Gestire e conservare documenti e-mail

Mariella GuercioUniversitagrave di Roma Sapienza ndash Digilab

la produzione tenuta e conservazione digitale NON Egrave RIDUCIBILE alle procedure cartacee

le condizioni di sostenibilitagrave per la memoria digitale

Ersquo necessario disporre di bull un sistema di gestione e descrizione dei

documenti (aperto interoperabile basato sul principio di sistemi integrati)

bull linee direttive interne che definiscano un modello di smaterializzazione sostenibile stabiliscano prioritagrave e criteri di gestione (ad esempio sui tempi e modi per accumulareaggregare documenti e per normalizzare le informazioni descrittive)

bull responsabilitagrave e procedure chiare per la selezione e lo scarto anche di documenti digitali

che cosa egrave un messaggio di e-mail

bull Egrave un singolo messaggio di posta elettronica predisposto utilizzando unrsquoapplicazione specifica (ad es Microsoft Outlook)

bull Il messaggio contienendash lrsquointestazione ( header) informazioni sul mittente sul

destinatario lrsquooggettondash Il corpo del messaggio (body) contenuto del messaggio

firma e ulteriori eventuali clausole di disclaimer allegatindash Lrsquoe-mail non egrave un mezzo sicuro di comunicazione egrave simile

allrsquoinvio di una cartolina postale che tutti possono leggere

considerazioni preliminari (interPARES) - 1

bull I messaggi di posta elettronica non sono intrinsecamente una tipologia distinta di documenti drsquoarchivio sono il sottoprodotto documentale di sistemi finalizzati originariamente a inviare o ricevere informazioni eo documenti (vettori) ndash I modi drsquouso sono flessibili e difficili da governare in base a regole pre-

definitebull I messaggi di posta elettronica quindi non si sedimentano e

non sono riconducibili a una serie documentaria bull I requisiti per identificarli in quanto documenti derivano

dallrsquoanalisi specifica della loro natura e funzione

considerazioni preliminari (interPARES) - 2

bull Dal punto di vista archivistico gli attachment possono essere considerati ndash parti di un unico documento di cui lrsquoaltra parte sia

costituita dalla sezione del testo (semplice ovvero senza formattazione o in versione html) e dalla intestazione

ndash allegati di un documentondash nel caso in cui il messaggio sia solo un vettore

bull un documento con uno o piugrave allegati o bull piugrave documenti distinti

In questi casi la sezione di testo puograve essere considerata una parte del documento

questioni aperte - 1

bull La configurazione concettuale visualizzata (forma) del documento e-mail puograve essere completamente diversa dalla organizzazione fisica delle sue componenti digitali che lo costituiscono (che possono comprendere firme digitali catene di messaggi file incorporati in formati diversi e essere associate a diverse tipologie di informazioni link immagini marcatori liste di distribuzione)

questioni aperte - 2

bull La presenza di una molteplicitagrave di componenti e formati richiede azioni specifiche al fine di assicurare la conservazione a lungo termine dei documenti e-mail selezionati per la conservazione permanente

bull La enorme quantitagrave di documenti e-mail ricevute e spedite accresce la complessitagrave di trattamento

bull Lrsquoisolamento (in termini di mancanza di interoperabilitagrave e la tendenza allrsquoautoreferenzialitagrave) dei sistemi di posta elettronica oggi esistenti rendono difficile la gestione dei documenti e-mail e determinano frammentazione e mancanza di controllo

questioni aperte - 3

bull Anche la quantitagrave (e le tipologie) di caselle disponibili nei sistemi informatici di un soggetto produttore (casella istituzionale casella funzionale casella individuale) e la libertagrave del loro utilizzo (non sempre disciplinata da regole interne per lo piugrave di difficile controllo) producono conseguenze negative e accrescono le difficoltagrave per la corretta gestione documentaria le direttive e le regole sono applicabili con minor fatica e migliori risultati se inserite allrsquointerno di linee guida generali e coerenti di gestione documentaria (come parti del manuale di gestione utile anche nelle organizzazioni di piccole dimensioni)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 1

bull Lrsquointegrazione con i sistemi di tenuta dei documenti costituisce una raccomandazione cruciale

bull Ersquo una raccomandazione di tutti gli standard internazionali (MoReq DoD) di molte policy nazionali e della letteratura di settore

bull Se lrsquointegrazione non puograve essere realizzata in ambito tecnologico (ad esempio nella forma di un istradamento automatico o a richiesta di personale autorizzato) deve essere ottenuta almeno dal punto di vista del controllo intellettuale con un sistema di mirroring che rispecchi nel sistema di gestione documentale la struttura del sistema di posta elettronica (per gli enti di piccola dimensione)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 2

bull Necessitagrave di ricondurre il flusso di documenti dellrsquoente allrsquointerno delle caselle lsquoistituzionalirsquo

bull Identificazione delle caselle in grado di comunicare direttamente con il sistema documentario o almeno con chi ha la responsabilitagrave della gestione dei documenti

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e organizzazione nellrsquoarchivio

corrente - 1bull I responsabili del sistema di gestione dei

documenti e dellrsquoarchivio devono definire lrsquoelenco dei metadati necessari per la corretta produzione di documenti e-mail e stabilire le regole interne di tenuta e organizzazione

bull Per facilitare il processo e soprattutto la sua automazione ogni messaggio (incluse tutte le componenti digitali correlate) deve essere associato a un solo documento e-mail

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 2bull Con riferimento alla identitagrave del mittente e del destinatario egrave

necessario che ogni indirizzo di posta elettronica sia identificato con riferimento alla persona fisica o giuridica di pertinenza (con il supporto di un database o almeno un elenco aggiornato connesso con il sistema di tenuta dei documenti)

bull La stringa relativa allrsquooggetto di un documento e-mail deve essere significativa in relazione allrsquoatto rappresentato al fine di facilitare lrsquoidentificazione e la comprensione del documento

bull Ersquo opportuno rendere disponibili strumenti (ad esempio liste di oggetti normalizzati) finalizzati a facilitare tale obiettivo

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 3bull Ersquo necessario definire i formati ritenuti accettabilibull Qualora un attachment presenti un formato non accettato egrave

necessario convertire il documento e-mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione

bull In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale ogni documento e-mail deve essere identificato in modo univoco classificato fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico)

bull In caso di sistemi di gestione non formalizzati il documento e-mail deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

la produzione tenuta e conservazione digitale NON Egrave RIDUCIBILE alle procedure cartacee

le condizioni di sostenibilitagrave per la memoria digitale

Ersquo necessario disporre di bull un sistema di gestione e descrizione dei

documenti (aperto interoperabile basato sul principio di sistemi integrati)

bull linee direttive interne che definiscano un modello di smaterializzazione sostenibile stabiliscano prioritagrave e criteri di gestione (ad esempio sui tempi e modi per accumulareaggregare documenti e per normalizzare le informazioni descrittive)

bull responsabilitagrave e procedure chiare per la selezione e lo scarto anche di documenti digitali

che cosa egrave un messaggio di e-mail

bull Egrave un singolo messaggio di posta elettronica predisposto utilizzando unrsquoapplicazione specifica (ad es Microsoft Outlook)

bull Il messaggio contienendash lrsquointestazione ( header) informazioni sul mittente sul

destinatario lrsquooggettondash Il corpo del messaggio (body) contenuto del messaggio

firma e ulteriori eventuali clausole di disclaimer allegatindash Lrsquoe-mail non egrave un mezzo sicuro di comunicazione egrave simile

allrsquoinvio di una cartolina postale che tutti possono leggere

considerazioni preliminari (interPARES) - 1

bull I messaggi di posta elettronica non sono intrinsecamente una tipologia distinta di documenti drsquoarchivio sono il sottoprodotto documentale di sistemi finalizzati originariamente a inviare o ricevere informazioni eo documenti (vettori) ndash I modi drsquouso sono flessibili e difficili da governare in base a regole pre-

