gobierno de puerto rico cuerpo de bomberos de puerto … de ordenes... · administración de la...
TRANSCRIPT
, " . 1
•
•
- • Gobierno de Puerto Rico
CUERPO DE BOMBEROS DE PUERTO RlCO
ORDEN GENERAL 97-3
DISTRIBUCION: A todo el personal
1. PROPOSITO:
REGISTRES E BAJO: Administración de la Flota Vehicular
del Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico
Establecer los procedimientos aplicables a la administración y control de la '. flota vehicular del Cuerpo de Bomberos. Esta Orden General regirá la " } identificación, control, mantenimiento, reparación; uso y asignación de cada U vehículo oficial, así como las disposiciones aplicables a los contratos de servicios y
\,,"? contratos de compra de piezas, y adquisición y disposición de neumáticos.
• Además esta Orden General provee para sustituir inmediatamente el nombre funcional del Taller de Mecánica por Oficina de Transportación del Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico. Dicha Oficina será el instrumento para ejercer un control adecuado sobre la adquisición, uso, conservación y disposición de los vehículos de motor utilizados por el Cuerpo de Bomberos. Así como, llevará a cabo estas actividades en la forma más eficiente y práctica. Esta oficina propiciará el establecimiento de las medidas necesarias para controlar los costos de operación de la flota vehicular y agilizar los servicios provistos, sin menoscabar el interés público.
t;.~ ,1)
ry.
====~~b========~. .',"' ,",'." "'.".~I, i
.. ¡'r¡/l l tH} J . ,--~'
TI. ESTA ORDEN CONSTA DE LAS SIGUIENTES SECCIONES:
A. B. C. O. E. r:. G. H. 1. J. K. L. M.
N. O. P.
Exposición de Motivos Base Legal Definición de Términos Normas sobre uso de Vehículos Oficiales Reparaciones Asignación de Vehículos Oficiales Creación de la Estructura Funcional de la Oficina de Transportación Contratos de Servicios Contratos de Compra y Venta de Piezas y Neúmaticos Mantenimiento de Vehículos Oficiales Inspecciones Operacionales Diarias Servicios Sencillos Reparaciones de Mecánica, Electromecánica Automotriz, Pintura y Hojalatería Accidentes Aplicabilidad Vigencia
A. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
•
•
• La política pública de este Gobierno ha estado dirigida hacia una mejor
articulación de los servicios en el área de seguridad pública, tanto en la fase de d .. . , d 1 f d . 'El . , a mlnlstraclOn como e a ase e POeraé:lOn. < ~ •• .;,~" .Jé . ""nn.· .... ........ "
componente del área de seguridad puoÚca tiene 1... ~;ons~blllu"ll út garanuza. ~), Pueblo de Puerto Rico una adecuada seguridad y protección contra incendios y crear conciencia sobre la necesidad de prevención de los mismos.
A estos efectos, es necesario que la Agencia establezca las medidas necesarias que garanticen responder a las necesidades, riesgos y peligros de la vida moderna para que pueda proteger efectivamente la vida y la seguridad en toda la Isla, mediante la prevención y extinción de incendios. La prestación de este servicio tan l!sencial de seguridad tiene que asegurar que se adopte una llueva estructura gerencial que le permita implantar los Reglamentos y sistemas dirigidos a simplific:lI' y aligerar los trámites, mejorar la calidad de los ~ervicios y controlar costos de operación.
, \ "1 '
U:. ESTA ORDEN CONSTA DE LAS SIGUIENTES SECCIONES:
A. Exposición de Motivos B. .Base Legal C. Definición de Términos D. Normas sobre uso de Vehículos Oficiales E. Reparaciones F. Asignación de Vehículos Oficiales G. Creación de la Estructura Funcional de la Oficina de Transportación H. Contratos de Servicios I. Contratos de Compra y Venta de Piezas y Neílluaticos J. Mantenimiento de Vehículos Oficiales K. Inspecciones Operacionales Diarias L. Servicios Sencillos M. Reparaciones de Mecánica, Electromecánica Automotriz, Pintura y
Hojalatería N. Accidentes O. Aplicabilidad P. Vigencia
) A. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
La política pública de este Gobierno ha estado dirigida hacia una mejor articulación de los servicios en el área de seguridad pública, tanto en la fase de administración como de la fase de operación. El Cuerpo de Bomberos como
) componente del área de seguridad pública tiene la responsabilidad de garantizar al Pueblo de Puerto Rico una adecuada seguridad y protección contra incendios y crear conciencia sobre la necesidad de prevención de los mismos.
)
A estos efectos, es necesario que la Agencia establezca las medidas necesarias que garanticen responder a las necesidades, riesgos y peligros de la vida moderna para que pueda proteger efectivamente la vida y la seguridad en toda la Isla, mediante la prevención y extinción de incendios. La prestación de este servicio tan esencial de seguridad tiene que asegurar que se adopte una nueva estructura gerencial que le permita implantar los Reglamentos y sistemas dirigidos a simplificar y aligerar los trámites, mejorar la calidad de los servicios y controlar costos de operación.
, . " ' J") or\l)IN (;INII\i\1 9/ 7>
J,I!:: ==, .. ---=)==,,====================:;:::;,)====~I'¡~'lqg;ir:gI(]~3 En virtud d~ esta política pública se establece esta Orden General para
disponer las' normas y procedimientos necesarios que regirán para la ) administración, control, uso y cuido de los vehículos oficiales asignados al Cuerpo
de Bomberos, establecer un sistema uniforme y adecuado de mantenimiento preventivo de los vehículos oficiales, así como establecer las obligaciones y deberes de todas las personas que vienen directa o indirectamente en contacto con la flota
)
)
)
de vehículos. '
B. BASE LEGAL
Esta Orden General se adopta en virtud de la Ley Núm. 43 del 21 de junio de 1988, conocida como Ley del Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico la cual dispone en su Artículo Núm. 24 para facultar al Jefe del Cuerpo de Bomberos para administrar la flota vehicular de la Agencia. Específicamente establece que será de su entera responsabilidad el comprar, mantener, y reparar la flota vehicular de la Agencia. Además podrá organizar talleres de reparación de las unidades del servicio y talleres privados, el mantenimiento y reparación de las unidades del servicio y todas aquellas que se adquieran en el futuro. El Jefe del Cuerpo de Bomberos adoptará la reglamentación que para estos fines ha establecido la Administración de Servicios Generales del Gobierno de Puerto Rico y se regirá estrictamente por las normas fiscales del Departamento de Hacienda.
A estos efectos, el Jefe del Cuerpo de Bomberos dir'igirá sus esfuerzos a adoptar una nueva estructura administrativa, más ágil que la organización existente, la cual propicie una adecuada administración de la especializada flota vehicular necesaria para la actividad de extinción de incendios y de toda unidad vehicular asignada a las diferentes funciones que lleva a cabo el Cuerpo de Bomberos.
C. DEFINICION DE TERMINO S
Para los propósitos de esta Orden General, las siguientes abreviaciones y términos se interpretarán en su contexto y según el significado que se indica a continuación:
1. CueJ:po de Bomberos de Puerto Rico- organismo gubernamental creado por la Ley Núm. 43 del 21 de junio de 1988, según enmendada, conocida como Ley del Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico.
, , '1 ¡ 'J
}
)
)
'. '
2.
) ) ) )ORDEN ~;rNERAL 97,) Página 4
Jefe de Bomberos-persona encargada de la administración del Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico.
