gobernacion del huila decreto no. 007 de 2007 (enero 9 de...

GOBERNACION DEL HUILA

DECRETO No. 007 de 2007 (Enero 9 de 2007)

“Por el cual se modifica el procedimiento de Contratación en la Administración Central

Departamental y se hacen unas delegaciones”.

Carrera 4 calle 8 Piso 2 PBX 8671300 Ext. 1220-1219 Neiva- Huila e-mail: [email protected]

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EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DEL HUILA

En uso de sus facultades Constitucionales y legales, en especial las contenidas en los artículos 209 y 305 de la Constitución Política, artículo 12 y 25 numeral 10º de la ley 80 de 1993, artículos 7 y 14 del Decreto Reglamentario 679 de 1994, artículo 37 del Decreto Ley 2150 de 1995, y artículo 9 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO: Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones. Que en aplicación del numeral segundo del artículo 305 de la Constitución Política, es atribución del Gobernador, dirigir y coordinar la acción administrativa del Departamento y actuar en su nombre como gestor y promotor del desarrollo integral de su territorio, de conformidad con la Constitución y las leyes. Que el artículo 12 de la ley 80 de 1993 prevé, que los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar, total o parcialmente, la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes. Que el numeral décimo del artículo 25, ibídem, preceptúa que los jefes o representantes de las entidades a las que se aplica la ley de contratación pública, podrán delegar la facultad para celebrar contratos. Que el artículo 112 de la Ordenanza 015 de 1.997, Norma Orgánica del Presupuesto del Departamento del Huila, establece, respecto de la ordenación de gastos, que las afectaciones sobre






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apropiaciones para gastos estarán a cargo del Gobernador, quien podrá delegarla en los Secretarios del Despacho y Directores de departamentos administrativos o jefes de dependencias en el ámbito de las respectivas competencias, de acuerdo con las normas vigentes y las necesidades del servicio. Que igualmente en la Ordenanza No. 079 de 2.005, se autorizó al señor Gobernador para celebrar contratos y convenios a nombre del Departamento del Huila, bajo los principios de transparencia, economía, responsabilidad, y escogencia objetiva, en los cuales se comprometa el presupuesto del Departamento de Huila y con el fin de cumplir los fines y competencias del mismo. Que de conformidad con lo anterior, es necesario establecer unas reglas claras en relación con la delegación y desconcentración de funciones, así como determinar el procedimiento interno para la celebración de contratos o convenios, y reglas para el ejercicio de la interventoría y supervisión de los mismos, dando así cumplimiento a los principios que rigen la contratación estatal y a las normas de carácter legal que regulan la materia. Que en atención a los fines de la contratación pública previstos en el artículo 3º de la ley 80 de 1993, como son la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados y atendiendo a los principios de transparencia, publicidad y selección objetiva de los contratistas, es necesario establecer el procedimiento para la unificación del proceso de contratación en la Administración Central Departamental, a través del Comité de Contratación como órgano asesor y consultor de la administración central en los diferentes procesos contractuales y con el apoyo del Departamento Administrativo Jurídico.

Que además de la Ley 80 de 1.993, existen otras normas de orden nacional, igualmente aplicables en forma directa a los procesos de contratación, V.Gr. el Decreto 2170 de 2.002, el Decreto 2434 de 2006 “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica parcialmente el Decreto 2170 de 2002 y se dictan otras disposiciones”, al igual que otras normas que lo son en forma indirecta, como la ley 594 de 2.000 “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”, y el Decreto 111 de 1.996 contentivo del estatuto orgánico de presupuesto, entre otras.

En mérito de lo anterior, D E C R E T A:






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CAPÍTULO PRIMERO GENERALIDADES

ARTÍCULO PRIMERO: Las disposiciones del presente decreto aplican a los procesos de licitación o concurso público y de contratación directa que adelanten las Secretarías de Despacho y el Departamento Administrativo de Planeación del sector Central de la Gobernación del Departamento del Huila. PARÁGRAFO: Dentro del marco del control de tutela que corresponde al Gobernador, con el propósito de regular los trámites internos de la contratación, precisar la responsabilidad de cada uno los servidores públicos que intervienen en ellos y unificar criterios, las entidades descentralizadas del Departamento adoptarán medidas similares a las establecidas en el presente decreto, según su naturaleza, organización y necesidades.

CAPÍTULO SEGUNDO COMPETENCIA Y DELEGACIÓN

ARTÍCULO SEGUNDO: COMPETENCIA: La competencia para la ordenación del gasto y la facultad de adjudicar, celebrar, terminar, liquidar, adicionar, programar, suspender y modificar convenios y contratos que requiera el Departamento, cualquiera sea su cuantía, no delegada mediante este decreto, así como para convenios de cooperación, de comodato, interadministrativos e interinstitucionales, corresponde únicamente al Gobernador del Huila, sin perjuicio que en cualquier momento pueda reasumir la competencia delegada, para suscribir cualquier contrato o para revisar los actos expedidos por el delegatario, de conformidad con lo previsto en el artículo 12 de la Ley 489 de 1998. ARTÍCULO TERCERO: DELEGACION. Delegase el ejercicio de la facultad de adjudicar, celebrar, terminar, liquidar, adicionar, programar, suspender y modificar convenios y contratos a nombre del Departamento del Huila con personas públicas o privadas, en los términos del presente decreto, a los servidores públicos que se determinan a continuación: 1. Delegación De Carácter General: Deléguese en los Secretarios del Despacho y en el Director del Departamento Administrativo de Planeación, la facultad de adjudicar, celebrar, terminar, liquidar, adicionar, programar, suspender y






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modificar convenios y contratos con personas públicas o privadas cuyo objeto corresponda al ejercicio propio de sus funciones y su pago se efectúe con cargo al presupuesto de gastos de inversión de la respectiva dependencia, siempre que su valor no supere el equivalente a MIL (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (S.M.L.M.V.). De igual manera, delegase en estos funcionarios la facultad de celebrar contratos o convenios en los que no se comprometan recursos del Departamento del Huila, pero que por su naturaleza u objeto generen obligaciones relacionadas con la misión y funciones que competen a cada una de sus dependencias. 2. Delegación De Carácter Especial: 1. Delegase en el Secretario General el ejercicio de la facultad de adjudicar, celebrar, terminar,

liquidar, adicionar, programar, suspender y modificar convenios y contratos así: 1) Con personas públicas o privadas, cuyo presupuesto corresponda al asignado al Despacho

del Gobernador, en cuantía que no supere el equivalente a MIL (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (S.M.L.M.V.)

2) De comodato de bienes muebles que estén incorporados en el inventario del Departamento.

3) Los relacionados con el mantenimiento, conservación y seguridad del Centro Administrativo;

gastos de funcionamiento; desarrollo institucional; sistemas de información y equipos de cómputo, desarrollo tecnológico y administración de personal con cargo a los recursos del presupuesto de funcionamiento de la Administración Central Departamental, con excepción de los que se cancelen con cargo al Sistema General de Participaciones y Fondos Especiales, en cuantía que no supere el equivalente a MIL (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (S.M.L.M.V.)

2. Delegase en el Secretario de Hacienda el ejercicio de la facultad de adjudicar, celebrar,

terminar, liquidar, adicionar, programar, suspender y modificar convenios y contratos así:

a) Relacionados con operaciones de crédito distintas de los contratos de empréstito, en cuantía que no supere el equivalente a MIL (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (S.M.L.M.V.)






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b) Relacionados con las operaciones conexas a las operaciones de manejo de los excedentes

financieros y de liquidez del Departamento. Esta delegación no incluye la posibilidad de celebrar operaciones de garantía y contragarantía.

