Ghidul Mobility Tool pentru beneficiarii programului Erasmus

Mobility Tool v. 3.1

Pentru versiunea completă a Ghidului Mobility Tool pentru beneficiarii programului Erasmus vă rugăm să consultaţi versiunea originală din limba engleză.

Cuprins

1. Introducere .................................................................................................................... 3

1.1. Descriere ................................................................................................................. 3 1.2. Acțiuni Erasmus acceptate in Mobility Tool .......................................................... 4 1.3. Utilizatorii Mobility Tool ....................................................................................... 5

2. Cum sa va logaţi la Mobility Tool? ............................................................................ 5 3. Proiect ............................................................................................................................ 7

3.1. Cum se pot vedea informaţiile proiectului? ............................................................ 7 3.2. Prezentare generală a interfaței............................................................................... 8 3.3. Modificări ale informaţiilor proiectului .................................................................. 9

4. Organizaţii partenere ................................................................................................ 13 4.1. Cum se poate afișa lista cu organizaţiile partenere? ............................................. 13 4.2. Cum se adăuga o organizaţie parteneră nouă?...................................................... 15 4.3. Cum se pot edita informaţiile organizaţiilor partenere? ....................................... 17 4.4. Cum se pot exporta informaţiile organizaţiei partenere?...................................... 18 4.5. Cum se poate şterge o organizaţie parteneră?....................................................... 19 4.6. Cum se poate adăuga o persoană de contact pentru organizația beneficiară? ...... 20 4.7. Cum se poate adăuga o persoană de contact pentru organizația parteneră? ......... 22 4.8. Cum se poate elimina o persoană de contact pentru organizația beneficiară?...... 24 4.9. Cum se poate elimina o persoană de contact pentru organizația parteneră?......... 25 4.10. Cum se poate activa sau dezactiva accesul unei persoane la website-ul Mobility Tool? ............................................................................................................................. 26

5. Mobilităţi .................................................................................................................... 28 5.1. Cum se poate afișa lista cu mobilități? ................................................................. 28 5.2. Cum se poate adăuga o mobilitate noua?.............................................................. 29

5.2.1. Cazul mobilităţii combinate........................................................................... 30 5.3. Cum se pot modifica informaţiile unei mobilităţi? ............................................... 30 5.4. Cum se poate șterge o mobilitate sau mai multe mobilităţi? ................................ 32

6. Buget............................................................................................................................ 33 6.1. Cum se pot gestiona bugetele mobilitaţilor?......................................................... 33 6.2. Cum se poate gestiona bugetul proiectului? ......................................................... 36

7. Suport tehnic .............................................................................................................. 38

2

1. Introducere

1.1. Descriere Mobility Tool este un instrument platformă web de colaborare, management și

raportare pentru proiectele de mobilităţi în cadrul Programului de învățare pe tot

parcursul vieții (LLP) al Comisiei Europene. Acesta este dezvoltat de Comisia

Europeană pentru a fi utilizat în principal de către beneficiarii proiectelor de mobilităţi.

Utilizatorii Mobility Tool vor fi în măsură să ofere toate informațiile legate de

proiectele pe care le gestionează. Ei vor fi capabili să identifice participanți și mobilități,

să completeze și să actualizeze informațiile legate de buget. Instrumentul va genera

rapoartele participanţilor în baza informaţiilor legate de mobilităţi introduse de utilizatorii

Mobility Tool. Elementele proiectelor gestionate în Mobility Tool sunt prezentate în diagrama de

mai jos.

3

1.2. Acțiuni Erasmus acceptate in Mobility Tool Mobility Tool acceptă următoarele proiecte Erasmus:

− Mobilitãti ale instituțiilor de învățământ superior (HEI) - o singură instituție de

învățământ superior (ERA02, HEI): • Mobilitatea studenților - studiu în străinătate (SMS) • Mobilitatea studenților - plasamente în străinătate (SMP)

• Mobilitatea personalului - Predarea în străinătate (STA)

• Mobilitatea personalului - Formare în străinătate (STT)

− Consorții de plasament - consorții de instituții de învățământ superior (ERA04):

• Mobilitatea studenților - plasamente în străinătate (SMP)

− Programe intensive (IP, ERA10)

4

1.3. Utilizatorii Mobility Tool Utilizatorii Mobility Tool sunt:

− Organizațiile beneficiare - principalii utilizatori ai instrumentului, responsabile

pentru introducerea informatiilor legate de mobilităţi, participanti și buget.Ele pot

consulta, de asemenea, informaţiile legate de raportele participantilor la mobilităţi.