3. Administrador-Administrador de la Administración de Servicios Generales.
4. Adiestramiento Original-primer adiestramiento que la Administración de Servicios Generales, Area de Transporte, ofrecerá a todos los candidatos a nombramientos de Gerentes, Gerentes Auxiliares, Conductores y cualquier otro personal que el Administrador Auxiliar de Servicios Generales recomiende se le dé adiestramiento.
5.
6.
Adiestramiento ContÍnuo - este adiestramiento se ofrecerá a toda persona que haya tomado el Adiestramiento Original y en el cual se explicarán nuevas normas y procedimientos, de haber surgido, se refrescarán los conocimientos sobre las existentes y se discutirán problemas y errores cometidos, uso y tramitación de nuevos formularios y procedimientos.
Agencia - Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico.
7. Area de Transporte - Area de Transporte y Mantenimiento de Vehículos de la Administración de Servicios Generales.
d# 8. Asignación de Vehículos - La distribución de vehículos de la flota c!:s<ta
9.
Cuerpo de Bomberos que el Director de la Oficina de Transportación, en coordinación y con la autorización del Jefe del Cuerpo de Bomberos, hace a los efectos de asignar cúal unidad de trabajo o personal en su carácter individual corresponde el uso, cuido y control inmediato de cada vehículo oficial.
Bitácora - Conjunto de formularios e instrucciones pertinentes para llevar un historial del vehículo que facilite la administración, control y fiscalización de su uso y mantenimiento. Será cumplimentada por todos los usuarios del vehículo. Este documento será un récord completo y exacto de toda la información relacionada con el vehículo, de toda mejora, reparación o mantenimiento que se efectúe con el propósito de determinar sí está rindiendo el máximo de su capacidad y
" ' ) )
,
) )
O/WIN CINI/\¡\/ 9/ .\ /'[¡qill(J :J
) sí se está usando correctamente y sí se le está dando el mantenimiento adecuado.
)
10. Contratista - Cualquier persona natural o jurídica que tenga un contrato con el Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico para suplir piezas y / o prestar servicios a los vehículos oficiales. Por tanto, para efectos de este Reglamento, el dueño del taller o suplidor de piezas viene a ser un "contratista" .
11. Director de la Oficina - Director de la Oficina de Transportación.
12. División - División de Transportación, con sede en los Distritos del Cuerpo de Bomberos.
13. Flota - Todo el conjunto de los medios de transportación asignados al Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico, irrelevantemente de donde esté asignado o ubicado.
14. Identificación - Es la información que llevará cada vehículo del Gobierno marcada en su exterior para facilitar la administración, control y fiscalización de su uso y localización. La identificación forma parte de la descripción del vehículo y se logra mediante 10 siguiente: 1. rotulación 2. tablilla.
15. Licitador - Cualquier persona natural o jurídica que reúna los requisitos para contratar con el Cuerpo de Bomberos y que forme parte de un registro de licitadores, se le invite a cotizar o comparezca voluntariamente a ofrecer servicios.
16. Mantenimiento - Exámenes minuciosos de todas las piezas y partes de los vehículos sujetas a desgastarse o dañarse por el uso. Incluye asimismo, el efectuar reparaciones necesarias para que existan condiciones de utilización seguras y adecuadas.
17. Número de Propiedad - Se refiere a la serie numéricá que asigna la sección de Propiedad del Cuerpo de Bomberos a los vehículos de la flota
) del Gobierno bajo su custodia para facilitar la administración, control y fiscalización del uso dado a cada vehículo de la flota. El mismo está registrado en el Departamento de Hacienda.
l.
)
" ' ) ) )
1l1\ll[N GEN[RAL 97 .1 Píll)inll 6
18. Número de Unidad - Se refiere a la serie numérica con la cual el Jefe del Cuerpo de Bomberos identifica a los vehículos oficiales asignados a la Agencia, con el propósito de facilitar el control y ubicación del vehículo en la fase operacional.
19. Oficina - Oficina de Transportación.
20. "Pool" - Aquella parte de la flota asignada a la Agencia para la transportación diaria de equipo, material, documentos y personal durante horas laborables y cuyo control recae sobre la Oficina de
I Transportación.
)
)
21. Reglamento - Se refiere al Reglamento Núm. 12 de la Administración de Servicios Generales, Conocido como Reglamento de Administración de la Flota del Gobierno.
22. Rotulación - Acción de colocar el emblema oficial de la Agencia en el exterior de los vehículos oficiales, así como la frase "Para Uso Oficial" y el número de propiedad de la unidad.
23. Tablillas Confidenciales - Las tablillas regulares que usa todo vehículo de motor en Puerto Rico y que expide el Secretario de Departamento de Transportación y Obras Públicas, pero que no están registradas_en dicho Departamento.
24. Tablillas G.E. - Son Las tablillas expedidas por el Departamento de Transportación y Obras Públicas y entregadas al Administrador o Jefe de Agencia quien las distribuirá entre los vehículos de la flota para su identificación. Cada tablilla G. E. se usará en el vehículo que fue asignado.
25. Tablillas Privadas - Las tablillas regulares que usa todo vehículo de motor en Puerto Rico y que expide el Secretario de Transportación y Obras Ptíblicas, debidamente registradas en el Departamento de Transportación y Obras Públicas.
26. Uso - Por uso de un vehículo oficial se entenderá el aprovechamiento de la transportación que éste provea para llevar a cabo gestiones de trabajo
, , ',' 1
, ) )
Ol\DEN GENIRfIL l) 1-1 f'íHJino I
) O personales que de otra manera tendrían que efectuarse en un medio de transporte privado o público.
)
27. Vehículo Oficial- Cada uno de los componentes de la flota, incluyendo pero no limitado a los siguientes:
a.) Automóviles b.) Camiones Bombas c.) Autobuses d.) Camiones y Grúas e.) Motoras f.) Arrastres g.) Vehículos de Tracción en las Cuatro Ruedas
28. Compra de emergencia - Se entenderá por emergencia o urgencia aquella situación que ocasione unas necesidades públicas inesperadas e imprevistas y que requieran una acción inmediata de parte del Gobierno por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad de sus ciudadanos o por estar en peligro de suspenderse o afectarse el servicio público o la propiedad del Gobierno; o si el término para usar los fondos está a punto de vencer y toda oportunidad para adquirir los bienes, obras y servicios deseados pueda perderse afectando adversamente el interés público
D. NORMAS SOBRE USO DE VEHÍCULOS OFICIALES
)
1. El uso de vehículos oficiales estará limitado estrictamente a los asuntos de carácter oficial. El uso fuera de horas laborables estará sujeto a que la Agencia obtenga un beneficio y que el empleado o funcionario no pueda proveerse su propio medio de transporte.
2. El uso exclusivo fuera de horas laborables de un vehículo oficial, y/o la asignación de un vehículo veinticuatro horas es privilegio exclusivo de los funcionarios que sean nominados y/o nombrados para estos fines por el Jefe del Cuerpo de Bomberos.
3. Tendrán derecho a uso de vehículos oficiales veinticuatro (24) horas al día (aunque no exclusivo) previo a una autorización por escrito del Jefe
/
/
)
)
) )
OI,[)[N CINII\I\L 91 ,) I\IIIJIIIO 1)
del Cuerpo de Bomberos considerando las funciones oficiales que realice las siguientes personas: -
a. Jefes Auxiliares b. Jefes de Zonas c. Jefes de Distrito d. Ayudantes Especiales y Directores de Divisiones Especializadas
4. Al usar un vehículo oficial y por cada viaje efectuado, el Conductor deberá complementar el Formulario CBPR - Despacho y Control de Vehículo. Este registrará, entre otros datos, la fecha, hora y lectura del millaje acumulado al salir y al regresar del viaje. Estarán exentos de este registro aquellos funcionarios que utilicen el vehículo oficial 24 horas los que llenarán un informe donde se figurará cada mes el consumo de gasolina, aceite y cualquier otro gasto incurrido en el mes.
