glovis dealer guide 2016dms.glovisrus.com/upload/glovis_dealer_guide_2016.pdfo Скан...

Руководство Дилера по работе с порталом транспортных претензий

http://dms.glovisrus.com

Москва, 2016

Руководство пользователя «Сотрудник Дилера» портала dms.glovisrus.com

2

ОГЛАВЛЕНИЕ 1 ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ............................................................................................................................................ 3

1.1 Техническая поддержка............................................................................................................................... 4 1.2 Доступ к Порталу .......................................................................................................................................... 4 1.3 Термины и определения ............................................................................................................................. 5

2 ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ПОРТАЛА ................................................................................................................. 6

3 ВОЗМОЖНОСТИ ДИЛЕРА НА ПОРТАЛЕ ......................................................................................................... 7

3.1 Общие сведения .......................................................................................................................................... 7 3.2 Авторизация ................................................................................................................................................. 7

3.2.1 Вход на портал .................................................................................................................................... 7 3.2.2 Как восстановить пароль для входа на Портал ............................................................................... 8

3.3 Работа с претензиями ............................................................................................................................... 11 3.3.1 Как создать черновик претензии ...................................................................................................... 11 3.3.2 Как создать претензию на основе черновика претензии ............................................................... 12 3.3.3 Как изменить претензию или черновик претензии ......................................................................... 13 3.3.4 Как просмотреть претензии или черновики претензий .................................................................. 13 3.3.5 Отзыв черновика претензии ............................................................................................................. 14

3.4 Профиль пользователя ............................................................................................................................. 15 3.4.1 Просмотр профиля ............................................................................................................................ 15 3.4.2 Редактирование профиля ................................................................................................................ 16


3

1 ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ Система учета транспортных рекламаций ( Рис. 1) предназначена для уменьшения временных издержек на процесс согласования претензий по убытку за счет сокращения количества операций, создания единой централизованной системы хранения данных по претензиям с разграничением прав доступа для разных участников процесса.

Пользователю типа «Сотрудник Дилера» система позволяет:

• Подготовить черновик претензии, т.е. зафиксировать случай (ущерб)

• Сформировать претензию с отправкой Дистрибьютору

• Редактировать претензию

• Просматривать созданные претензии

• Редактировать данные своей учетной записи

Рис. 1. Главная страница Портала, открывающаяся сразу после авторизации сотрудника Дилера


4

1.1 Техническая поддержка Для сотрудников Дилеров доступна Служба Технической поддержки:

• по e-mail [email protected]

Время работы: ежедневно с Понедельника по Пятницу с 10:00 до 19:00 (московское время)

Все вопросы, связанные с претензионной работой, следует направлять на общий ящик отдела транспортных рекламаций GLOVIS RUS – [email protected]

1.2 Доступ к Порталу Веб-интерфес системы учета транспортных рекламаций (далее «Портал») имеет следующий адрес в интернете http://dms.glovisrus.com/

Доступ к Порталу имеют только авторизованные пользователи.

Для авторизации используется логин и пароль, предоставленные представителем GLOVIS RUS.


5

1.3 Термины и определения Совокупность разделов, подразделов и страниц Портала образуют древовидную структуру.

Дистрибьютор – представительство автомобильного бренда в России.

Экспедитор – сторона, контролирующая выплату суммы ущерба Дистрибьютору (компания GLOVIS RUS).

Дилер – организация, размещающая на Портале информацию о случаях повреждений.

Случай (убыток) – это информация о причиненном автомобилю ущербе.

Черновик претензии – претензия в статусе «Черновик претензии» с ограниченным числом указанных параметров (данных по претензии).

Претензия – это документально подтвержденный случай. В системе характеризуется набором параметров (значениями полей) и файлами документов.


6

2 ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ПОРТАЛА На страницах Портала располагаются различные элементы для удобства использования портала. Каждая страница делиться на основные области:

• верхняя часть страницы; • область меню; • область контента; • нижняя часть страницы.

В верхней части страницы располагаются:

• логотип компании GLOVIS RUS в виде ссылки на главную страницу Портала;

• имя пользователя, под учетной записью которого был осуществлен вход на Портал, в виде

выпадающего меню:

o Моя страница (Профиль); o Изменить личные данные; o Выйти.

• текущее время;

• форма поиска по порталу;

В колонке слева располагается область меню подразделов выбранного раздела и ссылка «Нужна

помощь?», по нажатию на которую открывается окно для скачивания Руководства пользователя.

