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ASSISTENTE DI DIREZIONE: LE COMPETENZE

Docente: Helga Ogliari

Gli Spuntini formativi

Cos’è una competenza?

“Una caratteristica intrinseca individuale che è

casualmente collegata ad una performance efficace o

superiore in una mansione e che è misurata sulla

base di un criterio prestabilito”

Fonte: Spencer & Spencer – Competenza nel lavoro

Helga Ogliari Spuntini formativi Secretary.it

Il comportamento competente è determinato da 5 caratteristiche che

intervengono a diversi livelli: conoscenze, skill (abilità), immagine di sé, tratti di

personalità, motivazioni

INTENZIONE

Caratteristiche

personali

AZIONE

comportamento

RISULTATO

Rendimento

nella mansione

Motivazioni

Tratti

Immagine di sé

Conoscenze

Skill

Fonte: Renato Boccolari - Competenze

Come funziona una competenza?


Conoscenze

Alle nozioni e conoscenze apprese durante il periodo scolastico, nel corso

dell’attività professionale si aggiungono altre conoscenze spesso apprese on the job

(sul campo) e più direttamente collegate ad esso come:

-Le leggi relative al proprio settore di appartenenza o al trattamento della privacy,

-Procedure aziendali

- Indirizzi e strumenti per l’organizzazione dei viaggi,

- Specifiche di prodotto e mercati di riferimento

- Conoscenza di tecniche e strumenti di comunicazione …

Sebbene a scuola venga spesso testata la capacità di memorizzare informazioni,

ciò che conta veramente nell’attività professionale è la capacità di reperire

conoscenze.



Skill

La capacità di eseguire un determinato compito intellettivo o fisico

Es. : capacità di

- gestire di un’agenda,

- di realizzare di una presentazione in power point,

- di usare posta elettronica e internet

- di scrivere una lettera

- di gestire una telefonata


Immagine di sé

Atteggiamenti, valori e concetto di sé, tutte le caratteristiche che una persona

associa alla frase IO SONO…

L’immagine di sé non è qualcosa di statico ma un flusso, è un work in progress e

si costruisce e modifica nel tempo integrando quello che so di me e quello che

gli altri dicono di me.

Es. la fiducia in se stessi

La percezione delle proprie capacità e limiti


Tratti

Caratteristiche fisiche e una generale disposizione a comportarsi o a reagire in

un determinato modo ad una situazione o informazione.

Es.

la “bella presenza” (esplicitamente richiesta in alcuni annunci di lavoro)

Capacità di gestire lo stress

Autonomia

Predisposizione ai rapporti interpersonali

Curiosità

Dinamismo



Motivazioni

Gli schemi mentali, i bisogni o le spinte interiori che normalmente inducono una

persona ad agire. Le motivazioni “spingono”, “guidano” o “selezionano” il

comportamento verso determinati obiettivi o azioni e lontano da altri.


Di seguito vedremo alcune delle principali teorie sulla motivazione a lavoro da

cui possiamo dedurre che le persone vengono motivate da fattori diversi.


Motivazioni

Teoria dei bisogni di Maslow

La teoria dei bisogni di Maslow

sostiene che il comportamento della

persona, anche sul lavoro, tende

alla soddisfazione di bisogni ordinati

secondo una precisa gerarchia, che

egli ha indicato all'interno di una

piramide.

La soddisfazione dei bisogni avviene

dal basso verso l’alto.

Quindi quando una persona ha già

soddisfatto i bisogni fisiologici

punterà a quelli di sicurezza e poi a

quelli di appartenenza (sentirsi

parte di un gruppo) e così via.

Fisiologici

sicurezza

appartenenza

stima

Auto realizzazione

Mangiare, vestirsi, avere una casa…


Motivazioni

Persone che trovano motivazione nella

crescita ed aumento di livello e

responsabilità

Fisiologici

Sicurezza

Appartenenza

Stima

Auto

realizzazione

Mangiare, vestirsi, avere una casa…

Persone che puoi motivare con un “bravo”

Persone che lavorano meglio in gruppo

Persone che hanno bisogno di essere sicure

Persone che hanno bisogno di denaro

per vivere

Come motivare con la teoria di Maslow


Motivazioni

Salvemini ha definito una diversa scala di bisogni che l'uomo prova nei contesti

di lavoro.

Essi sono:

1. bisogni di consumo;

2. bisogni di sicurezza;

3. bisogni di socialità;

4. bisogni di stima;

5. bisogni di potere;

6. bisogni di realizzazione.


