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Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS

Guía de formación

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GLOBAL TEMPLATE Peoplesoft 9.1

Manual de Capacitación

GESTION DE CONTRATOS Mexico


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Índice Gestión de Contratos México ...................................................................................... 1

Gestión de Contratos México PS9.1.....................................................................................1 SCM100 Generar Contrato ....................................................................................................... 2

SCM100.1_Importar Contrato .............................................................................................. 3 SCM100.2_Crear Contrato usando Template .................................................................... 25

SCM200 Proceso Admon Contrato ........................................................................................ 41 SCM200.1_Editar Contrato ................................................................................................ 42 SCM200.2_Insertar Nueva Version Contrato ..................................................................... 47 SCM200.3_Adjuntar Archivo o Documento Asociado a Contrato ..................................... 53 SCM200.4_Revisar Historial Contratos .............................................................................. 60 SCM200.5_Eliminar Contrato ............................................................................................. 66 SCM200.6_Crear Enmienda ............................................................................................... 70 SCM200.7_Desactivar y Reactivar Contrato ...................................................................... 76

SCM300 Proceso Colaboracion Contrato ............................................................................... 81 SCM300.1_Ruta de Colaboracion ....................................................................................... 82 SCM300.2_Revision de Colaboracion ................................................................................ 88 SCM300.3_Modificar Colaboracion ................................................................................... 99 SCM300.4_Cancelar Colaboracion ................................................................................... 106 SCM300.5_Revisar Lista de Colaboracion ........................................................................ 110

SCM400 Proceso Aprobacion de Contrato........................................................................... 115 SCM400.1_Prelim Aprobacion ......................................................................................... 115 SCM400.2_Ruta de Aprobacion (Legal Admin) ................................................................ 121 SCM400.3_Cancelar Proceso de Aprobacion ................................................................... 135 SCM400.4_Aprobar un Contrato ...................................................................................... 141 SCM400.5_Rechazar un Contrato .................................................................................... 148 SCM400.6_Despachar y Ejecutar el Contrato .................................................................. 154

SCM500 Informes y Reportes de Contrato .......................................................................... 159 SCM500.1_Buscar y Consultar Contratos ........................................................................ 160 SCM500.2_Resumen Estado de Documento ................................................................... 168 SCM500.3_Detalle Estado de Documento ....................................................................... 177 SCM500.4_Informe Trimestral de Contratos ................................................................... 185


Guía de formación

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Gestión de Contratos México

Gestión de Contratos México PS9.1

Gestión de Contratos le proporciona el marco para crear y administrar los Contratos o Convenios utilizados para la ejecución de compras y servicios, además de proporcionar sólidas capacidades de creación de documentos y administrar los documentos anexos al Contrato o Convenio utilizando Microsoft Word. El sistema también proporciona un método estructurado para desarrollar y administrar la base de datos y el ciclo de vida, así como el procesamiento de aprobación de documentos.

Utilizando la aplicación, puede:

Crear Contratos o Convenios usando Template e importar Contratos o Convenios existentes o nuevos.

Guarda documentos relacionados con el Contrato o Convenio resguardados en la base de datos del sistema.

Solicitar revisiones a colaboradores para la autorización de Contratos o Convenios. Crear Tipos de Contratos o Convenios para clasificar y controlar la gestión del ciclo de

vida de diversos documentos relacionados, como solicitudes de Contratos o Convenios y documentos anexos. Algunos ejemplos de Tipo de Contratos o Convenios:

o BSG1 Prestación Servicio General PM

o BEM1 Compra Equipo y Materiales PM

o BSS1 Concesión Servicios Cafeter PM

o BSG2 Prestación Servicio General PF

o BEM2 Compra Equipo y Materiales PF

o BSS2 Concesión Servicios Cafeter PF

Crear, actualizar y monitorear el ciclo de vida del Contrato o Convenio para rastrear las fases y el cumplimiento de los Contratos o Convenios de PeopleSoft.

Gestionar el ciclo de vida del documento y realizar un seguimiento de los Contratos o Convenios y enmiendas ejecutados.

Colaborar con los usuarios internos en los Contratos o Convenios, seleccionar un usuario externo al flujo de aprobación para la revisión del documento.

Incorporar a los Autorizadores al flujo de aprobación para la liberación de Contratos o Convenios.

Enviar Contratos o Convenios a las contrapartes, capturando la información del o los contactos.


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SCM100 Generar Contrato

Generar un Contrato:

Propósito: En este curso es proporcionar una visión general del proceso de creación de Contratos o Convenios en Gestión de Contratos en PeopleSoft. Aprenderá cómo crear Contratos o Convenios usando Formato e importar Contratos o Convenios existentes o nuevos. Objetivos: Después de completar este curso, el alumno será capaz de:

Crear un Contrato o Convenio usando Formato (BSG1, BEM1, BSS1, BSG2, BEM2, BSS2, etc.)

o BSG1 Prestación Servicio General PM

o BEM1 Compra Equipo y Materiales PM

o BSS1 Concesión Servicios Cafeter PM

o BSG2 Prestación Servicio General PF

o BEM2 Compra Equipo y Materiales PF

o BSS2 Concesión Servicios Cafeter PF

Importar un Contrato o Convenio nuevo o existente, no usando Formato

Materiales: Este curso incluye los siguientes materiales:

Crear un Contrato usando Template

Importar Contrato


Guía de formación

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SCM100.1_Importar Contrato

Importar un Contrato:

El propósito de este curso es proporcionar los conocimientos y habilidades necesarias para Importar un Contrato o Convenio, cuya transacción origen por default es “Especifica” generando un ID Específico automático y consecutivo. Los Grupos de Contratos o Convenios que se han configurado en el sistema, son:

Arrendamiento (AR) Arrendamiento Inmueble (AI) Bienes y servicios (BS) Colaboración Académica (CA) Convenio de Confidencialidad (CC) Donativos (DO) Finanzas (FI) y

Fusión y Adquisición (FA)

Utilizando los componentes Gestión de Contratos, los usuarios pueden Importar Contrato o Convenios nuevos o existentes (que no utilice Formato) en el sistema de creación de documentos.

Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):

El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.

Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario aprenderá a crear un Contrato o Convenio importando un Contrato o Convenio existente.


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Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.

Paso Acción

1. Haga clic en el botón Menú Principal.

2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.

3. Haga clic en el menú Creación Contratos/Documentos.

4. Desde la página de inicio, navegue hasta el componente Contratos de Proveedor. Comience por la navegación: Menú principal > Contratos de Proveedores > Creación Contratos/Docum > Gestión de Documentos. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.

5. Utilice esta página para seleccionar una transacción de origen (Específica) e introduzca la información ID Set (MEX00), siendo la base de datos que almacena la información para las transacciones de México. Sobre la información base seleccionada, el sistema le asignará un número consecutivo ID Específico al Contrato o Convenio. *Transacción Origen: por default es "Específica" *ID Set: por default "MEX00"


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Paso Acción

6. Seleccione de la lista de Tipo de Documento, el Contrato o Convenio que usted necesita importar. De esta lista, encontrara Documentos que tienen un Formato del Contrato o Convenio Haga clic en la lista Tipo Documento.


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Paso Acción

7. Los Contratos o Convenios que tienen un Formato establecido "Template" por Jurídico son los documentos con terminación: PM: Persona Moral PF: Persona Física Seleccione el elemento de lista Compra Equipo y Materiales PM.

Paso Acción

8. ID Específico: "NEXT" Dato fijo, el sistema por default le asignará un número consecutivo al Contrato o Convenio, para su identificación dentro del sistema. Haga clic en el cuadro ID Específico.

9. *Descripción: Es importante definir la Descripción (60caracteres) para identificar el Contrato o Convenio. 1.Nombre del Proveedor 2.Concepto de Contrato o Convenio 3.Fecha 4.Consecutivo de compra (solo en caso de existir un Contrato de compra) Haga clic en el cuadro Descripción.


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Paso Acción

10. Introduzca la información que desee en el campo Descripción. Introduzca "ORACLE, SA DE CV / COMPRA EQUIPOS Y MANTO / 12093".

11. Haga clic para crear el Contrato o Convenio basado en una Importación de un Contrato o Convenio existente. Haga clic en el botón Añadir a Documento.

Paso Acción

12. *Administrador: Administrador es el ID de usuario que indica quién es el administrador de este Contrato o Convenio. Un administrador del documento tiene la autoridad para crear, editar, eliminar y controlar el estado de los Contratos o Convenios en PeopleSoft. Haga clic en el cuadro Administrador.

13. Patrocinador: Es el usuario responsable del Contrato o Convenio que solicita al administrador sea creado en PeopleSoft. Haga clic en el cuadro Patroc.


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Paso Acción

14. * El sistema cuenta con una lista de usuarios del sistema PEOPLESOFT Puede capturar el ID Patrocinador si lo conoce, o de lo contrario, solicite ayuda para encontrar un usuario, utilizando la lista de ayuda "lámpara" 1. Número de empleado 2. Nombre del usuario Introduzca la información que desee en el campo Patroc. Introduzca "100017473".

15. Departamento: Departamento que está asociado al Patrocinador responsable del Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Departamento.

16. Introduzca la información que desee en el campo Departamento. Introduzca "800110".

17. * Fecha Inicial: Representa la fecha de inicio de vigencia del Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Selección de Fecha (Alt+5).

18. Haga clic en el vínculo Seleccione fecha Inicial.

19. F Vencimiento: Representa la fecha de terminación de la vigencia del Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Selección de Fecha (Alt+5).

20. Haga clic en el vínculo Seleccione fecha Final.

21. Haga clic en el botón Importar Documento.


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Paso Acción

22. Ejecución Asistente – Creación Doc El sistema le pedirá datos para definir el flujo de aprobación que seguirá el Contrato o Convenio

Paso Acción

23. ID del Proveedor: Capture el número asignado por PeopleSoft del Proveedor. Haga clic en el cuadro ID del Proveedor.

24. Haga clic en el botón ID del Proveedor.

25. Haga clic en el cuadro Nombre Corto Proveedor.

26. Puede solicitar el ID Proveedor por el numero de ID Proveedor o Nombre Corto Proveedor Introduzca la información que desee en el campo Nombre Corto Proveedor. Introduzca "ORACLE".

