gfi informatique appel propositions de ......mise à jour du document pour la version 2.0. 01 02...

C:\Users\boissinb\Documents\dossier dsp ot\cps\tosca\site\evolution 2019\les manuels modifiés\MU-APR-Manuel utilisateur modifié BB.docx - 11/07/19 14:07

CNES TOULOUSE (CST) : 18 av. E.Belin 31401 TOULOUSE Cedex 9

GFI INFORMATIQUE

APPEL PROPOSITIONS DE RECHERCHE (APR)

Division Midi-Pyrénées Agence Industrie Tertiaire Public MU-APR-Manuel utilisateur

Edition : 01 Date : 17/03/2016 Révision : 04 Date : 05/03/2019 Réf. : MU-APR-Manuel utilisateur Code diffusion : E

MANUEL UTILISATEUR

APR V2.2

Rédigé par : DI MEGLIO Benoit GFI

le : 05/03/2019

Validé par : DI MEGLIO Benoit GFI

le : 05/03/2019

Pour application : BOISSIN Benoit CNES

le :

GFI INFORMATIQUE MU-APR-Manuel utilisateur

Appel Propositions de Recherche Edit. : 01 Date : 17/03/2016

Rév. : 04 Date : 05/03/2019 Référence : MU-APR-Manuel utilisateur Page : i.2


BORDEREAU D'INDEXATION

CONFIDENTIALITE : DLP

MOTS CLES : <<mots clés>>

TITRE DU DOCUMENT : MANUEL UTILISATEUR

APR v2.2 AUTEUR(S) :

DI MEGLIO Benoit RESUME : <<résumé du document>> DOCUMENTS RATTACHES : Ce document vit seul . LOCALISATION :

VOLUME : 1 NBRE TOTAL DE PAGES : 50

DONT PAGES LIMINAIRES : 5 NBRE DE PAGES SUPPL. : 0

DOCUMENT COMPOSITE : N

LANGUE : FR

GESTION DE CONF. : NG RESP. GEST. CONF. : CAUSE D'EVOLUTION : Mise à jour du manuel utilisate ur pour la version 2.1. CONTRAT : Néant SYSTEME HOTE : Microsoft Word 12.0 (12.0.6700) H:\cnes cgins d2\MQPR Interne\I4 - Documentation\I 40 - Gestion de la documentation\GDOC\MODELES_GDOC\ModeleGDOC.dot Version GDOC : v4.3.1.1 Base projet : H:\cnes cgins d2\MQPR Interne\I4 - D ocumentation\I40 - Gestion de la documentation\GDOC\TMA_CGINS.mdb





DIFFUSION INTERNE

Nom Sigle Bpi Observations

DIFFUSION EXTERNE

Nom Sigle Observations





MODIFICATION

Ed. Rév. Date Référence, Auteur(s), Causes d’évolution 01 00 17/03/2016 MU-APR-Manuel utilisateur

DE FORNI Yoann GFI Création du document

01 01 13/03/2017 MU-APR-Manuel utilisateur DI MEGLIO Benoit GFI Mise à jour du document pour la version 2.0.

01 02 20/02/2018 MU-APR-Manuel utilisateur RATON WILFRIED GFI Mise à jour du document pour la version 2.1

01 03 18/02/2019 MU-APR-Manuel utilisateur Benoit DI MEGLIO GFI Mise à jour du document pour la version 2.2

01 04 05/03/2019 MU-APR-Manuel utilisateur Benoit DI MEGLIO GFI Ajout d’une description pour les fonctionnalités : - Etat de mes évaluations - Exporter les évaluations - Exporter les évaluations finales





