LOS GESTORES BIBLIOGRÁFICOS

Curso 2013/2014

Definición

Son denominados también gestores de referencias o programas de

gestión bibliográfica y/o documental.

Son una herramienta fundamental en la elaboración de trabajos

académicos y de investigación, consistente en programas o servicios

para la recopilación, almacenamiento y organización de referencias,

que permiten mantener una base de datos personal, así como

compartirla, y proporcionan el estándar de formato adecuado en la

redacción de citas y bibliografías en los propios documentos, y cuyo

objetivo principal es integrar los recursos y la investigación.

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Funciones

Los gestores bibliográficos tienen algunas de las siguientes funciones:

ENTRADA DE DATOS BIBLIOGRÁFICOS. Puede realizarse de forma manual o automatizada desde el propio

gestor de referencias. Esto permite la creación de nuestras propias bases de datos bibliográficas. Además,

muchos gestores también facilitan el archivo junto con las referencias de los textos digitales completos de los

documentos (copia privada).

Detección automática de metadatos de los PDFs.

ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA. Posibilidad de almacenar de manera estructurada

dicha información (en formato RIS, BibTeX…).

Búsqueda de información bibliográfica mediante cualquier punto de acceso.

IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE REFERENCIAS a través de distintos filtros, es decir, formatos adecuados

de archivo utilizados por los distintos programas de gestión bibliográfica.

Compartir referencias y documentos

CITAR mientras se escribe un documento a través de un procesador de textos y GENERAR BIBLIOGRAFÍA al

final del mismo, mediante la utilización de distintos estilos, es decir, conjuntos de reglas que definen qué datos

deben incluirse y el orden de los mismos.

Modificar y personalizar estilos normalizados para publicar las referencias.

Lector RSS, que permite agregar contenidos de fuentes que se actualizan.

Control de duplicados

Control de autoridades

Confección de estudios bibliométricos. Los gestores pueden medir el número de ocurrencias de los términos

indizados y a partir de ellos elaborar diferentes estudios de carácter cuantitativo.

Hacer anotaciones en los PDFs

Etiquetar la información y crear mapas mentales de la misma.

Recomendar bibliografía 2

Fuentes

Las referencias y los documentos PDFs asociados a ellas se pueden extraer de fuentes científicas, como pueden ser:

Las bases de datos

Los catálogos de bibliotecas

Es más, hasta hace bien poco los gestores sólo trabajaban con fuentes de información del ámbito estrictamente

científico.

En la actualidad se abre la posibilidad de que otro tipo de fuentes que aún no han sido recogidas por los servicios

científicos de apoyo a la investigación puedan ser integradas por los gestores, como pueden ser:

Los artículos de la Wikipedia

Los libros de reciente aparición en fuentes comerciales como Amazon

Las presentaciones de SlideShare

Los tutoriales en vídeo de YouTube

En este sentido el gestor más avanzado es Zotero, que recoge de manera directa la información en esas fuentes.

Por otro lado, podemos señalar al motor de búsqueda Google Académico, que permite exportar referencias de

artículos, libros, tesis y resúmenes de fuentes académicas diversas a gestores de referencias, en concreto a BibTeX,

EndNote, Reference Manager y RefWorks, siempre que se haya señalado esta opción en su configuración.

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Características generales

Tipos de licencia

Lenguajes

Versiones

Usabilidad

Compatibilidad

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Tipos de licencia

Algunos gestores requieren suscripción mediante una licencia de pago. Este es el caso de RefWorks,

suscrito anualmente por buena parte de las universidades españolas. Aunque también está disponible

por un período de evaluación de 15 días.

Otros gestores, en cambio, son gratuitos, como Zotero, Mendeley y Docear.

Otros, ofrecen dos tipos de licencias, una gratuita y otra de pago, como es el caso de EndNote

Online, que dispone de una versión de pago con la suscripción a las bases de datos de la WOS y de

otra gratuita, EndNote Online basic; o de CiteUlike, que presenta una versión, llamada Gold, de

pago.