27. Haga clic en el botón Consultar.


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Paso Acción

28. Haga clic en el vínculo 0000771828.

29. Escriba la razón social completa del Proveedor. Haga clic en el cuadro Nombre del Proveedor.

30. Ejemplo: Introduzca la información que desee en el campo Nombre del Proveedor. Introduzca "ORACLE, SA DE CV".

31. Capture el valor total del Contrato o Convenio en pesos Mexicanos. Haga clic en el cuadro Monto del Contrato en MXN.

32. Introduzca la información que desee en el campo Monto del Contrato en MXN. Introduzca "1000000".

33. Utilice el Tipo de Cambio de Corporativo para convertir la moneda en Dólares Americanos. Haga clic en el cuadro Monto del Contrato en USD - Favor de consultar el tipo de cambio. Navegación: Menu Principal > Def Finanzas / Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Tipos de Mercado > Tipos de Mercado.

34. Cuando el usuario responda esta pregunta, deberá consultar el tipo de cambio abriendo una nueva ventana, sin que usted abandone su sesión original de importar un Contrato o Convenio. Introduzca la información que desee en el campo Monto del Contrato en USD - Favor de consultar el tipo de cambio. Navegación: Menu Principal > Def Finanzas / Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Tipos de Mercado > Tipos de Mercado. Introduzca "20000000".

35. Haga clic en el vínculo Nueva Ventana.


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Paso Acción


37. Haga clic en el menú Def Finanzas/Cadena Suministro.

38. Haga clic en el menú Definiciones Comunes.

39. Haga clic en el menú Tipos de Mercado.

40. Haga clic en el comando Tipos de Mercado.

Paso Acción

41. Haga clic en el botón Consultar Índice Tipo Mercado (Alt+5).

42. Haga clic en el vínculo DEFAULT.

43. Haga clic en el botón Consultar Cd Moneda Origen (Alt+5).

44. Haga clic en el cuadro Código Moneda.


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Paso Acción


46. Haga clic en el vínculo MXN.

47. Haga clic en el botón Consultar Cd Moneda Destino (Alt+5).

48. Haga clic en el cuadro Código Moneda.


50. Haga clic en el vínculo USD.

51. Haga clic en el botón Consultar Clase Cambio (Alt+5).

52. Haga clic en el vínculo CRRNT.

53. Haga clic en el botón Buscar.


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Página 13

Paso Acción

54. El usuario realizara la conversión de moneda MXN a USD, como sigue: 1,000,000 MXN * 0.0527440 = 52,744 DLLS Haga clic en el objeto Fecha Efectiva.

Paso Acción

55. Haga clic en el cuadro Moneda.

56. Haga clic en el botón Moneda.

57. Capture las siglas de la Moneda, para este ejercicio es USD. Haga clic en el cuadro Código Moneda.

58. Introduzca la información que desee en el campo Código Moneda. Introduzca "USD".

59. Realice la consulta de Moneda. Haga clic en el botón Consultar.


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Paso Acción

60. Seleccione el Tipo de Moneda. Haga clic en el vínculo USD.

61. Seleccione si el Contrato o Convenio está presupuestado o no. Haga clic en la lista ¿Contrato en presupuesto?.

Paso Acción

62. Seleccione el elemento de lista Sí.


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Página 15

Paso Acción

63. Seleccione, que la creación de este Contrato o Convenio no utilizo un Formato. Haga clic en la lista ¿Se encuentra utilizando "Template"?.

Paso Acción

64. Seleccione el elemento de lista No.


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Paso Acción

65. Seleccione si el Contrato o Convenio es una renovación o es por primera ocasión. Haga clic en la lista ¿Renovación Automática?.

Paso Acción



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Página 17

Paso Acción

67. Capture la fecha de renovación del Contrato o Convenio Haga clic en el botón Fecha de Renovación.

68. Haga clic en la barra de desplazamiento.

69. Haga clic en el vínculo Seleccione fecha Renovación.

70. *Unidad de Negocios en PeopleSoft es la Entidad Legal que está asociada al Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Unidad de Negocios.

71. Introduzca la información que desee en el campo Unidad de Negocios. Introduzca "MEX43".

72. *Departamento En PeopleSoft es el Centro de Costos que está asociado al Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Departamento.


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Paso Acción

73. Puede realizar una consulta de los valores del Departamento con la ayuda del sistema. Introduzca la información que desee en el campo Departamento. Introduzca "800100".

74. *Unidad Operacional En PeopleSoft es el Campus que está asociado al Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Unidad Operacional.

75. Introduzca la información que desee en el campo Unidad Operacional. Introduzca "0383".

76. Capture el periodo de la carga del Contrato o Convenio Haga clic en el cuadro Periodo.

77. Introduzca la información que desee en el campo Periodo. Introduzca "ABRIL 2017".

78. Haga clic en el botón Finaliz.

79. Capture la información de Versión: * Versión. número seleccionado para controlar el consecutivo del Contrato o Convenio Haga clic en el cuadro Versión.

80. Introduzca la información que desee en el campo Versión. Introduzca "1".

81. El estado del Contrato o Convenio le mostrara dos opciones: * Borrador * Ejecutado Haga clic en la lista Estado.


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Página 19

Paso Acción

82. * Borrador. Para que el Contrato o Convenio active el proceso de aprobación. * Ejecutado. Se selecciona únicamente si ya es un Contrato o Convenio existente y aprobado. Seleccione el elemento de lista Borrador.


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Paso Acción

83. Haga clic en el botón Selección de Fecha (Alt+5).

84. Haga clic en el vínculo Seleccione fecha de carga.

85. Haga clic en el botón Cargar.

Paso Acción

86. Haga clic en el cuadro Examinar.


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Página 21

Paso Acción

87. Haga doble clic en el cuadro Nombre.

Paso Acción



Página 22

Paso Acción

89. Haga clic en el botón Importación Completada.

90. Haga clic en el botón Sí.

Paso Acción

91. Haga clic en el botón Ver Documento.


Guía de formación

Página 23

Paso Acción

92. Haga clic en el botón Abrir.

Paso Acción

93. Seleccione la opción Cerrar.


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Paso Acción

94. ¡Felicitaciones! Ha creado un documento de Contrato o Convenio existente sin utilizar un Formato y completó el tema "Importar Contrato”. Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Crear un Contrato o Convenio importando un Documento existente. Fin del procedimiento.


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SCM100.2_Crear Contrato usando Template

Crear un Contrato usando Template:

El propósito de este curso es proporcionar los conocimientos y habilidades necesarias para crear un Contrato o Convenio usando Formato cuya transacción origen por default es “Especifica” generando un ID Específico automático y consecutivo. Los Grupos de Contratos o Convenios que se han configurado en el sistema, son:

Arrendamiento (AR) Arrendamiento Inmueble (AI) Bienes y servicios (BS) Colaboración Académica (CA) Convenio de Confidencialidad (CC) Donativos (DO) Finanzas (FI) y

Fusión y Adquisición (FA)

Los usuarios pueden utilizar Contratos o Convenios cargados en el sistema "Formato" que la Dirección de Jurídico a definido su estructura.




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Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario aprenderá a Crear un Contrato o Convenio usando un Formato en PeopleSoft. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.

Paso Acción

1. Haga clic en el objeto.


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Página 27

Paso Acción



4. Desde la página de inicio, navegue hasta el componente Contratos de Proveedor. Comience por la navegación: Menú principal > Contratos de Proveedores > Creación Contratos/Docum > Gestión de Documentos. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.

5. Utilice esta página para seleccionar una transacción de origen (Específica) e introduzca la información ID Set (MEX00), siendo la base de datos que almacena la información para las transacciones de México. Sobre la información base seleccionada, el sistema le asignará un número consecutivo ID Específico al Contrato o Convenio. *Transacción Origen: por default es "Específica" *ID Set: por default "MEX00"


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Paso Acción

6. Seleccione de la lista de Tipo de Documento, el Contrato o Convenio que usted necesita gestionar. Dentro de esta lista, Usted encontrará que Contratos o Convenios cuentan con un formato preestablecido. Haga clic en la lista Tipo Documento.

Paso Acción

7. Los Contratos o Convenios que tienen un formato son: compra de bienes, prestación de servicios, etc. Dichos formatos existen para: PM: Persona Moral PF: Persona Física Seleccione el elemento de lista Compra Equipo y Materiales PM.


Guía de formación

Página 29

Paso Acción

8. ID Específico: "NEXT" Dato fijo, el sistema por default le asignará un número consecutivo al Contrato o Convenio, para su identificación dentro del sistema. Haga clic en el cuadro ID Específico.

9. *Descripción: Es importante definir la Descripción (60caracteres) para identificar el Contrato o Convenio. 1.Nombre del Proveedor 2.Concepto de Contrato o Convenio 3.Fecha 4.Consecutivo de compra (solo en caso de existir un Contrato de compra) Haga clic en el cuadro Descripción.

10. Introduzca la información que desee en el campo Descripción. Introduzca "ORACLE SA DE CV / COMPRA DE EQUIPO / 34O3498".

11. Haga clic para crear el Contrato o Convenio basado en un Formato. Haga clic en el botón Añadir a Documento.


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Paso Acción

12. *Administrador: Administrador es el ID de usuario que indica quién es el administrador de este Contrato o Convenio. Un administrador del documento tiene la autoridad para crear, editar, eliminar y controlar el estado de los Contratos o Convenios en PeopleSoft. Haga clic en el cuadro Administrador.

13. Patrocinador: Es el usuario responsable del Contrato o Convenio que solicita al administrador sea creado en PeopleSoft. Haga clic en el cuadro Patroc.

14. Introduzca la información que desee en el campo Patroc. Introduzca "100017473".

15. Departamento: Departamento que está asociado al Patrocinador responsable del Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Departamento.

16. Introduzca la información que desee en el campo Departamento. Introduzca "800110".


Guía de formación

Página 31

Paso Acción

17. * Fecha Inicial: Representa la fecha de inicio de vigencia del Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Selección de Fecha (Alt+5).


19. F Vencimiento: Representa la fecha de terminación de la vigencia del Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Selección de Fecha (Alt+5).

20. Haga clic en el objeto 30.

21. Haga clic en el botón Crear Documento.

22. Ejecución Asistente – Creación Doc El sistema le pedirá datos para definir el flujo de aprobación que seguirá el Contrato o Convenio


Página 32

Paso Acción

23. ID del Proveedor: Capture el número asignado por PeopleSoft del Proveedor. Haga clic en el cuadro ID del Proveedor.

24. Haga clic en el botón ID del Proveedor.

25. Haga clic en el cuadro Nombre Corto Proveedor.

26. Puede solicitar el ID Proveedor por el numero de ID Proveedor o Nombre Corto Proveedor Introduzca la información que desee en el campo Nombre Corto Proveedor. Introduzca "ORACLE".



