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Gestão de Processos(Mapeamento e Riscos)
Escritório de Projetos e Processos + Auditoria Interna
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Gestão de processos - Processos
O que são processos?
2
Aqueles
do
SEI??
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Gestão de processos - Processos
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Gestão de processos - Processos
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Quais são os processos da UFMT?
Execução manual, via sei e/ou sistema próprio
• Progressão por Mérito: Siscofre, Sistema de avaliação e Siape.
• Alteração de Férias: Sigepe e Sei.
• Pagamento de Nota Fiscal: Sei e Siafi
https://www.ufmt.br/epp-homologacao/processos/
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Gestão de processos - Tipos de Processos
• Interfuncional ponta a ponta, agrega valor diretamente para o “cliente”.
Ex: Aula de Campo
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• Agrega valor para outro processo.
Ex: Contratação de professor substituto
• Objetivo de medir, monitorar, controlar e planejar.
Ex: Elaboração do PDI
PRIMÁRIO SUPORTE GERENCIAMENTO
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Gestão de processos – Cadeia de Valor
• Homologada pelo Conselho Diretor, apresentada no Relatório de Gestão e Prestação de Contas da UFMT.
Onde encontrar?
https://www.ufmt.br/ufmt/site/
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Gerenciamento de Processos de Negócio - BPM
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● Não tem como propósito ser
prescritivo
● Difere da gestão por função de
negócio
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BPM - Atributos
1. Definições claras de responsabilidade e propriedade:
Dono do Processo: Responsável pelo desempenho do processo egestão de risco desse.
Gerente do Processo: executor principal do processo, mede odesempenho do processo, responsável por manter o mapeamentoatualizado no site da Instituição, http://www.ufmt.br/epp, atender aquestionamentos sobre o andamento do processo, solucionarproblemas e monitorar continuamente os controles internos.
Evita o “empurra empurra”, facilita a comunicação, agiliza a solução de problemas.
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BPM - Atributos
2. Superação de obstáculos das fronteiras funcionais, pois foca o processoe não os setores.
3. Ênfase na transformação do processo e não apenas no mapeamento.
4. Permite o uso de ferramentas apropriadas , pois conhecer osprocessos em detalhe auxilia na identificação correta dos recursosnecessários (carga de trabalho, habilidades, sistemas...).
5. Publicação dos mapeamentos melhora a transparência.
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BPM - Atributos
6. Afeta a motivação dos servidores, devido maior visibilidade ereconhecimento pelo trabalho, e por conseguinte o desempenho.
7. Contribui para o controle de custos, qualidade e melhoria contínuaatravés das medições de desempenho.
8. Reduz os ruídos na comunicação.
9. Alinhamento entre a estratégia e a operação.
10. Auxilia no Gerenciamento de Riscos, exigido pela Instrução NormativaConjunta do MPOG/CGU 01 de 2016.
11.Permite melhorar aspectos de padronização, logo elimina apossibilidade de tratamento diferenciado para situações semelhantes.
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BPM CBOK
BPM CBOK é um Guia para o Gerenciamento de
Processos elaborado pela ABPMP (Associação de
Profissionais de gerenciamento de processos).
Referência básica para profissionais de BPM com
padronização internacional.
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Ciclo de Vida BPM
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Mapeamento
de processos
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Por que analisar e questionar o processo?
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BPM – Case Aula de Campo UFMT
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1 – Oficina para mapeamento do processo
2 – Análise do Desempenho do Processo – Métricas
3 - Entrevistas com os principais participantes: Técnicos Administrativos e os Coordenadores de Curso
que representaram 70% das execuções de Aula de Campo em 2016 e 2017.
4 – Levantamento de oportunidades de melhorias
5 – Benchmarking
6 – Workshop para proposição de melhorias
7 – Elaboração do Novo Fluxo
8 – Elaboração do Relatório de Análise e Proposição de Melhorias
9 – Monitoramento das ações a serem implementadas
10 – Capacitação para os coordenadores de curso
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BPM – Case Aula de Campo UFMT
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Resultados obtidos:
• Efetivação da priorização do transporte para aula de campo;
• Acompanhamento dos custos de cada serviço de transporte;
• Eliminação de atividades que não agregavam valor ao processo;
• Mitigação de riscos com aprimoramento das atividades de controle;
• Automatização da emissão da lista de passageiros e de auxílio aula de campo;
• Adaptação dos ônibus para cadeirantes
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BPM - Modelagem
16Fonte: iprocess
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BPM- Modelagem
Problemas com modelagem:
• Modelar sem objetivo claro, dificulta a definição do nível de detalhamento adequado;
• Não gerir expectativa em relação ao objetivo da modelagem;• Não identificar e organizar as partes antes de modelá-las;
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Business Process Modeling Notation (BPMN)
Maior e mais amplamente aceita notação de modelagem de processo.