3. Delegase en el Secretario de Gobierno y Desarrollo Comunitario el ejercicio de la facultad de

adjudicar, celebrar, terminar, liquidar, adicionar, programar, suspender y modificar convenios y contratos relacionados con el cumplimiento de la misión y funciones de su dependencia, con cargo al presupuesto de inversión de la respectiva secretaría, en cuantía que no supere el equivalente a MIL (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (S.M.L.M.V.)

4. Delegase en el Secretario de Salud el ejercicio de la facultad de adjudicar, celebrar, terminar,

liquidar, adicionar, programar, suspender y modificar convenios y contratos con cargo a los recursos del Sistema General de Participaciones y los del presupuesto ordinario de la dependencia, en cuantía que no supere el equivalente a MIL (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (S.M.L.M.V.)

5. Delegase en el Secretario de Educación el ejercicio de la facultad de adjudicar, celebrar,

terminar, liquidar, adicionar, programar, suspender y modificar convenios y contratos con cargo a los recursos del Sistema General de Participaciones y los del presupuesto ordinario de la dependencia, en cuantía que no supere el equivalente a MIL (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (S.M.L.M.V.)

6. Deléguese en el Secretario de Vías e Infraestructura el ejercicio de la facultad de adjudicar,

celebrar, terminar, liquidar, programar, suspender y modificar convenios y contratos con cargo al presupuesto de inversión de la respectiva Secretaría, en cuantía que no supere el equivalente a MIL (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (S.M.L.M.V.)

7. Delegase en el Secretario de Agricultura y Minería, el ejercicio de la facultad de adjudicar, celebrar, terminar, liquidar, programar, suspender y modificar convenios y contratos con cargo al presupuesto de inversión de la respectiva Secretaría, en cuantía que no supere el equivalente a MIL (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (S.M.L.M.V.)

8. Delegase en el Secretario de Cultura y Turismo, el ejercicio de la facultad de adjudicar,

celebrar, terminar, liquidar, programar, suspender y modificar convenios y contratos con cargo al






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presupuesto de inversión de la respectiva Secretaría, en cuantía que no supere el equivalente a MIL (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (S.M.L.M.V.)

PARÁGRAFO: En todo caso, cuando sea necesario celebrar los contratos o convenios, se requiere que el servicio o suministro que se pretende contratar se encuentre aprobado en el Plan de Compras y de Contratación de servicios.

3.- Ordenación del Gasto con cargo a los Fondos Cuenta Especial del Departamento:

1. La ordenación de gasto con cargo a los fondos cuenta departamentales se realizará de conformidad con la normatividad que los crea y reglamenta.

2. Para el caso del Fondo Territorial de Pensiones del Departamento del Huila: Delegase en el Secretario General la facultad de ordenar el pago de pensiones con cargo al Fondo Territorial de Pensiones del Departamento del Huila. El reconocimiento de pensiones con cargo a éste Fondo será facultad reservada del Gobernador.

3. Para el caso del Fondo de Seguridad del Departamento: Deléguese en el Secretario de Gobierno y Desarrollo Comunitario la facultad de adjudicar, celebrar, terminar, liquidar, adicionar, programar, suspender y modificar convenios y contratos para el cumplimiento del objeto y misión del Fondo de Seguridad del Departamento del Huila, siempre que su valor no supere el equivalente a MIL (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (S.M.L.M.V.)

ARTÍCULO CUARTO. PROHIBICIONES. Ningún delegatario del ejercicio de la función contractual que este decreto regula, podrá celebrar contratos o convenios, ni ordenar gastos diferentes a los aquí previstos. En especial no podrán: 1. Celebrar contratos de empréstito. 2. Celebrar contratos o convenios para el desarrollo directo de actividades científicas o

tecnológicas. 3. Celebrar contratos de compraventa, arrendamiento o comodato de bienes inmuebles.






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4. Celebrar contratos o convenios que impliquen financiamiento con fondos de organismos multilaterales de crédito o con personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional; salvo, aquellos que celebre el Departamento del Huila para ejecutar recursos provenientes del Plan Colombia, Banco Interamericano de Desarrollo - BID, Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento - BIRF, en las cuantías determinadas para cada dependencia, en los términos de la delegación a que se refiere el presente decreto.

5. Declarar la urgencia manifiesta y celebrar los contratos que se derivan de ella. ARTÍCULO QUINTO: APROBACION DE GARANTIAS. La función de aprobar las garantías que avalen el cumplimiento de las obligaciones surgidas de los contratos, garantías de responsabilidad civil extracontractual, o cualesquiera otra que se constituya con ocasión de la actividad contractual conforme a la naturaleza y contenido del contrato o convenio, se delega en el Director del Departamento Administrativo Jurídico, incluyendo las de los contratos que celebre el Gobernador. PARAGRAFO: La delegación contenida en el artículo anterior es otorgada exclusivamente a efectos de aprobar la primera de las garantías constituida en virtud del contrato o convenio, es decir la exigida para la legalización y ejecución del mismo. Para la aprobación de los certificados de modificación que frente a ésta surgieren con posterioridad a éste acto, la delegación de aprobación se confiere al funcionario delegatario de la respectiva contratación.

CAPÍTULO TERCERO DESCONCENTRACIÓN Y ORGANISMOS ASESORES

ARTÍCULO SEXTO: DESCONCENTRACION DE FUNCIONES, TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS. En los procesos contractuales se seguirán los trámites y procedimientos previstos en el Estatuto de Contratación Estatal y las normas que lo adicionen o reglamenten y lo dispuesto en el presente decreto. Se entenderá que los trámites, procedimientos, requisitos y demás aspectos no contemplados expresamente en este decreto serán adelantados de acuerdo con las normas que regulan la contratación pública nacional. Del mismo modo, con base en esas mismas normas se interpretarán y aplicarán las disposiciones que aquí se establecen.






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ARTÍCULO SÉPTIMO: UNIFICACION DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION. Créase el Comité de Contratación como organismo de coordinación y apoyo al Gobernador, para asegurar que los procesos de contratación se cumplan conforme a los principios y finalidades de la función administrativa, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad, transparencia y selección objetiva de los contratistas. ARTÍCULO OCTAVO: COMPOSICION: El Comité de Contratación estará integrado por los siguientes miembros: El Gobernador o su delegado, quien lo presidirá. El Director de Planeación Departamental, cuando la contratación comprometa recursos de inversión, o el Secretario General cuando se afecten recursos de funcionamiento. El Secretario de Despacho, o Director de Departamento delegatario de la contratación que se pretende celebrar. PARÁGRAFO: La Secretaría General ejercerá las funciones de Secretaría Técnica de los procesos de Contratación que adelante la Administración Central Departamental. ARTÍCULO NOVENO: FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACION. El Comité de Contratación tiene por objeto garantizar que los contratos que celebre la Administración Departamental correspondan a necesidades y proyectos previstos en el Plan de Desarrollo del Departamento y vigilar que la selección de los contratistas se adelante por los procedimientos establecidos en el Estatuto de Contratación Estatal, atendiendo a los cometidos de la función del Estado y a los principios que la rigen. El Comité cumplirá las siguientes funciones: 1. Analizar, conceptuar y aprobar el plan de compras y contratación de servicios para la

Administración Central Departamental.






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2. Vigilar que el objeto de los contratos a celebrar sea concordante con el Plan de Desarrollo, para lo cual atenderá el concepto previo del Director del Departamento Administrativo de Planeación, expresado como Visto Bueno en el estudio previo.