29. Escriba la razón social completa de la contraparte. Haga clic en el cuadro Nombre del Proveedor.

30. Ejemplo: Introduzca la información que desee en el campo Nombre del Proveedor. Introduzca "ORACLE, SA DE CV".

31. Capture el valor total del Contrato o Convenio en pesos Mexicanos. Haga clic en el cuadro Monto del Contrato en MXN.

32. Introduzca la información que desee en el campo Monto del Contrato en MXN. Introduzca "1000000".


Guía de formación

Página 33

Paso Acción

33. Utilice el Tipo de Cambio de Corporativo para convertir la moneda en Dólares Americanos. Haga clic en el cuadro Monto del Contrato en USD - Favor de consultar el tipo de cambio. Navegación: Menu Principal > Def Finanzas / Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Tipos de Mercado > Tipos de Mercado.

34. Cuando el usuario responda esta pregunta, deberá consultar el tipo de cambio abriendo una nueva ventana, sin que usted abandone su sesión original de importar un Contrato o Convenio. Introduzca la información que desee en el campo Monto del Contrato en USD - Favor de consultar el tipo de cambio. Navegación: Menu Principal > Def Finanzas / Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Tipos de Mercado > Tipos de Mercado. Introduzca "20000000".

35. Capture el Tipo de Moneda, por default es "USD" Haga clic en el cuadro Moneda.

36. Introduzca la información que desee en el campo Moneda. Introduzca "USD".

37. Puede realizar una consulta de las diferentes monedas con la ayuda del sistema. Haga clic en el botón Moneda.

38. Capture las siglas de la Moneda, para este ejercicio es USD. Haga clic en el vínculo USD.

39. Seleccione si el Contrato o Convenio está presupuestado o no. Haga clic en la lista ¿Contrato en presupuesto?.


Página 34

Paso Acción


Paso Acción

41. Seleccione, que la creación de este Contrato o Convenio utilizo un Formato. Haga clic en la lista ¿Se encuentra utilizando "Template"?.


Guía de formación

Página 35

Paso Acción


Paso Acción

43. Seleccione si el Contrato o Convenio es una renovación o es por primera ocasión. Haga clic en la lista ¿Renovación Automática?.


Página 36

Paso Acción


Paso Acción

45. Capture la fecha de renovación del Contrato o Convenio Haga clic en el cuadro Fecha de Renovación.

46. Haga clic en el botón Fecha de Renovación.


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Página 37

Paso Acción

47. Haga clic en la lista.

Paso Acción

48. Seleccione el elemento de lista Marzo.

Paso Acción



Página 38

Paso Acción

50. *Unidad de Negocios en PeopleSoft es la Entidad Legal que está asociada al Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Unidad de Negocios.

51. Introduzca la información que desee en el campo Unidad de Negocios. Introduzca "MEX43".

52. *Departamento En PeopleSoft es el Centro de Costos que está asociado al Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Departamento.

53. Puede realizar una consulta de los valores del Departamento con la ayuda del sistema. Introduzca la información que desee en el campo Departamento. Introduzca "800110".

54. *Unidad Operacional En PeopleSoft es el Campus que está asociado al Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Unidad Operacional.

55. Introduzca la información que desee en el campo Unidad Operacional. Introduzca "0383".

56. Capture el periodo de la carga del Contrato o Convenio Haga clic en el cuadro Periodo.

57. Introduzca la información que desee en el campo Periodo. Introduzca "ABRIL 2017 - 2018".


Guía de formación

Página 39

Paso Acción

58. Haga clic en el botón Finaliz.

59. Haga clic en el botón Ver Documento.

Paso Acción



Página 40

Paso Acción

61. Haga clic en el objeto que desee.

62. ¡Felicitaciones! Ha creado un documento de Contrato o Convenio y completó el tema "Crear Contrato usando Template”. Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Crear un documento de Contrato o Convenio usando Formato. Fin del procedimiento.


Guía de formación

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SCM200 Proceso Admon Contrato

Proceso de Administración de Contrato:

Propósito: Proporcionar una visión general de la Gestión de Contratos en PeopleSoft. Aprenderá a crear, editar y mantener Contratos o Convenios, así como crear rutas de usuarios colaboradores para revisar los documentos y enviar el Contrato o Convenio para su aprobación. Como procesos finales, generar los procesos de Despacho y Ejecución de Contrato o Convenio como cierre del ciclo de Gestión de Contrato. Objetivos: Después de completar este curso, el alumno será capaz de:

Editar Contrato o Convenio

Insertar nuevas versiones de documentos

Revisar el historial de documentos

Adjuntar archivos o documentos relacionados

Cancelar Contrato o Convenio

Realizar modificaciones o adiciones al Contrato o Convenio


Editar Contrato

Insertar Nueva Versión Contrato

Adjuntar Archivos o Documentos Asociado a Contrato

Revisar Historial Versión Contrato

Adjuntar archivos o documentos relacionados

Cancelar Contrato

Crear Enmienda


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SCM200.1_Editar Contrato

Editar un Contrato: PeopleSoft Gestión de Contratos brinda la posibilidad de editar un Contrato o Convenio, modificar o cambiar la versión reemplazando si el mismo ha sido actualizado o has subido la versión incorrecta. El botón de edición está disponible si un Contrato o Convenio no está desprotegido.

A la salida, el sistema registra la fecha y la hora y quien obtuvo el Contrato o Convenio, y lo bloquea para evitar que otro usuario pueda acceder a ella o la actualización de alguno de sus estados.



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender hacer un reemplazo a la versión del Contrato o Convenio original, en caso de que el mismo haya sido actualizado o se haya cargado la versión incorrecta. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Guía de formación

Página 43

Paso Acción




4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.


Página 44

Paso Acción

5. Para editar un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.

6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento

Paso Acción

7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico.



10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000035.


Guía de formación

Página 45

Paso Acción

11. Encuentra la nueva versión del Contrato o Convenio. Va a sustituir el Contrato o Convenio por la versión correcta Haga clic en el botón Editar Documento.


Página 46

Paso Acción

12. Abra la nueva versión del Contrato o Convenio en Word para editar el Documento Haga clic en el botón Abrir.

13. El archivo del Contrato o Convenio se abrirá, el cual tendrá que guardarlo en su equipo y guardar los cambios o modificaciones al documento.

14. ¡Felicitaciones! Has realizado con éxito una modificación al Contrato o Convenio y terminado el tema "Editar contacto". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Cualquier tipo de Contrato o Convenio se puede editar y modificar. Fin del procedimiento.


Guía de formación

Página 47

SCM200.2_Insertar Nueva Version Contrato

Insertar Nueva Versión de Contrato:

PeopleSoft Gestión de Contratos proporciona instrucciones para seleccionar el archivo desprotegido, subirlo, y definir las actualizaciones de versión.



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a insertar una nueva versión del Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Página 48

Paso Acción






Guía de formación

Página 49

Paso Acción

5. Para insertar una nueva versión del Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.


Paso Acción






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Paso Acción

11. Haga clic en el botón Reponer.

12. La versión le asignará a cada modificación del Contrato o Convenio un consecutivo, con la finalidad de controlar cada versión que adiciona al documento original. Esta selección adicionará al ID Específico al final el número de versión (0.01 o 1.00), esto será decisión del Administrador del Contrato o Convenio.


Guía de formación

Página 51

Paso Acción

13. Capture la descripción de los cambios a la nueva versión del Contrato o Convenio Introduzca la información que desee en el campo Comentarios. Introduzca " ".

14. Seleccione la versión para control de las ediciones

15. Haga clic en el botón Acep.

16. Busque en la carpeta donde se encuentra la nueva versión del Contrato o Convenio Haga clic en el cuadro Examinar.

Paso Acción

17. Seleccione el elemento de lista Nombre de Archivo.


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Paso Acción


19. ¡Felicitaciones! Compruebe que haya éxito en la nueva versión del Contrato o Convenio y ha terminado el tema "Insertar Nueva Versión Contrato". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Insertar nueva versión del Contrato o Convenio, por una modificación al documento. Fin del procedimiento.


Guía de formación

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SCM200.3_Adjuntar Archivo o Documento Asociado a Contrato

Adjuntar un Archivo o Documento Asociado a Contrato:

Un archivo adjunto es cualquier documento que el usuario desea asociar con el Contrato o Convenio tales como escrituras públicas, registro federal de contribuyentes, autorizaciones adicionales, etc. A diferencia de los documentos, estos accesorios no son generados por el sistema (Formato). En su lugar, se almacenan junto con el Contrato o Convenio y ponerse a disposición para apoyar el Contrato o Convenio. El usuario puede utilizar estos archivos adjuntos para obtener información adicional, incluidos los resúmenes ejecutivos internos, un anexo del Contrato o Convenio complementario, papel de proveedor, y así sucesivamente. El sistema almacena la historia de archivos adjuntos que están asociados con cada versión del Contrato o Convenio escrito en el historial del documento.



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a insertar un archivo o documento como anexo al Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


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Paso Acción






Guía de formación

Página 55

Paso Acción

5. Para adjuntar un archivo soporte a un Contrato o Convenio existente, busque el Documento haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.


Paso Acción






Página 56

Paso Acción

11. Haga clic en el vínculo Añadir Anexos/Documentos Relacionados.

12. Haga clic en el botón Carga Archivo Anexo Documentos.


Guía de formación

Página 57

Paso Acción

13. Buscar en la carpeta donde se encuentra el archivo o documento soporte Haga clic en el cuadro Examinar.

Paso Acción

14. Seleccione el elemento de lista Nombre de Archivo.



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Paso Acción


Paso Acción

17. Escriba el nombre del archivo o documento que está insertando, como referencia. Haga clic en el cuadro Título.

18. Haga clic en el vínculo Descripción.

19. Escriba la descripción del documento soporte. Haga clic en el cuadro Descripción Documento.

20. Introduzca la información que desee en el campo Descripción Documento. Introduzca "otizacion del ".

21. Cuando se adjunta un archivo anexo al Contrato o Convenio, si el usuario quiere dar a conocer el documento anexo al Patrocinador al momento de ser despachado, debe seleccionar “Permitir Correo-E/Despacho”.