SOMMAIRE

GLOSSAIRE ET LISTE DES PARAMETRES AC & AD ......... ................................. 1

1. PRESENTATION ET INTRODUCTION ........................................................ 2

1.1. PRESENTATION ............................................................................................. 2

1.2. OBJET DU DOCUMENT ................................. ................................................. 2

2. DESCRIPTION GENERALE .............................. ........................................... 3

2.1. INTRODUCTION .............................................................................................. 3

2.2. L’INTERFACE DE TRAITEMENT DES PROPOSITIONS ........ ....................... 3

2.3. LE WORKFLOW ....................................... ....................................................... 5

2.3.1. Saisie-Soumission de la proposition ............... ..................................... 5

2.3.2. Signature du directeur ............................ ............................................... 6

2.3.3. Validation par le thématicien CNES ................ ...................................... 6

2.3.4. Evaluation par un Evaluateur ...................... .......................................... 6

2.3.5. Evaluation par le Rapporteur ...................... ........................................... 6

2.3.6. Evaluation finale ................................. .................................................... 6

3. CONNEXION AU SITE .................................................................................. 7

3.1. ACCES AU SITE ..................................... ......................................................... 7

3.2. SE CONNECTER ............................................................................................. 7

3.3. CREER UN NOUVEAU COMPTE .................................................................... 8

3.4. DEMANDER UN NOUVEAU MOT DE PASSE .................. ............................ 10

4. FONCTIONS DETAILLEES DE TRAITEMENT DES PROPOSITIONS ..... 12

4.1. SELECTION D’UNE PROPOSITION ....................... ...................................... 12

4.2. CREATION D’UNE PROPOSITION ........................ ....................................... 14

4.2.1. Créer une nouvelle proposition .................... ....................................... 14

4.2.2. Créer une proposition à partir d’une proposition de l’année précédente ........................................ .................................................................. 14

4.2.3. Compléter une proposition ......................... ......................................... 15

4.2.4. Compléter une co-proposition ...................... ...................................... 19

4.2.5. Demander la signature d’une proposition ou d’une co -proposition 19

4.3. SIGNATURE D’UNE PROPOSITION OU D’UNE CO-PROPOSITION .......... 20

4.4. VALIDATION ........................................ .......................................................... 22

4.4.1. Valider une proposition soumise ................... ..................................... 22

4.4.2. Refuser une proposition soumise ................... .................................... 24

4.5. EVALUATION DES PROPOSITIONS ....................... ..................................... 26

4.5.1. Saisir une évaluation ............................. ............................................... 26

4.5.2. Terminer une évaluation ........................... ........................................... 27

4.5.3. Saisir une évaluation finale ...................... ........................................... 30





4.5.4. Valider la décision d’une évaluation finale ....... .................................. 31

4.6. SUPPRIMER UNE PROPOSITION ................................................................ 33

5. FONCTION QUESTIONS/REPONSES ...................................................... 34

5.1. ACCEDER AUX ESPACES QUESTIONS/REPONSES ............ .................... 34

5.2. POSER UNE QUESTION ............................................................................... 35

5.3. REPONDRE A UNE QUESTION ................................................................... 36

6. FONCTIONS D’EDITION ............................................................................ 37

6.1. EDITER LES DOCUMENTS DE REFERENCE DE L’APPEL ...... ................. 37

6.2. EDITER UNE PROPOSITION ........................................................................ 38

6.3. RAPPORT DE SYNTHESE ............................................................................ 38

6.4. EXPORTER TOUS LES FICHIERS DES PROPOSITIONS SELECTIONNEES DANS UNE ARCHIVE .................... .............................................. 39

6.5. EXPORTER LA LISTE DES MEMBRES DE GROUPE ........... ...................... 40

6.6. EXPORTER LA LISTE DES DIRECTEURS .................. ................................ 40

6.7. CONSULTER LA LISTE DE MES EVALUATIONS ............. .......................... 41

6.8. ETAT DES EVALUATIONS .............................. ............................................. 41

6.9. EXPORTER LES EVALUATIONS .......................... ....................................... 42

6.10. EXPORTER LES EVALUATIONS FINALES .................. ............................... 42

7. CONTACTER L’ADMINISTRATEUR ........................ ................................. 44

7.1. LORSQUE VOUS ETES CONNECTES ......................................................... 44

7.2. LORSQUE VOUS N’ETES PAS CONNECTES ................. ............................ 44





GLOSSAIRE ET LISTE DES PARAMETRES AC & AD

Liste des paramètres AC :

Liste des paramètres AD :





1. PRESENTATION ET INTRODUCTION

1.1. PRESENTATION

Le site internet https://apr.cnes.fr permet l’échange des propositions entre les laboratoires et le CNES. Chaque année N l’ouverture du site au dépôt de proposition permettra au proposant de déposer leur proposition pour les travaux de l’année suivante N+1 durant une période donnée.

Le site apportera alors un support graphique pour la validation et l’évaluation des propositions avant passage devant une commission.

APR gérera donc l’ensemble des étapes du cycle de vie d’une proposition, du dépôt à la validation, en informant l’ensemble des acteurs de celle-ci par mail.

