gobd und tax compliance · 2018. 7. 18. · gobd und tax compliance zeptrum dr. adamsen partg mbb...
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über 50 gute Gründe für uns
zeptrum Dr. Adamsen PartG mbB WPG/StBG
GoBD und
Tax Compliance
WP/StB Kai-Uwe Göbel
Bochum, 12. Juli 2018
GOBD UND TAX COMPLIANCE
zeptrum Dr. Adamsen PartG mbB WPG/StBG 2
Agenda
A. Ausgangssituation und Überblick
B. Rechtliche Rahmenbedingungen
C. GoBD als Fundament
D. Tax Compliance Management-Systeme
E. Fazit
GOBD UND TAX COMPLIANCE
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1.000 qm Grundstück
A. Ausgangssituation und Überblick
endgültige Initialzündung zur Etablierung sog. Tax Compliance Management-Systeme
(TCMS) durch Anwendungserlass des BMF zu § 153 AO vom 23.05.2016
internes Kontrollsystem für Steuern wird als Indiz gesehen, welches gegen das Vor-
liegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann
den Ausgangspunkt für TCMS bilden nicht zuletzt die vom BMF mit Schreiben vom
14.11.2014 formulierten
„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf-
zeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“
GOBD UND TAX COMPLIANCE
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Agenda
A. Ausgangssituation und Überblick
B. Rechtliche Rahmenbedingungen
C. GoBD als Fundament
D. Tax Compliance Management-Systeme
E. Fazit
GOBD UND TAX COMPLIANCE
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B. Rechtliche Rahmenbedingungen
Exkurs: Steuerstraftaten (Steuerhinterziehung und Steuerverkürzung)
*) „Für-möglich-halten“ (Wissenskomponente) + billigende Inkaufnahme des Taterfolgs (Wollenskomponente)
§ 370 Abs. 1 AO:
• wer den Finanzbehörden oder anderen
Behörden […]
• über steuerlich erhebliche Tatsachen
• unrichtige oder unvollständige Angaben
macht, oder
• pflichtwidrig über steuerlich erhebliche
Tatsachen in Unkenntnis lässt (…) und
• dadurch Steuern verkürzt oder für sich oder
einen anderen nicht gerechtfertigte
Steuervorteile erlangt
§ 378 AO:
• wer als Steuerpflichtiger oder bei
Wahrnehmung der Angelegenheiten eins
Steuerpflichtigen
• eine der in § 370 Abs. 1 bezeichneten Taten
leichtfertigt begeht
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1.000 qm Grundstück
Aber was hat das mit GoBD und einem
Tax-Compliance-Management-System
zu tun?
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1.000 qm Grundstück
B. Rechtliche Rahmenbedingungen GoBD
Sicht der Finanzverwaltung: BMF-Schreiben vom 14.11.2014 zu den GoBD:
GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Vorgaben der Finanzverwaltung zur ordnungsgemäßen Belegführung, -sicherung und
-aufbewahrung
Kodifizierung:
Außersteuerliche Rechtsnormen (z. B. GoB gem. §§ 238, 239, 257, 261 HGB)
Steuerliche Ordnungsvorschriften (insb. §§ 145 – 147 AO)
Andere Steuergesetze (z. B. § 22 UStG, § 4 Abs. 3 S. 5, Abs. 7 EStG)
Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer und manuell erstellter Bücher
und Aufzeichnungen gelten die gleichen Prinzipien!
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1.000 qm Grundstück
B. Rechtliche Rahmenbedingungen Tax Compliance
BMF-Anwendungserlass zu § 153 AO vom 23.05.2016:
nicht jede objektive Unrichtigkeit legt den Verdacht einer Steuerstraftat oder einer
Ordnungswidrigkeit nahe
Einrichtung eines internen Kontrollsystems (IKS) kann Indiz dafür sein, das gegen
das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit spricht
BGH-Urteil vom 09.05.2017 (1 StR 265/16):
im Zweifelsfall hat die Finanzverwaltung die Tatsache zu berücksichtigen, dass ein
effizientes Compliance-Management-System (CMS) existiert
Implementierung von TCMS gesetzlich nicht vorgesehen, aber
mögliche Indizwirkung zugunsten des Steuerpflichtigen!