Guía de formación

Página 59

Paso Acción

22. Para asociar los anexos al Contrato o Convenio relacionado, seleccione la información fuente: *Transacción Origen. Siempre tendrá que seleccionar “Especifica” *ID SET. "MEX00" *ID Específico. Seleccionar el ID de Contrato relacionado al Documento.

23. Si se requiere relacionar un Contrato o Convenio a otro documento, debe ser diferente al Contrato o Convenio que estamos gestionando. Es decir un Contrato o Convenio Marco al cual se le relacionen otros documentos.


25. ¡Felicitaciones! Ha asociado con éxito un documento al Contrato o Convenio y ha concluido el tema "Adjuntar Archivo o Documento Asociado a Contrato". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Adjuntar un archivo o documento a un Contrato o Convenio y hora de llegada en el sistema. Fin del procedimiento.


Página 60

SCM200.4_Revisar Historial Contratos

Revisar el Historial de Contratos:

El PopleSoft Gestión de Contratos proporciona a los usuarios una opción para ver el historial del documento sobre la base de todas las acciones que se han tomado en contra del Contrato o Convenio. Por ejemplo:

Ver el historial del Contrato o Convenio

Ver los archivos del Contrato o Convenio creado y sus versiones

Ver los comentarios y acciones a cada documento

Ver los archivos de los documentos anexos al Contrato o Convenio

Ver detalle de los documentos



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a revisar con éxito el Contrato o Convenio e Historial de versiones. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Guía de formación

Página 61

Paso Acción






Página 62

Paso Acción

5. Para insertar una nueva versión del Contrato o Convenio, busque el documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.


Paso Acción






Guía de formación

Página 63

Paso Acción

11. Haga clic en el vínculo Historial Versión Documento.

Paso Acción

12. El sistema muestra todas las actividades del Contrato o Convenio, realizadas por todos los usuarios con fecha y hora. Haga clic en el enlace del documento “Versión” si desea revisar las diferentes acciones del Contrato o Convenio. Haga clic en el vínculo 0.01.


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Paso Acción


14. Vista del Contrato o Convenio en formato Word

Paso Acción

15. Haga clic en el vínculo Comentarios.


Guía de formación

Página 65

Paso Acción

16. Utilice la página para revisar todos los comentarios de un Contrato o Convenio o comentarios relativos a las acciones específicas que se llevaron a cabo al Documento.

17. Haga clic en el vínculo Detalles Documento.

18. Utilice esta hoja para revisar la información general del Contrato o Convenio: Estado Documento, Acción Documento, Tipo Documento, Administrador, Nombre Archivo, Nombre Archivo Enmienda, ID Configurador, ID Configurador Modificación, ID Documento y Tipo de Importación cuando se tomaron acciones específicas. Puede también revisar el inicio y la finalización del ciclo del Contrato o Convenio, así como el tiempo que tomo el ciclo de revisión. Haga clic en la barra de desplazamiento.

19. Haga clic en el vínculo Volver a Gestión Documentos.

20. ¡Felicitaciones! Ha revisado el Contrato o Convenio satisfactoriamente e Historia de la versión del Contrato o Convenio y término el tema "Revisar Historial Versión Contrato". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Revisión Historial de modificación del Contrato o Convenio. Fin del procedimiento.


Página 66

SCM200.5_Eliminar Contrato

Eliminar un Contrato:

Después de crear un Contrato o Convenio, el usuario puede eliminar el proceso de Gestión de Contratos. Si el administrador del Contrato o Convenio elimina el proceso, el estado del Contrato o Convenio tiene Eliminado.

Un Contrato o Convenio puede ser eliminado únicamente si se encuentra en estado de "Borrador".



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a cancelar con éxito el Contrato o Convenio, el usuario de Jurídico es el único que por su rol podrá ejecutar este proceso, borrando del historial las versiones y documentos anexos. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Guía de formación

Página 67

Paso Acción






Página 68

Paso Acción

5. Para eliminar un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.


Paso Acción





Guía de formación

Página 69

Paso Acción

10. Un Contrato o Convenio puede ser eliminado únicamente si se encuentra en estado de "Borrador". Seleccione la opción Eliminar.

11. Haga clic en el botón Eliminar Documentos Selec.


13. La eliminación de estos Contratos o Convenios provocan la eliminación de todas las estructuras y archivos relacionados con el ID Contrato. Haga clic en el objeto Claves Documento.

14. ¡Felicitaciones! Ha cancelado un Contrato o Convenio satisfactoriamente y eliminado del historial la versión del Contrato o Convenio y término el tema "Cancelar Contrato". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Cancelar Contrato o Convenio, eliminando del historial la versión. Fin del procedimiento.


Página 70

SCM200.6_Crear Enmienda

Crear una Enmienda:

Crear Enmienda permite modificar la última versión ejecutada del Contrato o Convenio, cargando una modificación o anexo al documento. Una vez ejecutada la Enmiendo la ejecución de la Gestión de Contratos será la misma que al crear un Contrato o Convenio utilizando un Formato o Importando un documento existente.



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a crear una enmienda al Contrato o Convenio con éxito, el administrador incluye una modificación o anexo a la última versión del Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Guía de formación

Página 71

Paso Acción






Página 72

Paso Acción

5. Para incluir una modificación o anexo a un Contrato o Convenio Ejecutado, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.


Paso Acción





Guía de formación

Página 73

Paso Acción


Paso Acción

11. Crear Modificación: Crear una Enmienda a un Contrato o Convenio Ejecutado, es abrir la Gestión de Contratos para incluir una modificación o nuevo anexo al Contrato. Haga clic en el botón Crear Modificación.

12. Haga clic en la lista Opción Modificación.


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Paso Acción

13. Seleccione el elemento de lista Sólo Modificar Contrato.

Paso Acción

14. Capture la razón de la creación de un Enmienda, es importante para identificar porque se agrega una modificación o nuevo anexo. Haga clic en el cuadro Comentarios.


Guía de formación

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Paso Acción


16. El Contrato o Convenio se encuentra en Estado de “Borrador”, por lo que, el proceso de incluir una modificación o anexo al Contrato o Convenio será el mismo que cree un nuevo Contrato o Convenio utilizando un Formato o Importando un documento nuevo. • Editara el Contrato o Convenio y reponer el nuevo documento • Solicitar la revisión de un colaborador, si es el caso • Presentar para aprobación • Despachar y Ejecutar la nueva versión del Contrato o Anexos

17. ¡Felicitaciones! Realizo con éxito el proceso de Enmienda, compruebe que el Contrato o Convenio tienen estado “Borrador”, ha terminado el tema "Crear Enmienda". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Comprobar que cargo el nuevo Contrato o Convenio con modificación o anexos. Fin del procedimiento.


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SCM200.7_Desactivar y Reactivar Contrato

Desactivar y Reactivar un Contrato:

Después de crear un Contrato o Convenio el usuario puede desactivarlo, de tal forma, que el documento queda sin efecto y no podrá ser utilizado para el proceso de Gestión de Contratos. Si el administrador del Contrato o Convenio decide reactivar el documento, este proceso activa la Gestión de Contratos.

Un Contrato o Convenio puede ser desactivado si se encuentra en estado de "Borrador, Aprobado, Despachado y Ejecutado".



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a desactivar y reactivar con éxito el Contrato o Convenio, el usuario de Jurídico es el único que por su rol podrá ejecutar este proceso. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Guía de formación

Página 77

Paso Acción




4. Haga clic en la barra de desplazamiento.


Página 78

Paso Acción

5. Para desactivar y reactivar un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.


Paso Acción

7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico (Alt+5).





Guía de formación

Página 79

Paso Acción

11. Un Contrato o Convenio puede ser desactivado dejándolo sin efecto para continuar su proceso de Gestión de Contrato, este proceso se realiza si se encuentra en estado de "Borrador, Aprobado, Despachado y Ejecutado". Haga clic en el botón Desactivar Documento.

12. El usuario puede poner la razón del porque el Contrato o Convenio se está desactivando. Haga clic en el cuadro Comentarios.

13. Presione Bloq Mayús.


15. El Contrato o Convenio que ha sido desactivado, bloquea toda acción de aprobación, despacho o ejecutar el documento.

16. El Contrato o Convenio puede ser reactivado con el fin de continuar el proceso de Gestión de Contrato. Haga clic en el botón Reactivar Documento.


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Paso Acción

17. El usuario puede poner la razón del porque el Contrato o Convenio se está reactivando. Haga clic en el cuadro Comentarios.

18. Presione Bloq Mayús.


20. El Contrato o Convenio que ha sido reactivado, deja su estado en su última actividad del documento, continuando su proceso de Gestión de Contrato o Despachado o Ejecutado.

21. ¡Felicitaciones! Ha desactivado un Contrato o Convenio satisfactoriamente dejando sin efecto para continuar su proceso y reactivado la misma versión del Contrato o Convenio para continuar su proceso y término el tema "Desactivar y Reactivar Contrato". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Desactivar un Contrato o Convenio, en estado de "Borrador, Aprobado, Despachado y Ejecutado" * Reactivar un Contrato o Convenio dejándolo en su último estado. Fin del procedimiento.


Guía de formación

Página 81

SCM300 Proceso Colaboracion Contrato

Proceso de Colaboración de Contrato: Propósito: Brindar una visión general del Proceso de Colaboración con el Contrato o Convenio en PeopleSoft. El proceso de Colaboración es asignar a un usuario el Contrato o Convenio con la finalidad de que realice una revisión al documento, totalmente diferente al usuario aprobador del flujo de aprobación. El proceso de aprobación de Contrato o Convenio se puede ejecutar, aunque no se halla ejecutado previamente el proceso de colaboración, pero si se ejecuta el proceso de colaboración es necesario que se concluya este, para dar inicio al proceso de aprobación.

Objetivos: Después de completar este curso, el alumno será capaz de:

Seleccionar un usuario (colaborador) para la revisión del Contrato o Convenio

Revisar el flujo de usuarios (colaboradores) Modificar, adicionar o eliminar usuarios (colaboradores) para la revisión de un

documento

Cancelar un usuario del flujo de revisión

Revisar el contacto interno


Rutar Contrato a Colaboración

Revisión de Colaboración

Modificar Colaboración

Cancelar Colaboración

Revisión de Colaboración


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SCM300.1_Ruta de Colaboracion

Ruta de Colaboración: La colaboración es el proceso de revisión y negociación de los términos de una cláusula del Contrato o Convenio antes de que inicie el flujo de aprobación. Los colaboradores son otros que el propietario principal del Contrato o Convenio puede cambiar o revisar los documentos. Los colaboradores pueden ser usuarios internos o externos a los usuarios aprobadores. Si se activa la colaboración, no se puede enviar el documento para su aprobación. Del mismo modo, si el Contrato o Convenio ha sido aprobado, no puede en-rutar para la colaboración.



