Servidor Virtual Almacenamiento (FT) 800 € (3)
Almacenamiento cabina (870GB) (4) 1.230 €
TOTAL 2.830 €
(1) 50 GB Reportajes, 54600 Expedientes, 5 páginas, 3MB página
(2) Cuchilla licenciada + chásis: 13000 (máquina). (3) Recomendado VMWare Fault Tolerance: 400€ Réplica en caliente
(4) SATA. Estimado 1GB Fibra = 4,24€. Relación Fibra/SATA: 3/1. Evaluar preservación medio secundario (pe cinta)
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: OTRI
• Gestión documental y archivo de gestión
• Criticidad
• Actualmente en proceso de digitalización de proyectos de investigación, volumen estimado 3TB
• Requiere captura y migración
• Actualmente a unidad de disco, gestión básica, escasa recuperación
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: OTRI
Descripción Coste (1)
INFRAESTRUCTURA (50 usuarios concurrentes) (2)
Servidor Virtual Plataforma 400 €
Servidor Virtual Almacenamiento 400 €
Almacenamiento cabina (3000GB) (3) 5.090 €
TOTAL 5.890 €
(1) 3TB Proyectos Investigación digitalizados
(2) Cuchilla licenciada + chásis: 13000 (máquina). (3) 10% Fibra + 90% SATA. Estimado 1GB Fibra = 4,24€. Relación Fibra/SATA: 3/1. Evaluar preservación medio secundario (pe cinta)
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Comunicación Institucional
• Gestión documental y archivo de gestión
• Criticidad
• Actualmente en proceso de evaluación herramienta para gestionar fotografías => gestión documental
• No se prevé un gran volumen
• Actualmente cliente de Clara, escasa aceptación
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Comunicación Institucional
Descripción Coste (1)
INFRAESTRUCTURA (50 usuarios concurrentes) (2)
Servidor Virtual Plataforma 400 €
Servidor Virtual Almacenamiento 400 €
Almacenamiento cabina (500GB) (3) 1.413 €
TOTAL 2.213 €
(1) 500GB Fotografías y documentos electrónicos
(2) Cuchilla licenciada + chásis: 13000 (máquina). (3) 50% Fibra + 50% SATA. Estimado 1GB Fibra = 4,24€. Relación Fibra/SATA: 3/1. Evaluar preservación medio secundario (pe cinta)
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Resumen de costes individuales
Servicio Duración Coste
Servicio de Informática y Comunicaciones 3 meses 1.437 €
Servicio de Recursos Humanos 6 meses 3.013 €
Archivo General 6 meses 2.830 €
Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación 6 meses 5.890 €
Servicio de Comunicación Institucional 3 meses 2.213 €
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Aspectos a destacar
• Escalabilidad de la plataforma: menos recursos al integrar servicios en la misma infraestructura
• Implantación versión Enterprise – Soporte Alfresco, QA, compatibilidad Oracle (despliegue SGBD ADyS)
– Licencia Alfresco Enterprise, 12 meses: 15.083* € (por procesador)
• Coste de personal: SdIC y Servicios
• Digitalización de documentos (estimado 0.05€/pag.): – Expedientes Recursos Humanos: 8.400 €
– Expedientes Archivo General: 13.650 €
(*) Precio a 31/10/2011
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Resumen de costes agregados
Gestor Documental UC3M Coste
(Community)
Coste
(Enterprise)
Infraestructura
Servidor Virtual Plataforma (Fault Tolerance)
(8 núcleos, 4GB RAM)
1.600 € 1.600 €
Servidor Virtual Almacenamiento (Fault Tolerance)
(8 núcleos, 4GB RAM)
1.600 € (1)
Total almacenamiento cabina 9.783 € 9.783 €
Licencia Alfresco Enterprise, 12 meses -- 15.083 €
TOTAL 12.983 € 26.466€
(1) Despliegue en Oracle corporativo
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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Resumen de costes agregados
Gestor Documental UC3M Coste
(Community)
Coste
(Enterprise)
TOTAL INFRAESTRUCTURA 12.983 € 26.466€
Digitalización Expedientes Recursos Humanos 8.400 € 8.400 €
Digitalización Expedientes Archivo General 13.650 € 13.650 €
TOTAL CON DIGITALIZACIÓN 35.033 € 48.516 €
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SdIC Archivo RRHH OTRI Comunicación
Hoja de ruta
• Premisas:
– Implantación en el SdIC: experiencia y know-how para la implantación en otros servicios
– Diseñar e implantar el servicio de preservación: archivo
• Prioridad en función de:
– Coste:
– Simplicidad
– Criticidad
SdIC Archivo Comunicación OTRI RRHH
SdIC Archivo Comunicación OTRI RRHH
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Futuras líneas de desarrollo y análisis de oportunidades • Plataforma integral de gestión documental en la UC3M:
– Núcleo e-Administración: cluster de información
– Mayor beneficio y valor cuantos más servicios se integren
– Nuevos servicios, nuevas posibilidades
– Respuesta profesional a necesidades existentes, centralización de esfuerzo y costes existentes
• Integración infraestructuras UC3M: Directorio, Identidad, SSO…
• e-Administración: – Digitalización de documentos: ahorro y sostenibilidad
– Firma electrónica
– Automatización de procesos
– Entrega: portlets, servicios web, acceso vía móvil, etc.
