giáo trình lý thuy - công ty điện lực Điện...

Giáo trình lý thuyết Microsoft Word

Copyright by Minh Đức 2007

Email: [email protected] - ĐT: 0963686768 - 240199

3

Các phím tắt thông dụng

Ctrl + N Mở tệp tin mới Ctrl + Shift + F Định dạng phông chữ

Ctrl + O Mở tệp tin cũ Ctrl + Shift + C Sao chép định dạng

Ctrl + S Lưu tệp tin Ctrl + Shift + V Dán sao chép định dạng

Ctrl + C Copy đoạn văn bản Ctrl + Shift + = Đánh chỉ số trên

Ctrl + X Cắt, di chuyển VB Ctrl + = Đánh chỉ số dưới

Ctrl + V Dán đoạn văn bản Ctrl + End Nhảy về cuối văn bản

Ctrl + Z Khắc phục xoá nhầm Ctrl + Home Nhảy về đầu văn bản

Ctrl + [ Giảm cỡ chữ đi 1 đ.vị Ctrl + F2 Xem trước khi in

Ctrl + ] Tăng cỡ chữ lên 1 đ.vị Ctrl + F4 Đóng tệp tin

Ctrl + B Chọn kiểu chữ đậm Alt + F4 Thoát khỏi chương trình

Ctrl + I Chọn kiểu chữ nghiêng

Ctrl + U Chọn kiểu chữ gạch chân

Ctrl + L Căn lề trái

Ctrl + E Căn giữa

Ctrl + R Căn lề phải

Ctrl + J Căn lề hai bên

Ctrl + P In văn bản

Ctrl + A Bôi đen toàn văn bản

Ctrl + D Định dạng văn bản

Ctrl + 1 Cách dòng bình thường

Ctrl + 2 Cách dòng gấp đôi

Ctrl + 5 Cách dòng 1,5




4

Bài 1: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1. Cách đóng mở chương trình Word:

- Cách mở: Có 2 cách:

+ Start / Programs / Microsoft Word

+ Kích đúp vào biểu tượng của Word trên Destop

- Cách đóng:Thực hiện một trong các cách sau:

+ Kích chuột vào biểu tượng dấu nhân ở góc trên bên phải màn hình

+ ấn tổ hợp phím Alt + F4 hoặc Chọn File / Exit

2. Giao diện màn hình Word:

- Thanh tiêu đề: (thanh trên cùng, màu xanh): thể hiện tên văn bản đang soạn thảo

- Thanh Menu: là một menu ngang với mỗi chức năng là một menu dọc co nhiều lựa chọn

- Thanh định dạng chuẩn(Formatting): chứa các biểu tượng để định dạng đoạn văn bản:

- Thanh Công cụ chuẩn (standard): chứa nhiều biểu tượng để thực hiện nhanh các chức

năng:

o Biểu tượng 1 (New) : Tạo một văn bản mới

o BT 2 (Open) : Mở một văn bản đã có sẵn

o BT3 (Save) : Ghi tên văn bản đang soạn thảo

o BT4 (Print) : In trang văn bản

o BT5 (Preview) : Xem trang in

o BT7 (Cut): Cut đoạn văn bản đã bôi đen

o BT8 (Copy): Copy đoạn văn bản đã được bôi đen

o BT9 (Paste): Dán đoạn văn bản đã được cắt hoặc copy

o BT11 (Undo typing): Quay lại các công việc lúc trước

o BT12 (Redu): Xem lại các công việc lúc sau.

Thanh tiêu đề

Formating

Standard

Thanh Menu Than

h cu

ốn d

ọc

Thanh cuốn ngang

Thanh thước




5

3. Cách gõ tiếng Việt:

- Đặt chế độ soạn thảo tiếng Việt:

o Nếu sử dụng font ABC thì kích vào biểu tượng giữa ở nhóm các biểu tượng ở góc

trên bên trái màn hình

o Nếu sử dụng Vietkey: kích vào biểu tượng của Vietkey ở góc dưới bên phải màn

hình đến khi có chữ V xuất hiện

- Cách gõ tiếng Việt:

Chữ cái Dấu F Huyền

AA â S Sắc

EE ê R Hỏi

OO ô X Ngã

DD đ J Nặng

AW ă

OW ơ

UW, W ư

4. Một số phím chức năng:

o Enter: Xuống dòng tại vị trí đặt con trỏ

o Delete: Xoá ký tự bên phải con trỏ

o Backspace: Xoá ký tự bên trái con trỏ

o Home: Đưa con trỏ về đầu dòng

o End: Đưa con trỏ về cuối dòng

o Page up: Đưa con trỏ về đầu đoạn

o Page down: Đưa con trỏ về cuối đoạn

o Capslock: Cho phép đánh chữ hoa

o Shift:

