ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGHỆ AN

GIÁO TRÌNH

TIN HỌC ĐẠI CƢƠNG (DànhchohệĐạihọcvà Cao đẳng)

Nhóm tác giả:

Ths. Hoàng Hà

Ths. Đào Thị Nha Trang

Ths. Trần Thị Lê Na

Ths. Cao Phƣơng Thảo

Vinh, tháng 8 năm 2014

MỤC LỤC

CHƢƠNG 1

HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS

1.1. Đại cƣơng về tin học .................................................................................. 1

1.1.1.Tin học và thông tin .............................................................................. 1

1.1.2.Cấu tạo của máy vi tính ......................................................................... 1

1.1.3. Khái niệm về hệ điều hành ................................................................... 3

1.2.Hệ điều hành windows ................................................................................. 4

1.2.1.Giới thiệu và khởi động ......................................................................... 4

1.2.2.Sử dụng hệ điều hành windows 7.......................................................... 6

CHƢƠNG 2

HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WINWORD

( Microsoft Office Word 2007 )

2.1. Giới thiệu và các thao tác cơ bản trong soạn thảo ...................................... 9

2.1.1. Giới thiệu và khởi động Winword 2007 .............................................. 9

2.1.2. Các thao tác cơ bản trong soạn thảo ................................................... 13

2.1.3. Các chỉnh sửa khác trong văn bản ...................................................... 19

2.1.4. Các công cụ đồ họa ............................................................................ 23

2.2. Kẻ bảng biểu ............................................................................................. 24

2.2.1. Tạo biểu bảng ..................................................................................... 24

2.2.2. Chỉnh sửa bảng ................................................................................... 25

2.3. In văn bản .................................................................................................. 28

2.3.1. Trình bày trang và màn hình .............................................................. 28

2.3.2. In văn bả ............................................................................................. 30

CHƢƠNG 3

BẢNG TÍNH EXCEL

( Microsoft Office Excel 2007 )

3.1. Giới thiệu và các thao tác cơ bản trên bảng tính Excel ............................ 32

3.1.1. Khởi động và giới thiệu Excel ........................................................... 32

3.1.2. Thao tác cơ bản trong bảng tính ......................................................... 34

3.2. Xử lý tính toán trong Excel ...................................................................... 37

3.2.1. Tính toán và địa chỉ trong bảng tính Excel ........................................ 37

3.2.2. Các hàm của Excel ............................................................................. 38

3.3. Định dạng và in dữ liệu............................................................................. 45

3.3.1 Định dạng và sắp xếp dữ liệu bảng tính .............................................. 45

3.3.2. In ấn .................................................................................................... 49

CHƢƠNG 4

CHƢƠNG TRÌNH TRÌNH CHIẾU POWERPOINT

4.1. Giới thiệu và khởi động PowerPoint ........................................................ 53

4.1.1. Khởi động PowerPoint ....................................................................... 53

4.1.2. Giới thiệu thành phần chính của màn hình PowerPoint ..................... 53

4.1.3. Các thao tác với tệp trình diễn............................................................ 55

4.2. Làm việc với bản trình chiếu .................................................................... 56

4.2.1. Nhập văn bản vào Slide ...................................................................... 56

4.2.2. Thêm slide mới ................................................................................... 57

4.2.3. Chèn Slide từ bản trình chiếu khác .................................................... 57

4.3.Thao tác chỉnh sửa các đối tƣợng trong slide ............................................ 58

4.3.1. Thêm các đối tƣợng vào Slide ............................................................ 58

4.3.2. Định dạng phông chữ ......................................................................... 59

4.3.3. Thay đổi khoảng cách đoạn và căn lề ................................................ 59

4.4. Các hiệu ứng trình diễn ............................................................................. 60

4.4.1. Thêm, xoá hiệu ứng trong Slide ......................................................... 60

4.4.2. Kết nối các trình chiếu ....................................................................... 61

4.5. In bản trình chiếu ...................................................................................... 62

4.5.1. Xem bản trình chiếu ........................................................................... 62

4.5.2. In bản trình chiếu ................................................................................ 63

CHƢƠNG 5

SỬ DỤNG CÁC DỊCH VỤ TRÊN INTERNET

5.1. Trình duyệt Web ....................................................................................... 64

5.1.1. Trình duyệt là gì? ............................................................................... 64

5.1.2. Địa chỉ web là gì ................................................................................. 64

5.1.3. Dạo quanh Internet bằng trình duyệt .................................................. 65

5.1.4. Di chuyển bằng thanh công cụ chuẩn và bàn phím ............................ 65

5.1.5. Thiết đặt trang chủ ngầm định............................................................ 66

5.1.6. Lƣu giữ trang Web ............................................................................. 66

5.2 Tìm kiếm và tải thông tin ........................................................................... 67

5.2.1. Tìm kiếm thông tin ............................................................................. 67

5.3 Tạo lập và sử dụng Email .......................................................................... 69

5.3.1. Sử dụng Email của Gmail ................................................................. 70

5.3.2. Các thiết lập về tài khoản .................................................................. 78

TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 87

LỜI MỞ ĐẦU

Tin học Đại cƣơng là môn học quan trọng trong chƣơng trình giáo dục đại

cƣơng.Tại hầu hết các trƣờng Đại học và Cao đẳng ở nƣớc ta hiện nay, môn học

này là bắt buộc với sinh viên và nội dung ngày càng đƣợc nâng cao cả về lý

thuyết và thực hành.

Cuốn Tin học Đại cƣơng này dành cho sinh viên hệ Đại học, Cao đẳng

cho các chuyên ngành của trƣờng Đại học Kinh tế Nghệ An. Giáo trình không

chỉ phù hợp cho ngƣời mới bắt đầu mà còn phù hợp cho những ngƣời cần tham

khảo. Cấu trúc của giáo trình gồm các nội dung sau:

Chƣơng 1: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS

Chƣơng 2: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WINWORD

Chƣơng 3: BẢNG TÍNH EXCEL

Chƣơng 4: CHƢƠNG TRÌNH TRÌNH CHIẾU POWERPOINT

Chƣơng 5: SỬ DỤNG CÁC DỊCH VỤ TRÊN INTERNET

Khi biên soạn, chúng tôi đã tham khảo các giáo trình và tài liệu giảng dạy

môn học này của một số trƣờng đại học trong và ngoài nƣớc để giáo trình vừa

đạt yêu cầu cao về nội dung vừa thích hợp với đối tƣợng là sinh viên của trƣờng

Đại học Kinh tế Nghệ An.

Trong quá trình viết chúng tôi đã hết sức cố gắng để cuốn sách đƣợc hoàn

chỉnh, song chắc chắn không tránh khỏi sai sót, vì vậy rất mong nhận đƣợc sự

góp ý của độc giả.

Nhóm tác giả

1

CHƢƠNG 1

HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS

1.1. Đại cƣơng về tin học

1.1.1.Tin học và thông tin

-Tin học: Là một ngành khoa học xử lý thông tin.

Đối tƣợng: Thông tin

Phƣơng tiện: Máy tính điện tử.

-Thông tin: Thông tin là những gì mang lại hiểu biết cho con ngƣời. Nó tồn tại ở

nhiều dạng và đƣợc truyền đi dƣới nhiều hình thức

Ví dụ: Nghe đài, báo, sách, hình tƣợng, âm thanh, cảm giác....

-Cách mã hoá thông tin và các đơn vị đo

* Mã hoá thông tin bằng chữ viết: Xuất phát từ các ký hiệu cơ bản và bằng quy

tắc tổ hợp chúng ta có thể truyền đạt cho nhau mọi thông tin cần thiết

* Trong kỹ thuật máy tính, ngƣời ta dùng hai ký tự 0 và 1 để lƣu trữ và xử lý

thông tin. Ký tự 1 tƣơng ứng với một bóng đèn sáng hoặc một phần tử kim loại

đƣợc nhiễm từ tính, ký tự 0 tƣơng ứng với đèn tắt hoặc phần tử kim loại không

có từ tính

* Đơn vị đo:

Bit: mỗi ký tự 0 hoặc 1 gọi là 1 bit

Byte: 1 Byte = 8 bit

Kilo Byte (KB): 1 KB = 1024 Byte

Mega Byte (MB): 1 MB = 1024 KB

Giga Byte (GB): 1 GB=1024 MB

Các thông tin khi đƣa vào MTĐT thì nó đƣợc biểu diễn dƣới dạng số nhị

phân

1.1.2.Cấu tạo của máy vi tính

-Khái niệm phần cứng, phần mềm

Cấu trúc của máy tính gồm hai phần: Phần cứng và phần mềm.

+ Phần cứng: Là các thiết bị, linh kiện kết tạo nên máy.

+ Phần mềm: Bao gồm tất cả các chƣơng trình có thể chạy đƣợc trên máy.

- Cấu tạo máy vi tính

Máy tính đƣợc liên kết bởi 3 khối thiết bị:

- Khối nhập xuất

2

- Khối nhớ

- Khối xử lý

* Thiết bị vào gồm có: Bàn phím và con chuột

+ Bàn phím đƣợc phân làm 4 nhóm phím:

Nhóm 1: gồm các phím ký tự (Chữ cái, số, dấu,...)

Nhóm 2: Gồm các phím chức năng (F1, F2,...)

Nhóm 3: Gồm các phím điều khiển

< Enter > (ký hiệu ): Kết thúc lệnh, xuống dòng trong văn bản

< Shift >: Kết hợp với các phím ký tự để lấy chữ hoa hoặc các ký tự

phía trên của các phím có 2 ký tự

< Caps Lock>: Chữ hoa và chữ thƣờng

< Delete >: Xoá ký tự bên phải con trỏ

< Back Space> (ký hiệu ): Phím xoá ký tự bên trái con trỏ

< Space Bar > (ký hiệu ): Phím cách trống

Nhóm 4: Các phím soạn thảo

< End >:Đƣa con trỏ về cuối dòng

< Home>:Đƣa con trỏ về đầu dòng

:Dịch chuyển con trỏsang trái, phải, lên, xuống

Page Up: Dịch chuyển đến trang trƣớc

Page Down:Dịch chuyển đến trang sau

+ Con chuột

* Thiết bị ra: Đƣa thông tin ra cho ngƣời sử dụng

+ Màn hình

+ Máy in

+ Đĩa từ

* Bộ nhớ: Dùng để lƣu trữ các chƣơng trình và dữ liệu, bộ nhớ gồm có bộ nhớ

trong và bộ nhớ ngoài

+ Bộ nhớ trong

- RAM (Random Access Memory): bộ nhớ truy nhập ngẫu nhiên, nó cho

phép đọc hoặc ghi thông tin lên đó một cách thƣờng xuyên, thông tin trong

RAM chỉ tồn tại khi có điện.

- ROM (Read Only Memory): chỉ đọc thông tin mà không cho ghi thông

tin lên đó. Thông tin trong ROM do nhà sản xuất máy tạo ra. ROM chứa các

chƣơng trình cơ bản điều khiển việc nhập / xuất

3

+ Bộ nhớ ngoài: Đây là bộ nhớ phụ, nó cho phép ghi thông tin, đọc thông

tin và lƣu trữ thông tin lâu dài.

Gồm : - Đĩa cứng: đƣợc làm bằng kim loại phủ từ đƣợc bọc trong một hộp

kín bằng kim loại đặt cố định trong máy.

Ký hiệu: C, D, . . .

Dung lƣợng lớn

USB

Đĩa CD, DVD

* Bộ xử lý trung tâm (CPU): Đây là bộ não của máy tính nó xử lý các thông tin

có ở bộ nhớ trong.

Gồm: + Khối điều khiển: để điều khiển các hoạt động của máy

+ Khối tính toán: Thực hiện các phép tính và Logic

+ Các thanh ghi: Dùng để chứa các số và số liệu

1.1.3. Khái niệm về hệ điều hành

-Khái niệm hệ điều hành

* Khái niệm: Là một phần mềm (bộ chƣơng trình) có quan hệ với cấu trúc

phần cứng, nó làm nhiệm vụ liên kết phần cứng với phần mềm, ngƣời sử dụng

với máy, điều khiển các hoạt động của máy

* Một số hệ điều hành: MS-DOS, UNIX, WINDOWS, . . .

-Hệ điều hành Windows

Windows là hệ điều hành của hãng Microsoft.Các trình cài đặt phần cứng

và phần mềm đƣợc hoàn thiện tối đa, rất tiện lợi trong việc tự động nhận diện

phần cứng mới, nhất là việc quản lý CD ROM và các công việc truy nhập mạng

Internet.

-Tệp (File)

* Định nghĩa: File là một tập hợp các thông tin có quan hệ với nhau đƣợc

đặt tên và lƣu trên đĩa

Ví dụ:văn bản,bảng biểu, chƣơng trình.

* Tên File: Do ngƣời sử dụng tự đặt ra khi tạo nó.

Tên File gồm 2 phần:

+ Phần chính (tên gốc)

+ Phần đuôi (mở rộng)

Giữa phần tên chính và phần đuôi có dấu chấm ngăn cách

* Hệ điều hành quản lý các File thông qua tên File

4

-Thư mục (Directory)

+ Thƣ mục đƣợc tạo ra để quản lý một số nhóm tệp cùng loại nhằm dễ tìm

kiếm khai thác thông tin

+ Hệ điều hành quản lý các tệp trên đĩa theo thƣ mục, mỗi thƣ mục có thể

có các thƣ mục con và các tệp

Quá trình tạo ra thƣ mục con tuỳ thuộc mục đích của ngƣời sử dụng và

cách tổ chức thƣ mục theo kiểu trên gọi là tổ chức theo kiểu phân cấp hay dạng

cây. Thƣ mục lớn nhất chứa toàn bộ đĩa gọi là thƣmục gốc; các thƣ mục khác là

do ngƣời sử dụng tạo ra gọi là thƣ mục con và mọi thƣ mục có một tên riêng do

ngƣời sử dụng tự đặt.

-Đường dẫn (Path)

Là đƣờng đi đến một vị trí nào đó trên thƣ mục mà ta cần tìm đến một thƣ

mục con hay một tệp tin. Đƣờng đi đó gọi là đƣờng dẫn.

