gft-pg-570-001 programa de gestión documental
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8/20/2019 GFT-PG-570-001 Programa de Gestión Documental
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PROGR M DE GESTION
Código:
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DOCUMENT L
GFT-PG-570-001
lC wf M YOR
OEOOGOTÁD
GESTiÓN DEL M IENTE FISICO
. . . . ,
Hospital
Versión:
O
H os pita l S im Ón 8 0l lv ar
Simón Bolívar
TECNOLOGICO
111NlVet E .S .E .
T L DE CONTENIDO
1 JUSTIFIC CION DEL PROGR M
2.
CONTEXTU LlZ CION DEL PROGR M
2.1 Misión
2.2 Visión
2.3 Objetivos Estratégicos
3
GENER LID DES DEL PROGR M
3.1 Política correspondiente
3.2 Políticas relacionadas
3.3 Grupo de estándares del Sistema Único de Acreditación relacionadas al
programa
3.4 Alcance y campo de aplicación del programa
4
DES RROLLO DEL PROGR M
4.1 Objetivos e indicadores del programa
4.2 Lineas de intervención por objetivo
5
SE LEG L Y SOPORTE DOCUMENT L REL CION DO
6 VOC UL RIO DEL PROGR M
FECHA:
25
de A osto de
2015
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PROGRAMA DE GESTION
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DOCUMENTAL GFT -PG-570-001
Al. . .CA l.D A .MAYOR
D e B O G O T ÁD - C _
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO y
,L V
Hospital
Versión: O
H09pnal Simón 80llvar
Simón Bolívar
TECNOLOGICO
IIINI\ot IE.S.E.
1. JUSTIFICACION DEL PROGRAMA
Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos ,
sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en las entidades públicas o
las privadas que cumplan funciones públicas, El grupo funcional de Gestión Documental
del Hospital Simón Bolívar diseña este programa de Gestión Documental, como
instrumento de apoyo para el desarrollo y la administración de los documentos que se
generan producto de las actividades en las diferentes dependencias del Hospital.
La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas
de Gestión Documental, establece que: Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías
y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos
y en el Artículo 19 las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en
la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico,
electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes
requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de estudios
técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación
física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y
reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento
razonable del sistema.
En cumplimiento de lo anterior, un sistema de información para el Programa de Gestión
Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste
conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa. No
obstante, por desigual desarrollo tecnológico, se recomienda que la metodología utilizada para
el desarrollo o adecuación del sistema de información, involucre y surta una etapa de análisis
y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas archivísticas y
en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada
de conformidad con los alcances del proyecto.
La conceptualización del programa de gestión documental que aquí se ofrece, parte de unas
consideraciones generales sobre los antecedentes, justificación e importancia, para luego
definir a partir de una breve reseña, los objetivos, consideraciones, requisitos y marco
normativo, como los procesos, actividades y flujos de información que se implementan
durante el ciclo vital de los documentos.
2. CONTEXTUALlZACION DEL PROGRAMA
El Programa de Gestión Documental es un modelo integral de gestión que se ajusta a los
procesos archivísticos siempre alineado con los objetivos y metas estratégicas de la
Institución.
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D E 8 O GO TA D .C .
sur:
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO
y
TECNOLOGICO Versión: O
Hospital
Simón
Bolívar
HospHal Simón 801lvar
IIINiveIE,S,E.
2.1 Misión.
Somos un hospital de Tercer Nivel de atención que presta
servtcros
de alta complejidad
dentro de la filosofía de calidad y el mejoramiento continuo; trabajando en redes integradas,
basados en la participación social, el desarrollo del talento humano, la relación docencia
servicio y en pro de la sostenibilidad financiera, con el fin de satisfacer las necesidades en
salud de nuestros usuarios y sus familias.
2.2 Visión.
Para el año 2016 seremos reconocidos a nivel nacional como un hospital universitario,
que promueve la gestión del conocimiento, cumpliendo con altos estándares de calidad,
liderando los institutos de plan de desarrollo distrital vigente, desarrollando centros de
excelencia y proyectados a la prestación de servicios de cuarto nivel de atención.
2.3 Objetivos Estratégicos.
El Hospital Simón Bolívar cuenta con 5 objetivos estratégicos, los cuales enfocan a la
organización para el cumplimiento de la misión y la visión; el programa de Gestión
Documental es un instrumento de apoyo para el desarrollo y la administración de los
documentos que se generan producto de las actividades en las diferentes dependencias del
Hospital.
El programa se articula con los cinco (5) los objetivos estratégicos de la institución:
1. Lograr el equilibrio presupuestal y la sostenibilidad financiera, fortaleciendo la gestión
administrativa, financiera y comercial.
2. Lograr la efectividad del modelo de prestación de servicios de salud, implementando
acciones seguras con mayores beneficios y menores riesgos para los usuarios del HSB.
3. Satisfacer las necesidades y expectativas en salud del usuario y su familia con calidad y
calidez, promoviendo su corresponsabilidad.
4. Cumplir altos estándares de calidad en la gestión institucional proyectados a la
excelencia en nuestros procesos.
5. Desarrollar las competencias del talento humano, fortaleciendo la cultura organizacional
del HSB.
3. GENERALIDADES DEL PROGRAMA
3.1 Política de Gestión Documental
El presente programa, se articula de manera directa a la Política Gestión DocumJental
U
por medio de la cual,
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BOGOTÁ
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3.2.6 Política de Gestión Ambiental
En el Hospital Simón Bolívar
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Nivel E.S.E. Nos comprometemos con el ambiente
desarrollando procesos amigables con el medio ambiente, que impacten positivamente el
entorno
3.2.7 Política de Cero Papel
En el Hospital Simón Bolívar 1 1 1 Nivel E.S.E. Nos comprometemos a implementar
estrategias que permitan reducir el consumo de papel en la Institución.
Para lo cual se adopta la directiva presidencial No 04 de 2012.
• Fotocopia e imprime lo indispensable
• Utiliza las dos caras de la hoja
• Optimiza el espacio de las hojas
• Revisa los documentos Antes de imprimir
• Reutiliza siempre el papel
• Guarda en el PC lo que NO debas imprimir
• Recicla el papel
• Conoce el uso de la impresora
• Utiliza la Intranet
• Utiliza Correo Electrónico
3.2.8 Política de confidencialidad
y
respeto a la difusión de información
En el Hospital Simón Bolívar
1 1 1
Nivel E.S.E. Nos comprometemos a garantizar la
confidencialidad de la información clínica cumpliendo con los principios éticos establecidos
en la Ley, el respeto de sus derechos y en particular su derecho a la intimidad, en lo que
respecta al procesamiento de datos de carácter personal relativos a ellos ( protección de
datos ).