definitebull I messaggi di posta elettronica quindi non si sedimentano e

non sono riconducibili a una serie documentaria bull I requisiti per identificarli in quanto documenti derivano

dallrsquoanalisi specifica della loro natura e funzione

considerazioni preliminari (interPARES) - 2

bull Dal punto di vista archivistico gli attachment possono essere considerati ndash parti di un unico documento di cui lrsquoaltra parte sia

costituita dalla sezione del testo (semplice ovvero senza formattazione o in versione html) e dalla intestazione

ndash allegati di un documentondash nel caso in cui il messaggio sia solo un vettore

bull un documento con uno o piugrave allegati o bull piugrave documenti distinti

In questi casi la sezione di testo puograve essere considerata una parte del documento

questioni aperte - 1

bull La configurazione concettuale visualizzata (forma) del documento e-mail puograve essere completamente diversa dalla organizzazione fisica delle sue componenti digitali che lo costituiscono (che possono comprendere firme digitali catene di messaggi file incorporati in formati diversi e essere associate a diverse tipologie di informazioni link immagini marcatori liste di distribuzione)

questioni aperte - 2

bull La presenza di una molteplicitagrave di componenti e formati richiede azioni specifiche al fine di assicurare la conservazione a lungo termine dei documenti e-mail selezionati per la conservazione permanente

bull La enorme quantitagrave di documenti e-mail ricevute e spedite accresce la complessitagrave di trattamento

bull Lrsquoisolamento (in termini di mancanza di interoperabilitagrave e la tendenza allrsquoautoreferenzialitagrave) dei sistemi di posta elettronica oggi esistenti rendono difficile la gestione dei documenti e-mail e determinano frammentazione e mancanza di controllo

questioni aperte - 3

bull Anche la quantitagrave (e le tipologie) di caselle disponibili nei sistemi informatici di un soggetto produttore (casella istituzionale casella funzionale casella individuale) e la libertagrave del loro utilizzo (non sempre disciplinata da regole interne per lo piugrave di difficile controllo) producono conseguenze negative e accrescono le difficoltagrave per la corretta gestione documentaria le direttive e le regole sono applicabili con minor fatica e migliori risultati se inserite allrsquointerno di linee guida generali e coerenti di gestione documentaria (come parti del manuale di gestione utile anche nelle organizzazioni di piccole dimensioni)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 1

bull Lrsquointegrazione con i sistemi di tenuta dei documenti costituisce una raccomandazione cruciale

bull Ersquo una raccomandazione di tutti gli standard internazionali (MoReq DoD) di molte policy nazionali e della letteratura di settore

bull Se lrsquointegrazione non puograve essere realizzata in ambito tecnologico (ad esempio nella forma di un istradamento automatico o a richiesta di personale autorizzato) deve essere ottenuta almeno dal punto di vista del controllo intellettuale con un sistema di mirroring che rispecchi nel sistema di gestione documentale la struttura del sistema di posta elettronica (per gli enti di piccola dimensione)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 2

bull Necessitagrave di ricondurre il flusso di documenti dellrsquoente allrsquointerno delle caselle lsquoistituzionalirsquo

bull Identificazione delle caselle in grado di comunicare direttamente con il sistema documentario o almeno con chi ha la responsabilitagrave della gestione dei documenti

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e organizzazione nellrsquoarchivio

corrente - 1bull I responsabili del sistema di gestione dei

documenti e dellrsquoarchivio devono definire lrsquoelenco dei metadati necessari per la corretta produzione di documenti e-mail e stabilire le regole interne di tenuta e organizzazione

bull Per facilitare il processo e soprattutto la sua automazione ogni messaggio (incluse tutte le componenti digitali correlate) deve essere associato a un solo documento e-mail

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 2bull Con riferimento alla identitagrave del mittente e del destinatario egrave

necessario che ogni indirizzo di posta elettronica sia identificato con riferimento alla persona fisica o giuridica di pertinenza (con il supporto di un database o almeno un elenco aggiornato connesso con il sistema di tenuta dei documenti)

bull La stringa relativa allrsquooggetto di un documento e-mail deve essere significativa in relazione allrsquoatto rappresentato al fine di facilitare lrsquoidentificazione e la comprensione del documento

bull Ersquo opportuno rendere disponibili strumenti (ad esempio liste di oggetti normalizzati) finalizzati a facilitare tale obiettivo

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 3bull Ersquo necessario definire i formati ritenuti accettabilibull Qualora un attachment presenti un formato non accettato egrave

necessario convertire il documento e-mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione

bull In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale ogni documento e-mail deve essere identificato in modo univoco classificato fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico)

bull In caso di sistemi di gestione non formalizzati il documento e-mail deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

le condizioni di sostenibilitagrave per la memoria digitale

Ersquo necessario disporre di bull un sistema di gestione e descrizione dei

documenti (aperto interoperabile basato sul principio di sistemi integrati)

bull linee direttive interne che definiscano un modello di smaterializzazione sostenibile stabiliscano prioritagrave e criteri di gestione (ad esempio sui tempi e modi per accumulareaggregare documenti e per normalizzare le informazioni descrittive)

bull responsabilitagrave e procedure chiare per la selezione e lo scarto anche di documenti digitali

che cosa egrave un messaggio di e-mail

bull Egrave un singolo messaggio di posta elettronica predisposto utilizzando unrsquoapplicazione specifica (ad es Microsoft Outlook)

bull Il messaggio contienendash lrsquointestazione ( header) informazioni sul mittente sul

destinatario lrsquooggettondash Il corpo del messaggio (body) contenuto del messaggio

firma e ulteriori eventuali clausole di disclaimer allegatindash Lrsquoe-mail non egrave un mezzo sicuro di comunicazione egrave simile

allrsquoinvio di una cartolina postale che tutti possono leggere

considerazioni preliminari (interPARES) - 1

bull I messaggi di posta elettronica non sono intrinsecamente una tipologia distinta di documenti drsquoarchivio sono il sottoprodotto documentale di sistemi finalizzati originariamente a inviare o ricevere informazioni eo documenti (vettori) ndash I modi drsquouso sono flessibili e difficili da governare in base a regole pre-

definitebull I messaggi di posta elettronica quindi non si sedimentano e

non sono riconducibili a una serie documentaria bull I requisiti per identificarli in quanto documenti derivano

dallrsquoanalisi specifica della loro natura e funzione

considerazioni preliminari (interPARES) - 2

bull Dal punto di vista archivistico gli attachment possono essere considerati ndash parti di un unico documento di cui lrsquoaltra parte sia

costituita dalla sezione del testo (semplice ovvero senza formattazione o in versione html) e dalla intestazione

ndash allegati di un documentondash nel caso in cui il messaggio sia solo un vettore

bull un documento con uno o piugrave allegati o bull piugrave documenti distinti

In questi casi la sezione di testo puograve essere considerata una parte del documento

questioni aperte - 1

bull La configurazione concettuale visualizzata (forma) del documento e-mail puograve essere completamente diversa dalla organizzazione fisica delle sue componenti digitali che lo costituiscono (che possono comprendere firme digitali catene di messaggi file incorporati in formati diversi e essere associate a diverse tipologie di informazioni link immagini marcatori liste di distribuzione)

questioni aperte - 2

bull La presenza di una molteplicitagrave di componenti e formati richiede azioni specifiche al fine di assicurare la conservazione a lungo termine dei documenti e-mail selezionati per la conservazione permanente

bull La enorme quantitagrave di documenti e-mail ricevute e spedite accresce la complessitagrave di trattamento