3. Promover, coordinar y concertar la articulación y la concurrencia de las distintas Secretarías y

Organismos de la Administración Pública Departamental, en los procesos de contratación. 4. Servir como ente consultor de la Administración Central en los diferentes procesos contractuales. ARTÍCULO DÉCIMO: REUNIONES: El Comité de contratación se reunirá dos (2) veces por semana, de manera ordinaria los días martes y jueves, a las 8:00 de la mañana, y extraordinariamente cuando sea convocado por el Gobernador o su delegado, a solicitud de los secretarios de despacho. ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: FUNCIONES DE LA SECRETARIA TECNICA: La Secretaría General, como secretaría técnica del Comité, cumplirá las siguientes funciones: 1. Preparar el orden del día. 2. Citar a los miembros del Comité de Contratación. 3. Citar a los asesores y funcionarios de las diferentes dependencias y áreas del Departamento,

cuando así se requiera. 4. Proyectar y suscribir las certificaciones o constancias sobre los asuntos sometidos a

consideración del Comité de Contratación. 5. Organizar, actualizar y custodiar el archivo del Comité de Contratación. 6. Elaborar y preparar los conceptos que emita el Comité de Contratación sobre conveniencia y

oportunidad de la contratación que se proyecta celebrar. 7. Verificar la existencia de los estudios, licencias y permisos requeridos para la contratación

departamental.






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PARÁGRAFO PRIMERO: FUNCIONES DE APOYO JURÍDICO A LA CONTRATACIÓN: El Departamento Administrativo Jurídico a través del Grupo de Contratación, en apoyo de los procesos aquí regulados, cumplirá las siguientes funciones: 1. Publicar los pliegos de condiciones o términos de referencia, con base en los proyectos de

prepliego enviados por cada una de las Secretarías o Departamento delegatarios de la contratación, conforme al modelo de éste que se acompaña en los anexos del presente Decreto.

2. Publicar la respuesta a las observaciones y sugerencias de modificación que se presenten y

tramitar los ajustes derivados de ellas, de conformidad con el proyecto presentado por el profesional que se haya sea designado por el funcionario delegatario en el estudio previo, como líder o responsable administrativo para ese proceso de contratación.

3. Publicar los actos de apertura de los procesos de selección (invitaciones a contratar, licitaciones

o concursos), de nombramiento de las comisiones evaluadoras, los informes de evaluación de propuestas, de ampliación de términos y de adjudicación o de declaratoria desierta de las contrataciones, al igual que cumplir la notificación de los actos administrativos que pongan fin a los procesos contractuales.

4. Publicar todos los demás actos administrativos y actuaciones contractuales referidos en el

Decreto No. 2434 de 2.006, o la norma que haga sus veces, previa remisión de la dependencia delegataria, tanto en medio físico como en medio magnético.

5. Revisar y dar visto bueno para la firma del Gobernador, los Secretarios de despacho y

Directores de Departamento delegatarios de la contratación, a los proyectos de actos administrativos que resuelvan las observaciones presentadas a los informes de evaluación.

6. Asesorar al Gobernador, los Secretarios de Despacho y Directores de Departamento interesados

en la contratación, en las audiencias de aclaración y de adjudicación; en las cuales será indispensable para su iniciación y desarrollo, la presencia del funcionario titular o delegatario de la facultad contractual.

7. Revisar las minutas y autorizar la firma de los contratos, y una vez legalizados, conservar copia

para su anotación y archivo en el registro de contratación del Departamento, y remitir los originales junto con los estudios previos y copia de la propuesta a la dependencia delegataria,






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para que se maneje en esa como archivo de gestión, incorporando todas las actuaciones cumplidas durante la ejecución y hasta su liquidación.

8. Aprobar la póliza de garantía inicial con la cual se cumple la legalización del contrato o convenio. 9. Llevar el control de la designación o contratación de interventores y/o supervisores de los

contratos o convenios que celebre la Administración Departamental. 10. Realizar revisión y refrendación, en control de legalidad y formalidad, de las actas de liquidación

de los contratos y convenios. PARÁGRAFO SEGUNDO: Las diversas publicaciones que se mencionan en el Parágrafo anterior, se entienden referidas a la página Web de la entidad y a la de contratos.gov.co; sin perjuicio de la asignación de los administradores autorizados o certificados por y para ésta última función. ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: FUNCIONES DE LOS DELEGATARIOS DE LA CONTRATACION. Corresponde a los Secretarios de despacho y al Director del Departamento Administrativo de Planeación, tramitar y culminar las actuaciones administrativas propias de la actividad contractual que les ha sido delegada; es decir, expedir actos administrativos precontractuales, contractuales y post-contractuales. Dentro de estas actividades se entienden incorporadas, entre otras: a) Elaborar los estudios previos y preparatorios a los procesos de contratación, lo cual comprende:

Identificar necesidades, realizar el estudio de mercado, planear los contratos, elaborar las especificaciones técnicas y el presupuesto oficial, las condiciones contractuales y obligaciones especificas que deben exigirse; tramitar las licencias y permisos que fueren necesarios; solicitar la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal (C.D.P.); ordenar los avisos y publicaciones previstos en la ley, elaborar y suscribir las actas de justificación.

b) Expedir los actos administrativos de apertura de los procesos de selección, ampliación de

plazos; expedir adendas; designar un (1) profesional de su dependencia como líder administrativo del proceso de contratación, así como un responsable técnico del mismo. El Líder administrativo será el responsable del proceso precontractual por parte de esa dependencia y como tal el encargado de coordinar al interior de esa, todo lo pertinente a la misma, controlar y hacer seguimiento a las diligencias que deban surtirse e interactuar con el Grupo de contratación






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del Departamento Administrativo Jurídico. El segundo, atenderá y proyectará la respuesta a todas las observaciones y sugerencias técnicas, hará parte de la comisión de evaluación de propuestas y resolverá sobre las observaciones a los informes de evaluación y a los actos de adjudicación o declaración de desiertos de los procesos de selección, y deberá además corresponder al supervisor del contrato dentro de la etapa de ejecución del mismo.

c) Dirigir las audiencias públicas de aclaración de los pliegos o términos de referencia, de sorteo en

los casos de contratación directa y de adjudicación de los contratos. En éste sentido, sin la presencia del delegatario no podrá iniciarse, ni continuarse ninguna de estas diligencias.

d) Seleccionar a los contratistas de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Ley o

normas reglamentarias, en consonancia con el monto de las cuantías y la naturaleza del contrato;

e) Suscribir los contratos, de acuerdo con el monto de las facultades delegadas. f) Ejercer el control administrativo, de seguimiento y control de la ejecución de los contratos

celebrados en desarrollo de la actividad misional de la respectiva dependencia y de aquellos que le hayan sido delegados y/o asignados por el Gobernador.

g) Seleccionar, designar y/o contratar los interventores o supervisores de los contratos, de acuerdo

con el monto de las cuantías delegadas. h) Autorizar y suscribir la celebración de contratos adicionales, de modificación y ampliación del

objeto y de plazos y en general de cualquier otra modificación, de acuerdo con el monto de las cuantías delegadas;

i) Impartir aprobación a los certificados de modificación de las garantías inicialmente otorgadas. j) Analizar y resolver, con el apoyo de los interventores y supervisores, los inconvenientes y

traumatismos que se presenten en la ejecución de los contratos y decidir sobre la aplicación de los mecanismos que las entidades estatales pueden utilizar para el cumplimiento del objeto contractual.