3.3 Grupo de estándares del Sistema Único de Acreditación relacionadas al programa
El programa de Gestión Documental se relaciona y da respuesta de acuerdo a la.
INTENCIONALlDAD de los siguientes estándares:
• Estándares de Gestión de la Tecnología: se enfoca en la gestión integral de todos los
recursos tecnológicos, desde su planeación hasta su renovación, y el análisis de los efectos
de su utilización.
• Estándares de Gerencia de la Información: se enfoca en la Integración de todas las
áreas asistenciales y administrativas en relación con la información clínica y administrativa y
su uso para la toma de decisiones en cualquier nivel de la organización.
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• Estándares de Mejora Continua: el resultado esperado del cumplimiento de este grupo
de estándares, es:
• Que la Institución tenga un proceso de calidad que genere resultados centrados en el
paciente, tanto en la dimensión técnica como en la interpersonal de la atención.
• Que el proceso de calidad de la institución integre de manera sistemática a las
diferentes áreas de la organización para que los procesos de calidad que se
desarrollen sean efectivos y eficientes.
• Que los procesos de calidad estén íntimamente integrados en los procesos
organizacionales y que el mejoramiento organizacional se transforme en cultura de
calidad de la organización.
• Que los procesos de mejora de la calidad sean sostenibles en el tiempo.
• Que los procesos de mejora de la calidad general produzcan aprendizaje que sea útil
tanto para la organización como para el sistema en general.
3.4 Alcance y campo de aplicación del programa
El Programa de Gestión Documental (PGD) cubre todas las actividades relacionadas con el
ciclo de vida de los documentos, independiente de su soporte, es transversal a toda la
organización
y
va dirigido a todos los procesos.
se relacionan los procesos que están sustentando la aplicación del programa.
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TECNOLOGICO Versión:
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4. DESARROLLO DEL PROGRAMA
4.1 OBJETIVOS E INDICADORES DEL PROGRAMA
OBJETIVO GENERAL
Normalizar de forma sistemática el flujo de los documentos del Hospital desde su producción
hasta su disposición final mediante el programa de Gestión Documental, para administrar la
información dando seguridad, confianza y calidad. Apoyando lo toma oportuna de
decisiones.
OBJETIVOS ESPECíFICOS E INDICADORES DEL PROGRAMA
Objetivos e Indicadores del Programa de Gestión
Objetivos
INDICADORES
NOMBRE FORMULA
Transferencias
Realizar el
control, seguimiento y realizadas en
capacitación
de las transferencias
cumplimiento
a
la
documentales primarias
mediante la
90% De cumplimientos normatividad
/ total
aplicación del inventario único documental
de los Indicadores de
Transferencias
para garantizar el flujo de los documentos la línea de realizadas
de los archivos de gestión. Intervención.
90% De cumplimientos
de
solicitudes
de
Responder a las solicitudes de préstamo de
de los Indicadores de
prestamos realizados
documentos
de
archivo hechas por las la línea de total de
solicitudes
oficinas del Hospital.
Intervención.
hechas
de
actividades
propuestas en el
Elaborar
las Tablas de Valoración Cronograma de
Documental para dar cumplimiento al actividades
total de
proceso archivistico de
conservación
y 90% De cumplimientos actividades
disposición final de la documentación que de los Indicadores de desarrolladas en
se encuentra en el Fondo Acumulado. la línea de
cumplimiento al
.
Intervención . cronograma
Responder a las solicitudes de préstamo de
90% De cumplimientos
solicitudes
de
Historias Clínicas hechas por los servicios
de los Indicadores de
prestamos realizados /
médicos la
línea
de
total
de
solicitudes
Intervención.
hechas
Oportunidad
en
el envió,
recepción y
de documentos
entrega
de documentos a nivel interno
y
90% De cumplimientos
entregados
total de
externo
de los Indicadores de
documentos
la
línea
de
entregados
Intervenci ón. oportunamente
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TECNOlOGICO Versión:
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Bolívar
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• Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la
entidad, dentro del cumplimiento de sus funciones.
• Fortalecer la seguridad en los sistemas de información del Hospital para garantizar la
obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial
de la información.
• Conocer el correcto manejo de un sistema de información, siguiendo las pautas
estipuladas para ello, basados con la información obtenida principalmente del
Archivo General de la Nación (Ley 594, ley general de archivos). Preservar
correctamente la documentación mediante la aplicación de técnicas de conservación.
• Propiciar las condiciones para una adecuada implementación de las Tablas de
Retención y Valoración Documental, (Instrumentos que están en proceso de creación
y modificación para aprobación por parte del archivo de Bogotá y el SIGA).
• Implementar las mejores prácticas según la política de Cero Papel.
• Facilitar a los usuarios, tanto internos como externos, el acceso y recuperación de la
información existente en los fondos documentales de la Entidad.
• Normalizar los procesos de Producción, Recepción, Distribución, Trámite,
Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final del HSB, tanto para
documentos en soporte papel como en soporte electrónico.
• Consolidar la Política de Gestión Documental al interior del HSB, la cual contemple
tanto los documentos en soporte papel como los documentos electrónicos.
Definición
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación .
Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en
las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión
documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución,
trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la
implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes
objetivos:
• Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje
natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos
necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y
el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.
• Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los
procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la
normalización de modelos y formatos para la producción documental.
• Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez
preserven el cuidado del medio ambiente.
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GESTIÓN DEL AMBIENTE FISICO
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• Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y
distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de
correo y mensajería.
• Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos
y
archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
• Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de
Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación,
preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.
• Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
• Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para
la administración e importantes para la cultura.
Consideraciones Básicas
Para la elaboración de este programa de gestión documental, se consideraron los
siguientes aspectos:
Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de
documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites
y
la eficiencia
de la administración.
Igualmente, hacen relación a la necesidad de integrar el PGD con las correspondientes
funciones administrativas de la Superintendencia, así como con los sistemas de información,
los aplicativos
y
demás herramientas informativas de las que haga uso la Entidad, en
atención a las siguientes consideraciones:
A. La Entidad tiene conformado el equipo de gestión documental, en el cual participan
diferentes dependencias. Igualmente, se prevé que dependiendo del tema a tratar se puede
invitar a participar a otras áreas del HSB.
B. El archivo del HSB cuenta con un recurso humano debidamente asignado a las funciones
de archivo, y con dedicación exclusiva.
Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de
documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos
innecesarios
y
la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.
La entidad no cuenta con un proyecto de inversión destinado o denominado especialmente
al archivo y la gestión documental
Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los contemplados en la
Ley 594 de 2000
y
en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de
archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia, el principio de orden
original
y
la valoración documental.