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a crear el flujo de revisión de un Contrato o Convenio a usuarios colaboradores diferentes a los usuarios aprobadores. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Guía de formación

Página 83

Paso Acción



3. Haga clic en el menú Creación Contratos o Convenios/Documentos.



Página 84

Paso Acción

5. Para adicionar un Colaborador para gestionar un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.


Paso Acción






Guía de formación

Página 85

Paso Acción

11. Seleccionará uno o más Colaboradores para la revisión de un Contrato o Convenio, previo a enviar el proceso de aprobación. Haga clic en el botón Enviar Internamente.

12. Usted puede adicionar uno o más Colaboradores para la gestión de un Contrato o Convenio, dando clic en el botón “+”, o de lo contrario, disminuir un Colaborador con el signo “-“


Página 86

Paso Acción

13. Puede hacer uso de la lista de ayuda donde encontrara los usuarios de PeopleSoft. Haga clic en el botón Consultar Usuario.

14. Usted puede hacer la búsqueda de un usuario, por medio del número de acceso a PeopleSoft o el nombre del empleado. Haga clic en el cuadro ID Usuario o Descripción.

15. Introduzca la información que desee en el campo ID Usuario. Introduzca "100017473".


17. Haga clic en el vínculo Gonzalez Estrada,Alfonso.

18. Al seleccionar al o los Colaboradores, usted puede proporcionar acción de: * Colaborador. El usuario solo podrá ver el Contrato o Convenio, así como sus documentos anexos. * Edición durante Colaboración. El usuario podrá ver y editar el Contrato o Convenio, así como insertar documentos anexos.

19. Ingrese información deseada en el campo “Instrucciones Colaboración”, con el fin de indicar que tipo de revisión solicita usted del usuario respecto del Contrato o Convenio.


Guía de formación

Página 87

Paso Acción

20. Haga clic en el botón Guardar Haga clic en el Guardar.

21. Haga clic en el botón Enviar Internamente Haga clic en el botón Enviar Internamente.

22. ¡Felicitaciones! Usted ha enviado correctamente el Contrato o Convenio de colaboración y completado el tema de "Ruta un Contrato de Colaboración". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Los Contratos o Convenios se pueden dirigir para la colaboración. Fin del procedimiento.


Página 88

SCM300.2_Revision de Colaboracion

Revisión de Colaboración:

Una vez que el Contrato o Convenio se encamina a la revisión de los colaboradores, el usuario colaborador pueden revisar y potencialmente cambiar el Contrato o Convenio o solo adicionar comentarios de colaboración. Cuando el colaborador último marca como revisado el Contrato o Convenio, el sistema envía una notificación al administrador del Contrato o Convenio.



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario colaborador debe aprender a acceder y revisar el Contrato o Convenio enviado para su revisión. El usuario colaborador recibe una notificación por correo electrónico, sobre la participación de revisión de un Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Guía de formación

Página 89

Paso Acción

1. El usuario colaborador puede consultar el Contrato o Convenio accesando al vínculo "Lista Trabj" en donde se almacenan las notificaciones pendientes de una acción. El usuario tiene la opción de Personalizar su menú principal y tener acceso al Contrato o Convenio por medio de la pantalla "Documentos Pendientes". Haga clic en el vínculo Lista Trabj.

Paso Acción

2. Haga clic en el vínculo ID Set: "MEX00" ID Específico: "0010000035".


Página 90

Paso Acción

3. Para hacer una revisión del Contrato o Convenio, el colaborador puede ver el documento original o versiones previas del mismo. Haga clic en el botón Ver Documento.

Paso Acción



Guía de formación

Página 91

Paso Acción

5. Las modificaciones al Contrato o Convenio se guardan en el equipo del usuario. Haga clic en el cuadro Habilitar edición.


Página 92

Paso Acción

6. De la misma forma, el Colaborador puede revisar documentos y soporte adicionales al Contrato o Convenio. Haga clic en el vínculo Modificar Anexos/Documentos Relacionados.

7. Haga clic en el botón Ver.

Paso Acción



Guía de formación

Página 93

Paso Acción

9. Las modificaciones al Contrato o Convenio se guardan en el equipo del usuario. Haga clic en el cuadro Habilitar edición.

Paso Acción



Página 94

Paso Acción

11. Al adicionar al colaborador para la revisión del Contrato o Convenio, se le dio atributos para editar y cargar la nueva versión. Haga clic en el botón Editar Documento.

12. Una vez editado el Contrato o Convenio o documento soporte, el colaborador cargara la versión nueva. Haga clic en el botón Reponer.


Guía de formación

Página 95

Paso Acción

13. El Colaborador puede adicionar algún comentario sobre la acción que realizo. Haga clic en el campo Comentario.

Paso Acción


15. El Colaborador importa la nueva versión del Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Examinar.


Página 96

Paso Acción

16. La nueva versión del Contrato o Convenio que sustituye, tiene que ser en formato "Word". Haga clic en el Nombre de Archivo.



Guía de formación

Página 97

Paso Acción


Paso Acción

19. Haga clic en el botón Marcar como Revisado.

20. El colaborador puede adicionar alguna observación a la revisión realizada al Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Añadir Comentarios Colab.

21. Haga clic en el botón Guardar.

22. El usuario puede ver la lista de los usuarios colaboradores, el sistema los identifica como Contactos o Firmantes Internos. Haga clic en el vínculo Contactos/Firmantes Internos.



Página 98

Paso Acción

24. "Finalizar Colaboración", es el proceso de concluir con la revisión del Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Finalizar Colaboración.

25. ¡Felicitaciones! Ha revisado el Contrato o Convenio satisfactoriamente, completado el proceso de colaboración y terminado el tema "Revisión de Colaboración". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • El colaborador puede revisar los Contratos o Convenios y documentos anexos • El sistema le notifica al colaborador que fue seleccionado para revisar un Contrato o Convenio • El colaborador puede acceder a revisar el documento por la "Lista Trabj" o "Documentos Pendientes" Fin del procedimiento.


Guía de formación

Página 99

SCM300.3_Modificar Colaboracion

Modificar la Colaboración:

Gestión de Contratos proporciona una opción para modificar al usuario de colaboración. Cuando un Contrato o Convenio se realiza en colaboración, el administrador puede modificar el flujo de colaboración para añadir o eliminar de la lista de colaboradores.



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario administrador debe aprender a modificar el proceso de colaboración añadir o eliminar usuario de colaboración. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Página 100

Paso Acción


Paso Acción





Guía de formación

Página 101

Paso Acción

5. Para adicionar o eliminar un colaborador del proceso de revisión de un Contrato o Convenio, busque el documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.



Página 102

Paso Acción






Guía de formación

Página 103

Paso Acción

11. Usted puede sustituir o adicionar más usuarios colaboradores, para la revisión de un Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Modificar Colaboración.

12. Puede adicionar uno o más colaboradores para la revisión de un Contrato o Convenio, dando clic en el botón “+”.

Paso Acción

13. Haga clic en el botón Añadir Fila en Fila 2.

14. Puede hacer uso de la lista de ayuda donde encontrara los usuarios de PeopleSoft. Haga clic en el botón Consultar Usuario.

15. Usted puede hacer la búsqueda de un usuario, por medio del número de acceso a PeopleSoft o el nombre del empleado. Haga clic en el cuadro ID Usuario o Descripción.


Página 104

Paso Acción




19. Ingrese información deseada en el campo “Instrucciones Colaboración”, con el fin de indicar que tipo de revisión solicita usted para la gestión de un Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Instrucciones Colaboración.


21. Haga clic en el botón Enviar Internamente.

Paso Acción

22. Haga clic en el vínculo Contactos/Firmantes Internos.


Guía de formación

Página 105

Paso Acción

23. Al seleccionar al o los Colaboradores, usted puede proporcionar acción de Ver o Privilegios de edición. Seleccione la opción Colaborador.


25. ¡Felicitaciones! Ha modificado con éxito el proceso de colaboración y terminado el tema "Modificar Colaboración". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Administrador del Contrato o Convenio modifica el proceso de colaboración añadir uno o más usuarios. Fin del procedimiento.


Página 106

SCM300.4_Cancelar Colaboracion

Cancelar la Colaboración: Después que un Contrato o Convenio ha sido enviado para la colaboración, el usuario puede detener el proceso revisión de colaboración. Si un colaborador no ha respondido a la solicitud de colaboración, el estado del Contrato o Convenio se establece en colaboración pendiente de revisión. Si el administrador del Contrato o Convenio cancelar el proceso de colaboración, el estado del Contrato o Convenio será como Borrador.



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a cancelar el proceso de colaboración. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Guía de formación

Página 107

Paso Acción






Página 108

Paso Acción

5. Para cancelar el proceso de colaboración en la revisión de un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo . Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.


Paso Acción






Guía de formación

Página 109

Paso Acción

11. Haga clic en el botón Cancelar Colaboración.

12. Ingrese la justificación correspondiente en el campo Comentarios. Nota. Para cancelar el proceso de colaboración solo se realizará con la autorización de Jurídico. Introduzca la información que desee en el campo Comentarios. Introduzca "S".



15. ¡Felicitaciones! Ha cancelado con éxito el proceso de colaboración y terminado el tema "Cancelar Colaboración". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • El proceso de colaboración puede ser cancelado. Fin del procedimiento.


Página 110

SCM300.5_Revisar Lista de Colaboracion

Revisar Lista de Colaboración:

Una vez que el Contrato o Convenio se encamina a un flujo de revisión de los colaboradores, el administrador puede revisar y actualizar a los usuarios, siempre y cuando no hayan realizado la revisión. Cuando el último usuario colaborador marca el Contrato o Convenio como revisado, el sistema envía una notificación al administrador.



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario administrador debe aprender acceder a la lista de usuarios enviados a colaboración de un Contrato o Convenio. El colaborador recibe notificación a través del correo electrónico de que fue seleccionado para la revisión de un Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Guía de formación

Página 111

Paso Acción


Paso Acción





Página 112

Paso Acción

5. Para revisar la lista de Colaborador para gestionar un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.



Guía de formación

Página 113

Paso Acción






Página 114

Paso Acción

11. Haga clic en el vínculo Contactos/Firmantes Internos.

12. El sistema tiene la función de resguardar la firma autógrafa del usuario. Nota. Esta funcionalidad no está configurada en el sistema. Haga clic en el vínculo Parámetros de Firma.