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k) Estudiar y elaborar la respuesta a las reclamaciones formuladas por los contratistas sobre mayores cantidades de obra, de permanencia, reajuste de precios y restablecimiento de la ecuación contractual;

l) Realizar y suscribir la liquidación de los contratos y convenios, incluida la expedición del acto

administrativo de liquidación unilateral, cuando fuere pertinente; m) Imponer las sanciones y multas contractuales durante la vigencia del contrato; n) Formular oportuna reclamación administrativa ante los contratistas y compañías de seguros

garantes para la restitución de anticipos, pago de indemnizaciones y demás reclamaciones que se presenten por fallas en los procesos de contratación y en el evento de no recuperarse los dineros por los conceptos anteriormente señalados, remitir los actos respectivos al Departamento Administrativo Jurídico para lo de su competencia.

o) Comunicar ante los organismos de control, a las Cámaras de Comercio y demás autoridades

competentes, las sanciones administrativas que se impongan a los contratistas; al igual que remitir copia de los actos de declaración de caducidad y terminación unilateral de los contratos.

p) Actuar oportunamente en la solución de los conflictos y traumatismos que se presenten en la

ejecución de los contratos y dar indicación previo para la aplicación de los mecanismos que las entidades estatales pueden utilizar para el cumplimiento del objeto contractual.

q) Dar aviso a la Cámara de Comercio de la apertura de los procesos de licitación pública,

conforme a los términos de ley. r) Remitir oportunamente, en medio físico y magnético, al Departamento Administrativo Jurídico,

todos los actos administrativos y actuaciones que deben ser publicados en el Portal Único de Contratación, conforme a las exigencias del Decreto 2434 de 2.006, o la norma que haga sus veces.

s) Las demás inherentes al ejercicio de la competencia delegada.

CAPÍTULO CUARTO

DEL PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL






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ARTÍCULO DECIMO TERCERO: ESTUDIOS PREVIOS: La dependencia en la que se evidencie la necesidad, iniciará el proceso precontractual con la elaboración de los análisis y estudios de conveniencia, oportunidad y condiciones de mercado, los cuales deberán contener como mínimo los siguientes aspectos:

1. La definición de la necesidad que la dependencia pretende satisfacer con la contratación. 2. La definición técnica de la forma en que la dependencia puede satisfacer la necesidad, que

entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, prediseño. 3. Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo, valor y lugar de ejecución

del mismo. 4. El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato. 5. El análisis de los riesgos de la contratación proyectada y en consecuencia, la extensión de

los riesgos que deben estar amparados por el contratista. Cuando lo que se pretende contratar sea financiado con cargo a un proyecto de inversión, deberá revisarse la pertinencia del gasto y que el objeto sea concordante con el proyecto inscrito en el Banco de Programas y Proyectos del Departamento Administrativo de Planeación; en tanto que para los casos en que el gasto se proyecte con cargo al presupuesto de funcionamiento deberá revisarse que éste sea inherente al concepto del rubro presupuestal asignado. En ambos casos, los bienes o servicios que se pretenda contratar, deberán estar previamente relacionados en el Plan anual de Compras del Departamento. El formato de estudios previos que adopta la entidad, contendrá por lo menos la siguiente información:

a) Análisis de conveniencia y Oportunidad: Debe incluir toda la información solicitada en el formato, asociando el gasto al proyecto de inversión correspondiente, su coherencia con el Plan de Desarrollo, las metas de cumplimiento del contrato frente al mismo Plan y la eficiencia en la ejecución de los recursos, con el fin de optimizar su utilización en la forma que más convenga a la solución de las necesidades. Además, deberá señalarse que cuenta con todos los permisos, licencias, diseños, estudios, planos y autorizaciones que se requieren para contratar según la naturaleza y tipo de compromiso contractual a adquirir.






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Este estudio deberá estar suscrito por el Líder Administrativo y el Técnico responsable, con el visto bueno del funcionario delegatario, comprendiendo, además de lo ya señalado en el presente artículo, los siguientes aspectos:

• Relación de documentos que sirvieron de sustento para elaborar el estudio de conveniencia. • En la definición de la forma como la entidad puede solventar la necesidad, se indicará

claramente el objeto del contrato a celebrarse, al igual que el perfil o los requisitos particulares que deben exigirse al oferente, en formación, experiencia o acreditación, todo ello debidamente soportado conforme a la naturaleza de la contratación.

• Indicación de las personas designadas como Líder Administrativo y Responsable técnico de la contratación por parte de la dependencia.

b) Estudio de condiciones y precios del mercado: La dependencia interesada en el contrato, a

través de sus áreas técnica y económica, efectuará un estudio de las condiciones del mercado, teniendo en cuenta los costos y valores existentes en el lugar del cumplimiento de la prestación y las condiciones de pago que pretende proponer el Departamento a los oferentes, las cuales, en cuanto al Anticipo se refiere, se someterán a los siguientes criterios:

- En contratos de obra pública, se podrá autorizar un anticipo hasta del 50%, dependiendo

de la complejidad y el valor de la obra; debidamente justificada. - En contratos de consultoría, cuyo objeto implique la contratación de personal o la

adquisición de equipos, se podrá autorizar un anticipo hasta el 30%, conforme a la justificación que sea realizada.

- En contratos de prestación de servicios, no se autorizará el pago de anticipo en ninguna cuantía.

- En contratos de compraventa y suministro, se autorizará hasta un 50%, atendiendo la naturaleza de los bienes a adquirir y las condiciones del mercado (oferta), justificados y soportados en el documento.

- En contratos y convenios interadministrativos, los desembolsos se cumplirán mediante giros parciales, previa acreditación del cumplimiento de metas o avance de los proyectos.

El estudio previo debe contener los criterios y justificaciones técnico - económicas, que sirvieron de base para la determinación del presupuesto oficial; para tal efecto se pueden






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hacer consultas de campo, cotizaciones, consulta a revistas especializadas, organismos consultivos, entre otros, para que antes del inicio del proceso selectivo permitan establecer los costos de los bienes, obras o servicios que se requieren. Será necesario para éste efecto, realizar la consulta de los precios de referencia (RUPR) del sistema integrado para la vigilancia de la contratación estatal (SICE), dejando la constancia física de tal actividad, e identificando los CUBS cuando a ello hubiere lugar.

c) Análisis de los riesgos del futuro contrato. La dependencia interesada efectuará un análisis de los posibles riesgos que podrían tener ocasión durante la ejecución y liquidación del contrato, tanto internos como externos, teniendo en cuenta las circunstancias específicas de cada uno.

En los pliegos de condiciones o términos de referencia será imperativo regular de manera expresa las soluciones para cada uno de estos riesgos, de tal forma que no se genere en forma imprevista, el pago de mayores valores por parte del Departamento.

d) Análisis de Concurrencia y Complementariedad: La dependencia promotora del proceso de contratación deberá indicar y coordinar las posibilidades de concurrencia y complementariedad con otras secretarías y organismos de la Administración Departamental, para apalancar recursos, racionalizar gastos u obtener mejores precios por economías de escala.

2. Diligenciado el Formato de Estudios Previos que contiene la información antes mencionada, la

documentación se enviará al Departamento Administrativo de Planeación, para que a través de su visto bueno, certifique la concordancia del proyecto de contrato con el Plan de Desarrollo, y la inscripción en el Banco de programas y proyectos de esa dependencia, cuando ello fuere exigible. El Departamento de Planeación podrá indicar el ajuste del estudio previo, caso en el cual, una vez atendidas sus indicaciones será presentado de nuevo. En otros casos, podrá realizar la devolución definitiva del estudio, al no hallar la concordancia debida.

3. Obtenido el visto bueno en el Formato de Estudios Previos, el ordenador del gasto respectivo

solicitará la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP a la Dirección de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, de conformidad con las normas y disposiciones que aplican a esta materia, y lo presentará ante el Comité de contratación siempre que el valor de la






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contratación sea superior al 10% de la menor cuantía de contratación de la entidad o se trate de una contratación cumplida en virtud de la declaratoria de urgencia manifiesta.

Para los casos de contratos de prestación de servicios, el respectivo ordenador del gasto solicitará por escrito al Jefe del Grupo de Trabajo del Talento Humano o quien haga sus veces, el certificado en el cual conste que en la planta no existe personal suficiente o con el conocimiento necesario para cumplir con las labores que se pretende contratar, en forma previa a la presentación ante el Comité de contratación.