Por último, podemos mencionar los gestores con licencia abierta, lo que garantiza además de su

completo uso, su mejora por cualquier usuario a través de recomendaciones. Esto sucede con

Zotero, Mendeley, CiteUlike y Docear.

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Lenguajes

Hasta hace apenas unos años los gestores no estaban disponibles en otra lengua que no fuera el

inglés, lo que incluía además a sus propios manuales y guías de uso. Había, no obstante, alguna

traducción no oficial, hecha por personas que habían trabajado con estas aplicaciones.

RefWorks fue el primero en ofrecer una versión en castellano. Zotero, EndNote y Docear también

disponen de una versión en castellano. Sin embargo, Mendeley y CiteUlike no presentan versión en

castellano.

El hecho de que puedan manejarse en otras lenguas ha favorecido el uso de gestores por parte de

muchos investigadores, ya que a veces resulta complejo dominar la operatividad de un sistema

cuando está en un idioma diferente al del usuario.

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Versiones

Los diferentes gestores bibliográficos disponen de versiones escritorio o locales y versiones en línea.

Las versiones escritorio o locales son aquellas que se instalan en el ordenador. Y las versiones en

línea son aquellas a las que se puede acceder mediante conexión a Internet.

Hay gestores que sólo disponen de versión escritorio, como es el caso de Docear.

Otros gestores, por otro lado, disponen solamente de la versión en línea, como RefWorks y

CiteUlike.

Y, finalmente, algunos gestores disponen de ambas versiones, local y en línea, como Zotero,

EndNote y Mendeley.

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Usabilidad

En cuanto a las capacidades de uso de los podemos distinguir entre gestores clásicos y gestores de

última generación.

Los gestores de última generación, surgidos del entorno de la Web, han mejorado en cuanto a la

presentación física, organización y estructuración interna, y sobre todo a la manera, cada vez más

intuitiva, de recopilar información de las fuentes digitales. Esto ha facilitado su uso por todo tipo de

usuarios.

Los gestores clásicos, los primeros en crearse, ofrecen la posibilidad de realizar funciones más

complejas, como son crear formatos personalizados de entrada y salida de información; controlar los

duplicados de las referencias, posibilitando su descarte en el momento de la importación; y gestionar

las autoridades sobre los campos más relevantes con las que crear índices, muchas veces

hipertextuales, o exportarlos a hojas de cálculo para generar con ellos gráficos. Todo ello de gran

interés para los usuarios avanzados.

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Compatibilidad

La compatibilidad de los gestores guarda una relación directa con los intereses comerciales de cada

empresa distribuidora.

Esto se traduce en que, por ejemplo, Thomson facilita la exportación directa desde sus propios

recursos de información a su gestor de referencias EndNote. De la misma manera los productos

informativos de ProQuest son más fácilmente exportables al gestor RefWorks de la misma

multinacional.

Para aquellos productos que no son distribuidos por estas empresas la única posibilidad es la de

recurrir a la exportación de los recursos en formatos como RIS y a su importación posterior desde el

gestor.

Por otra parte, Zotero es el gestor que tiene mayor capacidad de interacción con las fuentes de

información, destacando por su compatibilidad con fuentes comerciales que ningún otro gestor facilita.

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Elementos 2.0

Área compartida. Casi todos los gestores contemplan la posibilidad de compartir carpetas. El

problema está en que los investigadores deberán utilizar el mismo producto, es decir tendrán que

disponer todos ellos de una cuenta en el mismo sistema. Además, deberán tenerse en cuenta

también los permisos que el usuario de cada sistema conceda. Por otro lado, los gestores de

referencias sociales, como CiteUlike, han sido creados con esta finalidad, es decir, compartir

carpetas.

Sindicación de contenidos. Los gestores que disponen de lector de canales RSS nos va a

permitir importar las nuevas referencias sin necesidad siquiera de ir al recurso, como es el caso,

entre otros, de Refworks.