1.2. OBJET DU DOCUMENT

Ce document doit permettre aux utilisateurs d’avoir les informations nécessaires pour réaliser les différentes actions sur les propositions.





2. DESCRIPTION GENERALE

2.1. INTRODUCTION

L’ensemble des actions sur le site ne peuvent se faire que si l’utilisateur possède un compte sur le site et si celui-ci est connecté.

L’identifiant d’un compte est l’adresse mail de la personne qui se connecte. Les droits d’accès aux propositions sont accordés à un compte et donc à une adresse mail.

Ces droits dépendent de votre catégorie d’utilisateur : • Proposant • Directeur de laboratoire • Thématicien CNES • Membres des groupes scientifiques TOSCA, CERES, SM, SV • Président thématique • Président du TOSCA et du CERES

En cas de changement d’adresse mail merci de contacter l’administrateur.

Attention : Veillez à ce que l’adresse [email protected] ne soit pas considérée comme Spam.

2.2. L’INTERFACE DE TRAITEMENT DES PROPOSITIONS

Une fois connecté on accède par défaut au menu Sélection de la proposition :





• A droite sont affichées l’ensemble des propositions de l’année en cours sur lesquelles vous avez des droits

o De modifier pour les proposants o De modifier et de signer pour les directeurs o De modifier, de valider pour les thématiciens Cnes o De lire pour les membres des groupes thématiques o De lire et d’évaluer pour les évaluateurs et rapporteurs o De finaliser l’évaluation pour le président du groupe thématique concerné

• A gauche les différents menus

o Sélection de la proposition (par défaut) o Créer une nouvelle proposition o Dupliquer une proposition c’est-à-dire reprendre une proposition déjà enganée o Export ZIP c’est-à-dire exporter un (ou plusieurs) ZIP contenant l’ensemble des propositions

sélectionnées (propositions techniques et fichiers Excel)

o Rapport de synthèse de l’ensemble des propositions sélectionnées o Mes évaluations permet de lister l’ensemble des évaluations que je dois conduire et de les

sélectionner pour les compléter o Etat des évaluations permet au thématicien Cnes et au Président de la thématique de suivre

l’avancement des évaluations





o Exporter les évaluations permet aux membres des groupes de sortir un document Word sde synthèse de l’ensemble des évaluations

o Exporter les évaluations finales permet au thématicien Cnes et au président de la thématique de sortir un document Word de synthèse de l’ensemble des évaluations finales

o Liste des directeurs : permet d’éditer dans un fichier Excel la liste des directeurs habilités à signer

une proposition o Liste des membres de groupe : permet d’éditer dans un fichier Excel la liste des membres des

groupes thématiques o Contact

Enfin un outil de filtrage est disponible pour affiner la sélection ainsi que des liens rapides pour accéder directement à l’action que l’on souhaite effectuer suivant nos droits.

Attention : par défaut les co propositions ne sont pas affichées, il faut cocher l’option dans le filtre pour les afficher

2.3. LE WORKFLOW

2.3.1. Saisie-Soumission de la proposition

Le proposant renseigne sa proposition au travers de différents écrans de saisie (onglets) : • Un onglet Résumé permettant de renseigner en particulier la thématique, le laboratoire, le type d’activité

ainsi que la liste des co-proposants impliqués demandant un financement et dans lequel doit être téléchargée la proposition technique.

• Un onglet Programme des travaux dans lequel sont renseignés les demandes pour l’année de l’appel en cours,

• Un onglet Autres financements dans lequel doivent être renseigné l’implication des scientifiques ainsi que les éventuels autres financement,

• Un onglet CDD si besoin, • Un onglet Echéancier financier qui est renseigné pour l’année de l’appel en cours à pertir des informations

des onglets précédents et qui doit être mis à jour pour les années antérieures et postérieures si nécessaire, • Un onglet Documents complémentaires qui permet si besoin de fournir des documents justificatifs si besoin.

Un e-mail est envoyé à chaque co-proposant qui peut alors se connecter et remplir ses propres éléments dans sa propre demande.

Si le laboratoire n'existe pas dans la liste préétablie, l'utilisateur a la possibilité de demander sa création par l’intermédiaire d’un lien lui permettant de faire la demande par mail à l’administrateur du site.

Une fois la proposition renseignée le proposant peut l’envoyer à la signature de son directeur après avoir vérifier que l’adresse mail de ce dernier est correcte.

Un mail est alors envoyé à son directeur pour l’informer de cette demande.