Cho phép đánh chữ hoa nếu ấn đồng thời phím shift và phím đó

Cho phép đánh các ký tự phía trên của phím nếu ấn đồng thời phím shift và phím đó

Kết hợp với các phím di chuyển để bôi đen văn bản.

o Tab: Dịch con trỏ sang phải một đoạn mặc định là 1.27 cm

o ESC: Huỷ lệnh

o Phím cách: Tạo ra một ký tự trắng để ngăn cách giữa các từ

o Các phím mũi tên di chuyển: di chuyển con trỏ lên trên xuống dưới hoặc sang trái sang

phải

5. Lưu tệp tin

o Cách 1: Nháy chuột vào biểu tượng đĩa mềm trên thanh công cụ sau đó nhập tên tệp tin

vào ô File name nháy chuột vào nút SAVE

o Cách 2: Vào File Save hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + S




6

Bài 2: CÁC THAO TÁC VỚI TỆP TIN VÀ ĐOẠN VĂN BẢN

1. Các thao tác với tệp văn bản:

a. Mở một tệp văn bản mới: Có nhiều cách:

o Kích chuột vào biểu tượng 1 (New) trên thanh công cụ chuẩn

o ấn tổ hợp phím Ctrl + N

o Chọn File / New

b. Mở một tệp văn bản đã có sẵn: có nhiều cách

o Kích chuột vào biểu tượng 2 (Open) trên thanh công cụ chuẩn

o ấn tổ hợp phím Ctrl + O

o Vào Menu File / Open

Sau đó: Chọn đường dẫn đến tệp cần mở ->chọn tệp văn bản cần mở -> nhấn Enter (hoặc chọn

Open).

c. Lưu tệp văn bản: có nhiều cách:

o Kích chuột vào biểu tượng 3 (Save) trên thanh công cụ chuẩn

o ấn tổ hợp phím Ctrl + S

o Vào Menu File / Save

Sau đó: Chọn thư mục cần ghi -> Gõ tên tệp văn bản cần ghi -> Chọn Save( hoặc nhấn

Enter)

2. Các thao tác với đoạn văn bản:

a. Bôi đen đoạn văn bản:

Dùng chuột: kích chuột tại vị trí bắt đầu cần bôi đen, rê chuột để tiếp tục bôi đen những phần

tiếp theo

Dùng bàn phím: Đặt con trỏ tại vị trí bắt đầu bôi đen, ấn tổ hợp phím Shift + Home (End) để

bôi đen từ vị trí đó đến đầu dòng (cuối dòng). Vẫn giữ phím Shift và dùng các phím mũi tên

di chuyển để bôi đen những dòng tiếp theo

+ Bôi đen toàn văn bản nhấn tổ hợp phím: Ctrl + A

b. Sao chép (copy) đoạn văn bản:

o Bôi đen đoạn văn bản cần sao chép

o Kích chuột vào biểu tượng Copy (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + C) (hoặc vào Edit / Copy)

o Đặt con trỏ tại vị trí cần sao chép đến, kích chuột vào biểu tượng Paste (hoặc ấn tổ hợp

phím Ctrl + V) (hoặc chọn Edit / Paste)

c. Di chuyển đoạn văn bản:

o Bôi đen đoạn văn bản cần di chuyển

o Kích chuột vào biểu tượng Cut (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + X) (hoặc chọn Edit / Cut)

o Đặt con trỏ tại vị trí cần di chuyển đến, kích chuột vào biểu tượng Paste (hoặc ấn tổ hợp

phím Ctrl + V) (hoặc chọn Edit / Paste)

d. Khắc phục tình trạng xoá nhầm(UNDO)

o Nháy chuột vào biều tượng hoặc ấn tổ hợp phím trl + Z




7

Bài 3, 4, 5: ĐỊNH DẠNG PHÔNG CHỮ

CĂN CHỈNH ĐOẠN VĂN BẢN

1. Định dạng font chữ:

a. Định dạng bằng thanh công cụ:

- Thanh công cụ dùng để định dạng văn bản là thanh Formatting

- Có thể định dạng font chữ bằng cách sử dụng các biểu tượng 2, 3, 4, 5, 6 trên thanh