14. ¡Felicitaciones! Usted ha aprendido a consultar la lista de usuarios de colaboración y completado el tema de "Revisar Lista de Colaboración". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Consulte la lista de usuarios de colaboración. Fin del procedimiento.


Guía de formación

Página 115

SCM400 Proceso Aprobacion de Contrato

Proceso de Aprobación de Contrato: Propósito: Del tema de Proceso de Aprobación de Contrato, es brindar una visión general de la creación del flujo de aprobación, como dar seguimiento a las aprobaciones de los usuarios aprobadores y la asignación del Contrato o Convenio al abogado revisor. Objetivos: Después de completar este curso, el alumno será capaz de:

Revisar el flujo de aprobación del Contrato o Convenio

Ejecutar el proceso de aprobación

Cancelar el proceso de aprobación

Aprobar y Denegar un Contrato o Convenio

Asignar el Contrato o Convenio al Abogado Revisor

Despachar y ejecutar el Contrato o Convenio


Ruta de Aprobación (Legal Admin) Detalle Aprobación

Presentar para Aprobación

Cancelar Proceso de Aprobación Aprobar un Contrato

Denegar un Contrato

Revisión de la ruta de aprobación

Despachar y Ejecutar el Contrato

SCM400.1_Prelim Aprobacion

Preliminar de Aprobación:

Preliminar de aprobación de Contratos y Convenios es el proceso que crea el flujo de aprobación del documento de la organización. Es la acción del usuario aprobador de autorizar o denegar un Contrato o Convenio. El Estado de Aprobación de Documento muestra el nombre del usuario aprobador y el flujo de aprobación.

El sistema muestra la cadena de los usuarios que aprobarán un Contrato o Convenio, este flujo de aprobación inicia con el nivel "0", quiere decir que el usuario Administrativo de Legal tiene que definir en base a los criterios del documento el flujo de aprobación.

Nota. La primera etapa de colaboración debe ser aprobada antes de dar inicio a la etapa del proceso de aprobación, esto en caso de dar inicio a la etapa de colaboración.


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Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a obtener una vista del flujo de aprobación requerida para un Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Guía de formación

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Paso Acción





Paso Acción

5. Para revisar los usuarios del flujo de aprobación de un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.



Página 118

Paso Acción






Guía de formación

Página 119

Paso Acción

11. Haga clic en el botón Rev Prelim Aprobación.

Paso Acción

12. En esta pantalla el usuario Administrativo de Legal puede asignar el ID de usuario aprobador, creando el flujo de aprobación correspondiente al Contrato o Convenio. Haga clic en el vínculo Varios Aprobadores.


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Paso Acción

13. Haga clic en el botón Cerrar.

Paso Acción


15. ¡Felicitaciones! Has obtenido una vista del estado de aprobación con éxito y terminado el tema "Preliminar Aprobación". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Vista previa del flujo de aprobación. • Estado de aprobación de documento, muestra los nombres de los aprobadores según el flujo de aprobaciones del Contrato o Convenio antes de ejecutar el proceso de aprobación. Fin del procedimiento.


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SCM400.2_Ruta de Aprobacion (Legal Admin)

Ruta de Aprobación (Legal Admin):

El administrador legal, agregará a los abogados revisores del Contrato o Convenio en función a criterios propios. De la misma forma, será capaz de crear el flujo de aprobación del documento, asignando los usuarios aprobadores a la cadena de aprobación. Una vez asignado el Contrato o Convenio al abogado revisor y el flujo de aprobación no será posible modificarlo.



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario Administrador de Legal debe aprender a revisar el Contrato o Convenio para identificar en función a criterios propios al Abogado Revisor y asignar el documento para la revisión y liberación del mismo. Así mismo, será capaz de crear el Flujo de Aprobación asignando a cada usuario aprobador el Contrato o Convenio correspondiente. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


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Paso Acción






Guía de formación

Página 123

Paso Acción

5. Para revisar los usuarios del flujo de aprobación de un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.


Paso Acción






Página 124

Paso Acción

11. El usuario Administrador de Legal puede utilizar las opciones de consulta y edición del Contrato o Convenio, con la finalidad de revisar e identificar al Abogado Revisor y crear el Flujo de Aprobación. Haga clic en el botón Ver Documento.


Guía de formación

Página 125

Paso Acción


13. Visualice el Contrato o Convenio

Paso Acción

14. El usuario Administrador de Legal tiene que asignar al Abogado Revisor y crear el Flujo de Aprobación, dando clic “Rev Prelim Aprobación” Haga clic en el botón Rev Prelim Aprobación.


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Paso Acción

15. Haga clic en el vínculo Varios Aprobadores.

Paso Acción

16. El usuario Administrador de Legal puede ser uno o más abogados asignados a esta actividad, para identificar al Abogado Revisor y crear el Flujo de Aprobación. Haga clic en el botón Cerrar.


Guía de formación

Página 127

Paso Acción

17. Haga el clic en el botón "+" para incluir al Abogado Revisor. Haga clic en el botón Introducir Aprobador.

Paso Acción

18. Nota: Puede capturar el número en el campo ID de Usuario si lo conoce. Haga clic en el cuadro ID Usuario.

19. Haga clic en el botón Consulta.

20. También puede hacer la consulta de un usuario por Nombre y/o ID Usuario. Introduzca la información que desee en el campo ID Usuario. Introduzca "100011465".


22. Haga clic en el vínculo Macias Rosales,Ana Lilia.


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Paso Acción

23. Es indispensable que cuando asigne al Abogado Revisor, selecciones “Introd como:” Aprobador. Así aseguramos que la cadena de aprobación iniciara con el Abogado Revisor. Haga clic en el botón Introducir.

Paso Acción

24. Una vez que el usuario Administrador de Legal asigno al Abogado Revisor, tiene que capturar el ID Usuario de los aprobadores, creando así el flujo de aprobación. Haga clic en el botón Introducir Aprobador.


Guía de formación

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Paso Acción

25. Haga clic en el cuadro ID Usuario.


27. Haga clic en el botón Introducir.


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Paso Acción

28. Haga el clic en el botón "+" para continuar asignando el Flujo de Aprobadores. Haga clic en el botón Introducir Aprobador.

Paso Acción





Guía de formación

Página 131

Paso Acción

32. Haga el clic en el botón "+" para continuar asignando el Flujo de Aprobadores. Haga clic en el botón Introducir Aprobador.

Paso Acción




Página 132

Paso Acción

35. Haga clic en el botón Introducir Aprobador.

Paso Acción

36. El usuario Administrador de Legal tiene la responsabilidad de asignar al Abogado Revisor al principio y al final del flujo de aprobación. Haga clic en el botón Consulta.


Guía de formación

Página 133

Paso Acción






Paso Acción

42. Haga clic en el botón Presentar p/Aprobación.

43. Usted puede capturar un comentario sobre la asignación del Contrato o Convenio a un Abogado Revisor y el Flujo de Aprobación para la revisión y liberación del mismo. Haga clic en el cuadro Texto Comentario.


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Paso Acción



46. ¡Felicitaciones! Has asignado al abogado revisor y creado el flujo de aprobación con éxito, y completado el tema "Ruta de Aprobación (Legal Admin)". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Revisar los documentos anexos al Contrato o Convenio • Asignar al Abogado Revisor adecuado para la revisión y aprobación • Crear cadena del Flujo de Aprobación • Presentar para la aprobación el Contrato o Convenio Fin del procedimiento.


Guía de formación

Página 135

SCM400.3_Cancelar Proceso de Aprobacion

Cancelar el Proceso de Aprobación:

Cancelar el proceso de aprobación, detiene el flujo de aprobación. Este proceso proporciona una oportunidad para revisar:

Documentación del Contrato o Convenio

El flujo de aprobación Estatus de la etapa del proceso

Hacer comentarios sobre el Contrato o Convenio antes de continuar el proceso de aprobación

Entre otras acciones

Después de cancelar el proceso, el sistema muestra una sección de comentarios para capturar las razones acerca de por qué este proceso ha sido cancelado. El estado del Contrato o Convenio permanece en el estado de borrador. También puede seleccionar para presentar o enviar el documento para su aprobación o volver a la página de gestión de documentos.



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a ejecutar el proceso de cancelación del flujo de aprobación. Nota. El administrador de Contrato o Convenio tiene que tener el VoBo de Jurídico.


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Paso Acción






Guía de formación

Página 137

Paso Acción

5. Para ejecutar la cancelación de proceso de aprobación del Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.



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Paso Acción






Guía de formación

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Paso Acción

11. Haga clic en el vínculo Detalles Aprobación.

Paso Acción

12. Usted debe especificar la razón por la que se cancela él envió del flujo de aprobación. Haga clic en el cuadro Comentarios Aprobación.

13. Haga clic en el botón Cancel Proceso Aprobación.

14. Para comprobar la cancelación del proceso de aprobación. Haga clic en el vínculo Volver a Gestión Documentos.

15. El Contrato o Convenio queda en estatus "Borrador".


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Paso Acción

16. ¡Felicitaciones! Ha cancelado con éxito el proceso de aprobación de un Contrato o Convenio y completado el tema "Cancelar Proceso de aprobación". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • La interrupción del proceso de aprobación del Contrato o Convenio • Una vez que el administrador de Contrato o Convenio cancela el proceso de aprobación el documento quedará con el estado de borrador. Fin del procedimiento.


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Página 141

SCM400.4_Aprobar un Contrato

Aprobar un Contrato:

Cuando se somete a aprobación un Contrato o Convenio el sistema muestra la página Estado de Aprobación de Documento, donde el usuario aprobador puede ejecutar el proceso de aprobación del Contrato o Convenio. Cuando termina el proceso de aprobación, el sistema:

Cambia el estado del Contrato o Convenio como aprobado

Inserta una fila en historia, detalla el proceso que indica si el Contrato o Convenio fue aprobada

Envía una notificación al administrador del Contrato o Convenio que indica que el documento se ha aprobado

El administrador del Contrato o Convenio utiliza la sección de Revisión / Editar aprobadores para revisar los comentarios del aprobador



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a consultar y revisar el Contrato o Convenio enviado para su aprobación. El usuario aprobador recibe una notificación por correo electrónico, sobre la aprobación de un Contrato o Convenio.