В контентной области помимо элементов просматриваемой страницы отображаются:

• заголовок страницы


7

3 ВОЗМОЖНОСТИ ДИЛЕРА НА ПОРТАЛЕ

3.1 Общие сведения После авторизации на Портале пользователям сотрудникам Дилеров (см. «3.2.1 Вход на портал») доступны следующие функции:

• Подготовка черновика претензии – см. раздел «3.3.1 Как создать черновик претензии»;

• Сформировать претензию с отправкой Дистрибьютору – см. раздел «3.3.3 Как создать претензию на основе черновика претензии»;

• Редактировать претензию (возврат на повторное согласование, изменение суммы, добавление комментариев, загрузка фотографий и документов, изменение параметров) – см. раздел «3.3.4 Как изменить претензию или черновик претензии»;

• Просматривать созданные претензии (данные по претензиям и статусы их согласования и оплаты) – см. разделы «3.3.5 Как просмотреть претензии или черновики претензий»;

• Редактировать данные своей учетной записи – см. раздел «3.4.1 Просмотр профиля»;

Вся информация, которую сотрудник Дилера размещает на Портале, проходит проверку уполномоченным представителем Дистрибьютора.

3.2 Авторизация

3.2.1 Вход на портал

Сотрудник Дилера получает от представителя GLOVIS RUS логин и пароль для доступа к порталу. Для

входа на Портал ему необходимо:

1. набрать в строке браузера адрес http://dms.glovisrus.com

2. на странице входа (Рис. 1) ввести логин и пароль.

Рис. 1. Страница входа на портал


8

После входа в систему загружается главная страница Портала (Рис. 2).

Рис. 2. Главная страница Портала, открывающаяся сразу после авторизации сотрудника Дилера

3.2.2 Как восстановить пароль для входа на Портал

Система не предоставляет возможности восстановления забытого пароля, но позволяет задать новый пароль для входа на Портал.

Если сотрудник Дилера забыл свой пароль, он может воспользоваться формой восстановления пароля, для этого необходимо:

1. набрать в строке браузера адрес http://dms.glovisrus.com и перейти по ссылке «Забыли свой пароль?»;

2. в открывшейся форме «Восстановление пароля» (Рис. 3) ввести свой логин для входа на Портал или адрес электронной почты, который был указан при регистрации на сайте, и нажать на кнопку «Выслать»;


9

Рис. 3. Форма восстановления забытого пароля

3. при нажатии на кнопку «Выслать» форма восстановления пароля перезагружается:

• если указанный логин или e-mail были найдены в системе (и пользователь активирован), то на странице выводится сообщение «Контрольная строка, а также ваши регистрационные данные были высланы по E-Mail. Пожалуйста, дождитесь прихода письма, так как контрольная строка изменяется при каждом запросе» (Рис. 4);

Рис. 4. Сообщение об отправке письма с контрольной строкой

• если указанный логин или e-mail не найдены в системе или пользователь с такими данными еще не был подтвержден, то выдается сообщение об ошибке «Ошибка восстановления пароля! Логин или E-Mail не найдены!»;

4. в течение нескольких минут на адрес электронной почты сотрудника Дилера будет отправлено

письмо со ссылкой на Портал;

5. на открывшейся странице отображается форма смены пароля (Рис. 5) с полями: Логин (заполняется автоматически), Новый пароль, Подтверждение пароля;


10

Рис. 5. Форма смены пароля

6. после заполнения полей необходимо нажать на кнопку «Изменить пароль».

После отправки формы изменения вступают в силу, и на электронный адрес пользователя отправляется письмо с подтверждением успешной смены пароля. Далее сотрудник Дилера может войти на Портал с помощью нового пароля.


11

3.3 Работа с претензиями Сотрудник Дилера может размещать на Портале информацию о случаях повреждений, поступающих в его автосалоны и полученных во время доставки автомобиля в салон. Информация о повреждениях автомобиля с набором необходимых документов, подтверждающих повреждение, (Черновик претензии) отправляется Дистрибьютору, после чего начинается процедура согласования с остальными участниками процесса сбора и обработки данных об ущербе и его возмещении.

Портал предназначен для того, чтобы сотрудники Дилеров оставляли претензии на рассмотрение Дистрибьютору.

Сотрудник Дилера может создать претензию в двух статусах:

• Черновик претензии

Сотрудник Дилера добавляет следующую обязательную информацию:

o Параметры авто (модель и VIN автомобиля);

o Параметры и файл Транспортной накладной;

o Параметры и файл ОУПТС;

o Данные о повреждениях;

o Расчет стоимости восстановительного ремонта.

• Претензия

Сотрудник Дилера добавляет следующую обязательную информацию, помимо информации, добавленной на этапе создания черновика претензии:

o Номер претензии Дилера;

o Дата выставления претензии;

o Параметры и файл заказ-наряда;

o Параметры и файл акта выполненных работ;

o Другие файлы и фотографии.