Formatting

b. Định dạng bằng thanh thực đơn (Menu):

- Vào Format Font (Ctrl + D) một cửa sổ hiện ra

Font: chọn font chữ soạn thảo, font tiếng Việt có .vn ở đầu, font chữ hoa có chữ H ở cuối

Font style: chọn kiểu chữ

Regular: Kiểu chữ bình thường

Bold: kiểu chữ béo (Ctrl + B)

Italic: Kiểu chữ nghiêng (Ctrl + I)

Underline: Kiểu chữ gạch chân (Ctrl + U)

Font size: chọn cỡ chữ

Underline: chọn các kiểu gạch chân

Color: chọn màu chữ

Chọn OK để chấp nhận

Định dạng Font chữ Định dạng cỡ chữ Định dạng kiểu chữ Định dạng màu chữ

Căn lề văn bản Ký hiệu đầu dòng

Định dạng phông chữ

Định dạng kiểu chữ Định dạng cỡ chữ

Định dạng màu chữ

Tạo đường gạch chân




8

2. Căn chỉnh đoạn văn bản:

- Chọn Format / Paragraph / Indents and spacing

Alignment: chọn các kiểu căn lề

+ Left: căn lề trái (Ctrl + L)

+ Center: căn lề giữa (Ctrl + E)

+ Right: căn lề phải (Ctrl + R)

+ Justify: căn đều

Indentation: khoảng cách so với lề

+ Left: khoảng cách so với lề trái

+ Right: khoảng cách so với lề phải

+ Special: chọn các kiểu áp dụng

None: không

First line: áp dụng cho dòng đầu tiên của đoạn

Hangging: áp dụng trừ dòng đầu tiên

+ By: Khoảng cách thụt vào cho phần áp dụng ở mục Special

Spacing: khoảng cách giữa các đoạn

+ Before: Khoảng cách so với đoạn văn bản trước nó

+ After: khoảng cách so với đoạn văn bản sau nó

+ Line spacing: khoảng cách giữa các dòng

Single: một dòng đơn

1.5 line: Một dòng rưỡi (Ctrl + 5)

Double: hai dòng (Ctrl + 2)

At least: Nhập vào giá trị giãn dòng theo ý muốn

+ At: chọn khoảng cách giữa các dòng là giá trị lẻ

3. Cách ghi chỉ số trên, chỉ số dưới:

- Cách ghi chỉ số trên: ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + =

- Cách ghi chỉ số dưới: ấn tổ hợp phím Ctrl + =

4. Tạo văn bản tự động:

- Để tạo được văn bản tự động ta làm như sau:

Nhập đoạn văn bản cần tạo tự động, sau đó định dạng cho đoạn văn bản đó.

Định dạng xong ta bôi đen đoạn văn bản rồi vào Tools Autocrrect một cửa sổ hiện ra

ta nhập ký tự tắt vào ô Replace rồi nháy vào nút ADD OK.

Để lấy được văn bản tự động ra ta nhập ký tự tắt vào rồi nhấn Enter hoặc Phím Cách.

5. Tìm kiếm và thay thế:

Muốn tìm kiếm và thay thế nhanh những câu bị sai ta làm như sau:

Vào trình đơn Edit Replace (CTRL + H) một cửa sổ hiện ra

Ta làm theo hướng dẫn trên ảnh rồi nhấn vào nút Replace




9

Bài 6: CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT

KÝ HIỆU ĐẦU DÒNG - THIẾT LẬP TAB

1. Chèn ký tự đặc biệt: Dùng để chèn các kí tự hoặc biểu tượng không có trên bàn phím.

a) Cách chèn:

- Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn

- Chọn Insert / Symbol...

- Chọn mẫu kí tự cần chèn: Nhấn chuột vào hộp lựa chọn của phần Font để chọn mẫu.

- Chọn kí tự cần chèn -> chọn Insert -> Chọn Close để đóng cửa sổ

2. Chèn ký hiệu đầu dòng

a) Chèn thứ tự tự động:

- Chọn Format / Bullets and Numbering / Numbered

- Chọn dạng thứ tự cần đánh bằng cách kích chuột vào dạng đó / Chọn OK

- Nếu dạng ký tự cần đánh không có ở đó thì kích vào một dạng bất kỳ (trừ None) rồi chọn

Customize

Number style: chọn kiểu đánh thứ tự tự động: 1,2,3..; A,B,C; ...

Start at: Số bắt đầu.