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Paso Acción

1. Se va a iniciar la sesión directamente en PeopleSoft, capture su usuario y password. Introduzca la información que desee en el campo Contraseña. Introduzca "******".

2. Haga clic en el botón Conexión.


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Página 143

Paso Acción

3. El usuario aprobador puede consultar el Contrato o Convenio accesando al vínculo "Lista Trabj" en donde se almacenan las notificaciones pendientes de una acción. El usuario tiene la opción de Personalizar su menú principal y tener acceso al Contrato o Convenio por medio de la pantalla "Documentos Pendientes". Haga clic en el vínculo Lista Trabj.

Paso Acción

4. Identifique la notificación que hace referencia al documento para aprobar. Haga clic en el vínculo Document, ID Set: "MEX00/0010000036".


Página 144

Paso Acción

5. Los aprobadores deberán utilizar esta página para revisar, editar, aprobar o denegar una aprobación del Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Ver Documento.

Paso Acción


7. Visualice el Contrato o Convenio.


Guía de formación

Página 145

Paso Acción

8. Haga clic en el vínculo Historial Versión Documento.

Paso Acción



Página 146

Paso Acción

10. Haga clic para indicar que se aprueba el Contrato o Convenio. Cuando se aprueba un Contrato o Convenio, el sistema muestra la página Estado de aprobación del documento, donde se puede confirmar que aprueba el Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Aprobar.


Guía de formación

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Paso Acción

11. Usted puede capturar un comentario sobre la aprobación del Contrato o Convenio. Introduzca la información que desee en el campo Comentarios Aprobación. Introduzca "Contrato o Convenio aprobado".

12. Haga clic en el botón Aprobar.

13. Usted observara el Contrato o Convenio que esta en estatus "Pendiente Aprobación", hasta que el último usuario aprobador realice la autorización del documento, el estatus será "Aprobado". Haga clic en el vínculo Volver a Gestión Documentos.

14. El Contrato o Convenio queda en estatus "Pendiente Aprobación", hasta que el último usuario aprobador realice la autorización del documento, el estatus será "Aprobado".

15. ¡Felicitaciones! Has revisar con éxito y aprobó un Contrato o Convenio y completado el tema "Aprobar un Contrato". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Aprobar los Contratos o Convenios sometidos a revisión • La página de Gestión de Documentos ofrece funciones para ver Opciones Consulta y Edición y Revisión y Aprobación, para ver el detalle de la Gestión de Contratos Fin del procedimiento.


Página 148

SCM400.5_Rechazar un Contrato

Rechazar un Contrato: Cuando se rechaza un Contrato o Convenio, el sistema muestra la página Estado de Pendiente Aprobación, donde se puede confirmar que fue rechazado el Contrato o Convenio. El usuario aprobador al negar la aprobación de un Contrato o Convenio, es necesario introducir información en la sección de comentarios con todos los detalles de las razones del porque se le niega la aprobación del Contrato o Convenio. Cuando termina el proceso de rechazo, el sistema:

Cambiar el estado del Contrato o Convenio como rechazado

Inserta el movimiento de rechazo en el historial de la Gestión de Contrato

Envía una notificación al administrador del Contrato o Convenio que indica que el Contrato o Convenio se ha rechazado

El administrador del Contrato o Convenio utiliza la sección de Revisión / Editar aprobadores para revisar los comentarios del rechazo.




Guía de formación

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Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a revisar el Contrato o Convenio enviado para su rechazo. El usuario administrador recibe una notificación por correo electrónico, sobre el rechazo del Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.

Paso Acción

1. Se va a iniciar la sesión directamente en PeopleSoft, capture su usuario y password. Introduzca la información que desee en el campo Contraseña. Introduzca "******".

2. Haga clic en el botón Conexión.


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Paso Acción

3. El usuario aprobador puede consultar el Contrato o Convenio accesando al vínculo "Lista Trabj" en donde se almacenan las notificaciones pendientes de una acción. Haga clic en el vínculo Lista Trabj.

Paso Acción

4. Haga clic en el vínculo Document ID Set: "MEX00" ID Espec 010000036.


Guía de formación

Página 151

Paso Acción

5. Los aprobadores utilizar esta página para revisar y rechazar un Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Ver Documento.

Paso Acción


7. Vista del Contrato o Convenio en formato Word.


Página 152

Paso Acción

8. Rechazar la aprobación del Contrato o Convenio, es detener el proceso de flujo de aprobación. Haga clic en el botón Rech.


Guía de formación

Página 153

Paso Acción

9. Usted puede capturar un comentario sobre el rechazo del Contrato o Convenio. Introduzca la información que desee en el campo Comentarios Aprobación. Introduzca "se rechaza el Contrato o Convenio porque la fecha es incorrecta".

10. La acción de Rechazo detiene el proceso de flujo de aprobación. El usuario administrador recibe por correo electrónico la notificación de rechazo. El Contrato o Convenio reinicia el flujo de aprobación, asignándole para su aprobación al primer usuario aprobador. Haga clic en el botón Rechazo.

11. El estado del Contrato o Convenio será "Pendiente de Aprobación". Haga clic en el vínculo Volver a Gestión Documentos.

12. ¡Felicitaciones! Has revisar con éxito y denegado un Contrato o Convenio y completado el tema "Denegar un Contrato". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Consultar un Contratos o Convenios • Rechazar el documento Fin del procedimiento.


Página 154

SCM400.6_Despachar y Ejecutar el Contrato

Despachar y Ejecutar el Contrato:

El proceso de Despachar es notificar por correo electrónico a los participantes del Contrato o Convenio que la Institución ha aprobado y liberado la última versión del documento, incluidas las firmas autógrafas del proveedor e Institución, para generar el proceso de Ejecución.

El proceso de Ejecución es la conclusión del proceso de Gestión de Contratos en el sistema, en esta etapa ya no es posible editar el Contrato o Convenio.



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario realizara la distribución del Contrato o Convenio a los participantes del documento “Despacho” una vez concluida la recolección de firmas autógrafas y para concluir con el proceso el usuario genera la Ejecución el Contrato o Convenio incluida la última versión. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Guía de formación

Página 155

Paso Acción






Página 156

Paso Acción

5. Para revisar el Contrato o Convenio y enviar el proceso "Despacho y Ejecución", busque el documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.


Paso Acción






Guía de formación

Página 157

Paso Acción

11. Ejecute el proceso de Despachar, con el fin de distribuir el Contrato o Convenio última versión a los usuarios participantes. Haga clic en el botón Despachar.

12. Usted puede capturar un comentario a los usuarios que distribuirá la última versión del Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Descripción.

13. Seleccione la opción Selec.

14. Contactos: Capturar información de los contactos que Usted quiere que se distribuya la última versión del Contrato o Convenio. Los Contactos pueden ser usuarios internos y proveedor. Haga clic en el cuadro Nombre.

15. Haga clic en el cuadro Cargo.


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Paso Acción

16. Haga clic en el cuadro ID Correo-E.

17. Para incluir más usuarios para su distribución, dar clic en botón “+” e incluya los datos en la siguiente línea. Haga clic en el botón Añadir Fila en Fila 1.

18. Haga clic en el cuadro Nombre.

19. Haga clic en el cuadro Cargo.

20. Haga clic en el cuadro ID Correo-E.


22. Para concluir el proceso de Gestión de Contratos, dar clic en "Ejecutar Contrato" Nota. Una vez generado el proceso de Ejecución de Contrato, no será posible editar el Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Ejecutar Contrato.

23. ¡Felicitaciones! Has concluido con éxito el proceso de Despachar y Ejecutar el Contrato o Convenio, ahora se distribuye el documento y el cierre de la última versión del Contrato o Convenio. Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Correr el proceso de Despacho • Capturar datos de los contactos que recibirán la última versión • Generar el proceso de Ejecución de Contrato o Convenio Fin del procedimiento.


Guía de formación

Página 159

SCM500 Informes y Reportes de Contrato

Informes y Reportes de Contrato: Propósito: Es proporcionar las herramientas necesarias para realizar búsquedas y consultas en línea, también generar consultas e informes de la información detalle o resumen del Contrato o Convenio. Objetivos: Después de completar este curso, el usuario será capaz de:

Realizar consultas en línea de un Contrato o Convenio

Crear y ejecutar un informe que incluye el resumen de Contratos o Convenios

Crear y ejecutar un informe con el detalle del estado de un Contrato o Convenio Ejecutar Informe Trimestral de Contratos


Buscar y Consultar Contratos

Resumen Estado de Documento

Detalles Estado de Documento

Informe Trimestral de Contratos


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SCM500.1_Buscar y Consultar Contratos

Buscar y Consultar Contratos:

PeopleSoft Gestión de Contratos proporciona la búsqueda de contenido para ayudar hacer consultas avanzadas basadas en texto para buscar en los documentos y en Contratos o Convenios actuales. El sistema busca contenido de la información que se guarda en el Módulo de Gestión de Contratos. Las búsquedas en PeopleSoft Gestión de Contrato incluyen el Tipo de Contenido y las búsquedas de objetos individuales (Atributos Clausula).



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a buscar Contratos o Convenios, utilizando la información que queda registrada en el Módulo de Gestión de Contratos, por tipo de búsqueda de contenido y/o búsqueda de objetos individuales. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Guía de formación

Página 161

Paso Acción



3. Haga clic en el menú Búsqueda de Contenidos.

4. Haga clic en el comando Búsqueda de Contenidos.


Página 162

Paso Acción

5. Haga clic en la lista Tipo Contenido.

Paso Acción

6. El tipo de búsqueda por contenido, se realizara seleccionando: *Tipo de Contenido: Documento dato por default Seleccione el elemento de lista Documento.

7. Tipo de Búsqueda Documento: puede hacer la consulta por Contratos o Convenios utilizando Formato o Importados Origen: por default “Especifica”


Guía de formación

Página 163

Paso Acción

8. Seleccione “Incluir Anexo” para que incluya los documentos anexos al Contrato o Convenio. Seleccione la opción Incluir Anexos.


10. La consulta en línea, le mostrara la información referente a los datos de la creación del Contrato o Convenio, así como consultar los documentos incluidos al Contrato o Convenio.

11. Para realizar una consulta específica seleccione objetos individuales. Haga clic en el botón Expandir Sección.




15. Haga clic en el botón Contraer Sección.


Página 164

Paso Acción

16. La consulta en línea, le mostrara según la selección de objetos individuales la información de la creación del Contrato o Convenio, así como la consulta de documentos anexos al Contrato o Convenio.