Ví dụ: C:\Program Files\Microsoft Office\Microsoft Office Word 2007

1.2.Hệ điều hành windows

1.2.1.Giới thiệu và khởi động

- Giới thiệu

+ Windows là một hệ điều hành của hãng Microsoft, hệ điều hành này

đƣợc phát triển chủ yếu dành cho máy tính cá nhân

+ Các đời của Windows: Windows 1.0, Windows 2.0, Windows 3.0,

Windows 95, Windows 98, Windows XP, Windows 7, . . .

- Khởi động Windows 7

+ Bật vào nút công tắc màn hình

+ Bật vào nút công tắc (Power) trên hộp CPU

+ Lúc đó Windows 7 sẽ đƣợc nạp, quá trình khởi động kết thúc màn hình

làm việc của Windows 7 hiện ra và sẵn sàng đợi lệnh của ngƣời sử dụng.

5

- Các thao tác cơ bản đối với con chuột

Con chuột tối đa có 3 phím nhƣng thƣờng sử dụng nút bên trái chuột

+ Trỏ (Point): Di chuyển chuột sao cho con trỏ chuột đến mục cần chọn.

+ Nháy (Click): Nháy nút trái chuột tại đối tƣợng cần chọn

+ Nháy đúp (Double click): Nháy nhanh nút trái chuột hai lần tại đối

tƣợng cần chọn

+ Rê (Drag): Bấm và giữ chuột trong khi di chuyển chuột

- Cấu trúc chung về cửa sổ trên Windows 7

6

*Các thành phần của cửa sổ

: Biểu tƣợng và tên của cửa sổ

Nút thu nhỏ (Minimize): Thu nhỏ cửa sổ xuống thanh Taskbar

Nút phóng to (Maximize): Phóng to cửa sổ lên đầy màn hình

Nút đóng cửa sổ (Close): Thoát khỏi chƣơng trình

Hai thanh trƣợt dọc, ngang

Thanh trƣợt dọc

Thanh trƣợt ngang

* Để thay đổi kích thƣớc cửa sổ ta đƣa trỏ chuột tới mép lề của cửa sổ khi trỏ

chuột xuất hiện dạng mũi tên hai đầu thì rê chuột. Để di chuyển cửa sổ thì ta

bấm chuột vào vùng tiêu đề và rê chuột đến vị trí mới

-Thoát khỏi Windows 7:

+ Nháy chuột vào nút Start

+ Chọn

1.2.2.Sử dụng hệ điều hành windows 7

-Khởi động một chương trình ứng dụng

+ Cách 1 : Sử dụng các biểu tƣợng có sẵn, bằng cách nháy chuột trực tiếp

vào biểu tƣợng chƣơng trình trên màn hình của Windows 7.

+Cách 2 :Nhấp chọn nút Start ở góc phải dƣới màn hình Windows 7 xuất

hiện thực đơn ta chọn All Programs xuất hiện tiếp thực đơn ta nháy chọn tên

chƣơng trình ứng dụng trong bảng chọn chƣơng trình (Khi ta nháy chọn mục

nào thì mục đó được chuyển màu xanh)

Ví dụ: Muốn vào làm việc với chƣơng trình ứng dụng Microsoft Office

Excel 2007 ta Nháy chuột vào nút Start / All Programs / Microsoft Office /

Microsoft Office Excel 2007

- Trình quản lý tệp tin My Computer

7

Trên màn hình nền, nháy đúp trỏ chuột vào biểu tƣợng có tên My

Computer khi đó xuất hiện một cửa sổ chứa các ổ đĩa:

Tại đây muốn mở ổ đĩa nào thì nháy đúp chuột vào ổ đĩa đó. Khi đó sẽ

xuất hiện cửa sổ chứa tệp tin,thƣ mục, chƣơng trình trên đĩa

Chú ý: - Các biểu tƣợng màu vàng là biểu tƣợng thƣ mục

* Nếu muốn khởi một chƣơng trình thì mở thƣ mục chứa chƣơng trình rồi nháy

đúp chuột vào biểu tƣợng mục chƣơng trình đó

* Tạo Thƣ mục:

+ Chọn ổ đĩa

+ Chọn thƣ mục mà ta sẽ tạo thƣ mục con trong nó

+ Thực hiện lệnh File/New/Folder => xuất hiện hộp New Folder ta gõ tên

thƣ mục cần tạo vào đó

* Đổi tên thƣ mục

+ Nháy nút phải chuột vào thƣ mục cần đổi tên

8

=> Xuất hiện thực đơn

+ Chọn lệnh Rename rồi gõ tên mới vào

* Sao chép (Copy) thƣ mục, tệp

+ Chọn thƣ mục, tệp cần sao chép

+ Chọn lệnh Edit / Copy

+ Chọn thƣ mục mà ta sẽ sao chép các thƣ mục, tệp vào đó

+ Chọn lệnh Edit / Paste

* Xoá thƣ mục, tệp

+ Chọn thƣ mục, tệp cần xoá

+ Chọn lệnh File / Delete, rồi chọn Yes.

9

CHƢƠNG 2

HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WINWORD

( Microsoft Office Word 2007 )

2.1. Giới thiệu và các thao tác cơ bản trong soạn thảo

2.1.1. Giới thiệu và khởi động Winword 2007

Winword là một phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp chạy dƣới môi

trƣờng Windows, chuyên dùng để soạn thảo văn bản, sách, vở, tạp chí... phục vụ

cho công tác văn phòng. Phần mềm Winword có các tính năng mạnh nhƣ sau:

+ Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn và các hộp thoại với hình

thức thẩm mỹ cao và tiện lợi trong việc sử dụng.

+ Có các bộ chƣơng trình tiện ích và trợ giúp tạo các văn bản đặc biệt

+ Chức năng tạo biểu bảng mạnh linh hoạt và rất dễ sử dụng.

2.1.1.1 Khởi động Winword

Cách 1: Khởi động trực tiếp

Nháy đúp chuột vào biểu tƣợng ( Microsoft Office Word

2007 ) trên màn hình Windows.

Cách 2: Khởi động gián tiếp

+ Nháy chuột vào mục Start ở góc trái dƣới màn hình Windows

+ Chọn All Programs / Microsoft Office / Microsoft Office Word 2007

Khi thực hiện một trong hai cách trên sẽ xuất hiện màn hình của Word :

10

(1)

(2)

(3)

2.1.1.2. Màn hình giao tiếp của Word 2007

a. Giao diện Word 2007

(1) Microsoft Office Button: Các lệnh liên quan đến việc quản lý Word

và các tệp của nó đƣợc tập hợp lại trên một menu đƣợc hiển thị khi ta nhấp vào

nút Microsoft Office Button (Biểu tƣợng )

(2) Quick Access Toolbar:

Thanh công cụ truy cập nhanh ở bên phải của Microsoft Office Button, nó

chứa các lệnh mà ta rất thƣờng dùng nhƣ Save, Undo, Repeat, …

(3) Title bar: Hiển thị tên của tài liệu đang mở, bên phải của thanh này có

3 nút lệnh (Minimize, Restore Down / Maximize, Close)

(4) Ribbon: Ngay dƣới thanh Title là thanh Ribbon, nó làm cho tất cả các

khả năng của Word có sẵn trong một vùng duy nhất, nhằm giúp ta sử dụng hiệu

quả chƣơng trình

(4)

(5)

(6)

(7)

11

Thanh Ribbon có 3 thành phần cơ bản:

Tab (Thẻ): Có 7 Tab cơ bản nằm ngang phía trên, mỗi Tab đại diện cho

một vùng hoạt động

Groups (Nhóm): Mỗi Tab bao gồm nhiều Group, tập hợp các đối tƣợng

có liên quan mật thiết với nhau

Ở phía dƣới một số nhóm có một nút hình mũi tên chéo nằm ở góc phải

bên dƣới của nhóm.Nút mũi tên đó đƣợc gọi là Dialog Box Launcher (nút mở

hộp thoại). Nếu ta Click vào nút đó nó sẽ mở ra các tùy chọn liên quan đến

nhóm tƣơng ứng.

Command (Lệnh): Mỗi Command có thể là một nút, một vùng để nhập

nội dung hoặc một Menu

(5) Text area (Vùng văn bản): Đây là vùng lớn nhất để soạn thảo văn bản

(6) Status bar (Thanh trạng thái): Nằm ở phía dƣới của cửa sổ chƣơng

trình, cho ta biết về thông tin tài liệu hiện hành

(7) View Toolbar (Thanh công cụ View Toolbar): Ở bên phải của thanh

trạng thái, cho phép thay đổi cách hiển thị nội dung tài liệu

* Những Tab phụ:

Trong phiên bản 2007, có một số Tab chỉ xuất hiện trên thanh Ribbon khi

bạn cần đến chúng. Chẳng hạn, khi ta chọn một một bức ảnh, Tab phụ có tên

Picture Tools sẽ xuất hiện, Tab này chứa các lệnh liên quan đến việc xử lý hình

ảnh trong Word.

b. Sử dụng bàn phím

12

Các phím tắt (Short Cut) có một tên mới: Key Tips.

Phím tắt bắt đầu với Ctrl nhƣ các phiên bản trƣớc. Ví dụ Ctrl + C là

Copy, Ctrl+S là lƣu tài liệu…

Thiết kế Ribbon có hệ thống phím tắt mới với 2 lợi ích lớn so với phiên

bản trƣớc:Mọi lệnh đều có phím tắt;Các phím tắt yêu cầu nhấn ít phím hơn.

Nhấn phím Alt để các Key Tips xuất hiện cho tất cả các Tab, các nút lệnh

trên Quick Access Toolbar, nút Microsoft Office. Lúc này, ta có thể nhấn Key

Tip cho những thẻ mà ta muốn hiển thị, ví dụ nhấn H để hiển thị thẻ Home. Các

Key Tip cho từng lệnh trong thẻ Home sẽ xuất hiện và ta chỉ việc nhấn Key Tip

của lệnh mà ta cần.

c. Chạy chương trình xử lý tiếng Việt : Vietkey, Unikey

Ta khởi động chƣơng trình xử lý tiếng Việt Unikey (hoặc Vietkey)

Chọn bảng mã Unicode, kiểu gõ Telex

d. Cách gõ chữ Việt

Cách gõ:

Phím aa dd ee oo aw ow w f s R x j

Chữ, dấu â đ ê ô ă ơ ƣ \ / ? ~ .

13

e. Thoát khỏi Winword

Cách 1:

+ Nháy chuột vào

+ Chọn mục Exit Word

Khi thực hiện thao tác trên nếu ta chƣa ghi tệp văn bản vào máy sẽ xuất

hiện thông báo cho ta biết có ghi văn bản vào máy không :

Chọn Yes nếu đồng ý ghi văn bản vào máy và thoát

No không ghi văn bản vào máy và thoát

Cancel huỷ bỏ lệnh trở về màn hình soạn thảo

2.1.2. Các thao tác cơ bản trong soạn thảo

2.1.2.1. Di chuyển con trỏ văn bản, xoá ký tự

* Di chuyển con trỏ văn bản

+ Bằng các phím mũi tên:

+ Phím HOME: Đƣa con trỏ về đầu dòng.

+ Phím End: Đƣa con trỏ về cuối dòng.

+ PgUp: Đƣa con trỏ lên trên một trang màn hình.

+ PgDn: Đƣa con trỏ xuống dƣới một trang màn hình.

+ Ctrl+Home: Đƣa con trỏ về đầu văn bản.

+ Ctrl+End:Đƣa con trỏ về cuối văn bản.

+ Phím F5: Di chuyển nhanh con trỏ đến một trang nào đó.

+ Phím Enter : Xuống dòng kết thúc một đoạn

+ Phím Shift + Enter : Xuống dòng chƣa kết thúc một đoạn

* Xoá ký tự

+ Phím Delete: xoá ký tự bên phải con trỏ

+ Phím Back space: xoá ký tự bên trái con trỏ

2.1.2.2. Thao tác chọn một khối văn bản (bôi đen)

14

* Chọn văn bản bằng chuột

+ Chọn một khối bất kỳ :

Cách 1: Đƣa con trỏ chuột vào đầu khối chọn, sau đó ấn và giữ phím trái

của chuột kéo rê chuột đến hết phần văn bản cần lựa chọn (Lựa chọn xong phần

văn bản đó đƣợc đổi màu đen).

Cách 2: Đƣa con trỏ đánh máy đến đầu khối, giữ phím Shift, sau đó đƣa

con trỏ chuột đến cuối khối nháy nút trái chuột để thực hiện chọn khối

+ Chọn một dòng : đƣa trỏ chuột sang lề trái (trỏ chuột biến thành hình

mũi tên trắng nghiêng phải) nháy nút trái chuột

+ Chọn nhiều dòng : đƣa trỏ chuột sang lề trái (trỏ chuột biến thành hình

mũi tên trắng nghiêng phải), bấm giữ và rê chuột để chọn các dòng cần thiết

* Chọn Văn bản bằng bàn phím

+ Chọn khối văn bản bất kỳ: Đƣa con trỏ đánh máy đến đầu khối cần

chọn, giữ phím Shift sau đó dùng các phím (Hoặc End , , PgDn ) để đƣa

con trỏ đến vị trí cuối rồi thả phím Shift ra để thực hiện chọn khối .

+ Chọn cả văn bản : Ấn tổ hợp phím Ctrl+A

+ Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản : Dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift +

Home.

