“Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”

Corporación Red Jóvenes Constructores de Paz

Gobierno en Linea – Juventud en Linea

Gestion Documental y Cero Papel

Ing. Camilo Penagos

“Acciones innovadoras y participativas para la paz y el desarrollo social”

ContenidoIntroducción

Que es SGD y Cero Papel

Ventajas de la implementación de SGD y cero papel

Proceso de implementación de SGD y Cero Papel

Buenas Practicas

Seguimiento y Resultado

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ContenidoIntroducción

Leyes que la rigen

Diferentes Planes

Cronograma

Recursos

Recursos

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Introducción

Hoy en día la mayoría de entidades del sector publico, se ven altamente influenciadas por la mala utilización de los recursos disponibles en especial sus registros que son manipulados a través de documentos tales como:

1

•Actas

2

•Resoluciones

3

•Ordenes Administrativas

4

•Circulares

5

•Oficios

Decreto 2609 del 14 dic. de 2102

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Además de no tener un control absoluto y de manera organizada de la información, con respecto al espacio físico y al sitio de ubicación de los diferentes documentos por grado de importancia

Un alto porcentaje de estos documentos tienen soporte físico, sin olvidar que generalmente se exigen copias adicionales e innecesarias de los mismos para distribuirlas entre las dependencias que así lo requieran.

Decreto 2609 del 14 dic. de 2102

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Diferentes Planes

Cronograma

Recursos

Recursos

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Que SGD (Sistema de gestión documental)

Es un sistema que contempla la gestión de documentos, contemplando el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse la estandarización de procesos archivísticos (mejor almacenamiento de los documentos de manera física y digital) ?Que CERO papel El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos.

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Ventajas de la implementación de SGD

Ventajas de la implementación SGD y Cero Papel

Cronograma

Recursos

Recursos

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• Formación de cultura organizacional dentro de la entidad

• Mejorar el acceso dentro y entre las entidades• Mayor control y seguridad en el manejo de la

información• Eliminar la duplicidad de documentos• Disminuir los tiempos de localización de los

archivos• Reducir las necesidades de espacio de

almacenamiento

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Que es SGD y Cero Papel

Ventajas de la implementación de SGD y cero papel

Proceso de implementación de SGD y Cero Papel

Recursos

Recursos

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Que es SGD y Cero Papel

Ventajas de la implementación de SGD y cero papel

Proceso de implementación de SGD

Buenas Practicas

Seguimiento y resultado

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Buenas Practicas para SGD y Cero Papel

iniciativa Cero Papel en las entidades está formada por cuatro componentes principales:1. Los procesos y procedimientos.2. La cultura organizacional.3. El componente normativo y de gestión documental.4. El componente de tecnología.

Acciones

1. Fotocopiar e imprimir a doble cara.2. Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar3. Elegir el tamaño y fuente pequeños4. Configuración correcta de las páginas5. Revisar y ajustar los formatos6. Lectura y corrección en pantalla7. Evitar copias e impresiones innecesarias

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Buenas Practicas

Seguimiento y Resultado

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Gracias