5.
6.
7.
En ocasión de que se justifique prestar el vehículo oficial a otra unidad de trabajo, funcionario o empleado, dicha acción estará sujeta al cumplimiento de las normas y propósitos delineados en la Sección H, incisos 1 y 3 de este Reglamento. Se complementará el Formulario CBPR - Registro de Movimiento Vehicular en todas sus partes antes y después de usar el vehículo y en la columna "Observaciones" se indicará que el vehículo fue prestado y se identificará la unidad de trabajo.
Durante el tiempo que el vehículo oficial no esté en función, permanecerá en la unidad de trabajo o estacionamiento correspondiente, excepto aquellos casos en que el jefe del Cuerpo de Bomberos autorice otra cosa.
El personal de la Agencia así autorizado por la Oficina de Transportación podrá usar los vehículos oficiales en cualquier hora del día para gestiones oficiales ordinarias y extraordinarias, sujeto a la discreciÓn del Jefe del Cuerpo de Bomberos. Esta disposición estará condicionada a que el usuario posea licencia expedida por el Area de Transporte y el Departamento de Transportación y Obras Públicas.
)
'. ,
8.
9.
) )
ORlll N CLNIIUII q 1,\ 1'111)11111 :J
Se podrá ofrecer transportación oficial a cualquier personal de la Agencia desde su sede de trabajo hacia otros sitios con el propósito de realizar una encomienda oficial, sujeto a las siguientes condiciones:
a. Cuando las funciones como empleados 10 requieran.
b. Cuando la persona tenga que estar de turno pendiente de ser llamada en cualquier hora que no sea normalmente hora laborable para la Agencia.
La velocidad a la cual se conduzcan los vehículos oficiales nunca excederá los límites establecidos como máximos por la Ley de Vehículos y Tránsito de Puerto Rico.
10. Se prohibe terminantemente el uso de vehículos oficiales para realizar compras en las Tiendas Militares.
) U so de Vehículo Privado
1)
)
El J efe del Cuerpo de Bomberos podrá autorizar el uso del vehículo privado siempre y cuando no haya transportación 'disponible y las responsabilidades del empleado o funcionario requieran el uso de un vehículo para el desempeño de las mismas.
Para solicitar esta autorización, se deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a. Radicar a la Oficina o División de Transportación, según corresponda, el Formulario SC 1232 debidamente completado.
b. Tener Licencia de Conductor expedida por el Departamento de Transportación y Obras Públicas.
c. -
Que el vehículo a utilizarse esté debidamente registrado (Licencia para Vehículo de Motor), en el Departamento de Transportación y Obras Públicas.
d. Que el vehículo esté en condicio'\es adecuadas para su uso.
\
)
)
) )
e. ' Marbete y Sello de Inspección vigente.
)
OI([)IN ¡;I~III¡¡\I 'J/.\ IJUlli!lll 10 ,
2. El conductor llevará su solicitud de uso de vehículo privado debidamente aprobada a la División de Finanzas y Presupuesto. Esta tramitará la adquisición de un seguro de responsabilidad pública.
Conductores
1.
2.
Se expedirán nombramientos de Conductor Autorizado al menor número posible de personas para restringir y controlar el uso de la propiedad del Gobierno y para facilitar la reclamación de responsabilidad en caso de daños a la misma.
Se expedirán nombramientos de Conductor Autorizado a funcionarios y empleados de la Agencia cuando sea necesario para asegurar el buen funcionamiento de la Agencia y sus respectivas dependencias.
3. Toda persona que conduzca un vehículo oficial deberá poseer licencia de conductor; chofer o conductor de equipo pesado (según se requiera) expedida por el Secretario de Transportación y Obras publicas y estar autorizado por el Area de Transporte y Mantenimiento de Vehículos de la Administración de Servicios Generales.
4.
5.
En el caso del personal de rango, todo bombero deberá poseer licencia de conductor de equipo pesado expedida por el Secretario de Transportación y Obras publicas y estar autorizado por el Area de Transporte y Mantenimiento de Vehículos de la Administración de Servicios Generales. Dicha licencia será requisito para mantener su empleo.
A todo funcionario o empleado que requiera autodzación para conducir vehículo oficiales se le requerirá conocer las normas, procedimientos, deberes y otros aspectos relacionados con el Reglamento Núm. 12. Para ello, la Sección de Administración de la Oficina de Transportación gestionará sin demora, en coordinación con el Area de Transporte, la administración del Adiestramiento Original por personal de la Administración de Servicios Generales. Por lo antes expuesto, los supervisores del personal a ser designado como Conductor Autorizado deberán facilitarle la asistencia a dicho taller. Asimismo se procederá al
" ,
)
6.
7.
) ) )
(lIWEN CENEfii\L 91 ,] I'mjllllJ 11
requerirse, la asistencia al Adiestramiento Contínuo, según lo estipula el Reglamento.
Ningún Conductor está relevado de la responsabilidad de conducir con la debida precaución tomando en consideración las personas y la propiedad del Gobierno y terceras personas. Ninguna gravedad o magnitud de problema, situación o emergencia alguna, relevará de responsabilidad al conductor que conduzca negligentemente poniendo en peligro u ocasionando daños a la seguridad y al bienestar de terceras personas.
~, \'
\
Cuando el Conductor incurra en actos indebidos por razón de instrucciones recibidas de su supervisor inmediato, tales como gestiones personales para éste; o incurra en uso indebido de los vehículos oficiales, se recobrará de él o de la persona que le indujo a efectuar dicha acción el costo del tiempo que el vehículo estuvo utilizándose para propósitos no oficiales, a base de la tarifa en el mercado para alquiler de vehículos por hora.
)
)
.¡ 8. Si un Conductor es multado por la Policía por violaciones menores a la Ley de Vehículos y Tránsito de Puerto Rico conduciendo un vehículo oficial, él responderá por el monto de la multa. De no haber un registro que demuestre claramente quién utilizaba el vehículo, la multa la pagará el Comandante o Director de la Unidad de Trabajo a la cual esté asignado el vehículo oficial.
E. REPARACIONES
La Oficina de Transportación mantendrá informados a los Auxiliares de Transportación con sede en las Áreas sobre los proveedores contratados por la Agencia. Esta información cubrirá los siguientes tipos de servicios:
1. Mecánica Automotriz 2. Electromecánica 3. Hojalatero y Pintura 4. Instalación y Reparación de Acondicionador de Aire para Auto
) )
OIIIlEN GLNUVII (J! j
I 'íllilrlO 12
) Siempre, que se entregue un vehículo para reparación deberá mediar un recibo de la propiedad, sea en talleres de mecánica de la propia Agencia o en talleres de contratistas.
Siempre que un vehículo oficial requiera reparación por un proveedor del sector privado, deberá disponerse de una Orden de Compra para obtener el servicio.
Antes de enviar a reparar un vehículo oficial, se retirarán del mismo las tarjetas de crédito, radio con su base de comunicación oficial y la tablilla confidencial o de Gobierno. Dicha propiedad se entregará al Comandante o
,-- ) Director de la unidad de trabajo a la cual se asignó el vehículo.
V",'\ El Jefe del Cuerpo de Bomberos en virtud de ~su Artículo Núm. 24 tiene la \nI facultad para administrar la flota vehicular de la Agencia. Específicamente dispone
dicha Ley que será de su entera responsabilidad el comprar, mantener, y reparar la flota vehicular de la Agencia. Además podrá organizar talleres de reparación de las
\ unidades del servicio y talleres privados el mantenimiento y reparación de las ) unidades del servicio y todas aquellas que se adquieran en el f~turo.