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BPMN: Piscinas
Para cada organização ou processo uma piscina - Pool white box (UFMT) e Pool blackbox (demais – Unilseva, Procuradoria...)
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BPMN: Raias
Servem para separar e organizar participantes internos de uma piscina (os papéis).
Inserir primeiro nome da Pró -reitoria /secretaria- subunidade - Papel
Criação conforme sequência do fluxo.
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Eventos
Eventos podem representar o início, término ou situações intermediáriasem um processo e são simbolizados por um círculo, podendo ou nãopossuir um outro símbolo interno ou cor diferente dependendo de suafinalidade.
Obs. Substantivo e verbo no particípio
Exemplos:
● Demanda identificada● Processo arquivado Início Intermediário Final● Mensagem enviada● Mensagem recebida
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Tarefa
Uma Tarefa é uma unidade de trabalho, ação a ser realizada por uma pessoa ou sistema.Obs. Verbo no infinitivo + complementoExemplos:
• Avaliar documentos• Calcular impostos• Elaborar parecer técnico• Elaborar proposta comercial• Cadastrar operação
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● Fluxo de Sequência
Mostra a ordem dos elementos de fluxo. Só pode ser usado para ligar elementos
dentro da mesma piscina.
Conectores
Tempo Tempo23
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Os desvios de fluxo oferecem a lógica para o processo.
Indicam as razões para tomadas de decisão em fluxos de processos.
Permitem descrever as possíveis exceções conhecidas do negócio, ou beneficiar
a duração do processo através de atividades em paralelo.
É representado visualmente por um losango. O símbolo interno do losango
identifica a interpretação lógica representada.
Desvios de Fluxo
Boa prática: descrever se fluxo exclusivo a decisão que se refere e seus
resultados (caminhos).
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Desvios de Fluxo
Exclusivo baseado em dados
Condição de fluxo exclusiva, em que apenas um dos caminhos
criados será seguido
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Quando possível
é importante
depois fechar os
caminhos.
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Modelagem - Atividade 1
Solicitação de Auditoria Externa
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Tarefa
Tarefa Automática
Tarefa Manual
Para processos
automatizados
equivalente ao evento
equivalente ao evento
Atividade controlada por sistema.
Para processos automatizados
BPMN sugere alguns símbolos que podem ser adicionados à
tarefa para representar visualmente sua utilização
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ATRIBUTOS ESPECIAIS - LOOP
PADRÃO: Atividade/Subprocessque pode ser executado várias vezes em ciclo.
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ATRIBUTOS ESPECIAIS - LOOP
MÚLTIPLAS INSTÂNCIAS
A atividade pode ser realizada mais de uma vez e em paralelo.
Fonte: iprocess
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ATRIBUTOS ESPECIAIS - SUBPROCESSO
Um subprocesso representa umconjunto de atividades realizadasdentro de um processo denegócio.
São representados graficamente de duas formas, contraído ou expandido.
Pode ser reutilizável (aceitando piscinas e raias)
Subprocesso
Contraído
Subprocesso
Expandido
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ATRIBUTOS ESPECIAIS - SUBPROCESSO Contraído
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ATRIBUTOS ESPECIAIS - SUBPROCESSO EXPANDIDO
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Desvios de Fluxo
Paralelo
Condição de fluxo em que dois ou mais caminhos que serão executados
paralelamente. É utilizado para realizar a convergência de fluxos,
garantindo que todos os caminhos paralelos sejam concluídos, chegando
até ele antes de dar continuidade.
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Desvios de FluxoInclusivo
Condição de fluxo em que o processo deverá avaliar a condição relacionada, e um ou
mais caminhos poderão ser seguidos.
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Modelagem - Atividade 2
Publicação de artigos para uma revista
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Recapitulando conceitos
Processos
Tipos de processos
Vantagens da Gestão de processos
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Recapitulando conceitos - BPMN
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Recapitulando conceitos - BPMN
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Recapitulando conceitos - BPMN
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Recapitulando conceitos - BPMN
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Eventos (Intermediário)
Evento intermediário do tipo Tempo é usado para representar um fatorelacionado a uma condição temporal, como uma data específica (ex. 01 dejaneiro), uma data relativa (próxima terça-feira), um intervalo de tempo (emsete dias) ou uma situação de espera de tempo.
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Recapitulando conceitos - BPMN
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Desvios de fluxo
Exclusivo baseado em eventos
O primeiro evento que ocorrer desabilita o outro caminho.