32
Gracias por su atención
33
Fases del Proyecto SdIC
1. Especificación de requisitos: análisis del estado actual
2. Diseño de la Gestión Documental
3. Implementación de la solución propuesta
4. Migración de documentos
5. Mantenimiento
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Áreas Evaluadas
Dirección
Audiovisuales Centro de Atención a Usuarios
Desarrollo y Soporte
Redes y Comunicaciones
Telefonía
Redes
Seguridad Servicios para
Alumnos
Aulas Informáticas
Oficina de Software Libre
Sistemas Centrales
Administración
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Plantilla entrevistas 1. Grupo, Responsable, Fecha
2. Documentación: tipo en función del ciclo de vida documental – Nombre
– Descripción
– Volumen total aproximado (número/tamaño)
– Formato
– Nivel de seguridad
– Ámbito de acceso
3. Usuarios: tipo en función de la organización [+ externos] – Nombre
– Número
4. Políticas actuales: por cada tipo de documento: – Roles ciclo de vida documental: Creación (C), Publicación (P), Revisión (R), Archivo (A), Lectura (L) (ej. Funcionarios = CPRAL)
– Seguridad y acceso: Roles y localización (interna, externa)
– Estructura y orden de carpetas/documentos
– Nomenclatura de identificación y Clasificación
5. Sistemas de soporte documental actuales [por cada sistema] – Nombre
– Versión
– Tipo de documentación gestionada
– Uso (servicios utilizados)
6. Requisitos – Valoración subsistemas (Alto, Medio, Bajo)
– Específicos
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Diseño de la Gestión Documental
Mapa de Contenidos
Modelo de Información
Modelo de Metadatos
Modelo Funcional
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Mapa de Contenidos (i) Resumen documentación
Documentación Grupos
Documentación Compartida
Documentación Departamento
Mapa de Contenidos
Modelo de Información
Modelo de Metadatos
Modelo Funcional
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Mapa de Contenidos (ii) Documentación por grupo
Tipo Documental
Documentación
Ámbito de acceso
Documentación Grupo [Subgrupo]*
. Información del grupo/subgrupo
. Documentación publicada en portal
. Funcionarios RW
. Zonas para técnicos
. Zonas por Campus
Documentación coordinación
interna
Documentación interna coordinación
Coordinador Grupo/Subgrupo
Base de conocimientos
(opcional)
Conocimiento sobre resolución de problemas e
incidencias
Grupo
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Mapa de Contenidos (iii) Documentación compartida
Documentación Administrativa
Pedidos, facturas, presupuestos, ofertas, etc.
. Responsables
. Administrativos
. Gerente (pedidos superiores 12000€)
Documentación Proyectos
Proyectos: Identidad, Gestión Documental SdIC,
etc.
Participantes proyecto
Documentación Procesos
Procesos: Renove, SW Aulas
Informáticas, etc.