La Ley Núm. 43 del 21 de junio de 1988, faculta a administrar la flota vehicular. Mediante la Carta Circular ASG - 91 - 5 se concedió la delegación extendida por la Administración de Servicios Generales, la cual le faculta a
) contratar con talleres privados todos los servicios de mecánica, hojalatería, pintura y electromecánica hasta un máximo de diez mil dólares.
)
A estos efectos, la reparación de los vehículos de la flota del Cuerpo de Bomberos seguirá el procedimiento establecido a continuación.
El peticionario confeccionará el Modelo SC-I00l "Requisición de Materiales, Equipo y Servicio", describiendo el bien o servicio que necesita. Obtendrá en el documento, la firma del Jefe de la Unidad Solicitante.
Referirá a la División de Compras a nivel Central o al subdelegado comprador, en los tasos que aplique en las zonas, el Modelo SC-I00l, acompañado de estimados de costos del bien o servicio a adquirirse. '
) ) )
OlmFN CINEfil\1 97· j fl{¡lJin(] 1-5
) En. el caso de las zonas, cuando la situación aplique, el subdelegado comprador realizará los trámites correspondientes a nivel de la Oficina Central antes de procesar la adquisición.
La solicitud incluirá la siguiente información:
1. Marca y año del vehículo 2. Número de la Tablilla oficial ("G.E.") 3. Número de propiedad 4. Lectura del millaje acumulado 5. Unidad de trabajo a la que está asignado el vehículo oficial 6. Descripción de la reparación o servicio 7. Descripción de las piezas necesarias para la reparación 8. Costo estimado unitario de cada pieza necesaria 9. Costo estimado de mano de obra 10. Costo total de las piezas 11. Costo total estimado de la reparación solicitada 12. Nombre y dirección del contratista que efectuará la reparación
La División de Compras previo a procesar la adquisición hará la verificación correspondiente en la División de Finanzas y Presupuesto con el propósito de separar los recursos necesarios para el pago de la adquisición, de manera que no se confronten dificultades futuras en el trámite de la factura y conservar el buen
) crédito del Cuerpo de Bomberos.
Una vez certificados los fondos, se procederá a referir el caso a la Oficina de Transportación para evaluación correspondiente. A estos efectos se considerará el Historial de Reparaciones del Vehículo Oficial. Este documento incluirá la siguiente información:
)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Número de orden Modelo, marca y año de la unidad Costo· de cada reparación efectuada Día en que se entregó el vehículo (luego de cada reparación) Mes en que se entregó el vehículo (luego de cada reparación) Año en que se entregó el vehículo (luego de cada reparación) Millaje en cada reparación (luego de cada reparación)
) I
OflDIN G[NUIAl 97<) f)ÍllJill(J I~
La Oficina de Transportación, posterior a la certificación de los recursos disponibles tomará en consideración para recomendar la reparación propuesta la cantidad a que ascienden los gastos acumulados por reparaciones efectuadas al vehículo, hasta la fecha de la solicitud de la reparación y el lugar o lugares donde se efectuaron. También, se verificará que la inversión propuesta está justificada, el costo de la misma está a tono con el valor del bien a repararse. Así también, la descripción de la garantía que ofrece el contratista por la reparación.
Luego del la evaluación y recomendación de la Oficina de Transportación se referirá la solicitud a los siguientes niveles de aprobación: .
/" ) ~ COSTO DE PIEZA O REPARACION PERSONA QUE AUTORIZA
~:"l $0.01 a $500 \
Director, División Finánzas y Presupuesto
\ )
$501 a $3,000
$3,001 en adelante
Jefe Auxiliar en Administración
Jefe, Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico
Cada Comandante de Zona deberá llevar un Registro (bitácora) de cada unidad vehicular que tiene bajo su custodia, según lo requiere el Reglamento
) número 12 de la Administración de Servicios Generales, de manera que se verifique que la inversión a llevarse a cabo está justificada, el costo de la misma está a tono con el valor del bien a repararse, y no existe garantía que deba reclamarse antes de proceder con un desembolso adicional para el Cuerpo de Bomberos. De igual manera el Registro le permitirá conocer el gasto de reparaciones de la unidad y el consumo de aceite y gasolina que el mismo refleja.
)
El Comandante de Zona requerirá un endoso del Encargado del Taller del Cuerpo de Bomberos en su respectiva jurisdicción, respaldando la reparación requisada. Además el Encargado del Taller verificará que la reparación que se efectúe, para que se confirme que la mism;t fue llevada a cabo conforme se solicitara.
Cuando un vehículo necesite una reparación de la mecánica o electromecánica cuyo costo exceda los $500.00, el Auxiliar de Transportación de la Zona referirá al Director de la Oficina de Transportación mediante comunicación formal con el
,1
OIWIN CINIRAL 0 f j 110qillll I~l
) visto bueno del Comandante que supervisa dicha Zona y los trámites realizados por el subdelegado comprador la solicitud de la reparación pata la correspondiente aprobación del antes de efectuarse la reparación
La División de Compras de la Oficina Central y los subdelegados 1 ~ compradores de las áreas cotejarán que en los procesos de adquisición se aplique la reglamentación de la Administración de Servicios Generales del Gobierno de Puerto Rico, y las normas fiscales del Departamento de Hacienda, según lo dispuesto en el Artículo 24 ·Flota Vehicular, de la Ley 43 aprobada el 21 de junio de 1988 . Ley del Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico.
J Existirán situaciones en las cuales deberá aplicarse el mecanismo de compras de emergencia. Estos casos deben ser la excepción a la regla y no la norma. Las
7 compras de emergencia deben cumplir con lo dispuesto en la reglamentación . y J aplicable de la Administración de Servicios Generales. ~~ ~~ . \/ El Director de la Oficina o el Auxiliar de Transportación reclamará una
. garantía mínima de tres meses en reparaciones misceláneas, excluyendo los trabajos ) de electromecánica para los cuales exigirá una garantía mínima de 30 días. .
)
Copia de los mensajes, la descripción de las reparaciones, el costo y la factura, serán archivados en el expediente del vehículo en la unidad de trabajo a la cual está asignado, en la División de Transportación y en la Oficina de Transportación.
No se le cambiará el color a ningún vehículo, excepto cuando lo autorice expresamente el Director de la Oficina o el propio Jefe del Cuerpo de Bomberos.
Los encargados de vehículos oficiales se asegurarán que el comerciante realice la reparación en un período de tiempo razonable. Bajo ningún concepto se permitirá que el suplidor retenga la unidad como presión para obtener pagos adeudados.
F. ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS OFICIALES
El Director de la Oficina de Transportación del Cuerpo de Bomberos será el funcionario autorizado por el Jefe del Cuerpo de Bomberos para recibir
)oficialmente la flota de vehículos asignados por el Area de Transporte, transferidos de otras agencias de Gobierno, donados, traspasados, cedidos o aportados por cualquier fuente privada o pública.
)
) ) )
Ofl[)EN Cf)IIRAL !) 1.\ f'llIjilllJ I (j
El Jefe del Cuerpo de Bomberos tendrá derecho a su vehículo desde el día que ocupe el cargo. Con este propósito el Director de la Oficina de Transportación deberá tenerle disponible un vehículo, a tenor con las disposiciones del Reglamento Núm. 12.