− Agențiile Naționale - utilizatorii din agențiile naționale controleaza, monitorizeaza

si valideaza informațiile introduse de către organizațiile beneficiare.

− Directoratul Comisiei Europeane pentru Educație și Cultură (DG EAC) -

proprietarul sistemului și administratorul central al instrumentului

− Participanții - sunt utilizatori Mobility Tool in mod indirect , dar care interacționează

cu instrumentul prin intermediul rapoartelor participantilor la mobilităţi

2. Cum sa va logati la Mobility Tool? Mobility Tool poate fi accesat folosind următoarea adresă URL:

URL: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility

Pentru a vă conecta la Mobility Tool trebuie să aveti 1) un cont ECAS (Serviciul

de autentificare al Comisiei Europeane) și 2) să fiti înregistrat în Mobility Tool. Pentru 1),

vă rugăm să consultați documentul Manual de utilizare ECAS pentru mai multe

informații cu privire la înregistrarea și modul de a obține un nume de utilizator și o

parolă.Pentru 2) veti fi înregistrat in Mobility Tool dupa ce confirmati adresa de email

furnizata în cererea dumneavoastră de proiect catre responsabilul ANPCDEFP in

gestiunea caruia se afla proiectul dumneavoastra. Sunteti întotdeauna redirecționat către pagina de autentificare ECAS pentru

autentificare, atunci când doriti sa intrati in Tool Mobility. Dacă nu ați folosit sistemul

ECAS înainte, sistemul de autentificare vă va întâmpina cu un ecran similar cu cel

prezentat mai jos. Pe această pagină, vă rugăm să selectați "External".

5

ECAS isi va aminti alegerea organizației în browser-ul dvs. și se va folosi de

selecție în conectarile viitoare. Pagina de autentificare ECAS pe care o veți vedea în

mod normal, este prezentată mai jos.

6

Cele mai importante campuri sunt:

− "Neither an institution nor a European body?" - Ar trebui să fie întotdeauna setat la

"External".Dacă este setat altfel, va rugam sa folositi "Change it" link-ul și selectați

"Neither an institution nor a European body".

− "Username or e–mail address" - ambele pot fi utilizate pentru conectare.Deoarece

numele de utilizator este generat automat de ECAS în timpul înregistrării, vă

sugerăm să utilizați adresa de e-mail ca o cale mai ușoară să-și amintească.

− "Password" - așa cum a fost definita în timpul procesului de înregistrare

3. Proiect

3.1. Cum se pot vedea informaţiile proiectului? 1. Conectaţi-vă la Mobility Tool cu numele dvs. de utilizator ECAS (sau

adresa de e-mail) și parola. După conectare, veți vedea pagina Mobility Tool

similara cu cea prezentata mai jos. Aceasta este pagina dvs. in Mobility Tool.

7

2. Faceți clic pe numărul de contract al proiectului pentru a vedea informaţiile

proiectului.

3.2. Prezentare generală a interfaței Interfața grafică pentru utilizatorul de Mobility Tool conține câteva elemente

importante care vor fi folosite pe parcursul perioadei de management a proiectului. Două

din cele mai importante elemente ale paginii sunt selectate in următoarea captură de

ecran a site-ului.