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Agenda
A. Ausgangssituation und Überblick
B. Rechtliche Rahmenbedingungen
C. GoBD als Fundament
D. Tax Compliance Management-Systeme
E. Fazit
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1.000 qm Grundstück
C. GoBD als Fundament
Überblick:
betriebliche Abläufe/Daten werden ganz oder überwiegend unter Einsatz von Infor-
mations- und Kommunikationstechnik abgebildet/verarbeitet
BMF hat mit Scheiben vom 14.11.2014 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung
und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer
Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ formuliert
Geltungsbereich der GoBD umfasst den gesamten Prozess der Aufzeichnungs- und
Aufbewahrungspflichten; Umfang betrifft alle steuerrelevanten Prozesse, Daten und
IT-Systeme (auch Vorsysteme) auf jeder Ebene und alle betroffenen Abteilungen
durch die GoBD erlangt eine „geordnete Belegablage“ eine besondere Bedeutung
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1.000 qm Grundstück
C. GoBD als Fundament
Anforderungen:
allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und
sonstiger erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen
Anforderungen an die elektronische Erfassung von Papierdokumenten; Besonder-
heiten bei elektronischen Rechnungen
Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, deren Aufbewahrung
(„Archivierung“) und Festschreibung
Vorgaben zum Datenzugriff, zur Datensicherheit und zum internen Kontrollsystem
Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation
Einhaltung der GoBD-Anforderungen erfordert Qualitätsbuchhaltung;
Standardisierung/Optimierung von Prozessen als Notwendigkeit
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1.000 qm Grundstück
C. GoBD als Fundament
Umsetzung: Warum?:
Erfüllung der Vorgaben der Finanzverwaltung
aber auch im Interesse der steuerverantwortlichen Personen im Unternehmen
Qualitätsbuchhaltung
Standardisiert und aktuell - und ordnungmäßig!
Stammdatenpflege …
... in allen Bereichen trägt zur Qualität der Buchführungsprozesse bei
Vorbereitung auf das ersetzende Scannen
als organisatorische Voraussetzung für das Umstellen auf digitale Belege
Dokumentation der kaufmännischen Prozesse
Verfassen einer Verfahrensdokumentation
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1.000 qm Grundstück
C. GoBD als Fundament
Umsetzung: Wie?:
Ausgehend von den steuerrelevanten IT-Systemen, Prozessen und Daten wird die
Einhaltung der vielfältigen GoBD-Kriterien analysiert und umgesetzt
Vor- und Hauptsysteme
Auswertung (USt-VA,
Reporting)
Buchung (Journal- und
Kontenfunktion)
Belegeingang bzw.
–entstehung (Belegfunktion)
Belegsicherung und
-aufbewahrung
Archivierung und maschinelle
Auswertbarkeit
1 2 3 4 5
Krit
erie
n
Nachvollziehbarkeit,
Nachprüfbarkeit (N) Vollständigkeit (V) Richtigkeit (R)
Zeitgerechte Buchung
und Aufzeichnung (Z) Ordnung (O) Unveränderbarkeit (U)
Prozesse
Syste
me
Beschaffung
/Waren-
wirtschaft
Anlagen-
buch-
führung
Debitoren-
buch-
haltung
Kreditoren-
buch-
haltung
Lohn-
buch-
haltung
Kasse Faktu-
rierung
Zahlungs-
verkehr
Finanz-
buch-
führung
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1.000 qm Grundstück
C. GoBD als Fundament
geordnete Belegablage als Voraussetzung:
Geltungsbereich der GoBD umfasst den gesamten Prozess der Aufzeichnungs- und
Aufbewahrungspflichten; Umfang betrifft alle steuerrelevanten Prozesse, Daten und
IT-Systeme (auch Vorsysteme) auf jeder Ebene und alle betroffenen Abteilungen
durch die GoBD erlangt eine „geordnete Belegablage“ besondere Betonung, da die
Funktion der Grundbuchaufzeichnungen auf Dauer auch durch eine geordnete und
übersichtliche Belegablage erfüllt werden kann (§§ 239 (4) HGB, 146 (5) AO)
geordnete Belegablage ist Grundlage für den Nachweis einer konventionellen oder
IT-gestützten Buchhaltung oder sonstiger handels- und/oder steuerrechtlicher Auf-
zeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
geordneten Belegablage kommt besondere Bedeutung zu;
Folgen fehlender Ordnungsmäßigkeit sind weitreichend
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1.000 qm Grundstück
C. GoBD als Fundament
Anforderungen an geordnete Belegablage:
Formattreue
ist Urversion des Belegs elektronisch, ist diese auch elektronisch zu archivieren
ersetzendes Scannen zulässig
Papierbelege können aber elektronisch archiviert und dann vernichtet werden
Ausnahmen für Dokumente mit „besonderer“ Bedeutung
notariell beurkundete Verträge ,unterzeichnete Jahresabschlüsse, ...