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El diseño
y
desarrollo de un programa de gestión documental obedece a un plan de acción
con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la
identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los
requerimientos de información, mantenimiento, evaluación
y
de la documentación del
programa, planes de mejoramiento
y
planes de
contingencia.
Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano
y
largo plazo, coordinado por el
SIGA creado mediante resolución 317, que propicie su adecuado desarrollo
y
a través del
cual se definen las políticas generales de la gestión documental y establece un conjunto de
directrices que facilitan la planeación de la documentación.
El punto de partida debe ser el diagnóstico documental, el cual se debe iniciar con los
aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la
institución
y
análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fueron
desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental,
encuestas documentales.
Planeación
Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un
plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva,
contempla la identificación de problemas, oportunidades
y
objetivos, análisis
y
determinación
de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del
programa, planes de mejoramiento
y
planes de contingencia. Debe corresponder a un plan
discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la
gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan
las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo) y
un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.
Para realizar este diagnóstico se debe iniciar con los aspectos metodológicos relacionados
con las etapas de investigación preliminar sobre la institución
y
análisis e interpretación de la
información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las
tablas de retención documental,
y
de las tablas de valoración documental
Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como:
contar con manuales de procesos
y
procedimientos, manual de funciones, Organigrama
institucional y tablas de retención documental, adopción de normas técnicas y normatividad
en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo jital
y
de Unidad de
Correspondencia. Para ello, se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes
cond iciones:
c) Centralización de la recepción y envío de los documentos, (adecuación de la oficina de
recibo y despacho de correspondencia).
Q Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos.
c
Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nación o por la instancia
territorial correspondiente
y
por el Comité de Archivo del HSB, las tablas de retención
documental.
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Q
Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y
funciones.
Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General
de Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al
menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y
salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción de los fondos
de archivo, conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que
se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinación de
la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo
establecido en la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en los comités internos
relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad, y comités
de informática, entre otros.
Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de
gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como
con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de
las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:
• La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la
entidad, con el apoyo de la alta dirección.
• Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad. (centralizado
o descentralizado)
• Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la
estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la
tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.
• El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de
archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
• La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la
gestión documental.
• Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el
adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo
General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y
medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los
procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.
Tablas de Retención Documental
Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable
en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la
racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, éstas, deben
ser elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental,
siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002:
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TECNOlOGICO Versión: O
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1 1 1 N I > 9 1 E _ S _ E _
Primera Etapa: Investigación preliminar sobre la entidad y fuentes documentales
(encuestas documentales).
Compilar la información de la entidad contenida en disposiciones legales relativas a la
creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o
actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de
procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades
documentales que producen y/o tramitan.
Segunda Etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada.
• Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones
asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.
• Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos,
legales, jurídicos, contables y/o fiscales, (determinar valor para dar tiempos de
conservación) .
• Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
• Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries
documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de
• racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la
Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición
final.
• Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la
consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.
• Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total,
selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente
administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra
registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su
conservación total .
•
Tercera Etapa: Actualización elaboración y presentación de la Tabla de Retención
Documental para su aprobación.
El Coordonador de Gestión Documental preparará la propuesta de Tabla de Retención
Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra
cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el
proceso y los criterios empleados en su elaboración.
El Comité del HSB, hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la
propuesta.
Cuarta Etapa: Aplicación.
Aprobadas las actualizaciones de las Tablas de Retención Documental por la instancia
competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación
ante los servidores públicos de la Entidad.
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GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO
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Hospital Simón Bolívar
Simón Bolívar
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La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos del HSB Hospital Simón
Bolívar para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen
y
normalicen la organización de los documentos (Guías y catálogos)
y
archivos de gestión
y
la
preparación de las transferencias documentales (Formato único de inventario de
documental).
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e
histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta
los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo,
los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico,
identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la unidad
de Archivo de la entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán
y
se dejará constancia en Acta que será suscrita por el responsable del archivo de la
dependencia generadora de la información.
Quinta Etapa: Seguimiento
y
actualización de la Tabla de Retención Documental.
La unidad de Archivo del HSB establecerá un cronograma de seguimiento para la
verificación de la aplicación de las Tablas de Retención Documental en las dependencias
y
un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por
cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la
solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la oficina de Archivo del HSB y
aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.
Actividades y/o procesos del PGD
La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de
documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación
y
la
disposición final de los documentos.
Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan
los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí
y
se desarrollarán en las
unidades de correspondencia
y
durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de
Gestión, Archivo Central y Archivo-Histórico):
,
1. Producción de documentos
2. Recepción de documentos,
3. Distribución de documentos,
4. Trámite de documentos,
5. Organización de documentos,
6. Consulta de documentos,
7. Conservación de documentos
8. Disposición final de documentos.
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8/20/2019 GFT-PG-570-001 Programa de Gestión Documental
14/41
PROGRAMA DE GESTION
Código:
11
; r
1 1
DOCUMENTAL GFT-PG-570-001
ALCAL.DfA MAYOR
DEBOGOTÁO..c.
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO
y
e . W
Hospital
Versión:
O
Hosp~.1 Simón Sclivar
Simón Bolívar
TECNOLOGICO
I n N i vB I E _ S_ E .
PRODUCCiÓN DOCUMENTAL
Definición: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.
Actividades
La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación
y
diseño de
formatos
y
documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada
dependencia.
Los formatos anexos
y
procedimientos, son los regulados
y
aplicados por el Archivo
General de la Nación. Cada entidad deberá adaptarlos a su particularidad (logotipo,
nombre, firmas autorizadas, etc.). (Estos formatos fueron diseñados teniendo en cuenta la
norma NTC 3393, vigencia a 29 de junio de 2005)
En virtud de lo mencionado se hace indispensable adoptar e implementar las anotaciones y
actividades sugeridas en cada una de las formas en que se generan los documentos.
Para la emisión de comunicaciones externas, en EL HOSPITAL SIMON BOLlVAR E.S.E
1 1 1
NIVEL. se utilizara la plantilla de comunicación externa la cual incluye los siguientes
componentes:
• Número: indica el consecutivo de la comunicación externa. Corresponde al código
asignado por cada área funcional según el orden de las comunicaciones que les sea
asignado.
• Ciudad y fecha: a una interlinea del número se coloca el nombre de la ciudad de origen,
seguida de una coma. A continuación, se coloca la fecha, de la siguiente manera:
Bogotá D.C., 20 de abril de 2012.
• Datos del destinatario: a partir de la ciudad y la fecha se dejan de tres a cuatro
interlineas para colocar los datos del destinatario los cuales deben contener: tratamiento,
nombre completo, cargo, nombre de la empresa, dirección (si es necesario) y ciudad.
Para escribir el nombre, se hace con mayúscula fija y negrilla; de preferencia se escriben
los dos apellidos.