Motivazioni

Teoria dei fattori igienici e motivanti di Herzberg

I fattori igienici sono quelli che non motivano, ma che se non trovano soddisfazione

producono malcontento ed insoddisfazione. Fanno parte di questa categoria la

supervisione da parte dei superiori, le politiche e l'amministrazione dell'azienda, le

condizioni di lavoro (orario, riposo settimanale, stipendio), le relazioni con i superiori,

i pari ed i subordinati, lo status, la sicurezza del lavoro e gli effetti sulla propria vita

personale.

I fattori motivanti sono quelli che motivano la persona al lavoro. Questi elementi

appagano dei bisogni superiori e portano la persona ad una maggiore produttività.

Rientrano in questa categoria il riconoscimento, la responsabilità, la crescita

professionale, risultati ottenuti, il lavoro in sé, l'avanzamento nella carriera.


Immagina la competenza come un Iceberg…

Conoscenze e skill sono quelle più

facili da rilevare (dalla lettura del cv,

dal colloquio, dalla comune attività di

lavoro) e anche da sviluppare con

corsi di formazione ad hoc.


Immagine di sé e valori sono più

difficili da cogliere e richiedono più

tempo per essere modificati

attraverso percorsi di formazione

prolungati nel tempo, sessioni di

coaching o incontri con psicologi.


Conoscenze e skill


Immagine di sé e valori


Conoscenze e skill

Infine le motivazioni costituiscono la

parte più sommersa, difficile da

indagare.

Tuttavia la motivazione gioca un ruolo

da protagonista nella performance di

successo.

Rappresenta l’elemento propulsore.

Helga Ogliari Corso per Assistant manager gennaio-febbraio 2010

VARI TIPI DI COMPETENZE

REALIZZATIVE

DI PENSIERO

Di RELAZIONE

DI EFFICACIA

PERSONALE

TECNICHE Più facilmente rilevabili dal curriculum.

Si sviluppano grazie a corsi di formazione o con

l’esperienza

Sono dette anche soft o trasversali.

Non lasciarti trarre in inganno dal termine

“soft” perché in realtà da esse dipende in

buona misura il successo professionale.

Si possono leggere tra le righe del cv o dal

racconto di casi di successo e insuccesso.

Richiedono maggiore tempo di sviluppo.


LE COMPETENZE TECNICHE

Tutte le competenze proprie dell’attività dell’assistant: gestione agenda,

organizzazione viaggi, stesura contratti…

Competenze informatiche: uso di sistemi operativi, applicazioni, Internet,

posta elettronica

Competenze linguistiche: conoscenza delle lingue straniere.


LE COMPETENZE DI PENSIERO

Analisi:

Sintesi

Creatività

Visione d’insieme

Flessibilità di pensiero

Ricerca delle informazioni


LE COMPETENZE DI PENSIERO

Le due competenze di pensiero ritenute più importanti dalle manager assistant sono

la ricerca di informazioni e la visione d’insieme.

Seguono la capacità di sintesi e di analisi, la prima figura tra le competenze già

possedute, la seconda come una competenza da sviluppare.

Fonte: indagine OD&M - Secretary in occasione del Secretary Day 2009


COMPETENZE DI RELAZIONE

Ascolto

Comunicazione

Persuasività

Utilizzo delle differenze culturali

Orientamento al cliente esterno

Orientamento al cliente interno

Gestione dei conflitti

Chiarezza espositiva

Intelligenza sociale

Negoziazione

Teamworking

Assertività

Networking


COMPETENZE DI RELAZIONE


Il ruolo dell’assistant richiede ottime capacità di comunicazione.

C’è la consapevolezza che comunicare non significa solo esprimersi in modo chiaro

ma anche ascoltare. Queste sono competenze che dovrebbero essere sviluppate.

Tra le competenze già possedute ci sono il networking e la negoziazione.


COMPETENZE REALIZZATIVE

Helga Ogliari Corso per Assistant manager gennaio-febbraio 2010

Delega

Controllo

Proattività

Programmazione

Gestione dei processi

Gestione delle Persone

Orientamento al risultato

Organizzazione ed efficienza

LE COMPETENZE REALIZZATIVE

Proattività, orientamento al risultato e capacità di gestione delle persone sono le

competenze realizzative che le assistant maggiormente si riconoscono.

Tra le competenze da sviluppare organizzazione ed efficienza, programmazione e

flessibilità.



LE COMPETENZE DI EFFICACIA PERSONALE

Gestione dell’incertezza

Auto-osservazione

Pensiero positivo

Gestione politica

Automotivazione

Autocontrollo

Trasparenza


LE COMPETENZE DI EFFICACIA PERSONALE

Autocontrollo e capacità di automotivarsi sembra siano le competenze più

competenze più tipiche dell’assistant.

Il pensiero positivo è visto come una risorsa auspicabile soprattutto in momenti come

questo di crisi.



Ma competenti si nasce o si diventa?

Leggi l’articolo sulla performance eccellente


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