Sugerencias, a través de las cuales los usuarios colaboran para mejorar recursos y servicios,

como ocurre en los sistemas denominados wiki. Esta posibilidad está definida especialmente en

el ámbito de los sistemas de código abierto, como es el caso de Zotero, que da a los usuarios

más avanzados la posibilidad de ir optimizando el programa, de enviar a los administradores

sugerencias para que incluyan nuevos productos y fuentes documentales que aún no son

compatibles con el mismo, simplemente enviando un mensaje a la dirección de correo que nos

indica.

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Gestores bibliográficos

El pionero fue ProCite. Este gestor junto con EndNote y RefWorks

forma parte de los llamados gestores tradicionales.

En los últimos años ha surgido una nueva generación de programas

que incorporan herramientas del nuevo contexto tecnológico y que han

contribuido a reforzar sus potencialidades. Así, podríamos citar por su

capacidad de incorporar recursos multimedia a Zotero, por la

posibilidad de compartir referencias a EndNote, CiteUlike, Mendeley

y también a Zotero y por la posibilidad de realizar con las citadas

referencias y con las anotaciones de los mismos mapas mentales a

Docear.

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Gestores bibliográficos

Zotero

Endnote

RefWorks

Mendeley

Citeulike

Docear

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Zotero

Es un programa gratuito y de código abierto, en constante actualización gracias a las aportaciones de

su comunidad de usuarios.

Es un complemento o extensión de Mozilla Firefox, aunque tiene también conectores que le permiten

trabajar con Chrome o Safari. Se puede instalar con Windows, Mac o Linux.

Tiene dos versiones, una local y otra web, que pueden sincronizarse entre sí, así como con otros

dispositivos.

Es el gestor más sencillo y el más compatible con todas las fuentes, que permite capturar en la web y

gestionar referencias y documentos PDFs, así como extraer los metadatos de los mismos.

Ofrece también la posibilidad de compartir las carpetas de referencias y documentos PDFs.

Trabaja sin conexión. Además, aporta una solución muy interesante, como es la realización de

copias, que denomina instantáneas, de las páginas html, que podemos utilizar posteriormente aunque

no tengamos acceso a ellas o conexión a la Red.

Dispone un plug-in –extensión que se integra en los propios procesadores de texto mediante una

barra de herramientas con distintos iconos y que facilita la tarea de citar y generar bibliografía– para

Word y OpenOffice.

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Mendeley

Es un servicio gratuito, así como un programa en abierto, aunque patrocinado por Elsevier. Está a caballo entre un

gestor de referencias clásico y un gestor de referencias sociales, ya que tiene muy desarrollada la función de compartir

referencias, por lo que funciona como red social científica para interactuar con otros investigadores en internet.

Además, explora tendencias de investigación y ayuda a descubrir documentos, personas y grupos.

Se puede instalar con Windows, Mac y Linux.

Dispone de una versión local y otra en línea, que pueden sincronizarse entre sí así como con otros dispositivos.

Tiene un plug-in para insertar citas en Word y OpenOffice.

Permite añadir PDFs, incluso modificados, al gestor, bien desde el equipo o desde Internet, y que se extraigan los

metadatos de los mismos. Posee un visor para los PDFs que permite subrayarlos, hacer anotaciones y búsquedas en

ellos.

Ofrece una excelente gestión de grupos, públicos y privados.

Permite tener el perfil actualizado.

Tiene un módulo de estadísticas que permite consultar los documentos más y menos leídos.

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EndNote

Es uno de los más clásicos y potentes gestores biliográficos.

Al igual que ProCite y Reference Manager son de Thomson Reuters.

Tiene tres versiones, una de escritorio y dos web, una con suscripción en las bases de datos de la

WOS y otra gratuita, con menos capacidad de almacenamiento y menos estilos de cita. Y ofrece la

posibilidad de sincronización entre ellas.

Es esencial para trabajar con el catálogo HathiTrust y la base de datos de la Web Of Science, portal

fundamental para las áreas de ciencias.