Elementul 1 conține un tabel cu 4 celule cu cele mai importante detalii ale

proiectului - context (program, acțiune și an de apel), perioadă (începutul și sfârșitul

8

activității proiectului), identificatori de proiect (număr de proiect, identitate națională, titlul

proiectului) și numele beneficiarului. Elementul 2 prezinta poziția meniului site-ului. Meniul conține șase elemente: - Home - redirecționează spre pagina principală a instrumentului care prezinta

lista cu proiecte și datele de contact AN - Project details - redirecționa către aceeași pagină afișată în screenshot - Partners - afișează o listă a partenerilor din cadrul proiectului, inclusiv

beneficiarul - Mobilities - afișează o listă cu mobilități cu cateva detalii legate de participanti - Budget - arata rezumatul bugetului proiectului - Updates and Reports - prezintă detaliile proiectului care au fost importate în

Mobility Tool de către Agenția Națională .

3.3. Modificări ale informatiilor proiectului În Mobility Tool puteți schimba informaţiile legate de parteneri, mobilităţi,

participanti sau buget. Toate celelalte informații de proiect, adică titlul proiectului, ID-ul

AN al proiectului, perioadele de activitate ale proiectelor nu pot fi modificate în Mobility

Tool. Pentru a solicita modificări ale acestor informatii, vă rugăm să contactați

responsabilul Erasmus din AN.

Modificarile proiectelor facute de personalul din Agenția Națională sunt afișate în

"Updates and Reports", dar informațiile actualizate vor fi schimbate în mod direct în

proiect. Dacă apar astfel de modificări este de datoria organizației beneficiare să se uite

pe informaţiile proiectului afișate în secțiunea "Updates and Reports" și de a schimba

informaţiile legate de proiect în consecință. Orice modificare facuta de responsabilul AN asupra proiectului este comunicata prin

intermediul unui mesaj e-mail trimis automat de Mobility Tool catre persoana de contact

din organizatia beneficiara.

Pentru a afișa modificările proiectelor facute de Agenția Naționala, urmați pașii de

mai jos. 1. Conectaţi-vă la Mobility Tool.

9

2. Faceți clic numărul de contract al proiectului pentru a afișa detaliile

proiectului. 3. Faceți clic pe butonul "Updates and Reports" din meniu, după cum este

prezentat mai jos.

4. Va fi afișată o listă de actualizări ale proiectului. Această listă afișează

întotdeauna cel puțin un rand - importul de date inițial in Mobility Tool atunci când

proiectul a fost creat de Agenția Națională.

5. Faceți clic pe data și ora în coloana "Update time" pentru a afișa detaliile

actualizării.

10

6. Comparați informațiile proiectului prezentat în această fereastră, cu informațiile

stocate în celelalte secțiuni ale proiectului în Mobility Tool. Faceti modificările

corespunzătoare în proiect, dacă este necesar. Verifica secțiunile următoare ale

acestui document pentru detalii cu privire la modul de a adăuga, modifica sau

elimina parteneri, persoane de contact sau detalii buget.

7. Faceți clic pe "Back" pentru a afișa o listă de actualizări.

11

Detaliile "Approved Budget" afișate în secțiunea "Budget" a Mobility Tool sunt

actualizate automat de către Agenția Națională. Secțiunea bugetului aprobat este

prezentata în imaginea de mai jos.

Mai multe informații despre buget și gestionarea bugetului pot fi găsite în

următoarele capitole.

12

4. Organizatii partenere

4.1. Cum se poate afișa lista cu organizatiile partenere? 1. Conectaţi-vă la Mobility Tool. 2. Faceți clic pe numărul contractului proiectului pentru a vedea detaliile

proiectului.

3. Faceți clic pe butonul din meniu "Partners" dupa cum este arătat în imaginea de

mai jos.

13

4. Va fi afișată o listă cu organizatiile partenere. Vă rugăm să rețineți ca organizația

beneficiară va fi afișată întotdeauna în partea de sus a listei (cu valoarea "Yes" în

coloana Beneficiar).

Lista cu parteneri permite rapid filtrarea și căutarea partenerilor din listă.

Partenerii pot fi filtrati cu dupa urmatoarele campuri: ID (sau o parte a acestuia),

numele legal (sau o parte a acestuia), tipul organizației - selecție din lista drop-down,

numele persoanei de contact preferate (sau o parte a acestuia), numărul de telefon

mobil al persoanei de contact preferate ( sau de o parte a acestuia) si tara - selecție

din lista drop-down.