bull Lrsquoisolamento (in termini di mancanza di interoperabilitagrave e la tendenza allrsquoautoreferenzialitagrave) dei sistemi di posta elettronica oggi esistenti rendono difficile la gestione dei documenti e-mail e determinano frammentazione e mancanza di controllo

questioni aperte - 3

bull Anche la quantitagrave (e le tipologie) di caselle disponibili nei sistemi informatici di un soggetto produttore (casella istituzionale casella funzionale casella individuale) e la libertagrave del loro utilizzo (non sempre disciplinata da regole interne per lo piugrave di difficile controllo) producono conseguenze negative e accrescono le difficoltagrave per la corretta gestione documentaria le direttive e le regole sono applicabili con minor fatica e migliori risultati se inserite allrsquointerno di linee guida generali e coerenti di gestione documentaria (come parti del manuale di gestione utile anche nelle organizzazioni di piccole dimensioni)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 1

bull Lrsquointegrazione con i sistemi di tenuta dei documenti costituisce una raccomandazione cruciale

bull Ersquo una raccomandazione di tutti gli standard internazionali (MoReq DoD) di molte policy nazionali e della letteratura di settore

bull Se lrsquointegrazione non puograve essere realizzata in ambito tecnologico (ad esempio nella forma di un istradamento automatico o a richiesta di personale autorizzato) deve essere ottenuta almeno dal punto di vista del controllo intellettuale con un sistema di mirroring che rispecchi nel sistema di gestione documentale la struttura del sistema di posta elettronica (per gli enti di piccola dimensione)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 2

bull Necessitagrave di ricondurre il flusso di documenti dellrsquoente allrsquointerno delle caselle lsquoistituzionalirsquo

bull Identificazione delle caselle in grado di comunicare direttamente con il sistema documentario o almeno con chi ha la responsabilitagrave della gestione dei documenti

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e organizzazione nellrsquoarchivio

corrente - 1bull I responsabili del sistema di gestione dei

documenti e dellrsquoarchivio devono definire lrsquoelenco dei metadati necessari per la corretta produzione di documenti e-mail e stabilire le regole interne di tenuta e organizzazione

bull Per facilitare il processo e soprattutto la sua automazione ogni messaggio (incluse tutte le componenti digitali correlate) deve essere associato a un solo documento e-mail

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 2bull Con riferimento alla identitagrave del mittente e del destinatario egrave

necessario che ogni indirizzo di posta elettronica sia identificato con riferimento alla persona fisica o giuridica di pertinenza (con il supporto di un database o almeno un elenco aggiornato connesso con il sistema di tenuta dei documenti)

bull La stringa relativa allrsquooggetto di un documento e-mail deve essere significativa in relazione allrsquoatto rappresentato al fine di facilitare lrsquoidentificazione e la comprensione del documento

bull Ersquo opportuno rendere disponibili strumenti (ad esempio liste di oggetti normalizzati) finalizzati a facilitare tale obiettivo

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 3bull Ersquo necessario definire i formati ritenuti accettabilibull Qualora un attachment presenti un formato non accettato egrave

necessario convertire il documento e-mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione

bull In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale ogni documento e-mail deve essere identificato in modo univoco classificato fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico)

bull In caso di sistemi di gestione non formalizzati il documento e-mail deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

che cosa egrave un messaggio di e-mail

bull Egrave un singolo messaggio di posta elettronica predisposto utilizzando unrsquoapplicazione specifica (ad es Microsoft Outlook)

bull Il messaggio contienendash lrsquointestazione ( header) informazioni sul mittente sul

destinatario lrsquooggettondash Il corpo del messaggio (body) contenuto del messaggio

firma e ulteriori eventuali clausole di disclaimer allegatindash Lrsquoe-mail non egrave un mezzo sicuro di comunicazione egrave simile

allrsquoinvio di una cartolina postale che tutti possono leggere

considerazioni preliminari (interPARES) - 1

bull I messaggi di posta elettronica non sono intrinsecamente una tipologia distinta di documenti drsquoarchivio sono il sottoprodotto documentale di sistemi finalizzati originariamente a inviare o ricevere informazioni eo documenti (vettori) ndash I modi drsquouso sono flessibili e difficili da governare in base a regole pre-

definitebull I messaggi di posta elettronica quindi non si sedimentano e

non sono riconducibili a una serie documentaria bull I requisiti per identificarli in quanto documenti derivano

dallrsquoanalisi specifica della loro natura e funzione

considerazioni preliminari (interPARES) - 2

bull Dal punto di vista archivistico gli attachment possono essere considerati ndash parti di un unico documento di cui lrsquoaltra parte sia

costituita dalla sezione del testo (semplice ovvero senza formattazione o in versione html) e dalla intestazione

ndash allegati di un documentondash nel caso in cui il messaggio sia solo un vettore

bull un documento con uno o piugrave allegati o bull piugrave documenti distinti

In questi casi la sezione di testo puograve essere considerata una parte del documento

questioni aperte - 1

bull La configurazione concettuale visualizzata (forma) del documento e-mail puograve essere completamente diversa dalla organizzazione fisica delle sue componenti digitali che lo costituiscono (che possono comprendere firme digitali catene di messaggi file incorporati in formati diversi e essere associate a diverse tipologie di informazioni link immagini marcatori liste di distribuzione)

questioni aperte - 2

bull La presenza di una molteplicitagrave di componenti e formati richiede azioni specifiche al fine di assicurare la conservazione a lungo termine dei documenti e-mail selezionati per la conservazione permanente

bull La enorme quantitagrave di documenti e-mail ricevute e spedite accresce la complessitagrave di trattamento

bull Lrsquoisolamento (in termini di mancanza di interoperabilitagrave e la tendenza allrsquoautoreferenzialitagrave) dei sistemi di posta elettronica oggi esistenti rendono difficile la gestione dei documenti e-mail e determinano frammentazione e mancanza di controllo

questioni aperte - 3

bull Anche la quantitagrave (e le tipologie) di caselle disponibili nei sistemi informatici di un soggetto produttore (casella istituzionale casella funzionale casella individuale) e la libertagrave del loro utilizzo (non sempre disciplinata da regole interne per lo piugrave di difficile controllo) producono conseguenze negative e accrescono le difficoltagrave per la corretta gestione documentaria le direttive e le regole sono applicabili con minor fatica e migliori risultati se inserite allrsquointerno di linee guida generali e coerenti di gestione documentaria (come parti del manuale di gestione utile anche nelle organizzazioni di piccole dimensioni)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 1

bull Lrsquointegrazione con i sistemi di tenuta dei documenti costituisce una raccomandazione cruciale

bull Ersquo una raccomandazione di tutti gli standard internazionali (MoReq DoD) di molte policy nazionali e della letteratura di settore

bull Se lrsquointegrazione non puograve essere realizzata in ambito tecnologico (ad esempio nella forma di un istradamento automatico o a richiesta di personale autorizzato) deve essere ottenuta almeno dal punto di vista del controllo intellettuale con un sistema di mirroring che rispecchi nel sistema di gestione documentale la struttura del sistema di posta elettronica (per gli enti di piccola dimensione)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 2

bull Necessitagrave di ricondurre il flusso di documenti dellrsquoente allrsquointerno delle caselle lsquoistituzionalirsquo

bull Identificazione delle caselle in grado di comunicare direttamente con il sistema documentario o almeno con chi ha la responsabilitagrave della gestione dei documenti

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e organizzazione nellrsquoarchivio

corrente - 1bull I responsabili del sistema di gestione dei

documenti e dellrsquoarchivio devono definire lrsquoelenco dei metadati necessari per la corretta produzione di documenti e-mail e stabilire le regole interne di tenuta e organizzazione

bull Per facilitare il processo e soprattutto la sua automazione ogni messaggio (incluse tutte le componenti digitali correlate) deve essere associato a un solo documento e-mail