La asignación interagencial de vehículos oficiales será una función propia del Director de la Oficina de Transportación con la estrecha participación del Jefe del Cuerpo de Bomberos. Estará sujeta a las exigencias del servicio y se hará por programa y unidad de trabajo que cualifique, acorde a los criterios establecidos en este Reglamento.
) Se establecen las siguientes guías o criterios para el proceso de asignación:
)
)
1.
2.
Origen
a. Asignación original con que haya venido el vehículo a la Agencia
b. Propósito para el cual originalmente se adquirió
c. Fondos con los cuales se adquirió
Tipos de Vehículos
Dependiendo del tipo del vehículo, tomando en consideración aquellos que sean más idóneos para llevar a cabo la actividad de transportación de que se trate.
3. Emergencias
Con el propósito de cubrir emergencias mientras duren las mismas o por períodos previa autorización del Director de la Oficina de Transportación.
)) O/WI.N ¡;[N[/~AI 97 ,5
I'Óqillo 1/
) G. CREACIqN DE LA ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA OFICINA DE
TRANSPORTACIÓN
, )
La Oficina de Transportación del Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico será dirigida por el funcionario que el Jefe del Cuerpo de Bomberos designe. La Oficina estará adscrita a la Oficina de Jefe de la Agencia.
División de Administración:
1.
2.
Administrará, orientará, dirigirá y supervisará todos los recursos humanos y técnicos necesarios para la administración eficiente de la flota vehicular de la Agencia.
Desarrollará, preparará y mantendrá los datos estadísticos sobre los gastos de gasolina, aceite y otros lubricantes para cada vehículo. Estos datos incluirán las reparaciones, las causas y el servicio a que están asignados
Administrará en coordinación con la Academia del Cuerpo de Bomberos el programa para el adiestramiento de los conductores conjuntamente con la Administración de Servicios Generales.
División de Operaciones e Inspecciones
) 1. Implantará y administrará un Plan Anual de Inspección de Vehículos asignados a todas las unidades del Cuerpo de Bomberos. Dicho Plan estará encaminado a constatar las condiciones de uso de los vehículos oficiales y verificar el mantenimiento preventivo que reciban los vehículos. Así también deberá estar enmarcado en estándares dirigidos a la eficiencia, costo rendimiento y efectividad necesarios para la administración eficiente de la'*' flota vehicular de la Agencia. El mismo será sometido al Jefe del Cuerpo de Bomberos para su evaluación y autorización final.
2.
)
Desarrollará, preparará y mantendrá un Programa dirigido al uso, cuido y mantenimiento preventivo de la flota vehicular Este Programa será diseñado por el Director de esta Oficina y aprobado por el Jefe de la Agencia. Elmismo estará encaminado a reducir los costos en las reparaciones y mantener la flota vehicular funcionando eficientemente.
n
) ) )
OI\11IN CINLI\i\L 9 7-) flÍllJinll I H
) 3. Desarrollará, preparará y mantendrá en colaboración con la División de Administración los datos estadísticos sobre los gastos de gasolina, aceite y otros lubricantes para cada vehículo. Estos datos incluirán las reparaciones realizadas, fechas, el millaje del carro en ese momento, las causas y el servicio a que están asignados. Los mismos serán entrados y analizados utilizando el sistema mecanizado diseñado a estos fines.
)
4.
5.
Inspeccionará y seleccionará los vehículos donados. Así también, realizará todos los trámites procesales para lograr su administración y uso.
lA. Ofrecerá asesoramiento en colaboración con ~División de Administración, sobre la mejor utilización de los vehículos y complementación de los documentos de rigor.
Secciones de Transportación con Sede en los Distritos del Cuerpo de Bomberos
1.
\t,~
Los servicios ofrecidos por la Oficina de Transportación se extenderá hasta los Distritos del Cuerpo de Bomberos. Cada zona participará sometiendo la información correspondiente a la Oficina Central de Transportación para la preparación del Plan Anual de Inspección de Vehículos asignados a todas las unidades del Cuerpo de Bomberos.
"7 \\1
2.
). Cada zona participará sometiendo la información correspondiente a la Oficina Central a los fines de que la Oficina Central prepare un Plan Anual de Adquisición de Vehículos. Dicho Plan estará encaminado a analizar las necesidades reales de cada área operacional y administrativa que justifiquen la adquisición o el reemplazo de las unidades vehiculares. Así también deberá estar enmarcado en los recursos consignados a estos fines. El mismo será sometido al Jefe del Cuerpo de Bomberos para su evaluación y aprobación final.
3. Desarrollará, preparará y mantendrá un Programa dirigido al uso, cuido y mantenimiento preventivo de la flota vehicular.
4. Desarrollará, preparará y mantendrá en colaboración con la División de Administración los datos estadísticos sobre los gastos de gasolina, aceite y
) otros lubricantes para cada vehículo. Estos datos incluirán las reparaciones, las causas y el servicio a que están asignados.
) )
DfWIN CI.NU<AI. 97,S I 'íllJin(] 10
') 5. Inspeccionará y seleccionará los vehículos donados. Así también, realizará todos los trámites procesales para lograr su administración y uso.
6. Ofrecerá asesoramiento en colaboración con la División de Administración, sobre la mejor utilización de los vehículos y complementación de los documentos de rigor.
H. CONTRATOS DE SERVICIOS
Un contrato de servicios es aquel mediante el cual el ,Cuerpo de Bomberos puede obtener servicios de carácter contínuo y común tales como y sin limitarse a servicios de mantenimiento y/o reparación de mecánica u hojalatería y pintura lo que requiere tener siempre un contrato vigente para cada asunto sin interrupciones. Estos contratos pueden tener vigencia durante el período específico que señale el Jefe del Cuerpo de Bomberos, dependiendo de las condiciones prevalecientes en el mercado y las necesidades del Cuerpo de Bomberos
7 Usualmente se realizarán los contratos por servicios por un período de un año
J fiscal. :/1
fA.. 71 Todo licitador que interese ofrecer sus servicios deberá someter un ~ documento para su inclusión en el registro de licitadores.
\ /
) ,
1. Radicar una propuesta de servicios al Jefe del Cuerpo de Bomberos con atención al Director de la Oficina de Transportación describiendo el tipo de servicios a ofrecer, cualificaciones técnicas y licencias acreditativas para brindar los mismos con inform~ción preliminar.
2. Al establecerse comunicación entre la Oficina de Transportación y el licitador, esta Oficina le requerirá 10 siguiente:
a) Permiso de uso de la Administración de Reglamentos y Permisos (A.R.P.E.)
b) Foto del taller donde se ofrecerán los servicios propuestos e) Número de Licencia de Técnico de Automotriz d) Número de Seguro Social Patronal e) Verja que garantice la seguridad de la propiedad f) Seguro Garage Keeper g) Seguro por Responsabilidad Pública
)
3.
)
)
) ) ) )
[)f\[)FN (;!NLfIi\f tJ I .í I J 111 ¡i fI () ;1()
h) Certificado Negativo de Antecedentes Penales con menos de 6 meses de haber sido expedido
i) Certificado Negativo de deuda expedido por el Departamento de Hacienda
j) Certificado Negativo de deuda expedido por el CRIM k) Planilla más reciente Estimada de Ingreso o la de Contribución sobre
Ingresos, según aplique. 1) Patente Municipal m) Póliza de Fondo del Seguro de Estado n) Certificación de la Secretaría del Tribunal que evidencie el
cumplimiento de la responsabilidad de pago de pensión alimenticia a tenor con la Ley si aplica.