Mai jos este o explicație pentru fiecare buton și acțiune asociata.

Icon / Buton Descriere

"Select all" - selectează sau deselecteaza toate

elementele din lista

"Add New" - adaugă elemente noi in lista

"Delete" - elimina elementul selectat din lista

"PDF Export" - exporta lista într-un fișier PDF. Vă rugăm

să rețineți ca doar elementele care sunt vizibile în lista

vor fi exportate în format PDF. Asta înseamnă că dacă

lista este filtrată, numai rezultatul filtrarii va fi văzut în

fișierul PDF.

14

"Export Excel / CSV" - exporta lista într-un fișier CSV /

Excel. Vă rugăm să rețineți doar elementele care sunt

vizibile în lista vor fi exportate în fișierul CSV. Asta

înseamnă că dacă lista este filtrată, numai rezultatul din

urma filtrarii va fi văzut în fișierul CSV.

"Print" - imprimarea listei. Vă rugăm să rețineți doar

elementele care sunt vizibile în listă vor fi imprimate. Asta

înseamnă că dacă lista este filtrată, numai rezultatul din

urma filtrarii va fi vazut la imprimare.

"Add/Remove Columns" - adaugă / elimină coloanele

afișate din listă. Aceste modificări nu vor fi salvate atunci

când navigati la o altă secțiune a instrumentului.

Câmpul de căutare generală - poate fi folosit pentru a

căuta orice valoare din listă. Lista va fi ajustată în mod

dinamic cu rezultatele căutării.

"Reset Filters" - șterge rezultatele căutării (similar cu

ștergerea conținutului câmpul de căutare descris

anterior).

4.2. Cum se adăuga o organizatie partenera noua? 1. Repetați pașii din paragraful anterior pentru a afișa lista de parteneri. 2. Faceți clic pe pictograma plus verde, butonul "Add New" din meniul de

sus a listei cu parteneri (marcat cu pătrat roșu în imaginea de jos).

15

3. Va fi afișat un formular pentru a adauga informaţiile partenerului. Completati

toate campurile marcate cu asterisc roșu.

4. Faceți clic pe "Save" pentru a salva detaliile unui nou partener. Observați faptul

ca partenerul nou este adaugat la sfârșitul listei de parteneri. Orice partener nou

va avea mereu valoarea "No" în coloana "Beneficiar" din listă.

16

Noua organizație parteneră nu are nici o persoana de contact specificată. În alte

capitole veți găsi mai multe detalii cu privire la modul de a adăuga o persoană de

contact nouă pentru un partener.

Nota: Informaţiile organizatiei partenere pot fi schimbate în orice moment pe parcursul

derularii proiectului.

4.3. Cum se pot edita informaţiile organizatiilor partenere? 1. Conectaţi-vă la Mobility Tool și deschideţi proiectul. 2. Faceți clic pe "Partners" din meniul de sus. 3. Faceți clic pe pictograma creion de lângă partenerul pe care doriți să-l

editați, așa cum se arată în captura de ecran.

4. Va fi afișat un formular de editare de partener.

17

5. Modifica informaţiile și faceți clic pe butonul "Save". Va fi afișat un mesaj de

confirmare "The record has been updated successfully".

Informaţiile organizației beneficiare nu trebuie să fie schimbate de către

organizația beneficiară, ci numai de către Agenția Națională. Dacă din orice motiv,

informaţiile organizației beneficiare trebuiesc să fie schimbate, vă rugăm să contactați

responsabilul Erasmus din Agenția Națională. Odată ce informaţiile au fost modificate

de către Agenția Națională, va rugam sa faceti sa reflecte aceste modificări în proiectul

din Mobility Tool.