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 2bull Con riferimento alla identitagrave del mittente e del destinatario egrave

necessario che ogni indirizzo di posta elettronica sia identificato con riferimento alla persona fisica o giuridica di pertinenza (con il supporto di un database o almeno un elenco aggiornato connesso con il sistema di tenuta dei documenti)

bull La stringa relativa allrsquooggetto di un documento e-mail deve essere significativa in relazione allrsquoatto rappresentato al fine di facilitare lrsquoidentificazione e la comprensione del documento

bull Ersquo opportuno rendere disponibili strumenti (ad esempio liste di oggetti normalizzati) finalizzati a facilitare tale obiettivo

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 3bull Ersquo necessario definire i formati ritenuti accettabilibull Qualora un attachment presenti un formato non accettato egrave

necessario convertire il documento e-mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione

bull In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale ogni documento e-mail deve essere identificato in modo univoco classificato fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico)

bull In caso di sistemi di gestione non formalizzati il documento e-mail deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

considerazioni preliminari (interPARES) - 1

bull I messaggi di posta elettronica non sono intrinsecamente una tipologia distinta di documenti drsquoarchivio sono il sottoprodotto documentale di sistemi finalizzati originariamente a inviare o ricevere informazioni eo documenti (vettori) ndash I modi drsquouso sono flessibili e difficili da governare in base a regole pre-

definitebull I messaggi di posta elettronica quindi non si sedimentano e

non sono riconducibili a una serie documentaria bull I requisiti per identificarli in quanto documenti derivano

dallrsquoanalisi specifica della loro natura e funzione

considerazioni preliminari (interPARES) - 2

bull Dal punto di vista archivistico gli attachment possono essere considerati ndash parti di un unico documento di cui lrsquoaltra parte sia

costituita dalla sezione del testo (semplice ovvero senza formattazione o in versione html) e dalla intestazione

ndash allegati di un documentondash nel caso in cui il messaggio sia solo un vettore

bull un documento con uno o piugrave allegati o bull piugrave documenti distinti

In questi casi la sezione di testo puograve essere considerata una parte del documento

questioni aperte - 1

bull La configurazione concettuale visualizzata (forma) del documento e-mail puograve essere completamente diversa dalla organizzazione fisica delle sue componenti digitali che lo costituiscono (che possono comprendere firme digitali catene di messaggi file incorporati in formati diversi e essere associate a diverse tipologie di informazioni link immagini marcatori liste di distribuzione)

questioni aperte - 2

bull La presenza di una molteplicitagrave di componenti e formati richiede azioni specifiche al fine di assicurare la conservazione a lungo termine dei documenti e-mail selezionati per la conservazione permanente

bull La enorme quantitagrave di documenti e-mail ricevute e spedite accresce la complessitagrave di trattamento

bull Lrsquoisolamento (in termini di mancanza di interoperabilitagrave e la tendenza allrsquoautoreferenzialitagrave) dei sistemi di posta elettronica oggi esistenti rendono difficile la gestione dei documenti e-mail e determinano frammentazione e mancanza di controllo

questioni aperte - 3

bull Anche la quantitagrave (e le tipologie) di caselle disponibili nei sistemi informatici di un soggetto produttore (casella istituzionale casella funzionale casella individuale) e la libertagrave del loro utilizzo (non sempre disciplinata da regole interne per lo piugrave di difficile controllo) producono conseguenze negative e accrescono le difficoltagrave per la corretta gestione documentaria le direttive e le regole sono applicabili con minor fatica e migliori risultati se inserite allrsquointerno di linee guida generali e coerenti di gestione documentaria (come parti del manuale di gestione utile anche nelle organizzazioni di piccole dimensioni)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 1

bull Lrsquointegrazione con i sistemi di tenuta dei documenti costituisce una raccomandazione cruciale

bull Ersquo una raccomandazione di tutti gli standard internazionali (MoReq DoD) di molte policy nazionali e della letteratura di settore

bull Se lrsquointegrazione non puograve essere realizzata in ambito tecnologico (ad esempio nella forma di un istradamento automatico o a richiesta di personale autorizzato) deve essere ottenuta almeno dal punto di vista del controllo intellettuale con un sistema di mirroring che rispecchi nel sistema di gestione documentale la struttura del sistema di posta elettronica (per gli enti di piccola dimensione)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 2

bull Necessitagrave di ricondurre il flusso di documenti dellrsquoente allrsquointerno delle caselle lsquoistituzionalirsquo

bull Identificazione delle caselle in grado di comunicare direttamente con il sistema documentario o almeno con chi ha la responsabilitagrave della gestione dei documenti

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e organizzazione nellrsquoarchivio

corrente - 1bull I responsabili del sistema di gestione dei

documenti e dellrsquoarchivio devono definire lrsquoelenco dei metadati necessari per la corretta produzione di documenti e-mail e stabilire le regole interne di tenuta e organizzazione

bull Per facilitare il processo e soprattutto la sua automazione ogni messaggio (incluse tutte le componenti digitali correlate) deve essere associato a un solo documento e-mail

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 2bull Con riferimento alla identitagrave del mittente e del destinatario egrave

necessario che ogni indirizzo di posta elettronica sia identificato con riferimento alla persona fisica o giuridica di pertinenza (con il supporto di un database o almeno un elenco aggiornato connesso con il sistema di tenuta dei documenti)

bull La stringa relativa allrsquooggetto di un documento e-mail deve essere significativa in relazione allrsquoatto rappresentato al fine di facilitare lrsquoidentificazione e la comprensione del documento

bull Ersquo opportuno rendere disponibili strumenti (ad esempio liste di oggetti normalizzati) finalizzati a facilitare tale obiettivo

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 3bull Ersquo necessario definire i formati ritenuti accettabilibull Qualora un attachment presenti un formato non accettato egrave

necessario convertire il documento e-mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione

bull In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale ogni documento e-mail deve essere identificato in modo univoco classificato fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico)

bull In caso di sistemi di gestione non formalizzati il documento e-mail deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

considerazioni preliminari (interPARES) - 2

bull Dal punto di vista archivistico gli attachment possono essere considerati ndash parti di un unico documento di cui lrsquoaltra parte sia

costituita dalla sezione del testo (semplice ovvero senza formattazione o in versione html) e dalla intestazione

ndash allegati di un documentondash nel caso in cui il messaggio sia solo un vettore

bull un documento con uno o piugrave allegati o bull piugrave documenti distinti

In questi casi la sezione di testo puograve essere considerata una parte del documento

questioni aperte - 1

bull La configurazione concettuale visualizzata (forma) del documento e-mail puograve essere completamente diversa dalla organizzazione fisica delle sue componenti digitali che lo costituiscono (che possono comprendere firme digitali catene di messaggi file incorporati in formati diversi e essere associate a diverse tipologie di informazioni link immagini marcatori liste di distribuzione)

questioni aperte - 2

bull La presenza di una molteplicitagrave di componenti e formati richiede azioni specifiche al fine di assicurare la conservazione a lungo termine dei documenti e-mail selezionati per la conservazione permanente

bull La enorme quantitagrave di documenti e-mail ricevute e spedite accresce la complessitagrave di trattamento

bull Lrsquoisolamento (in termini di mancanza di interoperabilitagrave e la tendenza allrsquoautoreferenzialitagrave) dei sistemi di posta elettronica oggi esistenti rendono difficile la gestione dei documenti e-mail e determinano frammentazione e mancanza di controllo

questioni aperte - 3

bull Anche la quantitagrave (e le tipologie) di caselle disponibili nei sistemi informatici di un soggetto produttore (casella istituzionale casella funzionale casella individuale) e la libertagrave del loro utilizzo (non sempre disciplinata da regole interne per lo piugrave di difficile controllo) producono conseguenze negative e accrescono le difficoltagrave per la corretta gestione documentaria le direttive e le regole sono applicabili con minor fatica e migliori risultati se inserite allrsquointerno di linee guida generali e coerenti di gestione documentaria (come parti del manuale di gestione utile anche nelle organizzazioni di piccole dimensioni)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 1