ARTÍCULO DECIMO CUARTO: PLIEGO MÍNIMO DE CONDICIONES: Corresponde al Departamento Administrativo Jurídico publicar los pliegos de condiciones o términos de referencia y las invitaciones a proponer, con base en el estudio previo y de conveniencia y las especificaciones técnicas elaboradas por la Secretaría o dependencia que proyecta celebrar el correspondiente contrato, los cuales contendrán como mínimo la siguiente información:

a. Objeto de la convocatoria; b. Requisitos que deben cumplir los oferentes o proponentes; c. Indicación del presupuesto oficial; d. Cronograma del proceso; e. Criterios de evaluación y ponderación; f. Reglas de selección de la oferta favorable a los intereses del Departamento; g. Exigencias y especificaciones técnicas h. Minuta de contrato o reglas del futuro contrato, según sea el caso. PARAGRAFO: Se deberá seguir por la dependencia delegataria, el modelo de pliego de condiciones y términos de referencia, que como anexos se incorporan al presente Decreto.






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ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: PUBLICACIÓN DEL TEXTO DE PLIEGOS O TÉRMINOS DE REFERENCIA. Tan pronto como el Comité de Contratación decida sobre la viabilidad del proyecto de contrato a celebrar, el Director del Departamento Jurídico ordenará la publicación en la página web del Departamento y en la de contratos.gov.co, de los proyectos de pliegos de condiciones o términos de referencia, por el término legalmente establecido para cada caso, según el tipo de proceso de selección que deba adelantarse. En los eventos de contratación directa o por convocatoria pública, que por razón de su cuantía haya sido delegada, será la dependencia solicitante o delegataria la que se encargue de la contratación, cumpliendo el procedimiento establecido para cada caso. ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: REVISIÓN DE MODIFICACIONES: Si de la publicación de los borradores o del texto definitivo de pliegos de condiciones o términos de referencia, o si de la audiencia de aclaración surge la decisión de realizar modificaciones, o cuando la administración lo considere necesario, éstas deberán ser resueltas por los delegatarios de la Contratación, previo estudio y apoyo del Departamento Administrativo Jurídico. Para éste efecto, quien haya sido designado como Líder Administrativo, coordinará y atenderá los trámites pertinentes, con apoyo del Responsable Técnico. ARTÍCULO DECIMO SÉPTIMO: RESOLUCIÓN DE APERTURA DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN: En el caso de licitación o concurso público, la dependencia delegataria remitirá al Departamento Administrativo Jurídico, para su revisión y visto bueno, el proyecto de acto administrativo motivado que ordene el inicio de proceso respectivo, conforme al modelo anexo al presente Decreto.

La resolución de apertura deberá comprender como mínimo:

a.) La parte motiva, se referirá en forma sucinta al cumplimiento de los requisitos previos, tales como, análisis de la oportunidad y conveniencia del objeto a contratar; permisos, licencias, autorizaciones que correspondan; estudio de las condiciones y precios del mercado; definición de las condiciones para participar; definición de las reglas del futuro contrato; plazo de ejecución estimado y existencia de las disponibilidades presupuestales requeridas.

b.) La parte resolutiva, solamente ordenará el inicio del trámite respectivo, sin expresar la indicación del cronograma del proceso.






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ARTÍCULO DECIMO OCTAVO: RECEPCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS. El trámite para la recepción, evaluación de propuestas y para adoptar la decisión que corresponda será el siguiente: 1. Las propuestas se presentarán en medio físico y magnético o virtual que contendrá los

documentos exigidos en los correspondientes pliegos o términos de referencia para demostración de la capacidad jurídica, técnica y financiera del proponente, así como la descripción detallada y precisa de la propuesta técnica y económica.

2. Recepción de propuestas. La recepción de propuestas se realizará en el lugar, fecha y hora

indicados en los pliegos de condiciones, términos de referencia o condiciones mínimas de participación, teniendo en cuenta las siguientes reglas:

Al momento de recepcionar y radicar las propuestas, se dejará constancia de la fecha y hora exacta de su entrega, indicando de manera clara y precisa el nombre y razón social del proponente y el de la persona que en nombre o por cuenta de éste ha efectuado materialmente el acto de la presentación. En esta diligencia no se requiere levantar acta suscrita por los asistentes.

3. Apertura y publicación de propuestas: En audiencia de apertura se abrirán los sobres que contengan las propuestas presentadas por los interesados de cada proceso, de lo cual se dejará constancia en un acta que firmarán el Secretario o Director de Departamento Delegatario de la contratación, el Jefe de Control Interno de la Gobernación o su delegado, los miembros del Comité de Evaluación y los proponentes que asistan a la audiencia: Esta acta se publicará en la página web. Una vez implementado en forma debida el software en la entidad, se cumplirá la publicación de las ofertas en la página WEB, en aplicación del principio de transparencia.

4. Evaluación de propuestas. La evaluación de las propuestas será efectuada por el comité

designado mediante acto administrativo para la selección del contratista. Las reglas básicas que deben observarse en la evaluación son las siguientes:

a. La evaluación cubrirá los aspectos técnicos, financieros y revisión del económico, al igual que el

análisis jurídico previsto en los términos de referencia o pliego de condiciones.






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b. La comparación no solamente se efectuará entre las ofertas presentadas y los pliegos o términos de referencia, sino que deberán considerarse los estudios previos efectuados por el Departamento y las condiciones y precios del mercado. Durante éste término podrá el comité evaluador solicitar se subsanen aquellos aspectos de las ofertas que hayan sido señalados en el pliego de condiciones o términos de referencia como subsanables; en igual sentido podrán hacerlo los oferentes.

c. Los informes de evaluación de las propuestas, permanecerán en la Secretaría o Departamento

delegatario, por un término de cinco (5) días hábiles en el caso de la licitación o concurso público. En los casos de contratación directa por invitación pública, los informes de evaluación permanecerán en la respectiva Secretaría o Departamento delegatario por un término de tres (3) días hábiles. En todo caso, las observaciones sólo se aceptarán por vía electrónica, dirigidas al correo establecido en el respectivo pliego de condiciones o términos de referencia.

d. Las evaluaciones, propuestas y observaciones efectuadas dentro del término para formular

observaciones, se atenderán por el funcionario delegatario.

e. En los eventos de contratación directa, distintos a los de invitación y licitación pública, no existirá etapa de observaciones a las evaluaciones. Sin embargo, los servidores públicos, asesores o el comité encargado de las evaluaciones deberán efectuar la comparación de la(s) oferta(s) con los estudios previos y con las condiciones y precios el mercado para establecer su favorabilidad en los términos establecidos en las normas de contratación pública.

5. Audiencia de Adjudicación: En la audiencia de dará respuesta a las observaciones formuladas

dentro de las oportunidades señaladas en la ley y una vez como sean definidos los proponentes hábiles del proceso, se procederá al sorteo de las formulas a aplicar para así luego determinar el orden de elegibilidad, mediante escogencia al azar de una de las cinco (5) opciones siguientes: media geométrica, media aritmética, media aritmética alta, media aritmética baja o la oferta más baja, de acuerdo con el precio total ofrecido en la propuesta económica, incluido el valor del AIU y el IVA sobre la utilidad.

6. Definición y Adjudicación de Proceso: El proceso selectivo se definirá mediante la adjudicación a

la propuesta que sea más favorable a los intereses del Departamento, de conformidad con lo preceptuado en los pliegos o términos de referencia, la ley de contratación pública y el procedimiento adoptado en el presente Decreto, o si es del caso, mediante la declaratoria de






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desierta. La definición del proceso de selección se adoptará en audiencia pública cuando legalmente proceda. Cuando así se realice, la dependencia interesada debe invitar a todos los interesados y a los miembros del Comité de Contratación. En todo caso la decisión se consignará en resolución motivada.