+ Chọn từ vị trí con trỏ đến hết văn bản: Dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift +

End

* Huỷ bỏ lựa chọn: bấm chuột vào bất kỳ chỗ nào trên văn bản hoặc di

chuyển con trỏ bằng phím mũi tên

2.1.2.3. Thay đổi phông chữ

Sau khi soạn thảo xong, phần công việc tiếp theo là ta phải định dạng làm

đẹp cho văn bản

* Đổi lại phông chữ,cỡ chữ, kiểu chữ

+ Bôi đen khối văn bản cần thay đổi Font chữ

+ Nháy chuột vào mũi tên ở mục Font

15

+ Xuất hiện danh sách các loại phông chữ. Chọn tên Font cần sử dụng

+ Nháy chuột vào mũi tên trong hộp Font Size

+ Xuất hiện danh sách các loại cỡ chữ. Chọn cỡ chữ thích hợp

+ Nháy chuột vào các biểu tƣợng để tạo chữ đậm, nghiêng,

gạch chân

* Đổi lại phông chữcỡ chữ, kiểu chữ bằng cách dùng thực đơn

+ Bôi đen khối văn bản cần thay đổi Font chữ

+ Nháy chuột vào nút của nhóm Font

->Xuất hiện hộp thoại nhƣ hình sau gồm :

+ Hộp Font : Chọn phông chữ

+ Hộp Font Style : Chọn kiểu chữ

+ Hộp Size : Chọn cỡ chữ

+ Hộp Underline style: Các kiểu nét gạch chân

+ Hộp Font color: chọn màu chữ

+ Lựa chọn xong các tuỳ chọn ta nhấn vào OK để thực hiện định dạng

16

2.1.2.4. Các thao tác hỗ trợ trong soạn thảo

+ Phục hồi: nháy chuột vào biểu tƣợng (Undo) hoặc

+ Phóng to, thu nhỏ cách nhìn văn bản :

Chọn thẻ View / Nháy chuột vào biểu tƣợng ( Zoom )

Sau đó chọn tỷ lệ phần trăm theo yêu cầu

2.1.2.5. Viết chỉ số trên, chỉ số dưới

+ Tạo chỉ số trên: Ấn tổ hợp phím Ctrl, Shift, = để bắt đầu hoặc kết thúc

việc viết chỉ số trên

Ví dụ:x4 , m

3 , m

2

+ Chỉ số dƣới: Ấn tổ hợp phím Ctrl, = để bắt đầu hoặc kết thúc việc viết

chỉ số dƣới

Ví dụ: H2O, H2SO4

2.1.2.6. Thao tác sao chép, di chuyển, xoá khối văn bản

a. Sao chép một khối

Thực hiện theo một trong những cách sau

Cách 1:

+ Bôi đen khối muốn sao chép

+ Chọn thẻ Home

+ Nháy chuột vào biểu tƣợng (Copy)

+ Di chuyển con trỏ đến vị trí cần sao chép

+ Nháy chuột vào biểu tƣợng (Paste)

Cách 2: Sử dụng bằng bàn phím

+ Bôi đen khối muốn sao chép

+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để thực hiện sao chép (Copy)

+ Di chuyển con trỏ đến vị trí cần sao chép

+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V để thực hiện dán (Paste)

b. Di chuyển một khối

Thực hiện theo một trong những cách sau

Cách 1:

+ Bôi đen khối muốn di chuyển

+ Chọn thẻ Home

+ Nháy chuột vào biểu tƣợng (Cut)

+ Đƣa con trỏ đánh máy đến vị trí cần di chuyển khối văn bản tới

17

+ Nháy chuột vào biểu tƣợng (Paste)

Cách 2: Sử dụng bằng bàn phím

+ Bôi đen khối muốn di chuyển

+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl+X

+ Đƣa con trỏ đánh máy đến vị trí cần di chuyển khối văn bản tới

+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V để thực hiện dán (Paste)

* Lưu ý: Sau khi thực hiện thao tác di chuyển hay sao chép thì trong bộ nhớ đệm

vẫn còn lƣu giữ phần văn bản mà ta vừa mới sao chép (Copy) hoặc di chuyển

(Cut) trƣớc đó. Do đó muốn sao chép hay di chuyển đến nhiều vị trí khác nhau

ta không cần phải thực hiện sao chép (Copy) hay di chuyển (Cut) tiếp mà chỉ

cần dán (Paste) lên các vị trí mới.

c. Xoá một khối

+ Bôi đen khối muốn xoá

+ Gõ phím Delete

2.1.2.7. Các thao tác với tệp văn bản

a. Mở tệp mới dùng để soạn thảo

Cách 1: Nháy chuột tại biểu tƣợng

+ Chọn New

+ Chọn Blank document

+ Chọn Create

b. Mở tệp văn bản đã có trên đĩa:

Để mở một văn bản đã có trong máy ta thực hiện theo cách sau:

+ Nháy chuột vào biểu tƣợng

+ Chọn Open

-> Xuất hiện hộp thoại Open:

Ở mục Lookin ta chọn ổ đĩa (Drivers) và thƣ mục chứa tệp tin cần mở.

Sau đó chọn tên tệp cần mở (Hoặc gõ tên tệp cần mở vào mục File name) rồi

chọn Open

c.Lưu trữ tài liệu:

- Lưu trữ lần đầu hoặc lưu trữvới tên khác:

+ Vào menu File chọn lệnh Save As

18

+ Chọn thƣ mục chứa tệp sẽ lƣu, gõ tên tệp vào hộp File Name rồi chọn

OK

* Lƣu ý: Trong cùng một thƣmục không cho phép hai tên trùng nhau. Do đó khi

ta đặt tên tệp nếu trùng với tên tệp đã có trong thƣ mục giả sử là GiaoTrinhVP

Office2007.doc thì sẽ xuất hiện câu thông báo sau :

Nếu chọn Replace existing file và OK thì văn bản mới sẽ thay thế văn bản

cũ với cái tên ta vừa đặt trùng và xoá nội dung tệp cũ chỉ lƣu trữ nội dung tệp

mới.

Nếu chọn Save changes with a different name và OK thì sẽ bỏ qua lệnh và

quay về hộp thoại Save As cho ta đặt lại tên khác

Nếu chọn Merge changes into existing file và OK thì hai tệp sẽ đƣợc nhập

một

Chọn Cancel sẽ huỷ bỏ lệnh ghi và quay về màn hình soạn thảo

- Lưu trữ tài liệu

+ Chọn lệnh rồi chọn Save hoặc nháy chuột ở biểu tƣợng (save)

d. Đóng tệp

+ Chọn lệnh rồi chọn Close

* Lƣu ý: Nếu có bất kỳ sửa đổi nào trong văn bản mà chƣa đƣợc lƣu vào

đĩa thì máy thông báo:

19

Chọn <YES> nếu muốn thoát có ghi lại sự thay đổi của tệp lên đĩa

Chọn <NO> nếu muốn thoát không ghi lại sự thay đổi của tệp lên đĩa.

e. Xoá tệp văn bản

Trong trƣờng hợp chúng ta muốn xoá những tệp văn bản không còn cần

thiết thì thao tác nhƣ sau

+ Thực hiện lệnh / Open => trên màn hình xuất hiện danh sách các

tệp

+ Nháy nút phải chuột tại tên tệp cần xoá => xuất hiện Menu

+ Chọn Delete, lúc đó máy sẽ hiện lên thông báo yêu cầu ta xác nhận

+ Chọn No nếu không còn muốn xoá tệp nữa, chọn Yes nếu muốn xoá tệp

đƣa vào “thùng rác”

2.1.3. Các chỉnh sửa khác trong văn bản

2.1.3.1. Căn chỉnh văn bản

Để căn chỉnh văn bản ta thực hiện

+ Chọn thẻ Home

+ Bôi đen đoạn văn bản cần căn chỉnh

+ Nháy vào trong các biểu tƣợng sau để căn chỉnh

2.1.3.2. Giãn thưa các dòng trong văn bản

+ Chọn thẻ Home

+ Chọn đoạn văn bản cần giãn thƣa

+ Nháy chuột ở nút mở hộp thoại của nhóm Paragraph

-> Xuất hiện hộp thoại:

20

+ Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn

- Single: Cách dòng đơn

- 1.5 lines: Cách một dòng rƣỡi

- Double: Cách dòng đôi

- Multiple: Cách dòng chính xác theo giá trị của con số do ngƣời

dùng nhập trong mục At

- Exactly: Khoảng cách chính xác giữa các dòng, nhập giá trị

khoảng cách vào mục At

2.1.3.3. Chèn thêm các ký tự đặc biệt

+ Chọn thẻ Insert

+ Đƣa con trỏ đánh máy đến nơi cần chèn

+ Nháy vào Symbol. Một hộp thoại hiện ra

21

+ Nháy chuột vào hộp Font để chọn bộ Font chứa các ký hiệu

+ Nháy chuột tại các ký tự cần chèn

+ Nháy nút Insert để chèn

+ Chèn xong ta nháy chuột tại nút Close để đóng hộp thoại

2.1.3.4. Tạo một dòng chữ đặc biệt nhờ WordAt

a. Tạo dòng chữ đặc biệt

Để tạo tiêu đề cho văn bản bằng các kiểu chữ khác nhau, các mẫu chữ đồ

hoạ, nghệ thuật ngoài các phông chữ đã cài sẵn ta có thể thiết kế các mẫu chữ

phù hợp với kiểu trang trí của ta

* Cách tạo dòng chữ như sau:

+ Chọn thẻ Insert

+ Nháy chọn WordArt > Xuất hiện các dạng WordArt

+ Trong hộp thoại Word Art, chọn kiểu trình bày, nháy chuột vào OK,

xuất hiện tiếp hộp thoại Edit WordArt Text

22

+ Trong hộp thoại Edit WordArt Text ta chọn phông chữ (Font), và cỡ

chữ (Size) tiếp theo tanhập nội dung cần trình bày trong khung Text

+ Nháy chuột OK để thực hiện tạo Word Art

* Định dạng và Hiệu chỉnh dòng chữ:

Do Word Art có tính chất giống nhƣ hình ảnh (Picture ) nên có thể thực

hiện các thao tác:

+ Xoá, di chuyển hay thay đổi kích thƣớc

+ Định dạng kiểu trình bày cho Word Art: Nháy chuột phải tại đối tƣợng

Word Art, chọn Format Word Art, chọn Layout, trong Wrapping Style chọn

kiểu trình bày cho Word Art.

+ Nháy chuột tại vị trí bất kỳ ngoài khung để trở về soạn thảo bình

thƣờng

+ Khi muốn sửa đổi văn bản tạo ra bằng Word At chỉ cần nháy đúp chuột

vào vùng văn bản đó

2.1.3.5. Chèn Text Box vào văn bản

Việc tạo văn bản con (Sub document) gọi là tạo Text Box

Để thực hiện tạo Text Box.Ta thực hiện

+ Chọn thẻ Insert

+ Nháy chuột vào biểu tƣợng Text Box ở nhóm Text

-> Xuất hiện các lựa chọn

+ Nháy chọn dạng Text Box

+ Gõ nội dung văn bản trong khung Text Box

+ Chỉnh sửa kiểu nét, màu, . . .

2.1.3.6. Chèn hình ảnh vào văn bản

23

Việc trang trí văn bản bằng cách chèn các hình ảnh đƣợc thực hiện nhƣ

sau:

a. Chèn tập tin hình (From file..)

+ Chọn thẻ Insert

+ Chọn Picture

-> Xuất hiện hộp thoại

+ Chọn thƣ mục chứa tệp hình ảnh ở hộp Look in, chọn hình ảnh cần

chèn, rồi chọn nút Insert để chèn

b. Thay đổi kích thước và di chuyển

Việc thay đổi kích thƣớc hình ảnh, hay di chuyển hình ảnh đến vị trí mới

trên văn bản đƣợc thực hiện nhƣ sau:

* Thay đổi kích thƣớc hình ảnh

+ Chọn đối tƣợng (hình ảnh) cần thay đổi kích thƣớc

+ Khi đó các nút hiệu chỉnh đƣợc xuất hiện trên đối tƣợng đó

+ Đƣa con trỏ chuột đến nút hiệu chỉnh kích thƣớc bấm chuột và rê để phóng

to hay thu nhỏ hình

* Di chuyển hình ảnh

+ Chọn đối tƣợng hình ảnh cần di chuyển

+ Nháy chuột & rê đến vị trí cần di chuyển

* Xoá hình ảnh

+ Chọn đối tƣợng hình ảnh cần xoá

+ Nhấn phím Delete trên bàn phím

Để đƣa hình chìm dƣới nội dung văn bản có thể thực hiện nháy chuột phải

tại đối tƣợng hình sau đó chọn Text Wrapping rồi chọn Behind Text

2.1.4. Các công cụ đồ họa

Ngoài tính năng soạn thảo văn bản, word còn cung cấp một vài công cụ

trợ giúp vẽ hình đơn giản.

2.1.4.1. Hiển thị bảng công cụ vẽ

+ Chọn thẻ Insert

+ Chọn Shapes

-> Xuất hiện bảng các công cụ vẽ

24

2.1.4.2. Vẽ và hiệu chỉnh hình vẽ:

a. Vẽ hình

+ Chọn đối tƣợng cần vẽ

+ Đƣa con trỏ chuột đến vị trí cần vẽ, nháy chuột và kéo rê để thực hiện

vẽ hình

b. Hiệu chỉnh hình vẽ

Do tính chất của hình vẽ cũng giống nhƣ tính chất của các hình chèn vào.

Nên ta có thể thực hiện các thao tác:

+ Xoá, di chuyển hay thay đổi kích thƣớc

+ Để gắn chữ vào trong hình thì ta nháy chuột phải vào hình và chọn

ADD TEXT rồi nhập văn bản vào.