4.4. Cum se pot exporta informaţiile organizatiei partenere? Lista cu organizatiile partenere poate fi exportata într-un fișier CSV sau PDF. Lista

exportata va conține exact aceleași câmpuri afișate în pagina Partners. În mod implicit,

lista conține ID-ul, numele legal, codul Erasmus, descrierea tipului de organizatie și

datele persoanei de contact preferate (numele, numărul de telefon mobil și țara). Pentru a exporta lista cu parteneri trebuiesc luate următoarele acțiuni:

18

1. Conectaţi-vă la Mobility Tool, deschideți proiectul dvs. și faceți clic pe

butonul "Partners" din meniul de sus.

2. Faceți clic pe pictograma PDF sau Excel din meniul listei de

parteneri, în funcție de tipul de fișier necesar. 3. Salvați local fișierul exportat în computer.

4.5. Cum se poate sterge o organizatie partenera? 1. Conectaţi-vă la Mobility Tool, deschideți proiectul dvs. și faceți clic pe

butonul "Partners" din meniul de sus. 2. Bifați caseta de selectare de lângă partenerul pe care doriți să-l stergeți.

Vă rugăm să rețineți că nu este posibil sa stergeti organizația beneficiara din

listă.

3. Faceți clic pe pictograma "Delete" . a. În cazul în care partenerul nu a fost utilizat în nicio mobilitate, un mesaj

de confirmare va fi afișat că partenerul a fost șters. b. În cazul în care partenerul a fost utilizat într-o mobilitate, va apărea un

mesaj de avertizare: "Cel puțin un partener are un rol în cel puțin o

mobilitate.Trebuie să stergeti partenerul din mobilitate in primul rand. "

În acest caz, partenerul selectat va fi eliminat doar dupa ce toate

mobilitățile corespunzătoare sunt șterse sau nu mai apare in cadrul

acestora (este inlocuit cu un alt partener).

19

4.6. Cum se poate adăuga o persoana de contact pentru organizația beneficiară?

1. Conectaţi-vă la Mobility Tool, deschideţi proiectul dvs. și faceți clic pe

butonul "Partners" din meniul de sus. 2. Faceți clic pe numele organizației.

3. Va fi afișată o listă cu persoanele de contact pentru organizația beneficiară. În

exemplul prezentat în captura de ecran, organizația are 3 persoane de contact -

o persoană autorizată să semneze granturi, 2 alte persoane cu acces la proiect.

20

4. Faceți clic pe butonul "Add New".

5. Va fi afişat un formular pentru a adauga informațiile persoanei de contact. 6. Completati toate campurile marcate cu asterisc roșu.

7. Puteți folosi opțiunea "Same address as Partner Organisation" pentru completa

automat adresa persoanei de contact folosind adresa organizației beneficiare.

8. Dacă doriți ca această persoană să fie persoana de contact preferată pentru

această organizație, selectați opțiunea "Preferred contact".Dacă selectați

21

această opțiune, o parte din informaţiile persoanei de contact vor fi afișate in

dreptul organizatiei partenere din lista cu parteneri.

9. Faceți clic pe butonul "Save". Va fi afișat mesajul de confirmare "Record created

successfully" că a fost adaugata o persoana de contact noua.

4.7. Cum se poate adăuga o persoana de contact pentru organizația parteneră?

1. Conectaţi-vă la Mobility Tool, deschideţi proiectul dvs. și faceți clic pe

butonul "Partners" din meniul de sus. 2. Faceți clic pe numele organizației pentru care doriți să adăugați o

persoana de contact.

22

3. Va fi afişată o listă cu persoanele de contact existente. În cazul în care

organizația parteneră tocmai a fost adăugata in Mobility Tool, se afiseaza faptul

ca lista nu contine inregistrari pentru ca nici o persoană de contact nu a fost încă

adăugata.

4. Faceți clic pe butonul "Add New", așa cum este prezentat mai jos.

5. Completați toate câmpurile marcate cu un asterisc roșu. Puteți folosi opțiunea

"Same address as Partner Organisation" pentru a completa automat adresa

persoanei de contact folosind adresa organizației beneficiare. Dacă doriți ca

acesta persoana să fie o persoană de contact preferată în această organizație

parteneră, selectați opțiunea "Preferred contact". Odată selectata, persoana de

contact va fi afișată în partea de sus a listei cu caractere aldine (a se vedea

captura de ecran de mai sus). Detaliile ei vor fi, de asemenea, afișate in lista cu

toate organizațiile partenere.