Cuando los nombres de los cargos son demasiado extensos, se pueden repartir en dos
líneas para guardar armonía con los datos restantes.
El nombre de la empresa se escribe con mayúscula inicial y respetando las abreviaturas
y otras denominaciones que éste contenga.
Respecto a la dirección no se abrevian las palabras avenida, calle, carrera, diagonal,
barrios
y
demás. Si la dirección está en otro departamento, se debe colocar la ciudad,
seguido del departamento. Si la carta va para el exterior se escribe el nombre del país en
la línea siguiente de la ciudad.
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PROGRAMA DE GESTION Código:
IJ
I.;r
~
DOCUMENTAL GFT -PG-570-001
A LuLD lA IW AVO R
OEBOOOTÁO.c.
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO y
fA l
l
51
Hospital
Versión: O
H os pi ta l S im ón S ol lv ar
Simón Bolívar TECNOLOGICO
1 11N I E S .E .
Ejemplo:
Doctor
ROBERTO CARLOS ANDRADE ARAUJO
Gerente General
Suramericana de Seguros S.A
Calle 67 11-40
Medellín, Antioquia
• Asunto: Se escribe en mayúscula inicial, seguido de dos puntos y, preferiblemente sin
exceder de cuatro palabras; se escribe una síntesis del contenido de la carta.
Ejemplo:
Asunto: Invitación a reunión
• Saludo o vocativo: se coloca a dos interlineas del asunto, se considera una frase inicial
de cortesía que puede estar contenida o no, en el primer párrafo. Tanto para las damas
como para los caballeros se acostumbra usar el apellido en las comunicaciones
formales.
Ejemplos:
Cordial saludo, doctora Rodríguez.
(Nótese que en este caso, la frase termina en punto).
Estimada doctora Rodríguez:
(En este caso, finaliza en dos puntos).
• Texto o contenido de la carta: empieza a tres interlineas del asunto o saludo. Es el
cuerpo del mensaje, se redacta en forma clara, breve y cortés. A nivel general se
redacta en primera persona del plural (nosotros) o en impersonal, porque se representa
a un grupo institucional, aunque se trate de un único firmante. Se utiliza el tratamiento
de Usted. Los párrafos se separan por dos interlineas.
Se recomienda no exceder cuatro párrafos y cada párrafo contener entre dos y cinco
interlineas.
• Despedida: se coloca a dos interlineas del texto. Se utiliza una palabra seguida de coma,
o una frase de cortesía seguida de punto. En ningún momento, se usan las dos en el
mismo documento.
Ejemplos:
Atentamente,
Hasta tener sus noticias.
Comunicaciones internas
En El HOSPITAL SIMON SOllVAR E.S.E 1 1 1 NIVEL se utiliza la comunicación interna la
información aquí consignada debe ser breve y dirigida a una sola persona, para transmitir
una sola idea.
-
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PROGRAMA DE GESTION
Código:
11
- m
DOCUMENTAL GFT-PG-570-001
A l . . . CA l . . l ) ( AMAYOA
CEDOOOTÁo..c.
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO y
V
Hospital
Versión: O
H o sp na l S im ó n S o ll va r
Simón Bolívar TECNOLOGICO
1 1 1N I II I E _ S _ E.
La comunicación interna se envía siguiendo la estructura organrca de la empresa, de
manera lineal descendente (del jefe a los subalternos) u horizontal (entre áreas del mismo
nivel).
La comunicación interna puede tener uno de los siguientes objetivos:
./ Informar sobre un hecho en forma breve, expresar necesidades o hacer
requerimientos .
./ Regular o aclarar una situación .
./ Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto .
./ Dar respuesta a una comunicación interna recibida .
./ Reiterar una información, requerimiento o solicitud urgente .
./ Conocer detalles sobre un aspecto determinado .
./ Impugnar o corregir una situación .
./ Confirmar eventos ocurridos o pendientes .
./ Solicitar o remitir información, documentos u objetos .
./ Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias .
./ Hacer llamados de atención
y
otros.
Cuando un trabajador reciba una comunicación interna direccionada a él, y deba dar
respuesta, si no está autorizado para firmar comunicaciones internas, la respuesta se hace
mediante carta, la cual se radica en el área de recepción por el asistente de gerencia.
El número de radicación
y
fecha de la Comunicación Interna es asignado por el asistente de
gerencia.
Con el fin de agilizar las comunicaciones internas
y
ahorrar costos de impresión, para
comunicarse al interior de cada oficina o entre las unidades funcionales Las
comunicaciones internas no se radican en el Centro de Documentación e Información, sino
que cada uno de los miembros de estas oficinas llevará su propio consecutivo, tanto para los
memorandos como para los correos electrónicos con personal de la empresa.
Las comunicaciones internas pueden ser enviadas por correo electrónico, teniendo en
cuenta cumplir las pautas que establece este procedimiento. los comunicados que sean para
formación y se amerite su impresión, sea pertinente la firma se podrá acceder a su tramite
a seguir del envió,
,~ertificados y constancias
Los certificados que expide EL HOSPITAL SIMON SOLlVAR E.S.E 1 1 1 NIVEL Se hacen en
los siguientes casos:
Las expide la oficina de Talento humano
y
salud ocupacional, en relación con:
3. Tiempo de servicio.
4. Experiencia.
5. Salarios u honorarios.
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PROGRAMA DE GESTION
Código:
11
; m
DOCUMENTAL
GFT-PG-570-001
ALClJ...DfAMAVOR
DE BOGOTÁ o.c.
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO y
• • • • ,
Hospital
Versión:
O
Hospnal Simón Salivar
Simón Bolivar TECNOLOGICO
IIINiY9IES.E.
6. Jornada laboral.
7. Comportamiento del trabajador.
Para la emisión de certificados y constancias, EL HOSPITAL SIMON BOLlVAR E.S.E 1 1 1
NIVEL se utiliza la plantilla la cual incluye:
• CÓDIGO DE LA OFICINA Y CONSECUTIVO: El documento se inicia con la
identificación de la oficina productora y el número consecutivo, que se inicia cada año.
Las siglas de cada área se encuentran establecidas en el Procedimiento del proceso del
sistema de calidad
• IDENTIFICACiÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de
dos puntos, se escriben de tres a cuatro interlíneas del cargo, centradas y en
mayúsculas sostenida.
• TEXTO: De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen izquierdo
se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante:
tratamiento, nombre completo en mayúscula sostenida, y el número del documento de
identidad. Para el caso de empresas, se coloca su NIT.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación, y de
preferencia, se incluye el destinatario, se coloca la ciudad y fecha actual,
• NOMBRE Y FIRMA: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula
sostenida, de cuatro a seis interlíneas del último renglón.
• DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Se coloca el nombre y la inicial del apellido de quien
transcribió el documento.