17. Consulte Contrato o Convenio Original Haga clic en el botón Ver.

Paso Acción


19. Vista del Contrato o Convenio en formato Word.


Guía de formación

Página 165

Paso Acción

20. Consulte Documentos Anexos al Contrato o Convenio Haga clic en el botón Ver.

Paso Acción


22. Vista del documento anexo al Contrato o Convenio.


Página 166

Paso Acción


Paso Acción

24. Haga clic en el vínculo Volver a Búsqueda Documentos.


Guía de formación

Página 167

Paso Acción

25. ¡Felicitaciones! Has realizado la consulta en línea de la creación de Contrato o Convenio y documentos anexos al Contrato o Convenio y finalizado la búsqueda “Buscar y Consultar Contratos”. Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: •Crear una búsqueda Tipo Contenido •Búsqueda por objetos individuales Fin del procedimiento.


Página 168

SCM500.2_Resumen Estado de Documento

Resumen del Estado de Documento:

PeopleSoft Gestión de Contratos proporciona informes de documentos que los usuarios pueden usar o adaptar para satisfacer las necesidades de la organización. Los informes proporcionan información resumida sobre los Contratos o Convenios. El sistema de informes facilita el acceso, la personalización, la ejecución y la visualización de información de la creación del Contrato o Convenio.



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario ejecutará un informe del estado del Contrato o Convenio con información a resumen sobre la creación del Contrato o Convenio. Creará una ejecución de informe seleccionando los datos para crear la consulta, mostrando información general del estado del Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Guía de formación

Página 169

Paso Acción



3. Haga clic en el menú Informes.

4. Haga clic en el comando Resumen Estado Documento.


Página 170

Paso Acción

5. Crear un ID Control Ejecución: Capture el nombre del reporte, este quedara grabado en su usuario solo para modificar la selección de datos. Haga clic en la pestaña Añadir un Valor.

6. No deje espacio en blanco, ocupe guion "_", para evitar un error en la ejecución del reporte. Introduzca la información que desee en el campo ID Control Ejecución. Introduzca "MEX_CM".

7. Haga clic en el botón Añadir.


Guía de formación

Página 171

Paso Acción

8. *ID Plantilla: CS_DOC_STAT1_1 dato por default Puede seleccionar los siguientes criterios para realizar la consulta: *Fecha Ref: es la fecha actual Administrador Documento: usuario quien creo el Contrato o Convenio en el sistema Patroc: usuarios que dio origen al Contrato o Convenio Departamento: ubicación que dio origen al Contrato o Convenio Estado Documentos: estatus del Contrato o Convenio Transacción Origen: por default “Especifica” Haga clic en la lista Transacción Origen.

Paso Acción

9. Seleccione el elemento de lista Específica.


Página 172

Paso Acción

10. Seleccione ID Set por default "MEX00" Haga clic en el cuadro ID Set Específ.

11. Capture ID de Contrato: puede ser uno en específico o un rango de ID Contratos. Haga clic en el botón Consultar De ID Específico.


13. Haga clic en el botón Consultar A ID Específico.



16. Haga clic en el botón Ejec.



Guía de formación

Página 173

Paso Acción

18. Visualice el proceso de su ejecución. Haga clic en el vínculo Monitor Procesos.

Paso Acción

19. Haga clic en el botón Actualizar.

20. Haga clic en el vínculo Volver a Resumen de Estado de Documento.


Página 174

Paso Acción

21. El Gestor Informe: mostrara la liga para abrir su reporte. Haga clic en el vínculo Gestor Informes.

Paso Acción

22. Haga clic en el vínculo CS_DOC_STAT1 - Document Status Summary.pdf.


Guía de formación

Página 175

Paso Acción

23. Haga clic en el vínculo Document Status Summary.pdf.

Paso Acción


25. Vista del reporte, muestra la información de la selección de datos que Usted capturo para ejecutar la consulta.

26. Vista del informe de acuerdo con la selección de datos, la segunda parte del reporte mostrara información resumida de la creación de Contratos o Convenios.


Página 176

Paso Acción

27. Haga clic en el vínculo Inicio.

28. ¡Felicitaciones! Has creado un ID Control Ejecución con éxito y finalizado la ejecución del reporte “Resumen Estado de Documento”. Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: •Crear un ID Control Ejecución •Seleccionar los criterios de consulta •Ejecutar el reporte Fin del procedimiento.


Guía de formación

Página 177

SCM500.3_Detalle Estado de Documento

Detalle del Estado de Documento:

El informe detalle del status del Contrato o Convenio, es similar al informe de resumen, pero proporciona mayor información a detalle. Entre las características adicionales, este informe muestra la siguiente información:

Información de la creación del Contrato o Convenio

Datos capturados en la pantalla "Ejecución Asistente – Creación Doc"

Informe de actividades (creación, colaboración, aprobación e información enmendada)



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario ejecutará un informe del estado del Contrato o Convenio con información a detalle de la creación del Contrato o Convenio, datos capturados para la definición del flujo de aprobación, informe de actividades de colaboración y aprobación del documento, así como información de la enmienda. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.


Página 178

Paso Acción



3. Haga clic en el menú Informes.

4. Haga clic en el comando Detalle Estado Documento.


Guía de formación

Página 179

Paso Acción

5. Crear un ID Control Ejecución: Capture el nombre del reporte, este quedara grabado en su usuario solo para modificar la selección de datos. Haga clic en la pestaña Añadir un Valor.

6. No deje espacio en blanco, ocupe guion "_", para evitar un error en la ejecución del reporte. Introduzca la información que desee en el campo ID Control Ejecución. Introduzca "MEX_CM".

7. Haga clic en el botón Añadir.


Página 180

Paso Acción

8. *ID Plantilla: CS_DOC_STAT2_1 dato por default Puede seleccionar los siguientes criterios para realizar la consulta: *Fecha Ref: es la fecha actual Administrador Documento: usuario quien creo el Contrato o Convenio en el sistema Patroc: usuarios que dio origen al Contrato o Convenio Departamento: ubicación que dio origen al Contrato o Convenio Estado Documentos: estatus del Contrato o Convenio Transacción Origen: por default “Especifica” Haga clic en la lista Transacción Origen.

Paso Acción

9. Seleccione el elemento de lista Específica.


Guía de formación

Página 181

Paso Acción

10. Seleccione ID Set por default "MEX00" Haga clic en el cuadro ID Set Específ.

11. Capture ID de Contrato: puede ser uno en específico o un rango de ID Contratos Haga clic en el botón Consultar De ID Específico.


13. Haga clic en el botón Consultar A ID Específico.



16. Haga clic en el botón Ejec.



Página 182

Paso Acción

18. Visualice el proceso de su ejecución Haga clic en el vínculo Monitor Procesos.

Paso Acción

19. Haga clic en el botón Actualizar.

20. Haga clic en el vínculo Volver a Detalle de Estado de Documento.


Guía de formación

Página 183

Paso Acción

21. El Gestor Informe: mostrara la liga para abrir su reporte. Haga clic en el vínculo Gestor Informes.

Paso Acción

22. Haga clic en el vínculo CS_DOC_STAT2 - Document Status Detail.pdf.


Página 184

Paso Acción

23. Haga clic en el vínculo Document Status Detail.pdf.

Paso Acción


25. Vista del reporte, muestra la información de la selección de datos que Usted capturo para ejecutar la consulta.

26. Vista del informe de acuerdo con la selección de datos, la segunda parte del reporte mostrara información detalle de la Gestión de Contratos.

27. ¡Felicitaciones! Has creado un ID Control Ejecución con éxito y finalizado la ejecución del reporte “Detalle de Estado de Documento”. Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: •Crear un ID Control Ejecución •Seleccionar los criterios de consulta •Ejecutar el reporte Fin del procedimiento.


Guía de formación

Página 185

SCM500.4_Informe Trimestral de Contratos

Informe Trimestral de Contratos:

Informe Trimestral está disponible como consulta y se puede visualizar la información en Excel. La consulta permite buscar información utilizando las funciones básicas del informe (Set ID y rango de fecha).

El informe mostrara los siguientes datos, entre otros:

Unidad de Negocio

Departamento

Sponsor (Usuario creador del Contrato o Convenio) Número de Contrato o Convenio (Contract ID) Estatus

Fecha Inicial y Fecha Expiración



Procedimiento

Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario realizara una consulta ejecutando una extracción de datos sobre un rango de periodo. El informe mostrara entre otros datos la Unidad de Negocio, Número de Contrato, Estado del documento, Fechas inicial y expiración, entre otros.


Página 186


Paso Acción


2. Haga clic en el menú Herramientas de Informes.

3. Haga clic en el menú Consultas.

4. Haga clic en el comando Visor de Consultas.

5. Introduzca la información que desee en el campo comienza por. Introduzca "LI_GBL_SCM_QUARTERLY_REPORT".


Guía de formación

Página 187

Paso Acción


7. Haga clic en el vínculo Excel.

8. Capture la información: Set ID: MEX00 dato por default. Introduzca la información que desee en el campo Set ID. Introduzca "MEX".

9. Haga clic en el botón Consultar Set ID (Alt+5).

10. Haga clic en el vínculo MEX00.

11. Capture rango de fecha: Fecha Inicial del Trimestre: Haga clic en el botón Selección de Fecha (Alt+5).

12. Haga clic en la lista.

13. Seleccione el elemento de lista Abril.


Página 188

Paso Acción

14. Haga clic en el vínculo Seleccione fecha.

15. Capture rango de fecha: Fecha Final del Trimestre: Haga clic en el botón Selección de Fecha (Alt+5).

16. Haga clic en el vínculo Seleccione fecha.

17. La realización de este ejercicio, se consideró la selección de rango de fechas de un mes. Haga clic en el botón Ver Resultado.

Paso Acción

18. El resultado de la consulta solicitada se puede visualizar en Excel. Haga clic en el botón Abrir.

19. Vista del informe trimestral de Contratos y Convenios. Este informe es parte de un entregable de la información trimestral.


Guía de formación

Página 189

Paso Acción

20. ¡Felicitaciones! Has concluido con éxito la ejecución y extracción de información de Contratos o Convenios sobre un rango de fechas. Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: •Capturar por default el Set ID “MEX00” •Ejecutar el informe por un rango de fecha Fin del procedimiento.

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