2.2. Kẻ bảng biểu

2.2.1. Tạo biểu bảng

+ Chọn thẻ Insert

+ Đặt con trỏ tại vị trí cần tạo bảng

+ Chọn Table / Insert Table

-> Xuất hiện hộp thoại

25

+ Number of Columns: Nhập số cột của bản

+ Number of Rows: Nhập số dòng của bảng

+ Chọn OK để thực hiện kẻ bảng

2.2.2. Chỉnh sửa bảng

2.2.2.1. Các thao tác cơ bản trên bảng

a. Thao tác chọn ô, dòng, cột

* Chọn ô: Đƣa trỏ chuột sang mép trái ô khi trỏ chuột xuất hiện dạng mũi tên

đen nghiêng phải thì nháy chuột hoặc ấn giữ phím Shift cùng các phím mũi tên

* Chọn hàng: Đƣa trỏ chuột sang mép trái hàng khi trỏ chuột xuất hiện dạng mũi

tên trắng nghiêng phải thì nháy chuột

* Chọn cột: Đƣa trỏ chuột sang mép trên của cột khi trỏ chuột xuất hiện dạng

mũi tên đen chỉ xuống thì nháy chuột

b.Thay đổi kích thước bảng

* Thay đổi độ rộng cột

Cách 1: Rê chuột tại đƣờng phân cách giữa 2 cột khi thấy xuất hiện mũi

tên hai chiều thì bấm giữ và rê chuột để thay đổi độ rộng cột

Cách 2 :

- Chọn cột cần thay đổi

- Nháy nút phải chuột

=> Xuất hiện thực đơn

- Chọn Table Properties

=>Xuất hiện hộp thoại

- Chọn Column

26

- Nháy vào nút Preffered Width rồi đƣa vào con số chỉ độ rộng cột

- Chọn OK

* Thay đổi chiều cao dòng

Cách 1:

- Rê chuột tại đƣờng phân cách giữa 2 dòng khi thấy xuất hiện mũi tên hai

chiều thì bấm giữ và rê chuột để thay đổi chiều cao dòng

Cách 2:

- Chọn dòng cần thay đổi chiều cao

- Nháy nút phải chuột

=> Xuất hiện thực đơn

- Chọn Table Properties

Xuất hiện hộp thoại

- Chọn Row

- Nháy vào nút Specify height rồi đƣa vào con số chỉ chiều cao dòng

- Chọn OK

2.2.2.2. Thêm, chèn, xoá dòng hay cột vào bảng

* Chèn thêm dòng:

+ Chọn dòng mà ta sẽ chèn dòng mới vào phía trên (hoặc phía dƣới)

+ Chọn thẻ phụ Layout

+ Chọn Insert Above (hoặc Insert Below)

Lưu ý: Nếu muốn chèn thêm một dòng vào cuối bảng ta đƣa con trỏ vào

ô cuối cùng của dòng cuối cùng và nhấn phím Tab

* Chèn thêm cột:

+ Chọn cột mà ta sẽ chèn cột mới vào bên trái (Hoặc bên phải)

+ Chọn thẻ phụ Layout

+ Chọn lệnh Insert Left (Hoặc Insert Right)

* Xoá dòng

+ Chọn dòng cần xoá

+ Vào thẻ phụ Layout

+ Chọn Delete / Delete Rows

* Xoá cột:

+ Chọn cột cần xoá

+ Chọn thẻ phụ Layout

+ Vào Delete / Delete columns

27

2.2.2.3. Tạo, xoá các đường kẻ cho bảng

+ Chọn vùng bảng cần tạo, xoá đƣờng kẻ

+ Chọn thẻ phụ Design

+ Nháy chọn Borders / Borders and Shading

-> Xuất hiện hộp thoại:

+ Chọn mục Borders

+ Nháy chọn các kiểu đƣờng kẻ trong hộp Style

+ Nháy chuột tại các vị trí cần tạo hoặc xoá các đƣờng kẻ

+ Chọn OK

2.2.2.4. Nhập, tách các ô, cột trong bảng

a.Nhập nhiều ô lại thành một ô

+ Chọn các ô cần nhập

+ Chọn thẻ phụ Layout

+ Chọn Merge Cells

b. Chia ô thành nhiều ô nhỏ

+ Chọn ô cần chia

+ Chọn thẻ phụ Layout

28

+ Chọn Split Cells. Một hộp thoại xuất hiện

+ Number of columns: Nhập vào số chỉ số ô cần chia ra

+ Chọn OK thực hiện chia ô

2.3. In văn bản

2.3.1. Trình bày trang và màn hình

2.3.1.1. Trình bày màn hình

a. Các cách hiển thị tài liệu

Trong Word có thể xem tài liệu theo nhiều cách khác nhau.

+ Print Layout: Hiển thị tài liệu trên màn hình nhƣ là lúc in tài liệu. Ta có

thể thấy các thành phần nhƣ lề, ngắt trang, tiêu đề, chân trang in và hình mờ nền

trang

+ Full Screen Reading: Hiển thị tối đa nội dung của tài liệu trên toàn màn

hình để có thể dễ dàng đọc nó

+ Web Layout: Hiển thị tài liệu trên màn hình nhƣ là lúc hiển thị trên trình

duyệt Web. Ta có thể xem hình nền, AutoShapes, và các hiệu ứng khác

+ Outline: Hiển thị cấu trúc của tài liệu theo các cấp bậc của tiêu đề, đoạn

văn bản và cung cấp các công cụ để hiển thị và thay đổi hệ thống cấp bậc đó

+ Draft: Đơn giản hóa việc hiển thị tài liệu nhằm giúp ngƣời sử dụng có

thể nhập và sửa văn bản nhanh chóng. Ta không thể nhìn thấy các thành phần

hiển thị nhƣ tiêu đề, chân trang in

Chuyển đổi giữa các kiểu hiển thị: Chọn thẻ View và sử dụng các nút

trong nhóm Document Views hoặc sử dụng các nút trên thanh công cụ View ở

góc dƣới bên phải của cửa sổ

b. Hiện / ẩn thước và các thanh công cụ

* Hiện / ẩn thƣớc

Nháy chuột vào thẻ View, chọn lệnh Ruler

* Hiện / ẩn thanh Ribbon

29

Nhấp đúp chuột vào thẻ hiện tại (hoặc ấn Ctrl + F1), các nhóm của thẻ sẽ

biến mất

2.3.1.2. Định dạng trang

Ngoài việc trang trí kiểu chữ, Font chữ, cỡ chữ ta còn phải đặt lại trang

trƣớc khi in văn bản. Để đặt lại lề trang, hƣớng giấy ta thực hiện nhƣ sau :

+ Chọn thẻ Page Layout

+ Nháy chọn nút mở hộp thoại của nhóm Page Setup

-> Xuất hiện hộp thoại

+ Chọn mục Margins: Đặt lề cho trang giấy và xác định hƣớng in

- Top: Đặt lề trên

- Bottom: Đặt lề dƣới

- Left: Đặt lề trái

- Right: Đặt lề phải

- Chọn mục Portrait để chọn hƣớng in dọc

- Chọn mục Landscape để chọn hƣớng in ngang

- Mirror margins: Đặt lề trang đối xứng nhau , dùng để in văn bản có hai

mặt đối xứng nhau

+ Chọn Paper: Thiết lập cỡ giấy

Nháy chuột ở nút Paper Size để chọn cỡ giấy in

2.3.1.3.Đánh số trang

+ Chọn thẻ Insert

+ Chọn lệnh Page numbers

30

=> Xuất hiện các lựa chọn

- Đánh ở đầu trang: Chọn Top of page

- Đánh ở cuối trang: Chọn Bottom of page

2.3.1.4. Đặt tiêu đề

Tiêu đề đầu trang và cuối trang là văn bản đƣợc in trên đầu (hoặc cuối)

mỗi trang của tài liệu

Cách thực hiện

+ Chọn thẻ Insert

+ Chọn Header/ Chọn dạng thể hiện/ Gõ nội dung tiêu đề đầu trang

+ Chọn Footer/ Chọn dạng thể hiện/ Gõ nội dung tiêu đề cuối trang

+ Chọn Close Header and Footer để đóng hộp thoại

2.3.2. In văn bản

2.3.2.1. Kiểm tra tài liệu trước khi in

Thực hiện lệnh / Print / Print Preview => xuất hiện màn hình

Preview

Xem xong nháy chuột tại nút Close Print Preview để trở về màn hình soạn

thảo

2.3.2.2. In văn bản

+ Chọn lệnh / Print / Print. Xuất hiện hộp thoại :

31

Gồm các tuỳ chọn:

+ Mục Page Range: Chọn vùng in gồm

- All: In tất cả các trang

- Current Page: In trang hiện tại

- Pages: In một số trang đƣợc chọn

+ Mục Copies

- Number of Copies: Số bản in ra

+ Chọn xong các tuỳ chọn nháy vào OK để thực hiện in

32

CHƢƠNG 3

BẢNG TÍNH EXCEL

( Microsoft Office Excel 2007 )

3.1. Giới thiệu và các thao tác cơ bản trên bảng tính Excel

Microsoft Excel là phần mềm do hãng Microsoft của Mỹ xây dựng và

phát triển. Về mặt giao diện nó cũng giống Microsoft Word, kể cả cách vào

chƣơng trình và các thao tác cơ bản.Nhƣng phần mềm này thiên về mặt tính toán

dữ liệu trên bảng tính, do đó còn đƣợc gọi là bảng tính điện tử Excel.

Excel là một phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng

trên môi trƣờng Windows có đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau

+ Thực hiện đƣợc nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp

+ Tổ chức và lƣu trữ thông tin dƣới dạng bảng nhƣ bảng lƣơng, bảng kế

toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán . . .

+ Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán theo số liệu mới

+ Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân

tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh hoạ...

3.1.1. Khởi động và giới thiệu Excel

3.1.1.1. Khởi động Excel:

Để khởi động Excel ta thực hiện theo những cách sau:

Cách 1: Nháy trỏ chuột tại biểu tƣợng Microsoft Excel

Cách 2: Nháy chuột chọn Start / All Programs / Microsoft Office /

Microsoft Office Excel 2007

3.1.1.2. Giới thiệu màn hình của Excel

33

(1)

(2)

(1) Thanh công thức để hiển thị công thức trong quá trình tính toán, hiển

thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ bỏ, nút lựa chọn, nút chọn hàm, nội dung ô hiện

hành

(2) Cửa sổ chứa nội dung tệp(Workbook Windows). Gồm các thành phần:

- Đƣờng viền ngang: Ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái

- Cột (Column): Tập hợp các ô liên tiếp theo chiều dọc

- Đƣờng viền dọc: Ghi số thứ tự dòng

- Dòng (Row): Tập hợp các ô liên tiếp theo chiều ngang

- Ô (Cell): Là giao giữa một dòng và một cột

- Ô hiện hành (Active Cell): Là 1 ô trong bảng tính có khung viền quanh

+ Bảng tính (Sheet): Là một bảng gồm 1.048.576 hàng x 16.384 cột hình

thành hơn 17 tỷ ô

3.1.1.3. Thoát khỏi EXCEL

+ Đóng tất cả các tệp đang mở.

+ Nếu bảng tính chƣa ghi vào máy sẽ xuất hiện hộp thoại sau

34

- Chọn <YES> để thoát có lƣu trên đĩa

- Chọn<NO> để thoát không lƣu trên đĩa

- Chọn Cancel để huỷ bỏ lệnh trở về màn hình soạn thảo

+ Nháy trỏ chuột vào mục chọn Exit Excel

3.1.2. Thao tác cơ bản trong bảng tính

3.1.2.1. Cách di chuyển con trỏ ô

+ Dùng bàn phím: , , , , PgUp, PgDn

+ Dùng chuột: Nháy chuột tại ô cần di chuyển con trỏ đến ô đó

+ Dùng phím F5: ấn phím F5 rồi gõ vào địa chỉ ô cần tới vào hộp

Reference

3.1.2.2. Chọn khối ô dữ liệu

+ Chọn 1 ô: Di chuyển con trỏ ô đến ô cần chọn hoặc nháy chuột tại ô

chọn

+ Chọn 1 cột: Nháy chuột tại ký hiệu cột

+ Chọn 1 dòng: Nháy chuột tại số thứ tự dòng

+ Chọn 1 vùng:

Cách 1: Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn Shift dùng các mũi tên di

chuyển đến ô cuối cùng

Cách 2: Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng ấn giữ nút trái chuột kéo đến ô

cuối vùng

+ Chọn nhiều vùng: Ấn, giữ phím Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện

thao tác chọn các vùng khác nhau

+ Chọn toàn bộ bảng tính: nháy chuột tại giao của đƣờng viền ngang và

đƣờng viền dọc

3.1.2.3. Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng:

a.Thay đổi độ rộng cột

Cách1: Bấm, giữ và rê chuột trên đƣờng gạch đứng giữa hai cột (Tại

đƣờng viền ngang của bảng tính)

Cách 2: Thực hiện các bƣớc sau:

+ Chọn các cột cần thay đổi độ rộng

+ Chọn thẻ Home

+ Chọn lệnh Format / Column Width ở nhóm Cells

=> Xuất hiện hộp thoại

+ Gõ vào độ rộng ở hộp Column Width

35

+ Chọn <OK >

b.Thay đổi chiều cao dòng

Cách 1: Bấm, giữ và rê chuột trên đƣờng gạch ngang giữa hai dòng (Tại

đƣờng viền dọc của bảng tính) để thay đổi chiều cao dòng bên trên.

Cách 2: Thực hiện các bƣớc sau:

+ Chọn các hàng cần thay đổi chiều cao.

+ Chọn thẻ Home

+ Chọn lệnh Format / Row Height ở nhóm Cells

->Xuất hiện hộp thoại:

+ Gõ vào chiều cao dòng cần thay đổi vào hộp Row Height

+ Chọn <OK>.

3.1.2.4. Nhập dữ liệu

+ Muốn nhập dữ liệu tại vị trí nào trên bảng thì hãy đƣa trỏ Excel tới vị trí

đó rồi nhập dữ liệu vào

+ Muốn thay đổi Font chữ của vùng nào thì ta chọn vùng đó rồi thực hiện

chọn Home rồi nháy chọn phông chữ cần thiết

+ Muốn sửa chi tiết dữ liệu trong ô nào thì đƣa con trỏ Excel tới đó rồi ấn

F2 để đƣa trỏ văn bản vào trong ô cho phép sửa, sửa xong ấn Enter

3.1.2.5. Tạo các đường kẻ theo các vùng ô đã chọn

a.Dùng Menu lệnh

+ Bôi đen vùng ô cần tạo hoặc xoá đƣờng kẻ

+ Chọn thẻ Home

+ Trong nhómCells chọn lệnh Format / Format Cells => Xuất hiện hộp

thoại, trong hộp thoại này ta chọn mục Border

36

+ Nháy chọn kiểu nét kẻ trong khung Line Style

+ Chọn màu nét kẻ trong Color

+ Nháy chuột vào các vị trí cần tạo hoặc bỏ nét kẻ trong Border

+ Mục Presets: Tạo đƣờng viền

None: Không viền

Outline: Vẽ viền xung quanh vùng ô đƣợc chọn

Inside: Vẽ viền trong của vùng ô đƣợc chọn

+ Chọn <OK>

b. Dùng biểu tượng

+ Chọn vùng ô cần kẻ đƣờng viền.