RECEPCION DE DOCUMENTOS
Definición: Conjunto de operaciones de verificación y control que el HSB realiza para la
recepción de nuevos documentos, que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Las comunicaciones de EL HOSPITAL SIMON BOLlVAR E.S.E
1 1 1
NIVEL. se reciben a
través de la Ventanilla Única de radicación de la empresa en ,la oficina de administración por
la asistente de gerencia .Estos documentos son reci bido s , radicados, registrados y
direccionados a las dependencias competentes, de acuerdo con su contenido.
Normas para el recibo de comunicaciones
• Todos los documentos que ingresan a EL HOSPITAL SIMON BaLlVAR E.S.E
1 1 1
NIVEL deben radicarse en la oficina destinada para tal fin.
• Sólo el número y hora de radicación da validez, para todos los efectos, a los
documentos que ingresen a la Institución.
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PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Código:
GFT -PG-570-001
At.CALOIA MAYOR
oeeooOTÁO-C.
WI&
Hospital
Simón Bolívar
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO y
TECNOLOGICO Versión:
O
H os pi ta l S im ón B OI Ml r
1 1 1N I V el E . R E _
• El empleado que reciba documentos directamente en las oficinas, será responsable
disciplinariamente de las implicaciones.
• En cada una de las dependencias en las cuales funcione un aparato de fax, hay un
empleado responsable de su recepción. Cuando los documentos recibidos a través
del fax, estas harán el envío a la oficina de administración para su radicación y
distribución. Esta persona responderá por las implicaciones del mal trámite dado a
alguno de estos documentos, con el fin de llevar los controles necesarios.
• El documento recibido debe tener, como mínimo, los siguientes requisitos:
o Nombre claro del remitente.
o
Número de cédula o NIT.
o
Dirección de la empresa o residencia.
o Número de teléfono.
o
Dirección electrónica, si la comunicación ha sido enviada por este medio.
• El tema principal debe ser competencia de EL HOSPITAL SIMON BOLlVAR E.S.E
1 1 1 NIVEL
• A toda comunicación recibida con características de Derecho de Petición, tutela o
notificaciones con carácter de especiales, este tipo de solicitud serán direccionados a
la Subgerencia Jurídica y desde allí se direccionara con el área implicada para dar
respuesta oficial; Gerencia o a la Subgerencia Científica entre otras para dar
cumplimiento, con relación al instructivo para la entrega de fotocopias de historias
clínicas y llevar el consolidado total de dichos documentos.
• Todos los anexos deben presentarse contados en su totalidad y enunciados o
relacionados en la carta remitente.
• Los anexos no se radican uno a uno, sólo se radica la carta remitente.
• Se devolverán, sin abrir, las comunicaciones que por error, se hayan recibido en la
empresa.
Actividades
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo
anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro, con el
propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
1. Radicación de documentos
Radicación: La radicación es la asignación de un número consecutivo a los documentos en
los términos 'establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo. Solamente se radican comunicaciones internas y externas
(cartas). Las que vengan cerradas e identificadas como CONFIDENCIALES, no se abren, se
radican en el sobre.
2. Registro de documentos
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PROGRAMA DE GESTION
Código:
11
~
1 \
DOCUMENTAL
GFT-PG-570-001
ALCAl .DÚL MAYOR
DE BOGOTÁ o.e,
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO
y
A,ro
Hospital
Versión: O
H os plla l S im ón B ollv ar
Simón Bolívar TECNOLOGICO
1 1 1N i v el E . S .E .
En este paso, se procede a consignar en la base de datos designada por el Hospital para el
registro que identifican a la comunicación recibida
y
despachada, tales como: año, fecha de
radicación, hora de recibido, ciudad destinataria, numero de radicado, tipo de documento,
entre otros.
DISTRIBUCiÓN DE DOCUMENTOS
Definición: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
Actividades
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior
y
al exterior de la
entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con
mecanismos de control
y
verificación de recepción
y
envío de los mismos. En este proceso
se distinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos
La distribución de documentos externos la realiza la Asistente de gerencia siguiendo los
siguientes pasos:
• Identificación de oficinas destinatarias, de acuerdo con la competencia.
• Clasificación de las comunicaciones.
• Organización de documentos en carpetas.
• Diligenciamiento del formato de correspondencia recibida.
• Enrutamiento de documentos a dependencia competente o al destinatario.
• Firma de recibido en el formato de correspondencia recibida.
Las comunicaciones que no se reciban en dicho momento serán entregadas al día siguiente;
por ningún motivo se dejan comunicaciones y planillas para ser firmadas posteriormente.
Despacho de Comunicaciones
Se denomina correspondencia despachada al conjunto de documentos generados por las
diferentes dependencias del Hospital en desarrollo de sus funciones, con destino externo.
NORMAS
• La persona designada debe recepcionar las comunicaciones enviadas por
los procesos
y
asignara el numero de radicación que corresponda al
consecutivo de comunicaciones despachadas.
• Están autorizados para firmar comunicaciones externas e internas los
titulares de los cargos de Área.
• La opción de anular comunicaciones es exclusiva de la(s) personas
designadas para Númerar, para lo cual, hace la solicitud explicando la
causa de dicha anulación.
Registrar en la base de datos administración de correspondencias oficiales las
comunicaciones despachadas.
2. Distribución de documentos internos
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PROGRAMA DE GESTION
Código:
11
1
~
DOCUMENTAL GFT-PG-570-001
A I. .C A l. Dl A M A Y OR
De UOGOTÁ (le.
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO y
, . , u . o
Hospital
Versión: O
H osp na l S im ón 8 01 '
Simón Bolívar
TECNOLOGICO
111N M l I E . S .E .
Las comunicaciones internas son distribuidas por las oficinas productoras, dejando
evidencia de ello con la firma de recibido en la copia.
Servicio de Mensajería
Los documentos generados por las oficinas de EL HOSPITAL SIMON BOLlVAR E.S.E 1 1 1
NIVEL con destino a personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, son entregados al
Asistente de gerencia para su envío a través del Mensajero de la empresa si su distribución
corresponde a la zona urbana del Municipio de Montería
ó
a través de correo certificado
cuando la distribución es a nivel Regional, Nacional e Internacional.
Para utilizar este servicio, al enviar comunicaciones, el personal de las oficinas debe tener
listos los documentos a enviar, en sobre sellado, correctamente diligenciado. Igualmente, si
se envían paquetes, verificar que el empaque sea el adecuado, de tal manera que brinde
seguridad al elemento enviado.
El Asistente de Gerencia conserva copia de las guías de mensajería.
TRAMITE DE DOCUMENTOS
Definición: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de
su función administrativa.