3.3.1 Как создать черновик претензии

Для того чтобы создать новый черновик претензии в Портале, необходимо:

1. в области быстрого добавления претензии нажать кнопку «Добавить» и в выпадающем меню выбрать пункт «Черновик претензии» или выбрать пункт главного меню «Претензии» и на странице со списком претензий нажать кнопку «Добавить черновик претензии»;

2. на открывшейся странице «Создание черновика претензии» обязательно заполнить следующие группы полей:

a. Параметры авто:

o Модель* (выпадающий список значений из справочника моделей);

o VIN* (текстовое поле) – заполняется заглавными латинскими буквами;

b. Транспортная накладная:

o Номер ТН* (текстовое поле);

o Дата ТН* (текстовое поле с календарем для выбора даты); всплывающая форма выбора даты в календаре открывается при нажатии на иконку «Календарь»;

o ФИО водителя* (текстовое поле);

o Скан ТН* (поле для загрузки файла);

o Примечания (текстовое поле);

c. ОУПТС*

o Номер ОУПТС* (текстовое поле);


12

o Дата ОУПТС* (текстовое поле с календарем для выбора даты); всплывающая форма выбора даты в календаре открывается при нажатии на иконку «Календарь»;

o Скан ОУПТС* (поле для загрузки файла);

d. Повреждения:

o Поврежденная деталь* (выпадающий список);

o Тип повреждения* (выпадающий список);

o Степень повреждения* (выпадающий список);

o Фотография повреждения* (поле для загрузки нескольких файлов);

Для добавления нескольких повреждений необходимо нажать на кнопку «Добавить повреждение», после чего в форме появляется еще один набор полей группы «Повреждение»;

e. Другие файлы, подтверждающие оценку суммы ущерба:

o Категория документа (выпадающий список)

o Дата документа (текстовое поле с календарем для выбора даты); всплывающая форма выбора даты в календаре открывается при нажатии на иконку «Календарь»;

o Номер документа (текстовое поле);

o Файл документа (поле для загрузки файла);

f. Другие фотографии, подтверждающие ущерб:

o Файл фотографии (поле для загрузки файла); возможность загрузки нескольких файлов;

3. обязательно нажать кнопку «Сохранить черновик», чтобы введенные данные сохранились в системе;

4. при успешном создании черновик претензии отображается в открывшемся списке претензий;

Оставшиеся необязательные поля можно заполнять по мере получения соответствующей информации.

Внимание!

При заполнении полей датами желательно пользоваться календарем для исключения ввода данных в неверном формате. Поля, отмеченные «*», нельзя оставлять пустыми. При попытке сохранения пустых обязательных полей формы будет выдаваться сообщение об ошибке.

3.3.2 Как создать претензию на основе черновика претензии

Создать претензию можно только на основе Черновика претензии, который имеет статус «Черновик одобрен», для этого нужно:

1. В области меню открыть пункт «Претензии»

2. В открывшемся списке открыть интересующий черновик претензии (должен быть в статусе «Черновик одобрен»);

3. Заполнить все обязательные для претензии поля, если они не заполнены ранее, а именно:

a. Общая информация:

o Номер претензии* (текстовое поле);

o Дата выставления претензии* (текстовое поле с календарем для выбора даты); всплывающая форма выбора даты в календаре открывается при нажатии на иконку «Календарь»;

o Скан претензии* (поле для загрузки файла);

b. Акт выполненных работ:

o Номер акта* (текстовое поле);


13

o Дата акта* (текстовое поле с календарем для выбора даты); всплывающая форма выбора даты в календаре открывается при нажатии на иконку «Календарь»;

o Сумма по акту выполненных работ* (текстовое поле);

o Сумма НДС* (текстовое поле);

o Файл документа* (поле для загрузки файла);

o Номер счет-фактуры* (текстовое поле);

o Номер счета на оплату* (текстовое поле);

o Дата счета на оплату* (текстовое поле с календарем для выбора даты); всплывающая форма выбора даты в календаре открывается при нажатии на иконку «Календарь»;

В конце страницы Черновика претензии будет перечень полей, которые необходимо заполнить для создания претензии.

4. Нажать кнопку «Отправить на согласование» 5. При успешном создании новая претензия отображается в открывшемся списке претензий в

статусе «На согласовании Дистрибьютора». После отправки претензии на согласование (статус «На согласовании Дистрибьютора») редактирование претензии Дилером невозможно. Возможность редактирования откроется после отправки претензии представителем Дистрибьютора да доработку (статус «На доработке»).

Внимание!

При заполнении полей датами желательно пользоваться календарем для исключения ввода данных в неверном формате. Поля, отмеченные «*», нельзя оставлять пустыми. При попытке сохранения пустых обязательных полей формы будет выдаваться сообщение об ошибке.