+ Nháy chọn Home

+ Nháy chuột vào mũi tên ở biểu tƣợng Border trong nhóm Font

-> Xuất hiện bảng chọn

+ Nháy chuột vào các cạnh viền tƣơng ứng

3.1.2.6. Chèn, xoá cột hàng trên bảng tính

a. Chèn cột:

37

+ Chọn cột mà ta sẽ chèn thêm cột mới vào phía trƣớc

+ Chọn thẻ Home

+ Chọn lệnh Insert/ Insert Sheet Columns ở nhóm Cells

b. Chèn hàng:

+ Chọn hàng mà ta sẽ chèn thêm hàng mới vào phía trên

+ Chọn thẻ Home

+ Chọn lệnh Insert / Insert Sheet Rows ở nhóm Cells

c. Xoá cột

+ Chọn cột cần xoá

+ Chọn thẻ Home

+ Chọn lệnh Delete / Delete Sheet Columns ở nhóm Cells

d. Xoá hàng

+ Chọn hàng cần xoá

+ Chọn Home

+ Chọn lệnh Delete / Delete Sheet Rows ở nhóm Cells

3.1.2.7. Đánh số thứ tự tự động

Thực hiện theo các bƣớc sau:

+ Gõ các giá trị số vào ô thứ nhất, thứ hai

+ Bôi đen cả hai ô

+ Đƣa trỏ chuột vào núm đen ở cuối ô thứ hai, khi trỏ chuột có hình dấu +

thì bấm, giữ và rê chuột chọn vùng sẽ đánh số thứ tự rồi thả nút chuột

3.2. Xử lý tính toán trong Excel

3.2.1. Tính toán và địa chỉ trong bảng tính Excel

3.2.1.1. Nhập công thức

Các phép toán số học

+ (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (nâng lên luỹ thừa), % (tính phần

trăm)

Phép so sánh:

= (bằng) ,> (lớn hơn), < (nhỏ hơn) , >= (lớn hơn hoặc bằng) , <= (nhỏ

hơn hoặc bằng) , <> (không bằng)

Để máy hiểu là một công thức tính toán thì ta phải nhập dấu bằng (=) ở

phía trƣớc công thức.

VD1: =10+70+50*4

VD2: =A1+B1+C1

38

VD3: =(A5+B5)/20

* Sao chép nhanh dữ liệu: Ta đƣa trỏ chuột tới điểm nằm phía dƣới phải của trỏ

Excel (Điểm Fill handle) khi tới nơi thì xuất hiện dạng dấu cộng (+), bấm giữ

và rê chuột để sao chép dữ liệu

3.2.1.2. Các loại địa chỉ trong bảng tính

a.Vùng (Range)

Là tập hợp nhiều ô lại với nhau đƣợc xác định bởi:

<ô đầu>: <ô cuối>

VD: A1:A10 hoặc B6..E15

b.Địa chỉ tương đối (Relative address)

Là địa chỉ có dạng <cột><dòng>

Khi sao chép công thức thì các địa chỉ tƣơng đối trong công thức sẽ tự

thay đổi theo vị trí tƣơng ứng ở nơi đƣợc chép đến

Ví dụ: Công thức =B3+E3 chứa địa chỉ tƣơng đối, khi sao chép xuống ô

phía dƣới sẽ tự đổi thành =B4+E4

c.Địa chỉ tuyệt đối (Absolute address)

Là địa chỉ có dạng <$cột><$dòng>

Khi sao chép công thức thì các địa chỉ tuyệt đối trong công thức sẽ không

thay đổi

Ví dụ: Công thức =G2/$H$20 có chứa địa chỉ tuyệt đối $H$20 công thức

trên khi sao chép xuống ô phía dƣới sẽ thành =G3/$H$20

3.2.2. Các hàm của Excel

3.2.2.1. Các hàm toán học (Math)

Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ

ABS(number) Trả về giá trị tuyệt đối của số thực.

= ABS(12 – 20) = 8

INT(number) Trả về số nguyên gần nhât không vƣợt

quá number.

= INT(5.6) = 5

= INT(-5.6) = -6

MOD(number, divisor) Trả về số dƣ của phép chia nguyên

number cho divisor (number, divisor là

các số nguyên)

= MOD(5,3) = 2

39

ODD(number) Làm tròn lên tới một số nguyên lẻ gần

nhất

= ODD(3.6) = 5

= ODD(-2.2) = -3

PRODUCT(number1, number2, …) Tính tích của các giá trị trong danh

sách tham số.

= PRODUCT(2,-6,3,4) = -144

RAND() Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng

từ 0 đến 1

=RAND() = Số ngẫu nhiên

ROUND(number, num_digits) Làm tròn số number với độ chính xác

đến num_digits chữ số thập phân (với

qui ƣớc 0 làm tròn tới hàng đơn vị, 1 là

lấy 1 chữ số thập phân, -1 là làm tròn

tới hàng chục

= ROUND(5.13687,2) = 5.14

= ROUND(145.13687,-2) = 100

SQRT(number) Tính căn bậc 2 của một số dƣơng

number

= SQRT(36) = 6

SUM(number1, number2, …) Tính tổng các giá trị trong danh sách

tham số

= SUM(2,-6,8,4) = 8

3.2.2.2. Các hàm thống kê (Statistical)

Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ

MAX(number1, number2, …) Trả về giá trị lớn nhất của các giá trị số

trong danh sách tham số

= MAX(1,2,3,5) = 5

MIN(number1, number2, …) Trả về giá trị nhỏ nhất của các giá trị

số trong danh sách tham số

= MIN(1,2,3,5) = 1

AVERAGE(number1, number2, …) Trả về giá trị trung bình cộng của các

số trong danh sách tham số.

40

=AVERAGE(1,2,3,5) = 2.75

COUNT(value1, value2, …) Đếm số các giá trị số trong danh sách

tham số

= COUNT(2,”hai”,4,-6) = 3

COUNTA(value1, value2, …) Đếm số các ô không rỗng trong danh

sách tham số

= COUNTA(2,”hai”,4,-6) = 2

COUNTIF(range, criteria) Đếm các ô thõa mãn điều kiện criteria

trong vùng range

- range: Là vùng điều kiện sẽ đƣợc so

sánh

- criteria: Là chuỗi mô tả điều kiện, ví

dụ: “10”, “>15”

= COUNTIF(B4:B12,”>=6”)

RANK(number, ref, [order] Trả về thứ hạng của number trong ref,

với order là cách xếp hạng.

- Nếu order = 0 hoặc đƣợc bỏ qua ref

đƣợc hiểu là có thứ tự giảm

- Nếu order <> 0 thì ref đƣợc hiểu là có

thứ tự tăng.

3.2.2.3. Các hàm logic.

Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ

AND(logical1, logical2, …) Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các điều

kiện là TRUE

= AND(3>2,5<8,9>-12) = TRUE

OR (logical1, logical2, …) Trả về giá trị FALSE nếu tất cả các

điều kiện là FALSE

= OR(2>3,12<8,9>3) = TRUE

= OR(2>3, 12<8, -9>3) = FALSE

NOT(logical) Trả về giá trị phủ định của logical

= NOT (2>3) = TRUE

41

3.2.2.4. Các hàm xử lý chuỗi.

Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ

LOWER(text) Chuyển chuỗi text thành chữ thƣờng

= LOWER(“Đại Học Kinh Tế Nghệ

An”) = đại học kinh tế nghệ an

UPPER(text) Chuyển chuỗi text thành chữ in hoa.

= UPPER(“Đại học Kinh Tế Nghệ

An”) = ĐẠI HỌC KINH TẾ NGHỆ

AN

PROPER(text) Chuyển các ký tự đầu của mỗi từ trong

chuỗi text thành chữ in hoa, còn lại đều

là chữ thƣờng.

= PROPER(“ĐẠI HỌC KINH TẾ

NGHỆ AN”) = Đại Học Kinh Tế Nghệ

An.

LEFT(text, num_chars) Trả về num_chars ký tự bên trái chuỗi

text.

= LEFT(“ĐẠI HỌC KINH TẾ NGHỆ

AN”, 7) = ĐẠI HỌC

RIGHT(text, num_chars) Trả về num_chars ký tự bên phải chuỗi

text.

= RIGHT(“ĐẠI HỌC KINH TẾ

NGHỆ AN”, 7) = NGHỆ AN

MID(text, start_num, num_chars) Trả về chuỗi ký tự có độ dài

num_chars bắt đầu từ vị trí start_num

của chuỗi text.

= MID((“ĐẠI HỌC KINH TẾ NGHỆ

AN”,9,14) = KINH TẾ NGHỆ AN

VALUE(text) Chuyển chuỗi có dạng số thành trị số

= VALUE(“123”) +2 = 125

42

3.2.2.5. Hàm xử lý điều kiện IF (nếu)

* Cú pháp: = IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

* Tác dụng: Hàm sẽ trả về giá trị value_if_true nếu điều kiện logiacl_test là

TRUE ngƣợc lại sẽ trả về giá trị value_if_false.

* Ví dụ:

+ Ví dụ 1:

=IF(5>3, 100000, 70000) cho kết quả là 100000

=IF(2>8, 50000, 2000) cho kết quả là 2000

+ Ví dụ 2: Cho bảng dữ liệu trong Excel

A B C D E F G

1 TT Họ Và Tên Mã Chức

Vụ Quê Ngày công Xếp loại

2 1 Hồng Nhung TP Vinh 18 B

3 2 Việt Cƣờng GĐ Nam Đàn 23 B

4 3 Quang Thắng NV Tân Kỳ 26 A

5 4 Quang Linh PP Vinh 21 B

6 5 Quỳnh Hƣơng TP Nghi Lộc 24 A

7 6 Công Minh NV Nam Đàn 26 A

=IF(E2>21, “A”, “B”) cho kết quả là B

=IF(E3>21, “A”, “B”) cho kết quả là A

=IF(C2=“GĐ”, 100000, IF(C2=“TP”, 80000, 60000)) cho kết quả là 80000

=IF(C3=“GĐ”, 100000, IF(C3=“TP”, 80000, 60000)) cho kết quả là 100000

=IF(C4=“GĐ”, 100000, IF(C4=“TP”, 80000, 60000)) cho kết quả là 60000

3.2.2.6. Hàm tìm kiếm (lookup)

Hàm tìm kiếm (VLOOKUP)

* Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value, Table_array, col_index_num,

range_lookup)

* Chức năng: Tìm giá trị lookup_value trong cột trái nhất của bảng

table_array theo chuẩn dò tìm range_lookup, trả về trị tƣơng ứng trong cột

thứ col_index_num (nếu tìm thấy).

- range_lookup = 1: Tìm tƣơng đối, danh sách các giá trị dò tìm của

bảng Table_array phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu tìm không thấy sẽ

43

trả về giá trị lớn nhất nhƣng nhỏ hơn lookup_value.

- range_lookup = 0: Tìm chính xác, danh sách các giá trị dò tìm

của bảng Table_array không cần sắp xếp thứ tự. Nếu tìm không thấy sẽ trả về

lỗi #N/A.

* Ví dụ: Tính tiền công cho 3 loại công lao động khác nhau khác nhau biết rằng

số tiền cho từng loại công lao động là:

Loại A: 80000đ/công

Loại B: 60000đ/công

Loại C: 40000đ/công

Tiền công đƣợc tính theo công thức: Tiền lƣơng=Số công *Số tiền 1 công

Ta tạo bảng

A B C D E

1 Loại lao động Đơn giá

2 A 80000

3 B 60000

4 C 40000

5

6 TT Họ tên Loại lao động Số công Tiền công

7 1 Nam A 24

8 2 Minh B 16

9 3 Lan A 18

10 4 Toàn C 27

11 5 Hƣơng B 20

12 6 Tiến C 22

13 7 Vân A 25

14 8 Hoà B 22

15 9 Nam B 20

16 10 Xuân A 20

Để tính cột tiền công

ở ô E7 gõ công thức:

=Vlookup(C7,$B$2:$C$4,2,0)*D7

44

Sau đó sao chép công thức xuống các ô tiếp theo

Hàm tìm kiếm (HLOOKUP)

* Cú pháp: =HLOOKUP(lookup_value, Table_array, row_index_num,

range_lookup)

* Chức năng: Tìm giá trị lookup_value trong dòng trên cùng của bảng

table_array theochuẩn dò tìm range_lookup, trả về trị tƣơng ứng trong dòng thứ

row_index_num (nếu tìm thấy).

- range_lookup = 1: Tìm tƣơng đối, danh sách các giá trị dò tìm của

bảng Table_array phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu tìm không thấy sẽ

trả về giá trị lớn nhất nhƣng nhỏ hơn lookup_value.

- range_lookup = 0: Tìm chính xác, danh sách các giá trị dò tìm

của bảng Table_array không cần sắp xếp thứ tự. Nếu tìm không thấy sẽ trả về

lỗi#N/A.

Ví dụ: Giả sử ta có bảng trong Excel

A B C D E F

1

Mã Chức vụ gd tp kt nv

2

Chức vụ Giám đốc Trƣởng phòng Kỹ thuật Nhân viên

3

Phụ cấp 700 400 20 15

4

5

6 TT Họ tên Mã chức vụ Chức vụ Phụ cấp Lƣơng

7 1 Quỳnh Trang kt

8 2 Khắc Chính nv

9 3 Việt Hùng tp

10 4 Thanh Lam nv

11 5 Hồng Nhung kt

12 6 Đan Trƣờng tp

13 7 Nam Cao nv

14 8 Quốc Tuấn gd

Để xác định các cột Chức vụ, Phụ cấp, ở ô đầu tiên của các cột Chức vụ ta gõ

công thức: =HLOOKUP(C7,$B$1:$F$3,2,0), rồi sao chép công thức xuống các

ô dƣới.