bull Lrsquointegrazione con i sistemi di tenuta dei documenti costituisce una raccomandazione cruciale

bull Ersquo una raccomandazione di tutti gli standard internazionali (MoReq DoD) di molte policy nazionali e della letteratura di settore

bull Se lrsquointegrazione non puograve essere realizzata in ambito tecnologico (ad esempio nella forma di un istradamento automatico o a richiesta di personale autorizzato) deve essere ottenuta almeno dal punto di vista del controllo intellettuale con un sistema di mirroring che rispecchi nel sistema di gestione documentale la struttura del sistema di posta elettronica (per gli enti di piccola dimensione)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 2

bull Necessitagrave di ricondurre il flusso di documenti dellrsquoente allrsquointerno delle caselle lsquoistituzionalirsquo

bull Identificazione delle caselle in grado di comunicare direttamente con il sistema documentario o almeno con chi ha la responsabilitagrave della gestione dei documenti

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e organizzazione nellrsquoarchivio

corrente - 1bull I responsabili del sistema di gestione dei

documenti e dellrsquoarchivio devono definire lrsquoelenco dei metadati necessari per la corretta produzione di documenti e-mail e stabilire le regole interne di tenuta e organizzazione

bull Per facilitare il processo e soprattutto la sua automazione ogni messaggio (incluse tutte le componenti digitali correlate) deve essere associato a un solo documento e-mail

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 2bull Con riferimento alla identitagrave del mittente e del destinatario egrave

necessario che ogni indirizzo di posta elettronica sia identificato con riferimento alla persona fisica o giuridica di pertinenza (con il supporto di un database o almeno un elenco aggiornato connesso con il sistema di tenuta dei documenti)

bull La stringa relativa allrsquooggetto di un documento e-mail deve essere significativa in relazione allrsquoatto rappresentato al fine di facilitare lrsquoidentificazione e la comprensione del documento

bull Ersquo opportuno rendere disponibili strumenti (ad esempio liste di oggetti normalizzati) finalizzati a facilitare tale obiettivo

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 3bull Ersquo necessario definire i formati ritenuti accettabilibull Qualora un attachment presenti un formato non accettato egrave

necessario convertire il documento e-mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione

bull In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale ogni documento e-mail deve essere identificato in modo univoco classificato fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico)

bull In caso di sistemi di gestione non formalizzati il documento e-mail deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

questioni aperte - 1

bull La configurazione concettuale visualizzata (forma) del documento e-mail puograve essere completamente diversa dalla organizzazione fisica delle sue componenti digitali che lo costituiscono (che possono comprendere firme digitali catene di messaggi file incorporati in formati diversi e essere associate a diverse tipologie di informazioni link immagini marcatori liste di distribuzione)

questioni aperte - 2

bull La presenza di una molteplicitagrave di componenti e formati richiede azioni specifiche al fine di assicurare la conservazione a lungo termine dei documenti e-mail selezionati per la conservazione permanente

bull La enorme quantitagrave di documenti e-mail ricevute e spedite accresce la complessitagrave di trattamento

bull Lrsquoisolamento (in termini di mancanza di interoperabilitagrave e la tendenza allrsquoautoreferenzialitagrave) dei sistemi di posta elettronica oggi esistenti rendono difficile la gestione dei documenti e-mail e determinano frammentazione e mancanza di controllo

questioni aperte - 3

bull Anche la quantitagrave (e le tipologie) di caselle disponibili nei sistemi informatici di un soggetto produttore (casella istituzionale casella funzionale casella individuale) e la libertagrave del loro utilizzo (non sempre disciplinata da regole interne per lo piugrave di difficile controllo) producono conseguenze negative e accrescono le difficoltagrave per la corretta gestione documentaria le direttive e le regole sono applicabili con minor fatica e migliori risultati se inserite allrsquointerno di linee guida generali e coerenti di gestione documentaria (come parti del manuale di gestione utile anche nelle organizzazioni di piccole dimensioni)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 1

bull Lrsquointegrazione con i sistemi di tenuta dei documenti costituisce una raccomandazione cruciale

bull Ersquo una raccomandazione di tutti gli standard internazionali (MoReq DoD) di molte policy nazionali e della letteratura di settore

bull Se lrsquointegrazione non puograve essere realizzata in ambito tecnologico (ad esempio nella forma di un istradamento automatico o a richiesta di personale autorizzato) deve essere ottenuta almeno dal punto di vista del controllo intellettuale con un sistema di mirroring che rispecchi nel sistema di gestione documentale la struttura del sistema di posta elettronica (per gli enti di piccola dimensione)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 2

bull Necessitagrave di ricondurre il flusso di documenti dellrsquoente allrsquointerno delle caselle lsquoistituzionalirsquo

bull Identificazione delle caselle in grado di comunicare direttamente con il sistema documentario o almeno con chi ha la responsabilitagrave della gestione dei documenti

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e organizzazione nellrsquoarchivio

corrente - 1bull I responsabili del sistema di gestione dei

documenti e dellrsquoarchivio devono definire lrsquoelenco dei metadati necessari per la corretta produzione di documenti e-mail e stabilire le regole interne di tenuta e organizzazione

bull Per facilitare il processo e soprattutto la sua automazione ogni messaggio (incluse tutte le componenti digitali correlate) deve essere associato a un solo documento e-mail

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 2bull Con riferimento alla identitagrave del mittente e del destinatario egrave

necessario che ogni indirizzo di posta elettronica sia identificato con riferimento alla persona fisica o giuridica di pertinenza (con il supporto di un database o almeno un elenco aggiornato connesso con il sistema di tenuta dei documenti)

bull La stringa relativa allrsquooggetto di un documento e-mail deve essere significativa in relazione allrsquoatto rappresentato al fine di facilitare lrsquoidentificazione e la comprensione del documento

bull Ersquo opportuno rendere disponibili strumenti (ad esempio liste di oggetti normalizzati) finalizzati a facilitare tale obiettivo

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 3bull Ersquo necessario definire i formati ritenuti accettabilibull Qualora un attachment presenti un formato non accettato egrave

necessario convertire il documento e-mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione

bull In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale ogni documento e-mail deve essere identificato in modo univoco classificato fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico)

bull In caso di sistemi di gestione non formalizzati il documento e-mail deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

questioni aperte - 2

bull La presenza di una molteplicitagrave di componenti e formati richiede azioni specifiche al fine di assicurare la conservazione a lungo termine dei documenti e-mail selezionati per la conservazione permanente

bull La enorme quantitagrave di documenti e-mail ricevute e spedite accresce la complessitagrave di trattamento

bull Lrsquoisolamento (in termini di mancanza di interoperabilitagrave e la tendenza allrsquoautoreferenzialitagrave) dei sistemi di posta elettronica oggi esistenti rendono difficile la gestione dei documenti e-mail e determinano frammentazione e mancanza di controllo

questioni aperte - 3

bull Anche la quantitagrave (e le tipologie) di caselle disponibili nei sistemi informatici di un soggetto produttore (casella istituzionale casella funzionale casella individuale) e la libertagrave del loro utilizzo (non sempre disciplinata da regole interne per lo piugrave di difficile controllo) producono conseguenze negative e accrescono le difficoltagrave per la corretta gestione documentaria le direttive e le regole sono applicabili con minor fatica e migliori risultati se inserite allrsquointerno di linee guida generali e coerenti di gestione documentaria (come parti del manuale di gestione utile anche nelle organizzazioni di piccole dimensioni)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 1

bull Lrsquointegrazione con i sistemi di tenuta dei documenti costituisce una raccomandazione cruciale

bull Ersquo una raccomandazione di tutti gli standard internazionali (MoReq DoD) di molte policy nazionali e della letteratura di settore

bull Se lrsquointegrazione non puograve essere realizzata in ambito tecnologico (ad esempio nella forma di un istradamento automatico o a richiesta di personale autorizzato) deve essere ottenuta almeno dal punto di vista del controllo intellettuale con un sistema di mirroring che rispecchi nel sistema di gestione documentale la struttura del sistema di posta elettronica (per gli enti di piccola dimensione)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 2

bull Necessitagrave di ricondurre il flusso di documenti dellrsquoente allrsquointerno delle caselle lsquoistituzionalirsquo

bull Identificazione delle caselle in grado di comunicare direttamente con il sistema documentario o almeno con chi ha la responsabilitagrave della gestione dei documenti