Aufrechterhaltung der Auswertbarkeit von Daten
durch Speicherung/Aufbewahrung darf maschinelle Auswertbarkeit der Daten nicht
reduziert werden (kein „downgrade“)
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1.000 qm Grundstück
C. GoBD als Fundament
Verfahrensdokumentation:
Dokumentation des Buchführungsprozesses
in organisatorischer und technischer Hinsicht
Darlegung zur Einhaltung der Ordnungsvorschriften
und damit Einhaltung der GoBD-Anforderungen
Weitere Dokumentationserfordernisse
im Hinblick auf Umgang mit elektronischen Belegen, Kontrolle der Unveränderbar-
keit, Datensicherung und internes Kontrollsystem
Verfahrensdokumentation bei ersetzendem Scannen unverzichtbar
mangelnde Nachvollziehbarkeit und -prüfbarkeit (Dokumentation) stellt
formalen Mangel dar, der zur Verwerfung der Buchführung führen kann
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1.000 qm Grundstück
C. GoBD als Fundament
Verfahrensdokumentation (Mindestinhalte):
Organisation des Belegeingangs und der Belegidentifikation
Sicherstellung der Vollständigkeit
Festlegung des Ordnungssystems und Ort(e) der Belegablage (Belegablageplan)
Organisation des Nebeneinanders von Papierbelegen und digitalen Belegen
Schutz des Ablageortes vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust
Festlegung der Zugriffs- und Sortierrechte (Berechtigungskonzept)
Festlegung des Zeitpunkts der IT-mäßigen Erfassung
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1.000 qm Grundstück
C. GoBD als Fundament
Verfahrensdokumentation (Aufbau/Änderung/Aufbewahrung):
Beschreibung, wie Belege empfangen, erfasst, verarbeitet, ausgegeben und auf-
bewahrt werden
Verfahrensdokumentation kann aus einem Hauptdokument bestehen und zur
Beschreibung der Anwender-, Betriebs- und technischen Systemdokumentation auf
bereits vorhandene Dokumente im Unternehmen verweisen
Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionisieren (nachvollziehbare
Änderungshistorie)
Verfahrensdokumentation ist über die Dauer der Aufbewahrungsfrist in der jeweils
gültigen Fassung (historisiert) aufzubewahren
Das in der Praxis eingesetzte Verfahren muss mit
Verfahrensdokumentation übereinstimmen!
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C. GoBD als Fundament
Verfahrensbeschreibungen Arbeitsanweisungen
Technische Unterlagen und
Handbücher zu den
eingesetzten Systemen
Hauptdokument
inkl. Anlagen
Verträge, Protokolle
Verweis auf
Unterdokumente
Verweis auf
Unterdokumente
Verfahrens-
dokumentation zur
Belegablage
der
Muster
GmbH
Version: V.1.0.