45

Ở ô đầu tiên của cột Phụ cấp gõ công thức: =HLOOKUP(C7,$B$1:$F$3,3,0),

rồi sao chép công thức xuống các ô dƣới

Ta đƣợc bảng

A B C D E F

1

Mã chức vụ gd tp kt nv

2

Chức vụ Giám đốc Trƣởng phòng Kỹ thuật Nhân viên

3

Phụ cấp 700 400 200 150

4

5

6 TT Họ tên Mã chức vụ Chức vụ Phụ cấp Lƣơng

7 1 Quỳnh Trang kt Kỹ thuật 200

8 2 Khắc Chính nv Nhân viên 150

9 3 Việt Hùng tp Trƣởng phòng 400

10 4 Thanh Lam nv Nhân viên 150

11 5 Hồng Nhung kt Kỹ thuật 200

12 6 Đan Trƣờng tp Trƣởng phòng 400

13 7 Nam Cao nv Nhân viên 150

14 8 Quốc Tuấn gd Giám đốc 700

3.3. Định dạng và in dữ liệu

3.3.1 Định dạng và sắp xếp dữ liệu bảng tính

3.3.3.1. Định dạng dữ liệu số

a.Dùng thanh Menu:

+ Chọn vùng dữ liệu để định dạng số

+ Chọn thẻ Home

+ Nháy chuột vào nút mở hộp thoại của nhóm Number

-> Xuất hiện hộp thoại:

46

+ Chọn Number, chọn dòng Number

+ Chọn kiểu định dạng rồi chọn <OK>

b. Dùng biểu tượng

+ Biểu tƣợng để biểu diễn dữ liệu kiểu tiền tệ

+ Biểu tƣợng để biểu diễn dữ liệu kiểu phần trăm.

+ Biểu tƣợng để biểu diễn dữ liệu kiểu phân nhóm

+ Biểu tƣợng để tăng phần lẻ thập phân một chữ số

+ Biểu tƣợng để giảm phần lẻ thập phân một chữ số

3.3.1.2. Điều chỉnh vị trí dữ liệu

a. Định vị trí dữ liệu nhờ dùng thanh Menu

+ Chọn vùng dữ liệu để định dạng

47

+ Chọn thẻ Home

+ Nháy chuột vào nút mở hộp thoại của nhóm Alignment

->Xuất hiện hộp thoại: Chọn Alignment

+ Chọn mục Horizontal để lựa chọn điều chỉnh ngang dữ liệu trong từng

ô

- Left: Điều chỉnh thẳng mép trái.

- Center: Điều chỉnh ô giữa.

- Right: điều chỉnh thẳng mép phải.

+ Chọn mục Vertical để lựa chọn điều chỉnh dọc dữ liệu trong từng ô

- Top: Canh trên

- Bottom: Canh dƣới

- Center: canh giữa.

+ Chọn <OK>.

b. Dùng biểu tượng

+ Chọn vùng dữ liệu cần căn chỉnh

+ Chọn thẻ Home

48

+ Nháy chuột vào các biểu tƣợng của nhóm Alignment để căn chỉnh dữ

liệu

3.3.1.3. Định dạng kí tự nhờ dùng thanh Menu

+ Chọn các vùng dữ liệu để định dạng

+ Chọn thẻ Home

+ Nháy chuột vào nút mở hộp thoại của nhóm Font

->Xuất hiện hộp thoại chọn mục Font, trong hộp thoại này chọn

- Font: phông chữ

- Font Style: chọn kiểu chữ

- Size: cỡ chữ

- Under Line: các kiểu đƣờng gạch chân

- Color: màu chữ

49

Sau khi chọn loại định dạng cần thiết

+ Chọn <OK>

3.3.1.4. Sắp xếp dữ liệu:

+ Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp

+ Chọn lệnh Data / Sort => Xuất hiện hộp thoại:

+ Chọn cột cần sắp xếp ở hộp Sort by

+ Chọn giá trị sắp xếp tại hộp Sort On

+ Chọn thứ tự sắp xếp tại hộp Order

+ Chọn <OK>.

3.3.2. In ấn

a. Định dạng trang giấy in

+ Chọn thẻ Page Layout

+ Nháy chuột ở nút mở rộng của nhóm Page Setup

->Xuất hiện hộp thoại:

50

+ Chọn Page: Xác định chọn cỡ giấy và hƣớng in

- Orientation: Để chọn hƣớng giấy in

Portrait: Chọn hƣớng giấy in đứng

Landscape : Chọn hƣớng giấy in ngang

- Paper Size: Để chọn cỡ giấy

+ Chọn Margins: Xác định lề

- Left: Lề trái

- Righ: Lề phải

- Top: Lề trên

- Bottom: Lề dƣới

- Header: Khoảng cách từ tiêu đề đầu đến mép giấy trên

- Footer: Khoảng cách từ tiêu đề dƣới đến mép giấy dƣớ

+ Chọn Header/Footer: Để xác định tiêu đề đầu, tiêu đề cuối

+ Chọn Sheet: Xác định các thông số nhƣ lƣới,vùng in, đầu đề ..

- Print area: Xác định phạm vi cần in

- Mục Gridline: Cho hiện hoặc bỏ các đƣờng lƣới

Print titles: Xác định đầu đề lặp lại ở mỗi trang gồm

51

Mục Rows to Repeat at Top: Phạm vi dòng nhắc lại ở đầu mỗi trang

Column to repeat at left: Phạmvi cột nhắc lại ở đầu mỗi trang

b. Xem bảng tính trước khi in

+ Chọn lệnh / Print Preview

+ Xem xong nháy vào nút Close Print Prevew để trở về màn hình bảng

tính

c. In ấn

Sau khi đặt xong đầy đủ các thông số cho trang in, chọn giấy và hƣớng in

xong,để thực hiện in ta tiến hành các bƣớc sau :

* Nháy chọn

* Chọn Print / Print

->Xuất hiện hộp thoại:

Hộp thoại này gồm:

+ Mục Print range: Phạm vi in

- All: In tất cả

- Page(s) From ... To ... : In từ trang ... đến trang ...

Muốn in trang nào cụ thể ta đánh số trang vào đây

+ Mục Print What:

- Selection: In vùng đƣợc chọn.

52

- Active Sheet(s): In những bảng tính đƣợc chọn.

- Entire Word Book: In toàn bộ các bảng tính có chứa dữ liệu.

+ Mục Copies

- Number of copies : Cho biết số bản cần in

* Chọn OK để in

53

CHƢƠNG 4

CHƢƠNG TRÌNH TRÌNH CHIẾU POWERPOINT

PowerPoint 2007 là một phần của bộ Microsoft office 2007, dùng hỗ trợ

đắc lực cho việc trình chiếu báo cáo. Với khả năng tạo file trình chiếu nhanh

chóng, đẹp và chuyên nghiệp. Thay vì dựa vào những menu và toolbar nhƣ

trƣớc đây thì ngƣời dùng PowerPoint 2007 sẽ thấy cách sắp xếp khoa học hơn

với những lệnh liên quan đƣợc đƣa vào một nhóm. Dãy lệnh trên cửa sổ

PowerPoint 2007 đƣợc gọi là Ribbon, nó đƣợc xem nhƣ là trung tâm điều khiển

cho việc tạo ra các bài trình chiếu.Việc sử dụng cách thiết kế của Ribbon sẽ thấy

thuận tiện và khoa học hơn so với thiết kế của các phiên bản trƣớc.

4.1. Giới thiệu và khởi động PowerPoint

4.1.1. Khởi động PowerPoint

- Cách 1: Nháy chuột vào nút start trên thanh công cụ Windows, tiếp tục

chọn All Programs, chọn Microsoft office, và chọn Microsoft office 2007.

- Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu tƣợng trên màn hình

Windows

4.1.2. Giới thiệu thành phần chính của màn hình PowerPoint

Các thành phần chính của PowerPoint 2007, cũng giống nhƣ Word 2007

và Excel 2007, bao gồm các thanh công cụ (Toolbars), thanh thực đơn (Menu

bar) và các lệnh đơn khác. Ngoài ra PowerPoint 2007 có những công cụ và lệnh

đơn riêng biệt, ta sẽ xem xét trong quá trình soạn thảo PowerPoint 2007.

Sau đây là màn hình soạn thảo của PowerPoint 2007 khi bắt đầu khởi

động:

(1)

(2)

(3)

(4)

(10)

(9)

(8) (7) (6)

(5)

54

- Cửa sổ Outline (1): thể hiện cấu trúc tổ chức các khung slide trong phiên

trình bày. Có thể dùng khung này để tạo và sắp xếp các slide.

- Cửa sổ Notes (2): cho phép bổ sung ghi chú trong mỗi trang thuyết trình.

Khung Notes thƣờng dùng để mô tả chi tiết cho nội dung khung slide.

- Cửa sổ Slide (3): nội dung cần trình bày nằm ở khung này. Khung Slide

bao gồm văn bản, hình ảnh, các đoạn âm thanh mà chúng ta muốn trình diễn.

- Ribbon (4): họat động nhƣ một kết hợp của Menu bar và Toolbar, là

vùng phía trên của tài liệu. Nó có 7 tab: Home, Insert, Design, Animations, Slide

Show, Review và View. Mỗi tab đƣợc chia thành các nhóm. Các nhóm là tập

hợp các tính năng đƣợc thiết kế để thực thi các chức năng mà chúng ta sẽ sử

dụng trong việc phát triển hay chỉnh sửa các slide.

Các tính năng thƣờng sử dụng đƣợc hiển thị trên vùng Ribbon.Để xem thêm các

tính năng trong mỗi nhóm, kích vào mũi tên phía góc bên phải mỗi nhóm.

- Office button (5): Mở Office, chứa các menu Open, Save, Print, và tạo

mới file trình diễn,...

- Quick Access Toolbar (6): chứa shortcut cho một số tính năng thông

dụng. Các nút lệnh bao gồm Save, Undo, Repeat và Redo.Chúng ta cũng có thể

thêm các lệnh thƣờng dùng vào Quick Access Toolbar bằng cách click phải

chuột vào lệnh đó trên thanh Ribbon rồi chọn Add to Quick Access To.

- Title bar (7): thanh tiêu đề, hiển thị tên tệp trình diễn đang mở và tên

ứng dụng Microsoft PowerPoint, mặc định ban đầu khi mở một tệp trình diễn

chƣa lƣu là Presentation.

- Minimize, Maximize/Restore button và Close button (8): thay đổi kích

thƣớc cửa sổ ứng dụng và đóng ứng dụng.

- Work area (9): màn hình làm việc chính, dùng để sọan thảo file trình

diễn.

55

- Status bar (10): Thanh trạng thái báo cáo thông tin về bài trình diễn và

cung cấp các nút lệnh thay đổi chế độ hiển thị và phóng to, thu nhỏ vùng soạn

thảo.

4.1.3. Các thao tác với tệp trình diễn

a. Tạo mới bài trình diễn

Khi khởi động chƣơng trình PowerPoint thì một bài trình diễn rỗng đã

mặc định đƣợc tạo ra, chỉ cần tiếp tục soạn thảo nội dung cho các slide. Còn nếu

muốn tạo ra một trình diễn rỗng ta thực hiện nhƣ sau:

Chọn nút Office / Chọn New. Hộp thoại New Presentation xuất hiện

Tiếp tục chọn Blank Presentation và nhấn nút Create để tạo mới.Tổ hợp

phím tắt để tạo bài trình diễn là <Ctrl+N>.

Ngoài ra tại cửa sổ New Presentation chọn Installed Templates bên trái

cửa sổ để chọn các mẫu đƣợc xây dựng sẵn; hoặc New from Existing để tạo bài

trình diễn từ một tập tin có sẵn; hoặc có thể sử dụng mẫu từ trang web của

Microsoft ở mục Microsoft Office Online;...

b. Mở bài trình diễn đã được lưu

Chọn nút Office / Chọn Open. Xuất hiện hộp thoại Open

56

Tìm tới đƣờng dẫn chứa file cần mở / Chọn file và ấn vào Open trên hộp

thoại.

c. Lưu bài trình diễn

- Lƣu đầu tiên: Nhấn nút Office / Chọn Save. Hộp thoại Save as xuất hiện

Nhập tên tệp trình diễn vào hộp File name và tìm tới đƣờng dẫn lƣu tệp

trình diễn, sau đó chọn nút Save để lƣu.

- Lƣu các lần sau: Sau khi đã lƣu tập tin trình diễn, khi có hiệu chỉnh và

muốn lƣu tập tin lại ta thực hiện chọn nút Office / Chọn Save hoặc <Ctrl+S>

d. Đóng tập tin trình diễn

Khi đóng chƣơng trình PowerPoint thì các tập tin đang mở sẽ tự động

đóng theo, tuy nhiên nếu chỉ muốn đóng một tin cụ thể nào đó hiện hành ta thực

hiện vào Office / Chọn Close. Nếu tập tin chƣa đƣợc lƣu thì chƣơng trình sẽ

xuất hiện hộp thoại:

Chọn Yes sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn No sẽ đóng tệp và không

lƣu, chọn Cancel sẽ hủy bỏ việc đóng tệp.

4.2. Làm việc với bản trình chiếu

4.2.1. Nhập văn bản vào Slide

57

Có nhiều cách nhập văn bản vào Slide, thông thƣờng chúng ta nhập dữ

liệu trực tiếp vào textbox trong Slide.

Từ slide trống, nhấn chuột vào vùng chữ Click to add title để nhập tựa đề

cho slide

Tiếp tục nhấp chuột vào vùng Click to add subtitle để nhập tựa đề phụ,

thông thƣờngđây là các diễn giải về nội dung chi tiết cho tựa đề.Sau khi nhập

nội dung xong nhấp chuột vào vùng trống bên ngoài các Textbox để hoàn thành

việc nhập văn bản cho tựa đề và tựa đề phụ.

* Lƣu ý: Chúng ta có thể thay đổi vị trí cũng nhƣ kích thƣớc của các

khung Textbox, và việc nhập văn bản tƣơng tự nhƣ trong soạn thảo văn bản.

4.2.2. Thêm slide mới

Để chèn một slide mới vào thuyết trình, từ thanh Ribbon / Chọn thẻ Home

/ Chọn nút New Slide / Danh mục các kiểu slide xuất hiện, ta chọn một kiểu

layout phù hợp với dữ liệu định trình diễn.

4.2.3. Chèn Slide từ bản trình chiếu khác

Để chèn thuyết trình từ bản trình chiếu khác ta thực hiện lần lƣợt nhƣ sau:

58

Từ thanh Ribbon / Chọn thẻ Home / Chọn nút New Slide / Danh mục xuất

hiện chọn Reuse Slides / Xuất hiện cửa sổ Reuse Slides, tại hộp Insert slide from

tìm tới đƣờng dẫn chứa tệp trình diễn cần lấy slide / sau khi chọn xong phía dƣới

sẽ hiển thị các slide của file trình diễn / chọn slide cần chèn vào là đƣợc.