Suite à envoi à signature, il ne peut plus la modifier.

Le statut de la proposition devient « En attente de signature »





2.3.2. Signature du directeur

Le directeur peut se connecter soit à partir du lien inséré dans le mail qui lui est adressé soit directement sur son compte.

Il peut alors analyser, modifier les différents éléments et apposer sa signature dans l’onglet résumé.

Le Thématicien Cnes est alors averti par mai qu’une proposition a été soumise.

Le statut de la proposition devient « Soumise »

2.3.3. Validation par le thématicien CNES

Le Thématicien Cnes peut se connecter soit à partir du lien inséré dans le mail qui lui est adressé soit directement sur son compte.

Il peut alors analyser, modifier certains éléments et ensuite soit Valider soit Refuser la proposition.

Le proposant est alors averti par mail.

S’il a validé la proposition, il peut nommer les Evaluateurs et le Rapporteur qui sont avertis par mail.

Le statut de la proposition devient « En cours d’évaluation »

2.3.4. Evaluation par un Evaluateur

L’évaluateur peut se connecter soit à partir du lien inséré dans le mail qui lui est adressé soit directement sur son compte.

Il peut alors analyser la proposition, poser des questions au proposant si nécessaire, et ensuite renseigner son évaluation.

Une fois terminée son évaluation le Rapporteur est averti par mail.

2.3.5. Evaluation par le Rapporteur

Le rapporteur peut se connecter soit à partir du lien inséré dans le mail qui lui est adressé soit directement sur son compte.

Il peut alors analyser la proposition, les différentes Evaluations et ensuite renseigner sa proposition d’évaluation finale.

2.3.6. Evaluation finale

Le Président de la thématique est en charge de la finalisation et de la validation de l’évaluation finale à laquelle il a accès en se connectant sous son identifiant de Président.

La décision finale est ensuite transmise par mail au proposant.





3. CONNEXION AU SITE

3.1. ACCES AU SITE

1) Depuis un navigateur (Internet explorer ou Firefox), ouvrir l’URL suivante : - https://apr.cnes.fr

2) Cliquer sur le bouton « Connexion » :

3) 3 possibilités sont alors offertes :

a. Soit on ne dispose pas d’un compte : il faut alors en créer un (onglet « créer un nouveau compte »)

et suivre les instructions : l’identifiant de votre compte sera l’adresse email, b. Soit on dispose d’un compte et si l’on se souvient du mot de passe : se connecter directement

(onglet « se connecter » par défaut), c. Soit on a un compte mais on a oublié son mot de passe : il faut alors demander un nouveau mot

de passe (onglet « demander un nouveau mot de passe ») et suivre les instructions.

3.2. SE CONNECTER

Renseigner l’adresse e-mail et le mot de passe de l’administrateur fonctionnel dans l’onglet « Se connecter ».

Cliquer sur le bouton « Se connecter ». Après quelques secondes, l’utilisateur est connecté et vous avez directement accès au menu « sélection de la proposition »





3.3. CREER UN NOUVEAU COMPTE

Cliquer sur « Créer un nouveau compte »

Renseigner les champs





Un mail vous est envoyé avec un lien pour réinitialise votre mot de passe : renseigner les champs et enregistrer





3.4. DEMANDER UN NOUVEAU MOT DE PASSE

Cliquer sur « demander un nouveau mot de passe », remplisser les champs





Un lien vous est envoyé par courriel pour réinitialiser votre mot de passe.





4. FONCTIONS DETAILLEES DE TRAITEMENT DES PROPOSITIONS

4.1. SELECTION D’UNE PROPOSITION

1) Dans le menu, cliquer sur « Sélection de la proposition » (par défaut après connexion) . Vous retrouvez la liste des propositions qui vous sont affectées.

2) Vous pouvez réduire la liste en utilisant les critères de filtre proposés. Cliquer sur « Filtrer sur les propositions »





3) Cocher/Sélectionner les filtres souhaités.

4) Cliquer sur « Appliquer » pour actualiser la liste des propositions.

5) Cliquer sur le titre de la proposition pour accéder à sa visualisation

NB : Si vous souhaitez afficher les co-propositions vous devez cocher cette option dans le bas du filt re





4.2. CREATION D’UNE PROPOSITION

4.2.1. Créer une nouvelle proposition

1) Dans le menu, cliquer sur « Créer une nouvelle proposition » 2) Remplir les champs minimums obligatoires à la création d’une proposition (son intitulé, la thématique

principale, la mission spatiale concernée, l’acronyme de l’expérience et le nom du laboratoire) et saisir le captcha.