23

6. Faceți clic pe butonul "Save". Se va afișa un mesaj de confirmare "Record

created successfully". Observați ca numărul de persoane de contact din cadrul

organizației partenere a crescut.

Vă rugăm să rețineți că persoana de contact și informaţiile acesteia nu pot fi exportate

nici importate prin cele trei tipuri de template-uri (mobilităţi studenți, mobilităţi personal,

mobilităţi IP).

4.8. Cum se poate elimina o persoana de contact pentru organizația beneficiară?

1. Conectaţi-vă la Mobility Tool, deschideţi proiectul dvs. și faceți clic pe

butonul "Partners" din meniul de sus. 2. Faceți clic pe numele organizatiei partenere. Va fi afișată o listă cu

persoanele de contact din partea organizației beneficiare.

3. Bifați caseta de selectare de lângă numele de persoanei de contact din partea

organizatiei partenere pe care doriți să o eliminați. Vă rugăm să rețineți că nu va

puteti şterge singur din această listă - caseta de selecție va fi marcata cu gri.

24

4. Faceți clic pe butonul "Delete". 5. Va fi afișat un mesaj de confirmare "The record has been deleted successfully".

Nu se poate elimina o persoana autorizată să semneze din lista persoanelor de

contact a organizatiei beneficiare. În cazul în care persoana autorizată trebuie să fie

schimbata, vă rugăm să schimbați informaţiile persoanei, așa cum a fost descris mai

devreme în manual.

4.9. Cum se poate elimina o persoana de contact pentru organizația parteneră?

1. Conectaţi-vă la Mobility Tool, deschideţi proiectul dvs. și faceți clic pe

butonul "Partners" din meniul de sus. 2. Faceți clic pe numele organizatiei partenere pentru a afișa lista cu

persoanele de contact.

3. Va fi afișată o listă cu persoanele de contact.

25

4. Folosind casetele de selectare din partea stângă selectați una sau mai multe

persoane de contact pe care doriți să le eliminați din cadrul organizatiei

partenere.

Puteți selecta toate persoanele de contact ale organizatiei partenere pentru a fi

șterse. Prin urmare, o organizație parteneră poate avea nici o persoană de contact

menționata.

5. Faceți clic pe butonul "Delete" de deasupra listei cu persoanele de contact. 6. Va fi afișat un mesaj de confirmare "The record has been deleted successfully".

4.10. Cum se poate activa sau dezactiva accesul unei persoane la website-ul Mobility Tool?

1. Urmați pașii din capitolul anterior pentru a afișa lista cu organizatiile

partenere. 2. Faceți clic pe numele organizației beneficiare din lista cu parteneri.

26

3. Veți vedea o listă cu persoanele de contact a organizatiei beneficiare cu statutul

lor de acces. Statutul poate avea două valori: "Yes" sau "No".

4. Pentru a permite persoanei de contact accesul la Mobility Tool și accesul la

proiect, faceți clic pe creionul galben pentru a edita informaţiile de contact. 5. Selectați "Access to Project" pentru a activa sau deselectați opțiunea pentru a

dezactiva accesul la Mobility Tool pentru acea persoană.

În cazul în care accesul este permis va fi afișat mesajul de confirmare "The user

access to the Active Project has been enabled". Persoana a primit acum acceptul

pentru a accesa Mobility Tool. Mobility Tool va trimite un e-mail de informare

automat persoanei de contact din partea organizatiei beneficiare că i-a a fost acordat

accesul. E-mailul va conține numărul de proiect, titlul proiectului, link-ul catre Mobility

Tool și datele de contact ale Agenției Naționale. Persoana trebuie să aibă un cont valabil ECAS asociat adresei de e-mail

furnizată în Mobility Tool pentru a se conecta la site-ul web.