Formalizar un contrato de servicios entre el Jefe del Cuerpo de Bomberos y el propietario del taller. El contrato deberá considerar las siguientes condiciones pero no limitarse a:
a) El Cuerpo de Bombero requerirá al taller contratado que preste los servicios que se figuren en el contrato a los vehículos de motor del Cuerpo de Bomberos cuando 10 requiera mediante la presentación del modelo de Autorización de Reparación y/o Compra, debidamente aprobada y certificada por el Jefe del Cuerpo de Bomberos o su representante autorizado.
b) Los servicios y reparaciones generales contratadas serán prestados por el taller a los precios y bajo las garantías estipulados en el contrato.
c) Para obtener los pagos correspondientes el taller someterá al Cuerpo de Bomberos por conducto de la Oficina de Transportación del área que corresponda, una factura comercial en original y cuatro copias debidamente numerada y certificada dentro de los próximos cinco (5) días de haberse prestado el servicio.
d) El taller contratado detallará en la factura los servicios rendidos, identificación del vehículo reparado, piezas utilizadas con sus costos unitarios y totales, así como cualquier otro costo incluido.
)
)
) )
OlmEN GLNERAL 91 j
I'{¡qirl[] (1
e) Todas las piezas que se remuevan a los vehículos serán devueltas al Cuerpo de Bomberos. Las mismas se entregarán a la Oficina de Transportación de la zona que corresponda. Cuando la pieza haya sido sustituida por una nueva deberá expresarse el modelo y descripción de ambas. Además hasta donde sea posible deberá contener una breve descripción del estado en que se encontraba la pieza sus sustituida.
f) El taller contratado mantendrá en plena vigencia la póliza de seguro cubriendo cualquier responsabilidad pública cuyo límite de responsabilidad o cubierta no será menor de $100,000 por cada accidente y $300,000 por año de contrato (GA) conforme a la recomendación de la Administración de Seguros Públicos.
g) El taller contratado será responsable por los daños causados a los vehículos bajo su custodia y mantendrá en vigor en adición a la póliza de responsabilidad pública, la póliza de "Garage Keeper" conteniendo las cubiertas de comprensivo y colisión
h) El Cuerpo de Bomberos se reserva el derecho de rechazar cualquier trabajo realizado por taller contratado que no cumpla con los términos establecidos en el contrato, con lo solicitado, o que a juicio de sus empleados no se haya hecho satisfactoriamente. En este caso el taller contratado hará las correcciones necesarias libre de costo adicional para la Agencia.
i) El Cuerpo de Bomberos pagará al taller contratado el importe de las reparaciones y éstas deben estar debidamente facturadas.
j) El Cuerpo de Bomberos se reservará el d~recho de resolver el contrato en cualquier momento que determine que los servicios prestados no sean satisfactorios o necesario, que los materiales o piezas utilizadas no sean de la calidad requerida para el tipo de servicio o que no se cumpla con los términos de garantía contratada.
k) El taller no podrá utilizar vehículos del Cuerpo de Bomberos bajo su custodia para fines personales y sólo podrá conducir o hacer funcionar los mismos en funciones inherentes a la reparación que
)
) , ) ) \
,1
()1l!lIN CENtRAl 9 i ... \ IJóqillu J)
está siendo objeto o cuando sea necesario realizar una prueba de carretera o movimientos de estacionamiento dentro del taller.
1) El taller no podrá utilizar piezas de otros vehículos oficiales que tenga pendiente de reparación en su taller para reparar otros vehículos oficiales a menos que no medie una autorización escrita del director de la Oficina de Transportación
m) Ningún empleado o funcionario del Cuerpo de Bomberos tendrá interés pecuniario alguno en los contratos que se formalicen.
n) El vehículo oficial no podrá estar en el taller del contratista más tiempo del considerado justo y razonable según estipulado por contrato con el Cuerpo de Bomberos o por mutuo acuerdo entre las partes.
I. Contratos de Compra-Venta de Piezas y Neumáticos
1,) El procedimiento para obtener piezas de reemplazo y neumáticos para los vehículos oficiales 10 realizará la División de Compras a base de las necesidades que la Oficina de Transportación le informe.
Para obtener dichos bienes la Agencia tiene dos mecanismos: compra de ) mercado abierto cuando la cantidad de la compra asciende a un máximo de $4,000 y , la apertura de subasta formal para adquirir todo bien que eXceda de $4,000. Este
último proceso, luego de la adjudicación conlleva la formalización de un contrato entre el proveedor y la Agencia.
Al convocarse la subasta se le informarán a los licitadores las cantidades aproximadas conforme a estimados de necesidad de la Agencia y se les advertirá que esas cifras pueden cambiar a tono con las necesidades de la Agencia.
Todo proveedor que interese licitar para la venta de piezas y/o neumáticos al Cuerpo de Bomberos, deberá someter un documento de cotización y radicarlo a la División de Compras y Suministros, ya sea para compra-venta en Mercado Abierto o para entrar en le proceso de subasta que se efectuará a través de la Junta de
) Subastas de la Comisión de Seguridad y Protección Pública.
) )
OI\llEN GENEI\i\L 91- j
PiÍlJillll L\
) El Cuerpo de Bomberos se regirá por la reglamentación aplicable a estos casos dispuesto por la Administración de Servicios Generales
J. Mantenimiento de los vehículos Oficiales
El mantenimiento de la flota de vehículos será responsabilidad primaria del Director de la Oficina de Transportación. Sin embargo esto no releva de responsabilidad al personal adscrito a esta Oficina en su ámbito de trabajo y en las responsabilidades delegadas por el Director.
Es de señalar que el mantenimiento preventivo de los vehículos asignados a las unidades de trabajo lo gestionará el Encargado del vehículo. El Conductor
) Autorizado podrá realizar reparaciones menores tales como, pero sin limitarse a las detalladas en el Articulo 14 Servicios Sencillos, cuando la situación lo requiera por razones de seguridad personal y / o no disponer de servicio de grúa, así como cualquier otro motivo justificado. El mantenimiento preventivo incluye:
"
1. 2. 3. 4.
Inspecciones operacionales diarias Servicios sencillos Reparaciones Control de garantía
K. INSPECCIONES OPERACIONALES DIARIAS
La inspección operacional la efectuará el conductor autorizado al inicio y a la culminación de cada viaje, aún cuando el mismo conductor efectúe varios viajes al día.
)
1. Verificar el nivel de gasolina en el tanque. Siempre deberá mantenerse con no menos de la mitad de su capacidad.
2. Verificar el nivel de aceite en el motor, la transmisión y el power stering.
3.
4. 5. 6.
7.
Verificar el nivel de agua en el radiador, la batería (si no es sellada) y el envase de agua para ellimpiabrisas. . Examinar los frenos incluyendo el freneo de emergencia Examinar los neumáticos, incluyendo el de respuesta y el gato Examinar la caja e interiores para determinar si existen abolladuras, rayazos u otros defectos y si están limpios. Examinar la condición de los focos delanteros y traseros del vehículo.
8.
( ) I , ORDlN GENERAL 97-3
Páqina 24
Verificar la lectura del millaje contra la última entrada en la bitácora del vehículo
9. Examinar el biombo, bocina, sirena y radio cuando aplique.
Ningún vehículo será operado si los factores antes señalados no han sido inspeccionados y encontrados en condiciones satisfactorias. Cualquier deficiencia será corregida antes de operar el vehículo.
L. SERVICIOS SENCILLOS
Los servicios sencillos cubren todo tipo de servicio de mantenimiento que para ofrecerlo no requiere tener conocimientos especializados en mecánica, tales
) como, pero no limitados a lo siguiente:
1.
2, ~~
2.