Number format: chọn dạng đánh thứ tự: 1); 1,; 1.; ...

Number position (Aligned at): Chọn vị trí của thứ tự so với lề trang giấy.

Text Position (Indent at): Vị trí từ dòng thứ 2 của văn bản so với lề trang giấy.

- Chọn OK

b) Chèn dấu ký tự tự động:

- Chọn Format / Bullets and Numbering / Bullet

- Chọn dạng ký tự tự động cần đánh / OK

- Nếu dạng ký tự cần đánh không có sẵn thì chọn một dạng bất kỳ (trừ None) rồi chọn

Customize / chọn Bullet / chọn ký tự cần đánh tự động / OK / OK

- Các thông số định dạng khác giống như định dạng số thứ tự tự động.

3. Thiết lập TAB

- Sau đó vào Format Tabs một cửa sổ hiện

ra

- Chọn khoảng cách tạo Tab sau đó:

Nếu tạo một khoảng trắng thì nhấn nút 1

Nếu tạo dòng (....) thì nhấn vào nút 2

Nếu tạo dòng nét đứt thì nhấn vào nút 3

Nếu tao đường thảng thì nhấn vào nút 4

- Chú ý: Trên một dòng có thể tạo nhiều khoảng

cách Tab khác nhau, mỗi lần thêm khoảng cách

Tab tao lại vào Format Tabs để định dạng cho

khoảng cách Tab đó.

Độ dài dòng ...

Nháy vào đây

Nháy vào đây

Nháy vào đây




10

BÀI 7, 8: BẢNG BIỂU & TRỘN VĂN BẢN

I. Bảng biểu 1. Các thao tác tạo bảng biểu:

B1: Chèn bảng biểu: Có hai cách:

- Có thể sử dụng biểu tượng (insert table) trên thanh

Standard để chèn bảng

- Chọn Table Insert Table hộp thoại xuất hiện:

+ Number of columns: số cột của bảng

+ Number of rows: số hàng của bảng

chọn OK để chấp nhận chèn

B2: Trộn Ô: Bôi đen đoạn văn bản cần trộn rồi vào Table

chọn Merge Cells hoặc nháy vào biểu tượng trên thanh công cụ.

B3: Nhập và định dạng phần tiêu đề của bảng.

B4: Chỉnh độ rộng của cột, hàng.

B5: Nhập số liệu vào cho bảng

2. Các thao tác hỗ trợ tạo bảng:

- Cách chèn cột: + Bôi đen cột muốn chèn cột mới vào phía trái nó rồi vào able

Insert Column...

- Cách chèn hàng: Đặt con trỏ vào đầu hàng muốn chèn thêm hàng mới vào trước nó -> Vào

Table/ Insert Row hoặc để dấu nhấp nháy vào ô cuối cùng của bảng rồi nhấn

phím TAB.

- Cách xóa hàng/cột/ô:

+ Đưa con trỏ vào đầu hàng/cột/ô cần xoá / Vào Table/Delete cells...

Shift cells left: Xoá ô bên trái

Shift cells up: Xoá ô bên trên

Delete entire row: xoá hàng

Delete entire column: xoá cột

- Cách tách ô: Bôi đen ô cần tách / Vào Table/ chọn Split Cell

+ Number of columns: số cột cần tách

+ Number of rows: số hàng cần tách

3. Tạo đường viền và tô màu nền cho bảng:

a) Tạo đường viền:

- Bôi đen vùng bảng cần tạo đường viền

- Chọn Format / Border and shading / Border

Setting: chọn các chế độ tạo đường viền

None: không có đường viền

Box: đường viền ngoài

Shadow: chọn đường viền hình bóng

3-D: chọn đường viền dạng không gian ba chiều

Custom: Chọn đường viền tự tạo

Style: chọn các kiểu đường viền

Color: chọn màu đường viền

Width: chọn độ rộng của đường viền

Apply to: chọn kiểu áp dụng

Text: tạo đường viền theo từng dòng, đường viền này chỉ bao quanh đến hết

chữ

Paragraph: tạo đường viền cho cả đoạn văn bản đã bôi đen

Chọn OK

Chú ý: Bỏ đường viền bằng cách Chọn None và chọn đúng kiểu áp dụng khi tạo đường viền




11

b) Tô màu nền cho đoạn văn bản:

- Bôi đen đoạn văn bản cần tạo màu nền

- Chọn Format / Border and shading / Shading

- Chọn màu nền cần tô

- Chọn kiểu áp dụng ở hộp Apply to: tương tự như cách tạo đường viền

- Bỏ màu nền bằng cách chọn o color /OK

II: Trộn văn bản 1. Tác dụng của việc trộn văn bản:

- Trộn văn bản có tác dụng là làm văn bản nhanh với số lượng văn bản lớn, tiết kiệm được

thời gian.