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e organizzazione nellrsquoarchivio

corrente - 1bull I responsabili del sistema di gestione dei

documenti e dellrsquoarchivio devono definire lrsquoelenco dei metadati necessari per la corretta produzione di documenti e-mail e stabilire le regole interne di tenuta e organizzazione

bull Per facilitare il processo e soprattutto la sua automazione ogni messaggio (incluse tutte le componenti digitali correlate) deve essere associato a un solo documento e-mail

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 2bull Con riferimento alla identitagrave del mittente e del destinatario egrave

necessario che ogni indirizzo di posta elettronica sia identificato con riferimento alla persona fisica o giuridica di pertinenza (con il supporto di un database o almeno un elenco aggiornato connesso con il sistema di tenuta dei documenti)

bull La stringa relativa allrsquooggetto di un documento e-mail deve essere significativa in relazione allrsquoatto rappresentato al fine di facilitare lrsquoidentificazione e la comprensione del documento

bull Ersquo opportuno rendere disponibili strumenti (ad esempio liste di oggetti normalizzati) finalizzati a facilitare tale obiettivo

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 3bull Ersquo necessario definire i formati ritenuti accettabilibull Qualora un attachment presenti un formato non accettato egrave

necessario convertire il documento e-mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione

bull In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale ogni documento e-mail deve essere identificato in modo univoco classificato fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico)

bull In caso di sistemi di gestione non formalizzati il documento e-mail deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

questioni aperte - 3

bull Anche la quantitagrave (e le tipologie) di caselle disponibili nei sistemi informatici di un soggetto produttore (casella istituzionale casella funzionale casella individuale) e la libertagrave del loro utilizzo (non sempre disciplinata da regole interne per lo piugrave di difficile controllo) producono conseguenze negative e accrescono le difficoltagrave per la corretta gestione documentaria le direttive e le regole sono applicabili con minor fatica e migliori risultati se inserite allrsquointerno di linee guida generali e coerenti di gestione documentaria (come parti del manuale di gestione utile anche nelle organizzazioni di piccole dimensioni)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 1

bull Lrsquointegrazione con i sistemi di tenuta dei documenti costituisce una raccomandazione cruciale

bull Ersquo una raccomandazione di tutti gli standard internazionali (MoReq DoD) di molte policy nazionali e della letteratura di settore

bull Se lrsquointegrazione non puograve essere realizzata in ambito tecnologico (ad esempio nella forma di un istradamento automatico o a richiesta di personale autorizzato) deve essere ottenuta almeno dal punto di vista del controllo intellettuale con un sistema di mirroring che rispecchi nel sistema di gestione documentale la struttura del sistema di posta elettronica (per gli enti di piccola dimensione)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 2

bull Necessitagrave di ricondurre il flusso di documenti dellrsquoente allrsquointerno delle caselle lsquoistituzionalirsquo

bull Identificazione delle caselle in grado di comunicare direttamente con il sistema documentario o almeno con chi ha la responsabilitagrave della gestione dei documenti

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e organizzazione nellrsquoarchivio

corrente - 1bull I responsabili del sistema di gestione dei

documenti e dellrsquoarchivio devono definire lrsquoelenco dei metadati necessari per la corretta produzione di documenti e-mail e stabilire le regole interne di tenuta e organizzazione

bull Per facilitare il processo e soprattutto la sua automazione ogni messaggio (incluse tutte le componenti digitali correlate) deve essere associato a un solo documento e-mail

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 2bull Con riferimento alla identitagrave del mittente e del destinatario egrave

necessario che ogni indirizzo di posta elettronica sia identificato con riferimento alla persona fisica o giuridica di pertinenza (con il supporto di un database o almeno un elenco aggiornato connesso con il sistema di tenuta dei documenti)

bull La stringa relativa allrsquooggetto di un documento e-mail deve essere significativa in relazione allrsquoatto rappresentato al fine di facilitare lrsquoidentificazione e la comprensione del documento

bull Ersquo opportuno rendere disponibili strumenti (ad esempio liste di oggetti normalizzati) finalizzati a facilitare tale obiettivo

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 3bull Ersquo necessario definire i formati ritenuti accettabilibull Qualora un attachment presenti un formato non accettato egrave

necessario convertire il documento e-mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione

bull In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale ogni documento e-mail deve essere identificato in modo univoco classificato fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico)

bull In caso di sistemi di gestione non formalizzati il documento e-mail deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 1

bull Lrsquointegrazione con i sistemi di tenuta dei documenti costituisce una raccomandazione cruciale

bull Ersquo una raccomandazione di tutti gli standard internazionali (MoReq DoD) di molte policy nazionali e della letteratura di settore

bull Se lrsquointegrazione non puograve essere realizzata in ambito tecnologico (ad esempio nella forma di un istradamento automatico o a richiesta di personale autorizzato) deve essere ottenuta almeno dal punto di vista del controllo intellettuale con un sistema di mirroring che rispecchi nel sistema di gestione documentale la struttura del sistema di posta elettronica (per gli enti di piccola dimensione)

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 2

bull Necessitagrave di ricondurre il flusso di documenti dellrsquoente allrsquointerno delle caselle lsquoistituzionalirsquo

bull Identificazione delle caselle in grado di comunicare direttamente con il sistema documentario o almeno con chi ha la responsabilitagrave della gestione dei documenti

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e organizzazione nellrsquoarchivio

corrente - 1bull I responsabili del sistema di gestione dei

documenti e dellrsquoarchivio devono definire lrsquoelenco dei metadati necessari per la corretta produzione di documenti e-mail e stabilire le regole interne di tenuta e organizzazione

bull Per facilitare il processo e soprattutto la sua automazione ogni messaggio (incluse tutte le componenti digitali correlate) deve essere associato a un solo documento e-mail

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 2bull Con riferimento alla identitagrave del mittente e del destinatario egrave

necessario che ogni indirizzo di posta elettronica sia identificato con riferimento alla persona fisica o giuridica di pertinenza (con il supporto di un database o almeno un elenco aggiornato connesso con il sistema di tenuta dei documenti)

bull La stringa relativa allrsquooggetto di un documento e-mail deve essere significativa in relazione allrsquoatto rappresentato al fine di facilitare lrsquoidentificazione e la comprensione del documento

bull Ersquo opportuno rendere disponibili strumenti (ad esempio liste di oggetti normalizzati) finalizzati a facilitare tale obiettivo

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 3bull Ersquo necessario definire i formati ritenuti accettabilibull Qualora un attachment presenti un formato non accettato egrave

necessario convertire il documento e-mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione

bull In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale ogni documento e-mail deve essere identificato in modo univoco classificato fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico)

bull In caso di sistemi di gestione non formalizzati il documento e-mail deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

le raccomandazioni di InterPARES integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 2

bull Necessitagrave di ricondurre il flusso di documenti dellrsquoente allrsquointerno delle caselle lsquoistituzionalirsquo

bull Identificazione delle caselle in grado di comunicare direttamente con il sistema documentario o almeno con chi ha la responsabilitagrave della gestione dei documenti