PARÁGRAFO: El comité de evaluación de propuestas estará integrado por tres (3) miembros así: Dos (2) delegados designados por la Secretaria o Departamento delegatario de la Contratación, uno de ellos debe corresponder al técnico responsable señalado en el estudio previo, y Un (1) delegado designado por el Director del Departamento Administrativo Jurídico. ARTÍCULO DECIMO NOVENO: DE LA INSCRIPCION Y EL SORTEO: La inscripción de los oferentes, en todos aquellos casos en que sea necesario, se cumplirá en forma electrónica, siguiendo las indicaciones dadas en los términos de referencia o pliegos de condiciones. Únicamente se validará la inscripción en medio físico, cuando la página WEB de la entidad presente deficiencias técnicas debidamente certificadas. En los procesos de contratación directa cuado el número de posibles oferentes interesados en participar en el proceso de selección sea superior a diez (10), se realizará un sorteo para escoger entre ellos un número no inferior a éste de oferentes, que podrán presentar oferta en el proceso de selección. El sorteo será realizado por la oficina de Control Interno, de lo cual deberá dejar constancia escrita en acta, que será publicada en las páginas Web de la entidad y de contratos.gov.co. Cuando el número de oferentes sea inferior a diez (10), no será procedente la realización del sorteo, y la selección de la mejor oferta se surtirá con todos los que de ellos, presenten oferta. En los casos en que no se acuda al mecanismo del sorteo, la adjudicación se hará en forma motivada al oferente que haya presentado la oferta que mejor satisfaga las necesidades de la entidad, de conformidad con los requisitos exigidos y los factores de escogencia señalados en los pliegos de condiciones o los términos de referencia, siempre que la misma sea consistente con los precios del mercado. ARTICULO VIGESIMO: SUSCRIPCIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO. El trámite para la suscripción y legalización del contrato o convenio lo adelantará la dependencia delegataria, atendiendo las siguientes previsiones:






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a. El texto del contrato deberá corresponder a la minuta o condiciones generales que hacen parte

del pliego de condiciones o términos de referencia o condiciones mínimas de participación;

b. Para el perfeccionamiento del respectivo contrato o convenio el ordenador del gasto solicitara a la Secretaría de Hacienda, o a quien haga sus veces, el registro presupuestal correspondiente en los términos de la norma orgánica del presupuesto;

c. El contratista constituirá la garantía única de conformidad con lo dispuesto en el contrato y la

reglamentación existente sobre la materia; d. La parte obligada cancelará los derechos de publicación, impuesto de timbre y demás impuestos

a que haya lugar, en los términos y condiciones previstos en las reglamentaciones correspondientes.

e. El Director de Departamento Administrativo Jurídico aprobará las pólizas o garantías y en caso

de que no las encuentre conformes, requerirá al contratista para que las presente debidamente ajustadas a derecho y una vez aprobadas, remitirá el contrato legalizado, con el estudio previo y la oferta correspondiente a la dependencia delegataria, a efecto de que designe y/o contrate la interventoría pertinente, y sean manejados los documentos como archivo de gestión, hasta cuando se cumpla la liquidación contractual.

f. Dentro de los tres (3) días siguientes a la designación y/o contratación del interventor o

supervisor del contrato, se suscribirá el acta de iniciación. g. En la minuta del contrato o convenio se incorporarán, entre otros aspectos particulares, los

siguientes: partes contratantes, considerandos que reflejen los antecedentes del contrato o convenio y las manifestaciones de las partes, el objeto, las obligaciones, el valor, las condiciones y plazos para el pago, la interventoría o supervisión, los amparos, valores y plazos de la garantía y las reglas para el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización. Para la exigencia de las garantías o amparos de la póliza única de cumplimiento, se tendrán como mínimo los siguientes amparos: De cumplimiento, por el veinte por ciento (20%) del valor de contrato, vigente durante el término de duración y cuatro meses más. De manejo del anticipo, por el cien por ciento (100%) del anticipo, vigente durante el término de duración y cuatro meses más. De pago de los salarios y prestaciones, por el diez por ciento (10%) del valor






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del contrato, por el término de duración del contrato y tres años más. De estabilidad de la obra, por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por el término de duración del contrato y cinco (5) años más, y de calidad del servicio, materiales, suministro o trabajo contratado, por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por el término de duración del contrato y un (1) año más.

h. Para ordenar la apertura de todo proceso de contratación, cuyo valor sea inferior al diez por

ciento (10%) de la menor cuantía, o cuando por la naturaleza del asunto según se determina en el presente decreto, no se requiera intervención previa por parte del Comité de Contratación; la dependencia interesada deberá tramitar la contratación, según lo establecido en las normas legales vigentes y el presente decreto, dejando en todo caso constancia de la selección objetiva del oferente.

PARAGRAFO: No obstante lo dispuesto en el literal g del artículo anterior, en casos especiales, podrán variarse por incremento, los porcentajes de los amparos de las póliza única, de acuerdo a los requerimientos y análisis de riesgos realizado en el estudio previo.

CAPÍTULO QUINTO

DEL CONTROL A LOS CONTRATOS Y CONVENIOS

ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO: REGLAS DE CONTROL EN LOS CONTRATOS Y CONVENIOS. El Departamento del Huila controlará la ejecución de los contratos y convenios mediante la interventoría o supervisión que, para cada caso particular, designe y establezca el ordenador del gasto. Esto sin perjuicio de la responsabilidad del funcionario delegatario, sobre el respectivo cumplimiento contractual, desde su legalización y hasta su liquidación final. PARÁGRAFO: Para el cumplimiento de las funciones de control previstas para la interventoría o supervisión, el Delegatario proveerá al interventor o supervisor de copia del contrato o convenio y de todos aquellos documentos y antecedentes necesarios para este fin; siendo además necesario que en el acto de designación del interventor, se haga referencia al manual de interventoría adoptado mediante el presente Decreto, y se exija del interventor su declaración de conocimiento. ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO: INTERVENTORIA Y SUPERVISIÓN. La interventoría consiste en el conjunto de funciones desempeñadas por una persona natural o jurídica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos o convenios, tendientes a asegurar su






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correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes, lo estipulado en el respectivo contrato y lo dispuesto en el presente decreto. La supervisión, es la actividad desplegada por el servidor público encargado de ejercer el control sobre el cumplimiento de todas las obligaciones inherentes al contrato de interventoría, cuando ésta es externa; o en los convenios y contratos interadministrativos. PARAGRAFO: Como consecuencia de la distinción señalada en el artículo anterior, el supervisor, será encargado de verificar el cumplimiento de las obligaciones generales y específicas del contratista-interventor, pero no lo sustituirá, ni reemplazará en ningún momento en sus deberes y obligaciones, ni en sus responsabilidades. ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO: PRINCIPIOS QUE RIGEN LA INTERVENTORIA O SUPERVISION: Sin perjuicio de los principios generales de la contratación estatal, la interventoría o supervisión desarrollará su función en especial con arreglo a los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. En ese sentido, la interventoría o supervisión: a) Cooperará con el Departamento y el contratista en el logro de los objetivos contractuales

pactados. b) Velará porque los contratos se ejecuten cumpliendo con los cronogramas establecidos,

manteniéndolos debidamente actualizados. c) Velará porque los recursos sean ejecutados en forma adecuada, en especial lo atinente al

anticipo y pago anticipado, que será manejado por el contratista en cuenta especial a nombre del contrato, con directa vigilancia del interventor o supervisor, según sea el caso.

d) Responderá de los resultados de su gestión. e) Verificará el cumplimiento de las condiciones técnicas, económicas y financieras del contrato. ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO. FINALIDADES DE LA INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN: Son finalidades de la interventoría o supervisión:






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a) Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos aplicados a los contratos. b) Asegurar que el contratista se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás

previsiones pactadas para la ejecución del contrato. c) Mantener permanente comunicación con el contratista y las autoridades del Departamento. d) Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a

solucionar eventuales controversias. e) Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente. ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO. FACULTADES DE LA INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN: En ejercicio de las funciones de interventoría o supervisión, el interventor o supervisor está facultado para actuar conforme a lo establecido en la ley, lo previsto en el respectivo contrato y lo regulado por el presente decreto. Compete al interventor o supervisor lo siguiente:

a) Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato. b) Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones. c) Exigir la información necesaria, así como recomendar lo que contribuya a la mejor ejecución del

contrato y, en general adoptar las medidas para la óptima ejecución del objeto contratado. d) Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son

de obligatorio cumplimiento, siempre y cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado. e) Llevar la hoja de ruta o control contractual, donde registre el avance de la ejecución física y

financiera del mismo, así como el cumplimiento del plazo y del cronograma acordado, y acceder ésta información al registro electrónico.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO. FUNCIONES DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR: La función de interventoría o supervisión implica acciones de carácter administrativo, técnico, financiero y legal,






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con la finalidad de verificar el cumplimiento del compromiso y la satisfacción de los intereses del Departamento. El interventor o supervisor ejercerá las siguientes funciones: 1. Funciones Administrativas: El interventor efectuará el control sobre el cumplimiento de las diligencias de orden administrativo propias del contrato suscrito; entre otras, ejercerá las siguientes funciones: a) Acopiar la documentación producida en la etapa precontractual que requiera, a fin de contar con

el máximo de información sobre el origen del contrato.

b) Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoría a su cargo. c) Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para el inicio de la ejecución del objeto

contractual.

d) Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista durante la ejecución del contrato, de tal forma que el Departamento intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.

e) Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato,

manteniéndola a disposición de los interesados y, una vez se produzca, incorporarla en la carpeta contractual, conformando el archivo de gestión, conforme a las normas que regulan la materia.

f) Coordinar con las dependencias del Departamento que tengan relación con el contrato, para que

éstas cumplan con sus obligaciones. Dentro de esta función se entiende incorporada la de efectuar seguimiento a las actuaciones contractuales.

g) Evitar que por causas atribuibles al Departamento sobrevenga mayor onerosidad, es decir,

precaver que se rompa el equilibrio financiero del contrato o convenio. h) Programar y coordinar, con quien sea necesario, reuniones periódicas para analizar el estado de

ejecución y avance del contrato o convenio.






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i) Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos o convenios con la

periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos; de igual manera, presentar los informes necesarios para atender los requerimientos efectuados por los organismos de control, respecto de las obligaciones a su cargo.

j) Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambientales,

que sean aplicables. k) Adelantar cualesquiera otra actuación administrativa necesaria para la correcta administración

del contrato, tales como las solicitudes y justificaciones para ampliación del plazo o modificaciones contractuales, exigencias para ampliación o extensión de la vigencia o amparo de la garantía, entre otros.

l) Las demás inherentes al contrato o convenio respectivo. 2. Funciones Técnicas: El interventor o supervisor efectuará el control y seguimiento del objeto contractual, verificando que cada uno de los procesos técnicos a cargo del contratista se adelante de acuerdo con las normas técnicas aplicables, como asimismo que se cumpla con las especificaciones técnicas previstas, los planos, estudios y diseños, los cronogramas y presupuestos. Son funciones técnicas, entre otras, las siguientes:

a. Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y

desarrollar el contrato. Igualmente constatar, según el caso, la existencia de planos, diseños, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas necesarias para la ejecución del objeto pactado exigidos en los pliegos de condiciones, términos de referencia, oferta y, que aquellos que correspondan a la naturaleza del contrato o convenio.

b. Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal así como el equipo con las características e idoneidad exigidas de acuerdo con los pliegos de condiciones, términos de referencia, oferta y, demás que correspondan a la naturaleza del contrato o convenio, y exigir su reemplazo cuando fuere necesario.

c. Estudiar y recomendar los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato o convenio. En caso de requerirse modificaciones, éstas deberán someterse a la






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decisión del correspondiente ordenador del gasto, con el apoyo del Departamento Administrativo Jurídico.

d. Controlar el avance del contrato o convenio con base en el cronograma previsto de acuerdo con los pliegos de condiciones, términos de referencia, oferta y, demás que correspondan a la naturaleza del contrato o convenio y, recomendar los ajustes a que haya lugar.

e. Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos; al igual, que ordenar y supervisar los ensayos o pruebas necesarias para el control de los mismos.

f. Verificar, cuando a ello hubiere lugar, el reintegro de los equipos, elementos y documentos suministrados por el Departamento; así como, constatar su estado y cantidad.

g. Abrir y llevar el libro diario o bitácora para registrar en él las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del contrato o convenio.

h. Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

i. Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

j. Presentar al ordenador del gasto informes oportunos y detallados de la ejecución física y

financiera del contrato, cuando se presente incumplimiento parcial o total del contratista, a fin que se adopten las medidas y sanciones pertinentes.

PARAGRAFO: En el caso de literales a al e, indicados en el numeral anterior, cuando se trate de supervisión de contratos de interventoría externa, el supervisor tendrá la facultad de realizar verificaciones y pruebas selectivas sobre la actuación de la interventoría y la del contratista a quien aquel le es interventor. 3. Funciones Financieras: El interventor o supervisor ejercerá seguimiento y control del contratista, respecto de las actuaciones de orden financiero, contable y presupuestal que se deban realizar dentro del marco del contrato o convenio suscrito. Entre otras, cumplirá las siguientes funciones financieras:






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a. Verificar que el manejo y la correcta inversión de los recursos entregados al contratista en calidad de anticipo o pago anticipado, al igual que los rendimientos que llegaren a producir éstos, se realice de conformidad con lo estipulado en los pliegos de condiciones, términos de referencia, oferta, contrato o convenio, y, en general, según las prescripciones legales aplicables al manejo de recursos públicos. Para el efecto el interventor o supervisor deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, así como el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo o pago anticipado. b. Revisar y tramitar ante la oficina o dependencia del Departamento que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista, como también llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados. 4. Funciones de Carácter Legal: El interventor o supervisor velarán por el cumplimiento de la normatividad legal, al igual que el acatamiento de las condiciones y estipulaciones generales y particulares estipuladas en el respectivo contrato o convenio. Entre otras, el interventor o supervisor, cumplirá las siguientes funciones de carácter legal:

a. Verificar y exigir el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato

o convenio, en particular, el registro presupuestal, la aprobación de la garantía exigida, el pago del impuesto de timbre, cuando éste proceda, y el pago la publicación, sin perjuicio de la verificación en el cumplimiento de los demás requisitos contenidos en el pliego de condiciones o términos de referencia, oferta, el contrato o convenio, y aquellos señalados en la ley de contratación pública y demás normas que regulan la materia.

b. Velar y exigir que las garantías se mantengan de acuerdo con los pliegos de condiciones,

términos de referencia, ofertas, contrato o convenios y, en general, que los amparos permanezcan vigentes por el tiempo exigido en la ley de contratación pública, según la naturaleza y objeto del contrato o convenio.

c. Velar por el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción

contractual que competen al Departamento, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias, cuando a ello hubiere lugar, y mecanismos de apremio previstas en la ley de contratación pública.