27

5. Mobilităţi

5.1. Cum se poate afișa lista cu mobilități? 1. Conectați-vă la Mobility Tool 2. Faceți clic pe numărul de proiect pentru a afișa detaliile proiectului 3. Faceți clic pe butonul "Mobilities" amplasat în meniul de sus al site-ului,

așa cum este prezentat în captura de ecran.

4. Va fi afișată o listă cu mobilități dacă există mobilităţi. În următorul exemplu, doar

două mobilități sunt listate - una pentru studu și una pentru plasament.

28

5.2. Cum se poate adăuga o mobilitate noua? 1. Repetați pașii din paragraful precedent.

2. Faceți clic pe pictograma plus verde .

3. Va fi afișat un formular pentru a adauga mobilitatea. Acest formular vă permite să

introduceți informaţiile participantului, împreună cu informaţiile mobilității și

grantul Erasmus al acestuia. Formularul este prezentat în următoarea captură de

ecran.

29

Vă rugăm să rețineți că formularul este modificat în funcție de alegerea tipului

mobilităţii și tipul de proiect. De exemplu, mobilitățile de studiu și plasamentele au

campuri diferite fata de mobilitățile de predare sau de formare a personalului. 4. Vă rugăm să selectați tipul de mobilitate. 5. Completați toate câmpurile obligatorii marcate cu asterisc roșu. Faceți clic pe

butonul "Save" pentru a salva mobilitatea noua.

5.2.1. Cazul mobilităţii combinate Campurile specifice mobilitaţii combinate constând într-o perioadă de studiu, urmata

de un plasament integrat vor fi puse în aplicare în versiunea 3.2 a Mobility Tool. Până

atunci, trebuie să fie introdusa ca o mobilitate normală SMS. Odată ce versiunea 3.2

este implementata, mobilitățile combinate trebuie să fie revizuite și noul câmp "Is it a

combined mobility?" trebuie să fie setat "Yes".

5.3. Cum se pot modifica informaţiile unei mobilităţi? 1. Conectați-vă la Mobility Tool 2. Faceți clic pe numărul de proiect pentru a afișa detaliile proiectului 3. Faceți clic pe butonul "Mobilities" amplasat în meniul de sus a site-ului

web. Va fi afișată o listă cu mobilități. 4. Faceți clic pe pictograma creion pentru a edita informaţiile mobilitaţii

selectate.

30

5. Va fi afișat un formular ce conţine informaţiile mobilitaţii selectate.

6. Modificati informaţiile dorite și faceți clic pe butonul "Save" pentru a înregistra

modificările.

31

5.4. Cum se poate șterge o mobilitate sau mai multe mobilităţi?

Vă rugăm să rețineți că procesul de ștergere a mobilităților este ireversibil. Odată șterse,

mobilitățile nu mai pot fi recuperate. Vă rugăm să folosiți opțiunea de ștergere cu atenție. Pentru a șterge mobilitatea sau mobilitățile selectate, vă rugăm să urmați pașii de mai

jos. 1. Conectați-vă la Mobility Tool 2. Faceți clic pe numărul de proiect pentru a afișa detaliile proiectului 3. Faceți clic pe butonul "Mobilities" amplasat în meniul de sus a site-ului

web. Va fi afișată o listă cu mobilități. 4. Selectați una sau mai multe mobilități pe care doriți să le ștergeți, așa

cum este prezentat în captura de ecran.

5. Faceți clic pe pictograma roșie din meniu, așa cum se arată în captura de

ecran.

6. Confirmați la întrebarea "Are you sure you want to delete the selected Item(s)?"

faceți clic pe butonul "OK". Mobilitatea selectată va fi ştearsă.

32

6. Buget

6.1. Cum se pot gestiona bugetele mobilităţilor? În secțiunea buget a mobilităţii sunteți în măsură să completaţi granturile pentru

subzistență și călătorie pentru participantul la mobilitate. Secțiune bugetului trebuie să

fie actualizata cu valorile finale ale granturilor după încheierea perioadei de mobilitate. În

același timp si restul de informatii trebuiesc să fie revizuite și, dacă este necesar,

actualizate, cum ar fi limba de predare și de pregătire lingvistică.