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e organizzazione nellrsquoarchivio

corrente - 1bull I responsabili del sistema di gestione dei

documenti e dellrsquoarchivio devono definire lrsquoelenco dei metadati necessari per la corretta produzione di documenti e-mail e stabilire le regole interne di tenuta e organizzazione

bull Per facilitare il processo e soprattutto la sua automazione ogni messaggio (incluse tutte le componenti digitali correlate) deve essere associato a un solo documento e-mail

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 2bull Con riferimento alla identitagrave del mittente e del destinatario egrave

necessario che ogni indirizzo di posta elettronica sia identificato con riferimento alla persona fisica o giuridica di pertinenza (con il supporto di un database o almeno un elenco aggiornato connesso con il sistema di tenuta dei documenti)

bull La stringa relativa allrsquooggetto di un documento e-mail deve essere significativa in relazione allrsquoatto rappresentato al fine di facilitare lrsquoidentificazione e la comprensione del documento

bull Ersquo opportuno rendere disponibili strumenti (ad esempio liste di oggetti normalizzati) finalizzati a facilitare tale obiettivo

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 3bull Ersquo necessario definire i formati ritenuti accettabilibull Qualora un attachment presenti un formato non accettato egrave

necessario convertire il documento e-mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione

bull In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale ogni documento e-mail deve essere identificato in modo univoco classificato fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico)

bull In caso di sistemi di gestione non formalizzati il documento e-mail deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e organizzazione nellrsquoarchivio

corrente - 1bull I responsabili del sistema di gestione dei

documenti e dellrsquoarchivio devono definire lrsquoelenco dei metadati necessari per la corretta produzione di documenti e-mail e stabilire le regole interne di tenuta e organizzazione

bull Per facilitare il processo e soprattutto la sua automazione ogni messaggio (incluse tutte le componenti digitali correlate) deve essere associato a un solo documento e-mail

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 2bull Con riferimento alla identitagrave del mittente e del destinatario egrave

necessario che ogni indirizzo di posta elettronica sia identificato con riferimento alla persona fisica o giuridica di pertinenza (con il supporto di un database o almeno un elenco aggiornato connesso con il sistema di tenuta dei documenti)

bull La stringa relativa allrsquooggetto di un documento e-mail deve essere significativa in relazione allrsquoatto rappresentato al fine di facilitare lrsquoidentificazione e la comprensione del documento

bull Ersquo opportuno rendere disponibili strumenti (ad esempio liste di oggetti normalizzati) finalizzati a facilitare tale obiettivo

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 3bull Ersquo necessario definire i formati ritenuti accettabilibull Qualora un attachment presenti un formato non accettato egrave

necessario convertire il documento e-mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione

bull In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale ogni documento e-mail deve essere identificato in modo univoco classificato fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico)

bull In caso di sistemi di gestione non formalizzati il documento e-mail deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 2bull Con riferimento alla identitagrave del mittente e del destinatario egrave

necessario che ogni indirizzo di posta elettronica sia identificato con riferimento alla persona fisica o giuridica di pertinenza (con il supporto di un database o almeno un elenco aggiornato connesso con il sistema di tenuta dei documenti)

bull La stringa relativa allrsquooggetto di un documento e-mail deve essere significativa in relazione allrsquoatto rappresentato al fine di facilitare lrsquoidentificazione e la comprensione del documento

bull Ersquo opportuno rendere disponibili strumenti (ad esempio liste di oggetti normalizzati) finalizzati a facilitare tale obiettivo

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 3bull Ersquo necessario definire i formati ritenuti accettabilibull Qualora un attachment presenti un formato non accettato egrave

necessario convertire il documento e-mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione

bull In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale ogni documento e-mail deve essere identificato in modo univoco classificato fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico)

bull In caso di sistemi di gestione non formalizzati il documento e-mail deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

le raccomandazioni di InterPARES catturaacquisizione e classificazione nellrsquoarchivio

corrente - 3bull Ersquo necessario definire i formati ritenuti accettabilibull Qualora un attachment presenti un formato non accettato egrave

necessario convertire il documento e-mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione

bull In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale ogni documento e-mail deve essere identificato in modo univoco classificato fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico)

bull In caso di sistemi di gestione non formalizzati il documento e-mail deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

le raccomandazioni di InterPARES formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine -

2bull Per la creazione di documenti e-mail da spedire o interni si

devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine (pdf)

bull Per i documenti e-mail da ricevere egrave necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso da parte dello stess mittente

bull Anche le componenti digitali dei documenti e-mail catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

le raccomandazioni di InterPARES link a risorse esterne

bull Al momento della cattura di un documento e-mail egrave necessario verificare lrsquoesistenza di link a fonti esterne e in caso di URI non persistenti egrave indispensabile acquisire i materiali linkati in formati sostenibili (se rilevanti a fini documentari)

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

formare e conservare documenti e-mail il quadro normativo nazionale

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

le norme sulla posta elettronicabull D lgs 7 marzo 2005 n 82 CAD e successive modifichebull DPR 11 febbraio 2005 n 68 ldquoRegolamento recante disposizioni per lutilizzo della posta

elettronica certificata a norma dellarticolo 27 della L 16 gennaio 2003 n 3rdquobull DM 2 novembre 2005 recante ldquoRegole tecniche per la formazione la trasmissione e la

validazione anche temporale della posta elettronica certificatardquobull Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n 51 recante Espletamento della vigilanza e del

controllo sulle attivitagrave esercitate dagli iscritti nellelenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC)rdquo

bull DL 29 novembre 2008 n 185 artt 16 e 16-bis (PEC a imprese professionisti amministrazioni e cittadino)

bull DPCM 6 maggio 2009 recante ldquoDisposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadinirdquo

bull Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n 56 recante ldquoModalitagrave per la presentazione della domanda di iscrizione nellelenco pubblico dei gestori di PECrdquo

bull Dpcm 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e ppaa bull L 12 novembre 2011 n 183 recante laquoDisposizioni per la formazione del bilancio

annuale e pluriennale dello Statoraquo art 25 Impiego della PEC nel processo civilebull L 352012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis allrsquoart

63 del CAD dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento allrsquoestero inviabili via PEC o PE se scansionate e accompagnate da copia doc identitagrave

bull Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n 7425

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

la PEC nel CAD

bull Art 1 comma 1 lett v-bis) posta elettronica certificata sistema di comunicazione in grado di attestare linvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

PEC e e-mail non certificata - 1

PECbull Opponibilitagrave a terzi della

data e dellrsquoora di spedizioneconsegna

bull il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato allinterno di una busta di trasporto firmata digitalmente dal server in modo da preservarne lintegritagrave

bull i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati

Posta elettronicabull La data non egrave certificata ed

egrave alterabile

bull il testo del messaggio puograve essere alterato durante il ldquotragittordquo

bull Il controllo non egrave previsto dalle disposizioni vigenti

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

PEC e e-mail non certificata - 2

PECbull Ai sensi del nuovo CAD (2352010) il

Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale

bull Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilitagrave a terzi della data e dellrsquoora di invioconsegna e non nella imputabilitagrave della dichiarazione di volontagrave al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per lrsquoart 65 comma 1 lettera c-bis

Posta elettronicabull il titolare di una casella di PE non

viene prima della stipula del contratto identificato dal fornitore del servizio

bull Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE egrave assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n 892004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono lrsquoe-mail come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dellrsquoautenticazione al sistema

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

PEC e e-mail non certificata - 3

Posta elettronicabull Non offre garanzie in termini di

bull identificazione del mittentebull non ripudiobull Integritagrave e riservatezzabull certezza della consegna