3) Cliquer sur le bouton « enregistrer ». La proposition est créée au statut « en création ».

4.2.2. Créer une proposition à partir d’une proposi tion de l’année précédente

1) Dans le menu de gauche, cliquer sur « Dupliquer une proposition ». La liste des propositions et co-propositions qui sont accessibles sont affichées à l’utilisateur. De la même que pour la sélection des propositions il est possible d’affecter un filtre afin de réduire le nombre de propositions ou co-propositions affichées (par défaut les co-propositions ne sont pas affichées).





2) La duplication ne pouvant se faire que pour les propositions des années précédentes, il est nécessaire de

sélectionner l’année de campagne correspondant à la proposition ou co-proposition à dupliquer. Par défaut le filtre est positionné sur l’année précédente de la campagne en cours.

3) Cliquer sur le lien « Dupliquer cet APR » pour cloner une proposition ou co-proposition.

4) Une page de confirmation est affichée pour valider le clonage. Cliquer sur le bouton « Dupliquer cet APR ». La nouvelle proposition ou co-proposition est affichée avec les champs pré saisie de la proposition précédente.

4.2.3. Compléter une proposition

1) Après avoir sélectionné votre proposition, vous pouvez la compléter en naviguant parmi les onglets (Résumé, Programme des travaux, Autres financements, Demande de CDD, Echéancier financier et Documents complémentaires) :

• il faut enregistrer chaque onglet en bas de page po ur que les informations soient prises en compte.





2) Le document de proposition technique doit être t éléchargé dans l’onglet « Résumé » : cliquer sur « parcourir » pour sélectionner le fichier dans l’o rdinateur puis transférer et enfin enregistrer en bas de page





3) Si nécessaire vous pouvez renseigner en bas d l’onglet résumé les adresses mail des co-proposants ayant à faire une demande financière : un mail leur sera envoyé pour les avertir lors de l’enregistrement de l’onglet résumé

4) Compléter les autres onglets : Pour certains champs, vous avez la possibilité de renseigner plusieurs

valeurs. Pour cela, cliquer sur le bouton « Ajouter un autre élément ». Pour retirer un élément, cliquer sur le bouton « Retirer » correspondant.





5) Pour chacun des onglets Cliquer sur « Enregistrer ». L’enregistrement actualise l’échéancier financier en remplissant les champs avec les valeurs saisies pour l’année demandée (N+1 pour une proposition créée durant année N).

6) Compléter ensuite l’onglet échéancier financier en renseignant les financements déjà obtenus ainsi que les provisions pour les années futures si nécessaire,

7) Rajouter les documents complémentaires nécessaires comme par exemple les devis. 8) Enfin vérifier que les informations contenues dans la fiche Excel générée sont correctes (l’Export ZIP





contient ce fichier ainsi que la proposition technique)

4.2.4. Compléter une co-proposition

Si une co-proposition vous a été affectée, vous avez reçu un mail pour vous avertir avec un lien pour vous connecter. Vous pouvez aussi la sélectionner si vous vous êtes connecté directement (bien sur en sélectionnant l’affichage des co-propositions dans le filtre). Vous pouvez alors la compléter comme une proposition si ce n’est qu’un certain nombre de champs sont figés.

4.2.5. Demander la signature d’une proposition ou d ’une co-proposition

1) Une fois votre proposition complète, vous pouvez la soumettre aux signataires de votre laboratoire. Pour cela, cliquer sur le bouton « Demande de signature » présent sur la page de visualisation de la proposition ou sur le formulaire d’édition.

2) Une fenêtre pop-up vous demande la confirmation de l’action. En effet, après une demande de signature, la proposition n’est plus modifiable par le proposant. Vérifier en particulier de vérifier avant envoi le nom et l’adresse mail du directeur





3) Cliquer sur « OK ». Les signataires du laboratoire sélectionné sont notifiés, la proposition passe à l’état « En attente de signature » et n’est plus modifiable.

4.3. SIGNATURE D’UNE PROPOSITION OU D’UNE CO-PROPOSITION

Pré-requis : Être enregistré comme signataire pour le laboratoire sélectionné dans la proposition.