Granturile pot fi introduse în timpul creării mobilităţii sau mai târziu. Cu toate

acestea, în cazul în care aceste valori nu au fost completate și trebuiesc să fie adăugate

mai târziu, vă rugăm să urmați pașii de mai jos.

1. Conectaţi-vă la Mobility Tool. 2. Faceți clic pe numărul de contract al proiectului pe care doriți să îl

deschideți. Va fi afișata o pagină cu informaţiile proiectului. 3. Faceți clic pe butonul "Mobilities" din meniul de sus.

33

4. Va fi afișată o listă cu mobilitățile existente.

5. Faceți clic pe pictograma creion ( ), din partea din dreapta jos a mobilității

pentru care doriți să modificați bugetul. 6. Va fi afișat un formular cu următoarele informații ale mobilitaţii:

a. tipul mobilitaţii b. detaliile participantului c. parteneri - organizațiile de origine si gazda d. limbile e. numarul de credite ECTS f. detaliile mobilităţii ( țară de origine şi ţara gazdă, datele de început și

sfârșit ale mobilităţii, etc) g. bugetul

34

Secțiunea bugetului pentru mobilităţi arata diferit pentru diferite tipuri de mobilități

Erasmus sau acțiuni ale proiectului. De exemplu, câmpurile pentru SMS și SMP sunt

diferite faţă de câmpurile pentru STA și STT.

7. Schimbați granturile pentru subzistență și pentru călătorie. Puteți schimba, de

asemenea, "Grantul pentru nevoi speciale" . Câmpul "Total" va fi recalculat

automat. 8. Faceți clic pe butonul "Save". Va fi afișat un mesaj de confirmare "The record has

been updated successfully". 9. Faceți clic pe butonul "Mobilities" din meniul de sus pentru a reveni la lista cu

mobilități. 10. Dacă este necesar se repetă procesul pentru fiecare mobilitate.

35

6.2. Cum se poate gestiona bugetul proiectului? În secțiunea bugetului proiectului aveti posibilitatea să gestionati, să revizuiţi și să

comparaţi bugetul proiectului rezultat din mobilităţi cu valoarea bugetului aprobat prin

contract. Valoarea bugetului este dată de suma tuturor bugetelor mobilităţilor adaugate

in Mobility Tool. Pentru a vedea pagina bugetului, vă rugăm să urmați pașii de mai jos.

1. Conectaţi-vă la Mobility Tool. 2. Faceți clic pe numărul de contract al proiectului. Va fi afișată o pagina cu

informaţiile proiectului. 3. Faceți clic pe butonul "Budget" din meniu.

36

4. Va fi afișată o pagină cu bugetul proiectului. Imaginea de mai jos prezintă pagina

de buget pentru un proiect tipic de mobilitate Erasmus (ERA02).

Pagina bugetului poate sa difere în functie de tipul proiectelor Erasmus - ERA02,

ERA04 sau ERA10. Următoarele imagini prezintă pagina bugetului pentru tipul de

proiect ERA04 - consorții.

37

Imaginea de mai jos prezintă pagina bugetului pentru tipul de proiect ERA10 -

program intensiv.

5. Pentru a introduce sau modifica valoarea în "Mobility Organisation and

Management", vă rugăm să introduceți suma direct în câmp. a. Faceți clic pe butonul "Recalculate" pentru a vedea "Bugetul total"

recalculat. b. Faceți clic pe butonul "Save" pentru a salva modificările.

6. Dacă faceți clic pe link-ul "Mobility Budget" se va deschide pagina Mobilităţi.

În cazul în care bugetul total al proiectului sau orice rubrică bugetară depășeşte

valoarea bugetului aprobat, rubricile bugetare vor fi afișate în roșu.

7. Suport tehnic Toate întrebările sau problemele in legatura cu Mobility Tool trebuie să fie raportate

responsabilului Erasmus din Agenția Națională care se ocupă de instituţia dvs.

38