Posta elettronica sicurabull Il protocollo SMIME Secure

Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilitagrave di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico

Posta elettronica certificatabull Ha lo stesso valore legale della

raccomandatabull Non certifica lrsquoidentitagrave del

mittente in assenza di firma digitale

bull Garantisce lrsquoavvenuta consegnabull Informa lrsquoutente della mancata

consegna

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

lrsquouso della PEC nella normativa - 1

bull CAD art 6Per le comunicazioni di cui allarticolo 48 comma 1 (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificataLa dichiarazione dellindirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dellinvio tramite posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 1852008 per imprese professionisti e pubbliche amministrazioni)

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

lrsquouso della PEC nella normativa - 2

CAD art 48 comma 2 La trasmissione del documento informatico per via telematica eseguita mediante la posta elettronica certificata equivale nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta

comma 3 la data e lrsquoora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 682005 e alle relative regole tecniche

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

lrsquouso della PEC nella normativa - 3

CAD Art 63 Organizzazione e finalitagrave dei servizi in rete (DL 922012 n 5 modificato dalla Legge di conversione 54201235

3-bis A partire dal 1deg gennaio 2014 hellip i soggetti di cui allarticolo 2 comma 2 (PA ex dlgs 1652001 e societagrave inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione) utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici ivi inclusa la posta elettronica certificata per lutilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce istanze e atti e garanzie fideiussorie per lesecuzione di versamenti fiscali contributivi previdenziali assistenziali e assicurativi noncheacute per la richiesta di attestazioni e certificazioni

3-ter A partire dal 1deg gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

3-quater I soggetti indicati al comma 3-bis almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore pubblicano sul sito web istituzionale lrsquoelenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti noncheacute termini e modalitagrave di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC

3-quinquies Deroghe stabilite con dpcm sentita la Conferenza unificata

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1

bull CAD art 65 comma 1Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dellarticolo 38 commi 1 e 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 sono valide[hellip] c-bis- ovvero se trasmesse dallautore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purcheacute le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare anche per via telematica secondo modalitagrave definite con regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71 e ciograve sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato In tal caso la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dellarticolo 6 comma 1 secondo periodo

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2

bull CAD art 65 comma 2stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando egrave necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dallrsquoart 4 comma 4 del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sigrave accettare lrsquoinvio da parte dei cittadini di istanze tramite PEC (o CEC-PAC) ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano appunto necessario)

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

PEC e validitagrave giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3

bull Lrsquoinvio di unrsquoistanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dallrsquoamministrazione destinataria) egrave inquadrato come firma elettronica non qualificata la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualitagrave sicurezza integritagrave e immodificabilitagrave (art 21 comma 1 CAD)

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

le componenti (messaggi) della PEC

bull Ricevute segnalazione di unrsquoazione conclusa con successo (ricevuta di accettazione ricevuta di consegna ricevuta di presa in carico)

bull Avvisi segnalazione di unrsquoazione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali avviso di mancata consegna percheacute la casella del destinatario egrave piena per la presenza di virus per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna)

bull Busta di trasporto generata dal gestore remoto in fase di consegnabull Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema

che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validitagrave della firma

bull Se la firma non egrave valida il messaggio puograve essere stato modificato e comunque il messaggio non egrave un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

la gestione delle notifiche

bull I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi

bull Il registro egrave conservato per 30 mesi dal gestorebull Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia

informatica delle operazioni svolte conservata per legge per un periodo di 30 mesi consente la riproduzione con lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

la PEC nel nuovo processo tributario archiviazione e conservazione - 1

bull Ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario lrsquoeventuale mancato reperimento dellrsquoavviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica

bull Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce larchiviazione la riproduzione e la conservazione di ogni dato atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica

bull Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione art 18 comma 1 ndash ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario

e ai suoi allegati) deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

ndash nel caso di messaggi ricevuti egrave indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili allrsquoinvio del messaggio PEC) anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere unrsquounica operazione di registrazione riferita allrsquointero messaggio alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

archiviazione e conservazione delle PEC

bull I documenti archivistici trasmessi per PEC sono soggetti a conservazione la conservazione include anche i documenti di notifica

bull I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe di cui i messaggi fanno parte

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

About these instructionsThese instructions were written for use with Microsoft Outlook 2003 which is shipped as part of Microsoft Office Professional Edition 2003 Other versions of Microsoft Outlook may have different menus and dialogue boxesProcedureOpen Microsoft Outlookbull From the menu bar select File Import and export bull Select Export to a file from the following dialogue which appears

indicazioni operative

e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

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e-mail ricevute in caselle personali

bull Lrsquouso di caselle personali viene generalmente scoraggiatobull Le e-mail ricevute nelle caselle di posta personali devono essere re-

indirizzate in quelle lsquoufficialirsquo dellrsquoorganizzazionebull A fini di conservazione i messaggi conservati nelle caselle personali

devono essere scaricati (giornalmente) su hard disk e sottoposti a regolari back-up

bull Egrave necessario definire regole sullrsquouso appropriato dei messaggi di posta elettronica (rischi di privacy di perdita di virus ecc)

la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

lrsquoorganizzazione e la conservazione di documenti e-mail

bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

Exporting email from Microsoft Outlook email clients

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la formazione di documenti e-mailbull Lrsquoassenza di indicazioni non implica che la produzione di e-mail allrsquointerno

di unrsquoorganizzazione sia una questione personalebull I campi obbligatori che devono essere gestiti con attenzione (ad esempio

utilizzando le regole di Aurora per gli oggetti e nella rubrica per le denominazioni estese dei corrispondenti) sono mittente destinatari oggetto

bull La firma per i documenti in partenza dovrebbe essere accompagnata dalle indicazioni relative allrsquoorganizzazione e alla qualifica (block signature) si tratta di informazioni che si possono suggerire anche ai nostri corrispondenti

bull Il formato consigliato egrave plain texthtmlrtf egrave possibile convertire il file (e gli allegati) in XML ma si richiedono interventi applicativi ulteriori

bull Il problema degli attachment deve essere affrontato con soluzioni tecnologiche appropriate

bull Si deve conservare copia delle e-mail inviate

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bull Organizzare il sistema di mailbox in modo coerente con il sistema di classificazione e fascicolazione dellrsquoorganizzazione

bull Per lrsquoesportazione di e-mail vedi httpwwwparadigmacukworkbookaccessioningmicrosoft-outlookhtml

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tempi di conservazione

bull I messaggi di posta elettronica possono essere articolati inndash Documenti archivistici dellrsquoorganizzazionendash Messaggi personalindash Spamndash Messaggi indesiderati

bull I documenti veri e propri possono avere tempi di conservazione diversi in relazione al piano di conservazione

bull In assenza del piano di conservazione per strutture private si possono distinguere documenti temporanei documenti da conservare a medio termine documenti a lunga conservazione

tempi di conservazione un esempio di checklist httpwwwahdcrstatencussectionsarchivesrec

Check-list for retentionbull Evaluate your e-mail and determine

whether it meets the legal definition of a record If so retain and file it in accordance with your agencys authorized records retention schedule and with the General Schedule for State Agency Records Here are some guidelines FILE IT

bull 1048633 Issues policy bull 1048633 States decisions bull 1048633 Outlines procedures bull 1048633 Shows action bull 1048633 Gives guidance bull 1048633 Is unique bull 1048633 Yoursquore not sure

TOSS IT bull X Reservations for travel bull X Confirms appointments bull X Personal messages bull X Transmits other documents without

comment bull X Junk mail

bull REMEMBER bull bull DO NOT use email for confidential

information or records bull bull Your email is part of your job No

expectation of privacy or confidentiality applies

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tempi di conservazione un esempio di checklist httpwwwahdcrstatencussectionsarchivesrec

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