1) Soit : a. Si vous êtes connecté sur le site avec l’adresse vous identifiant comme directeur en Sélectionnant

la proposition à signer (s’il s’agit d’une co-proposition filtrer pour les afficher), b. En utilisant le lien qui vous a été envoyé par mail et en vous connectant à partir de l’adresse à

laquelle ce mail a été envoyé. 2) Cliquer sur le bouton « Modifier ».





3) Sur l’onglet « Résumé », remplir les 2 champs relatifs à la signature : compléter le champ texte « Signature du directeur de laboratoire » avec votre nom et le nom du laboratoire et ajouter votre signature dans le champ d’envoi de fichier « Fichier signature du directeur du laboratoire ».





4) Cliquer sur « Enregistrer ». La proposition passe à l’état « soumise » et est soumise au responsable thématique. Elle n’est plus éditable par le proposant ou les signataires du laboratoire.

4.4. VALIDATION

4.4.1. Valider une proposition soumise

Pré-requis : Être enregistré comme responsable de l a thématique sélectionné dans la proposition.

1) Sélectionner la proposition à signer (cf. Erreur ! Source du renvoi introuvable. ). 2) Cliquer sur « Modifier » 3) Cliquer sur « Valider la proposition »





4) Choisir le rapporteur et saisir les évaluateurs (s’il s’agit d’une co-proposition, les champs contenant la liste des évaluateurs seront pré saisis avec les évaluateurs désignés pour la proposition mère).

5) Cliquer sur « Enregistrer ». La proposition passe au statut « En cours d’évaluation » et n’est plus modifiable.





4.4.2. Refuser une proposition soumise

Pré-requis : Être enregistré comme responsable de l a thématique sélectionné dans la proposition.

1) Sélectionner la proposition à signer. 2) Cliquer sur « Modifier » 3) Cliquer sur « Refuser la proposition »

4) Renseigner le motif du refus





5) Cliquer sur « Refuser la proposition ». La proposition passe au statut « Refusé » et n’est plus modifiable.





4.5. EVALUATION DES PROPOSITIONS

4.5.1. Saisir une évaluation

Pré-requis : Être désigné comme évaluateur dans la proposition.

1) Soit : • Si vous êtes connecté sur le site avec l’adresse vous identifiant comme évaluateur en

Sélectionnant la proposition à signer (cf. Sélectionner une proposition), • En utilisant le lien qui vous a été envoyé par mail et en vous connectant à partir de l’adresse à

laquelle ce mail a été envoyé. 2) Sélectionner la proposition à évaluer. 3) Cliquer sur le bouton « Evaluer la proposition ».

4) Eventuellement échanger avec le proposant à l’aide du bouton « Questions/Réponses » 5) Remplir les champs de l’évaluation.





• Attention pour coller une copie d’un document Word utiliser le bouton « Paste from Word » 6) Cliquer sur le bouton « Enregistrer » en bas de page.

4.5.2. Terminer une évaluation

Pré-requis : Être désigné comme évaluateur dans la proposition.

1) Sélectionner la proposition à évaluer. 2) Cliquer sur « Evaluer la proposition »





3) Cliquer sur le bouton « Terminer l’évaluation » en bas de page.

4) Une fenêtre pop-up demande une confirmation, cliquer sur « OK »





5) L’évaluation passe au statut « terminée » et n’est plus modifiable.

Remarque :

Extrait du Dossier de conception détaillé [DR1] - §4.6.8.4

« Lorsque toutes les évaluations d’une proposition ou d’une co-proposition sont terminées, le statut de la proposition ou co-proposition passe à l’état « Evaluée » et le rapporteur associé est notifié par e-mail. »





4.5.3. Saisir une évaluation finale

Pré-requis : Être membre TOSCA/CERES et renseigné e n tant que rapporteur sur la proposition.

1) Soit : • Si vous êtes connecté sur le site avec l’adresse vous identifiant comme rapporteur en

Sélectionnant la proposition à signer (cf. Sélectionner une proposition), • En utilisant le lien qui vous a été envoyé par mail et en vous connectant à partir de l’adresse à

laquelle ce mail a été envoyé. 2) Cliquer sur le bouton « Evaluation finale »

3) Consulter les évaluations remplies par les évaluateurs en cliquant sur leur bouton respectif

4) Cliquer sur « Modifier » pour accéder à l’édition de l’évaluation finale





5) Remplir les champs et cliquer sur le bouton « Enregistrer ». • Attention pour coller une copie d’un document Word utiliser le bouton « Paste from Word »

4.5.4. Valider la décision d’une évaluation finale

Pré-requis : Être président de la thématique princi pale sélectionnée dans la proposition

1) Connectez vous à partir de l’adresse vous identifiant comme présidentet 2) Sélectionner la proposition . 3) Cliquer sur le bouton « Evaluation finale » pour l’ouvrir dans un onglet séparé.