Afinación de motor (tune. up) . consistente en cambio de bujías, aceite, y filtr0..c.ds motor, líquido y filtro de transmisión, filtros de gasolina, aire, P»c, etc. Cambio e instalación de poleas
)
3. 4. 5. ,: 7.
Cambio e instalación de cables para bujías Lavado y engrase de caja, chasis o motor Montura, reparación y rotación de gomas lIlJ .,., .J * • d3 tupe; f@l'sracioIl j lotallen de gerltlft'S", Sustitución de piezas que no conlleven conocimientos especializados de , . mecamca.
Estos servicios de mantenimiento los ofrecerán técnicos automotrices en talleres de contratistas, en los propios talleres de mecánica de la Agencia o en los talleres contratados. El Conductor Autorizado podrá darle este tipo de mantenimiento al vehículo en la carretera cuando la situación lo requiera por razones de seguridad personal y/o no disponer de servicio de grúa, así como cualquier otro motivo justificado.
Las gomas y baterías se adquirirán mediante licitaciones en mercado abierto y por subasta formal, según los procedimientos oficiales.
El Encargado de Vehículos referirá cada 3,000 millas todo vehículo oficial a su cargo a una estación de gasolina o taller para que se le brinde el servicio de cambio
) de aceite y filtro de motor, engrase, revisión del sistema de frenos y del tren delantero.
) ) )
O/IDEN CENE/lA/ 9 ;,5 flÍllJirlll ¡:,
Asimismo, el Encargado referirá el vehículo cada 30,000 millas a un contratista de servicios para mantenimiento rutinario de la transmisión, que incluye cambio de líquido y filtro de transmisión, ajuste de "clutches", etc. La afinación ("tune-up") del motor se efectuará cada 6,000 millas.
M. REPARACIONES DE MECÁNICA, ELECTROMECÁNICA AUTOMOTRIZ PINTURA y
HOIALATERÍA
Las reparaciones se consideran un mantenimiento imprevisto con el propósito de asegurar que los medios de transportación estén la mayor parte del tiempo en uso. Los servicios de reparación considerados bajo este tópico, incluirán mecánica
) automotriz de mayor complejidad, electromecánica y otros tales como:
)
1. Frenos (incluye ABS) 2. Inyección Electrónica de Combustible (EPI) 3. Motor 4. Transmisión 5. Tren delantero 6. Chasis 7. Sistema eléctrico 8. Reparaciones de piezas 9. Equipos mecánicos y eléctricos especiales (radio, teléfono, grúa, etc.) 10. Hojalatería y pintura 11. Reparación de aire acondicionados
No se incluyen reparaciones cubiertas por las garantías de los vehículos.
Cada Subdelegado Comprador ejercerá el mayor esfuerzo por obtener los precios más bajos posibles sin sacrificar la calidad en las piezas y mano de obra.
Todo vehículo oficial que necesite reparación del sistema mecánico o electromecánico será llevado por el Encargado de Vehículos al taller de mecánica del Cuerpo de Bomberos o al contratista de servicios de mecánica o electromecánica, según aplique, donde será inspeccionado para diagnosticar la avería y tipo de reparación que amerite efectuarse.
De ser llevado a un taller del Cuerpo de Bomberos, se procederá a inspeccionar el vehículo y luego de diagnosticar la avería y' el tipo de reparación
, ) ) )
, \ ,
OI<IJIN CENfRi\L g ¡ j
I)Ól)illll 7E
') necesaria, se determinará si ésta se efectuará en el propio Taller del Cuerpo de Bomberos o en el taller de un contratista en particular.
El Encargado de Vehículos tramitará la reparación del vehículo asegurándose la complementación de los formularios correspondientes en todas sus partes.
Toda solicitud para reparar un vehículos y/o para la compra de piezas a contratistas privados, deberá ser tramitada mediante el Formulario Orden de Reparación y/o Compra. Este documento deberá ser complementado y autorizado por las personas designadas en la Cuerpo de Bomberos para ello, según sea el caso.
) El Director de la Oficina de Transportación analizará la información suministrada por el Director de la División nivel de Area y podrá:
1. Autorizar que se efectúe la reparación .tJ. 2. Autorizar que la reparación se efectúe en un taller operado por j(
Cuerpo de Bomberos. 3. Solicitar una nueva cotización.
Si el Director de la Oficina de Transportación autoriza la reparación, lo notificará mediante mensaje al Auxiliar de Transportación, quien enviará el vehículo al taller o al persona que efectuará la reparación. Complementará el Formulario 230 Orden de Reparación y/o Compra. Copias de las autorizaciones de
) reparación en talleres de contratistas serán enviadas simultáneamente a la Oficina de Transportación.
De determinarse que el vehículo necesita para ser arreglado, piezas usadas de un vehículo que haya sido dado de baja y chatarra, conforme los requerimientos de la Administración de Servicios Generales y que dichas piezas estén disponibles, previo a efectuarse la transferencia de piezas, se cumplimentará el formulario CBPR· Autorización para Traslado de Piezas y/o Motor de Vehículos Dados de Baja y Chatarra. Dicho formulario será cumplimentado por el mecánico del Cuerpo de Bomberos y autorizado por el Director de la Oficina del Taller.
Antes de enviar un vehículo a reparar, el Director verificará si la reparación a efectuarse está cubierta por garantía. De estarlo, deberá reclamarla al contratista
) que efectúe la reparación.
I ' , ) )
OlmEN CENERAL 9/·· 5 PÍlljino 27
) Luego de reparado el vehículo, el Encargado de Vehículos lo recibirá y lo entregará a la unidad de trabajo a la que está asignado. El Encargado se asegurará que el contratista de los servicios le entregue junto con el vehículo una relación de las reparaciones efectuadas y de la garantía ofrecida. Copia de estos documentos serán anexados al expediente del vehículo archivado en : la Unidad de Trabajo a la que está asignado; la División de Transportación del Area y la Oficina de Transportación.
El Encargado de Vehículos deberá llevar un registro de los vehículos en reparación con su número de Orden de Compra y factura del comerciante.
) El Encargado que reciba el servicio de parte del contratista, será responsable de iniciar el trámite del pago de la factura en coordinación con el Pagador Auxiliar del Area que corresponda o en las oficinas centrales de la División de Finanzas, para diligenciar el mismo. El Auxiliar de Transportación velará por el fiel cumplimiento de este proceso.
n \l'1.... No se tramitará el pago de ninguna factura que no cumpla con el Q" procedimiento descrito en los incisos anteriores, por 10 que cualquier persona que
i incurra en incumplimiento se expone a responder por los servicios prestados sin autorización previa.
)
)
, Luego de reparado el vehículo, el Auxiliar de Transportación
mensaje al Director de la oficina incluyendo la siguiente información: cursara un
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Marca y año del vehículo Número de la Tablilla Oficial ("G.E.") Número de propiedad Lectura del millaje acumulado Descripción del servicio que requiere el vehículo Descripción de las piezas utilizadas para la reparación Costo unitario por pieza utilizada Costo de mano de obra Costo total de la reparación Nombre y dirección del contratista que efectuó la reparación Garantía
,
,1
í I I I
) )
DIIDIN CINfRAL t)! .s 11ílljirICJ lH
) Cuando el vehículo necesite más de una reparación mensual en taller (es) de contratista (s) de servicios, el Auxiliar de Transportación siempre informará al Director de la Oficina los datos señalados en el inciso anterior, así como el total de dinero invertido en reparaciones durante el mes.
El Auxiliar de Transportación estará pendiente e informado de las reparaciones en trámite para que éstas se efectúen en el mínimo de tiempo posible sin sacrificar la calidad del servicio. Asimismo, será responsable de reclamar la garantía y cumplir con las condiciones impuestas por el contratista para honrarla.