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d. Según el caso, verificar que los subcontratos sean los necesarios para el cumplimiento del

objeto contractual y estén permitidos por el contrato o convenio respectivo. e. Emitir concepto al ordenador del gasto respectivo, acerca de la pertinencia para suscribir

adiciones o modificaciones a los contratos o convenios. f. Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen en relación con el

contrato o convenio suscrito. g. Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista, como también y hacer las

recomendaciones a que haya lugar. h. Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato o convenio. i. Preparar en conjunto con el contratista el acta de liquidación del contrato o convenio, al igual

que proyectar la liquidación unilateral, cuando las condiciones o circunstancias así lo ameriten. j. Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los contratistas, los

particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato o convenio. Verificar que en los contratos llave en mano, de concesión o similares se agote en primera instancia la etapa de preinversión, como requisito, para iniciar la de inversión.

k. Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan al

contrato o convenio y a la función de interventoría o supervisión. ARTÍCULO VIGÉSIMO SEPTIMO. PROHIBICIONES A LA INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN: Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, prohibiciones y deberes propios a esta actividad, el Departamento del Huila se abstendrá de designar como interventor o supervisor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría o supervisión, o se encuentre incurso en una cualesquiera de las conductas contempladas en la ley 734 de 2002 y demás normas que regulan la materia. A los interventores o supervisores les está prohibido, en particular:






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a. Adoptar decisiones que conlleven a la modificación del contrato o convenio, sin el lleno de los requisitos pertinentes.

b. Entrabar las actuaciones de las autoridades o del Departamento, así como impedir el ejercicio

de los derechos de los particulares en relación con el contrato o convenio. c. Permitir indebida e inoportunamente el acceso de terceros a la información contenida en los

documentos soporte de los procesos de selección y de contrato o convenio. d. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

ARTÍCULO VIGÉSIMO OCTAVO. OPORTUNIDAD PARA DESIGNAR LA INTERVENTORIA O SUPERVISION: La interventoría o supervisión deberá designarse o establecerse en el contrato o convenio, según el caso, y su designación o contratación se hará por el ordenador del gasto, a más tardar, dentro de los tres (3) días siguientes a la firma del contrato materia de la supervisión o interventoría. En todo caso en el estudio previo se dejará constancia de la necesidad de realizar o no la contratación de interventoría externa, a fin que se tramite en forma paralela a ese procedimiento, el de selección del interventor, de conformidad con el procedimiento que le sea exigible. ARTÍCULO VIGÉSIMO NOVENO. ACTAS: En desarrollo de la interventoría o supervisión de los contratos o convenios, el interventor o supervisor deberá suscribir las actas que requiera de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato o convenio. Para que surtan sus efectos las siguientes actas requerirán de la suscripción del funcionario delegatario y/o del Gobernador, según el caso: • Actas en las cuales se reconozcan créditos y obligaciones patrimoniales que deba asumir el

Departamento. • Actas que reconozcan obligaciones generadoras de pago a favor del contratista. • Actas de modificación, adición, ampliación, aclaración de las prestaciones contratadas,

suspensión y reiniciación del plazo.






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• Actas de terminación. • Actas de liquidación.

ARTÍCULO TRIGÉSIMO: LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. En cumplimiento de lo establecido en el artículo 60 de la ley 80 de 1993 serán objeto de liquidación los contratos de ejecución sucesiva y aquellos que lo requieran por reportar a su terminación obligaciones pendientes de determinar, o terminar en forma anormal. Para la liquidación el delegatario tendrá en cuenta los siguientes parámetros: N Oportunidad. La liquidación por mutuo acuerdo se realizará dentro del término señalado el contrato o convenio, o en su defecto según las previsiones de la ley de contratación pública. De igual manera, la administración deberá realizar la liquidación en los casos y términos previstos en la ley de contratación pública; N Alcance. En la liquidación se efectuará un balance de la ejecución de las prestaciones del contrato o convenio, se suscribirán los acuerdos con el fin de declararse en paz y a salvo. En caso de no lograrse un acuerdo pleno entre las partes, cada una de ellas podrá dejar las constancias que considere pertinentes; N Soportes. Los interventores o supervisores del contrato o convenio presentarán la totalidad de los soportes que amparen la liquidación del mismo y remitirán los proyectos del acta correspondiente al responsable del área legal de la dependencia. N Condicionamiento. En todos aquellos contratos que requieran liquidación, el último desembolso o pago a favor del contratista deberá condicionarse a la suscripción del acta de liquidación contractual, acompañada de los soportes pertinentes. ARTICULO TRIGESIMO PRIMERO: VISITA A LA ZONA DE TRABAJOS O INSPECCION AL SITIO DE OBRA: Cuando, por la naturaleza de la contratación, sea exigida la visita a la zona de trabajos o de obra, la realización y coordinación de la misma será de absoluta responsabilidad del funcionario designado como responsable técnico para la respectiva contratación, y para su cumplimiento, se seguirán las siguientes reglas:






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1. Se señalará en el anexo técnico del mismo, un único sitio y hora de encuentro para la iniciación de la misma, el cual será obligatoria para todos los posibles oferentes o interesados en la contratación.

2. Será dirigida en forma obligatoria por el responsable técnico de la dependencia delegataria, quien será el único autorizado para certificar su asistencia y participación en la misma.

3. Se exigirá identificación de los asistentes, por medio del documento de identidad pertinente, y su acreditación profesional, a través de la respectiva tarjeta profesional. En el caso de personas jurídicas, sólo podrá asistir quien se proyecte vincular como Director o Jefe del Proyecto, debidamente autorizado por el representante legal y con acreditación de la existencia y representación del ente en nombre de quien acude.

4. No se aceptarán, posteriormente a la visita, justificaciones o excusas por inasistencia, como solución al incumplimiento de éste requisito por parte del oferente.

ARTICULO TRIGESIMO SEGUNDO: AUDIENCIAS DE ADJUDICACION: Cuando la adjudicación de la contratación, deba cumplirse en audiencia pública, ésta se someterá a las siguientes reglas:

1. En ella podrán participar los oferentes, las organizaciones de veeduría ciudadana debidamente acreditados, los medios de comunicación, y cualquier persona que lo desee.

2. Se instalará por parte del jefe de la dependencia delegataria, sin cuya presencia no podrá iniciarse, ni proseguirse la misma.

3. Se dejará constancia de los asistentes a la misma, y se les advertirá la posibilidad de intervenir por una sola vez, hasta por un término de cinco (5) minutos, en forma directa o por conducto de su apoderado; pero en todo caso por una sola oportunidad.

4. Se llevará a cabo con el propósito de presentar el proyecto de respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes en la debida oportunidad, así como para escuchar a estos en relación con la falta de respuesta a observaciones presentadas dentro del término legal o para señalar cuando alguna de éstas haya sido resuelta en forma incompleta.

5. Cumplidas las intervenciones, el Presidente de la misma declarará cerrada la discusión o el debate, o la suficiente ilustración sobre el tema, y procederá a ordenar el sorteo de la fórmula matemática aplicable, de las consagradas en el pliego, con base en al cual se realizará la puntuación






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de la oferta económica y con esta, se procederá a decidir sobre la adjudicación dando lectura al acto administrativo pertinente.

6. En el acto administrativo se resolverán todas las observaciones formuladas, y de éste quedarán notificados en estrados todos los asistentes, en tanto que será comunicada esa decisión a los no asistentes.

7. Si la decisión fuere la declaratoria de desierto del proceso precontractual, igualmente quedarán notificados en estrados todos los asistentes a la audiencia, en tanto que deberá ser notificada personalmente a los demás oferentes ausentes, en los términos del artículo 44 del C.C.A. Para éste efecto, el aviso o citación para comparecer a notificarse será fijado en la página WEB de la entidad, cumpliéndose la publicitación del mismo.

8. No obstante lo anterior, en cualquier momento de la diligencia, el Presidente podrá decretar la suspensión de la misma, para ser continuada en oportunidad posterior, igualmente allí anunciada a los asistentes.

ARTÍCULO TRIGÉSIMO TERCERO: VIGENCIA: El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, especialmente el Decreto 040 de 2.005.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE. Dado en Neiva, a los

(Firmado en Original) RODRIGO VILLALBA MOSQUERA

Gobernador Revisado:

(Firmado en Original) CARLOS ENRIQUE POLANIA FIERRO Director Dpto. Administrativo Jurídico

gobernacion del huila decreto no. 007 de 2007 (enero 9 de...

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