Actividades
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos
objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series
documentales. De acuerdo con la normatividad existente, se deben tener en cuenta los
tiempos máximos establecidos para dar el trámite oportuno y las respuestas a las
comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de:
1. Recepción de solicitud o trámite
• Identificación el documento.
• Determinación de competencia, según funciones de las dependencias (quien es el
,
responsable del cinnplirniento del trámite, según manual de funciones).
2. Respuesta
• Proyección y preparación de la respuesta.
• Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del
asunto (radicación y envió de la respuesta).
ORGANIZACiÓN DE LOS DOCUMENTOS
-
8/20/2019 GFT-PG-570-001 Programa de Gestión Documental
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PROGRAMA DE GESTION
Código:
fil
~
~~
DOCUMENTAL GFT -PG-570-001
ALCAL..DI'AMAYOR
oeaooOTAo. .c.
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO y
ospital
Versión: O
H os p~ al S im ón B OIM lr
Simón Bolívar TECNOLOGICO
1 1 1N i ve l E S . E.
Definición: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación
y
descripción de
los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
Actividades
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos
comprende los procesos archivísticos de:
1. Clasificación documental. Proceso archivístico mediante el cual se identifican
y
establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y
subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad
Acciones:
• Identificación de unidades administrativas
y
funcionales (de acuerdo con el manual
de funciones y procedimientos, y el organigrama institucional.
• Aplicación de la tabla de retención.
• Conformación de series y subseries documentales.
• Identificación de tipos documentales de la tabla de retención.
• Control en el tratamiento
y
organización de los documentos (desprendimiento de
material metálico, para una mejor conservación).
• Foliación
• Actualización de los inventarios documentales con cada transferencia.
2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas
cajas en el orden previamente acordado.
Acciones:
• Revisar nuevamente las unidades documental que le corresponde; series, subseries
y tipos Conformación y apertura de expedientes.
• Determinación de los sistemas de ordenación (cronológica de enero a diciembre).
• Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.
• Foliación.
3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de
sus agrupaciones, que permite su identificación, localización
y
recuperación, para la-gestión,
la consulta y la investigacion.
Acciones
• Análisis de información y extracción de contenidos.
• Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e
índices.
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8/20/2019 GFT-PG-570-001 Programa de Gestión Documental
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PROGRAMA DE GESTION Código:
11
~
DOCUMENTAL GFT-PG-570-001
A U :.a LD lA M A YO R
DEBOGOTAo..c.
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO
y
'%IN
Hospital
Versión:
O
Hospnal
Simón
Bol lvar
Simón Bolívar
TECNOLOGICO
111N i v e l E . S E
• Actualización permanente de instrumentos.
Para el caso de la descripción archivística, la ISAD(G), Norma Internacional General de la
Descripción Archivística, trata las reglas generales aplicables a la descripción archivística sin
tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Esta norma ha sido homologada para Colombia
por el ICONTEC y el Archivo General de la Nación y es la Norma NTC 4095, en ella se
determina la formulación de la información mediante veintiséis elementos que pueden ser
combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. La organización de las
reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripción.
En la estructura de la Norma ISAD(G), los elementos se agrupan en siete áreas de
información: 1. Área de identificación. 2. Área de contexto. 3. Área de contenido y
estructura. 4. Área de condiciones de acceso y uso. 5. Área de documentación asociada.
6.
Área de notas. 7. Área de control de la descripción.
Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la
institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de
Retención Documental, la cual actúa como regulador de las decisiones en materia
documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías
en los archivos.
Para estos efectos, la retención de documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que
los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como
se consigna en la tabla de retención.
La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes
dentro del archivo, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas
productoras, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios,
demarcando claramente las estanterías, las cajas, tratando de instalar la guía de consulta al
lado de cada estantería, para su consulta, transferencia o disposición final.
Acciones:
• Elaboración de inventarios documentales.
8. Organización y entrega de transferencias documentales. (FUID)
9. Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.
CONSULTA DE DOCUMENTOS
/
Definición: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
Actividades
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona
natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos
de archivo
y
de ser necesario a obtener copia de los mismos (cumpliendo los requisitos para
cada caso). Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los
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PROGRAMA DE GESTION
Código:
11
~)
DOCUMENTAL
GFT-PG-570-001
ALCALDlA MAYeA
OEDOGOTAo..c.
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO
y
• • • • •
Hospital
Versión: O
H os pn ol S im ón B OIM l'
Simón Bolívar
TECNOlOGICO
1 1 1N M l I E S . E .
requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, escrita, por correo
electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras
dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes
(formatos para control de préstamos).
La consulta se puede hacer mediante solicitud escrita dirigida al jefe del área, o al
funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central.
La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio
de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la
disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices.
Las actividades básicas en esta fase son:
1. Formulación de la consulta
• Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
• Determinación de competencia de la consulta.
• Condiciones de acceso.
• Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por
conservación. -Reglamento de consulta.
2. Estrategia de búsqueda
• Disponibilidad de expedientes.
• Disponibilidad de fuentes de información.
• Establecimiento de herramientas de consulta.
• Ubicación de los documentos.
3. Respuesta a consulta
• Atención y servicio al usuario.
• Infraestructura de servicios de archivo (contar con sitios para la consulta, y con la
tecnología necesaria para la expedición de copias y demás utilización de medios,
como escáner, fax, internet.
Consulta de documentación del archivo central o del fondo acumulado del HSB
El funcionario que solicite una información de transferencias ya realizadas, lo efectuará por
medio de correo electrónico al servidor responsable de consultas de fondo acumulado del
Grupo de Gestión Documental, indicando el título de la unidad documental, el número de la
unidad documental (carpeta) y el número de la caja en el cual fue entregado el expediente.
Para ello, el servidor debe revisar la base de datos que contiene el inventario de los
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8/20/2019 GFT-PG-570-001 Programa de Gestión Documental
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PROGRAMA DE GESTION Código:
11
OCUMENTAL GFT -PG-570-001
A . l. C Al .. D CA M A Y O R
D E B O G O TÁ oc,
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO y
. U . \ l
Hospital
Versión: O
Hospital Simón Bol r
Simón Bolívar
TECNOLOGICO
lit Nivel E,S,E.
documentos que han sido remitidos al archivo central que se encuentran en el Fondo
acumulado.
Una vez los documentos lleguen a las instalaciones del HSB, el servidor responsable de las
consultas informará al solicitante para que proceda a retirarlo, firmando las planillas de
control de préstamo quien utiliza el Ficha Técnica de Préstamo GFT-FO-570-002.
Conservación de documentos
Definición: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Actividades
En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección
de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo,
sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de
archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema
Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:
• Sensibilización y toma de conciencia.
• Prevención y atención de desastres.
• Inspección y mantenimiento de instalaciones
• Monitoreo y control de condiciones ambientales (seguridad).