Es muy bueno para estudios bibliométricos (listas, tablas por frecuencia…).

Posibilita la creación de formatos propios de entrada y salida.

Importa bibliografías de Word.

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RefWorks

Fue un hito en el desarrollo y difusión de los gestores.

No tiene versión local, solo en línea, que es distribuida por ProQuest.

Su mayor fortaleza es el control de autoridades. Genera índices de títulos, de autores, de

descriptores…

También cuenta con un lector de RSS, muy útil para incorporar nuevas referencias.

Además, permite incorporar, crear y modificar nuevos estilos.

Posibilita la creación de formatos propios de entrada y salida.

Dispone de un programa Write-N-Cite para insertar citas y bibliografía en un documento de Word.

Dispone del módulo RefShare, que permite compartir carpetas.

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CiteUlike

Es también un servicio en línea gratuito y un programa en abierto, creado por Springer, aunque tiene

una versión llamada Gold de pago con más funcionalidades.

Es un gestor de referencias bibliográficas social, cuya principal función es trabajar como las redes

sociales para descubrir, almacenar, organizar y compartir referencias y documentos en un entorno de

red social científica.

Permite crear grupos públicos y privados. Y también crear listas de seguimiento de los grupos o

usuarios de nuestro interés, así como configurar con ellas canales RSS.

Dispone de dos perfiles, uno público y otro privado.

Permite etiquetar los documentos como en las redes sociales.

Tiene aplicaciones para el escritorio virtual Netvibes.

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Docear

Es una plataforma gratuita, constituida por un conjunto de herramientas de código abierto para la gestión de la

literatura científica, que permite recopilar, organizar, crear y descubrir la literatura académica necesaria en cualquier

trabajo de investigación. Integra todo lo necesario para realizar dichas funciones en una sola aplicación: biblioteca

digital con soporte para documentos PDF, gestor de referencias, gestor de PDFs…, con una filosofía basada en mapas

mentales que se organizan mediante diagramas de flujo.

Está disponible para Windows, Mac OS y Linux.

Además, funciona perfectamente con muchas herramientas existentes como Foxit Reader, Mendeley o Microsoft

Word.

Ofrece una única versión, la versión escritorio. Pero hoy por hoy no permite mantener los documentos en la nube ni

utilizar la aplicación en ipad ni en iphone. Aunque sí podremos sincronizar los datos con un pendrive. Próximamente se

podrá sincronizar con los citados dispositivos.

Permite trabajar con documentos PDF y hacer anotaciones dentro de los mismos. Esto permite redactar los propios

trabajos directamente en Docear, copiando notas y referencias de la colección directamente en el propio proyecto.

Posee además un sistema de recomendación que ayuda a descubrir la nueva literatura, que recomienda documentos

que están en abierto y a texto completo para descargar.

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Otros gestores

Connotea, creado por Nature Publishig Group, integrado con las bases de Scopus y

ScienceDirect.

Bibtex: gestor para dar formato a referencias, que se utiliza con documentos Latex.

Latex: sistema de composición de textos, orientado a los documentos que contengan fórmulas

matemáticas.

Sencillos: Bibme y refbase.

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Bibliografía

Cordón-García, José A.; Martín-Rodero, Helena; Alonso-Arévalo,

Julio (2009). Gestores de referencias de última generación: análisis

comparativo de RefWorks, EndNote web y Zotero. El profesional de la

información, volumen 18 (número 4), páginas 445-454.

De Armas Ranero, Isabel y Pérez Iglesias, Javier (2014). Los

gestores de referencias bibliográficas [en línea]. Madrid: UCM.

Disponible en

https://cv2.sim.ucm.es/moodle/course/view.php?id=39375 [2011, 7 de

abril].

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Recordad que podéis solicitar ayuda al personal de la

biblioteca para solucionar cualquier duda.

Podéis contactar con la Biblioteca, por teléfono

(913944035) o a través del correo electrónico

(buc_est@ucm.es).

¡Muchas gracias por vuestra atención!

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