3.3.3 Как изменить претензию или черновик претензии

Сотрудник Дилера может редактировать добавленные им на Портал претензии или Черновики, например, загрузить документы, фотографии.

Редактирование претензии возможно в случаях, когда она еще не отправлена на согласование Дистрибьютору (статус «На согласовании Дистрибьютора») или возвращена на доработку (статус «На доработке»).

Для этого необходимо:

1. выбрать пункт главного меню «Претензии» и на странице со списком претензий нажать иконку

меню элемента списка , после чего в выпадающем меню выбрать пункт «Изменить»;

a. на открывшейся странице «Редактирование» пользователь может изменить группы полей, аналогичные полям на странице «Создание претензии» (см. раздел «3.3.2 Как создать претензию на основе черновика претензии») или аналогичные полям на странице «Создание черновика претензии» (см. раздел «3.3.1 Как создать черновик претензии), в случае если он редактирует черновик претензии;

2. обязательно нажать кнопку «Сохранить», чтобы изменения вступили в силу.

При редактировании полей претензии требуется выполнение правил, аналогичных правилам при создании претензии.

3.3.4 Как просмотреть претензии или черновики претензий

Страница со списком претензий содержит только те претензии, которые были созданы данным сотрудником Дилера. Для просмотра списка претензий необходимо:

1. выбрать пункт главного меню «Претензии»;

2. на открывшейся странице отображается список всех претензий, созданных пользователем, в формате:

• меню элемента списка для перехода на страницу редактирования и удаления претензии;


14

• Номер претензии;

• Дата выставления претензии Дилером;

• Статус претензии (последний установленный для претензии);

• Дата изменения последнего статуса претензии / оплаты;

• Сумма ущерба, последняя установленная для претензии или Сумма оплаты, последняя установленная для претензии, если указана;

• Модель автомобиля;

• VIN автомобиля.

3. сотрудник Дилера может отсортировать претензии по каждому столбцу таблицы;

4. сотрудник Дилера может воспользоваться инструментом поиска, чтобы найти претензию:

• по номеру претензии;

• по номеру VIN автомобиля;

для этого нужно ввести искомое значение в форму «Поиск» и нажать кнопку «Найти».

3.3.5 Отзыв черновика претензии

В случае отсутствия необходимости в устранении повреждения, устранения повреждения в рамках предпродажной подготовки и т.д. черновик претензии может быть отозван.

При случайном нажатии кнопки «Отозвать» открывается всплывающее окно, где необходимо указать комментарий и подтвердить свое решение.


15

3.4 Профиль пользователя Авторизованному на портале пользователю доступна страница только его профиля.

3.4.1 Просмотр профиля

Просмотреть страницу со своими данными, пользователь может следующими способами:

1. набрав в строке браузера адрес http://dms.glovisrus.com;

2. нажав на имя пользователя в верхней части страницы и в выпадающем меню выбрать пункт «Мой профиль»;

3. выбрав пункт главного меню «Профиль».

Страница «Профиль» (Рис. 6) отображает текущие данные пользователя:

• Фамилия;

• Имя;

• Отчество;

• Дилерское предприятие;

• Должность;

• E-mail;

• Телефон.

Также страница содержит ссылку на страницу с формой «Редактировать профиль» (см. описание страницы в разделе «3.4.2 Редактирование профиля»).

Рис. 6. Страница профиля пользователя


16

3.4.2 Редактирование профиля

Страница с формой «Редактировать профиль» (Рис. 7) содержит:

• ссылку «Сменить пароль», при нажатии на которую отображаются скрытые поля:

o Новый пароль* (мин. 6 символов);

o Подтверждение нового пароля;

• доступные для редактирования поля, заполненные данными пользователя:

o E-mail*;

o Фамилия*;

o Имя*;

o Отчество*;

o Фотография (поле для загрузки файла);

o Дилерское предприятие*;

o Должность;

o Телефон*;

• кнопку «Сохранить»;

• кнопку «Отмена».

Чтобы отредактировать данные пользователя необходимо внести новые значения в соответствующие поля и нажать кнопку «Сохранить», чтобы изменения вступили в силу. Если нужно отменить внесенные изменения – нажать кнопку «Отмена».

После сохранения изменений ответственному сотруднику дистрибьютора отправляется уведомление об изменении контактных данных пользователя.

Внимание! Поля, отмеченные «*», нельзя оставлять пустыми. При попытке сохранения пустых обязательных полей формы будет выдаваться сообщение об ошибке.

Рис. 7. Страница изменения профиля пользователя

glovis dealer guide 2016dms.glovisrus.com/upload/glovis_dealer_guide_2016.pdfo Скан...

Documents