4.3.Thao tác chỉnh sửa các đối tƣợng trong slide

4.3.1. Thêm các đối tượng vào Slide

Việc sử dụng thêm các đối tƣợng vào slide sẽ giúp file trình diễn trở nên

sống động, đẹp và có sức thuyết phục hơn nhƣ chèn hình ảnh vào slide, chèn

hình từ Clip Art vào slide, chèn âm thanh vào slide, chèn đoạn phim vào slide,

chèn thêm bảng biểu, biểu đồ, chèn sơ đồ hình cây (SmartArt),...

Từ thanh Ribbon chọn thẻ Insert / Danh mục các nút lệnh xuất hiện

- Chèn hình ảnh vào slide: Chọn mục Picture / xuất hiện cửa sổ Insert

picture / tìm tới đƣờng dẫn chứa ảnh cần chèn.

- Chèn hình từ Clip Art: Chọn mục Clip Art / xuất hiện Task pane của

Clip art / sau đó chọn hình cần chèn.

- Chèn âm thanh vào slide: Chọn mục Sound / xuất hiện danh mục chọn

Sound from file / xuất hiện cửa sổ Insert sound / tìm tới đƣờng dẫn chứa âm

thanh và chọn tệp cần chèn.

59

- Chèn đoạn phim vào slide: Chọn mục Movie / xuất hiện danh mục tiếp

tục chọn Movie from file / xuất hiện cửa sổ Insert movie / tìm tới đƣờng dẫn

chứa đoạn phim cần chèn vào slide.

* Lƣu ý: Sau khi chèn xong, trên slide xuất hiện khung của đoạn phim, ta có thể

thay đổi kích thƣớc để sau khi trình chiếu slide xem rõ hơn.

- Chèn bảng biểu chọn danh mục Table; Chèn biểu đồ chọn danh mục

Chart và chèn sơ đồ hình cây chọn smartArt. Các thao tác thực hiện tƣơng tự

nhƣ trong soạn thảo văn bản Word.

4.3.2. Định dạng phông chữ

Có nhiều cách để định dạng phông chữ cho file trình diễn, có thể định

dạng phông chữ mặc định trong quá trình cài đặt PowerPoint 2007 hoặc có thể

thiết lập lại font mặc định ngay từ đầu. Sau đây chúng ta có một vài cách đơn

giản để định dạng font chữ.

- Cách 1: Chọn văn bản cần thay đổi font chữ / chọn thẻ Home, vào hộp

font chọn font cần thay đổi font chữ.

- Cách 2: Thiết lập font ngay từ đầu cho file trình diễn

Chọn thẻ View / Chọn danh mục Slide Master / Xuất hiện các dạng slide

/ click vào các khung cần thiết lập lại font / Sau đó lƣu lại file trình diễn.

4.3.3. Thay đổi khoảng cách đoạn và căn lề

- Thay đổi khoảng cách đoạn ta sử dụng biểu tƣợng Line spacing trên thẻ

home, tiếp tục chọn mục Line Spacing Options / xuất hiện hộp thoại Pragraph

60

Trong hộp Spacing nhập vào khoảng cách thích hợp cần thay đổi ở mục

Before hoặc After.

- Căn lề văn bản trong slide cũng thực hiện tƣơng tự nhƣ trong soạn thảo

văn bản word. Chọn vùng văn bản cần căn lề, sau đó ấn vào các biểu tƣợng

tƣơng ứng trên thẻ Home.

4.4. Các hiệu ứng trình diễn

4.4.1. Thêm, xoá hiệu ứng trong Slide

- Hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide: Những hiệu ứng động chỉ có hiệu

lực khi chuyển slide này sang slide khác trong quá trình trình diễn.

Thực hiện chọn slide / chọn các kiểu hiệu ứng khác nhau trong khung Transition

this slide trên thẻ Animations.

* Lƣu ý: Muốn hủy hiệu ứng cho slide, trong khung Transition to this slide chọn

hiệu ứng No Transition

- Hiệu ứng cho các đối tƣợng trong slide: Các hiệu ứng động của các đối

tƣợng trong slide chỉ có hiệu lực trong quá trình trình diễn.

Thực hiện chọn đối tƣợng trong slide cần muốn tạo hiệu ứng / Chọn thẻ

Animations / Trong khung Animations chọn Custom Animation / xuất hiện Task

Pane của Custom Animation / Tiếp tục chọn Add Effect / Chọn Entrance / chọn

hiệu ứng thích hợp.

61

* Lƣu ý: Muốn hủy hiệu ứng cho đối tƣợng nào thì tại khung Custom

Animation, chọn thứ tự hiệu ứng của đối tƣợng sau đó chọn Remove.

4.4.2. Kết nối các trình chiếu

Trong quá trình chúng ta tạo các báo cáo, các bài trình diễn có nhiều slide,

chúng ta nên quản lý các slide có cùng một chức năng vào một file trình diễn, và

file trình diễn chính chỉ cần kết nối tới các file trình diễn khác.

Ví dụ: Ta sẽ có các file trình diễn sau

Tin học văn phòng.pptx

62

Phần 1.pptx (Soạn các slide liên quan đến nội dung phần 1)

Phần 2.pptx (Soạn các slide liên quan đến nội dung phần 2)

Phần 3.pptx (Soạn các slide liên quan đến nội dung phần 3)

Phần 4.pptx (Soạn các slide liên quan đến nội dung phần 4)

Phần 5.pptx (Soạn các slide liên quan đến nội dung phần 5)

Ta sẽ thực hiện kết nối các phần 1, phần 2, phần 3, phần 4, phần 5 trong

slide của tệp Tin học văn phòng.pptx tới các file trình diễn đã soạn (Phần1.pptx,

...,Phần 5.pptx)

Thực hiện nhƣ sau:

Bôi đen đoạn văn bản cần kết nối / Nháy chuột phải chọn Hyperlink / xuất

hiện hộp thoại Insert Hyperlink / chọn Create New Document / chọn Change để

tìm tới đƣờng dẫn chứa file trình diễn cần kết nối / OK

* Lƣu ý: Chạy slide trình chiếu hiện thời ấn fím Shift +F5, chạy file trình chiếu

từ đầu ấn phím F5, phím ESC để hủy trình chiếu.

4.5. In bản trình chiếu

4.5.1. Xem bản trình chiếu

Print Preview cho khả năng xem trƣớc bản trình bày sẽ trông nhƣ thế nào

trƣớc khi in nó. Trong khi xem trƣớc in, ta có thể chuyển giữa các cách hiển thị

khác nhau.

63

Để thực hiện ta vào nút Office / chọn Print / chọn Print Preview / xuất

hiện cửa sổ Print Preview (các thao tác ở cửa sổ Print Preview tƣơng tự hệ soạn

thảo văn bản Word)

4.5.2. In bản trình chiếu

Để thực hiện in bản trình chiếu vào nút Office / chọn Print / tiếp tục chọn

Print / xuất hiện hộp thoại Print chọn các mục:

- Name: Chọn tên máy in

- All: In tất cả (hoặc Current slide: In slide hiện thời hoặc vào Slides: chọn

lựa các slide cần in)

- Print what: Chọn Handouts / tại mục Slides per page chọn số slide cần in

trên một trang/ OK

64

CHƢƠNG 5

SỬ DỤNG CÁC DỊCH VỤ TRÊN INTERNET

5.1. Trình duyệt Web

5.1.1. Trình duyệt là gì?

Trình duyệt là một chƣơng trình hiển thị các tập tin có định dạng HTML

(Hypertext Markup Language- ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản). Các tập tin

trong định dạng HTML thƣờng đƣợc gọi là trang Web bởi vì chúng là các

“trang” bạn nhìn khi di chuyển quanh internet. Trình duyệt sẽ mở trang mới khi

bạn nháy vào một siêu liên kết tới trang đó trên trang web.

Khi vào một trang web hay nháy vào một siêu liên kết, bạn phát sinh một

chuỗi sự kiện. Trƣớc hết trình duyệt xác định tài liệu bạn muốn xem, sau đó liên

hệ với máy tính (máy chủ) có lƣu tài liệu đó. Sau khi máy tính này đƣợc định vị,

trình duyệt tải xuống tài liệu này vào máy tính của bạn.

5.1.2. Địa chỉ web là gì

Địa chỉ web thƣờng gọi là URL ( Uniform Resoure Locator- Bộ định vị

tài nguyên thống nhất). Mọi trang web đều có địa chỉ duy nhất.

Một số chuẩn đã đƣợc xây dựng để đặt địa chỉ cho trang web, trong đó có

tên miền. Tên miền cho bạn thông tin về những gì có thể có tại địa chỉ này.

Ví dụ: www.dantri.com.vn

Các phần com hay vn trong địa chỉ tên miền ở trên đƣợc gọi là tên miền

cấp 1 chia làm 2 nhóm chính.

- Tên miền mang tính tổ chức:

Tên miền Tổ chức

com (commerical) Thƣơng mại

edu (Education) Giáo dục

gov (Governmental) Chính phủ

int (International) Quốc tế

mil (Military) Quân đội

net (Networking) Tài nguyên trên mạng

org (Organnizational) Các tổ chức khác

65

- Tên miền mang tính địa lý:

Tên miền Tổ chức

At Áo

Au Úc

Ca Canada

De Đức

Fr Pháp

Jp Nhật

Uk Anh

Us Mỹ

Vn Việt nam

5.1.3. Dạo quanh Internet bằng trình duyệt

Phần mềm sử dụng để nạp, dịch và hiển thị trang Web gọi là trình duyệt

Web (Web browser). Hiện nay trình duyệt web thông dụng nhất là Internet

Explorer của Microsoft, ngoài ra còn có Mozilla FireFox, Chrome của Google,

Opera, Safari của Apple. Trong phạm vi giáo trình trình bày về trình duyệt

Internet Explorer. Để mở Internet Explorer ta có các cách sau:

C1: Nháy đúp biểu tƣợng Internet Explorer trên desktop máy tính của bạn:

C2: Start / All Programs/ Internet Explorer.

5.1.4. Di chuyển bằng thanh công cụ chuẩn và bàn phím

Thanh công cụ chuẩn cho ta các công cụ cần thiết để khám phá có hiệu

quả Web.

Back: Quay lại trang trƣớc

Forward:Đảo ngƣợc hành động của nút Back.

Stop: huỷ bỏ việc tải trang web xuống.

Refresh: Tải lại trang web bạn đang xem.

66

Home: Quay về trang chủ.

Search: Tìm kiếm theo chủđề.

Favorites: Chứa danh sách các website ƣa thích.

History: Hiển thị các site bạn đã viếng thăm.

Full Screen: xem trang web trên toàn màn hình.

Mail: Quản lí thƣđiện tử.

Print: In trang web hiện tại.

5.1.5. Thiết đặt trang chủ ngầm định

Với trang Web bạn mở thƣờng xuyên, hãy đặt trang đó là trang chủ. Cách

làm nhƣ sau:Mở bảng chọn Tool/ chọn Internet Options:

Gõ địa chỉ trang bạn chọn làm trang chủ vào hộp Address và nháy OK.

5.1.6. Lưu giữ trang Web

Có thể lƣu trang Web theo 3 cách

- Lƣu trang web đầy đủ: Lƣu tập tin HTML và tất cả các tập tin phụ nhƣ

ảnh đƣợc nhúng trong trang web này

Cách làm:

+ Khởi động Internet Explorer nếu cần

+ Vào một trang web bạn muốn lƣu

+ Trên bảng chọn File/ Save as. Hộp thoại Save Web Page xuất hiện.

+ Chọn thƣ mục để chứa trang web này.

+ Gõ tên trong ô File Name.

67

+ Nháy mũi tên thả xuống ở ô Save As Type, nháy chọn Web Page

Complete (*.htm, *.html) và nháy Save.

- Chỉ lƣu giữ tập tin HTML của trang web: Lƣu các thẻ định dạng HTML,

nhƣng không lƣu giữ các tập tin đƣợc nhúng.

Cách làm:

Khởi động Internet Explorer nếu cần.

+ Vào một trang web bạn muốn lƣu.

+ Trên bảng chọn File/ Save as. Hộp thoại Save Web Page xuất hiện

+ Chọn thƣ mục để chứa trang web này.

+ Gõ tên trong ô File Name.

+ Nháy mũi tên thả xuống ở ô Save As Type, nháy chọn Web Page, HTML

Only (*.htm, *.html) và nháy Save

- Lƣu trang Web nhƣ tập tin văn bản

Cách làm:

+Khởi động Internet Explorer nếu cần.

+ Vào một trang web bạn muốn lƣu.

+ Trên bảng chọn File/ Save as. Hộp thoại Save Web Page xuất hiện

+ Chọnthƣ mục để chứa trang web này.

+ Gõ tên trong ô File Name.

+ Nháy mũi tên thả xuống ở ô Save As Type, nháy chọn TextFile(*.txt) và

nháy Save.

5.2 Tìm kiếm và tải thông tin

5.2.1. Tìm kiếm thông tin

5.2.1.1. Tìm kiếm trên Internet

Internet chứa rất nhiều thông tin và bạn thƣờng phải tìm thông tin theo các

chủ đề thích hợp. Bạn có thể sử dụng nút Search trên thanh công cụ và sẽ mở ra

Search Assistant. Nó cho phép tìm theo từ chủ đề. Sau khi gõ vào từ chủ đề và

nháy nút Search, Search Assistants sẽ hiển thị danh sách các trang web có chứa

thông tin về từ chủ đề của bạn. Cũng có thể tìm các trang web bằng sử dụng ô

Address, trong ô này gõ Go hoặc Find, theo sau là dấu cách và một từ hay cụm

từ rồi nhấn Enter. Trang Auto- search Web sẽ xuất hiện với một danh sách các

siêu liên kết tới các trang web.

68

Bạn có thể dùng một số công cụ tìm kiếm nhƣ: Yahoo, HotBot, Google để

tìm tài liệu trên Internet.Mỗi hãng tìm kiếm đều có điểm mạnh và điểm yếu

riêng tuy nhiên dẫn đầu hiện nay vẫn là công cụ tìm kiếm của Google.