El Auxiliar de Transportación enviará al Director de la Oficina un escrito que ) describa la reparación efectuada, costo y cualquier otra información necesaria.
Deberá especificar la tablilla oficial y el número de propiedad del vehículo.
Las piezas reemplazadas deberán ser devueltas al Encargado de Vehículos en la unidad de trabajo al momento en que se le entrega el vehículo; Mensualmente el Auxiliar de Transportación decomisará las piezas inservibles, gomas baterías. La
\ decomización de estas piezas debe cumplir con la reglamentación aplicable del ) Departamento de Hacienda. El Director de la Oficina de Transportación será el responsable de que esta dispocisión se realiza a tono con la reglamentación. Ningún empleado o funcionario del Cuerpo de Bomberos tendrá interés pecuniario alguno en la disposición o decomización de dichas piezas.
) Los oficiales pagadores de la Oficina Central y/o de las áreas correspondientes no efectuarán el pago de reparación alguna que haya sido efectuada en violación de las disposiciones contenidas en este Reglamento, hasta tanto se efectúe la correspondiente investigación.
)
El supervisor del taller certificará la factura de reparación Formulario SC 779 Comprobante del Oficial Pagador Especial y lo referirá al Director de la Oficina de Transportación, quien lo entregará debidamente certificado a la División de Finanzas.
El Director de la Oficina de Transportación será responsable de cumplir con las estipulaciones establecidas por el contratista para poder exigir la garantía.
I ( ,¡ \ ) ) )
OlwrN el NI.IV\I 9/.í I'Íiqino 29
) N. ACCIDENTES
)
~~, _0..
1
)
)
)
1. Toda incidencia irregular que ocurra durante la gestión de conducir un vehículo oficial se considerará un accidente. Conforme al Reglamento Núm. 12 de Administración de la Flota del Gobierno, se consideran accidentes la siguiente incidencia:
2.
a. Todos aquellos actos negligentes o involuntarios que como consecuencia de ellos, se ocasionen daños a la flota o a propiedad del Gobierno en exceso de quinientos dólares ($500); a vehículos propiedad de terceras personas en exceso de mil dólares ($1,000)
b.
c.
d.
o a personas irrelevantemente de la cuanda.
Apropiación ilegal de vehículos oficiales u otra propiedad del Gobierno transportada en ellos' o que forme parte de ellos.
Violaciones a la Ley de Vehículos y Tránsito de Puerto Rico, cuyas penalidades conlleven reclusión en la cárcel.
Raspasos, guayasos, exposiciones de gomas por razón de exceso de velocidad, cualquier daño en el vehículo que conlleve su remolque y cualquier otro daño o desperfecto mecánico.
De ocurrir un accidente donde esté envuelto un vehículo oficial, el conductor, un acompañante (empleado de la Agencia) o el Comandante o Director de la unidad de trabajo a donde están adscritos los funcionarios, lo informará al Cuartel de la Policía más cercano. El accidente será investigado por la División de Investigaciones Administrativas. El investigador procederá de acuerdo con las normas establecidas por la Agencia.
3. El conductor del vehículo oficial envuelto en el accidente se asegurará de preparar el CBPR - Informe de Accidente y lo entregará al Comandante o Director de la Unidad de Trabajo quien referirá al Jefe del Cuerpo de Bomberos'para la investigación correspondiente de acuerdo a la Orden General 97-1.
4. El conductor del vehículo oficial envuelto en el accidente o en su defecto su acompañante (empleado de la Agencia), o el Director o
I ( ) !
)
)
"
5.
6.
) )
ORDEN ClNfIV\L l) / -5 I'óqillll 30
Comandante de la unidad de trabajo a la cual estén adscritas las personas afectadas, preparará y radicará el Aviso de Accidente (Formulario SC-1060), por conducto reglamentario al Area de Transporte en un período no mayor de 24 horas. Copia de este Aviso se deberá referir a la Oficina de Transportación por conducto reglamentario, debidamente complementado en todas sus partes.
Cuando intencional, maliciosa o negligentemente cualquier empleado ocasionare daños a un vehículo oficial o cualquier otra propiedad del Gobierno de Puerto Rico o de cualquier de sus organismos en cualquiera de sus Ramas de Gobierno o de terceras personas, independientemente de que la póliza del Gobierno cubra la misma o no, se podrá reclamar a éste el importe de los daños o gastos en que el Gobierno incurra, sujeto a las normas establecidas en el Reglamento Núm. 12.
Cuando un funcionario, empleado el cual utilice o se le asignare un vehículo oficial identificado con tablilla privada, incurra en una irregularidad en contravención a las normas ~CfJre el uso de vehículos y/o de dicha tablilla establecidas en esta Orden y/o en el Reglamento, el Auxiliar de Transportación y el Encargado de Vehículos tendrán la Autoridad para querellarse y/o ocupar el vehículo, la tablilla, o ambas propiedades.
7. Los Auxiliares de Transportación en el Area, así como los Encargados de Vehículos, tendrán la responsabilidad de informar a sus superiores, así como al Comandante de Zona (si se amerita), sobre prácticas o situaciones que constituyan violaciones a las normas y procedimientos sobre cuido y control de vehículos oficiales y tablillas asignadas, según establecido en este Reglamento. De igual manera, están facultados para canalizar querellas para realizar investigaciones administrativas en el Area. En toda situación, deberán mantener debidamente informado al Director de la Oficina de Transportación.
I ,1, J , ) ) b
" ) ) )
ORDEN GENERAL 91-,\ PÍlq'lnll 51
") O. APLICABILIDAD
)
Los servicios provistos por la Oficina de Transportación a sus usuarios se planificarán, organizarán y administrarán cumpliendo con el principio de centralización funcional. La Oficina actuará como ente normativo, asesorativo, administrador general y agente fiscalizador del uso y conservación adecuada de los vehículos oficiales, del movimiento necesario de documentos de rigor, equipo y personal para llevar a cabo sus funciones eficientemente, a tono con el Reglamento Número 12 de la Administración de Servicios Generales, conocido como el "Reglamento de Administración de la Flota de Gobierno".
A estos efectos, y en virtud de su función como unidad de trabajo adscrito a la Oficina del Jefe del Cuerpo de Bomberos, la Oficina de Transportación no delegará su autoridad, jurisdicción, ni funciones a unidades de trabajo que no le corresponda brindar a estos servicios de conformidad con el ordenamiento organizacional y
')
funcional adoptado por el Jefe del Cuerpo de Bomberos en virtud de la Ley Núm . .r J 43 del 21 de junio de 1988, conocida como "Ley del Cuerpo de Bomberos de Puerto ,y' )Rico".
De esta manera la política antes expuesta tiene la intención expresa de prevenir y sancionar cualquier conflicto de interés contrario al Reglamento Número 12 y las disposiciones establecidas en Ley Núm 12 del 24 de julio de 1985, conocida como la Ley de Etica Gubernamental del Estado Libre Asociado de Puerto
) Rico, el Reglamento de Etica Gubernamental y el Reglamento de Personal del Cuerpo de Bomberos. Todo supervisor independientemente el rango y la posición que ocupe tendrá la responsabilidad de velar por el cumplimiento de esta Orden General.
)
P. VIGENCIA
Esta Orden General comenzará a regir inmediatamente después de su aprobación.
Aprobada en San Juan, Puerto Rico, hoy n de I\J O ti I de 1997. , , \.tl
Coronel José A. Rosa Car asquillo Jefe, Cuerpo de Bomberos de PU,erto Rico