4) Cliquer sur les boutons correspondant aux différentes évaluations pour les consulter si besoin 5) Cliquer sur le bouton « Modifier ».

6) Si nécessaire, modifier les valeurs saisies et cliquer sur le bouton « Enregistrer » en bas de page. 7) Cliquer sur « Valider la décision finale » pour finaliser l’évaluation finale. 8) Une confirmation est demandée.

9) Cliquer sur « OK ». La décision finale est validée et le statut de la proposition est mis à jour selon la décision rendue.





4.6. SUPPRIMER UNE PROPOSITION

1) Sélectionner la proposition à supprimer.

2) Cliquer sur le bouton « Modifier ».

3) En bas de page vous avez la possibilité d’enregistrer ou de supprimer. Cliquer sur le bouton « Supprimer ».

4) Le système demande une confirmation, cliquez de nouveau sur le bouton « Supprimer ».





5. FONCTION QUESTIONS/REPONSES

Possibilité d’échanges entre l’évaluateur et le pro posant.

Pré-requis : La proposition doit être dans la phase d’évaluation.

Note : Pour des raisons de confidentialité, chaque évaluateur dispose de son espace question/réponse propre. Le proposant, lui, dispose d’autant d’espac e question/réponse qu’il y a d’évaluateurs.

5.1. ACCEDER AUX ESPACES QUESTIONS/REPONSES

1) Rechercher la proposition souhaitée . 2) Cliquer sur le bouton « Questions/Réponses »

3) a. Le proposant accède à la liste des espaces questions/réponses en cours. Cliquer sur le titre pour

accéder à l’espace questions/réponses souhaités.

b. L’évaluateur accède directement à son espace questions/réponses





5.2. POSER UNE QUESTION

1) Accéder à l’espace de questions/réponses souhaité (Cf. ci-dessus) 2) Ajouter un nouveau commentaire 3) Cliquer sur « Enregistrer ». Votre question est postée.





5.3. REPONDRE A UNE QUESTION

1) Accéder à l’espace de questions/réponses souhaité (Cf. ci-dessus) 2) Cliquer sur « Répondre » (il est également possible d’ajouter un nouveau commentaire (Cf. ci-dessus))

3) Saisir la réponse et cliquer sur « Enregistrer ». La réponse est postée.





6. FONCTIONS D’EDITION

6.1. EDITER LES DOCUMENTS DE REFERENCE DE L’APPEL

Les documents sont téléchargeables via les liens suivants (à droite de l’écran)::

Ou depuis le bas de page :





6.2. EDITER UNE PROPOSITION

1) Sélectionner la proposition souhaitée. 2) Feuille Excel : Cliquer sur le lien « Proposition au format XSLX » : ouvrir le fichier XLS, acrtiver la

modification pour faire mise à jour 3) Synthèse proposition : Cliquer sur le lien « Proposition au format PDF », ouvrir le fichier 4) Export de la proposition technique et du fichier Excel : cliquer sur télécharger le ZIP.

NB : Ces liens sont également disponibles dans les « Liens rapides »

6.3. RAPPORT DE SYNTHESE

1) Sur l’écran de « Sélection de proposition », filtrez les propositions que vous souhaitez voir apparaitre dans le rapport de synthèse.

2) Dans le menu de gauche, cliquer sur le lien « Rapport de synthèse ».

3) Une barre de progression s’affiche pour informer du temps restant de génération du rapport et après

quelques secondes, l’écran suivant s’affiche :





4) Votre navigateur doit vous proposez le téléchargement ou l’ouverture du rapport de synthèse. Dans le cas contraire, cliquer sur le lien proposez à l’écran.

5) A l’ouverture un message d’avertissement est affiché :

Cliquer sur le bouton « Oui » pour accepter l’ouverture du fichier.

6.4. EXPORTER TOUS LES FICHIERS DES PROPOSITIONS SELECTIONNEES DANS UNE ARCHIVE

1) Sur l’écran de « Sélection de proposition », filtrez les propositions dont vous souhaitez extraire les fichiers associés.