• Limpieza de áreas y documentos (solicitud de equipos para limpieza).
• Plan de manejo de control de plagas y roedores (Fumigaciones en seco).
• Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
• Almacenamiento, re almacenamiento (Determinación de espacios y áreas locativas,
determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y
almacenamiento ).
• Establecimiento de medidas preventivas (análisis de los riesgos, y el reporte
oportuno)
• Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes, (copias de
seguridad, escáner de documentos más consultados.
DISPOSICiÓN FINAL
Definición: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las
Tablas de Retención Documental TRD y/o TVD
Actividades
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8/20/2019 GFT-PG-570-001 Programa de Gestión Documental
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PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Código:
GFT -PG-570-001
ALc.t.LDfA MAYOR
DEBOGOTAn.c.
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO y
TECNOLOGICO Versión:
O
Hospital
Simón Bolivar
H os pi ta l S im ó n B ol lv ar
1 11N i ;e l E _ S_ E .
Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD, el diligenciamiento de la
columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el
proceso de valoración para definir su conservación, su reproducción a través de tecnologías
y soportes (Microfilmación, electrónico, etc. cuyo objetivo será facilitar el acceso a la
información, sin manipularla y poder obtener una mejor conservación del soporte papel;
evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales lleve a su deterioro), en
cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, se debe tener en cuenta el
decreto 2609/12 expedido por el Ministerio de la Cultura.
La eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor
para la ciencia, la historia y la cultura. Selección de algunas muestras representativas,
llegado el caso de eliminación masiva.
Para definir la disposición final se debe tener en cuenta:
Cuando se apliquen técnicas de conservación como el escáner, sería valido conservar
algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan
analizar caracteres diplomáticos.
Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación
conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información,
evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.
La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en
casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las
unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de
planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central
correspondiente.
Actividades
1. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es
decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio
documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la
ciencia y la cultura.
,
• Recepción de transferencias secundarias.
• Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
• Conservación y preservación de los documentos.
2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las
tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido
sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes.
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PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Código:
GFT-PG-570-001
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D E B OG or A o c.
Hospital
Simón Bolívar
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO y
TECNOLOGICO Versión:
O
H os pi ta l S im ón B ot lv ar
1 1 1N M I E _ S _ E _
• Aplicación de lo estipulado en la TRD.
• Valoración avalada por el Comité de Archivo.
• Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.
3. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de
retención, la cual se realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativos, para su conservación permanente, significa
guardar una muestra por año, de la serie determinada.
• Aplicación de método elegido (Método
ó
formato para la realización del muestreo).
• Elección de otro método de conservación total y/o reproducción en otro medio.
4. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de
manera analógica (papel, video, sonido, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída
o interpretada por computador. Archivo electrónico y así acogerse a las directrices cero
papel presidencial y decreto 2609/12 Ministerio de la Cultura.
• Determinación de la metodología y plan de trabajo.
• Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
• Control de calidad durante todo el proceso.
Las unidades de correspondencia como parte integral de un Programa de Gestión
Documental
En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades
deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia.
La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios
de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose
a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Además las
unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente
capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trámite de las comunicaciones, mediante servicios de mensajería interna y
externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios
que rigen la administración pública.
s importante hacer énfasis en que ninguna
comunicación oficial podrá salir de la entidad por vía ditereme a la de las unidades de
correspondencia
En la unidad de correspondencia que se desarrollan los siguientes procesos del Programa
de Gestión Documental:
• Recepción
• Distribución
• Trámite
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PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Código:
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GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO
y
TECNOLOGICO Versión: O
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Hospital
Simón Bolívar
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Simón
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1 1 1N i ve l E S . E.
• Conservación y
• Consulta de documentos.
FORMACiÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece que: Teniendo en
cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión,
Archivo Central y Archivo Histórico.
Archivo de Gestión
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se
realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados .
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
• Producción
• Recepción
• Distribución
• Trámite
• Organización
• Consulta
• Conservación, y
• Disposición final de documentos.
Archivo Central
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general .
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
• Organización
• Consulta
• Conservación y
• Disposición final de documentos.
Archivo Histórico
Es aquél al 'que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente . En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del
Programa de Gestión Documental:
• Organización
• Consulta
• Conservación y
• Disposición final de documentos.
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PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Código:
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Hospital
Simón Bolívar
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO y
TECNOLOGICO Versión: O
H os pn .1 S im ón B Ollv ar
1 1 1N I Y 9 1 E . S .E .
Transferencias documentales
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega física de
la documentación, la cual deberá hacerse en el formato único de inventario documental.
Para ello, es necesario entregar (impreso o en medio magnético) y al correo electrónico del
servidor responsable de recibir las transferencias del Grupo de Gestión Documental el
formato único de inventario diligenciado GFT-FO-570-001 (establecido por el Archivo
General de la Nación) con la información de la transferencia a realizar.
Todas las dependencias deberán preparar los documentos a transferir, de conformidad con
lo estipulado en las Tablas de Retención Documental vigente. La preparación de los
documentos a transferir consiste en:
• Realizar la Limpieza de los documentos
• Revisar
y
Depurar la documentación
• Clasificar y foliar la documentación
• Inventariar la documentación GFT-FO-570-001
• Organizar la documentación
• Descartar documentación para su eliminación
El Grupo de Gestión Documental asesorará sobre la entrega de transferencias de archivo de
gestión que aún conservan las dependencias, una vez sea solicitado por éstas.
En la visita a las oficinas productoras que realizan las transferencias documentales se tiene
en cuenta:
- Verificar que las series documentales que son enviadas estén debidamente relacionadas
en el Inventario Documental.
- Que la documentacíón a transferir cumpla con los términos de retención establecidos en la
TRD.
- Que las series documentales estén debidamente legajadas, identificadas, foliadas,
organizadas
y
archivadas en sus respectivas unidades de conservación; Si no está
conforme a lo establecido no se acepta la transferencia y se efectúan las recomendaciones
pertinentes.
Una vez recibidas, el auxiliar de archivo en el depósito de archivo deberá:
- Recibir físicamente las transferencias provenientes de las oficinas productoras.
-Verificar los inventarios documentales que trae cada caja de archivo inactivo.
- Ubicar las cajas de archivo inactivo, en un orden numérico consecutivo/según el sistema
establecido en depósito de Archivos.
- Revisar que el Rótulo para identificar las cajas de archivo inactivo esté pegado en la cara
frontal de esta o que la caja esté debidamente marcada en el formato preimpreso que tiene
la misma caja,
y
ubicarlas en los espacios que se encuentran en el depósito de Archivos.