Stand 12.07.2018
Änderungshistorie
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Syste
m
Übertragung Zahlungs-verkehr,
Freigabe durch GF
Scannen Buchung,
Auswertung, (Journal- und
Kontenfunktion)
Festschreibung
Belegeingang und -
weitergabe (Belegfunktion)
Belegsicherung, Barcode-vergabe,
Belegprüfung
Archivierung und maschinelle
Auswertbarkeit
Prozess
zu
stä
nd
ig
Go
BD
Papier
Papierablage
Warenwirt-
schaftssystem
Finanzbuch-
führungs-
system
Finanzbuch-
führungs-
system
Papier
Datei-/ Pro-
duktivsystem
Email-
Archivierung
Sekretariat
Sekretariat, Einkauf,
Geschäftsbereich zur sachlichen
Prüfung
Rechnungswesen Rechnungswesen
Geschäfts-führung
Einkauf, Rechnungswesen,
externer Dienstleister für
Email-Archivierung
Nachvollziehbarkeit,
Nachprüfbarkeit (N) Vollständigkeit (V) Richtigkeit (R)
Zeitgerechte Buchung
und Aufzeichnung (Z) Ordnung (O) Unveränderbarkeit (U)
GOBD UND TAX COMPLIANCE
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Agenda
A. Ausgangssituation und Überblick
B. Rechtliche Rahmenbedingungen
C. GoBD als Fundament
D. Tax Compliance Management-Systeme
E. Fazit
GOBD UND TAX COMPLIANCE
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1.000 qm Grundstück
D. Tax-Compliance-Management-Systeme
„Tax Compliance“:
Implementierung und Pflege eines Systems zur Sicherstellung der Befolgung steu-
ehrlicher Gesetze und Vorgaben der Finanzverwaltung…
…unter Einbeziehung steuergestalterischer Möglichkeiten bei gleichzeitiger Vermei-
dung/Minimierung von Risiken für das Unternehmen und dessen Organe/Mitarbeiter
Tax Compliance ist Risikomanagement
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1.000 qm Grundstück
D. Tax-Compliance-Management-Systeme
Mögliche Risiken:
Finanzielle Risiken
Steuernachzahlungen, Hinterziehungszinsen, Verspätungszuschläge, …
Geldbußen für das Unternehmen
(§§ 30, 130 OWiG)
Strafrechtliche Risiken und persönliche Haftung für Organe/Mitarbeiter
Stichwort: Mitwirkung an Steuerhinterziehung
Geschäftsrisiken
z.B. Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen
Reputationsrisiken
Stichwort: Steuerhinterziehung in der öffentlichen Diskussion
GOBD UND TAX COMPLIANCE
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D. Tax Compliance Management-Systeme
Steuerliches Risikomanagement:
Steuerliches Risikomanagement
Entwicklung
Soll-Prozess
Analyse und
Risikomatrix
• Analyse der
Ist-Prozesse
• Erstellung Risikomatrix
• Prozess-Bestandteile
• IKS-Bausteine
• IT-Komponenten
Implementierung
Soll-Prozess
• Aufbau des Workflows
• Abbildung der maßgeblichen
Regelwerke
• Implementierung des
Kontrollumfelds
Erstellung Tax Handbuch
Tax Handbuch = Verfahrensdokumentation des Steuer-IKS;
GoBD als Ausgangspunkt
GOBD UND TAX COMPLIANCE
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Agenda
A. Ausgangssituation und Überblick
B. Rechtliche Rahmenbedingungen
C. GoBD als Fundament
D. Tax Compliance Management-Systeme
E. Fazit
GOBD UND TAX COMPLIANCE
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1.000 qm Grundstück
E. Fazit
Zusammenfassung der Kernaussagen:
Gestiegenes Anforderungsprofil an die Einrichtung kaufmännischer Prozesse durch
Digitalisierung
Nutzen der Einhaltung von GoBD-Vorschriften und Tax-CMS sind Prozessoptimierung
und Standardisierung der kaufmännischen Unternehmensabläufe
Der Vorwurf, sich nicht „compliant“ zu verhalten, ist für Unternehmen im Zweifel
deutlich teurer, als der Aufbau eines Kontrollsystems
Ein wirksames Tax-CMS unterliegt systemimmanenten Grenzen, wesentliche
Regelverstöße möglicherweise nicht zu verhindern oder aufzudecken
www.zeptrum-adamsen.de
zeptrum Dr. Adamsen PartG mbB WPG/StBG
Vielen Dank!
Ihre Fragen?