2) Dans le menu de gauche, cliquer sur le lien « Export ZIP ».

3) Une barre de progression s’affiche pour informer du temps restant de génération du rapport et après quelques secondes, l’écran suivant s’affiche :

4) Votre navigateur vous propose le téléchargement ou l’ouverture de un ou plusieurs fichiers d’archive.





6.5. EXPORTER LA LISTE DES MEMBRES DE GROUPE

1) Dans le menu de gauche, cliquez sur « Liste des membres de groupe ». 2) Un tableau est affiché avec les informations suivantes :

• Les différents noms de groupe. • Le nombre de membres thématiques rattachés à un groupe. • Le nombre de présidents thématiques rattachés à un groupe. • Le lien de téléchargement de la liste pour un groupe.

3) Dans la colonne « Téléchargement », cliquez sur le lien « Télécharger la liste » pour un groupe. 4) Après quelques secondes, une fiche excel est proposée au téléchargement. 5) Téléchargez le fichier excel et ouvrez-le.

A l’ouverture un message d’avertissement est affiché :


6.6. EXPORTER LA LISTE DES DIRECTEURS

1) Dans le menu de gauche cliquez sur « Liste des directeurs ». 2) Après quelques secondes, une fiche excel est proposée au téléchargement. 3) Téléchargez le fichier excel et ouvrez-le.

A l’ouverture un message d’avertissement est affiché :






6.7. CONSULTER LA LISTE DE MES EVALUATIONS

1) Dans le menu de gauche cliquez sur « Mes évaluations ». 2) La liste des évaluations affectées à l’utilisateur connecté sont affichées dans un tableau :

3) Cliquer sur le lien « Accéder à mon évaluation » dans la colonne « Accès » . 4) L’évaluation est directement affichée.

6.8. ETAT DES EVALUATIONS

Pré-requis : Être président de groupe ou responsabl e thématique.

Cette fonctionnalité permet de suivre le statut des évaluations d’une thématique de manière tabulaire. Cette fonction est visible uniquement pour les responsables thématiques et les présidents de groupe. Pour les autres profils, ce tableau sera affiché vide.

1) Dans le menu de gauche cliquez sur « Etat de mes évaluations ». 2) Un tableau est affiché contenant la liste des évaluations qui sont rattachées au groupe auquel appartient

l’utilisateur connecté. Ce tableau peut être filtré selon plusieurs critères :

- Titre de l’évaluation - Statut de l’évaluation





- Email de l’évaluateur

6.9. EXPORTER LES EVALUATIONS


Cette fonctionnalité permet d’exporter une synthèse des évaluations d’une thématique dans un document Word. Cette fonction est visible uniquement pour les responsables thématiques et les présidents de groupe. Pour les autres profils, ce tableau sera affiché vide.

1) Dans le menu de gauche cliquez sur « Exporter les évaluations ». 2) Une page est affichée avec la liste des thématiques auquel l’utilisateur a accès.

3) Cliquer sur le lien « Exporter en DOC » dans la colonne « Téléchargement ». 4) Après quelques secondes, un document est proposé au téléchargement. 5) Téléchargez le fichier et ouvrez-le.

6.10. EXPORTER LES EVALUATIONS FINALES


Cette fonctionnalité permet d’exporter une synthèse des évaluations finales d’une thématique dans un document Word. Cette fonction est visible uniquement pour les responsables thématiques et les présidents de groupe. Pour les autres profils, ce tableau sera affiché vide.





1) Dans le menu de gauche cliquez sur « Exporter les évaluations finales ». 2) Une page est affichée avec la liste des thématiques auquel l’utilisateur a accès.

3) Cliquer sur le lien « Exporter en DOC » dans la colonne « Téléchargement ». 4) Après quelques secondes, un document est proposé au téléchargement. 5) Téléchargez le fichier et ouvrez-le.





7. CONTACTER L’ADMINISTRATEUR

7.1. LORSQUE VOUS ETES CONNECTES

1) Dans le menu, cliquer sur « contact »

2) Remplir l’objet du contact et le message 3) Saisir le captcha 4) Cliquer sur « Envoyer le message »

7.2. LORSQUE VOUS N’ETES PAS CONNECTES

1) Dans le pied de page de la page, cliquer sur le lien « Formulaire de Contact » :

2) Votre boite de messagerie doit s’ouvrir pour l’envoie d’un nouveau message. Rédiger votre message et

envoyer le sans changer le destinataire.