Fonte: iprocess 43
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Eventos (Intermediário)
TempoBorda preenchida: se o tempo for ultrapassado seguirá o fluxo abaixo einterrompe o anterior. (timer interrupting)
Borda Pontilhada: se o tempo for ultrapassado seguirá o fluxo abaixo e oanterior. (timer non interrupting)
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Eventos (Intermediário)
Timer interrupting
Se o evento ocorrer enquanto a atividadeestava sendo executada, ela seráinterrompida, e o fluxo seguirá peloconector que se origina no evento.
A borda do evento é dupla e lisa.
Ex: Se a data de entrega prevista for
atingida e o recebimento das mercadorias
não tiver sido confirmado, a tarefa é
automaticamente cancelada e o fluxo que
sai do evento de timer é disparado, dando
início à atividade “Cancelar o pedido” 45
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Eventos (Intermediário)
Timer non-interrupting
Se o evento ocorrer enquanto a atividadeestava sendo executada, um fluxo paraleloserá iniciado a partir do conector que seorigina no evento, mas a tarefa permaneceaguardando a sua execução.
A borda do evento é dupla e tracejada.Ex: se o após dois dias úteis a tarefa
“Avaliar pedido” ainda não tiver sido
finalizada, o fluxo iniciado no evento é
disparado, iniciando a tarefa “Receber
aviso de atraso na avaliação” 46
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● Fluxo de Mensagem
Usado para mostrar o fluxo
de mensagens entre
atividades em piscinas
distintas.
(Não mapear a piscina de
outras organizações, apenas
indicar o fluxo de
mensagem)
Conectores
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● Fluxo de Mensagem
Conectores
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Modelagem - Atividade 3
Venda de mercadoria
O processo se inicia com o recebimento de pedido pelo setor de vendas, queverifica o estoque. Se o produto estiver disponível, o setor de vendasencaminha o pedido para o setor financeiro gerar o boleto, em seguida, essemesmo setor envia o boleto para o e-mail do cliente com prazo de 10 dias parapagamento, que se não pagar nesse prazo o pedido é cancelado e, em seguida,o cliente é avisado. Após o recebimento do boleto, o setor financeiroencaminha a nota fiscal ao setor de transporte, que, por sua vez, entrega amercadoria. Se após verificação do estoque pelo setor de vendas constatar aindisponibilidade do produto, essa mesma unidade informa ao cliente.
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Modelagem - Atividade 4
Seleção de Pessoal
O processo começa quando o chefe da área solicita pessoal ao departamentode RH, que analisa a solicitação, nesse momento tem se duas possibilidades:caso a solicitação esteja incompleta, essa é devolvida ao demandante paracorreção, se estiver correta o RH irá publicar a vaga em diferentes portais deemprego. Após recebimento de 10 currículos, inicia a avaliação dos candidatoscom a verificação do currículo em paralelo a entrevista. O candidato que forreprovado nessa avaliação será informado e o processo encerra-se para ele. Odemandante irá entrevistar os candidatos aprovados nessa fase e informar aoRH o candidato selecionado. O RH finaliza o processo notificando o escolhido.
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Modelagem - Atividade 5
Atendimento de queixas e reclamações
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Modelagem - Atividade 6
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PROCESSO UFMT
Grupo de três pessoas (setores
diferentes);
Escolher um processo da UFMT
para mapear;
Definir o escopo (evento inicial
e final do processo).
Pintar as tarefas que não tem
certeza sobre a execução;
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Referências
Um guia para iniciar estudos em BPMN (I): Atividades e sequência: http://blog.iprocess.com.br/2012/11/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-i-atividades-e-sequencia/
Um guia para iniciar estudos em BPMN (II): Gateways: http://blog.iprocess.com.br/2012/11/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-ii-gateways/
Um guia para iniciar estudos em BPMN (III): Eventos de Início e Fim: http://blog.iprocess.com.br/2012/12/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-iii-eventos-de-inicio-e-fim/
Um guia para iniciar estudos em BPMN (IV): Eventos Intermediários: http://blog.iprocess.com.br/2012/12/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-iv-eventos-intermediarios/
Um guia para iniciar estudos em BPMN (V): Subprocessos: http://blog.iprocess.com.br/2012/12/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-v-subprocessos/
Um guia para iniciar estudos em BPMN (VI): Swimlanes e Artefatos: http://blog.iprocess.com.br/2013/01/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-vi-swimlanes-e-artefatos/
BPMN: Modelando processos de negócio com elementos avançados (Parte I): http://blog.iprocess.com.br/2013/01/bpmn-modelando-processos-de-negocio-com-elementos-avancados-parte-i/
Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM CBOK)
Avaliação de Controles Internos (FONAI-MEC), Souza, Kleberson
Instrução Normativa CGU/MPOG 01 de 2016.
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