5.2.1.2. Sử dụng công cụ Google để tìm kiếm thông tin

Hiện nay Google là một công cụ rất mạnh dùng để tìm kiếm thông tin trên

mạng.Chỉ bằng google và một số thao tác tìm kiếm sau bạn có thể tìm thấy bất cứ

thông tin gì trên mạng. Giả sử bạn cần tìm thông tin về trƣờng Đại học Kinh tế

Nghệ An hãy làm theo các bƣớc sau

Bƣớc 1:

Mở trình duyệt Internet Explorer (IE) , gõ địa chỉ web của google Việt

Nam là: http://www.google.com.vn, trình duyệtIE đƣa trang google về máy bạn

có dạng nhƣ sau

Bƣớc 2:

Gõ cụm từ: "Đại học Kinh Tế Nghệ An" vào ô. Ở đây chúng ta tìm các

thông tin liên quan đến Đại học Kinh Tế Nghệ An, do đó hãy chọn mục Internet

hoặc hình ảnh. Nhấn Enter để bắt đầu tìm kiếm.

•Nếu bạn tìm ở mục Internet, google sẽ đƣa ra các trang web có nội dung

liên quan đến Đại học Kinh Tế Nghệ An , kết quả này đƣợc sắp theo thứ tự các

trang có nội dung liên quan nhiều nhất sẽ đƣợc đặt lên trên nhất. Kết quả nhƣ

sau:

69

•Nếu bạn tìm theo hình ảnh, kết quả hiển thị những hình ảnh về đại học

Kinh Tế Nghệ an

Cuối cùng nhấp chuột vào ảnh hoặc các địa chỉ trang web và lựa chọn

thông tin mình cần.

5.3 Tạo lập và sử dụng Email

Thƣ điện tử (Email) là phƣơng tiện liên lạc vô cùng tiện lợi trong thời đại

công nghệ thông tin ngày nay. Sử dụng Email ta có thể trao đổi thông tin với bạn

bè, đồng nghiệp trên toàn cầu mà không quan tâm đến việc ngƣời nhận ở đâu.

70

Địa chỉ Email (Email Address) gọi tắt là email là một định danh duy nhất

trên Internet cho phép ngƣời sử dụng giao dịch với nhau. Cấu trúc một địa chỉ

Email: <Tên tài khoản>@<Tên miền>. Tên miền là tên của máy chủ cung cấp

dịch vụ Email (Email Server), tên tài khoản là tên đƣợc đăng ký để phân biệt các

địa chỉ email khác có cùng tên miền.

Ví dụ: khoakinhte@gmail.com, bomontinhoc@yahoo.com, …

Muốn gửi Email thì ngƣời dùng phải có kết nối Internet hoặc kết nối vào

Mail Server. Khi ngƣời A gửi Email cho ngƣời B, nội dung thƣ sẽ đƣợc lƣu trữ

tại Email Server. Chỉ duy nhất ngƣời B có thể đăng nhập vào tài khoản của mình

và đọc tất cả các Email gửi cho mình.Có nhiều cách làm việc với Email nhƣ sử

dụng Webbrowser để sử dụng Webmail (nếu nhà cung cấp email có dịch vụ này)

hoặc dùng công cụ khác.

Webmail là hệ thống cung cấp các dịch vụ Email thông qua một

Website.Ngƣời dùng sử dụng Webbrowser truy cập vào địa chỉ website của nhà

cung cấp dịch vụ, sử dụng tài khoản Email đã đƣợc cung cấp để sử dụng các

dịch vụ Email. Một số Webmail thông dụng nhƣ www.gmail.com,

www.yahoo.com, www.hotmail.com , … Cách sử dụng mail của các nhà cung

cấp gần nhƣ tƣơng tự do đó trong giáo trình này chỉ tập trung mô tả về dịch vụ

mail của Google.

5.3.1. Sử dụng Email của Gmail

5.3.1.1. Đăng ký hộp thư Gmail

Hộp thƣ Gmail đã trở nên khá phổ biến và quen thuộc bởi có nhiều tính

nhấp dẫn vƣợt trội hơn Yahoo!Mail:

- Dung lƣợng lớn, hiện tại là 6911 MB, tƣơng đƣơng với gần 7 Gigabytes,

vàdung lƣợng này vẫn đang tiếp tục tăng lên.

- Tốc độ đọc, đăng nhập/đăng xuất, gửi/nhận thƣ, đính kèm file rất nhanh,

nhanh hơn rất nhiều so với Yahoo!Mail

- Đƣợc sử dụng các dịch vụ hấp dẫn của Google: Google Docs,

Googlepages, Google Groups, Google Blogs.

Bƣớc 1:

Để đăng ký một tài khoản Gmail, bạn truy cập vào

trang http://gmail.comTrong trang Gmail, bạn click vào dòng chữ Sign up for

Gmail để đăng ký

71

Bƣớc 2:

Trong trang Create a Google Account - Gmail, bạn điền đầy đủ các thông

tin sau:

- First name: nhập vào tên của bạn

- Last name: nhập vào họ của bạn

- Desired Login Name: bạn nhập vào tên đăng nhập rồi nhấp nút Check

availability để kiểm tra xem có bị trùng với ai đó không, nếu tên đăng nhập bạn

chọn có thể sử dụng đƣợc thì sẽ hiện thông báo ten-dang-nhap is available

Bƣớc 3:

72

- Choose a password: nhập vào mật khẩu của bạn, mật khẩu phải trên 8 ký

tự

- Re-enter password: nhập lại mật khẩu một lần nữa

Bƣớc 4:

Kéo xuống phía dƣới điền tiếp những phần sau:

- Security Question: chọn một câu hỏi bất kỳ, đây là câu hỏi bảo mật để

lấy lại mật khẩu khi cần.

- Answer: trả lời cho cho câu hỏi trên (bạn cần ghi nhớ câu hỏi và đáp án

để đề phòng trƣờng hợp quên mật khẩu)

- Location: chọn quốc gia là Việt Nam

- Word Verification: nhập vào xác nhận hiện ra trong hình

Xong rồi bạn nhấp nút I accept. Create my acount để đăng ký :

73

Bạn nào không quen với tiếng Anh thì Click vào Listbox của mục Change

language rồi chọn Tiếng Việt

Bƣớc 5:

Đến khi trang Introduction to Google Mail hiện ra thì bạn đã đăng ký

thành công, bạn nhấp vào chữ I'm ready - show me my account để truy cập vào

hộp thƣ.

5.3.1.2. Sử dụng hộp thư Gmai

Để đăng nhập vào hộp thƣ, bạn truy cập vào địa chỉ http://gmail.com, điền

74

username + mật khẩu vào rồi nhấp nút Sign In

5.3.1.3. Chuyển sang giao diện tiếng Việt:

Nếu bạn thấy giao diện tiếng Anh khó dùng thì có thể chuyển sang giao

diện tiếng Việt bằng cách:

Sau khi đăng nhập vào hộp thƣ, click vào chữ Settings ở góc phải, phía

trên của màn hình

75

Tại khung thẻ General trong khung Settings, chọn Tiếng Việt tại mục

Gmail display language

Kéo thanh trƣợt xuống cuối cùng,

Chọn mục Use Unicode (UTF-8) encoding for outgoing messages

click nút Save Changes để lƣu lại thay đổi

76

Nếu có thông báo hiện ra thì chọn Yes. Đợi khoảng 30 giây để Gmail lƣu

lại thiết lập.

5.3.1.4. Gửi thư

Tại giao diện chính của Gmail, click chữ Soạn Thƣ

- Tới: Nhập địa chỉ email ngƣời nhận

- Chủ đề: nhập tiêu đề cho lá thƣ, ví dụ: chào bạn

Nếu muốn gửi cho nhiều ngƣời thì bạn nhấp chữ Thêm CC rồi nhập vào

email của những ngƣời cần gửi, mỗi email cách nhau bởi dấu phẩy (,).

- Khung lớn nhất: bạn nhập vào nội dung của lá thƣ

Nếu muốn gửi tập tin đính kèm theo thƣ cho ngƣời nhận (nhƣ hình ảnh,

văn bản...) thì bạn click chữ Đính kèm tệp và chỉ ra tập tin cần đính kèm.

Cuối cùng là click nút Gửi để gửi thƣ đi. Tốc độ gửi thƣ và tập tin đính

kèm đi khá nhanh. Nếu trong khi bạn soạn thƣ thì Gmail sẽ lƣu lại thƣ của bạn

dƣới nháp cứ vài phút một lần (tránh tình trạng mất thƣ, phải gõ lại từ đầu)

77

* Lƣu ý: vì lý do bảo mật nên Gmail hạn chế không cho gửi file có đuôi .EXE

và file ZIP chứa file .EXE. Nếu muốn gửi tập tin *.exe thì bạn có thể nén nó lại

thành tập tin *.rar hoặc đổi phần mở rộng *.exe thành phần mở rộng khác, ví dụ

.abc rồi thông báo cho ngƣời nhận.

5.3.1.5. Đọc thư

Khi có thƣ thì Gmail tự động phân loại thƣ vào mục tƣơng ứng rồi hiện

thông báo cho bạn biết, ví dụ: Hộp thƣ đến (1) tức là có 1 lá thƣ mới chƣa đọc

trong Hộp thƣ đến, bạn click vào Hộp thƣ đến rồi click vào tiêu đề lá thƣ để xem

nội dung của thƣ đó.

78

Nếu muốn biết rõ thông tin của ngƣời gửi thƣ, click dòng Hiển thị chi

tiết để xem.

5.3.2. Các thiết lập về tài khoản

Để thực hiện các thiết lập về tài khoản, bạn đăng nhập vào hộp thƣ, click

chữ Cài đặt ở góc phải trên cùng.

Trong của sổ cài đặt, bạn click chữ Tài khoản

79

5.3.2.1. Gửi mail bằng địa chỉ Email khác

Bạn có nhiều hộp thƣ và bạn muốn dùng hộp thƣ Gmail này để gửi thƣ

bằng địa chỉ Email kia (ngƣời nhận sẽ thấy thƣ đƣợc gửi từ Email kia, trong khi

bạn dùng hộp thƣ Gmail này để gửi), bạn thiết lập nhƣ sau:

Bƣớc 1:

Trong phần cài đặt Tài khoản, bạn click chữ Thêm địa chỉ Email

Một hộp thoại nhỏ hiện ra, bạn gõ vào tên hiển thị và địa chỉ Email của

hộp thƣ kia rồi nhấp nút Bƣớc tiếp theo

80

Trong hộp thoại này, bạn nhấp nút Gửi mã xác minh, email chứa mã xác minh

sẽ đƣợc gửi tới hộp thƣ kia

Bƣớc 2:

Bạn đăng nhập vào hộp thƣ kia, trong Inbox sẽ có một là thƣ từ Nhóm

Gmail với tiêu đề Xác nhận Gmail - Gửi thƣ bằng...

Bạn click vào tiêu đề lá thƣ đó để xem nội dung

81

Trong lá thƣ, bạn copy lại mã xác minh

Quay lại hộp thoại xác minh, paste mã xác minh vào rồi nhấp nút Xác

minh. Đợi một chút để Gmail kiểm tra mã xác minh và xác nhận.

Sau khi xác minh xong, Email kia sẽ hiện ra trong danh sách

82

Từ đây, bạn có thể Xóa, chỉnh sửa thông tin, đặt làm mặc định hoặc

thêm email khác.

Khi Email đƣợc đặt làm mặc định thì nó sẽ mặc định trở thành hộp thƣ

gửi khi bạn soạn thƣ :

83

Tại đây, muốn gửi thƣ bằng đia chỉ Email nào thì bạn chọn Email tƣơng

ứng trong danh sách :

5.3.2.2. Nhận Mail từ các Email khác

Bạn có nhiều hộp thƣ và chỉ quen dùng hộp thƣ Gmail này, làm biếng

check mail trong mấy cái hộp thƣ kia, thì bạn có thể thiết lập để mỗi khi mấy

hộp thƣ kia có thƣ thì nó tự đông gửi sang hộp thƣ này (Chính xác là hộp thƣ

Gmail này đã truy cập vào hộp thƣ kia để lấy thƣ về), bạn chỉ cần vào hộp thƣ

này check mail cho đỡ mệt. Cách làm nhƣ sau:

Bƣớc 1:

Trong phần cài đặt Tài khoản, bạn click chữ Thêm một tài khoản thƣ

khác :

84

Hộp thoại Thêm tài khoản thƣ hiện ra, bạn gõ vào địa chỉ Email của hộp

thƣ kia rồi nhấp nút Bƣớc tiếp theo

85

Bƣớc 2:

Bạn đăng nhập vào hộp thƣ kia :

Trong hộp thƣ kia, bạn click chữ Cài đặt trong phần cài đặt, bạn click

chữ Chuyển tiếp và POP/IMAP

Bạn chọn mục Bật POP cho tất cả thƣ rồi nhấp nút Lƣu thay đổi

86

Bƣớc 3:

Quay lại hộp thoại Thêm tài khoản thƣ mục hộp thƣ này

- Gõ tên ngƣời dùng và mật khẩu của hộp thƣ kia vào.

- Chọn mục Lƣu trữ các thƣ đến (bỏ quan Hộp thƣ đến)

- Các mục khác để mặc định /Nhấp nút Thêm Tài khoản

Hộp thoại thông báo Tài khoản của bạn đã đƣợc thêm, bạn nhấp

nút Bƣớc Tiếp theo

Hộp thoại Thêm một địa chỉ email khác hiện ra, nếu muốn thêm, bạn

nhấpnút Bƣớc tiếp theo, không muốn thêm thì nhấp nút Hủy

87

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.Giáo trình Tin học đại cương, Nhà xuất bản Đại Học Kinh Tế Quốc

Dân, 2012.

2.Giáo trình Tin học đại cương, Nhà xuất bản Đại Học Kinh Tế Quốc

Dân, 2010.

3.Hoàng Sơn, Hoàng Huy Hướng dẫn tự học Internet và Internet explorer

6.0, Nhà xuất bản Thống kê, 2001

4. Bùi Thế Tâm, Giáo trình Tin học văn phòng, Nhà xuất bản Giao thông

vận tải, 2008.

5. Trƣơng Công Tuân, Tin học văn phòng, Nhà xuất bản văn hoá thông

tin, 2007.

6. Vũ Nhật Minh, Sử dụng tin học văn phòng, Nhà xuất bản Hà nội,

2008.

7. Phạm Thanh MinhMicrosoft word 2000 và PowerPoint 2000,Đại học

Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, 2000.