- Informar al servidor encargado en el Grupo de Gestión Documental para que en el archivo
electrónico en Excel- entregado por el empleado que realiza la transferencia documental, se
ingrese en la base de datos de transferencias documentales la información que reposa en el
Archivo.
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PROGRAMA DE GESTION Código:
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~
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DOCUMENTAL GFT -PG-570-001
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¡ . o , w p
Hospital
Versión: O
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Simón Bolívar
TECNOLOGICO
IIINM I E.S.E.
Las transferencias documentales primarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos
establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo las
actividades de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico e
identificación de material afectado por biodeterioro y atendiendo la disponibilidad de espacio
en las oficinas y que la documentación se encuentre digitalizada.
Al finalizar cada año, se realiza la programación de transferencias del año siguiente y se
informa a las dependencias para que realicen la preparación de la misma.
Implementación
Implementación: Se refiere a las actividades necesarias para poner en marcha el programa.
La implementación es la parte final del programa de gestión documental y se constituye al
prerrequisito para que las entidades puedan convertirlo en una actividad permanente de la
administración. La implementación significa la asignación de responsabilidades dentro de la
entidad, la definición de roles y el establecimiento del programa.
Seguimiento
El seguimiento será lo más importante del Programa de Gestión Documental, por cuanto le
da cohesión a las directrices formuladas. Implica la manera como se da alcance a los
objetivos, el cumplimiento de las fechas, la gestión de los recursos y todas las actividades
administrativas de dirección del Programa, así como la adopción de los correctivos y
medidas conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas fijadas (para
aplicación de TRD, transferencias de archivos etc.). Se debe indicar que este seguimiento
requiere de un órgano de coordinación, el Comité de Archivo y la conformación de equipos
de trabajo, que lleven a cabo esta labor.
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACiÓN PÚBLICA (Decreto 2609/12 Ministerio de la
Cultura) Directiva Presidencia 04 de 2012
La implementación de la iniciativa cero papel en las entidades contempla cuatro
componentes principales:
1. Los procesos y procedimientos
2. La cultura organizacional
3. El componente normativo y de gestión documental
4. El componente de tecnología
,
l
El Gobierno Nacional seencarqará de promover la adquisición e implementación de las
herramientas de tecnología y los ajustes normativos necesarios. Por su parte las entidades
deberán promover activamente el cambio de cultura y los ajustes a nivel de procesos y
procedimientos que se requieran.
Como parte de la preparación de la implementación del modelo de cero papel se
recomienda seguir las siguientes indicaciones básicas:
• Diseño de un programa de gestión documental que incorpore la gestión electrónica
de documentos,
• Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel,
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PROGRAMA DE GESTION
Código:
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GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO y
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Hospital
Versión:
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H os pna l
Simón
Bol lvar
Simón Bolívar TECNOLOGICO
111NlvalE ,S,E.
• Formulación de indicadores: facilitarán posteriores tareas de diagnóstico a la vez que
permite controlar los avances e identificar oportunidades de mejora,
• Equipo humano: Identificar e involucrar a las personas líderes en la implementación
de cero papel en las entidades.
Comunicación.
Difundir la iniciativa por múltiples canales y promover el cambio de cultura organizacional en
cuanto a la utilización de documentos y procedimientos normalizados para la administración
de documentos electrónicos de archivo.
BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Las prácticas para reducir el consumo de papel. Todos podemos contribuir adoptando
algunos hábitos en nuestra vida diaria, dentro de la oficina, en nuestras casas, en el colegio,
la universidad, etc.
La siguiente no constituye una lista exhaustiva, así que es probablemente en la búsqueda
de disminuir el consumo las entidades puedan identificar otras estrategias creativas, que
esperamos puedan ser compartidas y promovidas en todos los niveles.
Usando el papel de forma racional (Reducir)
-Fotocopiar e imprimir a doble cara
Un mecanismo eficaz para reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras
de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envíos,
espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son más cómodos para engrapar,
encarpetar y transportar.
Es recomendable que en la tercerización o contratos de servicros de fotocopiado e
impresión, o en la compra de estos equipos se fije prioridad a aquellas fotocopiadoras,
impresoras
y
multifuncionales que tengan habilitada la función de impresión a doble cara
(dúplex) de forma automática.
En el caso de los servidores públicos, deberán utilizar por defecto la impresión y fotocopia a
doble cara, con excepción de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema
de Gestión de Calidad o Programa de Gestión Documental, o requerimientos externos,
exijan el uso de una sola cara de la hoja. ,:
-Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar
Es recomendable utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes
tamaños, que permiten que en una cara de la hoja quepan dos o más páginas por hoja, que
para revisión de borradores resulta fantástico. Un amplio porcentaje de las fotocopiadoras
modernas tienen la función de reducir el tamaño, situación que deberá verificarse con los
proveedores de estos equipos y servicios.
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DOCUMENTAL
Código:
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Hospital
Simón Bolrvar
GESTiÓN DEL AMBIENTE FISICO y
TECNOLOGICO Versión:
O
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1 1 1N M l I E ,S ,E .
-Elegir el tamaño
y
fuente pequeños
Elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de borradores (por ejemplo 10
puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra más
grande, por ejemplo de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el área de impresión de
las hojas.
En las versiones finales o en documentos oficiales deberán utilizarse las fuentes y tamaños
determinados por el Sistema de Gestión de Calidad o las normas relacionadas con estilo e
imagen institucional.
-Configuración correcta de las páginas
Muchas de las impresiones fallidas se deben a que no verificamos la configuración de los
documentos antes de dar la orden de impresión. Para evitar estos desperdicios de papel es
importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para identificar elementos fuera de
las márgenes. En el caso de los borradores o documentos internos, pueden usarse
márgenes más pequeños y cambiar a los márgenes definidos por los manuales de estilo y
directrices del Sistema de Gestión de Calidad en los informes y oficios definitivos.
-Revisar y ajustar los formatos
Otra estrategia es la de optimizar el uso del espacio en los formatos usados por las
dependencias con el fin de lograr usar menores cantidades de papel. Igualmente es
necesaria la revisión de los procedimientos para identificar la posibilidad de integrar varios
documentos o formatos en uno solo, reducir el número de copias elaboradas, entre otras.
-Lectura y corrección en pantalla
Durante la elaboración de un documento, es común que se corrija entre dos y tres veces
antes de su versión definitiva. Al hacer la revisión y corrección en papel se está gastando el
doble del papel, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio de papel es
utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la
posibilidad de utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de
impresión.
De esta manera solo se imprime la versión final del documento para su firma o radicación.
-Evitar copias e impresiones innecesarias
Es importante determinar, antes de crear o generar múltiples ejemplares de un mismo
documento, si son realmente indispensables. En la mayoria de los casos, existen medios
alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el
correo electrónico, la