Participantes proceso
Documentación Grupos de
trabajo
Grupos de trabajo: Resdic, auditoría
LOPD, Comité Seguridad
Participantes grupo de trabajo
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Modelo de Información (i) Documentación Grupo/Subgrupo
Sitio Grupo
Documentación Restringida
(sólo funcionarios)
Actas
Formularios
Estadísticas
…
Documentación
Grupo
Manuales
Guías
Horarios
Procedimientos
…
Documentación Publicada
Catálogo de servicios
Acuerdo nivel de servicios
…
Mapa de Contenidos
Modelo de Información
Modelo de Metadatos
Modelo Funcional
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Modelo de Información (ii) Documentación por Proyecto*
Sitio Proyecto
Gestión
Actas
Formación
Presentaciones
Presupuesto
Informes
Proceso de Desarrollo
1_Analisis 2_Disenyo
Modelo
3_Desarrollo 4_Instalacion 5_Pruebas 6_Mantenimiento
Referencias
*Basado en la estructura de proyectos del
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Modelo de Información (iii) Documentación por Proceso/Grupo de Trabajo
Sitio Proceso/Grupo
de Trabajo
Actas
Anual
Orden del día
Anual
Formación
Anual
Presentaciones
Anual
Presupuestos
Anual
Informes
Anual
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Modelo de Información (iv) Ejemplo: Grupo de Trabajo Coordinación
Sitio Resdic
Actas
2011
Acta_resdic_jul.pdf
Acta_resdic_jun.pdf
Acta_resdic_may.pdf
…
2010
…
…
Orden del día
2011
2010
…
…
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Modelo de Información (v) Otros sitios
• Estructura propia coordinador Sitio coordinación
interna
• Taxonomía temática dependiente del área
• Etiquetado
• Relaciones entre documentos
Sitio Base de Conocimientos
• Estructura consensuada Administración y Responsables
Sitio Documentación Administrativa
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Modelo de Metadatos
Metadatos Básicos
Nombre Título Descripción Tipo MIME Autor Tamaño Creador Fecha de creación
Modificador Fecha de
modificación
Metadatos
Administrativos
Estructurales
Descriptivos
Mapa de Contenidos
Modelo de Información
Modelo de Metadatos
Modelo Funcional
Administrativos : gestión de documentos, derechos y preservación
Estructurales: estructura interna de los documentos y relaciones con otros documentos
Descriptivos: describen el documento facilitando su recuperación.
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Modelo Funcional
Coordinación Gestión
Documental
Responsable GD Desarrollo
Responsable GD SPA
Responsable GD Redes
Responsable GD Seguridad
Responsable GD CAU
Responsable GD Telefonía
Responsable GD
Audiovisuales
Responsable GD Sistemas
Responsable GD
Administración
Mapa de Contenidos
Modelo de Información
Modelo de Metadatos
Modelo Funcional
Adaptar la estructura base de sus sitios
Migrar la documentación a la plataforma
Gestionar los sitios del Área
Responsables Gestión
Documental
Crear plantillas con la estructura base de los sitios
Asesorar a los RGDs en la migración y en la gestión de los sitios
Definir las recomendaciones globales
Mantenimiento de la plataforma de GD
Coordinación Gestión
Documental
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Evaluación Tecnológica Aspecto tecnológico Propuesta
Gestor Documental Alfresco Community Edition
Sistema Operativo Instalación sobre GNU/Linux Debian x64 en su última
versión
Infraestructura servidor Máquina virtual (4xCPU, 4GB RAM, 30GB HDD)
Almacenamiento Almacenamiento en SAN (150GB)
Sistema Gestor de Base de
Datos
PostgreSQL (aprox. 10% volumen almacenamiento)
Autenticación y sincronización Modelo mixto:
Autenticación de usuarios contra LDAP corporativo
Sincronización de usuarios y grupos contra
ActiveDirectory
Autenticación de CIFS contra ActiveDirectory
Seguridad Certificados + SSL en servidor de aplicaciones
Bind seguro contra LDAP
Firewall en servidor: Shorewall
Backup corporativo
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Fases restantes
1. Instalación y configuración de la plataforma
2. Creación de plantillas
1. Usuarios y grupos
2. Estructura
3. Metadatos y Aspectos
4. Reglas (chequeos, flujos, conversiones, etc.)
3. Creación y personalización de sitios
4. Asignación de permisos a grupos y usuarios
5. Definición de reglas específicas
6. Migración de documentos: piloto + resto
7. Mantenimiento
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Planificación Fases Restantes Fase Duración
(días)
Recepción de equipamiento 0
Instalación física 1
Instalación sistema plataforma física 2
Instalación y configuración Alfresco 5
Pruebas plataforma 2
Creación plantillas 5
Generación y configuración de sitios 5
Pruebas sitios 2
Migración piloto (*) 3
Pruebas piloto 2
Migración áreas (**) 5
Pruebas finales 3
Total Duración 30
(*) Se seleccionará un área como piloto en la migración y validación.
(**) Migración del resto de áreas del SdIC.