2. Các thao tác thực hiện:

- Yêu cầu đầu tiên để thực hiện trộn văn bản ta phải có 2 tệp tin:

+ Một tên Danh sách chứa thông tin cần trộn văn bản

+ Một tệp mẫu để trộn thông tin vào.

(Như trong bài tập thực hành)

* Các thao tác:

B1: Vào Tool Letters and Mailings Show Mail Merge Toolbar để xuất hiện thanh

công cụ Mail Merge

B2: Nháy chuột vào nút thứ 2 từ bên trái qua, một của sổ xuất hiện

Ta chọn đường dẫn mở

tệp danh sách chứa thông

tin cần trộn ra, sau đó

nháy vào thứ 6 trên thanh

công cụ Mail Merge chèn

lần lượt các trường vào

File mẫu, sau khi làm

xong nhấn vào nút thứ 4

từ bên phải qua để trộn

văn bản.

Vẽ đoạn

thẳng

Kiểu

đường

Xoá đoạn

thẳng

Độ dầy

Tô màu

đường

Tô màu nền Trộn ô

Tách ô Căn chữ theo

hàng




12

Bài 9, 10: ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN

TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU TRANG, CUỐI TRANG - IN ẤN

1. Định dạng trang văn bản:

- Chọn File / Page setup...

+ Tab Margins: căn lề

Top: căn lề trên

Bottom: căn lề dưới

Left: căn lề trái

Right: căn lề phải

Gutter: đặt khoảng cách gáy sách

Header: Đặt khoảng cách đầu trang

Footer: Đặt khoảng cách chân trang

Chọn OK nếu chỉ định dạng văn bản hiện

thời, nếu chọn mặc định thì chọn efault / YES

- Tab Page size: định dạng khổ giấy

Page size: chọn khổ giấy (thông thường

là A4)

Chọn Portrait: chọn trang dọc

Chọn Landscape: chọn trang ngang

2. Tạo tiêu đề đầu trang cuối trang:

- Vào Menu View / Header and Footer

- Trong hộp header đánh tiêu đề đầu trang

- Trong hộp Footer đánh tiêu đề cuối trang

- Chọn Close

3. Cách đánh số trang:

- Chọn Insert / Page numbers:

+ Position: Chọn kiểu đánh trang ở đầu trang

hay cuối trang

Bottom of Page (footer): đánh số trang ở

cuối trang

Top of Page (header): đánh số trang ở

đầu trang

+ Alignment: chọn các vị trí đánh số trang

Left: đánh số trang ở bên trái

Right: đánh số trang ở bên phải

Center: đánh số trang ở bên giữa

Inside: đánh số trang ở phía bên trong

Outside: đánh số trang ở phía bên ngoài

- Chọn OK

Chú ý: Nếu muốn thay đổi khổ giấy theo trang ngang trang dọc:




13

- Đặt con trỏ vào cuối trang trước nó, chọn Insert / Break / Next page / OK

- Khi đó con trỏ tự động nhảy xuống trang cần định dạng lại, vào File / Page setup để định

dạng lại trang đó

4. Xem trước khi in

- Để xem văn bản trước khi in ta vào File chọn Print Preview hoặc nhấn chuột vào biểu

tượng trên thanh công cụ. hoặc ấn CTRL + F2

5. In ấn: Thực hiện một trong những cách sau:

- Kích chuột vào biểu tượng Print trên thanh công cụ chuẩn (Standard)

- Vào Menu File / Print (Ctrl + P)

Name: Chọn tên của máy in

Trong hộp Page range:

+ Nếu chọn All: in toàn bộ văn

bản

+ Nếu chọn Current page: chỉ

in trang chứa con trỏ (Trang

hiện hành)

+ Nếu chọn Pages: Nhập vào

số thứ tự trang cần in.

Vd:

5,7: in trang 5 và trang 7

8-12: in từ trang 8 đến trang

12

3,6,8-10: in trang 3, trang 6 và

từ trang 8 đến trang 10

Trong hộp Copies:

- Number of copies: chọn số bản cần in

- Chọn OK

giáo trình lý thuy - công ty điện lực Điện...

Documents